Инструкция по заполнению трудовых книжек 2019 с комментариями: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК \ КонсультантПлюс

Инструкция по ведению трудовых книжек в 2022 году

Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2022 году:

• записи дат производятся арабскими цифрами;
• сокращения не допускаются;
• сведения о кадровых решениях указываются не позднее 5 рабочих дней;
• заполнение осуществляется гелевой ручкой синего или фиолетового цвета;
• запись об увольнении вносится в день увольнения;
• в разделе «Сведения о работе» ранее внесенные неточности зачеркивать запрещено.

Содержание

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Вступление в юридическую силу приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н внесло изменения в правила ведения трудовых книжек в РФ в 2022, документ начал действовать с 01.09.2021. Ранее действовавшее постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» утратило свою силу.

Для чего существует трудовая книжка

Основная функция вполне очевидна: в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию.

Документ необходим:

• для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
• для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
• для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Порядок ведения трудовых книжек изменился с 01.09.2021. С этой даты не требуется ознакомление работника в личной карточке с записью о выполняемой работе, не вносятся сведения о времени обучения на курсах повышения квалификации. Форма книги учета движения трудовых книжек, установленная постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, не является теперь обязательной. Работодатель вправе разработать свою форму. Новые трудовые книжки вводятся в действие с 01.

01.2023, старые сохраняют свою силу. Изготовлением занимаются различные типографские организации. По желанию работника запись о совместительстве производится по месту основной работы. Но если основной работы нет, то запись может быть внесена по месту, где работник трудился по совместительству. Запись о приеме по совместительству, о переводе и увольнении вносится как в хронологическом порядке, так и блоками после увольнения для каждой компании. Все записи вносятся только работодателем. В связи с изменениями, инструкция по ведению трудовой книжки в 2022 имеет следующие особенности:

Требования	Содержание и правила
Номер по порядку	У каждой записи
Даты	Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил	Черный, фиолетовый или синий, используется шариковая, гелевая и перьевая ручки, воспроизведение с помощью оттиска печати или переноса красителей
Сокращения	Не используются, все записи производят аккуратно и читаемо
Язык	Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу	Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения	Запись об увольнении вносится в день совершения такого действия. Иные кадровые мероприятия совершаются в срок не позднее 5 рабочих дней
Исправление ошибок	Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

По вопросу воспроизведения записей с помощью «переноса красителей» Министерство труда РФ дало разъяснения в письме от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976, обозначив, что под ними понимаются технические средства — принтер.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести трудовую книжку в бумажном виде. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Титульный лист: правила заполнения

Строго установленные правила по ведению трудовых книжек и записей в них касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

• фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, старая фамилия зачеркивается;
• дата рождения;
• данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
• специальность указывается в именительном падеже;
• дата заполнения;
• подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Новые формы книжек имеют увеличенный объем раздела «Сведения о работе» и уменьшенный «Сведения о награждении» — 14 и 7 разворотов соответственно. В ранее действующей редакции количество обоих равнялось 10. Новые правила ведения вкладышей трудовых книжек в 2022 году изменяют количество разворотов: 12 и 5 вместо 9 и 8 соответственно. Печать организации ставится при наличии. Изменения в этой части внесены для приведения документа в соответствие с действующим законодательством ввиду возможности действия юридического лица без печати.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

1. В первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия.
2. Затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника.
3. В третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность.
4. Обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе содержится информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она заполняется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и имеет ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации при ее наличии.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже, в графе первой, ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении обязательно.

Как и где должны храниться ТК

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого документа чрезвычайно важно. Работодатель составляет приказ о том, где хранятся трудовые книжки, в нем дополнительно указывают ответственное лицо: должность и Ф. И.О. Не запрещается оформление двух отдельных приказов. Обязательная форма приказа законодательно не установлена.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. В соответствии с п. 40 приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведет два отдельных журнала. Первый — на учет бланков трудовой книжки с указанием серии и номера. Второй фиксирует книжки, принятые от только что устроившихся работников. Формы обоих журналов не установлены. Работодатель вправе разработать для применения свой вариант.

Копия ТК: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина. Из нового приказа от 19.05.2021 № 320н видно, каким документом регламентируется ведение трудовых книжек, — приложением № 2 к приказу «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». Согласно этому приложению, для получения копии нужно:

1. Снять копии со всех страниц документа, содержащих записи.
2. Заверить уполномоченным сотрудником организации.
3. Подписать у начальника отдела кадров. Для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, обязательно указание на его должность и печать или штамп.
4. На копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. С введением новых правил с 01.09.2021 заявление об утрате подается по месту работы, где вносилась последняя запись в трудовую книжку. В предыдущей редакции общие правила ведения, хранения и учета трудовых книжек требовали обращения по последнему месту работы. Нововведение закреплено в п. 27 порядка, установленного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в третьей графе указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности. В четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в предоставленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательств стажа.

Вкладыш в ТК

Вкладыш оформляется по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Процесс, по которому проводится оформление, ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, схож, и к нему применяются общие правила. Вкладыш заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что внесение сведений о работе в раздел, предназначенный для сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Ставится штамп «Вкладыш выдан», указывается его серия и номер. С 01.09.2021 требование о том, что вкладыш вшивается в трудовую книжку, исключено.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже выдается на руки человеку. Он должен быть заполнен в соответствии со всеми установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился, необходимо послать уведомление о том, где и когда получить трудовую. Гражданин имеет право дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Исправим ошибки в трудовой книжке работника

До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.

Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:

• в 2020 году — на всех работников;

• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.

Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.

 

Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.

В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.

Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).

КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:

• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;

• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;

• неверные даты рождения;

• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;

• отсутствие подписи уполномоченного лица;

• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;

• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки. 

Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.

Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки

Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии   могут быть любые работники организации в составе трех человек.

Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).

Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.

Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже

Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].

Орфографические ошибки

Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.

СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ

Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.

Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).

[1] Пункт 42 Правил № 225.

[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.

[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.

Поделитесь своей книгой Excel с другими

Делитесь и соавторствуйте

Справка по Excel и обучение

Делитесь и соавторствуйте

Делитесь и соавторствуйте

Поделитесь своей книгой Excel с другими

• Поделитесь своей книгой Excel с другими
  Статья
• Совместная работа над книгами Excel одновременно с совместным редактированием
  Статья
• Рекомендации по совместному редактированию в Excel
  Статья
• Просмотр файлов, которыми с вами поделились другие
  Статья
• Блокировка или разблокировка определенных областей защищенного листа
  Статья
• Защитить файл Excel
  Статья
• Сохранить или преобразовать в PDF
  Статья
• Комментарии и примечания
  Статья

Следующий: Связанные типы данных

Поделитесь книгой с другими прямо в Excel.

Вы можете разрешить им редактировать книгу или просто просматривать ее.

1. Выберите  Поделиться .

2. Выберите разрешения, а затем  Применить .

3. Добавить людей.

4. Введите сообщение, если хотите.

5. Выберите Отправить .

Чтобы поделиться книгой, нужно всего три шага.

С помощью веб-браузера загрузите или создайте новую книгу в OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеке SharePoint Online.

1. Если вы загрузили файл, щелкните имя файла, чтобы открыть его. Книга откроется в новой вкладке вашего веб-браузера.

2. Нажмите кнопку Редактировать в Excel . Если у вас нет этой кнопки, нажмите Изменить в браузере , а затем нажмите Изменить в Excel после перезагрузки страницы.

3. org/ListItem»>

   Щелкните Открыть Microsoft Excel .

4. Когда файл открывается в программе Excel, вы можете увидеть желтую полосу, указывающую, что файл находится в режиме защищенного просмотра. Нажмите Включить кнопку редактирования , если это так.

5. Нажмите Поделиться в правом верхнем углу.

6. Нажмите Пригласить людей . Затем введите адреса электронной почты и разделите их точкой с запятой. Не забудьте также выбрать Can Edit . Когда вы закончите, нажмите Share 9Кнопка 0046.

   Совет:  Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, нажмите Поделиться в правом верхнем углу, а затем нажмите Копировать ссылку > Просмотреть и изменить .

7. Если вы нажали кнопку «Поделиться» на предыдущем шаге, сообщения электронной почты будут отправлены каждому человеку. Сообщение придет с вашего адреса электронной почты. Вы также получите копию сообщения, чтобы знать, как оно выглядит.

Если вы нажмете кнопку Поделиться , люди получат сообщение электронной почты с приглашением открыть файл. Они могут щелкнуть ссылку, чтобы открыть книгу. Откроется веб-браузер, и книга откроется в Excel для Интернета. Если они хотят редактировать в браузере, они могут нажать Редактировать книгу > Редактировать в браузере . Если они хотят открыть его в приложении Excel, они могут нажать «Редактировать книгу 9».0046 > Редактировать в Excel .

Совет: Если они используют последнюю версию Excel 2016 для подписчиков Microsoft 365, они могут открыть файл непосредственно в приложении Excel. Они могут щелкнуть Файл > Открыть… > Общий доступ , а затем выбрать файл, которым поделился другой человек.

Книгу одновременно могут редактировать несколько человек. Это называется соавторством. Однако всем потребуется версия приложения Excel, поддерживающая совместное редактирование. В настоящее время совместное редактирование поддерживают версии Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel 2016 для подписчиков Microsoft 365. Если у них нет поддерживаемой версии, они могут нажать Редактировать книгу > Редактировать в браузере для редактирования файла в Excel для Интернета.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

См. также

Совместная работа над книгами Excel одновременно с совместным редактированием

Видео: Печать листов и книг

Печать рабочих листов и рабочих книг

Обучение Эксель 2013.

Печать рабочих листов и рабочих книг

Печать рабочих листов и рабочих книг

Печать рабочих листов и рабочих книг

• Печать рабочих листов и рабочих книг
  видео
• Дополнительные параметры печати
  видео
• Распечатать определенные страницы
  видео
• Печать заголовков, линий сетки и формул
  видео

Следующий: Работа с макросами

Печатайте рабочие листы и книги Excel по одному или несколько одновременно. Вы также можете распечатать частичный лист, например таблицу Excel.

Печать одного или нескольких рабочих листов

1. Выберите рабочие листы, которые вы хотите напечатать.

2. Щелкните ФАЙЛ > Распечатать . Вы также можете нажать Ctrl+P.

3. Нажмите кнопку Печать или настройте Настройки перед нажатием кнопки Печать .

Печать одной или нескольких книг

Все файлы рабочей книги, которые вы хотите напечатать, должны находиться в одной папке.

1. Щелкните ФАЙЛ > Открыть . Вы также можете нажать Ctrl+O.

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните имя каждой книги, которую вы хотите напечатать.

3. Щелкните правой кнопкой мыши выделенный фрагмент и выберите 9.0045 Распечатать .

Хотите больше?

Заморозить или заблокировать панели

Вставить верхние и нижние колонтитулы

Печать листа или книги

Вы хотите распечатать рабочий лист, над которым работаете.