Пример заполнения трудовой книжки – Заполнение трудовой книжки — образец 2018, инструкция, правила, пример

Заполнение трудовой книжки 2018, образец и правила оформления

Заполнение трудовой книжки четко регламентируется законодательством, поскольку это основной документ, содержащий сведения о работе и подтверждающий страховой стаж.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Основной документ, который регулирует оформление трудовой книжки это Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда за № 69 от 10.10.2003 года.

На основании ее указаний будет происходить и заполнение трудовой книжки в 2018 году.

Основные правила заполнения трудовой книжки:

1. В трудовую вносятся данные работника (ФИО, образование, сведения об изменении личных данных).
2. В соответствующие разделы вносится информация о работе (наименование работодателя, дата приема, должность, переводы, дата и основания для увольнения).
3. Сведения о поощрениях.
4. Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую не вносят. Исключение составляет случай, когда увольнение является наказанием.
5. Трудовая книжка заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений.
6. Все записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами, другие цвета использовать нельзя.
7. Исправлять путем зачеркивания можно только данные, находящиеся на титульном листе.

Все требования обязательны для исполнения. В противном случае считается, что трудовая книжка заполнена неверно, что может повлечь за собой негативные последствия, как для владельца, так и для работодателя допустившего ошибку.

Данные на титульном листе

На титульном листе трудовой книжки указываются следующие данные:

1. ФИО работника, вносится полностью, так, как эти данные указаны в паспорте.
2. Дата рождения.
3. Образование, указывается только его степень (высшее, среднее и т.д.), без указания учебного заведения.
4. Профессия или специальность работника.
5. Дата заполнения трудовой книжки.
6. Подпись работника.

Все личные данные работника заверяются подписью лица, которое ведет трудовые книжки и печатью организации, если таковая имеется.

Правила заполнения трудовой книжки

Все сведения в трудовую книжку вносятся строго в соответствии с требованиями законодательства. В ней не допускаются никакие сокращения, ни в одном из разделов.

Сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности вносятся в следующем порядке:

1. Указывается полное наименование организации – работодателя. Ниже указывается сокращенное наименование при его наличии. Запись, содержащую название не нумеруют.
2. Затем ставится порядковый номер, дата приема, указывается должность, на которую принимается работник и реквизиты приказа о приеме на работу. Если сотрудник принимается в одно из подразделений работодателя, это также указывается здесь, а не добавляется к наименованию организации.
3. Далее могут указываться такие сведения: перевод работника, переименование должности, переименование работодателя либо смена его организационно-правовой формы и т.д. Все вносимые записи нумеруются, ставится дата, когда указанные изменения вступили в силу и реквизиты документа, которыми они были утверждены.

Помимо этого, по просьбе работника, могут быть внесены данные о работе по совместительству, как в другой организации (внешнее совместительство), так и о работе в данной организации (внутреннее совместительство).

Достижения и награды

Для того чтобы вносить сведения о награждениях, в трудовой выделены отдельные странички (сведения о награждения).

Записи в этот раздел производятся в следующем порядке:

1. Указывается наименование организации, точно также как и в сведениях о работе.
2. Далее ставится порядковый номер и указывается дата, вид поощрения и документ, согласно которому работник был награжден.
3. Печатью и подписью ответственного лица данные записи не заверяются.

Восстановление в должности

Если работник оспорил свое увольнение и был восстановлен в должности, внести эти сведения в трудовую можно двумя способами:

1. Признать запись об увольнении недействительной, внеся ниже соответствующую запись.
2. Выдать работнику дубликат трудовой, в котором будет отсутствовать неправильная запись.

Важно! Законодатель не устанавливает, каким именно образом вносить изменения, но указывает, что по желанию работника ему должен быть выдан дубликат в случае признания записи об увольнении недействительной.

Увольнение

В записи об увольнении в обязательном порядке должны присутствовать следующие данные:

1. Порядковый номер.
2. Дата увольнения.
3. Основания для увольнения, внесенные строго в соответствии с ТК РФ или другими законодательными актами.
4. Реквизиты приказа или иного документа об увольнении.

После записи об увольнении ставится подпись ответственного лица (руководителя) и печать.

Работника нужно ознакомить с записью об увольнении.

Смерть сотрудника

В случае смерти сотрудника в трудовую вносится запись об увольнении по этому основанию (в ТК предусмотрен отдельный пункт).

Запись производится по правилам, которые установлены для всех остальных записей о расторжении трудового договора.

Исправление ошибок и внесение изменений в Трудовую книжку

В случае, когда в трудовой были обнаружены ошибки, необходимо их исправить. Исправления проводятся следующими способами:

1. Если ошибка допущена на титульном листе при заполнении трудовой, то такой бланк списывается как испорченный и заполняется новый. Если ошибка обнаружена позже, то неправильная запись зачеркивается, а сверху указывается правильная.
2. Если ошибки обнаружены в других разделах, то зачеркивать такие записи категорически запрещается. Их признают недействительными и вносят правильную редакцию. Все вышеуказанные записи нумеруются сквозной нумерацией.

Исправления могут вноситься как организацией допустивший ошибку, так и работодателем, у которого работник трудится в настоящий момент.

Переименование компании

Если ошибка допущена в наименовании организации, то ставится запись об этом и вносится правильное название. Данная запись не нумеруется.

Правила заполнения вкладыша

В случае, когда в одном из разделов трудовой книжки заканчиваются строки для внесения записей оформляется вкладыш. Его заполнение производится по тем же правилам, что и трудовая книжка.

После заполнения вкладыша запись об этом ставится на титульном листе трудовой.

Как делают записи ИП

Законодательные нормы не делают каких-либо оговорок касательно правил заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями. Поэтому все записи делаются с соблюдением общих правил.

Законодательная база

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года за № 225 «О трудовых книжках» — устанавливает основные правила ведения трудовых книжек работодателем.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 – правила внесения в трудовую книжку информации о работе и прочих сведений.

truddogovor.ru

Заполнение трудовой книжки в 2019 году: образцы

Представляем готовые образцы заполнения трудовых книжек в 2019 году, которые подготовлены в строгом соответствии с ТК РФ.

Трудовики начали штрафовать бухгалтеров и кадровиков за ошибки в заполнении трудовых книжек. Журнал «Упрощенка» поможет исправить ошибки без штрафов:

За эти ошибки в трудовых книжках оштрафуют

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Министерством труда  социального развития РФ от 10 октября 2003 года  № 69.

По Инструкции:

• записи дат во всех разделах должны производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 25 декабря 2017 г. в трудовой книжке делается запись: «25.12.2017»

• для внесения записей используется перьевая, гелевая или шариковая ручка черного, синего или фиолетового цвета
• сокращения не допускаются

Например, «пр.» вместо «приказ» и т.д.

• в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не разрешается зачеркивать записи, внесенные ранее (даже если они являются недействительными)

Даже маленькая опечатка в трудовой — повод для ПФР не засчитать стаж работника, посмотрите, какие ошибки могут быть опасными, в статье Нестыковки, которые надо исправить в трудовых книжках.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

В случае необходимости изменения какой-либо записи необходимо после последней из них указать последующий порядковый номер, дату внесения новой записи, а затем в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого необходимо внести данные так, как требуется. Например: «Принят по такой-то профессии (должности)». Затем в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую работу и т.д.

Если запись об увольнении в трудовой книжке недействительна

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат».

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Электронные трудовые книжки

Идея перехода на электронные трудовые книжки обсуждалась достаточно долго, ведь очевидно, что трудовая книжка на бумажном носителе неудобна как для работника, так и для работодателя. Более того, Пенсионный фонд РФ ежегодно тратит огромное количество времени для того чтобы перенести сведения из трудовой и обработать их. На основании вышеперечисленного,  пришли к мнению, что электронный документ действительно удачное решение.

Правительство РФ намерено разрешить использование как  «обычных», так и электронных трудовых книжек. В любом случае, переход будет производиться постепенно, и заполнение трудовых книжек на бумажном носителе все равно остается актуальным вопросом в 2019 году.

Образцы заполнения трудовой книжки в 2019 году

Далее предлагаем ознакомиться с образцами трудовых книжек для различных ситуаций. Обращаем внимание, что в трудовой нельзя писать статьи ТК РФ с сокращениями.

Печать в трудовой ставится только при наличии.

Как писать формулировки в трудовой книжке

ВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

НЕВЕРНО: Уволена связи с сокращением штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняет организация (ИП), работа в которой для работника стала первой в жизни. На титульном листе нужно написать ФИО работника, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения трудовой книжки, ставится подпись работника и подпись человека, который ведет в компании кадровый учет (кадровик, бухгалтер, руководитель или ИП). 

Внесение изменений в титульный лист

Для внесения изменений на титульном листе зачеркните неверное и справа напишите верную надпись по нашему образцу. Поставьте дату и подпись.

Прием на работу

Прием на работу оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе «сведения о приеме на работу…» напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Пример:

• Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
• Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Далее напишите, в какой отдел принята (если отдела нет, то формулировка — принят на должность…) и должность. Поставьте в крайней правой колонке дату и номер приказа.

Перевод на другую должность

Перевод на другую должность оформляется приказом. Образец книжки смотрите ниже.

Увольнение по собственному желанию работника

Увольнение оформляется в строгом соответствии с ТК РФ. При этом нужно написать, на основании какой статьи ТК РФ уволен работник. Если допустить ошибку здесь, то работник может оспорить увольнение в суде. Нельзя сокращать надпись.

Формулировка должна быть такая: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ниже этой надписи ставится подпись кадровика и подпись работника.

Обратите внимание, что при увольнении в книжке ставится подпись кадровика и работника.

Увольнение в связи с сокращением штата

Для увольнения по сокращению штата формулировка должна быть такой: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Ошибка в названии компании

В трудовой книжке вы указываете полное и сокращенное название компании в виде заголовка — до записи о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции № 69). Нестыковки в названии нужно исправлять, чтобы ПФР не лишил работника стажа в вашей компании. Название в книжке может отличаться от устава, если фирма внесла изменения в ЕГРЮЛ или ошибочно написала сведения.

Фирма сменила название. Напишите, что организация переименована, и укажите реквизиты документа, на основании которого фирма сменила название.

Вы ошиблись в названии. Если ошибочное название вы заполнили до записи о приеме на работу, то аннулируйте запись. Для этого сделайте запись без номера о том, что в наименовании допущена ошибка (см. образец 6 ниже). Неверное название зачеркивать нельзя.

www.26-2.ru

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: особенности заполнения | Сайт для бухгалтерів бюджетних установ

Все предприятия сталкиваются в своей деятельности с трудовыми книжками. Ведь на каждого работника нужно вести такую книжку. Но как вести, в каком порядке?

Об этом мы расскажем в сегодняшней статье.

Основные аспекты ведения ТК

На кого ведутся ТК? ТК ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица более 5 дней (ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58). ТК для совместителей ведутся только по месту основной работы (п. 1.1 Инструкции № 58). Причем запись о работе по совместительству делается по месту основной работы только по желанию работника — отдельной строкой (п. 2.14 Инструкции № 58). Об особенностях заполнения ТК на совместителей расскажем ниже.

Таким образом, записи в ТК вносит работодатель по основному месту работы. У него ТК и хранится, поскольку он ее ведет (исключение — работник у ФЛП: его ТК хранится у него; см. Почту недели на с. 46 этого номера).

Кто впервые заполняет работнику ТК? Первое заполнение ТК осуществляет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы. Если же лицо, нанимаемое на работу, уже работало ранее, оно должно предъявить новому работодателю уже открытую

ТК. Правда, узнать об этом факте работодатель может только от самого работника, поскольку обязанности или требования проверять такие данные у работодателя нет. Если работник уже имеет открытую ТК, но во время приема на новую работу скрывает этот факт, работодателю также придется завести ему новую ТК.

Лица, нанимаемые впервые и не имеющие ТК, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке. Бывшие военнослужащие предъявляют военный билет, а освобожденные с места отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении (п. 1.4 Инструкции № 58). Им работодатель оформляет ТК не позднее 5 дней после принятия на работу (ст. 48 КЗоТ). Наверняка имеются в виду календарные дни. Однако, исходя из того, что

ТК ведутся на всех работников, которые работают «более пяти дней» (ст. 48 КЗоТ), и с учетом того, что в п. 2.2 Инструкции № 58 отмечается о недельном сроке ее заполнения со дня принятия на работу, можно говорить, что в ст. 48 КЗоТ идет речь о рабочих днях, ведь при пятидневной рабочей неделе 5 рабочих дней как раз и будут недельным сроком.

Если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший рабочий день (ст. 241¹ КЗоТ). Этот факт нужно учитывать.

Как следует из разделов 6 и 7 Инструкции № 58, работодатель должен самостоятельно приобретать бланки ТК и заполнять их на работников, которые впервые принимаются на работу. Стоимость бланка взимается с работников (п. 6.1 Инструкции № 58). Из содержания п. 7.2 Инструкции № 58 следует, что работник должен внести средства за бланк в кассу работодателя. Хотя практикуют также удержание ее стоимости из зарплаты. Мы рекомендуем стоимость

ТК именно удерживать из зарплаты, а не получать в кассу, поскольку налоговики при проверках могут настаивать на необходимости проведения продажи ТК через регистраторы расчетных операций.

В случае, когда бланк ТК принесет сам работник, на первый взгляд, это может показаться нарушением порядка выдачи ТК. Но поскольку обязанность работодателя относительно выдачи ТК по первому месту работы четко не прописана ни в ст. 48 КЗоТ, ни в Инструкции № 58, вряд ли возможно рассматривать данный случай как нарушение порядка выдачи ТК. Поэтому, на наш взгляд, за это работодателя нельзя привлечь к ответственности.

На каком языке заполнять ТК? Согласно п. 2.1 и п. 4.1 Инструкции № 58 ТК заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. Вместе с тем Минтруда в своем письме от 19.10.05 г. № 09-488-к отмечает, что в соответствии со ст. 10 Конституции Украины и Законом Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI государственным языком является украинский, и ведение делопроизводства и заполнение трудовых книжек осуществляются на государственном языке. Поэтому, по мнению Минтруда, ТК должна заполняться согласно действующему законодательству,
т. е. на украинском языке.

На наш взгляд, нужно придерживаться норм Инструкции № 58 и заполнять ТК на двух языках. Таким образом, все записи в ТК дублируются на двух языках и заверяются отдельно оба текста. Однако, если ТК будет заполнена лишь на украинском языке, то от ответственности можно «открещиваться» письмом Минтруда от 19.10.05 г. № 09-488-к.

Например, если мы заполнили первую страницу данными о работнике ТК на украинском, то аналогичная страница под номером 33 должна быть заполнена такими же данными на русском. То же касается и других страниц и записей.

Какой ручкой выполняются записи в ТК? Записи выполняются ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 2.4 Инструкции № 58).

Какой формы должна быть ТК? Форма бланка ТК и вкладыша к ней утверждена постановлением № 301, а правила ее заполнения прописаны в Инструкции № 58. Однако если работник, нанимаемый на работу, ранее работал и предоставляет заполненную ТК прежнего формата (1938 или 1974 годов), менять ее на новую форму не нужно (п. 1 постановления № 301).

Если в ТК заполнены все страницы и она дополняется вкладышем (о вкладыше скажем ниже), то независимо от

buhgalter.com.ua

Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году

Когда человек поступает на официальную работу, все отметки касательно его приема и увольнения отражаются в основном документе — трудовой книжке.

Там можно узнать о том, какой имеется стаж, по каким причинам происходили увольнения, и прояснить информацию по поводу повышения квалификации, что также является вносимой в книжку информацией.

Сейчас в Российской Федерации котируются как старые, так и новые документы, но в любом случае нужно знать, как правильно производить их заполнение и избежать ошибок.

Когда открывается

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал более пяти дней, но при условии, что работа является основной.

Данное требование действует в отношении юридических лиц и для ИП, но исключением являются физлица, нанимающие на работу лиц.

Последние не имеют права ни вносить записи в трудовые книжки, ни заводить новые, если речь идет о людях, которые работают первый раз в жизни.

Кто в ответе за грамотность оформления

По Трудовому кодексу Российской Федерации и его статье 66, трудовая книжка составляется по специальной форме, и любые нарушения являются недопустимыми.

Ведь ошибки могут стать причиной проблем с трудоустройством человека в будущем, и исправление полностью будет обязанностью допустившего ошибки работодателя.

Чтобы избежать такого, нужно сразу сделать все качественно, и следить за отсутствием ошибок, в частности грамматических.

Процедура ведения и сохранения этих документов находится полностью в сфере ответственности работодателя, который к тому же обязан сам завести книжку при первом трудоустройстве человека.

Руководитель может заниматься заполнением самостоятельно, либо же передать такие полномочия кадровикам, а также секретарям.

Какой ручкой можно записывать

Касательно ручки, которой вносится информация, можно отметить, что особой разницы нет, ведь подойдет как перьевая, так и шариковая либо гелиевая разновидности этого инструмента.

Цвет текста может быть черным, синим или фиолетовым, но кроме этих нюансов есть и другие правила.

В частности, записи нельзя сокращать, а при необходимости исправлений строки не зачеркиваются, следует просто указать ниже об их недействительности и добавить правильную запись.

Любое внесение информации должно быть подтверждено документально, к примеру при повышении квалификации указываются реквизиты документа, подтверждающего обучение, а когда прием на работу или увольнение происходят по приказу руководства, то вводится номер и дата распоряжения.

Внести все записи при приеме на работу нужно в течение недели, а вот при увольнении вписать всю информацию обязательно следует в тот же день.

Инструкция с комментариями по заполнению (пример)

Трудовая книжка — это тот документ, в котором сохраняется вся информация о стаже человека и его навыках, а также профессиональной квалификации, на основании чего может производиться и дальнейшая трудовая деятельность.

Поэтому допускать неточностей и ошибок там ни в коем случае нельзя, но если это все же произошло, то следует знать и о том, как исправить такую неловкую ситуацию.

Сокращать статьи ТК РФ нельзя, и это правило, из-за нарушения которого может быть испорчен целый личный документ. Образец заполнения трудовой книжки в 2018 году можно скачать здесь.

Титульного листа

Главный лист данной книжки заполняет та организация, на которой человек начал работать впервые в жизни, ей же делается и первая запись.

На основной странице вписываются:

• ФИО сотрудника;
• дата рождения;
• полученный уровень образования;
• профессия;
• дата заполнения документа;
• подпись работника и ответственного на предприятии человека.

Если необходимо внести исправление, причем оно не обязательно будет производиться по причине ранее допущенной помарки, следует зачеркнуть неактуальную информацию и вписать рядом необходимые данные.

Слева будет чистый лист на обложке, там следует внести причину изменений на титульной странице, поставить должность, ФИО и подпись человека, вносившего коррективы в текст.

О приеме на работу

При приеме на работу информацию тоже нужно отразить правильно, для этого в левой графе ставится номер записи по порядку и дату ее осуществления.

В строке “Сведения о приеме на работу” нужно вписать название организации и ИП, причем как полное, так и сокращенное.

Далее пишется информация, касающаяся того, в какой отдел принят сотрудник, и на какую должность, теперь остается только поставить справа дату и номер приказа.

Сведения об образовании

Информация о том, какой уровень образования имеет человек, отражается прямо на титульной странице, и берется только из официальных документов, которые вместе с удостоверением личности являются основаниями для заполнения бумаг.

А вот повышения квалификации или прохождение курсов отражаются прямо в разделе сведений о работе, только в наименовании документа отражаются реквизиты свидетельства, а в самих сведениях говорится о сути изменений.

Перевод

Перевод на иную должность оформляется в виде приказа, в самой книжке следует отразить только ту должность, на которую состоялся перевод, а также на основании какого внутреннего распоряжения это происходит.

Больше никаких записей не делается, поскольку это исчерпывающая информация и именно с той даты человек начнет трудиться на другой должности.

Награждения

Для того, чтобы отражать поощрения сотрудников и присвоение им почетных званий, есть специальный раздел под номером 7, в котором есть строки для названия награды в соответствии с приказом.

Уточнений не нужно, достаточно того, что будет указан тип поощрения, к примеру премия или отпуск, основание, на котором это было предоставлено, и реквизиты документа, который был выпущен начальством для легализации похвалы.

При увольнении

Увольнение может быть по собственному желанию, сокращению штата, нарушению дисциплины или некоторым иным причинам, и это тоже отражается в трудовой.

Меняются только статьи ТК РФ, которые позволяют оформить освобождение от должностных обязанностей.

Формулировать текст нужно так, что трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с соответствующей статьей ТК РФ, справа как обычно ставится номер и дата внутреннего приказа, а вот ФИО кадровиков и самого сотрудника вместе с их подписями ставятся в графе сведений о работе ниже статьи Кодекса.

В случае с другими поводами меняется только начальная формулировка и статья ТК РФ, согласно которой действует работодатель.

Вкладыша

Вкладыши оформляются в тех случаях, когда основная трудовая книжка заканчивается, и в ней больше нет места для новых записей.

Ведь продолжать делать записи в разделе для поощрений нельзя, как и не допускается заводить вторую основную трудовую.

В ней ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера, либо же данная запись вносится черной или синей шариковой ручкой.

Информация, которая находится в основном и дополнительном документе, является одинаковой, но переносить ее не нужно, следует просто продолжать вести записи во вкладыше.

Дубликата

Заполнение дубликата не отличается от норм, которые предъявляются к трудовой документации основного характера, и различия состоят только в надписи или штампе “Дубликат” над названием документа на титульной странице, что обозначает копию.

В остальном заполнение и распоряжение книжкой не имеют каких-то особых нюансов.

Ответственность кадровых работников

За то, что в документе будут допущены ошибки, либо же в дальнейшем из-за нарушений владелец книжки получит проблемы с трудоустройством, будут нести ответ те специалисты, которые производили ее заполнение.

Не первая или особо серьезная ошибка может не только лишить их полномочий, но и привести к увольнению, но можно и наказать кадровика материально, если владелец книжки понес ущерб по его вине, конкретные меры зависят от тех норм, которые прописаны во внутренних нормативах работодателя.

Часто задаваемые вопросы

В процессе эксплуатации трудовых книжек возникает масса вопросов по методам их заполнения и особенностям работы с подобными документами. Поэтому некоторые особенности следует прояснить заранее, дабы они не стали неожиданностью.

Видео: оформление документа

Можно ли писать печатными буквами

Графы с информацией должны заполняться прописью, поскольку того требуют установленные нормы, но на титульной странице можно немного нарушить данное условие.

При подписи сотрудника на этом листе есть возможность указать полную фамилию кадровика с помощью печатных букв, чтобы разграничить данные владельца и специалиста.

Тут же действует и норма, согласно с которой все данные должны быть разборчивыми и понятными.

Какие данные вносятся госслужащими

Когда человек приходит на государственную службу, его трудовая заполняется так же, как и иным категориям людей, но вместо названия организации в графе сведений о приеме на работу следует отразить структурное подразделение органа госвласти.

Должность сотрудника оговаривается по реестру должностей гражданской службы госсектора, и в прочих деталях ничего не различается.

Возможно ли внесение данных без печати

Информация должна вноситься с добавлением печати, которая подтвердит правильность и легальность внесенных данных, и в идеале это должна быть отметка кадрового отдела, но ведь случается, что таких специалистов на предприятии попросту нет.

И в такой ситуации следует использовать личную печать директора, либо же общую отметку организации в целом.

Для трудовых книжек, которые используются в качестве рабочих документов, в которых отражается стаж и квалификация работника, существуют особые правила заполнения, в случае несоблюдения которых книжка будет неправильная.

За это отвечают кадровые специалисты или непосредственные руководители предприятия, и знать нюансы ведения такой документации нужно особенно тщательно и подробно.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
5. Регионы — 8 (800) 333-88-93

juristhere.ru

Порядок заполнения трудовой книжки — образец 2018

Правильно заполнить трудовую книжку — образец  для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.

 

Заполнение трудовой книжки: общие правила

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Итоги

 

Заполнение трудовой книжки: общие правила

По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.

В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.

Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.

Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ здесь.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе».  Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.

Скачать образец заполнения трудовой книжки

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

nalog-nalog.ru