Порядок оформления документов при приеме на работу: Прием на работу порядок оформления образцы и документы

Документы при приеме на работу нового сотрудника

Содержание статьи

Современный рынок труда не всегда бывает честным, и чтобы не оказаться обманутым, необходимо иметь понятие о том, какие документы при приеме на работу нужно предоставить работодателю. Список основных документов указан в Трудовом кодексе РФ.

Список основных документов указан в Трудовом кодексе РФ

Будущий работник должен иметь с собой такие документы на прием на работу:

1. Документ, удостоверяющий личность. В основном представляют паспорт.
2. Трудовая книжка. Исключением являются случаи, когда человек идет устраиваться на работу в первый раз или же будущая деятельность будет протекать по совместительству.
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
4. Лица, относящиеся к категории военнообязанных или призывников, должны иметь при себе документы воинского учета.
5. Диплом или документ, который подтвердит наличие специальных знаний и квалификации – в том случае, если работа требует определенных знаний и специальную подготовку.

Таким образом, если человек не имеет специального образования и не является военнообязанным или призывником, то обязательные документы при приеме на работу – это трудовая книжка, паспорт и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Документы, удостоверяющие личность

Вместо паспорта могут быть предоставлены в определенных ситуациях такие документы:

• Заграничный паспорт могут предоставить люди, которые проживают за границей и находятся в России лишь временно.
• Свидетельство о рождении подается людьми, не достигшими 14-летнего возраста.
• Справка об освобождении из мест лишения свободы предназначена для работников, вышедших из тюрьмы.
• Военный билет – для мичманов, офицеров и прапорщиков.
• Удостоверения беженца предоставляют люди, являющиеся беженцами; в случае отсутствия документа подается ходатайство о признании человека беженцем и выписывается соответствующий документ иммигранта.
• Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации предусмотрено для заграничных гостей, которым по каким-либо причинам понадобилось укрыться в России.

Дополнительные документы, которые может запросить работодатель

В некоторых случаях работодатель требует представить дополнительные документы. Персональные данные кандидата, подтвержденные соответствующей документацией, нужны при необходимости предоставления ему льгот, гарантий и компенсаций. Зачастую работодатель запрашивает следующие документы:

• медицинская книжка или лист с медицинским заключением могут быть важны при приеме на работу в некоторых отраслях, список которых можно найти в Трудовом кодексе РФ, а также, если будущий работник – несовершеннолетний;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) не входит в список обязательных документов и не прописан в Трудовом кодексе, но некоторые работодатели могут попросить предъявить его;
• для того, чтобы узнать о человеке как о работнике, его положительные и отрицательные качества, может быть запрошена характеристика с предыдущего места работы;
• часто нужна справка о предшествующей заработной плате;
• также необходима регистрация, хотя статья 64 Трудового кодекса РФ запрещает отказ при приеме на работу по причине отсутствия регистрации по месту пребывания или жительства.

Оформление документов происходит строго по правилам

Вышеперечисленные документы не являются обязательными, но стоит позаботиться об их наличии, так как любой работодатель может попросить предъявить их.

Заявление при приеме на работу

Оформление документов при приеме на работу не может обойтись без написания заявления.

Заявление является основанием для приема на должность. Можно самостоятельно распечатать и заполнить типовой бланк, в виде плюса к анкете. Данный документ не требует нотариального заверения, но имеет набор стандартных реквизитов.

1. В первую очередь пишется ФИО работодателя.
2. Второй пункт – ФИО будущего работника и адрес его места жительства.
3. Затем указывается вид документа, в данном случае заявление.
4. Потом следует текст, информирующий о должности, названии организации и структурном подразделении. Если работа на определенный срок, по совместительству или имеет неполный рабочий день, то в тексте заявления прописываются данные моменты вплоть до мелочей.
5. Далее идет подпись и ее расшифровка.
6. В заключении указывается дата.

Виды документов, предусмотренных для законного заключения трудового договора

Работодатель, соблюдающий все тонкости заключения договора, при наборе сотрудников может запросить информацию для последующего предоставления льгот и компенсаций. Один из примеров – это беременность женщины или возраст детей. Документация необходима для компенсаций, гарантий и предоставления полагающихся по законодательству условий труда.

Зачастую запрашивается справка о составе семьи или исполнительные листы, если имеются. Требуются такие документы для получения возможных гарантий.

Если у работника есть документы об ученой степени или звании, об инвалидности, о почетном звании, о донорстве, а также о работе в зоне радиоактивного воздействия, то в большинстве случаев работодатель просит показать их. Например, если вы являетесь донором и имеете на руках подтверждающие документы, то вам предоставляется право на получение отгула на работе при предъявлении справки о том, что вы действительно сдавали кровь.

Важные пункты

При заключении трудового договора в первый раз работодатель должен оформлять как трудовую книжку, так и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Если трудовая книжка была утеряна, повреждена или ее отсутствие обусловлено другими причинами, то работодатель обязан заняться оформлением новой.

Когда происходит прием на работу, документы копируют и копии сохраняют в компании. В некоторые организации – зачастую это бюджетная сфера – лучше подготовить ксерокопии заранее, поскольку на выполнение копий может уйти много времени.

Во многих организациях нужно пройти собеседование и заполнить анкету или личный листок. Данная документация заполняется собственноручно и проверяется кадровиком с оригиналами или заверенными у нотариуса копиями документов.

Какие документы заполняются кадровиком при приеме на работу? Это:

• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор, заключенный в течение 3 дней и распечатанный в двух экземплярах; первая копия принадлежит работодателю, а другая – работнику;
• трудовая книжка должна быть заведена после 5 рабочих дней и больше, которые человек провел на предприятии или в организации, выполняя обязанности, соответствующие его должности и прописанные в трудовом договоре, в том случае, если работа является основной.

В основном попадаются на уловки мошенников подростки, желающие подзаработать и не осведомленные, какими документами оформить прием на работу. При наличии трудового договора на руках можно обращаться в суд, если что-то случилось.

Порядок при оформлении документов

Граждане, решившие официально устроиться на работу, должны проследить, чтобы процесс трудоустройства шел по определенной схеме. Итак, при приеме на работу оформляются следующие документы:

• при получении необходимых бумаг работодателем от кандидата на должность и ознакомлении работника с нормативными актами предприятия составляется трудовой договор;
• издается и подписывается указ о приеме на работу;
• заполняется личная карточка, предусмотренная формой T2;
• оформляется личное дело работника;
• заполняется соответствующий пункт трудовой книжки.

Если все вышеупомянутые пункты были соблюдены, то и работник, и работодатель могут быть спокойны.

Когда происходит прием на работу, документы копируют и копии сохраняют в компании

При заключении и подписании трудового договора работодатель имеет полное право оговорить условие об испытательном сроке, по истечении которого будет сделан вывод, соответствует ли человек предъявленным требованиям, насколько хорошо он справляется с работой.

Испытательный срок составляет от 3 до 6 месяцев, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Назначается он в зависимости от должности кандидата. Если работник относится к категории главных бухгалтеров, руководителей или их заместителей, то испытательный срок длится больше 3 месяцев. Во время прохождения этого срока работник должен соблюдать все правила и нормативные акты организации.

Данной мере не подвергаются работники, заключающие трудовой договор менее чем на 2 месяца, а также несовершеннолетние, беременные женщины и женщины, у которых есть дети возрастом до полутора лет.

Перечень документов, необходимых при приеме на работу в 2021 году

Перечень необходимых документов при приеме на работу:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом о профессиональном образовании.

В некоторых случаях список расширяется с учетом актуальных законодательных норм.

Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:

1. Удостоверение личности.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Документы, которые работодатель вправе попросить дополнительно

Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.

Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.

Какие бумаги требуют необоснованно

Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.

Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:

• свидетельство о разводе или браке;
• о рождении детей;
• справки о предыдущих зарплатах;
• характеристики с прежних мест работы;
• справки о регистрации местожительства.

Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.

Дополнительная документация в связи со спецификой трудовой функции

С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:

• медицинскую книжку;
• заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
• справки о прохождении медосмотра;
• удостоверение водителя.

Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:

• медицинский полис;
• разрешение работать или патент;
• разрешение на ВП или вид на жительство.

Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.

От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.

Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.

Если понадобятся сведения личного характера, кроме перечня, утвержденного законом для выполнения трудовой функции, работник заполняет согласие на обработку ПД.

Иногда работодатель требует заполнить заявление о приеме. Это требование обязательно, если соискатель претендует на государственную гражданскую (муниципальную) службу. В остальных случаях заполнять его следует только в том случае, если такое требование утверждено локальным актом организации.

Правовые документы

Какие документы нужны при приеме на работу

ФЗ «О персональных данных»

Под понятием персональные данные подразумевается любого рода информация, относящаяся к отдельно взятому лицу, выступающему в роли субъекта данных.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Под подобными данными подразумевают следующие:

1. ФИО соискателя.
2. Точные дата и место рождения.
3. Адрес текущего постоянного проживания.
4. Положение в семье и в обществе.
5. Образование.
6. Получаемые доходы.
7. Вся прочая информация, полученная в результате проведения собеседования и предоставления документов.

Когда работник устраивается на государственную службу, его непосредственный работодатель также должен располагать информацией не только об этом физическом лице, но и об его супруге и несовершеннолетних детях.

Согласно действующему законодательству, работодатель, выступающий в качестве оператора, должен сохранять конфиденциальность предоставленной ему информации. То есть, он должен:

1. Ограничить доступ к персональным данным.
2. Не допускать их распространения, не получив на это согласия или наличие прочего законного основания.

Перечень обязательных документов при трудоустройстве

В трудовом законодательстве четко оговаривается исчерпывающий перечень документов, которые необходимо предоставить для трудоустройства.

К таким документам относятся:

1. Личный паспорт.
2. Трудовая книжка. Если ранее данный соискатель еще нигде не выполнял никаких трудовых функций, такая книжка может не предоставляться. Кроме этого, стоит отдельно отметить, что в случае утери или повреждения подобного документа, он должна быть восстановлена по письменному заявлению работника.
3. Еще один обязательный документ – страховое свидетельство. Если это первое трудоустройство работника, то обязанность по оформлению данного свидетельства в Пенсионном фонде ложится на плечи его непосредственного начальника.
4. Документ воинского учета. Под таким документом может выступать приписное свидетельство или военный билет.
5. Документ об образовании.

Это исчерпывающий перечень документов, которые обязательно необходимо взять с собой на собеседование.

Перечень дополнительных документов по усмотрению работодателя

Стоит отметить, что помимо основного пакета документов, работодатель может предложить соискателю принести какие-либо дополнительные бумаги, не предусмотренные трудовым законодательством.

Подобное требование от своего будущего начальника – достаточно частое явление, которое происходит даже несмотря на то, что на законодательном уровне запрещается просить у претендента предоставить какие-либо дополнительные бумаги.

Начальник может потребовать от претендента предоставления:

1. Заявления. Данное заявление обязательно должно быть пришито к личному делу будущего сотрудника.
2. Фотографии. При этом количество фотографий устанавливается в каждой отдельной организации разное. Чаще всего необходимо предоставить фотокарточки в количестве 3 экземпляров. Они необходимы для личного дела сотрудника и для оформления ему пропуска.
3. ИНН.
4. Справки о доходах. Подобная справка нужна, только если данный кандидат меняет свое место работы. Подобную справку выгодно предоставлять, так как при расчете больничного будут учитываться все выплаты, произведенные работнику по прошлому месту работы. Это поможет значительно повысить сумму оплаты больничного листа, если на текущем месте работы стаж минимален.
5. Иногда непосредственный работодатель просил от своего сотрудника представить ему характеристику с прошлого места работы. Именно по этой причине, соискателю лучше всего сразу же иметь подобный документ у себя на руках, так как факт наличие у него такой бумаги значительно повышает его шансы на получение работы на более выгодных условиях.
6. Некоторые работодатели любят требовать от соискателей документы, подтверждающие семейное положение соискателя. К таким бумагам можно отнести следующие: свидетельство о заключении брака и справка об инвалидности близких родственников. К примеру, многодетный сотрудник имеет право уйти в отпуск в любое время года, ориентируясь только на свое желание, а не на график отпусков. Кроме этого, многие работодатели оказывают таким сотрудникам материальную помощь.
7. Подтверждение регистрации по временному месту жительства также может потребоваться у соискателя, зарегистрированного в другом населенном пункте.
8. Отдельно стоит выделить трудоустройство на муниципальную службу. В подобной ситуации начальник может потребовать предоставление ниже перечисленных сведений:
   • Сведения о расходах работника, об его имуществе и различных имущественных обязательствах. Подобные сведения должны быть предоставлены о супруге соискателя и его детях.
   • Сведения о доходах, полученных работником за год до поступления на данную должность.

Порядок оформления сотрудника на работу

Оформление трудовых отношений с работником происходит в несколько этапов, которые необходимо соблюдать:

1. Все начинается с предъявления работником его документов, которые его будущий работодатель принимает, рассматривает и принимает свое решение о том. Принимать данного сотрудника к себе организацию или нет. На этом этапе потребуется приложить усилия и выяснить, есть ли у работника какие-либо ограничения для занятия определенными видами деятельности. Может оказаться, что у данного человека есть ограничения, не позволяющие ему выполнять трудовые функции, предусмотренные вакантной должностью.
2. В некоторых, предусмотренных законодательными актами случаях, допускается проведение медицинского осмотра для будущего сотрудника. Согласно трудовому законодательству, подобному медицинскому осмотру подлежат в обязательном порядке:
   • Лица, не достигшие установленного на законодательном уровне возраста в 18 лет.
   • Прочие лица во всех отдельных случаях, предусматриваемых кодексом.
3. Следующий этап – сообщение работодателю дополнительных сведений. Сведения необходимы, если работник в течение последних 2 лет работал на государственной службе. Ему требуется в обязательном порядке сообщать своему непосредственному работодателю любые сведения о своем последнем месте службы.
4. Далее, требуется получить от сотрудника заявление о приеме на работу. Данный шаг совсем не считается обязательным, ведь законодательство не предусматривает подобное заявление в качестве документа для трудоустройства. Если же данное заявление все же было подано, его необходимо зарегистрировать в установленном в данной организации порядке.
5. Следующий шаг – ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые действуют в данной организации. Подобная процедура должна проходить до подписания самого составленного трудового договора.
6. Далее, происходит непосредственно само заключение с выбранным по результатам собеседования сотрудником, договора на выполнение трудовых функций и договора о необходимости нести полную материальную ответственность. Подобный договор должен быть заключен в двух экземплярах: 1 экземпляр при этом остается у работодателя, а 2 у работника. В этот документ также должны быть включены все обязательные условия также могут включаться и дополнительные условия.
7. Отдельно стоит отметить, что заключение договора о материальной ответственности – это также необязательный шаг, который легко можно пропустить. Однако на этом этапе, такой договор может оказаться очень полезным. Подобные договоры могут быть заключены только с сотрудниками, достигшими установленного законодательством возраста в 18 лет, которые используют или обслуживают денежные или товарные ценности.
8. После всех этих процедур необходимо произвести регистрацию составленных договоров. Все это происходит в строго установленном в данной организации порядке.
9. После регистрации, 1 экземпляр договора передавать сотруднику, а 2 остается на хранении у начальника. Та же самая процедура должна осуществляться и с договором о материальной ответственности.
10. Далее, происходит издание приказа о приеме сотрудника в организацию для выполнения трудовых функций. Созданный приказ также подлежит регистрации.
11. Ознакомление с приказом о принятии на работу должно происходить под роспись. Только после этого происходит внесение записи в трудовую книжку о приеме сотрудника в организацию.
12. Заключительный этап в оформлении сотрудника на работу – создание его личного дела, заполнение его, прикрепления всех необходимых документов. Только после окончания этого, новый работник может быть внесен в специальный табель учета рабочего времени, а также во все другие документы, заполняемые в организации.

Особенности трудоустройства несовершеннолетних

Непосредственно при своем устройстве в организацию, ребенок должен предоставить следующий пакет бумаг:

1. Свой паспорт или свидетельство о рождении.
2. Согласие одного из своих родителей.
3. Медицинская справка, в которой имеется указание на то, что ребенок не имеет никаких противопоказаний к ведению трудовой деятельности.
4. После 14 лет также необходимо предоставление согласие из органа опеки. Все остальные документы предъявляются только при их наличии. Здесь стоит выделить тот факт, что для ребенка устанавливается определенный график работы, а также ему не должен устанавливаться испытательный срок.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Особенности трудоустройства иностранных граждан

Чтобы иностранному гражданину приступить к работе на территории РФ, ему придется, как следует потрудиться. Все начинается с оформления разрешения на право трудовой деятельности на территории страны.

Для этого придется предоставить:

1. Нотариально заверенные:
   • Свидетельства о государственной регистрации в 2 экземплярах.
   • ИНН в 2 экземплярах.
   • Лицензия на право осуществления деятельности в 2 экземплярах.
2. Штатное расписание компании.
3. Все учредительные документы.
4. Составленный проект трудового договора.
5. Копия паспорта.

После этого, иностранному гражданину также будет необходимо предоставить:

1. 2 цветных фотографии 3х4.
2. Справки о прохождения исследований крови по всем показателям.
3. Справка от нарколога.
4. Диплом об имеющемся образовании.
5. Виза.
6. Миграционная карта, в которой обязательно должна быть поставлена отметка о регистрации.
7. Доверенность, заполненная у нотариуса.

Трудоустройство совместителя

Совместитель должен выполнять свои трудовые функции в свободное от своей основной работы время, больше он ничем не отличается от остальных сотрудников организации. Именно поэтому он может пользоваться теми же правами и обязанностями, как и все прочие сотрудники.

Непосредственно при приеме на должность в качестве совместителя, человек должен пройти несколько привычных ему по постоянной работе этапов, в частности:

1. Написать заявление.
2. Принести требующиеся для оформления работника документы:
   • Свой паспорт.
   • Документ об имеющемся у него образовании.
3. Заключить с будущим начальником трудовой договор.
4. Ознакомиться с приказом о своем приеме на выбранную работу.

Какие документы не являются обязательными при приёме на работу

Необязательно представлять следующие документы:

1. Документ о составе своей семьи.
2. О возрасте своих детей или наличии беременности у своей супруги.
3. Бумаги, подтверждающие право на получение различных дополнительных компенсаций и гарантий.

Какие документы нужны для трудоустройства?

Какие документы имеет право требовать работодатель при трудоустройстве? Полный список — в статье Superjob!

Паспорт
В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

Регистрация по месту пребывания
Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.

Трудовая книжка
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).

Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).

В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).

Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.

ИНН и пенсионное свидетельство
Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы воинского учета
Документы воинского учета являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Дипломы и свидетельства
Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.

Медицинская книжка
Медицинская книжка нужна только работникам определенных сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

Дополнительные документы
С учетом специфики работы в отдельных случаях Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (к примеру, справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии факта привлечения к административной ответственности за потребление наркотических средств, медицинских заключений об отсутствии противопоказаний к работе и другие документы).

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплен в Трудовом кодексе (статья 65), а также (для отдельных случаев), в иных федеральных законах, указах Президента РФ и в постановлениях правительства. Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Оформление на работу нового сотрудника (пошаговый алгоритм)

Предлагаем вашему вниманию пошаговую процедуру оформления работника на работу. Схема отражает общий порядок оформления на работу. Также представлены текстовые пояснения к шагам алгоритма (под схемой).

Пошаговый алгоритм приема на работу: схема

Обращаем внимание, что в некоторых случаях при трудоустройстве работника приходится отступать от общего алгоритма оформления: алгоритм либо упрощается, либо расширяется. Об особенностях оформления различных категорий сотрудников будут подготовлены отдельные материалы и схемы.

Скачать схему алгоритма приема на работу.

Комментарии к алгоритму приема сотрудника на работу

1. Проводим подготовительные мероприятия

Процесс трудоустройства начинается с выбора подходящего работника из соискателей. Когда кандидат определен, требуется провести целый ряд действий перед тем, как начинать процесс собственно оформления на работу.

1.1. Собеседование. Помогает определить наиболее предпочтительного кандидата из нескольких.

1.2. Получение документов и сведений, необходимых для оформления на работу. Важно помнить, что есть сведения, о которых может сообщить только сам работник. Например, информация о наличии права на вычеты по НДФЛ с будущей зарплаты или права на особые условия труда. Поэтому рекомендуется информировать нового работника о предоставлении таких данных уже на этом этапе.

1.3. Проверка полученных от работника документов и информации. Тоже важный этап, поскольку предоставление подложных сведений при трудоустройстве влечет за собой увольнение по ст. 81 ТК РФ, а также возможную уголовную ответственность для работника. Глубина и тщательность проверки обычно зависят от будущей должности, обязанностей и ответственности работника.

На этом же этапе анализируются специфические требования к работнику. Например, наличие медицинских заключений о пригодности к предлагаемой работе. И решается вопрос о необходимых мероприятиях. Например, о направлении работника на медосмотр.

1.4. Получение заявления о приеме на работу.

2. Ознакомляем работника с локальными нормативными актами

Рекомендуется делать это под роспись в Журнале ознакомления с ЛНА.

3. Заключаем трудовой договор

• Заполняется шаблон трудового договора.
• Работник знакомится с содержанием шаблона. Разъясняются и согласуются детали при необходимости. Например, испытательный срок и порядок его прохождения.
• Подписывается трудовой договор работодателем и работником.
• Регистрируется трудовой договор в Журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним.
• Вручается один экземпляр трудового договора работнику.
• При необходимости на этом же этапе заключается и договор о материальной ответственности.

Отдельно заключается договор о полной матответственности или о коллективной. Если должность работника не требует такой ответственности, работают соответствующие пункты трудового договора. Это так называемая ограниченная материальная ответственность, заключения отдельного договора не требующая.

4. Готовим приказ о приеме на работу

• Составляется по унифицированным формам Т-1 и Т-1а.
• Подписывается у руководителя.
• Работник знакомится с приказом под роспись (в 3-дневный срок со дня фактического начала работы).
• Регистрируется приказ в Журнале регистрации приказов.

5. Оформляем личную карточку работника

Оформляется личная карточка работника (например, по унифицированной форме Т-2).

Данные о работнике и из карточки передаются в «заинтересованные» подразделения: учитывающие рабочее время, начисляющие зарплату, обеспечивающие работников предметами труда и СИЗ и т. п.

Если локальными НПА работодателя предусмотрено заведение личных дел работников, на данном этапе формируется и личное дело.

6. Оформляем трудовую книжку

А также вносим сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если на момент трудоустройства трудовой книжки у нового работника нет, она заводится работодателем.

7. Направляем обязательную информацию

• По последнему месту службы — в отношении граждан, которые за последние 2 года, предшествующие трудоустройству, замещали должности государственной или муниципальной службы — в 10-дневный срок с даты заключения трудового договора.
• В военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления — в отношении граждан, подлежащих воинскому учету.

Скачать описание пошагового алгоритма приема на работу

Алгоритм, представленный выше, вы можете скачать на нашем сайте, держать его под рукой и использовать в своей работе.

Скачать алгоритм Прием на работу (пошаговое оформление).

Порядок оформления документов при приеме на работу, стр.3

2.2. Порядок оформления документов при приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. [прил.4]

Прием на работу оформляется приказом по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут с большой буквы «К», что означает приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному составу».

4. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты оформляют в последовательности:

— прием на работу;

— перевод или перемещение по работе;

— установление разрядов;

— установление разрядов;

— установление категорий служащим и рабочим;

— возложение временного исполнения обязанностей;

— предоставление отпусков;

— установление неполного рабочего дня;

— изменения фамилии;

— увольнение с работы;

— изменение фамилии;

— увольнение работы;

— прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) при приеме на работу следует указывать:

— на какую должность;

— в какое подразделение;

— с какой оплатой;

— с какого числа;

— вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;

— особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

— вид и причину перевода;

— устанавливаемый оклад;

— длительность, в случае временного перевода;

— в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

— при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

II. Трудовая книжка

2.1. Общие сведения

Трудовая книжка (рис. 36, 37) – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.

Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случае приема на работу – сдать ее.

Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии; уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции и порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

— о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

— о работе: прием, перевод, увольнение;

— о награждениях и поощрениях;

— об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационалистических предложениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование удостоверяют соответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.

Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

2.2. Сведения о работнике

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести сведения о работнике на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав), а также сведения об образовании, профессии, специальности, квалификации или наличии специальных знаний работника на основании подлинников документов об образовании (например, аттестата, удостоверения, диплома) или надлежаще заверенных их копий (нотариальной копии или копии, заверенной учебным заведением, выдавшим документ об образовании). При незаконченном образовании запись об этом делается на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др. Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки в соответствующих графах без сокращений, как и вообще все записи в трудовой книжке.

Заявление о приеме на работу

Для того чтобы оформиться на работу, гражданин должен написать заявление.

Законной формы этого документа не существует, но это не значит, что оно может быть оформлено как угодно. Этот документ должен соответствовать некоторым правилам.

Обязательно ли должен быть предоставлен документ?

Перечень документов, представляемых при трудоустройстве работодателю, приведён в ст. 65 ТК РФ:

• Паспорт или другой документ, который может подтвердить личность соискателя.
• Трудовая книжка, если она есть. При трудоустройстве в первый раз трудовую книжку будет оформлять работодатель.
• ИНН и СНИЛС.
• Для военнообязанных – военный билет.
• Документы, которые подтверждают наличие у соискателя необходимого уровня образования или квалификации.

Это исчерпывающий перечень.

Согласно ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения начинаются только после заключения между сторонами соответствующего договора.

Согласно вышеуказанному списку, заявление писать не обязательно. Именно в трудовом договоре стороны обговаривают и должность соискателя, его оклад, режим работы и отдыха и многие другие важные вопросы.

Именно на основании этого документа работодатель обязан оформить приказ о трудоустройстве данного соискателя. Об этом сказано в ст. 68 ТК РФ.

По мнению многих кадровиков, оформление заявления при трудоустройстве не будет лишним.

Этот документ является промежуточным соглашением между работником и его будущим работодателем. В нём можно указать дату, когда новый работник сможет приступить к выполнению своих непосредственных обязанностей. Кроме того, если работник не имеет трудовой книжки, то в заявлении он делает на это ссылку, и ставит свою подпись.

Таким образом, написание заявление – это право будущего работника, а не его обязанность. Но, есть и исключения из данного правила.

Обязательно нужно писать заявление при оформлении:

• на гражданскую службу. В п. 2 ст. 16 Федерального закона от 27. 07. 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в РФ» сказано, что для заключения служебного контракта, соискатель должен представить личное заявление сотрудника о приёме его на госслужбу;
• на муниципальную службу. Об этом сказано в п. 3 ст. 16 Федерального закона от 02. 03. 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ».

С указанными документами вы можете ознакомиться тут:

Трудовой Кодекс Российской Федерации

ФЗ о государственной гражданской службе

ФЗ о муниципальной службе

Какие сведения содержит?

Если будущий работодатель всё же требует от соискателя написать заявление, то его необходимо правильно оформить. Законом не предусматривается обязательная форма этого кадрового документа.

Но, чтобы заявление считалось корректно оформленным, в нём должна быть следующая информация:

• Данные о работодателе: полностью его наименование с указанием формы собственности бизнеса; ФИО и должность руководителя от работодателя, который уполномочен принимать и рассматривать кадровые документы.
• Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то нужно это указать, а также перечислить все известные его реквизиты.
• Данные будущего работника: полностью его ФИО; данные из его паспорта; дату и место рождения; адрес прописки и проживания, если они не совпадают.
• «Тело» заявления. Само заявление излагается в виде просьбы, поэтому стоит написать «прошу принять», а далее указать ФИО соискателя и должность, на которую он устраивается. Здесь также можно указать дату, с которой соискатель может начать выполнять свои трудовые обязанности. Если есть какие-то нюансы, то их необходимо указать.
• Дата составления и подпись будущего работника.

Если работник неправильно напишет заявление, это не является основанием для отказа в приёме на работу данного соискателя.

Как правильно написать заявление при трудоустройстве?

На многих крупных предприятиях разработан бланк такого документа. В нём уже указана вся необходимая информация о работодателе, а также уже напечатаны все «шаблонные» фразы.

Будущему работнику остаётся только указать сведения о себе, дату начала трудовой деятельности, должность, на которую он устраивается, и поставить свою подпись. На некоторых предприятиях, около отдела кадров есть стойка информации, где приведены образцы написания различных заявлений от работников, в том числе и образец заявления о приёме на работу.

В законах и нормативных актах о труде ничего не сказано об утверждённой форме этого документа. Поэтому заявление о приёме на работу оформляется в произвольной, но обязательно письменной, форме.

Есть некоторые нюансы, которые зависят от формы трудоустройства соискателя, и влияющие на написание «тела» заявления.

Это:

• при трудоустройстве на место сотрудницы, которая в данный момент находится в декретном отпуске, необходимо указать «на время отсутствия основного работника по причине декретного отпуска»;
• при оформлении трудового договора на полставки нужно указать: «оплата труда в размере 0,5 ставки (оклада)»;
• при приёме на работу переводом с другого места работы, нужно написать «в связи с переводом из ООО «ЛютиК»;
• при поступлении на должность генерального директора — решение о таком назначении принимается на общем собрании участников или учредителей. Поэтому и заявление пишется с обращением к общему собранию. Приказ о приёме на работу издаётся на основании протокола общего собрания, на котором было принято такое решение.

Пример заявления:

Типовой образец о приеме сотрудника на работу

Бланк документа:

Бланк заявления о приеме на работу

Какие документы следует приложить?

К заявлению о приёме на работу можно приложить следующие документы:

• копию документа об образовании;
• при наличии – копии сертификатов и аттестатов о получении дополнительного образования;
• копию паспорта или другого документа, который может подтвердить личность соискателя.

Других документов прикладывать к заявлению не нужно, так как список обязательных документов о трудоустройстве приведён в ст. 65 ТК РФ.

Образец-2016 (бланк) заявления о приёме на работу, правильно написанного, и актуального в 2020 году, можно увидеть в приложении к данной статье.

Кадровые нюансы

При оформлении на новое место работы есть некоторые кадровые нюансы, которые должны учитывать не только работники отдела кадров, но и сам соискатель.

Даты

Каким числом будет написано заявление о приёме на работу не является решающим фактором. Главное – чтобы дата написания не была позже даты издания приказа о приёме.

Если в заявлении указывается точное число, с которого данный соискатель может приступить к выполнению своих непосредственных трудовых обязанностей, то дата оформления заявления не важна. Если работник принимается на работу с окладной системой оплаты труда, то заявление может быть датировано даже выходным днём.

Законом не установлен срок «разрыва» между датой написания заявления и датой выпуска приказа о приёме на работу.

Бывают даже такие варианты, когда соискатель подаёт заявление о приёме на новую работу, а сам дорабатывает 2 недели на прежней работе.

Главное – указать в заявлении дату начала трудовой деятельности на новом месте работы.

Резолюция

Резолюция – это письменное указание руководителя предприятия об исполнении данного документа. На заявлении о приёме на работу должна стоять резолюция руководителя или другого должностного лица, уполномоченного на рассмотрение и подписание подобных заявлений.

Резолюция располагается в левом верхнем углу документа перед текстом. Она может быть напечатана на компьютере, если заявление оформляется на бланке предприятия. Руководитель только поставит свою подпись в нужном месте.

Если же заявление пишется от руки, то и резолюция также ставится от руки.

Варианты резолюции могут быть следующие:

• «не возражаю»;
• «ОК принять на работу»;
• «принять на работу»;
• «оформить».

И обязательно подпись руководителя, и число.

Пример заявления с резолюцией:

Пример размещения резолюции руководителя на заявлении

И хотя писать заявление о приёме на работу не обязательно (за некоторым исключением), многие кадровики просят его предоставить, подготавливая тем самым соискателя к началу его трудовой деятельности.

Особенно важен этот психологический момент, когда человек поступает на работу впервые.

Подтверждающие документы для подачи заявления о приеме на работу

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодателю может потребоваться дополнительная информация, чем просто копия вашего резюме и сопроводительное письмо. Компания может запросить так называемую «подтверждающую документацию» для заполнения вашего заявления. Знание того, что и как включать, поможет вам оставаться в борьбе за эту роль.

Что такое подтверждающие документы?

Вспомогательная документация для заявления о приеме на работу может включать резюме, сопроводительное письмо, стенограммы об образовании, образцы письменных работ, документы о предпочтениях ветеранов, портфолио, сертификаты, список литературы, рекомендательные письма и другую документацию, как указано в объявлении о вакансии.Требуемая информация зависит от должности и требований работодателя к найму.

Как правило, работодатели указывают, какие документы они хотели бы, чтобы вы включили в свое заявление.

Если нет, не стесняйтесь спросить менеджера по найму или представителя отдела кадров, какую подтверждающую документацию отправить. Обязательно следуйте всем их инструкциям о том, что отправлять и как это отправлять. (Например, официальные стенограммы обычно отправляются непосредственно из соответствующей школы или учреждения.)

Почему работодатели запрашивают подтверждающую документацию?

Получение подтверждающей документации от кандидатов помогает компаниям оценивать заявки. Для многих работодателей резюме (или резюме и сопроводительное письмо) предоставляет всю необходимую информацию. Однако другим работодателям может потребоваться дополнительная информация, чтобы определить, с какими кандидатами они будут проводить собеседование и в конечном итоге нанять.

Причина запроса информации — получить полное представление о вас как о кандидате или подтвердить данные, указанные в вашем резюме или заявлении о приеме на работу.

Например, требование транскрипта в качестве подтверждающей документации позволяет работодателям подтвердить, что вы закончили учебу, а также ваш средний балл.

Запрос документации также может быть проверкой того, могут ли соискатели следовать инструкциям. Например, если в объявлении о вакансии указано, что кандидаты должны предоставить список рекомендаций вместе со своим заявлением, менеджеры по найму могут немедленно исключить всех кандидатов, которые не представили рекомендации.

Список подтверждающих документов

Ниже приведен список подтверждающих документов, которые вам может потребоваться подать вместе с заявлением о приеме на работу:

• Резюме
• Сопроводительное письмо
• Справочный лист
• Рекомендательные письма
• Выписка
• Портфолио
• Образец письма (эссе, статьи или другие образцы письма)
• Свидетельство о трудоустройстве
• Сертификаты (например, сертификаты обучения или компьютера)

При приеме на работу вам понадобятся дополнительные документы.Вам нужно будет подтвердить свое право на работу в Соединенных Штатах, и в процессе приема на работу может потребоваться другая документация.

Как получить копии документов

Работодатель может запросить оригиналы некоторых документов, например, стенограммы. В этом случае запросите их заранее в учреждении, где вы их получили.

Чтобы запросить копию стенограммы из учебного заведения, отправьте письменный запрос регистратору или руководящему офису и попросите отправить вашу стенограмму непосредственно работодателю.Некоторые школы могут позволить вам запросить стенограмму в электронном виде, в то время как в других может потребоваться официальное письмо.

Школы обычно взимают номинальную плату за стенограммы, часто в диапазоне от 5 до 30 долларов. Для получения информации о сборах и других требованиях посетите веб-сайт вашей школы или позвоните в офис напрямую.

Как отправить подтверждающую документацию

Сбор всей этой информации за один раз, будь то во время процесса подачи заявки или после первоначального собеседования, очень помогает работодателям.Это позволяет менеджеру по найму иметь под рукой всю необходимую информацию о кандидатах и ​​сокращает последующие электронные письма и телефонные звонки для запроса дополнительных документов.

Кандидатам может показаться, что сбор и подача документов менее удобны, а создают больше хлопот. Чтобы найти некоторые документы, может потребоваться немного покопаться. Например, где ваш профессиональный сертификат по управлению проектами и кому вы можете позвонить, чтобы получить копию, если вы не можете найти свою?

Для сборки другой документации может потребоваться небольшая работа.Например, если вы отправляете список отзывов, вам нужно спросить разрешения использовать их в качестве справочника и сообщить им, что кто-то из компании может вскоре связаться с вами. Вы также должны проинформировать их об описании должности и напомнить им о ваших соответствующих навыках и квалификации для этой должности, чтобы они могли представить вам веские аргументы.

Наклейте на документы свое имя

Тщательно пометьте и назовите все файлы, включая ваше имя и сведения о том, что находится в документе.Ваш файл ссылок, например, может называться «Сара-Вонг — Ссылки» или «Ссылки Сары Вонг».

Не называйте их просто «Ссылки», поскольку менеджеры по найму, как правило, имеют много файлов и не смогут легко идентифицировать вашу документацию.

Следуйте единому шаблону именования во всех документах. Это упростит работу рекрутеров и менеджеров по найму и создаст более профессиональное первое впечатление.

Следуйте инструкциям в объявлении о вакансии

Собрав всю подтверждающую документацию, следуйте инструкциям работодателя о том, как ее подать.Работодатели могут попросить вас загрузить файлы или прикрепить их к электронному письму.

Если работодатели запрашивают файлы определенных форматов (например, PDF), обязательно следуйте этим инструкциям.

Подайте сразу все документы вместе с резюме или заявлением. Если вам чего-то не хватает, попробуйте получить копию перед подачей заявки. Более того, сэкономьте себе немного времени и получите копии всего, что вам может понадобиться в связи с поиском работы на вашем компьютере, готовых к компиляции и отправке.

Документация на собеседование

Если компания просит принести подтверждающую документацию на собеседование, принесите с собой фотокопию каждого из запрошенных документов, чтобы передать ее менеджеру по найму.

Также убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы взять с собой на собеседование.

Как заполнить заявление о приеме на работу

Как… ЗАПОЛНИТЬ ЗАЯВКУ НА РАБОТУ

Если вы ищите работу, вам, вероятно, придется заполнить один или несколько анкеты.Вы должны знать, что работодатели действительно читают формы, и что то, как вы подготовка заявки может иметь большое значение для прохождения собеседования и приема на работу для работы.

Будьте готовы

Убедитесь, что вы знаете правильные имена, даты, места и другую информацию, которую вы будете нужно. Может быть полезно создать образец заявки, чтобы взять ее с собой при подаче заявки. на работу, в случае, если вам необходимо заполнить анкету на месте.

Спросите, можно ли забрать бланк заявления домой

Заполнить форму дома может быть проще, так как вы можете не торопиться и Молодец. Если возможно, на всякий случай попросите дополнительную форму.

Прочитать форму

Прежде чем начать писать, найдите инструкции, в которых говорится «используйте только перо» или который говорит вам перечислить информацию в определенном порядке.

Будьте аккуратны

Используйте ручку или, если вы заберете форму домой, вы можете ввести информацию.Если нужно исправить ошибку, воспользуйтесь корректирующей жидкостью.

Полностью и правильно ответить на все вопросы

Знайте точные даты, адреса и как писать имена и места. Не мириться ответы.

Будьте положительными

Перечислите, что вы делали, а не то, чего не делали. Например, если у вас есть были безработным в течение определенного периода времени, покажите работу, которой вы были заняты, например, собираетесь в школу, ведение домашнего хозяйства или столярные работы в вашем доме.Если платного опыта нет указано, перечислите любые волонтерские работы или виды деятельности, которые могут показать ваши навыки и способность работай.

Be Clear

Знайте название должности, на которую вы претендуете, и правильный диапазон заработной платы. Ты можешь иметь провести небольшое исследование, чтобы найти эту информацию. Возможно, вам поможет Центр занятости. Кроме того, в большинстве анкет спрашивается, когда вы будете готовы приступить к работе. Будьте готовы к ответьте на этот вопрос.

Предупреждения заранее

Перечислите людей, с которыми вы связывались и которые согласились дать ссылку. Там есть два типа ссылок: 1) Персонаж или друг, 2) Работодатель. Не используйте родственников как использованная литература.

Перечитайте заявление, когда закончите

Убедитесь, что вы исправили все ошибки или упущения. Проверить написание. Затем сдайте его или отправьте это по почте. Если вы отправляете форму по почте, рекомендуется сделать копию для себя и отметить дату отправки заявки.Также при отправке заявки по почте обязательно отправьте сопроводительное письмо, подтверждающее вашу заинтересованность и квалификацию.

Указатель ресурсов | Дом трудоустройства студентов

~ Центр занятости РСС

Подготовка материалов для подачи заявления о приеме на работу — Руководство по техническим коммуникациям: стратегии и приложения

В следующих разделах представлен ряд шагов, которые помогут вам подготовить целенаправленные, персонализированные и правильные документы о приеме на работу.Резюме и письмо-заявление (или сопроводительное письмо) являются обычными документами о вакансиях, но наша цель здесь шире — мы попросим вас рассмотреть ситуацию с общением в целом, от анализа объявлений о вакансиях до создания документов как динамического процесса.

Ваши рабочие материалы — это не формы для заполнения, а стратегические и убедительные сообщения, которые необходимо будет адаптировать для каждого потенциального работодателя и на каждом этапе вашей карьеры.

Поиск работы — это больше, чем поиск вакансии, для которой вы отвечаете требованиям.Эта фаза планирования позволяет вам собрать информацию и язык, который вам нужен, чтобы стать сильным кандидатом.

Когда вы начинаете процесс поиска работы и подачи заявления на работу в выбранной вами области, важно подвести итоги своего образования, технических навыков, а также опыта и характеристик, которые делают вас идеальным сотрудником и коллегой. Эта самооценка является основой для создания прочных рабочих материалов.

Помимо оценки набора навыков, это также возможность оценить типы среды, в которой вы будете процветать:

Вы всегда представляли себе работу в большой компании с ее структурой и преимуществами, которые она предлагает? Или вы видите себя работающим в меньшей команде, возможно, идущим на риск ради проекта, в который вы лично верите?

Вам нравится разрабатывать новые идеи и планировать? Любите доводить сложный проект до конца?

Используйте эту информацию при поиске потенциальных вакансий и стажировок, а также при оценке работодателей.Поиск рабочей среды и работы, которая соответствует вашим сильным сторонам и предпочтениям, даст вам преимущество в поиске работы и в вашей карьере.

Используйте доступные вам ресурсы (службы карьерного роста, веб-сайты о вакансиях, сетевые мероприятия) для поиска вакансий. Ходите на ярмарки вакансий и устанавливайте связи. Еще до того, как вы действительно окажетесь «на рынке», ярмарки вакансий и сетевые мероприятия — отличный способ укрепить вашу уверенность и почувствовать себя комфортно в профессиональной среде.

Здесь вы найдете инструменты / ресурсы для поиска работы в отделе инженерной карьеры OSU.Студенты других колледжей и других специальностей также смогут найти в Интернете аналогичную информацию о карьерных услугах.

Будьте в курсе и будьте в курсе проектов и инициатив, происходящих в выбранной вами области, и особенно о тех работодателях, которые вас больше всего интересуют. Это не то, что вы делаете только накануне ярмарки вакансий или собеседования — подвергайте себя этим идеям и обсуждениям в течение длительного периода времени. Эти типы ресурсов — отличное место для начала:

Пополните словарный запас! Частью того, что вы делаете в процессе подготовки к своей карьере, является изучение языка — вы развиваете словарный запас и изучаете язык своей профессии в дополнение к развитию необходимых технических навыков.

В процессе самооценки вы, вероятно, обнаружили, что обладаете множеством навыков и сильных сторон, которые, по-видимому, не связаны с вашей сферой деятельности. Важно помнить, что даже несвязанный опыт научил вас «передаваемым навыкам» — навыкам, которые могут не быть связаны технически, но считаются важными для любой области.

Эти «мягкие» навыки постоянно занимают первые места в списках желаемых качеств работодателя и включают в себя организационные навыки, лидерские качества, опыт работы в команде, коммуникативные навыки, решение проблем, соблюдение сроков и так далее.В процессе поиска работы важно уметь описывать свой предыдущий опыт на языке, который работодатели считают ценным.

Думай и записывай: Изучив перечисленные выше передаваемые навыки, потратьте некоторое время на размышления о любом опыте (академическом, внеклассном, профессиональном и т. Д.), В котором вы продемонстрировали, отработали или развили один или несколько этих навыков. Выберите один и в абзаце опишите, каким был конкретный опыт, объясняя, какие навыки вы продемонстрировали и развили.

Резюме от французского слова «краткое изложение» — это краткий стандартизованный документ, который представляет вас как профессионала, чаще всего с целью поиска работы. Это также полезно в других ситуациях, например, при подаче заявки на награды или поиске повышения по службе.

Скорее всего, это документ, с которым вы уже в некоторой степени знакомы, и у вас, возможно, уже есть собственное резюме, но умение стратегически и уверенно составлять резюме для определенной аудитории и цели является жизненно важным навыком профессионального общения.Резюме — это больше, чем список вакансий — это сжатое и упорядоченное знакомство с вами, соискателем вакансии, которое требует пристального внимания.

Примечание: Практика, описанная здесь, ориентирована на бизнес-культуру и нормы в Соединенных Штатах, поэтому имейте в виду, что вам нужно будет изучить и соблюдать соответствующие стандарты, если вы подаете заявку на вакансии на международном уровне.

Чтобы понять все остальное, что следует в этом разделе, важно сначала рассмотреть риторическую ситуацию для этого конкретного типа общения. Каков ожидаемый эффект? Что вы пытаетесь достичь? Кто ваша аудитория? Как они будут получать доступ к вашему документу и читать его?

АУДИТОРИЯ	НАЗНАЧЕНИЕ
Работодатель или представитель работодателя Ищу потенциальных сотрудников Оценка пула кандидатов на предмет соответствия требованиям и поиск причин сказать «да» или «нет» Вероятно, просматриваю резюме	Продемонстрируйте, что вы обладаете квалификацией для должности (или награды, или повышения) Документируйте свою квалификацию, опыт и историю работы Выполнить обязательство по предъявлению стандартного трудового документа

Каждое ваше решение о том, что включить в свое резюме и как оно должно выглядеть, должно приниматься с учетом этих и других факторов, исходя из ваших знаний о конкретном работодателе или должности.

Ключевые выводы

Вот четыре основных правила относительно того, как подходить к написанию резюме:

1. Создайте несколько версий. Резюме должно быть адаптировано к конкретной работе, на которую вы претендуете, и адаптировано с учетом ваших знаний о работодателе. Вам также следует подумать о том, как вы будете отправлять документ, чтобы определить наилучшее форматирование (см. Больше о разработанных резюме и резюме ATS).
2. Изучите условности своей дисциплины. Не все профессиональные условия одинаковы — для вас бесценно, когда кто-то в этой области или даже в конкретной компании, в которую вы подаете заявление, просматривают ваше резюме. Резюме инженера, скорее всего, будет сильно отличаться от резюме дизайнера, просто исходя из ожиданий аудитории.
3. Регулярное обновление. Даже если вы рассчитываете остаться на работе надолго, делайте заметки и собирайте информацию для своего резюме каждые пару месяцев или после завершения крупного проекта.Постфактум сложно запомнить детали сложного проекта, поэтому документирование этой информации является огромным преимуществом.
4. Устранение ошибок из документа. Поскольку резюме является сжатым (одна страница для студентов бакалавриата) и поскольку оно используется для оценки вас как потенциального сотрудника, нет терпимости к опечаткам или ошибкам. Проверьте грамматику, орфографию, согласованность дизайна, пунктуацию и язык. Затем проверьте его еще раз и попросите друга просмотреть его.А потом еще раз.

Что включить в свое резюме

Содержание вашего резюме должно быть тщательно отобрано, чтобы представить наилучшие, наиболее подходящие квалификации для конкретного работодателя (компании и должности, на которую вы претендуете) или цели (посещение ярмарки вакансий).

Вот основные типы информации, которые вы выберете при составлении резюме:

Сильные глаголы действия — это слова, которые вы должны использовать для описания своей деятельности на протяжении всего резюме, обычно начиная с каждого пункта в описании опыта.Эти слова должны быть разнообразными (избегайте повторения), яркими (конкретными, описательными) и честными (не преувеличивайте свои действия или опыт).

Вот несколько полезных глаголов сильного действия:
Проанализировал, оценил, построил, рассчитал, сотрудничал, скоординировал, создал, определил, доставил, спроектировал, разработал, задокументировал, оценил, исследовал, интерпретировал, управляем, контролировал, подготовил, представил, запрограммировал , предоставил, сообщил, исследовал, разрешил, контролировал, решал, поддерживал

Сильные глаголы действия для подчеркивания результатов:
Достигнуто, выполнено, улучшено, сокращено, решено, успешно, превзойдено

Когда вы планируете, какой контент включить в свое резюме, знайте, что информация, размещенная в верхней части документа, обычно имеет наибольшее влияние.Вот почему образование почти всегда является одним из первых разделов, поскольку первое требование в объявлении о стажировке — это, как правило, год в школе, основной предмет и средний академический балл. Однако по мере продвижения по странице переходите к наиболее релевантным, интересным разделам и систематизируйте контент, чтобы показать опыт и навыки, которые этот работодатель будет больше всего ценить.

У вас будет много вопросов о том, что вам следует и чего не следует делать, когда вы составляете и пересматриваете свое резюме. Вы можете попытаться найти ответы на эти вопросы в Интернете, но как только вы узнаете основы, в конечном итоге вам придется сделать свой собственный выбор, как лучше всего представить свою квалификацию.

Если вы сомневаетесь, стоит ли включать часть информации, сосредоточьтесь на потребностях аудитории. Считают ли они эту информацию ценной при принятии решения о вас как о кандидате? Раскрывает ли он что-то важное о ваших навыках, интересах и квалификации? Раскрывает ли он что-то новое о вас, чего еще не было в документе?

Если вам интересно, как представить часть информации, знайте, что варианты бесконечны, но, опять же, вы захотите сосредоточиться на аудитории. Представлен ли контент таким образом, чтобы его было легко увидеть и понять? Связано ли это логически с окружающей информацией?

Будьте уверены, принимая эти решения. «Правил» меньше, чем вы думаете — задача состоит в том, чтобы создать документ, который не просто правильный, но стратегически раскрывает вас как кандидата на работу и отдельного человека. Вы же не хотите, чтобы ваше резюме выглядело как бланк или было точно так же, как и все остальные. Ищите способы включить то, что выражает вашу индивидуальность и страсть — то, что делает вас уникальным.

Рекомендации по визуальному дизайну

Содержание и язык вашего резюме, как обсуждалось в предыдущем разделе, являются первоочередной задачей, поскольку вы выясняете, как объяснить свой опыт и показать работодателю, что вы соответствуете требованиям, предъявляемым к должности. Визуальный дизайн вашего резюме — способ представления информации на странице — также заслуживает тщательного планирования и рассмотрения, поскольку он влияет на то, как ваша аудитория сможет читать и понимать информацию.

Вспомните, что ваш читатель (например, представитель отдела кадров, рекрутер в университетском городке) может просматривать множество резюме подряд и, возможно, просматривать их быстро. Эффективный визуальный дизайн может помочь обеспечить доступность вашего резюме и произвести хорошее впечатление, что повысит вероятность того, что они сочтут вас сильным кандидатом!

Ключевые выводы

Вот несколько простых вещей, о которых следует помнить, когда вы дорабатываете дизайн своего резюме (приведенный выше пример резюме демонстрирует многие из этих атрибутов для справки):

• Понятные заголовки. Контент необходимо классифицировать визуально, с заголовками основных разделов (например, «Опыт работы») и подзаголовками. Размер и тип шрифта помогают визуально организовать текст на странице. Все заглавные буквы и полужирный шрифт — лучший вариант для выделения заголовков и подзаголовков; курсив и подчеркивание труднее читать, и их следует использовать реже.
• Белое пространство. Резюме, состоящее из плотных блоков текста, становится трудно читать. Наши глаза нуждаются в пустом пространстве, чтобы помочь нам понять, как информация связана и как она соотносится с окружающим контентом.Добавьте пространство над заголовками и подзаголовками. Не используйте ненужные линии или украшения — пустое пространство часто бывает более эффективным.
• Остаток. Пустое пространство может быть полезным принципом организации, но вы хотите, чтобы на странице не было слишком много белого или пустого пространства. Отрегулируйте длину строк или макет так, чтобы в каждом «квадранте» документа было примерно одинаковое количество содержимого. Наиболее частая проблема — это большой «канал» белого пространства в правой части страницы.
• Вертикальное выравнивание. Чтобы документ был визуально организован, похожие заголовки и элементы (например, маркированный список) должны располагаться вдоль одной и той же вертикальной линии — если вы проведете прямую линию от верха страницы до низа, все маркеры упадут вдоль линия, например. Благодаря этому документ остается ясным и организованным (сравните пример в предыдущем разделе с резюме «нуждается в улучшении» ниже).
• Согласованность и последовательность. Те же типы информации (например,ж., название компании, даты) должны быть представлены одинаково — одинаковое форматирование текста, расположение в разделе. Это помогает «тренировать» взгляд читателя, чтобы он знал, где и как найти информацию.
• Шрифты и типографика. Чтобы ваше резюме отображалось правильно и было совместимо с программным обеспечением для отслеживания кандидатов (ATS), лучше всего использовать общий, стандартный и профессиональный шрифт (Arial, Times New Roman, Tahoma). Однако вы можете использовать более одного шрифта — шрифт с засечками хорошо подходит для заголовков наряду со шрифтами без засечек для основного текста.

Для размышления и обсуждения: Подумайте, как оформление приведенного ниже резюме влияет на вас как на читателя. Как ваш взгляд перемещается по странице? Как вы отнесетесь к квалификации соискателя?

Общие вопросы

Написание письма-заявки

Традиционно письмо-заявка или сопроводительное письмо — это официальное письмо, которое сопровождает ваше резюме, когда вы подаете заявку на вакансию. Его цель — поддержать ваше резюме, предоставив более конкретную информацию, и объяснить в письменной форме, почему вы являетесь сильным кандидатом на конкретную должность, на которую вы претендуете.Это не должно просто повторять ваше резюме; это возможность изложить аргументы в пользу своей кандидатуры полными предложениями и фразами, которые позволят читателю лучше понять ваш «голос».

Как всегда, полезно сначала подумать об аудитории и цели письма-заявки. Какую информацию ваш читатель должен почерпнуть из вашего письма? На каком этапе процесса найма они будут его читать?

АУДИТОРИЯ	НАЗНАЧЕНИЕ
Конкретный (названный) работодатель на определенную должность Обретает ощущение вашего «голоса» и вашего интереса через письмо — вы разговариваете напрямую с читателем	Сообщите о своем намерении подать заявку на вакансию Объясните, почему вы хороший кандидат, описав свой опыт и продемонстрировав свои навыки (выходите за рамки резюме) Показать знания и интерес к этому конкретному работодателю / работе Сделайте качественный документ (доказывающий, что у вас есть способности)

При составлении письма подумайте, что бы вы хотели сказать, если бы сидели за столом напротив своего читателя.Он должен быть написан формальным, профессиональным тоном, но вы все равно хотите, чтобы он звучал как естественная речь — это поможет вашему читателю быстро усвоить информацию.

Что включать в письмо-заявку

Может быть полезно подумать о написании письма-заявки по разделам или «блокам». Это обеспечивает базовую структуру письма; Как только вы разберетесь с этим основанием, вы сможете настраивать, обновлять и персонализировать письмо для различных приложений и работодателей.

Вводный пункт

Откройте письмо, кратко, функционально и представительно представив вас как кандидата на работу. Это ваш шанс установить основные основы вашей квалификации и задать тему и тон остальной части письма.

• Назовите интересующую вас должность (по точному названию и номеру, если есть) и где вы о ней узнали
• Четко укажите, что вы подаете заявку на должность — помните, что вы просите (не требуете), чтобы они рассматривали вас как кандидата на должность
• Укажите специальность, год или дату окончания и школу (это должно быть краткое представление о вашем образовательном статусе / области — более подробно вы узнаете в параграфе «Образование»).
• Создайте тему (по сути, тезис) для письма, основываясь на требованиях к должности и ваших знаниях о работодателе (это может быть невозможно, пока вы не напишете другие абзацы, поэтому сохраните его напоследок) → ПРИМЕЧАНИЕ. подтвердили тезис (основные причины вашей квалификации), имейте в виду, что остальные параграфы должны специально «доказывать» или «показывать», что вы обладаете этой квалификацией

При желании вы также можете воспользоваться возможностью в начале письма, чтобы выразить свой интерес к работе в этой конкретной компании и / или вашу страсть и интерес к этой области — меня особенно интересует эта должность, потому что … Это устанавливает приятный тон и показывает, что вы заняты и полны энтузиазма.Это также возможность продемонстрировать свои знания о работодателе и его деятельности (полученные в результате вашего исследования).

Образование и академические науки Параграфы (ы)

Поскольку вы уже указали свой базовый образовательный статус (специальность / год / школа) во вводном абзаце, цель этого абзаца состоит в том, чтобы нарисовать более подробную картину того, как вы участвуете, достигаете успехов в своей академической программе и получаете ценные знания. переживания по пути. В этом абзаце вы можете более подробно описать свой академический прогресс, объяснив деятельность и знания, которые вы развиваете, которые наиболее важны для данной должности и работодателя.Тщательно подумайте, что работодатель будет больше всего ценить в вашем образовательном опыте.

• Подчеркните особые навыки и знания, которые вы развиваете
• Опишите важные курсовые работы или проекты — не бойтесь сосредоточиться на особенно убедительных примерах или опыте.

Если у вас есть большой опыт работы с проектами или несколько ключевых моментов, которые вы хотите выделить, эта информация может быть записана в нескольких абзацах.

Это содержимое НЕ должно быть подробным списком названий курсов.Вместо этого опишите, как ваши ученые сформировали ваше понимание области, в которую вы входите, и важные навыки, которые вы развиваете, но всегда связывайте это с тем, что ищет работодатель — сосредоточьтесь на информации, которая нужна вашей аудитории, и на том, что им нужно. .

Пункт о трудоустройстве (если применимо)

Работодателям важно чувствовать, что они нанимают ответственных, надежных людей, которые знают, как удержать работу. Если у вас есть опыт работы в этой области, например, предыдущая стажировка, сейчас самое время обсудить это.Если у вас есть предыдущий опыт работы, даже если он не связан с вашей областью, это ваша возможность описать ценность этого опыта — ценность для вас, но, что более важно, для вашего читателя.

• Опишите свой предыдущий опыт работы (покажите, не говорите, что вы хороший сотрудник)
• Укажите конкретную компанию, временные рамки, ваши обязанности, действия и результаты / результаты
• Акцент на актуальные и передаваемые навыки, полученные в процессе работы

Деятельность Пункт (если применимо)

Действия и участие в вещах, выходящих за рамки вашей курсовой работы и опыта работы, таких как студенческие организации, клубы и волонтерская работа, — отличный способ показать, что вы разносторонний, мотивированный человек с хорошими навыками управления временем.Личные, человеческие связи являются важной частью процесса подачи заявления о приеме на работу, и описание некоторых из этих занятий и интересов может помочь вашему читателю почувствовать более личную связь.

• Продемонстрировать личность, ценности и передаваемые навыки через спорт, волонтерство, путешествия или другой профессиональный опыт
• Честно опишите ваши конкретные действия и участие, пытаясь при этом использовать передаваемые навыки и ключевые слова в объявлении о вакансии

Если у работодателя есть сильная программа благотворительности и участия в сфере, которая вам интересна, это будет еще одна возможность наладить с ним связь и показать, что вы можете принять культуру и ценности компании.

Заключительный абзац

Когда вы закончите письмо, свяжите все вместе, подтвердите следующие шаги и закончите на положительной ноте.

• Ссылайтесь на свое резюме («Дополнительную информацию вы найдете в моем резюме»)
• Запросить (не требовать) собеседование («Я был бы признателен за возможность встретиться, чтобы узнать больше о должности и обсудить мою заявку»)
• Укажите контактную информацию в абзаце (номер телефона и адрес электронной почты) — не помещайте это под своим именем
• Подтвердить интерес к должности, работодателю — еще одна возможность продемонстрировать свои знания о компании.

Примечание о тематических предложениях

По мере того, как вы подкрепляете основную идею или цель письма (что вы обладаете необходимыми навыками, квалификацией и темпераментом для работы), убедитесь, что вы уделяете первоочередное внимание тому, что вашему читателю нужно знать о вас, и что весь опыт, который вы описываете, является значимый для них.Один из хороших способов сделать это — сосредоточиться на том, как вы строите тематические предложения. Первое предложение каждого абзаца должно четко объяснять цель информации, содержащейся в этом абзаце.

Начинайте каждый абзац с утверждения, которое связывает ваш опыт с требованиями работодателя и желаемой квалификацией.

Тема Предложение = Мой опыт + Почему это важно

Подумайте, как были пересмотрены следующие примеры, чтобы сосредоточить больше внимания на ценности опыта для работодателя, а не просто на изложении информации об опыте.

ПРИМЕР 1:

• Оригинал: Последние три лета я работал в закусочной у Рэя в моем родном городе.
• Исправлено: Работа в закусочной Рэя в моем родном городе в течение последних трех лет научила меня многому об ответственности и надежности.

ПРИМЕР 2:

• Оригинал: На первом курсе я был частью проектной группы по альтернативным источникам энергии.
• Пересмотрено: я получил непосредственный опыт совместного решения проблем и управления проектами во время работы над проектом «Альтернативные источники энергии» на первом курсе.

Исправленные версии явно связывают опыт (работа в закусочной, участие в проектной команде) с ценностью и извлеченными уроками, облегчая для вашего читателя понимание, даже при быстром чтении, как это поддерживает вашу квалификацию.

Рекомендации по форматированию букв

В письме-заявке должно использоваться официальное форматирование письма. Вы найдете подробную информацию о необходимых элементах письменного документа здесь и дополнительную информацию о написании сопроводительных писем здесь (оба взяты из Online Writing Lab Purdue).

На сегодняшнем рынке труда, где множество приложений размещено в Интернете, письмо может быть доставлено в самых разных форматах. Например, это может быть файл PDF, загруженный в систему онлайн-приложений, или он может быть просто отправлен в теле электронного письма. В любом случае при выборе формата письма учитывайте следующее:

• Если вы доставляете его как отдельный файл или вложение, используйте официальный формат письма и сохраните его как PDF (если не указано иное).
• Если вы отправляете содержание письма-приложения непосредственно в теле письма, обычно НЕ требуется указывать адрес отправителя (ваш), дату или внутренний адрес получателя. Вы должны начать письмо с приветствия.

ПРИМЕЧАНИЕ. Внимательно следуйте всем инструкциям при подаче заявления на вакансию или попросите подтвердить, как должны быть доставлены материалы. Возможно, например, что компания захочет, чтобы вы отправили письмо с заявкой по электронной почте в виде вложения — это просто зависит от того, как компания обрабатывает заявки.

Карьерный портфель

Слово «портфель» по определению означает «футляр или жесткая папка для хранения бумаг, отпечатков, рисунков, карт и т. Д.» и «набор образцов работы человека, обычно предназначенный для передачи качества и широты его или ее достижений в определенной области» (OED, n.d.). Хотя это слово восходит к Италии 16 века, его латинские корни (portare «нести» + folium «лист») восходят еще дальше.

Карьерное портфолио — будь то бумажная или электронная версия — это место для сбора и хранения документов, важных для вашей карьеры.Думайте об этом как о динамичной, расширенной версии вашего резюме, в которой вы документируете и демонстрируете свое образование, опыт и навыки. Там, где резюме и письма-заявки ограничены из-за их жанровой природы, карьерное портфолио может содержать все, что вы хотите, чтобы потенциальные работодатели увидели. Однако это не значит, что он должен содержать все. Важно быть избирательным и риторически обдумывать элементы, которые вы хотите включить.

Собирая документы, подумайте о выбранной вами области.Что работодатели считают ценным? Какие навыки и способности ожидают от сотрудников работодатели? Например, от инженеров-механиков можно ожидать опыта проектирования, управления проектами и эффективных коммуникативных навыков. Таким образом, инженеру-механику может быть полезно включить в него любые созданные им схемы, подробный план проекта и образец письма или слайд-шоу для документирования коммуникативных навыков. Храните и поддерживайте артефакты, демонстрирующие ваши сильные стороны.

Портфели могут быть как электронными, так и физическими. Физическое портфолио следует хранить в привлекательной папке, хотя электронную версию легче распространять, и на нее можно ссылаться в вашем резюме и профиле LinkedIn.

Заявления о приеме на работу: сбор вашей личной информации

Урок 1: Сбор вашей личной информации

Введение

Процесс приема на работу сильно изменился за последние несколько лет. Например, большинство заявок должно быть заполнено онлайн, сейчас, а не на бумаге.Есть также много новых способов управления вашей личной информацией в электронном виде (на вашем компьютере или мобильном устройстве), которые значительно упростят обращение к ней.

В этом руководстве мы обсудим все, что вам нужно для заполнения заявления о приеме на работу. Это включает в себя сбор вашей личной информации , получение ссылок и, наконец, советы для при заполнении заявки на работу .

Начало работы

Заявление о приеме на работу — это инструмент, который позволяет потенциальным работодателям больше узнать о вашем опыте работы, навыках, происхождении и образовании.Поскольку работодатели будут использовать приложение для оценки вашей квалификации и сравнения вас с другими соискателями, важно произвести хорошее впечатление. Вы можете начать с , упорядочив свою информацию заранее, , чтобы вы знали, что у вас есть все необходимое.

Советы по организации информации

• Запишите (или напечатайте)
  Когда вы начнете собирать информацию, запланируйте записать ее в одном месте — например, в записной книжке или папке с файлами — или сделайте заметки на своем компьютере.В любом случае, мы рекомендуем загрузить нашу Таблицу личной информации , которая дает вам список всего, что вам нужно, а также достаточно места для его документирования. Если хотите, можете даже заполнить его по мере прохождения этого урока.

  Рабочий лист личной информации

  :
• Сохраните электронную копию
  Предположим, вы подаете заявление о приеме на работу через Интернет. Если ваша информация сохранена в документе Word или Google , все, что вам нужно сделать, это скопировать и вставить ее из одного места в другое, и приложение будет готово в кратчайшие сроки.

  Сохранение информации в документе Google Word или может значительно сэкономить время. Это также позволит быстро и легко обновлять вашу информацию в будущем, а также распечатать бумажную копию, когда она вам понадобится. Если вы хотите узнать больше о Google Documents (), бесплатной альтернативе Microsoft Word), посетите наш учебник по Документам Google.

• Сохраните бумажную копию
  Возможно, вы захотите сохранить бумажную копию вашей информации в дополнение к электронной копии (или вместо электронной копии, в зависимости от ваших предпочтений).Храните где-нибудь в надежном месте в четко обозначенной папке. Вам также следует взять с собой распечатанную копию вашей информации на собеседование, если вам нужно заполнить заявку на месте .
• Используйте свой мобильный телефон, смартфон или планшет
  Если вам нужна помощь в отслеживании имен, адресов, номеров телефонов и других важных сведений, сохраните эту информацию на своем мобильном устройстве (в адресной книге контактов или ), и вы сможете получить к нему доступ в любое время.Это особенно полезно, если вам когда-нибудь придется заполнять заявку лично.

  Вы можете попробовать что-то вроде JibberJobber, многофункционального приложения, которое, помимо прочего, поможет вам отслеживать свои деловые контакты и организовывать поиск работы. Если вы собрали информацию в Google Document, вы даже можете использовать бесплатное приложение Google Drive для доступа к вашему документу на ходу. Узнайте больше о приложении здесь:

Точность, правильное написание и честность также важны при сборе информации.Есть большая вероятность, что менеджер по найму проведет проверку и вас во время процесса подачи заявки, чтобы убедиться, что вы говорите правду о своей истории. Мы более подробно рассмотрим процесс подачи заявки в Уроке 3 этого руководства, Заполнение заявления о приеме на работу.

Какая информация вам нужна?

Каждое заявление о приеме на работу отличается, но все они имеют одну общую черту: вам необходимо собрать различные личные данные, чтобы успешно заполнить заявление.Это включает в себя факты о вашей истории работы и образование , а также вашу текущую контактную информацию .

Контактная информация

Чтобы нанять вас, потенциальные работодатели должны иметь возможность связаться с вами! Вот почему так важно подготовить свой последний контактную информацию . Перед заполнением заявки убедитесь, что у вас есть все данные ниже.

• Имя (первый, средний и последний)
• Адрес (почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс)
• Номер телефона , включая код города (домашний, рабочий и сотовый, если у вас есть один)
• Адрес электронной почты (если у вас его нет, посетите наш учебник по электронной почте 101 для получения дополнительной информации)
• Номер водительского удостоверения , включая состояние и срок действия
• Номер социального страхования , также известный как ССН

Ваши водительские права с номером и SSN являются конфиденциальной информацией.Их не следует включать в приложения, которые не хранятся на защищенном веб-сайте или хранятся в безопасности человеческими ресурсами.

История образования

Менеджеров по найму также интересует ваша образовательная история . Это может включать много разных вещей, а не только школы, которые вы посещали. Есть ли у вас обучение на рабочем месте, обучение в Вооруженных силах или какой-либо другой вид сертификации? Вы также можете перечислить эти достижения, особенно если они имеют отношение к работе.Вот что вам понадобится для каждого учебного заведения или учебной программы:

• Название школы
• Адрес школы (или веб-адрес , если программа работает исключительно онлайн)
• Школа p телефонный номер (основная линия)
• Курс обучения
• Дата окончания , или тип диплом , степень , аттестат , или кредит получил

История работы

Менеджеры по найму хотят знать больше о вашей истории работы , потому что это может помочь им определить, подходите ли вы на эту должность, а также есть ли у вас опыт, который они ищут.Они также могут использовать эту информацию, чтобы связаться с вашими бывшими работодателями , чтобы они могли подтвердить такие данные, как ваше прежнее название должности и зарплата.

• Название компании
• Адрес компании
• Телефон компании (основная линия или номер руководителя)
• Имя руководителя (имя и фамилия) и должность
• Ваша должность или должность
  
• Сроки трудоустройства
• Сколько часов в неделю (полный или неполный рабочий день)
• Заработная плата (почасовая, еженедельная или годовая)
• Причина увольнения

Мы поговорим о том, как поделиться конфиденциальной информацией (например, , ваша причина ухода из ) в Уроке 3 этого руководства, Заполнение заявления о приеме на работу.Мы также обсудим, что делать, если вы в настоящее время работаете при заполнении заявления о приеме на работу.

Советы по поиску информации

Большинство людей не могут вспомнить подробности о своих бывших работодателях (например, точный адрес), особенно если это было более нескольких лет назад. Даже если у вас есть вся информация в порядке, вы можете воспользоваться этой возможностью, чтобы перепроверить ее точность. Чтобы получить помощь в поиске и проверке вашей информации, попробуйте следующие стратегии.

• Интернет
  Используйте свои навыки работы в Интернете, чтобы найти бывших работодателей в Интернете. Найдите такую ​​информацию, как имена, номера телефонов, должности и почтовый адрес компании.
• Бывший работодатель
  Если вы уволились с работы на хороших условиях, подумайте о том, чтобы связаться с вашим бывшим работодателем, чтобы узнать полное имя или номер телефона вашего руководителя. Если этот человек там больше не работает, вы можете указать в заявлении основное направление компании (или номер отдела кадров).Мы обсудим получение рекомендаций от бывших работодателей в Уроке 2 этого руководства, Получение рекомендаций.
• Бывший сотрудник
  Если вы все-таки связываетесь с бывшим коллегой, убедитесь, что информация, которую он вам предоставляет, является актуальной и точной.
• Старое резюме
  Старое резюме — отличный источник информации, особенно относительно дат трудоустройства. Даже лучше, если у вас есть электронная копия, сохраненная на вашем компьютере!
• Старая квитанция о заработной плате
  В старых квитанциях о заработной плате может быть указано, сколько денег вы заработали, адрес компании и даты работы.
• Телефонная книга
  Если вы все еще не можете найти нужную информацию, телефонная книга — отличный ресурс для поиска адресов, телефонных номеров и правильного написания.

/ ru / jobapplications / getting-reference / content /

Формы заявлений Законодательство и анализ соответствия кадровым требованиям

Формы заявлений играют важную роль в процессе приема на работу. Они знакомят соискателя с компанией и в то же время предоставляют работодателю исходную информацию о соискателе.Форма должна быть удобной для чтения, и в ней должны задаваться только вопросы, связанные с работой. Формы заявлений, которые не соответствуют требованиям законодательства, подвергают работодателей искам об ответственности и штрафам за несоблюдение. Существует ряд стратегий, которые работодатель может использовать для обеспечения того, чтобы формы заявок содержали информацию, необходимую для легкого определения самых сильных кандидатов. Просмотр образцов форм полезен при первом создании формы приложения или при поиске идей по определенному разделу формы.При оценке существующей формы полезно обсудить ее с теми в компании, кто использует ее в процессе собеседования и приема на работу. Эти люди смогут указать, какие вопросы в форме наиболее полезны, как можно реорганизовать формат и есть ли дополнительные вопросы, которые они могли бы добавить.

Хотя формы заявлений о приеме на работу в основном предоставляют работодателям информацию о потенциальных сотрудниках, формы также должны содержать важную информацию для соискателей, включая уведомления о приеме на работу по желанию и заявление о штрафах за предоставление ложной информации.

В течение ограниченного времени получите БЕСПЛАТНЫЙ отчет HR по «Критическому ведению кадрового учета». Этот эксклюзивный специальный отчет охватывает записи о найме, трудовые отношения, записи о прекращении трудовых отношений, вопросы судебных разбирательств, проблемы с электронной информацией, советы по улучшению ведения учета и список требования законодательства Загрузить сейчас

Очень важно, чтобы форма заявки была разработана так, чтобы получить информацию, необходимую для оценки квалификации соискателя для работы, о которой идет речь.При оценке формы заявки убедитесь, что форма:

• Предоставляет достаточно места для полных и полных ответов

• Сопровождается четкими и легко читаемыми инструкциями

• Запрашивает информацию, связанную с работой

Ваш гид в документы о новом найме

Прежде чем новый сотрудник приступит к работе и получит свою первую зарплату, вам необходимо заполнить несколько форм.Эти формы должны быть в файле для каждого нового найма работодателя в соответствии с федеральными законами и законами штата.

Здесь мы рассмотрим все формы, которые должен заполнить новый сотрудник, общую цель каждой формы, а также все примечательные детали, которые каждая форма документирует.

Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в IRS

Прежде чем начать процесс найма сотрудников, вы должны сначала зарегистрироваться в Службе внутренних доходов США (IRS) в качестве работодателя, получив идентификационный номер работодателя (EIN).Это идентификационный номер, который должен быть почти у всех предприятий для налоговых отчетов и платежей по заработной плате. Вы можете быстро получить EIN, подав онлайн-заявку.

Получив EIN, вам необходимо присоединиться к электронной системе федеральных налоговых платежей (EFTPS) IRS. Это позволит вам вносить налоги на заработную плату с удержания сотрудников и с вашего бизнеса через безопасный онлайн-портал. Вы также можете использовать EFTPS для заблаговременного планирования платежей и настройки уведомлений или предупреждений, чтобы помочь управлять различными сроками оплаты, связанными с налогами на заработную плату и другими налоговыми обязательствами работодателя.

Теперь вы готовы приступить к сбору форм и других регистраций, которые вам понадобятся для ваших новых сотрудников.

Форма W-4 для удержания федерального подоходного налога

Форма W-4, также известная как «Свидетельство об удержании налогов», используется для определения суммы удержания для целей налогообложения в течение каждого платежного периода. Вы можете скачать и распечатать форму или заказать несколько копий в IRS.

Все новые сотрудники должны заполнить форму W-4 до получения своей первой зарплаты.С 1 января 2020 года вы должны использовать новую форму W-4 как для новых сотрудников, так и для действующих сотрудников, которые хотят изменить свое удержание. Сотрудникам, нанятым до 1 января 2020 года, заполнять эту форму не нужно.

Работодатели не должны давать сотрудникам советы о том, как заполнить эту форму, но вы можете направить их к статье IRS с ответами на часто задаваемые вопросы, которая включает в себя оценщик налоговых удержаний (калькулятор).

Сотрудники могут менять форму W-4 сколько угодно раз.Например, сотрудник может получить премию и пожелать изменить размер удержания. Вы как работодатель обязаны отслеживать последние изменения и следить за тем, чтобы зарплаты сотрудников отражали пожелания сотрудника об удержании налогов.

Форма I-9 и система электронного подтверждения права на трудоустройство

Как работодатель, вы обязаны задокументировать право новых сотрудников на работу в США. Для этого вы будете использовать форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», которую необходимо заполнять при каждом новом приеме на работу.Новый сотрудник должен предоставить документы, удостоверяющие личность и право на работу.

Процесс I-9 состоит из двух этапов. Сначала сотрудник заполняет форму и указывает, какие документы, удостоверяющие личность, и документы, подтверждающие право на работу, будут использоваться. Затем работодатель должен изучить эти документы и убедиться, что они соответствуют требованиям.

Вы должны сохранить эту форму в личном деле сотрудника, но вам не нужно никому ее отправлять. Если сотрудник иммиграционной службы приезжает в вашу компанию или хочет проверить документы вашего сотрудника, форма является вашим доказательством того, что вы подтвердили право сотрудника на работу.

Более крупные работодатели могут зарегистрироваться в системе E-Verify и использовать ее для проверки права новых сотрудников на работу в США. Система использует информацию из формы I-9 для сравнения с федеральными базами данных.

Заявление о приеме на работу

Каждый новый сотрудник должен заполнить форму заявления о приеме на работу, даже если этот человек уже отправил резюме на работу. Форма заявления о приеме на работу содержит информацию о новом сотруднике, которую можно проверить, как и предыдущие работодатели и образование.Он также включает несколько заявлений, которые должен подписать заявитель.

Одним из таких заявлений, которые должен подписать новый сотрудник, является подтверждение того, что информация в заявке верна и верна; другие заявления позволяют работодателю проводить проверку рекомендаций и проверку биографических данных.

Наличие формы заявки для каждого сотрудника защищает вас как работодателя от заявителя, выдвигающего мошеннические претензии, и позволяет вам принять меры, если форма заявки не точна.

Регистр в государственных агентствах занятости

Помимо соблюдения всех федеральных правил найма, вы также должны соблюдать все правила штата.Состояния могут отличаться по конкретным формам и требованиям, но здесь представлен обзор с информацией о том, как выполнить с помощью государственных форм.

Начать новую систему регистрации найма

Работодатели должны регистрировать новых сотрудников в новой системе уведомления о найме в своем штате; эта регистрация позволяет штату получать алименты с этих сотрудников, если применимо. У Министерства здравоохранения и социальных служб США есть информация о том, как зарегистрировать новых сотрудников в вашем штате.

Регистрация государственного работодателя

В каждом штате, который собирает подоходный налог, есть требования к работодателям по отчетности и уплате этих налогов. В штатах, где есть подоходный налог, вам необходимо будет вычесть эти налоги из зарплаты сотрудников и отправить удержанные налоги в соответствующее государственное агентство.

Свяжитесь с налоговым агентством вашего штата для получения информации о том, как зарегистрироваться в качестве работодателя в штате. Государственное агентство также предоставит вам информацию о формах удержания и требованиях к отчетности и выплате удержанных сумм.

Государственный налог по безработице

Вам также может потребоваться зарегистрироваться в департаменте труда вашего штата для уплаты государственного налога по безработице. Этот налог уплачивается работодателями (а не работниками) в фонд, который платит работникам в случае их увольнения. Ставки оплаты основаны на количестве сотрудников и опыте работы в сопоставимых предприятиях. Свяжитесь с отделом труда вашего штата для получения дополнительной информации.

Компенсация государственным работникам

Компенсация государственным служащим выплачивается работникам, получившим травмы или заболевшим на работе.Вы должны зарегистрироваться в агентстве компенсации работникам вашего штата и вносить деньги в фонд. Свяжитесь с агентством по компенсации работникам вашего штата для получения дополнительной информации.

Получите плакаты на рабочем месте

Каждый бизнес, в котором есть сотрудники, должен иметь определенные плакаты с федеральными рабочими местами, размещенные в месте, где собираются сотрудники, например, в комнате отдыха:

• Плакат Закона о семейных и медицинских отпусках (для работодателей с 50 и более сотрудниками)
• Плакат OSHA (Закон о безопасности и гигиене труда) для всех работодателей (в некоторых штатах есть свои планы и плакаты)
• Плакат Закона о справедливых трудовых стандартах от США.S. Министерство труда, для всех работодателей
• Закон об уведомлениях для работников с ограниченными возможностями / Плакат о специальной минимальной заработной плате Министерства труда для работодателей, у которых есть работники с ограниченными возможностями
• Постер Министерства труда, посвященный Закону о защите сотрудников от полиграфа.

Вы можете заказать эти публикации в Министерстве труда США (DOL) или ознакомиться с этим советником DOL eLaws по плакатам, который поможет вам выяснить, какие уведомления вы должны размещать на своем рабочем месте.

Справочник для сотрудников

Все работодатели должны иметь справочник для сотрудников или руководство по политикам и процедурам. Все новые сотрудники должны получить копию этого руководства и подписать, что они прочитали и поняли его. Справочник сотрудника становится юридически обязательным документом как для вас, так и для ваших сотрудников.

Хорошее руководство для сотрудников — это больше, чем просто защита от недовольных сотрудников, несбывшихся ожиданий или потенциальных судебных исков; для новых сотрудников это также может быть первоочередным источником важной информации компании, которая может снизить нагрузку на человеческие ресурсы.

Что делать с документами при приеме на работу

В большинстве случаев вам не нужно никому возвращать формы, но они должны быть под рукой, потому что они могут быть частью аудита, проводимого государственным или федеральным агентством. Когда эти формы будут заполнены, вы должны хранить их в определенном месте, доступном для сотрудников и других лиц, которым необходимо их просмотреть.

Министерство труда США (подразделение по заработной плате и часам) предъявляет особые требования к учетным записям сотрудников, которые должны храниться в отношении всех сотрудников.

IRS имеет требования к ведению учета налогов на трудоустройство.

Федеральные, государственные и местные агентства могут проверять записи ваших сотрудников по разным причинам, поэтому их ведение важно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Оплачивается ли сотрудникам время, которое они тратят на оформление новых документов о приеме на работу?

В большинстве случаев да, в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы должны платить сотрудникам за время, которое они проводят на ориентации или обучении, а также за заполнение документов о новом найме, при условии, что они заполняют формы в рабочее время или в рабочее время.Если сотрудник осуществляет какие-либо действия, связанные с процессом найма, которые являются добровольными или в свободное время, компании не нужно платить за них.

Как создать онлайн-форму заявления о приеме на работу

От бумажных заявлений (к сожалению, автор этого блога достаточно стар, чтобы хотя бы смутно помнить их) до электронных писем и онлайн-форм, мир приема на работу и приема на работу давно прошел способ.

Формы заявлений о приеме на работу не новы — они существуют примерно столько же времени, что и объявления о вакансиях в Интернете.. Однако способов , которыми мы подаем заявки на вакансии, и формы сбора информации, довольно сильно изменились.

В этой статье мы ответим на некоторые ключевые вопросы, связанные с онлайн-формами заявления о приеме на работу, в том числе следующие:

• Почему онлайн-заявка на вакансию лучше, чем базовая электронная почта — или, что еще хуже, бумажная форма (* вздрагивает *)?
• Как создать онлайн-заявку на вакансию, которая работает
• Какие поля формы включить в онлайн-заявку на вакансию?

Создайте онлайн-заявление о приеме на работу

В чем преимущество онлайн-заявки на работу?

Как будущий работодатель, вы хотите, чтобы процесс подачи заявления о приеме на работу был максимально простым и понятным, насколько это возможно.С одной стороны, вы хотите, чтобы ваш отдел кадров мог легко проходить процесс подачи заявки на работу и выбирать лучших специалистов.

С другой стороны, вы хотите, чтобы талантливые люди также легко проходили процесс подачи заявления о приеме на работу, чтобы они прошли первые фильтры и достигли точки, когда они могли пройти собеседование с одним из ваших рекрутеров.

Простая онлайн-заявка на вакансию может обновить весь ваш онлайн-процесс подачи заявки на вакансию и упростить вашим сотрудникам отдела кадров поиск талантов (с одной стороны), а соискателям вакансий, подходящих для их талантов (с другой стороны). ).

Но давайте посмотрим на альтернативы.

Совершенно очевидно, что заявления о приеме на работу в бумажной форме сегодня просто не режут пирог — они могут сделать уродливые бумажные порезы, но это в значительной степени это Последнее, что нужно делать вашему HR-специалисту, — это расшифровывать кандидатов » рукописные данные в вашу компьютерную систему.

Более того, если вы работаете на предприятии среднего или крупного размера, горы документов позволяют изолировать ценную информацию, которая должна быть доступна членам команды в разных географических точках.

В наши дни вы гораздо чаще пытались просить кандидатов подавать заявки по электронной почте. Этот вариант, очевидно, устраняет боль, связанную с бумажной формой, но не дает многого с точки зрения максимизации усилий ваших рекрутеров по сбору, систематизации и упорядочению информации во всей команде HR, а также во всей организации. Кому-то еще нужно ввести данные в систему.

Что касается онлайн-досок по вакансиям, мы все знаем, что может показаться удобным. Однако они часто являются дорогостоящими, сложными в настройке и даже менее полезными, когда речь идет о том, чтобы помочь вам выбрать идеальных кандидатов.

Что еще более важно, соискатель может почувствовать себя потерянным в несметном количестве онлайн-досок объявлений о вакансиях, вариантах сопроводительных писем и форматах резюме. Все это в конечном итоге делает процесс поиска работы сложным, запутанным и неэффективным.

Посмотрим правде в глаза, цифровизация захватывает мир, и сопротивление бесполезно.

Соискатель неизбежно будет искать свою работу в Интернете. У них будет свое резюме и сопроводительное письмо в цифровом формате.Они будут подавать заявки на вакансии удаленно. И они ожидают, что большая часть процесса найма будет происходить онлайн, с несколькими личными встречами с рекрутерами и будущими менеджерами.

Просто простой и понятный сбор данных для ваших кадровых и кадровых команд.

Онлайн-формы заявки на вакансию возвращают поиск кандидатов в руки тому, кто знает вакансию лучше всего: вам. После того, как вы создадите онлайн-заявку на вакансию и опубликуете ее на веб-сайте своей компании, вы сможете привлекать кандидатов, которые уже заинтересованы в вашей компании.

Более того, способность вашей компании оцифровывать процесс приема на работу повысит уверенность кандидатов в будущем вашего бизнеса — так что у вас есть все причины в мире, чтобы разместить свои заявки на вакансию в Интернете.

В заключение, онлайн-заявление о приеме на работу — это ваш лучший вариант. Больше никакой бумаги, никаких адресов электронной почты, никакого ручного ввода данных в случайные таблицы, о которых все забывают.

Как создать онлайн-заявку на работу?

Предположим, например, что вы хотите нанять внешнего разработчика, который будет кодировать вашу форму заявления о приеме на работу.Вместо этого вы можете попробовать онлайн-конструктор форм, такой как 123 Form Builder, и создать форму самостоятельно без каких-либо технических навыков.

Из того, что вы прочитали выше, вы можете сделать все это с помощью 123 Form Builder. Ну и что дальше?

1. Создайте учетную запись в 123 Form Builder

123 Form Builder — это универсальный инструмент для создания форм, который позволяет рекрутерам собирать заявления о приеме на работу онлайн, не теряя времени, используя традиционный метод бумажной работы.

Зарегистрируйтесь и начните создавать форму заявления о приеме на работу

2.Добавьте поля «Имя», «Электронная почта» и «Телефон»

Просто перетащите поля, такие как «Имя», «Электронная почта» и «Телефон», прямо в макет формы.

3. Добавьте поле «Применяется к»

Добавьте текстовое поле, в котором кандидат может указать вакансию, на которую он / она претендует, или раскрывающийся список с возможностью выбора любого из ваших вакансий.

4. Добавьте поля загрузки файла

Добавьте поле для загрузки файлов, которое позволит вашим кандидатам загружать свои резюме и рекомендательные письма.

5. Добавьте подтверждающее сообщение

Добавьте сообщение с благодарностью, которое появится на экране сразу после отправки формы.

Или для отправки по электронной почте в качестве уведомления.

6. Используйте несколько шаблонов электронной почты и разветвления

И последнее, но не менее важное: вы также можете настроить отправку электронного письма в зависимости от того, на какую должность претендует ваш кандидат.

Предположим, что для должности графического дизайнера вы захотите потребовать от кандидатов прислать вам ссылку на портфолио.

Это означает, что вам понадобится другой шаблон электронной почты для отправки тем, кто подает заявку на должность графического дизайнера, и другой шаблон для тех, кто подает заявку на должность разработчика.

7. Добавьте свой бренд.

Настройте внешний вид формы заявления о приеме на работу в соответствии с вашим брендом и конкретными потребностями.

После того, как вы внесете все эти основные изменения, ваша форма заявки на вакансию будет выглядеть так:

В 123 Form Builder включены и другие расширенные параметры, которые значительно улучшают процесс найма.

Например, онлайн-заявка на вакансию может также включать справочный раздел. В этом случае, если кандидаты отметят кнопку «Да», появятся новые поля формы для справочных контактных данных. Если они отметят «Нет», новые поля формы отображаться не будут.

Для этого сначала нужно добавить поле с множественным выбором.

Затем вам нужно будет добавить еще одно поле «Загрузить файл» в свою форму, как показано на изображении ниже (мы также отметили опцию «Разрешить несколько файлов» в этом поле, чтобы пользователи могли отправлять несколько рекомендательных писем, если это так. дело).

Как только это будет сделано, вам нужно будет настроить условное логическое правило, чтобы сделать новый раздел загружаемого файла видимым только , когда пользователь нажимает «Да» на вопрос с множественным выбором.

И если вам нужно еще более быстрое решение, чем все это, ниже вы можете бесплатно получить копию нашего шаблона формы заявления о приеме на работу.

Получить шаблон онлайн-заявления о приеме на работу

Лучшие Лрактики

Лучшие формы заявления о приеме на работу просты.И создавать их тоже должно быть легко. Вот наши простые советы, которые следует изучить перед тем, как приступить к написанию формы заявления о приеме на работу:

Сделайте все кристально чистым

Неважно, насколько велика или мала ваша компания — люди отправляют эти формы в надежде получить работу, и они не будут этого делать, если это займет у них слишком много времени.

Кроме того, вы хотите убедиться, что у вас есть качественные кандидаты. Если ваша форма трудна для понимания, вы получите кандидатов, которые должны были подать заявку на другую должность.

Сделайте это как можно короче

Согласно исследованию, проведенному Officevibe, 60% кандидатов выбыли из процесса подачи заявки, потому что он был слишком долгим.

Да, задавайте свои вопросы и да, не скупитесь на детали, которые выделяют вас, но не делайте эту форму слишком длинной. На будущих этапах приема на работу у вас будет достаточно времени, чтобы задать вопросы, требующие подробных ответов.

Сделайте его совместимым с GDPR (ЕС)

Если вы проживаете в любой из стран ЕС или думаете, что ваши кандидаты могут подавать заявку из ЕС, GDPR — это юридический вопрос, а не просто вариант.

Создание онлайн-форм заявления о приеме на работу в соответствии с GDPR

Страшно, правда? Я имею в виду, что большинство из нас не юристы, так что мы можем сделать, чтобы не нарушать законы? Что ж, всегда можно проконсультироваться со специалистом. Но прежде чем вы это сделаете, вы можете начать с этих вещей.

• Используйте инструмент сбора данных, соответствующий GDPR (подробнее о том, как это делает 123 Form Builder, см. Здесь)
• Убедитесь, что ваши формы соответствуют GDPR. Это означает, что вы запрашиваете явное согласие ваших пользователей на сбор и использование их личных данных, что вы сводите сбор личных данных к минимуму и что вы очень четко понимаете, почему вы собираете их личную информацию (и как вы используете Это).
• Создайте форму, которая соответствует ценностям вашей компании. Например, если вы хотите казаться дружелюбной молодой компанией, вы можете включить язык, который вызывает такую ​​реакцию у ваших потенциальных кандидатов на работу.
• Будьте вежливы и обходительны. Даже люди, которые не работают на вас, все равно будут говорить о вас. Поэтому важно оставить положительное впечатление. Отличный способ сделать это — оставить всем, кто отправляет форму, короткое письмо с благодарностью (по электронной почте или перенаправив их на страницу «Спасибо»).Это покажет потенциальным кандидатам, что вы заботитесь о , и поможет им подтвердить, что форма была отправлена ​​и до вас дошла.
• Создайте дизайн, который выделит вас. Вы хотите создать у талантливых кандидатов впечатление, что они отправляют свою форму в компанию, которая действительно заботится об их брендинге, а также о своих сотрудниках. Персонализация в соответствии с вашим брендом укрепляет представление о том, что вы серьезная компания, которая идет на пути к успеху.

Что должно включать в себя заявление о приеме на работу?

Какие вопросы вы должны включить в форму заявления о приеме на работу? Шаблоны, такие как шаблон заявления о приеме на работу от 123 Form Builder, являются отличным местом для начала работы, поскольку он включает в себя наиболее важные поля формы, которые следует учитывать при создании любой формы заявки на работу.

Если вы хотите начать с нуля, вот несколько советов о том, как создать форму заявления о приеме на работу с правильными вопросами.

1. Основные сведения

Спросите основные детали, такие как имя , адрес электронной почты и телефон , в форме заявления о приеме на работу в верхней части.

2. Должность

Попросите кандидата указать конкретную должность, на которую он претендует — так никто не подаст заявку на должность, которую он не хочет.

3. Резюме / CV

Попросите соискателя загрузить свое резюме. В онлайн-форме заявления о приеме на работу вы можете использовать поле для загрузки файла, чтобы получить его, заполнив форму, вместе с другими документами, если это необходимо.

4. Сопроводительное письмо

Попросите соискателя загрузить или написать сопроводительное письмо. Будьте осторожны с этим шагом, он может отпугнуть многих претендентов от подачи заявки.

5. Список литературы

Попросите заявителя предоставить некоторые имена и контактные данные для справок.

6.