Госзакупки с чего начать работу пошаговая инструкция: как участвовать в тендерах начинающему в пошаговой инструкции по 44-ФЗ для чайников

Как настроить эцп для госзакупок в 2020 и 2021 году

Электронный документооборот получает все больше распространение. При этом каждый значимый документ должен быть подтвержден электронной подписью. Но прежде чем ее использовать, ее нужно настроить на своем рабочем компьютере.

Зачем нужно настраивать ЭЦП

Чтобы начать полноценную работу на сайте госзакупок и участвовать в электронных торгах, нужно установить и настроить ЭП на рабочем компьютере. Для использования ЭЦП нам нужны токен и средство электронной подписи. Токен напоминает обычную USB-флешку. На нем могут содержаться несколько ЭП.

Электронная подпись для госзакупок представляет собой зашифрованную информацию об ответственности владельца за содержание документа и заменяет подпись и печать организации. Оформление ЭЦП для ИП для госзакупок точно такое же, как и для юрлиц.

Приобрести ЭП можно в специализированных удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством связи и массовых коммуникаций.

Пошаговая инструкция настройки ЭЦП для госзакупок

Средство электронной подписи — это программное обеспечение, которое создает, проверяет ЭП, шифрует и дешифрует информацию. Самая популярная программа — КриптоПро. Эта программа является платной.

После установки КриптоПро на компьютер можно начать настраивать ЭЦП для госзаказа. Этот процесс состоит из 11 этапов.

1. Сначала нужно проверить правильность работы КриптоПро. Для этого в панели управления компьютера нужно найти криптограмму. Щелкнув по ее иконке правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства». В открывшемся окне выбрать вкладку «Общие».

2. Далее необходимо проверить настройки токена. Для этого должен быть установлен нужный драйвер. Скачать его можно на сайте произодителя: Рутокен, eToken или jaCarta. После этого откройте приложение токена и выберите «О программе».

3. Следующим шагом устанавливаем сертификаты электронных подписей. Для этого в КриптоПро переходим во вкладку «Сервис», нажимаем на кнопку «Скопировать контейнер».

Чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно выполнить генерацию ключей ЭЦП для госзакупок, инструкция и программа которой есть на сайте казначейства.

4. В открывшейся вкладке выбираем пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере».

5. В окне «Имя ключевого контейнера» нажимаем «Обзор…», выбираем имя нужного контейнера и считыватель. Проверив полученную информацию, подтверждаем с помощью кнопки «ОК».

6. В «Сертификаты в контейнере закрытого ключа» ничего изменять не нужно, просто нажимаем «Далее».

7. Появится форма, в которой можно проверить данные пользователя, срок действия ЭП и ее серийный номер. Далее нажимаем «Свойства».

8. В открывшемся окне нужно установить новый с помощью кнопки «Установить сертификат».

9. В «Мастере импорта сертификатов» нужно ознакомиться с информацией и с помощью кнопки «Далее» продолжить настройку.

10. Откроется окно, в котором нужно выбрать пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище».

При нажатии «Обзор…» в выпадающем списке выбираем «Личное», нажимаем «ОК».

11. В «Мастере импорта сертификатов» нажимаем «Готово».

Установка завершена, и можно использовать ЭЦП на сайтах госзакупок.

Госзакупки для новичков: как начать?

О системе госзакупок слышали, наверное, все, но до сих пор многие бизнесмены относятся к ней с настороженностью. В большинстве случаев это связано с недостаточной информированностью. На самом деле все, что нужно для участия в госзакупках — зарегистрироваться в ЕИС и найти подходящие торги.

Госзакупки — не только прибыль, но и престиж

Крупные и мелкие компании, индивидуальные предприниматели и даже физические лица могут стать участниками госзакупок. Зачем это нужно поставщикам?

Во-первых, это, конечно же, дополнительный источник прибыли.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

А, во-вторых, исполненный надлежащим образом государственный контракт как нельзя лучше подтвердит надежность компании и ее положительную репутацию.

Основные понятия

Компании, которые только планируют участвовать в закупках, очень часто «плавают» в терминах и нередко отождествляют такие понятия, как тендеры, закупки, конкурсы, аукционы и другие. Однако это не совсем верно.

Тендер или закупка – это процедура выбора поставщика товара (услуги) либо исполнителя работы на конкурентной основе. Выбор осуществляется по предложениям участников, которые они делают в соответствии с заранее оговоренными заказчиком условиями. Главные принципы тендера — соревновательный характер, справедливость и эффективность.

Государственными закупками (госзакупками) называют тендеры, которые проводятся для обеспечения нужд федеральных и муниципальных органов власти. Они проводятся в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ.

Кроме того, определенные юридические лица, например, государственные корпорации, субъекты естественных монополий, хозяйственные общества, в том числе дочерние, с государственным участием в размере более 50%, а также некоторые другие организации, обязаны производить закупки в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ. Эти закупки тоже причисляют к разряду государственных, а также иногда называют корпоративными закупками.

Наряду с этими видами, существуют и коммерческие закупки — это тендеры, организованные всеми прочими компаниями, не попадающими под действие указанных законов.

Как узнать о тендере? Все закупки в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ публикуются в открытой Единой информационной системе (ЕИС). Кроме того, для удобства поставщиков существуют сервисы поиска тендеров, например, Контур.Закупки.

Что такое конкурс и аукцион?

Конкурс и электронный аукцион – это наиболее популярные процедуры проведения закупок. В рамках госзаказа существует еще запрос котировок и запрос предложений. Закон четко определяет, в каких случаях государственные заказчики обязаны применять те или иные способы закупки. Заказчикам по закону № 223-ФЗ предоставляется гораздо большая свободы выбора.

Помимо конкурентных видов закупок, существует способ закупки у единственного поставщика. Возможности его применения строго регламентированы упомянутыми выше законами, поскольку этот способ влечет коррупционные риски.

Электронный аукцион представляет собой процедуру, в ходе которой с каждым новым предложением участника цена снижается. Таким образом, из допущенных к процедуре поставщиков побеждает тот, кто предложит наименьшую цену.

Электронный аукцион проводится оператором — Электронной торговой площадкой (ЭТП). Чтобы получить доступ к аукциону, нужно заранее получить аккредитацию на той площадке, где он проводится. Для этого нужно собрать определенный комплект документов и получить электронную подпись в одном из Удостоверяющих центров. Подробности о порядке аккредитации можно найти на сайтах площадок.

Для того чтобы участвовать в конкурсе, нужно подготовить комплект документов в соответствии с требованиями заказчика и в установленный срок направить свою заявку. Конкурс может проводиться в «бумажной» или в электронной форме — это определяется в закупочной документации. В первом случае заявки подаются в запечатанных конвертах, а во втором – в электронном виде. Кроме того, в рамках одного конкурса заявки могут приниматься как в конвертах, так и в электронном формате. Вскрытие конвертов с заявками и открытие доступа к электронным заявкам происходит одновременно. После этого конкурсная комиссия оценивает поступившие заявки и выбирает победителя. В отличие от аукциона, победителем конкурса становится участник, предложивший не самую низкую цену, а лучшие условия по совокупности критериев, указанных в закупочной документации. Кроме цены, это могут быть, например, опыт, репутация, гарантия на поставленный товар и другие критерии.

В заключение отметим, что участие в закупках лучше планировать заблаговременно. Как показывает практика, в среднем пакет документов на участие в процедуре формируется в течение 20 дней. А вот срок, отведенный для подачи участниками заявок, зачастую бывает меньше. Чтобы избежать таких несостыковок, следует заранее подготовиться. Можно изучить документацию нескольких интересующих закупок — это позволит сделать примерный вывод о том, какие документы потребуются от поставщика. Кроме того, целесообразно разработать план мероприятий, которые необходимо провести для участия компании в закупках, установить сроки их проведения, а также круг ответственных лиц.

Процесс закупок | Руководство по управлению закупками на 2021 год

Закупки на бумажных носителях имеют каскадный эффект на чистую прибыль организации. Неэффективность ручного управления обходится организациям в огромные деньги из-за длинных циклов покупки, пропущенных скидок и споров по транзакциям. Пытаться ускорить процессы закупок с помощью устаревших инструментов, таких как электронные таблицы и электронные письма, все равно, что пытаться запустить микроволновую печь из стали и кремня.

Чтобы воспользоваться скидками на раннюю покупку и оплату, организациям необходимо отказаться от практики закупок каменного века и принять технологические решения. Современные инструменты закупок могут в одночасье превратить мучительно медленную стратегию закупок до мирового класса.

Если ваш процесс закупок по-прежнему основан на использовании древних инструментов, пришло время серьезного преобразования технологии. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое закупки?

Закупки относятся к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии средств, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками. Закупки могут быть прямыми, косвенными, реактивными или упреждающими.

В чем разница между косвенными и прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые и косвенные закупки и закупки услуг являются дочерними предприятиями всеобъемлющего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и т. Д.Если глубже взглянуть на разницу между этими процессами и понять, что они составляют, заинтересованным сторонам будет легче принимать соответствующие меры для удовлетворения потребности.

Что такое процесс закупок?

Это серия процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на покупку и утверждения счета. Хотя мы используем «закупки» как синонимы, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупка — это всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупка описывает действия, связанные с их получением. Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из трех составляющих: процесс, люди и документы.

Список правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров / услуг. Контрольные точки / шаги увеличиваются с увеличением сложности покупки.

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок. Они заботятся о запуске или авторизации каждого этапа процесса. Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документации, задействованным на каждом этапе процесса закупок, которые собираются и хранятся для справочных целей и для целей аудита.

Каков процесс закупки?

Для обеспечения справедливости, прозрачности и эффективности процесса управления закупками ключевым моментом является хорошее понимание процесса закупок.Хотя процессы закупок в организациях отличаются друг от друга, приведенная ниже блок-схема суммирует важные этапы процесса закупок.

Этапы процесса закупок

Каждый процесс управления закупками включает в себя несколько элементов, в том числе определение требований, исследование поставщика, анализ стоимости, создание запроса на закупку, этап проверки, преобразование в заказ на закупку, администрирование контракта, мониторинг / оценка полученного заказа, трехстороннее согласование, выполнение платежа, и ведение документации.Это важные этапы в процессе закупки:

Шаг 0: требуется признание

Этап признания потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план закупок товаров и услуг своевременно и по разумной цене.

Шаг 1. Заявка на покупку

Заявка на закупку — это письменные или электронные документы, созданные внутренними пользователями / клиентами, которые обращаются за помощью к группе закупок для удовлетворения существующей потребности.Он содержит ключевую информацию, необходимую для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2. Проверка заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на закупку и перекрестной проверки наличия бюджета. На этапе проверки функциональные менеджеры или руководители отделов просматривают пакет заявки и дважды проверяют, действительно ли существует потребность в запрошенных товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Утвержденные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Все это можно сделать с помощью простой программы заказа на поставку

Шаг 3: процесс запроса

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа по закупкам разработает индивидуальный план закупок и наметит соответствующий процесс запроса предложений.Объем этого индивидуального плана привлечения предложений зависит в конечном итоге от сложности требования.

После утверждения бюджета группа по закупкам направляет поставщикам несколько запросов предложений (RFQ) с намерением получить и сравнить предложения для составления окончательного списка идеального поставщика.

Шаг 4: Оценка и контракт

После официального закрытия процесса подачи заявок группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит расценки поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующей потребности.

После выбора поставщика согласование и подписание контракта завершаются, а затем заказ на поставку пересылается поставщику.Юридически обязательный контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5: Управление заказами

Поставщик доставляет обещанные товары / услуги в оговоренные сроки. После их получения покупатель изучает заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

На этом этапе три документа по заказам на закупку, упаковочные листы (которые поступают вместе с заказом) и счета-фактуры поставщика выстраиваются в линию и согласовываются для выявления расхождений и обеспечения точности транзакции.Расхождения следует устранять после их обнаружения.

Шаг 6. Утверждение счетов и споры

После завершения трехстороннего сопоставления счет-фактура утверждается и направляется на обработку платежей в зависимости от организационных норм.

Шаг 7: ведение записей

После процесса оплаты покупатели делают запись о ней для бухгалтерского учета и аудита.Все соответствующие документы, начиная с заявок на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся в централизованном месте.

Почему следует автоматизировать процесс управления закупками?

Надежное программное обеспечение для закупок может упростить загроможденный процесс закупок и сделать его прозрачным.Информация не теряется, и заинтересованные стороны могут вовремя поднимать, утверждать или отклонять вопросы. Оптимизированный процесс закупок позволяет лучше контролировать каждый этап жизненного цикла закупок.

Кроме того, эффективное программное обеспечение для автоматизации закупок:

• Минимизирует хаос , создаваемый бумажной работой
• Сокращает жизненный цикл закупок
• Снижает зависимость от человека вмешательство и ошибки
• Снижает рабочую нагрузку всех заинтересованных сторон
• Обеспечивает точность процесса и единообразие
• Добавляет прозрачность в поток процесса
• Придерживается заранее определенного цикла закупок

Выбор программного обеспечения для автоматизированного управления закупками вместо того, чтобы полагаться на электронные письма и таблицы Excel, ускорит процесс закупок, обеспечит точность, повысит эффективность и сэкономит время и ресурсы.

Сводка

Облачные инструменты автоматизации закупок, такие как Kissflow, подходят как для малого и среднего бизнеса, так и для предприятий. Облако закупок Kissflow позволяет организациям создавать динамический процесс управления закупками, который дает им тактическое преимущество.

Организации могут решать проблемы закупок, с которыми они сталкиваются, с помощью устаревших инструментов закупок. Современные инструменты электронных закупок способны мгновенно упорядочить процесс закупок.Kissflow предлагает инструменты и ресурсы, необходимые каждому бизнесу для автоматизации сквозных закупок и масштабирования их вверх или вниз в соответствии с потребностями бизнеса.

Ищете программное обеспечение, которое усиливает процесс закупок и сводит к минимуму вероятность мошенничества и ошибок? Прочтите это прямое сравнение популярных инструментов закупок на рынке.

Руководство для начинающих по циклу закупок от Public Spend Forum

Spend Matters приветствует этот гостевой пост с Public Spend Forum, нашего дочернего сайта.

Закупки — это не тема для дома, но, тем не менее, это повсеместный процесс в деловом мире. Давайте разберемся с концепцией, чтобы сделать ее более доступной.

На первый взгляд, закупка может показаться непонятной; закулисный процесс может быть головокружительным. Несмотря на то, что на добывающей кости много мяса, его можно разбить и легче понять, рассекая куски, составляющие процесс. Понимаете, закупки — это не просто какая-то фундаментальная идея или методология, и это также не то, что можно сделать в одночасье.Это динамический процесс, который может принимать любые формы. Этому способствуют отдельные лица или организации, которые играют роль в его работе, а также факторы, которые объединяются и взаимодействуют друг с другом на всех этапах.

Найдите лучшую технологию закупок и поставщика для своей компании. Попробуйте новое «Руководство покупателя, посвященное закупочной технологии», состоящее из 5 шагов.

Сегодня мы собираемся представить основные темы цикла закупок, в том числе:

• Разница между закупкой и заготовкой
• Обзор цикла закупок
• Этапы цикла закупки

Закупки в двух словах

Итак, в попытке разрушить барьеры для закупок, это может помочь прояснить, что это такое.Это гибрид «покупки» и «обеспечения безопасности».

Во многих случаях товары покупаются для нужд компании, но это также может рассматриваться как обеспечение прав или интеллектуальной собственности. В то время как IP, например, напрямую не дает бизнесу ресурса для повседневного использования, он становится активом, который в конечном итоге можно монетизировать или повысить оценку закупочного бизнеса.

Мы уже упоминали об этом, но закупки — это не то, что происходит за один присест.С ним связан сложный процесс, и он ведет себя как машина с несколькими движущимися частями. В попытке заставить все части работать в унисон и упростить получение необходимых ресурсов, цикл обычно имеет общую циклическую структуру.

Понимание цикла закупок

Хотя не существует какого-либо определенного способа создания этого цикла, многие стили, внедренные компаниями, содержат по крайней мере несколько основных принципов, которые помогают заложить основу для эффективного метода.Не существует единого стандартизированного цикла закупок, который каждый раз полностью разбивал бы процесс поэтапно.

Каждый раз, когда используется цикл, к нему следует подходить с определенной степенью непредвзятости и приспособляемости, умением кататься при ударах. Закупки имеют много аспектов, и «как» часто может варьироваться в зависимости от конкретного случая.

Изображение предоставлено blueoceanacademy.com

Демистификация процесса закупок

На приведенной выше иллюстрации первым шагом в этом случае является планирование закупок.Это общий термин, который может охватывать множество подэтапов. Планирование также можно описать другими способами: подготовка, вопрос, признание или требование.

Каким бы ни был обозначен первый шаг, он обычно требует, чтобы бизнес подготовился к закупочной охоте на местном или внутреннем уровне, прежде чем инициировать контакт с соответствующими подрядчиками или поставщиками услуги или продукта.

Планирование закупок

Шаг первый — определение проблемы, пробела или недостающей части, которые потребовали бы от организации внешнего взгляда для решения этой проблемы.Может быть проведено первоначальное исследование или обзор, чтобы убедиться, что возможности или элемента не существует в компании; Если разрыв подтверждается, необходимо учесть множество соображений, прежде чем переходить к этапу закупок.

Например, каков характер требуемого предмета или решения? Это то, что нужно другим организациям, что сделало бы его коммерчески доступным? Или это что-то особенное для организационного процесса или элемента (например, уникальный компонент для индивидуализированной производственной линии).Какие компании продают эти товары и где их найти? Эти типы вопросов помогут организации понять, что они покупают и как они собираются это покупать, как часть плана закупок, который определяет стратегию сбора предложений и их оценки.

Определение требования

Вторым этапом жизненного цикла закупок является определение требований, когда заказчик, технический эксперт и конечный пользователь собираются вместе для совместной работы над документом, который точно описывает, что необходимо и почему.По крайней мере теоретически. Многие эксперты по закупкам считают этап определения требований одним из наиболее важных этапов цикла закупок, но он не всегда выполняется при сотрудничестве всех сторон.

По сути, результатом этого шага является документ «что покупать» (часто называемый техническим заданием), который поставщики получают в приглашении и на основании которого они предлагают свой продукт или услугу. Плохо определенное требование приведет к предложениям и решениям, которые не решают основную проблему или потребности клиентов, что в конечном итоге приводит к потере большого количества времени и усилий со стороны отдела закупок и к результатам закупок, которые не добавляют ценности для организации.

Тендеры

Следующим шагом, согласно нашей иллюстрации, является тендер, также называемый запросом предложений или поиском поставщиков. Непосредственно перед этим этапом группа по закупкам собрала документ с требованиями в запрос, который включает условия, графики поставок и инструкции для оферентов, желающих сделать предложение (среди прочего).

Именно на этом этапе потенциальные подрядчики будут рассматривать, анализировать и отвечать на тендер организации с ценой или предложением (в зависимости от того, что будет принято в процессе планирования закупок).В тендерах есть что-то вроде искусства; он требует калибровки эффективности затрат и времени, а также обеспечения оптимального удовлетворения потребностей в рамках ограничений внутренней политики и процедур организации. Универсального подхода никогда не бывает, и он почти всегда продиктован потребностями клиента, характеристиками товара и культурой закупок в организации.

Оценка и отбор

После того, как разумные варианты найдены, начинается этап оценки и отбора.Этот этап очень похож на сценарий поиска работы, когда компания А ищет нового сотрудника и начинает поиск вероятных кандидатов. Есть описание вакансии, и те, кто заинтересован, могут подать заявку в надежде, что их резюме будет достаточно продемонстрировано, чтобы оправдать их прием на работу.

Неплохая аналогия для закупок. Приглашение содержит все критерии, которые потенциальный оферент должен учитывать и соблюдать, чтобы его можно было рассмотреть на предмет присуждения контракта. Обычно приглашение включает метод оценки, чтобы оференты понимали, что наиболее важно для закупочной организации, а также инструкции о том, как оферент должен структурировать свое решение.Отсутствие этой информации приведет к тому, что специалисты по закупкам получат любые предложения, и не упростит этап оценки и отбора!

Присуждение контракта

Следующий шаг — заключение контракта. Это происходит после того, как организация рассмотрела полученные предложения и приняла решение о подрядчике, предложение которого наилучшим образом соответствует их требованиям и критериям выбора. Этот этап является кульминацией всех предыдущих этапов процесса, а эффективность и результативность этого этапа также является прямым результатом усердия, с которым специалист по закупкам следовал лучшим практикам для этих предыдущих этапов.

Иногда организации требуется дополнительная информация от оферента или разъяснения по предложению. В этом случае выбранные группы вступят в переговоры с организацией, чтобы можно было обсудить дополнительные детали и принять окончательное решение.

Затем работа действительно начинается, поскольку закупочная организация готовится к заключительному (и часто недооцененному) этапу цикла — управлению контрактами!

Управление контрактами

После найма подрядчика работа не прекращается! У ответственных специалистов по закупкам будет план управления контрактом, чтобы гарантировать, что результаты будут выполнены, товары будут доставлены вовремя, а услуги будут предоставлены в рамках бюджета.Именно на этом этапе управления контрактом усердие в деятельности перед заключением контракта приносит дивиденды.

Хорошо составленный, продуманный контракт будет учитывать большинство потенциальных событий, которые могут произойти во время исполнения, так что на вопросы о производительности или на споры о стоимости можно будет ответить, просто сославшись на контракт. В случаях, когда возникают особые обстоятельства, может потребоваться изменение контракта, что может быть сделано в одностороннем порядке (на полное усмотрение организации) или в двустороннем порядке (по взаимному согласию организации и подрядчика).

Плохо составленный контракт может быстрее перейти к этой фазе управления контрактом, но это почти неизбежно приведет к большему количеству головных болей с повышенным потенциалом отказа. Поэтому для специалистов по закупкам важно учитывать этап управления, пока они выполняют свои обязанности на этапах планирования и предварительного заключения контракта.

Имейте в виду, это всего лишь базовая разбивка процесса закупки. У организаций — государственных и частных — есть свои нюансы, уникальные стандарты и процедуры, отражающие их культуру и их пристрастия.С концептуальной точки зрения прелесть процесса закупок отчасти заключается в том, что каждый из них немного отличается, и он может отличаться в следующий раз для того же продукта или услуги, или он может даже окунуться в копейку в середине процесса. .

Важно понимать, что это гибкие процессы, которые в некоторых случаях могут изгибаться и менять форму. В то время как закупки — это главное в игре, способ, которым компании добираются из точки А в точку Б, может занять сотни, если не тысячи, различных путей, чтобы добраться туда.

Как найти подходящую технологию закупок и поставщика для своей компании? Новое «Руководство покупателя по закупочной технологии», состоящее из 5 шагов, может помочь с практическими документами, шаблонами контрольных списков и другими советами.

7 ключевых этапов процесса закупок

Начало работы с процессом закупок

Надежный процесс закупок — ключ к финансовой эффективности любого бизнеса.Это помогает платить правильную цену за товары и услуги, сводит к минимуму сроки доставки и помогает вам выбрать лучших партнеров для работы с вашим бизнесом.

Внешний вид процесса закупок полностью зависит от размера и типа бизнеса.

Не существует универсального подхода для всех компаний, он должен быть полностью адаптирован для компании, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

Независимо от того, хотите ли вы документировать процесс закупок с нуля или чувствуете, что вашему бизнесу необходимо его переоценить, в этом посте будут изложены 7 основных шагов, которым вы должны следовать.

Шаг 1. Определение необходимых товаров или услуг

Ваш процесс закупок должен начаться, когда вы понимаете, что вам нужно получить товары или услуги от сторонней компании. Помня об этом, первым делом вы должны взглянуть на бизнес в целом и признать потребности каждого отдела.

Таким образом вы получите полную информацию обо всех расходах, которые требуются в вашей компании. Таким образом, вы можете обозначить области бизнеса, в которых вы можете сэкономить деньги и сократить расходы.

На этом этапе процесса закупки вы устанавливаете свой бюджет.

Например, если вышивальный бизнес только начинался, на этом этапе они должны были указать, сколько и какой тип вышивальной машины им потребуется. Или, если крупный бизнес по вышивке расширялся, они возвращались к этому этапу и оценивали, какая машина им нужна для удовлетворения требований и потребностей клиентов.

Шаг 2. Рассмотрите список поставщиков

Поиск подходящего поставщика для вашего бизнеса жизненно важен, поэтому к этому решению стоит относиться непросто.Если вы решите работать не с тем поставщиком, это может повлиять на весь ваш бизнес.

Вы можете не только платить больше, чем должны, за свои товары или услуги, но и сроки доставки могут не подходить для вашего бизнеса, что может задержать ваши бизнес-операции.

Ваши поставщики — ваши партнеры, и вы не стали бы заключать партнерские отношения, не проведя исследования, не так ли?

Итак, когда вы смотрите на своих поставщиков, вы должны взвесить свои варианты.Мы рекомендуем вам составить список и сравнить все предлагаемые варианты. Таким образом, вы можете сравнивать конкурентов друг с другом и видеть различные области, в которых они преуспевают.

Вот несколько идеальных качеств, которыми должен обладать ведущий поставщик:

• Подотчетность
• Производственные возможности
• Легкость общения
• Этика
• Приоритет построения отношений

Например, вышивальная машина, будь то первая или модернизированная, — это довольно выгодное вложение.Они не только являются вашей самой дорогой ценой, но и являются вашим самым важным товаром, без них вы не сможете производить свою продукцию. Кроме того, вам нужен тот, который удовлетворит потребности ваших клиентов, поэтому вам следует сравнить множество различных вариантов от поставщиков.

Шаг 3 — Согласование условий контракта с выбранным поставщиком

После того, как вы приняли решение о том, с каким поставщиком работать, вам необходимо обсудить с ним условия контракта. Этот этап важен, поскольку вы хотите согласовать цену, которая будет справедливой для обеих сторон и с которой вы оба будете счастливы работать.

Контракты не ограничиваются только ценами. Объем всего проекта — сроки, условия и сроки поставки — все это области, которые следует учитывать. Вы всегда должны хранить копию своего контракта, чтобы вы могли ссылаться на нее, если что-то не соответствует вашим ожидаемым стандартам.

Анализ предыдущих контрактов — отличный способ определить, где вы можете оптимизировать свои расходы и сэкономить деньги. Если вы чувствуете, что соглашались на слишком высокую цену в прошлом или соглашались на нереалистичных условиях, тогда извлеките уроки из своих ошибок в ходе переговоров.

Компания, занимающаяся вышивкой, может заключить договор с несколькими поставщиками. В конце концов, чтобы иметь возможность вышивать свои изделия, им постоянно будет требоваться пополнение инвентаря и материалов. Таким образом, вместо того, чтобы заказывать их вручную каждый раз, скользящий контракт может сэкономить время и также может предусматривать определенные скидки.

Шаг 4 — Завершите оформление заказа на поставку

После того, как вы представили свой контракт поставщику, и обе стороны остались довольны деталями, пора завершить ваш заказ на поставку.В вашем заказе на поставку указывается:

• Описание товара или услуги
• Итого затраты
• Кол. Акций
• Утверждение рабочего процесса

Когда вы одобряете заказ на поставку, финансовая служба получает сигнал о том, что необходимо передать детали поставщику. Таким образом, они получают доступ ко всей ключевой информации, которая им нужна. Например:

• Ссылочный номер (на случай, если им понадобится что-то выследить)
• Условия оплаты согласованы
• Любая другая важная информация, которая им требуется

Этот документ показывает дальнейшее соглашение между двумя сторонами.В то время как контракт согласовывает все сотрудничество, заказы на поставку обычно согласовывают отдельные работы. Заказ на покупку обычно отправляется по электронной почте.

Если снова использовать бизнес-пример вышивки, когда им требуется обновить машину, им нужно будет получить внутреннее одобрение для своего запроса на обновление. Таким образом, будет подготовлен заказ на поставку с описанием новой машины, ценами и любыми другими деталями.

После утверждения финансовая группа передаст заказ на поставку поставщику, который приступит к подготовке заказа и сортировке платежей.

Шаг 5 — Получение счета и обработка платежа

Как только ваш поставщик получит ваш заказ на покупку, вы получите от него счет с подробным описанием согласованной цены и инструкциями по оплате. В этом счете вы также найдете подробную информацию о своем заказе, поэтому убедитесь, что вы записываете их для дальнейшего использования.

В зависимости от того, что вы согласовали в контракте, у вас будет определенное количество дней для совершения платежа. Многие компании предлагают уведомление о кредите за 30 дней, что дает вам возможность произвести платеж, если вы не можете сделать это во время заказа.Однако это будет зависеть от того, о чем вы договорились между вами и вашим поставщиком, и от прочности отношений между обеими сторонами.

Мы рекомендуем оплачивать счета сразу после их получения. Это избавляет от любых потенциальных проблем, связанных с забыванием и, возможно, с дополнительными расходами за опоздание. Кроме того, ваш поставщик будет признателен за то, что вы каждый раз платите вовремя. Это сослужит вам хорошую службу и установит взаимопонимание между обеими сторонами.

Хорошие отношения с вашим поставщиком очень выгодны при работе в вышивальной компании. Время от времени они могут включать дополнительные материалы за небольшую плату или бесплатно из-за вашей лояльности. Или, если что-то, к сожалению, пойдет не так, и вы не сможете произвести платеж, они будут благосклонно относиться к вам, если у вас есть хороший послужной список.

Шаг 6 — Доставка и аудит заказа

Опять же, в зависимости от того, какие условия вы согласовали в своем контракте, ваша доставка будет доставлена ​​вскоре после отправки вашего заказа на покупку.Вы всегда должны записывать, когда заказ был доставлен по отношению к тому, когда вы его заказали. Таким образом, вы можете отслеживать, соблюдает ли ваш поставщик согласованные сроки поставки.

Если нет, значит, у вас есть подтвержденный опыт их невыполнения. И если это покажет, что они есть, то счастливых дней!

Вы всегда должны перепроверять заказ по прибытии. Меньше всего вам нужно, чтобы вы пришли выполнить работу, а продукт, который, как вы думали, был там, оказывается, что он не был доставлен.может привести к тому, что вы подведете свою клиентскую базу из-за того, что не было вашей ошибкой.

Итак, когда ваш заказ прибудет, возьмите счет и проверьте доставку. Если вы заметили, что чего-то не хватает, как можно быстрее свяжитесь со своим поставщиком, чтобы устранить проблему и сократить возможное время простоя.

Например, если вышивальная компания заказывает модернизацию своей машины, чтобы соответствовать новым требованиям клиентов, и она поставляется с недостающей частью, они будут затронуты различными способами.Во-первых, это может повлиять на их производство и отсрочить отправку заказов. Во-вторых, отсрочка повлияет на их контракты с клиентами и может оставить их недовольными и потребовать какой-либо компенсации или возмещения.

Шаг 7 — Ведение точного учета счетов-фактур

Обязательно ведите запись всех своих счетов-фактур и записей о платежах. В случае проведения любых аудитов вы будете точно знать, сколько вы потратили за отведенное время, и можете распределить их по категориям для дальнейшего анализа своих расходов.Хранение всех счетов — ключ к решению, перерасходуете ли вы или придерживаетесь своего бюджета.

Например, если предприятие, занимающееся вышивкой, оглядывается на свои записи и обнаруживает, что они чрезмерно тратят на материалы, они могут решить поискать нового поставщика. Или, если они пересматривают свои расходы и обнаруживают, что тратят слишком много средств на машины и оборудование, это может быть признаком того, что торговая марка, которую они используют, не соответствует их требованиям и потребностям.

Оптимизируйте расходы своего бизнеса с помощью подходящего оборудования

Итак, теперь вы установили, что надежный процесс закупок может серьезно помочь вам сократить бизнес-расходы. От чего может выиграть любой бизнес, верно? Что ж, один из лучших способов сократить расходы — это купить подходящее оборудование и инструменты для работы.

Как говорится, «покупай дешево, покупай дважды», и в вышивальном бизнесе это не исключение. Ваша вышивальная машина — ваш самый ценный актив, и вам определенно не стоит пытаться сократить расходы, пытаясь сделать ее дешевле.

Но какой из них подходит для вашего бизнеса? Что ж, не волнуйтесь, если не уверены. Мы собрали бесплатное удобное сравнение, чтобы помочь вам понять, какой из них подойдет вам лучше всего. Загрузите его сегодня.

Вы не знали об этих 7 этапах эффективного процесса закупок

Закупки как функция — неотъемлемый аспект деятельности всех коммерческих организаций. Чтобы работать и способствовать расширению и оптимизации производительности, предприятия получают различные товары и услуги от внешних поставщиков.Если организации стремятся использовать возможности глобализации, им необходимо работать с лучшими местными поставщиками по максимально выгодной цене. Когда закупки могут помочь организации достичь как ее тактических, так и стратегических целей, она делает это правильно!

Процесс закупок — это последовательность шагов, которые организация определяет и выполняет, чтобы получить товары или услуги для своих целей и задач.

Закупки — это расходы организации на приобретение товаров и услуг.Это имеет прямое влияние на цель экономии затрат. Ежегодный опрос 400+ мировых лидеров закупок, проведенный Zycus, Pulse of Procurement 2018 показал, что 54% опрошенных профессионалов признали экономию затрат основным направлением закупок . Более того, 65% крупных организаций, 66% средних и 55% малых организаций были уполномочены управлять расходами на уровне предприятия, и для этого эффективная система закупок была единственным решением для получения более высокой прибыли.

Помимо достижения целей экономии затрат, эффективный процесс закупок помогает организации повысить эффективность работы поставщиков, соблюдение нормативных требований, управление рисками, использование контрактов и время цикла поиска поставщиков.

Периодически оценивая работу поставщика с точки зрения выполнения требований организации к источникам, процесс закупок помогает выявить сильные и слабые стороны поставщиков, работающих на борту, и в дальнейшем придумывает и вводит новшества в стратегии повышения производительности.Эффективный процесс закупок также позволяет организациям строить долгосрочные отношения со своими поставщиками. Следовательно, сосредоточение внимания на управлении взаимоотношениями с поставщиками позволяет добиться синергизма между двумя сторонами, в результате чего возникают высокие предложения, обеспечивающие максимальную ценность как для поставщика, так и для покупателя.

Хорошо реализованный процесс закупок позволяет организации лучше контролировать деятельность заинтересованных сторон. Большая прозрачность помогает организациям обеспечивать более строгое соблюдение требований с точки зрения затрат, качества товаров / услуг и т. Д.

Учитывая сегодняшний сценарий глобальной политической и экономической нестабильности, изменения торговых законов и т. Д., Введение четко определенной системы закупок может помочь организациям управлять своей цепочкой поставок и связанными с ней рисками. Управляя такими рисками, как финансовый риск, операционный риск, риски контрактов и т. Д., Процесс закупок предотвращает сбои в цепочке поставок, которые влияют на прибыльность.

Эффективный процесс закупок обеспечивает более высокую эффективность процесса на каждом этапе цикла закупок в организации, что, в свою очередь, сокращает время цикла поиска поставщиков.

Закупки — это больше, чем просто закупка товаров и услуг для организации. Эффективный процесс закупок включает в себя глубокое понимание требований всеми бизнес-подразделениями, определение правильного поставщика для выполнения этих требований, периодическую оценку работы поставщика и заключение контрактов, которые могут обеспечить максимальную ценность при минимальных затратах.

Следующим шагом после определения важности процесса закупок является его разработка.Вот семь шагов к эффективному процессу закупок —

Шаг 1. Определите потребность в товарах и услугах от всех бизнес-единиц

Цикл закупок начинается, когда любое из бизнес-единиц в организации нуждается в получении товаров / услуг от внешнего поставщика. Следовательно, первый шаг процесса закупок влечет за собой определение и консолидацию требований всех бизнес-единиц в организации. Это обеспечивает видимость областей и категорий расходов, чтобы определить области экономии средств посредством анализа расходов.

Шаг 2: Определите и оцените список поставщиков

После того, как бизнес-единицы определят свои требования, следующим шагом будет определение списка потенциальных поставщиков, которые могут поставлять товары / услуги. Этот процесс включает в себя простой поиск в Интернете или более структурированные меры, такие как запросы предложений, запросы предложений и запросы предложений.

Целью этого процесса является оценка соответствующих поставщиков. Метрики оценки включают в себя цены, качество обслуживания, промышленную репутацию и признание, гарантийные и гарантийные положения, а также обслуживание клиентов.После завершения оценки поставщик, который предлагает максимальную ценность и лучшую рыночную цену, заключает сделку.

Шаг 3: Согласование контрактов с выбранным поставщиком

После выбора поставщика для выполнения требований организации начинается процесс заключения контракта. Заключение контрактов является важным шагом для любой организации для создания максимальной ценности и стимулирования сотрудничества между покупателем и поставщиком. Этот процесс включает оценку критических факторов, таких как структура ценообразования, объем работ, сроки и условия, сроки поставки и т. Д.Подробный анализ и переговоры по контрактам дают представление о дополнительных возможностях экономии, включая динамическое дисконтирование.

Шаг 4. Создайте заявку на покупку и деблокируйте заказ на покупку

После того, как организация завершает свой контракт с поставщиком, следующим шагом является создание заявки на закупку (PR). PR включает в себя описание товара / услуги, цены и количество, информацию о поставщиках и рабочий процесс утверждения.

После утверждения PR финансовая группа отправляет поставщику заказ на поставку (P) O, в котором документируется такая информация, как номер заказа, условия оплаты, информация о поставщике и т. Д.

Шаг 5: Завершите процесс оплаты после получения счета

Как только поставщик получает заказ на покупку, он отправляет счет-фактуру с указанием цены на запрошенные товары / услуги. Как только организация получает заказ на поставку и выставляет счет, группа закупок сопоставляет их, чтобы гарантировать качество и количество.

В зависимости от условий платежа, установленных между организацией и ее поставщиками, платеж деблокируется до или после доставки.

Шаг 6: Получение и проверка доставки запрошенных товаров / услуг

Поставщик осуществляет поставку товаров / услуг на основании платежных и договорных условий.По получении компании должны провести аудит, чтобы убедиться, что поставщики соответствуют ожиданиям по качеству.

Этап 7. Ведение надлежащего учета счетов-фактур

После получения доставки важно эффективно хранить все счета-фактуры для отслеживания расходов и различных категорий расходов внутри организации.

Закупки начали свой путь к тому, чтобы стать долгосрочной стратегической функцией организации в отличие от ее тактического прошлого.Следовательно, цель этой статьи — помочь организациям разработать хорошо структурированный и эффективный процесс закупок.

Несмотря на то, что организации имеют различные потребности в закупках и различные процессы закупок, шаги, описанные в этой статье, можно настроить в соответствии с конкретными требованиями организации.

Как реализовать эффективный процесс закупок как профессионал (бесплатные шаблоны!) | Процессная улица

Если пандемия COVID-19 научила мир бизнеса чему-то (кроме удаленной работы — будущее), так это следующему: мы не готовы к перебоям.

Цепочки поставок, в частности, пострадали от мощной ударной волны, когда супермаркеты, магазины и службы не смогли работать так, как они работали до того, как вирус поразил. Фактически только за первые несколько месяцев более 3000 поставщиков в Китае были вынуждены объявить о форс-мажорных обстоятельствах.

По мере того, как мир движется к новой нормальной жизни, вы будете думать о разрушениях и рискуете гораздо больше, чем делали раньше.

Для предприятий, использующих поставщиков, необходимо — сейчас более, чем когда-либо — наладить звездный процесс закупок, чтобы гарантировать, что товары и / или услуги всегда могут быть защищены, независимо от того, микро (маленькие, повседневные) и макро (большие, экстраординарные) сбои случаются.

Вот почему в этом посте я буду обсуждать, что такое процесс закупок, преимущества, которые дает документированный и надежный процесс, как выглядит поток надежного процесса закупок и как может помочь Process Street.

Прочтите следующие разделы, чтобы быть в курсе:

Или, если вы просто хотели освоить процесс закупок, который вы можете использовать по умолчанию как в повседневных, так и в чрезвычайных ситуациях, возьмите его здесь:

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон контрольного списка процесса закупок!

Готовы стать профессионалом в процессе закупок? 📦

Что такое закупки и процесс закупок?

Целью закупок является обеспечение того, чтобы компания покупала товары и / или услуги, необходимые для получения прибыли.

Для этого необходимо выполнить множество задач, чтобы товары или услуги покупались по разумной цене при соблюдении стандартов количества, качества и разумных сроков поставки. В зависимости от размера компании и сектора, в котором она работает, некоторые из них будут нанимать лиц, единственной целью которых является надзор за закупками. Если он будет достаточно большим, ему может быть посвящена целая команда по закупкам.

Также важно отметить разницу между закупкой и закупкой.

Закупки не связаны исключительно с транзакцией, то есть выплачивает поставщику деньги в обмен на товары. Закупки, напротив, выходят за рамки этого и являются всеобъемлющими. Настолько часто, что несколько человек работают в разных командах, чтобы выполнить следующие шаги:

• Определение того, какие товары или услуги нужны бизнесу. 🔍
• Получение внутренних запросов на покупку. ✅
• Поиск подходящих внешних поставщиков.📦
• Участие в тендерах или конкурсных торгах. 🚧
• Ведение переговоров с поставщиками и составление договоров. 📑
• Приобретение, получение и проверка товаров. 🚛
• Развитие и развитие деловых отношений с подходящими поставщиками. 🤝

Как умело выразилась команда Supply Chain Game Changer:

«Вкратце: закупки — это деятельность, которая является частью общего процесса закупок.” — Смена правил цепочки поставок, В чем разница между закупками и закупками?

Что такое процесс закупок?

Проще говоря, процесс закупки состоит из всех шагов и задач, которые необходимо выполнить, чтобы закупка могла быть выполнена успешно.

Не имея стандартного процесса закупок, порядок их выполнения может каждый раз отличаться, что не совсем хорошо (особенно когда времена нестандартные).Отсутствие процесса закупок означает, что вы можете постоянно плохо выполнять закупки, тем самым увеличивая чистую прибыль, а не сокращая ее.

Достаточно сказать, что процесс закупок невероятно важен.

Преимущества процесса закупок

В основе процесса закупок лежит экономия затрат. Фактически, недавние исследования показывают, что 54% ​​профессионалов признают экономию в качестве основного направления процесса закупок.

Руководители закупок постоянно задают себе такие вопросы, как: Кто самые доступные поставщики? Как мы можем доставить товар к нам как можно дешевле и быстрее? Как мы можем развивать отношения с поставщиками, с которыми работаем, для получения финансовой выгоды? Кроме того, процесс закупок позволит сэкономить на расходах, особенно при работе в условиях дефицита.

Есть еще много преимуществ, которые дает процесс закупок.

В частности, это:

• Устанавливает метод проведения закупок. 📑

Процесс — это серия действий и задач, которые необходимо предпринять для достижения цели или задачи. Имея процесс закупок, адаптированный к размеру вашего бизнеса, сектору, местоположению и всем его многочисленным потребностям, вы устанавливаете метод для , что делать, , , когда , , как , и , почему, . Таким образом, наличие процесса закупок полезно для вас, ваших товарищей по команде и любых новых сотрудников, которые принимаются на работу и которым необходимо разобраться со своей ролью, стат.

• Прекращает нормализацию отклонения. ✋

На рабочем месте — в офисе или на складе — сотрудники начинают выполнять свои задачи (и, следовательно, обрабатывают) именно так, как их менеджеры хотят, чтобы они выполняли их. Но через некоторое время — и, возможно, увидев, как коллеги действуют аналогичным образом, — появляются отклонения и углы срезаются. Но при наличии процесса закупок есть ожидание того, что сотрудники должны и должны делать.

• Снижает человеческий фактор.🚫

Принимая во внимание характер процесса закупок — работа с крупными суммами денег, получение одобрения важнейших позиций, прямое сотрудничество с поставщиками — последнее, что вы хотите сделать, это испортить товарный заказ, ваши отношения с поставщиком или создать прямой ужасный контракт из-за пропуска важного шага или задачи. Благодаря процессу закупок можно уменьшить количество человеческих ошибок, ошибок и несчастных случаев. Всегда.

• Экономит время. ⏳

Если вы впервые читаете о процессе закупок, возможно, вы думаете о чем-то вроде : «Хотя это выглядит выгодно, процесс закупок кажется долгим, а мой день и так забит!» Хорошая новость заключается в том, что процесс закупок фактически экономит ваше время, а не увеличивает время закупок.Это потому, что будет меньше суеты, меньше ошибок, вы сможете быстрее выполнять задачи по закупкам и работать более продуктивно.

• Легче преодолевать сбои. ⚡️

Помните, в начале статьи я обсуждал будничные и чрезвычайные сбои? Имея процесс закупок, вы можете более адекватно реагировать на сбои, а не вести себя как курица, потерявшая голову. Говоря о курице и сбоях из-за неправильного осуществления закупок, прочтите сообщение Аманды Гринвуд Цифровые закупки: как сократить расходы без потери прибыльности ! (Только не читай натощак …)

Впечатляющий список преимуществ, правда?

Если у вас и вашего бизнеса еще нет процесса закупок, и вы делаете все это волей-неволей, самое время создать процесс закупок и задокументировать его с помощью новейших технологий. Программное обеспечение BPM.Это позволит вам вести успешный бизнес.

Важность документирования процесса закупок

Что такое BPM?

Это означает управление бизнес-процессами, а использование программного обеспечения BPM является обязательным для компаний, которые в прямом и переносном смысле не могут позволить себе неправильно выполнять свои процессы (46% компаний рассматривают BPM как способ сокращения бизнес-затрат, в факт).

Чтобы убедиться, что вы и ваша команда соблюдаете правила , вам сначала нужно задокументировать свои процессы с помощью программного обеспечения BPM.

Это потому, что недостаточно полагаться на память. Также недостаточно написать процесс на листе бумаги, так как бумагу часто запихивают в ящики и никогда больше не увидят дневной свет.

Точно так же документирование бизнес-процессов в Word или Excel тоже бесполезно, поскольку они не охватывают ту область, которую может использовать специальное программное обеспечение BPM.

Process Street упрощает документирование процессов. Все, что вам нужно сделать, чтобы начать, — это подписаться на бесплатную пробную версию и задокументировать свои процессы в виде шаблонов!

Ознакомьтесь с вводным видео.

Чтобы вам было еще проще начать работу с Process Street, у меня есть готовый шаблон контрольного списка процесса закупок, который вы можете использовать. В следующем разделе я также продемонстрирую, как использовать его в полной мере. ⬇️

Последовательность процесса закупки (на примере процесса закупки)

Если вы еще не добавили шаблон контрольного списка процесса закупок в свой аккаунт, добавьте его сейчас.

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон контрольного списка процесса закупок!

С точки зрения потока, он начинается с вас — человека, который отвечает или, по крайней мере, преимущественно участвует в закупках вашего бизнеса, — добавляя основные сведения о вашей организации.

Вскоре после этого от вас потребуется правильно указать товары и / или услуги, которые нужно закупить.

Для этого вам нужно набрать:

• Определите, что нужно бизнесу (где вы воспользуетесь шаблоном оценки бизнес-потребностей)
• Подтвердите, для какой бизнес-потребности вы закупаете (поток касается одной бизнес-потребности за раз, поэтому вам нужно будет создать новый контрольный список для каждой бизнес-потребности)
• Определите, какие товары и / или услуги необходимы (чтобы вы могли выбрать товары и / или услуги, в которых больше всего нуждается ваш бизнес).

Как только эти задачи будут выполнены, вы перейдете к первому этапу утверждения.

Здесь вам будет предложено:

• Отправьте запрос на покупку в отдел закупок / финансов
• Попросите отдел закупок / финансов утвердить запрос на покупку с помощью изящной функции утверждения Process Street (или отклонить его, если они сочтут это необходимым).
• Загрузите заказ на покупку (ЗП) после его утверждения.

Этот раздел не займет много времени, и одобрение команды закупок / финансов поможет вам убедиться, что вы на правильном пути, что бы вы ни закупали.Это также соответствует передовой практике закупок, которую Джули Янг из Investopedia описывает здесь:

«Во многих случаях процессы закупок будут продиктованы стандартами компании, часто централизованными средствами контроля со стороны отдела бухгалтерского учета кредиторской задолженности. Процесс закупки включает в себя подготовку и обработку заявки, а также окончательное получение и утверждение платежа ». — Джули Янг, Как работают закупки

Затем пришло время перейти к мелочам и начать составлять список подходящих поставщиков.Несмотря на то, что все этапы процесса закупки важны, именно задачи в этом разделе вам необходимо выполнить с усердием. В противном случае вы можете заключить контракт с поставщиком, с которым вам не хотелось бы работать.

После того, как вы составите список потенциальных, на первый взгляд подходящих поставщиков, вы захотите отправить им запрос предложения (RFQ). Отправка запроса предложений знаменует начало контакта с поставщиком, которого вы раньше не использовали, поскольку вы предоставите ему информацию о своем заказе и о том, что вам нужно, и они вернутся с предложением, в котором изложены их возможности и сопутствующие расходы.

Соответствующий запрос предложений состоит из:

• Количество необходимых товаров и / или услуг
• Качество товаров и / или услуг, которых вы ожидаете
• Место, где вы хотите, чтобы товары и / или услуги были доставлены на номер
• Когда вы хотите, чтобы вам доставлялись товары и / или услуги и как часто
• Желаемый способ доставки товаров и / или услуг.

По прошествии некоторого времени и получении предложений от поставщиков, с которыми вы связались, вы сведете их всех в короткий список из трех.Затем вы проведете углубленное исследование трех поставщиков, в частности изучите их:

• Логистические возможности
• Распределительные модели
• очков опыта
• Размер компании
• Отзывы клиентов
• Общая цена

Проведя это исследование, вы сможете сократить список до одного поставщика, которого вы хотите использовать для рассматриваемых товаров и / или услуг. Таким образом, вы перейдете к следующему разделу задач: «Переговоры и контракт».

Для оформления договора вам потребуется:

• Определите временные рамки, когда вы хотите, чтобы товары и / или услуги были доставлены
• Определить способ (-ы) доставки товаров и / или услуг
• Определитесь с общими расходами и суммой, которую вы готовы платить
• Написать контрактный документ
• Получить контракт на внутреннее одобрение

После утверждения контракта , вы должны:

• Отправьте договор поставщику (где они, надеюсь, сразу подпишут его)
• Подпишите договор самостоятельно, как только поставщик его подпишет
• Отправьте заказ на поставку поставщику

Когда все задачи выполнены, вы почти закончили!

Однако, когда товары и / или услуги прибудут, у вас будет ряд задач, по сути, чтобы убедиться, что все выглядит так, как будто оно находится в рабочем состоянии.Если это не так, вы отметите, в чем проблема, и обратитесь к поставщику по поводу проблем. Если все в порядке, вы загрузите счет-фактуру поставщика и перейдете к трехстороннему сопоставлению, которое, по сути, заключается в тройной проверке заказа на поставку, квитанции и счета-фактуры поставщика, чтобы убедиться, что все совпадает.

Прежде чем процесс окончательно завершится, осталось немного поработать.

Во-первых, вам нужно утвердить счет поставщика с помощью функции утверждения Process Street, а затем отправить счет в отдел по работе с клиентами для обработки.Это легко сделать с помощью виджета электронной почты.

Во-вторых, вам нужно будет загрузить заказ на покупку, квитанцию, счет-фактуру, информацию о поставщике и договор в центральное место. Это обеспечит вашей команде и бизнесу в целом полную прозрачность в отношении закупок. Кроме того, удобно делать резервные копии всего в другом месте.

Вот и весь процесс закупки!

В целом, это очень полезный (и не говоря уже о простом) поток закупок, созданный для повседневного использования.Даже когда происходят сбои — допустим, поставщик выходит из бизнеса или другой поставщик не может предоставить вам товары и / или услуги, когда они вам нужны — легко вернуться к этому шаблону контрольного списка и найти нового поставщика для работы. с участием.

Надеюсь, теперь вы понимаете, что Process Street — необходимый инструмент для процесса закупок. Но это также необходимо для всех остальных бизнес-процессов.

Используйте Process Street для закупок и других нужд бизнеса!

Process Street — это сверхмощных контрольных списков .

Если вы документируете рабочие процессы, бизнес-процессы и интегральные процедуры в виде шаблонов, вы можете запускать бесконечное количество контрольных списков из этих шаблонов. Контрольные списки помогут вам и вашей команде выполнить задачи в соответствии с высокими стандартами, которые требуются вашему бизнесу.

Чтобы получить представление о том, как другие компании используют Process Street для своих процессов, ознакомьтесь с тем, как это делает TechMD.

Теперь, что касается процесса закупок, вы можете продолжить и использовать шаблон, который я рассмотрел в разделе выше.Или вы можете создавать процессы с нуля после подписки на бесплатную пробную версию!

Точно так же вы можете использовать другие наши готовые шаблоны бизнес-процессов, связанные с закупками, закупками и цепочкой поставок, или создавать свои собственные версии.

Например, вот несколько шаблонов процессов, связанных с закупками, которые повлияют на то, как ваш бизнес занимается закупками:

Этот шаблон рабочего процесса заказа на закупку невероятно упрощает управление рабочим процессом заказа на закупку.Вы можете легко отслеживать прогресс в режиме реального времени и сокращать циклы покупок.

Щелкните здесь, чтобы получить шаблон рабочего процесса заказа на закупку!

Этот процесс расчета кредиторской задолженности поможет вам обеспечить проверки и противовесы для всех исходящих платежей поставщикам за их товары или услуги. Определенный шаблон контрольного списка для добавления в вашу учетную запись, если я сам так говорю.

Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с процессом расчета кредиторской задолженности!

Допустим, вы хотите еще больше оптимизировать процесс закупок.Это легко сделать благодаря процессу оптимизации процесса.

Нажмите здесь, чтобы узнать о процессе оптимизации процесса!

Все эти шаблоны контрольных списков были усилены благодаря функциям автоматизации рабочего процесса Process Street.

Сюда входят (но не ограничиваются):

Чтобы подробно изучить некоторые из этих функций, просмотрите следующий веб-семинар.

Дополнительные ресурсы для закупок, закупок и процессов

Перед тем как уйти, вы можете прочитать дополнительные полезные материалы по закупкам, закупкам и процессам.

Следующие сообщения в блоге, тщательно написанные командой по контенту Process Street, помогут вам:

Вот и все.

Благодаря информации, представленной в этом посте, изящным шаблонам контрольных списков для ваших процессов и блестящей учетной записи Process Street вы на шаг близки к тому, чтобы стать профессионалом в закупках.

Участвуете ли вы в закупочной деятельности для своего бизнеса? Если да, есть ли какие-нибудь советы и рекомендации, которыми вы хотели бы поделиться с остальной частью сообщества Process Street? Напишите их в разделе комментариев ниже! 👇

Этапы закупочного процесса

На первый взгляд процесс закупки может показаться простой базовой процедурой.

Найдите необходимые товары. Получите купленный товар. Оплатите товар. Сделанный.

Но, как и все критически важные бизнес-функции, закупки — это многоуровневый, гибкий бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов.

В этом руководстве мы опишем этапы процесса закупок и расскажем, как улучшение процесса закупок может существенно повлиять на эффективность, результативность и прибыль вашей компании.

Содержание

Что такое закупки?

Что такое процесс закупок?

Этапы закупочного процесса

Схема процесса закупок

Как улучшить процесс закупок

Что такое закупки?

Закупки — это процесс поиска и приобретения всех товаров, услуг и работ, необходимых организации для работы и реализации своей бизнес-модели.

Procurement — снизить общие затраты за счет поиска наилучших возможных цен и обеспечения своевременного получения компаниями того, что им нужно.

Что такое процесс закупок?

Процесс закупок — это название всех шагов, которые компания должна предпринять для приобретения продуктов и услуг, необходимых для ведения бизнеса.

Обычно процесс закупки начинается с минуты размещения запроса на закупку и включает такие шаги, как определение поставщиков, согласование цены, утверждение счета, вплоть до получения товаров.

Важно отметить, что не существует универсального формата для процесса закупок. Этапы процесса закупок компании будут зависеть от нескольких факторов, например:

• Бизнес-модель
• Размер компании
• Место нахождения предприятия
• Структура компании
• Как распоряжаться бюджетом и расходами
• Человеческие ресурсы (например, есть ли в компании менеджер по закупкам или нет?)

Чтобы еще больше усложнить задачу, некоторые компании (например,грамм. в правительстве и образовании) часто подчиняются строгим законам и строгим отраслевым директивам, которые также могут повлиять на этапы процесса закупок.

Этапы процесса закупки

Хотя верно, что процесс закупок в каждой компании немного отличается, есть несколько ключевых шагов, которые используются в качестве строительных блоков для создания и совершенствования стратегии закупок компании с течением времени.

Вот основные этапы процесса закупки:

Шаг 1. Определите, что вам нужно.

Прежде чем вы сможете что-то раздобыть, в этом должна быть потребность.Следовательно, первый этап процесса закупок — это признание потребности в продукте (совершенно новом предмете или том, что компания повторно заказывает) или услуге. Владельцы бизнеса, руководители, руководители отделов, сотрудники и менеджеры по закупкам — все могут справиться с этим шагом.

Шаг 2: отправьте запрос на покупку

Лицо, нуждающееся в покупке, отправляет в компанию запрос на покупку, обычно через программное обеспечение компании для электронных закупок. Запросы на закупку обычно рассматриваются отделом закупок или финансовым контролером.Если запрос будет одобрен, он будет преобразован в заказ на поставку. Если запрос отклонен, он возвращается сотруднику с указанием причины, по которой запрос был отклонен.

Шаг 3: оценка и выбор поставщиков

Каждому предприятию необходимо определить, где взять свои товары. У некоторых компаний есть каталог утвержденных поставщиков, который представляет собой список поставщиков, которые успешно прошли через критерии выбора покупателя и переговоры по контракту, в то время как другие компании все еще пытаются определить, кто являются лучшими поставщиками.После того, как поставщик выбран, компании должны развивать эти отношения с течением времени, чтобы установить оптимальную стоимость, получить лучшую цену и сэкономить время на своей будущей закупочной деятельности.

Шаг 4: обсудите цену и сроки

После выбора поставщика отдел закупок согласовывает лучшую цену и конкретные условия (например, сроки поставки) для покупки.

Шаг 5: создайте заказ на поставку

Заказ на покупку — это официальный договор, используемый для покупки продукта.В заказе на поставку указываются цена, технические характеристики и условия продукта или услуги, а также любые другие дополнительные обязательства.

После подписания контракта направьте заказ на поставку поставщику. Юридически обязательный контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает и подтверждает заказ на покупку.

Шаг 6: получить и осмотреть доставленные товары

После доставки компания-получатель несет ответственность за осмотр продукта и получение квитанции.Компания может отклонить получение доставки, если товар не соответствует стандартам (например, поврежден или отсутствует товар). Отказ почти всегда происходит из-за поврежденного продукта.

Шаг 7: проведите 3-стороннее сопоставление

На этом этапе процесса закупок группа закупок будет использовать трехстороннее сопоставление для согласования трех ключевых документов и обеспечения точности транзакции:

1. Заказы на покупку
2. Упаковочные листы (прибывают вместе с заказом)
3. Счета-фактуры поставщика

Трехстороннее сопоставление может выявить и предотвратить несоответствия, которые приводят к огромным потерям дохода, поэтому в случае обнаружения несоответствия необходимо немедленно изучить его и устранить.

Шаг 8: утвердите счет и организуйте платеж

Утвердите счет, когда все будет хорошо и трехстороннее совпадение будет завершено. Далее оформляем оплату.

Шаг 9: ведение учета

Принимающая (покупающая) компания должна вести надлежащий учет для целей бухгалтерского учета. Это означает сохранение всех необходимых документов для каждой совершенной покупки. Если вы пропустите этот шаг, вы можете обнаружить горячую воду во время аудита.

Блок-схема закупочного процесса

Иногда полезно увидеть процесс закупок в виде блок-схемы, особенно если вы визуально обучаетесь.

Как улучшить процесс закупок

Организация процесса закупок в вашей компании и внедрение более эффективных методов закупок могут иметь огромное влияние на эффективность, результативность и чистую прибыль вашей компании.

Вот несколько способов улучшить процесс закупок в вашей организации.

Использовать программное обеспечение для электронных закупок

Программное обеспечение для решения электронных закупок, такое как Procurify, может улучшить процесс закупок и закупок в вашей компании.Например, вы можете использовать программное обеспечение для электронных закупок по номеру:

• Оптимизируйте процессы закупок и закупок
• Ведение централизованного каталога предпочтительных и утвержденных поставщиков (который включает список товаров или услуг, предлагаемых каждым поставщиком)
• Электронное создание, отправка и отслеживание заказов на покупку
• Выполнение трехстороннего сопоставления (заказы на закупку и счета-фактуры в электронных магазинах хранятся в одном месте)
• Избегайте превышения бюджета расходов
• Внедрить эффективные и прозрачные протоколы закупок и закупок
• Избавьтесь от надоедливой бумажной работы
• Каталогизировать каждую транзакцию и вести записи
• Запишите в электронном виде каждый этап процесса закупок (полезно во время аудитов)
• Эффективное управление поставщиками
• Упростите сотрудникам отправку запросов на покупку с помощью мобильных и настольных приложений

Если вы используете систему закупок на бумажных носителях, переход на закупку и приобретение программного обеспечения поначалу может быть пугающим, но окупаемость инвестиций для вашей компании делает это совершенно несложным.

Проводить периодические оценки

Периодическая оценка вашего цикла закупок и ваших поставщиков может гарантировать, что ваш процесс закупок полностью оптимизирован. Оценка таких вещей, как производительность поставщика, качество поставщика и требования к источникам, покажет вам, где есть возможности для улучшения, и поможет выявить красные флажки, прежде чем они превратятся в серьезные проблемы.

Скрытое преимущество этих оценок заключается в том, что проверка поставщиков, их идеи по созданию взаимовыгодных отношений и их потребности также могут помочь укрепить отношения вашей компании с поставщиками.

Закупки 101 — Код для Америки

Это практическое руководство было написано Кеннетом Кьюненаном для Code for America.

Представьте себе: вы — основатель стартапа в области гражданских технологий, который создал программный продукт, который поможет местным органам власти сократить расходы, сэкономить время и улучшить обслуживание жителей. Ваша команда проверила продукт путем всестороннего пользовательского тестирования. Он масштабируемый и решает настоящую проблему, актуальную для больших и малых городов.Вы готовы продавать свой продукт муниципальным органам власти в США.

На вашем пути стоит одно препятствие: сложный процесс государственных закупок. Даже если вы продаете качественный продукт, который предлагает реальную ценность и экономию средств, новым поставщикам может быть чрезвычайно сложно выйти на рынок государственных технологий. Эта система разочаровала как технологов, так и государственных чиновников. Многие считают это основным препятствием на пути роста рынка гражданских инноваций.

Что такое закупки?

Закупки — это способ, которым правительства (федеральные, штатные или местные) покупают продукты или услуги у частных поставщиков. Это может быть что-то материальное, например светофор или дворник, или что-то нематериальное, например, консультационные услуги или разработка технологий.

Серия правил и положений о закупках была создана для обеспечения справедливости, предотвращения неэтичного поведения и обеспечения подотчетности.Они были созданы, по сути, для защиты денег налогоплательщиков. Государственные закупки могут быть уязвимы для кумовства, коррупции и кумовства. В прошлом слишком много заинтересованных сторон воспользовались преимуществами системы, что побудило разработчиков политики начать добавлять все больше и больше сдержек и противовесов, чтобы не допустить попадания государственных средств в руки неэтичных или неквалифицированных подрядчиков.

Дело в том, что эти правила существуют не зря. Они были созданы людьми, озабоченными общественными интересами, которые заботились о продвижении честной конкуренции.

Но со временем эта политика начала работать против тех самых ценностей, ради сохранения которых они были введены. Небольшие технологические компании, которые отлично подошли бы для многих государственных проектов, не имеют ресурсов или бюрократических ноу-хау для управления длительным процессом закупок или не выполняют списки требований, которые на самом деле не связаны с их способностью хорошо выполнять свою работу. Эти правила, которые изначально защищали общественные интересы, стали препятствием для входа новых участников в сектор гражданских технологий, ослабляя конкуренцию и повышая цены для правительства.

В результате закупки слишком часто мешают правительствам взаимодействовать с новыми компаниями, предлагающими современные технологические продукты и услуги, упускают возможности для экономии средств и инноваций. Как отмечает Дерек Эдер из DataMade на основании своих наблюдений за практикой закупок в городе Чикаго: «На строительство всех правительственных объектов потребовались месяцы, и они стоили сотни тысяч долларов. [Их эквиваленты с открытым исходным кодом] были созданы одним-двумя людьми за считанные дни без денег.«

Будьте частью решения

Хорошая новость в том, что ситуация начинает меняться. В Code for America мы активно работаем с несколькими стартапами и государственными партнерами, чтобы переосмыслить политику и процессы закупок, чтобы они снова работали на правительство, а не против него. Важный шаг — помочь нынешним и потенциальным гражданским предпринимателям освоить основы закупок, узнать, почему они работают так, как они работают, и как вы можете стать частью решения.

Каковы основные этапы конкурентных закупок?

1. Определение потребности: правительство должно сначала определить, что именно им нужно. Клей Джонсон считает, что, если бы правительства могли лучше определять потребности своего бизнеса, они могли бы значительно сократить расходы, отказавшись от функций, которые им не нужны.
2. Написание запроса предложений: после того, как правительство определило потребности своего бизнеса, они затем пишут запрос предложений (RFP), в котором описывается проблема, идеальное решение этой проблемы и предлагается компаниям представить предложения о том, как они могут удовлетворить эту потребность. .
3. Сбор предложений: после того, как RFP написан, правительство размещает его на своем веб-сайте для участия в торгах. Они могут проводить дополнительную информационную кампанию для запроса предложений. Это известно как процесс конкурентных торгов, поскольку для участия в торгах по этому контракту приглашается более одной компании. Этот процесс может быть открытым, когда заявки доступны для всеобщего просмотра, или закрытым, когда только уполномоченный персонал может открывать эти заявки.
4. Выбор продавца
5. Заключение контракта
6. Выполнение контракта

Кто принимает решения о закупках в местных органах власти?

Это варьируется от муниципалитета к муниципалитету.Есть две основные модели:

• Централизованные закупки — это когда у правительства есть один отдел закупок, который принимает все решения о закупках. Централизованные закупки обычно предпочтительнее, поскольку решения о закупках обычно сопровождаются стандартизированной процедурой. Также обычно ведется централизованный учет всех покупок, сделанных этим правительством.
• Децентрализованные закупки — это когда отдельные отделы должны принимать собственные индивидуальные решения о закупках.

Какие проблемы существуют сегодня с закупками?

В текущей системе существует множество проблем. Мы вкратце перечислили некоторые из них:

• Сложность — правительственная документация, связанная с закупками, как правило, невероятно детализирована и сложна, что может быть подавляющим для новых стартапов, которые только начинают узнавать о продаже услуг государству.
• Высокая изменчивость — часть этой сложности заключается в различии как пороговых значений закупок, так и типов способов, которыми продавцы должны продавать свои товары государству.
• Низкая видимость — Информация о том, как маневрировать в этой очень сложной системе, чреватой высокой изменчивостью, разбросана в удаленных местах на государственных веб-сайтах, а иногда может быть вообще недоступна в Интернете.

Каковы последствия некоторых из этих проблем?

• Более мелкие поставщики, незнакомые с правилами, касающимися государственных закупок, не могут продавать свои услуги правительству, что создает барьер для входа для компаний, намеревающихся выйти на рынок гражданских технологий.
• Предпочтение отдается более устоявшимся и более старым компаниям, которые лучше знакомы с процессом закупок. (Обычно эти компании используют более старые, устаревшие методы разработки программного обеспечения водопада, что приводит к тому, что программное обеспечение также является более старым и устаревшим).

Каким образом правительства и компании решают эти проблемы?

• SmartProcure: SmartProcure, одна из компаний в Code for America Accelerator 2013 года, направлена ​​как на повышение прозрачности правительства, так и на предоставление местным предприятиям информации о закупках, позволяя предприятиям от небольших стартапов до корпоративных компаний принимать разумные ценовые решения.
• ProductBio: ProductBio, одна из компаний, включенных в Code for America Accelerator 2014 г., использует огромные объемы правительственных данных для создания исчерпывающей истории отдельных продуктов, чтобы предприятия и правительства понимали, какие продукты являются устойчивыми.