Инструкция заполнения трудовой книжки 2019: Заполнение трудовой книжки: следуем правилам

Содержание

Инструкция по внедрению электронных трудовых книжек

С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работу кадровиков и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у работодателей в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться уже сейчас. А в мартовском номере журнала мы подробно с примерами для разных ситуаций расскажем, как заполнить форму СЗВ-ТД и на что обратить внимание при ее подаче.

В декабре 2019 года Президент РФ подписал два федеральных закона, которые направлены на переход к электронным трудовым книжкам:

  • от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
  • от 16.
    12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».

Зачем принимались эти законы?

Они были приняты в рамках утвержденной программы по развитию цифровой экономики России, о которой мы раньше уже писали. Данная программа предусматривает широкий перечень мероприятий. И такая системная цифровизация не обошла стороной трудовые правоотношения и кадровое делопроизводство. Оцифровать и перевести в электронный вид планируется данные не только из трудовых книжек, но и ряда других документов, оформляемых в рамках трудовых отношений с работниками. Поэтому кадровикам и всем работникам в целом стоит быть готовыми к соответствующим нововведениям и жизни в новых реалиях.

Связанный материал

Когда ждать перехода на электронные кадровые документы

№ 06 / 2018

Связанный материал

Электронные документы в трудовых спорах

№ 06 / 2018

Связанный материал

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

№ 05 / 2019

См. статью «Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму» в № 5′ 2019

Многие полагают, что с принятием этих законов будут использоваться какие-то специальные электронные трудовые книжки, а бумажные будут отменены. Однако это не совсем так. Дело в том, что названные выше законы вообще не предусматривают такого понятия, как «электронная трудовая книжка». А ведение бумажных трудовых книжек прекратится только в отношении тех работников, которые не изъявят своего желания на продолжение ведения бумажной трудовой книжки в прежнем порядке.

Тем не менее новшества пугают как кадровиков, не готовых отказываться от документа, который использовался в нашей стране многие десятилетия, так и обычных работников, опасающихся, что теперь им нечем будет подтвердить свой трудовой стаж. Однако если внимательно изучить суть нововведений, то становится очевидным, что все не так страшно.

Что же конкретно предусматривают законы, связанные с переходом на новые правила? Начнем с того, что вносятся изменения в ст.  65 ТК РФ, которой установлен перечень документов для трудоустройства. Ранее данная норма предусматривала, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю наряду с прочими документами трудовую книжку установленного образца. Теперь, согласно новой редакции, наряду с трудовой книжкой или вместо нее работник будет предъявлять работодателю сведения о своей трудовой деятельности по установленной форме.

Связанный материал

Проверяем бланки трудовых книжек

№ 07 / 2018

См. статью «Проверяем бланки трудовых книжек» в № 7′ 2018

Что такое сведения о трудовой деятельности?

В новой статье 66.1 ТК РФ сказано, что сведения о трудовой деятельности – это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему ПФР в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Как видно из приведенного понятия, сведения о трудовой деятельности – это почти все те же сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, но которые теперь будут включаться в информационную систему ПФР. Вот они-то, по сути, и являются так называемой электронной трудовой книжкой.

Однако не все сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, по новым правилам будут отражаться в ее электронной версии. Некоторые данные в информационную систему ПФР передаваться не будут (это касается, к примеру, сведений о награждениях).

Как сведения о трудовой деятельности появятся в информационной системе ПФР?

Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели должны направлять в ПФР по специально разработанной форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» 1. Этот же документ содержит и порядок заполнения указанной формы (далее – форма СЗВ-ТД, Порядок заполнения формы СЗВ-ТД).

Документы по форме СЗВ-ТД должны представляться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в котором были проведены соответствующие кадровые мероприятия или работником подавалось заявление о продолжении ведения его трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Таким образом, в 2020 году работодатель впервые должен подать соответствующие сведения 17.02.2020, поскольку 15.02.2020 попадает на субботу – выходной день, а значит, крайний срок сдачи отчета смещается на понедельник – ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.2016 № 19/4844).

При представлении документа по форме СЗВ-ТД в отношении работника впервые работодатель одновременно должен передать сведения о его трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020 (в этой же форме). Однако в некоторых исключительных случаях – если в течение 2020 года:

  • в отношении работника не будут проводиться кадровые мероприятия (в связи с которыми сведения будут направляться в ПФР) и (или)
  • от работника не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности,

такие сведения по состоянию на 01. 01.2020 работодатель должен представить в ПФР не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Кстати, с 01.01.2021 в ряде случаев документы по форме СЗВ-ТД придется подавать в ПФР в более сжатые сроки. В частности, в ситуациях приема на работу и увольнения сотрудника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений. А в случае перевода на другую постоянную работу, подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой…

Методическое пособие по заполнению трудовых книжек – Кадровикам Казахстана

Методическое пособие по заполнению трудовых книжек

ЭЛЕКТРОННОЕ МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК В 2019 ГОДУ
 
АВТОР: Лебедь Екатерина Александровна, практикующий юрист-кадровик с 10-летним стажем работы (в том числе, в решении трудовых вопросов в досудебном и судебном порядке). Более подробную информацию о спикере вы можете узнать на личном сайте Екатерины www.hr.kazinvoice.kz
 
Здравствуйте, коллеги! Перед вами первое издание в Казахстане по правильному заполнению трудовых книжек в самых различных кадровых ситуациях.
 
Данная брошюра составлена в рамках моего авторского проекта «Практические рекомендации по кадровому учету и делопроизводству» как учебно-методическое пособие к практикуму «Трудовые книжки от А до Я». На сегодняшний день тема заполнения трудовых книжек остается актуальной, работники требуют вносить записи о своей трудовой деятельности, а работодатели запрашивают трудовые книжки при приеме на работу.
 
 
Какие вопросы зачастую возникают в момент заполнения трудовой книжки?
 

      ✔   Что делать, если работник изменил фамилию, имя или отчество?
      ✔   Как быть, если приносит второй диплом?
      ✔   Что делать, если не указано наименование компании
            -работодателя?
      ✔   Как внести данные о переименовании ТОО или ИП?
      ✔   Как внести данные о переводе на другую работу, о повышении в
            должности?
      ✔   Как изменить наименование должности?
      ✔   Можно ли индивидуальному предпринимателю самому на себя
            заполнить трудовую книжку?
      ✔   Какую запись внести при ликвидации работодателя?
      ✔   Что делать, если работника восстановили по суду?
      ✔   Какую запись вносить работнику-совместителю?
      ✔   А если работник ушел в армию?
      ✔   Как правильно оформить недействительность предыдущей

            записи?


На самом деле, вопросов, связанных с правильным заполнением трудовой книжки в Казахстане гораздо больше. Мне они поступают каждый день. Именно поэтому я решила издать методическое пособие с образцами записей в трудовую книжку в 2019 году (с учетом всех изменений в законы Казахстана).
 
Приведенные практические примеры позволят вам разобраться, как правильно заполнять трудовую книжку и безошибочно вносить в нее записи. Посмотрите образец внесения записей трудового стажа работника и заверение печатью организации:
 

Образец заполнения трудовой книжки в Казахстане в 2019 году:

№ записиДатаСведения о приеме на работу, о переводах на другую работу (с указанием должности) и прекращении трудового договора (с указанием причин и ссылок на законодательные акты)
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
ЧислоМесяцГод
Товарищество с ограниченной ответственностью «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР»
1502042016Принят по трудовому договору в контрольно-аналитический отдел контролеромПриказ № 35-лс от 02. 04.2016
1613112017Переведен в экономистом в финансовый отделПриказ № 156-лс от 13.11.20176
1726012019Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному подпунктом 5) статьи 49 Трудового кодекса Республики Казахстан (по инициативе работника)Приказ № 13-лс от 26.01.2019

 
 
 
СОДЕРЖАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОГО ПОСОБИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК:
 

1. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК: требования законодательства РК и стандарты работы

  • Общие требования законодательства (стандарты внесения записей, заверений записей печатью организации, правомерность использования печати отдела кадров и т.д.)
  • Порядок возложения обязанностей по ведению трудовых книжек. Порядок приема-передачи трудовых книжек.

 
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

  • Заполнение чистого бланка трудовой книжки – оформление титульного листа.
  • Внесение записей о приеме на работу (на основную работу, на работу по совместительству, при различных сроках заключения трудового договора, на работу по вахтовому методу и в других исключительных случаях).
  • Оформление переименования или изменения организационно-правовой формы компании.
  • Оформление перевода работника по различным основаниям (перевод временный и постоянный, перевод на другую должность, перевод в другое подразделение, перевод к другому работодателю – другое юр. лицо).
  • Оформление изменений должности или квалификации работника (переименование должности, присвоение квалификационного разряда и т.д.).
  • Внесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях.
  • Общий порядок оформления записей о расторжении трудовых отношений.
  • Внесение в трудовую книжку записей о прекращении трудового договора по различным основаниям.
  • Особенности оформления трудовых книжек работникам филиалов, обособленных структурных подразделений.
  • Особенности внесения в трудовую книжку отдельных видов записей (сведений о службе в армии, работе гос. структурах, учебе и т.д.).

 
3. ИСПРАВЛЕНИЕ НЕВЕРНЫХ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ, внесение изменений и дополнений. Оформление дубликата, выдача вкладыша.

  • Внесение изменений и исправлений на титульный лист трудовой книжки при обнаружении ошибок, при изменении персональных данных работников.
  • Оформление дубликата трудовой книжки » Обязанности работодателя при утрате, порче трудовых книжек работников.
  • Оформление вкладыша.

 
4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. Ответственность работодателя за нарушение законодательства о ведении и хранении трудовых книжек.

  • Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  • Организация хранения трудовых книжек.
  • Выдача трудовой книжки работнику «на руки», оформление копий, выписок.
  • Порядок хранения невостребованных трудовых книжек.
  • Судебная практика.

 
СПОСОБЫ ОПЛАТЫ:
 
Стоимость методического пособия – 7 500 тенге. Пособие по трудовым книжкам можно приобрести в электронном виде. Принимаем оплату от юридических лиц, выдаем счет-фактуру и накладную. Пособие можно оплатить через KaspiGold или прямо с сайта через карту VISA или MasterCard.

ФРИЛАНС И КАРЬЕРА В КАДРАХ
 
На канале t.me/hr_audit мы будем с вами обсуждать вакансии, предложения для кадровых специалистов Казахстана.
 
Я буду с вами делиться своим опытом продвижения, поиска клиентов, презентацией своих услуг. И прочими наблюдениями и новостями.
 
Перейти в Instagram, YouTube или Telegram Екатерины Лебедь >>>
 

Как поделиться файлом Excel для нескольких пользователей

В этом руководстве вы найдете полную информацию о том, как поделиться книгой Excel с другими людьми, сохранив ее в локальной сети или OneDrive, как контролировать доступ пользователей к общему файлу Excel. и разрешить конфликтующие изменения.

В наши дни все больше и больше людей используют Microsoft Excel для командной работы. В прошлом, когда вам нужно было поделиться с кем-то книгой Excel, вы могли отправить ее в виде вложения электронной почты или сохранить данные Excel в формате PDF для печати. Несмотря на то, что первый метод был быстрым и удобным, он создавал несколько версий одного и того же документа, а второй создавал защищенную, хотя и нередактируемую копию.

Последние версии Excel 2010, 2013 и 2016 упрощают совместное использование и совместную работу над книгами. Предоставляя общий доступ к файлу Excel, вы предоставляете другим пользователям доступ к тому же документу и позволяете им одновременно вносить изменения, что избавляет вас от необходимости отслеживать несколько версий.

Как поделиться файлом Excel

В этом разделе показано, как предоставить общий доступ к книге Excel для нескольких пользователей, сохранив ее в локальной сети, где другие люди могут получить к ней доступ и внести изменения. Вы можете отслеживать эти изменения и принимать или отклонять их.

Открыв книгу, выполните следующие действия, чтобы поделиться ею:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Share Workbook .
  2. Появится диалоговое окно Share Workbook , в котором выберите Разрешить изменения более чем одному пользователю одновременно. Это также позволяет установить флажок объединения книг на вкладке Редактирование .
  3. При желании переключитесь на Вкладка Advanced , выберите нужные параметры для отслеживания изменений и нажмите OK .

    Например, вы можете захотеть, чтобы изменения обновлялись автоматически каждые n минут (все остальные настройки на снимке экрана ниже установлены по умолчанию).

  4. Сохраните файл Excel в сетевом расположении, где другие люди смогут получить к нему доступ (самый быстрый способ — использовать сочетание клавиш Ctrl + S).

Если все сделано правильно, слово [Shared] появится справа от имени книги, как показано на снимке экрана ниже:

Теперь вы и ваши коллеги можете одновременно работать над одним и тем же файлом Excel. Вы можете принять или отклонить их изменения, а после внесения нужных изменений вы можете прекратить совместное использование книги. Далее в этом уроке вы найдете подробную информацию о том, как все это сделать.

Примечание. Если Microsoft Excel отказывается предоставлять общий доступ к определенной книге, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин:

  1. Невозможно предоставить общий доступ к книгам, содержащим таблицы или карты XML. Поэтому обязательно преобразуйте свои таблицы в диапазоны и удалите карты XML, прежде чем делиться своим файлом Excel.
  2. Чтобы иметь возможность поделиться книгой, необходимо отключить некоторые настройки конфиденциальности. Перейдите в раздел Файл > Параметры Excel > Центр управления безопасностью , нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью… и в категории Параметры конфиденциальности снимите флажок Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении .

Как предоставить общий доступ к книге Excel и защитить отслеживание изменений

Если вы хотите не только поделиться файлом Excel, но и гарантировать, что никто не выключит историю изменений или не удалит книгу из общего доступа, действуйте следующим образом:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Protect and Share Workbook .
  2. Появится диалоговое окно Защитить общую книгу , и вы установите флажок Совместное использование с отслеживанием изменений .
  3. Введите пароль в поле Пароль (необязательно) , нажмите OK и повторите ввод пароля для подтверждения.

    Хотя вводить пароль не обязательно, лучше это сделать. В противном случае нет смысла использовать эту опцию, потому что любой сможет снять защиту и, таким образом, остановить общий доступ к книге.

  4. Сохраните книгу.

При нажатии кнопки OK в приведенном выше диалоговом окне кнопка Защитить и совместно использовать книгу на ленте изменится на Снять защиту общей книги , а нажатие этой кнопки снимет защиту с общей книги и прекратит совместное использование.

Примечание. Если к книге уже предоставлен общий доступ и вы хотите защитить общий доступ с помощью пароля, сначала необходимо отменить общий доступ к книге.

Защита рабочего листа по сравнению с защитой общей книги

Параметр Protect and Share Workbook предотвращает только отключение отслеживания изменений в общей книге, но не запрещает другим пользователям редактировать или удалять содержимое книги.

Если вы хотите, чтобы люди не могли изменять важную информацию в вашем документе Excel, вам нужно будет заблокировать некоторые области, прежде чем делиться ими («до» здесь важное слово, поскольку защита рабочего листа не может быть применена к общей книге Excel). Подробные пошаговые инструкции см.:

  • Как заблокировать определенные ячейки в Excel
  • Как заблокировать формулы в Excel

Ограничения общей книги Excel

Принимая решение предоставить общий доступ к файлу Excel, имейте в виду, что это может вызвать некоторые проблемы у ваших пользователей, поскольку не все функции полностью поддерживаются в общих книгах. Вот некоторые из ограничений:

  • Сортировка и фильтрация по формату
  • Условное форматирование
  • Объединение ячеек
  • Таблицы Excel и отчеты сводных таблиц
  • Схемы и рисунки
  • Проверка данных
  • Защита рабочего листа
  • Группировка или структурирование данных
  • Промежуточные итоги
  • Слайсеры и спарклайны
  • Гиперссылки
  • Формулы массива
  • Макросы
  • Еще немного

По сути, вы сможете использовать существующие функции, но не сможете их добавлять или изменять. Итак, если вы хотите воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов, обязательно примените их до обмена вашим файлом Excel. Полный список функций, не поддерживаемых в общих книгах, можно найти на веб-сайте Microsoft.

Как редактировать общую книгу Excel

После открытия общей книги вы можете вводить новые или изменять существующие данные обычным способом.

Вы также можете идентифицировать свою работу в общей книге:

  1. Перейдите на вкладку Файл > Параметры .
  2. В Общие , прокрутите вниз до раздела Персонализируйте свою копию Office .
  3. В поле Имя пользователя введите имя пользователя, которое вы хотите отобразить, и нажмите OK .

Теперь вы можете вводить и редактировать данные как обычно, учитывая следующие ограничения общих книг.

Как разрешить конфликтующие изменения в общем файле Excel

Когда два или более пользователей одновременно редактируют одну и ту же книгу, некоторые изменения могут повлиять на одни и те же ячейки. В таких ситуациях Excel сохраняет изменения пользователя, который первым сохранил книгу. Когда другой пользователь пытается сохранить книгу, Excel отображает Диалоговое окно «Разрешить конфликты» с подробной информацией о каждом конфликтующем изменении:

Чтобы разрешить конфликтующие изменения, выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы сохранить изменения, нажмите Принять мое .
  • Чтобы сохранить изменение другого пользователя, нажмите Принять другое .
  • Чтобы сохранить все ваши изменения, нажмите Принять все мои .
  • Чтобы сохранить все изменения других пользователей, нажмите Принять все остальные .

Совет. Чтобы сохранить копию общей книги со всеми вашими изменениями, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Разрешение конфликтов , а затем сохраните книгу под другим именем ( Файл > Сохранить как ). Вы сможете объединить свои изменения позже.

Как заставить последние изменения автоматически переопределять предыдущие изменения

Чтобы самые последние изменения автоматически отменяли любые предыдущие изменения (сделанные вами или другими пользователями), без отображения Разрешить конфликты диалоговое окно, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Обзор в группе Изменения щелкните Совместное использование книги .
  2. Перейдите на вкладку Advanced , выберите Сохраняемые изменения win под Конфликтующие изменения между пользователями и нажмите OK .

Чтобы просмотреть все изменения, внесенные в общую книгу, используйте Отслеживание изменений на вкладке Обзор в группе Изменения . Он покажет вам, когда было сделано конкретное изменение, кто его внес и какие данные были изменены. Для получения дополнительной информации см.:

  • Просмотр истории изменений на отдельном листе
  • Принять или отклонить изменения, сделанные другими

Как объединить разные копии общей книги

В некоторых случаях удобнее сохранить несколько копий общей книги, а затем объединить изменения, сделанные разными пользователями. Вот как:

  1. Поделитесь своим файлом Excel в локальной сети.
  2. Теперь другие пользователи могут открывать общий файл и работать с ним, при этом каждый человек сохраняет свою собственную копию общей книги в той же папке, но с другим именем файла.
  3. Добавьте функцию сравнения и объединения книг на панель быстрого доступа. Подробные инструкции о том, как это сделать, можно найти здесь.
  4. Откройте основную версию общей книги.
  5. Нажмите Сравнить и объединить книги на панели быстрого доступа.
  6. В диалоговом окне Select Files to Merge выберите все копии, которые вы хотите объединить (чтобы выбрать несколько файлов, удерживайте клавишу Shift, щелкая имена файлов, а затем нажмите OK) .

Готово! Изменения, внесенные разными пользователями, объединяются в одну книгу. Теперь вы можете выделить изменения, чтобы сразу просмотреть все изменения.

Как удалить пользователей из общей книги Excel

Общий доступ к файлу Excel для нескольких пользователей может привести к множеству конфликтующих изменений. Чтобы избежать этого, вы можете отключить определенных людей от общей книги.

Чтобы удалить пользователя из общей книги, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Share Workbook .
  2. На вкладке Редактирование выберите имя пользователя, которого хотите отключить, и нажмите кнопку Кнопка удаления пользователя .

Примечание. Это действие отключает пользователей только для текущего сеанса, но не препятствует повторному открытию и редактированию общего файла Excel.

Если выбранный пользователь в настоящее время редактирует общую книгу, Microsoft Excel предупредит вас, что все несохраненные изменения этого пользователя будут потеряны. Вы нажимаете OK , чтобы продолжить, или Cancel , чтобы прервать операцию и позволить пользователю сохранить свою работу.

Если вы были отключены, вы можете сохранить свою работу, сохранив общую книгу под другим именем, а затем снова открыть исходную общую книгу и объединить изменения из сохраненной вами копии.

Если вы хотите удалить личные представления удаленного пользователя, перейдите на вкладку Представление > группу Представления рабочей книги и нажмите Пользовательские представления . В диалоговом окне Custom Views выберите виды, которые нужно удалить, и нажмите 9.0022 Удалить .

Как отменить общий доступ к файлу Excel

Когда командная работа завершена, вы можете прекратить совместное использование книги следующим образом:

Откройте диалоговое окно «Общий доступ к книге » (вкладка «Просмотр » > группа «Изменения «). На вкладке Редактирование снимите флажок Разрешить изменения более чем одному пользователю одновременно… и нажмите OK .

Excel отобразит предупреждение о том, что вы собираетесь удалить файл из общего доступа и стереть историю изменений. Если это то, что вы хотите, нажмите Да , иначе Нет .

Примечания:

  1. Прежде чем очистить это поле, убедитесь, что вы единственный человек, указанный в списке , у которого сейчас открыта эта рабочая книга . Если есть другие пользователи, сначала отключите их.
  2. Если флажок не установлен (выделен серым цветом), скорее всего, включена защита общей книги. Чтобы снять защиту с книги, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Общий доступ к книге », а затем нажмите кнопку «Снять защиту общей книги» 9.0023 на вкладке Обзор , в группе Изменения .

Как поделиться книгой Excel с помощью OneDrive

Другой способ поделиться книгой Excel — сохранить ее в OneDrive, пригласить коллег поработать над ней и мгновенно увидеть изменения друг друга. Microsoft называет это соавторством .

Сохранение и совместное использование книги

В Excel 2013 и Excel 2010 , чтобы сохранить книгу в OneDrive, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Файл > Поделиться > Сохранить в облаке .
  2. Пригласите людей к совместной работе над книгой, введя их имена или адреса электронной почты в соответствующее поле.
  3. Убедитесь, что в раскрывающемся списке справа (по умолчанию) выбран пункт Может редактировать , и нажмите Поделиться .

В Excel 2016 можно просто нажать кнопку Поделиться в правом верхнем углу, сохранить книгу в облачном расположении (OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеку SharePoint Online), ввести адреса электронной почты в поле .0003 Пригласить людей , разделив их точкой с запятой, а затем нажмите кнопку Поделиться на панели (см. скриншот ниже).

Нажав кнопку Поделиться , вы отправите электронное сообщение каждому человеку, копия будет отправлена ​​и вам на всякий случай. Если вы предпочитаете отправить ссылку самостоятельно, вместо этого нажмите Получить ссылку для общего доступа в нижней части панели.

Соавтор с другими людьми

Когда ваши коллеги получают приглашение, они просто щелкают ссылку, чтобы открыть книгу в Excel Online, а затем щелкают Редактировать книгу > Редактировать в браузере для редактирования файла.

Подписчики Excel 2016 для Office 365 (а также пользователи Excel Mobile, Excel для iOS и Excel для Android) могут совместно редактировать в своем настольном приложении Excel, щелкнув Редактировать книгу > Редактировать в Excel.

Совет. Если вы используете Excel 2016, вы также можете нажать Файл > Открыть , а затем выбрать Доступно мне .

Теперь, как только другие пользователи начнут редактировать книгу, их имена появятся в правом верхнем углу (иногда это изображения, инициалы или даже буква «Г», обозначающая гостя). Вы можете видеть выборки других пользователей в разных цветах, ваш собственный выбор традиционно зеленый:

Примечание. Вы можете не видеть выбор других людей, если используете версию, отличную от Excel 2016 для Office 365 или Excel Online. Однако все их изменения в общей книге будут отображаться в режиме реального времени.

Если в соавторстве участвуют несколько пользователей, и вы не знаете, кто редактирует конкретную ячейку, щелкните эту ячейку, и отобразится имя человека.

Чтобы перейти к ячейке, редактируемой кем-либо, щелкните имя или изображение этого человека, а затем щелкните зеленое поле с адресом ячейки.

Так вы можете поделиться файлом Excel с другими пользователями. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

Сделать рабочие книги совместимыми со старыми версиями

Применяется к: Tableau Cloud, Tableau Desktop, Tableau Server

Вы можете понизить версию рабочих книг, чтобы поделиться ими с людьми, использующими более старые версии продуктов Tableau.

Важно: При переходе на более раннюю версию все функции или возможности, недоступные в этой версии, удаляются для совместимости. Кроме того, любые вычисляемые поля, созданные в более новой версии и использующие функции, недоступные в более старой версии, должны быть исправлены или удалены вручную при переходе на более раннюю версию.

Экспорт в более раннюю версию из Tableau Desktop

  1. В Tableau Desktop выберите «Файл» > «Экспортировать как версию» и выберите версию, до которой вы хотите перейти. (Самая ранняя версия, которую вы можете экспортировать, — Tableau Desktop 10.5.)

  2. Сохраните книгу в свой репозиторий My Tableau или в выбранную папку.

Понизить версию книги при публикации на Tableau Server

Если вы используете более новую версию Tableau Desktop со старой версией Tableau Server, вы можете перейти на более старую версию Tableau Server, выбрав Сервер > Опубликовать книгу. Появится предупреждающее сообщение о том, что рабочая книга будет понижена при публикации:

Если позже вы откроете книгу с пониженной версией в более новой версии Tableau Desktop, вы увидите сообщение, подобное показанному ниже. Затем вам может потребоваться вернуть функции, которые были удалены при понижении версии книги.

Примечание: Источники данных не понижаются во время публикации.

Загрузите более старую версию из Tableau Cloud или Tableau Server

Если вы используете Tableau Cloud или Tableau Server, вы можете загрузить книгу, чтобы открыть ее в более старой версии Tableau Desktop.

  1. Чтобы определить, какую версию Tableau Desktop вы используете, выберите «Справка» > «О Tableau» в верхнем меню.

  2. В Tableau Server или Tableau Cloud откройте представление, которое хотите загрузить.

  3. Нажмите кнопку Загрузить , а затем нажмите Tableau Workbook .

  4. Выберите версию, в которую вы хотите экспортировать.

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *