Закрытие месяца проводки: Полная информация для работы бухгалтера

Закрытие месяца или года в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Для того, чтобы выполнить операцию «Закрытие месяца», вам достаточно будет зайти: “Операции” – раздел “Закрытие периода” – пункт “Закрытие месяца”.

Если не указана организация, либо же в настройках не назначена учетная политика, то вы увидите все доступные пункты, которые только могут быть при данной операции.Также следует отметить, что в одной организации весь набор пунктов не может отображаться, так как выбор вариантов зависит от системы налогообложения, настроек учетной политики и предварительно введенных первичных документов.

Как видно по видео, обработка по закрытию месяца в 1С БП 8.3 содержит четыре блока, которые следует пройти «пройти» по очереди.

Если какой-то документ проведен задним числом, то программа предложит провести перепроведение всех связующих документов до закрытия месяца.

В нижней части окна отображается подсказка по статусам выполненных операций.

Провести закрытие месяца в 1С 8. 3 Бухгалтерия нужно обязательно последней операцией за месяц. Но все же в списке возможных операций вы можете увидеть “Расчет зарплаты и регламентные документы по НДС”, но чаще всего зарплата к закрытию месяца уже посчитана и сведена, поэтому изменять ее перепроведением не стоит. Тоже самое и с формированием книги покупок и продаж.

Также, если “Начисление зарплаты” и “Формирование книг покупок и продаж” за месяц уже были проведены, то пересчитываться и перепроводиться они не будут. Напротив данных операций рядом с галочкой о проведении появится символ-карандаш, который означает, что эта операция могла быть исправлена вручную.

Если же начисление зарплаты еще не было проведено, но оклады работникам установлены, то при проведении закрытия месяца зарплата и взносы будут рассчитаны автоматически на основании окладов. Может быть, когда действительно не надо начислять зарплату за период. В этом случае вам достаточно будет открыть сформированную зарплату и обнулить суммы, либо же предварительно создать пустой документ по начислению зарплаты.

Важно помнить, что пункты, которые отображаются при закрытии месяца, зависят от многих факторов. К примеру, регламентные документы по НДС появляются в конце каждого квартала, а реформация баланса — в декабре. Если у предпринимателя нет основных средств или не надо списывать стоимость амортизации, то данные операции и не будут в этом списке доступных. Если же в предприятии что-то изменится, то и количество пунктов в обработке при закрытии месяца увеличится.

Также есть возможность отменить закрытие месяца. Операции, которые были отмечены как отредактированные вручную, останутся без изменений.

Если по каким-то причинам вы запустили закрытие месяца, а потом его отменили и у вас появилась ошибка, вы можете вызвать контекстное меню и посмотреть, в чем именно ошибка.

Стоит также обратить внимание, что операция по закрытию месяца выполняется в последний день периода, с указанием времени – 23:59:59.

Заметьте, что в пределах первого блока документы проводились независимо друг от друга, но, поскольку один из них был с ошибкой,то дальше закрытие месяца не продолжилось.

В том случае, когда мы решим перепровести прошлые периоды, то корректно проведенные операции изменят свой статус с “Выполнено” на “Необходимо повторить”. Необходимо повторно Закрыть месяц.

Готово — ошибок нет, а при вызове меню по каждому пункту есть возможность посмотреть проводки или расшифровки расчетов.

Видим итоговые проводки, например, по амортизации и износу основных средств.

И можем открыть более информативную справку-расчет.

Для данных справок-расчетов выведена отдельная кнопка

Регламентная операция для перевода ОС в малоценное оборудование в 1С

Регламентная операция для перевода ОС в малоценное оборудование в 1С — БУХ.1С, сайт в помощь бухгалтеру

Новости для бухгалтера, бухучет, налогообложение, отчетность, ФСБУ, прослеживаемость и маркировка, 1С:Бухгалтерия

• Новости
• Статьи
• Вопросы и ответы
• Видео
• Форум

22. 08.2022

---

Мы продолжаем серию «Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8», в которой регулярно рассказываем об изменениях в новых версиях решения, о том, что в них появилось интересного, важного и полезного для бухгалтера.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с версии 3.0.117 добавлена регламентная операция перевода основных средств в малоценное оборудование для включения таких проводок в межотчетный период. Эта регламентная операция добавлена в пятую группу закрытия месяца декабря.

Если организация пересмотрела стоимостной лимит, применяемый для признания основных средств несущественными, то по-прежнему потребуется провести документы

Перевод ОС в малоценное оборудование для объектов, подлежащих переводу. Но теперь эти документы предназначены только для отражения планов, не влияют на отчетность и не создают проводки. Данные этих документов учитываются при выполнении регламентной операции Перевод ОС в малоценное оборудование в декабре, отражаются в межотчетном периоде и влияют только на корректировку остатков следующего года.

Простой интерфейс: меню «Бухгалтерия — Закрытие периода — Закрытие месяца».

Полный интерфейс: меню «Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца».

Всю информацию серии можно найти по тэгу «самое новое в 1С:Бухгалтерии». Или просто следите за нашими новостями!

Темы: самое новое в 1С:Бухгалтерии, 1С:Бухгалтерия 8, основные средства

Рубрика: 1С:Бухгалтерия 8

Подписаться на комментарии

Отправить на почту

Печать

Написать комментарий

«1С:Бухгалтерия 8»: простая настройка прямых затрат в налоговом учете Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: нормирование расходов на ДМС и долгосрочное страхование жизни Выпущена версия 3.0.135.22 конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (ПРОФ, КОРП, базовая) (помощник исключения товаров из системы прослеживаемости и др.) Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: проверка РНПТ сервисом ФНС Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: обновление Монитора основных показателей для руководителя

 

Опросы

Исключение НДФЛ из ЕНС

---

Поддерживаете ли вы идею исключения НДФЛ из ЕНС?

Да, поддерживаю.

Нет, я против. Одно исключение повлечет за собой другие.

Что такое ЕНС?

Мероприятия

1 февраля – 15 мая 2023 года — Конкурс корпоративной автоматизации «1С:Проект года» 26 июня — 2 июля 2023 года — 9-я международная конференция «Решения 1С для корпоративных клиентов»

1C:Лекторий: 25 апреля 2023 года (вторник) — Расчеты с персоналом за первую половину месяца в «1С:ЗКГУ». Серия 1С:Консалтинг для госсектора 1C:Лекторий: 27 апреля 2023 года (четверг, начало в 12:00) — Командировки и другие отсутствия сотрудников с сохранением оплаты на примере «1С:ЗУП 8» (ред. 3)

Все мероприятия

Процесс закрытия месяца: полное руководство

Из всех процессов, которыми занимается финансовый отдел, особого внимания заслуживает процесс закрытия месяца. Если вы работаете в бухгалтерии, вы знаете, что финансовая отчетность, безусловно, имеет значение, но не менее важными являются последовательные и актуальные записи, чтобы никакие счета-фактуры, квитанции или другая важная документация не были забыты.

Бухгалтерские группы должны проверять ежемесячный процесс закрытия, составлять контрольный список задач, чтобы убедиться, что он проходит гладко и правильно, следовать передовым методам и использовать доступные им программные инструменты. Это руководство призвано помочь вам начать это путешествие.

Что такое конец месяца?

Закрытие месяца — это учетный процесс сбора и регистрации всей информации о финансовых транзакциях для проверки, сверки и отчетности в конце каждого месяца. Компании заботятся о ежемесячной подаче финансовой отчетности, потому что это помогает поддерживать здоровый денежный поток, облегчает финансовое планирование, помогает в принятии стратегических бизнес-решений и измеряет прогресс в достижении долгосрочных целей.

В конце каждого месяца компании часто закрывают свои бухгалтерские книги, чтобы записи были зафиксированы. Эта задача, известная как процесс закрытия месяца, приводит к:

• Надежная и точная система учета
• Более обоснованные бизнес-решения
• Более четкое представление о финансовом состоянии вашей компании
• Упрощение финансового аудита
• Упрощенная налоговая декларация

В конце каждого месяца вы можете быть уверены, что все транзакции были полностью выполнены до или после закрытия и что ваш баланс на конец месяца точен и актуален. Полностью заполненный набор финансовых показателей за предыдущий месяц также может быть использован в качестве основы для бизнес-решений в следующем месяце, поскольку заключительный период выявляет области, в которых вы можете улучшить.

Другими словами, вы делаете полный обзор финансовой деятельности и показателей за весь этот месяц и уверены, что записи за этот месяц вряд ли изменятся в будущем. Точная информация, которую вы «закрываете» здесь, включает в себя:

• Бухгалтерские балансы , которые требуют сертификации и гарантии отсутствия расхождений.
• Внутрифирменная торговля и все сделки, которые вы совершаете с другими компаниями.
• Повторяющиеся записи журнала , который необходимо проверить, утвердить и опубликовать.
• Полный контрольный список , о котором мы поговорим позже.

Другие соответствующие документы включают не введенные счета-фактуры, выписки по банковским или кредитным картам, ипотечные записи и страховые счета. Сбор данных, безусловно, является важной частью процесса, и часть информации, которую необходимо собрать, включает:

• Общий доход банковских счетов
• Финансовые отчеты и балансы
• Основные средства и уровни запасов
• Информация о банковском счете
• Доходы и расходы
• Мелкая касса
• Данные главной книги

Точный подход к процессу закрытия месяца зависит от типа бизнеса и конкретной методологии учета.

А некоторые фирмы практикуют годовую версию, известную как закрытие года.

Процесс закрытия месяца, подлежащий рассмотрению, представляет собой корректировку проводок для корректировки счетов за закрытый период. Это также известно как «от записи к отчету».

Узнайте, как преодолеть проблемы с доступом к Интернету, оптимизировав процесс закупок
для современных реалий бизнеса.

Этапы процесса закрытия месяца

Финансовое закрытие не должно быть головной болью для группы бухгалтеров. Следование правильному набору шагов при работе с финансовыми отчетами в конце каждого месяца окажет положительное влияние на организацию в целом.

1.

Сбор информации

Закрытие книг — задача, требующая большого объема данных. Начните со сбора различных данных, касающихся рассматриваемого отчетного периода:

• Инвентаризация
• Счета отчета о прибылях и убытках
• Начисленные расходы
• Главная книга

Всегда ведите учет ежедневных операционных транзакций, в идеале в момент их совершения, а не ждите до конца месяца.

2.

Объединение частей бухгалтерского учета

Системы бухгалтерского учета не являются однородными объектами; они обычно входят в модули, охватывающие определенные цели, такие как отдел кредиторской и дебиторской задолженности. Частью процесса закрытия является согласование всех этих компонентов вместе.

Убедитесь, что баланс кредиторской задолженности, например, соответствует главной книге. С этой целью систематизируйте квитанции и записывайте все свои покупки. Перепроверьте свои записи на этом этапе, чтобы убедиться, что все оплачено.

Для записей дебиторской задолженности просмотрите все источники доходов от кредитов до платежей по счетам. Клиент еще не завершил платеж или вы забыли отправить счет? Разберитесь с этими записями до конца месяца.

3.

Согласование счетов

Согласование всех ваших счетов является основным этапом закрытия. Сверяйте выписки со своего счета с квитанциями, банковскими формами и другими внешними записями. Счета, которые нуждаются в такой обработке:

• Наличные, чековые и сберегательные счета
• Предоплаченные счета
• Прочие балансовые счета
• Мелкая касса

Сначала выверяйте свои денежные счета, которые легче обработать, поскольку расхождения и ошибки очевидны, когда вы имеете дело с наличными. Этот шаг также позволяет вам узнать, сколько денег у вас есть в наличии в качестве бизнеса.

Затем перейдите к сверке балансовых счетов. Не забудьте также просмотреть счета доходов и расходов, чтобы убедиться, что все записи отражены точно.

4.

Учет инвентарных запасов и основных средств

Не все ценности в организации могут быть переведены в денежную сумму. Основные средства, которые могут включать в себя оборудование, имущество и транспортные средства, повышают долгосрочную ценность вашего бизнеса. Имейте в виду, что со временем они могут обесцениться.

Аналогичным образом выполняйте инвентаризацию каждый месяц в рамках закрытия. Вы нуждаетесь в пополнении запасов. Если да, то сколько? Являются ли какие-либо товары скоропортящимися или требуют замены?

5.

Составление финансовой отчетности

Следующим шагом после обновления главной книги является подготовка финансовой отчетности, которую можно выполнить либо с помощью скомпилированных данных в электронной таблице, либо с помощью средств автоматизации. Темы, охватываемые этими документами, обычно представляют собой сводку главной бухгалтерской книги, отчетов о прибылях и убытках и балансовых отчетов.

Простой просмотр ваших финансовых отчетов может дать вам представление о том, что вы покупаете и получаете ли вы надлежащую отдачу от своих инвестиций. Они также являются показателем перерасхода средств и других бюджетных проблем.

Не менее важно систематизировать отчеты, чтобы не искать их в последние дни месяца. Большинство форм программного обеспечения для бухгалтерского учета имеют встроенные функции для этой цели.

6.

Окончательный обзор

Вся соответствующая документация отправляется на рассмотрение высшему руководству. Лицо, просматривающее закрывающие документы, до этого момента напрямую не связано с процессом закрытия и имеет возможность взглянуть на все свежим взглядом.

Закрытие месяца заканчивается, когда предыдущий месяц зафиксирован и в нем не регистрируются новые транзакции.

7.

Подготовка к следующему закрытию

Чему вы научились в ходе этого процесса и что вы можете применить, чтобы облегчить следующий месяц? Когда в следующем месяце вы начнете с чистого листа, посвятите себя составлению финансового календаря, чтобы не отставать от бухгалтерских книг. Запишите сроки для:

• Сбор всех транзакций
• Получение и запись новых отчетов
• Проводка всех доходов и расходов
• Общий график корректировки бухгалтерской книги

Сообщите о своих планах другим членам команды, участвующим в процессе закрытия месяца, чтобы привлечь всех к участию. Вы можете настроить календарь с течением времени, чтобы он соответствовал вашему расписанию.

Контрольный список закрытия месяца

Роль финансового учета выходит за рамки только транзакций, охватывая доходы наличными, банковские кредиты, сберегательные счета, ежемесячные расходы и другие важные части, которые влияют на всю организацию. Как убедиться, что вы ничего не пропустили? Неуместный счет или выписка могут привести к любопытным потерям, которые вы не сможете учесть.

При проведении процесса закрытия месяца следуйте шагам из контрольного списка закрытия месяца:

• Денежные средства: Скорректируйте любые непогашенные чеки или депозиты до тех пор, пока ваш конечный остаток денежных средств не будет соответствовать тому, что указано в банковской выписке. Внесите любые недепонированные средства за предыдущий месяц.
• Запасы и основные средства: Надлежащим образом документировать амортизируемую стоимость и устаревшие/просроченные запасы.
• Кредиторская и дебиторская задолженность: Ищите незадействованные кредиты или просроченные остатки для списания.
• Векселя к оплате в банке: Рассмотрите графики амортизации и надлежащим образом задокументируйте стоимость ежемесячных процентов.
• Внутригрупповые счета: Кредиторская и дебиторская задолженность должны совпадать между обоими предприятиями. Также проверьте наличие предоплаты.
• Начисленный отпуск и фонд заработной платы: Для возмещения расходов работникам.
• Начисленные налоги: Включая те, которые относятся к имуществу, продажам и фонду заработной платы.
• Расходы: Включая расходные материалы и расходы на техническое обслуживание.

Этот контрольный список можно не заполнять по порядку. На самом деле некоторые задачи могут быть делегированы другому отделу. Выявление зависимостей между задачами неизбежно станет дополнительным шагом для крупных организаций.

Передовой опыт

Помимо составленного плана и контрольного списка, давайте рассмотрим некоторые передовые методы, чтобы сделать этот важный бизнес-процесс максимально гладким.

• Никогда не жертвуйте точностью ради скорости: Закрытие бухгалтерских книг может занять много времени, но данные, с которыми вы работаете, отразятся на ваших будущих бизнес-решениях. Управляйте своими ожиданиями соответствующим образом, не торопясь с работой и случайно не пропуская важные утверждения или записи. Хорошее эмпирическое правило — планировать завершение процесса через 10 дней после окончания месяца.
• Но не забывайте правильно распоряжаться своим временем: Эффективность имеет значение в бухгалтерии. Если у вас назначена дата закрытия, посвятите себя тому, чтобы встретить ее в меру своих возможностей. Обсудите с членами команды реалистичные сроки и правильно общайтесь, чтобы избежать задержек.
• Медленно учитесь на ошибках: Вы закрываетесь в конце каждого месяца, поэтому всегда есть еще один шанс исправить неудачи, замеченные в предыдущем месяце. Новым бухгалтерам потребуется некоторое время, чтобы ознакомиться с соответствующими инструментами и программным обеспечением, и им следует воспользоваться любыми доступными учебными программами.
• Наладьте отношения с другими командами, даже не занимающимися финансами: Если больше людей узнают о том, что вы делаете, другие отделы могут помочь предоставить необходимые финансовые данные и понять, куда идут усилия. Высшее руководство особенно должно иметь представление о ваших целях.
• Воспользуйтесь преимуществами автоматизации: Технология значительно упростила бухгалтерские задачи. Программные инструменты можно использовать для сбора данных и быстрого выполнения расчетов без риска человеческой ошибки, помимо других оптимизаций.

Подробнее об автоматизации в бухгалтерском пространстве и процессе закрытия месяца мы поговорим позже. Но независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом или новым бухгалтером, берущим на себя задачу закрытия счетов, помните об этих методах, которые помогут вам сразу же взяться за дело.

Подводные камни и проблемы

Эта процедура бухгалтерского учета не лишена проблем. Одной из самых вопиющих проблем, хорошо известных бизнес-администраторам, является неэффективность сбора всей необходимой информации.

Проблема здесь в том, что финансовые данные поступают из нескольких разрозненных источников, и после извлечения бухгалтеры должны очистить их и преобразовать в согласованный формат. Необходимость создавать несколько электронных таблиц для трудоемкой очистки данных замедляет процесс и увеличивает административные расходы.

Еще одним узким местом является координация работы всех отделов, занимающихся финансовыми данными. Крупным предприятиям особенно приходится иметь дело со сложными взаимозависимостями, которые в последние несколько дней месяца представляют собой беспорядок, который нужно распутать. Как вы гарантируете, что не отстаете и не теряете место в контрольном списке?

Эта трудоемкая работа отнимает рабочее время, которое можно было бы потратить на более полезные приложения, такие как управление рисками, администрирование внутреннего контроля и анализ производительности.

Поиск решения с помощью инструментов автоматизации

Сегодняшнее программное обеспечение для бухгалтерского учета более чем способно ускорить выполнение многих утомительных задач, связанных с закрытием месяца, включая сбор данных бухгалтерского учета, подготовку отчетов и обеспечение того, чтобы все было подшито и отчитано. к дате закрытия. Преимущества использования этих решений многочисленны.

Меньше ручного труда

Устранение ручного ввода данных обычно является первым преимуществом, на которое рассчитывают бухгалтеры, но преимущество здесь выходит за рамки этого.

Некоторые задачи должны быть запланированы в соответствии с датой или временем или должны запускаться зависимостями. Благодаря автоматизации не нужно будет постоянно контролировать каждую задачу и уведомлять ответственных лиц о следующих шагах.

Технологии также можно использовать для стандартизации сверки счетов и автоматизации создания и обработки тысяч журнальных записей, с которыми неизбежно приходится иметь дело предприятиям.

Улучшенная видимость

Вернитесь к контрольному списку закрытия месяца. Каждый элемент в списке часто выполняется в отдельной электронной таблице отдельными лицами, относящимися к их отделам. Когда они выполняются традиционным способом, эти задачи невидимы для более широкой финансовой службы, и может быть сложно интегрировать работу с процессом закрытия месяца в целом.

Даже более крупные организации борются с фрагментацией и координацией финансовой работы в масштабах всей компании, поскольку они разбросаны по разным географическим точкам. Разочарование усугубляется большим количеством взаимозависимостей, которые необходимо учитывать.

Цель программного обеспечения для бухгалтерского учета — создать единую цифровую среду, в которой каждая команда может совместно работать над выполнением контрольного списка. Панели мониторинга и уведомления дополнительно отслеживают прогресс в режиме реального времени и дают руководству представление о том, что делать дальше. Этот уровень видимости гарантирует, что все находятся на одной странице и что проблемы выявляются до того, как они станут серьезными проблемами.

Упрощенный аудит

Программное обеспечение легко записывает действия по закрытию, кто их выполнял и в какое время, что приводит к удобному журналу аудита. Специалисты по бухгалтерскому учету могут убедиться, что соблюдаются передовые методы, и могут проследить ответственность в случае совершения ошибок.

Более совершенный подход к бухгалтерскому учету

Крупные проблемы в процессе закрытия месяца могут указывать на основные проблемы с подходом вашего бизнеса к бухгалтерскому учету. Например, если группа по работе с кредиторской задолженностью не сможет вовремя принять участие в процессе закупок, ей придется наверстать упущенное в конце месяца, чтобы выплатить все пропущенные платежи и дважды проверить накопившиеся документы и счета-фактуры.

Программное обеспечение для автоматизации дает этим командам информацию о финансовой деятельности всей фирмы, давая им возможность внести свой вклад в принятие решений о закупках на раннем этапе.

4 причины, по которым процесс закрытия месяца неэффективен

1. Библиотека ресурсов
2. Общие финансы и бухгалтерский учет

• 9 сентября 2022 г.
• • 9 минут чтения

Закрытие месяца — это процесс учета, который приводит к закрытию бухгалтерских книг за отчетный период.

Этот процесс известен своей громоздкостью, так как многим группам бухгалтеров не хватает систем и инструментов для плавного управления этими рабочими процессами. Но это не обязательно так. Вот как.

• Твитнуть эту статью
• Поделитесь этой статьей на Facebook
• Поделитесь этой статьей в LinkedIn
• Поделитесь этой статьей

Закрытие месяца — один из самых важных процессов бухгалтерского учета для предприятий любого размера. Но только потому, что это жизненно важно, не означает, что это всегда делается хорошо.

Это проблематично, потому что, когда дело доходит до закрытия месяца, правильное эффективное и точное имеет решающее значение.

Во многих случаях группам бухгалтеров, к сожалению, не хватает координации, автоматизации и возможностей управления данными, которые обеспечивают плавное завершение бухгалтерского учета. Неорганизованный процесс ежемесячного закрытия негативно сказывается на принятии решений, составлении бюджета и прогнозировании.

Но вам не обязательно мириться с хаосом. Вы можете сделать процесс закрытия месяца более управляемым и точным, сосредоточившись на:

• Процедуры управления данными и обмена ими
• Координация команды
• Документация по процессам и
• Автоматизация и интеграция

В этой статье мы рассмотрим важность оптимизированного ежемесячного процесса закрытия, выделим, где возникают проблемы для бухгалтерских групп. , и предлагаем пять лучших практик для более плавного закрытия бухгалтерского учета.

Перейти к разделу:

• Закрытие месяца в конце
• Этапы процесса закрытия месяца
• Почему скорость и точность важны в процессе закрытия месяца
• Проблемы закрытия месяца
• Передовой опыт закрытия месяца
• Как программное обеспечение для автоматизации дополненной реальности оптимизирует закрытие месяца

Что такое закрытие месяца?

Закрытие месяца, также известное как «финансовое закрытие», представляет собой процесс бухгалтерского учета, который приводит к закрытию бухгалтерских книг за предыдущий месяц.

Целью этого процесса является подготовка финансовых отчетов, которые руководители компаний и другие заинтересованные стороны могут использовать для анализа тенденций, сравнения различных отчетных периодов, составления бюджетов, оценки ключевых показателей эффективности (KPI) и принимать стратегические бизнес-решения.

В общем, процесс закрытия месяца — это то, что помогает вам составить достоверную картину финансового состояния вашей компании.

Каковы этапы процесса закрытия месяца?

Для закрытия месяца отдел бухгалтерии выполнит ряд задач, в том числе:

• Идентификация, запись и проводка операций
• Создание нескорректированного пробного баланса (баланс счетов главной книги до окончательных корректировок было сделано)
• Сверка дебета и кредита
• Завершение сверки счетов
• Корректировка записей журнала
• Создание скорректированного пробного баланса (конечное сальдо всех счетов после внесения окончательных корректировок) и подготовка финансовых отчетов
• Закрытие книг для составления отчета о прибылях и убытках счета обнуляются

Процесс закрытия месяца несколько сложнее для компаний с несколькими дочерними компаниями, например, для сети хозяйственных магазинов, которой принадлежат несколько специализированных строительных магазинов.

В этих случаях ежемесячное закрытие может также включать такие задачи, как консолидация нескольких финансовых отчетов и анализ исключений внутри компании.

Почему для вашего бизнеса важно быстрое и точное закрытие месяца

Закрытие месяца важно, потому что оно позволяет вам составлять финансовые отчеты, необходимые для анализа и принятия решений. Любые задержки с завершением ежемесячного закрытия могут негативно сказаться на способности вашего бизнеса выполнять важные функции, такие как составление бюджета и прогнозирование.

Процесс закрытия бухгалтерского учета также дает полное представление о финансовом положении вашего бизнеса всем, кто в этом нуждается. Эти финансовые отчеты требуются всем, от инвесторов, кредиторов до государственных регулирующих органов, поэтому важно избегать любой возможности ошибки.

4 частые проблемы в процессе закрытия месяца

Для многих организаций процесс закрытия месяца является стрессовым и трудоемким. Вот четыре распространенные проблемы, которые могут помешать вашему бухгалтерскому отделу работать как хорошо смазанная машина:

1. Ручная работа вызывает ошибки

В конце месяца бухгалтеры сталкиваются со строгими сроками, усугубляемыми тем, что им приходится выполнять повторяющиеся ручные задачи для учета всех транзакций.

Без автоматизированных процессов группы бухгалтеров каждый месяц тратят много времени на ввод данных и двойную (и тройную) проверку на наличие ошибок в расчетах. Это усугубляет нагрузку на перегруженную команду бухгалтеров, что приводит к нежелательным ошибкам.

Суть такова: чем больше ваш процесс закрытия месяца зависит от ручного ввода данных, тем больше вероятность появления ошибок в ваших финансовых отчетах.

2. Ваши методы управления данными устарели или не связаны друг с другом

Финансовые данные компании обычно хранятся в нескольких местах, таких как программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP), бухгалтерское программное обеспечение и банковские выписки. Для многих финансовых команд эти данные, как правило, хранятся в нескольких электронных таблицах.

Без интеграций, которые связывают данные между вашими системами, вашей команде бухгалтеров может быть сложно — и фактически совершенно хаотично — собирать и находить правильные значения, которые им нужны.

Даже после того, как ваша бухгалтерия обобщит эти данные, скорее всего, им все равно придется их форматировать, находить и исправлять любые ошибки и заполнять недостающую информацию. Все это создает ненужные шаги в процессе закрытия месяца, задерживая вашу способность закрыть книги.

3. Вы не определили четкие роли для своей команды

Чтобы конец месяца прошел гладко, все члены вашей бухгалтерской группы должны знать, какую роль они играют, и иметь необходимую им поддержку.

Если вы не создадите эти дорожки для членов вашей команды с самого начала, они могут запутаться в том, какие задачи им нужно выполнять, и в конечном итоге повторять работу без необходимости.

Без надлежащей поддержки для оптимизации рабочих процессов в конце месяца ваша команда может чувствовать разочарование, стресс и неудовлетворенность. И работа в такой среде приводит только к большему количеству ошибок и срыву сроков.

4. Вы не систематизировали и не задокументировали свои процессы

В некоторых компаниях процесс закрытия месяца выполняется «как мы всегда это делали» без четко документированного плана или протоколов. Это более вероятно в компаниях с небольшими группами бухгалтеров, где срочность документации не была такой сильной.

Но хранение важных знаний в голове, а не на бумаге, не поможет бизнесу в долгосрочной перспективе.

Если на вашем рабочем месте обстоит именно так, скорее всего, отсутствие систематизированного документированного процесса приводит к путанице в рабочих процессах, откладыванию задач на последнюю минуту, частым ошибкам и общему замешательству и разочарованию.

5 передовых методов оптимизации процесса закрытия месяца

При наличии правильных процедур, документации и инструментов ваше ежемесячное закрытие может превратиться из напряженного и хаотичного в простое и последовательное. Последовательность является ключом здесь, чтобы вы могли убедиться, что вы каждый раз правильно получаете свои финансовые отчеты.

Вот пять рекомендаций, которым следуют успешные команды бухгалтеров для эффективного и точного закрытия:

1. Интегрируйте свои системы и централизуйте данные завершить их конец месяца закрыть. Компании часто имеют отдельные программные системы для управления этими различными функциями. Чтобы свести к минимуму работу по поиску данных, полезно интегрировать как можно больше таких систем.

Определите, какая система должна быть единственным источником достоверной информации для вашей команды (для многих финансовых отделов это их система планирования ресурсов предприятия), и убедитесь, что вы передаете туда данные (например, неоплаченные счета и входящие платежи) из других ваших систем.

Подумайте, как можно снизить зависимость от электронных таблиц, используя такие инструменты, как хранилища данных.

2. Автоматизация рабочих процессов

Сокращение ручного ввода данных и увеличение автоматизации там, где это возможно, являются ключевыми стратегиями для упрощения процесса закрытия месяца.

Одним из примеров этого является интегрированное программное обеспечение для платежей , которое позволяет вам обрабатывать платежи непосредственно из вашей системы учета. Это означает, что вы можете автоматически проводить входящие денежные средства по соответствующим счетам-фактурам по мере их поступления, избавляя вас от необходимости делать это в конце месяца.

Это сокращает не только ручную работу, которую приходится выполнять вашей команде, но и количество ошибок, узких мест и задержек в финансовом закрытии.

3. Создание четкой документации

Систематизация закрытия месяца путем создания протокола или контрольного списка может помочь вашей команде правильно документировать всю информацию.

Например, вы можете задокументировать, как ваша команда должна создавать записи журнала, убедившись, что они включают:

• Тип транзакции
• Дата ее выполнения
• Сумма транзакции
• Описание транзакции
• Идентификационный номер журнала

Обязательно разработайте стандартную операционную процедуру (СОП) для своей финансовой команды, которая включает подробные инструкции для всех этапов процесса ежемесячного закрытия, включая сроки и ответственную сторону для каждого этапа.

Письменная документация, доступная для всех, помогает поддерживать бесперебойную работу процесса и формирует ожидания для каждого члена команды. Когда возникают проблемы, СОП может указать, кто должен решать проблему и какие действия они должны предпринять.

4. Расставьте приоритеты в совместной работе

Ваша команда бухгалтеров должна работать синхронно, чтобы обеспечить эффективное и своевременное выполнение всех частей процесса закрытия месяца. Особенно с учетом того, что во многих командах удаленных работника в наши дни важно внедрить процессы и инструменты для совместной работы , чтобы все были в курсе того, какие задачи выполнены и что осталось сделать.

Назначьте на конец месяца «владельца» — в идеале вашего контролера — ответственного за координацию всех его движущихся частей.

5. Используйте методы непрерывного учета

Методы непрерывного учета, также называемые непрерывным закрытием, распределяют рабочую нагрузку процесса закрытия месяца на весь месяц. Вместо того, чтобы ждать конца месяца, чтобы публиковать записи в журнале или проводить сверку счетов, члены команды могут вместо этого делать это ежедневно по мере их возникновения.

Постоянное обновление главной бухгалтерской книги позволяет вашей команде выполнять «мягкое закрытие» в любой день месяца, чтобы получить моментальный снимок текущего финансового состояния компании. Этот метод также снижает нагрузку на группу бухгалтеров во время «жесткого закрытия» в конце месяца.

Как программное обеспечение для автоматизации работы с дебиторской задолженностью может помочь облегчить закрытие месяца

Использование современного бухгалтерского программного обеспечения, которое глубоко интегрируется с вашей ERP или системой финансового управления , может существенно улучшить процесс закрытия месяца. В сочетании с непрерывной практикой бухгалтерского учета программное обеспечение для автоматизации может превратить финансовое закрытие из сложного и утомительного процесса в относительно простой.

Дебиторская задолженность — это область, на которой финансовые группы должны особенно сосредоточиться при поиске улучшений в процессе закрытия месяца. AR — это область, в которой обычно используются ручные неэффективные процессы, поскольку ей не уделяется много внимания. 69% финансовых директоров признают, что они отдали предпочтение другим отделам, а не дополненной реальности для оцифровки.

Задачи, связанные с AR, которые включают в себя много ручной работы для бухгалтеров в конце месяца, включают:

• Рассылку любых оставшихся счетов-фактур
• Звонки и электронные письма клиентам, чтобы узнать о неоплаченных счетах
• Применение скидок и кредитов
• Обработка просроченных платежей по счетам
• Просмотр всех транзакций за месяц и применение их к правильным счетам (особенно трудоемкий, если уведомление о денежном переводе

С помощью Versapay бухгалтерские группы могут сопоставлять платежи со счетами и автоматически размещать их в своей ERP по мере их поступления, что экономит время и избавляет от необходимости делать это в конце месяца. . С помощью инструментов Versapay для совместной работы сотрудники бухгалтерии также могут лучше координировать свои действия с клиентами по просроченным счетам и способы оплаты.

Сокращение времени, необходимого для закрытия ежемесячных отчетов, дает вашему бухгалтерскому отделу больше времени для стратегической работы и профессионального развития.

Узнайте, как автоматизировать ручную работу с дополненной реальностью, уменьшить количество ошибок и улучшить качество платежей ваших клиентов с помощью решения Versapay для совместной автоматизации дополненной реальности .

Об авторе

Кэти Густафсон

Кэтрин Густафсон — писатель-фрилансер, специализирующийся на контенте для тех, кто стремится к изменениям, таких как технологические новаторы, дальновидные некоммерческие организации и масштабные стартапы. Она является автором книги об инновациях в области экологичных продуктов питания, ее статьи публиковались, среди прочего, в Slate, TechCrunch, Business Insider и Forbes.