что это такое, кому и в какие сроки выплачивается, как рассчитать размер и оформить отчет
В последний день перед увольнением работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, которые накопились за время работы. При этом неважно, как увольняется сотрудник — по собственному желанию или по инициативе работодателя, например за прогул.
Что такое отпуск
Но иногда компенсацию выплачивают и без увольнения.
Рассказываем, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, какими налогами она облагается и что будет, если ее не выплатить.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсацию считают по такой формуле:
Loading…
Loading…
29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.
Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением. Месяц увольнения входит в расчетный период, только если человек увольняется в последний день месяца.
Например, при увольнении 31 марта расчетный период — с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. А при увольнении 30 марта расчетный период — с 1 марта прошлого года по 28 февраля текущего.
Письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1
Если расчетный период целиком приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, такой период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет.
Если сотрудник работает меньше года, в расчет идут месяцы, которые он успел отработать.
Количество дней неиспользованного отпуска надо считать за все время работы сотрудника у конкретного работодателя. Результат можно округлить, но только в большую сторону.
Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717
Для расчета используйте такую формулу:
Loading…
Когда подсчитываются месяцы работы, остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина месяца и больше округляется до полного месяца.
п. 28, 35 Правил об отпусках
Если человек отработал:
- 11 месяцев — тогда при увольнении ему полагается компенсация отпуска за полный рабочий год.
Даже если эти 11 месяцев получились при округлении; - от 5,5 до 11 месяцев — надо выплатить компенсацию как за весь год, только если сотрудник был уволен в связи с ликвидацией организации-работодателя, по сокращению штата или из-за призыва на военную службу;
- полмесяца и больше — положена компенсация за 2,33 дня в месяц.
Даже если эти 11 месяцев получились при округлении;Разберем на примере.
Петров устроился в ООО «Ромашка» 14.03.2018, увольняется 28.09.2022. За все это время он был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2021 по 23.09.2021. За расчетный период с 01.09.2021 по 31.08.2022 начислены зарплата 650 000 ₽, отпускные — 40 000 ₽.
1. Считаем средний дневной заработок.
В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев = 11 × 29,3 дня = 322,3 дня, а еще в сентябре 2021 года = (30 дней − 21 день) / 30 × 29,3 = 8,79 дня.
Общее количество дней в расчетном периоде = 322,3 + 8,79 = 331,09.
База для расчета компенсации — 650 000 ₽, отпускные не учитываем.
Средний дневной заработок = 650 000 ₽ / 331,09 дня = 1 963,21 ₽.
2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
С 14.03.2018 по 13.09.2022 Петров отработал 54 полных месяца и 15 дней с 14.09.2022 по 28.09.2022, которые округляем до 1 месяца.
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы = (28 дней / 12 × 55 месяцев) − 105 дней = 23,33 дня.
3. Компенсация за неотгулянный отпуск = 1 963,21 ₽ × 23,33 дня = 45 801,69 ₽.
Человеку, который отработал меньше половины месяца, компенсацию платить не надо.
Срок выплаты компенсации
Компенсацию выплачивают сотруднику в последний день работы, то есть в день увольнения. Если он в этот день не работал, выплату нужно сделать не позднее следующего дня после того, как уволенный работник потребует у работодателя полный расчет.
Про сроки расчета при увольнении — ст. 140 ТК РФ
Как облагается компенсация
Затраты на выплату компенсации учитываются в налоговом учете как расходы на оплату труда:
- для налога на прибыль — на дату начисления;
- для налога при УСН «Доходы минус расходы» — на дату выплаты работнику.
Компенсация в полной сумме облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе на травматизм. Удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации.
Что такое НДФЛ
Штраф за невыплату компенсации
Если работодатель не выплатит работнику при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск и об этом узнает трудинспекция, работодателю грозит предупреждение или штраф:
Штрафы — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ
- для ИП — от 1000 ₽ до 5000 ₽;
- для компаний — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.
Компенсацию при этом тоже нужно будет выплатить.
Когда бывает выплата компенсации за отпуск без увольнения
Работодатель может выплатить денежную компенсацию за неотгулянный отпуск, только если работнику положены какие-то дополнительные отпуска, кроме основного в 28 календарных дней.
Например, это может быть дополнительный отпуск за режим ненормированного рабочего дня.
Замена отпуска компенсацией — ст. 126 ТК РФ
Если часть отпуска заменяют выплатой, это надо отразить в графике отпусков. В графе 10 «Примечание» делают запись, что столько-то дней ежегодного отпуска заменены денежной компенсацией, и указывают номер приказа.
Шаблон приказа
В личной карточке работника выплату компенсации за неиспользованный отпуск отражать не обязательно.
Ни при каких условиях нельзя заменять денежной компенсацией:
- ежегодный отпуск 28 календарных дней;
- минимальный дополнительный отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда — семь календарных дней;
- любой ежегодный отпуск беременным женщинам и работникам до 18 лет.
Выплатить деньги вместо учебного отпуска тоже нельзя, потому что такой отпуск предоставляется строго с определенной целью.
Что важно запомнить
- В последний день работы сотрудника работодатель обязан выплатить ему компенсацию за все дни неотгулянного отпуска, которые накопились к моменту увольнения.
- Для подсчета компенсации есть специальные формулы и правила.
- Компенсация облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами.
- Если работодатель не выплатит компенсацию, трудовая инспекция может его оштрафовать.
- Сотруднику, который не увольняется, а продолжает работать, можно заменить часть отпуска денежной компенсацией, только в случае, когда у него есть право на какой-то дополнительный отпуск. Например, за ненормированный рабочий день.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация неиспользованного отпуска — гарантированное право работников. И не все сотрудники могут на это претендовать. Выплата компенсации за неиспользованный отпуск касается также и всех видов отпусков. Некоторые подлежат компенсации только при увольнении. Детали — в статье.
Частью четвертой статьи 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и частью четвертой статьи 83 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) предусмотрено, что по желанию работника часть ежегодного отпуска заменяется денежной компенсацией.
В то же время продолжительность ежегодного основного и дополнительных отпусков не должна быть меньше чем 24 календарных дни.
Компенсация за неиспользованный отпуск: виды и кому можно компенсировать
Компенсации подлежат ежегодные отпуска и дополнительный отпуск «на детей».
К ежегодным отпускам относятся (ст. 4 Закона об отпусках):
- основной;
- дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;
- дополнительный отпуск за особый характер труда;
- другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.
К сведению!
Под другими дополнительными отпусками имеется виду, например, дополнительный оплачиваемый отпуск, который предоставляется государственным служащим, должностным лицам местного самоуправления (письмо Минсоцполитики, Главное управление Государственной службы при КМУ «О порядке предоставления государственным служащим дополнительного оплачиваемого отпуска» от 27.01.1999 №№ 13-294, 10/364).
Выплата компенсации за неиспользованные ежегодные отпуска возможна и без увольнения работника. Но должно быть выполнено условие: за рабочий год работник должен использовать 24 к. д. такого отпуска.
Продолжительность ежегодного основного отпуска за один рабочий год не может быть меньше 24 календарных дней (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках).
Некоторым категориям работников установлено увеличенную продолжительность ежегодного основного отпуска. К примеру продолжительность ежегодного основного отпуска работникам с инвалидностью I и II групп составляет 30 к. д., а работников с инвалидностью III группы — 26 к. д. (ч. 7 ст. 6 Закона об отпусках).
Блок «Приклад»
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск (количество дней, что можно компенсировать)
Работник с инвалидностью 2-й группы использовал 24 к. д. ежегодного основного отпуска за рабочий год 11.03.2017-10.03.2018. Итак, за 6 к. д. ежегодного основного отпуска работодатель может начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Не все работники, которые имеют ежегодный отпуск увеличенной продолжительности (более 24 календарных дней), могут ее компенсировать. К таковым относятся лица в возрасте до 18 лет, для которых продолжительность ежегодного отпуска составляет 31 календарный день (ч. 8 ст. 6 Закона об отпусках). Получить денежную компенсацию за ежегодный отпуск несовершеннолетние работники могут только при увольнении.
С компенсацией за неиспользованный отпуск «на детей» — ситуация аналогичная. Получить компенсацию за неиспользованный отпуск «на детей» можно только в случае увольнения. Почему? Она относится к социальным отпускам, а не до ежегодных. А заменить неиспользованную часть отпуска денежной компенсацией можно только в случае, если она относится к ежегодным (ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках).
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Трудовое законодательство обязывает работодателя полностью рассчитаться с работником в день увольнения. Начисление компенсации за неиспользованный отпуск является одним из таких обязанностей работодателя.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении обязательна, если есть неиспользованные дни таких отпусков, как:
- ежегодные;
- дополнительный отпуск работникам, которые имеют детей или совершеннолетнюю ребенка — человека с инвалидностью с детства подгруппы А I группы.
Компенсировать при увольнении неиспользованные отпуска других видов работодатель не обязан.
Зависит ли от основания увольнения начисления компенсации неиспользованного отпуска?
Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не содержит нормы, что делает возможным лишение работника права на отпуск.
Никаких ограничений по выплате компенсации за неиспользованный отпуск в зависимости от основания увольнения Закон об отпусках не содержит.
Компенсировать неиспользованный отпуск следует независимо от основания увольнения — прогул, хищение имущества собственника, появление на работе в нетрезвом состоянии и прочее.
Выплачивать ли компенсацию при увольнении с работы по совместительству?
Внешнее и внутреннее совместительство требует отдельного трудового договора.
Закон об отпусках не предусматривает никаких особенностей при компенсации неиспользованного отпуска совместителям.
При увольнении совместителя работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск, а также отпуск работникам, которые имеют детей (ч. 1 ст. 24 Закона об отпусках).
Порядок начисления компенсации за неиспользованный отпуск
Если работник решил получить денежную компенсацию за часть ежегодного отпуска, прежде всего он должен предоставить заявление работодателю с подобной просьбой. В заявлении нужно указать количество дней, за которые хочет получить компенсацию работник, вид ежегодного отпуска, который будет компенсироваться, и период, то есть, за какой рабочий год будет предоставляться компенсация.
Скачать образец
В таком случае работодатель должен проверить правомерность предоставления денежной компенсации части ежегодного отпуска. В частности, работодатель проверяет:
- подлежит ли компенсации указанный работником вид отпуска;
- использовал ли работник в течение рабочего года суммарно 24 календарных дня отпуска;
- закончился рабочий год, за который работник желает получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
Если эти условия соблюдены, работодатель издает приказ о замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией. В приказе нужно указать вид ежегодного отпуска, количество дней, которые компенсируются, и рабочий год.
Скачать образец
Далее с этим приказом под подпись нужно ознакомить работника, зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения, а копию следует передать в бухгалтерию.
В личную карточку работника нужно внести информацию о использование дней ежегодного отпуска, а до графика отпусков — сведения о выплате компенсации за дни отпуска.
Компенсация неиспользованного отпуска при переводе
Перечисление компенсации за неиспользованный отпуск в случае перевода зависит только от желания работника.
Работник желает, чтобы компенсацию перечислили на новое место работы. Работодатель перечисляет денежную компенсацию за неиспользованные работником дни ежегодных отпусков на счет нового работодателя по заявлению работника (ч.
Ключевое слово в этом тезисе — «ежегодных». Можно перечислить средства только за ежегодные отпуска. Предусмотренный статьей 19 Закона об отпусках дополнительный отпуск работникам, которые имеют детей, относится к другому виду отпусков — социальных (ст. 4 Закона об отпусках). Поэтому средства за неиспользованный отпуск работникам, которые имеют детей, должен выплатить нынешний работодатель.
Перечислена компенсация для работника — возможность увеличить стаж, дающий право на ежегодные основной и дополнительные отпуска на новом месте работы. Новый работодатель засчитает в стаж время, за которое работник не использовал отпуска на предыдущей работе (ч. 3 ст. 9 Закона об отпусках).
Работник не пожелал перерасчета компенсации. Работодатель начисляет и выплачивает компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного отпуска, а также дополнительные отпуска работникам, которые имеют детей.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»
Как рассчитать отпускные
Время чтения 4 минуты
Обзор
Каждый работник заслуживает отдыха от работы. Многие работодатели предлагают своим сотрудникам оплачиваемый отпуск. Это означает, что работник будет продолжать получать свою заработную плату или получать заработную плату, как если бы он работал в обычный день без перерыва, даже когда он находится в отпуске и не работает.
В зависимости от трудового договора отпуск может начисляться медленно. Например, работник может уйти в отпуск только после трех месяцев работы в компании и получить один выходной день каждый месяц или отработав определенное количество часов. За каждый заработанный день отпуска работодатель должен будет произвести оплату. Процесс начисления заработной платы будет включать расчет суммы, которую работники должны получить во время отпуска, и регистрацию в книгах начисленных отпускных.
В правилах трудоустройства работодатели обычно также указывают период времени, в течение которого следует использовать эти дни отпуска. Например, работодатели могут дать два года на использование накопленного времени, иначе оно истечет. Соответственно, начисленные отпускные относятся к сумме денег, которую работник накопил до сих пор в качестве части отпускных, но работодатель еще не выплатил деньги.
При составлении политики в отношении отпусков работодатели должны следить за соблюдением применимых законов штата и федеральных законов. Эти законы часто забываются работодателями. Однако они обычно не только сообщают, когда истекает накопленный отпуск и сколько работнику может быть начислено, среди прочих подробностей.
Расчет
Начисление отпускных в большинстве случаев производится исходя из заработной платы или текущего оклада работника на момент выплаты. Работодатели обычно обязаны платить по крайней мере сумму, равную тому, что работник в настоящее время зарабатывает.
Хотя есть несколько переменных, которые следует учитывать, расчет довольно прост. Выполните шаги, описанные ниже, чтобы узнать, сколько вы должны платить своему сотруднику или сколько отпускных вам начислили.
Ваш первый шаг — выяснить, какова политика компании в отношении отпускных. То, что вы ищете, это то, как накапливается платеж. Некоторые сотрудники устанавливают определенное количество часов за период оплаты, в то время как другие рассчитывают его на основе количества часов, отработанных сотрудником.
В любом случае вам необходимо рассчитать время отпуска, накопленное за период с момента последней выплаты вам отпускных или с момента принятия на работу. Чтобы получить окончательное число, вам нужно будет сопоставить количество часов, заработанных в текущем периоде, с тем, что было начислено в предыдущем учетном периоде. Затем вам нужно обязательно вычесть любое время отпуска, которое уже было использовано.
Следующим вашим шагом будет умножение количества часов, которое вы получили, на сумму вашей почасовой оплаты в долларах или на сумму отпускных, указанную в вашем соглашении с работником.
Если вы являетесь работодателем, эта начисленная отпускная будет отражена в ваших бухгалтерских книгах как обязательство по отпускным. Соответственно, вам нужно будет увеличивать или уменьшать остаток на этом счете по мере того, как сотрудник заработал больше отпускных или использует их часть и вы фактически выплачиваете им заработную плату или оклад за потраченное (или собирающееся потратить в ближайшее время) время. вдали от работы.
Нет больше бухгалтерского стресса
Ведение надлежащего финансового учета требует много времени, а небольшие ошибки могут дорого обойтись. BooksTime гарантирует, что ваши цифры на 100 % точны, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии своего бизнеса.
Пример
John&Co. В бизнесе действует политика отпусков, согласно которой сотрудники имеют право на один оплачиваемый отпускной день (8-часовой рабочий день) каждый месяц. Вы использовали одну неделю или 7 дней вашего отпуска в прошлом году, поэтому 5 дней (поскольку у вас всего 12 дней в году, а вы уже использовали 7 дней) из прошлого года будут добавлены к балансу этого года.
Сегодня конец июня, и вы хотите узнать, сколько отпускных вы уже заработали. У вас есть 5 дней из последнего периода и 6 дней из этого периода, что дает вам в общей сложности 11 дней. Пока что вы взяли 2 дня своего отпуска. Если вы зарабатываете 50 долларов в час, ваша начисленная отпускная на конец июня будет равна 9 дням, умноженным на 50 долларов или 450 долларов.
Как работодатель вы уже записали оплату за два дня отпуска, что уменьшило обязательство по отпускным для этого сотрудника. На конец июня остаток начисленных обязательств по отпускным для этого сотрудника составит 450 долларов.
Поделиться этой статьей
Оценить статью
Оценить статью
(0 голосов) 0 / 5
Автор: Чарльз Лютвидж
Единовременные выплаты | Office of the New York State Comptroller
Единовременные выплаты в связи с отпуском
Для участников определенных уровней и планов мы можем включить единовременную выплату за 30 неиспользованных дней отпуска в расчет окончательной средней заработной платы за три года.
Мы добавляем эту единовременную выплату к заработку участника за последний год.
Мы не можем включать единовременную выплату отпускных в расчет окончательной средней заработной платы за один год.
Уровень 1
Включите единовременные выплаты за неиспользованный отпуск в форму «Отчет о начисленных платежах и отпускных» (RS6221), которую вы заполняете в связи с расчетом пенсионного пособия.
Отчет до 30 дней неиспользованного отпуска, оплачиваемого при выходе на пенсию или увольнении для участников уровня 1 с датой членства до 1 апреля 19 г.72.
Другие единовременные выплаты
Ниже приведена диаграмма, показывающая доступные типы единовременных выплат, а также информацию о том, сообщать о них или нет.
| Тип платежа | Уровни 1 и 2 | Уровни 3 и 4 | Уровни 5 и 6 |
|---|---|---|---|
| Выкуп | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности |
| Мировое соглашение | Требуется копия мирового соглашения или постановления суда* | Требуется копия мирового соглашения или постановления суда* | Требуется копия мирового соглашения или постановления суда* |
| Праздник | Отчетный | Отчетный | Отчетный |
| Техническое обслуживание (одежда, жилье, автомобиль) | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности |
| Некомпенсирующая сверхурочная работа | Отчетный | Отчетный | Отчетный** |
| Сверхурочные | Отчетный | Отчетный | Отчетный** |
| Личный отпуск | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности |
| Инструктаж перед сменой | Отчетный | Отчетный | Отчетный |
| Бонус производства | Отчетный | Отчетный | Отчетный |
| Пенсионный бонус/выходное пособие (за неотработанное время или в связи с выходом на пенсию) | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности |
| Выплата задним числом (для активных членов) | Отчетный | Отчетный | Отчетный |
| Неиспользованный отпуск по болезни | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности | Не подлежит отчетности |
| Отпуск (при увольнении или выходе на пенсию) | До 30 дней для участников уровня 1 с датой членства до 01.  2019 © Все права защищены. |