Статья расходов командировочные расходы: применяем правильно КВР и КОСГУ

Содержание

Заявки на командировку | Microsoft Docs

  • Статья
  • Чтение занимает 2 мин
  • Участники: 3

Были ли сведения на этой странице полезными?

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт.

Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Относится к: Project Operations для сценариев на основе ресурсов/без запасов

В заявке на командировку перечислены расходы, которые будут понесены с целью поездки. Заявка на командировку отправляется на рассмотрение и может использоваться для утверждения расходов.

Вам может потребоваться подать заявку на командировку до того, как вы понесете какие-либо расходы, которые несет организация. Это требование применяется независимо от того, списываете ли вы расходы с корпоративной кредитной карты, тратите ли вы наличные, полученные в качестве аванса наличными, или расходуете личные средства, которые будут возмещены организацией.

Заявки на командировки и политики могут использоваться для управления расходами организации. Например, если ваша организация работает над проектом с фиксированной ценой, для которого требуются командировки, командировочные расходы участников рабочей группы проекта должны укладываться в бюджет проекта. Требуя утверждения командировочных расходов до их затрат, организация может помочь убедиться, что проект остается в рамках бюджета.

Настройка

Заявки на командировку можно настроить как «обязательные», включив параметр «Предварительная авторизация командировки обязательна» в параметрах управления расходами.

Создание и отправка заявки на командировку

  1. Перейдите в раздел Мои расходы: заявка на командировку и выберите Создать заявку на командировку.
  2. Введите цель и место назначения для заявки.
  3. В поле Описание командировки введите любую дополнительную информацию.
  4. Для каждого из ожидаемых расходов, таких как билеты на самолет, питание или аренда автомобиля, создайте статью расходов. Включите предполагаемую дату, предполагаемую сумму и валюту для каждого расхода.
  5. Когда вы закончите добавлять ожидаемые расходы, выберите Сохранить.
  6. Когда вы будете готовы отправить заявку на командировку, выберите Рабочий процесс > Отправить.

Вы можете просмотреть утвержденные заявки на командировку в разделе Мои расходы: заявка на командировку.

Просмотр доступных заявок на командировку

Вы можете просмотреть все свои заявки на командировку в разделе Мои расходы: заявки на командировку.

Утверждение заявки на командировку

Выберите заявку на командировку, которую вы хотите утвердить, затем выберите

Рабочий процесс > Утвердить.

Отправка отчета о расходах с использованием утвержденной заявки на командировку

  1. Создайте новый отчет о расходах и в заголовке отчета о расходах и из списка утвержденных заявок на командировки выберите Сопоставить с заявкой на командировку.
  2. Поле Сумма заявки на командировку автоматически обновляется в заголовке отчета о расходах.
  3. Добавьте все расходы на командировку. Если поле Предварительно авторизовано включено, сверенная сумма и разрешенная сумма для конкретной категории расходов будут обновлены.

Примечание

Когда вы сопоставляете отчет о расходах с утвержденной заявкой на командировку, сумма транзакции не может превышать разрешенную сумму.

Разъяснения прокуратуры. Официальный портал Администрации города Омска

О праве на льготное лекарственное обеспечение

24 марта 2022 года, 15:35

О противодействии коррупции

23 марта 2022 года, 12:13

Уголовная ответственность за дискредитацию ВС РФ

21 марта 2022 года, 17:02

О возвращении социальных выплат, списанных за долги

21 марта 2022 года, 17:00

О праве на отпуск при увольнении

14 марта 2022 года, 15:57

О новых правилах оплаты выходных дней для ухода за детьми-инвалидами

14 марта 2022 года, 15:40

Об увеличении минимального размера оплаты труда

14 марта 2022 года, 15:33

О расширении перечня ограничиваемой информации

22 февраля 2022 года, 11:42

О проведении публичных мероприятий

17 февраля 2022 года, 15:22

О действиях «телефонных» преступников

14 февраля 2022 года, 17:07

Об особенностях договора аренды муниципального участка

08 февраля 2022 года, 15:48

Об уголовной ответственности за жестокое обращение с животными

26 января 2022 года, 12:01

О новом перечне доходов для удержания алиментов

18 января 2022 года, 17:15

Разъяснения в сфере нарушений трудового законодательства и норм трудового права

12 января 2022 года, 12:21

О назначении страховой пенсии по старости в автоматическом режиме

23 декабря 2021 года, 16:03

О новых правилах оплаты выходных для ухода за детьми-инвалидами

23 декабря 2021 года, 15:55

Увеличен срок лекарственного обеспечения граждан с сердечно-сосудистыми заболеваниями

23 декабря 2021 года, 15:52

О порядке получения инвалидами средств реабилитации и других мер поддержки

23 декабря 2021 года, 15:45

О новых гарантиях труда социально незащищенных категорий граждан

23 декабря 2021 года, 15:36

Об электронных больничных листах

23 декабря 2021 года, 15:26

Следующий

Командировочные расходы по гражданско-правовому договору

Вопрос:

Работник принят в организацию по гражданско-правовому договору. Был отправлен в командировку, представил чеки на такси, проживание в гостинице. Дополнительным соглашением к ГПД предполагается предусмотреть возмещение организацией работнику командировочных расходов (проезд и проживание) и выплата суточных (питание).

Возможно, ли возместить ему расходы: суточные, услуги такси, проживание, если с ним заключен договор ГПД? Необходимо ли удержать с сумм компенсаций НДФЛ, начислять страховые взносы? Компенсацию можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль?

Ответ:

Организация вправе возместить расходы работника по ГПД. Компенсация по ГПД включается в цену договорных отношений и облагается НДФЛ, при этом может быть применен профессиональный налоговый вычет. Страховыми взносами компенсация расходов не облагается. Расходы на выплату компенсации можно учесть в расходах по налогу на прибыль либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ, либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Соответственно, командировочные — это те расходы, которые имеют место в рамках трудовых отношений. В данном случае расходы физического лица не признаются командировочными. Как правило, сумма, выплачиваемая по гражданско-правовому договору, включает компенсацию издержек физического лица и вознаграждение (п.1 ст. 781, ст. 783, п.2 ст. 709 ГК РФ).

Компенсация расходов в данной ситуации будет расцениваться как часть вознаграждения, получаемое физическим лицом в рамках гражданско-правовых отношений. Вознаграждение, получаемое за выполненную работу, оказанную услугу в рамках ГПД облагается НДФЛ (п.6 ст. 208, п.1 ст. 210 НК РФ). Налоговая база может быть уменьшена на сумму налоговых вычетов, в частности физические лица получающие доходы по ГПД имеют право на профессиональный вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ (услуг) по договору (п. 3 ст. 210, п.2 ст. 221 НК РФ). Страховыми взносами компенсация расходов физического лица в рамках ГПД не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учитывая то, что компенсация расходов исполнителю на проезд и проживание по гражданско-правовому договору не относится к командировочным расходам, учитывать их на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ нельзя.

Расходы на выплату компенсации можно учесть либо на основании п. 21 ст. 255 НК РФ как расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), либо на основании п. 49 ст. 264 НК РФ. При этом должно соблюдаться требование п.1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Порядок компенсации таких расходов, в частности список подтверждающих документов, необходимо прописать в договоре.

Сводка допустимых командировочных расходов: Университет штата Айова

Плата за банкомат

Эта страница последний раз обновлялась 31 января 2022 г.

Вид расходов
Политика возмещения расходов Требуется квитанция для возмещения?

См. Требования к получению

Требуется квитанция для карты T&H?

См. Требования к получению

Варианты возможных статей расходов в рабочий день
Тезисы, материалы конференции Фактические расходы на копии материалов конференции или связанных с ними тезисов и статей. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Стоимость авиабилетов Фактическая стоимость самого дешевого доступного класса. Расходы на проезд бизнес-классом и первым классом не подлежат возмещению, за исключением случаев, когда существует специальное документально подтвержденное медицинское освобождение.При совмещении деловых и личных поездок путешественник обязан предоставить сопоставимую стоимость авиабилетов.
Никакое возмещение не будет предоставлено без сравнительной цитаты. Расходы, связанные с личным путешествием по карте T&H, будут возвращены. Для получения дополнительной информации об исключениях по медицинским показаниям и личных поездках см. раздел «Часто задаваемые вопросы — Авиаперевозки».

Билеты «Консолидатор» для зарубежных направлений могут быть оплачены по счету поставщика, даже если они не были приобретены в туристическом агентстве, с которым ИСУ заключил контракт.Они не могут быть заявлены в отчете о расходах в качестве возмещения.

Карту T&H можно использовать ТОЛЬКО с поставщиками ISU, с которыми заключен контракт, — корпоративными планировщиками поездок или Key Travel; или напрямую с авиакомпаниями. Пожалуйста, ознакомьтесь с разделами «Обязанности путешественников», «Сводка недопустимых расходов» и «Туристические сайты в Интернете», прежде чем покупать билеты в каком-либо другом источнике, кроме туристического агентства, с которым ISU заключила договор.

Приемлемая документация для возмещения расходов на поездку включает в себя весь маршрут авиакомпании с указанием имен, тарифного класса, дат поездки, всех этапов поездки и оплаченной суммы.

Дополнительную информацию см. в разделах часто задаваемых вопросов «Авиаперелеты» и «Пакетные предложения для авиабилетов и проживания » ниже.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Стоимость авиабилетов — в штате
  • Стоимость авиабилетов за пределы штата
  • Стоимость авиабилетов — за границу
  • Плата турагенту — в штате
  • Плата турагенту за пределы штата
  • Гонорар туристического агента — иностранный
Плата за банкомат Международным путешественникам иногда необходимо получить наличные в банкомате.Эта сумма подлежит возмещению при предоставлении документации (например, копии выписки по кредитной карте или выписки из банка). Да, если больше 75 долларов. не допускается для карты T&H.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Плата за багаж Фактические расходы на багаж, необходимый для командировки.Дополнительные расходы на поездку в отпуск или на личные вещи, такие как клюшки для гольфа, не возмещаются. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Плата за провоз багажа в штате
  • Плата за багаж — за пределами штата
  • Плата за багаж — иностранный
Прокат велосипедов Фактические расходы на командировку. Доплата за размещение дней отпуска не возмещается. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Такси и наземный транспорт — в штате
  • Такси и наземный транспорт — за пределами штата
  • Такси и наземный транспорт — иностранные
Прокат автомобилей Фактический расход. Плата должна быть пропорциональна, если часть поездки не была связана с бизнесом.

Воспользуйтесь ссылками Службы закупок для компаний Enterprise и National, чтобы получить информацию об использовании контрактов, включающих страхование от ответственности за ущерб при столкновении (CDW), отказ от возмещения убытков (LDW) и ответственности без дополнительных затрат.

Пожалуйста, посетите веб-сайт управления рисками для получения информации об аренде автомобилей в агентствах, отличных от Enterprise или National, включая следующие рекомендации:

  1. Если страхование ответственности не предусмотрено, Университет рекомендует сотруднику Университета приобрести минимально доступную сумму покрытия ответственности. Примеры допустимого покрытия ответственности включают:
    • Страхование дополнительной ответственности (ДСО)
    • Дополнение к страхованию ответственности (LIS)
    • Дополнительное страхование ответственности (LSI)
    • Дополнительное страхование ответственности (SLI)
    • Дополнительная защита ответственности (SLP)

  2. Приобретите дополнительный CDW (отказ от ущерба при столкновении) LDW (отказ от ущерба при потере) для арендованных автомобилей в соответствии с Управлением рисками.Однако при использовании университетских контрактов через Enterprise и National покрытия CDW и LDW включаются без дополнительной оплаты. (Страхование от повреждений при столкновении иногда называют страхованием от повреждений.)
  3. Арендуйте автомобиль «в Университет штата Айова, …. (ваше имя)».

При использовании арендных агентств, отличных от Enterprise или National, CDW и LDW будут возмещены.

Другие виды страхования, которые не подлежат возмещению, включают (но не ограничиваются):

  • Автоматическая защита от буксировки (ATP)
  • Аварийная защита от болезней (ESP)
  • Страхование расширенной ответственности (ELI)
  • Расширенная защита ответственности (ELP)
  • Страхование спокойствия (POM)
  • Страхование от несчастных случаев (PAI)
  • Отказ от возмещения ущерба (PDW)
  • Страхование личных вещей (PEC)
  • Страхование личных вещей (PEI)
  • Защита личных вещей (PEP)
  • Страхование ответственности за аренду (RLI)
  • Суперстрахование от несчастных случаев (SPAI)
  • Защита незастрахованных/недостаточно застрахованных автомобилистов (UMP)

Помощь на дороге Страховка оплачивается по номеру .

Дополнительную информацию см. в библиотеке политик или на веб-сайте управления рисками.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прокат автомобилей — в штате
  • Прокат автомобилей за пределами штата
  • Аренда автомобилей — иностранных
Тесты на COVID-19, прививки, таблетки от малярии и т. д. Фактические расходы, только если это необходимо для поездки в университет.Требовать нужно только ту сумму, которая не покрывается страховкой. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Тест на COVID-19, прививки, таблетки от малярии и т. д.
Комиссия за конвертацию валюты Фактическая сумма, необходимая для поездки в университет. Да, если больше 75 долларов. Нет. Карта T&H рассчитает тарифы.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Выходные сборы Фактические расходы могут быть заявлены, если они еще не включены в стоимость билета. Иногда взимается в иностранных аэропортах. Квитанции часто не предоставляются.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Расходы, оплачиваемые от имени другого путешественника Такая практика настоятельно не рекомендуется, так как повышает вероятность дублирования возмещения.Почти у всех путешественников есть кредитные карты, и желательно, чтобы каждый оплачивал и требовал свои расходы отдельно.

Если это невозможно, собственные расходы оплачивающего путешественника должны быть заявлены в специальных полях (например, Проживание ) на экранах ввода расходов, а расходы неоплачиваемого путешественника должны быть заявлены в поле Другое с объяснение в текстовом поле Другие комментарии . Если текстовое поле не предоставляет достаточно места, приложите документ, объясняющий расходы, как часть PDF-файла квитанций. Объяснение должно включать имя путешественника, отношение к ISU и разбивку расходов (проживание, питание и т. д.) в день.

Оплата питания другого путешественника считается Групповым питанием (см. ниже).

Оплата такси или извоза совместно с другими пассажирами не требует дополнительных документов или пояснений, так как стоимость проезда при добавлении других пассажиров существенно не меняется. См. Такси, такси, автобусы, маршрутные такси, метро ниже.Однако, когда для каждого человека существует отдельная плата за проезд, как в случае с автобусами, трансфером до аэропорта или метро, ​​каждый человек должен требовать свои собственные расходы.

Да, независимо от суммы. Да, независимо от суммы.
  • Категория расходов в зависимости от приобретенного товара. Пожалуйста, обратитесь к соответствующему типу расходов, чтобы просмотреть правильную статью расходов.
Факсы Фактические расходы, необходимые для деятельности университета.
(См. Телефон ниже.)
Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Проявка пленки/обработка фотографий Фактические затраты на проявку пленки или обработку фотографий, связанные с бизнесом.Деловая цель должна быть объяснена на возмещении. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Сборы за обмен иностранной валюты Эмитенты кредитных карт часто взимают дополнительную комиссию, если расходы были понесены в иностранной валюте. Эта сумма подлежит возмещению при предоставлении документации (например, копии выписки по кредитной карте). (См. также Плата за банкомат выше.) Да, если больше 75 долларов. Нет. Карта T&H рассчитает тарифы.
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Бензин Фактический расход. Не может быть заявлено в дополнение к заявлению о пробеге. Обычно требуется только для арендованных автомобилей. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Топливо — Состояние
  • Топливо — не в состоянии
  • Топливо — иностранное
Подарки (представительские расходы) Фактические расходы на подарок, когда принято дарить подарок хозяину, особенно в международных поездках. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Глобальная онлайн-система регистрации Таможенно-пограничная служба США разрешает ускоренную очистку для предварительно одобренных путешественников с низким уровнем риска по прибытии в США. Пожалуйста, ознакомьтесь с их веб-сайт для более подробной информации. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Туристические визы и паспорта
Чаевые (чаевые) Будут возмещены фактические суммы, уплаченные за такси, скайкапы, посыльных и т. д. Чаевые за питание (чаевые официантам) не могут быть востребованы отдельно как средство сверхсуточных.

При заявлении суточных для внутренних и международных поездок чаевые являются одним из перечисленных непредвиденных расходов и, следовательно, не могут быть заявлены отдельно.

Чаевые на сумму 100,00 долларов и более требуют подписи, напечатанного имени, адреса и номера социального страхования для налоговой отчетности. Это согласуется с нашим подходом к другим налогооблагаемым выплатам наличными в размере 100,00 долларов США или выше. (Исключения из требования номера социального страхования могут быть предоставлены для международных поездок, так как получатели вряд ли будут подлежать налогообложению в США. )

Чрезмерная щедрость, когда чаевые являются личными расходами и, следовательно, не подлежат возмещению.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Групповое питание Фактические расходы на питание, которые могут включать чаевые.

Необходима детальная квитанция и копия клиента. Клиентской копии квитанции по кредитной карте, показывающей только общее количество еды и чаевые, недостаточно.Детализированная квитанция необходима для предоставления подробной информации о том, что было куплено, и копия клиента необходима для документального подтверждения суммы, уплаченной за чаевые. Если детализированная квитанция больше не доступна, получатель платежа должен заполнить форму Свидетельства об отсутствии квитанции. Должны быть указаны имена других участников и деловая цель обеда.

Алкоголь должен быть вычтен, если только он не зачислен в неограниченные фонды. Когда алкоголь должен быть вычтен, вы также должны вычесть пропорциональную сумму налога с продаж и чаевых, связанных с алкоголем.Вы можете использовать это приложение в качестве модели для вычет. Если алкоголь взимается с карты T&H, сумма должна быть отнесена к статье расходов на личные расходы для возврата платежа.

Расходы на питание супруга (супруги) работника (или другой его второй половинки) обычно не допускаются. Некоторые возможные исключения включают:

  1. Когда супруг(а) интервьюируемого (или другая его половинка) также присутствует на обеде во время интервью.
  2. Когда сотрудник проходит почетную церемонию награждения, обычно допускается присутствие супруга (или другой второй половинки).
  3. При встрече с донорской парой сотрудник ИСУ может привести с собой супругу (или вторую половинку).
  4. При посещении мероприятия по сбору средств иногда ожидается присутствие супругов сотрудников (или других значимых лиц).

Эти исключения не допускаются для финансирования спонсируемых программ и не распространяются на других членов семьи. Как правило, не разрешается возмещать или оплачивать питание родителей, детей или других родственников.

В любой ситуации с участием супругов (или других значимых лиц) требуется объяснение для обоснования деловой цели.

Квитанции о групповом питании требуются для возмещения всех командировочных и некомпенсационных расходов, независимо от суммы, поскольку они считаются представительскими расходами. Квитанции о групповом питании требуются для возмещения всех командировочных и некомпенсационных расходов, независимо от суммы, поскольку они считаются представительскими расходами.
  • Групповое питание — в штате
  • Групповое питание — вне штата
  • Групповое питание — иностранное
Интернет Фактические расходы, необходимые для деятельности университета. (См. Телефон ниже). Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Интернет (только для бизнеса)
Прачечная, химчистка Вступает в силу с 01.08.2020 , стирка и химчистка учитываются во всех непредвиденных расходах как часть суточных, поэтому не могут быть заявлены отдельно.
Жилье – домашнее

Путешественник может потребовать возмещения расходов на проживание, если оно было необходимо.Компенсация должна производиться по единой ставке за все проживание в стране, если только нельзя получить значительную экономию за счет бронирования неодноместных номеров. Могут быть заявлены только фактические расходы, включая обязательные налоги и сборы. В качестве документации требуется окончательный детализированный фолио отеля.

Попечительский совет установил максимальную ставку за ночь в зависимости от округов назначения для внутренних поездок. Максимальная цена за ночь включает только базовую стоимость номера и не включает обязательные налоги, сборы или дополнительные сборы.Сумма возмещения равна меньшей из указанных суточных за проживание в соответствующем месте или фактической стоимости проживания. Пределы размещения:

В штате :
Во всех 99 округах Айовы максимальная базовая стоимость номера в сутки составляет 96 долларов США в сутки (цена CONUS), включая Даллас и округ Полк.

Внутренний CONUS (за исключением Айовы) :
Администрация общего обслуживания США (GSA) установила суточные ставки на проживание для внутренних поездок, за исключением Гавайев, Аляски и других штатов США.S территорий и владений, и эти ставки могут меняться ежемесячно. Ставки GSA можно проверить здесь.

Аляска, Гавайи, территории США :
Министерство обороны США (DoD) устанавливает ставки суточных за проживание в этих городах назначения, и эти ставки могут меняться ежемесячно. Ставки DoD можно проверить здесь.

Иногда путешественники не могут найти жилье по заниженным ценам.Пожалуйста, см. Часто задаваемые вопросы — Предоставление жилья для допустимых исключений. Кроме того, см. FAQ для получения информации о пакетных предложениях по авиабилетам, проживанию и аренде автомобилей.

Плата за проживание у друзей или родственников не возмещается. Фильмы в номере и другие личные удобства не подлежат возмещению. Плата за парковку и служебные междугородние звонки, а также плата за Интернет-услуги должны быть указаны как «Парковка», «Интернет (только для служебного использования)» или «Мобильный телефон/телефонные карты», а не «Проживание».

Airbnb, VRBO и другие подобные онлайн-рынки жилья можно использовать для бизнес-квартиры ISU.Однако из-за обязательств они не могут быть списаны с карты T&H, если только вы не используете Airbnb for Work. Чтобы зарегистрироваться в Airbnb for Work, посетите веб-сайт Procurement Services Contracts by Commodity. Стандартные Airbnb, VRBO или другие сторонние рынки аренды жилья подлежат возмещению только после завершения путешествия.

Всегда, вне зависимости от суммы. Всегда, вне зависимости от суммы.
  • Внутреннее жилье (прилежащие территории США)
  • Внутреннее жилье (Аляска, Гавайи и территории США)
Проживание – иностранное Фактические расходы до суточных, установленных Государственным департаментом.Тарифы можно посмотреть здесь.

Возмещение должно производиться по единой ставке.

Требуется окончательный подробный фолио отеля.

Всегда, вне зависимости от суммы. Всегда, вне зависимости от суммы.
Питание – внутри штата С 1 августа 2020 года ISU переходит на суточные в размере 35 долларов в день, определяемые ограничениями, установленными Попечительским советом (B = 7 долларов, L = 10,50 долларов, D = 17,50 долларов).

Чаевые могут быть включены, если они не приводят к превышению допустимых суточных.Алкоголь должен быть исключен, если только он не взимается с неограниченного счета.

Должен быть в статусе поездки с 7:30 до 8:00, чтобы получить завтрак, с 12:00 до 13:00. чтобы потребовать обед, и 17:30. до 18:30 претендовать на ужин.

Питание, не требующее ночного путешествия , должно отражаться как облагаемое налогом , если только основной целью приема пищи не было обсуждение деловых вопросов. Модуль «Расходы» требует указания налогооблагаемого питания.Обязанностью специалиста по закупкам и расходам является проверка налогооблагаемости питания без ночлега.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Домашнее питание в сутки (Аляска, Гавайи и территории США)
  • Внутреннее питание в сутки (прилежащие территории США)
  • Неночное питание в сутки
Питание – за пределами штата С 1 августа 2020 г. ISU переходит на суточные с питанием по ставкам, установленным GSA для континентальной части США (за исключением штата) и Министерством обороны для Аляски, Гавайев и территорий США.

Чаевые могут быть включены, если они не приводят к превышению максимальной суммы суточных. Алкоголь должен быть исключен, если только он не оплачивается из неограниченного фонда. Если алкоголь взимается с карты T&H, сумма должна быть указана как личный счет.

Должен быть в статусе поездки с 7:30 до 8:00, чтобы получить завтрак, с 12:00 до 13:00. чтобы потребовать обед, и 17:30. до 18:30 претендовать на ужин. Списания с карты T&H, превышающие дневной лимит, должны быть детализированы и списаны обратно в общий счет, если общая сумма возмещения будет отрицательной.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Домашнее питание в сутки (Аляска, Гавайи и территории США)
  • Внутреннее питание в сутки (прилежащие территории США)
  • Неночное питание в сутки
Питание – иностранное Ставки суточных установлены Государственным департаментом США.

Чаевые могут быть включены, но не в дополнение к сумме суточных, если используется метод суточных.Алкоголь должен быть исключен, если только он не взимается с неограниченного счета. Неограниченный аккаунт может только использоваться для употребления алкоголя, если присутствуют также сотрудники, не являющиеся сотрудниками ISU.

Часть непредвиденных расходов на питание и непредвиденные расходы в размере суточных включает «гонорары и чаевые, данные носильщикам, носильщикам багажа, персоналу отеля и персоналу на кораблях», а также «прачечную и химчистку». Следовательно, эти расходы не могут быть заявлены отдельно.

Списания с карты T&H, превышающие дневной лимит, должны быть детализированы и возвращены в общий счет с помощью флажка личных расходов.

Дополнительную информацию см. в FAQ — Питание.

Да, если больше 75 долларов. Не требуется при выдаче суточных. Да, если больше 75 долларов.
  • Международное питание в сутки
Пробег – Личный автомобиль

Максимальный пробег связан с максимальным значением, разрешенным Налоговой службой, когда государственный автомобиль недоступен.

Для поездок, совершенных 1 января 2022 г. или после этой даты : коэффициент пробега по умолчанию был увеличен с 0,28 до 0,2925 долларов США. Более высокая ставка пробега увеличила с 0,56 до 0,585 доллара за милю. Путешественник может претендовать на более высокую ставку в размере 0,585 доллара США, если:

  1. Туда-обратно менее 100 миль,
  2. Путешественник постоянно находится за пределами кампуса,
  3. Путешественник не смог зарезервировать автомобиль в Транспортной службе,
  4. Если путешественник не является сотрудником или студентом ИСУ, или
  5. Поездка осуществляется в или из указанного аэропорта (Омаха, Канзас-Сити или Миннеаполис) в 100 или более милях от Эймса с целью получения более дешевого рейса.

Для поездок, совершаемых 1 января 2021 г. или после этой даты : коэффициент пробега по умолчанию был уменьшен с 0,2875 до 0,28 доллара США. Более высокая ставка пробега снизила с 0,575 до 0,56 доллара за милю. Путешественник может претендовать на более высокую ставку в размере 0,56 доллара США, если:

  1. Туда-обратно менее 100 миль,
  2. Путешественник постоянно находится за пределами кампуса,
  3. Путешественник не смог зарезервировать автомобиль в Транспортной службе,
  4. Если путешественник не является сотрудником или студентом ИСУ, или
  5. Поездка осуществляется в или из указанного аэропорта (Омаха, Канзас-Сити или Миннеаполис) в 100 или более милях от Эймса с целью получения более дешевого рейса.

  • «Поездка туда и обратно» включает всю поездку с отправлением и возвращением в Эймс (или на официальное местонахождение сотрудника, если он находится за пределами Эймса). Например, если сотрудник, работающий в компании Ames, водит в Сидар-Рапидс на встречу, затем продолжается отдельная поездка в Маунт-Вернон для другой встречи, часть поездки из Сидар-Рапидс в Маунт-Вернон не соответствует более высокой ставке, хотя эта часть пути составила менее 100 миль.

  • «Вне кампуса» означает за пределами города Эймс и, следовательно, не может удобно использовать транспортные средства Транспортной службы. Например, исследовательский парк ISU находится за пределами главного кампуса, но в пределах города Эймс. и возможность удобно пользоваться транспортными услугами. Следовательно, сотрудники, работающие в Исследовательском парке ISU или в других местах в городе Эймс, не будут автоматически претендовать на более высокую ставку.

    Если вы не записали показания одометра, вы можете обратиться к Справочнику по пробегу — Айова или Справочнику по пробегу — за пределами штата.Можно проконсультироваться с онлайн-источником, таким как Google Maps, на предмет обоснованности заявлений о пробеге для пунктов назначения за пределами штата. Официальная станция (начальная точка) будет местом постоянного офиса или дома путешественника, в зависимости от того, что меньше. Всякий раз, когда работник путешествует не по кратчайшему маршруту, объяснение должно быть указано в отчете о расходах.


  • Плата за проезд должна быть заявлена ​​отдельно. Бензин, как правило, возмещается только для арендованных автомобилей, так как он меньше допустимой нормы пробега.См. также сводку недопустимых командировочных расходов. на другие невозмещаемые расходы.

Дополнительную информацию см. в FAQ — Пробег.

Мили не могут быть заявлены на карту T&H.
  • Пробег — Легкая атлетика Подарочный автомобиль
  • Пробег — Скорость пробега по умолчанию
  • Пробег — стандартная ставка IRS
Газеты Фактический расход.Коммерческая цель газеты должна быть указана в возмещении. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Пакетные предложения для авиабилетов и отелей Когда стоимость авиабилетов и отеля объединены в одну цену в рамках комплексного предложения через Travelocity, Orbitz и т. д., введите полную сумму в поле Прочие расходы . Включите объяснение в поле Other Comment о том, что пакет включает в себя стоимость авиабилетов и проживания в отеле, и укажите количество ночей в отеле, покрываемых пакетом.

Когда в пакетном предложении суммы распределяются между стоимостью авиабилетов и гостиницей, укажите сумму стоимости авиабилетов в поле Авиатарифы, оплаченные путешественником , и пропорциональную стоимость отеля в поле Жилье за каждую оплаченную ночь.

Использование пакетного предложения обычно означает, что отель не предоставляет детализированную квитанцию.

Всегда, вне зависимости от суммы. Не разрешено. Чтобы использовать карту T&H, путешественникам необходимо бронировать через Key Travel, Corporate Travel Partners или непосредственно в авиакомпании.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
  • (Пожалуйста, отметьте в поле «памятка», если авиаперелет включен в пакет)
Парковка Фактический расход. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Парковка — Состояние
  • Парковка — вне штата
  • Парковка — Иностранная
Паспорта, визы Фактические расходы, если это необходимо для поездки в университет. Если фотография сделана в рамках процесса подачи заявления на паспорт, она может быть возмещена. Поскольку для получения паспорта теперь требуется свидетельство о рождении с выпуклой печатью, мы также можем возместить стоимость копии свидетельства о рождении. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
Фотокопирование Фактические расходы, если это необходимо для работы университета во время командировки.

Если вы не находитесь в командировке, необходимо использовать источники на территории кампуса, а вместо личного возмещения следует использовать внутренний счет.

Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Сборы за предпочтительное место / выбор места Некоторые авиакомпании взимают дополнительную плату за выбор места в самолете, что допустимо.Документация обычно является частью маршрута с подробным описанием других сборов. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Предпочтительное сиденье
  • Предпочтительные места для иностранных гостей
Тарифы премиум-эконом Некоторые авиакомпании предлагают дополнительное пространство для ног и ширину сиденья для эконом-тарифов. Название зависит от авиакомпании (например,g. , American Airlines Main Cabin Extra, Delta Airlines Comfort+, United Airlines Economy Plus). Документация обычно является частью маршрута с подробным описанием других сборов. Федеральные средства не могут быть использованы для постепенного увеличения по сравнению с обычным тарифом эконом-класса. Seat Guru и Smarter Travel сравнивают предложения разных авиакомпаний. Всегда, вне зависимости от суммы. Всегда, вне зависимости от суммы.
  • Места премиум-эконом-класса
  • Иностранный премиум-эконом
Мили частного самолета Частные авиамили могут быть возмещены по ставке, установленной Администрацией общих служб.Авиационные морские мили (ММ) должны быть конвертированы в уставные мили (СМ) или обычные мили при подаче возмещения по формуле (1 ММ равен 1,15077945 СМ). Нет. Не разрешено на карте T&H.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Регистрация Фактические расходы, исключая дополнительные расходы на посещение супругов или мероприятия, проводимые исключительно в развлекательных целях. Возмещение всех регистраций на конференцию (включая виртуальную) может быть произведено только после того, как мероприятие прошло. Приветствуется предварительная оплата регистрации картой ISU Travel & Hospitality Card или картой покупок. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Регистрация на семинар — В штате
  • Регистрация на семинар — за пределами штата
  • Регистрация на семинар — иностранный
Сейфы Фактическая стоимость аренды сейфа в гостинице, необходимого для служебного пользования.Хранение личных вещей не компенсируется. Если сейф не был дополнительной платой, пожалуйста, объясните, и она будет возмещена. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Доставка Фактические расходы на материалы, которые должны быть отправлены в командировке. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Закуски/безалкогольные напитки Должен быть указан в колонке «Питание» и не должен использоваться как средство превышения суточных. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Домашнее питание в сутки (Аляска, Гавайи и территории США)
  • Внутреннее питание в сутки (прилежащие территории США)
  • Неночное питание в сутки
Такси, такси, автобусы, маршрутные такси до аэропорта, метро Возмещаются фактические расходы, включая чаевые. Использование такси для поездки в аэропорт Де-Мойна не рекомендуется, поскольку Университет штата Айова имеет несколько контрактов на поездки в международный аэропорт Де-Мойна и обратно. Такси, Ubers, Lyfts или другой наземный транспорт исключительно для личного питания не подлежат возмещению. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Такси и наземный транспорт — в штате
  • Такси и наземный транспорт — за пределами штата
  • Такси и наземный транспорт — иностранные
  • Железнодорожное сообщение/метро — внутренние рейсы
  • Железнодорожный транспорт/метро — иностранный
Плата за телефонную связь Фактические расходы на служебные звонки.Если это не указано в квитанции отеля, необходимо приложить копию телефонного счета путешественника. (По состоянию на 1 июля 2009 г. политика пособий по коммуникационным технологиям ограничивает возмещение затрат на роуминг, количество минут сверх месячного контракта, международные звонки или временный доступ к услугам во время командировки.) Возмещению также подлежат телефонные карты, используемые для международных поездок. Да, независимо от суммы. Да, независимо от суммы.
  • Мобильные телефоны/телефонные карты
Плата за проезд Фактический расход.Квитанции часто не дают.
  • Плата за проезд — в штате
  • Плата за проезд — за пределами штата
  • Пошлины — иностранные
Туры, круизы Возмещаются фактические расходы, связанные с деловой поездкой или обязательными конференционными мероприятиями. Дополнительные или развлекательные туры не подлежат возмещению. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Развлечения — Состояние
  • Развлечения — вне штата
  • Развлечения — иностранные
Плата за дорожные чеки Фактические расходы, если это необходимо для поездки в университет. Нет. Не разрешено на карте T&H.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные
Программа предварительной проверки TSA В декабре 2013 года Управление транспортной безопасности запустило программу, которая позволяет путешественникам с низким уровнем риска проходить более быструю и эффективную проверку в участвующих U.С. аэропорты, для как внутренние, так и международные поездки. (Международный аэропорт Де-Мойна является одним из аэропортов-участников.) Участникам программы также не придется снимать ремни, обувь, куртки, или ноутбуки. Пожалуйста, посетите их веб-сайт для получения дополнительной информации о программе. Плата за подачу заявки в размере 85 долларов США. возврату не подлежит, даже если заявление отказано. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
Страхование путешествий Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией о страховании международной поездки CISI на веб-сайте управления рисками, прежде чем самостоятельно приобретать страховое покрытие. В отличие от Страхование полетов (см. Сводку недопустимых командировочных расходов), страхование путешествий имеет потенциальную выгоду для ISU (например, возмещение стоимости авиабилета) в случае отмены поездки. Это может быть возмещено по усмотрению отдел после рассмотрения того, что покрывается сбором.Если это в первую очередь для личного покрытия, например, потеря багажа, это приносит пользу сотруднику и не подлежит возмещению. Также см. Страхование полетов, что недопустимо. Да, если больше 75 долларов. Да, если больше 75 долларов.
  • Прочие командировочные расходы — в штате
  • Прочие командировочные расходы – за пределами штата
  • Прочие командировочные расходы — иностранные

Командировочные квитанции: требования возмещения

Последнее обновление: 17 ноября 2021 г., 8:19:50 по тихоокеанскому стандартному времени

Узнать о требованиях к квитанциям для возмещения командировочных расходов.

Некоторые квитанции необходимы для отчета о расходах и запроса возмещения. Квитанции предоставляют надлежащую документацию по командировочным расходам, отнесенным к источникам финансирования Калифорнийского университета в Сан-Диего, в соответствии с правилами Калифорнийского университета и Налогового управления США.

Примечание: Требования к возмещению и получению не меняются, если расходы были предварительно оплачены или возмещены третьей стороне.

Избегайте «пакетных сделок», так как они, как правило, не подлежат возмещению. Расходы, объединенные в пакет, обычно не соответствуют требованиям к квитанциям (подробности ниже).

Безопасная документация

Вы несете ответственность за защиту личной информации. Прежде чем прикреплять какие-либо документы, удалите любую личную информацию, включая домашний адрес и номера телефонов, номера кредитных карт, состояние здоровья, номера социального страхования, даты рождения и т. д. Чтобы узнать больше, посетите страницу Защита личной информации: не подвергайте других риску.

Оригинал квитанции требуется для возмещения суммы ny в долларах:

  • Стоимость авиабилетов
    • В квитанции должны быть указаны использованная форма оплаты, имя пассажира (пассажиров), даты и маршруты поездки, класс авиабилета и уплаченная сумма 
    • Счет-фактура или маршрут от туристического агентства, службы бронирования или авиакомпании могут служить оригиналом квитанции
    • Вы можете запросить квитанцию ​​на стойке регистрации
  • Жилье
    • Квитанция должна быть подробным фолио отеля с указанием используемой формы оплаты, имени путешественника, стоимости ночи, налогов/сборов и любых других непредвиденных расходов, связанных с проживанием
    • Квитанция не требуется, если поездка осуществляется за пределы континентальной части США. S., или длится 30 дней и более, в зависимости от суточных. См. также Суточные (компенсация проезда)
  • Регистрационные сборы
  • Аренда автомобиля
    • Квитанция должна быть детализирована
Оригиналы квитанций требуются, если расходы составляют 75 долларов США или более:
  • Любые расходы, не указанные выше
  • Наземный транспорт и связанные с ним расходы на парковку:
    • Для возмещения пробега за разовую поездку документация не требуется (места начала и окончания должны быть описаны в поездке)
    • Журнал пробега требуется только в том случае, если заявленный пробег превышает 75 долларов США.00
  • Прочие предметы, включая, но не ограничиваясь:
    • Офисные расходы, такие как обработка текста, услуги факса/копирования, доставка в ночное время/почтовые расходы
    • Специальные сборы за зарубежные поездки, такие как получение паспорта и/или визы
    • Сборы за регистрацию и хранение багажа, сверхнормативный багаж
  • Прочие разные предметы, расходы на которые подлежат возмещению только в том случае, если они являются обычными и необходимы для достижения деловой цели поездки, и в претензию включено объяснение того, почему были заявлены расходы.
Питание: Расходы на питание и непредвиденные расходы (чаевые) не требуют квитанции.
  • Краткосрочные внутренние поездки: Путешественники должны отслеживать фактические расходы на питание и непредвиденные расходы в ежедневном журнале. Свяжитесь с офисом вашего региона, чтобы подтвердить, что это приемлемо в вашем регионе. Если окажется, что путешественник регулярно требует максимальную сумму, утверждающие лица в вашем регионе могут потребовать квитанции.
  • Путешествие за пределы США или продолжительностью 30 дней и более: применяются суточные, а квитанции на питание и проживание не требуются.
  • Путешествие на Аляску, Гавайи, во владения США или за границу продолжительностью 29 дней или менее: если фактические расходы превышают суточные из-за особых обстоятельств, для возмещения фактических расходов требуются квитанции.
При сообщении о командировочных расходах после поездки контактное лицо отдела, имеющее полномочия на утверждение командировок, перед утверждением должно просмотреть требуемые квитанции.
  • Прикрепите оригиналы квитанций в Concur, чтобы соответствующие контактные лица в вашем отделе могли их просмотреть.
  • Если оригинал квитанции недоступен, приложите все разумные усилия для предоставления документации, подтверждающей расходы. Если это невозможно, вы можете запросить исключение из правил, предоставив защищенную копию истории транзакций по кредитной карте путешественника, отражающую расходы. (В целях безопасности не забудьте заблокировать номера кредитных карт.) Утверждающий отправит запрос в соответствии с процедурой командировки.

Пакетные предложения: Для получения права на возмещение в квитанции или маршруте должна быть указана стоимость каждого предмета.Перед покупкой пакета через Интернет или иным образом подтвердите, что вы сможете получить необходимую документацию. Если в квитанции или маршруте не указаны расходы по каждому компоненту (например, стоимость авиабилетов, налог на авиабилеты, стоимость номера за ночь и налог за номер за ночь), получите квитанцию ​​от каждого поставщика услуг, такого как авиакомпания, гостиница и/или аренда автомобиля. агентство. Если отдельные составляющие стоимости туристического пакета не могут быть указаны, невозможно обосновать деловые расходы и убедиться в отсутствии личной выгоды для путешественника.Это основано на политике UC и рекомендациях IRS и делает расходы неприемлемыми для возмещения. Чтобы соответствовать политике поездок Калифорнийского университета в Сан-Диего, политике поездок Калифорнийского университета в Сан-Диего и требованиям IRS, в квитанции или маршруте должна быть указана стоимость каждого предмета, но большинство продавцов пакетных предложений не желают предоставлять эту информацию из-за отношений с поставщиками.

Уведомление: Политика в отношении командировок Калифорнийского университета в Сан-Диего, опубликованная в Blink, является решающей.Он был адаптирован к организации Калифорнийского университета в Сан-Диего, делегированию полномочий, терминологии, плану счетов и обработке заявок. Источником политики в отношении командировок Калифорнийского университета в Сан-Диего является Политика и правила в отношении командировок Калифорнийского университета (PDF).

Как создать отчет о расходах в рабочий день

Создание отчета о расходах


Шаг 1: Войдите в myBYUH и нажмите Рабочий день в разделе Сотрудник.

Шаг 2: Войдите в Workday, используя свой сетевой идентификатор BYUH.

Шаг 3: Щелкните значок Расходы .

Шаг 4: В столбце Действия щелкните Создать отчет о расходах .
Примечание: Вы также можете ввести не менее 3 букв каждого слова в поле поиска.

Этап 5: В соответствии с Отчет о расходах , заполните информацию о поездке.
Примечание: Выберите Создать новый отчет о расходах из разрешения на расходы в разделе Варианты создания и щелкните Разрешение на расходы, связанное с поездкой, которую вы хотите согласовать.

  • Компания, проект, МВЗ и дополнительные рабочие теги установлены для вашего отдела по умолчанию, но при необходимости их можно изменить. Вы также можете щелкнуть поле Multicurrency Expense Entry , если применимо.
  • Проект: Только для сотрудников, путешествующих по конкретному университетскому проекту. Центр затрат и дополнительные рабочие теги автоматически заполнятся при выборе имени проекта. Оставьте строку пустой, если это неприменимо.
  • Номер поездки: Относится к номеру авторизации расходов.
  • Центр затрат: По умолчанию организация сотрудника. Если сотрудник едет в другой отдел/организацию, используйте панель поиска, чтобы изменить Центр затрат.
  • Дополнительные рабочие теги: Заполняется автоматически на основе МВЗ.

Шаг 6: Если у вас есть транзакции по корпоративным проездным картам, прокрутите вниз, чтобы выбрать транзакции, которые вы хотите согласовать, и нажмите OK.
Примечание: Если у вас есть расходы из мобильного приложения, нажмите Мобильные расходы , чтобы выбрать элементы, которые вы хотите добавить в отчет о расходах.

Шаг 7: Вы попадете на новую страницу после нажатия OK . Информация отчета о расходах и Справочная информация отчета о расходах автоматически заполняются из информации, представленной на предыдущей странице. Выберите тип платежа возмещения .
Примечание: В разделе Тип платежа возмещения выберите Прямой депозит. (Обновите информацию о своем банке при выборе платежа).

Шаг 8: Выберите статью расходов для всех транзакций, выбранных из вашей корпоративной проездной карты. Добавьте описание в памятку .
Примечание: Если вам нужно добавить больше транзакций с корпоративной карты на этом этапе, нажмите (+) Импортировать существующую запись и выберите транзакции, которые вы хотите добавить.

Шаг 9: Прикрепите фотографию подробной квитанции, используя опцию Вложения из файла или Вложения из мобильного приложения .Щелкните поле Receipt Included .
Примечание: Для всех статей расходов требуются подробные квитанции по любой транзакции на сумму от 25 долларов США и выше, за исключением стоимости авиабилетов, забронированной Службой поездок университета, миль на острове и суточных расходов на питание. Ваш отчет о расходах не будет принят, если он будет представлен без прикрепленной квитанции.

Шаг 10: Для любой транзакции, выполненной с использованием личной кредитной карты или наличными, нажмите (+) Добавить , чтобы добавить статью расходов.
Примечание: Выберите H:Питание, на основе суточных (отчет о расходах) для подачи заявок на питание.Заполните Сведения об элементе , выбрав Дату прибытия, Дату отправления и Пункт назначения. Нажмите (+) Полный журнал путешествий для вычета питания, которое было предоставлено отелем, конференцией или любым другим способом во время командировки. Для любого организованного вами группового питания выберите H:Meals, Non-Diem Meals. Для этого потребуется подробная квитанция с именами участников. Для хостинга следуйте сумме суточных в пункте назначения и вычтите стоимость еды из заявки на суточные.

Шаг 11: Просмотрите все статьи расходов и нажмите «Отправить».
Примечание: Уведомление об ошибке не позволит вам отправить отчет о расходах на утверждение, пока проблема не будет решена. Предупреждение Уведомление будет только предупреждать вас, но по-прежнему позволит вам отправить отчет о расходах на утверждение. Ваш отчет о расходах будет отправлен, как только вы увидите страницу Up Next , показывающую процесс утверждения. Менеджер вашего учетного центра получит уведомление, как только ваш отчет о расходах будет успешно отправлен.Менеджеры учетных центров могут отправить обратно ваш отчет о расходах для любой необходимой проверки. Они также могут отклонить ваш отчет, и это автоматически аннулирует ваш отчет о расходах. Вы получите уведомление о рабочем дне, как только отчет о расходах будет одобрен для оплаты.

Инструкции по загрузке отчета о расходах

Согласие на командировочные и деловые расходы

Настройка профиля/назначение делегатов

Если у вас есть руководитель лаборатории, который будет обрабатывать ваши запросы на возмещение, назначьте его в качестве представителя вашего профиля, следуя приведенным ниже инструкциям.Обратите внимание, что, хотя делегат может создавать и редактировать ваши расходы, вы ДОЛЖНЫ войти в систему и отправить расходы, чтобы они были утверждены. Делегат не может отправлять расходы на проверку.

Управление уведомлениями

Слишком много писем? Управляйте уведомлениями Concur, выполнив следующие действия:  Управление электронными уведомлениями

.

Первая отправка данных о расходах

Если система предложит вам выбрать утверждающего, введите Сидденс и выберите Мэри Сидденс (mes2314) в качестве утверждающего.

При первой отправке сведений о расходах вам потребуется ввести больше информации, чем строка диаграммы, которая будет предоставлена ​​вашим PI. Эта дополнительная информация будет сохранена при следующей отправке расходов, что значительно ускорит процесс! Пожалуйста, введите информацию, как показано ниже:

 

Пожалуйста, следуйте приведенным здесь инструкциям, чтобы настроить и забронировать путешествие. Обязательно соблюдайте все правила путешествия Columbia, иначе ваши расходы могут быть не возмещены.

Поездки на спонсируемые средства

Если вы путешествуете на спонсируемые средства, обязательно ознакомьтесь с правилами. Если вы не знаете, какие правила применяются к вашим спонсируемым средствам, напишите Джошу Сакольски ([email protected]).

Международные поездки

Обязательно соблюдайте рекомендации Columbia по международным поездкам, с которыми можно ознакомиться здесь.

Concur имеет встроенный конвертер валют для иностранных валют (больше нет Oanda!). Пользователи могут указать валюту при добавлении сведений о расходе.После ввода суммы в иностранной валюте и обновления типа валюты автоматически появятся поля, отображающие курс конвертации и сумму в долларах США. Коэффициент конверсии автоматически обновляется в зависимости от даты транзакции. Если в выписке по счету указана сумма в долларах США, вам не нужно конвертировать иностранную валюту.

Добавление личных поездок к деловым поездкам

Как правило, Колумбия разрешает поездки за один рабочий день до начала конференции/мероприятия и один рабочий день после окончания конференции/мероприятия.Иногда вы можете приехать на несколько дней раньше или остаться на несколько дней после конференции для личных поездок. Это разрешено, но вы должны предоставить подтверждение того, что стоимость вашего авиабилета совместима с перелетом в течение допустимых рабочих дней. В Concur необходимо указать, какие дни предназначены для личных поездок. Гостиницы не могут получить компенсацию за личные даты поездки.

Инструкции по путешествиям

Если у вас все еще есть вопросы о том, как сделать запрос перед поездкой, забронировать поездку или любые другие запросы, связанные с поездкой, обязательно ознакомьтесь с информацией здесь.

Расходы, осуществляемые сотрудниками в столичном регионе Нью-Йорка, которые непосредственно связаны с деятельностью университета, называются «коммерческими расходами». Эти расходы могут быть возмещены через Concur. Перед совершением покупки обязательно ознакомьтесь с Политикой коммерческих расходов Columbia, чтобы убедиться, что ваши расходы могут быть возмещены. Если вы все еще не уверены в расходах, напишите Джошу Сакольски ([email protected]).

Создание отчета о коммерческих расходах в Concur

Посмотрите это 5-минутное видео, чтобы узнать, как создать и отправить отчет о расходах в Concur. В качестве альтернативы, пожалуйста, посетите эту страницу Expense How Tos для получения дополнительной информации.

Для вашего первого расхода вам нужно будет ввести первоначального утверждающего перед его отправкой. Введите «Сидденс» и выберите Мэри Сидденс — это имя Элли.

После отправки ваш отчет будет направлен Элли Сидденс в офис 600 для первоначального рассмотрения. Как только Элли проверит расходы, Джайя Сантош одобрит их от имени отдела. Затем расход направляется в центральную кредиторскую задолженность для последнего шага утверждения.

Виды расходов

Вот список типов расходов в Concur. Типы расходов, выделенные курсивом, использовать не следует. Если вы не уверены, какой тип расходов выбрать, напишите [email protected]

.

Транспорт

  • Прокат автомобилей
  • Топливо для аренды автомобиля
  • Возмещение транспортных расходов
  • Чартерный автобус
  • Наземный транспорт
  • Депозит/плата за групповое бронирование
  • Парковка
  • Пробег личного автомобиля
  • Плата за проезд
  • Поезд/рельс

Еда и развлечения — они должны быть отнесены на счет неправительственного гранта, если это специально не разрешено вашим грантом

  • Алкогольные напитки
  • Развлечения
  • Групповое питание
  • Индивидуальное питание — завтрак
  • Индивидуальное питание — обед
  • Индивидуальное питание — ужин

Офисные расходы

  • Курьер/доставка/груз
  • Незначительное оборудование — компьютеры (не используйте это — эти покупки должны быть сделаны через Энтони Гомеса)
  • Незначительное оборудование — общее (Не используйте это — эти покупки должны быть сделаны через офис 500)
  • Товары для офиса
  • Почтовая оплата
  • Печать/фотокопирование
  • Публикационные расходы

Связь

  • Плата за интернет/онлайн
  • Мобильный/сотовый телефон
  • Телефон/факс

Повышение квалификации

  • Плата за конференцию/семинар/обучение
  • Профессиональные взносы

Сборы

  • Медицинские сборы
  • Плата за лицензию/разрешение
  • Плата за встречи и мероприятия
  • Паспорта/визовые сборы

Расходные материалы

  • Товары для мероприятий
  • Бакалея (Не используйте это. Использование Индивидуальное или групповое питание)
  • Учебные принадлежности
  • Лабораторные принадлежности
  • Предметы медицинского назначения — не используйте этот
  • Подписки (газеты, журналы, книги, онлайн)
  • Принадлежности и материалы

Аренда

  • Арендные платежи — Транспортные средства — не используйте этот
  • Аренда — Квартира
  • Прокат — торжественная одежда — не используйте это
  • Аренда — общий — не используйте этот

Прочее

  • Реклама
  • Расходы на непрерывное образование
  • Расходы на автопарк (автомобилестроение)
  • Мошенничество/Спор
  • Подарки — Цветы
  • Подарки — не персонал
  • Подарки — Посох
  • Затраты человека
  • Страхование — Общее
  • Разное (не использовать)
  • Перемещение предметов домашнего обихода при переезде
  • Личный/Безвозмездный
  • Связи с общественностью
  • Ремонт/Техническое обслуживание
  • Услуги — аудио/видео
  • Услуги — общие (не использовать)
  • Услуги — фотографические
  • Чаевые/Чаевые
  • Веб-расходы

Легкая атлетика (не используйте ничего из перечисленного)

Квитанции

Оригиналы квитанций должны быть предоставлены для покрытия всех расходов на перелет, проживание и аренду автомобиля. Для всех других типов расходов должны быть предоставлены квитанции, если расходы равны или превышают 50 долларов США.

Для квитанций о международных операциях оригиналы квитанций необходимы для расходов свыше 10 долларов США. Дополнительную информацию см. в Политике выдачи наличных для международных операций.

Квитанция может принимать разные формы, в том числе:

  • Кассовый чек
  • Копия формы заказа
  • Веб-квитанция или подтверждение

Квитанция должна идентифицировать:

  • Дата покупки
  • Имя поставщика
  • Детализированный список и цена за единицу закупаемых товаров
  • Общая сумма

Чтобы загрузить квитанции в отчет о расходах, вы можете использовать:

  • Мобильное приложение Concur — сфотографируйте чек и загрузите его в приложение
  • Concur Expense — загрузите отсканированное изображение квитанции на веб-портал Concur

Обратите внимание: оригиналы квитанций должны храниться до тех пор, пока отчет о расходах не будет полностью утвержден, т. е.е. прошли все этапы рабочего процесса и были одобрены счетами кредиторов.

Если вы не можете получить квитанцию ​​, содержащую всю необходимую информацию, необходимо предоставить документацию, чтобы продемонстрировать как можно больше необходимых элементов. Копия выписки по вашей кредитной или дебетовой карте с указанием даты, места и суммы расходов или договора аренды может быть представлена ​​вместе с описанием покупки с указанием суммы любых расходов, подлежащих разделению (т.д., алкоголь). Вы также можете подать заявление об отсутствии квитанции в Concur.

Загрузите вспомогательное пособие по процедуре «Добавление декларации об отсутствующей квитанции в элемент параллельных расходов».

Проверка статуса вашего возмещения

В Concur сотрудники могут отслеживать статус своих расходов по мере их утверждения. Пожалуйста, ознакомьтесь с этим пособием по работе, чтобы узнать, как отслеживать свои расходы.

По умолчанию система возмещения расходов Columbia отправляет возмещения в виде чеков по почте. Адрес обновляется в соответствии с системой PAC Columbia. Чтобы обновить свой адрес или перейти на прямой депозит, следуйте этим инструкциям:

.
  1. Войдите на my.columbia.edu
  2. Прокрутите вниз до поля «Самообслуживание» и щелкните PAC: просмотрите и/или обновите данные отдела кадров , чтобы обновить свой адрес.
  3. Нажмите Просмотр информации о методе оплаты возмещения расходов AP , чтобы обновить платежную информацию (например, добавить прямой депозит для возмещения расходов).

Отсутствует платеж

Если вы отправили возмещение более 30 дней назад и до сих пор не получили платеж, напишите Элли Сидденс по электронной почте ([электронная почта защищена]) с описанием возмещения, суммой и датой отправки.

Chartstrings — это подробные учетные данные, которые совпадают с грантами или фондами, принадлежащими лаборатории, отделу или школе Колумбийского университета. Финансовая группа отдела будет делиться информацией о строках диаграммы с PI. Спросите у своего PI правильную строку диаграммы для вашего возмещения и введите ее точно так, как они вам говорят. Использование неправильного кода или числа для любой части диаграммы может привести к тому, что за ваши расходы будет снят неправильный фонд.

Строка диаграммы состоит из следующих компонентов:

Подразделение GL: Пятибуквенный код, указывающий, к какому подразделению Колумбии принадлежит фонд. Обычно КОЛОННА.

Отдел: шестизначный номер, указывающий, к какому отделу относится фонд.Обычно 4041102 для отделения биологических наук.

ПК БУ: пятибуквенный код, обозначающий тип фонда (GENRL для неспонсируемых фондов или SPONS для спонсируемых фондов

Номер проекта/идентификатор: Две буквы, за которыми следуют шесть цифр, которые определяют, какой фонд вы используете. Обычно начинается с UR (для неограниченных фондов), GG (для государственных грантов) или EN (для пожертвований)

Инициатива: 5-значный код. Еще один показатель того, какой фонд используется.Различается в зависимости от фонда, но часто 00000

Сегмент: до 8 цифр, буквенных и/или цифровых. Для большинства фондов этот код будет uni PI.

студентов (включая аспирантов) не имеют доступа к Concur. Пожалуйста, следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы указать свои расходы.

  1. Спросите разрешение у своего PI, прежде чем совершить покупку для бизнеса. Убедитесь, что вы точно знаете, какой фонд вы будете использовать для оплаты этой покупки (см. диаграммы выше).Если вы планируете получить возмещение средств от вашего PI, вы должны получить электронное письмо от вашего PI, подтверждающее расходы, сумму и указание того, какую строку диаграммы вы должны использовать для этих расходов. (Это нормально, если в электронном письме указан только номер проекта, а не полная строка диаграммы, но вам потребуется полная строка диаграммы для номера 3).
  2. Проверьте свой адрес и платежную информацию на my. columbia.edu, чтобы убедиться, что они актуальны. (Подробные инструкции см. в разделе «Способы оплаты»)
  3. Заполните форму о командировочных и деловых расходах непрофильного получателя платежей.Обратите внимание, что тип поставщика в этой форме относится к типу ВАШЕГО поставщика. Будучи аспирантом, вы будете либо «студентом по найму» (зарплата), либо «студентом, не работающим по найму» (стипендия). Если вы не уверены в какой-либо части формы, пожалуйста, напишите [email protected] перед покупкой.
  4. Электронная почта
  5. [email protected], квитанции обо ВСЕХ ваших расходах, лист непрофильных командировочных и деловых расходов получателя платежей и электронное письмо от вашего PI. Каждая отдельная квитанция должна быть отдельным pdf .Сотрудник бизнес- или академического офиса свяжется с вами в течение одного рабочего дня, если у него возникнут какие-либо вопросы о ваших расходах.
  6. Вы получите чек по почте или оплату прямым переводом в соответствии с настройками вашего профиля PAC (см. Способы оплаты выше). Электронная почта [email protected], чтобы следить за ходом ваших расходов.

Разрешение на въезд (Глава 5) 21D

Обработка проездных карт

Проездные карты, также известные как карты с централизованным выставлением счетов проездные, счета для деловых поездок или карты-призраки используются компаний для централизованного взимания крупных командировочных расходов, таких как авиабилеты, проживание и прокат автомобилей.Счет проездной карты позволяет корпоративным сотрудникам оплачивать командировочные расходы с помощью единой карты счета, а не каждого сотрудника с помощью индивидуальных корпоративных карт. Карта с централизованным выставлением счетов — это карта с одним номером, всей компании или отдельного подразделения.

Ваша компания может получить следующие преимущества от с использованием счета проездной карты:

  • Больше информации об общей поездке Стоимость

  • Точное распределение командировочных расходов

  • Своевременный платеж эмитентам карт

  • Интеграция с American Express

  • Экономия затрат

Обработка проездных включает следующее действия:

  • Запланировать загрузку корпоративной карты Процесс транзакций.

  • Просмотр результатов загрузки.

  • Просмотр сведений о загрузке файла транзакции.

  • Планирование создания корпоративной карты Процесс обработки платежных запросов эмитента.

  • Просмотр результатов платежных запросов.

Планирование загрузки транзакций по корпоративным картам Процесс

Процесс загрузки транзакций корпоративной карты загружает и проверяет транзакции корпоративной карты или проездной карты с карты эмитент.

Чтобы запланировать загрузку транзакций корпоративной карты перейдите к: Навигатор > Расходы > ссылка «Корпоративные карты» > ссылка «Задачи» > «Загрузить операции по корпоративной карте» ссылка > Страница загрузки транзакций по корпоративным картам.

Следующая таблица содержит параметры, вы должны выбрать на странице «Загрузить транзакции по корпоративным картам», чтобы запланировать процесс загрузки транзакций по корпоративным картам.

Тип процесса

Загрузить и проверить

Программа корпоративных карт

Применимый проездной

Список выбора типа учетной записи

Карта централизованного расчета

Просмотр результатов загрузки

Просмотр результатов загрузки в рабочей области Корпоративные карточки на вкладке «Результаты загрузки транзакций». Отобразятся результаты загрузки статус процесса, вывод, количество действительных транзакций и любые недопустимые ошибки транзакции. Вы можете щелкнуть значок «Просмотр выходных данных» и ссылку для номера недействительных транзакций, чтобы просмотреть детали и принять меры по исправлению положения.

Просмотр сведений о загрузке файла транзакций

Вкладка «Результаты загрузки транзакции» не отображается сведения о загруженных файлах транзакций.Тем не менее, вам могут понадобиться эти детали для просмотра или повторного запуска процесса, если что-то не удалось. Ты сможешь найти эту информацию на странице просмотра состояния файла. Чтобы просмотреть эту страницу, на вкладке панели «Задачи» нажмите кнопку «Просмотреть файл». Ссылка на статус.

На странице «Просмотр состояния файла» можно выполнить поиск файл транзакции на основе таких параметров, как идентификатор процесса, статус, корпоративная карточная программа и так далее.Вы можете искать файлы, которые были загружен до 6 месяцев назад. Из результатов поиска вы можете проверить статус файла транзакции, просмотреть другую транзакцию подробности и принять соответствующие корректирующие меры.

Планирование платежа эмитента корпоративной карты Процесс запросов

Создание платежных запросов эмитента корпоративной карты процесс формирует счета для последующей оплаты на корпоративную карту или эмитентов проездных карт.

Чтобы запланировать платеж эмитента корпоративной карты Запросы обрабатываются, перейдите к: Навигатор > Расходы > ссылка Корпоративные карты > ссылка Задачи > Создать корпоратив Ссылка «Запросы платежа эмитента карты» > «Создать платеж эмитента корпоративной карты» Страница запросов.

Следующая таблица содержит параметры, необходимо выбрать в поле «Создать платежные запросы эмитента корпоративной карты» страница для планирования создания платежных запросов эмитента корпоративной карты обработать.

Программа корпоративных карт

Проездной

Список выбора типа учетной записи

Карта централизованного расчета

Просмотр результатов запросов на оплату

Просмотр результатов платежных запросов в Корпоративных картах рабочей области на вкладке Платежные запросы эмитента карты. Платежные запросы результаты отображают статус процесса, а также выходные данные. Ты можно щелкнуть значок просмотра вывода для проверки деталей и принятия корректирующих мер.

Обзор разрешений на расходы

Разрешение на трату — это запрос сотруднику для утверждения сметных расходов на предстоящую деятельность.Запрос на авторизацию расходов проходит через следующий процесс: которую инициирует работник:

  • Сотрудник отправляет разрешение на расходы запрос

  • Менеджер утверждает разрешение на расходы запрос

  • Сотрудник представляет отчет о расходах

Сотрудник отправляет запрос на авторизацию расходов

Процесс авторизации расходов начинается, когда сотрудник запрашивает разрешение на будущие расходы. Работник завершит страницу запроса авторизации, щелкнув кнопку Авторизации информационная плитка в рабочей области Oracle Expenses. Расходы отслеживают все запросы работником для утверждения будущих расходов.

Менеджер утверждает запрос на авторизацию расходов

Сотрудник отправляет запрос на авторизацию расходов своему руководителю для утверждения.Если менеджер отклоняет запрос или запрашивает дополнительную информацию, Расходы возвращают запрос сотруднику кто принимает соответствующие меры.

Сотрудник представляет отчет о расходах

После осуществления деловых расходов работник создает и представляет отчет о расходах своему руководителю на утверждение. Когда утвержденный запрос на разрешение расходов существует, работодатель может потребовать сотруднику приложить его к авансовому отчету либо за счет заголовок отчета или строки.

Прикрепление разрешения на расход к расходу отчет позволяет менеджерам и аудиторам расходов сравнивать утвержденные сметные расходы против понесенных расходов. Если бюджетный контроль включен, сотрудник может быть предупрежден, когда он делает записи в отчете о расходах, которые противоречат предыдущему разрешению. Такие нарушения видны управляющему и аудитору по расходам.

Связанные темы

Создать авторизацию расходов и прикрепить строки авторизации к статьям расходов

В этом примере вы запрашиваете разрешение на трату на предстоящую поездку.Вернувшись из путешествия, вы создадите отчет о расходах и прикрепите утвержденные строки авторизации расходов к соответствующим статьям расходов в отчете.

В этом разделе показано, как:

  • Создать разрешение на расходы.

  • Подтвердите разрешение на расходы.

  • Создать отчет о расходах и прикрепить строки авторизации.

  • Отправьте отчет о расходах.

Создание авторизации расходов

Чтобы создать разрешение на расходы, выполните следующие действия:

  1. Войдите как сотрудник.

  2. Щелкните значок дома

  3. На домашней странице щелкните Я > Расходы > рабочая область Командировки и расходы.

  4. В рабочей области Командировки и расходы нажмите кнопку Меню действий.

  5. Выберите параметр Запросить авторизацию.

  6. На странице Запрос авторизации в поле Цель введите Oracle Open World.

  7. Из списка выбора места расходов найдите и выберите США.

  8. В поле «Дата состояния» введите дату на один месяц позже сегодняшнего дня.

  9. В поле Дата окончания введите дату через четыре дня после Даты начала.

  10. Щелкните значок «Создать» рядом с разделом «Сметные расходы».

  11. На странице «Оценка расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  12. В списке выбора «Тип» выберите «Авиаперелет».

  13. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  14. В поле рядом со списком выбора суммы введите 650,00.

  15. В поле Описание введите Авиаперелет в Oracle Open Word.

  16. Нажмите Сохранить и создать Другая.

  17. На странице «Оценка расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  18. В списке выбора типа выберите Питание.

  19. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  20. В поле рядом с полем Сумма введите 375.00.

  21. В поле Описание введите Питание в Oracle Open World.

  22. Нажмите Сохранить и создать Другая.

  23. На странице «Оценка расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  24. В списке выбора типа выберите Отель.

  25. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  26. В поле рядом со списком выбора суммы введите 800,00.

  27. В поле «Описание» введите «Доступные условия в Oracle Open». Мир.

  28. Нажмите Сохранить и закрыть.

  29. На странице авторизации нажмите Отправить.

Утвердить разрешение на расходы

Чтобы утвердить разрешение на расходы в качестве менеджера, выполните следующие действия:
  1. Выйти как сотрудник.

  2. Войдите как менеджер.

  3. На трамплине щелкните значок колокольчика.

  4. В списке выбора уведомлений выберите Ожидающие уведомления.

  5. Найдите авторизацию расходов, которую вы только что создали. и нажмите «Требуется действие: авторизация». Ссылка на одобрение.

  6. В форме утверждения разрешения на расходы, нажмите Одобрить.

  7. В диалоговом окне «Утвердить» введите следующее в поле Комментарий: одобряю это провести авторизационный запрос на поездку в Oracle Open World.

  8. Нажмите «Отправить».

  9. Нажмите «Утвердить».

  10. Выйдите как менеджер.

  11. Войдите как сотрудник.

  12. В рабочей области Командировки и расходы нажмите кнопку Информационная панель авторизации.

  13. Щелкните ссылку Утверждено на информационной плитке Авторизации.

Создание отчета о расходах и прикрепление авторизации Строки

Для создания отчета о расходах и прикрепления авторизации строки к статьям расходов, выполните следующие действия:
  1. В рабочей области Командировки и расходы нажмите кнопку Информационная плитка «Отчеты о расходах».

  2. Щелкните значок «Создать».

  3. На странице «Создать отчет о расходах» в поле «Цель» введите Attended Oracle Open World.

  4. Нажмите Сохранить.

  5. Нажмите «Создать элемент» рядом с разделом «Статьи расходов».

  6. На странице «Создать статью расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  7. В списке выбора «Тип» выберите «Авиаперелет».

  8. Из списка выбора места расходов найдите и выберите США.

  9. Нажмите OK.

  10. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  11. В поле рядом со списком выбора суммы введите 650,00.

  12. В поле Описание введите Стоимость авиабилетов в Oracle Open World.

  13. Щелкните значок Прикрепить рядом с Авторизацией.

  14. В диалоговом окне «Выбор сметных расходов» из В списке выбора авторизации выберите созданную вами авторизацию.

  15. Выберите строку авторизации авиабилетов.

  16. Нажмите кнопку ОК.

  17. На странице «Создать статью расходов» нажмите «Создать другую».

  18. На странице «Создать статью расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  19. В списке выбора типа выберите Питание.

  20. Из списка выбора места расходов найдите и выберите США.

  21. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  22. В поле рядом со списком выбора суммы введите 110. 00.

  23. В поле Описание введите Питание в Oracle Open World.

  24. Щелкните значок Прикрепить рядом с Авторизацией.

  25. В диалоговом окне «Выбор сметных расходов» из В списке выбора авторизации выберите созданную вами авторизацию.

  26. Выберите строку авторизации Питание.

  27. Нажмите OK.

  28. На странице «Создать статью расходов» нажмите «Создать другую».

  29. На странице «Создать статью расходов» из шаблона список выбора, выберите Путешествия.

  30. В списке выбора типа выберите Отель.

  31. В списке выбора местонахождения расходов выберите Соединенные Штаты.

  32. В списке выбора суммы выберите доллары США.

  33. В поле рядом со списком выбора суммы введите 800.00.

  34. В поле Описание введите Пребывание в отеле в Oracle Open. Мир.

  35. В разделе Itemization введите следующие значения:

    Имя поля
    Запись

    Список выбора типов

    Плата за номер

    Ежедневная сумма

    200.00

    дней

    4

    Сумма

    800. 00

  36. В разделе Детализация щелкните значок Вложение рядом с Авторизацией.

  37. В диалоговом окне «Выбор сметных расходов» из В списке выбора авторизации выберите созданную вами авторизацию.

  38. Выберите строку авторизации гостиницы.

  39. Нажмите OK.

  40. Нажмите Сохранить и закрыть.

Представить отчет о расходах

  1. На странице «Отчет о расходах» выберите «Я прочитал и принимаю корпоративные командировки и расходы». флажок политик.

  2. Нажмите «Отправить».

  3. В предупреждении, указывающем один или несколько обязательных квитанции с изображениями не прикреплены, нажмите Да.

Освобождение средств из неиспользованных резервирований авторизации расходов

Иногда после отправки отчетов о расходах для разрешения на траты могут быть некоторые оставшиеся средства, которые больше не нужен.Вам необходимо освободить неиспользованные средства, чтобы они могли использовать на прочие расходы.

Чтобы освободить неиспользованные средства, необходимо закрыть трату авторизация.

Закрытие разрешений на расходы

Вот шаги, чтобы закрыть авторизацию расходов:

  1. На странице авторизации выберите авторизацию расходов, которую вы хотите закрыть.

  2. Выберите «Закрыть» в меню «Действия».

  3. Нажмите OK.

Разрешение на расходы закрывается, если оно соответствует этим критерии:

  • Проходит проверку бюджетного контроля.

  • Не связан ни с одним выдающимся сделка. Таким образом, любые связанные отчеты о расходах не должны находиться ни в из этих статусов:

    • Готов к обработке платежей

    • Ожидание поступления

    • Удержание ожидающих получения

    • Отклонено пользователем

    • Счет-фактура отменен

    • Отклонено

    • Ожидание утверждения аудитором расходов

    • В ожидании индивидуального одобрения

    • Ожидается индивидуальный ответ

    • Ожидание утверждения менеджером

    • Менеджер запросил дополнительную информацию

    • Возвращено

    • Сохранено

    • Отправлено

    • Изъято

Вот что происходит, когда разрешение на расходы успешно закрыто:

  • Неиспользованные средства освобождаются.

  • Состояние авторизации расходов обновлено на Закрыто.

  • Страница авторизации обновлена для отображения закрытой суммы и суммы, ранее примененной к отчеты о расходах в строке состояния.

После закрытия разрешений на траты новый расход элементы не могут быть связаны с авторизацией расходов.

PeopleSoft — Ввод отчета о командировочных расходах | Университетская технология, [U]Tech

Назначение:

В этом руководстве объясняется, как вводить отчет о командировочных расходах через Financials.

Процедура:

Прежде чем начать, вам потребуются ваши квитанции, а также любая информация о вашей поездке, которая подлежит возмещению. Вам также потребуется информация, которая будет задокументирована вашим отделом или университетом.

Для начала необходимо войти в систему PeopleSoft Financials 9.2. Для получения дополнительной информации об этом процессе, пожалуйста, нажмите здесь (гиперссылка на инструкции здесь)

  1. В главном меню нажмите ссылку Служба самообслуживания сотрудников .
  2. Нажмите ссылку Travel and Expense Center  .
  3. Нажмите ссылку Отчет о расходах .
  4. Нажмите ссылку  Создать/изменить  .
  5. Появится страница ввода отчета о расходах.Нажмите ссылку  Добавить новое значение  .
  6. Введите идентификатор сотрудника или нажмите на увеличительное стекло для поиска по имени. Когда закончите, нажмите кнопку Добавить .
  7. Чтобы начать работу, щелкните список Business Purpose , чтобы выбрать вариант, соответствующий возмещению командировочных расходов.

    В этом примере мы выберем элемент списка Конференция или Семинар .


  8. Введите свое имя и тип события, используя не более 20 символов (например,g.: D Moore ATD CONF) в отчете Описание ,

    Для CWRU мы сохраняем местонахождение наших расходов в пунктах назначения/географических категориях высокого уровня.

    • Поездки отдела легкой атлетики  – для использования Департаментом легкой атлетики
    • Конференция или семинар  — Тип поездки
    • Развитие/финансы  — Тип путешествия
    • Полевые исследования  — Тип путешествия
    • Некомандировочные  – для сотрудников или студентов при выборе будет создано меню другого типа расходов
    • Другое Путешествия  — Для деловых целей, которых нет в меню.Укажите в поле описания
    • Рекрутинг  — Тип путешествия
    • Спикер/Лектор  — Тип поездки

  9. Местоположение по умолчанию  будет внутренним (США)
  10. Если требуется другое расположение по умолчанию, нажмите увеличительное стекло рядом с полем «Расположение по умолчанию». Появятся три варианта по умолчанию. Помимо внутренних рейсов (США), вы можете выбрать Местный номер (в пределах 50 миль) и INTL для международных поездок.
  11. В разделе «Расходы» введите свою информацию.

    Введите Дату расходов, нажав на значок Календарь  .

    • INT  = международный (включая Канаду и Мексику)
    • МЕСТНЫЙ  = В радиусе 50 миль от CWRU (нет необходимости использовать вариант без поездок)
    • США  = Внутренние поездки в пределах 50 штатов и территорий США.

  12. Щелкните ссылку раскрывающегося списка Тип расхода , чтобы выбрать соответствующий тип расхода на основе расхода.Этот выбор будет меняться в зависимости от бизнес-цели, выбранной выше.
  13. Появится список всех типов расходов. Выберите тип расхода для ввода расхода.
  14. Функция типа расхода позволяет идентифицировать и классифицировать действительные деловые расходы, понесенные во время путешествия. Когда вы обрабатываете отчет о расходах, код выставления счетов определяет группу, которой должен быть выставлен счет, и набор учетных записей для выставления счетов. Ниже приведен список деталей каждого типа расходов.
    • Сборы за изменение авиабилета : Сборы за изменение авиабилета, утвержденные отделом
    • Дополнительный сбор авиакомпании : сборы авиакомпании за интернет, ускоренную посадку, пространство для ног (плата авиакомпании за питание должна быть указана как питание)
    • Аренда автомобилей : Все разрешенные политикой сборы за аренду автомобилей
    • Товары для бизнеса в поездках : Товары для бизнеса, приобретенные во время поездки
    • Плата за конференцию и семинар : Регистрация, связанная с административными расходами, плата за сессию
    • Чаевые/чаевые : Чаевые и чаевые
    • Гостиница/жилье: Расходы на проживание : Можно разбить на детали, кроме номера/налога
    • Интернет/телефон : Плата за Интернет и телефон
    • Еда (только алкоголь) : Все разрешенные алкогольные напитки; использовать еду/алкоголь только для расходов на алкоголь на крупных мероприятиях
    • Питание (фактический завтрак) : Подробная квитанция на основе квитанции о приеме пищи сверх нормы
    • Питание (фактический обед) : Подробная квитанция о приеме пищи сверх нормы
    • Питание (фактический ужин) : Подробная квитанция на основе квитанции о приеме пищи сверх сумм
    • Пособие на питание Все питание : 48 долларов в день (устраняет необходимость перечислять каждый прием пищи отдельно)
    • Пособие на питание (завтрак) : 10 долларов на завтрак
    • Пособие на питание (обед) : пособие на обед в размере 12 долларов
    • Пособие на питание (ужин) : пособие на ужин в размере 26 долларов
    • Прием пищи с гостями : Подробная квитанция о приеме пищи для путешественников
    • Пробег : Для личного автомобиля; Автоматически обновляется раз в полгода (1 июля и 1 января)
    • Прочие командировочные расходы : позиции, не включенные в меню
    • Парковка/плата за проезд : Парковка на основе квитанции и плата за проезд
    • Общественный транспорт : Внутригородской общественный транспорт — квитанция не требуется
    • Топливо для арендованных автомобилей : Топливо только для арендованных автомобилей
    • Такси/лимузин : Такси, трансфер и лимузин
    • Путешествие на поезде : Путешествие на поезде
    • Сборы туристических агентств : Сборы туристических агентств

  15. Введите сведения о расходах в поле Описание. Например, если расходы связаны с авиаперелетом, введите информацию о пункте отправления и назначения (от CLE до BWI).
  16. Нажмите «Тип платежа», чтобы выбрать способ оплаты расходов. Есть три варианта на выбор 
    • Личный из кармана : Используйте для личной кредитной карты или наличными
    • Pre-Paid (CWRU) : Предварительно заполняется только данными предпочтительного туристического агентства. Проверьте невозмещаемые расходы  подробно в каждой строке расходов, чтобы отметить другие предоплаченные расходы, связанные с поездкой, такие как использование p-card
    • Карта T&E (CWRU) : Карта American Express T&E (предварительно заполняет строки расходов через My Wallet)

  17. Введите денежную сумму расхода в поле  Сумма  .
  18. Валютой по умолчанию будет USD (доллары США). Если вам нужно использовать другую валюту, щелкните значок увеличительного стекла, чтобы найти и выбрать подходящую валюту для использования.
  19. Выберите тип оплаты из списка. Есть два варианта на выбор: Сотрудник (преподаватели и сотрудники) и Студент .
  20. Чтобы добавить или удалить строки расходов, нажмите кнопку со знаком Плюс или Минус рядом с полем суммы.
  21. Нажмите кнопку  Вложения  в меню местоположения по умолчанию, чтобы добавить любые подтверждающие документы. ПОЖАЛУЙСТА, ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ : Вы можете прикрепить несколько файлов, и другие могут добавить файлы для покрытия ваших расходов. Если вы прикрепляете большие файлы, рекомендуется сначала сохранить транзакцию.
  22. Нажмите кнопку  Добавить вложение  , чтобы выбрать файлы, которые вы хотите прикрепить.
  23. Нажмите кнопку  Обзор  , чтобы выбрать файлы для прикрепления.
  24. Нажмите кнопку  Добавить вложение  , чтобы выбрать файлы, которые вы хотите прикрепить.
  25. Найдите документ(ы) для прикрепления в библиотеке документов  .Щелкните документ и нажмите кнопку Открыть .
  26. Нажмите кнопку  Добавить вложение  , чтобы выбрать файлы, которые вы хотите прикрепить.
  27. Нажмите кнопку Загрузить .
  28. Вы увидите ссылку на вложения. Когда вы закончите, нажмите кнопку  ОК  .
  29. Нажмите кнопку GO в правом верхнем углу.
  30. Теперь вы находитесь на экране  Настройки по умолчанию  . В разделе «Сводка учета» добавьте сюда Speed ​​Type и Event Codes .Нажмите на значок увеличительного стекла, чтобы найти коды для каждого.
  31. Нажмите кнопку  OK , когда закончите.

    Обратите внимание: . Вы также можете указать типы скорости учетной записи, нажав на ссылку  Настройки по умолчанию  . Просто нажмите на стрелку, и вы увидите ту же информацию.


  32. Чтобы перейти к экрану утверждения, нажмите кнопку  Сводка и отправить  в правом верхнем углу страницы.
  33. На этом экране вы добавите комментарии к своему отчету о расходах.Нажмите значок Notes  в верхней части страницы.
  34. Введите примечания, относящиеся к этому отчету. Нажмите кнопку  Добавить примечания  , когда закончите.
  35. Вы увидите примечания под разделом «Примечания». Нажмите кнопку  OK , когда все будет готово.
  36. Убедившись, что ваш отчет о расходах точен, установите флажок, чтобы отправить его на утверждение.
  37. Щелкните поле Отправить отчет о расходах .
  38. Вы получите страницу подтверждения отправки, на которой суммируются расходы.Здесь вы еще раз убедитесь, что вся информация верна и готова к отправке.
  39. Нажмите OK, чтобы отправить отчет.
  40. Чтобы проверить статус процесса утверждения, нажмите ссылку «История утверждений» на экране «Просмотр отчета о расходах».
  41. Вы также можете отозвать запрос о расходах, нажав кнопку  Отозвать отчет о расходах  на экране просмотра отчета о расходах.
  42. Вы получите сообщение с указанием  Ваш отчет о расходах 0000064323 был отозван из очереди утверждающего .
  43. Конец процедуры

Программное обеспечение для онлайн-путешествий и управления расходами

«Обеспечивает видимость расходов в режиме реального времени и строгий контроль»

Аналитик Роберт Кугель из Ventana Research считает, что благодаря упрощению соблюдения сотрудниками инструкций по расходам и упрощению отчетности о расходах Zoho Expense отвечает потребностям менеджеров и дорожных воинов.

Нам доверяют тысячи компаний в более чем 150 странах

Что предлагает Zoho Expense

Путешествие

Универсальное решение для управления онлайн- и офлайн-путешествиями

Путешествие

Управляйте всеми этапами командировок ваших сотрудников — до, во время и после.Бронируйте поездки и отели, настраивайте разрешения перед поездкой и делайте многое другое.

Расход

Комплексная автоматизация отчетности по расходам

Расход

Автоматизируйте отчетность о расходах от начала до конца. Позвольте сотрудникам сообщать о расходах на ходу, упрощайте утверждения и своевременно возмещайте расходы.

Карты

Автоматическая сверка кредитных и корпоративных карт

Карты

Добавляйте карточки своих компаний, получайте фиды карт напрямую от поставщиков карт и автоматизируйте сверку.

Запрос на покупку

Упрощенная покупка, гарантировано.

Запрос на покупку

Группы по закупкам могут обеспечить соответствие бюджету и лучше контролировать закупки с помощью подробных запросов и утверждений, тем самым максимизируя предварительно утвержденные расходы.

Платежи

Возмещения и платежи сделаны правильно

Платежи

Сокращение времени оборота за счет своевременного возмещения сотрудникам с прямым депозитом.

Аналитика

Комплексная аналитика управления поездками и расходами.

Аналитика

Более 25 аналитических отчетов по отчетам о расходах, картам, поездкам, расходам и возмещению, чтобы вы всегда были в курсе событий.

Управление всеми аспектами ваших деловых поездок и расходов

Управление поездками

Zoho Expense позволяет вам бронировать поездки онлайн, а также управлять поездками в автономном режиме. Создавайте подробные маршруты поездок, настраивайте профили путешественников и управляйте ими, а также многое другое:

Настройка многоуровневых настраиваемых процессов утверждения перед поездкой

Полное, сквозное управление бюро путешествий

Совершайте онлайн-путешествия и бронируйте отели, а также легко управляйте офлайн-путешествиями.

Узнать больше

Отчетность о расходах

Ручная отчетность о расходах осталась в прошлом.Zoho Expense автоматизирует процесс от квитанций до возмещения, устраняя ручные ошибки и экономя ваше бесчисленное количество часов. Вы также можете:

Предоставьте пользователям возможность автоматически сканировать квитанции для автоматического создания расходов

Автоматизируйте отчеты о расходах и утверждения

Совершайте возмещения/расчеты онлайн

Узнать больше
Отчеты о расходах стали такими простыми после того, как мы начали использовать Zoho Expense.Эффективность отчетности о расходах и возмещения расходов повысилась в несколько раз. Дхрувил Сангви, генеральный директор LogiNext Solutions

Потрать контроль

Никогда не перебарщивайте со своими расходами. Настройте бюджеты, применяйте политики и настраивайте утверждения покупок, чтобы гарантировать, что деньги не будут потрачены впустую на несанкционированные расходы или покупки.Не только это:

Создавайте бюджеты и сравнивайте с фактическими расходами

Настройте различные правила для ограничения перерасхода средств сотрудниками.

Оптимизируйте расходы с помощью запросов на покупку

Узнать больше

Аудит и соответствие

Механизм обнаружения мошенничества Zoho Expense, управляемый искусственным интеллектом, поможет вам лучше контролировать свои бизнес-расходы и подготовит вас к налоговому сезону. С версиями для отдельных стран вы по умолчанию получаете местное соответствие и тарифы на пробег.

Тщательно проверяйте расходы и выявляйте мошенничество с помощью аналитики, основанной на искусственном интеллекте

Выбирайте из различных существующих версий, готовых к уплате налогов

Отслеживайте все действия с полным журналом аудита

Узнать больше

Zoho Expense является расширяемым

Настройте различные задачи отчетности о расходах на автопилот с помощью таких функций, как правила рабочего процесса, настраиваемые функции и веб-перехватчики.

Настройте управление командировками и расходами в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Создавайте собственные компоненты, такие как кнопки, ссылки и модули.

Разрозненные отделы остались в прошлом. Общайтесь с сотрудниками в контексте и в режиме реального времени через чат, комментарии и уведомления.

Повышение качества работы сотрудников

Благодаря интеграции с ведущими решениями для путешествий, HRMS, бухгалтерского учета и ERP, а также решениями для совместной работы, Zoho Expense упрощает бесчисленные бизнес-процессы.

Глобальное улучшение управления ТиО

Zoho Expense решает проблемы T&E и расходов для тысяч таких организаций, как ваша.Почитайте об их путешествиях.

Ознакомьтесь с другими кейсами

Мы начали использовать Zoho Expense во всей нашей группе IFFCO для управления поездками и расходами в качестве одного из ключевых аспектов контроля над расходами. Это сделало весь процесс расходов и возмещения полностью автоматизированным.

Ярослав Петрашко

Директор по ERP и цифровой трансформации, IFFCO Group

Наша команда администраторов смогла отказаться от очень обыденных задач, таких как отслеживание квитанций людей, проверка квитанций или даже отслеживание согласований с менеджерами.

Аманда Онг

Региональный менеджер, Сингапур

Кируса начал замечать огромную разницу во времени, затрачиваемом на обработку отчетов о расходах, которая теперь занимает всего несколько минут. Это помогло сократить всю ручную бумажную работу, сохранив деревья и сэкономив время.

Читать полностью

НМК Рао

Генеральный менеджер, отдел общих и административных расходов, Кируса

Интеграция между Zoho CRM, Zoho Books и Zoho Expense помогла команде бухгалтеров World Education отслеживать весь жизненный цикл продаж и расходов из единой системы.

Читать полностью

Кэтрин Браун

ПО, Операции

East West Seed управляет расходами своих сотрудников с помощью утверждения Zoho Expense на основе настраиваемых критериев, ускоренного возмещения и повышенной прозрачности утвержденных расходов.

Читать полностью

Викас Шарма

Руководитель группы ИКТ, операций и внутренних приложений

Мы позаботимся о ваших поездках и расходах

Наша служба поддержки готова помочь вам получить максимальную отдачу от Zoho Expense и облегчить ваши поездки и проблемы с управлением расходами.

Круглосуточная поддержка

Звонок и электронная почта службы поддержки

Бесплатная двухчасовая помощь при адаптации

Универсальные мобильные приложения

Управляйте поездками и расходами, следите за расходами и сотрудничайте — и все это у вас на ладони.

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.