В 1с приходный кассовый ордер: Как оформить приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С – Учет без забот

Опубликовано 14.08.2017 01:36

Просмотров: 39495

В одной из прошлых статей мы рассматривали общие положения нового закона №54-ФЗ об онлайн-кассах, требования и правила, которые этот закон устанавливает. В этой статье поговорим про алгоритм работы в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» для печати чеков на онлайн-кассах.

Законом предусмотрен определенный перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в чеке. Перечень можно найти в тексте самого закона. Среди обязательных – наименование реализуемой номенклатуры, количество, сумма и ставка НДС. Рассмотрим документы, из которых можно печатать чеки в соответствии с новыми правилами.
Традиционный документ, который используется в программах 1С для отражения кассовых операций поступления – «Приходный кассовый ордер».

Также печать чеков осуществляется из документов «Расходный кассовый ордер», «Эквайринговая операция». В данной статье остановимся на отражении приходных операций, в частности, на оформлении документов поступления денежных средств.
Печать чека производится по кнопке:

Если вы продаете одну услугу или один товар покупателю,можно использовать приходный кассовый ордер. Рассмотрим его заполнение в этом случае.

При продаже одной услуги или товара на первой вкладке «Ордер» в разделах «Принято от» и «Основание», в необходимо указать фамилию, имя, отчество (или другую информацию, заменяющую эти данные) покупателя и наименование услуги или товара соответственно:

Обратите внимание, что в разделе «Принято от» можно указать как контрагента (с возможностью записи его в справочник контрагентов, если он постоянный покупатель), так и просто строковую запись (если это частное лицо).

Именно эти реквизиты и будут указаны в чеке. К сожалению, в таком ПКО нет возможности не указывать покупателя, так как при печати чека из этого документа в случае продажи одной услуги формируется строка типа: «Принято от … на основании…». Вместо точек указывается соответствующая информация из приведенных выше реквизитов.
С тем, как заполнять приходный кассовый ордер при продаже одной услуги или номенклатуры разобрались. А как быть, если один покупатель оплачивает сразу несколько позиций? Мы же помним, что по закону наименование каждой позиции должно быть указано в чеке.

Также здесь присутствует табличная часть «Список номенклатуры чека ККМ». Необходимо подобрать документ-основание, в котором как раз и перечислены продаваемые номенклатурные позиции. Компанией 1С установлены несколько типов документов, которые могут быть указаны в табличной части этой вкладки:

Отмечу, что документом-основанием тут является не документ-родитель, как это бывает при использовании стандартного механизма ввода на основании (поясню: ни из одного из возможных документов, приведенных на картинке выше, нельзя создать на основании документ «Приходный кассовый ордер»):

В этой табличной части указывается список документов, в которых могут быть перечислены продаваемые услуги или товары.
После того, как вы нашли в списке документов необходимый,нужно его выбрать. После выбора в табличной части заполняется реквизит «Документ-основание». Также в таблице имеется еще одно поле – «Признак способа расчета». Его значение устанавливаетсяпрограммой автоматически, в зависимости от вида подобранного документа:

Например, значение «Оплата кредита» означает постоплату, то есть услуги или товары были оказаны или доставлены, а оплата осуществляется сейчас. В случае же выбора документа типа «Счет на оплату» — признак устанавливается в значение «Предоплата полная», что тоже логично, так как счет на оплату выставляется обычно до выполнения работ или доставки товара.
Ниже, под табличной частью документов-оснований, имеется удобная кнопка, с помощью которой можно заполнить сумму приходного ордера, не заглядывая в сам документ:

Для того, чтобы воспользоваться этой кнопкой, документ нужно записать.
При нажатии на кнопку заполнится сумма документа на вкладке «Ордер»:

Далее необходимо заполнить документ всеми необходимыми данными (реквизиты бухгалтерской операции, расшифровка платежа) и провести.После выполнения всех действий появится возможность распечатать чек.
Также законом предусмотрено право покупателя получить чек или его копию на электронную почту и телефон. Данный функционал поддерживается в рассмотренном документе при условии настроенной передачи почтой или на номер телефона.Такая настройка осуществляется в разделе «Администрирование». После того, как настройка осуществлена, появляется возможность ввода электронной почты или номера телефона непосредственно в форме документа. Также программа позволяет настроить рассылку чеков по расписанию.
Мы рассмотрели заполнение документа «Приходный кассовый ордер» для двух вариантов работы. Но в использовании приходного кассового ордера есть несколько минусов:
1. Так как зачастую на кассовом аппарате работают люди, далекие от бухгалтерского учета, хотелось бы избежать при работе кассысоздания проводок, которые непосредственно влияют на учет.
2. И опять же – документ бухгалтерский, имеет несколько чисто бухгалтерских реквизитов, непонятных кассиру, поэтому его заполнение может занимать долгое время. При этом всегда нужно избегать копирования предыдущего документа, потому что при копировании велика вероятность не заметить и не перезаполнить важные реквизиты. А также в каждом приходном кассовом ордере есть реквизит «Касса ККМ», который очень важно заполнять правильно, чтобы не возникло проблем с печатью чека. Поэтому настоятельно рекомендую заполнять каждый новый документ с нуля или же максимально внимательно рассматривать каждый реквизит. Так как при работе кассы важна скорость, чем проще будет рабочий документ кассира – тем лучше.
3. В случае ошибки кассира и потребности аннулировать чек, провести изменения в бухгалтерском учете, если чек был распечатан из приходного кассового ордера, намного сложнее (процедура сторнирования операции длиннее и требует больше трудозатрат).
Поэтому, начиная с релиза 2.0.51, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» появился новый документ «Чек ККМ». Он прост в заполнении, является специальным инструментом для работы с фискальными регистраторами. Найти его можно:

Наряду с чеком ККМ появился противоположный документ – «Чек ККМ на возврат». Его используют, если необходимо отдать деньги клиенту в процессе возврата или гарантии:

В случае, если допущена ошибка в сумме чека, то для коррекции используется другой документ – «Кассовые чеки коррекции». Найти его можно:

Предусмотрена возможность сформировать документы «Кассовые чеки коррекции» двух видов:

И это верно, потому что корректировать можно чеки и на приход, и на расход.
Вернемся к документу «Чек ККМ». Форма документа простая, интуитивно понятная. В шапке документа нужно заполнить несколько обязательных реквизитов:

Ниже расположена табличная часть, в которой следует указывать номенклатурные позиции. Единственное нововведение – это то, что в табличной части номенклатурные позиции (услуги и товары) выбираются из справочника «Прейскурант»:

Это новый справочник, который необходимо заполнять элементами. Каждый элемент справочника «Прейскурант» будет ссылаться на элемент справочника «Номенклатура»:

После заполнения первой вкладки перейдем на вкладку «Оплата». На ней указываем необходимые реквизиты иобращаем внимание на кнопку «Заполнить», которая позволяет рассчитать общую сумму товаров и услуг с первой вкладки:

Также у документа имеется важный флажок — «Розничный покупатель».

При установленном флаге не требуется введение фамилии, имени, отчества покупателя. Если флаг снять, то появляются дополнительные реквизиты: контрагент и договор:

Появляется возможность выбирать контрагента и договор, которые потом будут распечатаны на чеке.
В целом, нюансов по заполнению больше нет, документ можно провести и напечатать чек. Данный документ не формирует никаких проводок и движений по регистрам. В конце кассового дня рекомендуется создавать единый документ «Приходный кассовый ордер» для всех поступлений.
В данной статье были рассмотрены два основных документа, предназначенных для печати чеков по приходным кассовым операциям в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0». В следующей статье я расскажу об алгоритме работы кассира при использовании онлайн-касс нового поколения.

Автор статьи: Светлана Батомункуева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Добавить комментарий

Что такое (O2C) обработка заказа на наличные?

Управление рисками имеет решающее значение для успеха бизнеса. Чем быстрее растет компания, тем выше риск в жизненно важных областях, таких как управление кредитами, привлечение клиентов, денежные потоки и удовлетворенность клиентов. Это также означает, что вам нужна твердая ручка в процессе обработки заказа на наличные.

Обработка заказов на наличные (также называемая O2C или OTC) относится ко всей системе заказов компании. Он начинается в момент, когда покупатель размещает заказ, и заканчивается, когда счет-фактура оплачен и оплачен.

Это набор бизнес-процессов для управления всем, что связано со временем для какой-либо функции маркетинга, продаж или брендинга. O2C определит ваш успех как компании и ваши отношения с клиентами.

Многие считают, что время цикла заказа в наличные считается завершенным, когда клиент оплачивает счет, но после этого происходит несколько важных шагов. Данные о деятельности должны регистрироваться на протяжении всего цикла O2C и анализироваться для выявления возможностей для оптимизации и улучшения.

Существует множество причин, по которым компании необходимо оптимизировать систему обработки заказов. Деятельность O2C влияет на организацию по всем направлениям, включая все, от управления цепочками поставок до труда и запасов. Узкие места с заказами клиентов могут вызвать головную боль в совершенно разных бизнес-подразделениях.

Плохой порядок обработки денежных средств означает, что счета обычно не собираются вовремя. Дебиторская задолженность и система выставления счетов во время O2C определяют приток денежных средств компании.

Любые задержки со сбором средств усложнят работу с кредиторской задолженностью, расчетом заработной платы, любыми возможными приобретениями, главной бухгалтерской книгой и другими проблемами, связанными с ликвидностью.

Управление последовательным и надежным процессом O2C демонстрирует, что компания знает, как вести бизнес. Вы должны преуспеть во всех функциях, включая продажи, маркетинг, производство, выполнение, техническое управление, бухгалтерский учет и доставку (и это лишь некоторые из них).

Запуск эффективного процесса обработки заказов на наличные означает, что компания может намного быстрее преобразовывать сырье в товарный продукт (который должен быть получен и выставлен счет покупателю).

Оптимизация рабочих процессов процесса O2C означает, что на различных этапах инвентаризации будет задействовано меньше денежных средств. Впоследствии это обеспечивает дополнительные ресурсы, необходимые для дальнейшего инвестирования в рост и победы над конкурентами. Это также может помочь сохранить низкие цены.

Обработка заказа на получение наличных выполняется в восемь отдельных этапов:

• Управление заказами
• Кредитный менеджмент
• Исполнение
• Доставка
• Выставление счетов
• Дебиторская задолженность (AR)
• Сбор платежей
• Управление данными и отчетность

Управление заказами — это первый шаг в процессе обработки заказа на наличные, и он начинается вторым, когда покупатель размещает заказ. Как только покупка подтверждена, бизнес несет ответственность за все, что связано с управлением заказами, включая (но не ограничиваясь):

• Платформы электронной торговли
• Электронная почта в отдел продаж
• Личное уведомление торгового представителя
• Эффективный ввод ордеров

Когда вы вводите автоматизацию в процесс O2C, мгновенные уведомления запускают серию действий в других отделах, которые будут держать каждую команду в курсе каждого заказа.

Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что организации, внедрившие лучшие в своем классе методы O2C, на 81% эффективнее управляют заказами, чем те, которые этого не сделали.

На этом первом этапе все новые заказы должны быть организованы должным образом и уведомлены все соответствующие стороны для обеспечения своевременного и точного выполнения.

Комплексная проверка на переднем крае вашего процесса O2C может сэкономить время и свести к минимуму проблемы, когда придет время собирать платеж. В заказах, где применяется кредит, новых клиентов всегда следует отправлять через процесс утверждения.

Финансовое программное обеспечение с надежной системой управления заказами будет иметь механизмы для автоматизации утверждения кредита. В случаях, требующих более тщательной проверки, сотрудники могут быть уведомлены об этом. Во всех остальных случаях заказ будет передан в цифровом виде на этап исполнения.

Кроме того, со всеми постоянными клиентами, которым было отказано в одобрении в первый раз, следует обращаться так же, как с новыми клиентами, и снова пройти процесс утверждения. Все может измениться, и кредит может идти вверх и вниз в зависимости от обстоятельств.

Автоматизация процесса кредитного управления упрощает работу с дебиторской задолженностью. Это также гарантирует, что бизнес выдает кредит только достойным клиентам. Все это означает гораздо меньше работы, когда приходит время собирать.

Важной частью процесса выполнения является автоматизированное управление запасами. Чтобы избежать принятия заказов, которые не могут быть выполнены, количество запасов необходимо обновлять на стороне продаж в режиме реального времени.

Если заказ, отсутствующий на складе, проскакивает, его можно немедленно пометить. Это позволяет держать линии связи широко открытыми и помогает избежать любых проблем с выставлением счетов или недовольных клиентов.

Весь заказ, отправляемый на выполнение, должен быть в стандартизированном цифровом формате и содержать всю информацию, необходимую персоналу для четкого расшифровки деталей. Бумажные заказы и заказы из устаревших систем могут вызвать проблемы, такие как узкие места и дорогостоящие разъяснения.

Успех доставки заказа зависит от логистики. Вот почему транспортная часть системы O2C должна регулярно проверяться. Это необходимо для обеспечения высоких стандартов производительности и оптимизации рабочего процесса.

Все данные из функций управления заказами и выполнением должны быть немедленно обновлены в системе ERP. Это позволяет команде лучше планировать отгрузки в соответствии с графиком выдачи перевозчиком и своевременно доставлять заказы клиентам.

Задержки и неточности в выставлении счетов могут привести к серьезному снежному кому и проблемам с наличностью, которые могут нарушить работу всей организации. Когда точные счета отправляются в установленные сроки, финансовые специалисты могут более эффективно прогнозировать денежные потоки и лучше планировать расходы.

Недавнее исследование, проведенное Aberdeen Group, показало, что компаниям со звездной производительностью O2C требуется ручной ввод только для 16,2% счетов. Это по сравнению с почти 80% для тех, кто набрал в нижней части.

Счета должны содержать правильную информацию, чтобы их можно было отправить без промедления. Сюда входят такие данные, как:

• Особенности заказа
• Затраты
• Кредит и условия платежа
• Дата заказа и отгрузки
• Данные клиента
• Данные

Чем больше вводится данных, тем проще автоматизировать весь рабочий процесс.

До наступления просроченной задолженности автоматизированная система учета будет помечать неоплаченные счета в заранее установленное время. Затем представитель AR может просмотреть эти уведомления, чтобы определить, есть ли какие-либо очевидные ошибки.

Одним из примеров использования автоматизации для обеспечения бесперебойной работы процесса O2C является отправка напоминаний об оплате через две недели. Система автоматически определит, какие счета просрочены, а затем активирует напоминание и проверку счетов, чтобы ускорить процесс.

Если обнаружена ошибка в счете, представитель AR должен иметь возможность быстро просмотреть информацию в системе, выяснить, где произошел сбой, и как можно скорее отправить исправленный счет.

Первая защита от любых задержек — убедиться, что представители AR документируют все платежи клиентов в течение определенного периода времени. Компания сталкивается с множеством проблем, когда платежи, доставленные клиентами, не обновляются, а счет по-прежнему помечен как «неоплаченный».

Сбор по уже оплаченному счету может вызвать трения с клиентами. Это делает бизнес неорганизованным и может привести к неточным оценкам денежных средств. Это может привести к тому, что финансовые отделы будут делать неверные прогнозы относительно дефицита денежных средств.

Когда счет просрочен, и это оправдано, учетная запись должна быть помечена, а кредит отложен. Если клиент попытается разместить другой заказ, автоматизированная система предупредит его о том, что сначала необходимо отправить платеж.

Все просроченные счета должны регулярно проверяться на пробный баланс. Это поможет обновлять прогноз безнадежных долгов и поможет определить следующий шаг (например, отправить его в коллекторское агентство).

Интегрированные программы бухгалтерского учета могут отслеживать данные о производительности на каждом этапе от заказа до оплаты. Мониторинг и анализ этих данных может помочь бизнесу увидеть более широкую картину и определить, что необходимо настроить для оптимизации их системы O2C.

Стабильность процесса O2C влияет на каждый рабочий процесс в организации. Сюда входят такие вещи, как:

• Отношения с клиентами и поставщиками
• Длина цикла продаж
• Адаптация и обучение
• Функции обслуживания клиентов
• Прогнозирование и движение денежных средств

Руководство также может использовать метрики O2C, чтобы определить, не повлияют ли замедления в одной области на другую. Поскольку процесс обработки заказа на наличные в значительной степени зависит друг от друга, даже небольшая неэффективность в одной функции может привести к дорогостоящим проблемам в другом месте.

Оптимизация процесса O2C устранит неэффективность и может привести к увеличению оборотного капитала, уменьшению количества узких мест и более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Это также может сократить время выполнения.

Лучший способ оптимизировать эту систему — найти правильное бухгалтерское программное обеспечение, которое автоматизирует процессы. Эта платформа должна предоставлять всем сторонам доступ в режиме реального времени к одним и тем же данным, чтобы все были на одной странице. Оцифровка выставления счетов и управления данными также помогает повысить эффективность процесса.

Для получения идеального результата от обработки вашего заказа до получения наличных требуется сочетание управления процессами, технологий и взаимозависимого сотрудничества.

Хотя этот процесс может показаться простым, он включает в себя множество движущихся частей. Невыполнение одного шага может привести к сбою в цикле. Набор задействованных бизнес-процессов требует большого внимания и совместной работы всех отделов. На что следует обратить внимание: 

• Неточные заказы на продажу
• Отнимающие много времени ручные счета
• Недовольные клиенты
• Задержки в сборе
• Безопасность данных

Неточные заказы означают, что в какой-то момент процесса заказ необходимо переделать. Это будет стоить вам драгоценного времени. Ручное выставление счетов также требует времени и может привести к ошибкам. Если все это приведет к потере времени, произойдет задержка инкассации. Задержка может усложнить другие бизнес-процессы, такие как кредиторская задолженность, расчет заработной платы и приобретение.

Ваша компания также должна следить за удовлетворенностью клиентов. Любые сбои в процессе O2C могут ухудшить качество обслуживания клиентов. Чтобы следить за этим, используйте программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы управлять отношениями вашей компании со своими клиентами. Точно так же утечка данных может привести к недовольству клиентов, поэтому серьезно относитесь к кибербезопасности розничной торговли.

Среды коллекций, демонстрирующие лучшие практики, имеют некоторые общие характеристики. Команды могут разделять дебиторскую задолженность на основе риска. Сложные алгоритмы могут учитывать такие данные, как:

• Историческая производительность
• Шаблоны платежного поведения
• Снижение производительности
• Данные кредитного бюро
• Торговые данные (объединенные и взвешенные)

Это помогает эффективно оптимизировать сбор платежей, разрешение споров и эффективность кредитных ресурсов на основе приоритетов звонков и активности. Чем больше этот процесс автоматизирован, тем проще его планировать. Автоматизация процесса O2C помогает свести к минимуму время, необходимое для определения важных целей и подготовки к рабочему дню.

Может быть сложно усовершенствовать обработку заказа для получения наличных, поэтому вот несколько советов:

Установление набора стандартов обеспечивает последовательность и руководство для персонала. Чем чаще вы делаете что-то одно и то же, тем лучше команды реализуют процесс. Это также помогает лучше идентифицировать какие-либо шестерни в ваших колесах или неисправные части системы.

Использование новейших технологий имеет решающее значение для полноценного процесса обработки заказов на оплату. Это не только уменьшает количество ошибок, но и помогает интегрировать все бизнес-процессы в центральный узел. Это гарантирует, что все команды находятся в постоянной связи и обновляют данные в режиме реального времени.

Использование технологии O2C также экономит кучу денег. Недавнее исследование, проведенное IBM, показало, что компании, использующие искусственный интеллект и другие новые технологии, экономят в среднем 22% на каждом счете во время обработки.

Внедрение этих технологий также сэкономит вам деньги. IBM обнаружила, что компании, которые использовали искусственный интеллект и другие новые технологии, экономили 22% на каждом счете.

Команды должны уметь разделять чистую и грязную дебиторскую задолженность, чтобы определить, над чем нужно работать. «Чистая дебиторская задолженность» — это та, по которой нет споров, проблем, вычетов или недоплаты. Это должно быть сделано сегодня, и нет причин, по которым платеж не должен был быть получен.

Как и любой современный процесс, бизнес должен выделить время для сбора показателей и анализа производительности своей программы O2C. Технологии развиваются экспоненциально и очень итерационны. То, что работает сегодня, не обязательно станет лучшим решением завтра. Также всегда есть шанс на улучшение.

Важно создать пространство для команд, чтобы они могли предлагать способы улучшения процесса обработки заказов на наличные. Программное обеспечение для управления проектами также может помочь бизнесу контролировать работу системы O2C на уровне проекта.

Идея состоит в том, чтобы использовать отчеты и аналитику для оптимизации подпроцессов O2C и критических шагов, чтобы оказать наибольшее влияние на денежный поток. Это относится не только к ресурсной активности/производительности, но и к электронным призывам к действию (призывы к действию) и автоматизированному общению.

Еще один способ оптимизировать цикл O2C — создать возможности для клиентов и поставщиков обслуживать себя. Это освобождает кредиторскую и дебиторскую задолженность от ответов на простые запросы или отправки копий счетов.

Клиентский портал предоставляет поддержку 7/24/365 и в некоторых случаях может представлять до 60% запросов на входящие звонки и охват. Клиенты также могут создавать персонализированные отчеты, инициировать спор, узнавать, когда должен быть произведен платеж, производить платеж напрямую и запрашивать контакт со всеми в централизованном месте.

Познакомить клиентов с самообслуживанием очень просто. Просто вставьте ссылку в свою следующую маркетинговую кампанию по электронной почте, а остальное уже история!

Для большинства компаний дебиторская задолженность является одним из крупнейших активов в балансе. Как вы можете эффективно конвертировать этот актив в наличные, сводя к минимуму безнадежные долги? Ответ заключается в том, чтобы сосредоточиться на процессе обработки заказа на наличные.

Успешная оптимизация и управление процессом «от заказа до наличных» помогает компании постоянно приносить пользу своим клиентам и получать платежи вовремя.

Внедрение новейших технологий обеспечивает оптимизацию процесса на цифровом уровне. Это высвобождает ресурсы, поэтому команды могут сосредоточиться на самых важных задачах: повышении качества обслуживания клиентов и использовании роста бизнеса.

Обработка наличных денег, чеков и входящих электронных переводов

Создание новых операторов по работе с наличностью

1. Обработчики наличных денег должны иметь файл проверки данных. Доказательство завершения проверки биографических данных должно храниться в файле в отделе, а также в соответствующем центре обслуживания кадров.
   • Сотрудники, принятые на работу до 13 марта 2017 г. и не прошедшие проверку биографических данных, должны пройти проверку биографических данных в Департаменте полиции Калифорнийского университета в Сан-Франциско.
   • Сотрудники, принятые на работу 13 марта 2017 г. или позже, уже прошли проверку биографических данных в рамках процесса подготовки к приему на работу, и поэтому им не нужно проходить новую проверку биографических данных.
2. Обработчики наличных должны пройти онлайн-обучение UCSF по работе с наличностью в Учебном центре UC при приеме на работу, а затем ежегодно.
   • Департаменты должны обеспечить выполнение сотрудниками этого обязательства.
     • Руководители и менеджеры должны иметь возможность назначать это обучение, используя панель управления своего менеджера в Учебном центре UC, щелкнув меню «Моя команда», а затем нажав Панель управления менеджера :  
   • Руководители и менеджеры, которые не могут назначить этот курс сотруднику в Учебном центре UC, должны отправить запрос по электронной почте на адрес [email protected]. Включать:
     • ФИО сотрудника
     • Адрес электронной почты сотрудника
     • Идентификатор сотрудника UCSF
     • Запрос о назначении нового операциониста на курс обучения работе с наличностью UCSF в Учебном центре UC
3. Департаменты должны отправить по электронной почте следующую информацию для любых обработчиков наличности в группу кассы и контроля офиса контролера:
   • Имя
   • Номер телефона
   • Адрес электронной почты
   • Номер местонахождения депозита
   • Название отдела
   • Номер ящика отдела
   • Физический адрес отдела
   • Имя супервайзера/менеджера

Обработка иностранных чеков для неспонсируемых проектов

Депозиты иностранными чеками не могут быть обработаны с помощью сейфа или удаленного сканера. Соответствующие требованиям элементы должны быть обработаны отделом исключений Bank of America или в местном отделении Bank of America.

Приемлемыми элементами являются чеки:

• В долларах США (USD) в канадском банке
• В долларах США, выписанных в банке Соединенного Королевства
• В любом иностранном номинале, выписанном на иностранный банк

Перед подготовкой депозита убедитесь, что:

• Вы не смешиваете валюты. Для вкладов в нескольких валютах для каждой валюты требуется отдельная квитанция.
• Юридическая сумма (сумма прописью) и сумма бесплатного платежа (числовая сумма) совпадают. Если суммы различаются, юридическая сумма имеет приоритет над суммой любезности; напишите от руки правильную сумму в долларах, основываясь на законной сумме над полем для любезностей.
• Сумма в долларах читается. Обратите особое внимание на предметы с темным фоном и мелким светлым шрифтом. Если это неразборчиво, напишите от руки сумму над суммой любезности.

1. Визируйте чеки сразу после получения.
2. Заполните распечатанную квитанцию ​​UCSF вашего отдела и сохраните копию для кассовой книги.

• Чтобы рассчитать сумму депозита, используйте онлайн-конвертер валют, чтобы получить обменный курс на день подготовки депозита.
• Введите эквивалент чека в долларах США.

Предпочтительным методом является отправка FedEx всех депозитов в Отдел исключений Bank of America для обработки.

1. Подготовьте этикетку FedEx на указанный ниже адрес получателя:

Bank of America
Кому: Atlanta Bank по почте
Southside Center
6000 Feldwood Road
Почтовый код: GA4-004-01-52
College Park, GA 30349-3652

2. FedEx в банк:

• Предварительно распечатанный бланк депозита UCSF Департамента (необходимо заполнить)
• Иностранный чек (должен быть индоссирован)

В случае нескольких депозитов каждый депозитный бланк и соответствующий(е) чек(ы) должны быть сгруппированы отдельно с помощью скрепки (не скреплять).

В качестве альтернативы сделайте депозит в местном отделении Bank of America.

1. Подготовьте соответствующую запись в кассовой книге в PeopleSoft, используя эквивалент в долларах США, указанный в депозитной квитанции.
2. Отправьте номер записи в журнале по адресу [email protected] с темой «Депозит иностранного чека».

Когда депозит вашего отдела будет получен банком, банк разместит депозит на наш банковский счет на ту же сумму в долларах США, которая указана в вашем депозитном бланке. Это та же сумма, которая используется в кассовом журнале PeopleSoft. Банк также разместит отдельную сумму на нашем банковском счете для любых разниц в обменном курсе, которые произошли, пока депозит находился в пути. Контролер уведомит вас об этом значении корректировки и подготовит соответствующую запись корректировки кассовой книги в PeopleSoft, используя данные из исходной кассовой книги.

Обработка чеков, кроме подарков, спонсируемых проектов и счетов-фактур дебиторской задолженности отдела

Эта процедура применяется к чекам, платежным поручениям, дорожным чекам и заверенным чекам. Депозиты необходимо вносить один раз в неделю или всякий раз, когда общая сумма наличными и чеком составляет 500 долларов или более, в зависимости от того, что наступит раньше. Информация о клиентах и ​​пациентах должна оставаться конфиденциальной.

• Фотокопии всех чеков для записи отдела
• Подтверждающие чеки:
  • «Только для депозита» немедленно при получении
  • В надлежащем месте на чеке, чтобы не скрывать важную информацию
  • Используйте разборчивую печать с правильным номером телефона, чтобы избежать задержек с уведомлением отдела о возвращенном чеке

• Заполните предварительно распечатанный бланк депозита UCSF. Предварительно распечатанные бланки депозита UCSF включают реквизиты банковского счета UCSF и уникальный 4-значный код в левом нижнем углу, который называется номером места депозита. Каждому отделу присваивается уникальный номер местоположения депозита для отслеживания и идентификации депозитов, когда они достигают банка.
  • Убедитесь, что общая сумма депозита точна
  • Включить список чеков на ленте
  • Напишите имя вкладчика и номер сумки на депозитной квитанции

• Напишите номер депозита на сумке для банковских депозитов
• Поместите чеки с депозитной квитанцией в пронумерованный безопасный банковский депозитный пакет
• Поместите сумку непосредственно в Bank of America, на бронированном автомобиле или в одном из следующих сейфов :
  • Laurel Heights – Главный вестибюль: возле поста охраны
  • Mission Bay – Genentech Hall: возле поста охраны
  • Здание миссионерского центра – Главный вестибюль: возле поста охраны
  • Больница на горе Сион – Первый этаж: рядом с офисом службы безопасности
  • Кампус Парнас – Миллберри Юнион: уровень G, комната G3
  • Больница общего профиля Цукерберга в Сан-Франциско — корпус 5, кабинет 1N1 (депозиты можно вносить в понедельник, среду, четверг и пятницу с 9до 9:30. Перед внесением депозита звоните Емелин Завалете (открывается в новом окне))

Заказ депозитных принадлежностей UCSF

UCSF заказываются через отдел кассы и контроля и доставляются непосредственно в ваш отдел из Bank of America.

Чтобы инициировать новые депозитные поставки для вашего отдела (штамп подтверждения, депозитные квитанции и сумки), отправьте следующие данные по электронной почте [email protected]:

• Полное название отдела
• Наименование отдела для депозитарного штемпеля
• Отдельная ячейка № для депозитной марки
• Контактное лицо отдела
• Контактный телефон отдела
• Контактный адрес электронной почты отдела
• Полный адрес доставки USPS и контактное лицо для заказа расходных материалов (без сокращений для названия улицы или здания)
• Четырехзначный номер депозита присваивается Cash and Controls
• Предполагаемое количество ежемесячных депозитов — вы можете указать диапазон (пример: 0-10)

Чтобы повторно заказать депозитные квитанции, отправьте следующие данные по электронной почте [email protected]:

• Номер места хранения
• Полный адрес доставки (без сокращений улиц и названий зданий)
• Контактное лицо для почтового адреса доставки

Если у вас есть вопросы относительно депозитных поставок, обратитесь в отдел кассы и контроля по телефону [email protected]

Обработка чеков, полученных за подарки

Все подарки Калифорнийскому университету в Сан-Франциско или Калифорнийскому университету в Сан-Франциско должны быть отправлены в сейф Union Bank of California Фонда UCSF вместе с копиями соответствующей резервной документации для внесения на хранение и обработаны Администрацией подарков. Департаменты не должны оставлять подарки в банкоматах кампуса.

Отправьте заполненную форму передачи подарка и всю резервную документацию по почте:

Почтовый адрес

Фонд UCSF
PO Box 45339
Сан-Франциско, Калифорния 94145-0339

Для подарков, отправленных курьером, требующих указания адреса:

Улица Почтовый адрес

Операции по обработке сейфов/предметов
MUFG Union Bank, N.A.
501 Canal Boulevard, Suite E
Richmond, CA 94804
Кому: Сейф UCSF Foundation 45339

Если у вас есть вопросы об обращении с подарочными чеками, обратитесь в службу поддержки клиентов Администрации подарков.

Обращение с наличными или валютой, полученными в качестве подарков

Существует специальный процесс для подарков, полученных в виде наличных денег или валюты :

1. Заполните форму передачи подарка 
2. Отправьте заполненную Форму передачи подарка по электронной почте в Службу поддержки клиентов Администрации подарков
3. ЗАЩИТИТЕ НАЛИЧНЫЕ/ВАЛЮТУ в вашем отделе и Ожидайте дальнейших указаний от Администрации подарков!

НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ наличные/валюту  администрации подарков!

Обработка чеков, полученных для спонсируемых проектов

Платежи по всем спонсируемым проектам следует отправлять в ящик Контрактов и грантов Управления контролера (CGA). CGA выставляет счета спонсорам, записывает каждый депозит в Системе администрирования исследований UCSF (RAS/PeopleSoft) и работает в сотрудничестве с главными исследователями и их административными отделами для обеспечения точного и своевременного выставления счетов и регистрации платежей по спонсируемым проектам. Отдел должен НЕ подготовить журнал для регистрации платежей по спонсируемым проектам в Главной бухгалтерской книге .

Только для клинических испытаний , отделы , создающие и отправляющие счета спонсорам, должны одновременно отправить копию в службу поддержки CGA [электронная почта защищена] для ввода в систему учета дебиторской задолженности RAS.

Департаменты должны предпринять следующие шаги при получении оплаты непосредственно от спонсора за спонсируемый грант/контракт.

1. Поместите чек и всю подтверждающую документацию, сопровождающую чек, в конверт.
2. Почта (предпочтительный метод; используйте для обычных депозитов):

   Главный депозитарий UCSF
   P.O. Box 748872
   Лос-Анджелес, Калифорния

-4872
3. Для доставки в ночное время, когда необходима быстрая доставка курьером, требующим почтовый адрес:

   Bank of America Lockbox Services
   Lockbox 748872
   2706 Media Center Drive
   Los Angeles, CA

4. -1733

   Телефон : 800-376-2703

5. Как можно скорее уведомите спонсора, и будущие платежи будут отправляться непосредственно на адрес сейфа CGA, указанный выше.

Обработка чеков, полученных для счетов дебиторской задолженности отдела

Если вы получили чек в качестве оплаты счета A/R отдела, сделайте , а не , внесите чек. Немедленно отправьте чек в офис контролера, в отдел кассы и контроля. Платежи по полученным счетам должны быть должным образом зарегистрированы в финансовой системе Университета для кредитования дебиторской задолженности и дебетования денежных средств. Дополнительные инструкции см. в разделе Работа с дебиторской задолженностью отдела.

Входящий электронный перевод средств (EFT)

Департаменты могут принимать электронные переводы в качестве депозитарного варианта либо в форме банковского перевода, либо в форме ACH (автоматизированной клиринговой палаты).

• Автоматизированная клиринговая палата (ACH) — это электронная сеть для финансовых транзакций в США. ACH обрабатывает большие объемы кредитных и дебетовых транзакций пакетами. Перевод денег может занять несколько дней. Переводы ACH дешевле, чем банковские переводы. Многие транзакции ACH имеют лишь небольшую комиссию или вообще не взимают комиссию.
• Банковский перевод — это метод электронных денежных переводов, при котором средства перемещаются с одного банковского счета на другой банковский счет посредством бухгалтерских проводок, которые обычно обрабатываются в электронной сети Федерального резервного банка. Банковские переводы могут осуществляться практически в режиме реального времени. Из-за доступности средств и скорости транзакции комиссия за банковский перевод обычно выше, чем за перевод через ACH.
  • Электронные переводы обходятся дорого.
  • За эту услугу взимается банковский сбор, взимаемый банком плательщика, и если плательщик не уплачивает комиссию авансом, его банк вычитает комиссию из платежа до перевода платежа на банковский счет нашего университета. В свете этого сбора Департаменты могут захотеть включить сборы в счета. Комиссия варьируется от банка к банку и для внутренних и международных переводов. Поэтому точную сумму нельзя определить заранее. Тем не менее, в среднем это примерно $ 25,00.

Чтобы обеспечить точный и оперативный учет электронных переводов, департаменты должны предоставить следующие инструкции по денежным переводам:

• Информацию о спонсируемых грантах см. в разделе «Процедуры перевода денежных средств для спонсируемых проектов».
• Счета-фактуры по дебиторской задолженности отдела см. в разделе Информация о денежных переводах отдела по дебиторской задолженности.
• Для всех других дебиторских задолженностей выполните действия, описанные ниже.

1. Агентство или лицо-отправитель должны предоставить банковскую информацию банку-отправителю:

   Для проводов

   • Банк и адрес банка
     Bank of America
     100 West 33 ^rd Street
     New York, NY 10001
   • Номер маршрута ABA — 026009593
   • Название банковского счета — Регенты Калифорнийского университета, Сан-Франциско
   • Банковский счет № — 12335-23601
   • Код SWIFT (только международный) – BOFAUS3N для входящего банковского перевода в долларах США; BOFAUS6S для входящего банковского перевода в иностранной валюте

   Для ACH

   • Банк и адрес банка
     Bank of America
     2000 Clayton Road
     Concord, CA 94520
   • Маршрутный номер ABA — 121000358
   • Название банковского счета — Регенты Калифорнийского университета, Сан-Франциско
   • Банковский счет № — 12335-23601
   • Код SWIFT — Не применимо
2. Плательщик должен предоставить своему банку следующую информацию о дополнении:
   • Имя и номер телефона сотрудника отдела, с которым можно связаться по номеру
   • Название агентства, осуществляющего перевод
   • Назначение электронного платежа и идентификационные номера (счет-фактура, студенческий билет и т.  д.). Для спонсируемых проектов это должно включать одно или несколько из следующего:
     • Номер предложения или номер решения UCSF
     • Наградное звание
     • Имя ИП
     • Подробная информация о любом прорыве платежей, где применимо
3. Письмо-подтверждение номера счета/маршрутизации в Bank of America, если требуется письмо-подтверждение банка.

Ежедневно UCSF получает как международные, так и местные средства в виде кредитов Автоматизированной клиринговой палаты (ACH) и электронных переводов. Эти средства депонируются на счет UCSF Bank of America #XXXXX23601 в соответствии с описанными выше шагами и регистрируются в Главной книге UCSF (GL) на счете 10110 (Cash-BofA). Средства часто предназначены для отделов кампуса, и отделы-получатели часто не знают, когда их средства могут быть зачислены на банковский счет кампуса. См. Невостребованные платежи ACH/Wire для получения дополнительной информации о том, как идентифицировать и запрашивать входящие платежи.