Правила записи в трудовой книжке: Правила заполнения трудовой книжки — СКБ Контур

II. Ведение трудовых книжек / КонсультантПлюс

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(пп. «а» в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

В трудовых книжках появится запись о дистанционной работе

Сведения в новые книжки можно будет вносить с помощью штампа, а заверять записи при увольнении работника его подписью больше не понадобится. Кроме того, в трудовых теперь учтут интересы тех, кто работает удалённо. Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждён приказом Минтруда, который вступает в силу 1 сентября 2021 года.

Цифровые данные  под двойной защитой

С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о введении в России электронных трудовых книжек. Теперь работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. При этом бумажная книжка сохраняет силу и её можно  использовать наравне с цифровой. По данным Минтруда, из 47 миллионов россиян, которые определились со способом ведения трудовой книжки, только шесть миллионов выбрали электронный формат. Остальные решили оставить привычные бумажные книжки.

«Многие россияне не спешат переходить на цифровые технологии. Ожёгшись один раз и потеряв данные о своей трудовой деятельности, они боятся, что это может повториться», — объяснила «Парламентской газете» член Комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам ветеранов Светлана Бессараб.

Депутат напомнила, что как раз в цифровом формате сохранность всех данных обеспечена гораздо лучше, чем на бумаге. Опасности потерять стаж, как это было в 90-е годы, когда для его восстановления нужно было искать свидетелей, сейчас нет, заверила Бессараб. «Данные, которые содержатся в общей базе на портале «Работа в России», обеспечены как необходимой защитой, так и шифрованием. Открыть и уничтожить их совсем непросто», — подчеркнула парламентарий.

Вместо подписи — печать

С 1 сентября 2021 года заполнять и хранить бумажные трудовые книжки станут по новым правилам. Однако тем, кто предпочёл цифре «бумагу», не придётся переоформлять документы. Все ранее выданные трудовые, а также бланки и вкладыши остаются актуальными, отметили в кабмине. Приказ Минтруда касается только тех работников, кто получает дубликат в связи с утерей или порчей исходного документа.

Как следует из приказа, потерявший трудовую книжку должен обратиться по последнему месту работы, где ему обязаны оформить дубликат. Если гражданин решил поменять сферу деятельности, то заявление о выдаче новой книжки он пишет уже новому работодателю.

В новой трудовой книжке стало больше разделов. Так, для раздела «Сведения о работе» выделили 14 разворотов. В то же время количество страниц для информации о награждениях уменьшили — 7 вместо 10. Запись во всех разделах трудовых теперь производится только арабскими цифрами. Сведения о работнике разрешается вносить не только вручную чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, но и с использованием штампа или печати. 

Теперь в документе будут отображать сведения о трудовой деятельности дистанционного работника. Для этого сотрудник на удалёнке должен предъявить трудовую книжку своему работодателю. Её не обязательно привозить лично, можно направить по почте заказным письмом с уведомлением.

© Игорь Самохвалов / ПГ

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях кадровики обязаны  вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого им отводится неделя.

Приходно-расходные книги отменят

Информацию об увольнении работника, как и раньше, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. Но теперь её не требуется заверять подписью увольняемого. По словам Светланы Бессараб, это новшество не ущемляет права работника. «Если человек не согласен с какой-либо записью в трудовой книжке, он может её оспорить. Как в порядке трудового спора, так и судебного», — уточнила депутат.

Читайте также:

• В трудовое законодательство внесут очередные изменения • Чем удобна электронная трудовая книжка • Какие документы перейдут в электронный вид

Запись о работе по совместительству будут вносить на «основной» работе на основании подтверждающих документов. Если такую запись понадобится сделать постфактум, когда человек уже не работает, то он вправе обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству.

С 1 сентября сотрудников не нужно будет знакомить с каждой вносимой в книжку записью под роспись в личной карточке. Сейчас все личные карточки и формуляры переведены и хранятся в едином цифровом формате, пояснила Бессараб. Но при этом каждый сотрудник имеет право обратиться к работодателю и получить заверенную бумажную копию локального акта, касающегося его трудовой деятельности.

Новые правила также отменяют приходно-расходные книги по учёту бланков трудовых книжек. Книги и журналы по учёту документов работодатель теперь будет разрабатывать самостоятельно. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации. А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать уже не требуется.

С 2023 года, как обещают в Правительстве, гражданам будут выдавать бумажные трудовые книжки нового образца. Согласно постановлению Правительства, порядок их изготовления определит Минфин.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

При ведении трудовой книжки запись о приеме на работу вносят в раздел «Сведения о работе» на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ (п. 9 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Записи вносит работодатель или другое уполномоченное лицо, которое ответственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Прием сотрудника оформляют в следующем порядке (п. 10 порядка № 320н):
1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывают полное, а также сокращенное название компании. При оформлении работника в филиал в трудовой книжке прописывают наименование головной организации, так как филиал не является работодателем.

2. Под заголовком в графе 1 нужно проставить порядковый номер записи, используя при этом сквозную нумерацию. При внесении первой записи о приеме на работу следует нумеровать ее как № 1, а при внесении второй и последующих записей продолжить нумерацию.
3. В графе 2 указывают дату приема на работу. Ее пишут арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными. Например, если работник принят на работу 13 сентября 2021 года, в книжке следует сделать запись: 13.09.2021.
4. В графу 3 вносят записи:
• о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного названия, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;
• названии должности, специальности или профессии.
5. В графе 4 проставляют дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому сотрудник принят на работу. Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение» (п. 3 порядка № 320н).

Правильная запись выглядит следующим образом.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Верность» (ООО «Верность»)
11	13	09	2021	Принят в отдел редактуры на должность корректора	Приказ от 13.09.2021 № 10-К

8 самых важных правил ведения трудовых книжек

Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
• трудовые книжки образца 1938 года;
• трудовые книжки колхозников;
• бланки 1974 года и вкладыши в них;
• двуязычные трудовые книжки;
• современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г.).

Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05.01.2002».

Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
• переводах,
• переименовании организации,
• присвоении разрядов,
• прекращении трудового договора.

При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?

Консультант Плюс > Статьи > Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?

 

Вопрос:

Кадровик в организации сделал запись в трудовой книжке об увольнении со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, но по требованию начальника отдела кадров запись была аннулирована и сделана новая со ссылкой на ст. 80 ТК РФ. В настоящий момент организация ликвидирована.

Какие последствия для работника может повлечь сложившаяся ситуация?

Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?

Ответ:

Если работник отдела кадров в организации сделал запись об увольнении работника со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ, но по требованию начальника отдела кадров запись была аннулирована и сделана новая запись со ссылкой на ст. 80 ТК РФ, а в настоящий момент организация ликвидирована, то необходимо учитывать следующее.

По первому вопросу сообщаем, что в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи, в подтверждение трудового стажа при назначении пенсии необходимо будет представлять справки, выписки из приказов, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

По второму вопросу сообщаем, что отсутствие подписи работника под записями об увольнении может быть расценено так, что работник не согласен с записями, произведенными в этой организации.

Обоснование:

Согласно п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — п. п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи.

Пунктом 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), предусмотрено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Вышеуказанные Правила вступили в силу 30.04.2003.

Таким образом, из изложенного следует, что при внесении записи об увольнении в трудовую книжку после 30.04.2003 ссылка на ст. 80 ТК РФ не делается, поскольку ст. 80 ТК РФ не является основанием для увольнения, а лишь регламентирует порядок расторжения трудового договора по собственному желанию работника и такую запись нужно исправлять.

В силу п. 28 Правил, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Таким документом будет, к примеру, выписка из соответствующего архивного документа (приказа об увольнении).

На основании п. 1.2 Инструкции в графе 3 после последней записи в разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». После чего нужно сделать правильную запись со ссылкой на ст. 77 ТК РФ. При этом в графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого внесены исправления. Если же подтверждающих документов, на основании которых можно внести исправления, не обнаружится, то, по всей видимости, работнику придется обратиться в суд либо в ПФР.

Так, согласно п. 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (с изменениями от 08.08.2003) (далее — Правила подсчета), в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:

• 1) выполнявшейся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;
• 2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;
• 3) иные периоды.

Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно п. 1.1 Положения о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденного Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 N 190, п. 6 Правил подсчета при отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следовательно, во избежание возможных проблем при оформлении пенсии рекомендуем исправить неправильную запись в трудовой книжке.

На основании п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил).

Поскольку своей подписью работник выражает согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность в данной организации, и данное условие предусмотрено Правилами, при отсутствии подписи работника под записью об увольнении с предыдущего места работы работник может поставить недостающую подпись в трудовой книжке в присутствии уполномоченного на ведение трудовых книжек в той организации, где он сейчас работает.

Отсутствие подписи работника в трудовой книжке после записи об увольнении может быть расценено как несогласие с записями, внесенными в данной организации, что впоследствии может затруднить определение трудового стажа для назначения пенсии.

Правомерно ли продолжать делать записи в трудовой книжке гражданина Белоруссии, куда вшит вкладыш российского образца?

Боитесь совершить ошибку?

Консультация предоставлена 22.10.2014 г.

 

В организацию принята на работу работница с трудовой книжкой гражданина Белоруссии (выдана в 2000 году, серия «ПК»). В эту книжку вшит вкладыш российского образца, в котором предыдущие работодатели вносили соответствующие записи. Работница на данный момент уже получила гражданство РФ, имеет паспорт РФ.

Правомерно ли продолжать делать записи в этом вкладыше, или стоит завести новую трудовую книжку?

 

Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время на территории РФ выдаются трудовые книжки, форма, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения трудовых книжек) утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).

 

Трудовые книжки иностранного образца

В свою очередь, трудовые книжки иностранного образца не должны использоваться для фиксации трудового стажа на территории Российской Федерации. Поэтому, если при приеме на работу в российскую организацию работник предоставил иностранную трудовую книжку, работодателю необходимо оформить ему трудовую книжку, форма которой утверждена Постановлением N 225. При этом работодатель не обязан переносить записи из иностранной трудовой книжки во вновь выдаваемую (смотрите также письмо Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1).

 

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Пунктом 38 Правил ведения трудовых книжек установлено, что в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Этой же нормой прямо установлено, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При этом форма трудовой книжки и вкладыша к ней должны быть установленного (на территории России) образца (смотрите, например, решение Владимирского областного суда от 12.08.2013 по делу N 3-36/2013).

Обращаем внимание, что возможность оформления вкладыша взамен трудовой книжки лицу, устраивающемуся на работу и не имеющему трудовой книжки установленного образца, законом не предусмотрена. Поскольку вкладыш без трудовой книжки установленного образца недействителен, работодатель не вправе вносить в него записи, соответственно в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, можно говорить об отсутствии трудовой книжки.

Согласно части пятой ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, на основании заявления работника об оформлении трудовой книжки в связи с ее отсутствием по причине неоформления ее прежними работодателями работодателю следует оформить работнику трудовую книжку установленного (российского) образца и внести в нее соответствующую запись о приеме работника на работу.

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

 

Наумчик Иван

 

  

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Кудряшов Максим

 

Все юридические консультации

Как следует поступить при утере трудовой книжки?

Бывший сотрудник спустя год после увольнения пришел с требованием внести запись о трудовой деятельности в организации в связи с утерей трудовой книжки. Он не просит выдать дубликат, а просит внести запись в имеющуюся у него вторую трудовую книжку.

Можно ли вписать запись во вторую трудовую книжку, или работодатель обязан оформить дубликат?

В соответствии с частью первой ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (часть четвертая ст. 66 ТК РФ).

Как следует из положений ст. 66 ТК РФ, Правил и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, далее — Инструкция), на каждого работника ведется только одна трудовая книжка. В силу различных причин у работника может оказаться две или более трудовые книжки, но обязанность работодателя вносить одни и те же записи в несколько трудовых книжек законодательство не предусматривает.

В связи с утерей работником трудовой книжки существуют две различные процедуры: оформления новой трудовой книжки и выдачи дубликата трудовой книжки. В силу части пятой ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. При этом, поскольку законодательством не установлено иное, записи в эту трудовую книжку вносятся в обычном порядке, предусмотренном Правилами и Инструкцией, которые не указывают на обязанность работодателя в этом случае вносить в трудовую книжку сведения, относящиеся к предшествующим периодам работы у других работодателей. Иными словами, в этом случае работодатель начинает вести трудовую книжку заново без внесения в нее сведений о предыдущих местах работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем по последнему месту работы на основании заявления работника в случае утраты им трудовой книжки. В данной ситуации в дубликат трудовой книжки вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. При этом работник должен предъявить оригиналы документов, подтверждающих стаж работы (п.п. 31, 32 Правил, раздел 7 Инструкции).

Как видим, при оформлении дубликата трудовой книжки работодатель по последнему месту работы вносит в этот дубликат сведения о работе не только у него, но и у предыдущих работодателей на основании подтверждающих документов, представленных работником: трудовых договоров, выписок из приказов, справок, выданных по прежним местам работы и т.д.

В рассматриваемой ситуации работник обратился к бывшему работодателю с просьбой не об оформлении дубликата трудовой книжки, а о внесении записи о работе (только у этого работодателя) в имеющуюся у него трудовую книжку, которая ранее данному работодателю не предъявлялась. Оформлять дубликат трудовой книжки по собственной инициативе работодатель не вправе. Однако у него нет правовых оснований вносить запись о работе во вторую трудовую книжку, поскольку ведение двух трудовых книжек одного работника законодательством не предусмотрено.

Поэтому, с нашей точки зрения, в данном случае следует разъяснить бывшему работнику, что он вправе обратиться с заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки, если она была им утрачена, предоставив работодателю по последнему месту работы документы, которые подтверждают наличие у него стажа работы, относящегося к периодам, которые предшествуют работе у этого работодателя. Если этот работник поступает на работу к новому работодателю, он вправе заявить ему о необходимости оформления новой трудовой книжки в связи с утерей ранее выданной. Причем эту трудовую книжку начинает вести новый работодатель, а работодатель по последнему месту работы никакие записи в нее не вносит.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

Информационный бюллетень № 21: Требования к ведению документации в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

(отредактировано в июле 2008 г.) (PDF)

Этот информационный бюллетень представляет собой краткое изложение правил ведения документации FLSA, 29 CFR Part 516.

Записи должны храниться работодателями

Основные моменты: FLSA устанавливает минимальную заработную плату, сверхурочную работу, ведение учета и стандарты занятости молодежи для трудоустройства в соответствии с его положениями. За исключением случаев освобождения, застрахованным работникам должна выплачиваться по крайней мере минимальная заработная плата и не менее чем в полтора раза превышающая обычную ставку оплаты сверхурочной работы.

Размещение

: Работодатели должны разместить официальный плакат с изложением положений Закона, который можно бесплатно получить в местных отделениях Отдела заработной платы и часов по телефону 1-866-4USWage (1-866-487-9243). . Этот плакат также доступен в электронном виде для загрузки и печати по адресу https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/WHD/legacy/files/minwagep.pdf.

Какие записи требуются: Каждый застрахованный работодатель должен вести определенные записи для каждого работника, не освобожденного от уплаты налогов. Закон не требует определенной формы для записей, но требует, чтобы записи включали определенную идентифицирующую информацию о сотруднике и данные о отработанных часах и заработной плате.Закон требует, чтобы эта информация была точной. Ниже приводится список основных записей, которые работодатель должен вести:

1. Полное имя сотрудника и номер социального страхования.
2. Адрес, включая почтовый индекс.
3. Дата рождения, если младше 19 лет.
4. Секс и занятие.
5. Время и день недели начала рабочей недели сотрудника.
6. отработанных часов каждый день.
7. Общее количество часов, отработанных за каждую рабочую неделю.
8. Основа, на которой выплачивается заработная плата работника (например,г., «9 долларов в час», «440 долларов в неделю», «сдельная»)
9. Обычная почасовая оплата.
10. Общий дневной или еженедельный прямой заработок.
11. Итого сверхурочные заработки за рабочую неделю.
12. Все прибавки к заработной плате или удержания из нее.
13. Общая сумма заработной платы, выплаченной за каждый платежный период.
14. Дата платежа и период платежа, в который входит платеж.

Как долго должны храниться записи: Каждый работодатель должен хранить в течение не менее трех лет записи о заработной плате, коллективные договоры, записи о продажах и покупках.Записи, на которых основан расчет заработной платы, должны храниться в течение двух лет, т.е. табели учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты, таблицы ставок заработной платы, графики работы и расписания, а также записи о прибавках к заработной плате или вычетах из нее. Эти записи должны быть открыты для проверки представителями Подразделения, которые могут попросить работодателя сделать расширения, вычисления или расшифровки. Записи могут храниться по месту работы или в центральном архиве.

Как насчет хронометража: Работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору.Например, они могут использовать таймеры, иметь хронометриста, который будет вести учет рабочего времени сотрудника, или попросить своих сотрудников записывать свое время в записи. Приемлем любой план хронометража, если он является полным и точным.

Ниже приводится примерный формат хронометража, которому работодатели могут следовать, но не обязаны это делать:

пустой

ДЕНЬ	ДАТА	В	ВЫХ	ВСЕГО ЧАСОВ
Воскресенье	03.06.07	———	———	———
Понедельник	04.06.07	8:00	12:02
		13:00	17:03	8
Вторник	05.06.07	7:57	11:58
		13:00	17:00	8
Среда	06.06.07	8:02	12:10 вечера
		13:06	17:05	8
Четверг	07.06.07	———	———	———
Пятница	08.06.07	———	———	———
Суббота	09.06.07	———	———	———
Общее количество часов рабочей недели:				24

сотрудников по фиксированному графику: многие сотрудники работают по фиксированному графику, от которого они редко отклоняются.Работодатель может вести учет, показывающий точный график ежедневных и еженедельных часов, и просто указывать, что работник действительно следовал графику. Когда работник находится на работе в течение более длительного или более короткого периода времени, чем указано в расписании, работодатель должен в порядке исключения записать количество часов, которые он фактически проработал.

Где получить дополнительную информацию

Для получения дополнительной информации посетите наш веб-сайт отдела заработной платы и часов: http: // www.wagehour.dol.gov и / или позвоните в нашу бесплатную справочную и справочную службу с 8:00 до 17:00. в вашем часовом поясе: 1-866-4USWAGE (1-866-487-9243).

Данная публикация предназначена для общей информации и не должна рассматриваться в том же свете, что и официальные заявления о позиции, содержащиеся в правилах.

4 Правила ведения учета

Соблюдение требований к трудовой книжке — лишь одна из многих трудоемких (и запутанных) областей, которые уводят вас от ведения вашего бизнеса.Законы и постановления постоянно меняются, и в дополнение к этому федеральные, государственные и местные агентства имеют отдельные полномочия по управлению вашими записями о занятости. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при ведении записей.

ПОДРОБНЕЕ: Что такое CPEO?

УСТАНОВИТЬ ПОЛИТИКУ ЗАПИСИ ЗАНЯТОСТИ

Храните и уничтожайте записи о сотрудниках в соответствии с политикой хранения документации вашей компании, а также федеральными законами и законами штата, регулирующими хранение документации.Если у вас нет системы, важно проконсультироваться с вашим юридическим и налоговым консультантом по вопросам, связанным с вашим бизнесом.

Как правило, ваша политика записи должна включать определение типов записей, график хранения, место хранения, правила безопасности и конфиденциальности, а также процедуры уничтожения и аудита. Общество профессионалов человеческих ресурсов (SHRM) предоставляет основу для создания здесь политики ведения учета.

Типы записей для хранения

Вы должны вести трудовую книжку для каждого сотрудника, включая записи о потенциальных кандидатах.Сохраните следующую информацию по каждому сотруднику:

Документы перед приемом на работу. Сюда входят резюме, заявления о приеме на работу, описания вакансий, письма с предложениями и подтверждения получения справочника для сотрудников вашей компании.

Документы о трудоустройстве. Примеры включают записи, связанные с производительностью работы, обзорами, продвижением по службе, компенсациями, записями посещаемости, предупреждениями и трудовыми договорами.

Разделение документов о трудоустройстве. Это может включать собеседование при увольнении, заявления об увольнении и документы о безработице.

РАЗРАБОТАТЬ ГРАФИК ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ

Как долго нужно хранить трудовую книжку? Есть много различных федеральных законов и законов штата, которые регулируют записи о занятости. Работодатели должны обеспечить хранение всех документов на бумажном носителе или в электронном виде в течение следующих рекомендуемых периодов:

3 года. Вести комиссионные с продаж, отчеты о расходах и отчеты о новом найме по штатам.
4 года. Вести учет налогов на трудоустройство не менее четырех лет после подачи заявки.Включите заработную плату, аннуитет и пенсионные выплаты, сообщенные чаевые, записи о выплатах в отсутствие по болезни или травме, формы W-4, налоговые депозиты и поданные декларации.

5 лет. Планы и записи позитивных действий, отчеты VETS-4212 и формы OSHA 300 / 300A (дата публикации плюс пять лет).

6 лет. Форма 5500.

30 лет. Обязательные медицинские осмотры и записи о воздействии (OSHA).

Хранить постоянно. Отчеты EEO-1, отчеты об отпусках USERRA и учебные пособия.

Вы можете найти полный список и подробную информацию на сайте IRS здесь.

ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТУ О ПРЕКРАЩЕНИИ

Прекращение действия + 3 года. Вести записи о трудоустройстве, такие как должностные инструкции, объявления и объявления о приеме на работу, заявки и резюме, оценка собеседований, результаты оценки, проверка биографических данных, проверка рекомендаций, письма с предложениями, трудовые договоры, форма I-9, формы данных EEO, дисциплинарные записи, заработная плата история, обзоры производительности, соглашение о переезде, заявление об увольнении и формы увольнения.Также ведите записи о здоровье и льготах, такие как формы бенефициаров, выборы плана медицинского страхования, результаты тестов на наркотики, записи помощи в образовании, отчеты об отпусках по закону FMLA и записи о разумных приспособлениях.

Прекращение действия + 4 года. Записи о прямых вкладах, записи о внесении средств, окончательный контрольный список вычетов из заработной платы и отчеты о заявках на пособие по безработице.

БЕЗОПАСНОЕ УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ НА РАБОТУ

Уничтожьте бумажные и электронные записи о персонале и конфиденциальные данные сотрудников по истечении крайних сроков хранения.Поскольку записи о занятости содержат конфиденциальную и конфиденциальную информацию, работодатели должны установить определенные правила и процедуры для безопасного удаления записей. Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует уничтожать или стирать электронные файлы, измельчать бумажные документы или нанимать сертифицированного подрядчика.

ЗАПИСЬ Ведение кадрового учета

— это лишь одна из многих областей, отнимающих много времени, которые отвлекают вас от ведения бизнеса. Освобождение от сложных административных задач является одной из основных причин, по которой многие компании передают свои задачи, связанные с кадрами, на аутсорсинг в сертифицированную IRS профессиональную организацию работодателей (PEO), такую ​​как Propel HR.Эта сертификация обеспечивает предприятиям еще один уровень дополнительной защиты. Если что-то пойдет не так, ответственность несет сертифицированный PEO, а не бизнес.

Какие федеральные законы относятся к ведению делопроизводства сотрудников?

Краткий ответ

На самом деле нет краткого ответа, когда дело доходит до учета сотрудников, благодаря многочисленным федеральным законам, таким как Закон об американцах с ограниченными возможностями] (http://www.ada.gov/), [Закон о справедливых трудовых стандартах] (http: / / www.dol.gov/whd/flsa/) и [Закон о семейном отпуске по болезни, и это лишь некоторые из них.

Общее правило

Как правило, вы должны вести учет за следующие годы:

• Кадровый учет за 7 лет после увольнения
• Медицинские услуги и льготы в течение 6 лет после даты плана
• Формы I-9 на 3 года после увольнения
• Записи о приеме на работу в течение 2 лет после даты приема на работу

Исключения из сроков хранения, указанных выше

Если вы участвуете в каком-либо споре, связанном с трудоустройством, особенно с уволенным сотрудником, вы, очевидно, захотите сохранить все записи до тех пор, пока спор не будет урегулирован.

Вы также должны вести медицинские записи и записи о пособиях сотрудников, которые подвергались профессиональным опасностям или заболеваниям в течение 30 лет.

Государственные законы могут отличаться

В

штатах также могут быть требования, которым вы должны следовать. Например, закон штата Миссури требует, чтобы вы вели записи в течение как минимум 3 лет:

• Имя, адрес и род занятий
• Ставка оплаты труда, сумма, выплачиваемая за каждый платежный период каждому сотруднику, количество отработанных часов каждый день и каждую рабочую неделю сотрудника, а также
• Любые товары или услуги, предоставленные вами сотруднику вместо заработной платы

Возможно, вы захотите поискать в Интернете «Законы [вашего штата] о сотрудниках» по ведению документации », чтобы узнать о конкретных требованиях в вашем штате.

Заключительные подсказки

Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) имеет удобную таблицу, в которой точно указывается, какие записи должны быть сохранены в соответствии с действующим федеральным законом и как долго каждая из них должна храниться.

Чтобы узнать о требованиях штата, посетите SHRM, чтобы ознакомиться с законами о ведении документации.

Полезные ссылки:

Информационный бюллетень о требованиях к ведению документации в соответствии с FLSA — DOL.gov — Министерство труда, в котором подробно описывается, какие записи должны вести работодатели.

Требования к ведению документации — EEOC.gov — Требования к ведению документации Комиссии США по обеспечению равных возможностей трудоустройства для работодателей

Доступ к информации о воздействии на сотрудников и медицинским записям — OSHA.gov — Требования Управления по охране труда и здоровья к доступу к медицинским записям после воздействия опасных веществ

Закладка ( 0 )

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет аккаунта? Зарегистрировать

Об авторе

Лорен Пералес

В качестве консультанта по кадрам в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.

7 нарушений правил ведения учета FLSA и как их избежать

Если вы прямо сейчас посмотрите файлы своих сотрудников, есть ли у вас необходимые записи о том, кто работал, когда и как долго? Вы бы прошли аудит?

Непонимание правил, установленных Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), означает, что вы рискуете подвергнуться проверке на предмет возможных нарушений, судебных тяжб и значительных штрафов.

Давайте подробнее рассмотрим FLSA и то, что вам нужно знать, чтобы избежать нарушений ведения записей FLSA.

Что такое FLSA?

FLSA — это федеральный закон, устанавливающий минимальную заработную плату, сверхурочную работу, стандарты ведения учета и занятости молодежи, регулирующие отношения между работодателем и работником. Но есть несколько конкретных категорий, для которых делаются исключения.

Например, один служащий может быть освобожден от минимальной заработной платы, оплаты сверхурочной работы и ведения учета, а другой может быть освобожден только от оплаты сверхурочной работы.Другими словами, каждый освобожденный сотрудник не может быть освобожден от одних и тех же требований.

Следовательно, для работодателей очень важно определить применимое освобождение и пересмотреть критерии применимого освобождения.

Итак, первое, что нужно учитывать в законе, чтобы избежать нарушений ведения документации, — это определить требования к ведению документации для всех ваших сотрудников. Вы должны классифицировать всех своих сотрудников как:

• Освобождено (например, лицо, выполняющее руководящую работу, как правило, не имеет права на сверхурочную оплату, минимальную почасовую оплату или отслеживание часов)
• Не освобождается (например, физическое лицо, выполняющее обязанности кассира, обычно имеет право на сверхурочную оплату, минимальная почасовая оплата и отслеживание часов)

В штатах различаются законы о сверхурочной работе, но федеральные правила используют 40-часовую рабочую неделю в качестве меры.

Министерство труда США (DOL) заявляет, что работники, не освобожденные от уплаты налогов, должны оплачиваться сверхурочно по ставке, не менее чем в 1,5 раза превышающей обычную ставку оплаты после 40 часов работы в рабочую неделю.

Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, также должны получать минимальную заработную плату в размере не менее 7,25 долларов в час по состоянию на 24 июля 2009 года. Во многих штатах действуют законы о минимальной заработной плате, которые повышают минимальную заработную плату выше федерального уровня для всех, кто работает в этом штате.

Какие сотрудники подпадают под действие правил FLSA?

Как узнать, подпадают ли ваши сотрудники под действие закона FLSA?

Все сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, получают почасовую оплату.Распространенное заблуждение состоит в том, что все сотрудники, получающие зарплату, освобождены от уплаты налогов. Некоторым сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, выплачивается заработная плата за определенное количество часов, а затем сверх этой суммы выплачивается сверхурочная работа по ставке, в 1,5 раза превышающей обычную ставку оплаты труда.

Например, в соответствии с федеральным законом о минимальной заработной плате работнику, не освобожденному от уплаты налогов, может выплачиваться еженедельная заработная плата в размере 600 долларов США.

• Если работник работает 43 часа, ему будет выплачиваться заработная плата за первые 40 часов плюс три часа по ставке 22 доллара.50 (или дополнительно 67,50 долларов США) за три часа сверхурочной работы.
• Общая заработная плата за неделю составила бы 667,50 долларов, а не только зарплату в 600 долларов.

Такая оплата в конце периода оплаты ничем не отличается от почасовой оплаты труда, поскольку работодатель по-прежнему должен соответствовать требованиям FLSA по минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Ошибка работодателя заключается в том, что он не платит сверхурочные этим сотрудникам только потому, что они получают зарплату.

Сотрудник, освобожденный от требований к минимальной заработной плате и ведению учета по закону FLSA (и, таким образом, не будет получать сверхурочную оплату), должен соответствовать этим трем критериям:

• Получайте зарплату не менее 684 долларов в неделю (или 35 568 долларов в год).
• Должны выплачиваться на основе заработной платы или с неизменной зарплатой.
  • Не учитывается количество или качество работы.Сотрудник, освобожденный от уплаты налогов, может проработать один или 100 часов в течение рабочей недели и при этом будет получать заработную плату.
• Работа на руководящей, административной или профессиональной должности. Если работа требует степени для выполнения обязанностей, например, врача, юриста или инженера, работник освобождается от сверхурочной работы в соответствии с профессиональным освобождением.

Некоторые сотрудники освобождаются только от оплаты сверхурочных, в то время как другие освобождаются как от минимальной заработной платы, так и от положений об оплате сверхурочных.

Примеры конкретных освобожденных отраслей включают:

Поскольку иногда бывает сложно определить освобождение от ответственности в соответствии с FLSA, работодатель должен подтвердить право каждой должности. Проконсультируйтесь с вашим местным отделением Министерства труда или юрисконсультом, хорошо разбирающимся в законах о заработной плате и часах.

Какие записи мне нужно вести, чтобы соответствовать требованиям FLSA?

Работодатели должны вывесить официальный плакат с изложением требований FLSA. Работодатели также должны вести учет рабочего времени и заработной платы сотрудников.

На каждого сотрудника владельцы бизнеса должны отслеживать:

1. Полное имя сотрудника и номер социального страхования
2. Адрес, включая почтовый индекс
3. Дата рождения, если младше 19 лет
4. Пол и род занятий
5. Время и день недели, когда начинается рабочая неделя сотрудника
6. Основание, на котором рассчитывается заработная плата сотрудника выплачиваются (например, «9 долларов в час» или «684 доллара в неделю» или «сдельная работа»)
7. Обычная почасовая оплата
8. Общий дневной или еженедельный прямой заработок
9. Общий заработок за сверхурочную работу за рабочую неделю
10. Все дополнения к заработной плате работника или удержаниям из нее
11. Общая сумма заработной платы, выплаченной за каждый период выплаты
12. Дата выплаты и период выплаты, покрываемый выплатой

Для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, вы также должны отслеживать:

1. Количество отработанных часов в день
2. Общее количество отработанных часов в каждую рабочую неделю

Эти важные записи служат для защиты как сотрудников, так и работодателей.В случае возникновения спора эта информация поможет вам доказать, что вы правильно платили сотрудникам за то время, которое они проработали.

Так же убережет ваш бизнес от пени и штрафов. В DOL говорится: «Работодатели, умышленно нарушившие закон, могут быть привлечены к уголовной ответственности, включая штрафы и тюремное заключение».

Как долго должны храниться эти записи?

Сохранять как минимум трехлетнюю ведомость заработной платы сотрудника и все, что связано с коллективными договорами, записями о продажах и покупках.Что касается записей, используемых для расчета заработной платы сотрудников, запланируйте их хранить в течение двух лет.

Типы данных включают:

• Все табели учета рабочего времени и сдельные рабочие билеты
• Таблицы ставок заработной платы
• График работы и график работы
• Записи о прибавках к заработной плате или удержаниях из нее.

Эта информация должна храниться и быть доступна для проверки сотрудниками Министерства труда. Ведите учет либо по месту работы, либо в центральном делопроизводстве.

Кроме того, уточните в законодательстве вашего штата о заработной плате и часах дополнительные требования. Проконсультируйтесь со своим юрисконсультом, хорошо разбирающимся в законах о заработной плате и часах, или со специалистами по персоналу, чтобы получить ясность о ваших усилиях по соблюдению нормативных требований.

Каковы наиболее распространенные нарушения ведения документации FLSA?

Существует семь распространенных типов нарушений ведения учета FLSA:

1. Неправильная классификация сотрудников
2. Упущение из виду или поощрение внеурочной работы
3. Невыплата разрешенной сверхурочной работы
4. Отсутствие должного учета перерывов в работе
5. Ведение неточных или неполных записей
6. Отсутствие надлежащей оплаты стажеров или волонтеров
7. DOL или государственное трудовое законодательство

Как избежать наиболее распространенных нарушений ведения документации FLSA?

Профилактика — лучший подход, который может принять любой работодатель, чтобы избежать проверки Министерства труда.

Аудит DOL может проводиться без предварительного уведомления и обычно проводится в ответ на жалобы сотрудников на несправедливую оплату или пропуск зарплаты. Даже если жалобы необоснованны, чем больше жалоб сообщат сотрудники, тем больше вероятность, что вы столкнетесь с аудитом.

Следователь также может появиться на вашем предприятии без предупреждения, потому что эта отрасль известна своим отсутствием учета. В любом случае оставайтесь впереди всех, ведя точный учет.

Если обнаружится, что вы не соблюдаете нормативные требования, нарушения FLSA могут составлять от 2050 долларов США за нарушение, за каждого сотрудника.Если вас оштрафуют за каждое нарушение для каждого сотрудника, это может накапливаться.

Если следователь DOL посетит ваше предприятие для проведения аудита, предоставьте ему свои документы и тихое место для их просмотра. Убедитесь, что вы и ваши сотрудники готовы поговорить со следователем.

5 советов, которые помогут вам добиться успеха при аудите FLSA

1. Держите записи и информацию о ваших сотрудниках точными, организованными, доступными и актуальными.
2. Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, которое также отслеживает сверхурочную работу, или обширную электронную таблицу Excel, чтобы вести точный учет.
3. Убедитесь, что и сотрудник, и супервизор или менеджер подписывают часы, отработанные каждую неделю, чтобы в записях было видно, что обе стороны подтвердили данные.
4. Регулярно обновляйте описания своих должностей, особенно, сколько вы платите людям за эту роль и почему. Должностные инструкции помогают доказать, что вы платите сотрудникам справедливо и в соответствии с законом.
5. Проверяйте свои справочники сотрудников каждые два года, особенно разделы учета рабочего времени и учета, которые показывают, что ваша компания следует рекомендациям FLSA.

Как всегда, когда дело доходит до соблюдения нормативных требований, если у вас есть вопросы о сложных законах о заработной плате и часах, проконсультируйтесь с экспертом по кадрам или юрисконсультом, хорошо разбирающимся в законах о заработной плате и часах.

Узнайте больше о проблемах соблюдения нормативных требований, таких как предотвращение нарушений правил ведения учета FLSA, загрузив нашу бесплатную электронную книгу: Соблюдение нормативных требований: подвергаете ли вы риску свой бизнес?

Назад к основам: требования к ведению документации

Политика хранения и хранения документов сотрудников: это не передовая теория права или философия управления, но компании, которые обдумывают и активно разрабатывают план, сэкономят большие суммы денег.Снижение затрат будет достигнуто за счет возможности лучше защищать судебный процесс, поскольку ключевые документы сохранялись, а также за счет экономии времени и усилий при поиске и извлечении документов о трудоустройстве, когда это необходимо. В пятницу в пятницу рассматриваются пять рекомендаций по хранению документов для работодателей в Калифорнии:

1. Определите, что хранится в личном деле, и сообщите об этом менеджерам.

Часто удивляет многих работодателей, что термины «кадровая документация» или «личное дело» не определены законодательством Калифорнии, и существует значительная двусмысленность в отношении того, какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.

Хотя это не является юридически обязательным для работодателей, есть некоторые рекомендации Отдела по соблюдению трудовых стандартов («DLSE»):

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми», — это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровых записей» (этот список не исчерпывающий):

Заявление о приеме на работу

Форма авторизации заработной платы

Уведомления о благодарности, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении

Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске

Уведомления о наложении или удержании заработной платы

Уведомления и записи об образовании и обучении

Оценка эффективности / отзывы

Записи посещаемости

Работодателям необходимо четко определить, что они будут хранить (или не будут хранить) в личном деле сотрудника, чтобы все руководство понимало, какие документы необходимо поместить в личное дело сотрудника и где найти документы, относящиеся к сотрудникам.

2. Храните конфиденциальную медицинскую информацию сотрудников отдельно от личного дела.

Закон штата и федеральный закон требует, чтобы работодатели хранили медицинскую информацию, полученную о сотрудниках, отдельно от личного дела сотрудников. Например, правила Калифорнии требуют, чтобы:

• Медицинская информация и записи, полученные в рамках интерактивного процесса, должны храниться отдельно от личного дела сотрудника и храниться в тайне. 2 CCR § 11069 (g)
• Работодатели должны сохранять конфиденциальность полученной информации о медицинском или физическом состоянии или истории работника.2 CCR § 11071 (d) (4)

Я упоминал об этой проблеме в недавнем видео:

3. Записи времени должны храниться достаточно долго и в удобном для использования формате.

Работодатели обязаны вести и вести точный учет рабочего времени в соответствии с законодательством Калифорнии. Если работодатель знает, что сотрудники неправильно регистрируют свое время, работодатель должен обеспечить соблюдение политики, чтобы сотрудники точно записывали свое время, даже если это требует дисциплинарных мер.Работодатели должны проверять свои учетные записи рабочего времени, чтобы убедиться, что сотрудники соблюдают надлежащие процедуры. Некоторые проблемы, на которые следует обратить внимание работодателям, включают:

• Записи времени, которые не фиксируют фактическое рабочее время сотрудника. Например, сотрудник записывает время начала и окончания, а также одно и то же время каждый день, даже если работодатель знает, что оно меняется.
• Недостаточно долго ведется хронометраж. Срок исковой давности может составлять четыре года назад в отношении групповых исков по заработной плате и почасовым работам, и эти записи будут основными проблемами в большинстве случаев.См. Дополнительную информацию ниже.
• Не записывает всю необходимую информацию. Например, работодатели обязаны регистрировать периоды приема пищи сотрудника в соответствии с Распоряжениями о заработной плате IWC (требование содержится в разделе 7 — Записи).
• Не ведение хронометража удобным для использования способом. Ведение записей в форме, которая делает просмотр записей практически невозможным, почти эквивалентно отказу от ведения их в первую очередь. Следует подумать о том, как работодатель хранит старую учетную информацию и как эти данные могут быть эффективно проверены в будущем, если это необходимо.

3. Убедитесь, что институциональные знания о хранении и хранении документов компании поддерживаются.

Есть ли один человек, полностью знакомый с политикой занятости, проводимой компанией? Институциональные знания о различных политиках, введенных в действие компанией, о том, когда они были реализованы и почему они были реализованы, являются критически важными знаниями. Кроме того, эта информация не должна принадлежать только одному человеку, вместо этого есть несколько ключевых людей, которые знают, где хранится эта информация и как ее получить во время судебных разбирательств.

5. Разработайте для менеджеров контрольный список правил ведения документации.

Работодателям необходимо разработать контрольный список и просмотреть контрольный список с менеджерами, чтобы убедиться, что требования выполняются. Некоторые пункты, которые работодатели должны рассмотреть для включения в контрольный список, включают:

• Хранятся ли личные дела сотрудников конфиденциально и в течение как минимум четырех лет?
• Хранится ли медицинская информация отдельно от личного дела сотрудника?
• Ведется ли учет рабочего времени сотрудников не менее четырех лет?
• Поддерживается ли график сотрудников как минимум на четыре года?
• Установлены ли у менеджеров формы для следующего:
  • Дисциплина сотрудников и отзывы
  • Документальное оформление опозданий
• Как документация сотрудника передается в отдел кадров или соответствующему руководителю?
• Кто участвует в рассмотрении запросов на приспособление для людей с ограниченными возможностями?
• Как документируется отсутствие сотрудников?
• Хранятся ли файлы персонала в безопасном месте или в онлайн-хранилище?

Настройка правил для автоматического создания или обновления записей (Dynamics 365 Customer Service)

• 07.07.2021
• 20 минут на чтение

В этой статье

Примечание

Действует с ноября 2020 г .:

• Common Data Service переименована в Microsoft Dataverse.Узнать больше
• Обновлена ​​некоторая терминология в Microsoft Dataverse. Например, объект теперь таблица , а поле теперь столбец . Узнать больше

Эта статья будет скоро обновлена ​​с учетом последней терминологии.

В каждой организации есть несколько приложений для отслеживания взаимодействий с клиентами. Возможность направлять внешние данные в записи Microsoft Dataverse может значительно повысить эффективность ваших отделов продаж, маркетинга и обслуживания, а также повысить качество ваших данных.Теперь вы можете направлять эти данные из различных приложений и внешних источников в Dataverse с помощью правил создания и обновления записей .

Используя правила создания и обновления записей в Dynamics 365 Customer Service, вы можете автоматически создавать или обновлять системные или настраиваемые записи из входящих действий, таких как электронные письма, социальные действия или настраиваемые действия, без написания какого-либо кода. Не только это, вы можете настроить правило для преобразования входящей активности в несколько записей.Например, вы можете создать кейс и интерес из одного социального действия.

Правило создания и обновления записи состоит из элементов правил, которые определяют условия для создания или обновления записей, а также определяют, какие действия или шаги следует предпринять в отношении вновь созданных записей. Правило также содержит свойства канала, которые используются для определения условий для правил, а также для настройки свойств записи, которую вы создаете или обновляете.

Чтобы разрешить правилу обновлять записи, необходимо добавить в правило шаг Обновление .Только объект, который вы выбрали на этапе Обновление , обновляется на основе заданных вами свойств.

Примечание

В последней версии приложения Dynamics 365 Customer Service вы можете получать доступ и управлять всеми задачами управления услугами из карты сайта Центра обслуживания клиентов, за исключением наборов правил маршрутизации , автоматического создания записей и соглашений об уровне обслуживания . Для доступа к этим трем параметрам администратора и управления ими используйте Service Management в разделе Settings в веб-приложении.

Действия и объекты, поддерживаемые правилами создания и обновления записей

По умолчанию Dynamics 365 Customer Service поддерживает создание записей из следующих действий, также называемых типами источников в контексте правил создания и обновления записей:

• Электронная почта
• Социальная деятельность
• Задача
• Телефонный звонок
• Запись
• Сервисная деятельность
• Пользовательское действие

Эти действия можно преобразовать в любые записи сущностей по умолчанию (системные) или записи настраиваемых сущностей.Например, вы можете создать интерес, возможность (системная запись) или инцидент (настраиваемая запись) из входящего электронного письма.

Сбор данных из внешних источников

Вы также можете собирать дополнительную ценную информацию о клиенте, предоставленную внешним приложением в форме JSON (набор пар имя-значение), и использовать ее для повышения качества целевых записей и установки различных условий при создании и обновлении записей. правила.

Каждое действие по умолчанию (нестандартное) или настраиваемое действие имеет атрибут дополнительных параметров.Этот атрибут хранит полезную нагрузку JSON, полученную от внешнего приложения.

Чтобы записать эту информацию в Dataverse, вы можете определить свойства канала и связать их с определенным правилом или совместно использовать их для нескольких правил одного и того же типа источника. Например, вместе с сообщением в соцсети вы можете записать важную информацию о сообщении, например ценность настроения. Значение настроения является свойством социальной активности, поэтому вы можете использовать это свойство в любом другом правиле создания и обновления записей типа Социальная активность.

Вот правильный формат, в котором Dataverse должен получать полезные данные JSON (данные, полученные в виде пары имя-значение в формате JSON) от внешнего приложения:

{«PropertyName1»: «Propertyvalue1»; «PropertyName2»: «Propertyvalue2»}

Примечание

Любая конфигурация, выполненная в свойствах канала, действительна только в том случае, если эти пары имя-значение существуют в полезной нагрузке JSON. Кроме того, вы должны использовать только параметры, полученные от внешнего приложения, в условиях элемента правила и в качестве свойств записи.

Активировать или деактивировать правило

Чтобы любое правило создания и обновления записи применялось к соответствующему входящему действию, после добавления элементов правила необходимо активировать правило.

Когда активируется правило создания и обновления записи, автоматически создается соответствующий рабочий процесс. Вы можете использовать свойства канала для определения условий и операторов рабочего процесса при сопоставлении значений атрибутов целевой сущности. Для сложных сценариев вы можете настроить дочерние рабочие процессы.

Дополнительная информация: Настройка шагов рабочего процесса

Как правила создания и обновления записей работают с очередями?

В правиле создания и обновления записи, когда вы указываете очередь для типа источника, любое входящее действие из этого источника добавляется как элемент очереди для этой указанной очереди. То есть, если активно правило для конкретной исходной операции и комбинации очереди, правило обрабатывает входящую активность в этой очереди для создания или обновления записей.

Для типа источника электронной почты указание очереди является обязательным.Для всех других типов источников, включая настраиваемые действия, это необязательно.

Примечание

Когда к элементу очереди электронной почты применяется правило автоматического создания записи (ARC), оно деактивируется.

Правила в решениях

Правила создания и обновления записей могут быть упакованы как часть решения Dataverse. Специалисты по настройке и разработчики распространяют решения, чтобы организации могли использовать Dataverse для установки и удаления бизнес-функций, определенных в решении.

При использовании правил в решениях помните следующее:

• Любое правило, созданное в Dynamics CRM Online 2015 с обновлением 1 или более поздней версии, нельзя экспортировать в предыдущую версию.

• Любые правила, обновленные и отредактированные в Dynamics CRM Online 2015 с обновлением 1 или более поздней версии, нельзя экспортировать обратно в более раннюю версию.

Предварительные требования

Прежде чем вы сможете использовать правила автоматического создания записей, убедитесь, что ваше внешнее приложение / система социального взаимодействия уже интегрирована с вашим экземпляром Dataverse.

Если ваш экземпляр соответствует предварительным требованиям, все, что вам нужно сделать, это настроить правила в Dataverse, которые будут автоматически создавать или обновлять обращение в службу поддержки, интерес, возможность, встречу, задачу и многое другое на основе входящих действий.

Настроить правило для автоматического создания и обновления записей

1. Убедитесь, что у вас есть роль службы поддержки клиентов, менеджера по продажам, менеджера по маркетингу или эквивалентные разрешения.

   Проверьте свою роль безопасности

   • Следуйте инструкциям в разделе Просмотр профиля пользователя.

   • Нет нужных разрешений? Обратитесь к системному администратору.

2. перейти к Настройки > Управление услугами

3. Выберите Правила автоматического создания и обновления записей .

4. Чтобы создать правило создания и обновления записи, выберите Новый .

   -ИЛИ-

   Чтобы изменить существующее правило, в списке правил выберите и откройте правило, которое вы хотите изменить.

5. Введите или измените информацию в полях.

   Наведите курсор на метки полей, чтобы увидеть, что вводить:

   • Имя . Введите название правила.

   • Тип источника . В раскрывающемся списке выберите действие, являющееся источником записи.

   • Очередь . Выберите очередь, к которой применяется правило. Входящая активность поступает в очередь, а затем действующее правило и элемент правила применяется для создания или обновления записей.

     Вот несколько моментов, которые следует учитывать:

     • Для всех действий и настраиваемых действий, кроме электронной почты, указывать очередь необязательно. Для всех таких действий у вас может быть только одно правило со связанной очередью и одно правило без связанной очереди, действующее в любой момент времени. Например, для типа источника «Социальная активность» у вас может быть два активных правила: одно с указанной очередью, а другое без очереди.

     • Если вы выбрали электронную почту в качестве типа источника для этого правила, вы не сможете активировать правило, пока не выберете очередь.

     Примечание

     Вы можете связать только одно правило каждого типа источника с определенной очередью. Например: если вы создаете правило для преобразования электронного письма в обращение, убедитесь, что вы указали адрес электронной почты для этой очереди. В противном случае автоматическое создание записи для электронной почты не сработает. Подробнее: Создание или изменение очереди

6. Выбрать Сохранить .

Установить свойства канала

1. В разделе Свойства канала в поле Дополнительные свойства выберите группу свойств канала.

   Примечание

   Когда вы выбираете группу свойств для правила создания и обновления записи, вы можете использовать элементы свойств группы свойств канала в условиях элемента правила или при установке свойств для целевой записи. После активации правила вы не сможете удалить или изменить выбранную группу свойств. Вы можете выбрать другую группу свойств только после удаления элементов свойств предыдущей группы свойств, на которые указывает ссылка, из элементов правил. Если вы попытаетесь выбрать новую группу свойств, не удаляя ссылки на свойства предыдущей группы свойств, вы увидите ошибку.

Дополнительные сведения о создании групп свойств каналов и добавлении к ним свойств см. В разделе Настройка свойств каналов далее в этом разделе.

Установить условия электронной почты

Если тип источника для правила установлен на Электронная почта , укажите условия для преобразования электронной почты в целевую запись.

1. Создание записей для электронной почты от неизвестных отправителей . Если вы установите этот флажок, все сообщения электронной почты от неизвестных отправителей (отправителя, адрес электронной почты которого отсутствует в каких-либо записях) преобразуются в новые записи (в соответствии с заданными вами условиями).Для этого неизвестного отправителя также создается контактная запись.

   Примечание

   Dataverse определяет, какую запись создать, на основе сущности, выбранной на шаге Create Record в разделе Actions .

   Если этот флажок не установлен, записи создаются только для сообщений электронной почты, отправителями которых являются контакт или учетная запись.

   Этот параметр в сочетании с параметром Автоматически создавать записи в Dynamics 365 for Customer Engagement в личных параметрах владельца правила определяет, будет ли создана запись обращения и контакта (см. Раздел Настройка личных параметров).

2. Создайте обращение, если для клиента существует действующее право. Если вы установите этот флажок, обращение будет создано только в том случае, если для клиента существует активное право.

   Если отправителем электронного письма является контакт с родительской учетной записью, запись создается, если родительская учетная запись контакта имеет действующее право, и контакт указан в разделе Контакты разрешения или если Контакты раздел пусто (что означает, что право распространяется на все контакты клиента).

3. Создание обращений для действий, связанных с решенным обращением . Если вы установите этот флажок, обращение будет создано, если электронное письмо связано с решенным обращением. Если электронное письмо связано с активным обращением, новое обращение не будет создано. Однако, если электронное письмо связано с отмененным обращением, будет создано новое обращение.

4. Создать обращение, когда обращение, связанное с действием, разрешено с . Если вы установите флажок Создать обращения для действий, связанных с решенным обращением , выберите здесь продолжительность.Обращение создается только в том случае, если обращение разрешено раньше указанного вами срока. Если входящее электронное письмо связано с делом, разрешенным позже указанного срока, входящее электронное письмо связывается с существующим решенным делом; новое дело не будет создано.

5. Отправить клиенту автоматический ответ по электронной почте о создании записи . Установите этот флажок, если вы хотите автоматически отправлять ответы по электронной почте отправителю электронной почты после создания целевой записи для электронной почты.

6. Выберите шаблон электронного письма для ответа клиенту. Если вы установите флажок Отправить автоматический ответ по электронной почте клиенту при создании записи , выберите шаблон электронной почты (глобальный шаблон электронной почты или шаблон электронной почты любого типа). Если вы не выберете шаблон, автоматический ответ не будет отправлен.

   Примечание

   При сопоставлении входящего сообщения электронной почты с полем, не поддерживающим HTML, следует удалить содержимое HTML из сообщения электронной почты, чтобы текст был совместим с Dynamics и содержимое можно было просматривать без тегов HTML.& gt;] * & gt; чтобы отфильтровать HTML-теги из электронного письма перед его сопоставлением с полем. Обратите внимание, что использование этого подхода приведет к безвозвратному удалению тегов из содержимого. 2. Если вы хотите сохранить HTML-код сообщения электронной почты, но не хотите, чтобы он отображался, настройте CSS поля для использования узла DOM textContent, чтобы браузер отображал в форме только текст из сообщения электронной почты. Обратите внимание, что эти настройки не поддерживаются Microsoft. Попробуйте их в своей среде песочницы, чтобы избежать потери производственных данных.

Установить условия социальной активности

Если тип источника для правила установлен как Социальная активность, укажите условия для преобразования социальной активности в целевую запись.

1. Создание записей для заблокированного социального профиля . Если вы установите этот флажок, целевая запись будет создана или обновлена ​​для сообщений в социальных сетях (социальных действий) из заблокированных вами социальных профилей.

   Примечание

   социальных сообщений отображаются в приложении как социальные действия.

2. Создавать записи только для личных сообщений . Если вы установите этот флажок, целевая запись создается только тогда, когда сообщения в социальных сетях отправляются как прямые или личные сообщения. Если снять этот флажок, будут созданы записи для всех сообщений в социальных сетях, включая общедоступные сообщения (временная шкала).

   Примечание

   Dataverse определяет, какую запись создать, на основе сущности, выбранной на шаге Create Record в разделе Actions .

Установить подробности создания записи

В разделе Укажите сведения о создании и обновлении записи выберите определение условий для создания или обновления записи и укажите свойства записи.

1. В поле Имя введите значимое имя для элемента правила.

2. В разделе Условия выберите запись, свойства канала, поля и операторы реляционного запроса, чтобы указать, когда должна быть создана или обновлена ​​целевая запись.

   Например, чтобы создать запись из социального сообщения (социальная активность) со значением тональности менее 3, оценкой влияния более 60 и хэштегами, содержащими SilverCreditCard, вы можете добавить следующие условия:

   Примечание

   Вы также можете использовать свойства канала в своих условиях.

   Вот элемент правила после добавления всех условий:

3. Добавьте шаги для создания или обновления записей для входящей активности, которая соответствует условиям, которые вы определили ранее.

   а. В разделе Действия выберите Добавить шаг > Создать запись .

   г. В поле Create выберите тип записи для записи, которую вы хотите создать из входящего действия. Например, если вы хотите создать обращение из социальной активности, выберите Дело .

   Примечание

   Если для входящего действия задан объект «В отношении», и если сущность объекта «В отношении» и сущность, выбранная на этапе Создать запись , не совпадают, рабочий процесс не применяется, а действия, определенные в правиле, не выполняются.

   г. Выберите Установить свойства .

   Отображается форма сущности. Вы можете сопоставить поля целевой сущности с данными записи социальной активности, включая свойства канала. Некоторые сопоставления доступны по умолчанию: Заголовок дела, Клиент и Источник (выделены желтым).Стандартные сопоставления можно изменить, а новые сопоставления можно добавить с помощью элемента управления Form Assistant .

   Новая созданная запись будет автоматически установлена ​​как относящаяся к записи входящей активности. Существует только один объект, относящийся к социальной активности, поэтому в разделе Действия возможно только одно действие Создать запись .

   г. Чтобы добавить дополнительные действия, в разделе «Указать другие действия » выберите « Добавить этап > <действие>».Доступные действия: создать запись, обновить запись, отправить электронное письмо или запустить дочерний рабочий процесс.

   Дополнительные сведения о каждом из этих действий см. В разделе Настройка шагов рабочего процесса.

4. Выберите Сохранить и закрыть .

   Примечание

   • Типы данных «Набор параметров» и «Два варианта» не поддерживаются в условиях строкового типа.
   • Элементы свойств для каждого из поддерживаемых типов данных должны иметь значение по умолчанию. Это требование важно в сценариях, где у настроенных позиций свойств есть пустой входящий веб-запрос.В таких случаях элемент строки свойства при упоминании в рабочем процессе принимает значение по умолчанию.

Включите правило

Включите правило, чтобы можно было создавать или обновлять записи для входящих действий на основе определенных условий. Дополнительная информация: активировать или деактивировать правило.

Подсказка

Разработчики также могут применять правила задним числом к ​​входящим записям, которые могли быть пропущены во время редактирования правила.

Настройка свойств канала

Каждое действие по умолчанию или пользовательское действие имеет атрибут дополнительных параметров .Этот атрибут хранит полезную нагрузку JSON, полученную от внешнего приложения.

Эти параметры можно найти в поле Дополнительные параметры любой входящей операции.

Чтобы сохранить эту информацию в Dataverse и связать ее с правилом создания или обновления записи, вы можете определить свойства канала в группе свойств канала и связать их с правилом или совместно использовать их в нескольких правилах. Например, вместе с сообщением в социальной сети вы можете записать важную информацию о сообщении, такую ​​как рейтинг или оценка влиятельного лица.Рейтинг и оценка влиятельного лица — это свойства социального канала.

Создание групп свойств канала и добавление свойств канала

1. После сохранения формы правила создания и обновления записи в разделе Channel Properties в поле Additional Properties нажмите кнопку поиска, а затем выберите New .

   Откроется форма группы свойств канала.

   Важно

   Запись группы свойств содержит несколько элементов свойств.

   Чтобы устранить эту проблему, сначала удалите свойства из условий и шагов, которые используют запись, а затем сохраните или активируйте правило.

2. Введите значимое имя для группы свойств, чтобы ее можно было легко идентифицировать при добавлении в любое правило создания или обновления записи.

3. Поле Тип источника будет автоматически установлено на тип источника правила создания и обновления записи.

4. Выбрать Сохранить .

5. В разделе Channel Properties выберите + , чтобы добавить свойства канала для конкретной группы.

6. В форме Свойство канала введите следующее:

   а. Имя . Введите имя свойства в том виде, в котором оно отображается в полезных данных действия.

   Примечание

   Имя может содержать только буквенно-цифровые символы и символы подчеркивания и не должно быть длиннее 300 символов.

   Чтобы просмотреть свойства, полученные для действия, перейдите на страницу Продажи или Сервис или Маркетинг > Действия , откройте действие и просмотрите поле Дополнительные параметры .

   Примечание

   По умолчанию это поле недоступно в форме активности. Настройщик системы может добавить поле в формы действий. Поле будет содержать полезные данные JSON только тогда, когда внешнее приложение отправит их для действия.

   Важно

   • Создайте свойство канала для каждого имени из пары имя-значение, которое вы хотите использовать в своем правиле создания и обновления записи. Например, вы можете использовать impactScore в качестве имени свойства.
   • Информация в полезной нагрузке JSON не очень удобна для чтения. Чтобы сделать его более читабельным, вы можете использовать онлайн-анализатор JSON, который обеспечит лучший результат.
   • Группа свойств не поддерживает добавление вложенных значений в полезные данные JSON в качестве свойств канала. В следующем примере показано «FollowersCount» под пользовательским узлом в виде вложенной пары «ключ-значение» JSON.

   г. Тип данных . Выберите тип данных для свойства канала. Например, если свойством является оценка влияния, используйте тип данных как Целое число, поскольку его значение не может быть десятичным.

   Выбранный тип данных будет определять операторы реляционного запроса, когда вы используете свойство для определения условий в элементах правил создания и обновления записей. Dataverse поддерживает создание свойств только следующих типов данных: числа с плавающей запятой, одной строки текста и целого числа.

   Примечание

   • Тип данных «Набор параметров» и «Два параметра» поддерживаются в условиях строки типа. Вам нужно будет ввести значение набора параметров в условиях.
   • Dataverse устанавливает значение по умолчанию для элементов свойств для каждого из поддерживаемых типов данных.Это для сценариев, когда свойство канала используется в рабочем процессе, но входящая полезная нагрузка не имеет значения, предоставленного из внешнего канала; условия рабочего процесса, в которых упоминается свойство, используют по крайней мере следующее значение по умолчанию: String: «», Целое число: -2 147 483 648, Float: -1e + 011.

   г. Источник приложения . Введите имя приложения, с которым связано это свойство.

   г. Описание . Введите подробные сведения, чтобы подробнее объяснить, для чего это свойство.

7. Когда все будет готово, выберите Сохранить и закрыть .

   Вы можете увидеть все свойства в форме группы свойств канала.

Активировать правило создания и обновления записи

Чтобы любое правило создания и обновления записи применялось к соответствующему входящему действию, после добавления элементов правила необходимо активировать правило.

Для активации правила создания и обновления записи

1. Перейдите к Настройки > Управление услугами .

2. Выберите Правила автоматического создания и обновления записей .

3. Откройте правило, которое вы хотите активировать, и на панели команд выберите Активировать .

   Примечание

   Вы можете иметь два активных правила создания и обновления записей для любого типа источника, кроме электронной почты — одно с очередью, а другое без очереди. Для исходного типа электронной почты может быть активным только одно правило создания и обновления записей, и для этого правила должна быть указана очередь.

   После того, как правило станет активным, единственный способ изменить правило — сначала деактивировать его. Откройте правило и на панели команд выберите Деактивировать .

Управление автоматическим созданием и обновлением записей из очереди формы

Вы также можете создать или управлять автоматическим созданием записи и правилом обновления из формы очереди. Для этого откройте запись очереди и на панели команд выберите Параметры преобразования действий по электронной почте или Параметры преобразования действий в социальных сетях .

Дополнительная информация: Создание или изменение очереди

Рекомендации по обновлению

Вот несколько вещей, которые вам следует знать, если вы обновляетесь до последней версии и у вас есть существующие правила создания обращений для электронной почты и социальной активности.

Существующие правила до обновления	Что происходит с правилами после обновления?
Правило, в котором есть элементы правила с определенными условиями и свойствами	— Правило и элементы правил обновляются, а свойства и условия в существующих элементах правил сохраняются. — Создан новый элемент правила с пустыми условиями. Добавлен новый шаг создания записи (с выбранным случаем) с нестандартным сопоставлением свойств. Элементы правила применяются в порядке, и вновь созданный элемент правила считается последним в порядке.
Правило, в котором есть элементы правила с условиями, но не определены свойства	— Правило и элементы правил обновлены, а условия в элементах правил сохранены. — Создан новый элемент правила с пустыми условиями.Добавлен новый шаг создания записи (с выбранным случаем) с нестандартным сопоставлением свойств. Элементы правила применяются в порядке, и вновь созданный элемент правила считается последним в порядке.
Правило, в котором есть элементы правила без определенных условий или свойств	— Правило и элементы правил обновлены. — Создан новый элемент правила с пустыми условиями. Добавлен новый шаг создания записи (с выбранным случаем) с нестандартным сопоставлением свойств.Элементы правила применяются в порядке, и вновь созданный элемент правила считается последним в порядке.
Правило, в котором есть элементы правила со свойствами, но не определены условия	— Правило и элементы правила обновляются, а свойства в элементах правила сохраняются. — Создан новый элемент правила с пустыми условиями. Добавлен новый шаг создания записи (с выбранным случаем) с нестандартным сопоставлением свойств. Элементы правила применяются в порядке, и вновь созданный элемент правила считается последним в порядке.
Правило без элементов правила	— Правило обновлено. — Создан новый элемент правила с пустыми условиями. Добавлен новый шаг создания записи (с выбранным случаем) с нестандартным сопоставлением свойств. Элементы правила применяются в порядке, и вновь созданный элемент правила считается последним в порядке.
Активное правило создания обращения для социальных сетей или источников электронной почты с указанной очередью	Все такие правила будут обновлены в активном состоянии.
Активное правило создания обращения для социальных сетей или источников электронной почты без указания очереди	Все такие правила будут обновлены и деактивированы. Это связано с тем, что даже в Dynamics CRM Online Spring ’14 правило создания дела без очереди не применялось и не создавало никаких записей.

Рекомендация по обновлению решения

Перед обновлением решения выполните следующие действия:

1. Отключите правила создания и обновления записей, которые используются в предыдущей версии решения.Состояние правил создания и обновления записей изменится на черновик.

2. При необходимости обновите свое решение.

3. После успешного обновления решения активируйте правила создания и обновления записей, если это необходимо.

См. Также

Создание правил для автоматической маршрутизации обращений

Создать или изменить очередь

Europe правила, согласно которым работодатели должны иметь объективную, надежную и доступную систему для учета ежедневного рабочего времени — Arthur Cox LLP

В деле Federacion de Servicios de Comisiones Obreras против Deutsche Bank SAE испанский профсоюз подал групповой иск в Высокий суд Испании с требованием признать, что Deutsche Bank был обязан регистрировать ежедневное рабочее время своих сотрудников. .Однако в соответствии с испанским законодательством и прецедентным правом нет требования вести «нормальный» учет рабочего времени — есть только требование вести учет ежемесячных сверхурочных часов.

В этом деле Высокий суд Испании выразил сомнение в том, что применяемый в Испании подход соответствовал законодательству ЕС, и отметил, что в любом случае для определения количества отработанных сверхурочных часов необходимо знать количество отработанных часов в обычном режиме. Высокий суд Испании направил жалобу в CJEU, по сути, с вопросом о том, не препятствуют ли Директива о рабочем времени, Директива по охране здоровья и безопасности на рабочем месте и Хартия основных прав Европейского Союза государствам-членам иметь национальный закон, который не требует от работодателей проводить ежедневные измерения. рабочее время.

Решение суда

В распоряжении CJEU:

1. Целью Директив является обеспечение защиты условий жизни и труда рабочих, а также их здоровья и безопасности. Таким образом, государства-члены обязаны обеспечивать работникам минимальные ежедневные и еженедельные периоды отдыха и ограничение еженедельного рабочего времени.
2. Работники являются более слабой стороной в трудовых отношениях, и необходимо препятствовать тому, чтобы работодатель имел возможность наложить ограничение на их права.
3. При отсутствии системы измерения суточного рабочего времени невозможно:
   • для объективного и достоверного определения количества отработанных часов, времени выполнения этой работы и количества часов, составляющих сверхурочную работу;
   • для работников, чтобы обеспечить соблюдение их прав в соответствии с Директивой о рабочем времени.
4. Государства-члены должны принять все меры, необходимые для обеспечения соблюдения минимальных периодов отдыха и предотвращения превышения максимального еженедельного рабочего времени.
5. Государства-члены « должны требовать от работодателей создания объективной, надежной и доступной системы, позволяющей измерять продолжительность рабочего дня, отработанного каждым работником каждый день ».
6. Эффективная защита безопасности и здоровья работников не должна подчиняться чисто экономическим соображениям, т.е. работодатели обязаны создать систему для ежедневного учета рабочего времени независимо от затрат.
Национальные суды
7. государств-членов должны толковать национальное законодательство в максимально возможной степени для достижения цели европейских директив.

Воздействие на работодателей в Ирландии

Ирландские работодатели уже обязаны хранить записи в течение 3 лет, чтобы продемонстрировать соблюдение обязательств по рабочему времени:

• Записи должны показывать в отношении каждого сотрудника количество дней и общее количество часов, отработанных за каждую неделю; любой отпуск, предоставляемый каждую неделю; и любая дополнительная заработная плата, полученная в связи с государственными праздниками.
• Предполагается, что работодатели будут иметь средства электронного учета или вручную использовать форму OWT1 или аналогичный бумажный формат.
• Работодатели не обязаны записывать перерывы для отдыха при условии, что они используют электронную систему учета или форму OWT1; и сотрудники информируются об их законных правах на перерывы для отдыха и о процедурах, с помощью которых они могут уведомить своего работодателя, если они не смогли сделать перерыв.
• Работодатели, которые не ведут надлежащий учет рабочего времени, виновны в совершении правонарушения и подлежат наказанию в порядке суммарного судимости наложением штрафа в размере до 2500 евро.

По нашему опыту, несмотря на положения действующего законодательства, описанные выше, ряд работодателей не ведет надлежащий учет рабочего времени.

Хотя сотрудники не могут предъявить конкретные претензии в связи с неспособностью вести учет рабочего времени, их стоит вести (i) во избежание обвинительного приговора и штрафа; и (ii) в противном случае бремя доказательства того, что конкретное положение о рабочем времени было соблюдено при смене, возлагается на работодателя.