Что такое трудозатраты: трудозатраты, длительность, сроки / Хабр

трудозатраты, длительность, сроки / Хабр

Накопленный опыт взаимодействия с командами и смежными руководителями проектов все больше отражает печальную картину, что многие специалисты не понимают различие между рабочими, календарными и человеко-днями (часами). Попробую разобрать действительно простые понятия, в качестве достоверного источника для определений буду ссылаться на PMBoK.

Определения

• Работа (Activity) – составная часть проекта, выполняемая в ходе его реализации. Каждая работа обычно характеризуется ожидаемыми длительностью, затратами на ее выполнение и потребностями в ресурсах. Работа может быть разбита на отдельные задачи.

• Затраты на выполнение работы/задачи = Трудозатраты (Effort) – затраты, необходимые для выполнения работы или иного элемента проекта. Обычно выражается в человеко-часах, человеко-днях или человеко-неделях. Не следует путать трудоемкость работы с ее длительностью.

• Длительность (Duration) – число календарных единиц, требующихся для завершения работы или иного элемента проекта без учета выходных и других нерабочих дней. Обычно выражается в рабочих днях или неделях. Иногда ошибочно приравнивается к затратам времени (трудозатратам).

• Календарные сроки – сроки, устанавливаемые указанием на какой-либо период времени либо календарную дату. Необходимо четко разделять, что календарная неделя и трудозатраты человеко-неделя – разные понятия, их нельзя использовать как одинаковые временные рамки. Определение календарных сроков приведено из правового поля, PMBoK не дает определения календарным срокам и разнице между рабочими и календарными днями.

Просто о сложном на примере

Допустим, разработчику Васе необходимо написать приложение научного калькулятора для мобильного устройства (не будем вдаваться в подробности ОС, моделей и языков программирования). Помимо обычных функций сложения, умножения нужны еще функции степеней, извлечение корней и т.д. По оценке Васи ему необходимо 16 человеко-часов на написание такой функциональности.

Почему для оценки используется понятие человеко-часа? Человеко-час — единица учёта отработанного (или планируемого) времени, соответствует одному часу работы одного человека. К слову, обычно один человеко-день – это 8 человеко-часов, значит оценка Васи – 2 человеко-дня.

Вася понимает, что многие функции калькулятора не связаны между собой и их можно делать параллельно, если позвать кого-то на помощь, например, с такой же продуктивностью. Если мы разделим всю работу Васи поровну между ним и его помощником, то по длительности они смогут написать калькулятор за 1 рабочий день, а по трудозатратам потратят все те же 2 человеко-дня (16 человеко-часов).

Такой подход в PMBoK и других классических методологиях называется быстрым проходом (Fast Tracking) или распараллеливанием – для сокращения сроков работ / проекта можно на одни и те же трудозатраты привлекать дополнительное количество ресурсов. Трудозатраты остаются без изменений, длительность сокращается. В обратную сторону при сокращении количества доступных ресурсов, но том же объеме работ трудозатраты остаются неизменными, длительность вырастает.

Если вдруг у помощника возникнет другая срочная задача, и он сможет уделять только 50% своего времени на написание калькулятора, а перераспределять объем работ Вася и его помощник не захотят, то длительность работ снова станет 2 дня, трудозатраты останутся без изменений. Вася сделает свои 8 человеко-часов за 1 рабочий день, а помощник – свои 8 человеко-часов за 2 рабочих дня. Аналогично будет и при снижении доступной загрузки Васи до 50%, трудозатраты не изменятся, длительность будет 2 рабочих дня.

Быстрый проход является одним из основных методов сжатия длительности работ проекта. Сжатие (Crashing) – проведение мероприятий, направленных на сокращение общей длительности проекта на основе анализа нескольких альтернатив и выбора той из них, которая дает максимально возможное сжатие длительности проекта при заданной его стоимости.

При использовании инструментов снижения длительности работ никогда нельзя забывать о наличии зависимостей между работами и ключевыми вехами. Существуют задачи, которые невозможно выполнить до завершения предыдущих или наступления определенных событий. Зависимость работ (в PMBoK логическая зависимость) – взаимосвязь между двумя или несколькими работами в составе проекта или между работой и вехой. Существует 4 типа логических зависимостей:

• финиш-старт – начало последующей работы зависит от завершения предшествующей;

• финиш-финиш – завершение последующей работы зависит от завершения предшествующей;

• старт-старт – начало последующей работ зависит от начала предшествующей;

• старт-финиш – завершение последующей работы зависит от начала предшествующей.

Зачем все это знать

Отвечая на вопрос заинтересованных людей, зачем при оценках работ разделять трудозатраты и длительность, когда достаточно сказать «это можно сделать за 15 дней», напомню, что помимо команд, которые делают продукт, есть еще сидящие рядом менеджеры, которым нужно считать деньги, называть сроки и рисовать презентации с графиками (и это тоже полезная работа).

В настоящее время есть большая вариативность инструментов оценки будущей функциональности и много способов «сообщить» результат такой оценки. И даже если ваша команда сделает какую-то классную фичу всего за 15 дней, из такой оценки даже самому крутому и продвинутому менеджеру далеко не всегда будет понятно сколько денег и сроков нужно нарисовать на графике. Для единого понимания и прозрачного выстроенного процесса важно всегда синхронизироваться в понятиях, используемых при оценке. На мой взгляд, придумывать велосипед и изобретать свои системы счисления не стоит, да и вообще нет ничего лучше, чем использование классического и подтвержденного мировым опытом подхода по разделению трудозатрат, длительности и сроков на раздельные составляющие.

В противном случае при использовании способов оценки «наша команда сделает за 15 дней» всплывает известная задача про землекопов. Чтобы не сотрясать воздух, привожу «живой» пример от менеджера команды из недавних переписок:

Проблемы этого письма:

1. Менеджер команды путает календарные и человеко-месяцы, для справки: в одном квартале действительно 3 месяца, но в среднем это 63 рабочих дня, а никак не 90.

2. 90 человеко-дней – это уже 4,2 человеко-месяца, которые можно уместить в один квартал, если несколько ресурсов будут работать параллельно.

3. Полная неразбериха в трудозатратах и длительности и нулевая информативность оценки: сколько ресурсов и их процентная доступность, сложно рассчитывать бюджет.

И «на десерт» был план такой оценки:

Проблемы плана:

1. План не привязан к календарю (невозможно понять сроки старта и окончания работ, не учтены возможные сдвиги из-за календарных праздников и внезапных нерабочих дней).

2. Отсутствует разбиение блоков работ на атомарные работы для осуществления возможного сжатия проекта по длительности.

3. Отсутствуют зависимости между задачами и вехами работ также для осуществления возможного сжатия проекта по длительности.

4. Отсутствует информация о количестве ресурсов и их доступности.

5. И самое главное – длительность честно указана в человеко-днях (wtf !?).

В таком исполнении оценки и последующего плана оценка команды имеет нулевую ценность и информативность, невозможно корректно рассчитать бюджет проекта, его календарные сроки и ограничения, так как разные 90 дней по-разному влияют на бюджет и сроки. И это не занудство менеджера, которому больше нечем заняться, а грамотное проектное управления и планирование работ.

Модные понятия

Ни в коем случае не хочу накидывать на вентилятор в сторону Agile-команд, я их люблю и работаю с ними, но все-таки упомяну новомодное понятие, с которым приходится сталкиваться – командо-дни.

Если вдаваться в подробности происхождения, то это выдуманное понятие, аналогичное человеко-дням, только вместо человека целая команда. Вместе с этим вам несколько «НО»:

1. PMBoK, PRINCE2 и прочие взрослые методологии не вводят таких понятий, хотя давно уже дружат с Agile. Не потому, что методологии отсталые (ни в коем случае!), а потому что командо-дни – не унифицированная единица измерения.

2. Великий Google ничего не выдает толкового по запросам «командо-дни проекта», «командо-дни agile» и так далее. А Google знает все, ну или почти все.

3. Такая абстрактная единица подходит только для сугубо внутреннего использования команд или для оценок команд универсалов, где все делают всё и взаимозаменяемые. Как только у вас происходит функциональное разделение команды по ролям, а если еще присутствует разделение финансовых ставок по ролям, то командо-дни – это очень сложно конвертируемое оценочное измерение.

Вместо заключения

Качество поставляемых продуктов и услуг всегда зависит от базового фундамента и выстроенных процессов, которые способны обеспечить должный уровень удовлетворения конечного потребителя или пользователя. Уровень качества оценки отображает уровень зрелости процессов управления и планирования разрабатываемых продуктов, и этот уровень невозможно создать без понимания и применения базовых понятий.

Надеюсь, если ваши оценки длительности раньше были в человеко-днях, после прочтения вы сможете делать их корректнее и радовать своих менеджеров и спонсоров проекта.

Процедура норм трудозатрат

В этом случае для расчета нового тарифа продаж будет использована следующая формула:

Стоимость труда Определение

Какова стоимость труда?

Стоимость труда представляет собой сумму всей заработной платы, выплаченной работникам, а также стоимости пособий работникам и налогов на заработную плату, уплачиваемых работодателем. Затраты на оплату труда подразделяются на прямые и косвенные (накладные расходы). Прямые затраты включают в себя заработную плату работников, производящих продукт, в том числе рабочих на сборочной линии, тогда как косвенные затраты связаны с вспомогательным трудом, например, с работниками, обслуживающими заводское оборудование.

Ключевые выводы

• Затраты на оплату труда можно разделить на две основные категории: прямые (производственные) и косвенные (непроизводственные) затраты на оплату труда.
• Прямые затраты включают в себя заработную плату работников, производящих продукт, в том числе рабочих на сборочной линии, тогда как косвенные затраты связаны с вспомогательным трудом, например, работники, обслуживающие заводское оборудование.
• Если стоимость рабочей силы неправильно распределяется или оценивается, это может привести к отклонению цены товаров или услуг от их истинной стоимости и нанести ущерб прибыли.

Понимание стоимости труда

Когда производитель устанавливает продажную цену продукта, фирма учитывает затраты на рабочую силу, материалы и накладные расходы. Цена продажи должна включать в себя общие понесенные затраты; если какие-либо затраты не учитываются при расчете продажной цены, сумма прибыли оказывается ниже ожидаемой. Если спрос на продукт падает или если конкуренция вынуждает бизнес снижать цены, компания должна снизить стоимость рабочей силы, чтобы оставаться прибыльной. Для этого компания может сократить количество сотрудников, сократить производство, потребовать повышения производительности или уменьшить другие факторы, влияющие на стоимость производства.

Важно

В некоторых случаях стоимость рабочей силы может быть переложена непосредственно на потребителя. Например, в сфере гостеприимства часто поощряются чаевые, что позволяет предприятиям снизить стоимость рабочей силы.

Различия между прямыми и косвенными затратами на оплату труда

Предположим, что компания XYZ Furniture планирует цену продажи стульев для столовой. Прямые затраты на оплату труда – это те затраты, которые можно непосредственно отнести к производству. XYZ, например, платит рабочим за использование оборудования, которое распиливает древесину на определенные детали для сборки стульев, и эти расходы являются прямыми затратами. С другой стороны, у XYZ есть несколько сотрудников, которые обеспечивают безопасность фабрики и склада; эти затраты на оплату труда являются косвенными, поскольку их нельзя отнести к конкретному производственному акту.

Примеры постоянных и переменных затрат на оплату труда

Затраты на оплату труда также классифицируются как постоянные или переменные затраты. Например, стоимость рабочей силы для эксплуатации оборудования представляет собой переменную стоимость, которая зависит от уровня производства фирмы. Фирма может легко увеличивать или уменьшать переменные затраты на рабочую силу, увеличивая или уменьшая объем производства. Постоянные затраты на оплату труда могут включать установленную плату за долгосрочные контракты на обслуживание. У фирмы может быть контракт с внешним поставщиком на ремонт и техническое обслуживание оборудования, и это фиксированная стоимость.

Факторинг недооценки и переоценки

Поскольку косвенные затраты на оплату труда может быть трудно распределить на правильный продукт или услугу, XYZ Furniture может недораспределить затраты на оплату труда на один продукт и перераспределить затраты на оплату труда на другой. Такая ситуация называется занижением и завышением себестоимости и может привести к неправильной оценке продукта.

Предположим, например, что XYZ производит как стулья для столовой, так и деревянные каркасы кроватей, и что оба продукта несут затраты на рабочую силу для запуска оборудования, что в сумме составляет 20 000 долларов в месяц. Если XYZ выделяет слишком много из 20 000 долларов затрат на оплату труда на деревянные каркасы кроватей, слишком мало выделяется на стулья для столовой. Затраты на оплату труда для обоих продуктов неверны, и цены продажи двух товаров не будут отражать их истинную стоимость.

Стоимость труда и стоимость жизни

Хотя стоимость труда относится к сумме всей заработной платы, выплачиваемой работникам, ее не следует путать со стоимостью жизни. Стоимость жизни – это стоимость, необходимая для поддержания определенного уровня жизни потребителем в определенном географическом месте. Это включает в себя жилье, питание, транспорт, развлечения и т. Д. Эти ставки иногда могут быть намного выше, чем стоимость рабочей силы, особенно в крупных мегаполисах.

Определение и формула затрат на оплату труда

Для большинства предприятий самые большие расходы, которые они несут, — это затраты на оплату труда. И это, безусловно, верно для ресторанов и предприятий общественного питания.

Процент затрат на рабочую силу — чрезвычайно важный показатель, на который следует обратить внимание.

Это потому, что это говорит о способности вашего бизнеса эффективно превращать труд в прибыль. Чем лучше вы это сделаете, тем лучше вы будете выполнять свою работу. Чем лучше ваш бизнес, ну, ведение бизнеса. И тем лучше руководство и инвесторы думают о вашей компании.

Вот что такое стоимость рабочей силы и как ее рассчитать с помощью формулы стоимости рабочей силы.

Что такое стоимость рабочей силы?: Определение стоимости рабочей силы

Стоимость рабочей силы представляет собой сумму заработной платы, пособий и налогов с заработной платы, уплачиваемых всем работникам и за них. Он делится на две категории: прямые и косвенные затраты на оплату труда.

Прямые затраты на оплату труда – это заработная плата, выплачиваемая работникам, которые производят товары или услуги. Косвенные затраты на оплату труда – это затраты, которые облегчают это производство. Заработная плата рабочего, который обслуживает производственное оборудование, является хорошим примером косвенных затрат на оплату труда.

Сколько стоит рабочая сила

Стоимость рабочей силы варьируется в зависимости от отрасли. Но у него есть некоторые сходства, которые помогают предприятиям выяснить, сколько стоит рабочая сила.

Here’s what you have to factor in when calculating labor cost:

• Wages

• Payroll taxes

• Overtime

• Bonuses

• Health care

• Sick days

• Дни каникул

• Страхование

• Преимущества

• ПРИМЕР

• СПАСПОРТА

. приблизимся к выяснению, сколько стоит рабочая сила.


Средняя стоимость рабочей силы




В среднем затраты на оплату труда составляют около 68% годовой заработной платы работника. Вот почему вы можете получить достойную оценку стоимости труда сотрудника, умножив его общую зарплату на 0,68. Вознаграждения работникам часто составляют почти 30% от общих затрат на оплату труда.


Но, как ни странно, рестораны бывают разные.


Затраты на оплату труда в ресторане




Затраты на оплату труда в ресторане являются одной из основных статей расходов при управлении рестораном наряду с накладными расходами. Сумма, которую ресторан тратит на оплату труда, влияет на многие вещи. Одним из наиболее важных является их себестоимость, которая является показателем владения, и инвесторы смотрят на него, чтобы оценить финансовое состояние ресторана.


Затраты на рабочую силу в ресторанах трудно поддерживать на низком уровне, и они не снижаются. 60% респондентов опроса менеджеров ресторанов, проведенного 7Shifts, заявили, что их затраты на рабочую силу выросли в 2019 году.. А с ростом стоимости жизни и увеличением минимальной заработной платы для сотрудников, получающих чаевые, на горизонте? Затраты на оплату труда в 2021 году и далее должны увеличиться.


Это означает, что обязанности менеджера ресторана и бара в будущем всегда будут связаны с ростом затрат на оплату труда. А использование исторических данных о продажах из программного обеспечения для управления барами, такого как BinWise, — это то, как компании используют данные прогнозирования для сокращения рабочего времени (и затрат).


Средняя стоимость труда в ресторане




Стоимость рабочей силы ресторана обычно составляет от 30 до 35% от общего дохода ресторана. И большинство ресторанов берут от 20 до 30% стоимости рабочей силы. Добиться желаемой стоимости труда непросто.


Остальными операционными расходами ресторана являются расходы на питание (включая вашу программу напитков) и арендная плата/накладные расходы.


Является ли рабочая сила фиксированной стоимостью?




О, если бы это было так просто. Но труд может быть фиксированной стоимостью или переменной стоимостью.


Постоянные затраты нет варьируются в зависимости от продаж. Подумайте о страховании бизнеса или аренде. Переменные затраты до варьируются в зависимости от объема продаж. Подумайте о стоимости еды, стоимости спиртных напитков или COGS.


Постоянные затраты на оплату труда — это труд, который вы будете платить независимо от того, какой доход вы получаете. Ваша команда по уборке, в комплекте с периодической чисткой вытяжек ресторана и всем остальным. Скелет команды вам нужно, чтобы открыть место. И так далее.


Переменные затраты на рабочую силу — это дополнительные серверы, которые вам нужны для напряженной пятничной обеденной смены. Или дополнительный повар, который тебе нужен из-за этой большой частной вечеринки.


Как рассчитать стоимость рабочей силы: Формула стоимости рабочей силы


Существует два основных способа расчета стоимости рабочей силы. Вы можете сделать это в процентах от продаж или в процентах от общих эксплуатационных расходов.


Формула расчета стоимости труда в процентах




Вот формула расчета процента затрат на оплату труда в процентах от объема продаж: формула процента стоимости рабочей силы для расчета стоимости рабочей силы в процентах от общих эксплуатационных расходов:


Процент затрат на оплату труда = (Общие затраты на оплату труда / Общие эксплуатационные расходы) x 100


Теперь давайте посмотрим, как использовать формулы.


Как рассчитать стоимость рабочей силы в процентах от продаж




Чтобы рассчитать стоимость рабочей силы в процентах от продаж, сначала подсчитайте общую стоимость рабочей силы в вашем ресторане. Это все деньги, потраченные на прямые и косвенные затраты на оплату труда за любой период времени, который вы измеряете.


Затем извлеките общий доход вашего ресторана из программного обеспечения POS, ресторана или бара. Это ваш итог. Все ваши доходы до вычета налогов и вычетов.


Разделите стоимость рабочей силы на годовой доход и умножьте на 100. Это число будет процентом стоимости рабочей силы вашего ресторана от продаж.


Представьте себе ресторан с годовой стоимостью рабочей силы 84 000 долларов. Теперь предположим, что общий доход от продаж за год составил 800 000 долларов.


Процент затрат на оплату труда = (84000 / 800000) x 100

Процент затрат на оплату труда = 10,5


10,5% от общего объема продаж? Вау, это довольно низко.


Как рассчитать процент затрат на оплату труда от общих эксплуатационных расходов




Вы также можете рассчитать процент затрат на оплату труда от общих эксплуатационных расходов.


Во-первых, вы, как и раньше, определите стоимость рабочей силы вашего ресторана.


Затем подсчитайте общие эксплуатационные расходы. Сюда входит выручка, но учитываются все затраты на продукты питания, напитки, арендную плату, накладные расходы и маркетинг.


Разделите затраты на оплату труда на общие эксплуатационные расходы и умножьте на 100. Это число представляет собой процент затрат на оплату труда в вашем ресторане от общих эксплуатационных расходов.


Возьмем общую стоимость рабочей силы в размере 7000 долларов в месяц. И допустим, общие эксплуатационные расходы составляют 12 000 долларов в месяц.


Процент затрат на оплату труда = (7000 / 12000) x 100

Процент затрат на оплату труда = 58,3


58,3% от общих эксплуатационных расходов? Вау, это довольно высоко.


Калькулятор стоимости рабочей силы




Мы порылись в Интернете, чтобы найти три самых надежных калькулятора стоимости рабочей силы.


Взгляните сюда:


Omni Calculator


TSheets


Вышеупомянутые калькуляторы полезны при расчете общих затрат на рабочую силу. Но что, если вам нужно рассчитать стоимость рабочей силы в процентах от продаж или операционных затрат? Просто используйте приведенные выше формулы и калькулятор на своем компьютере. Вы также должны инвестировать в хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы отслеживать будущее.


Стоимость труда в процентах по отраслям




Вот интересный взгляд на затраты на рабочую силу по отраслям с 2018 по 2019 год. Цифры, представленные ниже, не являются фактическим процентом затрат на рабочую силу в каждой отрасли. Это рейтинг того, какая отрасль имеет самый высокий процент изменения стоимости рабочей силы по сравнению с прошлым годом. Хотя набор данных ограничен, он дает полезное представление о долгосрочных тенденциях затрат на рабочую силу на отраслевом уровне. Все данные из Бюро трудовой статистики США .


Промышленность	Процентное изменение
Автоперевозки местные	18,4
Курьеры и посыльные	13,2
Почтовая служба	11,4
Аренда и лизинг грузовиков, прицепов и жилых автодомов	10,4
Специализированные грузовые перевозки	10,2
Автоперевозки междугородние	9,8
Водоснабжение и канализация	8. 1
Медицина и диагностика	6,9
Туристические услуги	6,4
Издатели газет	5,9
Кабельное и абонентское программирование	5,4
Производство и поставка электроэнергии	5,2
Парки развлечений и игровые автоматы	4,6
Бухгалтерский учет	4,5
Радио- и телевещание	4,4
Рестораны и другие места общественного питания	3,9
Воздушный транспорт	3,5
Инженерные услуги	3,4
Услуги химчистки и прачечной	3,4
Распределение природного газа	3,2
Складирование и хранение	2,6
Носители проводной связи	2. 1
Коммерческие банковские услуги	0,8
Ремонт и техническое обслуживание автомобилей	0,8
Операторы беспроводной связи	-0,05
Издатели программного обеспечения	-1,1
Линейные железные дороги	-1,9
Игорный бизнес	-5,3
Периодические издания	-6,7

‍

Интересно, что в пяти отраслях стоимость рабочей силы сократилась из-за того, что почасовая оплата труда росла медленнее, чем производительность. Это последние пять отраслей с отрицательными числами.


Как снизить затраты на рабочую силу в ресторане




Очевидно, что компаниям следует снизить затраты на рабочую силу. При условии, что удовлетворенность сотрудников или качество жизни не принесены в жертву.


Вот несколько проверенных способов, с помощью которых предприятия могут уменьшить постоянно растущую стоимость рабочей силы:


• Будьте бдительны в отношении часов работы каждого сотрудника, чтобы выявлять ненужные сверхурочные. В некоторых штатах действуют особенно дорогие законы о сверхурочной работе, требующие двойной оплаты за часы, отработанные свыше 40 часов. 
• Платите сотрудникам по расписанию, а не по графику. Эти 5, 10 или 15 минут складываются.
• Предлагайте неденежные бонусы, чтобы сократить количество пропущенных смен. Причина, по которой пропущенные смены снижают затраты на рабочую силу, заключается в том, что они вынуждают другого работника (того, кто заменит отсутствующую смену) работать сверхурочно.
• В той же очереди переходят сотрудники. Если официант может прыгнуть за барную стойку, чтобы приготовить напитки, когда зовет обслуживающий бармен, вам может не понадобиться добавлять дополнительную заработную плату.
• Просматривайте исторические данные о продажах и трафике и сокращайте часы работы в обычно медленные ночи. Это легко сделать с помощью программного обеспечения для инвентаризации бара, такого как BinWise Pro.
• Попробуйте совместить отпуск и больничный в одном ведре ВОМ. Если вы предоставляете две недели оплачиваемого отпуска и две недели отпуска по болезни, попробуйте совместить три недели того и другого.
• Поддерживайте эффективность работы всех своих сотрудников с помощью контрольных списков. Вот бесплатный контрольный список открытия и закрытия бара и контрольный список обязанностей бармена.
• Организуйте постоянное обучение для оптимизации производительности сотрудников. Имейте обновленное руководство по обучению персонала бара и руководство по СОП бара. Чем выше производительность сотрудников, тем ниже становится стоимость вашей рабочей силы. Это один из самых простых способов сократить расходы в ресторанах.