Образец заполнения трудовой книжки титульный лист – Заполнение трудовой книжки — правила, инструкция и образец заполнения титульного листа, при приеме на работу и увольнении, заполнение дубликата трудовой книжки

Содержание

Образец заполнения трудовой книжки: титульный лист, правила

Трудовую книжку можно назвать основным документом, который представляет сотрудника. В этом документе пишут не только об общем трудовом стаже, полученном тем или иным гражданином. Кадровая служба должна больше всего внимания уделять именно этим документам, а другие вопросы можно отодвинуть на второй план.

Основные правила по заполнению титульного листа

Для внесения записей допустимо использовать только ручку черного либо синего цвета. Можно воспользоваться и компьютерными программами, но они требуют некоторого навыка.

Главное требование – аккуратное заполнение каждой графы. Подчеркивания, исправления недопустимы. Желательно использовать разборчивый почерк, чтобы запись мог изучить любой, кому необходимо ознакомиться с документом.

  1. Обозначение имени и фамилии. Личные данные работника вносятся сразу, на первую же страницу. ФИО должны быть заполнены аккуратно, с максимальной точностью. Любая ошибка может привести к печальным последствиям. Одно из них – полная замена документа. У каждой позиции в ФИО должна быть своя строка, данные пишутся отдельно друг от друга. Для каждого составляющего элемента нужно использовать одну и ту же пасту. Если букв в одной из части имени слишком много, то можно писать их просто мельче. Слова допускается переносить, с одной строки на другую.

    Трудовая книжка

  2. Информация об образовании. Здесь не допустить ошибки поможет сам диплом о получении образования. Его рекомендуется всегда держать рядом. Когда человек поступает на рабочее место, это возможно на основе факта получения трех возможных степеней образования. Это касается: высшего, среднего, среднеспециального. Соответствующая строчка и заполняется одним из этих слов.
  3. Как быть с датой рождения? На слова гражданина при заполнении опираться не рекомендуется, брать нужно только паспорт. Частый вопрос в связи с этим — использовать ли пропись или цифры для работы с такой информацией? Дату рождения запрещается вносить буквенным обозначением. Нужно применять только цифры. Любая другая форма будет считаться нарушением действующих норм законодательства. Главное – правильно вписывать буквально каждую составляющую цифру. Но эта графа допускает наличие ошибок. Чтобы исправить их при появлении, достаточно зачеркнуть неверную запись, либо перенести ее на другую сторону разворота, в том же титульном листе.
  4. О личных подписях работника. После того, как заполнение завершено, документ отдают сотруднику, чтобы он поставил свою личную роспись. Главное требование к ней – четкость, точное совпадение с тем, что представлено в паспорте. Если спустя некоторое время фамилия меняется, то подпись для старой просто перечеркивают. И используют для этого тонкую полосу. Рядом ставят то обозначение, которое впредь считается верным. Печати стоят над подписью, но закрывать ее не должны.

    Правила заполнения

  5. Данные по профессии и специальности. Многие спорят о том, что вообще следует записывать в графу, связанную с профессиональными и специальными навыками сотрудника, его опытом в той или иной сфере. Кто-то говорит о том, что необходимо вносить специальность, официально полученную во время обучения в институте. Другие упоминают о специальности желаемой либо той, которую человек просто занимает в настоящее время. Но правила в этом плане еще проще. В данной графе вписывают должность, занимаемую сотрудником в настоящее время.

Как быть с датой, когда заполняется документ?

Главное, чтобы дата заполнения соответствовала реальному времени, когда документ был оформлен. Если трудовая заполнялась на неделю позже, чем было обещано, то ложную дату ставить запрещается. За это органы контроля накладывают административную ответственность на исполнителей.

Дату заполнения ставят в том же формате, что и дату рождения. То есть одними цифрами. Подходящее место для даты – то же, где стоит печать организации. Допустимо ставить числа с левой или с правой стороны. Но другие записи затрагивать нельзя, как и перекрывать сведения, имеющие некоторое значение.

Важно проследить и затем, чтобы были совпадения между датой заполнения и временем, когда кандидата фактически приняли на работу. Такие мелочи не всегда проверяются теми, кто представляет контролирующие органы. Но лучше соблюдать основные правила, чтобы избежать дополнительных претензий.

Как внести изменения в запись на Титульном Листе

При изменении фамилии

Роль основания передается соответствующим документам. Вроде стандартного паспорта, свидетельство о рождении, заключении либо расторжении брака. Порядок действий, которым вносят изменения, выглядит так:

Титульный лист трудовой книжки

  • Прежние данные зачеркивают одной чертой.
  • Новые идут практически следом.
  • У обложки трудовых книжек есть внутренняя сторона. Туда пишут ссылки к документам, послужившим основанием для изменений.

Информация заверяется подписью руководства и организационной печатью. Они подтверждают, что ей можно верить. Порядок будет тем же, если возникнет необходимость что-то исправить еще раз.

Получено высшее образование в дополнение к среднему профессиональному

В такой ситуации надо просто дополнить те сведения, что уже имеются в документе. Не нужно зачеркивать то, что уже имелось ранее. Основанием становятся только документы о получении образования, но приводить ссылки на них не надо.

В специальной графе не нужно также отмечать отдельно повышение уровня образования в той же специализации. Дополнения хватит и в случае освоения новых профессий одним сотрудником.

Ошибки на титульном листе: правила исправления

Изменение фамилии

Если ошибка допускается при заполнении бланка, то последний тут же считается ошибочным. Его необходимо уничтожить, что сопровождается оформлением соответствующего акта. Трудовую книжку заводят с использованием нового бланка. При этом форма для сопроводительного акта не имеет четких ограничений. Каждая компания может самостоятельно разработать свои собственные правила.

Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, исправления предполагают применение того же порядка, что и при изменении личных данных. Основание – документ, из которого данные были переписаны неправильно.

Информация о сериях и номерах

Для обозначения трудовых книжек используют аббревиатуру AT. После нее ставится римская цифра. Чем новее документ – тем больше будет эта цифра. Последние версии выходили в июле-декабре 2003 года, они обозначаются как AT X. Их всего пять групп.

Чтобы проверить подлинность того или иного бланка, достаточно сопоставить данные о возрасте со временем, когда трудовая деятельность только начиналась. Для этого же отправляют запросы сотрудникам Пенсионного Фонда.

Использование печатей для оформления документов

Еще одним проблемным моментом становится применение печатей для удостоверения любых записей, вносимых в трудовые книжки:

Печати на трудовой

  • Печать в кадровом отделе использовали до того, как законодательные нормы подверглись серьезным изменениям.
  • После распада СССР, когда многие законодательные акты просто потеряли актуальность, ввели понятие печати работодателя. А печать отдела кадров исчезла как понятие. Это произошло с 2008 года. Значит, с этого времени запрещено для заверения записей использовать средства, доступные кадровым и другим подобным службам на предприятии.

В связи с этим и возникают сложности. Каждый раз при необходимости кадровики должны теперь обращаться к тем, у кого есть доступ к печати работодателя. Кроме того, заверка трудовых книжек всегда было связано с определенными лицами, наделенными полномочиями. Неверно в такой ситуации будет использовать печать организации в документах рядовых сотрудников, которые сами отвечают за заполнение документов.

Но на практике от кадровых печатей полностью никто не отказывался. Оттиск ставится на многих других документах, которые оформляются и заверяются именно в этом подразделении. Это касается:

  1. Оформления копий книжек, выписок.
  2. Других документов в копиях, которые важны для работы кадровиков.
  3. Справок, которые выдаются кадровой службой.

Что делать, если записи были пропущены?

Иногда бывает так, что информация пропущена, а работник настаивает на том, чтобы она присутствовала в документах. Особенно часто это происходит, когда кого-то увольняют. Кадровики считают, что в таких ситуациях надо сначала отменить запись об увольнении, затем внести требуемые данные, и только после этого повторить информацию, касающуюся ухода с работы. Такие действия не признаются правильными. Ведь отмена увольнения происходит без серьезных на то оснований.

Пропущенную запись просто вписывают туда, где она должна быть. Если это касается, например, перевода в другую организацию, обязательно указываются ее реквизиты.

Как быть с должностями по совместительству?

Совместители

В инструкциях говорится, что работник сам может указать должности, занимаемые по совместительству, если у него есть желание. Даже если это совместительство началось уже после того, как его приняли на основное место. Важно сохранять хронологический порядок следования записей.

Но работники могут изъявить желание о предъявлении информации к любому моменту времени. Значит, это возможно уже и после того, как такая работа закончилась. В Законодательстве нет никаких сведений об ограничениях в этой сфере.

Правила по внесению записей о бывшем совместительстве такие:

  1. Дата приема на работу пишется во второй графе.
  2. Третья графа нужна для указания на конкретное подразделение, куда человека и принимают на работу.
  3. Наконец, четвертая используется для ссылки к документу, ставшему основанием.

Такой же порядок используется, когда пишется информация об увольнении с совместительства.

Хронологическая последовательность может быть нарушена, но зато основные требования инструкции строго соблюдаются. Тогда складывается так, что прием основного места работы прошел позднее, чем оформление совместительства. Нарушение хронологии не очень правильно с логической точки зрения, но грубым нарушением действующих норм не признается.

При невостребованном документе

С одним из Постановлений Правительства был изменен порядок, используемый для хранения книжек, не отданных после увольнения. Раньше было указано, что их сохраняют в кадровой службе на протяжении двух лет. После чего документы отдаются в архив, где размещаются на протяжении 50 лет. После этого информация просто уничтожается.

Теперь говорится о том, что работодатель хранит книжки до востребования. Это касается как организаций, так и лиц со статусом индивидуального предпринимателя. Изменения заключаются в том, что из новых версий Законодательства убрали требование об уничтожении материалов.

Трудовые книжки – это важные документы, требующие бережного обращения. Главное при их заполнении – соблюдать максимальную точность.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения и исправления

По закону все юридические лица и ИП должны вести трудовые на каждого из своих рабочих. Поэтому при поступлении на работу, при условии, что это место будет считаться основным – руководитель обязан на его имя оформить книгу, при условии, что он приступил к исполнению обязанностей более 5 дней назад.

Таким образом, руководство сможет узнать о предыдущем опыте нанимаемого – стаж, время пребывания в той или иной должности, причины понижения статуса в компании или увольнения из нее. Для рабочего трудовая — это гарант подтверждения опыта работы, движения по карьерной лестнице и сведения о наградах и поощрениях.

Для чего нужна трудовая книжка?

  1. Она необходима для работника. Благодаря ей ему не приходится собирать множество справок, подтверждающих стаж, при приеме на вакансию или для оформления пенсии.
  2. Для работодателя она полезна, в целях выяснения опыта работы кандидата при отборе на соответствующую должность. При ее наличии отпадает нужда в сборе необходимых нормативных актов.
  3. Для государственных органов она незаменима при оформлении и принятии решения о размере пенсионных выплат при достижении гражданином необходимого возраста.

Как и любой нормативный акт – трудовую необходимо правильно заполнять и хранить. Правила подробно описаны в законодательстве РФ и изменениям не подлежат.

Все манипуляции, связанные с ней, регулируются:

  • ТК РФ.
  • Правилом ведения книжек.
  • Инструкцией по ее заполнению.
  • Кодексом об административных нарушениях.

Следует помнить, что она оформляется, если гражданин впервые приступает к трудовой деятельности. Руководитель обязан это сделать в срок не более недели с момента начала отношений.

Назначение уполномоченного лица

В приказном порядке в организации назначается рабочий на должность в отделе кадров или бухгалтер, для ведения ТК, договоров и т. д. Все нормативные акты, связанные с этим, исполняет назначенное лицо. В тех компаниях где отсутствует такой отдел эту функцию исполняет главный бухгалтер. С момента назначения уполномоченного лица, вся ответственность за оформление и хранение книг лежит на нем в полной мере.

Следует заметить, что назначение уполномоченного лица – обязательно и в случае отсутствия соответствующего приказа карается штрафом в размере не менее 5 и не более 50 МРОТ.

Сведения, содержащиеся в указе:

  1. ФИО (полные) должностного лица.
  2. Статус в организации.
  3. Тест приказа, начинающийся: «возложить ответственность за заполнение…».
  4. Дата подписания.
  5. Скрепление акта подписями уполномоченного сотрудника и руководителя.

Правила оформления

  1. Каждый работник обязан предоставить чистый бланк, в случае если поступает впервые.
  2. Заносятся личные сведения: ФИО, дата рождения. Данные вносятся с оригиналов, удостоверяющих личность.
  3. Сведения об образовании. На основании аттестата, диплома.
  4. Указывается на какую должность оформляется гражданин.
  5. Любые изменения в рабочем статусе (перевод, повышение квалификации, увольнение, поощрение) и дата события отображаются в трудовой книге.
  6. Любые изменения и записи должны быть согласованы с рабочим и проводиться в его присутствии. После оформления он расписывается в специальной карте.
  7. К дополнительным сведениям относятся:
    • Период службы – на основании военного билета.
    • Сроки потраченные на повышение квалификации – при предоставлении документов, подтверждающих это.
    • Восстановление непрерывности стажа, путем предоставления подтверждающих актов с последнего места работы.
    • Государственные награды, грамоты почета и прочее – на основании актов, свидетельствующих об этом.

Для каждой записи в трудовую необходимо основание и приказ. Изменения должны быть внесены в течение 7 дней. В тексте изменений указывается только дата и причина манипуляции с книгой.

Основания для внесения изменений

  1. Зачисление в штат компании.
  2. Перевод из одного отдела в другой.
  3. Изменение в квалификации, тарифной сетке или уровне присвоенного разряда.
  4. Награды и инструменты поощрения.
  5. Увольнение.
  6. Присвоение новой профессии.
  7. Совместительство.
  8. О том, что время отбытия наказание не входит в непрерывный стаж трудящегося.
  9. О восстановлении непрерывного стажа.
  10. Период службы в ОВД и таможни, а также прохождение военной службы.
  11. Сроки обучения работника на курсах или иных учебных заведениях.

Порядок оформления титульного листа

  1. В соответствующие графы вносятся полные ФИО. Не допускаются любые сокращения. Информация списывается с официального документа удостоверения личности. К примеру, с паспорта, военного билета, загранпаспорта, водительских прав.
  2. Цвет чернил, которыми заполняется бланк – синий, черный или фиолетовый. При этом ручки могут быть разного типа перьевые или шариковые.
  3. Сокращения в трудовой книжке строго запрещены.
  4. Дата рождения вписывается арабскими цифрами. ЧЧ и ММ указываются в виде двузначных цифр, а год в четырехзначном обозначении. Пример – 23.06.2010. Запрещено написание даты при помощи слов.
  5. В графу образование вносятся при помощи данных взятых из аттестата и диплома. В этой строке нужно указать уровень образования – высшее профессиональное, среднее специальное или общее и т.д. Допускается обозначение неоконченного обучения.
  6. Строка о профессии и полученной специальности. Только на основании юридических актов.
  7. Дата оформления книги. Указывается текущая. Допускается написание месяца как арабскими цифрами, так и словами.
  8. Далее работнику на которого оформляется книга необходимо в ней расписаться.
  9. Затем расписывается в ней же лицо ответственное за нее – обычно это отдел кадров или бухгалтер.
  10. Место для печати заверяется при помощи печати.

При приеме на основное место:

  1. Заполняется 3 графа раздела под названием «Сведения о работе». Тут обозначается полное название компании и ее сокращенное наименование (если есть).
  2. В строке «№ записи», следует проставить номер по порядку.
  3. Дата приема, нанимаемого в организацию указывается только арабскими цифрами.
  4. На одном и том же уровне с датой приема в строке 3 нужно написать о том в какое подразделение он зачисляется и должность (обозначается согласно штатному расписанию).
  5. В 4 строке указывают порядковый номер и дату постановления о приеме. Обычно это приказ руководителя.

Для работы по совмещению:

  1. Заносится на добровольной основе по желанию подчиненного.
  2. Запись делается в организации признанной основным местом работы сотрудника.
  3. Информация вписывается аналогично.

Перевод из одного отдела в другой либо на иную должность:

  1. В графе под пунктом 1. обозначается порядковый №.
  2. Дата перевода – арабскими цифрами.
  3. В 3 графе ставится отдел перевода и назначенная должность.
  4. В 4 обозначается номер, и дата документа о переводе.

При увольнении:

  1. Следует помнить, что книгу необходимо отдать ее владельцу в последний день работы. В противном случае придется выплачивать штраф в инспекцию по труду и компенсацию уволенному.
  2. В строке 1 прописывается №.
  3. Дата увольнения указывается только цифрами арабского типа.
  4. В 3 строке вписывается причина увольнения, нормативный документ которым руководствуется уполномоченное вести книжки лицо (статья ТК). Так к примеру, уход по собственной инициативе.
  5. В 4 – указывается акт при руководстве, которым происходит увольнение и его дата и порядковый номер.
  6. После этого необходимо все записи, сделанные в книге, заверить подписью руководителя или иного уполномоченного лица и поставить печать компании.
  7. Увольняемый сотрудник должен подписаться под всеми пунктами.

Иногда случается, что заведенной книге бывает мало места, поэтому приходится расширять ее при помощи вкладышей:

  • Его оформление происходит аналогично ведению ТК.
  • Использование вкладыша отдельно от книги – неправомерно.
  • Справа в верхнем углу титула ТК указываются сведения о выдачи вкладыша – его серия и номер.
  • Он вшивается в основную книгу между ее последней завершенной страницей и картонной обложкой.
  • Нумерация продолжается, а не начинается заново.

С любой записью, сделанной в книге работник должен ознакомиться лично, после чего расписаться в личной карточке.

Следует помнить, что с 2006 года ИП обязаны также, как и юридические лица заводить персоналу трудовую.

Типичные ошибки

Виды ошибок:

  • Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
  • Не верно указанные сведения о работе:
    • В дате приема на рабочее место.
    • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
    • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
    • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
    • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
  • Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
  • При оформлении увольнения:
    • Ошибочная дата увольнения.
    • Неправильно сформулирована причина увольнения.
    • Неверное использование основания.
    • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
  • Неправильное внесение изменений.
  • Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
    • Перенесение неверной информации со старой книги.
    • Внесение данных на основании неправильных документов.
    • При утере некоторых сведений.
    • Нет пометки о выдаче дубликата.
    • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
    • Начало отсчета заново.
    • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
  • Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Устранение ошибок

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

  1. С сохранением трудовой.
  2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

  1. Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
  2. При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
  3. Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

  1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
  2. Вписывается №.
  3. Далее ставится дата.
  4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
  5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
  6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
  7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Ликвидация ТК и выписка дубликата

Причины:

  1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
  2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
  3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Как оформить дубликат?

  • Если выявлена ошибка:
    • Внести все верные сведения в дубликат, в таком же виде, как и в оригинале.
    • На самом первом листе справа в верхнем углу сделать пометку «Дубликат».
    • На титуле старой книги оставить заметку: «Взамен выдан дубликат» и указать серию и порядковый №.
  • Когда книга пришла в непригодность:
    • Записать данные об общем непрерывном стаже на предыдущих местах занятости.
    • Расписать все по периодам сохраняя хронологический порядок в соответствии с предоставленными работником сведений из документов, взятых с прежних мест трудоустройства.
    • В верхнем углу справа на стр. 1 поставить нужную отметку.
    • На старой книге на титульном листке нужно указать данные о выдаче дубликата и прописать серию и №.
  • При потере – только при помощи акта, подтверждающего этот факт:
    • Вносятся данные об общем или непрерывном опыте. Информация подтверждается документально.
    • Вписываются сведения о наградах и поощрениях с последнего места работы.
    • На 1 странице ставится соответствующий штамп
    • На старой ТК пишется – «Взамен выдан дубликат» серия и №.

Последствия и ответственность

Для лица уполномоченного вести и хранить книгу предусмотрено два вида ответственности:

  1. Дисциплинарная. Она может заключаться в вынесении замечания, выговора и даже увольнения по соответствующей статье.
  2. Уголовная – применяется крайне редко и исключительно к физическим лицам уполномоченным вести трудовые:

Следует отметить, что уголовная ответственность в данной сфере применяется очень редко и решение о ее назначении принимается только путем судебного разбирательства.

Для организаций предусмотрена только одна форма ответственности по данному вопросу – материальная.

Такое наказание можно применить в двух случаях:

  1. Ошибка при увольнении, т.е. внесение неверной формулировки для увольнения подчиненного.
  2. Задержка при выдаче.

Организация обязана возместить ущерб сотруднику за упущенную возможность заработка. Однако следует учитывать, что задержка выдачи книги может быть допущена как по вине организации, так и по вине самого рабочего.

Вина фирмы:

  • Если книга не была выдана рабочему, без законных на то оснований.
  • После письменного обращения, уволенного спустя 3 дня с момента обращения.
  • Неправомерный отказ в выдаче дубликата.

При внесении неверного обозначения причины увольнения, работнику следует доказать, что по этой причине он упустил возможность получения дохода.

Размер материального наказания:

  1. На добровольном основании организация признает запись неверной, исправляет ее и выплачивает бывшему сотруднику денежную неустойку.
  2. При помощи суда. В случае отказа компании выплачивать неустойку бывший подчиненный имеет право подать на него в суд. Размер выплаты будет регулироваться в соответствии со средней заработной платы рабочего.
  3. Также в случае если дело будет рассматриваться в суде гражданин имеет право на подачу иска о возмещении нанесенного ему морального вреда. Суд может произвести дополнительно и индексацию выплат.
  4. Компания считающая, что ее обвинили и оштрафовали не правомерно имеет законное право подать на апелляцию в вышестоящую инстанцию.

Заключение

В итоге стоит отметить, что хоть ведение трудовых не является сложным процессом, но и тут иногда случаются ошибки и погрешности.

Следует помнить, что для работника этот документ крайне важен как для ведения деятельности, так и для будущего назначения пенсии, поэтому при ее ведении и хранении нужно соблюдать все правила, вносить записи внимательно, скрупулёзно проверяя правильность написания, подлинность нормативных актов и соблюдая правила оформления.

Конечно ошибки можно исправить, что тоже не так сложно делать, но не стоит забывать об ответственности и последствиях, которые могут наступить при несвоевременном определении погрешностей. Особенно это касается наиболее частой зоны совершения ошибок – титульного листа. Ведь именно он является основным носителем информации о личности человека и очень важен.

homeurist.com

Титульный лист трудовой книжки в 2018 году

В трудовой книжке отражается почти вся жизнь человека – где, кем, и сколько лет он трудился, каких профессиональных высот и значительных успехов в карьере ему удалось достичь.

Этот документ порой важнее паспорта. Потому что записи в трудовой книжке (ТрК) при трудоустройстве определяют стаж, уровень заработной платы, выслугу лет и прочие выплаты со стороны работодателя, а в пенсионном возрасте – размер пенсии, пособий, компенсаций и льгот.

Заставить работодателя своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату, выполнять прочие свои важные обязательства по отношению к работнику, паспорт, увы, не может.

Трудовая книжка является защитой настоящего и будущего каждого трудящегося человека.

Что нужно знать

При трудоустройстве в ТрК каждого работника вносятся соответствующие сведения о приеме на работу. Документ хранится у работодателя.

При увольнении сотрудника работодатель обязан указать в документе основания для прекращения трудового договора.

Для работника, не имеющего ТрК, работодатель обязан ее завести не позднее чем через 5 рабочих дней.

Основанием для ее оформления, должно быть, письменное заявление работника с указанием причин отсутствия ТрК. Заполняется документ в присутствии заявителя.

При увольнении граждан работодатели должны выдавать ТрК с соответствующими формулировками и ссылками на нормативные акты. Выдача документа осуществляется в последний рабочий день.

Иногда нанимателю при трудоустройстве предоставляют несколько ТрК. Запись о приеме на работу можно вносить по желанию работника, в одну из предоставленных трудовых книжек.

Но все предъявленные ТрК следует также хранить в сейфе. Они понадобятся бухгалтерии для расчетов трудового стажа.

В нашей стране с 1 января 2004 года согласно Постановлению Правительства РФ № 225 введены ТрК и вкладыши нового образца.

Имеющиеся у трудящихся документы ранее действующего образца менять на новые нет необходимости.

Бланками ТрК и вкладышами работодатели обеспечиваются в соответствии с приказом Минфина РФ № 117н специальными службами доставки полиграфической продукции или иным способом, предусмотренным указанным нормативным актом.

Обязанность работодателя – позаботиться о том, чтобы определенное число бланков ТрК всегда было в наличии.

Требовать, чтобы работник самостоятельно приобрел бланк ТрК или вкладыш наниматель не вправе (п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Тем более что бланки, приобретенные самими работниками в частном порядке для оформления работодателям принимать нельзя.

Поскольку торговля ТрК и вкладышами считается незаконной. Бланк ТрК – это документ строгой отчетности.

Это объясняет защитный комплекс, включающий — водяной знак, защитные волокна, химическую защиту, сетку, краску, переход и микротест.

Бланк даже сшит с помощью защитных ниток, особым швом. Заполнять ТрК следует вручную.

Допускается внесение сведений в документ с помощью компьютера, но, не имея предварительно освоенных навыков и подобного опыта заполнения, от такого шага лучше воздержаться во избежание порчи документа.

Работодатель может впервые оформлять ТрК бесплатно или с последующим вычетом стоимости бланка из выплат при увольнении работника.

Определения

Официальное трудоустройство гражданина при оформлении трудовой книжки или вкладыша предполагает использование следующих определений:

Трудовая книжкаОфициальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, увольнения или перевода гражданина на другую работу, а также его стаж по соответствующему уровню квалификации
Бланк трудовой книжкиДокумент строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК», который приобретает, заполняет и хранит работодатель
ВкладышФактическое продолжение ТрК, документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК». Приобретается, заполняется и вшивается работодателем в трудовую книжку, если в ней больше нет места для внесения (продолжения) записей
Титульный листПервая страница ТрК, которая содержит полные и точные сведения о трудящемся

Какова ее роль

Чтобы понять, насколько важна роль ТрК в жизни человека, можно сделать попытку трудоустроиться без нее.

Представленное кандидатом на вакансию резюме работодатель, конечно, с пристрастием изучит.

Но ведь указанные в резюме данные – это, как правило, собственная оценка навыков, умений, профессионализма. А вот к записям в трудовой книжке отношение у нанимателей совсем другое.

Ведь ТрК – практически рабочая биография, в которой за каждую имеющуюся запись отвечают конкретные руководители-работодатели.

И именно поэтому доверие она должна вызывать намного большее, чем резюме. Отсутствие ТрК у человека, намеревающегося трудоустроиться, может вызывать сомнения или недоверие работодателей.

Случаи, когда уволенные за прогулы, воровство или пьянство сотрудники просто-напросто избавляются от трудового документа – это сегодня не редкость.

Сведения ТрК вносятся в общую базу данных Пенсионного Фонда. Поэтому иногда появляется необходимость в их уточнении.

В особенности это касается работников, трудовой стаж которых начался задолго до введения системы персонифицированного учета (ст.1 ФЗ от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Система учитывает сведения о каждом работнике. Введение персонифицированного учета и контроля поступающих сведений определяет в будущем размеры пенсионного обеспечения трудящегося.

А в случае болезни, данные ТрК, используются для подсчета трудового стажа и размера выплат по листкам нетрудоспособности.

В некоторых случаях трудовую книжку нужно представлять для оформления загранпаспорта. Нередко ее копию требуют в банках для принятия решения о выдаче кредита.

Нормативная база

При официальном оформлении трудоустройства граждан наниматели обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:

Как оформить титульный лист трудовой книжки (образец заполнения)

Впервые нанятым работникам ТрК «открывают», заполнив в его присутствии соответствующий бланк. Все данные вписываются на русском языке.

При местонахождении работодателя на территории республики, имеющей свой язык, русский текст может быть дублирован иным этническим языком.

Не более какого срока должен быть перерыв для сохранения непрерывного трудового стажа смотрите в статье: непрерывный трудовой стаж.

Обязательна ли выплата выходного пособия при ликвидации организации, читайте здесь.

Сведения вписываются черными, синими или фиолетовыми чернилами перьевой, гелиевой или шариковой ручкой.

В записях не должно быть никаких сокращений, например — в датах год прописывается словом «год», а не буквой «г» с точкой.

Длинные слова пишут мелко, но разборчиво. Перенос слов на другую строку разрешен. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, в. т. ч. образование.

В каких случаях заводится

Для начала следует определиться с работодателями, обязанными заводить, заполнять и в последующем вести ТрК. Это:

Юридические лицаОрганизации, учреждения и предприятия, которые зарегистрированы в установленном порядке в ЕГРЮЛ (ст.48 ГК РФ)
Физические лицаИндивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юридического лица (ст.66 ТК РФ)

Для физических лиц – частнопрактикующих нотариусов, адвокатов и других работодателей, подлежащих госрегистрации и лицензированию исполнение вышеуказанного законодательства также обязательно.

В двух случаях наниматель обязан заводить ТрК своему работнику. Если:

Гражданин поступает на работу впервыест.65 ТК РФ
У принимаемого работника ТрКОтсутствует, утеряна или повреждена

А теперь о категориях работников, для которых заводить, заполнять, вести и хранить ТрК наниматели обязаны.

К ним относятся:

  • приступившие к основной работе 5 дней назад;
  • сезонные рабочие;
  • временные работники;
  • внештатные сотрудники.

Не заполняется ТрК для лиц заключивших договора гражданско-правового характера. На них положения ТК РФ не распространяются.

Порядок заполнения титульной страницы

Первая или титульная страница ТрК, отражающая сведения о трудящемся, заполняется четко и разборчиво, как и весь документ в целом.

К сведениям, предназначенным для внесения в титульный лист, относятся:

  1. Фамилия, имя, отчество гражданина.
  2. Дата его рождения.
  3. Образование.
  4. Профессия.
  5. Специальность.

Графу «ФИО» нужно заполнять, сверяя данные с паспортом или с иным документом, который удостоверяет личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права).

Видео: как заполнить титульный лист трудовой книжки?


После внесения сведения обязательно перепроверяют, т. к. ошибки в титульном листе недопустимы. Бланк с ошибками и исправлениями признают испорченным.

Он подлежит уничтожению. Дату рождения надо записывать блоками — две цифры должны обозначать число, еще две – месяц рождения, оставшиеся четыре – год рождения. К примеру — 06.09.1976.

Уровень образования граждан вписывается с учетом документа, подтверждающего прохождение государственной итоговой аттестации. К ним относятся:

Аттестаты об основном общем образованииДля выпускников 9 классов
Аттестаты о среднем (полном) общем образованииДля выпускников 11–12 классов
Дипломы об образованииНачальном, среднем, высшем, послевузовском, неоконченном высшем

Последний пункт следует подтверждать справками из вузов, зачетными книжками, студенческими билетами.

Воспользоваться этими документами придется и при заполнении графы о профессии и специальности. Здесь следует учитывать многие факторы.

К примеру, диплом бакалавра свидетельствует — присуждена степень по одному из направлений профподготовки, а не присвоена квалификация.

Выпускникам школ, не имеющим профессий и специальностей, в эту строку ничего не вписывают до получения ими образования.

Еще при заполнении этой графы нужно уметь различать «специальность» от «квалификации». Чаще всего специальность – это длинное выражение, а сокращения не допускаются.

В строке, обозначающей дату заполнения ТрК, следует использовать буквенное и цифровое обозначение.

Причем дата заполнения документа со временем начала работы может не совпадать — нанимателю дается 5 дней для принятия решения о приеме на работу.

Титульный лист предполагает наличие двух подписей – лица, которое отвечает за ведение ТрК и того, кому книжка и предназначается.

Во избежание всевозможных нюансов лучше не подпись ставить, а фамилию. Писать следует разборчиво, а еще лучше печатными буквами.

Первую страницу книжки заверяют печатью того предприятия, на котором она впервые заполнена или печатью кадровой службы. Без печати титульный лист и сама ТрК считается недействительной.

При необходимости внесения изменений

В жизни человека происходят разные события, и, к сожалению, зачастую приходится проходить долгую и утомительную процедуру переоформления, замены документы.

При изменении персональных данных в трудовой книжке прежние данные зачеркивают полностью, новые вписываются рядом, сверху или в продолжение этой же строки.

Никаких «Исправленному верить» быть не должно. А изменения следует подтвердить ссылками на паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, указав серию и номер документа.

Ссылки проставляются на обложке ТрК, на внутренней стороне. Они должны быть заверены подписью и печатью работодателя или службы кадров.

А вот для изменения строки об образовании зачеркивать первоначальный вариант не надо. Просто вносят новую запись.

Сведения о вновь полученных профессиях должны быть дополнением к ранее существовавшим. Ссылки на документ также располагаются на внутренней части обложки ТрК.

Следует помнить, что даже мельчайшие неточности и ошибки в ТрК могут привести к довольно серьезным и обременительным последствиям.

Поэтому прежде чем ставить свою подпись, нужно внимательно изучать документ.

Пример документа

Ознакомиться с порядком заполнения страниц ТрК, следующих за титульным листом, можно на примере:

Фото: титульный лист трудовой книжки

Фото: запись в трудовой книжке

Как видим, первичное оформление ТрК, заполнение всех строк документа, внесение новых сведений о принятом работнике требуют от работодателя, кадровой службы или бухгалтерии знаний основ ТК РФ и других нормативных актов.

Это непростая задача, требующая особого внимания: слишком большая ответственность возлагается на каждую цифру или букву в этом документе.

Что-то пропустил, отвлекся, не заметил ошибки – и работник может проститься со спокойной, а в дальнейшем и обеспеченной жизнью.

jurist-protect.ru

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018

Как заполнить титульный лист трудовой книжки, расскажем в этом материале.

 

Правила оформления бланка освещены в ТК РФ, а также в следующих нормативных документах:

Оформление титульного листа

 

Бланк состоит из обложки, титульника, в котором указываются сведения о владельце и разделов для внесения сведениях о работе и награждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки требует аккуратности. Внесением сведений занимается сотрудник, ответственный за заполнение, ведение и хранение бланков. Он назначается приказом руководителя. Согласно п. 9 Правил, и п. 2.1.-2.4. Инструкции, в титульник вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО работника;

  • дата рождения;

  • образование;

  • профессия, специальность.

ФИО и дата рождения списываются с паспорта. Эти сведения вносятся без сокращений. Дата рождения записывается в формате: дд/мм/гг. Все даты вносятся в бланк арабскими цифрами.

Информация об образовании и профессии списывается с диплома.

Если человек к моменту трудоустройства не имеет законченного образования (например, если он является студентом), в бланк информация о профессии  вносится после получения им диплома. До этого момента строка, в которой указываются эти сведения, остается незаполненной.

Работник должен ознакомиться с внесенными сведениями и заверить их достоверность личной подписью. В случае, если допущена ошибка при заполнении титульного листа трудовой книжки, бланк уничтожается и заводится новый. Плата за документ в этом случае с гражданина не берется.

Если информация внесена правильно, в нужной строке указывается фамилия сотрудника, ответственного за заполнение, ставится печать компании. Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе пишется арабскими цифрами.

Внесение изменений в титульный лист

 

Изменение информации о ФИО производится кадровиком организации, в которой трудится сотрудник, на основании паспорта и документов, выдаваемых ЗАГСом.

Старая информация зачеркивается и вписывается новая. Данные о документах, на основании которых сделаны изменения, указываются на внутренней стороне обложки. Ниже ставится подпись директора и печать компании.

Если нужно дополнить информацию об образовании, она дополняются новыми данными через запятую. Если места внесения записи мало, разрешается вписать текст  мелким шрифтом. На обложке указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Сведения, внесенные ранее, зачеркивать не нужно.

 

clubtk.ru

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, законодательство и нюансы

Чтобы трудовая книжка официально подтверждала трудовую деятельность, она должна быть правильно оформлена. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки поможет оформить этот документ согласно требованиям нормативных актов.

О нормативной базе

Кадровики часто  заполняют документ с ошибками и таковые проявляются при назначении пенсионных выплат. Сотрудники ПФ не могут принять неграмотно подготовленный документ. Не исключено, что будущему пенсионеру придется посещать бывшие места работы, чтобы восстановить или правильно сделать записи в книжке.

По этой причине придется проверять достоверность сведений, в том числе заполнение титульного листа.

Не все сотрудники владеют сведениями о правильном заполнении титульного листа и в результате не могут обнаружить ошибку сразу. Основная задача — заполнение граф документа, а если это невозможно, то необходимо знать о заполнении первой страницы.

Нормативной базой предусмотрено, что вся информация заносится синей либо черной ручкой, а также допускается внесение записей в компьютерном формате. Не нужно допускать ошибок и исправлять недочеты, а записи должны быть аккуратными и разборчивыми.

Так заполняется вся трудовая книжка — без исправлений, подчеркиваний и дополнительных сочетаний.

Какие существуют правила при заполнении

Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

  1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
  2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
  3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
  4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
  5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
  6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
  7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

Если гражданин является индивидуальным предпринимателем, то заполняется книжка тоже тщательно, эти записи важны при начислении пенсионных выплат.

Кто может заполнять титульный лист

Трудовую книжку могут заполнить специалисты кадровой службы либо сотрудники, на которых возложены эти обязанности. Главным фактором являет хороший каллиграфический почерк. Не менее важно работнику, заполняющему трудовую книжку работать в тишине и ни на что не отвлекаться, чтобы не допускать ошибок.

Сведения об образовании

При внесении строки «Образование» необходимо воспользоваться записью в аттестате сотрудника. Ее мог заполнить ранее бывший работодатель или его представитель. Реквизиты документа об образовании вписывать не нужно.

Документ об образованииВарианты записей
аттестат, свидетельствующий об общем образовании«основное общее»
документ о среднем образовании«общее среднее»
аттестат о среднем профессиональном образовании«профессиональное среднее»
сотрудник является бакалавром«высшее образование — бакалавриат»
специалист  «специалитет»
магистр«высшее — магистратура»

Записи следует выполнять четко, помарки при этом не допускаются.

Как писать о профессии

В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

О дате заполнения 

При заполнении документа нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

  • трудовое законодательство;
  • постановления о трудовых отношениях;
  • инструкции и иные нормативные акты.

Данными документами нужно руководствоваться при оформлении книжек. Согласно нормативным документам трудовая книжка должна заводиться на работающих более пяти дней в организационной структуре. Поэтому и оформление основано на данном сроке.

На законодательном уровне предусмотрено, что администрация предприятия обязана заполнить книжку в течение семи дней. Работнику необходимо присутствовать у инспектора по кадрам в момент оформления. Подпись владельца должна быть на титульном листе.

Документ начинает заполнять представитель работодателя начиная с того момента, когда работник поступил на работу. Хранение осуществляется до момента увольнения.

В связи с этим обстоятельством гражданину следует проверить правильность внесенных записей. Требуется поставить свою подпись в качестве подтверждения.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г.

Заполнение трудовой книжки регламентировано законодательством.

Заполненный по правилам титульный лист трудовой книжки

Минтруда разработало и утвердило инструкцию по заполнению. Согласно последнему документу установлено:

  1. Все разделы заполняются арабскими цифрами, римскими писать не следует.
  2. Дата приема на работу прописывается в формате: 12.12.2015.
  3. Чтобы записи были четкими, их требуется их заносить гелевыми ручками или шариковыми пастами.
  4. Цвет паст или ручек должен быть черным, фиолетовым или синим, иеной оттенок применять не нужно.
  5. Когда сведения о награждениях были изначально вписаны, то зачеркивать их не нужно.
  6. Не нужно допускать опечаток в документе, будут сложности для установления стажа.
  7. Чтобы кадровый учет был установлен четко, можно пользоваться компьютерной программой «Упрощенка». Буквально за курс можно пройти обучение.

Если имеются ошибки

Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков. Хотя в общей схеме исправления ошибок в трудовой книжке ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

  1. «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
  2. Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.
  3. Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
  4. Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.

Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

Если присутствует буква «ё»

Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

Если требуется внести поправки

При внесении некорректных сведений в документе: о награждениях, о трудовой деятельности можно применить дополнительные поправки, перечеркивания и зачистки. Можно выполнить записи, о том, что данные внесены неверно, и записать верную информацию.

Пример исправления ошибки в трудовой книжке

Если требуется исправить ошибки на титульном листе, то можно аккуратно зачеркнуть неверно внесенные сведения. Такие исправления выполняются синим, фиолетовым либо черным цветом чернил.

Последовательность внесения корректировок:

  • в графе 1 проставляется номер по порядку, который следует за номером установленной записи;
  • далее в графе пишется число, когда была подготовлена запись;
  • потом следует заполнить третью графу, то есть, о том, что записи недействительна;
  • в предыдущей графе необходимо написать правильную формулировку;
  • далее в графе прописывается ссылка на распорядительный документ, в котором содержаться достоверные данные о сотруднике;
  • если приказ был издан по ошибке, то нужно указать сведения о приказе, в котором указано все верно.

Можно указать, что записи, установленные за номером нужно считать недействительными, а после продолжить заполнение документа по всем правилам. Исправлять ошибки следует внимательно и аккуратно, чтобы не допустить вновь недочетов. Главное, чтобы вновь не пришлось переписывать.

Смотрите вебинар «Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении» :

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

naimtruda.com

Оформляем титульный лист трудовой книжки

Указание месяца рождения работника прописью. Заполнение графы «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование. Зачеркивание ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое.

Можно ли указать месяц рождения работника прописью?Надо ли заполнять графу «профессия, специальность» в трудовой книжке работника, имеющего общее либо незаконченное профессиональное образование?Нужно ли зачеркивать ранее внесенную запись об образовании, если работник получил новое?

Заводим трудовую книжку
Ситуация: в организацию принят работник, который заключает трудовой договор впервые.

Трудовая книжка работника, принятого на работу впервые, оформляется в его присутствии в течение недели со дня выхода на работу (п. 8 Постановления). На титульном листе трудовой книжки в соответствующие графы необходимо вписать его фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность. Рассмотрим особенности заполнения этих граф.

www.kdelo.ru

Статьи в тему: «Можно ли исправлять записи на титульном листе трудовой книжки?» (№ 11, 2008)
«Записи в трудовых книжках. Ошибки и последствия» (№ 7, 2006)

Фамилия, имя, отчество вносятся полностью, без сокращения (или замены имени и отчества инициалами), на основании документа, удостоверяющего личность, как правило паспорта (п. 2.1 Инструкции). Данные должны полностью соответствовать представленным документам. Особое внимание необходимо обратить на близкие по звучанию и написанию слова: например, «Наталья» и «Наталия», «Семикова» и «Сёмикова» и т. п. Дата рождения также указывается на основании документа, удостоверяющего личность.


Читайте подробнее о заполнении трудовой книжки в статье >>>


Образец формы трудовой книжки предусматривает, что дата записывается полностью (число, месяц, год), из чего кадровики иногда делают вывод о необходимости написания месяца прописью. Это неверно. Формат записи дат во всех разделах трудовых книжек определен пунктом 1.1 Инструкции: даты записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Все записи должны производиться аккуратно, перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего или фиолетового цвета, без сокращений (см. образец 1).

Подробнее о трудовых книжках читайте здесь:

Далее на основании соответствующих документов (аттестата об основном общем образовании, аттестата о среднем (полном) общем образовании, диплома о высшем образовании и т. п.) вносятся записи об образовании, профессии, специальности. Запись об образовании предполагает указание его уровня: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное.

Частые ошибки

– При наличии документов об образовании графы «Образование», «Профессия, специальность» оставлены пустыми;

– не указана дата заполнения трудовой книжки;

– отсутствует подпись работника;

– отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

– не проставлена печать работодателя.

В связи с появлением программ бакалавриата и магистратуры возник вопрос о том, нужно ли их как-то отражать в трудовой книжке. По нашему мнению, такой необходимости нет, поскольку эти квалификации (степени) отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному*. Кроме того, можно провести аналогию с послевузовским образованием, по завершении которого и защите квалификационной работы (диссертации) присваивается соответствующая ученая степень: кандидат наук, доктор наук**, однако в Инструкции не содержится требование об указании квалификации (степени) работника (см. образец 1).

При наличии соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки из деканата и т. п.) может быть произведена запись о незаконченном профессиональном образовании. В этом случае, а также тогда, когда работник имеет общее образование, графа «Профессия, специальность» не заполняется (см. образец 2).

Образец заполнения трудовой книжки

После внесения этих данных указывается дата заполнения трудовой книжки. Затем работник заверяет правильность внесенных сведений своей подписью. Титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво), и печатью работодателя (это может быть печать организации или кадровой службы) (см. образец 1).

Документы в тему





Документ

Поможет вам

Закон РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»Уточнить информацию о том, какие образовательные программы реализуются в Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление)Уточнить правила ведения, учета и хранения трудовых книжек
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция)Правильно вносить записи в трудовые книжки
Вносим изменения в записи на титульном листе
Ситуация 1: работница вышла замуж и изменила фамилию.

Основанием для изменения записей о фамилии, имени, отчества и даты рождения, являются соответствующие документы (паспорт, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.).

www.kdelo.ru

Статьи в тему: «Вносим изменения в трудовую книжку» (№ 4, 2005)
«Прописные истины для трудовой книжки» (№ 6, 2004)

Указанные изменения вносятся так: одной чертой зачеркиваются прежние данные и рядом записываются новые. Ссылки на документы, обосновывающие изменения, с указанием их номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (или печатью кадровой службы) (см. образец 3).

В случае повторного изменения данных (например, возврат прежней фамилии после развода) изменение записи производится в том же порядке (см. образец 4).

Частые ошибки

– Нет ссылки на документы, обосновывающие изменение данных;

– отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

– отсутствует печать.

Ситуация 2: работник на момент трудоустройства имел среднее профессиональное образование, но в период работы получил высшее образование.

Получение работником нового уровня образования отражается путем дополнения уже имеющихся записей. Зачеркивать ранее внесенные записи не требуется. Дополнение записей об образовании производится на основании соответствующих документов, однако ссылка на них не делается (см. образец 5).

Ситуация 3: работник получил второе высшее образование по другой специальности.

Получение второго образования того же уровня в графе «Образование» не отмечается. Получение работником новой профессии или специальности также отражается путем дополнения записей. Ссылка на документы об образовании не делается (см. образец 5).

Частые ошибки

– Зачеркнуты сведения о прежнем образовании, профессии или специальности;

– сделана ссылка на документы о получении нового образования, профессии или специальности на внутренней стороне обложки.

Исправляем ошибки в записях на титульном листе
Ситуация 1: инспектор отдела кадров при заполнении трудовой книжки допустил ошибку в фамилии (например, написал «Лисицин» вместо «Лисицын»).

Если ошибка выявлена непосредственно при заполнении трудовой книжки, бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, а трудовая книжка заводится на новом бланке. Форма акта законодательством не установлена. Мы предлагаем следующий образец (см. на стр. 62).

Ситуация 2: через месяц после оформления трудовой книжки обнаружена ошибка (например, вместо имени «Наталия» написано имя «Наталья»).

Исправление производится в том же порядке, как и при изменении данных о работнике, на основании документа, из которого данные были переписаны неправильно (например, паспорта) (см. образец 6).

Закон против практики
На практике

Многие кадровики путают термины «специальность» и «квалификация» и при заполнении трудовых книжек вместо записи о специальности («юриспруденция») вносят запись о квалификации («юрист»).

В законе

Согласно подпункту 4 пункта 2.1 Инструкции на основании документов об образовании в трудовой книжке работника необходимо указывать его профессию и/или специальность.

Что будет, если…

Внесение в строку «Профессия, специальность» записи о квалификации работника (вместо указанной в документе об образовании специальности) не считается серьезной ошибкой, способной повлиять на оформление работнику пенсии. Однако во избежание нежелательных претензий со стороны проверяющих органов советуем сотрудникам кадровой службы обратить особое внимание на правильное оформление специальности сотрудника.

Ситуация 3: работник уволился и уже на другом месте работы обнаружил, что его фамилию неправильно вписали в трудовую книжку на прежнем месте работы.

Исправление может производиться как по прежнему, так и по новому месту работы. Однако для исправления записи по новому месту работы необходимо получить от прежнего работодателя официальный документ, подтверждающий факт ошибки.

Читайте подробнее о заполнении трудовой книжки в статье >>>

Если по какой-либо причине работник не может обратиться к прежнему работодателю (например, организация ликвидирована) и при этом не имеет документов, подтверждающих ошибку, оснований для исправления записи по новому месту работы нет. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления факта принадлежности ему этой трудовой книжки.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Надежда РАСУЛОВА,

начальник отдела кадров ГИТ в г. Москве:

– Исправления на титульном листе трудовой книжки при ее первом заполнении не допускаются. Если ошибка все-таки была сделана, то испорченный бланк уничтожается. В этом случае работодатель должен составить акт и затем заполнить новый бланк уже без ошибок. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются.

Лариса ДОРОНИНА,

кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления (Москва):

– Нет необходимости отражать в трудовой книжке степень бакалавра или магистра. Это связано с тем, что эти степени отнесены законом к одному и тому же уровню образования – высшему профессиональному.

Материал подготовила Мария КОРОБЕНКОВА,

главный правовой инспектор Территориальной Санкт-Петербурга и Ленинградской области организации профсоюза работников торговли, общественного питания, потребительской кооперации и предпринимательства РФ «Торговое единство»


* Статья 24, п. 5 ст. 27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».

** Пункт 3 ст. 27 Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании», п. 5 Положения о порядке присуждения ученых степеней (утверждено постановлением Правительства РФ от 30 января 2002 г. № 74).

www.kdelo.ru

Заполнение титульного листа трудовой книжки по правилам

Заполнение титульного листа трудовой книжки нового работника – не допускаем ошибок в начале пути.

Принимая на работу сотрудника, ранее нигде не работавшего, необходимо оформить ему трудовую книжку. Делать это совершенно не обязательно в день приема на работу. Оформить трудовую книжку необходимо в течение недели со дня приема на работу. И начинается оформление – с заполнения титульного листа.

Заполнение титульного листа трудовой книжки должно происходить в присутствии работника. Для верного внесения необходимых записей понадобятся:

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Фамилия, имя, отчество, дата рождения (п. 9 Правил)
Заполняются на основании документа, удостоверяющего личность работника. В качестве документа обычно выступает паспорт гражданина РФ. Но также могут выступать военный билет, загранпаспорт гражданина РФ, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ и прочие.

Фамилия, имя, отчество вносятся полностью. Не допускается сокращение или замена имени и отчества инициалами (п. 2.1 Инструкции).

Неправильно: Гребанова Св-на Мих-на или Гребанова С.М.
Правильно: Гребанова Светлана Михайловна

Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Запись производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными) (п. 1.1 Инструкции).

Неправильно: 28 февраля 1996
Правильно: 28.02.1996

Образование, профессия, специальность (п. 9 Правил)
Сведения вносятся только на основании документа об образовании или на основании надлежаще (читай – нотариально) заверенной копии.

Не вносите сведения об образовании со слов работника. Не вносите сведения о неоконченном образовании. Хотя Инструкция и предусматривает такую возможность, но с 01 сентября 2013 года такого вида образования, как неоконченное, например, высшее, просто нет.

Дата заполнения
Указывается дата оформления трудовой книжки. Не дата заключения трудового договора, не дата приказа о приеме на работу, а именно дата оформления трудовой.

Не смотря на то, что п. 1.1 Инструкции предписывает все даты прописывать цифрами, сам формат титульного листа трудовой книжки предусматривает написание даты словесно – цифровым способом. Как внесете дату, так и будет правильно.

24.08.2017 или 24 августа 2017

Когда заполнение титульного листа трудовой книжки окончено, дайте работнику ознакомиться с внесенными сведениями. Если все верно, то пусть он это подтвердит своей подписью.

После этого остается только поставить подпись лицу, ответственному за ведение трудовых книжек и поставить печать организации или отдела кадров. На этом заполнение титульного листа трудовой книжки можно считать оконченным.

Видео по теме “Заполнение титульного листа трудовой книжки”

prava-rabotnika.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о