Для чего нужен приходно кассовый ордер: Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) \ КонсультантПлюс

определение, правила заполнения и пошаговая инструкция — OKOCRM

Нельзя просто положить деньги от продажи или сделки в кассу и забыть. Это надо зафиксировать с помощью приходно-кассового ордера, иначе можно получить штраф. Показываю на примерах что такое приходный кассовый ордер, когда он нужен и как заполнять.

Определение ПКО

Приходный кассовый ордер или ПКО — это бухгалтерский документ, подтверждающий поступление налички в кассу. Заплатил оптовик — делаем ПКО, партнёр вернул деньги — тоже фиксируем с помощью ПКО.

ПКО нужен только тогда, когда фирма обязана вести бухучёт. Например, ИП не обязаны вести бухучёт, а значит и выписывать ПКО не надо. Юрлица обязаны вести бухучёт, фиксировать все движения наличных средств. А значит организациям придётся оформлять ПКО по каждому поводу.

Приходный кассовый ордер — это документ, который создают на каждый чек, выданный покупателю. А можно по-другому: чтобы не делать документ на каждый чек, сделать его один раз в день — на отчёт о закрытии смены.

ПКО нужен в разных случаях:

• когда принимаем оплату от клиентов или закрываем смену
• когда взяли деньги из кассы и часть вернули обратно
• когда контрагенты вернули долг
• когда клиент разбил товар и оплатил его
• когда клиент внёс предоплату

Все деньги, которые отдают бухгалтеру или кассиру, он фиксирует в ПКО

Допустим, сотрудник взял из кассы 45 000 ₽, чтобы купить новый принтер в офис. И купил принтер за 37 000 ₽. Остаток — 8000 ₽, он должен положить в кассу. Для этого бухгалтер делает ПКО и вносит туда сумму — 8000 ₽. Сотрудник с документом и деньгами идёт к кассиру.

Контролируйте выручку в OkoCRM

В OkoCRM легко следить за финансами: фиксировать оплаты, наличный и безналичный расчёт клиентов, и даже расходы

Подробнее про OkoCRM

Правила оформления приходно–кассового ордера

Есть установленная форма — КО-1. Она состоит из ордера и квитанции. Форму можно заполнять в бумажном или электронном виде. Но для этого нужна электронная подпись — не только кассира, но и того, кто принёс деньги.

Кассир или бухгалтер заполняет документ, оба его подписывают. Ордер оставляют в фирме — для отчётности. Квитанцию отдают клиенту или тому человеку, который принёс деньги.

! Бланк КО-1

! Образец КО-1

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Шаблон документа можно распечатать и заполнять вручную, это не запрещено. Можно сразу набирать текст в Word, распечатывать и подписывать. Разбираю по шагам как заполнять приходный кассовый ордер.

Заполнение основных полей

Сначала заполняем левую часть документа:

1. В шапке пишем название компании, указываем номер документа и дату
2. Теперь в полях «Дебет» и «Кредит» ставим проводки операций
3. Указываем сумму
4. Пишем от кого взяли деньги в разделе «Принято от»
5. Указываем основание — как получили деньги, ещё раз пишем сумму, но уже прописью
6. Указываем, есть ли НДС
7. Пишем какой документ подтверждает приход денег

Дальше бухгалтер и кассир ставят свои подписи.

Вот пример, как правильно заполнить приходный кассовый ордер.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

Здесь ничего сложного — просто переносим информацию из ордера:

• название компании
• дату и номер документа
• сумму, НДС
• кто и на каком основании отдаёт деньги
• документ, который подтверждает приход

В общем, здесь нужно вписать всё кроме проводок.

В квитанции тоже нужны подписи бухгалтера и кассира.

OkoCRM заполнит ваши документы

OkoCRM умеет заполнять шаблоны. Она автоматом поставит проводки, внесёт суммы, основание, НДС. Останется только распечатать и подписать документ.

Подробнее про OkoCRM

Печать на приходном кассовом ордере

Бывает, штамп ставят по старым правилам — на разрыве, чтобы одна часть была на ордере, а вторая — на квитанции. Это неправильно. Сейчас печать нужно ставить только на второй части — на квитанции. Там, где стоит надпись «М.П.»

Вот как оформить приходный кассовый ордер правильно — поставить печать в нужном месте.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Вот как заполнять ПКО, когда деньги принесли в кассу по разным причинам.

ПКО по выручке за день.

ПКО по возврату суммы, которую взяли из кассы.

Вот как сделать приходный кассовый ордер по вкладу в уставной капитал.

Проводки в приходном кассовом ордере

В табличной части документа нужно вписать проводку — цифры, которые показывают, кто и зачем принёс деньги. Например, если покупатель расплатился наличкой, в колонку «Дебет» пишем 50, а в колонку «Корреспондирующий счёт» — 62. Спойлер: в колонке «Дебет» всегда будет 50, а вот вторая цифра меняется.

Вот шпаргалка, чтобы всегда ставить правильные проводки.

Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер

Если ПКО нет или они оформлены неправильно, компанию могут оштрафовать (ст. 15.1 КоАП РФ). Если найдут нарушения:

• юрлицу могут выписать штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽
• руководителю или бухгалтеру — от 4000 ₽ до 5000 ₽

Компания обязана хранить ПКО 5 лет. То есть в 2023 году в архиве должны лежать документы за 2018 год. Иначе накажут.

Часто задаваемые вопросы

Отвечу на 3 самых распространённых вопроса, которые касаются ПКО.

Когда применяется приходный кассовый ордер?

Его используют всегда, когда принимают деньги в кассу. Не только, когда клиент оплатит товар или услугу наличными. Даже если брали деньги из кассы, а потом вернули. Или поставщик заплатил неустойку, или внесли вклад в уставной капитал. Любой приход надо фиксировать с помощью ПКО.

Что если неправильно заполнить ПКО?

За ошибки в заполнении документа можно получить штраф. Поэтому идеальный вариант — ничего не исправлять, а сделать новый ордер. Если это невозможно, не нужно исправлять документ. Лучше сделать бухгалтерскую справку.

Зачем нужен ПКО?

Приходный кассовый ордер, как и расходный, используют, чтобы отразить движение денежных средств. ПКО и РКО — как две половинки одного целого. ПКО показывает, что деньги положили в кассу, РКО — что их оттуда взяли. Это помогает контролировать, как деньги появляются и куда деваются из кассы. Это удобно компании — чтобы следить за финансами. И конечно, это удобно налоговой — чтобы тоже следить за финансами компании. =)

Подытожим

1. Приходный кассовый ордер показывает кто и зачем принёс деньги в кассу. Например, покупатель оплатил заказ или контрагент отдал долг
   
2. Документ складывается из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер или кассир заполняет их, затем подписывает. Ставит печать на квитанции, отдаёт тому, кто принёс деньги. К ордеру прикрепляет подтверждающий документ: чек, договор. И оставляет документ в архиве фирмы
3. В ПКО вносят название компании, дату и номер документа, сумму, НДС. Указывают кто, зачем и на основании какого документа принёс деньги. А ещё пишут проводки — они зависят от причины поступления денег
4. Если неправильно заполнять документ или просто забить — налоговики выпишут штраф. Юрлицам — 40000–50000 ₽. Бухгалтеру чуть поменьше — 4000–5000 ₽

Управляйте бизнесом в OkoCRM

Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.

Подробнее

Расходный кассовый ордер (основание) — Documentation

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации. Форма применяется для оформления выдачи денег из кассы как при ручной, так и при автоматизированной обработке учетно-отчетной документации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, регистрируется в журнале приходных и расходных кассовых документов. Расходный кассовый ордер подписывают главный бухгалтер или лица, им уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордер, кассир обязан проверить наличие подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордере приложений. После совершения операции, ордер подписывается кассиром, а приложенные к нему документы погашаются штампом или прописью «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Что такое денежные поступления? Объяснение на примере кассовых чеков и преимущества

Кассовый чек — это документ, удостоверяющий получение денег из внешнего источника, такого как должник, банк или третье лицо. Если вы получаете наличные деньги или их эквивалент в транзакции, кассовый чек является распечатанным подтверждением этой суммы. Денежные чеки выдаются покупателям в оригинале, а вторая копия хранится у продавца в качестве записи. Если вы продаете что-то за наличные, вам понадобится кассовый чек, распечатанное или письменное объяснение того, сколько вы получили от покупателя. Читайте дальше, чтобы узнать все важные подробности о кассовом чеке и формате кассового чека, а также о его преимуществах и примерах в бизнес-транзакциях.

Когда продавец принимает денежные средства или их эквивалент из внешнего источника, например банка, клиента или инвестора, поставщик создает кассовый чек. Эквиваленты денежных средств — это ликвидные активы, т. е. активы, которые можно легко превратить в денежные средства и найти в балансе предприятия.

В большинстве случаев наличность признается, когда сальдо дебиторской задолженности клиента снижается из-за операции продажи в кредит, в результате которой образовался непогашенный остаток. Его также можно рассматривать как сбор денег, который увеличивает баланс денежных средств и эквивалентов денежных средств компании.  

Для выполнения таких задач, как управление инвесторами, запасами, дебиторами, клиентами и т. д., бизнес-субъект (малый или крупный) в значительной степени зависит от наличных денег. Чтобы проверить и показать реальную картину фирмы, жизненно важно вести кассовый учет. Поступления и платежи являются двумя основными компонентами кассовой операции в бизнесе.

Денежные поступления — это поступления от банков, дебиторов и т. д. Предприятия создают официальные документы, называемые кассовыми приходами, для записи каждой полученной наличности. Мошенничество и другие мошенничества становятся более вероятными, когда наличные деньги являются ключевым способом транзакций в бизнесе. Поэтому крайне важно вести учет в виде кассовых чеков. Компании имеют свои собственные правила, касающиеся денежных поступлений. Некоторым людям нравятся подробные записи, в то время как другие предпочитают сводки своих транзакций.

Увеличивайте или дебетуйте свой остаток наличности при оформлении кассовых чеков. Денежные чеки помогают в записи суммы денег, причитающихся (остаток дебиторской задолженности) от продажи. Как продавец, вы несете ответственность за регистрацию кассового чека для любых продаж, совершенных вами наличными. Продажа за наличные включает следующие способы оплаты:

• Наличные
• Чек
• Покупки в кредит магазина

Журнал приходных кассовых ордеров — это место для отслеживания всех операций с наличными. Если у вас есть журнал продаж или бухгалтерская книга кредиторской задолженности, введите туда кассовую операцию.

Денежный чек имеет следующие характеристики:

• Чеки используются в качестве подтверждения получения наличных по разным причинам.
• Кассовый чек является юридически обязывающим документом.
• Мы создаем кассовые чеки для отслеживания средств и предотвращения отклонений и других незаконных присвоений.
• Если компания использует кассовые чеки для записи операций с наличностью, любую кражу наличных денег или незаконное присвоение можно легко выявить.

На кассовом чеке печатается следующая информация:  

• Дата получения, а также наименование организации-получателя
• Предварительно напечатанный уникальный серийный номер
• Имя плательщика и название бизнеса/компании плательщика
• Причина получения наличных, например, для продажи или кредита, с подробностями (это необходимо для отслеживания кассовых записей)
• Подпись получателя, указывающая, что уполномоченное лицо получает наличные.
• Будь то наличные, онлайн-перевод или чек, способ оплаты должен быть указан в кассовом чеке.

Читайте также: Разные кредиторы. Значение и пример

Пример кассового чека капюшон. Аптекарь продает лекарства с расчетом на получение денег в момент совершения сделки. Химик не предлагает кредит своим клиентам. Продажа отражается как немедленное получение денежных средств. В книге учета: дебет счета кассы, кредит счета продаж.

В этом примере аптека продает лекарства покупателям в соответствии с их потребностями в обмен на оплату наличными от покупателя, после чего аптека выдает покупателю кассовый чек.

Пример 2

• Компания ABC & Co. продала г-ну X товары на сумму 10 000 рупий. Г-н X не произвел немедленную оплату товаров. Обещали оплатить через 2 месяца. Компания ABC & Co. отметила продажи г-ну X в своих записях и отметила г-на X как должника.
• Через 2 месяца руководитель ABC & Co обратился к г-ну X с просьбой внести 10000 рупий в счет ожидающего счета наличными. Он предъявил счет-фактуру/счет г-ну Х. 
• После проверки счета г-н X подтверждает ожидающий платеж в размере 10 000 рупий и выдает квитанцию ​​об оплате наличными.
• Г-н X подписывает квитанцию ​​и получает ее от руководителя, который пришел, чтобы получить платеж от имени ABC & Co. Квитанция о получении денежных средств также выдается руководителем в качестве подтверждения погашения долга г-на X.

В этом примере ABC & Co не будет регистрировать квитанцию ​​​​сразу после продажи товаров. Вместо этого они будут сообщать о сделке продажи в отчете о прибылях и убытках и отражать остаток дебиторской задолженности в балансовом отчете, который должен быть погашен через 60 дней (в бухгалтерских книгах: дебетовать счет дебиторской задолженности, кредитовать счет продаж).

Квитанция будет выдана только после получения фактического платежа наличными или чеком. Остаток непогашенной дебиторской задолженности будет уменьшен, а остаток денежных средств в этом случае будет увеличен (в бухгалтерских книгах: дебетовать счет денежных средств, кредитовать счет дебиторской задолженности).

Что такое приход в бухгалтерии?

С этими новыми знаниями пришло время узнать о значении кассового чека в бухгалтерском учете. Вы можете учитывать денежные поступления в своих бизнес-книгах, выполнив следующие действия:

1. Покупка за наличные

Первое, что нужно сделать, – совершить продажу за наличные, прежде чем вы сможете сообщать о денежных поступлениях. Не забудьте сохранить все чеки, если вы продаете что-то за наличные. Товарные чеки служат документом о том, что продажа была совершена и что оплата была получена. Как правило, квитанции о продажах должны включать такую ​​информацию, как имя и контактная информация покупателя, а также разбивку того, что было продано и по какой цене (если применимо).

Вы должны включить номер чека в товарный чек, если вы принимаете чек в качестве оплаты. Деловые квитанции должны записываться/храниться, чтобы ваши книги были максимально точными (например, картотечные шкафы или компьютеры).

2. Ведение кассового чека записей

В журнале кассовых чеков вы должны вести хронологический учет всех своих кассовых поступлений и платежей. Каждая кассовая операция должна регистрироваться в журнале приходно-кассовых ордеров с использованием кассовых чеков. Взимаемый налог с продаж не должен регистрироваться в журнале кассовых поступлений. Вы должны внести эту информацию в журнал продаж.

3. Внесение записи о продажах

Продажи за наличные должны регистрироваться по кредиту в вашем журнале продаж и по дебету в кассовом журнале. Важно отметить, что записи будут отличаться, если вы предоставите магазинный кредит или если ваши клиенты будут платить комбинацией кредита и наличных денег.

Процесс получения наличных

Процесс получения наличных должен быть на месте для точного ведения ваших счетов. С помощью этого метода вы сможете отслеживать общие денежные поступления, избегать ошибок в бухгалтерском учете и надлежащим образом регистрировать транзакции.

Например, ваш процесс получения денежных средств должен выглядеть следующим образом:

• Сортировка и систематизация коммерческих квитанций
• Запись суммы наличными и чеками.
• Отслеживание дополнительных поступлений денежных средств (если применимо)
• Внесение денежных вкладов

Клиент может отправить вам чек или оплату наличными в какой-то момент в будущем. Для записи этой информации вам потребуется создать отдельную запись в журнале. Необходимо отслеживать влияние этих платежей на выставление счетов покупателям и кредит магазина.

Преимущества кассового чека

Кассовый чек имеет следующие преимущества:

• Он служит доказательством покупки и подтверждает право собственности на товар.
• Кассовые квитанции являются юридически обязательными документами.
• С кассовым чеком проще отслеживать полученные или сделанные платежи по хозяйственным операциям.
• В случае обмена или возврата кассовый чек полезен для покупателя.
• Когда поставщику приходится иметь дело с претензиями клиентов по гарантии на продукт, это может быть выгодно.
• Ваучеры для оплаты наличными можно использовать для отслеживания отклонений при их выдаче.
• В случае каких-либо нарушений, плательщик может быть легко отслежен по реквизитам, указанным в кассовом чеке.
• Когда выдается кассовый чек, эмитент должен вести точный учет, снижая вероятность кражи или незаконного присвоения.
• Все предприятия ведут кассовые чеки в качестве одной из основных записей.
• Денежный чек упрощает отслеживание бизнес-операций и определение остатка дебиторской или кредиторской задолженности.
• Деятельность компании ограничена бюджетом, который часто используется в деловом мире. В результате использования фактических денежных поступлений и денежных выплат к менеджерам, которые перерасходуют капитал, предъявляются более строгие требования. Поскольку фактические остатки денежных средств распределяются между отделами, бюджет обычно не оставляет места для излишков.
• Денежные поступления и выплаты могут использоваться для повышения прибыльности за счет усиления контроля над получением и выплатами денежных средств.
• В любой момент кассовые чеки можно использовать для проверки суммы наличных денег в бизнесе.
• Кроме того, кассовый чек имеет большое значение, поскольку одной из основных причин проведения аудита является отсутствие документов (например, кассовых чеков), подтверждающих совершение транзакции.

Таким образом, наличие кассовых чеков и их правильное оформление снизит риск проведения аудита. Бухгалтерские записи являются неполными и потенциально рискованными без денежных поступлений.

Читайте также: 3 золотых правила бухгалтерского учета, объясненные на лучших примерах

Заключение

Сегодня большинство предприятий используют современное бухгалтерское программное обеспечение, которое позволяет как генерировать кассовые чеки, так и отслеживать продажи в кредит. Таким образом, они будут точно знать, какие счета были оплачены, а какие еще ожидаются. Ваучер кассового чека не иллюстрирует различия между доходами и капитальными затратами. Безналичные операции также не учитываются. Положение наличных денег можно легко отследить с помощью кассовых чеков, будь то квитанции или платежи. Денежные поступления варьируются от одной организации к другой с точки зрения формата. Чем проще отследить и проследить, тем четче и недвусмысленнее будет формат. Мы надеемся, что благодаря этой статье вы поняли актуальность денежных поступлений для хозяйствующего субъекта. Разработайте и поддерживайте свой кассовый чек с помощью 9Приложение 0203 Biz Analyst . Это также помогает обеспечить рост бизнеса, осуществлять ввод данных и анализ продаж, а также отправлять напоминания об оплате.

Отказ от ответственности:
Информация, продукты и услуги, представленные на этом веб-сайте, предоставляются на условиях «как есть» и «по мере доступности» без каких-либо гарантий или заявлений, явных или подразумеваемых. Блоги Khatabook предназначены исключительно для образовательного обсуждения финансовых продуктов и услуг. Khatabook не дает гарантий, что сервис будет соответствовать вашим требованиям или что он будет бесперебойным, своевременным и безопасным, а ошибки, если таковые имеются, будут исправлены. Материалы и информация, содержащиеся здесь, предназначены только для общих информационных целей. Проконсультируйтесь со специалистом, прежде чем полагаться на информацию для принятия каких-либо юридических, финансовых или деловых решений. Используйте эту информацию строго на свой страх и риск. Khatabook не несет ответственности за любую ложную, неточную или неполную информацию, представленную на сайте. Несмотря на то, что прилагаются все усилия для обеспечения актуальности, актуальности и точности информации, содержащейся на этом веб-сайте, Khatabook не дает никаких гарантий относительно полноты, надежности, точности, пригодности или доступности в отношении веб-сайта или информации, продуктов, услуг или связанных с ними материалов. графические изображения, содержащиеся на веб-сайте, для любых целей. Khatabook не несет ответственности за временную недоступность веб-сайта из-за каких-либо технических проблем или по другим причинам, не зависящим от нее, а также за любые убытки или ущерб, понесенные в результате использования или доступа к этому веб-сайту или невозможности использования или доступа к этому веб-сайту. что угодно.

Инструкции по получению наличных | Внутренний аудит

1.	Политика и процедуры, касающиеся работы с наличностью, должны быть изложены в письменной форме. Политика описывает, что нужно сделать. Процедура описывает, как это должно быть сделано.
2.	Все ведомственные депозиты университетских денег должны быть сделаны в Казначействе UND отделение. Их следует доставить в защищенный почтовый ящик, расположенный в Твэмли. Зал почты (комната 107).
3.	Денежные квитанции должны быть сданы в целости и сохранности без промедления. Деньги не должны удерживаться из депозита для совершения покупок или создания фонда обмена.
4.	Для тех отделов, которые часто получают деньги, депозиты должны вноситься ежедневно.
5.	Для тех отделов, которые нечасто получают деньги, депозиты должны быть сделаны в не реже одного раза в неделю или когда поступления превышают 500 долларов США, в зависимости от того, что наступит раньше.
6.	Чеки должны быть ограничительно индоссированы сразу после получения. одобрение следует читать следующим образом: Только для депозита Bank of North Dakota University of North Dakota «Название вашего отдела»
7.	Все чеки, полученные подразделениями университета, должны быть выплачены университету. Северной Дакоты. Они не должны быть выплачены отделу.
8.	Записи кассовых квитанций должны вестись и готовиться немедленно для всех денежных средств. полученный. Для квитанций, отпускаемых без рецепта, следует использовать предварительно пронумерованные квитанции или кассовые аппараты. использоваться. Для почтовых квитанций либо предварительно пронумерованные квитанции, либо кассовые аппараты, либо почтовые журналы, либо должно быть сделано сохранение извещений о денежном переводе. Частота и размер отдела почтовые квитанции должны определять, какой метод использовать.
9.	Предварительно пронумерованные квитанции: Следует использовать предварительно пронумерованные квитанции, состоящие из двух частей. Для внебиржевых квитанций плательщик должен получить оригинал квитанции, а копия должна оставаться в квитанционной книге. Чеки не должны нумероваться вручную. Их следует приобретать уже пронумерованными. Если квитанцию ​​необходимо аннулировать, обе части квитанции должны оставаться в квитанционная книга. Обе части должны быть помечены как «недействительные».
10.	Кассовые аппараты: Чтобы гарантировать точную регистрацию продажи, покупатель должен либо получить лента кассового чека или иметь возможность видеть дисплей. Если сделка признана недействительной, следует немедленно подготовить квитанцию ​​о недействительности. Либо оригинал должен быть записан номер сделки купли-продажи или оригинал кассового чека лента должна быть прикреплена к пустому шликеру. Уведомление о недействительности должно быть подписано работником. проверены руководителем и должны быть сохранены. Если продажа должна быть возмещена, необходимо немедленно подготовить квитанцию ​​о возврате. Или должен быть записан исходный номер сделки купли-продажи или исходный кассовый аппарат чековая лента должна быть приложена. Квитанция о возврате должна содержать имя человека. (распечатанный и подписанный), адрес и номер телефона. Квитанция о возврате должна быть подписана работником и проверены руководителем и должны быть сохранены. Если касса имеет обучающий режим, доступ к ней должен иметь только супервайзер клавиша режима тренировки. После проведения обучающей операции кассовый аппарат квитанция должна быть подписана руководителем и должна быть приложена к депозиту в этот день отчет. Ключ (клавиша «z») или код доступа для очистки кассы должен быть ограничен существенное количество лиц.
11.	Все депозиты, отправляемые в отдел казначейства UND, должны регистрироваться на электронном бланк ведомственного депозита. Департамент должен сохранить копию формы. Электронный форма доступна на веб-сайте финансового отдела.
12.	Денежные короткие и длинные позиции должны регистрироваться в главной бухгалтерской книге Университета. Разница между зарегистрированными продажами и суммой подсчитанных денежных средств должны отражаться как кассовые короткие или длинные. О любой крупной нехватке наличности следует немедленно сообщать в отдел внутренних Аудит.
13.	В идеале обязанности по регистрации поступления денег, подготовке депозита и сверка депозитной квитанции с депозитными записями должна выполняться отдельными лица. Однако, когда это нецелесообразно из-за ограниченных кадровых ресурсов, для некоторое разделение обязанностей, физическое лицо, отличное от того, кто подготовил депозит должен сверить депозитную квитанцию ​​​​с копией депозитной формы отдела и исходные кассовые квитанции. Согласитель должен подписать и поставить дату либо депозитная форма или депозитная квитанция.
14.	Депозиты должны готовиться и сверяться постоянными работниками.
15.	Должны быть надлежащие физические средства (т. е. сейф, запираемый картотечный шкаф или запертый ящик), предназначенный для сохранности денег до сдачи на хранение.
16.	Денежные средства, подлежащие депонированию, не должны отправляться в отдел казначейства UND через внутрикампусный почта.
17.	Безопасные комбинации и ключи от касс или файлов должны быть ограничены количество лиц.
18.	Безопасные комбинации следует менять не реже одного раза в два года или каждый раз, когда кто-либо знает, что комбинация прекращает работу.
19.	Если нужны мелкие деньги или сдача, следует подготовить ваучер. Должно быть закодированы либо на счет 101001 (мелкая наличность), либо на счет 102001 (наличность в кассе). Это должны быть отправлены в отдел внутреннего аудита для первоначального утверждения.
20.	Кассовые фонды отделов, мелкие денежные средства или товарные чеки не должны использоваться для обналичивать личные или зарплатные чеки сотрудников.
21.	Кредитные карты (в соответствии с политикой отдела финансов и операций): Данные держателя карты включают основной номер счета (PAN) для кредитной карты. Только сохранение первых шести и/или последних четырех цифр номера держателя карты не квалифицируется как PAN. Сохранение любых дополнительных цифр квалифицируется как сохранение PAN/данные владельца карты. Все документы, содержащие данные держателя карты, должны быть в закрытый шкаф с ограниченным доступом. Если документы, содержащие данные держателя карты, добавлены или удалены из запертого шкафа, должен вестись журнал, документирующий активность. Рекомендуется, если данные о держателях карт сохраняются, всего за 90 дней. Все данные о держателях карт должны быть уничтожены путем поперечного измельчения. это неприемлемо перезаписывать, редактировать или скрывать информацию о держателе карты. Данные о держателях карт нельзя хранить в электронных файлах, таких как электронные таблицы, текстовые документы, отсканированные изображения, файлы PDF или другие электронные файлы. Если код подтверждения карты (CVV) получен, его нельзя никогда  сохранять в течение какого-либо периода времени, и он должен быть немедленно уничтожен путем поперечного измельчения. после обработки транзакции. Нет хранения данных магнитной полосы, CVV, PIN, или другая подобная информация разрешена. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт 2019 © Все права защищены.