Как заполнить правильно приходный кассовый ордер: Приходный кассовый ордер: что такое, образец заполнения

Содержание

Особенности заполнения приходного кассового ордера № КО-1

Газета № 161 / 27 августа 2014

Полезно: Налоговый кодекс Планы счетов П(С)БУ НП(С)БУ в госсекторе МСФО Проверка контрагента 1ДФ

Читать газету

Эксперты комментируют

Зарплатно-социальные карточки будут исключительно для зарплаты и социалки

Плательщик НДС применяет кассовый метод: когда формировать налоговый кредит на основании заявления-жалобы

Кассовые операции

Особенности заполнения приходного кассового ордера № КО-1

Последствия неправильного оформления расходного кассового ордера № КО-2

Порядок заполнения журнала регистрации кассовых документов № КО-3 и № КО-3а

Как вести кассовую книгу № КО-4: практические советы

Кассовые документы всегда были под пристальным контролем проверяющих. Итак, какие особенности заполнения приходного кассового ордера? Как правильно заполнить все реквизиты ПКО? Можно ли исправить ошибку в прибыльном кассовом ордере и не будет ли это нарушением?

Полная версия материала доступна подписчикам издания «Интерактивная бухгалтерия»

войти

Попробовать бесплатно

или

Оформить подписку

Тариф

Стандарт

Узнать больше о тарифе

Нуждаетесь в помощи?
Обратитесь в службу поддержки: 0 800 210 103.
Звонки бесплатные с любого номера.

Материалы по теме

Формы и бланки ЛИГА:ЗАКОН
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма КО-3) [Форма для заполнения]
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма КО-3а) [Форма для заполнения]

Приходный кассовый ордер (типовая форма КО-1) [Форма для заполнения]
Кассовая книга (типовая форма КО-4) [Форма для заполнения]
Аналитические материалы
Как правильно оприходовать наличные средства: судебная практика

(комментарий к постановлению ВСУ от 11.
12.2012 г. по делу № 21-400а1). Предприятие провело через РРО поступившие наличные. Распечатало Z-отчет, однако в Книгу учета расчетных операций сведения из последнего не внесло.
Как вести кассовую книгу № КО-4: практические советы

Важным звеном среди кассовых операций является кассовая книга. Как и большинство документов, она имеет свои особенности заполнения. Как заполняют кассовую книгу филиала? Каковы особенности ее ведения в электронной форме?
Возвратная финпомощь на предприятии: наводим резкость

Как получение ВФП повлияет на учет предприятия? Что прописать в договоре о предоставлении ВФП? Какие первичные документы должны подтверждать выдачу ВФП?
Последствия неправильного оформления расходного кассового ордера № КО-2

В расходном кассовом ордере не указаны реквизиты документа, удостоверяющего физлицо, получившее средства. Данному лицу возвращали ошибочно перечисленные им средства на расчетный счет предприятия. Какая ответственность грозит предприятию и его должностным лицам в данном случае?
Порядок заполнения журнала регистрации кассовых документов № КО-3 и № КО-3а

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — из разряда тех документов, с заполнением которого можно справиться без специнструкции. Больше вопросов возникает при выборе формы для применения журнала. Какой журнал заполнить — КО-3 или КО-3а? Каковы особенности их заполнения?
Плательщик НДС применяет кассовый метод: когда формировать налоговый кредит на основании заявления-жалобы

Предприятия ЖКХ, определяющие дату возникновения налогового кредита по кассовому методу, могут столкнуться с необходимостью подать на поставщика заявление с жалобой (приложение Д8). В какой срок необходимо подавать жалобу на поставщика и когда формировать на ее основании налоговый кредит?
Зарплатно-социальные карточки будут исключительно для зарплаты и социалки

Нацбанк решил ввести новый тип текущего счета, предназначенный исключительно для получения заработной платы, стипендии, пенсии, социальной помощи и прочих предусмотренных законом социальных выплат для того, чтобы банки могли не облагать НДФЛ начисленные проценты по данному счету во исполнение пп. 165.1.41 НКУ
Аудиторская фирма ведет учет на предприятии: кто подписывает кассовые документы и отчетность

Предприятие заключило договор с аудиторской фирмой о ведении бухгалтерского учета.
Чьи подписи должны быть на отчетности, первичных и кассовых документах за главного бухгалтера (бухгалтера, кассира)?
Нормативные документы
Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95

Редакція від 07.09.2001 р.
Постанова Одеського окружного адміністративного суду «Про неправомірне визнання касових документів оформленими не належним чином» від 15.01.2013 р. у справі № 1570/7467/2012
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16. 07.1999 р. № 996-XIV

Редакція від 01.01.2014 р.
Постанова Правління Національного банку України «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 15.12.2004 р. № 637

Редакція від 06.06.2013 р.

порядок ведения и заполнения, образец

Что такое «Кассовая книга КО-4»?

Кассовая книга — документ, в котором регистрируется получение и выдача наличных на кассе компании. Независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы каждый должен заполнить кассовую книгу. Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, являются исключением: им не нужно производить кассовые поступления и расходы, следовательно, им не нужна кассовая книга (статья 4.

1 Директивы Центрального банка 3210-U, дата — 11 марта 2014 г.) .

Необходимо уметь пользоваться правильностью заполнения кассовой книги в соответствии с действующей формой КО-4, утвержденной приказом Государственной статистической комиссии Российской Федерации от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).

В каких бумажных формах может существовать:

Постановление № 88 содержит только общие положения о порядке хранения кассовой книги, в нем еще не сформулированы подробные инструкции по заполнению. Кроме того, при заполнении необходимо соблюдать положения Указания 3210-У Центрального банка Российской Федерации.

Как заполнить кассовую книгу: алгоритм

Персонал, ответственный за заполнение кассовых документов (в том числе кассовой книги), назначается приказом. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер или другие должностные лица, без которых ведением кассовой книги и других кассовых документов может заниматься сам руководитель или лицо, оказывающее бухгалтерские услуги.

Основанием для внесения записей в кассовую книгу является запрос на получение и выдачу наличных. Заказы пронумерованы по порядку и используются для регистрации каждой квитанции или выдачи наличных. Записи в кассовой книге делаются только за те дни, когда по кассе было движение.

Общий алгоритм заполнения кассовой книги:

В начале дня отображается остаток денежных средств, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня.
Необходимо производить запись: расходных кассовых ордеров и приходных кассовых ордеров.
По окончании рабочего дня в кассовой книге суммируется скорость оборачиваемости доходов и расходов «кассы», отображается остаток на конец дня.

Если движения по кассе днем не происходило, как вести кассовую книгу?

Такой день не нужно отражать в книге.

После того как кассир проверит остаток наличности, наличный оборот и остаток, отображаемый в кассовой книге, кассир подпишет и заверит записи в бухгалтерской книге, а затем перенесет их вместе с наличными деньгами на проверку главному бухгалтеру или менеджеру.

В кассовой книге, в отличие от кассовых ордеров, исправления ошибок разрешены, но только в том случае, если исправления подписаны и расшифрованы лицом, внесшим изменения, а также указана дата исправления.

Кассовая книга и другие кассовые документы должны храниться в организации не менее 5 лет.

При заполнении кассовой книги нужно не забывать про кассовую дисциплину (ее соблюдение предписано всем ИП и ООО независимо от наличия или отсутствия контрольно-кассовой техники)

Узнать подробнее

Как заполнить кассовую книгу: образцы заполнения на бумаге

Кассовую книгу можно подготовить как на бумаге, так и использовать электронный формат. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности.

Бланк КО-4 — это журнал, напечатанный в типографии, обработанный вручную или обработанный на компьютере, а затем распечатанный в кассовой книге.

Если книга заполняется вручную, вам необходима нумерация страниц по очереди сшивать кассовую книгу: все листы, прежде чем приступить к работе. К завязке на обратной стороне обложки приклеивается листок с указанием количества пронумерованных листов, проштампованных и проштампованных и подписанных ответственным лицом и главным бухгалтером. На титульном листе указывается название компании и срок хранения книги.

Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладного листа и отчеты кассира, каждая из которых имеет одинаковый порядковый номер. Чтобы заполнить вручную, вам понадобится копировальная бумага. Бумага складывается пополам по линии отреза, а по центру кладется «копирка», кассир заполняет составную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а оторванную часть (второй экземпляр) копирует.

Кассовая книга: пример заполнения вручную

В конце дня, после заполнения кассовой книги, оторвите второй экземпляр — кассовый отчет, и приложите все кассовые документы за день. Кассовую книгу и отчет с кассовым ордером направляют на проверку главному бухгалтеру, который прописывает квитанции и количество полученных расходных материалов в двух экземплярах. Все подписи на вкладных листах и отчетах кассира должны быть подлинными, а не «копиями».

Так выглядит лист кассовой книги (бланк)

Если кассовая книга оформляется на компьютере, например, в формате word или excel, то заполненная форма в конце дня будет распечатана в двух экземплярах, с подписями кассира и проверена главным бухгалтером. Формируется отчет в конце отчетного периода (годового или квартального), печатная страница проверяется на соответствие рукописной версии. Оформление кассовых документов и первичных документов также производится на компьютере.

Заказать

Электронная кассовая книга: как правильно вести

Другой вариант ведения кассовых операций (кассовой книги) и ведения бухгалтерского учета — использование бухгалтерской программы для электронного хранения бухгалтерской информации. При входе в программу бухгалтерского учета 50 «Касса» автоматически создается кассовая книга. Листок такой кассовой книги можно в конце дня распечатать и сравнить с предыдущей версией, вам необходимо обеспечить дополнительную защиту для предотвращения несанкционированного доступа и внесения исправлений (допускаются исправления) после подписания. Согласно 2011 г. Согласно Закону от 6 апреля 2016 г. № 63-ФЗ электронная кассовая книга подписывается главным бухгалтером с использованию электронных подписей кассиров.

Ответственность за нарушение ведения кассовой книги

Если в кассовых книгах организации запись ведется неправильно или не ведется вовсе, это нарушает порядок проведения кассовых операций и использования «наличных денежных средств». За такие действия статья 1 предусматривает административную ответственность. Статья 15.1 КоАП РФ, а именно:

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

Узнать подробнее

При каких обстоятельствах самостоятельно занятый предприниматель должен заполнять кассовую книгу?

Действующие законодательные положения позволяют индивидуальным предпринимателям, как правило, не вести кассовые книги (статья 4. 6 указаниях Банка России 3210-У от 11 марта 2014 года). Это правило применяется для индивидуальных предпринимателей, которые ведут учет доходов, расходов и физических показателей. Поскольку индивидуальные предприниматели так или иначе рассчитывают доходы, расходы или физические показатели на ДОС и УСН, УСН и ПСН, можно считать, что возможность не ведения кассовой книги распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, независимо от их деятельности.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

Необходимо официально выплачивать работникам социальные пособия, например, пособия по беременности и родам (принятые ФСС пособия по беременности и родам используются для возмещения расходов).
ИП обязаны выдавать денежные средства ответственным лицам, например, сотрудникам (данные о таких операциях также должны регистрироваться в кассовой книге).

Дата публикации: 29.12.2021

ПРОЦЕДУРЫ ОБРАБОТКИ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

Цель и область применения

• Настоящие Процедуры регулируют обращение, прием, депонирование и отчетность по всем кассовым операциям города в соответствии с указаниями Раздел 10-6-141 Кодекса штата Юта. Термин «City Cash» применяется к валюта, монеты, чеки, платежи по кредитным и дебетовым картам, электронные платежные средства и другие оборотные инструменты, подлежащие оплате деньгами городу.

• Объем этих процедур включает, но не ограничивается обязанностями отделений и кассиров в общегородском масштабе. процедуры содержат рекомендации по обучению, работе с кассовыми чеками, получению, методы депонирования, отчетности и найма.

Аудитория

• Эти процедуры распространяются на все городские отделы и отделы, осуществляющие кассовые операции.

Охрана и меры безопасности

• Доступ к зонам обработки и хранения наличных денег должны быть физически ограничены уполномоченным персоналом. По возможности наличными зоны подготовки месторождения должны быть как физически, так и визуально ограничены уполномоченный персонал.

• Когда они не используются, все денежные средства и связанные с ними предметы должны храниться в несгораемом сейфе, который находится в безопасном месте. Сейфы должны быть постоянно запертым, за исключением случаев, когда доступ уполномоченного персонала нужный. Никогда не оставляйте незапертый сейф без присмотра, даже во время работы. часы.

• Сумма денежных средств, хранящихся в сейфе или хранилище на ночь, в выходные или во время длительного отпуска, должно разумный минимум. Избыточные средства должны быть депонированы в городском назначенный банк-депозитарий. Город использует специальную службу бронированных автомобилей для депозитные средства.

Обнаружение мошенничества и Профилактика

Чеки

Предупреждение безопасности

• Многие проверки содержат предупреждение о безопасности в письменной форме с объяснением защитных свойств чека. это наличные ответственность обработчиков за проверку функций безопасности. Город несет ответственность за поддельные чеки.

• Большинство личных чеков будут иметь микро печать на строке подписи, которая может быть идентифицирована с помощью увеличения стекло.

Фиксирующий чек

• Проверьте запасы и проверьте защитное оборудование должны храниться в безопасном месте с контролируемым доступом.

• Используйте контрольный запас с предотвращением мошенничества такие функции, как водяные знаки, микропечать, градуированные пастельные цвета в фон, термочувствительная бумага и т. д.

Поддельные купюры

США Валюта имеет несколько функций безопасности, которые легко проверить. На обоих новые и старая валюта, есть четыре основных функции безопасности.

Защитная нить

• Встроенная полимерная полоса, расположенная в уникальное место для каждого номинала, защищает от подделок. сама нить, видимая при ярком свете, содержит микропечать – буквы USA , номинал купюры и флаг. При просмотре под ультрафиолетовым светом нить светится характерным цветом для каждого номинал.

Микропечать

• Микропечать, которую можно прочитать только с лупа и становится размытым при копировании, появляется в уникальных местах на каждом номинал.

• На 20-долларовой банкноте он изображен около границы первых трех букв ленты «TWENTY USA» справа от портрет и в рамке ниже подпись казначея.

• Обновленный дизайн банкноты 10 долларов микропечать на лицевой стороне банкноты в двух местах: слово «США» и цифра «10» повторяется под крупным напечатанным факелом и словами «СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ» и «ДЕСЯТЬ ДОЛЛАРОВ» можно найти ниже портрет, а также по вертикали внутри левой и правой границ заметки.

• Вся валюта США сделана из льна. из дерева. В бумагу вкраплены красные и синие волокна.

Вкл. в новой валюте есть две дополнительные функции безопасности:

Чернила, меняющие цвет

• Чернила, используемые в цифре в нижнем правый угол лицевой стороны купюры выглядит медным, если смотреть прямо но зеленый, если смотреть под углом.

• Встроенная нить безопасности работает вертикально и теперь расположен справа от портрета на переработанном 5-долларовом счет. Буквы «США», за которыми следует цифра «5» в чередующемся узор виден вдоль нити с обеих сторон купюры. нить светится синим цветом в ультрафиолетовом свете.

Водяной знак

• Водяной знак, созданный во время процесс изготовления бумаги, изображает ту же историческую личность, что и портрет. Это видно с обеих сторон, если поднести к свету. На банкноте номиналом 10 долларов с измененным дизайном пустой овал был включен в дизайн, чтобы выделить водяной знак расположение.

• Теперь на экране два водяных знака. обновленный дизайн 5-долларовой банкноты. Водяной знак с большой цифрой «5» расположен на пустом месте. пространство справа от портрета, заменяющее предыдущий портрет водяного знака Президент Линкольн нашел на пятидолларовых банкнотах старого образца. Второй водяной знак — столбец из трех меньших «5» — был добавлен к новой 5-долларовой купюре. дизайн и расположен слева от портрета.

• Для получения дополнительной информации о переработанном валюта, поддельные купюры, обучение и образование, пожалуйста, посетите следующие сайт: http://www.moneyfactory.com/newmoney/index.cfm

Работа с поддельными банкнотами

• Если фальшивая купюра обнаружена во время клиент присутствует, счет должен быть сохранен, а объяснение должно быть сообщение покупателю о том, что банкнота подозревается в подделке.

• Клиента следует попросить оплатить счет с другой формой оплаты.

• Квитанция должна быть создана для фальшивая купюра со следующей информацией:

Имя клиента

Адрес клиента

Номер телефона клиента

Номинал купюры

Серийный номер банкноты

• Департамент полиции Солт-Лейк-Сити должен быть уведомление в кратчайшие сроки и оперативное получение фальшивой купюры с квитанция должна быть организована.

• Если вексель не определен как поддельная, купюра будет возвращена покупателю.

Работа с наличностью

Установка денежного ящика

• Денежный ящик можно установить, начиная с от двадцатых до двадцатых или от двадцатых до двадцатых, обращенных в одну сторону.

• Изменение должно быть установлено в том же способом в качестве валюты. Если они устанавливаются слева направо, то ваш монетки следует раскладывать слева направо и наоборот.

Сдача для кассовых операций

• Когда клиент дает кассиру деньги, его следует оставить на виду у кассира и покупателя до тех пор, пока транзакция завершена, и покупателю выдается квитанция.

• Есть два способа выдачи наличных клиент:

• Если покупатель оплачивает товар стоимостью 78,32 долл. США с 100-долларовая купюра, сдачу можно считать, начиная с самой мелкой монеты. деноминация и переход к самой высокой деноминации валюты.

Считай три пенни $78,35

Считай один никель $78,40

Считай один десять центов $78,50

Считай два кварталы $79.00

Считай один доллар счет $80.00

Считай один двадцать долларов счет $100.00

• Смену также можно считать стартовой от крупнейших купюр до самых мелких монет.

• Чтобы купюры не застряли вместе из рук в руки следует использовать при подсчете. Положите все деньги в одну руку. Держите его перед покупателем и передавайте по одной купюре из одной руку к другому считая вслух. Это не только гарантирует клиенту правильное изменение, но поможет препятствовать тому, чтобы купюры слипались.

• Квитанция об операции должна быть предложена клиентов для каждой сделки.

• Денежные средства должны быть помещены в денежный ящик после завершения транзакции.

• Каждая транзакция должна быть завершена один в время.

Прием чеков

• Числовая сумма на чеке должна быть всегда сверяется с написанной суммой.

• Все платежи, произведенные чеком, должны быть выписана на точную сумму долга. Есть одно исключение. Любой предварительно напечатанный чеки за сборы за разрешение на строительство могут быть возвращены до 25 долларов США лимит:

• Когда требуется возврат, форма квитанции следует заполнить.

• Белая копия должна быть передана клиент.

• Розовая копия должна быть приложена к копия кассового удостоверения.

• Желтая копия должна оставаться в чеке. книга.

• Встречная проверка (встречная проверка – это проверка который используется без предварительно напечатанной информации; проверка можно получить в банке, как правило, для обналичивания только в банке чекодателем) приемлемо, если оно напечатано, а не написано.

• Предварительно напечатанное имя, адрес и номер телефона следует проверить. Если часть информации отсутствует, клиент следует попросить написать это на чеке. Клиента следует попросить укажите номер телефона в дневное время.

• Убедитесь, что все чеки подписаны.

• На некоторых чеках свыше определенной суммы есть могут потребоваться две подписи.

• Если подлинность чека вызывает сомнения, удостоверение личности с фотографией, желательно действительные водительские права, должны быть проверены и номер водительского удостоверения должен быть написан на лицевой стороне чека.

• Дата на чеке должна быть проверено.

• Все полученные чеки будут проштампованы одобрение города или запустить через принтер проверки.

Платежи дебетовыми или кредитными картами

• Кредитная карта должна быть подписана. Если на карте нет подписи, клиент должен будет подписать ее перед кассир. Удостоверение личности с фотографией должно быть представлено для любой транзакции по кредитной карте. для проверки кредитной карты. Этот процесс защищает владельца кредитной карты и Город.

Соответствие индустрии платежных карт (PCI)

• Город обязан иметь актуальную программа повышения осведомленности и обучения информационной безопасности для всех систем пользователи.

• Работники обязаны подписать соглашение проверка того, что они прочитали и поняли политики и процедуры безопасности.

• Информация о кредитной карте в любых документах которые должны быть заархивированы, должны храниться в безопасном месте.

• Если какая-либо информация о кредитной карте скомпрометировано, об инцидентах следует сообщать администратору безопасности IMS. немедленно.

Балансировка кассового аппарата

• Распечатать балансовый отчет за смену.

• Вытягивайте наличные, чеки и квитанции по кредитным картам из денежного ящика, оставив стартовую наличность.

• Разделите деньги на купюры и пересчитайте все наличные, включая монеты. Сложите все полученные чеки и добавьте две суммы. Сравните итоги с балансовым отчетом смены.

Подготовка депозитной ведомости (для депозитов, поступающих непосредственно в банк) за наличные и чеки.

• Убедитесь, что все проверки правильно одобрено.

• Все счета должны быть обращены к тому же направление и сгруппированы по номиналу. Распределите по группам номиналы от наибольшей к наименьшей (100, 50, 20 и т. д.). Монеты должны быть свернутый, если это возможно; иначе незакрепленные монеты должны идти монетой конверт.

• Депозитная квитанция должна быть заполнена дата и итог по валюте (долларовые купюры) и монеты: все чеки должны быть перечислены в отдельности. Если проверок несколько, запустите ленту проверок. Если есть несколько списков проверок, перечислите их как A, B, C и т. д.

• Общая сумма депозита должна быть написано внизу и сбоку. Белая копия депозитной квитанции помещается в защитный пакет вместе с наличными и чеками (если применимый).

• Полностью заполните информацию о защитный пакет, затем поместите депозит в пакет и запечатайте его.

• Сохраните второй экземпляр депозитной квитанции. с ежедневной работой.

• Сравните квитанции по кредитной карте с балансом отчет и файл с ежедневной работой.

• НИКОГДА не включайте сумму кредитной карты в депозит соскальзывать.

Аудит

• Периодические проверки всех касс города ящики будут выполняться казначейством.

• Все денежные ящики должны иметь начальный остаток денежных средств, который учитывается в МФСА.

• Балансовый отчет будет выполнен для транзакций звенело за этот день.

• Денежный ящик будет вытащен и пересчитан вернуться к стартовым деньгам.

• Наличные деньги и чеки будут пересчитаны, и по сравнению с балансовым отчетом.

Разделение финансовых Обязанности

Денежные поступления

• Лицо, оформляющее кассовый чек, должно не вводить чек через кассу для проводки.

Выверка банковских счетов

• Банковская сверка должна быть выполнена сотрудником, который не может создавать или проводить кассовые чеки. Банковская выверка процесс сопоставления и сравнения данных из бухгалтерских записей с представленные в банковской выписке.

Своевременная сверка

• Все подразделения должны вести ежемесячный отчет и согласовывать любые открытые кассовые чеки (см. политику 2.02.01 об открытых приходных кассах).

Денежные поступления

Цель и область применения

• Любые денежные средства, полученные городом, которые не предназначен для биллинговой системы, т. е. счет за воду, бизнес-лицензия, специальные оценки, парковочные и дорожные билеты, должны быть учтены с наличными чек (см. политику 2.02.01 по открытым кассовым чекам).

Настройка

• Для того, чтобы быть настроенным для создания онлайн-кассы квитанции, руководитель работника должен направить запрос кассиру в Казначейство.

• Подробная инструкция по использованию онлайн систему кассового чека можно найти по адресу I:\Policy & Процедуры\Процедуры\Онлайн кассовый чек.

Депозиты

• Деньги, полученные городом, необходимы для быть депонированы в течение 3 рабочих дней (Кодекс штата Юта, раздел 51-4-1).

Услуги бронированных автомобилей

• Цель использования бронированной службы заключается в обеспечении сохранности городских депозитов и сохранности городских сотрудники.

• Услуги бронированных автомобилей должны использоваться для транспортировать депозиты непосредственно в банк или в Казначейство.

• Договоренности с Armored Car Services должны быть согласовывается через Казначейство.

Любое лицо, работающее с «Городскими наличными» (как определено в параграфе «Цель и объем») следует обратиться в Управление казначейства организовать соответствующее обучение работе с наличностью и соответствие кредитной карты.

ДЕЙСТВУЕТ ДАТА: июнь 2011 г.

Внутренний контроль за денежными поступлениями

Надлежащий контроль поступления денежных средств является обязанностью директора агентства. Этот ресурс призван помочь агентству понять свои риски и определить применимые средства контроля для минимизации этих рисков.

Общие указания

Разделение обязанностей при обращении с наличностью является одним из наиболее эффективных способов получения контроля над этим активом. Ни один человек не должен иметь полный контроль над обращением с наличными деньгами. В частности, ни в чьи обязанности не должны входить фактическое обращение с деньгами, регистрация получения денег и сверка банковских счетов или с государственным казначеем.
Поступление наличных должно быть зафиксировано как можно скорее.
Два человека должны вскрывать почту, когда они ожидают получить по почте наличные или чеки. Один человек должен создать кассовый список, другой человек должен просмотреть кассовый список с квитанциями. Затем копия кассовой ведомости направляется кассиру DES Finance вместе с квитанциями. Второй экземпляр кассовой ведомости используется для контроля бухгалтерского учета. Еженедельное сравнение кассовой ведомости и отчета о поступлении наличных, полученных по электронной почте, должно быть выполнено.
Количество валюты, содержащееся в каждом почтовом отправлении, проверяется. Документы, приложенные к полученной валюте, проставляются штампом машинной даты или датируются и парафируются сотрудником, открывающим почту.
Требуется безопасное место для хранения и обработки полученных денежных средств. Доступ в охраняемую зону разрешен только уполномоченному персоналу. Охраняемая зона запирается, когда она не занята.
Денежные средства защищены регистраторами, сейфами или замками и хранятся в местах с ограниченным доступом.
Инкассация, произведенная через прилавок или на месте, документируется выдачей последовательно предварительно пронумерованных официальных квитанций или через кассовые аппараты или автоматизированные кассовые системы. Все такие поступления должны строго учитываться, а причины отсутствия документов должны быть установлены и задокументированы. Бланк квитанций не используется. В квитанциях указывается способ оплаты, такой как наличные, чеки и т. д. Общая сумма в долларах, указанная в бланках кассовых квитанций, в зависимости от способа оплаты, ежедневно уравновешивается общей суммой наличных денег, чеков и т. д., собранных
Функция получения наличных в агентстве максимально централизована.
При поступлении наличных денег в филиалы они должны быть переданы в центральный офис через банковскую систему. Сотрудникам филиалов разрешено вносить наличные, а персоналу центрального офиса разрешается снимать наличные и сверять банковские счета.
Ежедневно составляется баланс и сводка всех денежных поступлений. Любые недостачи или излишки тщательно расследуются и, насколько это возможно, исправляются.
Квитанции ежедневно депонируются без изменений. Когда квитанция о депозите подготовлена, кассир должен получить подписанное разрешение от руководителя, прежде чем вносить банковский депозит.
Подтвержденные дубликаты депозитных квитанций сохраняются и сравниваются с суммами, записанными в записях кассовых чеков.
Деньги забираются или доставляются в соответствующие органы по расписанию.
Ведутся соответствующие записи, чтобы обеспечить правильное обращение с предметами, находящимися в подвешенном состоянии, и их окончательное размещение. Бухгалтерский учет устраняется, когда это возможно, путем прямого внесения предмета в правильный фонд и на правильный счет. Тем не менее, депозиты не должны быть задержаны, потому что распределение счета не может быть определено немедленно.

Денежные квитанции, хранящиеся в помещении на ночь, сводятся к минимуму и запираются в безопасном месте, например в сейфе.
Кассирам запрещено обналичивать личные чеки или векселя по личным долгам.
Каждое агентство ведет письменные процедуры по всем процедурам кассового обслуживания и контроля наличности.

Выставление счетов

DES обеспечивает автоматическое выставление счетов с использованием системы выставления счетов агентства (ABS) в системе финансовой отчетности агентства (AFRS).