При приеме на работу какие документы подписывает работник: Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

Содержание

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора / КонсультантПлюс

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Открыть полный текст документа

ЭКДО: закон принят, но бумажные документы останутся | авторская колонка Анны Ивановой для РБК Pro — Аналитика

23 ноября 2021

ЭКДО: закон принят, но бумажные документы останутся | авторская колонка Анны Ивановой для РБК Pro

Президент РФ подписал закон, который дополняет Трудовой кодекс РФ в части электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Что это означает и какие документы все-таки останутся на бумаге, знает Анна Иванова (АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры»).

Теперь компании могут издавать любые правила и положения в электронном виде, а работники могут также электронно с ними знакомиться. Взаимодействовать можно как в информационной системе работодателя, так и на государственной площадке «Работа в России», доступ к которой будет обеспечен через Госуслуги.

Работникам дано право подписывать многие документы посредством простой электронной подписи, важные документы (трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомлении с приказом о дисциплинарном взыскании) будут подписываться усиленной подписью.

Некоторые документы остаются на бумажном носителе.

В первую очередь, это приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника, а со дня его выдачи начинает течь срок исковой давности по спорам о восстановлении на работе. В настоящее время у законодателя нет данных о том, как будет функционировать система работодателя в случае увольнения неугодного работника. Однако сегодня известно, что первый шаг работодателя при любом конфликте — блокировка работнику доступа к системам компании. У дистанционных работников приказ об увольнении также существует на бумаге и должен быть выслан работнику по почте.

Во вторую очередь на бумаге остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступ к электронному документообороту компании, и журналы прохождения инструктажа, поскольку они крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее видоизменить недобросовестным работодателям.

Если работодатель хочет перейти на электронный документооборот, то он должен утвердить соответствующее положение, включающее в себя:

  • описание информационной системы, в которой будут кадровые документы;
  • с какой даты она будет работать;
  • как туда работники могут попасть;
  • какие документы там будут храниться.

О переходе на документооборот работодатель должен будет спросить письменное согласие работника. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то в отношении него документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Это положение вызвало критику со стороны юристов и специалистов кадровых служб. Здесь стоит обратиться к данным Пенсионного фонда, который на начало 2021 года указал, что лишь 13% из всех работающих россиян выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Спрашивать согласия на электронный документооборот не будут лишь у тех, кто будет принят на работу в 2022 году впервые, — эта норма рассчитана на молодых специалистов, у которых не возникнет трудностей с электронными платформами.

Принятый год назад закон об удаленной работе показал свою эффективность, и такие работники продолжают взаимодействовать с работодателем так, как это установлено главой о дистанционной работе.

Также становится необязательным приказ о приеме на работу, потому что он и так дублирует все, что есть в трудовом договоре.

Если сравнивать закон с тем, что было в первом чтении, то работодателям удалось отстоять возможность применения простой электронной подписи и возможность взаимодействия в своих информационных системах. Поскольку законы из социально-трудовой сферы требуют компромиссных решений всех сторон социального партнерства, то важно было услышать и мнение профсоюзов относительно сохранения ряда документов на бумаге и права выбора у работников.

Закон вступает в силу со дня его опубликования. С 1 сентября 2023 года к составу и форматам (но не к содержанию!) документов будут предъявляться единые требования, которые облегчат обработку таких документов при сдаче в архив.

Без сомнений в будущем будут сделаны более смелые шаги к цифровизации в трудовых отношениях, а кредит доверия будет повышен. Это зависит прежде всего от работодателей, которым предстоит сделать электронное взаимодействие доступным, прозрачным и интуитивно понятным.

Опубликовано в РБК Pro, https://pro.rbc.ru/news/619bb0389a7947c2beb1c844

Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками | Компания права Респект — КонсультантПлюс Уфа

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.

д.

Вариант 2. Обмен электронными документами

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того, чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например: можно предусмотреть:

  • использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
  • каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

  • отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
  • работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специально не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

  • Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?
  • Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)?
  • Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?
  • Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?
  • После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?
  • Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т. д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

  • направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
  • распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
  • распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
  • хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
  • работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т. д.).

Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1. Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2. Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т. д.

Источник: www.klerk.ru

Как принять на работу по трудовому договору

Прием человека на работу — кадровая процедура, ошибки при оформлении которой могут грозить компании претензиями от контролирующих органов или судебным разбирательством.

Для оформления нового работника необходимы следующие документы:

  • Паспорт,
  • СНИЛС (при его отсутствии следует зарегистрировать работника в ПФР),
  • Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (если это не первое рабочее место гражданина),
  • Военный билет (только для военнообязанных),
  • Справка о доходах с прежнего места работы – для вычетов по НДФЛ,
  • Справка о заработке – для больничных,
  • Документы об образовании или квалификации.

СТД-Р – форма, выданная работодателем по заявлению работника при увольнении и включающая сведения о периоде работы у данного работодателя. СТД-Р заполняется только на работников, по которым не ведутся бумажные трудовые книжки. В этой форме укажите сведения о трудовой деятельности работника в вашей компании.

Форму СТД-ПФР выдает непосредственно Пенсионный фонд.

Для удобства можно попросить работника написать заявление о приеме на работу, но это не обязательно, так как все будет оформлено трудовым договором.

Срок составления трудового договора – не позже трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу. Дата трудового договора может отличаться от даты начала работы: договор можно подписать до выхода на работу или в течение трех рабочих дней после ее начала.

В ТК РФ закрепили, что прием на работу оформляется трудовым договором, необязательно издавать приказ или распоряжение и знакомить с ним сотрудника, как было предусмотрено раньше. Но если работодатель хочет оформить такой документ, он может это сделать. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Не позднее следующего рабочего дня после подписания договора необходимо подать СЗВ-ТД.

Если работник принес бумажную трудовую книжку, в нее вносится запись о приеме на работу.

Если трудоустраивается человек с бумажной трудовой книжкой, но он хочет перейти на ЭТК, сначала нужно внести в его трудовую запись о приеме на работу. Затем принять заявление о переходе на ЭТК, сделать запись об этом в бумажной книжке и выдать ее на руки.

Для человека, впервые устраивающегося на работу, электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически при подаче СЗВ-ТД о приеме на работу.

Документ: Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ


Электронная трудовая книжка

Заполните форму и получите бесплатно сборник «Электронная трудовая книжка. Форма СЗВ-ТД»! Подборка включает обзоры изменений по электронным трудовым книжкам, рекомендации по внесению записей в трудовую книжку и переходу на ЭТК, примеры заполнения СЗВ-ТД и т. д.

Какие документы должен подписать работник при приеме на работу

Особенности приема на работу несовершеннолетних. Труд несовершеннолетних. Трудовая книжка нового образца. Сведения об образовании в трудовой книжке: образец. Прием на работу по совместительству.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника.

Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:. Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:. Оформляясь на любую работу, соискатель должен предоставить следующие документы:. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства.

Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету — для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу.

Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.

Закон гласит, что до подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами предприятия под роспись: с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, инструкцией по охране труда, должностной инструкцией и так далее — со всеми документами, которые устанавливают правила трудовой дисциплины и имеют непосредственное отношение к сотруднику.

Его подпись может быть зафиксирована в специальном журнале либо на листе ознакомления, который подкалывается к каждому документу. Нормативные акты также могут быть оформлены в виде приложения к трудовому договору, таким образом, подписывая договор, работник поставит и роспись, доказывающую, что он был ознакомлен с данными документами.

Необходимо различать гражданско-правовой договор и трудовой договор или контракт о приеме на работу. Структура этих двух документов примерно одинакова, но в первом случае речь идет о конкретных работах, выполняемых строго в определенный срок и за определенную плату, которая может не совпадать с системой оплаты труда, принятой на предприятии. И гражданско-правовой, и трудовой договор — основание для приема на работу.

При подписании гражданско-правового договора не издается приказ по предприятию, а на работника не распространяются гарантии, которыми пользуются работники, подписавшие трудовой договор. Гражданско-правовые договоры работодатель имеет право заключать лишь в строго определенных ситуациях, потому что, если не соблюдены необходимые условия его заключения, он может быть законодательно признан трудовым договором.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, один остается у работника, другой хранится у работодателя. Он обязательно должен быть заключен до того, как работник приступит к исполнению своих обязанностей, в случае же, если оформление по договору на работу не произошло, а работник уже допущен на рабочее место, договор необходимо заключить в трехдневный срок.

Необходимо помнить, что трудовой договор — это основной документ, при помощи которого происходит оформление трудовых отношений, поэтому в нем должны быть предусмотрены и зафиксированы все их детали: наличие испытательного срока, отметка о совместительстве, раздел о коммерческой тайне предприятия и так далее. После того как работника ознакомили со всеми необходимыми местными нормативными актами, он изучил и подписал договор, прием на работу оформляется работодателем: на основании подписанного трудового договора издается приказ или распоряжение установленного образца.

Работник должен быть ознакомлен с приказом в течение трех дней под роспись, один его экземпляр, заверенный печатью, он может получить на руки. Приказ не может быть издан позже даты заключения договора. Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров на основании документов, которые работник предоставил, но он должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу. Личное дело сотрудника также оформляется сотрудниками отдела кадров.

Туда вносятся персональные сведения: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.

Также прием на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа и должности, на которую принят новый сотрудник. Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости ему могут предоставить выписку из книжки или копию ее отдельных листов.

Оформление такого работника происходит на общих основаниях, разница лишь в том, что в трудовом договоре четко прописывается количество рабочих часов и расписание рабочей недели.

Все права, обязанности и гарантии работающего на полставки такие же, как права, обязанности и гарантии работающего полную рабочую неделю и полные рабочие дни. Согласно Трудовому кодексу, на работу можно брать даже несовершеннолетних и студентов дневной формы обучения — порядок оформления будет таким же, как и в общих случаях. Но при этом необходимо участь, что оформление на работу работника, который обучается, возможно лишь на неполный рабочий день — не более восемнадцати часов в неделю.

Кроме того, работодатель также обязан предоставить дополнительные пятнадцать дней отпуска без сохранения заработной платы для того, чтобы студент мог сдать сессию, четыре месяца отпуска для сдачи итоговых экзаменов и защиты диплома, а также месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов. Согласно законодательству, оформление такого работника происходит на общих основаниях, но ему дополнительно предоставляются льготы:. На работы с опасными и вредными условиями инвалидов принимать запрещается.

При этом, поскольку трудоустройство осуществляется на общих основаниях, работодатель не имеет права требовать от сотрудника справок о состоянии здоровья за исключением специально предусмотренных случаев в силу специфики деятельности , а инвалид при может и не предъявлять справку медико-социальной экспертизы.

В этом случае работодатель не несет ответственности за привлечение инвалида к работам, противопоказанным ему по состоянию здоровья.

Оформление происходит в общем порядке, за исключением того, что иностранцам требуется получить разрешение патент на работу, а предприятию в некоторых случаях необходимо получить разрешение для трудоустройства иностранных граждан.

Согласен на обработку моих данных. Данные не будут переданы 3-м лицам. Задать вопрос. Регистрация Вход. Содержание статьи 1 Нормативная база 2 Порядок оформления 3 Документы для оформления 3. Похожие записи: Как правильно оформить приказ о приеме на работу Какие правила необходимо соблюдать при приеме на работу Особенности приема на работу несовершеннолетних Особенности приема на работу иностранных граждан.

Поделиться в соц.

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция

Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:. В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Для того чтобы у работодателя и работника не было проблем ни с трудовой комиссией, ни с налоговой, оформление приема на работу должно быть осуществлено правильно и со всеми соответствующими документами. В нашей статье мы постараемся подробно описать порядок документального оформления нового сотрудника. Оформление сотрудника и особенности этого процесса перечислены в целом ряде законодательных документов, а именно:. Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:.

Документальное оформление приема на работу

Обращаем ваше внимание на то, что для вашего удобства регистрация в Маркете и на форуме объединены. Перед непосредственным приемом на работу и оформлением существуют несколько этапов, которые предусмотрены законодательством, такие как медицинское обследование, избрание на должность, либо выбор претендента на должность на конкурсной основе или др. Перед тем, как приступить работнику к выполнению своих обязанностей, сотрудник должен пройти медицинское обследование. Это касается следующих категорий граждан:. Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно перед поступлением на работу и повторять процедуру периодически ежегодно — для работников, не достигших 21 года в обязательном порядке. Должностные инструкции — перечень обязанностей работника. Предоставление должностной инструкции не обязательно, однако этот шаг поможет избавиться от ряда проблем и недоразумений, возникших между заинтересованными сторонами уже в ходе работы. Должностные инструкции составляются и подписываются в двух экземплярах, одна копия — работнику, вторая — работодателю. Посмотреть и скачать образцы должностных инструкций можно в нашем специальном разделе.

Подпись работника: на каких документах она требуется?

Оформляя прием нового работника на работу, кадровик должен ознакомить его еще до подписания трудового договора как с локальными нормативными актами далее — ЛНА , связанными с работой, так и с картой специальной оценки условий труда далее — СОУТ. Однако порой работники отказываются ставить свою подпись. Согласно ч. Трудовой договор необходимо составить в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать стороны отношений. Один экземпляр трудового договора нужно передать работнику, другой хранит работодатель.

.

Прием на работу: порядок оформления документов

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 10 вопросов по трудовому договору — Елена А. Пономарева

.

Порядок приема на работу

.

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо Отказ работника от подписания трудового договора не может служить должен выяснить деловые и профессиональные качества работника.

.

.

.

.

.

.

Контрольный список документов для нового найма | Рабочий

Несколько вещей, о которых следует помнить:

  • Ознакомьтесь с местными трудовыми нормами, чтобы убедиться, что вы всегда соблюдаете закон.
  • После того, как вы соберете подписанные соглашения от новых сотрудников, надежно сохраните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.

Используйте этот новый контрольный список документов для найма в качестве руководства при приеме на работу новых сотрудников:

  • Подготовить трудовой договор и получить подписанный, если применимо. Вы можете отправить этот контракт вместе с электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен содержать:
    • Информация о работе (должность, отдел)
    • График работы
    • Стаж работы
    • Компенсации и льготы
    • Обязанности сотрудников
    • Условия завершения
  • Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили формы трудоустройства, требуемые по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы могли правильно классифицировать и компенсировать сотрудников.Законодательство может различаться в зависимости от вашего штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенными типами форм занятости для заполнения являются:
  • Подготовка и получение подписей на внутренних формах. Не забудьте поставить подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. Сюда могут входить:
    • Соглашения о неконкуренции
    • Соглашения о неразглашении
    • Формы изобретений сотрудников
    • Формы подтверждения справочника сотрудников
    • Соглашения о согласии на тестирование на наркотики и/или алкоголь
    • Формы анализа работы (обязанности, цели и критерии оценки эффективности)
    • Инвентарные списки оборудования сотрудников
    • Соглашения о конфиденциальности и безопасности
  • Подготовьте документы о вознаграждениях работникам. Если вы предлагаете льготы для сотрудников, вам необходимо предоставить новым сотрудникам документы с описанием условий и, в некоторых случаях, получить их подписанными. Наиболее распространенные льготы для сотрудников:
    • Страхование жизни и здоровья
    • Мобильный тариф
    • Служебный автомобиль
    • Опционы на акции
    • Пенсионный план
    • Страхование по инвалидности
    • Политика в отношении оплачиваемых отгулов/отпусков (включая любой оплачиваемый отпуск)
    • Больничный
    • Оздоровительные льготы для сотрудников (например,грамм. абонементы в тренажерный зал)
    • Возмещение стоимости обучения

Узнайте все о льготах для сотрудников.

  • Получение личных данных сотрудников для экстренных случаев. Для укрепления здоровья и безопасности на рабочем месте лучше всего вести учет сотрудников:
    • Аварийные контакты
    • Краткая история болезни
    • Пищевая аллергия или предпочтения (например, веганские или безглютеновые)

Безопасность | Стеклянная дверь

Пожалуйста, подождите, пока мы проверим, что вы реальный человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, отправьте электронное письмо чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Veuillez терпеливейший кулон Que Nous vérifions Que Vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce сообщение, связаться с нами по адресу Pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ихр Inhalt wird в Kürze angezeigt.Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, Информировать Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Эвен Гедульд А.У.Б. terwijl мы verifiëren u een человек согнуты. Uw содержание wordt бинненкорт вергегевен. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een электронная почта naar om ons te informeren по поводу ваших проблем.

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido se sostrará кратко. Si continúas recibiendo este mensaje, информация о проблемах enviando электронная коррекция .

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en краткий Si continúas viendo este mensaje, envía un correo electronico a пункт informarnos Que Tienes Problemas.

Aguarde enquanto confirmamos que você é uma pessoa de verdade. Сеу контеудо será exibido em breve. Caso continue recebendo esta mensagem, envie um e-mail para Para Nos Informar Sobre O Problema.

Attendi mentre verificiamo che sei una persona reale.Il tuo contenuto verra кратко визуализировать. Se continui a visualizzare questo message, invia удалить все сообщения по электронной почте indirizzo для информирования о проблеме.

Пожалуйста, включите Cookies и перезагрузите страницу.

Этот процесс выполняется автоматически. Вскоре ваш браузер перенаправит вас на запрошенный вами контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Код: CF-102/6ec1f21eac959d92

Что вам нужно для работы в США?

Введение в рабочую документацию

При приеме на работу нового сотрудника есть несколько документов, которые работодатели должны обработать и хранить в файле. Вот рабочие документы, которые необходимо собрать у новых сотрудников:

 

  • Удостоверение личности
  • Форма И-9
  • Форма W-4
  • Прямой депозит

Связанный:  Как нанять первого сотрудника

 

Удостоверение личности

В Соединенных Штатах сотрудники должны удостоверить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе.Они могут сделать это, представив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: список A, список B и список C. 

Наличие у сотрудников одного документа из списка А является достаточным подтверждением личности и допуском к работе. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка Б и один из списка С. Обратите внимание, что сотрудники должны предоставить вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые включает каждый список:

 

Список A: Эти документы подтверждают личность и право на трудоустройство

 

  • Неистекший U.С. паспорт
  • Недействительный заграничный паспорт (со штампом I-551)
  • Карточка разрешения на работу с истекшим сроком действия
  • Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
  • Разрешение на работу с истекшим сроком действия, содержащее фотографию (выданное Службой гражданства и иммиграции США)
  • Заграничный паспорт с неистекшим сроком действия (с формой I-94, содержащей отметку о неиммиграционном статусе)

 

Список B: Эти документы подтверждают личность

 

  • Действ. S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
  • Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными органами, с фотографией на нем
  • Учетная карточка избирателя
  • Военный билет США или военный билет
  • Удостоверение личности военного иждивенца
  • Карта торгового моряка береговой охраны США
  • Документ племени коренных американцев
  • Школьный билет с фотографией (для сотрудников младше 18 лет)
  • Больница, клиника или медицинская карта (работники моложе 18 лет)
  • Сведения о детском саду или детском саду (работники младше 18 лет)

 

Список C: Эти документы подтверждают право на трудоустройство

 

  • Карточка социального обеспечения
  • У. S. или свидетельство о рождении за границей
  • Документ индейского племени
  • Удостоверение личности гражданина США 
  • Удостоверение личности резидента
  • Разрешение на работу с истекшим сроком действия (выданное DHS)

 

Форма И-9

Наряду с документами, удостоверяющими личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на работу.После того, как сотрудник сдаст форму I-9, вы должны сохранить ее в файле отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify — систему, используемую для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

 

Форма W-4

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы сообщить вашей компании о своей налоговой ситуации. Эта форма сообщает вашему предприятию, сколько налога нужно удержать из зарплаты сотрудника.Убедитесь, что у новых сотрудников установлена ​​самая последняя версия этой формы, и предложите существующим сотрудникам обновить свою предыдущую форму W-4 до самой последней версии.

 

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой депозит, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свою банковскую информацию вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем платежном периоде.

 

Краткие советы по документам о трудоустройстве

Когда новый сотрудник приступает к работе, вы как его работодатель несете ответственность за информирование его обо всех документах, которые ему необходимо заполнить.Чтобы процесс адаптации сотрудника прошел гладко, следуйте этим советам:

 

  • Храните документацию в безопасности: Существуют законы, требующие от работодателей хранить документы работника в течение определенного периода времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя заключается в обеспечении безопасности и надлежащего хранения документации. Сотрудники доверяют вам сохранение их личной информации в тайне.
  • Предоставьте ресурсы для сотрудников:  Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них может не быть опыта в этом раньше.
  • Соблюдайте сроки:  Многие из этих форм имеют сроки. Не забудьте забрать их у сотрудников в первый рабочий день.

Связанный:  Объявление о новом сотруднике

 

Рабочие документы Часто задаваемые вопросы

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот несколько часто задаваемых вопросов о рабочих документах: 

 

Какие еще важные документы необходимо получить от сотрудников?

После того, как вы соберете все налоговые формы и формы подтверждения занятости, вам также могут потребоваться дополнительные формы. К ним могут относиться:

 

  • Оформление льгот:  Сотрудникам необходимо заполнить документы для получения льгот, таких как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни, а также страхование по инвалидности.
  • Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуется тестирование на наркотики и/или алкоголь, вам потребуется, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
  • Контактная информация для экстренных случаев: В случае чрезвычайной ситуации попросите сотрудников предоставить контактные данные для экстренных случаев, краткую историю болезни и любые пищевые аллергии или непереносимость.
  • Форма целей сотрудников: Начните время сотрудников в вашей компании правильно, изучив их цели.Используйте рабочий лист, который поможет им создавать цели SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, ограниченные по времени). Вы также можете попросить их менеджера или супервайзера регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
  • Справочник сотрудника: Чтобы гарантировать, что новый сотрудник полностью понимает ваш справочник сотрудника, попросите его подписать подтверждение о принятии руководства. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали все.
  • Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности работника, включая должность работника, обязанности, стаж работы, компенсацию, льготы, связанные с условиями найма.
  • Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы гарантировать, что эта информация останется внутри компании.

 

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров занимается рабочими документами нового сотрудника. Однако в небольших компаниях руководитель или менеджер может отвечать за сбор и сортировку новых рабочих документов.

 

документов, которые должны получить сотрудники в первую неделю

Первая неделя на новой работе – напряженное время как для работодателя, так и для сотрудника. Это также, как правило, время, загруженное документами и различными деталями, связанными с работой.

Несмотря на то, что первый день должен быть больше посвящен знакомству новых сотрудников с их рабочим местом, а не погребению новых сотрудников под кипами документов, крайне важно, чтобы вы предоставили своим новым сотрудникам все необходимые формы трудоустройства.

В течение первой недели работы новым сотрудникам должны быть предоставлены следующие документы:

Копия письма-предложения и/или трудового договора.

Даже если письмо с предложением было отправлено ранее, руководители должны приложить еще одну копию к делу сотрудника.

Контрольный список для адаптации.

Рассказывая новому сотруднику, как он проведет свои первые несколько недель на работе, менеджеры не только предоставляют план действий, но и демонстрируют сотруднику, что его работа ценится.

Информация о заработной плате, включая формы прямого депозита.

Люди хотят знать, когда и как им будут платить.

Информация о технологических системах, а также инструкции по установке паролей для компьютеров и голосовой почты.

Хотя это может показаться простым, многие компании упускают из виду мелкие детали, такие как возможность входа в систему, которые могут сбить с толку новых сотрудников.

Копия стратегического плана и миссии вашей организации.

Познакомьте новых сотрудников с видением компании и расскажите им, как их вклад вписывается в план. Любые другие соответствующие материалы (годовые отчеты, маркетинговые материалы), содержащие информацию о вашей компании и корпоративной культуре, также могут оказаться полезными. План структуры компании также может быть полезен для новых сотрудников, иллюстрируя, как различные отделы связаны и взаимодействуют.

Копия справочника сотрудника.

Работодатели также должны быть уверены, что сотрудник подписывает форму, подтверждающую получение и соблюдение политики, и что форма помещена в личное дело сотрудника.

Информация о безопасности и парковке, а также любые применимые формы и/или документы.

Убедитесь, что новые сотрудники заполнили все документы и подписали все необходимые документы, касающиеся безопасности и парковки.

Экстренная контактная информация для менеджеров.

Чрезвычайные ситуации по своей природе неожиданны. Новым сотрудникам должна быть предоставлена ​​контактная информация в нерабочее время для соответствующих менеджеров и копии любых планов связи в чрезвычайных ситуациях.

Копия плана готовности компании к стихийным бедствиям.

Очевидно, все надеются, что план на случай стихийного бедствия никогда не придется выполнять, но все новые сотрудники должны получить копию плана и должны понимать свою роль в случае возникновения стихийного бедствия.

Обновлено описание работы и план работы.

Новые сотрудники должны иметь четкое представление о том, что влечет за собой их должность и как будет измеряться успех. Если у вас есть ожидания относительно того, что они должны сделать в первые несколько недель или месяцев своей работы, изложите это в письменной форме.Открытое общение и четко сформулированные ожидания могут означать разницу между успешным переходом нового сотрудника и плохим результатом.

Формы для новых сотрудников: основные адаптационные документы для малого бизнеса

Прием на работу нового сотрудника – это волнительное событие для малого бизнеса. Тем не менее, это требует большого количества документов.

В процессе адаптации новые сотрудники должны просмотреть и подписать несколько документов. Эти документы варьируются от государственных форм до записей, относящихся к вашему бизнесу.Независимо от их цели, важно убедиться, что новые сотрудники обращаются к этим документам вскоре после того, как они присоединяются к вашей компании. Давайте разберем различные документы, необходимые для адаптации нового сотрудника.

Различные типы новых форм и документов о найме

Вступительные документы имеют множество различных функций. Некоторые нужны для сбора важной информации от нового сотрудника. Другие предназначены для того, чтобы должным образом информировать новых сотрудников об определенных практиках и давать им возможность подписаться на определенные преимущества.Основные документы по адаптации разбиты на несколько разных групп.

  • Документы о первоначальном найме
  • Квалификационные формы сотрудников
  • Налоговые формы
  • Общие деловые документы

Независимо от их намерений, лучше, чтобы сотрудники просмотрели и подписали эти документы в первый рабочий день, если это возможно. Хотя бумажная работа может быть не такой уж захватывающей, лучше всего заранее избавиться от этих шагов и создать хорошую основу для новых сотрудников.

Документы о первоначальном найме

Процесс адаптации начинается с предложения работы. Есть несколько документов, которые новые сотрудники должны будут подписать, чтобы получить работу и убедиться, что они подходят для компании. Таким образом, все потенциальные сотрудники должны заполнить следующие документы, чтобы начать процесс адаптации.

Форма заявления о приеме на работу

Форма заявления о приеме на работу — это самый первый официальный документ, необходимый для приема на работу новых сотрудников.Хотя эта форма может показаться очевидной, очень важно иметь ее в файле, чтобы у вас была доступная информация, такая как история работы, образование и личные данные, на случай возникновения каких-либо проблем в будущем. В некоторых штатах есть требования по включению конкретных заявлений в формы заявлений о приеме на работу, поэтому наличие этого документа может помочь вам доказать, что вы выполнили какие-либо юридические обязательства.

Новые сотрудники должны подписать этот документ, чтобы проверить всю информацию и дать согласие на проверку биографических данных. Также важно отметить, что эта форма должна быть включена, даже если соискатель уже отправил резюме.Затем вы можете хранить этот документ в течение всего года вместе с любыми примечаниями или другими деталями, задокументированными в процессе найма.

Письмо-предложение и/или трудовой договор

Письмо с предложением является еще одной стандартной частью добавления нового сотрудника. Тем не менее, важно не только предоставить сотрудникам письмо-предложение и трудовой договор, но и приложить копию к личному делу сотрудника. Это включение просто даст компаниям еще один документ, на который можно ссылаться, если в будущем возникнут какие-либо проблемы в отношении этого контракта или деталей предложения.

Записи о тестировании на наркотики

Независимо от того, хочет ли компания проверить кандидата на наркотики заранее или проводить тесты во время работы, вам необходимо предоставить сотрудникам копию политики компании по тестированию на наркотики. Вы также должны хранить записи любых результатов испытаний в течение как минимум одного года, хотя некоторые правила могут увеличить минимальный срок хранения этих записей.

Бланки, подтверждающие право на работу

После того, как вы выбрали идеального кандидата, правительство требует от него подтвердить свое право на работу в Соединенных Штатах.Под этот раздел подпадает только один документ, но очень важный: форма I-9.

Форма

I-9 требует, чтобы и новый сотрудник, и работодатель заполнили части документа. Новые сотрудники должны заполнить и подписать первый раздел формы I-9 в первый день работы. Затем работодатели должны просмотреть первый раздел для завершения.

Работодатели также должны заполнить второй раздел формы I-9 в течение трех рабочих дней с даты приема на работу.Этот шаг требует от новых сотрудников предоставления неистекших оригиналов документов, подтверждающих их личность и разрешение на работу. Эта документация может быть представлена ​​в различных формах, таких как паспорта, водительские права, карточки с номерами социального страхования и многое другое. Служба гражданства и иммиграции США предоставляет полный список приемлемых документов формы I-9 в Интернете.

Как только работодатель получит необходимую информацию, он может заполнить оставшуюся часть формы. Работодателям не нужно заполнять форму I-9, но они должны хранить ее в течение как минимум трех лет после первого дня работы сотрудника или в течение полного года после увольнения сотрудника.Это позволит работодателям представить форму, если уполномоченные представители правительства США посетят предприятие для проверки.

Налоговые формы

Право на трудоустройство — это только первый шаг к заполнению обязательных государственных документов для новых сотрудников. Сотрудники также должны заполнить форму W-4, чтобы вы могли правильно распоряжаться заработной платой в их бизнесе.

Форма

W-4 используется для того, чтобы работники определяли федеральные подоходные налоги, которые их работодатели должны удерживать из зарплаты.Таким образом, новые сотрудники должны сразу же заполнить эту форму, чтобы работодатели могли применить информацию к своему первому платежному периоду. В некоторых штатах также есть собственная версия формы W-4 для удержания местного подоходного налога, в то время как в других просто используется федеральный документ.

Работодатели не обязаны регулярно подавать эти формы, но они должны хранить их в файле для справки и на случай, если IRS запросит копию для сравнения удержаний. Каждая форма W-4 должна храниться в файле не менее четырех лет после уплаты этих налогов.

Общие деловые документы

В то время как некоторые документы о приеме на работу требуются по закону, многие другие являются просто средством предоставления новым сотрудникам всей информации, которая им понадобится в их новой компании. Эти документы могут варьироваться от средств для сбора информации о заработной плате и льготах до простого предоставления людям более подробной информации об их ролях и других материалов компании.

Форма прямого депозита

 Прямой платеж – удобный способ как для работодателей, так и для сотрудников, но для настройки этого способа оплаты компаниям нужны некоторые данные. Новые сотрудники, которые будут получать прямой депозит, должны будут заполнить форму информации о банковском счете, чтобы убедиться, что их зарплата поступает в нужное место. Эти формы должны требовать от сотрудников включения:

  • Полное имя
  • Номер банковского счета
  • Тип счета (чековый или сберегательный)
  • Название и маршрутный номер банка
 Формы льгот

Если компания предлагает своим сотрудникам пакет льгот, эта компания должна предоставить информацию об этих льготах новым сотрудникам и попросить их принять участие в программах или отказаться от них.Эти программы могут включать:

  • Страхование здоровья
  • Страхование жизни
  • Пенсионные планы
  • Страхование по инвалидности
  • Оздоровительные программы

Работодатели должны будут раздавать разные формы льгот для каждого предложения в своем плане. Эти формы должны содержать подробную информацию о каждом предложении и давать сотрудникам возможность выбрать их, если они имеют на это право. Даже если они отказываются, работодатели должны сохранить эти подписанные документы в качестве доказательства того, что они были проинформированы о вариантах льгот и решили не регистрироваться в них.

Миссия и стратегический план

Некоторые документы о приеме на работу предназначены просто для того, чтобы помочь новым сотрудникам привыкнуть к бизнесу. Заявление о миссии компании, стратегические планы или любые другие соответствующие документы помогут новым сотрудникам понять культуру и цели компании. Этот тип информации поможет им понять, как их роль соответствует видению организации и вписывается с первого дня.

Справочник сотрудника

Если в организации есть руководство для сотрудников, лучше всего сразу же раздать его копию новым сотрудникам.В хорошем справочнике изложены все важные элементы о бизнесе — политика компании, процедуры и другие ключевые детали.

Раздача справочника новым сотрудникам позволяет им ознакомиться с этим документом по ключевым вопросам, которые могут у них возникнуть об организации. Справочник также служит заслуживающим внимания инструментом соблюдения требований, действуя как доказательство того, что сотрудники заранее знали о политике компании. Таким образом, вы также захотите, чтобы сотрудники подписали форму подтверждения получения и прочтения справочника.

Описание работы и план работы

Каждому сотруднику должно быть дано четкое указание того, что его роль должна выполнять и как его успех будет измеряться с течением времени. Работодатели должны предоставить новым сотрудникам документ, в котором излагаются обязанности, ожидания и возможные сроки того, что должно быть выполнено в течение первых нескольких месяцев. Подписание этого документа сотрудниками не только поможет им понять ожидания, но и предоставит работодателям письменные рекомендации, когда придет время оценивать производительность.

Контрольный список адаптации сотрудников

В первые несколько недель работы нужно успеть многое. Контрольный список адаптации — это подробный план действий, в котором задокументировано все обучение, задачи и другие ключевые элементы, которые произойдут в начале пребывания человека в организации. Четкий план поможет держать всех в курсе и дать новым сотрудникам чувство уверенности в том, что у их нового работодателя есть план и он ценит их позицию.

Знаки безопасности и парковки

Если работа требует особой безопасности или подробностей о парковке, работодатели должны выложить всю эту информацию и организовать специальные разрешения к первому рабочему дню нового сотрудника.Сотрудники должны получать любые формы, которые им необходимо подписать, а также ключевые элементы или информацию, связанную с парковкой, входом и т. д. Эти элементы могут включать парковочные пропуска, ключи и коды доступа. Документация по этим пунктам также должна включать подробные сведения о следующих шагах, если сотрудник покидает компанию или увольняется.

Контактная информация и планы на случай чрезвычайной ситуации

Каждый надеется, что избежит каких-либо чрезвычайных ситуаций, но важно быть готовым на всякий случай. Новым сотрудникам должна быть предоставлена ​​соответствующая контактная информация для руководителей и других лиц на случай, если что-либо произойдет в нерабочее время. Сотрудники также должны предоставить компании экстренный контакт на случай, если с ними что-то случится на работе. Наконец, предоставьте новым сотрудникам любые планы готовности к стихийным бедствиям, если компания их разработала.

Настройте своих новых сотрудников на успех

В то время как новые сотрудники требуют большого количества документов, хороший процесс адаптации может облегчить переход в вашу компанию. Конечно, сбор всех этих документов — это только первый шаг в долгом процессе. Важно задать правильный тон для новых сотрудников, чтобы они могли помочь вашей компании расти.

К счастью, GMS может помочь вашему бизнесу выстроить процесс адаптации, который не только настроит новых сотрудников на успех, но и избавит вас от административной работы. Свяжитесь с GMS сегодня, чтобы узнать об управлении адаптацией сотрудников и других важных функциях управления персоналом.

новых форм сотрудников | Какие формы должны заполнять новые сотрудники?

Формы для новых сотрудников являются основным элементом процесса адаптации. Прежде чем сотрудник сможет легально начать работать в вашем бизнесе, ему необходимо заполнить необходимые формы.Какие формы должны заполнять новые сотрудники?

Какие формы должны заполнять новые сотрудники? Обзор

Правительство требует несколько новых бланков найма. Другие документы необходимы для вашего бизнеса.

Взгляните на федеральную форму о приеме на работу, которую должны заполнить сотрудники:

Сотрудникам также необходимо заполнять формы подоходного налога, чтобы вы могли точно рассчитать заработную плату:

И вот список потенциальных бизнес-форм, которые могут потребоваться для заполнения новыми сотрудниками:

  • Форма для связи в экстренных случаях
  • Форма подтверждения справочника сотрудника
  • Форма информации о банковском счете 
  • Формы льгот

Используйте следующую таблицу для краткого обзора форм, которые должны заполнять все сотрудники, форм, которые могут потребоваться вашим сотрудникам, и их целей:

Новые формы сотрудников по категориям

Опять же, мы можем разбить документы для новых сотрудников на следующие категории:

  1. Форма о праве на трудоустройство
  2. Новые налоговые формы
  3. Формы для конкретных предприятий

Чтобы узнать больше о документах, которые вам могут понадобиться для предоставления сотрудникам в рамках их нового пакета найма, читайте дальше.

1. Право на трудоустройство 

Прежде чем вы сможете добавить сотрудника в свою команду, вы несете юридическую ответственность за подтверждение того, что сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах.

Форма I-9

Среди форм, которые должны заполнить новые сотрудники, есть форма I-9. Форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» используется для подтверждения того, что ваши сотрудники имеют законное право работать в Соединенных Штатах. Используйте выпуск формы I-9 за октябрь 2019 г., чтобы соответствовать требованиям.

Форма

I-9 состоит из трех разделов.Сотрудник заполняет первый раздел, а вы заполняете второй раздел. Третий раздел предназначен только для повторной проверки права на трудоустройство или повторного найма.

В форме задаются такие вопросы, как имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и статус гражданства. Также есть раздел на случай, если сотрудник использует составителя или переводчика для помощи в заполнении формы.

Имейте в виду, что если у нового сотрудника нет номера социального страхования, ему следует заполнить форму SS-5 «Заявление на карту социального обеспечения».У вас должен быть номер социального страхования для каждого зарегистрированного сотрудника, чтобы вы могли указать его в форме W-2.

Сотрудник должен принести оригиналы документов, подтверждающих его личность и право на работу. Эти документы необходимы для заполнения раздела работодателя формы I-9. В форме I-9 есть три списка допустимых документов: списки A, B и C.  

Сотрудники приносят один документ из Списка А, подтверждающий их личность и разрешение на работу (например, паспорт США). Либо они могут предоставить один документ из списка Б, удостоверяющий их личность (т.например, водительское удостоверение) и один документ из Списка C, подтверждающий их разрешение на работу (например, удостоверение личности гражданина США).

В разделе работодателя укажите информацию о документах, которые приносит сотрудник. Затем подтвердите подлинность документов, насколько вам известно. Включите информацию, такую ​​как ваше имя, название компании и адрес компании, и подпишите форму I-9.

2. Новые налоговые формы

Прежде чем вы сможете добавить нового сотрудника в свою платежную ведомость, вам нужно знать, сколько денег нужно удерживать из его заработной платы в счет уплаты федерального и, если применимо, подоходного налога штата.

Чтобы узнать это, вам нужно собрать две новые налоговые формы: федеральную и государственную формы W-4.

Форма W-4
Форма

W-4, Свидетельство работника об удержании налогов, требуется IRS. Работодатели используют форму W-4 для определения суммы федерального подоходного налога, удерживаемой из заработной платы работника.

Сотрудники могут добавить информацию в форму W-4, чтобы увеличить или уменьшить удержание федерального подоходного налога.

Форма W-4 2020 запрашивает информацию о сотруднике (например,g., имя, номер социального страхования, адрес, семейное положение) и корректировки удержания налога. Сотрудники могут изменить свою информацию в форме W-4 в любое время в течение года.

В редких случаях у вас может быть даже сотрудник, требующий освобождения от уплаты федерального подоходного налога. Если работник требует освобождения, не удерживайте федеральный подоходный налог из его заработной платы.

После того, как вы получите форму W-4, используйте налоговые таблицы в публикации IRS 15, чтобы определить сумму налогов, подлежащих удержанию.

Состояние W-4

Какие формы должны заполнять сотрудники помимо обязательных форм W-4 и I-9? Если в штате, где находится ваша компания, существует подоходный налог штата, соберите формы удержания подоходного налога штата с сотрудников.

Не во всех штатах есть подоходный налог штата. Аляска, Флорида, Невада, Нью-Гемпшир, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Вашингтон и Вайоминг не платят подоходный налог штата. Если ваш бизнес не находится в одном из этих штатов, ваш сотрудник должен заполнить форму удержания налога штата.

Как и в федеральной форме W-4, в формах для удержания подоходного налога штатов запрашиваются личные данные сотрудников. Многие штаты используют налоговые льготы для определения удержания подоходного налога штата.

Например, если ваш бизнес находится в Калифорнии, ваш сотрудник должен заполнить сертификат об удержании налогов DE-4.

Имейте в виду, что вам также может потребоваться удерживать местный подоходный налог из заработной платы сотрудников. Как правило, местные подоходные налоги представляют собой процент от заработной платы работников и не определяются формой удержания.

3. Бизнес-формы для заполнения новыми сотрудниками

В дополнение к праву на трудоустройство и налоговым формам вы можете потребовать от новых сотрудников представить дополнительные формы для вашего бизнеса.

Форма для связи в экстренных случаях

Очень важно попросить сотрудников предоставить контактную информацию для экстренных случаев.В экстренных случаях нужно знать, к кому обращаться от имени работника.

Контактная форма для экстренных случаев может быть как простой, когда сотрудник предоставляет свою информацию, так и информацию о двух-трех контактах. Спросите у сотрудников имя каждого контактного лица, отношение к сотруднику, адрес, а также номера домашнего и рабочего телефонов.

Сотрудникам рекомендуется выбирать экстренные контакты, которые находятся недалеко от их рабочего места. Сотрудники должны обновлять информацию в своей форме по мере необходимости.

Форма подтверждения справочника сотрудника

Если вы еще не думали о том, чтобы иметь в своем бизнесе руководство для сотрудников, сейчас самое время его создать.

Наличие справочника для сотрудников с подробной информацией, например, о трудовом законодательстве, поведении сотрудников, платежной ведомости и других важных бизнес-политиках. Рабочие могут обращаться к справочнику сотрудников, когда у них есть вопросы.

Предоставьте сотруднику форму подтверждения ознакомления с руководством для сотрудников, подтверждающую, что он прочитал руководство и понял политику вашего бизнеса.

Форма информации о банковском счете 

Соберите информацию о банковском счете сотрудника, если он решит получать свою заработную плату через прямой перевод или если вы находитесь в штате, который разрешает обязательный прямой перевод.

Форма информации о банковском счете должна содержать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Тип счета (текущий или сберегательный)
  • Название и маршрутный номер банка
  • Номер банковского счета сотрудника

Сотрудник также должен подписать и подтвердить, что он хочет получать свою заработную плату прямым переводом.

После того, как прямой депозит настроен для вашего бизнеса и у вас есть информация о банковском счете сотрудника, вы можете начать начисление заработной платы.

Формы льгот

Вы можете предложить льготы для сотрудников малого бизнеса. Если вы это сделаете, соберите формы, указывающие на их участие в программах. Сотрудники должны предоставить вам формы, даже если они не хотят участвовать в программах льгот.

Вот некоторые преимущества, которые вы можете предложить своему малому бизнесу:

  • Страхование здоровья
  • Страхование жизни
  • Страхование по инвалидности
  • Пенсионные планы

Предоставьте информацию о преимуществах, которые вы предлагаете.В пакете льгот ваши сотрудники должны согласиться или отказаться от участия в программе (программах). Соберите эти формы у сотрудников перед их зачислением.

Когда новые сотрудники должны заполнять формы?

Сотрудники должны заполнить новые формы сотрудников, прежде чем они начнут работать в вашем бизнесе. Вы можете иметь сотрудника:

  • Заполнение форм в вашем офисе в первый день их работы
  • Самостоятельное заполнение форм до их первого рабочего дня

Убедитесь, что сотрудник заранее знает, какие документы ему необходимо принести для заполнения формы I-9.

После того, как новый сотрудник заполнит формы, сохраните их в своих записях. Затем ваш сотрудник может приступить к работе в вашем бизнесе.

Храните все анкеты сотрудников в одном месте. Программное обеспечение для управления персоналом малого бизнеса Patriot — отличное дополнение к нашему онлайн-программному обеспечению для расчета заработной платы. С помощью программного обеспечения HR вы можете хранить файлы сотрудников в Интернете и предоставлять сотрудникам доступ к их документам. Попробуйте оба бесплатно сегодня!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 12 мая 2017 г.

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

форм новых сотрудников после найма сотрудника

При приеме на работу нового сотрудника следующим шагом будет заполнение необходимых форм, включая форму W-4 и форму I-9.

Вы прошли процесс найма, сделали предложение о работе, и кандидат его принял. Что теперь? Следующим шагом в добавлении сотрудника в ваш бизнес является заполнение критически важных форм для новых сотрудников, которые необходимы для удовлетворения федеральных и государственных требований к оформлению документов, предъявляемых к работодателям.

После того, как эти обязательные новые формы найма заполнены, вы можете настроить личные дела и сориентировать своего нового сотрудника.

Федеральная форма W-4 требуется для удержания

Необходимо заполнить федеральный сертификат об удержании подоходного налога, форма W-4, чтобы вы знали, сколько федерального подоходного налога нужно удерживать из заработной платы вашего нового сотрудника.

Важность того, чтобы каждый сотрудник заполнял форму W-4, невозможно переоценить, поэтому сделайте ее заполнение приоритетом.

Инвентаризация ваших обязательств по удержанию заработной платы поможет вам понять, как следует заполнять форму W-4 и как вы должны использовать ее при расчете заработной платы.

Вы можете оказаться в ситуации, когда сотрудник не подает форму. Чтобы покрыть ваши основания, если по какой-либо причине сотрудник не подает форму W-4, вы должны удержать налог, как если бы сотрудник не заявлял об освобождении от налога.

Кроме того, вы должны знать, что если женатый работник не заявляет о своем семейном статусе в форме W-4, работодатель должен удерживать на основании таблиц удержания налогов для «одинокого работника». Поскольку ставки удержания для одиноких работников выше, чем для работающих в браке, и поскольку сумма налога, удерживаемого с данной выплаты заработной платы, уменьшается по мере увеличения количества заявленных освобождений, важно, чтобы вы попросили всех сотрудников подать справку.

Государственное использование формы W-4. Форма W-4 имеет еще одну важную функцию: во многих штатах копия должна быть отправлена ​​в агентство штата как часть необходимой информации о новых сотрудниках.

Кроме того, во многих штатах есть форма штата, которую необходимо заполнить для целей удержания налогов. Ознакомьтесь с нашей картой удержания подоходного налога , чтобы получить информацию о вашем штате.

Отчетная информация о новом найме

Федеральный закон требует, чтобы все работодатели, даже те, у которых всего один сотрудник, сообщали обо всех новых сотрудниках в соответствующие органы штата.В свою очередь, эти государственные агентства должны передавать информацию в национальный каталог новых сотрудников, который ведется Министерством здравоохранения и социальных служб. Информация будет использоваться в основном для двух целей:

  • для предотвращения мошенничества с пособиями по безработице
  • , чтобы разыскать родителей, которые должны алименты.

Что это значит для вас как для работодателя? К счастью, процесс не очень обременительный. Информация, которую вы должны предоставить, — это информация, которую каждый новый сотрудник должен предоставить при заполнении формы W-4.

В частности, вы должны сообщить имя, адрес, номер социального страхования каждого сотрудника, а также название вашей компании, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Вы также должны указать дату найма, то есть дату, когда сотрудник впервые оказывает платные услуги. Проще всего это сделать с помощью копии Federal W-4.

В соответствии с федеральным законом отчеты должны быть представлены в соответствующий орган штата в течение 20 календарных дней с даты приема на работу, хотя в некоторых штатах могут требоваться более короткие периоды отчетности.

Отчеты должны быть отправлены почтой первого класса или в электронном виде. Если у вас есть сотрудники более чем в одном штате и вы отправляете свои отчеты по почте, вы должны отчитываться в каждом штате. Однако, если вы подаете документы в электронном виде, вы можете указать в Департаменте здравоохранения и социальных служб (HHS) один штат, в котором вы будете сообщать всю информацию о новом найме.

Куда работодатели подают отчеты? Во многих штатах, в которых программы действовали до принятия федерального закона, отчеты подавались в агентство, которое управляет государственной программой пособий по безработице, или в агентство, отвечающее за взыскание алиментов.С момента вступления закона в силу отчеты должны подаваться в новый государственный каталог найма. Обратитесь к веб-сайту по трудоустройству вашего штата за информацией о новой отчетности по найму.

Форма I-9

В соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле от 1986 года все работодатели обязаны проверять личность и право на работу в Соединенных Штатах всех сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 года, с использованием формы I-9 Службы иммиграции и натурализации, » Форма подтверждения права на трудоустройство».

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.