Как организовать вечеринку в клубе: Как организовать вечеринку: опыт профессионалов

Содержание

Как организовать вечеринку: опыт профессионалов

Вечеринка — это отличная возможность собрать средства на благотворительность, представить свой бренд или просто развлечь людей. Но как избежать ошибок при организации и какие инструменты и приемы лучше использовать, чтобы все прошло гладко? Многие тонкости всплывут только в процессе, поэтому мы постарались собрать и описать их заранее.

Каких ошибок важно избегать при организации вечеринки?

Бывает, что все вроде бы сделано правильно, реклама есть, заявленные артисты пользуются популярностью, но люди почему-то не пришли, и мероприятие прошло «в минус». Это означает, что вы допустили какую-то ошибку. Что важно учитывать, чтобы такого не произошло? Пройдемся по основным моментам:

правильный выбор даты и времени — выбирайте их так, чтобы учесть образ жизни вашей потенциальной аудитории. Например, не назначайте вечеринку, рассчитанную на молодежь, на период сессии. Плохой вариант — вечеринка перед началом рабочей недели, идеальный — пятница;

чтобы успеть зарезервировать самое лучшее время, планируйте все заранее. Хорошая вечеринка планируется, как концерт, за несколько месяцев до события;
посмотрите, не пересекаетесь ли вы с другими интересными для вашей потенциальной аудитории событиями. Важно также учитывать другие мероприятия в вашей местности. Если в этот день в непосредственной близости от места проведения проходит крупный футбольный матч или митинг, это может стать проблемным фактором;
место должно идеально соответствовать по масштабам и уровню, нет смысла арендовать клуб на 400 человек для закрытого мероприятия на 100-150 посетителей;
не забывайте об уведомлениях за несколько недель, дней, а также накануне события, благо, сейчас инструментов для этого в сети очень много.

Как спланировать отличную вечеринку заранее и какие инструменты использовать?

Продумайте громкое и говорящее название для вашей вечеринки и добавьте описание.

Концепция должна быть расписана детально — в особенности для тематических вечеринок. Опишите дресс-код достаточно подробно, если он важен. Укажите место проведения, дату и время, добавьте описание маршрута или карту. Не последнюю роль играют личности, а именно, кто будет приглашен на вечеринку, кто будет развлекать гостей (ди-джеи, музыканты, артисты разговорного жанра).

Укажите стоимость, а также дополнительные условия, например, возможность получить скидку или воспользоваться бесплатным входом, подарки для гостей и другое. И конечно, важно указывать, кто организовывает вечеринку и спонсирует ее проведение. Если мероприятие носит благотворительный характер, важно указать бенефициаров и способ, которым можно проверить использование средств (где будет опубликован отчет, например). В конце добавьте форму связи для потенциальных гостей — отличным вариантом может быть всплывающая форма.

Для организации вечеринки подходя платформы, которые позволяют создавать форму приглашения и контролировать продажу билетов или резервирование мест для бесплатных событий. Например, вы можете воспользоваться гибко настраиваемыми формами Nethouse.События — у них есть специальный шаблон для вечеринок.

Как завлечь гостей?

Тематика не должна быть банальной. Все мы много раз слышали про вечеринки в стиле «гангстерского Чикаго 30-х», про «дискотеки 80-х» с лосинами и высокими прическами. Все это уже не заводит людей, возможно, вы даже не сможете собрать их. Посвятите вечеринку актуальной теме либо выберите какую-то небанальную. Это может быть фильм или книга, дегустация какой-либо интересной еды. Если вечеринка посвящена определенному бренду, торговой марке и т.д. — у вас уже есть готовая тема.

Контролируйте затраты на вечеринку

При организации лучше всего заранее составить смету, включая в нее все мелочи вроде наборов воздушных шаров и одноразовой посуды. Причем, всегда стоит учитывать вероятность форс-мажора, который также придется покрывать. Стоимость билета высчитывайте, исходя из готовой сметы, а не наоборот, подгоняя смету под установленную цену билета.

Где провести вечеринку?

Мест для почасовой аренды можно подобрать очень много. Главное, чтобы место вписывалось в предполагаемый формат и подходило для ожидаемого количества гостей. Конечно, прежде всего обращайте внимание на заведения, специализирующиеся именно на организации мероприятий, а не на обычных кафе, в таком случае аренда обойдется дешевле. Обращайте внимание на наличие удобного транспортного сообщения. Для концертов и живой музыки важна хорошая акустика и аппаратура — учитывайте и этот фактор.

Чем угощать гостей?

Организовать ли доставку еды (кейтеринг) или воспользоваться услугами заведения, в котором вы проводите мероприятие — зависит от ваших предпочтений и самого места. Но в любом случае нужно учесть несколько важных факторов:

сезонность — горячие и сытные блюда для зимы, и, наоборот, упор на зелень, фрукты и морепродукты — для теплого времени;
количество — воспользуйтесь примерной нормой расчета, исходя из длительности мероприятия: для 2-4 часовых вечеринок исходите из количества в 600 граммов на гостя, а для крупных длительных мероприятий — не менее 1000 граммов;
особенности сервировки — этот пункт целиком продиктован общим форматом вечеринки;

продумайте специальное меню для вегетарианцев, аллергиков, людей с непереносимостью лактозы, также лучше избегать резко пахнущих продуктов.

Оформление и ведущие

Даже с идеальной темой вам потребуются интересные декорации для вашей вечеринки — сегодня комплексное оформление таких событий «под ключ» предлагает множество фирм. Но, если у вас не будет ведущего, который будет задавать ритм и вовлекать гостей в активности, даже самое лучшее оформление может не сработать. Полагаться на свои способности ведущего не стоит, так же, как и на самоорганизацию гостей, лучше пригласить профессионала.

15 советов от ветеранов рейв-движения

Если ассортимент столичных вечеринок тебя не устраивает, возьми инициативу в свои руки и устрой свой рейв с неповторимой концепцией и гремящим звуком. Так как этот квест отличается особой сложностью, лови пачку толковых советов – с ними твоя вечеринка пройдет «на ура».

1. Собери команду единомышленников. Даже с «камерным» рейвом невозможно управиться в одиночку. Привлекай друзей, разыскивай волонтеров и не забывай о плюшках для камрадов – организуй своим тиммейтам «проходки» на ивент, бесплатную выпивку и ништяки в виде стикеров и мерча.

2. Интригуй и дроби инфоповоды. Повесил афишу вечеринки – задокументировал это дело в Instagram, осматриваешь помещение перед ивентом – сними про это сториз. В общем, веди себя как заправский видеоблогер – для пиара это полезно.

3. Халява – отличный пиар-ход. Разыграй что-нибудь в своих социальных сетях: виниловая пластинка, мерч или «проходка» на рейв обеспечат тебе солидную дозу репостов.

4. Сбрось пресс-релиз своей вечеринки во все медиа, имеющие собственную афишу: быть может, именно оттуда на твой рейв хлынет драгоценная публика.

5. Хорошему рейву необходим достойный спот – классная площадка привлекает людей. Но помни: самые интересные локации не приспособлены для проведения рейвов. Значит, тебе придется раскошелиться на звук, свет, туалеты, бар и охрану. И да, если ты собираешься устроить легальный рейв, не лезь на незавершенные стройки и не суйся в заброшенные здания – вечеринка в таких местах привлечет ненужное внимание правоохранительных органов.

6. Продумай концепцию своего рейва: людям не интересен твой музыкальный вкус – им нужен крутой идейный ивент, способный «телепортировать» их из серых будней. Делай ставку на нетривиальный музыкальный жанр, удиви рейверов тематической вечеринкой и порадуй слушателей крутыми музыкантами – учись удивлять!

7. Помни: привозной артист не спасет плохую концепцию. И вообще, в последнее время герои локальных сцен пользуются у публики большИм спросом – пользуйся популярностью местных артистов и поддерживай родную музыкальную сцену.

8. Не экономь на звуке и не давай рейверам причин для разочарования в твоем саунде – пригласи профессионалов, которые «продуют» помещение перед вечеринкой и отстроят звук. И помни: «громко» не значит «хорошо»!

9. Звуковое оборудование не обязательно покупать: его можно взять в аренду или одолжить. Опять же, установкой «саунда» должен заниматься профессионал: если в твоей команде нет нужного специалиста, обратись к оплачиваемым звукооператорам – эксперт проследит за тем, чтобы оборудование не сгорело и стоически перенесло твою вечеринку. Кстати, если ты создаешь рейв в месте без электричества, позаботься об электрогенераторе: устройства на пять киловатт обеспечат твой рейв необходимой энергией.

10. Свет и разнокалиберные инсталляции могут спасти вечеринку, обделенную идеальным звуком. Интересное световое решение может стать отличной рекламой, работающей в формате «здесь и сейчас», – люди любят фотографироваться на фоне крутых инсталляций, FSP не даст соврать.

11. Согласуй мощность электросети и оборудования: ты же не хочешь оставить свою вечеринку без света и музыки?

12. Не своди глаз с финансов и не выходи за рамки своего бюджета! Критично оценивай ситуацию, следи за затратами и будь готов к денежным «влетам» – через этот Рубикон проходят все организаторы.

13. Позаботься о комфорте и безопасности своей публики: на площадке должны быть туалеты, бар, гардероб и место, на территории которого народ сможет передохнуть от непрекращающихся танцев. Кстати, не задерживай процесс запуска людей не вечеринку – постарайся организовать раздельный вход и выход.

14. Обязательно устрой своей охране брифинг и проработай с ними варианты действий в нештатных ситуациях – от качества работы твоего crew будет зависеть настроение пришедших людей. Советуем позаботиться о средствах связи: взятые в аренду рации ускорят решение многих проблем.

15. Убедись в том, что у тебя есть все необходимые разрешения и документы – в противном случае твоя вечеринка может закончиться, даже не начавшись.

За помощь в создании материала выражаем безграничный респект Егору Костюченко (MINSK’81), Александру Корнейчуку (34 Hangover Party) и Андрею Сурину (Sauce).

Фото: Таня Капитонова, Нази Джанессари, Даша Барышникова

Как организовать мероприятие в ночном клубе (чтобы крыша не загорелась)

Вы когда-нибудь задумывались, как организовать мероприятие в ночном клубе, когда вы в основном имеете дело с молодыми людьми, которые вечно не в себе?

Да, и мы тоже.

Вот почему мы задумались, как провести мероприятие в ночном клубе с минимальными жертвами и максимальным развлечением ночью.

Читайте дальше, чтобы узнать…

Что отличает мероприятия в ночном клубе от других мероприятий
Какие типы событий будут хорошо восприняты
На что обратить внимание при планировании мероприятия
Как лучше продвигать его для молодежи

Billetto — это платформа для продажи билетов, которая помогает вам управлять, рекламировать и проводить мероприятия. Настройте страницу мероприятия и начните продавать билеты за 5 минут.
СОЗДАЙТЕ СВОЕ МЕРОПРИЯТИЕ >>

Что делает мероприятие в ночном клубе особенным?

Ночные клубы известны тем, что они темные, шумные, дорогие и хаотичные. Ничто из этого не влияет на популярность ночных клубов, но об этом стоит помнить, когда вы организуете мероприятие в одном из них.

Одна вещь, которую ваши посетители будут делать редко, — это говорить. Музыка обычно настолько громкая, что длительные разговоры невозможны, поэтому подберите развлечения соответствующим образом.

Еще одним фактором, отличающим мероприятия ночных клубов, является клиентура. Ваша аудитория, как правило, это молодые люди, так как 31 год считается точкой отсечки для посещения клубов.

Наконец, фактор хаоса. Объедините юношеское безрассудство и гормоны с алкоголем и «другими веществами», и вы получите бомбу замедленного действия, которая сделает вашу ночь намного более захватывающей.

Какие мероприятия можно проводить в ночном клубе?

Вы столкнетесь с определенными ограничениями при планировании мероприятия в ночном клубе, но это не значит, что у вас нет вариантов. Взгляните на идеи, перечисленные здесь, чтобы найти вдохновение.

1. Тематические вечера

Каждый любит хороший повод нарядиться для вечеринки, так почему бы не организовать тематическую ночь? Выбор темы также поможет вам решить, какую музыку играть, какого ди-джея заказать, любые потенциальные конкурсы, а также декор помещения и рекламную стратегию.

Вот несколько очевидных праздничных тем, с которых вы можете начать:

Рождество
Хэллоуин
Марди Гра
Канун Нового года
День Святого Патрика
День святого Валентина

Тема костюма кролика, кто-нибудь?

Но вы также можете придерживаться тем, не зависящих от времени года:

Тема гангстеров 20-х годов
Ретро дискотека 70-х
Вечеринка в стиле 90-х
Карнавальная тема
голливудский гламур
Пляжная вечеринка в помещении
Спортивная тема

Совет: Прочитайте наше руководство о том, как найти идеальную тему для вашего мероприятия в ночном клубе.

2. VIP-ночной клуб

Знаменитости не тусуются в тех же ночных клубах, что и мы, простые люди. Но нам определенно нравится, когда нас заставляют чувствовать себя особенными. Организуйте мероприятие только для приглашенных, чтобы привнести в ваше заведение этот фактор знаменитости и дать вашим посетителям почувствовать, что они являются частью эксклюзивного клуба.

Совет: Прочитайте наши руководства о том, как организовывать секретные мероприятия и частные мероприятия для вдохновения.

3. Конкурс караоке

В ночном клубе можно быть услышанным, если управлять сценой с помощью микрофона и громкой связи. Организуйте вечер караоке, на котором ваши посетители соревнуются за место в баре. Вы можете вручать призы за лучшее исполнение или позволить людям соревноваться за худшее избиение классических песен.

Совет: Воспользуйтесь этим руководством, чтобы организовать караоке-мероприятие в ночном клубе.

4. Живые выступления

Поскольку у вас есть сцена и отличная звуковая система, ваш ночной клуб является идеальным местом для проведения живых выступлений. Пригласите известного ди-джея, группу или комика, чтобы заинтересовать публику. Убедитесь, что вы используете живое выступление в качестве ключевого компонента вашей маркетинговой стратегии.

Совет: Обратитесь к нашему руководству о том, как организовать шоу, которое поможет вам с деталями.

Как спланировать мероприятие в ночном клубе

Процесс планирования мероприятия в ночном клубе аналогичен большинству других мероприятий, за некоторыми ключевыми исключениями. Взгляните на каждый пункт, чтобы убедиться, что вы не упустите ни одной детали во время планирования.

1. Определите свою целевую аудиторию

Узнайте, кому именно будет интересно ваше мероприятие. Вы знаете возрастной диапазон, поэтому погрузитесь глубже в их хобби, интересы и тенденции, которым они следуют.

Совет: Воспользуйтесь нашим руководством о том, как найти свою целевую аудиторию, чтобы максимально детализировать ее.

2. Найдите идеальное место

Если у вас еще нет ночного клуба, вам нужно его найти. Не все ночные клубы созданы равными, и некоторые из них имеют лучшую репутацию и расположение, чем другие.

Место проведения является одним из ваших самых больших преимуществ.

Совет: Прочтите наше руководство о том, как найти подходящее место для проведения мероприятия в ночном клубе.

3. Забронируйте развлекательную программу

Независимо от того, выбрали ли вы тематический вечер, вам как минимум необходимо заказать диджея. Если вы решили, что вам нужна живая музыка или другое развлечение, сейчас самое время изучить исполнителей.

Совет: Вот агентство по бронированию клубных ди-джеев, которыми вы можете воспользоваться.

4. Организуйте безопасность

Это очень важная часть вашего планирования. Ситуация обязательно обострится, если вы не организовали должный уровень безопасности, поэтому убедитесь, что вы осветили этот аспект вашего мероприятия.

Совет: Вот охранная компания ночного клуба, куда вы можете позвонить, чтобы нанять охранников.

Как продвигать мероприятие в ночном клубе

Учитывая возрастной диапазон ваших посетителей, можно с уверенностью сказать, что большую часть маркетинга вашего мероприятия вы будете проводить в социальных сетях. Но даже здесь есть некоторые подводные камни, которых следует избегать.

1. Сосредоточьтесь на правильной платформе

Ваши участники не будут в LinkedIn и, вероятно, не в Twitter. Сосредоточьтесь на Instagram, Facebook и Snapchat (возможно, даже на Pinterest, чтобы охватить женскую часть вашей аудитории).

2. Похвастайтесь предыдущими вечерами

Фотографии и видео места проведения, ди-джея, напитков и танцующей толпы станут вашим главным преимуществом. Обязательно публикуйте их на всех соответствующих каналах социальных сетей на регулярной основе.

Подарите людям FOMO эпические фотографии прошлых событий.

3. Создайте конкурс в социальных сетях

Раздача билетов будет иметь большое значение для вашей целевой аудитории, поэтому убедитесь, что вы проводите конкурс в социальных сетях. Это поможет создать ажиотаж вокруг вашего мероприятия и самого ночного клуба.

Совет: Обратитесь к нашему руководству о том, как провести розыгрыш билетов в социальных сетях.

4. Соберите телефонные номера

Не для последующих встреч, а для продвижения вашего мероприятия в ночном клубе с помощью текстовых сообщений и WhatsApp. Это малоиспользуемая форма маркетинга, которая очень хорошо работает с более молодой аудиторией.

Совет: Узнайте больше о том, как продавать через текстовые сообщения и WhatsApp здесь.

5. Объединитесь с лидерами мнений

Ничто так не творит чудеса для мероприятия в ночном клубе, как лидеры мнений в социальных сетях. Убедитесь, что у вас есть хотя бы один или два из них в вашей команде, которые помогут вам продвигать мероприятие в Интернете.

Совет: Используйте каталог влиятельных лиц в социальных сетях, чтобы найти нужных людей.

Как провести вечеринку в ночном клубе

После планирования и продвижения пришло время посмотреть на день вашего вечеринки в ночном клубе. Не забудьте сделать последние приготовления перед приходом гостей.

1. Подготовьте указатели для мероприятий

Вам понадобятся простые указатели, чтобы люди знали, где находится туалет, где они могут курить и что они могут и чего не могут делать. Убедитесь, что они достаточно большие и яркие, чтобы пьяные люди могли читать.

Совет: Прочтите наше руководство по всем вывескам, которые вам понадобятся.

2. Проверка здоровья и безопасности

Посетители клубов сами по себе могут представлять опасность для здоровья и безопасности, поэтому убедитесь, что все острые предметы убраны с дороги и ничто не может загореться.

Совет: Узнайте, как проводить оценку рисков, из нашей статьи о безопасности и охране труда.

3. Контролируйте толпу

Проконсультируйтесь с нанятой вами компанией по обеспечению безопасности, чтобы узнать, как лучше всего контролировать поток людей, чтобы никто не пострадал и ничего не было украдено.

Совет: Мы собрали несколько советов по управлению толпой, чтобы помочь вам.

4. План на случай чрезвычайной ситуации

Что может быть лучше плана? Запасной план! Убедитесь, что вы подготовили непредвиденные обстоятельства, когда что-то пойдет не так в день мероприятия.

Совет: Подробнее см. в этой статье о планах на случай непредвиденных обстоятельств.

5. Обеспечьте бесперебойную регистрацию

Вы хотите, чтобы все зарегистрировались как можно быстрее. Убедитесь, что у вас достаточно людей, стоящих у дверей и сканирующих билеты.

Совет: Наша статья о регистрации гостей познакомит вас с основами.

Готовы к вечеринке?

Теперь вы должны быть лучше подготовлены, чтобы не только привлечь нужную аудиторию, но и устроить незабываемый (или незабываемый, в зависимости от того, сколько напитков выпито) ночь развлечений.

Уже знаете, как организовать мероприятие в ночном клубе и хотите поделиться своим опытом? Оставьте нам комментарий ниже и поделитесь им с сообществом.

9 шагов, чтобы устроить хорошую вечеринку в ночном клубе | Блог BookBottles

Без отличной вечеринки у вас не будет публики. А без аудитории вы не получаете доход. Следуйте этим 9 шагам, чтобы устроить хорошую вечеринку для своих гостей, а также получить прибыль.

1. Знайте свою аудиторию

Люди, для которых вы устраиваете вечеринку, должны определять вашу бизнес-модель. Это означает, что вы должны знать своих клиентов вдоль и поперек. Недостаточно иметь базовое представление только о демографии. Вам нужно узнать их представления о хорошей вечеринке, музыке, которую они любят слушать, алкоголе, который они любят пить, и даже официантах, которые они предпочитают. Проведите исследование и работайте с таким партнером, как Vēmos, который может предложить эти ценные идеи.

2. Планируйте свое мероприятие

Планирование — один из самых важных аспектов проведения мероприятия. Сначала вам нужно определить, что вы хотите получить от мероприятия, и соответствующим образом спланировать его достижение. На этом этапе лучше всего ответить на следующие вопросы:

Какова ваша цель?
Каков ваш бюджет и сколько вы можете потратить на каждую область мероприятия?
Это будет событие, приуроченное к празднику или времени года?
Как вы расскажете об этом событии?

Как только вы ответите на эти вопросы, у вас появится лучший способ двигаться вперед. Вы точно знаете, какие промоутеры вам нужны, за что отвечают сотрудники, сколько денег вы можете потратить на таланты, какие таланты вам нужно нанять, можете ли вы предложить специальные напитки — список можно продолжить.

3. Наймите подходящих талантов

Талант — это большая часть того, что привлекает людей в ваше заведение. Но вы должны убедиться, что вы нанимаете правильный талант. Ваши гости предпочитают ди-джея или местную группу? Какое световое и звуковое оборудование вам нужно, чтобы улучшить впечатления ваших гостей? Оставайтесь в рамках своего бюджета и планируйте свою аудиторию, чтобы максимизировать прибыль и достичь своей цели.

4. Соответствующая цена билетов

Когда дело доходит до хорошей вечеринки, гостей привлекает опыт, а не сделка. Очень важно понимать, что ваши клиенты будут платить в обмен на хорошую вечеринку. Убедитесь, что вы не продаете себя подешевле и максимизируйте свой доход, когда это возможно. Люди понимают и запрограммированы платить большие деньги за крупные события в разумных пределах. Обратите внимание, а не пользуйтесь этими возможностями, если вы стремитесь к долгосрочному успеху.

5. Распространите информацию

Вы не сможете распространять информацию, пока не определите свою аудиторию. В конце концов, продавать и продвигать свою вечеринку намного проще, когда вы точно знаете, с кем вы пытаетесь связаться. Лучшая стратегия — всегда информировать своих клиентов, сохраняя при этом четкое и последовательное сообщение во всех ваших усилиях. Используйте многоканальную стратегию для распространения информации, такую как маркетинг текстовых сообщений, печатные материалы, обновления по электронной почте и социальные сети. Просто использовать один канал — например, распечатать листовки — не получится. Разнообразьте свои усилия, отслеживайте отдачу и корректируйте фокус в зависимости от результатов.

6. Получайте доход еще до дня мероприятия

Мы говорим о предпродажах. Каждое мероприятие или место проведения, независимо от размера, выигрывает от предварительной продажи билетов и инвентаря. Лучший способ продать билеты заранее — собрать всех на единой платформе. Доступны платформы, которые позволяют создавать страницы онлайн-мероприятий и управлять ими, публиковать страницу для покупки билетов потребителями, интегрировать страницу с мобильным приложением, чтобы промоутеры могли продавать билеты напрямую со своих устройств, а также отслеживать продажи билетов и результаты по мере их поступления. способ. Этот тип платформы синхронизирует все промоутеры и маркетинговые усилия, чтобы максимизировать продажи билетов и доход.

7. Избегайте двойного бронирования VIP-столов

Лучший способ отслеживать резервирование для уменьшения числа двойных резервирований — использовать центральную технологическую платформу, к которой у всех есть доступ. Это означает, что любой из ваших сотрудников или партнеров может войти в систему со своим личным именем пользователя и паролем, добавить бронирование гостя на определенную ночь, определить оставшиеся столики на ночь и выбрать наиболее подходящий. Столы, которые уже зарезервированы, не будут отображаться в системе, что означает, что они никогда не бронируются дважды. Не только это, но и человек, который направляет гостя для бронирования (например, промоутер), является человеком, который делает бронирование. Им не нужно никому писать по электронной почте, чтобы это произошло, или записывать это на листе бумаги, чтобы передать хозяйке. Все это оптимизировано и централизовано для максимальной эффективности, точности и удовлетворенности клиентов.

8. Будьте хорошим хозяином

Ваши усилия по проведению мероприятия должны продолжаться и, возможно, даже увеличиваться в течение ночи проведения мероприятия. Относитесь ко всем как к VIP-персонам, от покупателя бутылки до обычного гостя. Сосредоточьтесь на уровне обслуживания и заставьте их чувствовать себя ценными, несмотря ни на что. Ваши гости не только будут постоянно возвращаться, но и расскажут всем, кого знают, о своем опыте. Это настраивает вас на успех в долгосрочной перспективе.