Внесение записи в трудовую книжку: III. Внесение изменений и исправленийв трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки 

Содержание

III. Внесение изменений и исправленийв трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки 

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Запись в трудовой книжке временного работника

Трудовое законодательство нашей страны предусматривает различные способы трудоустройства граждан на работу. Это может быть оформление на постоянное место или привлечение рабочей силы на определенное время. Во втором случае руководителю необходимо знать, как правильно оформить запись в трудовой книжке временного работника, чтобы не нарушить нормы закона. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Общие требования к заполнению трудовых книжек

Графы трудовых книжек сотрудников заполняются строго по ТК РФ. Существует ряд правил, которые должны быть соблюдены работодателем при их оформлении:

  • Документом, являющимся основанием для занесения новой записи, должен быть изданный приказ. Его подписание происходит не позднее пяти дней с момента приема сотрудника на работу.
  • Данные должны полностью совпадать с теми, что находятся в изданном приказе.
  • Запрещено делать сокращения как при оформлении титульной страницы, так и при записи основной информации.
  • Все даты должны быть записаны арабскими числами. При этом день и месяц приема на работу указываются двумя числами, год – четырьмя.
  • Внесение записей происходит на русском языке. Исключением является ее ведение в отдельных регионах России. Тогда трудовая книжка заполняется на двух языках одновременно: признанном государственным на местном уровне и русском.

Информация, которая вносится в трудовую книжку, может отражать сведения о приеме сотрудника на работу, его переводе на другое место или увольнении.

Как отражается в трудовой книжке временное трудоустройство

В ТК РФ предусмотрено несколько вариантов трудоустройства граждан на временных условиях. Первым шагом является заявление работника с просьбой узаконить его трудовую деятельность на определенный срок. Специалист отдела кадров при приеме временного сотрудника делает соответствующую запись в трудовой книжке и заводит личную карточку нового сотрудника. В записи может быть отражен временный перевод (например, с одного объекта на другой), перевод по совместительству (когда работник занимает сразу две должности, одна из которых ограничивается по времени), перемещение или трудоустройство по срочному трудовому договору (например, на период сезонных работ).

Для надлежащего выполнения соответствующих требований необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

  • После последней записи в трудовой книжке необходимо от руки написать наименование предприятия, на которое устраивается работник, или же поставить штамп организации, если такой имеется.
  • В первой графе «Номер записи» ставится порядковый номер согласно сложившейся очередности.
  • В разделе «Дата» необходимо указать дату приема сотрудника на работу – число, которое стоит в приказе.
  • В пункте «Сведения о приеме на работу» необходимо отметить, в какое подразделение организации принят сотрудник, а также на какой должности будет организована его трудовая деятельность. Указывать, что работник принят на работу временно, не нужно.
  • В последнем столбце будет указано основание для приема на работу сотрудника с указанием даты и номера приказа.

Указывать в трудовой книжке, что работник принят временно, не нужно.

Конечной датой действия срочного договора может являться определенная дата или событие, после наступления которого работник прекращает свою трудовую деятельность. Отдел кадров должен подготовить договор, а работник – внимательно с ним ознакомиться. Договор должен быть именно трудовой, а не гражданско-правовой. При этом стоит обратить внимание на правильное указание даты заключения договора, заполнение персональных данных, обозначение сроков действия, условий организации труда сотрудника, размер его заработной платы и установленный график работы.

Увольнение по срочному договору возможно в следующих случаях:

При увольнении работника по срочному трудовому договору работодатель должен предупредить его за 14 дней до планируемого ухода. Кроме того, необходимо издать приказ о предстоящем расторжении договора и ознакомить с ним сотрудника. Произвести расчет с ним необходимо в день увольнения. Ну и, наконец, необходимо провести грамотное оформление трудовой книжки с внесением соответствующей записи о прекращении трудовых отношений.

Образец записи в трудовой книжке временного сотрудника о приеме на работу и последующем увольнении в связи с истечением срока договора можно посмотреть здесь.

Правильно заполненные документы в компании – это всегда важный и актуальный момент, который стоит держать под контролем каждому руководителю. Ведение трудовой книжки работников, в том числе временных, является показателем их трудовой деятельности, а для работодателя – поводом считать свою команду целостной и единой в стремлении достигнуть положительный результат.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку работника?

И. В. Тарасова
автор ответа, консультант Аскон по трудовым вопросам и кадровому делопроизводству

Вопрос

У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?

Ответ

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.

По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

Обоснование

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по данному вопросу в СПС КонсультантПлюс не представлено.

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами: Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление), Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция).

Порядок исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках, определен в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением.

Порядок исправления неверных записей регулируется п. 1.2 Инструкции, в котором указано, что после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)». В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В рассматриваемом случае записи о работе внесены верно, поэтому признавать их недействительными нет необходимости. Фактически пропустили только запись в трудовой книжке о переводе.

По нашему мнению, пропущенную запись о переводе работника можно внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. Однако в третьей графе, где указываются сведения о работе, необходимо внести фактическую дату, когда сотрудник приступила к выполнению своих должностных обязанностей по новой должности. Данная позиция поддерживается специалистами на практике.

Подтверждающий данный вариант внесения пропущенной записи в трудовую книжку материал представлен и в СПС КонсультантПлюс – см. Извлечение в Дополнительном материале по вопросу, приведенном ниже. 

Примечание:

Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения. 

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

Извлечение 1 из Вопрос: …Как внести пропущенную запись о постоянном переводе на другую должность, если перевод не был оформлен в письменной форме, но есть документы, подтверждающие выполняемую работу в переведенной должности (журнал нарядов-допусков, журнал путевых листов, путевые листы, приказ о закреплении за рабочим местом)? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2019) {КонсультантПлюс}

Ответ: Пропущенную запись о переводе можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Извлечение 2 из Вопрос: Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о переводе на другую должность? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) {КонсультантПлюс}

Запись о постоянном переводе работника на другую должность должна быть отражена в трудовой книжке (в случае ее ведения) в обязательном порядке. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Таким образом, соответствующая запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую должность. Внесение соответствующей записи после указанного срока является нарушением порядка ведения трудовых книжек. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (п. п. 27, 29 Правил).

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку, свидетельствующей о переводе работника на другую должность, осуществляется на основании приказа (распоряжения) о переводе. Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. При этом нужно внести запись о переводе следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник был переведен на соответствующую должность согласно приказу (распоряжению) о переводе (графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки), то есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку работника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она была сделана.

Пример. Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Работник кадровой службы 27.11.2020 обнаружил, что в трудовой книжке работника отсутствует запись о его переводе с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера.

В трудовой книжке необходимо сделать следующую запись:

Графа 1: указать номер записи в хронологическом порядке.

Графа 2: «27.11.2020» (фактическая дата записи).

Графа 3: «Переведена с 05.10.2020 на должность главного бухгалтера».

Графа 4: указать реквизиты приказа, на основании которого осуществлен перевод.

Соответствующая запись о переводе работника на другую должность в соответствии со ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил должна быть отражена в обязательном порядке. При отсутствии такой записи работодатель несет ответственность (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Извлечение 3 из Вопрос: В трудовой книжке работника пропущена запись о предыдущем переводе работника на другую должность. Как правильно внести недостающую запись в трудовую книжку? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2017)

Ответ: Трудовое законодательство не устанавливает процедуру внесения пропущенной записи в трудовую книжку.

По нашему мнению, ее необходимо внести после последней записи в трудовой книжке в таком же порядке, как если бы она была внесена своевременно. При этом пропущенная запись должна полностью соответствовать записи в документе, на основании которой она внесена в трудовую книжку.

В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

Дата перевода на другую работу проставляется в графе 3 трудовой книжки.

В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Дополнительный полезный материал по вопросу в СПС Консультант Плюс:

Вопрос: В головную организацию принят бухгалтер, запись о приеме была сделана в трудовой книжке. Через некоторое время бухгалтера перевели в обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, на такую же должность (бухгалтер). Затем работник был переведен на должность главного бухгалтера этого же обособленного подразделения. Запись о переводе с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера обособленного подразделения была внесена в трудовую книжку следующим порядковым номером после записи о приеме на работу в головную организацию. Как внести запись о переводе из головной организации в обособленное подразделение, если она была пропущена? (Консультация эксперта, 2010)

Трудовые книжки надо будет вести по новым правилам. Что меняется и какие странности обнаружились?

Недавно был опубликован Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021, которым вводится новый порядок ведения бумажных трудовых книжек, а также новая форма трудовой книжки.

При этом ныне действующая Инструкция № 69 от 10.10.2003 будет отменена.

Новые правила заработают с 1 сентября 2021 года и будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Отметим, что новый порядок был представлен на общественное обсуждение в январе этого года. Потом в марте проект был изменен. Мы об этом писали.

Между тем уже принятый приказ отличается от того проекта. Поэтому в этом материале — обзор новых правил, которые зарегистрированы в Минюсте.

И кстати, в тексте мы нашли некоторые странности.

Меняется форма трудовой книжки и вкладыша к ней

Изменения несущественные. В частности, меняется количество разворотов, отведенных под сведения о работе и разворотов для отражения награждений.

При этом можно спокойно пользоваться старыми бланками трудовых и вкладышей, если у работодателя имеется их запас.

Ранее Минтруд разъяснял, что новые трудовые будут применяться с 2023 года. Однако в принятом Приказе об этом речи нет. Он вступает в силу с 1 сентября 2021.

Запись в трудовую книжку по-прежнему будет вноситься основным работникам, которые проработали более 5 дней

Отметим, что сначала Минтруд хотел отменить это 5-дневное правило, и заполнять трудовую надо было даже на тех, кто отработал всего 1 день. Но в окончательный вариант документа это не вошло.

Кроме того, в новом Приказе нет нормы о том, что запись на сотрудников, впервые устроившихся на работу, вносится в их присутствии. Дело в том, что на таких сотрудников с 2021 года бумажные трудовые вообще не ведутся.

Записи в трудовую книжку можно будет вносить не только ручкой

По новым правилам записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

В трудовую книжку дистанционного работника записи вносятся по его желанию

В новых правилах говорится, что по желанию дистанционного работника сведения о его работе вносятся работодателем в его бумажную трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Дистанционщик может направить трудовую по почте заказным письмом с уведомлением.

Записи о работе и переводе должны быть внесены в течение 5 рабочих дней

Сейчас на внесение этих записей дается неделя. В новых правилах — 5 рабочих дней, что, собственно, практически одно и тоже.

Прописаны правила внесения записи о временном переводе, ставшем постоянным

В графе 2 надо будет указывать дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом.

В графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Очевидно, это два разных приказа, но в Правилах он упоминается в единственном числе.

Уточнили правила внесения записей о совместительстве

По-прежнему делать запись будет основной работодатель. Но если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Правила исправление записей в трудовой книжке не дописали

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Такое правило будет сейчас, оно же было и раньше.

Но, что удивительно, в новом приказе после этой фразы идет следующий абзац:

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Возникает резонный вопрос — в каком таком порядке? Ведь никакой порядок не описан.

А все дело в том, что между этими двумя абзацами должен быть еще один (он был в проекте). Вот он:

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» с такого-то числа и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Но этот абзац в Приказ Минтруда не вошел.

Меняются правила внесения записи об увольнении по собственному желанию

По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть.

Кроме того, теперь не будет разночтений по поводу формулировок записи об увольнении. Дело в том, что в действующих правилах, с одной стороны, указано, что формулировки записей должны соответствовать формулировкам ТК, а с другой стороны приведена конкретная формулировка увольнения по п.3 ст. 77, которая не соответствует той, что озвучена в ТК.

Из-за этого кадровики в недоумении — что писать: «уволен по собственному желанию» или «трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

На эту тему мы, кстати, проводили опрос. Лидирует формулировка из ТК.

Так вот, в новых правилах пример об увольнении по собственному желанию вообще убрали. Хотя в проекте эта фраза была.

При увольнении переводом в трудовой книжке надо будет указать, куда уходит работник

Делая запись об увольнении переводом, надо будет указывать наименование организации или ИП, куда переводится сотрудник.

Расширился список награждений, о которых надо делать запись в трудовой

Добавился новый вид: награждение наградами Президента и Правительства, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).

Уточнили порядок внесения информации о вкладыше, когда их много

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

В новых правилах указано, что делать, если на титуле трудовой уже не вмещается штамп об очередном вкладыше.

В этом случае такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Книга учета трудовых книжек будет произвольной формы и без сургуча

Форму книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша и книги учета трудовых книжек по-прежнему надо вести.

Но унифицированных форм не будет. Работодатель будет самостоятельно разрабатывать эти книги.

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью организации (при наличии).

Сотрудники не будут расписываться в личной карточке, книге, и трудовой

Сейчас с каждой вносимой в трудовую книжку записью о работе, постоянном переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Кроме того, при увольнении сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В новых правилах эти нормы исключили.

Также не требуется заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Как вносится запись об увольнении работнику в трудовую книжку, если полномочия генерального директора переданы по доверенности другому лицу, а трудовые книжки ведет сам генеральный директор?

Консультант Плюс > Статьи > Как вносится запись об увольнении работнику в трудовую книжку, если полномочия генерального директора переданы по доверенности другому лицу, а трудовые книжки ведет сам генеральный директор?

 

Вопрос:

Как вносится запись об увольнении работнику в трудовую книжку, если полномочия генерального директора переданы по доверенности другому лицу, а трудовые книжки ведет сам генеральный директор?

Ответ:

Заверить записи в трудовой книжке может уполномоченное доверенностью лицо, при этом полномочия на подписание трудовых книжек должны быть отражены в доверенности.

Обоснование:

В соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Работодателем является физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 Трудового кодекса РФ).

Действовать без доверенности от имени организации, то есть от имени работодателя вправе только ее руководитель, данный вывод следует из ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ «Об автономных учреждениях», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

В силу того что свои полномочия генеральный директор передал по доверенности, заверить записи в трудовой книжке может уполномоченное доверенностью лицо, при этом полномочия на подписание трудовых книжек должны быть отражены в доверенности.

Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись

В трудовую книжку работника вносится весь его профессиональный путь, история его работы в различных компаниях или у малых предпринимателей. Кадровики или иные ответственные лица должны фиксировать в документе основные этапы трудовой деятельности гражданина, так как от этих сведений зависит его право на пенсионное обеспечение и некоторые социальные преференции. Но на практике так случается не всегда, и тогда требуется внесение пропущенной записи в трудовую книжку.

Где закреплены правила добавления записи

Существует два основных документа, регламентирующих, как нужно заполнять трудовые книжки:

  • правила по их ведению – постановление Правительства РФ № 225, от 16.04.2003;

  • инструкция по заполнению ТК – постановление Минтруда РФ № 69, от 10.10.2003.

Однако, в основном, они разъясняют, как исправить существующую запись, а не добавить ту, что была пропущена, «задним числом». Поэтому внесение пропущенной записи в трудовую книжку делается с учетом сложившейся практики делопроизводства, а также общих требований, содержащихся в правилах и инструкции.

Добавить забытую запись может и последний работодатель, к ошибке непричастный, и тот, который ее допустил (п. 27 Правил). Но в первом случае владельцу трудовой книжки нужно документально подтвердить сведения, вносимые в документ. Ни его устное или письменное заявление, ни свидетельские показания не являются достаточным основанием для добавления какой-либо записи (п. 29 Правил). Работнику нужно получить у прежнего работодателя справку, подтверждающую достоверность сведений, которые он просит дописать в ТК. К ней обычно прилагаются копии приказов – о приеме и увольнении владельца трудовой книжки.

Если «забывчивого» работодателя более не существует, или по каким-то иным причинам не удается получить от него справку, сотрудник должен предоставить иные документы, свидетельствующие, что добавляемый факт имел место в его трудовой биографии. Например, убедительными доказательствами служат трудовой договор, судебное решение, приказ об увольнении и т.п.

Как добавить пропущенную запись в ТК работника

Если в трудовой книжке пропущена запись, то ее добавление не должно нарушать последовательность нумерации, ведущейся в ТК. Она вносится после последней записи — под следующим номером. В графе 2 ставится текущая дата, а не дата фиксируемого события (она отражается в графе 3, где непосредственно указывается пропущенный факт трудовой биографии). Наконец, в графе 4 отражаются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Обычно это номер и дата соответствующего приказа.

Итак, если в трудовой книжке пропущена запись, ее следует внести следующим образом:






1

2

3

4

       

Общество с ограниченной ответственностью «Третий Рим» (ООО «Третий Рим»)

 

6

03

08

2015

Принят в юридический отдел на должность юриста-консультанта по работе с клиентами

Приказ от 03.08.2015 № 22-НС

7

20

10

2017

Уволен по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 Трудового кодекса Российской Федерации)

Приказ от 20.10.2017 № 51-УВ

       

Начальник отдела кадров

Метелкин Метелкин М.С.

 
       

Печать

 
       

Общество с ограниченной ответственностью «Третий Рим» (ООО «Третий Рим»)

 

8

05

02

2018

Переведен с 15 июля 2016 года на должность руководителя юридического отдела

Приказ от 15.07.2016 № 16-С

       

Начальник отдела кадров

Метелкин Метелкин М.С.

 
       

Печать

 

 

 

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки?

Ответ: Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки законом не предусмотрено.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

 

Обоснование: Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Процедура перехода от традиционных к электронным трудовым книжкам предусмотрена ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ).

На лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Право на сохранение трудовой книжки остается у ограниченного круга лиц. К таким лицам, в частности, относятся работники, которые по 31.12.2020 подали работодателю заявление о сохранении формата ведения трудовой книжки в бумажном виде (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

При этом, если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, работодатель выдает ему трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Таким образом фиксируется факт подачи работником заявления о ведении трудовой книжки в связи с изменениями в трудовом законодательстве.

Внесение в трудовую книжку записи о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки действующим законодательством не предусмотрено, поскольку для такого работника в порядке ведения бумажной трудовой книжки ничего не меняется.


Вопрос: Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о подаче работником заявления о сохранении бумажной трудовой книжки? (Консультация эксперта, 2020)

 

5 простых способов создания формы для ввода данных в Excel

Ввод данных иногда может быть важной частью использования Excel.

При почти бесконечном количестве ячеек человеку, вводящему данные, может быть сложно понять, куда какие данные поместить.

Форма ввода данных может решить эту проблему и помочь пользователю ввести правильные данные в нужное место.

В

Excel уже давно используются пользовательские формы VBA, но они сложны в настройке и не очень гибки для изменения.

В этой записи блога мы рассмотрим 5 простых способов создания формы ввода данных для Excel.

Видеоурок

Таблицы Excel

Таблицы Excel используются с Excel 2007.

Это идеальные контейнеры для данных, которые можно использовать как простую форму для ввода данных.

Создать таблицу очень просто.

  1. Выберите диапазон данных, включая заголовки столбцов.
  2. Перейдите на вкладку Вставить на ленте.
  3. Нажмите кнопку Таблица в разделе Таблицы.

Мы также можем использовать сочетание клавиш для создания таблицы. Сочетание клавиш Ctrl + T сделает то же самое.

Убедитесь, что в диалоговом окне «Создать таблицу» установлен флажок « Моя таблица имеет заголовки» и нажмите кнопку OK .

Теперь у нас есть данные в таблице Excel, и мы можем использовать их для ввода новых данных.

Чтобы добавить новые данные в нашу таблицу, мы можем начать вводить новую запись в ячейки непосредственно под таблицей, и таблица поглотит новые данные.

Мы можем использовать клавишу Tab вместо Enter при вводе наших данных. Это приведет к перемещению курсора активной ячейки вправо, а не вниз, чтобы мы могли добавить следующее значение в нашу запись.

Когда курсор активной ячейки находится в последней ячейке таблицы (нижняя правая ячейка), нажатие клавиши Tab создаст новую пустую строку в таблице, готовую для следующего ввода.

Это идеальная и простая форма для ввода данных.

Форма ввода данных

Excel на самом деле имеет скрытую форму ввода данных, и мы можем получить к ней доступ, добавив команду на панель быстрого доступа.

Добавьте команду формы на панель быстрого доступа.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа.
  2. Выберите Настроить панель быстрого доступа из параметров меню.

Это откроет меню параметров Excel на вкладке панели быстрого доступа.

  1. Выберите команды, которых нет на ленте .
  2. Выберите Form из списка доступных команд.Нажмите F, чтобы перейти к командам, начинающимся с F.
  3. Нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить команду на панель быстрого доступа.
  4. Нажмите кнопку OK .

Затем мы можем открыть форму ввода данных для любого набора данных.

  1. Выберите ячейку внутри данных, с которой мы хотим создать форму ввода данных.
  2. Щелкните значок Form в области панели быстрого доступа.

Откроется настраиваемая форма ввода данных на основе полей в наших данных.

Microsoft Forms

Если нам нужна простая форма для ввода данных, почему бы не использовать Microsoft Forms?

Этот вариант формы требует, чтобы наша книга Excel была сохранена в SharePoint или OneDrive.

Форма будет в браузере, а не в Excel, но мы можем связать форму с книгой Excel, чтобы все данные попадали в нашу таблицу Excel.

Это отличный вариант, если нескольким людям или людям за пределами нашей организации необходимо ввести данные в книгу Excel.

Нам нужно создать форму для Excel в SharePoint или OneDrive. Процесс одинаков как для SharePoint, так и для OneDrive.

  1. Перейдите в библиотеку документов SharePoint или папку OneDrive, в которой будет сохранена книга Excel.
  2. Щелкните New , а затем выберите Forms for Excel .

Это побудит нас назвать книгу Excel и открыть новую вкладку браузера, где мы сможем создать нашу форму, добавляя различные типы вопросов.

Сначала нам нужно создать форму, и это создаст таблицу в нашей книге Excel, в которой будут заполнены данные.

Затем мы можем предоставить доступ к форме любому, кому мы хотим ввести данные в Excel.

Когда пользователь вводит данные в форму и нажимает кнопку отправки, эти данные автоматически отображаются в нашей книге Excel.

Power Apps

Power Apps — это гибкая платформа для создания приложений на основе формул перетаскивания от Microsoft.

Мы, безусловно, можем использовать его для создания ввода данных для наших данных Excel.

Фактически, если у нас настроена таблица данных, Power Apps создаст для нас приложение на основе наших данных. Нет ничего проще.

Войдите в службу powerapps.microsoft.com ➜ перейдите на вкладку Create в панели навигации ➜ выберите Excel Online .

Затем нам будет предложено войти в нашу учетную запись SharePoint или OneDrive, где сохранен наш файл Excel, чтобы выбрать книгу Excel и таблицу с нашими данными.

Это создаст нам полнофункциональное трехэкранное приложение для ввода данных.

  1. Мы можем искать и просматривать все записи в нашей таблице Excel в прокручиваемой галерее.
  2. Мы можем просмотреть отдельную запись в наших данных.
  3. Мы можем редактировать существующую запись или добавлять новые записи.

Все это связано с нашей таблицей Excel, поэтому любые изменения или дополнения из приложения будут отображаться в Excel.

Power Automate

Power Automate — это облачный инструмент для автоматизации задач между приложениями.

Но мы можем использовать триггер кнопки для автоматизации, которая фиксирует ввод пользователя и добавляет данные в таблицу Excel.

Нам нужно сохранить нашу книгу Excel в OneDrive или SharePoint и иметь уже настроенную таблицу с полями, которые мы хотим заполнить.

Для создания нашей формы ввода данных Power Automate.

  1. Перейдите на сайт flow.microsoft.com и войдите в систему.
  2. Перейдите на вкладку Create .
  3. Создать Мгновенный поток .
  4. Дайте потоку имя.
  5. Выберите Вручную запустить поток в качестве триггера.
  6. Нажмите кнопку Create .

Это откроет конструктор Power Automate, и мы сможем построить нашу автоматизацию.

  1. Нажмите на Запустить блок потока вручную, чтобы расширить параметры запуска. Здесь мы найдем возможность добавлять поля ввода.
  2. Нажмите кнопку Добавить ввод .Это даст нам возможность добавить несколько различных типов полей ввода, включая текст, да / нет, файлы, электронную почту, число и даты.
  3. Переименуйте поле в описательное. Это поможет пользователю узнать, какие данные вводить при запуске этой автоматизации.
  4. Щелкните три многоточия справа от каждого поля, чтобы изменить параметры ввода. Мы сможем Добавить раскрывающийся список опций , Добавить список с множественным выбором опций , Сделать поле необязательным или Удалить поле из этого меню.
  5. После того, как мы добавили все наши поля ввода, теперь мы можем добавить Новый шаг к автоматизации.

Найдите соединитель Excel и добавьте действие Добавить строку в таблицу . Если у вас есть бизнес-аккаунт Office 365, используйте соединители Excel Online (Business), в противном случае используйте соединители Excel Online (OneDrive).

Теперь мы можем настроить наш Excel Добавить строку в таблицу шаг.

  1. Перейдите к файлу и таблице Excel, куда мы собираемся добавлять данные.
  2. После выбора таблицы поля в этой таблице появятся в списке, и мы сможем добавить соответствующий динамический контент из Запуск вручную шага запуска потока .

Теперь мы можем запустить наш поток из службы Power Automate.

  1. Перейти к Мои потоки на левой панели навигации.
  2. Перейдите на вкладку Мои потоки .
  3. Найдите поток в списке доступных потоков и нажмите кнопку Выполнить .
  4. Появится боковая панель с нашими вводами, и мы сможем ввести наши данные.
  5. Щелкните Выполнить поток .

Мы также можем запустить это с нашего мобильного устройства с приложениями Power Automate.

  1. Перейдите в раздел Buttons в приложении.
  2. Нажмите на поток, чтобы запустить его.
  3. Введите данные в форму.
  4. Нажмите кнопку DONE в правом верхнем углу.

Каким бы способом мы ни запустили поток, через несколько секунд данные появятся в нашей таблице Excel.

Выводы

Требуется ли нам простая форма или что-то более сложное и настраиваемое, есть решение для наших нужд ввода данных.

Мы можем быстро создать что-нибудь в нашей книге или использовать внешнее решение, которое подключается к Excel и загружает данные в него.

Мы даже можем создавать формы, которые люди за пределами нашей организации могут использовать для заполнения наших электронных таблиц.

Сообщите мне в комментариях, какой вариант формы ввода данных вам нравится больше всего.

Создать книгу в Excel

Excel позволяет легко вычислять числа. В Excel вы можете упростить ввод данных с помощью автозаполнения. Затем получите рекомендации по диаграммам на основе ваших данных и создайте их одним щелчком мыши. Или легко обнаруживайте тенденции и закономерности с помощью гистограмм, цветовой кодировки и значков.

Создать книгу

  1. Откройте Excel.

  2. Выберите Пустая книга .

    Или нажмите Ctrl + N .

Ввести данные

Для ввода данных вручную:

  1. Выберите пустую ячейку, например A1, а затем введите текст или число.

  2. Нажмите Введите или Tab , чтобы перейти к следующей ячейке.

Для заполнения данных в серии:

  1. Введите начало ряда в две ячейки: например, «Январь» и «Фев»; или 2014 и 2015.

  2. Выберите две ячейки, содержащие серию, а затем перетащите маркер заполнения через или вниз по ячейкам.

следующий: Сохраните книгу в OneDrive

1.2 Ввод, редактирование и управление данными — начало Excel, первое издание

Цели обучения

  1. Узнайте, как вводить данные в рабочий лист.
  2. Узнайте, как редактировать данные на листе.
  3. Изучите, как используется автозаполнение при вводе данных.
  4. Узнайте, как удалять данные с листа и использовать команду «Отменить».
  5. Узнайте, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе.
  6. Узнайте, как скрыть столбцы и строки на листе.
  7. Узнайте, как вставлять столбцы и строки в рабочий лист.
  8. Узнайте, как удалять столбцы и строки с листа.
  9. Узнайте, как перемещать данные в разные места на листе.

В этом разделе мы начнем разработку рабочей книги, показанной на Рис. 1.1 . Навыки, описанные в этом разделе, обычно используются на ранних этапах разработки одного или нескольких рабочих листов в книге.

Вы начнете создавать книгу, показанную на рис. 1.1. , , вручную вводя данные в рабочий лист. Следующие шаги объясняют, как заголовки столбцов в строке 2 вводятся на листе:

  1. Щелкните ячейку A2 на листе.
  2. Введите слово Месяц .
  3. Нажмите кнопку СТРЕЛКА ВПРАВО. Это введет слово в ячейку A2 и активирует следующую ячейку справа.
  4. Введите Штучные продажи и нажмите клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.
  5. Повторите шаг 4 для слов Средняя цена , а затем еще раз для долларов продаж .

Рисунок 1.15 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после того, как вы напечатали заголовки столбцов в строке 2.Обратите внимание, что слово Цена в ячейке C2 не отображается. Это связано с тем, что столбец слишком узкий, чтобы вместить введенную вами запись. В следующем разделе мы рассмотрим методы форматирования, чтобы исправить эту проблему.

Рисунок 1.15 Ввод заголовков столбцов в рабочий лист

Проверка целостности

Заголовки столбцов

Очень важно включить заголовки столбцов, которые точно описывают данные в каждом столбце рабочего листа. В профессиональной среде вы, вероятно, будете делиться книгами Excel с коллегами.Хорошие заголовки столбцов уменьшают вероятность того, что кто-то неверно истолкует данные, содержащиеся в таблице, что может привести к дорогостоящим ошибкам в зависимости от вашей карьеры.

  1. Щелкните местоположение ячейки B3.
  2. Введите число 2670 и нажмите клавишу ENTER. После нажатия клавиши ENTER активируется ячейка B4. Использование клавиши ENTER — эффективный способ ввода данных вертикально вниз по столбцу.
  3. Введите следующие числа в ячейки с B4 по B14: 2160 , 515, 590, 1030, 2875, 2700, 900, 775, 1180, 1800 и 3560 .
  4. Щелкните местоположение ячейки C3.
  5. Введите число 9,99 и нажмите клавишу ENTER.
  6. Введите следующие числа в ячейки с C4 по C14: 12,49, 14,99, 17,49, 14,99, 12,49, 9,99, 19,99, 19,99, 19,99, 17,49 и 14,99 .
  7. Активировать местоположение ячейки D3.
  8. Введите число 26685 и нажмите клавишу ENTER.
  9. Введите следующие числа в ячейки с D4 по D14: 26937, 7701, 10269, 15405, 35916, 26937, 17958, 15708, 23562, 31416 и 53370 .
  10. Когда закончите, убедитесь, что введенные вами данные соответствуют Рисунок 1.16 .

Почему?

Избегайте форматирования символов при вводе чисел

При вводе чисел на лист Excel лучше избегать добавления каких-либо символов форматирования, таких как знаки доллара и запятые. Хотя Excel позволяет добавлять эти символы при вводе чисел, это замедляет процесс ввода данных. Более эффективно использовать функции форматирования Excel, чтобы добавлять эти символы к числам после того, как вы введете их на лист.

Проверка целостности

Ввод данных

Очень важно тщательно вычитывать свой рабочий лист, особенно когда вы ввели числа. Перенос чисел при ручном вводе данных в рабочий лист — распространенная ошибка. Например, число 563 можно заменить на 536. Такие ошибки могут серьезно нарушить целостность вашей книги.

Проверка целостности

Рисунок 1.16 показывает, как ваш рабочий лист должен выглядеть после ввода данных.Внимательно проверьте свои числа, чтобы убедиться, что они точно введены в рабочий лист.

Рисунок 1.16 Завершенный ввод данных для столбцов B, C и D

Данные, введенные в ячейку, можно изменить, дважды щелкнув местоположение ячейки или используя панель формул. Возможно, вы заметили, что, когда вы вводили данные в ячейку, введенные вами данные появлялись на панели формул. Панель формул можно использовать для ввода данных в ячейки, а также для редактирования данных, которые уже существуют в ячейке.Следующие шаги представляют собой пример ввода и последующего редактирования данных, которые были введены в ячейку:

  1. Щелкните ячейку A15 на листе Sheet1.
  2. Введите сокращение Tot и нажмите клавишу ENTER.
  3. Щелкните ячейку A15.
  4. Переместите указатель мыши на панель формул. Вы увидите, как указатель превратится в курсор. Переместите курсор в конец аббревиатуры Tot и щелкните левой кнопкой мыши.
  5. Введите буквы al , чтобы завершить слово Всего.
  6. Щелкните галочку слева от строки формул (см. , рис. 1.17, ). Это внесет изменение в ячейку.
    Рисунок 1.17 Использование панели формул для редактирования и ввода данных

  7. Дважды щелкните ячейку A15.
  8. Добавьте пробел после слова Total и введите слово Sales .
  9. Нажмите клавишу ENTER.

Сочетания клавиш

Редактирование данных в ячейке

  • Активируйте ячейку, которую нужно отредактировать, и нажмите клавишу F2 на клавиатуре.

Функция автозаполнения — ценный инструмент при ручном вводе данных в рабочий лист. Эта функция имеет множество применений, но она наиболее полезна, когда вы вводите данные в определенной последовательности, например числа 2, 4, 6, 8 и т. Д., Или нечисловые данные, такие как дни недели или месяцы год. Следующие шаги демонстрируют, как можно использовать автозаполнение для ввода месяцев года в столбец A:

.
  1. Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1.
  2. Введите слово Январь и нажмите клавишу ENTER.
  3. Снова активируйте ячейку A3.
  4. Переместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки A3. В этом углу клетки вы увидите небольшой квадрат; это называется маркером заливки (см. , рис. 1.18, ) Когда указатель мыши приближается к маркеру заливки, белый блок плюс знак превратится в черный знак плюса.
Рисунок 1.18 Ручка заполнения

Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите маркер заливки в ячейку A14. Обратите внимание, что поле подсказки Auto Fill указывает, какой месяц будет помещен в каждую ячейку (см. Рисунок 1.19 ). Отпустите левую кнопку мыши, когда в поле с подсказками появится надпись «Декабрь».

Рисунок 1.19 Использование автозаполнения для ввода месяцев года

После того, как вы отпустите левую кнопку мыши, все двенадцать месяцев года должны появиться в диапазоне ячеек A3: A14, как показано на рис. 1.20 . Вы также увидите кнопку «Параметры автозаполнения». Нажав эту кнопку, вы получите несколько вариантов вставки данных в группу ячеек.

Рисунок 1.20 Кнопка опций автозаполнения
  1. Нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
  2. Щелкните опцию Копировать ячейки. Это изменит месяцы в диапазоне от A4: A14 до января.
  3. Еще раз нажмите кнопку «Параметры автозаполнения».
  4. Щелкните параметр «Заполнить месяцы», чтобы вернуть месяцы года в диапазон ячеек A4: A14. Опция Fill Series даст тот же результат.

Существует несколько методов удаления данных с листа, некоторые из которых показаны здесь. В каждом методе вы используете команду «Отменить». Это полезная команда на случай, если вы по ошибке удалите данные со своего рабочего листа.Следующие шаги демонстрируют, как можно удалить данные из ячейки или диапазона ячеек:

  1. Щелкните ячейку C2, поместив указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. Нажмите клавишу DELETE на клавиатуре. Это удаляет содержимое ячейки.
  3. Выделите диапазон C3: C14, наведя указатель мыши на ячейку C3. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
  4. Наведите указатель мыши на маркер заливки.Вы увидите, как белый блок плюс знак сменится на черный знак плюса.
  5. Щелкните и перетащите указатель мыши до ячейки C3 (см. Рисунок 1.21 ). Отпустите кнопку мыши. Содержимое в диапазоне C3: C14 будет удалено.
Рисунок 1.21 Использование автозаполнения для удаления содержимого ячейки
  1. Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа (см. , рис. 1.2, ). Это должно заменить данные в диапазоне C3: C14.
  2. Снова нажмите кнопку «Отменить». Это должно заменить данные в ячейке C2.

Сочетания клавиш

Отменить команду

  • Удерживайте нажатой клавишу CTRL, одновременно нажимая букву Z на клавиатуре.
  • Выделите диапазон C2: C14, наведя указатель мыши на ячейку C2. Затем щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши вниз к ячейке C14.
  • Нажмите кнопку «Очистить» на вкладке «Главная» ленты, которая находится рядом с группой команд «Ячейки» (см. , рис. 1.22, ). Откроется раскрывающееся меню, содержащее несколько параметров для удаления или очистки данных из ячейки.Обратите внимание, что у вас также есть параметры для очистки только форматов в ячейке или гиперссылок в ячейке.
  • Щелкните опцию Очистить все. Это удаляет данные в диапазоне ячеек.
  • Нажмите кнопку «Отменить». Это заменяет данные в диапазоне C2: C14.

Рисунок 1.22 Раскрывающееся меню очистки команд

Есть несколько записей на листе, которые кажутся обрезанными. Например, последнюю букву слова «сентябрь» нельзя увидеть в ячейке A11. Это потому, что столбец слишком узкий для этого слова.Столбцы и строки на листе Excel можно настроить в соответствии с данными, вводимыми в ячейку. Следующие шаги объясняют, как настроить ширину столбцов и высоту строк на листе:

  1. Поместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B на листе Sheet1, как показано на Рисунок 1.23 . Вы увидите, как белый блок плюс знак превращается в двойные стрелки.
  2. Щелкните и перетащите столбец вправо, чтобы можно было увидеть все слово сентябрь в ячейке A11.При перетаскивании столбца вы увидите поле подсказки ширины столбца. В этом поле отображается количество символов, которые уместятся в столбце с использованием 11-точечного шрифта Calibri, который является настройкой по умолчанию для шрифта / размера.
  3. Отпустить левую кнопку мыши.

Рисунок 1.23 Регулировка ширины столбца

Вы можете обнаружить, что использование метода «щелкни и перетащи» неэффективно, если вам нужно установить определенную ширину символа для одного или нескольких столбцов. Шаги с 1 по 6 иллюстрируют второй метод настройки ширины столбцов при использовании определенного количества символов:

  1. Щелкните любую ячейку в столбце A, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.Вы можете выделить ячейки в нескольких столбцах, если вы устанавливаете одинаковую ширину символа для нескольких столбцов.
  2. На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
  3. В раскрывающемся меню выберите параметр «Ширина столбца». Откроется диалоговое окно «Ширина столбца».
  4. Введите число 13 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Ширина столбца. Это установит для столбца A эту ширину символа (см. , рисунок 1.24 ).
  5. Еще раз переместите указатель мыши между столбцом A и столбцом B, чтобы отобразился указатель с двойной стрелкой, а затем дважды щелкните, чтобы активировать функцию AutoFit. Эта функция регулирует ширину столбца на основе самой длинной записи в столбце.
  6. Используйте диалоговое окно «Ширина столбца» (шаг 6 выше), чтобы установить ширину на 13.
Рисунок 1.24 Диалоговое окно ширины столбца

Сочетания клавиш

Ширина колонны

  • Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем по очереди нажимайте буквы H, O и W.

Шаги с 1 по 4 демонстрируют, как отрегулировать высоту строки, что аналогично регулировке ширины столбца:

  1. Щелкните ячейку A15, наведя указатель мыши на ячейку и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. На вкладке «Главная» ленты щелкните левой кнопкой мыши кнопку «Формат» в группе «Ячейки».
  3. В раскрывающемся меню выберите параметр «Высота строки». Это откроет диалоговое окно «Высота строки».
  4. Введите число 24 и нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Высота строки.Это установит высоту строки 15 в 24 точки. Пункт эквивалентен приблизительно 1/72 дюйма. Эта корректировка высоты строки была сделана, чтобы создать пространство между итогами для этого рабочего листа и остальными данными.

Сочетания клавиш

Высота ряда

  • Нажмите клавишу ALT на клавиатуре, затем по очереди нажимайте буквы H, O и H.

Рисунок 1.25 показывает внешний вид рабочего листа после корректировки столбца A и строки 15.

Рисунок 1.25. Данные о продажах GMW с скорректированными столбцами A и 15.

Обновление навыков

Регулировка столбцов и рядов

  1. Активируйте хотя бы одну ячейку в настраиваемой строке или столбце.
  2. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  3. Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
  4. В раскрывающемся меню выберите «Высота строки» или «Ширина столбца».
  5. Введите высоту строки в точках или ширину столбца в символах в диалоговом окне.
  6. Щелкните кнопку ОК.

Помимо настройки столбцов и строк на листе, вы также можете скрыть столбцы и строки. Это полезный метод улучшения внешнего вида рабочего листа, содержащего данные, которые не нужно отображать. Эти функции будут продемонстрированы с помощью книги данных о продажах GMW. Однако для этого рабочего листа нет необходимости иметь скрытые столбцы или строки. Здесь эти навыки будут использоваться только в демонстрационных целях.

  1. Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
  3. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
  4. Щелкните опцию Hide Columns в подменю опций (см. Рисунок 1.26 ). Это скроет столбец C.

Рисунок 1.26 Скрыть и показать подменю

Сочетания клавиш

Скрытие столбцов

  • Удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите цифру 0 на клавиатуре.

Рисунок 1.27 показывает книгу со столбцом C, скрытым на листе Sheet1. Вы можете сказать, что столбец скрыт, по отсутствующей букве C.

Рисунок 1.27 Скрытый столбец

Чтобы показать столбец, выполните следующие действия:

  1. Выделите диапазон B1: D1, активировав ячейку B1, щелкнув и перетащив в ячейку D1.
  2. Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
  3. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
  4. Щелкните параметр «Показать столбцы» в подменю параметров. Столбец C теперь будет виден на листе.

Сочетания клавиш

Отображение столбцов

  • Выделите ячейки по обе стороны от скрытых столбцов, затем удерживайте клавиши CTRL и SHIFT, одновременно нажимая клавишу закрывающих скобок ()) на клавиатуре.

Следующие шаги демонстрируют, как скрыть строки, что аналогично скрытию столбцов:

  1. Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
  3. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню. Это откроет подменю опций.
  4. Щелкните опцию Hide Rows в подменю опций.Это скроет строку 3.

Сочетания клавиш

Скрытие строк

  • Удерживайте нажатой клавишу CTRL, одновременно нажимая клавишу с цифрой 9 на клавиатуре.

Чтобы показать строку, выполните следующие действия:

  1. Выделите диапазон A2: A4, активировав ячейку A2, щелкнув и перетащив в ячейку A4.
  2. Нажмите кнопку «Формат» на вкладке «Главная» ленты.
  3. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать» в раскрывающемся меню.
  4. Щелкните параметр «Показать строки» в подменю параметров. Строка 3 теперь будет видна на листе.

Сочетания клавиш

Показать строки

  • Выделите ячейки над и под скрытой строкой (строками), затем, удерживая нажатой клавишу CTRL и клавишу SHIFT, нажмите клавишу открытой круглой скобки (() на клавиатуре.

Проверка целостности

Скрытые строки и столбцы

В большинстве профессий профессионалы обычно используют книги Excel, разработанные коллегой.Прежде чем использовать книгу, разработанную кем-то другим, всегда проверяйте наличие скрытых строк и столбцов. Вы можете быстро увидеть, скрыта ли строка или столбец, если номер строки или буква столбца отсутствует.

Обновление навыков

Скрытие столбцов и строк

  1. Активируйте хотя бы одну ячейку в строке (ах) или столбце (ах), которые вы скрываете.
  2. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  3. Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
  4. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
  5. Щелкните параметр «Скрыть строки» или «Скрыть столбцы».

Обновление навыков

Отображение столбцов и строк

  1. Выделите ячейки выше и ниже скрытых строк или слева и справа от скрытых столбцов.
  2. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  3. Нажмите кнопку «Форматировать» в группе «Ячейки».
  4. Наведите указатель мыши на опцию «Скрыть и показать».
  5. Щелкните параметр «Показать строки» или «Показать столбцы».

Использование книг Excel, созданных другими пользователями, — очень эффективный способ работы, поскольку он избавляет от необходимости создавать рабочие листы данных с нуля. Однако вы можете обнаружить, что для достижения своих целей вам необходимо добавить дополнительные столбцы или строки данных. В этом случае вы можете вставить в рабочий лист пустые столбцы или строки. Следующие шаги демонстрируют, как это сделать:

  1. Щелкните ячейку C1 на листе Sheet1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» на вкладке «Главная» ленты (см. Рисунок 1.28. ).
    Рисунок 1.28 Кнопка вставки (стрелка вниз)

  3. В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить столбцы листа» (см. Рисунок 1.29. ). Слева от столбца C будет вставлен пустой столбец. Содержимое, которое ранее было в столбце C, теперь отображается в столбце D. Обратите внимание, что столбцы всегда вставляются слева от активированной ячейки.
    Рисунок 1.29 Вставить раскрывающееся меню

    Сочетания клавиш

    Вставка столбцов

    • Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и C. Слева от активированной ячейки будет вставлен столбец.
  4. Щелкните ячейку A3 на листе Sheet1 , наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  5. Щелкните стрелку вниз на кнопке Вставить на вкладке Главная ленты (см. Рисунок 1.28 ).
  6. В раскрывающемся меню выберите пункт «Вставить строки листа» (см. Рисунок 1.29. ). Пустая строка будет вставлена ​​над строкой 3. Содержимое, которое раньше было в строке 3, теперь отображается в строке 4. Обратите внимание, что строки всегда вставляются над активированной ячейкой.

Сочетания клавиш

Вставка строк

  • Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, I и R. Строка будет вставлена ​​над активированной ячейкой.

Обновление навыков

Вставка столбцов и строк

  1. Активируйте ячейку справа от нужного пустого столбца или под нужной пустой строкой.
  2. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  3. Щелкните стрелку вниз на кнопке «Вставить» в группе «Ячейки».
  4. Выберите параметр «Вставить столбцы листа» или «Вставить строки листа».

После того, как данные введены в рабочий лист, у вас есть возможность переместить их в другое место.Следующие шаги демонстрируют, как переместить данные в разные места на листе:

  1. Выделите диапазон D2: D15, активировав ячейку D2, щелкнув и перетащив вниз до ячейки D15.
  2. Подведите указатель мыши к левому краю ячейки D2. Вы увидите, что белый блок плюс знак поменяется на крестообразные стрелки (см. Рисунок 1.30 ). Это означает, что вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши и перетащить данные в новое место.
    Рисунок 1.30 Перемещение данных

  3. Щелкните левой кнопкой мыши и перетащите указатель мыши на ячейку C2.
  4. Отпустить левую кнопку мыши. Теперь данные отображаются в столбце C.
  5. Нажмите кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Это перемещает данные обратно в столбец D.

Проверка целостности

Перемещение данных

Перед перемещением данных на листе убедитесь, что вы определили все компоненты, принадлежащие перемещаемой серии. Например, если вы перемещаете столбец данных, убедитесь, что заголовок столбца включен. Кроме того, перед перемещением столбца убедитесь, что все значения выделены.

Может потребоваться удалить целые столбцы или строки данных с листа. Такая необходимость может возникнуть, если вам нужно удалить пустые столбцы или строки с рабочего листа или столбцы и строки, содержащие данные. Методы удаления содержимого ячеек были рассмотрены ранее и могут использоваться для удаления ненужных данных. Однако, если вам не нужна пустая строка или столбец в книге, вы можете удалить их, выполнив следующие действия:

  1. Щелкните ячейку A3, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  2. Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
  3. В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить строки листа» (см. , рис. 1.31, ). Это удаляет строку 3 и перемещает все данные (ниже строки 2) на листе на одну строку вверх.

    Сочетания клавиш

    Удаление строк

    • Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и R. Строка с активированной ячейкой будет удалена.
    Рисунок 1.31 Выпадающее меню удаления

  4. Щелкните ячейку C1, наведя указатель мыши на местоположение ячейки и щелкнув левой кнопкой мыши.
  5. Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки» на вкладке «Главная» ленты.
  6. В раскрывающемся меню выберите пункт «Удалить столбцы листа» (см. , рис. 1.31, ). Это удаляет столбец C и сдвигает все данные на листе (справа от столбца B) на один столбец влево.
  7. Сохраните изменения в своей книге, нажав кнопку Сохранить на ленте «Домой»; или выбрав опцию Сохранить в меню Файл.

Сочетания клавиш

Удаление столбцов

  • Нажмите клавишу ALT, а затем по очереди буквы H, D и C. Столбец с активированной ячейкой будет удален.

Обновление навыков

Удаление столбцов и строк

  1. Активируйте любую удаляемую ячейку в строке или столбце.
  2. Щелкните вкладку «Главная» на ленте.
  3. Щелкните стрелку вниз на кнопке «Удалить» в группе «Ячейки».
  4. Нажмите кнопку «Удалить столбцы листа» или «Удалить строки листа».

Основные выводы

  • Заголовки столбцов должны использоваться на листе и должны точно описывать данные, содержащиеся в каждом столбце.
  • Использование символов, таких как знаки доллара, при вводе чисел в рабочий лист может замедлить процесс ввода данных.
  • Рабочие листы должны быть тщательно вычитаны, если данные были введены вручную.
  • Команда «Отменить» — ценный инструмент для восстановления данных, удаленных с рабочего листа.
  • При использовании рабочего листа, который был разработан кем-то другим, внимательно ищите скрытые столбцы или строки.

Адаптировано Барбарой Лейв из серии статей «Как использовать Microsoft Excel: Карьера в практике», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства по запросу первоначального создателя или лицензиата работы и под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

Книг по медицине и наукам о здоровье @ Amazon.com

Как заставить компьютеризированный ввод заказов поставщиков работать — моя первая опубликованная книга, и я надеюсь, что она поможет тем в отрасли, кому нужна конкретная структура для реализации, улучшения и оптимизации своих проектов CPOE. Я надеюсь, что студенты, изучающие информатику, сочтут полученные уроки полезными в своей карьере и что руководители больниц погрузятся в них и поймут важнейшие факторы успеха своих усилий по автоматизации рабочего процесса своего медицинского персонала.Я надеюсь, что вам понравится мой стиль и предупредительные знаки «Ногти на доске». Я хочу, чтобы вы нашли книгу информативной, но при этом легкой для чтения.

Создание компьютеризированного ввода заказа поставщика услуг не является ни научным справочником по медицинской информатике, ни книгой по теории, ни резюме исследований в этой области, а скорее практическим руководством по созданию видения и успешной автоматизации рабочего процесса врачей в медицинских учреждениях. больничная среда.Эта адаптация рабочего процесса — это работа команды, обладающей лидерством, ясным видением, целеустремленностью, целеустремленностью, внешними драйверами, опытом и неустанной работой тех, кто был до нас в этой отрасли, кто проложил путь как успехам, так и неудачам.

На протяжении всей книги автор делится извлеченными уроками и направляет читателя через ранние предупреждающие знаки, которые помогут избежать ловушек. По мере развития систем и изменения нормативной базы возникнут новые проблемы и возможности, с которыми столкнутся те, кто устанавливает автоматизированные рабочие процессы врачей.Тем не менее, в этой книге освещаются и обсуждаются все задействованные принципы, такие как видение, лидерство, управление проектами и управление изменениями, которые всегда необходимо включать для обеспечения успеха проекта. Как таковая, эта книга будет важным справочником для всех, кто участвует в создании или использовании таких систем, от самих врачей и медицинских специалистов, медицинских специалистов по информатике до руководителей систем здравоохранения и других лиц, принимающих решения.

Об авторе

Филип А.Смит, доктор медицины, является сертифицированным семейным врачом, который впервые применил технологии в своей частной медицинской практике в ноябре 1992 года, когда он развернул EMR в своем офисе. В 1997 году он оставил практику, чтобы преследовать свои интересы в этой области, и стал соучредителем компании Cognitive Analysis, Inc. Эта компания, вероятно, была первой в сфере здравоохранения, которая использовала моделирование бизнес-процессов — документирование потока информации, когда пациент осознает потребность в медицинской помощи. забота через завершение и вынесение решения по этой помощи. В 2003 году автор присоединился к Адвентистской системе здравоохранения (AHS, Винтер-Парк, Флорида), одновременно занимая должность вице-президента по медицинским вопросам (а затем главного врача) в больнице Флориды Зефирхиллс (FHZ, бывший медицинский центр Ист-Паско) и в качестве начальника Сотрудник по медицинской информации (CMIO).Он оставил свою должность в FHZ в 2007 году, чтобы полностью посвятить себя CPOE в роли CMIO. Он руководил AHSʼ разработкой и внедрением CPOE, документации для врачей и поддержки принятия клинических решений. Он ввел термин «коммерциализированный CPOE», когда разработал методологию быстрого и масштабного развертывания CPOE для 25 общественных больниц в девяти штатах всего за 27 месяцев. Доктор Смит регулярно выступает на национальном уровне по теме CPOE и управления изменениями, а в последнее время — для Cerner Corporation, Zynx Health, Hewlett-Packard и Denison Consulting.Доктор Смит получил степень бакалавра медицинских наук (хирургия) в Университете Кейс Вестерн Резерв в 1979 году в качестве ассистента врача и степень магистра биологических наук (физиология в 1981 году), а также степень доктора медицины (1983 год) в Государственном университете Райта. в Дейтоне, штат Огайо. В 1986 году он закончил резидентуру по семейной практике в качестве старшего резидента в Университете штата Миссури, Колумбия. Он является членом Американской академии семейных врачей. Он является членом Ассоциации медицинских директоров информационных служб (AMDIS) и Общества медицинской информации и систем управления (HIMSS).

Как проиндексировать книгу

Подготовка индекса

Стандартное требование Wiley — это единый комбинированный указатель предметов и имен. Имена авторов индексируются только в том случае, если обнаруживается предметное обсуждение автора или его работы в тексте. Если вы хотите, чтобы в указатель записывался каждый случай, когда в вашей книге обсуждается работа отдельного человека, обратитесь за одобрением к редактору проекта, так как там может не хватить места.

Специализированные указатели других тем, таких как роды и виды, географические названия (географический справочник), названия лекарств, органические соединения, формулы, случаи и уставы, или первые строки стихов могут быть предоставлены после обсуждения и утверждения редактором вашего проекта.

Если вам нужна помощь в подготовке индекса, обсудите любые проблемы с редактором проекта, чтобы избежать задержки публикации.

Когда и как индексировать

Индексирование может быть выполнено во время подачи рукописи с помощью функции индексации Word:

  • Получите разрешение от вашего контактного лица Wiley на использование этой функции для составления индекса.
  • Вы будете нести ответственность за добавление фактических номеров страниц в пробные оттиски, поскольку индекс, созданный с использованием страниц рукописи Word, не соответствует договорному соглашению об окончательном индексе.

Или, после изготовления пробных отпечатков:

  • Из PDF-файлов. Если из-за исправлений потребуется значительная перегруппировка оттисков страниц, индекс может быть составлен из отредактированных оттисков. Пожалуйста, получите предварительное одобрение вашего контактного лица по управлению контентом Wiley, если вы хотите проиндексировать отредактированные копии страниц.

Длина указателя и сроки

Идеальная длина страницы должна составлять 4-6% от общего числа страниц наборной книги. Например, 300-страничная книга будет иметь законченный наборный указатель из 12-18 страниц, каждая из которых содержит примерно 100 статей и подстатьей.

Для особо насыщенного содержания может быть уместным более длинный указатель, но, пожалуйста, обсудите со своим контактным лицом в Wiley, если это ваше намерение, поскольку могут быть ограничения на интервалы.

Обычно крайний срок подачи указателя составляет три недели с момента получения оттисков.Серьезная задержка публикации может быть вызвана опозданием с указателем.

Для надлежащей подготовки указателя требуется 10–15 часов на 100 страниц набора. Например, книга объемом 300 страниц потребует 30–45 часов подготовки. Пожалуйста, выделите достаточно времени для индексации.

Индексирование полезных советов

  • Прочтите корректуру или рукопись.
  • Составьте список терминов, которые будут появляться.
  • Разделите эти термины на основные статьи и подстатьи.
  • Добавьте номера страниц для каждой значимой ссылки на выбранный термин.
  • Расположите в алфавитном порядке все основные статьи и главные слова подстатьей. Предлоги и артикли не относятся к алфавиту.
  • Удалите повторяющиеся записи, объедините похожие записи (например, формы единственного и множественного числа одного и того же термина) и предоставьте перекрестные ссылки.
  • Определите шаблоны, которые можно развивать дальше (в структуре статей, в виде перекрестных ссылок).
  • Исправьте все остаточные опечатки или стилистические несоответствия между указателем и окончательным текстом вашей книги.
  • Убедитесь, что все перекрестные ссылки «видеть» и «См. Также» указывают на действительную запись, и используют точную формулировку и написание этой записи.
  • Перечислите номера страниц записей в порядке номеров.
  • Поставьте себя на роль читателя. Вы лучше всех знаете текст и аргументы книги; тем не менее, немного отступите от текста и спросите: что ваши читатели будут искать в указателе?
  • Определите наиболее вероятные поисковые запросы. Изучите указатели книг на похожие темы, чтобы определить, что полезно, а что не так полезно для вас как читателя.
  • Обеспечьте постоянный уровень индексации повсюду. Не «переоценивайте» одни части, исключая другие.
  • Индексируйте все важные темы и концепции, включая те, которые прямо не упомянуты в содержании или структуре заголовка.
  • Избегайте перечисления каждого упоминания собственных существительных (людей, мест) только потому, что они были обнаружены при поиске по слову.
  • Различайте мимолетное иллюстративное использование и предметное обсуждение.

Что нельзя индексировать

  • Содержание записей.
  • Предисловие, если оно не содержит существенной информации, не найденной в других местах книги.
  • Имена авторов, если их другая работа не обсуждается подробно в тексте.
  • Примечания, если они не содержат существенной информации.
  • Ссылки, дополнительная литература, библиография или глоссарий.

Стиль

  • Используйте те же стили заглавных букв, орфографии и расстановки переносов, которые использовались в тексте после редактирования.
  • Все записи указателя, кроме имен собственных, должны начинаться с букв нижнего регистра.
  • Когда разные термины или варианты написания одной и той же статьи используются в главах, написанных несколькими авторами, следует выбирать только один вариант и последовательно использовать его во всем указателе.
  • Если хотите, укажите номера страниц, относящиеся к рисункам, выделив их курсивом, а номера страниц, относящиеся к таблицам, — жирным шрифтом. Добавьте объяснение этого использования в примечание в начале указателя.
  • В учебнике для учащихся может быть полезно выделить номер индексной страницы, который соответствует введению или определению ключевого понятия в основном тексте, но это не должно использоваться в сочетании с вышеуказанным соглашением re.таблицы. Объясните использование в примечании в начале указателя.

По алфавиту

Упорядочивайте по алфавиту последовательно по буквам. Или, если вы привыкли составлять указатели с пословной алфавитной системой, вы можете составить указатель в этом стиле.

Буквенная система игнорирует пробелы, дефисы и другие знаки препинания вплоть до запятой, обозначающей инверсию заголовка. Таким образом, записи располагаются в алфавитном порядке в виде одной строки символов (например, «публикации» предшествуют «общественным работам»).

Предлоги и союзы игнорировать, кроме случаев, когда они встречаются в названии или составном существительном (например, в «сигнал-шум»).

Когда статья указателя состоит из прилагательного и существительного, расположение по алфавиту определяется в соответствии с существительным (например, реформа, конституция).

Mc и Mac упорядочиваются по буквам по мере их появления; de и De, van и Van упорядочены как D и V соответственно.

Alphabetize St. как Святой и США как Соединенные Штаты.

Заказывайте записи, начиная с статей на иностранном языке (например, Le или Il) по буквам.

Записи, состоящие только из цифр (например, 80386), перечислены перед буквой A.

Расположите отдельные числа так, как если бы они были написаны по алфавиту. Например, «Даунинг-стрит, 10» будет после «бури».

Записи, состоящие из символов, перечислены после букв (но см. Специальные правила для химических терминов).

Записи указателя

Записи указателя не должны начинаться со статьи (например,грамм. ‘A’ или ‘the’) или предлог (например, ‘in’, ’on’, ’below’).

Основные статьи должны быть как можно более конкретными существительными. Например, «характеристики водорослей» является приемлемым тематическим заголовком в тексте, но читатели вряд ли будут искать информацию о водорослях под абстрактным существительным «характеристики». Правильная запись в указателе — «водоросли, характеристики».

Никогда не используйте прилагательное в качестве словосочетания. Например, прилагательное «абсолютный» само по себе не подходит, но «абсолютная влажность» может быть.

Если в качестве основной записи используется незнакомая аббревиатура или аббревиатура, ее следует указать в следующих скобках, например TCS (Total Conservation Solutions).

Если вы индексируете человека, включайте имя (или хотя бы инициал), даже если в тексте упоминается только фамилия (фамилия). Старайтесь, насколько это возможно, последовательно использовать имена или инициалы в указателе.

Если несколько записей содержат один и тот же ключевой термин, сделайте этот термин основной записью и настройте отдельные записи как подстатьи.

Двойной вход

Двойные записи возникают, когда запись может быть представлена ​​в двух (или более) формах. Общие типы включают:

  • Аббревиатура и полная форма
  • Синонимы или имя и псевдоним
  • Не менее важные части заглавного слова: «разведение, рыба» и «рыбоводство»

Вам НЕ ТРЕБУЕТСЯ двойная запись, если у вас есть два термина для одного и того же понятия (пример: атомно-абсорбционная спектрометрия или AAS). В этом случае просто укажите термин, который, по вашему мнению, читатель, скорее всего, будет искать.

Если вы считаете, что двойная запись была бы полезной, рассмотрите следующий вопрос:

Нужно ли читателю понимать, что между двумя терминами существует связь?

  • Если читателю будет полезно такое понимание, используйте перекрестную ссылку «см.».
  • Если в этом нет необходимости, и если имеется пять или меньше ссылок на страницы и нет подстатьей, то для читателя более полезно перечислить все ссылки на страницы в обоих местах.
  • Перечислить экземпляры любого термина в обоих местах, если различие между ними не имеет смысла.В этом случае вы можете указать альтернативный термин под перекрестной ссылкой «см. Также».

Когда запись встречается как в единственном, так и во множественном числе, объедините их, добавьте букву «s» в скобках и расположите по алфавиту в форме единственного числа.

Если у слова два или более синонима, используйте тот, который читатель скорее всего найдет; не включайте оба, если ссылки на страницы разделены между ними.

Подразделы и подподразделы

Размещайте подстатьи, используя отступ (одна табуляция), а не запускайте их.Это понятнее для читателя, если индекс достаточно сложен или основные записи имеют множество подстатьей.

Подстатьи, как правило, также следует перечислять в алфавитном порядке, игнорируя начальные «маленькие» слова, такие как «и», «at», «by», «in», «of» и «with». Подстатьи — это хронологическое расположение в учебниках истории и биографиях, если это делает развитие темы более понятным для читателя.

Необязательно использовать предлоги для каждой подстатьи, чтобы показать связь с основной записью (‘at,’ ‘in,’ ‘on и т. Д.). Такие предлоги наиболее полезны, когда в противном случае отношения могли бы быть неоднозначными. Если вы используете предлоги, будьте последовательны в похожих записях.

Мы не рекомендуем использовать подстатьи. Но если вы это сделаете, укажите, пожалуйста, дополнительный отступ (две табуляции).

Если возможно, сопоставьте структуру подстатьи, например если вы предоставляете индексные записи для нескольких политиков, проиндексируйте все как:

  • Имя политика
    • купюр передано
    • позиция шкафа
    • колледж
    • первый пост
    • школьных дней

Индексирование перекрестных ссылок

Перекрестные ссылки в указателе используются либо для того, чтобы указать читателю на дополнительную информацию («см. Также») или на другое заглавное слово («см.»).

Перекрестная ссылка, обозначенная словом «увидеть», также не содержит ссылок на страницы: здесь «увидеть» означает, что читатель найдет то, что он ожидал найти здесь, где-то еще в указателе.

Слово «см.» Используется для указания от важной подстатьи под одним заголовком к отдельному главному заголовку. Тип перекрестной ссылки «см.» Полезен для связи между синонимами или акронимами / аббревиатурами и полными формами (но см. «Двойные записи» выше).

Перекрестная ссылка, обозначенная «см. Также», следует за набором ссылок на страницы или же присоединяется к основному заголовку, имеющему подзаголовки.Это говорит читателю, что больше информации можно получить в другом месте.

Для ссылки на подстатью можно использовать форму «см. X под Y», где X — подстать, а Y — основная запись. В качестве альтернативы, чтобы избежать строки перекрестных ссылок, вы можете использовать общий термин (выделенный курсивом), например, см. Под именами отдельных элементов.

Индексные заметки

Примечания обычно представляют собой материал, который является скорее второстепенным, чем центральным по отношению к основному тексту. Их следует индексировать только в том случае, если они содержат существенную информацию.

Ссылки на примечания в указателе должны быть в форме «96n», где 96 — номер страницы.

Если вы хотите проиндексировать контент в заметке, используйте «n.» Плюс номер заметки (например, 96n.3) для одной ссылки или «nn.», Если вы ссылаетесь на несколько заметок, появляющихся на одной странице. (например, 96nn.3, 5, 7).

Нумерация

Номера страниц перечислены в порядке номеров и отделены от их записей и друг от друга запятыми.

Основные записи, за которыми следует длинная строка номеров страниц, заставят читателя выполнить поиск по многим страницам, прежде чем найти необходимую информацию.Хорошее практическое правило — генерировать подстатьи , когда имеется более пяти ссылок на страницы.

Различать непрерывные обсуждения темы на двух или более страницах (когда ссылка на страницу дана в виде одного диапазона: «30–36») и дискретное упоминание темы в отрывке текста (’30, 31, 36 ‘).

Диапазоны страниц всегда следует записывать полностью следующим образом: 16–17, 23–24, 113–114, 129–130, 200–211 и т. Д. Не используйте «ff».’(‘ И следующие страницы ’) дают номера заключительных страниц.

Обратите внимание, что при наборе текста мы будем использовать правило между диапазонами страниц, а не дефис.

Если вы не используете запятую между каждым заглавным словом и его указателем первой страницы, поместите там два символьных пробела.

Если вы обнаружите, что у вас возникает соблазн указать длинный диапазон страниц (‘750–805’), совпадающий со всей главой, или использовать такую ​​форму, как ‘Chapter 7 passim’, это хороший признак того, что вам нужно ввести подстатьи. вместо этого, чтобы прервать обсуждение.

Химические термины

Химические термины сначала располагаются в алфавитном порядке по названию соединения, без учета всех символов префикса, цифр и букв. Не обращайте внимания на круглые и квадратные скобки, окружающие части слов в составных словах. Например, 1,2-диол указан в разделе D., а S-гидрокситриптамин — в разделе H.

.

Если одно и то же соединение встречается несколько раз, но с разными префиксами, эти записи следует отсортировать, расположив префиксы в следующем порядке: курсив, буквы греческого алфавита, прописные буквы, цифры.

Если одно и то же соединение представлено как с префиксом, так и без него, сначала идет соединение без префикса. Например:

  • аминоантрахинон, 512
  • 1-Аминоантрахинон, 514
  • 7-аминоантрахинон, 517

В подсорте подобных соединений префикс имеет приоритет, а числа в теле записи — следующий приоритет. Например:

  • 2-метил-1–1,3-бутадиен, 998
  • 3-метил-1,2-бутадиен, 997
  • 1-Нафтол-3-сульфоновая кислота, 1153
  • 1-Нафтол-4-сульфоновая кислота, 1128
  • 2-Нафтол-1-сульфоновая кислота, 1154

Подача индекса

  1. Одинарный интервал — индекс, оставляя дополнительную строку между каждой буквой алфавита.
  2. Отправьте файл рукописи указателя своему контактному лицу в Wiley в соответствии с предоставленным графиком.
  3. PDF-файл вашего указателя не нужен, если он не содержит каких-либо специальных символов, которые могут быть потеряны при передаче документа Word или другого типа файла.
  4. Укажите список всех специальных символов, которые не будут отображаться в файле.

Дополнительная информация и советы

Вы можете найти полезную дополнительную информацию о том, как индексировать, в следующих сетевых и печатных источниках контента (перечисленных в порядке дат)

  • Американское общество индексирования: http: // www.asindexing.org [бесплатно].
  • Общество индексаторов: http://www.indexers.org.uk/ [бесплатно].
  • Чикагское руководство по стилю: Основное руководство для писателей, редакторов и издателей. 16-е изд. Издательство Чикагского университета. http://www.chicagomanualofstyle.org/home.html [за платным доступом].
  • Бутчер, Дж., 2006. Копирование-редактирование. 4-е изд. Издательство Кембриджского университета.
  • Риттер, Р. М., 2002. Оксфордское руководство по стилю. Издательство Оксфордского университета.
  • Бут, П., 2001. Индексирование: Руководство по передовой практике.Мюнхен: K.G. Саур.
  • BS ISO 999: 1996. Информация и документация: Руководство по содержанию, организации и представлению указателей. http://www.iso.org/iso/iso_catalogue [за платным доступом].
  • Wellisch, H., 1995. Индексирование от А до Я 2-е изд. Нью-Йорк: H.W. Уилсон.
  • Mulvany, NC, 1994. Индексирование книг. Издательство Чикагского университета.
  • Андерсон, доктор медицины, 1985. Индексирование книг. Издательство Кембриджского университета

Как создать формы для ввода данных Excel

Эти инструкции также применимы к Excel 365 и Excel 2019 для ПК.Эти шаги были созданы в другой версии Excel, поэтому интерфейс будет выглядеть по-другому, но шаги такие же.

  1. На выбранном листе выделите необходимое количество столбцов.
  2. Откройте вкладку Tables , нажмите New, нажмите Insert Table with Headers .
  3. Измените заголовки столбцов по умолчанию и при необходимости отрегулируйте ширину столбцов.
  4. Откройте меню Data и щелкните Form…
  5. Форма появится. Количество столбцов в таблице будет соответствовать количеству полей в форме. Заголовки столбцов в таблице будут заголовками полей в форме. Теперь вы готовы вводить записи данных в форму.

Вставка записи

Введите данные в первое поле, перейдите к следующему полю и повторите, пока все поля не будут заполнены. Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить данные и перейти к следующей записи.

В поисках записи

После того, как вы ввели данные, вы можете захотеть найти запись. Для этого щелкните Criteria , введите поисковый запрос в соответствующее поле (например, «Чикаго» в поле города). Щелкните Найти следующий . Первая совпадающая запись появится в форме (записи, отображаемые на листе, не будут отфильтрованы). Щелкните Найти следующий , чтобы просмотреть оставшиеся записи, или щелкните Найти предыдущий , чтобы прокрутить вверх.Вы можете использовать подстановочные знаки, такие как «*» и «?» при поиске записей.

Редактирование записи

После того, как нужная запись отобразится в форме, выберите поле, которое вы хотите изменить, и отредактируйте текст. Нажмите Введите на клавиатуре, чтобы сохранить изменения.

Удаление записи

Когда нужная запись отобразится в форме, щелкните Удалить , затем щелкните ОК .

Создание компьютеризированного ввода заказов для провайдеров | Филип Смит

Филип А.Смит, доктор медицины, является сертифицированным семейным врачом, который впервые применил технологии в своей частной медицинской практике в ноябре 1992 года, когда он развернул EMR в своем офисе. В 1997 году он оставил практику, чтобы преследовать свои интересы в этой области, и стал соучредителем компании Cognitive Analysis, Inc. Эта компания, вероятно, была первой в сфере здравоохранения, которая использовала моделирование бизнес-процессов — документирование потока информации, когда пациент осознает потребность в медицинской помощи. забота через завершение и вынесение решения по этой помощи. В 2003 году автор присоединился к Адвентистской системе здравоохранения (AHS, Винтер-Парк, Флорида), одновременно занимая должность вице-президента по медицинским вопросам (а затем главного врача) в больнице Флориды Зефирхиллс (FHZ, бывший медицинский центр Ист-Паско) и в качестве начальника Сотрудник по медицинской информации (CMIO).Он оставил свою должность в FHZ в 2007 году, чтобы полностью посвятить себя CPOE в роли CMIO. Он руководил AHSʼ разработкой и внедрением CPOE, документации для врачей и поддержки принятия клинических решений. Он ввел термин «коммерциализированный CPOE», когда разработал методологию быстрого и масштабного развертывания CPOE для 25 общественных больниц в девяти штатах всего за 27 месяцев. Доктор Смит регулярно выступает на национальном уровне по теме CPOE и управления изменениями, а в последнее время — для Cerner Corporation, Zynx Health, Hewlett-Packard и Denison Consulting.Доктор Смит получил степень бакалавра медицинских наук (хирургия) в Университете Кейс Вестерн Резерв в 1979 году в качестве ассистента врача и степень магистра биологических наук (физиология в 1981 году), а также степень доктора медицины (1983 год) в Государственном университете Райта. в Дейтоне, штат Огайо. В 1986 году он закончил резидентуру по семейной практике в качестве старшего резидента в Университете штата Миссури, Колумбия. Он является членом Американской академии семейных врачей. Он является членом Ассоциации медицинских директоров информационных служб (AMDIS) и Общества медицинской информации и систем управления (HIMSS).

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *