Кассовый ордер приходный заполнение – Как заполнять приходно-кассовый ордер, с образцом для заполнения

Приходный кассовый ордер: понятие, порядок заполнения, образец

Одним из важных документов первичной учетной документации среди кассовых операций является кассовый приходный ордер или, как его еще называют, форма КО-1. С его помощью реализуется прием поступающих в кассу предприятия средств. Главной задачей бухгалтера при этом становится правильное заполнение кассового приходного ордера.

Особенности приходного кассового ордера

В первую очередь, отметим, что документ может быть подписан как главным бухгалтером, также и уполномоченным лицом. Заполняться ордер может только штатным или главным бухгалтером. Если в организации отсутствует бухгалтер, то заполнять ордер потребуется руководителю. Документ выглядит следующим образом:

Рассмотрим основные особенности, которыми обладает данный документ:

  1. Приходный ордер состоит из двух элементов. Первая часть представляет собою непосредственно сам ордер, а вторая – отрывную квитанцию.
  2. Кассовая книга может не вестись индивидуальными предпринимателями. Для ООО же ведение этого документа обязательно.
  3. Приходный ордер может создаваться от руки либо в печатном формате, это не имеет принципиального значения.
  4. Для его заверения необходимо применять специальную печать или штамп, содержащий информацию о реквизитах предприятия.
  5. Для проверки подписей, указанных в документе, кассир должен иметь свободный доступ к образцам подписей всех лиц, подписавших документ.
  6. При заполнении приходного ордера не допускаются помарки или исправления. В случае допущения таковых весь документ целиком придется переписать.
  7. После того как ордер будет правильно и начисто заполнен, факт его регистрации вносят в регистрационный журнал приходных и расходных кассовых документов, соответствующий форме N КО-3.

Как правило, бланк приходного кассового ордера изготавливается в единственном экземпляре бухгалтером организации. Заполненный и зарегистрированный ордер организация оставляет у себя, а квитанцию, которую прилагают к оплате, отдает лицу, сдавшему деньги.

Последовательность заполнения приходного кассового ордера

Для того чтобы безошибочно заполнить приходный кассовый ордер, необходимо заполнять его последовательно, начиная с верхних строк и заканчивая нижними полями. Сначала заполняется сам кассовый ордер, после этого вносится вся необходимая информация в квитанцию. Вот образец заполнения приходного кассового ордера:

Рассмотрим более подробно последовательность заполнения ордера:

  1. Заполнение начинается с вводной строки. Здесь необходимо указывать полное наименование организации, а еще название её структурного подразделения. В случае если структурного подразделения нет, в графе ничего указывать не нужно. Также необходимо написать код ОКПО.
  2. Графа «Коды» заполняется в соответствии с данными Госкомстата. Графа «Номер документа» заполняется в соответствии со следующей далее цифрой в журнале регистраций. Обратите внимание, что все регистрируемые кассовые документы нумеруются по порядку от начала года.
  3. Дата составления. Здесь важна последовательность: сначала пишем день, затем месяц и год. Все данные заполняются арабскими цифрами. Если необходимо вписать однозначную цифру, то она прописывается вместе с нулем, например, 01.03.2016. Указываемая дата должна соответствовать оприходованию денег.
  4. Дебет. Здесь потребуется указать номер счета, на который поступают средства.
  5. Кредит. Графы с информацией по кредитам заполняются только ООО в соответствии с их бухгалтерским учетом. ИП эти графы могут не заполнять, т.к. бухгалтерского учета они не ведут.
  6. Код целевого назначения заполняют исключительно в том случае, если организация применяет такую систему кодирования.
  7. Далее переходим к квитанции. Здесь вначале заполняется графа «Принято от». В неё вписывают либо ФИО того, кто вносил деньги, либо полное наименование организации, если деньги поступили от неё.
  8. Основание. Графа основание заполняется указанием источника поступления средств с отражением содержания финансовой операции.
  9. Сумма. Тут необходимо написать принятую сумму цифрами и прописью. Как правило, указываются и рубли, и копейки.
  10. Строка «в том числе» заполняется информацией об НДС. Если НДС включен, то нужно указать сумму, если нет – прописать, что НДС отсутствует.

Последняя информация, указываемая в ордере, это «Приложение». Здесь потребуется перечислить по порядку все документы, прилагаемые к ордеру, в том числе и квитанцию.

Видео: Для чего нужен приходно-кассовый ордер?

Можно ли успешно вести документооборот кассы предприятия, не используя при этом приходный кассовый ордер? Для чего нужен ПКО? Попробуем разобраться в этих вопросах со специалистом по финансам:

Итак, индивидуальный предприниматель может не вести документ, а вот ООО – обязаны это делать. При этом стоит помнить, что перед сдачей в кассу ордер проходит повторную проверку на предмет правильности заполнения всех граф.

moyaidea.ru

Приходный кассовый ордер: порядок заполнения :: SYL.ru

Где применяется ПКО

Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций – расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.

Бланк ПКО

Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88. Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом. Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО. Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.

Порядок заполнения ПКО

Заполнению ПКО стоит уделить особое внимание, ведь кассир несет материальную ответственность за содержимое кассы и достоверность документов, которые подписывает. Так же тщательно приходный кассовый ордер проверяет главный бухгалтер предприятия, т. к. при некорректном заполнении корреспонденции счетов контрагентов ошибка отражается во всех регистрах бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Заполнение ПКО происходит поэтапно, с первой строки бланка, в следующей последовательности.

Пошаговая инструкция заполнения ПКО

  1. Наименование организации. В данной строке указывается правовая форма предприятия и его наименование, которое должно соответствовать данным ЕГРЮЛ в полном или сокращенном виде. Структурное подразделение организации прописывается в случае его наличия, иначе ставится прочерк.
  2. Порядковый номер документа заносится в соответствии с журналом регистрации ПКО, который формируется с начала календарного года.
  3. В графу дата вписывается число фактического прихода средств, формат записи стандартный для документов ДД. ММ. ГГГГ.
  4. Ячейки для указания корреспондирующих счетов могут быть заполнены не кассиром, а бухгалтером, который производит дальнейшее отражение данной информации по счетам и регистрам бухгалтерского учета. В строке «Дебет» отражается счет 50 «Касса», возможно использование валютной кассы или аналитического субсчета, прописанного в учетной политике предприятия. Для заполнения строки «Кредит» необходимо знать источник поступления средств.
  5. Сумма, полученная в кассу, прописывается цифрами с указанием копеек.
  6. Следующая графа заполняется в случае использования на предприятии кодов назначения; если данная информация не прописана в учетной политике, то ставится прочерк.
  7. Далее прописывается, от кого принята указанная сумма. При внесении средств сотрудником компании записывается его фамилия и инициалы; если сумму вносит физическое лицо, представляющее стороннюю фирму, то необходимо указывать полное название организации контрагента, а данные физического лица и номер его доверенности можно указать в приложении.
  8. Основанием для поступления наличных средств может быть договор с контрагентом, распоряжение руководителя организации, авансовый отчет и т. д., в зависимости от источника поступления.
  9. Сумма прописью, копейки можно писать цифрами. При заполнении данной строки свободное от текста поле обязательно маркируется прочерком, для исключения возможности дописки.
  10. При работе предприятия с НДС его сумма указывается в строке «В том числе»; если налог не платится или не включен в данную сумму, ставится прочерк либо пишется «Без НДС».
  11. В приложении указываются дополнительные документы, например, номер и дата доверенности на сотрудника другой организации, номер отгрузочного документа, который оплачивает покупатель, дата и номер приказа о возмещении сотрудником ущерба и т. д. Квитанция ПКО должна полностью дублировать информацию, содержащуюся в ордере. После заполнения она отрывается и передается лицу, внесшему денежные средства, иногда возможно подтверждение поступления наличности при помощи кассового чека (если предприятие имеет ККМ). Бланк приходно-кассового ордера в бухгалтерских программах идентичен типографским бланкам, так же аналогичен порядок их заполнения.

Основные источники поступления наличных в кассу

  • Расчетный счет предприятия.
  • Частичная или полная оплата от покупателей.
  • Возврат подотчетной суммы.
  • Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
  • Средства, полученные от филиалов/подразделений.
  • Возврат выданной сотруднику ссуды.
  • Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
  • Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.

Кто вправе подписывать приходный кассовый ордер

Все кассовые документы, в том числе и ПКО, имеют право подписывать, на основании Положения-373 П, следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер, имеющий право подписи на основании приказа;
  • кассир;
  • руководитель предприятия.

Заполнять бланк имеет право любой бухгалтер. Кассир подписывает документ после получения указанной суммы в кассу организации и тщательной проверки заполнения документа. При отсутствии в штате бухгалтера или его временном отсутствии на рабочем месте, оформить и подписать кассовый ордер может руководитель предприятия.

Движение ПКО по регистрам бухгалтерского учета

ПКО после проведения находит отражение в кассовой книге, которая заполняется кассиром ежедневно. Для сверки всех полученных за день кассовых документов с фактическим наличием в кассе предприятия средств кассир и ведет данную книгу. При оформлении очередного листа в него вносятся данные обо всех приходных кассовых ордерах и расходниках. На начало каждого дня записывается остаток по кассе, который в конце дня пересчитывается с учетом всех поступлений и расхода. Контроль над своевременным внесением записей в кассовую книгу и достоверностью отраженной информации осуществляет главный бухгалтер или руководитель предприятия, который подписывает каждый лист кассовой книги.

ПКО в автоматизированном учете

При применении предприятием автоматизированной системы учета, что в настоящее время является правилом, а не исключением, значительно упрощается процесс заполнения ПКО. Программы, при помощи которых организации ведут бухгалтерский, управленческий и налоговый учет позволяют в автоматическом режиме заполнять большую часть документации. Каждый заполненный в программе документ проводится (проходит по всем соответствующим регистрам) и распечатывается. При использовании специализированных программ значительно снижается возможность некорректного заполнения не только кассовых, но и всех бухгалтерских бланков.

www.syl.ru

Приходный кассовый ордер форма КО1

Приходный кассовый ордер

Форма Приходного Кассового Ордера ( КО-1), относится к первичным документам бухгалтерского учета.
Предназначение формы КО-1

Форма КО-1 предназначается, для того, чтобы правильно оприходовать поступившие денежные средства в кассу предприятия. Любые разновидности денежных средств могут поступать в кассу как от физических лиц, так и от организаций, оплаченные за товар или оказанные услуги. Выписывается этот ордер в 1 экземпляре и регистрируется в кассовой книге форма КО-3.

Законодательная база

Форма этого документа КО-1, была утверждена Госкомстатом России и согласована с Министерством финансов, основываясь на постановление об утверждении документации по учету кассовых операций за №88 от 18.08.1998.

Основные правила заполнения первичных документов с 1.01.2013 прописаны в статье № 9 от 6 декабря 2011 пункт № 402 «ФЗ О бухгалтерском учете». В этой статье говорится о том, что каждая хозяйственная операция должна подтверждаться документально. При создании и заполнении таких документов необходимо знать много нюансов и четко следовать законным правилам.

Кто должен заполнять приходный кассовый ордер?

ПКО заполняется бухгалтером, кассиром или уполномоченным сотрудником (утвержденным письменным приказом руководителя).

Как заполнять приходный кассовый ордер?

  • Этот документ создается и распечатывается в одном экземпляре, затем подписывается кассиром и главным бухгалтером. Если в компании главный бухгалтер не предусмотрен, то документ подписывает сам директор предприятия или его заместитель (на основании оформленного приказа).
  • Документ обязательно заверяется печатью организации. Не забудьте, что печать должна содержать полное название организации, например: Товарищество с Ограниченной Ответственностью Весна и так далее.
  • Оформляется она на русском языке с указанием на ней местонахождения (пункт пятый статья вторая ФЗ от 08.02.98 № 14 (для Тоо) и пункт 7 статьи 2 ФЗ от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ (для АО). Поэтому печать на документе должна стоять целиком и быть читабельной.
  • Квитанцию или как его еще называют корешок от приходно-кассового ордера, заполняют и отдают на руки тому лицу, которое внесло денежные средства в кассу, а сам ордер оставляют в бухгалтерии.
  • Все приходные ордера нумеруются по порядку, началом послужит дата 1 января текущего года и так до конца года.

Следует помнить и о том, что никакие поправки или изменения в этом документе недопустимы, а сам ордер выписывается сразу же после получения наличных.

Инструкции по заполнению КО-1:

  • В графе организация – указываем наименование вашего предприятия.
  • В графу ОКПО вносится код, присвоенный горстатом. Если этот код не присвоен, в этой графе ничего не проставляется, кроме прочерка.
  • Структурное подразделение – это такое внутреннее наименование отдела, в котором формируется этот документ КО-1.
  • Номер документа – указание № приходно-кассового ордера. Нумерация должна быть последовательной.
  • Дата составления – обозначаем дату выписки созданного документа. Обе даты по оформлению и взносу наличных должны совпадать.
  • Дебет – необходимо поставить бухгалтерский счет 50.1 «Касса». Дебет счета 50.1 означает, что денежные средства поступили в кассу.
  • Код структурного подразделения – присвоенный код, на который оформляются наличные средства, например, АУП.
  • Корреспондирующий счет/ субсчет – ставится кредитовый бухгалтерский счет. Это следующие счета бухгалтерского учета:
    • 51 счет означает, что деньги в кассу поступили из банка с нашего расчетного счета.
    • 71 счет это возврат не использованных подотчетных денег.
    • 73 счет возврат денег в случае недостачи.
    • 91 счет ставится при выявленных излишках в кассе.
    • 66 счет означает возврат заемных средств.
    • 90-1 счет ставится при продаже товаров или оказании услуг за наличный расчет.
    • 75 счет внесение денег учредителями для пополнения уставного капитала.
  • Код аналитического учета – обозначает внутреннюю аналитику счета.
  • Сумма в таблице – указывается та сумма, которую внесли при оплате. Эта сумма проставляется цифрами.
  • Принято –  от пишем название организации, или указываем фамилию физического лица, которые внесли деньги в кассу.
  • Основание – указываем, за что мы получили деньги. Например: за проданный товар, или на увеличение уставного капитала, получение денег для последующей выплаты заработной платы и т. д.
  • Сумма (прописью) – прописывается сумма с самого начало строки и с заглавной буквы, причем сокращение денежного эквивалента недопустимо.
  • В том числе – в этой строке указывается сумма НДС, заполняется цифрами (только в том случае если предприятие является плательщиком НДС если не является, то указывается без НДС).
  • Приложение – подкрепляем список документов и указываем  дату и номер всех документов.

Скачать образец в формате Word-файла (.doc.)

Обязательные реквизиты для заполнения следующие:

  • Код ОКУД
  • Код ОКПО
  • Номер документа
  • Дата составления
  • Корреспондирующий счет, субсчет
  • Сумма
  • Принято от
  • Основание
  • Подписи главного бухгалтера и кассира

Код по ОКПО и ОКУД можно найти в реестре ГоскомСтата.

Учет и хранение

Все кассовые документы, в том числе и приходно-кассовые ордера, учитывают ежедневно. Они все должны стоять в правильном порядке и нумерации, например: ПКО № 1,2,3 и так далее, затем пойдут РКО № 1,2,3 и так за весь день.

Также процедура будет и в последующие дни до конца года. В конце года все эти документы прошиваются в один документ, под названием Кассовая книга.

На обороте сшитой книги ставят сургучную печать или проклеивают бумажным листиком место прошивки. Поверх приклеенного листа ставят печать организации, пишут количество страниц и визируют подписью руководителя и главного бухгалтера.

Все кассовые документы следует хранить не менее пяти лет.

Допущена ошибка, что делать?

Для начала давайте рассмотрим, какие чаще всего ошибки происходят при заполнении формы КО-1:

  • Не заполнено название организации.
  • Не проставлен или исправлен номер кассового ордера, неправильная нумерация с начала периода.
  • Ошибочно указанная дата или ее отсутствие.
  • Неправильно отражены бухгалтерские счета.
  • Отсутствует подпись бухгалтера или печать организации.
  • Нет росписи получателя денежных средств.

Если во всех этих случаях были допущены ошибки и вы сразу их обнаружили, то приходный кассовый ордер КО-1 необходимо будет переделать, за тем же номером и датой. Помните, что наличие грубых ошибок, исправлений и подчисток быть не должно.

При исправлении тех или иных данных в кассовой книге, необходимо делать аккуратно, зачеркнув тонкой черточкой, все изменения написать сверху, а снизу подписать “исправлено на …”. Все эти исправления должны быть оговорены с руководством, после этого документ визируется кассиром, главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде

Для юридических лиц больше всего подойдет электронный вид заполнения этого документа. Самым оптимальным вариантом будет установка программы 1С. В этой программе имеются уже готовые шаблоны всех документов, вам только останется занести все данные предприятия и сформировать аналитику.

В последующем при заполнении приходного кассового ордера вам не надо будет вносить: названия предприятия, ОКПО, ОКУД. Что касается даты и нумерации, программа автоматически будет их проставлять. Эта программа значительно сократит ваше время и не даст запутаться в порядковых номерах.

Если вы физическое лицо или индивидуальный предприниматель, то вы можете воспользоваться, уже готовыми бланками, скачав их из интернета, а также обратиться за онлайн-помощью.

Сегодня очень много компаний предлагают такие услуги через интернет. В первом случае, если вы скачаете бланк, вам придется заполнять его самостоятельно и постоянной следить за нумерацией, датой и правильностью заполнения остальных граф.

Если же вы обратитесь за онлайн-помощью, то вам подробно все расскажут, как и что необходимо заполнить, а возможно и заполнят все за вас. Только скорей всего эта услуга будет платной.

corphunter.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о