Образец запись о приеме на работу трудовая книжка: новые правила и новые бланки

Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?

Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются

Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным. Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат. И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.

Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).

Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК. При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте. Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.

Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки

В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.

В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:

1. Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.

2. В силу ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине ее утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ, а работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.

Аналогичного мнения придерживаются также Минтруд России и Роструд (письма Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049, Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1).

Для получения бумажной трудовой книжки сотрудник должен представить работодателю заявление в письменной форме, в котором указать причины отсутствия документа.

И здесь встает вопрос: как новому работодателю удостовериться, что работник ранее уже трудился и действительно потерял трудовую книжку, а не перешел на ЭТК по прежнему месту работы.

Надежный вариант – попросить работника представить форму СТД-Р (с прежнего места работы) или СТД-ПФР (ее можно оформить через портал Госуслуг). При этом форма СТД-ПФР является предпочтительной, поскольку в ней будут отражены все периоды работы, информация о которых имеется в Пенсионном фонде. Тем более, что для получения данной формы сотруднику достаточно оформить запрос через портал Госуслуг, и сделать это несложно. Для того, чтобы исключить возможность внесения исправлений в форму, попросите работника при получении на портале Госуслуг формы СТД-ПФД, сразу направить ее на электронный адрес работодателя. Такая функция имеется при предоставлении услуги. В этом случае вы получите форму СТД-ПФР непосредственно с портала Госуслуг, что исключит возможность представления недостоверных сведений. Отметим, что Роструд также подтверждает право работодателя запросить у нового работника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (письмо Роструда от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1).

Также получите с работника письменное заявление, в котором он укажет, что ранее у него уже имелся трудовой стаж и причины, по которым отсутствует трудовая книжка (например, утрата или порча). После этого можно оформить новому сотруднику бумажную трудовую книжку.

Следует отметить, что постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 утвержден новый бланк трудовой книжки. Между тем, трудовые книжки нового образца будут применяться только с 1 января 2021 года (п. 3 Постановления № 1250). Поэтому при оформлении трудовой книжки используйте имеющиеся у вас бланки.

ЭТК кадровая отчетность

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Свои замечания и предложения отправляйте на [email protected]

Что делать, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приема на работу?

29.10.2020 КЭДО Сопровождение 1С

Читайте в новостях 1С:ИТС. А также вас ждёт другая полезная информация: Какая ответственность грозит организации за отсутствие по юридическому адресу? Может ли ИФНС при встречной проверке запрашивать карточки по счетам бухучёта и оборотные ведомости?

Документ

Письмо Минтруда РФ от 07. 10.2020 № 14-2/ООГ-15729

Комментарий

Если при приёме на работу сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку и в этот же день подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодателю следует внести в его трудовую книжку запись о приёме на работу, а затем выдать её на руки сотруднику. Обосновывается это следующим.

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если такая работа является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). В трудовую книжку вносится запись о приёме сотрудника на работу на основании соответствующего приказа (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, абз. 3 п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

До 31.12.2020 включительно каждый работник подаёт работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе (как прежде) или в электронной форме. До подачи такого заявления работодатель обязан уведомить всех работников в письменном виде о возможности выбора способа ведения трудовой книжки в дальнейшем.

Крайний срок такого уведомления – 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее – Закон № 439-ФЗ). В связи с этим Минтруд России рекомендует принимать от работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки после его письменного уведомления о такой возможности. Это позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.

Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде (предоставление сведений о трудовой деятельности), работодатель выдаёт ему трудовую книжку в день подачи такого заявления. Перед этим в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Учитывая вышесказанное, при приёме на работу сотрудника, желающего перейти на ведение электронной трудовой книжки, следует зафиксировать приём на работу в его трудовой книжке в общем порядке, письменно уведомить его о возможности ведения электронной книжки, затем принять от него соответствующее заявление и только после этого внести в трудовую книжку запись о подаче такого заявления и о выдаче трудовой книжки работнику на руки.

Обратите внимание! Обязанность письменно уведомить сотрудника о возможности выбора способа ведения трудовой книжки действует до 31.10.2020. Поэтому при приёме сотрудника после этой даты уведомлять об этом его не нужно.

Источник: информационная система 1С:ИТС

Другие новости 1С:ИТС

• Какая ответственность грозит организации за отсутствие по юридическому адресу? Подробнее…

• Может ли ИФНС при встречной проверке запрашивать карточки по счетам бухучёта и оборотные ведомости? Подробнее…

• Как отразить в учёте возмещение НДС, полученное от налоговой инспекции? Подробнее…

• На каком счёте бухгалтерского учёта учитывать образцы изделий? Подробнее…

• Положен ли дополнительный отпуск сотруднику с ненормированным рабочим днём, если он ни разу не работал сверхурочно? Подробнее. ..

• Какие выплаты работникам-вахтовикам за период обсервации облагаются НДФЛ и страховыми взносами? Подробнее…

• Беззаявительный порядок выплат на детей до трёх лет продлён до 1 марта 2021 года. Подробнее…

• Как учитывать расходы на работников-вахтовиков в период их обсервации? Подробнее…

• Облагается ли НДФЛ уплаченная по решению суда компенсация за причинение вреда здоровью? Подробнее…

• Может ли организация применять самостоятельно разработанные нормы естественной убыли? Подробнее…

• Утверждён Федеральный стандарт бухгалтерского учёта основных средств. Подробнее…

• Учебный отпуск при получении сотрудником второго высшего предоставлять не нужно.  Подробнее…

• Как оформить увольнение генерального директора по собственному желанию? Подробнее…

• Может ли ИП на УСН (ОСН, ЕНВД, ЕСХН) стать самозанятым в середине года? Подробнее…

• Можно ли из-за пандемии не проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчётности? Подробнее…

• По какому коду КОСГУ приобрести многоразовые костюмы для защиты от COVID-19? Подробнее…

• Главный санитарный врач ввёл масочный режим на всей территории страны. Подробнее…

• В составе ежемесячной бюджетной отчётности на 01.11.2020 необходимо представить справку (ф. 0503125). Подробнее…

• Как исчислять НДС, если заказчик не подписал акт выполненных работ? Подробнее. ..

• Может ли УФНС отменить решение инспекции, если дело уже в суде? Подробнее…

• Что делать, если сотруднику излишне предоставлен вычет на ребёнка? Подробнее…

• Как в расчёте 4-ФСС отражать выплаты по договорам ГПХ? Подробнее…

Сопровождаем 1С: настройка, обновления, консультации

Поддержка по телефону или через интернет

Специалисты с высокой квалификацией

Опыт консультирования с 1992 года

10 000 клиентов на поддержке

Опыт консультирования с 1992 года

10 000 клиентов на поддержке

Дополнительную информацию вы можете получить по телефону

+7 (3952) 78-00-00

Все новости ➔

Другие новости

09.03.2023

Как платить аванс сотруднику, который находится в командировке?

09.03.2023

Когда начнется обязательная маркировка велосипедов?

Все новости ➔

7 Проверка шаблонов писем с места работы

Вам интересно узнать, как выглядит проверка писем с места работы? Тогда вы находитесь в правильном месте.

Проверочные письма — это простые документы, которые требуются во многих местах, чтобы убедиться, что вы работаете в компании.

Что такое Письмо о подтверждении занятости?

Текущий или бывший работодатель пишет письмо с подтверждением трудоустройства, чтобы подтвердить, что бывший сотрудник или нынешний сотрудник работал в организации.

Запрос может исходить от потенциального работодателя, работника, государственных учреждений, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов или агентств.

Запрос включает проверку дат заработной платы, трудоустройства, а также того, ожидается ли, что сотрудник продолжит работу или имеет право на повторный прием на работу. Если работник уволен или уволен, заявитель может запросить причину увольнения.

Что содержится в форме подтверждения занятости?

Убедитесь, что письмо с подтверждением занятости содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату.

Письмо с подтверждением занятости должно быть на официальном бланке компании или на канцелярских принадлежностях, включая логотип компании.

Он будет включать в себя следующую информацию:

• Текущий адрес работодателя
• Адрес и название компании с просьбой проверить
• Название работника
• Даты занятости
• Работа работника
• Работа. Причина прекращения

Соблюдайте формат делового письма

При написании письма используйте общепринятый формат делового письма. Во-первых, укажите свою контактную информацию вверху, затем дату и, наконец, контактную информацию получателя. Включите приветствие в начале и закончите письмо знаком.

Будь краток

Письма с подтверждением занятости не должны быть слишком длинными. Не добавляйте никакой информации, кроме того, что спрашивает сотрудник. Например, не проводить тщательную оценку работы сотрудника.

Включите всю запрашиваемую информацию 

Большинство писем с подтверждением занятости содержат:

• Имя человека.
• Их отдел в компании (иногда их должность).
• Сколько раз они меняли работу.

Уточните у своего сотрудника, нужно ли добавить какую-либо дополнительную информацию. Например, в некоторых письмах указана зарплата, как часто им платят (раз в две недели, ежемесячно и т. д.) и сколько часов в неделю они работают. Однако не добавляйте эти дополнительные сведения, если их не просят.

Предоставьте свои контактные данные

В конце письма будьте готовы ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите контактную информацию получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.

Проверка и редактирование

Это письмо очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от этого зависит их жилье, будущая работа или страховка. Поэтому потратьте достаточно времени, чтобы сделать это письмо серьезным и профессиональным. Перед отправкой внимательно прочитайте все ошибки.

Вот несколько форм подтверждения занятости, которые помогут вам начать работу.

Образец основного письма о подтверждении занятости

Из ABC

Дата: 1 августа 20XX года

Уважаемый XYZ, 

Это письмо подтверждает доход и занятость для [вставить местоимение] 1 компания 9008 [вставить местоимение] 1 компания 9008] и имеет титул Он / Она с тех пор работает в [компании] . Компания находится в [вставьте местоимение] текущая зарплата $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

Следующие подтверждающие документы являются подтверждением дохода: (Отметьте все подходящие варианты)

• Платежная квитанция
• Справка о заработной плате и налогах (W-2)
• Налоговая декларация (1040)
• Справка о доходах письмо
• Письмо о компенсации работникам
• Банковские выписки

Насколько мне известно, вся предоставленная информация верна.

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно предоставленной информации, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по [номер телефона] или (электронная почта).

Sincerely,

ABC

Sample Employment Verification Letter Template for Past Employee

XX Inc.

XX Main Street

Dallas, TX 75201

August 1, 20XX

XYZ Inc.

444 First Ave.

Dallas, TX 75001

Уважаемый г-н Гонсалес,

Настоящее письмо подтверждает, что ABC работала старшим исследователем пользовательского опыта в XX Inc. с 3 мая 20XX года по 25 сентября 20XX года.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 216-333-0101 или [email protected]

Sincerely,

BD

Human Resources Manager

XX Inc.

Employment Letter Template for Current Employee

XX Inc.

XX Main Street

Dallas, TX, 75201

August 1, 20XX

XYZ Loan Company, LLC

222 Second Ave.

Чикаго, 75022

Для кого это может касаться, 

Пожалуйста, примите это письмо как подтверждение занятости XYZ в XX Inc. 

Имя сотрудника: ABC

Сроки работы: 2 мая 20XX г. – настоящее время

Текущая должность: старший исследователь пользовательского опыта

Текущая заработная плата: $140 000

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 216-333. -0101 или [email protected]

С уважением,

Richard Ramirez

Менеджер по персоналу

ABC Inc.0003

425 Main Street

Pleasant Hill, CA 94523

Дата (месяц/год/год)

Комиссия по учетным средствам учителя

1900 Capitol Avenue

, CA 942444-2700

,

Это письмо подтверждает прием на работу XYZ, который работал в компании XX в качестве автомеханика с 17 марта 1995 г. по 23 ноября 2000 г. Джон был штатным сотрудником.

В качестве автомеханика его обязанности заключались в следующем:

• Общий ремонт автомобилей
• Диагностика неисправных двигателей
• Замена неисправных деталей
• Настройка двигателей
• Замена тормозов

Если у вас возникнут вопросы, свяжитесь со мной по телефону (000) 111-2222.

С уважением,

ABC (Имя руководителя)

Владелец (Должность/должность)

Шаблон письма о подтверждении занятости для оформления визы

[Имя]0082 ,

[Дата] ,

Посольство США

Отдел неиммиграционных виз

Re: Подтверждение занятости для [Бенефициар]

Уважаемый господин 0/03,

письмо о том, что [бенефициар] в настоящее время продолжает работать у нас на постоянной основе в соответствии с условиями его/ее одобренной петиции о выдаче визы. Соответственно, обязанности и ответственность на работе остаются такими же, как описано в нашем первоначальном письме, сопровождающем утвержденную петицию о выдаче визы.

Мы с нетерпением ждем скорейшего повторного приема [Бенефициара] в Соединенные Штаты для возобновления работы в нашей компании и почтительно просим вас проявить все надлежащие любезности.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вашему офису потребуется дополнительная информация. Вы также можете связаться с нашим иммиграционным консультантом, XX LLP, по телефону (215) 935-4659.

С уважением,

[Имя представителя компании] ,

[Должность]

Request Employment Verification Sample Letter from Employer

Company Name or Letterhead

Address

City, State, Zip

Date

Addressee

Address

City, Штат, почтовый индекс

Уважаемая госпожа XX,

Мы рассматриваем YY на руководящую должность в нашей компании. Несмотря на то, что мы подтвердили стандартную информацию о его трудовом стаже и статусе занятости в вашей компании в отделе кадров, мы были бы признательны, если бы вы написали подтверждение занятости и рассмотрели следующие области, касающиеся его работы:

• Какова была должность г-на YY?
• Можно ли назвать прошлую работу г-на YY связанной с высоким давлением?
• Требовала ли работа г-на YY одновременной работы над несколькими проектами?
• Как вы думаете, г-н YY может эффективно делегировать задания?
• Что вы считаете сильными сторонами г-на YY?
• В каких областях, по вашему мнению, г-н YY нуждается в дальнейшем обучении?
• Не могли бы вы повторно нанять г-на YY?

Благодарю вас за то, что вы нашли время от имени нашей комиссии по проведению собеседований.

С уважением,

XYZ

Шаблон подтверждения занятости для арендодателя

Многие арендодатели просят арендаторов предоставить письмо о трудоустройстве. Это будет включать следующие данные:

• Дата найма сотрудника
• Должность
• Классификация сотрудников (неполный рабочий день, полный рабочий день, временный, контрактный)
• Годовая компенсация

Название компании или бланк

3 Адрес

Город, штат, почтовый индекс

Для кого это может касаться,

Это письмо служит доказательством того, что XX работает полный рабочий день в компании XYZ в течение шести месяцев в качестве .

XX заслуживает доверия, трудолюбив и конкурентоспособен. У него / нее нет существующих кредитов или неоплаченных счетов в нашей компании.

Я надеюсь, что это повысит его/ее авторитет как возможного арендатора вашей квартиры.

Компания находится на его/ее текущей зарплате $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

С уважением,

YY,

Отдел кадров

Почему сотрудникам необходимо письмо с подтверждением занятости

Это письмо необходимо сотрудникам по одной из следующих причин:

• кредитор хочет убедиться, что у работника есть постоянная работа и достаточно денег для покрытия ежемесячных платежей, прежде чем одобрить кредит.
• Они подают заявку на аренду дома, и управляющая компания хочет подтвердить, что они могут оплатить залог, арендную плату, содержание и любые другие связанные с этим расходы.
• Они запрашивают отсрочку или сокращение платежа по кредиту, и банк хочет увидеть какое-то подтверждение дохода в режиме реального времени, прежде чем принять решение о том, одобрить их запрос или нет.
• Они ищут работу у другого работодателя, и компания хочет подтвердить трудоустройство в рамках процесса проверки биографических данных.

Хотя работнику не обязательно сообщать, почему он просит письмо о подтверждении занятости, важно, чтобы он сообщил, какая информация требуется другой стороне, а также свои контактные данные (например, адрес, предпочтительный способ доставки). ).

Как запросить письмо о подтверждении занятости

Хотите узнать, как запросить письмо о подтверждении занятости в вашей компании?

Обратитесь в отдел кадров. У компании будет политика в отношении раскрытия информации, и вам нужно будет дать разрешение на то, чтобы ваша история занятости была передана третьей стороне.

Сотрудник отдела кадров предоставит вам шаблон для передачи вашему руководителю или составит письмо для вас. Вы также можете обратиться напрямую к своему руководителю или менеджеру.

Создание процесса запроса на подтверждение занятости

После того как вы набросаете шаблон письма о подтверждении занятости, подача этих документов станет намного быстрее и проще. Однако, поскольку сбор информации о сотруднике и предоставление подтверждающего документа другой стороне может занять некоторое время, крайне важно, чтобы сотрудники (и бывшие сотрудники) отправили свой запрос как можно скорее.

Четкое разъяснение ваших требований обеспечит упрощенный процесс проверки занятости для всех заинтересованных сторон. Чтобы упростить процесс, рассмотрите возможность передачи своих ожиданий через каталог сотрудников или где-либо еще, где вы делитесь своими процессами управления персоналом.

Вот репрезентативный метод проверки занятости, который вы можете использовать.

Отправьте все запросы на подтверждение трудоустройства не менее чем за несколько рабочих дней через портал, по почте и т. д. и включите следующую информацию:

• Название и адрес организации, запрашивающей информацию
• Инструкции по доставке и информация (например, номер факса, почтовый адрес, адрес электронной почты)
• Какие данные нужны запрашивающей стороне (например, зарплата, даты трудоустройства, должность)
• Основание для запроса (необязательно)

Имейте в виду, что документы обычно доставляются по почте в течение пяти рабочих дней. При регистрации письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться единого процесса, помнить о законах штата в отношении того, какие детали вам разрешено раскрывать, и предоставлять точную информацию в формальной и краткой форме.

Поскольку письма с подтверждением занятости часто помогают сотрудникам получить ипотеку, кредит, квартиру, новую работу и т. д., важно, чтобы ваше письменное сообщение было прямым. Кроме того, профессиональное письмо может хорошо отразиться на вашем бизнесе в целом.

Заключение

Когда вы пишете письмо о приеме на работу, учитывайте аудиторию, а также сотрудника, для которого вы его пишете. Используйте профессиональный деловой тон при общении с экспертами и предприятиями.

Умение писать хорошее деловое письмо является обязательным требованием для менеджеров и руководителей в любой отрасли. Надежное общение — это то, что поможет вам выделиться из толпы.

Как работодатель или менеджер, обязательно используйте письмо с подтверждением занятости, чтобы объяснить свою роль и то, что вы делаете, и предоставить честное объяснение обязанностей сотрудника.

По запросу подтвердите дату начала работы сотрудника с вами, часы работы и доход. Как и все критически важные бизнес-формы, публикуйте конечный продукт на профессиональном бланке. Не забудьте указать должность, номер телефона и другую контактную информацию, чтобы получатель письма знал, как связаться с вами по любым другим вопросам, которые у него возникнут.

Поэтому не торопитесь, прочтите несколько образцов писем с подтверждением трудоустройства внизу этой страницы и начните мозговой штурм. Это отличная идея, чтобы загрузить шаблоны подтверждения занятости, чтобы иметь под рукой, когда возникнет такая возможность.

Наконец, при написании письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться последовательного тона и процедуры. Будьте в курсе местных законов и законов штата относительно того, какую информацию вам разрешено раскрывать, и предоставляйте информацию в официальной форме.

 

 

Джош Фехтер

Джош Фехтер — основатель HR. University. Он является сертифицированным специалистом по кадрам и руководил глобальными командами на 5 разных континентах, включая их льготы и платежную ведомость. Вы можете связаться с ним в LinkedIn здесь.

Шаблоны писем с подтверждением занятости | Wrike

Письмо с подтверждением занятости очень похоже на то, на что оно похоже: конкретная форма доказательства того, что вы работаете в компании.

Отделу кадров хорошо знаком этот тип писем, так как они часто получают запросы от сотрудников на одно письмо. Его использование различается, но, как правило, это доказательство третьей стороне, что вы работаете и имеете надежный постоянный доход.

Процесс проверки занятости обычно занимает около 72 часов, но время может варьироваться в зависимости от третьей стороны, запрашивающей информацию.

Что такое письмо с подтверждением занятости?

Письмо с подтверждением занятости содержит основную информацию о статусе занятости человека.

Он может называться по-разному, поэтому, если вас попросят предоставить одно из следующих документов, вам необходимо предоставить письмо с подтверждением занятости:

• Подтверждение занятости 
• Подтверждение дохода
• Проверка работы 
• Проверка заработной платы

Итак, что именно вы должны были предоставить в таком письме? Просто чтобы дать вам представление, вот что вы можете найти в образце письма о подтверждении занятости:

• Имя сотрудника
• Дата начала работы
• Зарплата
• Должность
• Контактная информация компании

Имейте в виду, что конкретная информация, включенная в письмо, может варьироваться в зависимости от политики компании. Кроме того, если вы не работаете не по найму и не можете сообщить информацию о своей зарплате, вы не можете написать собственное письмо с подтверждением занятости.

Письмо с подтверждением занятости может быть запрошено рядом третьих лиц с основной целью выяснить текущую занятость и статус дохода человека.

Например, финансовое учреждение может запросить письмо с подтверждением занятости, чтобы подтвердить надежный доход и утвердить кредит или ипотеку. Арендодатели также могут запросить письмо, чтобы убедиться, что потенциальный будущий арендатор может позволить себе платить арендную плату на постоянной основе.

Как вы понимаете, письмо действует как форма гарантии того, что третья сторона может рассчитывать на получение причитающихся денег. Это действительная форма уверенности, потому что содержание письма исходит от компании, в которой вы сейчас работаете или работали в прошлом, что в значительной степени снижает вероятность быть обманутым.

В некоторых случаях вы даже можете обнаружить, что для новой работы требуется письмо, поскольку работодатель хочет проверить правильность предоставленной вами информации о вашем трудовом стаже.

Почему важно иметь хорошее письмо с подтверждением занятости?

Если вы пишете письмо с подтверждением занятости от имени сотрудника вашей компании, стоит помнить, что это может иметь для него огромное значение. Это может иметь значение между одобрением или отклонением ипотечного кредита или получением или потерей сдаваемого в аренду имущества, а также влиять на другие ситуации с высокими ставками.

Помимо того, что письмо может означать для сотрудника, написание хорошего письма важно, потому что оно может потребовать различных элементов. Обычное письмо может оказаться бесполезным в определенных сценариях, потому что третья сторона может запросить конкретную информацию. Вот несколько примеров использования письма с подтверждением занятости:

1. Сотруднику требуется бумажное письмо с указанием его предыдущей должности, зарплаты и причины увольнения, чтобы получить новую работу.
2. Сотруднику требуется цифровое письмо с указанием его текущей зарплаты и даты начала работы, чтобы подать заявку на ипотеку.
3. Сотрудник должен подтвердить свой доход, чтобы арендовать недвижимость, и в дополнение к письму требует подтверждение дохода в виде платежных квитанций.

Как видите, в каждом сценарии для сотрудника важен формат и содержание письма — и в дополнение к нему.

Как написать письмо с подтверждением занятости?

Чтобы написать письмо о подтверждении занятости, стоит знать все стандартные элементы, которые вы найдете в нем. Затем все, что вам нужно сделать, это учесть любую конкретную информацию, которую сотрудник может запросить в каждом конкретном случае. Вы должны написать письмо на официальном бланке компании, чтобы доказать, что оно исходит от вашей компании.

Вот как написать письмо с подтверждением трудоустройства и указать следующую информацию:

• Имя сотрудника
• Должность
• Должностная инструкция
• Даты трудоустройства
• Заработная плата (текущая или прошлая)
• Причина прекращения (если применимо)

Для вашей компании:

• Адрес
• Контактная информация

Для третьей стороны:

• Название компании и адрес

Со всей этой информацией вы охватите большинство сценариев, когда новый сотрудник или бывший сотрудник запрашивает письмо. Однако возможно, что вам потребуется предоставить дополнительную информацию, поэтому всегда спрашивайте сотрудника, запрашивала ли третья сторона какую-либо конкретную информацию.

Кроме того, вы должны быть знакомы с требованиями штата, поскольку они могут запрещать передачу определенной информации о компании.

Письмо о подтверждении занятости, образец

Самостоятельное написание проверочного письма может быть хорошей идеей, если вам нужно написать очень персонализированное письмо, но в большинстве случаев гораздо проще и быстрее использовать шаблон.

С правильными шаблонами письма о подтверждении занятости у вас будет надежная отправная точка для любого будущего письма, которое вам предстоит написать.

Существуют различные типы шаблонов, в том числе наиболее распространенные: проверочное письмо для текущего сотрудника и проверочное письмо для предыдущего сотрудника. Прежде чем мы подробно рассмотрим эти два и включим практические шаблоны, которые вы можете использовать, давайте взглянем на некоторые другие шаблоны, которые могут оказаться полезными:

• Шаблон арендодателя
• Шаблон оформления визы 
• Образец должностной инструкции
• Новый шаблон работодателя
• Образец договора аренды

Подтверждение занятости для текущего сотрудника

Если вы получили запрос на подтверждение занятости от сотрудника, который в настоящее время числится в компании, вам следует использовать шаблон текущего сотрудника.

Веб-сайт для поиска работы У компании Indeed есть действующий образец письма о приеме на работу, который вы можете адаптировать, чтобы доказать, что рассматриваемый сотрудник в настоящее время работает в вашей компании:

ABC Inc.
101 Main Street
Dallas, TX 75201 

August 1, 20XX

XYZ Loan Company, LLC
444 First Ave.
Dallas, TX 75001

Кого это может касаться,

Пожалуйста, примите это письмо как подтверждение занятости Саманты в ABC Inc.

Имя сотрудника: Саманта Райс0568
Текущая должность: старший исследователь пользовательского опыта
Текущая зарплата: $140 000

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 214-555-0101 или [email protected]

С уважением,

Ричард Рамирес
Менеджер по персоналу
ABC Inc. Это помогает арендодателям, финансовым учреждениям или любым другим заинтересованным сторонам подтвердить, что сотрудник работает и сколько он зарабатывает на своей должности.

Как видите, самая важная информация, которую необходимо включить, — это имя сотрудника и даты его текущей работы, а также его должность и текущая зарплата.

Фото Тима Гоу на Unsplash

Проверка занятости бывшего сотрудника

Шаблон письма о подтверждении занятости для бывших сотрудников в основном запрашивают работодатели, желающие провести проверку биографических данных потенциальных кандидатов на работу. Это способ для работодателей заглянуть за занавес предыдущего опыта работы кандидата и убедиться, что он работал в аналогичных компаниях.

Here’s the Indeed template that you can make your own:

ABC Inc.
101 Main Street
Dallas, TX 75201

August 1, 20XX

XYZ Inc.
444 First Ave.
Dallas, TX 75001

Уважаемый г-н Смит,

Это письмо подтверждает, что Саманта Райс работала старшим исследователем пользовательского опыта в ABC Inc. с 5 мая 20XX г. по 27 сентября 20ХХ.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 214-555-0101 или [адрес электронной почты защищен]

С уважением,

Менеджер по персоналу
8

ABC Inc.

Вы заметите, что основное различие между текущим и прошлым проверочными письмами сотрудников заключается в том, что последние кратко описывают время, проведенное сотрудником в компании. Это менее формальный формат, так как сотрудник больше не работает в компании.

Советы по эффективному составлению письма о подтверждении занятости

Даже имея шаблон, вы можете слишком усложнить свое письмо или отправить его с основными ошибками, которые могут замедлить процесс или даже негативно повлиять на заявление сотрудника. С помощью краткого мысленного контрольного списка вы можете убедиться, что каждое письмо, которое вы отправляете, соответствует стандартам.

Вот три основных совета, которые помогут вам всегда хорошо писать письма с подтверждением трудоустройства:

Пишите кратко

Одна из самых больших ошибок, которую вы можете допустить, работая с письмом о подтверждении занятости, — относиться к нему как к длинному эссе. Письмо не является обещанием поддержки сотрудника в его заявлении или характеристикой его характера — оно просто служит для подтверждения его занятости в вашей компании в прошлом или настоящем.

Пока вы предоставляете контент в стандартном деловом формате, он не должен выходить за рамки основной информации, указанной в шаблонах выше.

Приспособьте его к запросу сотрудника 

Хотя шаблоны, безусловно, могут быть полезны, лучше не полагаться на них слишком сильно. Если вы заполните шаблон и оставите его на этом, вы можете упустить ключевую информацию, которую запросил сотрудник.

Например, их новый работодатель хочет знать, чем именно они занимались в вашей компании. В этом случае вы должны написать краткое описание работы вместе с шаблоном письма с проверкой прошлого сотрудника.

Обязательно прочитайте и перечитайте исходную переписку с сотрудником, чтобы быть абсолютно уверенным, что у вас есть вся необходимая информация.

Проверьте свое письмо

Перед тем, как нажать «Отправить», проверьте письмо, сопоставив информацию с файлом, который у вас есть о сотруднике, и проведите проверку на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Учитывая, насколько важным может быть письмо с подтверждением занятости для сотрудника, вы обязаны просмотреть письмо хотя бы один раз после его написания, чтобы убедиться, что все в порядке.

Заключительные примечания

Если вы работаете в отделе кадров, вам необходимо иметь легкий доступ к информации об отдельных сотрудниках, чтобы вы могли быстро подготовить письма с подтверждением занятости по запросу.

С помощью Wrike вы можете получить доступ к общекорпоративным службам, которые помогут вам найти все, что вам нужно, поэтому вам не придется рыться в архивах компании, чтобы найти нужную информацию о сотрудниках. Вот несколько способов использования решения Wrike для бизнес-операций для хранения и извлечения важной информации и общения с сотрудниками:

Вики-база знаний

В Wrike можно создать вики-базу знаний, которая позволяет легко хранить, систематизировать и управлять файлами и документами.

Вы можете использовать его для хранения всего, от PDF-файлов до презентаций, и, самое главное, в качестве централизованного центра информации вам не нужно переключаться между сторонними решениями для хранения файлов, репозиториями контента и другими источниками, чтобы найти то, что тебе нужно. Вот что вы можете делать с вики-базой знаний Wrike:

• Использовать родительские папки и отдельные задачи для хранения различных ресурсов
• Незавершенные задачи для быстрой ссылки
• Добавление и изменение разрешений для создания или редактирования задач
• Пометьте папки и подпапки и выберите структуру папок
• Прикрепить файлы с жесткого диска
• Доступ к нему из мобильных приложений Wrike для iOS и Android

Запросы на утверждение

Для письма о подтверждении занятости вам может потребоваться запросить одобрение у различных руководителей высшего звена, чтобы убедиться, что все в порядке.