Как правильно оформить фирменный бланк организации образец: Образцы фирменных бланков организаций для ООО

Содержание

Работа с документами на гербовых (фирменных) бланках в СЭД

Вопрос: наше госучреждение обязано использовать гербовые бланки. Обмен документами (письмами) осуществляется в СЭД. Есть ли какой-то регламентирующий порядок? Как лучше построить работу? В частности, визовый экземпляр письма, остающийся в учреждении, должен ли быть оформлен на типографском бланке или нет, в регистрационную карточку вставляется сканированная копия письма или электронный образ бланка с текстом. При обычной работе у нас если письмо отправляется на типографском бланке (на бумажном носителе) сторонней организации, то визовый экземпляр должен быть без бланка.

 

Определения:

●    Гербовый бланк – это бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки подлежат учету.

●    Фирменный бланк – это бланк официального документа (письма), форма и порядок работы с которым определяется предприятием или организацией. При этом может быть оговорен порядок работы по аналогии с гербовыми бланками, то есть, что они подлежат нумерации, учету выдачи и расхода.

●    Визовая копия – копия документа (обычно на пустом листе), который используется для проставления виз сотрудников в ходе согласования документа внутри организации.

 

Порядок работы с такими документами в системах электронного документооборота (СЭД) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) может вызвать дополнительные вопросы. Рассмотрим отдельно методическую и технологическую составляющие процесса.

Методические вопросы организации работы с бланками и визовыми копиями

Основой в этом вопросе нужно считать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Этот ГОСТ носит рекомендательный характер. В отличие от старого ГОСТ 6.30-97 в ГОСТ 6.30-2003  статья о бланках звучит как «4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов». И все. То есть были исключены требования по фирменным бланкам и был исключен раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Таким образом, каждая организация может ввести свой нормативно-правовой документ, который будет регулировать такую работу.

Государственные учреждения при организации своего документооборота должны пользоваться следующими документами:

●    Типовая инструкция, действующая в органах власти,

●    Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Некоторые негосударственные учреждения так же используют положения этих документов для организации своего документооборота, принимая их как достаточно подробно проработанными и методически верными.

Это достаточно «свежие» документы и в них учтена возможность подготовки документов в электронном виде. Рассмотрим ниже, какие требования по работе с бланками и визовыми копиями имеются в этих нормативных документах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Типовая инструкция, действующая в органах власти

 

1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

 

2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

 

2.6.21. Согласование проекта документа.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

 

 

Таким образом, государственная организация может выбрать вариант, который не противоречит этим положениям и зафиксировать его в своем внутреннем положении о делопроизводстве. Например, для некоторых учреждений разработаны инструкции по делопроизводству с учетом работы с фирменными бланками (кадастровая служба, таможенные органы).

Очень полезным документом для составления инструкции являются  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (с приложениями — образцы и пояснения), в которых целый раздел посвящён работе с электронными документами.

 

В случае, который был описан в вопросе, имеются условия:

●    обязательно использование гербовых (фирменных) бланков,

●    документооборот между организациями осуществляется с помощью СЭД,

●    бумажный документ не досылается второй стороне,

●    визы собираются в бумажном виде

Наиболее удобным вариантом здесь мы считаем не делать визовую копию, а проставлять визы на обратной стороне бланка. Так как при этом вы не будете распечатывать, подшивать и хранить документ два раза – на бланке и визовую копию, а только один документ со всеми визами. И этот вариант предусмотрен всеми нормативными документами и не противоречит им. При этом в СЭД имеет смысл хранить скан-образ бланка с обеих сторон.

Технические моменты организации работы с документами на гербовых (фирменных бланках) в СЭД

Условия работы с документами в СЭД могут отличаться в разных организациях и предприятиях. Например, согласование может идти в электронном виде, либо оригинальный бумажный бланк должен отправляться второй стороне. Важны так же возможности системы электронного документооборота для того, чтобы точно определить процесс работы с бланками, визовыми копиями. Например, есть ли в системе понятие  версий документов и как идет работа с ними. Работа с версиями значительно упрощает процесс, так как к одной карточке может быть прикреплен 1) проект документа в формате текстового редактора (doc), 2) окончательная версия, подписанная ЭЦП, 3) скан-образ  на фирменном бланке. И далее работа с этим документом будет идти как с единой сущностью.

 

Порядок и общие принципы работы с документами на бланках в СЭД могут быть такими:

●    В специальном справочнике (модуле) ведется учет фирменных бланков (кому, сколько и когда выдано).

●    Для исходящих официальных писем в СЭД хранится шаблон без шапки, и текст в нем располагается так, чтобы при печати он хорошо размещался на бланке (оставлено место под шапку и поля).

●    Согласование писем проходит в электронном виде. В ходе согласования документ подписывается ЭЦП.

●    Печатает письма ответственный за делопроизводство уже на фирменных бланках (на фирменном бланке распечатывается только один экземпляр).

●    Если нужно еще оставить экземпляр у себя в организации, то он уже распечатывается на пустом листе А4 (для неавтоматизированных пользователей визы могут быть собраны на нем).

●    Далее при регистрации исходящего письма делопроизводитель в регистрационно-контрольной карточке указывает номер фирменного бланка. Таким образом, можно учитывать, сколько бланков было израсходовано в подразделении.

●    После сканирования сохраняется в системе скан-образ (подтверждает номер и серию бланка).

 

При согласовании в электронном виде к распечатанному визовому экземпляру (на котором не будет живых подписей, так как согласование шло в электронном виде) можно приложить распечатку «листа согласования» из СЭД. На листе согласования будет указано кто и когда подписал/согласовал документ средствами СЭД. Это может быть информация об ЭЦП, либо других предусмотренные системой «визах».  Сканировать в этом случае лист согласования не имеет смысла, так как вся информация с него полностью хранится в системе.

Если согласование идет в бумажном виде, то в систему можно заносить скан-образы и первого экземпляра на гербовой бумаге с номером бланка и визовой копии с подписями.

Если обмен документами осуществляется с внешними организациями, то в организации должен быть разработан порядок обмена документами, в котором определено какой из экземпляров интересует вторую сторону. Скорее всего, будет предусмотрен обмен образами подлинников документов, а не визовых копий.

 

Таким образом, важно определить наиболее оптимальный вариант для конкретной организации и закрепить порядок работы в инструкции делопроизводству и электронному документообороту.

Рекомендуем

Узнайте больше про ECM из вебинаров


10 советов как создать фирменный бланк компании

Красивый фирменный бланк может подчеркнуть все отличительные черты успешности вашего бренда. Мы предлагаем 10 дизайнерских советов как создать фирменный бланк компании, чтобы перевести вас и ваш бренд следующий уровень.

 

Есть огромная разница между получением письма на стандартном чистом листе бумаги, и получением письма на красиво оформленном фирменном бланке.

 

Бланк действует как маркетинговая возможность, обеспечивающая участие бренда и, кроме всего прочего, обеспечивающая доверие к словам на странице.

 

Разработка эффективного фирменного бланка компании является уникальной задачей. Иногда ваш дизайн бланка будет первым взаимодействием, которое клиент получит с конкретной компанией, а в других случаях он будет использован для укрепления бренда. Очень важно достичь правильных деталей, но также и произвести что-то тактильно привлекательное и запоминающееся.

 

Здесь мы собрали 10 полезных советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего оформления фирменного бланка, рассматривая важные аспекты того, что же делает успешный бланк.

 

 

 

 

01. Пусть он будет простым

Это простой визуальный дизайн примера фирменного бланка компании, но он работает, донося деловую информацию в убедительной повествовательной манере

 

Одним из наиболее важных принципов, лежащих в разработке эффективных бланков, является сохранение дизайна как можно более простым. Имейте в виду, что фирменный бланк является механизмом доставки — это не само содержание, а несущая конструкция, которая подаёт своё содержание.

 

Очень важно, чтобы ваш бланк выглядел и прекрасно ощущался в руке (или на экране), но дизайн должен уступить дорогу содержанию бланка, которое напечатано на нём. Всеми средствами задействуйте ваш дизайн, чтобы продемонстрировать содержимое, но не пытайтесь бороться при помощи него за внимание читателя. Полезно спросить себя, не конкурируете ли вы с содержимым, и если вы сомневаетесь — упростите дизайн фирменного бланка.

 

 

 

 

02. Используйте правильный софт

Photoshop это не единственный инструмент, рассмотрите Illustrator и InDesign в качестве альтернативы

 

Есть моменты, когда имеет смысл использовать Photoshop как инструмент дизайна, и, надо сказать, что это вполне возможно создать фирменный бланк, используя Photoshop, но есть гораздо более подходящие инструменты для работы.

 

На вершине списка стоят Illustrator и InDesign. Оба этих инструмента имеют отличное управление типографикой и основаны на векторной графике, что делает их легкими для рисования простых элементов и эффективного их перемещения.

 

Если для вас доступен только Photoshop, имейте в виду, что работы, предназначенные для печати, должны быть произведены в разрешении 300 dpi, и если вы печатаете ваши бланки в коммерческом порядке, то это будет главным требованием (проконсультируйтесь с вашей типографией).

 

 

 

 

03. Используйте иерархию в вашем дизайне

Это оформление фирменного бланка уделяет большее значение использованию контактной информации, чем чему-либо другому, и это сознательное решение, основанное на потребностях бизнеса

 

Дизайн в бланках, как и почти в любой другой области дизайна, эффективно доносит важную информацию. Обычно, хотя и далеко не всегда, наиболее важная часть информации, которую вам нужно сообщить – это кто пишет письмо: компания или просто ответственное лицо. После этого обратный адрес, номер телефона, адрес электронной почты или номер факса. Все это нужно, но они не столь важны, как название компании.

 

Вы должны решить каковы необходимые фрагменты информации, которые бланк должен передать, и создать фирменный бланк с использованием этой иерархии важности, так что соответствующая информация размещается очевидно и доступно, в то время как менее важная информация может быть уменьшена в размерах и спрятана в менее навязчивой части дизайна бланка.

 

04. Выберите правильные детали

Этот пример фирменного бланка компании основан на использовании необычной формы, чтобы быть чрезвычайно запоминающимся, и отсутствие лишней информации помогает обеспечить дизайну эффективную работу

 

Не всегда нужно включать в фирменный бланк все до последней детали. Учитывайте, кто будет использовать эти канцелярские принадлежности.

 

Если это специально для секретаря управляющего директора, и всегда будет использоваться только им, возможно, имеет смысл включать прямую связь с офисом секретаря. Если это более общий бланк, который будет использоваться в различных случаях, используйте общие номера для связи. Если компания уже поэтапно отказывается от факсимильной связи, не добавляйте номер факса.

 

Есть определенные юридические требования к информации, которую вам, возможно, придется включить в стандартную связь с клиентами, такую как банковские реквизиты и так далее. Но помимо этих требований учтите, какая информация действительно необходима, и правильно выберете её детали для вашего фирменного бланка компании.

 

05. Дизайн прежде всего для его носителя

Этот привлекательный пример фирменного бланка фантастически работает в коммерческой печати, но не был бы эффективным при печати для себя

 

Раньше считалось, что фирменные бланки компании были предназначены исключительно для типографской печати, где они были бы профессионально отпечатаны, а позже были бы заполнены необходимым содержимым в офисе. Тем не менее, бумага становится ценным товаром в цифровую эпоху, и многие дизайны бланков увидят только офисный принтер, печатаясь непосредственно с помощью шаблона Word или чего-то аналогичного.

 

Вы должны понимать, как ваше оформление фирменного бланка будет использовано, потому что мало смысла в дизайне с полным обрезом, тогда как офисный принтер не печатает в край листа. А вместо этого, если вы разрабатываете бланк для самостоятельной печати, используйте щедрые поля по краям страницы, и избегайте очень светлых оттенков, которые не могут быть качественно размножены на офисном оборудовании.

 

06. Передайте черты бренда

Эффективное использование логотипа и цветовой схемы, наряду с тщательной типографикой, помогает этому оформлению фирменного бланка хорошо передать брендинг

 

Убедитесь, что вы тщательно отображаете брендинг при разработке бланка. Это не только логотип, но и выбор цветовой гаммы, шрифта(ов), изображений, и многого другого. Если ваш логотип имеет «охранную зону» вокруг себя, убедитесь, что вы будете придерживаться её и на своем фирменном бланке, и не менее важно использовать правильный шрифт: Helvetica не будет уместна, если корпоративный шрифт — Univers!

 

07. Используйте характеристики носителя

Использование плотной бумаги с чистой текстурированной поверхностью, наряду с простым подходом, помогает эффективно составлять целое в этом дизайне бланка

 

Если вы разрабатываете дизайн для типографской печати, есть много замечательных бумажных носителей от производителей, таких как GF Smith, у каждой из которых есть свои особенности. Некоторые из них имеют богатую, текстурированную поверхность, а другие гладкие и плотные. Использование выбора носителя как части вашего процесса оформления фирменного бланка компании может помочь укрепить ваше произведение, производя что-то тактильно и визуально приятное.

 

Имейте в виду возможность практического применения, то есть, нет смысла в дизайне бланка на картоне 320 г/см, если офисный принтер вашего клиента не может справиться с бумагой такой плотности.

 

08. Добавьте специальных эффектов

На оборотной стороне этого бланка имеется простой, но изысканный дизайн, в полной мере использующий преимущество печатных эффектов для создания ощущения роскоши

 

Если вы печатаете ваши бланки профессионально, подумайте о том, какие специальные эффекты вы можете использовать, чтобы придать вашему оформлению фирменного бланка дополнительный блеск. Простой способ добавить изысканности в ваш дизайн — это печать с заливкой сплошным цветом на обратной стороне бланка и наложение УФ-пятен, которые будут отражать свет по-иному в сравнении с не УФ-областью.

 

Это экономически эффективный, но визуально впечатляющий эффект. Другие варианты включают использование специализированного принтера для эффектов высокой печати (тиснение и выдавливание), тиснение фольгой и высечки.

 

09. Обдумайте выравнивание и позиционирование

В этом примере фирменного бланка используется тщательное позиционирование для обеспечения того, чтобы элементы прочно закрепились на странице

 

Помните, что ваш дизайн фирменного бланка компании должен быть связан с брендингом: воспользуйтесь размером и формой бланка для принятия решения о том, где разместить отдельные элементы. Например, в стандартном бланке A4 учтите отступ логотипа от края на половину ширины его значка.

 

Этот баланс формы и смещения поможет укрепить ваш дизайн на странице, создавая связанный дизайн.

 

10. Используйте цвет экономно

Это решение позволяет эффективно использовать цвет, чтобы передать брендинг и обратить внимание на дизайн бланка

 

Это правило распространяется почти на все, что вы разрабатываете — не только на бланки, и это стоит повторить в любом случае. Цвет это отличный способ привлечь внимание к вашему дизайну, а также к конкретным областям фирменного бланка. Он не только может выделить деталь дизайна, но он может также доносить конкретные идеи и эмоции, создавать ассоциации и, конечно, укреплять бренд.

 

Цвет является очень мощным инструментом, который может образовать или разрушить ваш дизайн бланка, но, как говорится, с большой силой приходит и большая ответственность. Используйте цвет экономно и максимально используйте влияние, которое он вносит в ваше оформление фирменного бланка.

 

Делопроизводство. Двуязычный бланк |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна


Разработка фирменного официального бланка компании дело непростое. Особенно если ваша компания является представительством зарубежной фирмы. Часто коммерческие компании при разработке своего бланка ограничиваются только нанесением на него своего логотипа и торгового названия. Что с точки зрения российских стандартов (ГОСТов) абсолютно не верно. И самое интересное, что юристы компании, которые участвуют в процессе создания фирменного бланка не считают нужным заглянуть в действующие стандарты, чтобы внести коррективы в соответствии с действующим законодательством РФ.
На моих занятиях по Деловому письму и по Делопроизводству участники семинаров стали все чаще и чаще задавать вопросы —  как же правильно оформлять фирменный бланк на двух языках. И надо ли это делать вообще? Ответ на этот вопросы четко и ясно прописан в п. 3.8 ГОСТа 6.30-2003. (напомню, что ГОСТ никто не отменял и не смотря на то, что он разработан 9 лет назад, ГОСТ имеет юридическую силу и по сей день).
И так, давайте обратимся к указанному ГОСТу и посмотрим, что там написано:

«3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.»

Ниже привожу два примера, как может выглядеть двуязычный бланк компании. Стоить заметить, что при изучении стандартов по унифицированным формам документов  стран СНГ (Украины, Белоруссии и Казахстана) требования к оформлению двуязычных бланков одинаковы: слева – название компании на национальном языке, справа – на иностранном.
Как видите все ясно, просто и четко. Вот за это я и люблю работать с ГОСТами.

Вернуться в раздел

Фирменный бланк организации образец — ЫАНИНО-1

Фирменный бланк В любой организации рано или поздно возникает необходимость написать . . . ТАРИФНО-КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФЕЛЬДШЕРА-ЛАБОРАНТА . . . Элементов крови на всех . . . Образец договор о полной материальной ответственности водителя

Обычный лист бумаги в фирменный бланк превращает так называемая шапка, должна иметь собственный фирменный бланк, большие объемы бланков нумеруют в типографии, оно является юридически значимым документом. Адресами и телефонами компании, надеюсь, вы владеете сами При составлении первого фирменного бланка вашей компании рекомендую вам не оригинальничать и. По своему внешнему виду фирменный бланк представляет собой лист бумаги, на котором отражены реквизиты компании, контактные данные. Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. Грамотное оформление документов — важная составляющая деятельности любого предприятия. Небольшая организация фирменные бланки может и не учитывать. Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков фирменный бланк организации образец . Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах до 3000 экземпляров. Одно из этих правил — деловое письмо распечатывается на фирменном бланке компании. В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, а распечатать его всегда можно на обычном принтере, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10−20 минут. Тут нужно вспомнить, что бланк письма — такой же имиджевый инструмент компании, как сайт или визитная карточка, Распечатать черно-белые фирменные бланки в количестве до 1000 штук можно и самостоятельно, на обычном принтере. Высший пилотаж и крайняя степень уважения к адресату — указать также номер Небольшим компаниям, чей объем переписки достигает 20−30 писем в год, достаточно держать фирменный бланк наготове в компьютере и распечатывать по мере надобности. При малом объеме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. Логотип фирмы если есть, теперь ваши будут правильно оформлены и поступят к адресату на красивом и грамотно сделанном фирменном бланке. В фирменном бланке должен отслеживаться фирменный стиль компании — обязателен логотип (при его наличии), название организации, адрес, телефон, банковские реквизиты, ИНН, КПП. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать. Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. Фирменный бланк организации — это шаблон для оформления различных документов. Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Унифицированная система организационно-распорядительной документацию Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Р.  Ф. от 03. При малом объеме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. Это не является обязательным требованием, никто никого не оштрафует за неучет бланков

Фирменный бланк В любой организации рано или поздно возникает необходимость написать . . .

Фирменный бланк организации образец — спра

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Публикация материалов разрешается только с указанием автора, источника и активной ссылки на сайт thebestsecretary. Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. Это не является обязательным требованием, никто никого не оштрафует за неучет бланков. В данной статье предлагаем скачать образец фирменного бланка организации в конце статьи. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000−2500 руб фирменный бланк организации образец . Любое использование материалов допускается только с указанием активной ссылки на источник. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, а распечатать его всегда можно на обычном принтере, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10−20 минут. Грамотное оформление документов — важная составляющая деятельности любого предприятия.

Одно из этих правил — деловое письмо распечатывается на фирменном бланке компании. По своему внешнему виду фирменный бланк представляет собой лист бумаги, на котором отражены реквизиты компании, контактные данные.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков: договор купли продажи движимого имущества образец. В данном случае, Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией. Он принимает все готовые бланки из типографии и выдает коллегам, заполняя описанную выше табличку. Небольшая организация фирменные бланки может и не учитывать. Фирменный бланк организации — это шаблон для оформления различных документов.

Можно поиграть с цветом (взять, например, бежевый или светло-светло-розовый, серый и т. Адресами и телефонами компании, надеюсь, вы владеете сами При составлении первого фирменного бланка вашей компании рекомендую вам не оригинальничать и. Грамотное оформление документов — важная составляющая деятельности любого предприятия. ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП вам подскажут в бухгалтерии. По-хорошему, каждый испорченный бланк должен быть сдан обратно ответственному за них сотруднику. В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати. Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По своему внешнему виду фирменный бланк представляет собой лист бумаги, на котором отражены реквизиты компании, контактные данные. Адресами и телефонами компании, надеюсь, вы владеете сами При составлении первого фирменного бланка вашей компании рекомендую вам не оригинальничать и. При малом объеме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. Любое использование материалов допускается только с указанием активной ссылки на источник

Фирменный бланк организации образец — Фирменный бланк организации образец спра

Для фирменных бланков рекомендуется приобрести более дорогую и плотную бумагу, чем та, которую мы покупаем для обычных документов. Он принимает все готовые бланки из типографии и выдает коллегам, заполняя описанную выше табличку. По-хорошему, каждый испорченный бланк должен быть сдан обратно ответственному за них сотруднику. Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. На котором напечатаны реквизиты компании, различные варианты цветовых решений, по сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати, в любой организации рано или поздно возникает необходимость написать. Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. Потому наложенные организации дневного норматива будут иметься, следом лютый мир правда составляемого пика получит. Грамотное оформление документов — важная составляющая деятельности любого предприятия. Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков: образец служебной записки о невыполнении задания. Небольшая организация фирменные бланки может и не учитывать. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

Без фирменного бланка канцелярия адресата может просто не принять ваше письмо! Обычный лист бумаги в фирменный бланк превращает так называемая «шапка», т.  Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать. Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. Даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово корпоративный, поэтому составляется по определенным правилам. В конце года последний уничтожит все испорченные бланки и оформит это специальным Как показывает практика, самое трудное — приучить коллег сдавать испорченные бланки куда надо, а не отправлять их сразу в мусорку. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати. Публикация материалов разрешается только с указанием автора, источника и активной ссылки на сайт thebestsecretary. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10−20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. При малом объеме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. В данной статье предлагаем скачать образец фирменного бланка организации в конце статьи фирменный бланк организации образец . Кроме того, любая уважающая себя компания имеет фирменный бланк в электронном виде. Высший пилотаж и крайняя степень уважения к адресату — указать также номер Небольшим компаниям, чей объем переписки достигает 20−30 писем в год, достаточно держать фирменный бланк наготове в компьютере и распечатывать по мере надобности. Если же ваша компания ведет более или менее оживленную переписку, готовые фирменные бланки нужно заранее распечатать в нужном количестве. Очень часто фирменные бланки используются для отправки различного рода писем партнерам — коммерческие предложения, благодарственные, гарантийные письма, письма-напоминания и поздравительные

Фирменный бланк скачать образец — универса фирменный бланк организации образец

Фирменный бланк организации образец: Оценка: 81 / 100 Всего: 3 оценок.

Как правильно сделать фирменный бланк организации образец. Как должен выглядеть фирменный бланк организации

Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…

Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.

Вкладка разработчик в MS Word

Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик «, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл » → «Параметры «) и разыщите пункт «Настроить ленту «. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».

Включаем вкладку «разработчик» , если она выключена

Теперь вкладка должна появится. переходим туда.

Создаем настраиваемую форму в MS Word

Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления » на вкладке «Разработчик » найдите инструмент «Обычный текст » и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».

Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.

Защищаем форма от изменений

Теперь сделайте следующее:

  • В пункте «Ограничения на форматирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей»
  • В пункте «Ограничения на редактирование» выберите из выпадающего списка значение «Ввод данных в поля формы».
  • В пункте «Включение защиты» нажмите единственную кнопку «Да, включить защиту»

Запрещаем изменение документа

На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.

Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.

Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.

Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить

Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?

Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:

  • «Форматированный текст» — к тексту в поле можно применить форматирование
  • «Флажок» — возможность создать форму с вариантами выбора
  • «Раскрывающийся список» — возможность задать элемент с заранее предустановленными вариантами выбора
  • «Выбор даты» — раскрывающийся список с календарем для удобного выбора нужной даты

С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.

18.08.2014

Сколько бы функциональных и несложных инструментов ни предлагали разработчики, большинство до сих пор использует MicrosoftWord и сталкивается с огромным количеством иногда неразрешимых трудностей. Ребекка Крегер представляет нам решение одной из подобных проблем.

В конце проекта с оригинальным дизайном довольно часто приходится слышать от клиентов: «Я хочу получить редактируемый шаблон этого бланка в Microsoft Word». Они, как правило, не устанавливают и не знают, как использовать передовые программы графического редактирования, такие как Adobe Illustrator, InDesign или Photoshop, и им просто нет смысла приобретать эти дорогостоящие программы.

Microsoft Word включает довольно примитивные технологии по сравнению с Illustrator или InDesign; однако, именно его используют клиенты, и ваш фирменный бланк бесполезен, если они не смогут редактировать и добавлять в него контент, поэтому умение создавать шаблоны бланков Microsoft Word является ключевым. Давайте начнем.

1. Создайте дизайн бланка


Мы создали данный пример в Illustrator, но для создания бланков можно использовать и Photoshop, и InDesign. Мы используем полноразмерный формат с полями 1/8 дюйма, что в итоге даст нам документ 8.63 x 11.13 дюймов.

Создайте дизайн в модели CMYK, и если вы используете фото или сложную графику, убедитесь, что разрешение не менее 300 пикселей, так как Microsoft Word сжимает все изображения, которые вы туда вставляете.

2. Экспортируйте дизайн бланка как файл PNG с высоким разрешением

Для этого выберите Файл > Экспорт > PNG . Убедитесь, что выбрали разрешение не менее 300 пикселей. Также можно сохранить дизайн как JPG и даже TIFF; хотя TIFF во много раз увеличит вашему клиенту размер файла и время загрузки в MicrosoftWord.

3. Настройте документ Microsoft Word

Затем настройте документ, чтобы импортировать туда ваш дизайн. Создайте новый документ, затем на вкладке Разметка страницы выберите пункт Параметры страницы . Установите размер бумаги на 8.75 x 11.13 дюйма,чтобы он соответствовал формату дизайна. Установите значения всех полей на 0. Это позволит установить шаблон без полей, вместо того, чтобы подстраивать его под стандартные поля Word.

4. Разместите дизайн бланка в документе Microsoft Word

Ваш фирменный бланк нужно поместить на место Колонтитулов документа Word, которые будут автоматически повторяться на всех дополнительных страницах. На вкладке Вставка перейдите к пункту Верхний колонтитул либо Нижний колонтитул и нажмите Изменить . В открывшемся конструкторе выберите пункт Вставить рисунок и выберите свой файл PNG. Ваш рисунок появится в центре документа. Теперь кликните на нём правой кнопкой мыши.

Перейдите к пункту Размер . Word автоматически уменьшает масштаб изображений, но вы можете это исправить, установив высоту и ширину на 100%.

Теперь выберите пункт Обтекание текстом и выберите За текстом . Нажмите Дополнительные параметры разметки и убедитесь, что горизонтальное и вертикальное положение рисунка установлено относительно Страницы . Нажмите Ок . Теперь ваш дизайн появился полностью. По необходимости отрегулируйте его расположение.

Так же поступите со вторым колонтитулом.

Выйдите из конструктора колонтитулов. Теперь вы можете редактировать текстовую часть. Сейчас колонтитул кажется затенённым, но на печати он окажется в полном цвете. Предупредите клиентов об этом. Отформатируйте поля и стиль абзацев. Если нажимать Ввод, пока Word не создаст новую страницу, вы заметите, что дизайн появился и там. Это потому что вы поместили его в колонтитул, и он будет дублироваться на каждой дополнительной странице.

5. Сохраните документ как шаблон

6. Подготовьте шаблон Microsoft Word к печати

Если ваш клиент использует принтер с возможностью печати без полей, скажите ему сохранять конечные файлы в PDF для лучшей печати. Печать напрямую из Word может привести к разным результатам. Для сохранения документа в PDF выполните действие Файл > Сохранить как > PDF или XPS . Теперь файл готов к печати 🙂

Важно предупредить клиента , что цвета в шаблоне Microsoft Word будут отображаться немного по-другому, чем цвета оригинального дизайна. Поэтому фокус при создании шаблона в том, чтобы максимально приблизить цвета шаблона к оригинальному дизайну, иначе они будут выглядеть по-другому и, скорее всего, неправильно отображаться при печати. А если вдруг у вашего клиента есть AdobeAcrobat или AdobeReader , порекомендуйте им редактировать шаблон в этих программах, так как они выдают более высокое качество печати, чем Microsoft Word.

К тому же, если дизайн полноразмерный, предупредите клиента, что он не будет корректно печататься на обычном домашнем или офисном принтере, так как при печати будут оставаться белые поля. Ему придётся использовать профессиональный принтер.

Microsoft Word имеет множество недостатков и не идёт ни в какое сравнение с более продвинутыми программами графического редактирования. Но скорее всего, ваши клиенты освоили только его, и вам придётся с этим работать.

В этой статье будут описаны принципы создания фирменного бланка при помощи текстового процессора Office Word. Для начала, давайте рассмотрим определим значение определения фирменный бланк.

Фирменным бланком называют специальный лист бумаги, обычно формата А4. Если это фирменный бланк компании, или же фирмы, предприятия, то на фирменном бланке обычно указывают реквизиты этой компании. К примеру на фирменном бланке может быть указана такая информация как: логотип, наименование, контактная информация и банковские реквизиты (выборочно).

Вот примеры нескольких фирменных бланков:


На мой взгляд, второй фирменный бланк слишком бросается в глаза, и будет отвлекать человека, который будет ознакамливаться с информацией документа.

Давайте приступим к созданию своего фирменного бланка. Возьмем за образец первый бланк примера. Использовать будем Office Word. Для начала откройте его и создайте новый документ:

Для создания бланка и размещения реквизитов будем использовать поля колонтитулов. Давайте откроем верхний колонтитул, для редактирования. Для этого дважды щелкните вверху листа в указанной области:

После открытия верхнего колонтитула для удобного редактирования и размещения данных добавьте в него таблицу, состоящую из одного рядка и 2 колонок. Сделать это можно при помощи меню «Вставка» → «Таблица» из раздела «Таблицы»:

Далее разместим логотип компании в левой ячейке, а информацию о компании в правой и придадим реквизитам выравнивание по левому краю. Для вставки изображения используем инструмент «Вставка» → «Рисунок» из раздела «Иллюстрации»:

После чего, отформатируйте реквизиты на свой вкус и уберите отображение границ у таблицы. Для этого выделите всю таблицу целиком, нажав на иконку «Стрелок»:

Теперь приступайте к заполнению нижней части фирменного бланка. Если вы не закрывали редактирование колонтитулов, то начинайте заполнять нижний колонтитул. Если вы закрыли редактирование колонтитулов, то просто щелкните дважды на в нижней части страницы в выделенной области:

В нижнем колонтитуле, отобразим реквизиты компании. Добавим номер телефона, сайт и адрес электронной почты:

Теперь можно добавить некое графическое оформление для нашего бланка. Давайте снова перейдем в верхний колонтитул. Во вкладке вставка, выберите «Фигуры» → «Прямоугольник». И разместите в верхнем колонтитуле прямоугольник. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите «На задний план» → «Поместить за текстом»:

Растяните его по всей области колонтитула, а затем перейдите к его форматированию. Поставьте «Контур фигуры» в значение «Нет контура». Перейдите в «Заливка фигуры» → «Градиентная» и выберите настройки приблизительно как в примере:

Получился вот какой вот фирменный бланк:

В примере я разделил окно, что бы показать и верхнюю и нижнюю часть сразу. Также не стоит обращать внимание на тусклость красок и текста в колонтитулах, это происходит при переходе в режим редактирования документов. При печати все будет хорошо видно.

Теперь вы научились создавать свой фирменный бланк. Пробуйте и экспериментируйте с другими значениями фигурами и формами, ведь фирменный бланк — это как лицо компании.

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область — верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию — телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки — фоновые изображения.

Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы — в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка — «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки- это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область — верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию — телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки — фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы — в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка — «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки— это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

Как сделать фирменный бланк в Word

Вы когда-нибудь хотели создать красивый бланк, чтобы произвести впечатление на клиентов? Или, может быть, вы решили открыть домашний бизнес? В любом случае вам не нужно делать заказы через принтер. В этом уроке я покажу вам, как создать фирменный бланк в Microsoft Word.

Ключ к созданию фирменного бланка — это сначала решить, что вы хотите отобразить. В этом руководстве я буду использовать Microsoft Word, который входит в состав Microsoft 365 (ранее назывался Office 365).Я также сделал фирменный бланк Документов Google. Кроме того, вы можете использовать фирменный бланк при слиянии писем.

Информационные элементы

Хотя создание шаблона несложно, вам следует провести некоторое планирование. Я считаю, что это помогает взять чистый лист бумаги и набросать свой дизайн. Ничего особенного, это скорее каркас или макет. Это поможет вам выбрать начальный заголовок. Хорошая новость заключается в том, что как только вы поймете всю мощь шаблонов, вы сможете вносить изменения или использовать разные версии.

Список элементов может варьироваться в зависимости от того, являетесь ли вы физическим лицом, организацией или компанией. Например, если вы делаете фирменный бланк церкви, у вас может не быть слогана, или если вы профессиональная юридическая фирма, у вас может не быть адресов в социальных сетях. Для начала рассмотрим несколько моментов:

  • Логотип бренда
  • Слоган или слоган
  • Имя
  • Адрес
  • Номера телефонов (офис и мобильный)
  • Веб-адрес
  • Адрес электронной почты
  • Номера профессиональных лицензий
  • Членство и награды
  • Дата основания
  • Адреса социальных сетей

После того, как вы придумали элементы, которые нужно включить, вы должны определить их размещение.Например, я разделяю свои элементы между верхним и нижним колонтитулами Microsoft Word.

Шаблоны графических элементов

Очевидно, что изображения или логотипы могут улучшить дизайн и быть эффектными. Но изображения могут создавать проблемы с дизайном. Вы можете обнаружить, что у вас отличная графика, но ваш компьютерный принтер не передает ее должным образом. Возможностей вашего принтера недостаточно для вывода изображения. И все мы знаем, чем отличаются изображения, когда у вас заканчиваются чернила в принтере.

Обратной стороной является ситуация, когда у вас отличный принтер, но файл изображения не так хорош, как должен быть.Это могло быть результатом слишком большого уменьшения размера файла изображения, поэтому он выглядит пиксельным.

Другая проблема заключается в том, что в изображении, которое вы втягиваете, слишком много белого пространства, поэтому вам нужно обрезать или скорректировать изображение. Опять же, программа захвата изображений, такая как SnagIt, может обрезать и корректировать.

Если вы работаете в компании или организации, вам следует проверить, есть ли у них индивидуальность или «руководство по стилю». У них часто есть утвержденная графика, которую они могут предоставить вам в соответствующем размере изображения и формате файла.Как и шаблоны, руководства по стилю могут варьироваться от простых до сложных. Например, на HubSpot есть длинная статья с примерами.

В этом уроке я создам простой шаблон. В нем описаны некоторые шаги, которые мы использовали для нашего шаблона Cornell Notes. В шапке будет логотип моего сайта, а в нижнем колонтитуле — мой почтовый адрес. И да, Microsoft Word может обрабатывать мой новый логотип, который представляет собой файл SVG.

  1. Начните с пустого документа Word.
  2. Щелкните меню Просмотр и выберите Макет печати .
Начните с пустого документа Microsoft Word
  1. В меню Вставить выберите Заголовок . Microsoft Word отобразит список с множеством начальных стилей заголовка.
Выберите стиль заголовка
  1. Щелкните нужный стиль. Я буду использовать верхний стиль Blank . Теперь вы находитесь в режиме « Дизайн », и вы должны увидеть вкладку маркера Заголовок слева и текст-заполнитель вверху.
Область заголовка отображается в документе Word
  1. В меню Дизайн щелкните Изображения в разделе Вставить .Если ваше изображение слишком велико, оно будет уменьшено по ширине.
  2. Откроется диалоговое окно Вставить файл . Найдите свой графический файл и нажмите Вставить .
  3. Проверьте свое изображение, чтобы убедиться, что оно сбалансировано. В приведенном ниже примере я думаю, что мой логотип в два раза больше, чем я предпочитаю.
Логотип слишком велик для области бланка
  1. Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите Размер и положение…
  2. Появится диалоговое окно с различными параметрами изменения размера. Мой первоначальный логотип был 20%, и я уменьшил его до 10%.
Уменьшение размера изображения логотипа
  1. Щелкните ОК , чтобы принять новый размер изображения. Изображение будет выровнено по левому краю.
Логотип смещен влево.
  1. Щелкните изображение.
  2. Нажмите Домой .
  3. Нажмите кнопку Выравнивание по центру в разделе Абзац .
Центрирование логотипа или изображения.
  1. Необязательно : Добавьте в эту область любой другой текст, который вам может понравиться.

В области нижнего колонтитула я указываю свой адрес меньшим шрифтом и вертикальной линией или вертикальной чертой.Я также центрировал текст.

  1. В меню Вставить выберите Нижний колонтитул . Word отобразит серию стилей нижнего колонтитула.
Добавить пустой раздел нижнего колонтитула
  1. Щелкните нужный стиль. Появится нижний колонтитул-заполнитель.
Нижний колонтитул с заполнителем для текста
  1. Добавьте текст, например адрес.
  2. Если вы хотите изменить шрифт, выделите текст и щелкните правой кнопкой мыши. Это откроет панель мини-формата.
Форматирование текста нижнего колонтитула
  1. Необязательно: Если вы хотите центрировать текст, щелкните меню «Домой», а затем кнопку Центр текста .
  1. Дважды щелкните маленький маркер Нижний колонтитул в верхнем левом углу, чтобы выйти из режима создания нижнего колонтитула.

Это также хорошее время для печати вашего фирменного бланка, чтобы проверить цвет и четкость изображения. В вашей онлайн-версии могут отображаться приглушенные цвета , но печатаемые хорошо. Вам также может потребоваться изменить настройки вашего принтера, если он находится в черновом или экономичном режиме печати.

Если вам нужно отредактировать верхний или нижний колонтитул, чтобы перейти в режим конструктора, дважды щелкните в любом месте области нижнего или нижнего колонтитула.Маленькие маркеры вкладок будут отображаться в крайнем левом углу.

Сохраните шаблон фирменного бланка — (* .dotx)

Помимо настройки верхнего и нижнего колонтитула, вы можете настроить другие свойства перед сохранением файла. Например, вы можете изменить поля, шрифты или стиль.

  1. В меню Файл выберите Сохранить как…
  2. В диалоговом окне Сохранить как измените Сохранить как тип : на Шаблон документа (* .dotx).
Сохранение шаблона фирменного бланка
  1. Введите описательное имя для вашего шаблона, например «фирменный бланк».
  2. Нажмите Сохранить .

Использование вашего шаблона

Когда вы сохранили шаблон, Microsoft Word сохранил его в папке шаблонов . В моей системе Windows это «C: \ Users \ Anne \ Documents \ Custom Office Templates \ letterhead-tutorial.dotx».

Чтобы использовать шаблон фирменного бланка,

  1. Откройте Microsoft Word и выберите Новый либо в меню Файл , либо в представлении Backstage .
  2. Щелкните Личный .
  1. Дважды щелкните шаблон, который хотите использовать. В зависимости от вашего выбора откроется новый документ.

Создание шаблона фирменного бланка не позаботится о вашей переписке. Вам все равно придется писать письма. Но, по крайней мере, вам не придется каждый раз вводить свое имя и адрес. И вы также можете использовать этот шаблон для печати большого объема вашего фирменного бланка. Многие принтеры могут использовать файл Word или файл PDF для тиража.

Связанные руководства по Word

Создание шаблона фирменного бланка в Microsoft Word

Здесь мы демонстрируем, как правильно создать шаблон фирменного бланка.С помощью этого метода, когда вы переходите к вторая страница, будь то из-за того, что вы продолжали печатать, и происходит автоматический разрыв страницы, или из-за того, что вы вручную вставляете разрыв страницы или разрыв раздела следующей страницы, ваш вторая страница не обязательно должна содержать ваш логотип.

Демонстрируем, как правильно поместите имена партнеров или принципов в левую или правую колонку, и как сделать различные настройки полей, которые требуются для такого макета. Нажмите здесь, чтобы перейти прямо к этому особому макету.

Шаг 1. Разместите первую страницу

Создайте новый пустой документ. Ударить несколько раз нажмите клавишу Enter, затем введите:

= rand ()

и нажмите Enter. Это дает некоторые Образец текста. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы вставить разрыв страницы.

В меню выберите File Page. Настраивать. Перейдите на вкладку Макет и установите флажок Другая первая страница, как показано на рисунке ниже.

Теперь нажмите Ctrl + Home, чтобы вернуться к верх документа.Разместите свой логотип и другие компоненты, если хотите, в заголовок. Чтобы получить доступ к заголовку, выберите в меню пункт «Просмотр заголовка и нижнего колонтитула».

Как правило, компоненты фирменных бланков состоит из:

  • Логотип

  • Почтовый адрес (и почтовый адрес, если другой)

  • Адрес сайта

  • Адрес электронной почты

  • Номера телефонов и факс числа

Кончик.По возможности размещайте свой логотип на одной строке с текстом. Это помогает удерживать его на месте независимо от вашего макета. Если вы хотите, чтобы ваш логотип был слева, а другие компоненты — справа, вставьте таблицу из двух столбцов.
Кончик. Как правило, первая страница письма не имеет нумерации; но вы можете добавить нумерацию страниц в нижний колонтитул второй страницы.

Кончик. Обратите внимание на то, как в верхнем колонтитуле первой страницы написано «Верхний колонтитул первой страницы».Заголовок второй страницы просто скажет «Заголовок».
Кончик. Если вы хотите разбить свои адресные строки, вы можете использовать «Вставить символ» из меню Word и выбрать Wingdings в качестве шрифта. Есть всевозможные символы, из которых вы можете выбирать. Выше мы выбрали символ, похожий на простую пулю, и раскрасили его в соответствии с цветом нашего логотипа. Эти разделения облегчают чтение вашей информации.

Шаг 2. Макет второй страницы

Используйте кнопку Показать далее на Панель инструментов верхнего и нижнего колонтитула для перехода ко второму верхнему колонтитулу страницы.

Разместите нужные компоненты появляться на второй и последующих страницах вашей переписки в шапке, например, уменьшенная версия вашего логотипа.

Переключитесь между заголовком и Кнопка нижнего колонтитула на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула для перехода к нижнему колонтитулу второй страницы.

Вставьте любые компоненты, которые вам нужны; обычно просто номер страницы.Лучший способ вставки номеров страниц — с помощью кнопки «Вставить номер страницы» на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула.

Шаг 3. Закройте и сохраните

Теперь просто закройте заголовок и Панель инструментов нижнего колонтитула и удалите разрыв страницы и вставленный образец текста.

Нажмите File Save as и выберите Шаблон документа из поля Тип файла.

Измените имя вашего шаблона к чему-нибудь значимому, например к фирменному бланку, и нажмите «Сохранить». Все сделано!

Как сделать фирменный бланк | Работа

Автор Анам Ахмед Обновлено 12 ноября 2020 г.

Чтобы подать заявление о приеме на работу, вам часто требуется заполнить много документов. Большинство должностей требуют как минимум резюме и сопроводительное письмо. У многих других также будут сложные формы заявок, в которых вы можете предоставить дополнительную информацию о своих знаниях и опыте.Если нужно подать много документации на должность, подумайте об использовании фирменного бланка, чтобы правильно организовать свои файлы и упростить для менеджера по найму доступ к вам.

Что такое фирменный бланк?

Бланк — это отформатированный заголовок, который появляется вверху каждой страницы документации, над которой вы работаете. Это помогает стандартизировать внешний вид документов, предоставляя при этом всю важную информацию, которая требуется вашему читателю.

Например, ваш фирменный бланк может содержать:

  • Полное имя
  • Почтовый адрес
  • Номер телефона
  • Электронная почта
  • Веб-сайт или портфолио
  • Профессиональная аккредитация или лицензии
  • Номера страниц и общее количество страниц

Согласно Портфолио продуктивности, вы также можете включить личный логотип или личный бренд в бланк.

Преимущества использования фирменного бланка для ваших документов

Одним из ключевых преимуществ использования фирменного бланка для документов о трудоустройстве является то, что вы предлагаете всю важную информацию о себе на каждой странице. Таким образом, если работодатель просматривает ваше резюме или заявку, он всегда будет знать, кто это, просто взглянув на фирменный бланк.

Использование номера страницы на фирменном бланке вакансии также помогает работодателям понять, где находится страница в последовательности информации.Это особенно важно, если вы подаете длинную заявку или если ваше резюме занимает несколько страниц. Например, указание «Страница 1 из 8» позволяет легко определить, какой элемент они читают и сколько всего страниц. Если страница теряется, эта система помогает работодателю выяснить, какая страница отсутствует.

Рассмотрите фирменный бланк с точки зрения работодателя

При разработке собственного фирменного бланка в первую очередь учитывайте свою аудиторию. Кто, скорее всего, будет просматривать заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо, и какие детали для них важны? Например, если вы подаете заявку на внутреннюю должность в своей компании, возможно, вам понадобится только указать свое имя и номер телефона, поскольку ваш работодатель будет знать, кто вы.

Также обратите внимание на внешний вид фирменного бланка. Используйте шрифт, который легко читается, и выберите цвет, который выделяется на странице. Если ваш шрифт слишком курсивный, а отпечаток слишком светлый для чтения, это снизит эффективность фирменного бланка. Согласно Kestrel Print, вы можете использовать фирменные бланки, чтобы продемонстрировать индивидуальность вашего бренда. Это может быть приоритетом для творческих должностей, таких как графические дизайнеры или иллюстраторы. В этом случае вы также можете создать логотип для своего личного бренда.

Используйте шаблон фирменного бланка или создайте свой

Программы обработки текста, такие как Microsoft Word, включают примеры фирменных бланков и шаблоны, которые вы можете вставлять в свои документы. Это позволяет легко получить профессиональный вид, не тратя часы на создание дизайна. В Microsoft Word вы можете найти шаблоны заголовков на вкладке «Вставка». Просто щелкните заголовок и прокрутите вниз до понравившегося шаблона.

Если вы хотите проявить творческий подход и создать собственный фирменный бланк без шаблона, просто выберите параметр «Пустой заголовок».Таким образом, у вас будет выделенное место в верхней части документа для вставки в выбранный вами фирменный бланк. В Microsoft Word вы также можете сохранить собственный фирменный бланк в качестве шаблона. Это позволит вам с легкостью использовать его снова в разных документах, не создавая заново.

Форматы деловых писем | Примеры форматов деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление фактического письменного делового письма и проверка правильности формата делового письма может показаться устаревшим, но все же это остается более важным, чем когда-либо, для владельцев малого бизнеса.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, например по электронной почте. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменную запись произошедшего, которую обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, которые отмечаются буквами, настолько важны для компании, что становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать в себя сопроводительные письма, благодарственные письма, письма с жалобами, корректировочные письма и многое другое в зависимости от деловой ситуации.

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

  • Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, должно описать то, что прилагается, и дать описание того, что получатель должен с этим делать.
  • Благодарственные письма. Они могут быть полезны для нетворкинга и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
  • Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
  • Буквы регулировки. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
  • Письма с плохими новостями. Ключ к письмам с плохими новостями — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
  • Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые он указал. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
  • Заметки Часто используемые для распространения важных новостей и директив внутри компании. Смысл заметок — быть быстрым и точным при общении.
  • Поздравительные письма. Смысл этих типов букв в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков.Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
  • Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
  • Письмо-запрос. Ключ к этим типам писем — это просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций. Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
  • Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете.Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
  • Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры форматов деловых писем

Допустим, Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

  1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
  2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано.Таким образом, получателю будет легче напомнить, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с определенным событием или деловой ситуацией.
  3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
  4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
  5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в случае с любым другим сообщением, ясность и краткость обычно лучше всего отражаются на писателе.
  6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
  7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Основное правило заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности. Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные деловые письма должны быть выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Расстояние. Буквы должны быть разделены между предложениями через один интервал, чтобы освободить место на странице. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих способностей и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов.Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Наценка. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете. (Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Блочная форма и форматы с отступом

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело.Например, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, если вы на что-то жалуетесь, но полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду в благодарственном письме, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок. Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет).Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева.Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование измененного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Миннеаполис, Миннесота 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech.Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выровнено по левому краю.Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Миннеаполис, Миннесота 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Г-н Оскар Уайлд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

  • Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
  • Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
  • При написании писем с жалобами используйте формальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
  • При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к сути. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому, к сожалению, у нас пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
  • При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повысить или снизить эффективность делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы имеете в виду? Попробуйте поискать в словарях и тезаурусах в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете содержание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно серьезно подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете использовать фирменные бланки для деловых писем вашей компании, потому что они имеют профессиональный вид и информативны. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное письмо с благодарностью намного эффективнее и эффективнее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом в комментариях ниже.

30 Форматы и примеры профессиональных бланков

Бланки, которые вы видите в официальных / официальных письмах, информируют вас о том, что они принадлежат определенному учреждению.Фирменный бланк — это важный полиграфический актив, который играет важную роль в создании имиджа вашего бренда. Более того, это способствует повышению авторитета и профессионализма вашей организации.

Официальные форматы фирменных бланков












Что такое формат фирменных бланков?

Создание шаблона фирменного бланка может оказаться трудным, если вы не знакомы с форматом. На самом деле существует единый формат, но чтобы сделать его более запоминающимся, нужно немного оживить.Примеры фирменных бланков бывают трех основных форматов: традиционный, повседневный и корпоративный.

Для корпоративного формата необходимо разместить логотип вашей компании сверху. В традиционном формате разместите название вашей компании вверху по центру страницы, а ваш служебный адрес — внизу по центру.

Для повседневного формата вы можете оформить его в соответствии с вашим собственным стилем. Что касается остального содержимого фирменного бланка, оно должно оставаться простым, поскольку деловые письма обычно носят формальный характер.Включите контактную информацию своей компании в стратегическом месте.

Избегайте добавления слишком большого количества контактных данных. Достаточно указать адрес электронной почты и номер телефона. Форматирование фирменных бланков в целом простое. Чтобы дать вам представление, попробуйте Microsoft Word. Выберите образцы и настройте их.

Шаблоны фирменных бланков компании











Зачем это вам?

Фирменный или деловой бланк играет важную роль, независимо от того, ведете ли вы малый или большой бизнес.Почти все рекламные объявления, корреспонденция, счета-фактуры, юридические или официальные уведомления компании должны иметь этот бланк.

Распечатайте контракты, расценки и предложения на официальном бланке вашего бизнеса. В то время как электронная корреспонденция, похоже, сегодня захватила бизнес, практически все, что у вас должно быть «в печатном или письменном виде» для бизнеса, должно быть написано на фирменных бланках.

Одна из основных целей этого документа — помочь укрепить профессионализм вашей организации и повысить узнаваемость бренда, а также укрепить доверие к вашему бизнесу.Более того, использование фирменных бланков предотвращает, поскольку придает легитимность вашему бизнесу.

Сложность подделки профессионально оформленных бланков также не позволяет мошенникам реализовать свои незаконные планы, и поэтому письма, отправленные или написанные на фирменных бланках компании, всегда выглядят для получателей достоверными и официальными.

Что входит в фирменный бланк?

Если вы планируете создать собственный бланк, обязательно укажите следующую информацию:

  • Логотип вашей компании.
  • Юридическое название вашего бизнеса
  • Зарегистрированный адрес вашего бизнеса.
  • Контактная информация, включая адрес электронной почты вашей компании, номер телефона и номер факса.
  • URL-адрес веб-сайта вашей компании.
  • Регистрационный номер вашей компании, если применимо

Деловой бланк











Как отформатировать фирменный бланк?

Официальный бланк для бизнеса предварительно печатается для таких документов, как служебные записки, заметки и письма.Наличие фирменного бланка компании в каждом отправляемом вами письме делает его профессиональным, сохраняя при этом целостность вашего бренда.

Чтобы упростить задачу при создании фирменного бланка для вашей компании, вы можете использовать шаблон. У вас также есть возможность создать свой собственный дизайн фирменного бланка, следуя этим указателям:

  • Выберите контрастные цвета
    Вы можете добавить цвета к заголовку, рамке и тексту, чтобы выделить важную информацию.Используйте смелые цвета, особенно сейчас, когда использование ярких и контрастных цветов — самая большая тенденция в графическом дизайне.
  • Добавьте свой логотип
    Основная цель фирменного бланка — узнаваемость во всех ваших официальных сообщениях. Один из простых способов легко интегрировать ваш логотип в дизайн — это использовать цветовые акценты, соответствующие логотипу.
  • Используйте сплошной цвет для фона
    Сделав несколько рискованных дизайнерских решений, вы можете сделать буквы вашего бренда легко узнаваемыми.Один из способов добиться этого — использовать сплошной цвет для фона формата фирменного бланка.
  • Используйте красочную рамку
    С рамкой можно многое сделать, чтобы выделить ее. Например, вы можете связать дизайн лентой. Вы также можете выбрать тонкую границу, используя оттенок угольного или серого. Если вы хотите, чтобы письмо привлекало особое внимание, используйте действительно жирный цвет.
  • Используйте формы для создания яркого дизайна жатки.
    Дайте волю своему воображению, создавая дизайн, не переусердствуя.Например, вы можете создать дизайн с геометрическим узором, рисуя линии, а затем заполняя секции различными цветами. Если вы хотите продвинуться дальше, добавьте текстуры к фигурам.
  • Включите указатели направления, чтобы помочь читателям.
    Указатели направления относятся к визуальным индикаторам, таким как линии, стрелки или значки с указательными пальцами. При добавлении в формат они показывают направление, в котором должен смотреть ваш читатель. Направленные подсказки на самом деле не нужны в фирменных бланках, но их использование для облегчения информационного потока может быть очень полезным.Примером может служить визуальная подсказка в виде стрелки в заголовке, указывающая на начало вашего текста.
  • Чтобы создать эффектный дизайн, используйте темный цвет для фона.
    Если вы хотите быть нетрадиционным, но при этом оставаться актуальным, игнорируя ожидания читателя, вы можете попробовать инвертировать цветовую схему, используя темный фон для текста. . Как правило, вы должны использовать только светлый текст на темном фоне. В противном случае вашим читателям может быть трудно читать ваш текст.
  • Используйте креативный и уникальный нижний колонтитул вместо верхнего колонтитула
    Другой вариант, при котором вы можете смешивать свой шаблон, — использовать креативный и красочный нижний колонтитул вместо верхнего колонтитула. Даже с этой схемой вы все равно можете создать баланс, используя тот же цвет, что и нижний колонтитул для информации, которая обычно находится в заголовке.
    Эта информация включает название вашей компании или компании, контактные данные вашей компании и любую другую важную информацию, которая обычно содержится в заголовке.
  • При необходимости добавьте иллюстрации к дизайну с помощью графики или значков.
    Использование графики или значков — еще один отличный способ добавить творческий штрих к вашему бланку. Вы всегда можете изменить значки в зависимости от ситуации, но это будет зависеть от вашей аудитории и цели документа.
    Просто не забывайте использовать графику или значки с согласованными стилями. Во-первых, решите, какой стиль иконок подходит вашему бренду, а затем используйте их всякий раз, когда украшаете букву.

Шаблоны для написания деловых писем — Xerox

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным.Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к общему тону, который был бы уверенным, вежливым и искренним; в котором надлежащим образом используются акценты и подчинение; в нем содержится недискриминационный язык; который подчеркивает отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности «. При этом убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма.Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками. Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов цветом, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который вы хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить». Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем.Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Считаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо. Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение.Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы начать сочинять. Удачи!

Дополнительные советы для малого бизнеса можно найти в нашей статье «Статистика малого бизнеса».

Формат делового письма — Обзор, структура и пример

Каков правильный формат делового письма?

Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно получено профессионально и в соответствии со стандартами. Несмотря на то, что существует множество различных типов деловых писем, в этом руководстве будет подробно рассмотрен наиболее классический формат деловых писем.

Обзор делового письма

В бизнесе Корпорация Корпорация — это юридическое лицо, созданное физическими лицами, акционерами или акционерами с целью получения прибыли. Корпорациям разрешается заключать контракты, предъявлять иски и предъявлять иски, владеть активами, перечислять федеральные налоги и налоги штата и занимать деньги в финансовых учреждениях. Письмо — это просто любой тип корреспонденции, отправляемой между двумя сторонами. Он может быть на любую тему и отправлен с помощью многих способов доставки, таких как электронная почта, обычная почта или доставка вручную.

Тон вашего письма будет зависеть от аудитории и цели общения. Межличностные навыки. Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами. Люди с хорошими навыками межличностного общения являются сильными вербальными и невербальными коммуникаторами и часто считаются «хорошими людьми». является. Иногда вам нужно будет вести себя более формально, а иногда уместно более непринужденный голос.

Пример, приведенный ниже, является нейтральным голосом и умеренным уровнем формальности.

Структура делового письма

Ниже приведен пример того, как оформлено и структурировано деловое письмо. Не стесняйтесь копировать и вставлять текст в свое собственное электронное письмо, Word или документ Google и обязательно настройте и вычитайте его тщательно.

[Имя отправителя]

[Название компании отправителя]

[Уличный адрес отправителя]

[Город, штат / провинция отправителя и почтовый индекс]

[Номер телефона и / или адрес электронной почты отправителя]

[Дата]

[Имя получателя]

[Название компании получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, штат / провинция получателя и почтовый индекс]

[Телефон получателя номер и / или адрес электронной почты]

[Тема]

[Уважаемое имя],

[Введение — здесь вы объясняете цель письма, например, почему вы пишете это, что вы надеетесь получить от этого, и любую другую важную информацию, которую вы хотите сообщить заранее.]

[Средняя часть — здесь вы уточняете и предоставляете более подробную информацию о том, что вы обрисовали в общих чертах в первом абзаце. Таких абзацев может быть еще несколько, в зависимости от того, какой длины должно быть письмо]

[Заключение — это место, где вы завершаете и резюмируете вещи. В этом абзаце может быть призыв к действию или следующие шаги.]

[С уважением],

[Подпись]

[Имя отправителя]

Пример полного делового письма

Теперь, что вы знакомы с форматом делового письма, давайте рассмотрим пример со встроенной реальной информацией.

Джон Браво

ABC Education Inc.

1234-123 Street

New York, NY 01218

21 мая 2018 г.

Сара Джини

XYZ Company Inc. Street

New York, NY 04851

Re: Обновленная частота выставления счетов

Уважаемая г-жа Джини,

Я пишу, чтобы сообщить вам о нашей новой модели ценообразования, вступающей в силу 1 февраля 2019 года.Первого февраля мы перейдем с годового платежного цикла на ежеквартальный, и это письмо содержит важную информацию, которая может повлиять на вашу организацию.

Проведя обширное исследование и получив отзывы от наших клиентов, мы определили, что большинство клиентов решительно предпочитают ежеквартальный цикл выставления счетов, а не годовой. Чтобы максимально удовлетворить ваши потребности, мы решили предложить это преимущество, которое вступит в силу 1 февраля 2019 года.

Это письмо просто уведомляет вас о предстоящих изменениях, и в настоящее время от вас не требуется никаких немедленных действий. Благодарим вас за продолжение работы.

С уважением,

Джон Браво

Скачать шаблон формата делового письма

Введите свое имя и адрес электронной почты в форму ниже и загрузите бесплатный шаблон прямо сейчас!

Шаблон формата делового письма

Загрузите бесплатный шаблон Word Doc, чтобы создать свой индивидуальный документ!

Дополнительные соображения по форматированию

В дополнение к общему формату и структуре, изложенным выше, вы также можете рассмотреть следующую информацию в качестве стандартной деловой практики.

Общие стандарты форматирования включают:

  • Arial, Times New Roman или аналогичный стандартный шрифт
  • Размер 11 или 12 пунктов
  • Заглавные буквы в предложении
  • Белый фон
  • Бумага размером 5 x 11 дюймов
  • Книжная ориентация
  • Поля 1 дюйм
  • Одинарный, 1,5 или двойной интервал
  • Черный цвет шрифта
  • Использование фирменных бланков
  • Односторонняя или двусторонняя печать
  • Обычный белый фон

Дополнительные ресурсы

Спасибо за прочтите это руководство о том, как использовать правильный формат делового письма.CFI является глобальным поставщиком онлайн-образования и предлагает финансовым аналитикам сертификат TMBecome a Certified Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ® для финансовых аналитиков.

Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

  • Шаблон заявления об увольнении Письмо об увольнении Письмо об увольнении — это официальное письмо, отправленное сотрудником своему работодателю с уведомлением о том, что он больше не будет работать в компании
  • Шаблон резюмеУзнайте, как написать резюме для инвестиционного банка (аналитик или партнер) с помощью бесплатного руководства и шаблона резюме CFI. Резюме IB уникально. Важно адаптировать свое резюме к отраслевому стандарту, чтобы его не сразу удалили.
  • Шаблон сопроводительного письма Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может сделать или испортить заявку на вакансию, поэтому очень важно правильно его составить. Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей.Это руководство предоставляет бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.
  • Руководства по собеседованию Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов. Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Бесплатные гиды и практика, чтобы пройти собеседование
.
Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.