Как правильно вести книгу расходов и доходов ип: Книга учета доходов и расходов (КУДиР) на УСН и патенте — Эльба

Как правильно заполнить книгу прихода и расхода ип

Ведение книги доходов и расходов при УСН: правила и ответственность. Как вести книгу учета доходов и расходов в электронном формате. Как заполнить разделы книги учета доходов и расходов. Как проверить книгу доходов и расходов в 1С. Книга учета доходов и расходов: пример заполнения в особых ситуациях.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Книга учета доходов и расходов 2018

Введите свой e-mail, если хотите получить ответ. Войти в систему Возможности Цены Регистрация бизнеса. Справочная Блог. Все статьи по теме. Ольга Аввакумова. Поделиться статьёй. Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур. Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие на обработку персональных данных. Написать свой комментарий. Оставить комментарий Комментарии Написать под другим именем.

Представьтесь через. Присылать все комментарии к статье Присылать комментарии: Некорректный email. Написать комментарий. Все новые комментарии к этой статье будут приходить к вам на почту Отписаться. Мария 15 декабря , У вас здесь не написано как правильно заносить расходы в КУДиР. Если я оплачиваю товар для дальнейшей перепродажи поставщику через расч. Рязанов Михаил 17 декабря , Мария, здравствуйте! Днем перепродажи. Нужно ли заносить в КУдир суммы вносимых на расч. Эти суммы я вносила на счет из личных средств для оплаты товаров поставщикам для дальнейшей перепродажи , так как имеющихся на счете денег не хватало на оплату.

И нужно ли заносить в Кудир расход по оплате товаров, купленных за счет внесения на расч. Внесение на расчетный счет личных денежных средств не является вашим доходом, поэтому заносить его в КУДиР не требуется. Да, в этом случае расход нужно занести в КУДиР. Миш 2 марта , ЗАчем его заносить? Если это личные деньги -делаешь что хочешь с ними. Роман 17 февраля , Если с деньгами делаешь что хочешь, то их нельзя включать в расходы. Иначе появятся статьи: «вызвал девочек» — 2 шт.

Купил товар. Ну а причем тут расходы. Тогда ладно. А если на будущее — могут попросить показать товар, это нормально. Чтобы нельзя было безосновательно увеличить расходы. Разве это не логично? А Роман практически верно написал сколько стояит вызов «бабочек». Наверное пользуется. Гость 15 января , Здравствуйте как правильно отобразить доход содержание операции например: получен доход: по договору о оказании возмездных правовых услуг, контрагентом Семеновым С.

С; ОКУН Рязанов Михаил 18 января , Например, в Эльбе для отображения вашего дохода вы можете добавить поступление «по кассе» или «по банку», указав в типе операции: «оплата товаров и услуг клиентами». Если вы оказываете услуги населению, то платежным документом у вас будет БСО, для всех остальных случаев можно выбирать ПКО. Количество платежных документов зависит от числа операций, где они задействованы. Екатерина 3 марта , Добрый день! Зарегистрировала ИП в феврале года.

Рязанов Михаил 10 марта , Екатерина, добрый день. Формировать КУДиР и отправлять декларацию по УСН за год к обозначенной дате вам не требуется, поскольку в этом году вы еще не работали. Да, вам будет необходимо отчитаться по УСН за год, это можно будет сделать, начиная с января года. КУДиР за год можно распечатать в любой момент, в том числе и из задачи по сдаче декларации за год.

Станислав 13 марта , Дело в том, что в неё попадают абсолютно все расходы в том числе уплата взносов в фонды, уплата налогов, вывод собственных средств на другой счет. Хотя, вроде бы, при осуществлении деятельности на УСН Доходы, отображать расходы в этой книге вообще нет необходимости. Отсюда вопрос: можно ли как-то настроить, что будет попадать в КУДиР, а что — нет? Isheev Kirill 13 марта , Станислав, добрый день.

Для тех, кто применяет УСН «Доходы» порядок формирования КУДиР упрощен: заполняется только титульный лист, раздел 1 в нем отражаются ДОХОДЫ от предпринимательской деятельности за год и раздел 4 попадают все те выплаты, которые уменьшают налоговую базу: страховые взносы ИП за себя, за сотрудников, а также выплаты по добровольному социальному страхованию.

Это что касается Книги для налоговой. Эта информация может потребоваться банку для определения платежеспособности, например, если вы обратились к ним за кредитом на развитие бизнеса.

Ирина 5 октября , ИП, код Что мне вписывать в графу доходы? БСО я выписываю на сумму, полученную от клиента, а потом расплачиваюсь ей за путевку у тур. В счете, выставленном мне на оплату от тур. Вологдин Павел 20 октября , Сумму агентского вознаграждения необходимо учесть в доходах, в момент получения денег от клиента. Ирина 20 октября , А если агентское вознаграждение от ТО я получу только по истечении месяца?

Вологдин Павел 26 октября , Так как вы удерживаете свое вознаграждение из полученных сумм, то на дату получения от покупателя денежных средств имеете полное право удержать вознаграждение и отразить его в составе доходов. Александр 21 марта , Например у меня операции только через расчетный счет проходят. Налоговая же может запросить у банка выписку. Заранее благодарен за ответ. Isheev Kirill 21 марта , Добрый день, Александр. Даже несмотря на то, что налоговая может запросить у банка информацию, Книгу вам вести все равно надо.

И предоставить ее по первому требованию инспекции также надо. Светлана 28 марта , Нужно ли в г. Елена 29 марта , Если налоговый инспектор, после проверки декларации запросил, то надо предоставить. Самостоятельно предоставлять книгу доходов не нужно. Светлана 3 апреля , Помогите разобраться в ситуации.

С банком заключен договор обслуживания. В нем прописано, что за месяцы в которых не было движения средств на расчетном счете комиссия банка за обслуживание счета не взимается. Но банк по ошибке снял за месяцы «простоя» свои комиссионные. А потом вернул. А в годовом отчете, о финансовых результатах, эта возвращенная сумма оказалась в строке выручка. Возвращенную сумму поставила на «Возврат средств от поставщика» Как быть, как исправить?

Спасибо заранее за помощь! Евгений 16 апреля , Работаю только по безналу, кассового аппарата не имею.

Как правильно заполнить КУДИР для ИП на УСН «Доходы»

Введите свой e-mail, если хотите получить ответ. Войти в систему Возможности Цены Регистрация бизнеса. Справочная Блог. Все статьи по теме.

Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения.

Изменения по УСН в году. УСН: отчетность Книга доходов и расходов при УСН в Книга учета доходов и расходов КУДиР — это налоговый регистр для ИП и юрлиц, применяющих упрощенную налоговую систему. Новая Книга учета заводится на каждый календарный год и может вестись на бумаге или электронно.

Как вести книгу учёта доходов и расходов

Заверять книгу в налоговой инспекции не требуется, однако при любых вопросах к годовой декларации налоговики могут запросить книгу учета для более тщательной проверки. Свою налоговую базу по упрощенному налогу налогоплательщики определяют на основании КУДИР, поэтому если вы совмещаете несколько налоговых режимов, то нужно вести учет доходов и расходов по УСН отдельно от другого налогового режима. КУДИР состоит из 4 разделов плюс титульный лист. В I разделе книги налогоплательщик указывает доходы и расходы, во II разделе — расходы на покупку ОС и НМА, III раздел включает в себя убытки прошлых лет, на которые можно уменьшить текущий налог, IV раздел посвящен расходам, которые уменьшают сумму налога. При этом в качестве дохода для определения налоговой базы учитывают не любые полученные денежные средства. Согласно ст. Этот перечень длинный, большая часть доходов весьма специфические.

Книга учета доходов и расходов для УСН в 2019 году

Наверное, вы уже успели прочитать несколько статей про УСН , размещенных здесь: мы писали про сам налог, кто его может применять, какие есть ограничения, как его посчитать и как заполнить декларацию.

ИП и юрлица заполняют ее одинаково, каких-то существенных различий нет, поэтому наш пример подойдет для всех — он отражает основные моменты. Различия в заполнении книги обусловлены лишь разными объектами налогообложения. Здесь приведен пример для УСН-Доходы.

КУДиР можно вести самостоятельно, то есть вручную. Тем не менее при большом количестве доходно-расходных операций, в целях экономии времени и во избежание ошибок при заполнении КУДиР, лучше использовать предназначенные для этого программы или онлайн-сервисы.

.

Книга учёта доходов и расходов по УСН

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение книги учета доходов и расходов (КУДиР) для ИП на УСН Доходы в Эльбе. Скачать образец

.

КУДиР для ИП и ООО в 2020 году

.

Как заполнять КУДИР для ИП на УСН «Доходы 6%» правильно — пошаговая Сначала напомним, что КУДИР – это книга учета доходов и При поступлении на р/с – указываете дату прихода и № платежки / № выписки банка. Комиссия посредников в этой цепочке — это ваш расход, но на.

.

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

.

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) для ИП и ООО в 2020 году

.

.

.

.

Есхн расходы перечень | Современный предприниматель

Применение сельскохозяйственного спецрежима и уплата ЕСХН, предполагает отражение в налоговой базе строго определенных доходов и расходов. Для организаций, которые помимо налогового, обязаны вести бухгалтерский учет, обычно не составляет труда выделить в общем потоке операций те поступления и траты, которые имеют значение для определения суммы налога. Однако индивидуальные предприниматели бухучет не ведут, и в этой связи расчеты, необходимые для определения налоговой базы, они вынуждены вести целенаправленно. В рамках ЕСХН для этого используется книга учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей.

Принципы заполнения книги доходов и расходов на ЕСХН

Форма книги доходов и расходов при ЕСХН, которую обязаны вести индивидуальные предприниматели, а также порядок ее заполнения, утверждены приказом Минфина от 11декабря 2006 года № 169н. Напомним, что для упрощенцев применяется иная форма КУДиР.

Общие принципы заполнения данного документа предполагают фиксацию в ней операций в хронологическом порядке на основании первичных документов. Разумеется, основополагающим моментом в данном случае является полнота отражения фактов хозяйственной жизни в рамках отчетного или налогового периода в целях расчета сельскохозяйственного налога. Вести книгу доходов и расходов при ЕСХН можно как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае по итогам полугодия и года документ необходимо распечатывать, прошнуровать и подписать, то есть в конечном счете книга также должна быть оформлена на бумаге. Разница в первоначальном оформлении Книги учета доходов и расходов – в бумажном или электронном виде — заключатся в порядке ее заверения в налоговой инспекции. Бумажную книгу необходимо предоставить в налоговый орган до начала ее ведения. В электронном виде необходимо заверять по итогам года – в срок до 1 апреля следующего года. Об этом говорится в пункте 1. 5. выше упомянутого Порядка заполнения.

Ошибки, допущенные при заполнении книги и требующее исправления, должны быть обоснованны. Каждая такая корректировка подтверждается подписью ИП, печатью, в случае ее наличия, и с указанием даты (п. 1.6. Порядка).

Состав книги доходов и расходов при ЕСХН

Состоит книга доходов и расходов из трех частей: титульного листа, раздела I «Доходы и расходы» и раздела II «Расходы по ОС и НМА».

На титульном листе указывается основная информация о налогоплательщике: ФИО предпринимателя, его ИНН, место жительства, номер расчетного счета. Также указывается календарный год, к которому относится книга, и валюта (рубль), в которой отражаются операции.

В первом разделе, как следует из самого его названия, указываются в табличной форме основные доходные и расходные операции ИП. В графах 1-3 указывается основная учетная информация о хозяйственном факте: порядковый номер, дата и номер первичного документа и содержание. Далее доходный показатель проставляется в графе 4 Книги доходов и расходов на ЕСХН. Расходы, перечень которых указан в пункте 2 статьи 346.5 Налогового кодекса, попадают в графу 5. В конце таблицы подводятся итоги по общим суммам доходов и расходов по итогам полугодий и года.

Во втором разделе книги отражаются расходы на приобретение, сооружение и изготовление новых основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение уже имеющихся ОС. Здесь же отражаются сведения о затратах на приобретение и создание нематериальных активов самим налогоплательщиком ЕСХН. Перечень расходов подобного типа предусмотрен подпунктами 1 и 2 пункта 2 статьи 346.5 Кодекса.

Традиционно в графе 1 указывается порядковый номер операции. Далее нужно указать наименование объекта ОС или НМА исходя из данных техпаспорта или иного аналогичного документа. В графе 3 указывают дату полной оплаты объекта на основании соответствующего первичного документа, например, платежного поручения или кассового ордера.

В следующей графе проставляется дата подачи документов на госрегистрацию объекта, после чего — число, месяц, год ввода в эксплуатацию ОС или принятия к учету НМА. Графа 6 содержит информацию о первоначальной стоимости основного средства или нематериального актива, приобретение или создание которого пришлось на период применении ЕСХН. В следующей графе отражается срок полезного использования объекта.

Особое внимание следует обратить на графу 8 книги учета расходов и доходов при ЕСХН. В ней прописывается остаточная стоимость ОС или НМА, или же расходы на достройку, реконструкцию, модернизацию и перевооружение объекта, полученного до начала применения ЕСХН. Данная информация отражается по наиболее позднему по времени событию: вводу ОС в эксплуатацию (принятию к учету НМА), подаче документов на госрегистрацию или оплате расходов по данному объекту. Порядок определения остаточной стоимости объекта зависит от режима налогообложения, применяемого предпринимателем до момента его перехода на ЕСХН. Подробнее варианты определения данной суммы рассматриваются в пункте 4.10 Порядка.

Далее, графа 9 Раздела 2 Книги учета доходов и расходов содержит данные о количестве полугодий в течение которых эксплуатировался оплаченный и введенный в эксплуатацию объект ОС или НМА. В 10-й графе необходимо определить долю стоимости объекта, которую ИП вправе учесть в составе «сельскохозяйственных» расходов согласно подпункту 2 пункта 4 статьи 346.5 Налогового кодекса. В графе 11 из предыдущего значения выделяется доля стоимости объекта, попадающая в расходы, учитываемые в каждом полугодии. Конкретная сумма расходов по ОС или НМА, учитываемая в налоговой базе, отражается в графе 12. Значение определяется на последний день полугодия. Аналогичная сумма расходов, только на конец налогового года, отражается в графе 13. Ранее же учтенные расходы на создание или приобретение ОС или НМА учитываются в графе 14. Таким образом значение в этой клетке будет равно сумме значений графы 13 за предыдущие годы.

В графе 15 указывается оставшаяся часть расходов, которые не учитывались в текущем или предыдущих налоговых периодах, и которую предстоит списать в следующие годы. Дата выбытия объекта отражается в последней графе 16.

В итоговой строке в нижней части таблицы отражается сумма значений по графам 6,8,12,13,14 и 15.

Большинство показателей по графам второго раздела Книги доходов и расходов при ЕСХН взаимосвязаны между собой, и их можно проверить с помощью простейших арифметических правил. Конкретные формулы расчета приведены в названиях самих граф. Поэтому, если налогоплательщик – индивидуальный предприниматель изначально внимательно относится к учетной обязанности, хранит документы, на основании которых приобретал ОС или НМА либо же осуществлял дополнительные действия с такими объектами, то проблем с заполнением Книги учета доходов и расходов, в том числе и с более сложным на первый взгляд разделом 2, у него не возникнет.

Как списывать материальные расходы и как вести книгу доходов и расходов ИП с УСН?

ИП применяет УСН («доходы минус расходы»). В ходе проверки внутренним аудитором указано на следующее: «в нарушение ст. 346.17 НК РФ в налоговом учете ИП стоимость материалов включается в состав расходов в момент списания материалов со склада, а не в момент их оплаты».

В какой момент правильно списывать материальные расходы?

Как правильно заполнить графу 5 Книги учета доходов и расходов?

ОТВЕТ

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

С 1 января 2009 года налогоплательщики, применяющие УСН, материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов) учитывают в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения (то есть расходы на приобретение материалов учитываются для целей налогообложения после их оплаты). При этом оплаченные сырье и материалы должны быть оприходованы на складе налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина России от 23.01.2009 N 03-11-06/2/4).

 

Обоснование вывода:

1. Законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя вести бухгалтерский учет (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее — Закон N 129-ФЗ). Согласно п. 2 ст. 4 Закона N 129-ФЗ граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством.

Следовательно, индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, освобождены от ведения бухгалтерского учета (письма Минфина России от 20.04.2007 N 03-11-05/75, от 25.01.2008 N 03-11-05/14) и ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл. 26.2 НК РФ. В то же время, если предприниматель решил вести бухгалтерский учет, то это его право.

Согласно пп.  5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщики, применяющие УСН, уменьшают полученные доходы на материальные расходы. Указанные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение), и в порядке, предусмотренном ст. 254 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Исходя из п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость МПЗ, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета НДС и акцизов, за исключением случаев, предусмотренных НК РФ), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением МПЗ.

Налогоплательщики, применяющие УСН, суммы «входного» НДС, уплаченные при приобретении материалов, не включают в их стоимость, а учитывают как отдельный вид расходов, что предусмотрено пп.  8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Суммы таможенных пошлин и сборов, уплаченных при ввозе ТМЦ на территорию РФ, также не включаются в их стоимость, а учитываются как отдельный вид расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов), учитываются в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета, выплаты из кассы, а при ином способе погашения — в момент такого погашения (кассовый метод).

С 1 января 2009 года из пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ исключено условие о том, что расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере их списания в производство (п. 10 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса РФ»).

Таким образом, после этой даты расходы налогоплательщика на приобретение материалов при УСН признаются после их фактической оплаты и оприходования (письма Минфина России от 23. 01.2009 N 03-11-06/2/4, от 06.12.2011 N 03-11-11/305, УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 N 20-14/2/083177@, от 01.03.2010 N 16-15/021112), следовательно, момент списания в производство не имеет значения (письма Минфина России от 08.07.2009 N 03-11-09/241, от 14.05.2009 N 03-11-06/2/91).

2. Налогоплательщики, применяющие УСН, обязаны вести учет для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 346.24 НК РФ), форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н (далее — Книга, Порядок).

Следовательно, для налогоплательщиков, применяющих УСН, книга учета доходов и расходов является не только документом налогового учета, но и заменяет необходимость ведения бухгалтерского учета (решение ВАС РФ от 26.01.2009 N 16758/08).

Пункт 1.1 Порядка предусматривает, что налогоплательщики, применяющие УСН, ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

При этом налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога (п. 1.2 Порядка). Согласно п. 2.5 Порядка в графе 5 Раздела I «Доходы и расходы» налогоплательщик отражает расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В письме от 18.01.2010 N 03-11-11/03 Минфин России сообщил, что при заполнении Книги следует указать в графе 5 отдельной строкой стоимость материальных расходов, подлежащих включению в состав расходов, и отдельной строкой сумму НДС. При этом первичными документами, на основании которых производятся записи в Книге, являются выписка банка по операциям на расчетном счете налогоплательщика либо расходный кассовый ордер, а также документ, на основании которого списаны денежные средства.

Таким образом, поскольку расходы, связанные с приобретением сырья и материалов учитываются в составе расходов в момент их фактической оплаты, в случае безналичной оплаты в Книге отражаются реквизиты соответствующего платежного поручения (письмо Минфина России от 27. 10.2010 N 03-11-11/284). Обратите внимание: в этом же письме финансовое ведомство выразило мнение, что обязанность по ведению первичных документов по учету списания сырья и материалов в производство у налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, отсутствует (смотрите также письмо Минфина России от 29.01.2010 N 03-11-06/2/11).

По вопросу отражения в Книге затрат на приобретение материалов в письме Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4 разъяснено следующее. Материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов) учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности — в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поэтому в графе 5 Раздела I Книги должны отражаться фактически оплаченные налогоплательщиком расходы на приобретение товарно-материальных ценностей при условии принятия на учет этих ценностей.

 

Вы можете помочь развитию проекта сделав безвозмездное пожертвование в разделе «ПОМОЧЬ ПРОЕКТУ»

Минфин России в письме от 14. 07.2011 N 03-11-11/183 сообщил, что основанием для оприходования ТМЦ является, в частности, товарная накладная ТОРГ-12. В связи с этим налогоплательщики, применяющие УСН, учет товарно-материальных ценностей в Книге учета доходов и расходов должны осуществлять на основании товарных накладных и расчетно-кассовых документов, подтверждающих факт оплаты приобретенных товарно-материальных ценностей.

Таким образом, ИП, применяющий УСН, расходы на закупку материалов фиксирует в Книге на дату их оплаты на основании первичных документов, подтверждающих приобретение материалов и принятие их на учет (накладные, товарные чеки и прочее), а также их оплату (кассовые чеки, приходные кассовые ордера, платежные поручения). При этом накладная подтвердит факт приобретения материалов, а платежный документ, соответственно, установит, что расходы были фактически произведены.

 

Рекомендуем ознакомиться с Энциклопедией хозяйственных ситуаций. Учет материалов при УСН (подготовлено экспертами компании «Гарант»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

КУДиР для ИП в программе 1С Бухгалтерия 8

Содержание:

1.       Заполнение КУДиР

2.       КУДиР в 1С

3.       Нулевая книга 

1.     Заполнение КУДиР

Для ИП на Общей системе налогообложения существует обязательство вести учет суммы произведенных расходов и доходов, полученных от предпринимательской деятельности. Формирование специального налогового бланка в форме книги учета доходов и расходов для ИП, находящихся на общем режиме налогообложения, является требованием со стороны закона обязательным к применению.

Книга учета ведения доходов и расходов необходима для подсчета налогооблагаемой базы прибыли ИП, на основе которой будет делаться расчет налоговых отчислений за период отчета. Сегодня КУДиР для ИП распечатывают раз в год. И это – в лучшем случае. Кто-то не ведет вовсе. Можно ли не вести? Конечно, нет. Об этом говорим не только мы и бухгалтера, но и законодатели РФ.

Заполнение КУДиР существует в двух вариантах:
·         на бумаге;
·         в электронном виде.

Если книга ведется в электронном виде, после истечения учетного периода (года) ее следует распечатать, пронумеровать листы и прошить их при помощи толстой нити. На заключительную страницу ставится печать ИП (если есть) и подпись, а также указывается число страниц. Затем происходит регистрация книги учета в местном налоговом органе.

Книга учета, а также вся так называемая «первичка», подтверждающая доходы и расходы, должны быть сохранены у ИП на протяжении 4-х лет.

Какие же действия нам необходимо выполнить, чтобы правильно сформировать книгу учета? Подробный гайд – в этой публикации.

Давайте рассмотрим с Вами на конкретном примере, как в программе 1С:Бухгалтерии 8 сформировать книгу доходов и расходов.

 

2.

     КУДиР в 1С

Для создания и печати утвержденной действующим законодательством КУДиР в 1С, предназначен отчет «Книга доходов и расходов ИП» (раздел «Отчеты»). 

  

Рис. 1 

Книга учета доходов и расходов и хоз. операций индивидуального предпринимателя как регламентированный отчет формируется за календарный год, однако для управленческих нужд возможно сформировать ее и за любой другой, необходимый Вам период. 

В случае, если индивидуальный предприниматель осуществляет несколько видов деятельности, необходимо будет указать именно тот вид, по которому формируется книга. 

Нажав кнопку «Показать настройки», можно указать дополнительные настройки. Для того, чтобы сформировать не все, а одну или несколько таблиц Книги учета, в открывшейся форме следует отметить флажками нужные таблицы. Если вид деятельности облагается НДС, то в форме отчета следует установить флажок «Формировать по операциям, облагаемым НДС». В отчет дополнительно можно вывести реквизиты документов поступления. Для этого необходимо установить флажок «Выводить реквизиты документов поступления». Для печати нужного листа следует перейти в соответствующий раздел и запустить процесс по кнопке «Печать». 

Рис. 2 

Вот так просто мы разобрались в том, как сформировать и как распечатать книгу доходов и расходов в программе 1С:Бухгалтерия 8. Останется только прошить и хранить нужное количество лет.  

3.     Нулевая книга

Если за отчетный период у ИП не было никаких движений средств, это не значит, что вести КУДиР не нужно. В такой ситуации предприниматель должен сдать вместе с другими отчетами в налоговую так называемую «нулевую» Книгу. Ее необходимо оформить по обычным требованиям, но в графы, отображающие фактическое движение средств, проставить нули.

Если у Вас возникли вопросы, смело пишите и звоните нам. Мы всегда на связи и рады помочь!

Специалист компании «Кодерлайн»

Наталья Митницкая

Книга учета доходов и расходов усн

Для облегчения налогового бремени для малого и среднего бизнеса российские законодатели ввели в действие упрощенную систему налогообложения (сокр. – УСН). До 2013 г. Налоговая книга доходов и расходов нуждалась в регистрации, т.е. при ручном варианте ее ведения предприниматель или руководитель организации отдавал ее в регистрирующий орган для соответствующей отметки. Налоговыми работниками фиксировался факт брошюровки и нумерации документа. При автоматизированном заполнении КУДиР на УСН документ распечатывался на принтере, сшивался и отдавался в налоговую службу по факту завершения отчетного года, т.е. в начале следующего за налоговым периода (январь месяц).

Нюансы ведения Книги доходов и расходов сегодня

Начиная с 2013 года учет доходов и расходов организации, применяющие упрощенный режим налогообложения, осуществляется в книгах без регистрации налоговиками. При необходимости работники инспекции запрашивают копию книги. Это чаще всего происходит в случае получения организацией убытка, особенно при применении объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

Решение вопроса о том как вести книгу доходов и расходов принимает собственник бизнеса. Это может быть типографский документ, который прошивается и нумеруется. По мере совершения приходных или расходных операций бизнесмен вносит в книгу соответствующие записи. При этом в обязательном порядке выводятся итоги за каждый квартал. Данный порядок расчета промежуточных результатов работы продиктован необходимостью перечисления в бюджет авансовых платежей по упрощенке.

Заполнение КУДиР

Сроки формирования книги доходов и расходов по УСН ограничены периодом завершения отчетной кампании по итогам работы за год. Организации всех форм собственности, применяющие упрощенку, ООО сдают декларацию по спецрежиму не позднее 31-го марта года, ИП сдают позже — 30 апреля (в 2016 году 30 апреля переносится на 4 мая из-за праздников).

Вести книгу на бумаге не очень удобно, потому что в случае необходимости туда сложно внести корректировки. Форма документа утверждена законодательно, отступать от регламента нельзя. Стоит заметить, что книга доходов и расходов также ведется ИП на УСН.

Важные вопросы определения налогооблагаемой базы

Книга учета доходов и расходов при УСН в 2016 году должна заполняться правильно,  с соблюдением следующих положений учета:

• возврат от покупателя по любым причинам (неверно указанные реквизиты, расторжение договора поставок или что-то иное) отражается со знаком минус в графе учета доходов. При этом периодом уменьшения дохода бизнесмен должен считать период первоначального поступления средств в кассу или на банковский счет;
• доходная часть не увеличивается на поступления, не несущие экономической выгоды: возмещения Фонда социального страхования по листкам нетрудоспособности, займы от учредителя, возвращение перечисленного для участия в торгах задатка и т. д.;
• при выборе объектом налогообложения разницу между поступлениями и расходами не все траты предприятия или ИП можно учитывать на упрощенке. Список расходов закреплен законом и не может быть расширен по желанию бизнесмена.

Крайне важно соблюдать хронологическую последовательность приходных и расходных операций, в противном случае возможны споры с налоговой службой относительно правильности определения налогооблагаемой базы для расчета налога.

Еще один ключевой момент – для целей налогообложения при УСН используется кассовый метод – операция вносится в КУДиР только после фактического пополнения расчетного счета или кассы, либо по факту расходования (подтвержденного чеками, корешками приходных кассовых ордеров, квитанциями и прочими документами).

13 Советы по бухгалтерскому учету для поддержания баланса в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет играет жизненно важную роль в компаниях любого размера, но часто становится второстепенным для владельцев малого бизнеса, в частности, поскольку они совмещают все другие обязанности по управлению и повседневному обслуживанию операции. Однако к бухгалтерскому учету никогда нельзя относиться второстепенно.

Ведение сбалансированных бухгалтерских книг может помочь в финансовом прогнозе на месяцы в будущее и предупредить вас о потенциальных финансовых недостатках. Правильное понимание бухгалтерского учета может даже помочь вам спасти ваш бизнес, если ситуация станет тяжелой.

Одна из причин, по которой малый бизнес часто отодвигает бухгалтерский учет на задний план, заключается в том, что он утомительный и пугающий. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса. Ошибки в бухгалтерском учете могут остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас на шаткую почву.

В этом посте мы собираем лучшие советы по бухгалтерскому учету, чтобы избежать типичных ошибок, которые могут пагубно повлиять на ваш бизнес. Как только вы начнете работать с чистыми книгами, вы получите все преимущества, которые они принесут.

1. Будьте внимательны к дебиторской задолженности

Получение оплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так весело. Когда выставляется счет, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги. Проверяя этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента непогашенный остаток.

Когда клиент платит вам, сумма должна быть добавлена ​​к его счету и помечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь успевать за большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать.Депозиты клиентов слишком часто приходится согласовывать на более поздний срок, поскольку в сутках никогда не бывает достаточно часов. Это означает, что, когда придет время уплаты налогов, у вас останется много клиентских депозитов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, которая не соответствует.

Последствиями здесь являются то, что вы тратите часы на обновление своего объявления, вы можете переплатить по своей налоговой декларации и иметь большие долги. Вот почему вам нужно сделать так, чтобы ваши транзакции отслеживались по мере их совершения. Применяйте платежи вашего клиента ежемесячно — это может сэкономить вам массу времени на выставление счетов (и деньги) в долгосрочной перспективе.

Познакомьтесь с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — это начать. Мы покажем вам дорогу.

2. Следите за своими денежными потоками

Когда дело доходит до советов по бухгалтерскому учету для малого бизнеса, образование — это все. Чем лучше вы понимаете стоящие перед вами числа, тем больше у вас шансов правильно ими управлять.

Выполняя еженедельные и ежемесячные финансовые обзоры, подумайте о создании отчета о движении денежных средств.Эти заявления дают вам более полное представление о движении денежных средств внутри (и за пределами) вашей компании. Отчет о движении денежных средств по сути отслеживает направление доходов. Он также включает в себя элемент времени, позволяющий визуализировать платежные циклы и сезонные расходы.

Отчеты о движении денежных средств могут дать вам знания, необходимые для прогнозирования расходов и более правильного распределения доходов. Также они полезны при построении финансовых траекторий.

Однако вам не нужно создавать отчет о движении денежных средств, чтобы понимать движение денег.Простое использование правильной технологии может помочь вам получить целостное представление о том, как деньги работают в вашей бизнес-модели.

Если вы решите автоматизировать бухгалтерские услуги, например, вы сможете легко визуализировать показатели и данные о движении денежных средств.

3. Журнал квитанций о расходах

К сожалению, владельцы малого бизнеса часто ошибаются, если не сохраняют копии своих отчетов о расходах. Это может привести к множеству проблем с налогами, бухгалтерским учетом и движением денежных средств.

Если вы когда-либо просматривали свою банковскую выписку и видели списание на сотню долларов и понятия не имели, что это было, то вы знакомы с проблемами, возникающими из-за плохого ведения учета.

Одним из способов решения этой проблемы является сохранение квитанции о каждой покупке, совершаемой вашим предприятием. Это может показаться трудоемким, но есть несколько советов по бухгалтерскому учету, которые упростят его.

Первый — использовать одну кредитную карту для оплаты всех деловых расходов. Следите за своими квитанциями, выделив для них определенное место, например место в машине или на столе.Или, что еще лучше, мгновенно сфотографируйте квитанцию ​​на свой телефон! Эти уловки помогут вам организовать работу и вовремя подать налоговую декларацию.

Люди всегда задают вопросы о том, где взять бизнес-расходы, когда просят совета по бухгалтерскому учету. Если вы хотите знать, что вы должны требовать / расходовать, посмотрите, попадают ли они в следующие категории:

• Выездные / командировочные расходы: Если вам приходилось путешествовать по делам, деньги, которые вы потратили на билет на самолет должен быть востребован.Если вы проводите много времени в дороге, вы можете списывать мили на машину. наряду с расходами на газ.
• Расходы на домашний офис: Если вы потратили деньги на компьютер или другие офисные принадлежности, вы можете списать их на налоги.
• Развлечения и питание: Если вы заплатили за напитки с клиентом или за хороший ужин, включите это в свой отчет о расходах.
• Подарки: Они могут быть связаны с развлечениями и едой, но не всегда.Если вы идете на мероприятие или обед с деловым партнером, это будут развлечения и еда. Если потенциальный клиент ушел сам, это подарок.

Отчеты о расходах могут иметь решающее значение во время налогообложения. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как важно сохранять квитанции и учитывать расходы, когда они уезжают, чтобы у вас был точный учет в налоговый сезон.

4. Учет денежных расходов

Когда вы являетесь предпринимателем, очень важно отслеживать все расходы, связанные с вашим бизнесом.Таким образом, эти расходы могут быть вычтены из суммы вашего общего дохода, когда придет время платить налоги.

Это даст вам более точное представление об общей прибыльности за год. Легко увидеть прошлые расходы, оплаченные наличными. Попросите квитанцию ​​у продавца или сразу же зарегистрируйте расходы, чтобы убедиться, что они внесены в бухгалтерские книги.

5. Знайте разницу между счетами-фактурами и квитанциями

Смешивание счетов-фактур и квитанций — слишком распространенный способ для владельцев малого бизнеса испортить свои бухгалтерские книги.Простой совет по бухгалтерскому учету — знать разницу между ними.

Счет-фактура — это счет, который отправляется клиентам после того, как они получили ваши услуги. Думайте о счетах как о подробных счетах, которые должны отражать все, что клиент получил от вашей компании. Счет-фактура напоминает клиентам, что они должны вам деньги. Они помогают ускорить движение денежных средств, вести финансовую отчетность и гарантировать, что вам платят.

Квитанция является доказательством того, что транзакция произошла. Это то, что вы даете своим клиентам после завершения транзакции.

Смешивание квитанций и счетов может превратить бухгалтерский учет в кошмар. Если вы не можете сказать, что выполнено, а что в процессе, у вас возникнут большие проблемы, когда вы попытаетесь сбалансировать свои бухгалтерские книги.

6. Различия между личными и бизнес-счетами

Многие владельцы малого бизнеса используют часть своих личных средств для поддержания работы в течение первых нескольких месяцев. Нет ничего плохого в том, чтобы вкладывать средства в личные средства, но использование личного банковского счета для бизнеса может быть проблематичным.

Наличие отдельного банковского счета для деловых нужд позволяет вам и вашему бухгалтеру или бухгалтеру легко видеть, как тратятся деньги. Если вы решите использовать свою личную учетную запись в деловых целях, вы можете упустить из виду важные бизнес-операции.

Двигаясь вперед, убедитесь, что вы правильно разграничиваете бизнес и личные финансы. Это может означать простую настройку отдельных кредитных карт и текущих счетов, связанных с обоими. Будьте очень внимательны при принятии решений о расходах, следя за тем, чтобы для расходов, связанных с бизнесом, использовались только бизнес-счета. То же самое и с вашим личным кабинетом.

Мы рекомендуем полагаться исключительно на кредитные карты во всех деловых операциях. Это связано с тем, что выписки по кредитной карте предоставляют вам простой и автоматический способ отслеживать расходы.

Наличные платежи легко не заметить; многие владельцы бизнеса изо всех сил стараются оставаться на вершине управления квитанциями. Пренебрежение денежными выплатами может привести к неточности в отчетах по управлению денежными потоками и плохому прогнозированию.

7. Наймите специалиста для обработки налогов

Многие люди пытаются сэкономить деньги, платя налоги самостоятельно.На самом деле, если вы не нанимаете налогового специалиста, отсутствие доступа к его бухгалтерскому опыту может стоить вашему бизнесу много денег в будущем.

Возможно, вы пропустите вычет, на который имеете право, или недоплатите по счету, что приведет к штрафам. Если вы потратите деньги на профессионала, он знает, что делает, и воспользуется советами по бухгалтерскому учету, чтобы поставить вас в наилучшее финансовое положение.

Они будут в курсе постоянно меняющихся налоговых законов и могут заранее спланировать повышение налогов, которое может произойти в ближайшем будущем.

8. Поддерживайте четкое общение с вашим бухгалтером

Когда вы работаете с другими профессионалами, такими как бухгалтеры или бухгалтеры, чтобы управлять своими книгами, вы можете найти их жаргон в замешательстве. Важно сообщить им, если вы не понимаете используемых ими терминов. Вы владелец малого бизнеса, а не финансовый профессионал. У вас нет причин быть в курсе последних технических терминов, используемых в финансовой индустрии.

Вы должны видеть своего бухгалтера и налоговых специалистов как часть вашей команды.Они должны следить за вашей спиной и давать вам советы по бухгалтерскому учету, на которые вы можете рассчитывать.

9. Понимание двойной бухгалтерии

В наши дни большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение, а не физические книги, но советы по бухгалтерскому учету, лежащие в основе двойной записи, по-прежнему применимы. Основная идея заключается в том, что всякий раз, когда вы совершаете покупку для своего бизнеса, вы записываете не только расходы, но и то, что было получено от транзакции.

Например, если вы купили пару обуви за десять долларов, вы должны записать в своем балансе отрицательные десять долларов.Но при двойной бухгалтерии вы также должны написать плюс десять для увеличения запасов.

Если деньги, которые вы тратите, действительно не были потеряны, этот стиль бухгалтерского учета будет лучшим способом показать, куда идут ваши деньги. Таким образом вы сможете принимать оптимальные решения для своего бизнеса.

Как бухгалтерский учет в реальном времени может улучшить ваш бизнес

Результаты реальны.

10. Планируйте свои счета

Чтобы получить наиболее полное представление о своем бизнесе, вам необходимо иметь несколько учетных записей.Каждый ключевой аспект вашего бизнеса должен иметь место для регистрации транзакций, и баланс счета должен быть соответствующим образом скорректирован.

Некоторые из наиболее важных учетных записей, которые необходимо отслеживать:

• Дебиторская задолженность (деньги, которые должны вам клиенты)
• Счета к оплате (деньги, которые вы должны кому-то другому)
• Продажи (ваш доход)
• Покупки (поставки)
• Расходы на заработную плату
• Собственный капитал (деньги, которые вы и другие владельцы вкладываете в бизнес)
• Нераспределенная прибыль (ваша прибыль)

Те, кто более ориентирован на детали, могут пойти еще дальше и разделить свои счета на субсчета для отслеживания отдельных транзакций или покупок продуктов.

11. Подготовка финансовой отчетности

В предыдущих советах по бухгалтерскому учету мы рассмотрели различные виды финансовой отчетности, которую готовит предприятие. Некоторыми примерами этого являются баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Ежемесячно или ежеквартально вам следует готовить каждый из этих финансовых отчетов, потому что они помогут вам анализировать состояние вашего бизнеса с разных сторон. Баланс показывает состояние активов, пассивов и капитала вашего бизнеса в определенный момент времени.Отчет о прибылях и убытках, с другой стороны, показывает доходы и расходы, имевшие место за определенный период, а также «чистую прибыль» вашего бизнеса. Отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, как изменились остатки денежных средств за период.

Если бы вы были публичной компанией, от вас потребовали бы ежеквартально или ежегодно составлять финансовую отчетность для ваших инвесторов. Поскольку у вас (вероятно) нет этого требования, вам решать, как часто следует составлять такой отчет для вашего бизнеса.

12. Взгляд в будущее

Когда вы составляете ежемесячный финансовый отчет, используйте его, чтобы спрогнозировать финансовую траекторию вашего бизнеса. Это может просто включать определение предстоящих затрат, таких как налоговые платежи или судебные издержки. Он может включать более подробные планы по расширению компании, включая составление бюджета для новых сотрудников и повышения арендной платы.

Прогнозирование таким образом может позволить вам эффективно использовать существующие активы. Это также может помочь вам уверенно спланировать другие важные этапы развития вашего бизнеса.Эффективный прогноз за счет ежемесячного анализа финансовых данных. Анализ на основе данных может гарантировать разумные инвестиционные движения.

13. Использование технологий

На практике ведение точных счетов — сложный процесс. По мере роста вашего бизнеса этот процесс становится еще более напряженным. Одна транзакция, которую вы совершаете, может включать несколько записей в несколько ваших разных учетных записей. Когда существуют сотни таких транзакций, пытаться вести учет может быть непосильной задачей.

Вот где на помощь приходят технологии. Системы бухгалтерского учета намного проще в использовании, поскольку они записывают каждую транзакцию, которую совершает ваш бизнес, в физические бухгалтерские книги, как это делалось раньше.

Если вы решите использовать программное обеспечение для своих бухгалтерских нужд, убедитесь, что вы все еще храните копии всех ваших квитанций, будь то в физическом или цифровом виде. Таким образом, вы можете вернуться и проверить все, если вы заметите какие-либо расхождения при балансировании своих бухгалтерских книг.

Обслуживание ваших книг с помощью ScaleFactor

ScaleFactor сочетает в себе использование передового программного обеспечения и рекомендации специалистов по бухгалтерскому учету.Наши клиенты получают выгоду от команды надежных внутренних экспертов, готовых удовлетворить ваши потребности в бухгалтерском учете.

Наше мощное программное обеспечение интегрируется с различными партнерами по бухгалтерскому программному обеспечению, такими как Xero и Quickbooks, для автоматизации ежемесячных отчетов и освобождает вас, чтобы сосредоточиться на успехе и расширении, к которому вы стремитесь в своем малом бизнесе.

Когда вы готовы отказаться от рутинной работы по бухгалтерскому учету и сосредоточиться на любимом бизнесе, ScaleFactor станет вашим финансовым штабом. У нас есть мощное программное обеспечение, которое поможет вам сэкономить время и деньги, чтобы начать работу уже сегодня.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах. Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам место для анализа доходов и расходов вашего бизнеса и определения вашего финансового положения. Организуя и обновляя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные бизнес-решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

Мысль о записи всех ваших деловых операций может показаться сложной. Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем больше вы будете готовить свои книги, тем легче будет вести учет.

Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

1.Выберите метод учета

Первым делом при настройке бухгалтерских книг является выбор метода учета. Вы можете выбрать один из следующих методов бухгалтерского учета:

• Кассовый : наименее сложный метод учета
• Начисление : самый сложный метод учета
• Модифицированный кассовый метод : сочетание кассового метода и начисления

Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета.С помощью этого метода записывайте транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход при получении платежа. В кассовом методе используются только денежные счета (например, расходы, доходы и т. Д.).

Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны записывать доход при совершении транзакции, с переводом денег или без него. И записывайте расходы при выставлении счета. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет регистрировать долгосрочные обязательства.

Модифицированный кассовый метод, или гибридный учет, представляет собой смесь учета по методу начисления и по кассовому методу. Как и при кассовом методе, вы регистрируете доход при его получении и записываете расходы при совершении платежа. Модифицированный кассовый учет использует как кассовый, так и счет начисления.

2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Может быть, вы рассматриваете:

• Запись транзакций вручную (например,г., таблица)
• Наем бухгалтера
• Использование бухгалтерской программы

Ручная запись транзакций вручную — наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Однако это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и вычисляйте итоги.

Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий, но и самый дорогой вариант.Если вы нанимаете бухгалтера, он составит финансовую отчетность и подсчитает итоги за вас.

Бухгалтерское программное обеспечение

— лучшее из обоих миров, когда дело касается сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите упростить бухгалтерские процессы и сэкономить время, не платя цену за то, что бухгалтер сделает все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

3.Настроить план счетов

Ваш план счетов, или COA, перечисляет все счета в ваших финансовых отчетах и ​​разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, которые идут в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

• Активы
• Обязательства
• Собственный капитал
• Выручка
• Расходы

Чтобы еще больше разбить счета, вы можете использовать субсчета (например,g., Product Sales) для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять в свой сертификат подлинности другие субаккаунты.

4. Открыть коммерческий счет в банке

Совмещение личных и деловых средств — это огромная проблема. Чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете, неточной налоговой отчетности и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

Открытие корпоративного банковского счета не только поможет вам организовать ваши записи, но также может создать четкий контрольный журнал для вашей компании.

Для открытия коммерческого банковского счета обычно требуется следующая информация:

• Номер социального страхования
• Идентификационный номер работодателя (EIN)
• Фирменное наименование
• Бизнес-лицензия
• Организационные документы (например, статьи организации)

Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какую документацию вам необходимо предоставить для открытия коммерческого банковского счета.

5. Определите, как будут платить вашему бизнесу

Ваш бизнес не сможет развиваться, если ваши клиенты не будут вам платить.Чтобы гарантировать, что вы получаете деньги за свои продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:

Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправлять счета позже после предоставления ваших товаров или услуг. И определите условия оплаты счета-фактуры, такие как формы приемлемого платежа, когда платежи подлежат оплате, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

6. Вести учет расходов

Учет расходов — важная часть бухгалтерского учета.Это помогает вам содержать свои книги в порядке. Кроме того, вы будете благодарить себя за то, что отслеживаете расходы, когда придет время уплаты налогов.

При ведении учета своих расходов не забудьте указать следующее:

• Поступления
• Выписки по банковскому счету и кредитной карте
• Счета
• Купюры
• Аннулированные чеки
• Подтверждение оплаты
• Предыдущие налоговые декларации
• Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и ваши бухгалтерские книги.

7. Составьте расписание и установите напоминания

Последнее, что вы хотите сделать, — это отложить регистрацию транзакций в своих книгах. Накапливание транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и множеству ненужных стрессов.

Чтобы упростить бухгалтерские обязанности, создайте и придерживайтесь графика или цикла бухгалтерского учета. Ваш график начинается с вашего начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

Запишите шаги в свой график или цикл и выделите время каждую неделю, месяц и т. Д.просматривать их и обновлять свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, подумайте о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти свой цикл и обновить свои книги.

Советы по систематизации книг

Если вы хотите, чтобы бухгалтерские книги вашей компании были точными, держите их в порядке и обновляйте.

Не самый организованный человек? Не волнуйтесь. Воспользуйтесь этими советами, чтобы поддерживать свои книги в идеальном состоянии:

1. Получите базовые знания о бухгалтерском учете, прежде чем записывать операции в свои книги
2. Воспользуйтесь бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процессов
3. Держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга
4. Отслеживайте все транзакции как можно скорее или на регулярной основе (например,г., 1 раз в неделю)
5. Найдите способ систематизировать бухгалтерские квитанции и другие документы
6. Чаще просматривайте свои книги, чтобы быть в курсе финансовых событий
7. Не откладывайте запись транзакций на последнюю минуту

Боитесь мысли о необходимости создавать свои бизнес-книги? Если да, у нас есть для вас отличное решение. Онлайн-бухгалтерия Patriot позволяет легко наладить бухгалтерский учет вашей компании. Оптимизируйте способ записи своих транзакций, запустив бесплатную пробную версию бухгалтерского программного обеспечения Patriot прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 14 февраля 2017 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Как отслеживать расходы и прибыль. Практическое руководство.

7 мин. Читать

Хотите знать, как отслеживать расходы и прибыль в своем малом бизнесе? Это начинается с понимания и управления вашим денежным потоком. Есть несколько стратегий, о которых следует помнить при отслеживании доходов и расходах, чтобы не рисковать.Вот наше практическое руководство.

Вот что мы рассмотрим

Почему имеет значение денежный поток?

Как отслеживать прибыль

Как отслеживать расходы

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Почему имеет значение денежный поток?

Денежный поток измеряет общую сумму денег, переводимых в бизнес и выходящих из него.Деньги, поступающие в результате деятельности предприятия, такой как платежи клиентам, государственные субсидии и банковские ссуды, считаются «доходом». Любые выбытые деньги, такие как аренда здания и оборудования, платежная ведомость и командировки, классифицируются как «расходы».

Денежный поток имеет значение для финансов компании, потому что он позволяет владельцу бизнеса узнать, превышает ли доход компании его расходы (другими словами, прибыльна ли компания). Если да, то считается, что у компании «положительный» денежный поток.

Иногда, когда расходы компании превышают ее доходы, это не удивительно. Это обычная ситуация для многих стартапов в первые пару лет их деятельности, поскольку им необходимо утвердиться на рынке. Но независимо от типа ситуации с денежными потоками у компании она должна настроиться на успех, правильно отслеживая прибыль и расходы с самого начала.

Как отслеживать прибыль

Вы занимаетесь бизнесом, чтобы получать прибыль, и одним из наиболее важных документов, позволяющих это сделать, является счет.Но удивительно, сколько компаний не уделяют достаточно внимания тому, что в них входит, или даже не принимают меры позже, когда наступит срок платежа.

Когда-нибудь получали звонок от продавца с вопросом о счете-фактуре, полученном полгода назад или даже год? Представьте, что у одного и того же поставщика такая же проблема с несколькими клиентами. Это означает, что деньги не поступают, как планировалось, и теперь у этой компании будет отрицательный денежный поток.

Правильно оформленный счет со всей необходимой информацией снижает вероятность того, что он будет отложен для обработки или потерян в случайном порядке.

Отправляйте четкие профессиональные счета-фактуры

Ваш счет не может быть интерпретирован. Оно должно быть четким и включать:

Вы генерируете этот номер на тот случай, если бухгалтерия вашего клиента позже найдет ваш счет.

• Описание предоставляемых услуг или продуктов

Будьте подробны. Точно укажите, что было предоставлено.

• Номер заказа клиента на поставку

Заказ на поставку или заказ на покупку не обязательно требуется для каждой транзакции, но когда он требуется, он генерируется клиентом, когда он / она впервые запрашивает ваш продукт или услугу.Ссылка на него здесь показывает бухгалтерии клиента, что ваши услуги были ранее одобрены. Это помогает процессу оплаты без задержек.

• Контактная информация вашей компании

Это означает полное контактное имя, адрес, номер телефона, налоговую информацию (если применимо) и адрес электронной почты. Удивительно, но эта важная информация часто бывает неполной, что означает задержку платежа.

• Итого и условия оплаты

Нетто 30 дней, нетто 60 или 90 нетто? Когда именно вы ожидаете получить деньги? Возможно, у вас есть договоренность с клиентом об условиях оплаты, но бухгалтерия клиента об этом не знает? Убедитесь, что он указан в счете, и что вы также укажете, как только наступит срок платежа, если платеж еще не получен.

Создание отчета о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках — это важный отчет, в котором подробно описывается, сколько ваша компания заработала в виде доходов и потеряла из-за расходов за определенный период времени. Компания обычно составляет отчет о прибылях и убытках с интервалами, возможно, ежемесячно или ежеквартально — или даже ежегодно, в зависимости от своих потребностей.

Создавая отчет о прибылях и убытках, руководство может лучше планировать свои будущие расходы. Например, возможно, отчет о прибылях и убытках указывает на исключительно высокие затраты поставщика на ключевой ингредиент вашего продукта, указывая на то, что пришло время для нового поставщика.Или то, что ваша повышающаяся арендная плата — это знак для долгосрочного планирования нового места для работы. Считайте отчет о прибылях и убытках инструментом, который поможет вам определить, как сэкономить деньги.

Как отслеживать расходы

Отслеживание расходов поначалу может показаться сложным, но знание с чего начать может помочь вам организовать и оставаться таким.

Открыть счет в коммерческом банке

Учитывайте ваши потребности. Сегодня вы, скорее всего, будете оплачивать большую часть своих расходов в цифровом виде через свой банковский счет для бизнеса, поэтому подумайте, сколько транзакций вы собираетесь провести в конкретный месяц.Сколько будет взимать банк? Обычно это будет зависеть от банка, в котором вы работаете, но не отвлекайтесь на вознаграждения или другие стимулы, которые призваны побудить вас зарегистрироваться. Конечно, рассмотрите их, но решите, стоят ли они дополнительных затрат или вы жертвуете некоторыми другими преимуществами.

Изучите несколько банков и сравните их ежемесячные платежи, а также любые дополнительные транзакционные сборы, которые могут снизить вашу прибыльность. И спросите себя, может ли этот банк помочь вам в будущем ссудой или дополнительным кредитом, если он вам понадобится?

Классифицируйте свои бизнес-расходы

Все мы знаем, что расходы можно суммировать, и, хотя ваш банковский счет является хорошим ресурсом для определения общих расходов, классификация бизнес-расходов также очень полезна.Это связано с тем, что категоризация ваших расходов позже поможет вам точно определить, на что вы тратите свои деньги.

Вы можете получить столько микро, сколько вам нужно, но категории бизнес-расходов должны включать:

• Расходы на рекламу
• Автомобиль (а) служебного назначения
• Заработная плата
• Выплаты сотрудникам
• Расходы на питание и развлечения
• Офисные расходы
• Канцелярские товары
• Профессиональные услуги
• Аренда, коммунальные услуги и телефон
• Путевые расходы

Составление бюджета для каждой категории также поможет, потому что оно послужит руководством для вас и ваших сотрудников, когда дело доходит до расходования денег.Приспосабливайтесь соответствующим образом по мере роста вашей компании.

Отслеживайте свои расходы по клиентам

Следует учитывать, что некоторые клиенты могут стоить вам больше денег, чем другие. Допустим, вы занимаетесь уборкой дома. Каждый месяц ваш менеджер сообщает, что те же три клиента звонят и говорят, что они недовольны работой и не будут платить, если в следующий раз они не получат значительную скидку. Или, возможно, клиенту из другого штата требуется слишком много личного времени, что приводит к дополнительным поездкам каждый раз, когда этот клиент бронирует работу.

Отслеживание ваших расходов по клиентам поможет вам увидеть, с какими клиентами будет дороже вести бизнес, и поможет выработать стратегию на будущее. Может быть, пора потерять некоторых клиентов и сосредоточиться на тех, кому не нужно так много рук, или, может быть, просто переосмыслить структуру ценообразования.

Другие вопросы, связанные с отслеживанием расходов и прибылей:

Какова формула прибыли?

Сколько мелких наличных денег я должен держать под рукой для покрытия расходов?

Какова формула прибыли?

Прибыль — это финансовая выгода.Это сумма в долларах, рассчитанная путем вычитания общей выручки из общей суммы расходов. Если число положительное, это считается «прибылью». Если число отрицательное, то это считается «убытком».

Сколько мелких наличных денег я должен держать под рукой для покрытия расходов?

Сколько мелкой наличности вы держите под рукой, на самом деле зависит от размера вашей компании и количества сотрудников. Если вы ведете малый бизнес и не пользуетесь корпоративными кредитными картами, 300 долларов, вероятно, хватит на то, чтобы носить вас из месяца в месяц.Вы не хотите держать при себе большие суммы наличных по очевидным причинам безопасности. Однако убедитесь, что деньги выписаны, и что у вашей компании есть четкая политика в отношении квитанций.

Как отслеживать расходы на малый бизнес (4 простых совета)

8 мин. Читать

Отслеживание деловых расходов намного менее болезненно, если у вас есть подходящие инструменты. Эти инструменты помогут сделать отслеживание деловых расходов повседневной привычкой.Это поможет вам более внимательно следить за тем, сколько вы тратите как владелец малого бизнеса. А более эффективное управление расходами повысит прибыльность.

Отслеживание коммерческих расходов также значительно упрощает налоговое время, поскольку многие расходы могут быть заявлены как списание. Если вы регулярно отслеживаете свои расходы, у вас больше шансов не пропустить возможные вычеты. Это означает, что вы будете платить меньше при уплате налогов (или получите больше).

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними.Попробуйте бесплатно

В этой статье мы рассмотрим следующие советы по отслеживанию ваших коммерческих расходов:

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

1. Финансовые счета открытого бизнеса

Фрилансеры и малые предприятия могут обнаружить, что грань между их личными и коммерческими финансами довольно размыта.Придет время уплаты налогов, и вы, возможно, обнаружите, что копаетесь на бизнес-расходы среди покупок продуктов и одежды.

Открывайте финансовые счета предприятия, чтобы все расходы, связанные с бизнесом, были предельно ясны. Затем используйте свои бизнес-счета для всех бизнес-покупок.

Вам нужно будет открыть:

• Расчетный счет для предприятий
• Сберегательный счет для предприятий
• Визитная карточка

Также выгодно положить свои деловые расходы на кредитную карту с большим вознаграждением.Некоторые кредитные карты предлагают возврат денег за покупки. Другие позволяют собирать и обменивать баллы на авиабилеты и отели. У Forbes есть список лучших кредитных карт для бизнеса.

Предприниматель рекомендует по возможности избегать использования наличных денег. Наличные деньги слишком легко потратить, их трудно отследить, и в качестве резервной копии используется только квитанция, в отличие от цифровой транзакции, которая имеет запись в вашей банковской выписке и квитанции. Это будет лучше для вашего бизнеса, лучше при уплате налогов и определенно лучше, если вы пройдете проверку на использование дебета и кредита для покупок.

2. Правильно храните квитанции

Бумажные квитанции

Вот несколько способов упорядочить бумажные квитанции:

• Держите в сумочке или сумке отдельный конверт для бумажных квитанций. Если вы не можете взять на себя обязательство сдавать квитанции ежедневно, выделяйте еженедельно время, чтобы убрать эти квитанции. Один из вариантов — полдень пятницы — и не забудьте добавить эту задачу как повторяющуюся встречу в свой календарь.
• Использовать файловые папки. В начале года делайте по одной на каждый месяц и соответственно подавайте квитанции.Используйте картотечный шкаф или папку-гармошку.
• Используйте связующие. Купите пластиковые рукава и пометьте их по месяцам или категориям. Если у вас много квитанций, их упорядочение по категориям может упростить задачу в налоговое время.

Не забудьте указать на квитанциях, с какой целью была совершена покупка. Квитанция на бутерброд за 10 долларов шесть месяцев назад мало что вам скажет, если вы не напишите, что он был куплен во время обеда с конкретным клиентом.

Хорошая идея — сохранить подробный деловой календарь в качестве резервной копии, будь то на бумаге, в Google или Outlook.Затем вы можете вернуться и посмотреть, с кем вы обедали 2 июня прошлого года.

Помните, IRS требует, чтобы владельцы малого бизнеса хранили свои бумажные квитанции, а также любую другую подтверждающую документацию, такую ​​как банковские выписки, в течение как минимум трех лет.

Цифровые квитанции

Существует множество приложений, которые упрощают хранение чеков в цифровом виде. Кроме того, по словам предпринимателя, если вы сканируете свои квитанции, вам не нужны бумажные резервные копии.

В приложении FreshBooks есть функция, которая позволяет легко фотографировать и хранить чеки в облаке, автоматически добавляя расходы к вашим книгам.

Вы также захотите отслеживать свой пробег, если используете автомобиль в коммерческих целях — предприятия могут требовать пробег в качестве вычета из своих налогов. По данным IRS, стандартная ставка пробега на 2018 год составляет 54,5 цента за милю.

FreshBooks легко интегрируется с Everlance, приложением, которое отслеживает ваш пробег как для налогов, так и для выставления счетов. Приложение бесплатно для 30 поездок в месяц и отправляет ваши мили в FreshBooks, где они автоматически добавляются к вашим расходам.

3.Сделать таблицу

Этот вариант работает, если вы предпочитаете низкотехнологичный подход к отслеживанию своих расходов или если вы только начинаете свой бизнес. Тем не менее, по мере роста вашего бизнеса (и, как следствие, роста ваших расходов) вы захотите использовать более изощренный метод отслеживания. Один из методов — это программное обеспечение для облачного учета, которое рассматривается в следующем разделе.

Таблицы

также легко импортировать в бухгалтерское программное обеспечение для группового добавления расходов.

Создайте электронную таблицу в Excel или Google со следующими столбцами:

• Дата
• Категория
• Продавец
• Стоимость
• Назначение

Например:

Дата	Категория	Продавец	Стоимость	Назначение
1 февраля	Сотовый телефон	Telecom Inc.	$ 50	Январский счет за сотовый телефон

Рассмотрите возможность использования следующих категорий:

• Маркетинг
• Питание клиентов
• Домашний офис или аренда офиса / ипотека и коммунальные услуги
• Путевые расходы
• Канцелярские товары

4. Программное обеспечение для облачного учета

По данным Accountex, к 2020 году более 90 процентов малых предприятий будут использовать программное обеспечение для облачного учета.Важная причина такого высокого уровня внедрения: владельцы хотят иметь доступ к своим бухгалтерским данным на своих мобильных телефонах.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета

Cloud также позволяет владельцам малого бизнеса добавлять расходы на ходу, независимо от того, едут ли они на конференцию или встречаются с клиентом.

Это программное обеспечение также подключается к вашему банковскому счету и кредитной карте, поэтому ваши расходы обновляются автоматически (и ежедневно!). Это серьезная причина использовать цифровые транзакции вместо наличных.

Ваши налоговые записи также будут в большей безопасности, если вы когда-нибудь будете проверены.Таблицы могут исчезнуть, если ваш компьютер выйдет из строя. Бумажные квитанции могут потеряться. Но бухгалтерские данные, хранящиеся в облаке, надежно хранят все ваши записи в одном месте.

И последнее преимущество: ваша подписка на программное обеспечение для облачного бухгалтерского учета обычно не облагается налогом.

Люди также спрашивают:

Как мне хранить книги для малого бизнеса?

Настройте бухгалтерские книги для своего малого бизнеса за пять простых шагов:

1. Выберите систему учета

Большинство новых малых предприятий выбирают однократную бухгалтерию из-за простоты ее использования.С помощью этой системы вы регистрируете доходы при их получении и расходы при их оплате.

Растущие малые предприятия захотят перейти на метод двойной записи, чтобы воспользоваться преимуществами расширенной финансовой отчетности. Выберите программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволит вам легко перейти от ведения бухгалтерского учета с однократной к двукратной записи.

2. Выберите метод записи

Возможна ручная запись транзакций, как и создание пользовательской электронной таблицы. Но сократите количество ошибок, используя бухгалтерское программное обеспечение, которое делает расчеты за вас.Если вы действительно против того, чтобы вести собственные бухгалтерские книги, вы можете нанять бухгалтера или штатного бухгалтера, но этот способ обычно слишком дорог для малого бизнеса.

3. Настройка учетных записей

Программа бухгалтерского учета

предложит категории для ваших транзакций, но вы захотите добавить или вычесть категории, относящиеся к вашему бизнесу.

Общие счета малого бизнеса включают:

• Расчетный счет
• Сберегательный счет
• Кредитная карта
• Заработная плата
• Кредиторская задолженность (деньги компании)
• Дебиторская задолженность (деньги, причитающиеся компании)
• Мелкая наличность (наличные деньги в кассе)
• Транспортные средства

4.Открыть счет в банке для бизнеса

Разделение ваших личных и деловых финансов поможет во время уплаты налогов. Затем вы можете подключить свои бизнес-аккаунты к бухгалтерскому программному обеспечению, не беспокоясь об импорте личной подписки Netflix. Не забывайте ежемесячно сверять выписку по счету с вашими книгами. Это означает сверку записей в вашем бухгалтерском программном обеспечении с записями в ваших банковских выписках.

5. Составьте шаблон счета

Настройте шаблон счета-фактуры в бухгалтерском программном обеспечении или загрузив шаблон в Интернете.Большинство малых предприятий, предоставляющих услуги, предлагают кредит, то есть они отправляют счет после завершения проекта и позволяют клиенту произвести оплату позднее.

Условия оплаты должны быть указаны в каждом счете. Это должно включать вашу контактную информацию, способ оплаты и срок оплаты — 30 дней после отправки счета — хорошее практическое правило. Настройка условий оплаты может помочь вам получить оплату вовремя и прояснить , когда вам следует заплатить. Это улучшит ваш денежный поток, что очень важно для нового малого бизнеса.

Избавьтесь от счетов-фактур и бухгалтерского учета из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

Бухгалтерский учет 101: ускоренный курс ведения документации для малых предприятий

Бухгалтерский учет часто сбивает с толку многих владельцев бизнеса. Обычно это не связано с идеей ведения бизнеса. Однако бухгалтерский учет, ведение отчетности и их сложности могут принести значительные выгоды владельцам малого бизнеса. Вот что вам следует знать о бухгалтерском учете и ведении документации, и почему вы можете рассмотреть возможность внедрения обоих в свой малый бизнес.

Что такое бухгалтерия?

Бухгалтерия — это метод отслеживания денежных средств, которые поступают в ваш малый бизнес и уходят из него. Есть два типа бухгалтерского учета: однократная (только для проводок) и двойная (для проводок и денежных потоков компании). Следя за своими средствами, вы будете составлять категории, включая расходы, заработную плату, доходы и налоги.

Как хранить книги для малого бизнеса?

Существует относительно простой метод ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса с помощью всего двух папок.Один будет содержать документы, необходимые в вашем штате, такие как лицензии и разрешения. Будет лучше, если вы сохраните в официальной папке:

• Учредительный договор или статьи организации
• Сертификаты
• Печать предприятия
• Протокол встречи
• Разрешения

Вторая папка будет содержать ежедневные записи. Храните в своей папке ежедневных записей следующее:

• Бухгалтерский учет
• Заявки и разрешения
• Контрактов заключенных компанией
• Страховые полисы компании
• Сертификаты членства
• Имена и адреса всех участников или акционеров
• Операционное соглашение или подзаконные акты и любые поправки
• Операции с акциями
• Интересы акционеров
• Государственные заявки (например, годовые отчеты)

По мере того, как ваш бизнес решает, что будет внедряться с течением времени, попытайтесь записать все в печатном виде.Разделите вышеперечисленные разделы на определенные области в ваших папках, чтобы оставаться организованным. Важно отмечать все, будь то официальное и официальное (встречи и протоколы) или неофициальное (повседневная деятельность). Вы также должны датировать записи для еще большей точности.

Какие записи должны вести малые предприятия?

Независимо от того, используете ли вы программу или другую форму, важно знать, какие записи вам следует вести. Сохраняйте квитанции, относящиеся к расходам, валовой выручке и покупкам, чтобы отслеживать дебеты и кредиты вашего малого бизнеса, а также его доход.

Вы должны хранить документы валовой выручки, такие как:

• Кассовые ленты
• Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
• Формы 1099-MISC
• Счета
• Квитанции

Сохраняйте документы о покупках, такие как:

• Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / перевод электронных средств
• Кассовые ленточные квитанции
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета

Наконец, вы должны хранить расходные документы, такие как:

• Выписки со счета
• Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / перевод электронных средств
• Кассовые ленточные квитанции
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета

Нужны ли квитанции о коммерческих расходах

Хотя вам не нужны квитанции для подачи налоговой декларации или подтверждения коммерческих расходов, владельцы малого бизнеса могут получить выгоду, сохранив квитанции.Это поможет уменьшить ваши налоговые обязательства или сумму, которую вы должны в виде налогов. Некоторые квитанции могут привести к налоговым вычетам, что позволит вам сэкономить, когда пришло время подавать налоговые декларации.

Вам понадобятся квитанции, относящиеся к:

• Счета за товар или услугу
• Питание и проезд
• Прочие предметы, такие как облигации, амортизированное оборудование, недвижимость и акции

IRS не требует квитанций о деловых расходах, которые стоят менее 75 долларов, за исключением проживания.Если вы используете форму Приложения C для вычета взносов по медицинскому страхованию, вам не потребуется квитанция. Если вы сохраните квитанции и не потеряете их, у вас будет больше шансов получить вычеты и даже возмещение своих деловых расходов.

Как долго нужно хранить деловые документы?

Вы должны хранить документы и квитанции, связанные с вашим бизнесом, не менее трех лет.

Эти временные рамки включают возможность проведения проверок со стороны IRS, поэтому вам следует сохранить все необходимые документы и квитанции.Кроме того, этот срок увеличивается до шести лет, если IRS подозревает, что вы занижали свой доход.

Работа с профессионалом

Бухгалтерия может помочь вашей компании отслеживать различные категории расходов и доходов. С учетом ваших потребностей в бухгалтерском учете, возможно, будет разумно обратиться к бухгалтеру. Не стесняйтесь обращаться за советом к экспертам, которые помогут вашему малому бизнесу преодолеть этот глобальный кризис.

Какие записи мне следует вести

Вы можете выбрать любую систему учета, подходящую для вашего бизнеса, которая четко показывает ваши доходы и расходы.Бизнес, которым вы занимаетесь, влияет на тип документации, которую вам необходимо вести для целей федерального налогообложения. Ваша система ведения записей должна включать в себя сводку ваших деловых операций. Это резюме обычно делается в ваших деловых книгах (например, бухгалтерских журналах и бухгалтерских книгах). В ваших книгах должен быть указан ваш валовой доход, а также ваши вычеты и кредиты. Для большинства малых предприятий текущий счет является основным источником записей в бухгалтерских книгах.

Некоторые предприятия предпочитают использовать программное обеспечение для электронного бухгалтерского учета или какой-либо другой тип электронной системы для сбора и систематизации своих записей.Выбранная вами программа электронного бухгалтерского учета или электронная система должны соответствовать тем же основным принципам ведения учета, которые указаны выше. Все требования, которые применяются к бумажным книгам и записям, также применимы к электронным записям. Для получения более подробной информации см. Публикацию 583 «Начало бизнеса и ведение документации».

Сопроводительные деловые документы

Покупки, продажи, начисление заработной платы и другие транзакции, которые у вас есть в вашем бизнесе, будут содержать подтверждающие документы.К подтверждающим документам относятся квитанции о продаже, оплаченные счета, счета-фактуры, квитанции, депозитные квитанции и аннулированные чеки. Эти документы содержат информацию, которую вам необходимо записать в свои книги. Эти документы важно сохранить, поскольку они подтверждают записи в ваших бухгалтерских книгах и налоговой декларации. Вы должны хранить их аккуратно и в надежном месте. Например, сгруппируйте их по годам и типу доходов или расходов.

Ниже приведены некоторые типы записей, которые вам следует вести:

• Валовая выручка — это доход, который вы получаете от своего бизнеса.Вам следует сохранить подтверждающие документы, в которых указаны суммы и источники вашей валовой выручки. Документы для валовой выручки включают следующее:
  • Кассовые ленты
  • Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
  • Квитанции
  • Счета
  • Формы 1099-MISC
• Покупки — это товары, которые вы покупаете и перепродаете клиентам. Если вы производитель или производитель, это включает стоимость всего сырья или деталей, закупаемых для производства готовой продукции.В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, подтверждение платежа, дата совершения платежа, а также должно содержаться описание предмета, подтверждающее, что сумма была предназначена для покупок. Документы на покупку включают следующее:
  • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
  • Кассовые ленточные квитанции
  • Квитанции и выписки по кредитным картам
  • Счета
• Примечание. Для подтверждения всех элементов покупки может потребоваться комбинация подтверждающих документов.
• Расходы — это расходы, которые вы несете (кроме покупок) для ведения вашего бизнеса. В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, подтверждение платежа, дата оплаты, а также должно содержаться описание приобретенного товара или полученной услуги, которое показывает, что сумма была покрыта коммерческими расходами. К расходным документам относятся:
  • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
  • Кассовые ленточные квитанции
  • Выписки со счета
  • Квитанции и выписки по кредитным картам
  • Счета
• Примечание. Для подтверждения всех элементов расходов может потребоваться комбинация подтверждающих документов.

• Путевые расходы, транспортные, развлекательные и подарочные расходы
  Если вы вычитаете командировочные, развлекательные, подарочные или транспортные расходы, вы должны иметь возможность доказать (обосновать) определенные элементы расходов. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы».

• Активы — это собственность, такая как машины и мебель, которой вы владеете и используете в своем бизнесе.Вы должны вести записи для проверки определенной информации о ваших бизнес-активах. Вам нужны записи для расчета годовой амортизации и прибыли или убытка при продаже активов. Документы на имущество должны содержать следующую информацию:
  • Когда и как вы приобрели активы
  • Закупочная цена
  • Стоимость любых улучшений
  • Раздел 179 произведен вычет
  • Отчисления на амортизацию
  • Вычеты за потери в результате несчастных случаев, например, убытков в результате пожаров или ураганов
  • Как вы использовали актив
  • Когда и как вы продали актив
  • Цена продажи
  • Расходы по реализации

  Следующие документы могут содержать эту информацию.

  • Счета-фактуры закупок и продаж
  • Заключительные отчеты по недвижимости
  • Аннулированные чеки или другие документы, идентифицирующие получателя, сумму и подтверждение платежа / переведенные электронные средства
• Налоги на трудоустройство
  Вы должны вести специальные записи по налогам на трудоустройство. Сохраняйте все трудовые книжки не менее четырех лет. Для получения дополнительной информации см. Ведение учета для работодателей и Публикацию 15 Циркуляра E Руководство по налогообложению работодателей.

Как провести чистку бухгалтерских книг в конце года

Закрытие бухгалтерских книг в конце финансового года помогает завершить еще один год финансовой деятельности и подготовиться к следующему. Точные и своевременные бухгалтерские процессы помогают поддерживать успех вашего бизнеса в финансовом и юридическом плане. Наличие плана действий по бухгалтерскому учету на конец года и некоторых полезных инструментов бухгалтерского учета поможет вам эффективно и результативно завершить год.

Создайте свой годовой контрольный список QuickBooks

Независимо от того, закрываете ли вы книги в первый или двадцатый год, неплохо составить контрольный список, которому нужно следовать.Этот список поможет вам не сбиться с пути и достичь всех важных моментов. Следующий контрольный список поможет вам уверенно закрыть свои книги на конец года:

• Сверьте все свои денежные счета, чтобы они соответствовали вашим банковским выпискам.
• Убедитесь, что ваша нераспределенная прибыль соответствует вашим налоговым декларациям.
• Укажите все ваши счета активов надлежащим образом, чтобы отразить вашу текущую стоимость и уровень запасов.
• Сверьте свои кредитные карты.
• Подготовьте пробный баланс на конец финансового года.
• Убедитесь, что остатки по вашему кредиту соответствуют вашей финансовой отчетности и что вы правильно учитываете проценты.
• Сделайте все необходимые корректировки записей журнала, такие как амортизационные отчисления и новые основные средства.
• Просмотрите отчет о прибылях и убытках, как только ваш баланс станет точным.
• Обратитесь к своему налоговому специалисту, чтобы обсудить любые другие потребности.

В это время вы также можете проверить бухгалтерские процессы вашей компании, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют всем вашим налоговым и бухгалтерским потребностям.Обновление программного обеспечения, внедрение облачной системы бухгалтерского учета, если вы еще не используете ее, и оптимизация ежедневного ведения журнала транзакций могут помочь вам подготовиться к очистке в конце следующего года.

Годовые отчеты о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках или «промежуточные счета» на конец года суммирует доходы и расходы бизнеса за год. Вы можете использовать этот отчет, чтобы узнать, насколько прибыльным является ваш бизнес, и определить затраты на его ведение.Этот отчет также позволяет прогнозировать ваши продажи и расходы на следующий финансовый год.

QuickBooks предлагает уже созданный отчет о прибылях и убытках. Вы просто нажимаете кнопку «Настроить», нажимаете «Строки / столбцы», выбираете «Столбцы», выбираете год и, наконец, нажимаете «Выполнить отчет».

Этот отчет включает такую ​​информацию, как продажи, операционные расходы, операционная прибыль и общая прибыль.

Годовой баланс

Как владелец малого бизнеса, вы можете просматривать балансовый отчет как финансовую картину своего бизнеса.Вы можете четко видеть, сколько вы владеете и сколько должны. В нижней части отчета обратите внимание на раздел «Нераспределенная прибыль». Эта позиция позволяет отслеживать чистую стоимость вашей компании за несколько лет.

Обратите внимание, что ваша чистая прибыль за финансовый год добавляется к этой сумме. Короче говоря, ваш баланс показывает, окупился ли ваш тяжелый труд в течение года.

Используйте инструменты облачной системы учета с умом

Если вы еще не используете облачную онлайн-систему бухгалтерского учета, подумайте об этом на следующий год.Облачная система учета может быть полезна, когда дело доходит до синхронизации задач, поиска информации, быстрого заполнения форм и двойной проверки, чтобы убедиться, что все в порядке.

В вашем облачном решении должно быть несколько готовых шаблонов, которые вы можете использовать, чтобы выяснить, есть ли у вас текущая прибыль или убыток, какие из ваших счетов дебиторской задолженности просрочены или подлежат выплате в ближайшее время, каковы ваши уровни запасов и есть ли у вас необходимо отправлять любые счета-фактуры в последнюю минуту.

Если вы уже используете QuickBooks Online, вы можете расширить свои бухгалтерские функции, подключив свою учетную запись QuickBooks к другим приложениям.Популярные включают:

• Синхронизация с Square: автоматический импорт данных транзакций в QuickBooks.
• TSheets Учет рабочего времени: простой и быстрый учет рабочего времени и планирование, включая расчет заработной платы.
• Hubdoc: универсальный магазин для всех ваших финансовых документов.
• Insightly: управление взаимоотношениями с клиентами и управление проектами.

При необходимости обратитесь к специалистам

У вас могут возникнуть вопросы по налоговому кодексу, особенно если вы начинаете новый бизнес.Если вам нужна помощь, обратитесь к экспертам, в том числе к налоговым бухгалтерам и налоговым юристам. Налоговый бухгалтер понимает, что вам нужно сделать при ведении бухгалтерского учета на конец года, и может убедиться, что вы правильно следуете контрольному списку, не пропуская никаких шагов.