Организация закупок: II. Организация закупок товаров (работ, услуг) / КонсультантПлюс

Содержание

Услуги в сфере закупок – Услуги ТПП РФ

Законодательство в сфере закупок товаров, работ и услуг совершенствуется на протяжении нескольких лет. В дополнение к двум действующим Федеральным законам о закупках выпущено большое количество нормативно-правовых актов, уточняющих положения этих законов. Несмотря на это, как показывает практика, существует множество пробелов и «узких мест» в законодательстве о закупках.

Сотрудники торгово-промышленных палат оказывают сопровождение участия компаний в закупках, как для государственных и муниципальных нужд, так и для компаний с государственным участием (структурным монополиям). Наряду с сопровождением процесса закупок, палаты проводят экспертизу товаров в сферах машиностроения и медицины с последующей выдачей сертификатов происхождения товаров (форма СТ-1), предоставляющих преференции отечественным производителям.


Кроме того, палаты осуществляют защиту интересов предпринимателей по вопросам закупок, как в административном, так и в судебном порядке.

Развернуть

  • Услуги в сфере государственных и муниципальных закупок продукции машиностроения
  • Услуги по Закону 223-ФЗ для заказчиков
  • Услуги по сопровождению участия в закупках
  • Защита интересов
  • Услуги в сфере государственных и муниципальных закупок медицинских изделий
  • Услуги по Закону 44-ФЗ для заказчиков
  • Экспертные услуги по закону 44-ФЗ
  • Информационно-консультационные услуги в сфере закупок
  • Заказать услугу
  • Заказать звонок
  • Задать вопрос

Нужно выбрать исполнителя Данный исполнитель не работает через электронные формы, обратитесь к исполнителю самостоятельно по телефону

Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.

Выберите услугу, которую хотите заказать. Выберите услугуКурсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в сфере закупокВыдача сертификатов происхождения товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд (машиностроение)Выдача актов экспертизы (для оформления сертификатов СТ-1) для целей осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд (медицинские изделия)Выдача сертификатов о происхождении товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд (медицинские изделия)Информационно-консультационное обслуживание по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.

вопросам (устное, письменное, абонентское обслуживание)Анализ существующей в организации системы управления закупочной деятельностью и разработка (корректировка) документов по закупочной деятельности Защита интересов в судебном порядке (по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.вопросам)Защита интересов в административном порядке (по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.вопросам)Экспертиза соответствия поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги на соответствие требованиям государственного контракта Мониторинг (поиск) закупокВыдача актов экспертизы для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд (машиностроение)Разработка правовых документов по вопросам организации закупок Анализ закупок по конкретной продукции за определенный периодУслуги в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 29.05.2013 года № 867-р Подготовка обоснования начальной цены контрактаРазработка документации для проведения закупок Организация процедур закупок Анализ документов по процедуре закупки на соответствие требованиям действующего законодательстваПроведение семинаров, вебинаров, круглых столов, тренингов и прочих мероприятий по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.
вопросамПодготовка заявки на участие в процедуре закупки Организация процедур закупокАнализ (проверка) проведенных процедур закупки на соответствие положению о закупках и действующему законодательствуВыдача усиленной электронной подписиПрочие услуги заказчикам в сфере Закона 44-ФЗРазработка положения о закупках или его доработка в соответствии с действующим законодательством Помощь в аккредитации на электронных торговых площадках Прочие услуги заказчикам в сфере Закона 223-ФЗ

Необходимо выбрать услугу

Ваши комментарии Отправить заявку на оказание услуги

Перейти к заполнению формы

Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.

Выберите услугу, по которой хотите заказать консультацию. Выберите услугуКурсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки в сфере закупокВыдача сертификатов происхождения товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд (машиностроение)Выдача актов экспертизы (для оформления сертификатов СТ-1) для целей осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд (медицинские изделия)Выдача сертификатов о происхождении товаров формы СТ-1 для целей осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд (медицинские изделия)Информационно-консультационное обслуживание по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.

вопросам (устное, письменное, абонентское обслуживание)Анализ существующей в организации системы управления закупочной деятельностью и разработка (корректировка) документов по закупочной деятельности Защита интересов в судебном порядке (по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.вопросам)Защита интересов в административном порядке (по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др.вопросам)Экспертиза соответствия поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги на соответствие требованиям государственного контракта Мониторинг (поиск) закупокВыдача актов экспертизы для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд (машиностроение)Разработка правовых документов по вопросам организации закупок Анализ закупок по конкретной продукции за определенный периодУслуги в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 29.05.2013 года № 867-р Подготовка обоснования начальной цены контрактаРазработка документации для проведения закупок Организация процедур закупок Анализ документов по процедуре закупки на соответствие требованиям действующего законодательстваПроведение семинаров, вебинаров, круглых столов, тренингов и прочих мероприятий по 223-ФЗ, 44-ФЗ и др. вопросамПодготовка заявки на участие в процедуре закупки Организация процедур закупокАнализ (проверка) проведенных процедур закупки на соответствие положению о закупках и действующему законодательствуВыдача усиленной электронной подписиПрочие услуги заказчикам в сфере Закона 44-ФЗРазработка положения о закупках или его доработка в соответствии с действующим законодательством Помощь в аккредитации на электронных торговых площадках Прочие услуги заказчикам в сфере Закона 223-ФЗ

Необходимо выбрать услугу

Комментарий

Задать вопрос

Ваш вопрос отправлен, спасибо за обращение.
Отправить еще вопрос.

* Сведения об услугах носят справочный характер и не являются публичной офертой. Условия оказания услуг устанавливаются конкретным договором между Заказчиком и Исполнителем.

Смотрите также

Организация закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц (для представителей заказчика) по нормам 223 ФЗ

Высшее образование онлайн

Федеральный проект дистанционного образования.

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

Онлайн-семинар «Организация закупок товаров, работ, услуг в сфере обеспечения транспортной безопасности»

АНО «Индустрия безопасности» совместно с Учебно-методическим центром Федеральной антимонопольной службы России проводит двухдневный онлайн-семинар по актуальным вопросам организации и участия в закупочных процедурах в сфере обеспечения транспортной безопасности (далее ОТБ) в рамках применения законодательства о государственных закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ.

Темы семинара

– Структура изменённого закона. Цели и задачи новых изменений (Федеральный закон от 02.07.2021 № 360-ФЗ).
– Типовые ошибки заказчиков и участников закупки. Взгляд и рекомендации со стороны контрольного органа.
– Новый порядок обжалования закупок. Новые подходы рассмотрения вопроса по включению сведений в реестр недобросовестных поставщиков.
– Практика организации закупок юридических лиц в соответствии с Законом №223-ФЗ: позиции ФАС России при рассмотрении жалоб на действия субъектов контроля и анализ нарушений, выявленных по итогам рассмотрения таких жалоб.
– Возможность установления квалификационных критериев, влияющих на допуск участников закупки.
– Приёмы и уловки, применяемые участниками закупок и заказчиками для обжалования действий (бездействия) другой стороны: примеры из практики.


В целях создания полезного и эффективного мероприятия направляйте интересующие вопросы по теме семинара заранее в адрес организатора мероприятия.

Также задавать вопросы экспертам участники смогут во время трансляции. Все вопросы, которые не будут озвучены в ходе эфира из-за ограничений по времени, будут направлены в ФАС России. Ответы и комментарии специалистов ведомства участники семинара получат в течении двух недель после мероприятия.

Все слушатели получат именной сертификат об участии в обучающем практическом семинаре.

Приглашаем представителей компаний, отвечающих за сферу госзакупок, а также других заинтересованных специалистов принять участие в мероприятии.

Дата и время проведения: 2–3 февраля 2022 года, 10:30 – 15:00 (с перерывом 30 мин.).

Предварительная регистрация по ссылке или через форму ниже:


Внимание! Участие в семинаре платное. По всем вопросам обращайтесь в исполнительную дирекцию мероприятия по e-mail: [email protected]

Организация закупок

Вне зависимости от размера Вашей организации и наличия или отсутствия выделенной функции закупок, сам этот процесс существует. Процесс закупок оказывает большое влияние на расходы компании и, в итоге, на чистую прибыль. Мы поможем организовать процесс закупок с нуля, предложим варианты реорганизации всего процесса от возникновения потребности в закупке до оплаты, или отдельных этапов.

Какой должна быть функция закупок?

Сегодня функция закупок в большинстве российских компаний не реализует в полной мере свой потенциал и в лучшем случае осуществляет функцию снабжения (Закупки 1.0). Руководители компаний и служба персонала часто не могут сформулировать требования к профилю эффективной функции закупок и их видение часто базируется на устаревшем опыте. Готовых специалистов западного уровня на рынке сегодня единицы.

Наш опыт свидетельствует, что развитые Закупки (Закупки 2.0-4.0) способны привнести от 10-15% снижения общих затрат предприятия.

Для диагностики текущего уровня развития Закупок и выработки стратегии верхнего уровня мы предлагаем Барометр Закупок

Управление изменениями

Чтобы развитие Закупок было успешным, требуется комплексный подход. Стратегический план трансформации должен затрагивать четыре области:

Чтобы такой процесс трансформации Закупок прошёл успешно, нужен профессиональный гид. V&G Procurement – это команда профессионалов-практиков. Мы создавали функции Закупок с нуля и проводили трансформации как на локальном (российском рынке) так и в рамках глобальных компаний. Наша уникальность — это авторский симбиоз профессии закупок и управления эффективностью предприятия. Наши глобальные технологические партнёры представляют решения в Закупках на пике инноваций.

Как правильно выстроить процесс закупочной логистики

Закупочная логистика — это снабжение предприятия материалами, товарами и сырьём, которые используются для производства или торговли. Обычно за процесс отвечает отдельный сотрудник: специалист по закупкам или снабженец. Он выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, делает заказы, синхронизирует закупки с планами компании.

Цель закупочной логистики — создать такую систему поставок, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.

  • Создание запасов, которые не перегружают склад, но и не приводят к дефициту.
  • Поиск надёжных поставщиков.
  • Соблюдение принципа «цена-качество».

Поручите отделу снабжения совместно с другими подразделениями выяснить, что и в каком количестве нужно компании.

Проведите глубокий анализ рынка интересующих вас ресурсов и потенциальных поставщиков, их доступность и производственные возможности. Не забудьте о внешних факторах: задержках на границах, перебоях в работе предприятий.

Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.

Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.

Проверьте, не были ли нарушены сроки поставки, зафиксируйте случаи опоздания или опережения сроков, вычислите процент бракованной продукции. Это поможет наладить процесс или принять решение о смене поставщика.

Отгрузите материалы на производство, а запасы на склады. Контролируйте количество.

Есть два способа координировать весь процесс закупок и работу участников цепочки.

При децентрализации отделы самостоятельно закупают то, что нужно. Чем хорош такой способ:

  • внутри отдела хорошо знают его потребности;
  • закупка происходит быстрее, без дополнительных согласований.

Централизованный подход используют в большинстве крупных компаний: назначается ответственный сотрудник или создаётся специальный отдел.

Преимущества способа:

  • ресурсы и готовую продукцию легче стандартизировать;
  • ниже риск дублирования заказов;
  • выше шансы получить скидку у поставщика из-за крупных партий;
  • закупками занимаются специально обученные люди.

Плюс метода в том, что можно получить скидки, минус — нужно много места для хранения.

При такой системе склады большой площади не нужны. Если товары оплачиваются по мере поступления, это ускоряет оборачиваемость капитала.

У покупателя нет жёстких обязательств по объёму закупки в отличие от регулярных закупок. Товар чаще всего оплачивается по факту доставки, что также ускоряет оборачиваемость капитала.

При таком подходе предприятие всегда создаёт запасы необходимых материалов. Главный недостаток — увеличение затрат на складские помещения и персонал.

Их суть в создании минимальных складских запасов и оперативной связи между поставщиком и заказчиком. Вот наиболее известные концепции.

JIT (англ. just in time — точно в срок) — закупка организована так, что все товары и комплектующие будут поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции, а количество запасов сводится к минимуму или даже нулю.

MRP (англ. material requirement planning — планирование потребности в материалах) — система, которая зависит от спроса потребителей на готовый товар. Когда он растёт, объём закупки увеличивается, и наоборот.

LP (англ. lean production — бережливое производство) — предприятие стремится сократить потери на всех этапах: не производить лишнего, не тормозить процессы, не заполнять склад запасами и т. д. Это повышает гибкость производственного процесса и помогает быстрее реагировать на изменение рыночного спроса.

Унимодальная перевозка — доставка от двери до двери одним видом транспорта без промежуточных этапов (например, распределительного центра).

Смешанная перевозка — доставка двумя видами транспорта без длительного хранения на перевалочном пункте.

Комбинированная перевозка — доставка более чем двумя видами транспорта.

Мультимодальная перевозка — доставка несколькими видами транспорта, но, в отличие от комбинированной и смешанной транспортировки, за процесс отвечает один оператор.

При выборе поставщика продумайте и способ организации закупок, и способ транспортировки. Расходы на логистику могут перекрыть выгоду от покупки более дешёвого товара.

Поручите закупки конкретному сотруднику (снабженцу) или специализированному отделу.

Оптимизируйте траты на транспортировку и хранение, пересматривайте эти расходы постоянно.

Регулярно ищите новых поставщиков. Это поможет не только найти более выгодные предложения, но и подстраховаться.

ООО «ПСО «Госзаказ» (специализированная организация по закупкам и торгам, участию в них).

Здесь Вы можете получить подробную информацию о сфере деятельности нашей специализированной организации и оставить заявку на сотрудничество с нами!

Почему с нами нужно сотрудничать?

Являетесь ли Вы заказчиком (организатором закупок, торгов) или участником (поставщиком (подрядчиком, исполнителем)) сотрудничество с нами обязательно откроет для Вас новые возможности:

Если Вы представляете интересы государственного (муниципального) заказчика (казенного, бюджетного учреждения) любого региона Российской Федерации, мы организуем Вашу систему закупок в соответствии с требованиями законодательства (Федерального закона от 05.04.2013г. №44-ФЗ  «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»): разработаем всю необходимую документацию, проведем все процедуры (аукционы, конкурсы), полностью сопроводим запросы котировок, запросы предложений, возьмем на себя большую часть ответственности, подготовим все отчетность, осуществим претензионную работу, защитим Ваши интересы в контрольных органах и судебных инстанциях. Подробнее…

Если Вы представляете интересы заказчика, который должен руководствоваться Федеральным законом от 18.07.2011г. №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», мы также организуем Вашу систему закупок в соответствии с требованиями законодательства: разработаем необходимую документацию, проведем все процедуры, подготовим всю необходимую отчетность возьмем на себя большую часть ответственности, защитим Ваши интересы в контрольных органах и судебных инстанциях. Подробнее…

Если Вам необходимо заключить договор в отношении государственного или муниципального имущества, то мы организуем проведение торгов в соответствии с требованиями законодательства, либо подготовим и подадим заявку на участие в указанных торгах.

Если Вам необходимо организовать продажу имущества (предприятий) банкротов, то мы организуем проведение торгов в соответствии с требованиями законодательства, если Вы хотите приобрести указанное имущество, то подготовим и подадим заявку на участие в указанных торгах.

Если Вы являетесь представителем ТСЖ и получили средства Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства для проведения работ по капитальному ремонту многоквартирных домов, то мы организуем проведение торгов в соответствии с требованиями законодательства. Подробнее…

Если Вы являетесь представителем муниципального образования и вам необходимо осуществить отбор управляющей организации по управлению многоквартирными домами, то мы организуем проведение торгов в соответствии с требованиями законодательства. Подробнее…

Если Вы представляете интересы поставщика (подрядчика, исполнителя), то мы организуем Ваше участие в государственных (муниципальных) закупках на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), а также в закупках государственных корпораций, ГУП, МУП и иных заказчиков: осуществим поиск информации, подготовим и подадим заявку на участие, сопроводим при торгах и заключении контракта (договора), защитим Ваши интересы в контрольных органах и судебных инстанциях.

Если Вы заинтересованы в построении эффективной системы закупок на тендерной (конкурсной) основе, что позволит сэкономить средства вашей организации, найти квалифицированных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), получить качественные товары (работы, услуги) в соответствии с вашими требованиями, то Вам просто необходимо обратиться к нам! Подробнее…

Нам доверяют более тысячи клиентов!

Мы всегда открыты к сотрудничеству и готовы ответить на все Ваши вопросы!

Задать вопрос или оставить заявку

Роль отдела закупок в организации: Закупки: Учебник | СКМ | Кооператив ресурсов цепочки поставок (SCRC) | Университет штата Северная КаролинаКооператив ресурсов цепочки поставок

Роль закупок в организации

Обзор

Основные цели закупок:
ЦЕЛЬ 1 – Поддержка оперативных требований
ЦЕЛЬ 2 – Эффективное и действенное управление процессом закупок и базой снабжения
ЦЕЛЬ 3 – Развитие прочных отношений с другими функциональными группами , Цели и задачи
Практический пример

Обзор

Цели закупочной организации мирового класса выходят далеко за рамки традиционного представления о том, что основная роль закупок заключается в получении товаров и услуг в ответ на внутренние потребности. Чтобы понять, как меняется эта роль, мы должны понять, что такое закупки, начиная с основных целей закупочной организации мирового класса.

 ЦЕЛЬ 1: Поддержка эксплуатационных требований

Для поддержки этого потока необходимо приобрести:

  • Понимание бизнес-требований
  • Купить товары и услуги
    • По хорошей цене
    • Из правильного источника
    • С правильной спецификацией, отвечающей потребностям пользователей
    • В нужном количестве
    • Для доставки в нужное время
  • Правому внутреннему клиенту

Внутренние покупатели закупок включают:

  • Производство
  • Физические распределительные центры
  • Инженерно-технические группы
  • Исследования и разработки
  • Информационные технологии
  • Транспортные и прочие услуги

ЗАДАЧА 2: Эффективное и действенное управление процессом закупок и базой снабжения

Для эффективного управления процессом закупок и базой снабжения закупки должны выполнять следующие основные этапы:

  • Определение возможностей
  • Управление внутренними операциями

Определить возможности , в которых команда по закупкам приносит реальную пользу:

  • Оценка и выбор поставщиков
    • Все закупки должны проходить через утвержденные процессы закупок
    • Инженерные и другие функциональные ресурсы являются частью этого процесса
    • Торговому персоналу не должно быть разрешено заключать контрактные соглашения без участия отдела закупок
    • Расширение использования групп поставщиков
    • Обзор спецификаций или технического задания
    • Обзор требований к предоставляемым материалам или услугам
    • Может предложить альтернативные стандартизированные материалы, которые могут сэкономить деньги организации
    • Периодический обзор заявок может обеспечить более эффективное использование требований
  • Выполнение функций основного контактного лица с поставщиком

  • Определение метода заключения контрактов

  • Управление базой снабжения
    • Текущие поставщики конкурентоспособны
    • Выявление новых потенциальных поставщиков и развитие отношений
  • Улучшение и развитие неконкурентных существующих поставщиков

Управлять своими внутренними операциями эффективно и результативно, включая:

  • Управление персоналом по закупкам
  • Разработка и поддержка политик и процессов
  • Внедрение и использование соответствующих технологий и систем
  • Определение стратегии и структуры закупок
  • Разработка планов и мероприятий
  • Обеспечение руководства закупками в организации
  • Предоставление профессиональной подготовки и возможностей роста для сотрудников

Достичь этой цели через :

  • Руководство закупками для организации
  • Управление поставками
  • Право собственности и ответственность за процессы снабжения
  • Сообщение о цели, процессе и оплате
  • Сотрудничество и партнерство

 ЗАДАЧА 3: Развитие прочных отношений с другими функциональными группами

ЗАДАЧА 4: Поддержка организационных целей и задач

Разработка интегрированных стратегий закупок, поддерживающих организационные стратегии.

Эффективные стратегии закупок включают:

  • Мониторинг рынков поставок и тенденций (например, рост цен на материалы, дефицит, смена поставщиков) и интерпретация влияния этих тенденций на стратегии компании
  • Определение важнейших материалов и услуг, необходимых для поддержки стратегий компании в ключевых областях деятельности, особенно во время разработки новых продуктов
  • Разработка вариантов снабжения и планов на случай непредвиденных обстоятельств, поддерживающих планы компании
  • Поддержка потребности организации в разнообразной и конкурентоспособной на глобальном уровне базе поставок

Практический пример

Прочтите пример 1 и ответьте на следующие вопросы:

  • Что на первый взгляд кажется проблемой? В чем на самом деле проблема(ы) в этом случае?
  • Насколько легко сменить поставщика? Что может усложнить способность фирмы переключиться на нового поставщика?
  • Что значит добраться до первопричины проблемы?
  • Какова роль закупок в координации связи между различными частями организации и внешней базой снабжения? Связь здесь развалилась? Почему?

Подпишитесь на новостную рассылку SCM Professional

Ценные исследования цепочки поставок и последние новости отрасли бесплатно доставляются на ваш почтовый ящик.

Почему инвестиции в закупки делают организации более устойчивыми

В эти трудные времена мы сделали ряд наших статей о коронавирусе бесплатными для всех читателей. Чтобы получать весь контент HBR на свой почтовый ящик, подпишитесь на информационный бюллетень Daily Alert.

На протяжении десятилетий мы ставили эффективность в центр своей стратегии: мы максимально приближали операции к полной мощности.Мы заказывали у поставщиков таким образом, чтобы они точно соответствовали нашим производственным графикам. Мы усердно работали над минимизацией затрат, «усердно тратя активы» под руководством финансового директора, и ежеквартально получали финансовую отдачу. Во многих отношениях эта система работала на удивление хорошо. Но, как показала пандемия COVID-19, у нее есть серьезный недостаток: она не помогает фирмам развивать устойчивость.

Это должно измениться. Чтобы пережить кризис и процветать в долгосрочной перспективе, компаниям необходимо изменить свое стратегическое мышление с подхода «точно вовремя» на «на всякий случай».

Дополнительное чтение

Мы знали об этом давно, хотя и не предпринимали для этого особых действий. Мировой финансовый кризис 2008 года выявил потенциально катастрофические опасности максимально эффективного управления банками с минимальными резервами. После этого кризиса регулирующие органы обязали банки держать более крупные резервы, чтобы повысить их устойчивость. Это представляло собой важную реформу, но в большинстве стран за это изменение заплатили налогоплательщики, что позволило владельцам банков и их клиентам сорваться с крючка.Поэтому неудивительно, что банки сочли, что изменения можно отнести к затратам на ведение бизнеса, а эффективность в этом секторе оставалась главным приоритетом, как это было и во всей частной отрасли.

Теперь все по-другому. Правительства всего мира напечатали и распределили так много денег, чтобы спасти обанкротившиеся предприятия во время этой пандемии — примерно 15 триллионов долларов до конца мая, — что теперь они приобрели крупный пакет акций во всех секторах экономики. В ближайшие годы это коренным образом изменит природу отношений между государственным и частным секторами.Теперь, когда общественность владеет такой большой задолженностью в частных фирмах, у нее будет возрастать желание — и растущая способность — управлять тем, что происходит на рынке. Участие государства на этом новом уровне будет означать новые ценности. Подумайте, например, насколько шире ваши ожидания как гражданина, чем как потребителя.

Мы наблюдаем ускоренное движение к «экономике заинтересованных сторон». Это сдвиг, при котором фирмы несут ответственность не только перед акционерами, но также перед сотрудниками и клиентами, поставщиками и дистрибьюторами, инвесторами и обществом в целом.Компании больше, чем когда-либо, теперь должны будут обращать внимание на муниципалитеты, в которых у них есть предприятия, влияние их продукции на окружающую среду, а также нормы, культуру и права многих сообществ, в которых они работают.

Как компании могут развить устойчивость, необходимую им для стратегического и эффективного решения этой новой задачи и удовлетворения временами конкурирующих интересов и ценностей? Отняв власть у финансового директора и инвестировав ее в закупки.

Да, верно, закупки.Столетия назад это слово имело более широкий смысл, включая «процесс создания чего-либо», и мы предлагаем, чтобы сегодня лидеры снова начали думать об этом в этом смысле. При стратегическом развертывании закупки могут помочь компаниям создавать целые созвездия стоимости, а не простые цепочки создания стоимости, в которых заинтересованные стороны всех видов связаны друг с другом целостно и динамично. Как один из нас (Рамирес) писал вместе с Ричардом Норманном для HBR еще в 1993 году, созвездия ценностей — это очень устойчивые системы, которые просто невозможно создать, сосредоточив внимание на финансовой эффективности.

В этой статье приводится модель ИКЕА, которая относится к своим клиентам как к поставщикам (сборочных площадей, сборочных работ и доставки), а ко многим своим поставщикам относится как к клиентам (давая им советы, закупая для них оптовые закупки, инструктируя их по выбору оборудования). использовать и каким стандартам соответствовать). В статье говорится, что в IKEA стоимость не создается дискретными шагами одним действующим лицом за раз и не «прибавляется» к ней «следующим» последовательно. Наоборот, она создается одновременно многими участниками, взаимодействующими друг с другом — гораздо более эффективный и устойчивый способ создания и поддержания стоимости.Важно отметить, что каждый игрок в этом созвездии воспринимается IKEA как создающий ценность дизайн одновременно как производитель, продавец, покупатель, партнер и так далее.

Рамирес и Ульф Маннервик недавно обновили эти идеи в «Стратегия сетевого мира », в котором рассматривалось, как на самом деле осуществляется проектирование таких систем совместного производства. Один из случаев в книге показал, как французская электроэнергетическая компания EDF определила возможности в процессе закупок своих клиентов из Юго-Восточной Азии, где, по ее мнению, она могла их поддержать, а затем вместе с партнерами создала совершенно новую компанию Nan Theun. 2 Электроэнергетическая компания для обеспечения этих нужд.В модели совместного производства важна не относительная власть, а отношения между всеми заинтересованными сторонами и многочисленные роли, которые они играют по отношению друг к другу. Разработайте систему, которая создает ценность за счет улучшения этих отношений, и все выиграют. Стратегическое мышление о закупках делает это возможным.

* * *

Недавно мы имели честь обратиться с этим вопросом к высшему руководству европейского отдела закупок — отдела, который каждый год закупает услуги и товары на многие миллиарды долларов у очень сложной группы международных поставщиков.Департамент обратился к нам за советом по перестройке своей системы поставщиков, и с этой целью мы организовали и провели с ними стратегические семинары. В эти семинары мы включили тематические исследования, посвященные организациям, которые разработали и внедрили новые системы создания стоимости, основанные на стратегических закупках. Эти семинары проходили на фоне разворачивающегося кризиса COVID-19, что позволило участникам изучить, как они могут разрабатывать аналогичные системы в реальности после COVID-19.

Ниже мы кратко обобщим два из этих случаев, оба из которых дают некоторое представление о том, как и когда закупки могут использоваться стратегически.

Роллс-Ройс. В начале 1990-х годов, когда Rolls-Royce был относительно небольшим игроком на рынке силовых установок с очень традиционной цепочкой поставок, он решил изменить парадигму создания стоимости в своей отрасли. Все началось с базового понимания: работа с традиционными цепочками поставок означала бесконечные «борьбы за маржу» как с клиентами, так и с поставщиками, и эти битвы неизбежно приводили к выигрышу или проигрышу многих участников, особенно тех, у кого относительно слабая рыночная власть.Вместо того чтобы сосредотачиваться на эффективности в этом контексте, RR решил, что лучшим подходом будет сосредоточиться на управлении долгосрочными отношениями. Как известно, это привело к тому, что компания решила предложить авиакомпаниям контракты с почасовой оплатой, согласно которым они не просто будут покупать двигатели и запасные части у Rolls-Royce, но будут платить за потребленную ими тягу. Другими словами, компания решила продавать то, что клиенты считали скорее услугой, чем товаром, — решение, которое быстро сделало ее лидером отрасли.

Это решение получило широкую огласку, но менее известно то, что Rolls-Royce создала условия для успеха, усердно работая над созданием очень устойчивой сети доверенных партнерских отношений с авиакомпаниями, ремонтными мастерскими, производителями систем и запчастей, финансовыми учреждениями, и даже нации. Компания часто создавала индивидуальные предложения для различных участников системы в соответствии с их существующими компетенциями и их стремлениями. Все усилия были сосредоточены на максимизации и согласовании множества различных видов стоимости в течение всего жизненного цикла актива двигателя, от проектирования до утилизации.Ключевой валютой, которой обменивались, были не деньги или оборудование, а данные. Результатом стало подлинное объединение рисков, совместное производство ценностей и разделение вознаграждения — все это привело к созданию устойчивой системы ценностей, которая принесла пользу всем участникам.

Из этого дела можно извлечь много уроков, среди них:

  • То, что покупается (товар или услуга), является стратегическим дизайнерским решением, а не данностью.
  • Долгосрочные деловые отношения, построенные на общих ценностях — помимо простых денежных результатов — более устойчивы, чем те, которые строятся исключительно на эффективности транзакций.
  • Для построения устойчивых и долгосрочных деловых отношений требуется продуманный дизайн. Дизайн должен быть сосредоточен на ключевом предложении, таком как почасовая оплата, и на сети поддерживающих предложений как для клиентов, так и для поставщиков.
  • Разработка каждого предложения включает в себя разделение и повторное объединение различных элементов. проектирование, производство и обслуживание двигателей в соответствии с новой системой ценностей, которую она разрабатывала.
  • Проектирование и создание устойчивой системы создания стоимости требует человеческих компетенций, выходящих за рамки классического набора инструментов для транзакционных закупок. В рамках своих усилий Rolls-Royce сосредоточился на долгосрочном управлении активами, обеспечиваемом удаленной диагностикой — ключевой человеческой и технической компетенцией.
  • Эти схемы создают новую культуру закупок, которая, по сравнению с традиционной моделью, более сетевая (в меньшей степени сосредоточена на диадах), менее транзакционная (выигрыш-проигрыш), предполагает более длительные временные горизонты и больше предполагает сотрудничество (выигрыш-выигрыш). .
  • Закупки простираются от простого определения разделения работы (производство-покупка) и распределения рисков (гарантии и т. д.) до совместной разработки предложения и НИОКР, которые для этого требуются.

Европейское патентное ведомство . В конце 20 -го -го века ЕПВ было одним из крупнейших клиентов в Европе для многих международных поставщиков ИТ-оборудования. В этот период компания разработала важные системы создания ценности, организовав их на основе ИТ-платформ и установив стандарты обмена информацией. Эти системы укрепили операционные отношения между ведомствами интеллектуальной собственности мира, улучшив процесс обработки патентов как в этих ведомствах, так и между ними. Параллельно организация использовала те же ИТ-платформы и их производные для охвата более широкой публики, что в конечном итоге позволило ей создать новую индустрию патентной информации. На рубеже веков, благодаря такому широкому стратегическому подходу к закупкам, ЕПВ открыло новую эру онлайн-взаимодействия с патентными поверенными и представителями.Сегодня ее системы создания стоимости стали ключевым элементом не только ее собственной стратегии и успеха, но и более широкой Европейской патентной системы.

Этот случай тоже может преподать несколько уроков:

  • В социологии «актор» — это тот, кто действует и чьи действия влияют на действия других. Но в разработке стратегии акторами могут считаться не только люди, но и вещей . Это ясно видно в случае ЕПВ, где технология, правовая база, стратегическое партнерство и общие интересы были важными действующими лицами, которых организация учитывала при изменении своей системы закупок.
  • Каждый актор будет вести себя по-своему, следуя своей логике. Чтобы система создания ценности была согласованной и устойчивой, все эти действующие лица — и многие ценности, которые они производят и совместно производят, — должны быть организованы. Стратегические закупки делают это возможным, особенно когда они используют более долгосрочные горизонты, когда компромиссы легче согласовать, чем в логике отдельных «транзакций».
  • Очень важно понимать, какие значения имеют значение в любой момент времени. ЕПВ признало, что бесперебойное и прозрачное функционирование глобальной патентной системы имеет решающее значение для успеха его новой системы создания стоимости, и использование этой общей ценности в качестве основы для того, чтобы другие вписывались в нее, сработало хорошо.
  • Иногда реальными препятствиями для реконфигурации систем или создания совершенно новых являются юридические контракты и текущие эксплуатационные обязательства перед устаревшими системами, обслуживающими эти контракты. В области ИС наследие должно жить вместе с новыми конфигурациями, поэтому закупки должны учитывать устаревание технологий как в своих правовых рамках, так и в стратегических партнерствах.

Заключение

Поскольку компании меньше внимания уделяют эффективности и больше — устойчивости, закупки становятся центральным элементом стратегии.Это связано с тем, что он обладает уникальными возможностями для организации долгосрочных систем создания стоимости, которые могут вместить несовместимых держателей ценности, выдерживать внешние потрясения, распределять нагрузки и динамично расти. Здесь следует усвоить важный урок: когда вашим приоритетом является устойчивость, правильно выполненные закупки могут стать вашей стратегией.

Если наш контент помогает вам бороться с коронавирусом и другими проблемами, рассмотрите возможность подписки на HBR. Покупка подписки — лучший способ поддержать создание этих ресурсов.

Кто мы — НАСП

Благодаря конференциям, исследованиям, информационным публикациям и различным программам поощрения участников NASPO стремится предоставлять возможности для обучения и обмена информацией сообществу государственных закупок штата. Вот несколько примеров:

НАСПО в сотрудничестве с Национальным институтом государственных закупок сформировало и поддерживает Универсальный совет по сертификации государственных закупок (UPPCC) для поощрения сертификации специалистов по государственным закупкам.UPPCC присуждает звание сертифицированного сотрудника по государственным закупкам (CPPO) и звание сертифицированного профессионального государственного закупщика (CPPB) тем, кто занимается государственными закупками. Для получения дополнительной информации о UPPCC посетите сайт www.uppcc.org.

Сеть NASPO — это онлайн-форум для совместной работы и общения, на котором участники могут задавать вопросы, обмениваться информацией и делиться решениями практически мгновенно.

Ассоциация также публикует различные обзоры исследований и справочные публикации, которые служат руководством для должностных лиц, занимающихся закупками, а также для поставщиков, ведущих дела со штатами.

NASPO представляет ежегодную конференцию NASPO Exchange для поставщиков, заинтересованных в изучении процессов, законов, политик и процедур государственных закупок.

NASPO также проводит ежегодную конференцию и региональные конференции, которые предоставляют членам отличные возможности для общения, а также возможность участвовать в заседаниях по своевременным и актуальным вопросам государственных закупок.

В июне 2014 года совет директоров NASPO утвердил стратегическое планирование деятельности и услуг ассоциации.Краткое изложение стратегического плана доступно здесь.

Последний раз Устав НАСП обновлялся в марте 2020 года.

Национальная ассоциация должностных лиц государственных закупок (NASPO)
110 West Vine Street, Suite 600
Lexington, KY 40507
Телефон: (859) 514-9159
[email protected]

Политика прозрачности

Политика НАСПО заключается в предоставлении публичного доступа к первоначальному заявлению об освобождении от уплаты налогов и к форме 990 Службы внутренних доходов.NASPO также сделает копии своих руководящих документов, политику конфликта интересов / форму раскрытия информации и финансовые отчеты на конец года доступными для общественности. Такой доступ будет предоставляться в главных офисах НАСПО во время, согласованное между штаб-квартирой НАСПО и лицом, запрашивающим инспекцию, в обычные рабочие часы.

NASPO сделает каждую декларацию формы 990 доступной в течение трех лет с момента подачи путем размещения в общедоступной части веб-сайта NASPO.NASPO предоставит печатные копии заявления об освобождении или формы 990 бесплатно, за исключением разумной платы за воспроизведение и фактических почтовых расходов, если это применимо. Форма 990 будет включать всю информацию, предоставленную Налоговой службе, а также графики, приложения и подтверждающие заявления, за исключением отредактированных элементов, в соответствии с правилами IRS. Пожалуйста, свяжитесь с нами по указанному выше адресу электронной почты для получения информации.

ФОРМА 990 2019 г.
ФОРМА 990 2018 г.
ФОРМА 990 2017 г.

Создание лучшей в своем классе глобальной организации по закупкам

Ситуация

В некоторых отраслях затраты на закупки могут составлять до 80% от общих затрат . IndustrialCo* оказалась близко к этому порогу, ежегодно направляя большую часть затрат фирмы на закупки. Но он не получил полной стоимости за свои деньги. Каждая операционная компания занималась своими собственными закупками независимо, мало заботясь о синергии, которая могла существовать между подразделениями и географическими регионами, а глобальной группе по закупкам не хватало мандата и полномочий.

Этот разрозненный подход повлек за собой ряд затрат, наиболее ощутимой из которых была упущенная возможность консолидировать объемы и договориться о скидках с ключевыми поставщиками.Без эффективного глобального надзора местные закупочные группы также не могли видеть передовой опыт или общую стоимость владения, что добавляло еще одну проблему для оценки потерь, связанных с расходами.

Хотя многие аспекты закупок были туманными, одно было ясно: перестройка организации с более совместной структурой, четкими полномочиями и глобальным мышлением была единственным способом добиться устойчивой экономии.

Элементы успешной трансформации закупочной организации

Наш подход

Путь к более совместной и стратегической организации закупок начался с подхода, основанного на фактах, для определения правильного уровня управления — глобального, регионального или местного — для различных категорий.Оставив в стороне эмоции и внутреннюю политику, Bain помогла компании определить общие закупки для бизнес-подразделений и регионов, которые можно было бы объединить или объединить для получения экономии. Затем мы помогли провести внешнее исследование структур рынка поставщиков, чтобы прояснить возможность такой синергии в свете структуры поставщиков: местной, региональной или глобальной.

Следующим шагом было четкое определение обязанностей в закупочной организации и необходимых задействованных функций.Bain использовала проверенную структуру под названием RAPID® (расплывчатая аббревиатура от Input, Recommend, Agree, Decide and Perform) для определения ответственности за ключевые элементы процесса принятия решений.

Наконец, мы разработали систематический подход к развитию навыков, который позволил обучить и укрепить персонал по закупкам. С помощью внешних экспертов существующий резерв специалистов по закупкам был оценен по четко определенным критериям, включая стандартизированные тесты, а затем были разработаны индивидуальные и групповые программы для вывода навыков организации на новый уровень.

Сочетание внутреннего и внешнего анализа заложило основу для определения того, следует ли управлять различными категориями на местном, региональном или глобальном уровне

Наши рекомендации
Наша работа сосредоточена вокруг трех основных столпов:
  • Определение полной потенциальной экономии для обоснования изменений: по нашему опыту, высокая первоначальная экономия, сопровождаемая постоянными устойчивыми результатами, — лучший способ продать трансформацию системы закупок.Мы провели семинары с ключевыми сотрудниками в каждой стране, чтобы оценить всю потенциальную экономию, разработать дорожные карты и определить, какие изменения дадут им возможность. В конечном итоге заинтересованные стороны договорились о цели, подкрепленной 1500 конкретными инициативами.
  • Совместное планирование с участием корпоративных и бизнес-подразделений: мы опросили руководителей из репрезентативной выборки регионов и бизнес-подразделений, чтобы разработать план жизнеспособных изменений. Это стало основой для семинаров с дополнительными руководителями для дальнейшего уточнения плана.В течение пяти недель этот процесс позволил всем глобальным операциям заручиться поддержкой плана крупной трансформации.
  • Исполнение, которое выдвигает на первый план управление изменениями: планы и обещания важны, но большинство усилий по трансформации обречены на провал без надежного плана управления изменениями на региональном и местном уровнях. Мы использовали наш проверенный подход Results Delivery®, чтобы сделать риски внедрения измеримыми, управляемыми и предсказуемыми. С нашим подходом локальные и глобальные команды поощряются к регулярному обмену информацией о рисках и проблемах, чтобы разработать планы по их снижению.
Результаты
  • Разработал многолетний план за три месяца, добился видимых результатов за первые шесть месяцев реализации
  • Мобилизация сотен заинтересованных сторон в 20 пилотных странах в странах Европы, Ближнего Востока и Африки, Азиатско-Тихоокеанского региона и Америки во время внедрения для совместной работы совершенно новыми способами; заложили основу для успешного развертывания более чем в 50 странах
  • Обеспечение значительного наращивания потенциала путем запуска программ оценки развития и развития навыков
  • Разработана воспроизводимая модель для проведения глобальных изменений, которую клиент может использовать для преобразования других функций
  • Создал организацию, процессы и возможности для обеспечения полной потенциальной экономии в размере более 500 миллионов долларов США устойчиво во всем мире

 

 

* Мы серьезно относимся к конфиденциальности наших клиентов. Хотя мы изменили их имена, результаты реальны.

Процесс закупок и способы его оптимизации (Руководство на 2022 год)

Бумажные закупки имеют каскадный эффект на чистую прибыль организации. Ручная неэффективность стоит организациям огромных денег из-за длинных циклов покупки, упущенных скидок и споров по сделкам. Попытка ускорить процессы закупок с помощью устаревших инструментов, таких как электронные таблицы и электронная почта, подобна попытке запустить микроволновую печь из стали и кремня.

Чтобы воспользоваться преимуществами скидок при ранней покупке и оплате, организациям необходимо отказаться от практики закупок каменного века и использовать технологические решения. Отличный способ сделать это — автоматизировать процесс закупок. Он имеет множество преимуществ. Современные инструменты закупок могут в одночасье превратить мучительно медленную стратегию закупок в стратегию мирового уровня.

Если ваш процесс закупок по-прежнему опирается на древние инструменты, пришло время кардинально изменить технологию. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое закупки?

Закупки относится к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок в организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии затрат, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками. Закупки могут быть прямыми, косвенными, реактивными или активными по своему характеру.

В чем разница между непрямыми, прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые, непрямые закупки и закупки услуг являются дочерними элементами всеобъемлющего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и многое другое.Более глубоко изучив разницу между этими процессами и поняв, что они из себя представляют, заинтересованным сторонам будет легче принять соответствующие меры для удовлетворения потребности.

Что такое процесс закупок?

Это ряд процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на поставку и утверждения счета. Хотя мы используем термины «закупка» и «покупка» взаимозаменяемо, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупки представляют собой всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупки описывают действия, связанные с их получением.Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из 3-х элементов, а именно Процесса, Людей и Документов.

1. Процесс

Перечень правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров/услуг. Контрольные точки/шаги увеличиваются со сложностью покупки.

2. Люди

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок.Они заботятся об инициировании или авторизации каждого этапа процесса. Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документации, задействованным на каждом этапе процесса закупок, которые собираются и хранятся для справки и проверки.

Этапы процесса закупки

Каждый процесс закупки включает в себя несколько элементов, включая определение требований, исследование поставщиков, анализ стоимости, подачу запроса на покупку, этап проверки, преобразование в заказ на покупку, администрирование контракта, мониторинг/оценку полученного заказа, трехстороннее согласование, выполнение платежа , и ведение учета.Вот 7 шагов процесса закупок:

  1. Шаг 0: Требуется распознавание
  2. Шаг 1: Заявка на покупку
  3. Шаг 2. Проверка заявки
  4. Шаг 3: Процесс запроса
  5. Шаг 4: Оценка и контракт
  6. Шаг 5: Управление заказами
  7. Шаг 6. Утверждение счетов и споры
  8. Шаг 7: Ведение учета

Шаг 0: Требуется признание

Этап выявления потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план своевременных закупок товаров и услуг по разумной цене.

Шаг 1: Заявка на покупку

Заявка на покупку — это письменные или электронные документы, созданные внутренними пользователями/заказчиками, которым требуется помощь отдела закупок для удовлетворения существующей потребности. Он содержит ключевую информацию, которая необходима для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2. Проверка заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на покупку и перекрестной проверки доступности бюджета.На этапе обзора функциональные руководители или руководители отделов просматривают пакет заявок и дважды проверяют, существует ли реальная потребность в запрашиваемых товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Одобренные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Со всем этим можно справиться с помощью простого программного обеспечения для заказа на поставку

.

Шаг 3: Процесс запроса

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа закупок разрабатывает индивидуальный план закупок и набросает соответствующий процесс подачи заявок.Масштаб этого индивидуального плана привлечения зависит, в конечном счете, от сложности требования.

После утверждения бюджета группа закупок направляет несколько запросов предложений (RFQ) поставщикам с намерением получить и сравнить предложения, чтобы составить окончательный список идеального поставщика.

Шаг 4: Оценка и контракт

После того, как процесс подачи заявок будет официально завершен, группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит предложения поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующей потребности.

После выбора поставщика согласование и подписание контракта завершаются, после чего заказ на покупку направляется поставщику. Юридически обязывающий контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5: Управление заказами

Продавец поставляет обещанные товары/услуги в оговоренные сроки. После их получения покупатель проверяет заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

Шаг 6. Утверждение счетов и споры

Это важный шаг в процессе закупок, и наличие программного обеспечения для закупок, такого как Kissflow Procurement Cloud, дает вам конкурентное преимущество перед другими.С Kissflow вы можете выполнить трехстороннее сопоставление между GRN, счетом-фактурой поставщика и заказом на покупку, чтобы проверить, правильно ли вы получили заказ и нет ли каких-либо расхождений. После завершения трехэтапного сопоставления счет-фактура утверждается и направляется в обработку платежей.

Шаг 7: Ведение учета

После процесса оплаты покупатели делают запись об этом для бухгалтерского учета и аудита. Все соответствующие документы, начиная с запросов на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся централизованно.

Как оптимизировать процесс закупок?

Оптимизированный процесс закупок обеспечивает лучший контроль над каждым этапом жизненного цикла закупок. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы оптимизировать процесс закупок.

  • Инвестируйте в хорошее программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow
  • Обеспечьте быструю адаптацию сотрудников с помощью обучения
  • Определите четкую стратегию закупок
  • Определите расходы и планируйте в соответствии с вашим бюджетом
  • Создать открытый канал связи с поставщиками
  • Интегрируйте процессы закупок с помощью API
  • Установить политику и соответствие процесса

Похоже, работы много? Простой способ оптимизировать процесс закупок — получить программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow Procurement Cloud.Он поставляется со всеми перечисленными выше возможностями, и вы можете запустить его уже через четыре недели!

Резюме

Облачные инструменты автоматизации закупок, такие как Kissflow, подходят как для малых и средних предприятий, так и для предприятий. Облако закупок Kissflow позволяет организациям создать динамический процесс управления закупками, который дает им тактическое преимущество.

Организации могут решить проблемы закупок, с которыми они сталкиваются, с помощью устаревших инструментов закупок. Современные инструменты электронных закупок способны в один миг наладить процесс закупок.Kissflow предлагает инструменты и ресурсы, необходимые каждому предприятию для автоматизации комплексных закупок и увеличения или уменьшения масштаба в соответствии с потребностями бизнеса.

Ищете программное обеспечение, которое улучшит процесс закупок и сведет к минимуму вероятность мошенничества и ошибок? Прочтите это прямое сравнение популярных инструментов закупок на рынке.

5 преимуществ закупочных организаций мирового класса

Что делает закупочную организацию мирового уровня?

Об этом часто спрашивают в закупочных организациях.

Элементы, необходимые для создания закупочных организаций мирового уровня, включают деятельность по созданию добавленной стоимости, цифровую трансформацию, принятие решений на основе данных, предоставление услуг, ориентированных на клиента, и квалифицированный персонал в области закупок.

Исследование, проведенное Hackett Group, показывает, что такие организации имеют на 18 % более низкие операционные расходы, чем обычные компании, и работают с на 28 % меньшим штатом сотрудников, обеспечивая более чем двукратный возврат инвестиций (ROI).

Эффект Амазонки

  Знаете ли вы, что сегодня глобальные закупочные организации мирового класса уделяют больше внимания возможностям цифрового бизнеса? Это так, потому что цифровая трансформация позволила закупочным организациям мирового класса добиться большей эффективности, результативности и более высокой окупаемости инвестиций.

Процесс оптимизирован за счет перехода на цифровые технологии. Следовательно, это помогло уменьшить количество ошибок и высвободить сотрудников по закупкам для стратегической работы. Облачные, мобильные и другие цифровые инструменты позволяют им по-настоящему трансформировать функции закупок за счет более точного прогнозирования и планирования, более эффективного сотрудничества с поставщиками и повышения общего качества обслуживания клиентов.

Применение этих цифровых технологий называется «эффектом Amazon» в функции закупок.Как мы видим, компании внедряют облачные интегрированные решения от источника до расчета, чтобы получить конкурентное преимущество на рынке.

Пять стратегий исследования Hackett Group, которые используются современными закупочными организациями мирового класса для достижения превосходных результатов

1) Перераспределение ресурсов с транзакционных операций на деятельность, добавляющую ценность:

Глобальный   Закупочные организации терпят неудачу, когда они уделяют много внимания транзакционной работе и уделяют мало внимания стратегической деятельности.Действия, добавляющие ценность, включают аналитику, управление эффективностью и разработку стратегий закупок.

2) Цифровая трансформация:
  • Глобальные закупочные организации мирового класса тратят больше на FTE из-за больших инвестиций в автоматизацию процессов. Три важнейших шага в обеспечении цифровой трансформации — это создание технологической стратегии закупок, партнерство с ИТ-группой и создание технологической дорожной карты, которая определяет желаемые стратегические результаты, ключевые показатели эффективности и необходимое поведение.

3) Принятие решений на основе аналитики:
  • Затрачивая   на 23 % больше на технологии в расчете на FTE, закупочные организации мирового уровня вкладывают больше средств в системы и инструменты, обеспечивающие возможности аналитики. Данные следует использовать не только для отчетности, но и для решения более сложных бизнес-задач.

4) Предоставление услуг, ориентированных на клиента:
  • Клиенты должны быть центром всех действий в рамках закупок.Глобальные закупочные организации мирового класса разрабатывают услуги и процессы с учетом интересов клиентов.
  • Это включает в себя соглашения об уровне обслуживания с внутренними клиентами, использование нетрадиционных проектных групп и наборов навыков в области коммуникации и цифровых медиа, а также рекомендации «голоса клиента».

5) Повышение квалификации в области закупок:
  • Глобальные закупочные организации мирового класса нанимают более значительный процент от общего числа сотрудников для планирования и выполнения стратегических функций.Однако менее эффективные организации больше внимания уделяют управлению операциями и соответствию требованиям.
  • Сосредоточив внимание на развитии навыков закупок, эти организации инвестируют в развитие талантов, повышая деловую хватку сотрудников отдела закупок; и развивать навыки аналитики.

Планирование и снижение рисков

Covid-19 застал мир врасплох. Следовательно, организации не были готовы, и больше всего пострадали отделы закупок, которые полагались на человеческий капитал.Закупочные организации мирового класса готовятся к бедствию еще до того, как оно произойдет.

У них есть интеллектуальные инструменты управления контрактами, которые изучают форс-мажорные положения, инструменты отслеживания эффективности, которые уведомляют о неэффективных поставщиках, и решения для электронных закупок с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Такие организации могут пережить кризисы и превзойти своих конкурентов.

Ощутимыми преимуществами технологии Source-to-Pay являются более строгое соблюдение политики закупок, эффективные процессы, более высокие расходы под управлением и сокращение нестандартных расходов.В настоящее время экономия достигается не только за счет эффективности транзакций Procure-to-Pay. Предприятия должны иметь конкурентоспособные цепочки поставок. Следовательно, становится жизненно важным иметь эффективный процесс «От источника к оплате», который делает закупки более эффективными, оперативными и гибкими.

Source-to-Pay помогает людям получать то, что им нужно, по оптимальной цене и быстрее, при этом они постоянно ищут более качественные предложения и лучших поставщиков. Уход от обыденных и утомительных аспектов принятия решений о закупках и источниках позволяет сместить акцент на стратегические потребности бизнеса.

Некоторые компании все еще считают, что искусственный интеллект находится на ранних стадиях. Однако инструменты поиска и заключения контрактов на базе ИИ уже используются большинством компаний. Кроме того, эти инструменты автоматизируют выполнение, анализируют большие наборы данных и дают разумные рекомендации.

Подробнее   о том, как компания Porsche Cars NA ускорила процессы закупок с помощью решений Zycus.

Подробнее: Преимущества планирования закупок

  

Характеристика закупочной организации мирового класса

Как быть мирового уровня? Это вопрос, на который каждому нужен ответ.Хотя в обозримом будущем основным критерием закупок будет экономия затрат, ведущие организации ожидают гораздо большего, чем просто сокращение затрат. Закупочные организации мирового класса прилагают значительные усилия для обеспечения уникальной ценности помимо снижения затрат, в том числе, будучи доверенными консультантами для бизнеса. , инновации поставщиков, предоставление информации, уделение особого внимания управлению рисками и гибкому подбору персонала.

По данным глобальной бизнес-консалтинговой компании Hackett Group, отделы снабжения «мирового класса» работают примерно на 20% дешевле, чем средние компании, и у них на 27% меньше сотрудников.Разве это не здорово! В отчете Hackett также отмечается, что средние игроки начинают держаться и должны увеличить свои сбережения на 4%-7%. Когда мы ограничиваем расходы и увеличиваем сбережения, то также высока вероятность того, что со временем вы не получите качество и ценность.

Давайте посмотрим на основные характеристики организации закупок мирового класса ниже

Доверенные консультанты для бизнеса: Исследование Hackett показывает, что организации мирового класса имеют высокий уровень участия в планировании и составлении бюджета, почти в четыре раза больше, чем обычные организации.Это более активное участие позволяет сократить затраты на проектирование, изучить потенциально менее дорогие и более качественные альтернативы. Закупочные организации должны быть ценными и надежными партнерами, а не привратниками или администраторами. Доверенные консультанты — это те, кто вовлекает и поощряет своих клиентов, делясь передовым опытом, новыми идеями и так далее.

Повышение инновационности поставщиков: Компании, которые сотрудничают с поставщиками, имеют дополнительное преимущество, заключающееся в том, что поставщики инвестируют в инновационные идеи и строят долгосрочные отношения.Совместная деятельность с поставщиком может быть улучшена путем вовлечения поставщика в свои процессы и тесного сотрудничества с поставщиками, чтобы помочь повысить их конкурентоспособность в отношении стоимости и качества. Исследование Hackett Group показало, что ведущие организации получают более чем вдвое больший дополнительный доход, чем обычные организации, благодаря инновациям поставщиков.

Предоставление информации : Исследования показали, что организации по закупкам мирового класса имеют значительный объем информации, доступной почти в 90% случаев. Это в два раза больше, чем в обычных компаниях. Компании с лучшими показателями больше занимаются бюджетированием и планированием, что позволяет им предоставлять анализ и прогнозные данные по запросу на рынках предложения, которые превращают их в ценный товар.

Защита от рисков: Согласно исследованию Hackett, организации мирового класса имеют формальные программы управления рисками с формальной и широко применяемой стратегией оценки рисков. Хорошо реализованный процесс оценки рисков поставщиков может повысить рентабельность инвестиций закупочных организаций на 25 и более процентов.

Agile Staffing: Необходимо преодолеть функциональные и географические границы, чтобы найти подходящих кандидатов. Исследование Хакетта показывает, что самые эффективные закупочные организации, как правило, в два раза больше инвестируют в часы обучения и в три раза чаще имеют планы удержания сотрудников с критически важными навыками. Это одна из причин, по которой ведущие закупочные организации могут добиться большего с меньшим количеством людей, чем средние.

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.