Как правильно организовать свою деятельность: Как научиться правильно организовывать свою деятельность

Содержание

10 простых, но работающих советов

Правильные инструменты для работы

Чтобы освоить азы тайм-менеджмента, вам необходимо запастись правильными инструментами для работы. Впрочем, этот совет пригодится вам во всех сферах жизни, поэтому точно не будет лишним. Потратьте время, чтобы купить хороший ежедневник (я предпочитаю с пронумерованными крупным шрифтом датами и ленточной закладкой), цветные клейкие стикеры, маркеры, блокнот с отрывными листами, хорошую ручку. В обязательном порядке вам понадобится приложение «Календарь» и «Таймер».

Упрощение

Не выбирайте сложные пути, поэтому откажитесь от ведения электронного ежедневника или приложения «Напоминание». По своему опыту знаю, что когда под рукой находятся ежедневник, блокнот и ручка, тратится в два раза меньше времени на заполнение. Еще один очевидный минус гаджетов: пока вы загружаете нужное приложение, вы упустите гениальную мысль, которая только что пришла к вам в голову.

Откажитесь от идеи приобрести умные часы

Умные часы на вашей руке – это не обязательный инструмент для управления временем. Вряд ли этот модный гаджет увеличит ваши интеллектуальные способности в глазах других людей. Но если вы придете на встречу и достанете из сумки стильный ежедневник и ручку, окружающие немедленно подумают о высоком уровне вашего профессионализма.

Держите свое место в чистоте

Отсутствие признаков беспорядка на рабочем столе станет благодатной почвой для достижения целей. Без сожаления расстаньтесь с вещами, которые вы не используете, переместите старые документы в архивные файлы. Творческий беспорядок хорош только при рождении шедевров живописи и поэзии. У чистого рабочего места есть еще один несомненный плюс: вы значительно экономите время на поиски нужных вещей.

Составление списков дел

В течение дня вам предстоит сделать много дел. Какие-то из них будут важными, а какие-то второстепенными. Только представьте, сколько информации придется удерживать вашему мозгу, если вы не будете составлять списки! Терпеть не можете упорядоченность? Упростите себе задачу, не расписывая по времени каждое дело. Это даст возможность сохранять спокойствие и ничего не упустить из вида.

Предварительное планирование

Заранее планируйте свой день. Это позволит сэкономить время и нервы. Даже пятиминутный просмотр записей в ежедневнике позволит избежать стресса и перегруженности. В вашей голове поселится уверенность в том, что вы держите в руках нити управления над своей жизнью.

Ранний подъем

Все мы знаем эту поговорку: кто рано встает, тому Бог подает. Ранние утренние часы могут быть самыми продуктивными. Ваш мозг работает на высокой скорости и еще не перегружен усталостью. Возьмите за правило вставать раньше на час. В это время вы можете сделать что-то полезное для себя или заняться планированием на ясную голову.

Не позволяйте спонтанным событиям вклиниваться в ваши планы

Помните, что ни одно событие не должно вклиниться в ваши существующие планы. Назначайте встречи в соответствии с вашим существующим графиком. Даже если партнеры убеждают вас в срочности мероприятия, вы должны быть непреклонны.

Учимся на успехах и неудачах первого: плюсы быть «вторым игроком» на рынке

Наносит ущерб компании: влияние кумовства на бизнес и как с ним бороться

Окупаемо, без конкурентов: как открыть бизнес чистки подушек

Контроль за временем в Сети

Современный человек не может обойтись без Интернета в рабочем процессе. В то же самое время Сеть заключает в себе много соблазнов. Держите под контролем время, которое вы проводите за общением с виртуальными друзьями, заставьте себя в определенные временные отрезки избегать каких бы то ни было отвлечений. Выключите раздражающие уведомления, не отвечайте на звонки, если вы заняты. Эффективная работа и прокрастинация являются злейшими врагами.

Умейте говорить «нет»

В действительности отказать кому-то не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. Просто подумайте о том, что помогая кому-то безвозмездно работать над проектом, вы лишае себя драгоценного времени, которое могли бы потратить себе во благо.

Следует понимать, что мы не говорим сейчас о ситуациях, которые требуют человеческого участия. Мы говорим о случаях, когда ленивые сотрудники ищут себе «безотказный буксир», который мог бы делать за них работу.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание

12 Марта, 2019
Инга Кайсина
0
Бизнес статьи

Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
Конфуций

2.

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

11 советов по организации и продуктивности

Сохранение организованности и продуктивности на работе поможет вам оставаться сосредоточенным и выполнять задачи вовремя.

Когда вы организованы и продуктивны, вы можете расставлять приоритеты в работе и добиваться успехов, что способствует вашему карьерному росту и успеху. Существует несколько вариантов организации ваших обязанностей и задач в зависимости от вашего стиля работы.

Рассмотрите следующие способы оставаться организованным на работе:

1. Ставьте цели

Достижимые цели помогут вам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Когда вы устанавливаете конкретные цели с шагами и временной шкалой, вы можете организовать свою работу в более управляемые задачи. Создавайте как долгосрочные, так и краткосрочные цели и добавляйте контрольные точки в свой календарь, чтобы быть уверенным, что вы не отстаете от задачи.

2. Отслеживание прогресса

Чтобы убедиться, что вы достигаете своих целей в отведенное время, попробуйте отслеживать свой прогресс. Отслеживание прогресса также может помочь вам определить, когда вы наиболее продуктивны . Например, вы можете заметить, что успеваете больше в начале недели или по утрам. С помощью этой информации вы можете решить, когда работать над наиболее важными задачами.

Некоторые подходы к отслеживанию вашего прогресса включают регистрацию отработанного времени, подсчет часов, потраченных на проект, и блокирование периодов дня, когда вы выполняете задачи.

3. Используйте повестку дня

Повестка дня — отличный инструмент для оценки вашей организации труда и производительности. При использовании планировщика записывайте конкретные события и их детали на протяжении дней, недель и месяцев. Эта стратегия информирует вас о предстоящих встречах и сроках выполнения в вашем расписании. В результате вы с большей вероятностью достигнете своих целей и запомните конкретные события.

Есть много типов повестки дня. В некоторых программах есть место на каждый день, а в других — на неделю или месяц. Подумайте, какой планировщик лучше всего подойдет вам и вашей работе. Если вы часто работаете за компьютером, рассмотрите возможность использования цифрового плана для добавления событий к определенным датам.

4. Создание списков дел

Списки дел — это простые, но очень эффективные списки, помогающие поддерживать продуктивность в течение дня. Используйте списки дел, чтобы записывать важные задачи, которые вы хотите выполнить. Постарайтесь организовать свою работу на основе срочности. Например, вы можете добавить то, что вам нужно сделать к концу дня, вверху списка, а то, что может подождать до следующего дня, внизу.

Вы можете записать свои списки дел на стикерах или в блокноте. При использовании этого подхода подумайте, как организовать свой список дел. Например, используйте цветные ручки, чтобы различать элементы, например, синюю ручку для обозначения собрания команды и красную ручку для обозначения срочных обязанностей.

5. Практикуйте подотчетность

Когда вы берете на себя ответственность, вы анализируете свой список дел, оцениваете свой прогресс в достижении целей и определяете способы улучшить свою работу. Регулярно проверяйте себя, чтобы определить свой прогресс и найти области, которые вы можете одобрить. Вы также можете разработать систему подотчетности со своими коллегами, проводя регулярные встречи друг с другом.

6. Ограничьте отвлекающие факторы

На организованном рабочем месте намного легче сосредоточиться на работе в течение длительного времени. Когда вы ограничиваете отвлекающие факторы, вы сохраняете свое внимание на текущей задаче. Ограничьте отвлекающие факторы, организовав свое пространство и упорядочив его. Держите обычные отвлекающие факторы, такие как телефон, на своем столе или в другой комнате.

7. Включите таймер

Следите за тем, сколько времени вы тратите на различные задачи, чтобы увидеть области, в которых вы можете лучше использовать свое время. Когда вы начинаете и заканчиваете задачу, запускайте и заканчивайте свой таймер. Рассмотрите возможность использования приложений для хронометража, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на определенные задачи. В конце недели подумайте о том, как вы используете время, и будьте более продуктивны. Например, вы можете попробовать ограничить количество времени, которое вы тратите на проверку электронной почты, если замечаете, что у вас не так много времени для выполнения других приоритетных задач.

8. Содержите окружающую среду в чистоте

В организованном офисе вы быстро находите расходные материалы и материалы, что делает ваш рабочий процесс более последовательным. Поддержание чистоты включает в себя размещение предметов на своих местах, дезинфекцию стола чистящими салфетками и открытие окон для свежего воздуха. Чистая среда — это комфортная среда, которая облегчает продуктивную работу.

Наведение порядка на рабочем месте — важная часть поддержания чистоты и порядка. Раз в неделю или месяц проводите инвентаризацию своего рабочего места и убирайте все предметы, которыми вы не пользуетесь ежедневно. Выбросьте все устаревшие списки дел и отложите выполненную работу в архив.

9. Используйте метки

Ярлыки — это практичный подход к организации ваших файлов. Четко пометьте каждый файл и расположите их так, как вам удобно. Например, вы можете управлять своими файлами в алфавитном порядке или по годам.

Используйте этот подход и для цифровых файлов. Файлы и папки с четкими метками на вашем компьютере гораздо легче найти без необходимости их долгого поиска.

10. Сортируйте свою электронную почту

Многие специалисты используют электронную почту для общения друг с другом, и в результате ваш почтовый ящик может быть переполнен электронными письмами. Сортировка писем позволяет избежать беспорядка в папке «Входящие» и помогает быстрее находить важные письма.

Создавайте цифровые папки в своей электронной почте, чтобы сортировать все ваши сообщения. Папки классифицируют ваши электронные письма в соответствующем месте. Пометка электронных писем напоминает вам о необходимости отвечать отправителям и хранить важные электронные письма в одном месте.

11. Делайте перерывы

Перерывы — важный способ сосредоточиться и оставаться продуктивным. Перерывы поддерживают вашу мотивацию, потому что вы избегаете переутомления в течение короткого периода времени. В результате вы часто можете работать дольше. Во время перерыва прогуляйтесь или перекусите. Обязательно отдохните от рабочего места, чтобы полностью сфокусироваться.

Как планировать и организовывать работу | Малый бизнес

Автор: Кимберли Леонард Обновлено 5 февраля 2019 г.

Владельцы бизнеса знают, что продуктивность повышается с эффективностью сотрудников. Помогая членам команды планировать и организовывать рабочие действия, устанавливать рутины, давать указания о том, как расставлять приоритеты в повседневных задачах и справляться с потенциальными препятствиями. Когда сотрудники организованы, меньше времени уходит на то, чтобы придумать, что делать дальше. Конечным результатом является снижение потерь времени, повышение эффективности и повышение производительности. Сохраняйте планирование и организацию рабочих операций простыми, чтобы максимизировать эффективность.

Определение конкретных задач

Обдумывайте все необходимые задачи в течение дня. Не беспокойтесь об организации на этом этапе. Подумайте обо всем, что происходит в течение дня, когда вы входите в дверь, готовите кофе и входите в компьютер. Если телефоны необходимо включить из голосовой службы, включите это вместе с проверкой сообщений.

Подумайте о хранении, измельчении и любых инвентаризационных задачах, которые возникают регулярно. Этот сеанс мозгового штурма станет основой для ежедневного плана деятельности.

Расставьте приоритеты и последовательность задач

Группируйте задачи вместе. Могут быть задачи, которые необходимо выполнять в определенной последовательности или вместе. Например, при открытии офиса может потребоваться ряд действий: открыть дверь, отключить сигнализацию, выключить голосовую почту, проверить сообщения и приготовить первую чашку кофе. Просмотрите весь список задач мозгового штурма и сгруппируйте связанные задачи.

Когда у вас есть сгруппированные списки, которые могут варьироваться от задач открытия, закрытия, продаж и обслуживания, установите приоритетные элементы. Перепишите каждый сгруппированный список в порядке приоритета. Например, приоритетом службы может быть возврат всех телефонных сообщений в течение первого часа после открытия. Звонок поставщику по поводу изменений запасов может не быть первоочередной задачей с утра.

Установите реалистичные расписания

Есть некоторые сгруппированные задачи, которые необходимо выполнять в определенное время дня. Например, открывать и закрывать задачи нельзя в середине дня. Тем не менее, другие задачи имеют гибкий график. Разбейте день на части, чтобы установить распорядок дня. Например, первый час дня можно посвятить ответным сообщениям с голосовой почты и электронной почты. Следующий час можно посвятить задачам, связанным с продажами, а следующие часы до обеда зарезервировать для встреч с клиентами.

Подумайте, когда лучше всего заниматься. Например, если вам нужно больше энергии для написания предложений, может быть лучше поместить эту задачу в начале дня и оставить менее энергоемкие задачи на более позднее время дня, когда ваша энергия ниже. Установите реалистичные сроки выполнения задач. Например, если вы знаете, что обработка заказов и их отправка в тот же день занимает не менее двух часов, не давайте себе последние два часа до крайнего срока доставки, чтобы выполнить задачу; установить этот приоритет ранее в тот же день.

Устранение потенциальных отвлекающих факторов

Каждый рабочий день сталкивается с множеством потенциальных отвлекающих факторов. Личные сотовые телефоны, текстовые сообщения, мгновенные сообщения, социальные сети и интернет-серфинг — огромные отвлекающие факторы, но не единственные. Чрезмерные перерывы на кофе и разговоры с коллегами также значительно снижают производительность. Установите время перерыва и выключите все устройства, которые потенциально могут отвлекать от выполнения задач.

Будьте реалистичны в отношении проверки устройств и разговоров с коллегами, но развивайте дисциплину, чтобы ограничить это определенным временем дня. Некоторые люди даже отключают уведомления по электронной почте, устанавливая определенное время для чтения и ответа на электронную почту, сосредотачивая энергию на неотложных задачах, а не пытаясь работать в режиме многозадачности.

Справочные материалы

Формула успеха на собеседовании: советы по расстановке приоритетов, организации и планированию своей работы
Предприниматель: 10 простых советов по продуктивности для организации рабочей жизни
Повышение квалификации в военно-морском флоте: планирование и организация

Обладая более чем 15-летним опытом владения малым бизнесом, включая владение агентством государственной фермы в Южной Калифорнии, Кимберли не понаслышке понимает потребности владельцев бизнеса. Когда Кимберли не пишет, она любит гоняться за водопадами со своим сыном на Гавайях.