Оформление сотрудников на работу: Как ИП принять на работу сотрудника?

Как оформить в штат сотрудника, если он работает из-за рубежа

Дизайн, IT, контакт-центры и т. д. – перечень областей, где удобен дистанционный труд, растет с каждым годом. Удаленный труд позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы: уменьшить число документов, снизить нагрузку на бухгалтерию, сэкономить фонд оплаты труда и т. д. Все это законно, отвечает задачам бизнеса и не ущемляет интересы сотрудников – наоборот, многим такой порядок очень удобен. Нередко к работе привлекается персонал из-за рубежа: системный администратор в Праге, дизайнер-верстальщик в Киеве. И возникают нюансы, о которых знают не все менеджеры по персоналу.

Глава 49.1 ТК (особенности регулирования труда дистанционных работников) не ограничивает заключение трудовых договоров с иностранными сотрудниками. Но в каждом государстве свои законы. Именно вы несете риски их нарушения, если в этой стране, допустим, нет понятия дистанционной работы. Также согласно ст. 312.3 и 312.4 ТК работодатель обязан предоставить сотрудникам технику или компенсировать использование личного имущества, а также обеспечить безопасные условия труда, что за границей вряд ли удастся. А если сотрудник перестанет работать, как применить к нему дисциплинарные взыскания, да еще и опираясь на российское трудовое право?

Другой важный вопрос – налоги. Когда человек живет в России, ставка НДФЛ составляет 13%, при нахождении за рубежом более 183 дней в году он уже не резидент – и ставка налога равна 30%. Правда, для некоторых, прежде всего высококвалифицированных, специалистов процент останется тем же. И если человеку потребуется справка о доходах, работодатель обязан предоставить 2-НДФЛ, хотя заверять ее в ФНС России не надо. Нельзя забывать и о риске двойного налогообложения, когда платить приходится и тут и там. Следует поинтересоваться, есть ли между Россией и страной, где трудится дистанционный сотрудник, соглашение об исключении двойного налогообложения.

Проблема в том, что, если работа выполняется из-за рубежа, сотрудник не считается налоговым агентом в России. Об этом, например, говорит Минфин. В письме от 20.02.2016 № 03-04-06/9783 ведомство ссылается на п. 2 ст. 209 ТК, из которого следует, что для дистанционных сотрудников – нерезидентов налогом облагаются только выплаты за работы, произведенные в нашей стране. Налогообложение доходов иностранца ведется в соответствии с законом государства, где он живет.

Таким образом, если компания заключила с гражданином России трудовой договор, в котором указано, что он работает за пределами нашей страны, обязанностей налогового агента по НДФЛ у компании не возникает независимо от того, резидент он или нерезидент. Об этом говорится в письме Минфина от 22.02.2017 № 03-04-06/10460. Так как сотрудник трудится за пределами России, то и платить налог он должен сам по законам страны, в которой находится. А вот страховые взносы компания-работодатель платить обязана, так как граждане России на трудовом договоре подлежат социальному страхованию и эта обязанность не зависит от места нахождения сотрудника.

В то же время выплаты физлицам-иностранцам за работу, сделанную за пределами России по гражданским договорам, не облагаются страховыми взносами.

Работодателю надо взвесить все риски и решить, нужно ли оформлять дистанционного сотрудника за рубежом в штат или лучше заключить договор оказания услуг или подряда. Второй вариант проще, так как не надо учитывать непростые требования ТК. Ведь работодателю нужно не присутствие человека в офисе с 9 утра до 6 вечера, тотальный контроль действий или его трудовая книжка. Ему нужно простым и удобным способом получить результат – в соответствии с законом.

Как оформить сотрудника на работу

При трудоустройстве новичка часто встает вопрос: как правильно оформить нового работника? В статье — краткая пошаговая инструкция.

Примечание от редакции «Клерка»: перечень обязательных документов, предъявляемых работником при приеме не работу, определен статьей 65 Трудового Кодекса РФ. Необязательными, к примеру, считаются фотография, справка о зарплате за 2 последних года.

Подробнее о процедуре приема сотрудника — в нашем онлайн-курсе «Все о кадровом учете».

Шаг 1. Заполнение заявления о приеме на работу

Законодательство не обязывает работодателей требовать от новичков заявления о приеме на работу. Для трудоустройства достаточно оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу. Эти документы подтверждают согласие сотрудника с работодателем (ст. 56, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Однако на практике работодатели зачастую просят новых сотрудников заполнять это заявление для удобства ведения кадрового учета. Такая практика не противоречит закону и может применяться организациями и индивидуальными предпринимателями.

Типовой бланк заявления о приеме на работу в законе не предусмотрен, поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Обычно в заявлении сотрудник указывает свою должность и дату приема.

Шаг 2. Прохождение медицинского осмотра при приеме на работу

Работодатели за свой счет проводят предварительные медицинские осмотры при приеме на работу новичков, которые будут работать во вредных и опасных условиях или обязаны проходить осмотры по закону (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 24.01.19 № 03-15-06/3786).

При этом направлять на предварительный медосмотр работников, которые обязаны его проходить, нужно и в тех случаях, когда принимаете их на работу повторно, по новому трудовому договору. Дата увольнения неважна (ст. 213 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.04.17 № 15-2/ООГ-1224).

Цель предварительного медицинского осмотра заключается в том, чтобы определить, может ли кандидат претендовать на ту или иную должность по состоянию здоровья. По результатам медосмотра принимается решение — заключать трудовой договор с новичком или нет.

Важно учитывать, что предварительные медосмотры не нужно проводить, если рабочее место сотрудника с допустимыми или оптимальными условиями труда и по закону его работа не требует таких медосмотров.

Шаг 3. Составление приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу можно составить на фирменном бланке или по типовой форме № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

В любом случае в документе необходимо продублировать условия трудового договора с сотрудником — дату начала работы, структурное подразделение, должность, характер работы, оклад, надбавки.

С итоговым вариантом приказа о приеме на работу нового сотрудника необходимо ознакомить под подпись. Крайний срок для ознакомления — три дня с момента, когда новичок фактически приступил к выполнению своей работы (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключение трудового договора

Работодатель вправе заключить трудовой договор с новым сотрудником в произвольной форме. Главное — предусмотреть в бланке все обязательные сведения и условия. Например, информацию о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Также можно подписать с новичком трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 07.08.16 № 858. Этим правилом могут воспользоваться микропредприятия и другие работодатели. Типовая форма позволяет упростить кадровый учет, и заполнить ее несложно.

Примечание от редакции «Клерка»: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

• с правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда;
• положением о защите персональных данных;
• иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан внести данные о трудоустройстве в трудовую книжку нового сотрудника.

Срок — шестой рабочий день с даты, когда новичок фактически приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, далее — порядок № 320н).

Запись в трудовой сотрудника делают следующим образом. Сначала в графе 3 указывают наименование работодателя. Затем на следующей свободной строке в графе 1 проставляют порядковый номер записи, а в графе 2 записывают дату выхода на работу.

Далее в графе 3 делают запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию, с указанием квалификации. В самом конце в графе 4 вписывают дату и номер приказа или решения, на основании которого вносят запись о приеме.

Такие правила устанавливает пункт 10 порядка № 320н.

Откройте доступ к закрытой части «Клерка» с подпиской «Премиум». Получите сотни вебинаров и онлайн-курсов, безлимитные консультации и другой закрытый контент для бухгалтеров.

Успейте подписаться со скидкой 20% до 15.10.2021. Подробнее про «Премиум» тут.

Как оформить сотрудника на удаленную работу | комментарии Анны Ивановой для портала hh.ru — Аналитика

1 декабря 2019

Как оформить сотрудника на удаленную работу | комментарии Анны Ивановой для портала hh.ru

Как оформить удаленных сотрудников

На практике заключают разные договоры:

1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. 
2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет

Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Преимущества договора о дистанционной работе

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:

• Такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
• Если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.

Особенности договора о дистанционной работе

У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.

Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.

«Даже если использование интернета происходит всего один час в неделю, а остальное время работа не связана с интернетом, все равно можно заключать трудовой договор о дистанционной работе», — объясняет Вячеслав Филиппов, эксперт по трудовому праву. По его словам, договоры о дистанционной работе часто заключают, например, с региональными торговыми представителями, хотя у них большую часть рабочего дня занимают разъезды по клиентам.

По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.

Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.

Возможны два варианта:

• Всем этим его обеспечивает работодатель. Тогда нужно написать, что и в каком порядке, в какие сроки.
• Сотрудник обеспечивает себя всем этим сам, но тогда нужно установить размеры, порядок и сроки выплаты работнику компенсации за использование его средств (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.

Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.

Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.

На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно.

Или:

• Работник должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи по будним дням в такой-то период (например, с 10:00 до 19:00).

Или:

• Режим рабочего времени и времени отдыха работник устанавливает самостоятельно, но с учетом того, что он должен быть доступен для связи с ним со стороны работодателя с использованием таких-то средств связи в такой-то промежуток времени в будние дни.

Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.

Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.

Как оформить договор о дистанционной работе

Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).

Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.

Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Это не подпись в обычном понимании, а особая технология защищенной передачи, упрощенно говоря, «зашифрованных» файлов и их расшифровки. Такая подпись должна быть и у вас, и у сотрудника. Заказать ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.

В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.

Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.

Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.

«Судебная практика допускает обмен кадровыми документами по интернету без электронной подписи, если это было заранее письменно оговорено», — объясняет Анна Иванова. Поэтому стоит сразу прописать такой порядок обмена кадровыми документами в договоре. Правда, на сам договор этот способ не распространяется — в любом случае нужен или бумажный оригинал договора с настоящими подписями, или электронный документ с электронной подписью (напоминаем, во втором случае сотруднику надо отправить еще и бумажный оригинал).

Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта. 

«Зачастую работодатели добросовестно высылают работнику значимые документы, но забывают сделать их опись. Потом в суде работник заявляет о том, что получил от работодателя чистый лист бумаги, а работодатель никак не может доказать, что это был, например, приказ об увольнении», — говорит она.

С полным текстом публикации можно ознакомиться на сайте издания по ссылке. 

Как оформить прием сотрудника на работу

Сведения о трудоустройстве бывших госслужащих

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления) (п. 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 № 925, ч. 4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы.

Все это следует из статьи 64.1 Трудового кодекса РФ и статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Внимание: работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. Главное, учесть требования из пунктов 3, 5 и 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 № 29. То есть в письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
• дату и место рождения бывшего госслужащего;
• должность, которую замещал на службе человек;
• полное и сокращенное наименование вашей организации;
• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Согласие комиссии при конфликте интересов

Если бывший госслужащий устраивается на работу в организацию, отдельные функции государственного управления которой входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, сделать это он сможет только с согласия специальной комиссии. Получать его он должен в течение двух лет с момента увольнения с государственной или муниципальной службы (ч. 1 ст. 64.1 ТК РФ).

Решение комиссии гражданин обязан предоставить при трудоустройстве. Получает такое согласие он сам. Если будет выявлено, что гражданин этого не сделал, трудовой договор с ним будет прекращен. Такое требование есть в части 3 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 № 273-ФЗ.

Для того чтобы получить согласие комиссии, гражданин обращается в следующие инстанции:

• подразделение кадровой службы государственного органа по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
• к должностному лицу кадровой службы государственного органа, ответственному за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

Сделать это он должен в письменной форме. Все это разъяснено в письме Минтруда России от 30 декабря 2013 № 18-2/4074.

Документы для оформления нового сотрудника на работу

Автор Владислава Букреева На чтение 6 мин.

Прием на работу нового сотрудника означает начала трудовых взаимоотношений работника и работодателя, которые регламентируются законодательством. Существует целый ряд правовых процедур, которые неукоснительно обязаны соблюдать все организации, использующие наемный труд в своей профессиональной деятельности. Поэтому для трудоустройства новый сотрудник должен предоставить пакет документов, который необходим для его трудоустройства. В данной статье мы рассмотрим документы для оформления нового сотрудника на работу. Читайте также статью ⇒ “Квота для приема на работу в 2021“.

Внутренние нормативные акты, необходимые для оформления нового сотрудника

Оформление сотрудника обычно происходит достаточно быстро, в течение нескольких дней заполняются все необходимые внутренние документы на основании всех предоставленных сотрудником персональных данных. Сам процесс происходит в несколько этапов:

• На первом этапе происходит ознакомление со всеми внутренними нормативными актами, после чего происходит подписание трудового договора о рабочей деятельности между сотрудником и генеральным директором организации. Данный договор должен включать основные правовые положения, связанные с рабочим процессом и всеми нюансами, которые с ним связаны. Трудовое соглашение предоставляется работнику в первую очередь на ознакомление, а затем подписывается им в двух экземплярах.
• После подписания трудового договора составляется приказ на имя нового сотрудника о принятии его на должность, которая была вакантна, с конкретного числа. Указанная дата вступления в должность будет считаться первым рабочим днем, за этот день уже будет начислять заработная плата.
• На основании приказа заводится личная карточка сотрудника по форме Т-2. В данную карточку вносится вся персональная информация о сотруднике, а в последствие все личные аспекты трудовой деятельности. Читайте также статью ⇒ “Личная карточка работника (Т-2)“.

Сроки приема на работу нового сотрудника

После получения долгожданного ответа от потенциального работодателя о том, что он готов вам предложить занять вакантную должность. Многие сотрудники задаются вопросом, какой же правовой срок оформления на работу, стоит ли переживать, если работодатель тянет с оформлением документов. И это полностью обосновано, потому что наличие на руках копии трудового договора дает гарантию работнику в том, что организация выполнит все установленные законом обязательства. Читайте также статью ⇒ “Как отказать в приеме на работу“.

К сожалению, нет четкой регламентации в законодательстве о том, в какие сроки работодатель обязан принять вас на работу. Но при этом существует ряд гарантий, которые помогут упростить вам общение с работодателем и обеспечить выполнение обязательств с его стороны:

• Новому сотруднику необходимо помнить, что если работодатель сначала вам дал положительный ответ, а затем в течение долгого периода не спешит вас трудоустраивать и это можно расценивать как отказ, всегда можно запросить официальное письмо от работодателя с ответом, которое будет служить гарантией.
• После ознакомления со всеми документами подписанием трудового соглашения приказ о трудоустройстве (принятии на работу) должен быть выпущен в течение трех рабочих, в противном случае это будет нарушением трудового законодательства со стороны работодателя.

Документы, которые должен предоставить сотрудник для трудоустройства

После получения приглашения занять свободную вакансию в организации, отдел кадров должен сообщить список документов, который должен принести сотрудник для его оформления. Данная процедура стандарта и список документ обязателен для всех сотрудников независимо от должности и специализации. Стандартный список документов необходимых для приема на работу выглядит так:

• Документ, подтверждающий личность нового сотрудника. Обычно отдел кадров требует оригинал либо копию паспорта, так как для личного дела сотрудника необходимы будут как первая страница паспорта, так и страница с пропиской (либо регистрацией) и семейным положением.
• Копия идентификационного налогового номера (ИНН), которая необходима для бухгалтера для выполнения обязательств по налоговым выплатам с заработной платы работника.
• Копия свидетельства пенсионного страхования, номер которого необходим также бухгалтеру для осуществления перечислений в пенсионный фонд.
• Трудовая книжка, если такая имеется у соискателя. Существует ряд объективных случаев, когда ее может и не быть, тогда работодатель заводит новую. При этом стоимость трудовой книжки либо списывается на расходы организации, либо взыскивается с нового работника.
• Военный билет, предоставляется военнообязанными лицами. В нашей стране к таким лицам относятся мужчины, достигшие 18-летнего возраста.
• Заявление о приеме на работу от нового работника, которое обычно составляется с помощью сотрудников отдела кадров либо иного уполномоченного лица.

Документы необходимые для некоторых специализаций

Все выше перечисленные документы, которые необходимы в обязательном порядке для правового оформления нового сотрудника, должны быть предоставлены до начала процесса приема на работу. Но существует ряд профессий, для которых регламентированы специфические документы, без которых невозможно осуществлять трудовую деятельность:

• Диплом о высшем образовании либо сертификат, подтверждающий профессиональную квалификацию. Для некоторых профессий необходимо проходить переквалификацию ежегодно. Также как и существуют определенные специализации, для которых необходимы специфические навыки: знание принципов работы конкретного технического оборудования, знания специфичного направления в законодательстве и т.д.
• Справка об отсутствии судимости часто запрашивается в государственных и бюджетных учреждениях, либо при определенной специализации организаций.
• Медицинская справка об отсутствии специфических заболеваний. Например, для водителей необходимо хорошее зрение и отсутствие неврологических и сердечнососудистых заболеваний, для тех, кто работает с детьми и подростками – различные вирусные заболеваний и кожно-венерические заболевания и т.д.
• По требования отдела кадров могут быть запрошен и ряд других документов, которые необходимые для конкретной должности, это может быть и свидетельство о гражданском состоянии, налоговые декларации за последние несколько лет, справку о прохождение медицинского освидетельствования и т.д.

При этом все эти документы не обязательны для правового оформления, но должны быть в отделе кадров в случае трудовой проверки.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие прием на работу нового сотрудника

Наименование нормативно-правового акта	Номер документа	Описание
Постановление Госкомстата	№1	Данное постановление утверждает формы первичной документация для ведения учета по труду и заработной плате в организации
Трудовой кодекс	Статья 65	Данная статья регламентирует перечень документов, которые должны быть предоставлены при оформлении трудового договора между новым сотрудником и организацией
	Статья 67	Здесь дается описание возможных форм трудового соглашения заключаемого между обеими сторонами рабочего процесса
	Статья 68	Статья дает разъяснения по основным положениям процесса оформления приема на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения

 

Оформление сотрудника на работу в 1С

Приём сотрудника на работу в 1С

Приём на работу — первый шаг в процедуре оформления работника в программных продуктах 1С.

Поэтому отнестись к этому надо максимально серьезно — проверить точность и верность сведений о человеке. Т.к. эта информация будет лежать в основе всех расчётов и отчётов. Мы расскажем в этом материале как принять сотрудника на работу в ПП 1С.

Приём в 1С:Бухгалтерия 8
Алгоритм действий следующий:

1. Зайти в окно «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» — «Создать».

2. Табельный номер программа присвоит сама.

3. Заполнить «ФИО». Когда физ. лицо уже внесено в ПП 1С, то сервис предложит перенести автоматом имеющиеся сведения — жмем «Да, это тот, кто мне нужен». Но, когда вносят данные впервые, то нажать надо на «Нет, это другой человек».

4. Внести дополнительные сведения: пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, данные паспорта.

Чтобы добавить адрес, по которому человек прописан — кликаем «Заполнить» — откроется соответствующий раздел — заполнить его и нажать «ОК».

Обязательно обратите внимание на настройки учёта зарплаты.

5. «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройка зарплаты».

6. Заполнить даты выплаты аванса и заработной платы. Можно выбрать подходящие числа для аванса (т. е. установить коллективу один и тот же день, либо индивидуально каждому).

7. Если остановились на дифференцированном варианте, то в разделе возникнет строка, в которой следует выбрать вариант выплаты аванса (т. е. либо это будет фиксированная сумма, либо % от оклада).

8. Нажать «Принять на работу».

В процессе заполнения параметров, идет и формирование вычетов по НДФЛ — «Налог на доходы».

9. Активировать «Вычеты не предоставляются, ставка 13% (резидент)», подобрать необходимые вычеты и внести параметры.

10. Провести документ, закрыть окно — «ОК» — произойдет возврат в раздел «Приём сотрудника».

11. Если работник имеет инвалидность, то заполнить «Условия страхования».

12. Раздел «Учёт расходов» заполнить в случае, если оплата труда распределяется по разным счетам. При этом в настройках не надо указывать способ отражения в бухгалтерском учёте.

Если же работаем с одним счетом, то надо заполнить способ отражения (раздел «Настройки зарплаты»), при этом в опции «Учёт расходов» оставить «Авто».

Приём в 1С:Зарплата и управление персоналом 8
В данном ПП 1С алгоритм оформления работника такой:

1. Зайти в строки «Кадры» — «Сотрудники» — «Создать».

2. Табельный номер программа внесет сама.

3. Заполнить «ФИО». В том случае, если сведения о физ. лице были ранее внесены в базу 1С, то сервис предложит автоматически использовать эти данные — выбрать «Отмеченный человек тот, кто мне нужен». В противном случае нажать на «Нет, это другой человек».

4. Если появится необходимость указать группы, то можно заполнить — в какую из них входит работник.

5. Внести дополнительные данные: Дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, данные паспорта.

5. Принять на работу.

6. Заполнить вкладки, указать стаж. Некоторые поля появятся, как только будет проделана операция приёма.

7. Перейти в «Налог на доходы» и оформить вычеты.

8. Для расчета больничных отразить зарплату за два предшествующих года: «Зарплата» — «Справки для учета пособий».

9. В разделе «Выплаты, учёт затрат» определиться с подходящим вариантом выплаты зарплаты. Будьте внимательны в этом разделе. Ведь, к примеру, если указать, что зарплату работник будет получать «Через кассу», а при этом создать «Ведомость в банк», то этого конкретно работника ПП 1С не добавит.

10. Для того, чтобы применять в работе штатное расписание необходимо создать следующие настройки: «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания».

11. Отметить галочками «Ведётся штатное расписание» и «Ведётся история изменений штатного расписания».

Итак, мы постарались коротко и наглядно показать алгоритм самой распространенной операции в бухгалтерии и кадровой службе: прием на работу работника в ПП 1С.


При возникновении каких-либо вопросов, рекомендуем обратиться на горячую линию МастерСофт.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание! Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передумать и вернуться к бумажному формату он уже не может (письмо Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054).

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Закон о процедурах регистрации сотрудников и юридическое определение

Когда компания нанимает нового сотрудника, она юридически обязана обеспечить предоставление определенной информации об этих новых сотрудниках соответствующим государственным органам. Эта информация, предоставляемая сотрудниками, заполняющими специальные формы в первый день работы, используется для целей налогообложения и для подтверждения того, что они имеют законное право на работу в Соединенных Штатах.

Основными документами, необходимыми для регистрации служащего в правительстве, являются федеральная форма удержания налогов (W-4), формы удержания налогов штата и / или местных налогов и форма подтверждения права на трудоустройство (I-9).У компаний также могут быть специальные формы для уведомления о чрезвычайных ситуациях и другой важной информации. Содержание каждой формы, а также ее цель должны быть полностью объяснены каждому сотруднику.

Формы удержания налогов

«Как работодатель вы несете огромную фидуциарную ответственность по сбору и удержанию налогов с сотрудников практически с каждой выписанной вами зарплаты», — писал Боб Адамс в своем Adams Streetwise Small Business Start-Up . «На всей территории Соединенных Штатов вы должны удерживать соответствующую сумму в счет федерального подоходного налога и других налогов, связанных с доходами.Многие штаты и некоторые муниципалитеты также требуют уплаты подоходного или другого налога на прибыль «.

Краеугольным камнем федеральной системы сбора налогов является федеральная форма W-4. Эта форма, также известная как Свидетельство о удержании пособия сотрудника, предоставляет Налоговой службе информацию о статусе подачи и удержании надбавок для каждого сотрудника. После того, как новый сотрудник определил свой статус подачи документов и количество удерживаемых надбавок, работодатель использует таблицы IRS, чтобы определить, сколько федерального подоходного налога следует удерживать из заработной платы работника (работодатели должны понимать, что в соответствии с этим соглашением они, по сути, действуют как агенты налогового органа; удерживаемые деньги принадлежат налоговому органу, даже если владение формально не было передано).

Там, где это применимо, работодатели также должны удерживать государственные и местные подоходные налоги из зарплаты рабочих. В этом отношении у штатов и муниципалитетов кардинально разные договоренности; например, в некоторых штатах нет государственного подоходного налога, в то время как в других есть довольно высокие налоги. Работодатели, которые хотят не отставать от своих требований, если таковые имеются, в этой области должны обращаться в свои местные и государственные налоговые органы для получения информации о конкретных процедурах регистрации сотрудников и т. Д.

Право на участие сотрудников

Другой важной процедурой регистрации сотрудников, на которую следует обратить внимание владельцам малого бизнеса, является заполнение федеральной формы I-9.Этот документ заверяет Службу гражданства и иммиграции США (бывшая Служба иммиграции и натурализации США), что сотрудник имеет законное право работать в Америке. Форма I-9 заполняется как работником, так и работодателем. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт CIS по адресу http://uscis.gov/graphics/index.htm. СНГ является элементом Министерства внутренней безопасности.

БИБЛИОГРАФИЯ

Адамс, Боб. Адамс Streetwise для малого бизнеса: полное руководство по открытию и управлению бизнесом .Адамс Медиа, 1996.

Йозефович, Барбара. «Классификация работников и налоги на занятость». Налоговый консультант . Февраль 2001г.

Служба внутренних доходов США. «Дополнительный налоговый справочник работодателя». 2000.

Вайс, Дональд. Fair, Square & Legal: безопасный прием на работу, управление и увольнения . AMACOM, 1993.

Отдел счетов работодателей | Как и когда зарегистрироваться в качестве работодателя

ВЫДЕРЖКИ СО СКЛАДА КОВРОВЫХ РЕМНАНТОВ, INC.
ВЕРХОВНЫЙ СУД НЬЮ-ДЖЕРСИ
Аргументировано 11 марта 1991 г. — принято решение 6 августа 1999 г.

Тест A
«Конкретные факторы, указывающие на контроль, включают в себя, требуется ли работнику работать в установленные часы или рабочие места, имеет ли предприятие право контролировать детали и средства, с помощью которых предоставляются услуги, и должны ли услуги быть предоставлено лично ».

Тест B
«На наш взгляд, эта фраза относится только к тем местам, где у компании есть физический завод или где она является неотъемлемой частью своей деятельности.”

Тест C
«На наш взгляд, стандарт C обеспечивает наиболее тесную связь между обязанностью платить налоги и правом на получение льгот». Суд добавил: «Таким образом, если лицо, предоставляющее услуги, зависит от работодателя и после прекращения этих отношений пополнит ряды безработных, стандарт C не выполняется. И наоборот, стандарт C выполняется, когда у человека есть бизнес, торговля, занятие или профессия, которые явно будут продолжаться, несмотря на прекращение оспариваемых отношений.”

При определении необходимо принять во внимание для каждого оспариваемого лица:

1. Продолжительность и сила бизнеса или предприятия.
2. Количество клиентов и соответствующий объем бизнеса каждого клиента.
3. Количество сотрудников, если есть.
4. Объем инструментов, оборудования, транспортных средств и аналогичных ресурсов.
5. Сумма вознаграждения по оспариваемым отношениям по сравнению с вознаграждением, полученным от других клиентов.

In Gilchrist v. Div. нанимать. Sec., Выше, 48 N.J. Super. на 158 суд пришел к выводу, что требование о том, чтобы лицо обычно занималось независимо установленной торговлей, занятием, профессией или бизнесом, «требует предприятия, которое существует и может продолжать существовать независимо от конкретных служебных отношений. Предприятие должно быть стабильным и долгосрочным — таким, которое переживет прекращение отношений ». Обследование должно определить, может ли человек продолжать существовать независимо от оспариваемых отношений и независимо от них.

В отсутствие каких-либо доказательств того, что работник «обычно занимается независимо установленной торговлей, занятием, профессией или бизнесом», отношения будут классифицироваться как отношения работодателя и работника.

Решение апелляционного суда 1999 года по делу «Аладдин сервис корпорейшн против Министерства труда» подтверждает решение Комиссара по вопросам труда, согласно которому установщики ковров этого предприятия являются наемными работниками. Суд отметил, что это решение «полностью соответствует принципам, изложенным в Carpet Remnant Warehouse, Inc.против Министерства труда Нью-Джерси ». Решение Комиссара было основано на следующих неоспоримых фактах:

1. Во время слушания OAL не было представлено никаких доказательств того, что установщики имели деловые отношения с другими компаниями, кроме Aladdin.
2. Не было представлено никаких доказательств в форме налоговых деклараций C, которые указывали бы на то, что установщики получали доход от другой коммерческой деятельности.
3. Ничто в протоколе не указывает на то, что установщики использовали свои собственные канцелярские принадлежности.
4. Ничто в записи не указывает на то, что установщики рекламировали на желтых страницах или в профессиональных публикациях.
5. Не было представлено доказательств того, что установщики использовали свои собственные выписки по счетам.
6. Не было представлено доказательств того, что установщики использовали торговое наименование.
7. Не было представлено доказательств того, что у установщиков был рабочий номер телефона.
8. Не было представлено доказательств того, что установщики были зарегистрированы в качестве работодателя на уровне штата или на федеральном уровне.
9. Не было представлено доказательств того, что установщики арендовали или арендовали офисные помещения.
10. Не было представлено доказательств того, что установщики вложили значительные средства в независимый бизнес.

Что следует знать об обязательной регистрации работодателя

Привлечение сотрудников не делает вас официальным работодателем. Вам необходимо зарегистрировать учетные записи в IRS и в вашем штате, чтобы на законных основаниях стать работодателем.В противном случае вы нарушите трудовое законодательство, что может повлечь за собой серьезные штрафы. Убедитесь, что вы знаете требования к регистрации вашего работодателя, прежде чем нанимать сотрудников.

Регистрация работодателя

Вам необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя и получить несколько номеров счетов для налоговых целей. Храните номера счетов в надежном месте, чтобы не потерять их.

1. EIN

Если у вас есть сотрудники, вам необходимо иметь идентификационный номер работодателя (EIN).Вы должны подать заявление на получение EIN в IRS.

EIN — это тип идентификационного номера налогоплательщика, который помогает IRS идентифицировать ваш бизнес в налоговых декларациях. Это девятизначное число, которое работает аналогично номеру социального страхования. Вы должны указать EIN своей компании в таких документах, как форма W-2 и форма 941.

Эта регистрация бесплатна. Вы можете подать заявку на EIN онлайн, чтобы мгновенно получить свой регистрационный номер налогоплательщика. Или вы можете отправить по факсу или по почте форму SS-4 «Заявление на получение идентификационного номера работодателя» в IRS.Эти методы занимают больше времени, чем онлайн-регистрация, и вы можете не получить свой номер в течение нескольких недель.

Если у вас есть сотрудники и вы подаете заявление на получение EIN, вы должны указать, что вы будете получать федеральные налоговые платежи. Это автоматически зарегистрирует вас в EFTPS.

EFTPS — это электронная система федеральных налоговых платежей. Это бесплатная услуга, позволяющая уплачивать налоги на трудоустройство через Интернет или по телефону. Чтобы продолжить регистрацию в EFTPS, вам потребуются банковские реквизиты, а также ваше имя и адрес.Мы настоятельно рекомендуем вам зарегистрироваться в EFTPS, чтобы упростить некоторые из ваших обязанностей работодателя.

2. Налог SUTA

Как работодатель, вы обязаны платить налог штата по безработице (SUTA) за каждого своего работника. Плата по программе безработицы вашего штата гарантирует, что сотрудники будут получать пособие по безработице, если они станут безработными не по своей вине.

Ставки государственного налога по безработице различаются. Работодатели платят разные ставки в зависимости от таких факторов, как их отрасль, сколько бывших сотрудников получали пособие по безработице и как долго вы занимались бизнесом.

Ваше государство назначит вам ставку, когда вы станете работодателем. Ставка вашего нового работодателя изменится, когда вы наберетесь опыта.

Чтобы получить новую ставку работодателя, вы должны зарегистрировать налоговый счет SUTA. Процесс регистрации работодателя отличается от штата к штату, поэтому вам нужно будет проверить веб-сайты правительства своего штата для получения дополнительной информации.

Когда вы зарегистрируетесь в своем штате, вы получите номер счета работодателя, а также размер вашего взноса.Вы можете использовать свою учетную запись для отправки государственных форм, чтобы сообщить о своих налоговых обязательствах SUTA и произвести платежи.

В вашем штате налог по безработице может рассматриваться как нечто иное, чем SUTA. Другое популярное название налога на безработицу — Государственное страхование по безработице или SUI.

3. Отчетность о новом найме

Когда вы нанимаете сотрудника, вам необходимо сообщить о нем в новую программу отчетности вашего штата в течение определенного периода времени. Сообщение о новых приемах на работу является обязательным для государства. Как правило, вы должны сообщать о новых сотрудниках в течение 20 дней после приема на работу, но каждый штат устанавливает свои собственные требования.

Штаты используют информацию о новом найме для сбора алиментов, выявления мошенников, получающих страхование по безработице, и прекращения незаконной социальной помощи. Отсутствие сообщения о новом найме приведет к денежным или гражданским штрафам.

Чтобы сообщить о новых сотрудниках, вам необходимо сначала создать новую учетную запись для отчетов о найме. Вы можете сделать это, связавшись с вашим государством и зарегистрировав учетную запись. Для регистрации вам потребуется общая информация, такая как название вашей компании, идентификационный номер работодателя и адрес.Свяжитесь с вашим штатом для получения дополнительной информации.

Не знаете, где найти информацию о новом работодателе для конкретного штата? Используйте нашу страницу «Информация о новом работодателе по штатам для расчета заработной платы», чтобы начать работу.

4. Местный налог

В зависимости от местонахождения вашего предприятия вам может потребоваться взимать местные налоги с заработной платы сотрудников. Если вам необходимо собирать и перечислять местные налоги, вы должны зарегистрироваться для ведения местных и школьных налоговых счетов. Свяжитесь с вашим местным налоговым агентством для получения дополнительной информации.

5. Страхование компенсации работникам

В большинстве штатов вам необходимо зарегистрироваться для получения компенсационного страхования работникам, когда вы нанимаете своего первого работника.Страхование компенсации работникам предусматривает выплату заработной платы и медицинских пособий, если работники получили травмы на работе.

Некоторые штаты требуют, чтобы вы получали компенсацию рабочим через правительство своего штата. В других штатах вы можете выбрать, где получить страховку, например, у частных поставщиков. Свяжитесь с вашим штатом для получения дополнительной информации.

Готовы нанять своего первого сотрудника? Упростите свои обязанности, используя онлайн-программу Patriot для расчета заработной платы для малого бизнеса. Воспользуйтесь нашей бесплатной настройкой и поддержкой, чтобы начать расчет заработной платы с помощью нашего трехэтапного процесса.Получите бесплатную пробную версию сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

процедур регистрации сотрудников | Inc.com

Когда компания нанимает нового сотрудника, она юридически обязана обеспечить предоставление определенной информации об этих новых сотрудниках соответствующим государственным органам. Эта информация, предоставляемая сотрудниками, заполняющими специальные формы в первый день работы, используется для целей налогообложения и для подтверждения того, что они имеют законное право на работу в Соединенных Штатах.

Основными документами, необходимыми для регистрации сотрудника в правительстве, являются федеральная форма удержания налогов (W-4), формы удержания налогов штата и / или местного уровня и форма подтверждения права на трудоустройство (I-9). У компаний также могут быть специальные формы для уведомления о чрезвычайных ситуациях и другой важной информации. Содержание каждой формы, а также ее цель должны быть полностью объяснены каждому сотруднику.

Формы удержания налогов

«Как работодатель вы несете огромную фидуциарную ответственность по сбору и удержанию налогов с сотрудников практически на каждую выплачиваемую вами зарплату», — написал Боб Адамс в своем Adams Streetwise Small Business Start-Up .«На всей территории Соединенных Штатов вы должны удерживать соответствующую сумму в качестве федерального подоходного налога и других налогов, связанных с доходами. Многие штаты и некоторые муниципалитеты также требуют уплаты подоходного или другого налога на прибыль».

Краеугольным камнем федеральной системы сбора налогов является федеральная форма W-4. Эта форма, также известная как Свидетельство о удержании пособия сотрудника, предоставляет Налоговой службе информацию о статусе подачи и удержании надбавок для каждого сотрудника. После того, как новый сотрудник определил свой статус подачи документов и количество удерживаемых надбавок, работодатель использует таблицы IRS, чтобы определить, сколько федерального подоходного налога следует удерживать из заработной платы работника (работодатели должны понимать, что в соответствии с этим соглашением они, по сути, действуют как агенты налогового органа; удерживаемые деньги принадлежат налоговому органу, даже если владение формально не было передано).

Там, где это применимо, работодатели также должны удерживать государственные и местные подоходные налоги из зарплаты рабочих. В этом отношении у штатов и муниципалитетов кардинально разные договоренности; например, в некоторых штатах нет государственного подоходного налога, в то время как в других есть довольно высокие налоги. Работодатели, желающие своевременно выполнять свои требования в этой области, если таковые имеются, должны обращаться в свои местные и государственные налоговые органы для получения информации о конкретных процедурах регистрации сотрудников и т. Д.

Право на участие сотрудников

Другая основная процедура регистрации сотрудников Владельцам малого бизнеса следует обратить внимание на заполнение федеральной формы I-9.Этот документ заверяет Службу гражданства и иммиграции США (бывшая Служба иммиграции и натурализации США), что сотрудник имеет законное право работать в Америке. Форма I-9 заполняется как работником, так и работодателем. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт CIS по адресу http://uscis.gov/graphics/index.htm. СНГ является элементом Министерства внутренней безопасности.

БИБЛИОГРАФИЯ

Адамс, Боб. Адамс Streetwise для малого бизнеса: полное руководство по открытию и управлению бизнесом .Адамс Медиа, 1996.

Йозефович, Барбара. «Классификация работников и налоги на занятость». Налоговый консультант . Февраль 2001г.

Служба внутренних доходов США. «Дополнительный налоговый справочник работодателя». 2000.

Вайс, Дональд. Fair, Square & Legal: безопасный прием на работу, управление и увольнения . AMACOM, 1993.

для удаленных сотрудников | Apex Law Group

Можно сказать, что COVID-19 заставил нас изменить нашу повседневную жизнь, и то, как и где мы работаем, является одним из них.Что касается работодателей, продолжающаяся пандемия привела к увеличению использования удаленных сотрудников. Это означало, что им нужно было узнать больше об использовании SIP-линии для улучшения связи, предоставлении VPN для обеспечения безопасности своих ноутбуков и поиске способов соответствовать требованиям.

Обзор

Все больше сотрудников работают из дома, а иногда этот дом находится за пределами штата. Работодатели с удаленными сотрудниками в других штатах сталкиваются с различными нормативными требованиями к сотрудникам.Это сообщение в блоге предназначено для того, чтобы дать работодателям обзор соблюдения требований штатов, в которых находятся удаленные сотрудники. Этот блог предназначен только для ознакомления и никоим образом не является юридической консультацией. Настоятельно рекомендуется, чтобы работодатель связался с юрисконсультом, чтобы обсудить более тонкие детали соблюдения. Ниже приведены ресурсы, нацеленные на работодателей на Тихоокеанском Северо-Западе.

Шаги для соответствия

Как правило, соблюдение требований для удаленных сотрудников состоит из двух этапов: во-первых, вы должны зарегистрировать свой бизнес в штате, в котором находится сотрудник; во-вторых, вы должны зарегистрироваться в налоговом органе этого штата.

Предварительно следует отметить, что в большинстве юрисдикций США работодатель должен регистрироваться в качестве иностранного юридического лица только в том случае, если эта компания «ведет бизнес» в этом штате. Хотя не каждое деловое взаимодействие с государством будет считаться «ведением бизнеса», можно с уверенностью предположить, что наличие сотрудника в штате будет считаться. Проверьте статут каждого штата, чтобы определить, соответствует ли ваш бизнес категории «ведение бизнеса».

Во-первых, хотя требования к регистрации различаются от штата к штату, вам нужно будет отправить соответствующую форму и заплатить пошлину, чтобы зарегистрировать свой бизнес.

Регистрация иностранного юридического лица в основном может быть сделана онлайн и требует включения сертификационного документа, выданного вашему бизнесу в вашем штате, вместе с идентифицирующей информацией для вашего бизнеса (адрес, должностные лица, зарегистрированный агент и т. Д.). Все штаты требуют, чтобы у компании был зарегистрированный агент с физическим адресом в штате, где будет осуществляться процесс обслуживания. Если у вашей компании нет в штате кого-либо, кто бы взял на себя ответственность, зарегистрированный агент Northwest, наряду с множеством компаний, предложит адреса в штате в каждом U.Юрисдикция С. Регистрация, особенно по почте, иногда может занимать до нескольких недель. Планирование и предварительная регистрация имеют решающее значение.

Во-вторых, работодатели должны зарегистрировать свой бизнес в налоговых органах каждого штата. Предоставление вашей информации этим агентствам будет касаться государственных налогов, оплаты труда работников и т. Д.

Примечание. Компенсацию работника Калифорнии необходимо получить за пределами штата.

Требования каждого штата к регистрации в налоговых органах выходят за рамки этого сообщения в блоге.Чтобы избежать путаницы и обеспечить соблюдение требований, рекомендуется обращаться в налоговую инспекцию каждого штата.

Приведенная выше статья предназначена только для общих информационных целей и не должна рассматриваться как конкретная юридическая консультация. Эта статья или обращение к Apex никоим образом не формируют отношения между адвокатом и клиентом. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше, свяжитесь с Коулманом Скроггинсом по адресу [email protected].

Регистр служащих

Регистр служащих

Открыть тему с навигацией

Реестр сотрудников — это место, где вы храните всю важную информацию о ваши сотрудники, такие как имя, адрес, номера телефонов, должность и т. д.Кроме того, вы также можете зарегистрировать информацию о квалификации сотрудника, отсутствие, деятельность, документы, заметки и вставки фотографий ваших сотрудников.

У каждого сотрудника есть собственная карточка сотрудника. Эта карта состоит из двух компоненты: верхняя половина содержит общую информацию о сотруднике а нижний раздел состоит из различных вкладок с более подробной информацией. Чтобы зарегистрировать нового сотрудника, просто нажмите «Новый».

В верхней половине карточки сотрудника вы вводите такие данные, как идентификатор сотрудника, инициалы, имя, отчество. и фамилия. Если сотрудник связан с проектом, выберите соответствующий проект из раскрывающегося списка.

Если вы хотите вставить изображение сотрудника, используйте кнопку Click чтобы вставить кнопку изображения. Нажмите «Найти». изображение на открывшемся экране. (Картинка должна быть были сохранены локально на вашем компьютере, чтобы эта функция работала).

Вы можете выбрать должность сотрудника Название должности в поле «Должность». раскрывающийся список заголовков. Если название должности отсутствует в списке выбора, вы можете зарегистрировать его в реестре свойств, щелкнув правой кнопкой мыши в раскрывающемся списке и выбрав Изменить в реестре собственности.

Сотрудникам, уволившимся из компании, можно установить Неактивный положение дел. Сотрудники, которые были Неактивны в конце года, за который они вышли + еще год можно удалить.

Нажав на кнопку со стрелкой справа от Create активность вы можете настроить индивидуальные действия, где вы решите о содержании занятия и о том, какие модули шаблон деятельности должен быть доступным в.

Вверху карточки сотрудника вы найдете настройки кнопка. Нажав на эту кнопку, вы сможете зарегистрировать стандартное рабочее время сотрудника, обеденный перерыв и общее рабочее время в день.По умолчанию в регистр отсутствий заносятся данные об отсутствии полностью. рабочие дни, но если вы в основном регистрируете отсутствие по часам, вы можете включите это, установив флажок.

Если сотрудник также зарегистрирован как пользователь в программе, вы может связать пользователя и сотрудника через пользователя выпадающий список. Подробнее об этом читайте здесь.

Примечание! Если сотрудник должен быть включен в список как наш исх. в карточке «Продажи и выставление счетов» и «Управление контактами» выберите что сотрудник является службой поддержки клиентов агент.

Подробнее о добавлении информации во вкладках «Реестр сотрудников»:

Вкладка «Реестр сотрудников»: людские ресурсы

Вкладка «Регистр сотрудников

«: активность

Вкладка «Реестр сотрудников

«: документ

Вкладка «Реестр сотрудников

«: Проект

Подробнее о:

Поиск и фильтр в реестре сотрудников

Шаблоны действий

Версия 24.0. В документации могут быть ссылки на службы и / или функции, которые не включены в ваше решение. Если вы хотите получить дополнительную информацию по этому поводу, пожалуйста, свяжитесь с Мамутом.

© 2020 Mamut Software Ltd. Все права защищены. Мы оставляем за собой право вносить изменения в продукт. Mamut и логотип Mamut являются зарегистрированными товарными знаками Visma AS или дочерних компаний Visma AS. Все остальные товарные знаки являются зарегистрированными товарными знаками соответствующих компаний.

Управляющие сотрудники

Персонал вашей организации является одним из ее ключевых активов.Управление вашими сотрудниками имеет решающее значение не только для основной работы вашего бизнеса, но и для его постоянного успеха. Как работодатель в Содружестве наций у вас есть определенные обязанности и обязательства; ниже приведены ресурсы, которые помогут вам их понять.

Справочники для сотрудников

Хотя руководство для сотрудников не является обязательным по закону или нормативным актам, это один из наиболее важных инструментов коммуникации, которые вы можете предоставить своим сотрудникам о своем бизнесе. В хорошем, хорошо написанном справочнике описаны ваши юридические обязательства как работодателя и права ваших сотрудников.У Управления малого бизнеса США есть ряд хороших ресурсов по Справочникам для сотрудников, которые помогут вам начать работу, а также есть Шаблон Справочника для сотрудников.

Отчетность о новом найме

Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы работодатели предоставляли основную информацию о новых сотрудниках или о тех, кто был повторно принят на работу или вернулся на работу после перерыва в работе на 30 дней или более. Эта информация используется для выявления лиц, которые могут иметь задолженность по алиментам, или получателей пособия по безработице, которые не сообщают о доходах.Дополнительную информацию можно получить в Центре отчетности о новых наймах штата Кентукки или по телефону (800) 817-2262.

Подтверждение права на трудоустройство

Если вы нанимаете сотрудников, вы должны попросить их заполнить форму подтверждения права на трудоустройство (I-9). Форма I-9 используется для подтверждения того, что нанимаемые вами люди являются гражданами США или законными иностранцами, имеющими право работать в Соединенных Штатах. Работодатели должны проверять информацию, предоставленную новыми сотрудниками. Обратитесь к Справочнику для работодателей за дополнительной информацией об обязанностях работодателя I-9.Дополнительную информацию о подтверждении правомочности сотрудников можно получить в Службе гражданства и иммиграции США по телефону (800) 357-2099.

Сотрудники или независимые подрядчики

По мере роста вашего бизнеса вам может потребоваться нанять сотрудников. Другой вариант — заключить договор с другой компанией или физическим лицом (независимым подрядчиком) на выполнение за вас определенных задач. Первый важный шаг — определить, является ли человек, выполняющий для вас работу, сотрудником или независимым подрядчиком, поскольку ответ имеет как налоговые, так и другие последствия.У IRS есть дополнительная информация по этой теме, и она определит для вас, является ли работник сотрудником или независимым подрядчиком, если вы отправите форму SS-8.

Федеральные налоги и налоги с государственных служащих

Работодатели несут налоговые обязательства перед Налоговой службой и Налоговым управлением штата Кентукки. IRS предоставляет рекомендации по федеральным налогам на занятость. Федеральные налоговые обязательства работодателя включают налоги на социальное обеспечение / медицинскую помощь, налоги на безработицу и федеральный подоходный налог, удерживаемый из заработной платы сотрудников.Работодатели Кентукки обязаны удерживать подоходный налог штата с сотрудников. Департамент доходов предоставляет информацию об удерживаемом налоге штата или по телефону (502) 564-7287.

Страхование по безработице

Работодатели в штате должны зарегистрироваться в Управлении занятости и обучения (OET), чтобы открыть счет государственного страхования от безработицы.

Компенсация рабочим

Хотя есть несколько исключений, большинство работодателей в Кентукки должны предоставлять своим работникам компенсационное страхование.Кентукки не спонсирует государственную программу страхования. Таким образом, ответственность за страховку у частной страховой компании или самострахования лежит на работодателе. Дополнительную информацию см. В Департаменте требований работников штата Кентукки.

Обязательные плакаты

Министерство труда США предоставляет информацию о федеральных требованиях к плакатам.

Работодатели Кентукки обязаны вывешивать определенные плакаты на видном месте в месте ведения деятельности:

Обязательные государственные плакаты также можно найти в Кабинете труда Кентукки, Управлении занятости и обучения и Комиссии Кентукки по правам человека.

Безопасность и гигиена труда

Работодатели должны знать правила техники безопасности и гигиены труда, которые могут повлиять на их бизнес. Сюда входят такие вопросы, как уровень шума на рабочем месте, воздействие опасных или токсичных химикатов, производственные травмы и заболевания, а также требования к ведению учета и отчетности. Посетите Управление по безопасности и гигиене труда Кабинета министров штата Кентукки или позвоните по телефону (502) 564-3070 для получения дополнительной информации.

Работодатели, занимающиеся строительными или горнодобывающими работами

Работодатели, занимающиеся строительными работами или добычей полезных ископаемых, подготовкой или транспортировкой в ​​Кентукки, которые не вели бизнес в штате в течение как минимум пяти лет подряд, должны предоставить в Департамент труда Кентукки гарантийный залог в соответствии с пересмотренным статутом Кентукки. 337.200.

Закон об американцах с ограниченными возможностями

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) влияет практически на каждый бизнес в области практики найма и доступности бизнеса для общественности.