Бланк письма организации образец word: Фирменный бланк | Образец — бланк — форма

Содержание

Как разработать шаблон исходящего письма организации и защитить его от изменений

                                                  Повинуясь правилу, я не выбираю.

                                                  Правилу я следую слепо.

                                                                                Людвиг Витгенштейн

 

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).

 

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

■ Шаг 1. Задаем размеры полей:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

 

■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

 

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

 

Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).

 

Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

 

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик

и нажимаем ОК (рис. 8).

 

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

 

 

Добавленное поле будет выглядеть так: 

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

 

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

 

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу

Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

 

■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

 

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

 

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш

CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

 

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

 

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

 

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке

Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

 

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

 

 

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

 

 

 

[1]См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Н.В. Артонкина, менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME

Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

Аннотация

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

  • В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.

  • Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

    Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.

  • Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

  • В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».

  • Все имена полей должны быть уникальными.

  • В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.

  • В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

  1. В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

    В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.

  2. В списке Выбор типа документа выберите Письма.

    Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.

  3. Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.

  4. Выполните одно из следующих действий.

    • Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.

      После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.

    • Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Шаблон.

      2. Щелкните Выбор шаблона.

      3. На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

    • Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.

      1. Щелкните Существующий документ.

      2. В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.

      3. Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

  5. Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

  1. В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.

  2. Нажмите кнопку Обзор.

  3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

    По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».

  4. Нажмите кнопку Открыть.

  5. Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.

  6. Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.

Шаг 4. Выбор получателей

  1. В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

    • Укажите получателей с помощью флажков.

      Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

      Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.

    • Сортировка элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.

    • Фильтрация элементов списка.

      Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.

      1. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.

      2. Щелкните один из следующих параметров:

        • (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.

        • (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.

        • Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

    • В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).

    Примечания.

    • Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.

    • Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

  2. Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.

    Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.

  3. Нажмите кнопку Далее. Создание письма.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

  1. В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.

  2. Вставьте один из следующих параметров.

    • Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.

      1. Щелкните Блок адреса.

      2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.

      3. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

    • Строка приветствия:

      1. Щелкните Строка приветствия.

      2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.

      3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.

      4. Нажмите кнопку ОК.

      5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

    • Другие поля с информацией:

      1. Щелкните Другие элементы.

      2. Выполните одно из следующих действий.

        • Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.

        • Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.

      3. В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.

      4. Щелкните Вставить, а затем Закрыть.

      5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.

        Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.

    • Электронная почтовая марка.

      Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.

      1. Щелкните Почтовая марка.

        Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:

        Печать электронных почтовых марок
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

      2. Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.

    • Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.

      1. Щелкните Почтовый штрихкод.

      2. В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.

        Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).

      3. Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.

        • Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.

        • Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например { MERGEFIELD City }, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.

      Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

      26 февраля 2002 г.

      AddressBlock

      GreetingLine

      Введите сообщение.

      С уважением,

      Введите свое имя.

    Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

    На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

    Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.

  1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (<< >>).

  2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.

    В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.

Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.

  • Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).

  • Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).

  • Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).

Шаг 6. Сохранение документа

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.

  1. В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.

    В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.

  2. Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.

  3. Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем.

Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052

Уважаемый Александр Демидов!

Введите сообщение.

С уважением,

Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.

  • Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.

При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.

  • Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

Шаг 8. Завершение слияния

Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Персонализация отдельных писем

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.

  1. Щелкните Изменить часть писем.

  2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.

  3. Нажмите кнопку ОК.

    Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.

  4. Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.

  5. Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.

Печать писем

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

  • Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.

    1. В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.

      В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.

    2. Выберите нужные параметры.

  • При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.

    1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.

    2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

      • Для печати всех документов щелкните Все.

      • Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

      • Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

    3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.

Сохранение объединенных писем для последующего использования

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.

  1. Щелкните Изменить часть писем.

  2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.

    • Для объединения всех документов щелкните Все.

    • Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.

    • Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.

  3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.

Ссылки

Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Ольга Куликова

На днях знакомая (назовем ее Наталья), недавно закончившая колледж и устроившаяся на работу в маленькую коммерческую компанию, спросила: «Нужно ли ставить печать на неказистый бланк с черно-белым логотипом, изготовленный в Word и отпечатанный на принтере?». После уточняющих вопросов вырисовалась следующая картина: до того, как устроиться в эту организацию, Наталья проходила практику в крупном учреждении, где бланки изготавливались типографским способом на дорогой качественной бумаге, а, соответственно, выглядели солидно. Потому непрезентабельный вид и смутил делающего первые шаги в профессии секретаря и возник соответствующий вопрос: «А можно ли считать фирменным бланком обычный лист бумаги с логотипом и реквизитами?».

Давайте разбираться. Во-первых, хотелось бы сразу обратить внимание на то, что в нормативных документах по делопроизводству отсутствует такое понятие как «фирменный бланк». В п. 4.1 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, говорится, что устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Не закреплено понятие «фирменный бланк» и в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Пункт 21 Инструкции по делопроизводству, опираясь на СТБ 6.38-2004, устанавливает два вида бланков: бланк для письма и общий бланк, уточняя при этом, что на основе последнего могут разрабатываться бланки для конкретных видов документов.

Во-вторых, нормативно закреплено следующее определение понятия «бланк документа». Это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Из определения следует, что независимо от того, изготовлен ваш бланк типографским способом либо распечатан на принтере, при условии, что он соответствует всем требованиям нормативных документов, с точки зрения делопроизводства он будет полноценным бланком, который в определенных случаях заверяется печатью. Исключения могут быть тогда, когда в локальных нормативных правовых актах содержится норма, предписывающая использование бланков документов, изготовленных только типографским способом, либо если речь идет о бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

В соответствии с Положением о порядке использования и изготовления бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией, а их изготовление осуществляется в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь. При изготовлении требования к гербовым бланкам, как и к бланкам, не содержащим изображение Государственного герба Республики Беларусь, определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004 и Инструкцией по делопроизводству. Давайте рассмотрим эти требования подробнее.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Преобразуем оригинальный дизайн в шаблон бланка Microsoft Word

Преобразуем оригинальный дизайн в шаблон бланка Microsoft Word

18.08.2014

Сколько бы функциональных и несложных инструментов ни предлагали разработчики, большинство до сих пор использует MicrosoftWord и сталкивается с огромным количеством иногда неразрешимых трудностей. Ребекка Крегер представляет нам решение одной из подобных проблем.

В конце проекта с оригинальным дизайном довольно часто приходится слышать от клиентов: «Я хочу получить редактируемый шаблон этого бланка в Microsoft Word». Они, как правило, не устанавливают и не знают, как использовать передовые программы графического редактирования, такие как Adobe Illustrator, InDesign или Photoshop, и им просто нет смысла приобретать эти дорогостоящие программы.

Microsoft Word включает довольно примитивные технологии по сравнению с Illustrator или InDesign; однако, именно его используют клиенты, и ваш фирменный бланк бесполезен, если они не смогут редактировать и добавлять в него контент, поэтому умение создавать шаблоны бланков Microsoft Word является ключевым. Давайте начнем.

1. Создайте дизайн бланка

 


 

Мы создали данный пример в Illustrator, но для создания бланков можно использовать и Photoshop, и InDesign. Мы используем полноразмерный формат с полями 1/8 дюйма, что в итоге даст нам документ 8.63 x 11.13 дюймов.

Создайте дизайн в модели CMYK, и если вы используете фото или сложную графику, убедитесь, что разрешение не менее 300 пикселей, так как Microsoft Word сжимает все изображения, которые вы туда вставляете.

2. Экспортируйте дизайн бланка как файл PNG с высоким разрешением

 

 

Для этого выберите Файл > Экспорт > PNG. Убедитесь, что выбрали разрешение не менее 300 пикселей. Также можно сохранить дизайн как JPG и даже TIFF; хотя TIFF во много раз увеличит вашему клиенту размер файла и время загрузки в MicrosoftWord.

3. Настройте документ Microsoft Word

 

 

Затем настройте документ, чтобы импортировать туда ваш дизайн. Создайте новый документ, затем на вкладке Разметка страницы выберите пункт Параметры страницы. Установите размер бумаги на 8.75 x 11.13 дюйма,чтобы он соответствовал формату дизайна. Установите значения всех полей на 0. Это позволит установить шаблон без полей, вместо того, чтобы подстраивать его под стандартные поля Word.

4. Разместите дизайн бланка в документе Microsoft Word

Ваш фирменный бланк нужно поместить на место Колонтитулов документа Word, которые будут автоматически повторяться на всех дополнительных страницах. На вкладке Вставка перейдите к пункту Верхний колонтитул либо Нижний колонтитул и нажмите Изменить. В открывшемся конструкторе выберите пункт Вставить рисунок и выберите свой файл PNG. Ваш рисунок появится в центре документа. Теперь кликните на нём правой кнопкой мыши.

 

 

Перейдите к пункту Размер. Word автоматически уменьшает масштаб изображений, но вы можете это исправить, установив высоту и ширину на 100%.

Теперь выберите пункт Обтекание текстом и выберите За текстом. Нажмите Дополнительные параметры разметки и убедитесь, что горизонтальное и вертикальное положение рисунка установлено относительно Страницы. Нажмите Ок. Теперь ваш дизайн появился полностью. По необходимости отрегулируйте его расположение.

 

 

Так же поступите со вторым колонтитулом.

Выйдите из конструктора колонтитулов. Теперь вы можете редактировать текстовую часть. Сейчас колонтитул кажется затенённым, но на печати он окажется в полном цвете. Предупредите клиентов об этом. Отформатируйте поля и стиль абзацев. Если нажимать Ввод, пока Word не создаст новую страницу, вы заметите, что дизайн появился и там. Это потому что вы поместили его в колонтитул, и он будет дублироваться на каждой дополнительной странице.

5. Сохраните документ как шаблон

 

 

Переходите к меню Файл > Сохранить как. Выберите формат .dot и сохраните. Теперь можно отсылать редактируемый шаблон MicrosoftWord клиенту!

6. Подготовьте шаблон Microsoft Word к печати

Если ваш клиент использует принтер с возможностью печати без полей, скажите ему сохранять конечные файлы в PDF для лучшей печати. Печать напрямую из Word может привести к разным результатам. Для сохранения документа в PDF выполните действие Файл > Сохранить как > PDF или XPS. Теперь файл готов к печати 🙂

 

 

Важно предупредить клиента, что цвета в шаблоне Microsoft Word будут отображаться немного по-другому, чем цвета оригинального дизайна. Поэтому фокус при создании шаблона в том, чтобы максимально приблизить цвета шаблона к оригинальному дизайну, иначе они будут выглядеть по-другому и, скорее всего, неправильно отображаться при печати. А если вдруг у вашего клиента есть AdobeAcrobat или AdobeReader, порекомендуйте им редактировать шаблон в этих программах, так как они выдают более высокое качество печати, чем Microsoft Word.

К тому же, если дизайн полноразмерный, предупредите клиента, что он не будет корректно печататься на обычном домашнем или офисном принтере, так как при печати будут оставаться белые поля. Ему придётся использовать профессиональный принтер.

Microsoft Word имеет множество недостатков и не идёт ни в какое сравнение с более продвинутыми программами графического редактирования. Но скорее всего, ваши клиенты освоили только его, и вам придётся с этим работать.

Источник: Convert your original design into a Microsoft Word letterhead template

Тэги: MS Word, форматирование, шаблоны

Как создать форму анкеты или фирменный бланк в Ворде

В любой организации всегда нужны формы бланков — заявлений, анкет, карточек учета, и тому подобны документов. Только многие делопроизводители и кадровики даже не подозревают, что они могут сами легко создать и распечатать практически любую форму, анкету или карточку учета. И ничего кроме текстового редактора Ворд и принтера им не нужно. Многие организации заказывают эти бланки в типографиях и платят за это не малые деньги. А необходимо просто загрузить  бланк или форму, и создать шаблон многоразового использования, который всегда можно подкорректировать под нужды организации. Как создать бланк в word, мы сейчас рассмотрим на примере.

Создание бланка в Word

Прежде, чем создавать шаблон бланка, необходимо научиться создавать разделительные линии, уметь выравнивать текст, изменять межстрочный интервал, настроить программу на авто проверку орфографии, устанавливать необходимые шрифты, и создавать колонтитулы.

Для того чтобы создать бланк нам необходимо сначала выбрать его из списка готовых шаблонов. Это намного ускорит и облегчит нашу задачу.

  • Щелкните по кнопке «Office».

Создаем форму

  • Опять жмем на кнопке «Office».
  • В открывшемся меню выберите запись Создать.
  • В следующем окне выберете форму.

  • Для примера выберем форму Заявления.

В формах программы Word возможны три вида полей:

  1. Текстовые поля для ввода строк текста,
  2. Флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос. Для этого надо просто щелкнуть по флажку мышкой и в параметрах флажка выбрать Состояние по умолчанию – Установлен.

3. Раскрывающиеся списки позволяют выбрать один или несколько вариантов.  

 Можно просто создать бланки для заполнения их вручную, а можно заполнять их прямо на компьютере со слов и документов посетителей. Это уже , как вам удобнее.

Формы Анкет и Тестов очень хороши для преподавателей школ.

Примечание

При загрузке бланков и форм, необходимо подключиться к Интернету.

Надеюсь, что  создание бланка в word вам очень пригодиться в работе.

Удачи Вам!

48 бесплатных шаблонов бланков (MS Word)

Позвольте мне поделиться с вами этими 48 бесплатными шаблонами бланков, созданными с помощью MS Word, чтобы помочь вам в разработке вашего собственного дизайна бланков. Учитывая уровень конкуренции в современном деловом мире, организация, не ориентированная на конкретную цель, не должна воспринимать необходимость выделяться как должное. Чтобы выделиться из числа, в буквальном смысле слова, сотен тысяч других организаций, требуются серьезные усилия. Он предпринимает осознанные шаги с четко выраженным мировоззрением бренда, способным быть уникальным и отличаться от остальных.

Дизайн фирменных бланков — это очень мощный инструмент, который может существенно повлиять на брендинг. Фирменный бланк компании — это больше, чем что-либо еще, отличный маркетинговый инструмент. Хороший дизайн фирменного бланка — это очень мощный инструмент продвижения бренда, который может иметь большое значение для повышения доверия к тому, что подразумевается в письме.

Создание отличного шаблона фирменного бланка требует много времени и усилий. Иногда, пытаясь создать отличный дизайн фирменного бланка, вы можете испортить все усилия.Итак, как общее правило и современная тенденция, «не усложняйте». Однако это не мешает ему быть детализированным, привлекательным и уникальным.

Будьте проще. Пытаясь сохранить модный и привлекательный бланк, как отличный инструмент продвижения бренда, не забывайте, что он должен быть простым. Это не сообщение, это средство его передачи.

Смешайте цвет (а) с цветом вашего бренда. Если дизайн вашего фирменного бланка не может стать популярным или, по крайней мере, представляет ваш бренд, вам, возможно, придется подумать о том, чтобы заняться чем-то новым.

Продвигайте свой бренд. Дизайн, шрифты используемых символов, размещение данных / информации, цвета и текстуры должны работать на одно: продвижение вашего бренда.

Включите необходимые данные . Бланк должен быть оформлен таким образом, чтобы на нем можно было разместить следующие детали.

  • Название вашей компании
  • Адрес вашей компании
  • Контактный адрес
  • Номер (а) телефона
  • Адреса электронной почты
  • Логотип компании
  • Веб-сайт компании
  • Профили в других социальных сетях (Twitter, Facebook и т. Д.))

Обеспечьте идеальную планировку. Не используйте старые традиции дизайна. Если вы хотите, чтобы ваш фирменный бланк выделялся и привлекал внимание, сделайте его уникальным и особенным. Нет смысла придерживаться жестких, негибких традиций прошлого и рассчитывать на уникальный и профессиональный дизайн.

Добавьте специальные эффекты , которые не влияют на содержание и простоту дизайна фирменного бланка. Иногда другая сторона фирменного бланка имеет другой, но яркий цвет.К этому средству также можно добавить пару простых профессиональных модификаций, которые придают дыхание и блеск.

Сделайте приятное ощущение . Иногда вид и текстура бумаги, используемой для вашего фирменного бланка, могут иметь большое значение. Задумывались ли вы о чувствах, которые испытываете при прикосновении к фирменному бланку конкурентов? Текстура бумаги с самого начала вызывает хорошее уважение и обеспечивает идеальную посадку рисунков.

Спросите о подходящем инструменте проектирования .В любом случае это целиком и полностью работа художника, но задумывались ли вы когда-нибудь о том, что работа каждого может стать вашей работой? Возможно, вам придется специально попросить вашего дизайнера использовать определенный тип программного обеспечения, чтобы ваш дизайн фирменного бланка получился великолепным и модным.

Вот бесплатные шаблоны фирменных бланков, разработанные нашими сотрудниками, чтобы помочь посетителям нашего веб-сайта быстро подготовить и распечатать свой собственный дизайн фирменных бланков с помощью MS Word.

Вот ссылка для загрузки этого шаблона фирменного бланка 39 в формате MS Word,

Ссылка для загрузки этого шаблона фирменного бланка 40 в формате MS Word,

Вот ссылка для загрузки этого шаблона бланка 41 в формате MS Word,

Ссылка для загрузки этого шаблона бланка 42 в формате MS Word,

Вот ссылка для загрузки этого шаблона бланка 43 в формате MS Word,

Ссылка для скачивания этого шаблона фирменного бланка 44 находится здесь,

Вот ссылка для загрузки этого шаблона фирменного бланка 45 в формате MS Word,

Ссылка для скачивания этого шаблона 46 находится здесь,

Вот ссылка для загрузки этого шаблона 47 фирменного бланка в формате MS Word,

Ссылка для скачивания этого шаблона фирменного бланка 48 в формате MS Word,

Вот высококачественный шаблон фирменного бланка в формате MS Word,

Ссылка для скачивания этого шаблона.

000

000

000

000

000

000

Вот еще один бесплатный шаблон дизайна фирменного бланка в формате MS Publisher.

Ссылка для скачивания этого шаблона фирменного бланка в MS Publisher.

Просмотры сообщений: 0

19 редактируемых шаблонов фирменных бланков для MS WORD

19 шаблонов фирменных бланков для MS WORD

Аид 16 мая, 2016 1 Бланки для WORD Шаблоны фирменных бланков, шаблоны фирменных бланков, шаблоны фирменных бланков для WORD

Бланк — это печать названия организации, имени физического лица или компании на канцелярских принадлежностях.Обычно фирменные бланки находятся на конвертах и ​​на бумаге. Отдельное лицо или организация используют фирменный бланк, потому что он дает ощущение признания наряду с демонстрацией авторитета. При использовании канцелярских принадлежностей с фирменным бланком человек испытывает гордость от того, что он / она работает в этой организации.

Бланк состоит из логотипа организации или предприятия. Если фирменный бланк предназначен для физического лица, то обычно на нем печатается его имя.При разработке фирменного бланка очень важно, чтобы он был представителем организации, которую он обозначает. Следует использовать цвета и шрифт, которые используются для обозначения и представления организации. Например, если организация использует в логотипе синий и зеленый цвета, то при проектировании следует учитывать эти цвета.

Верх стационарного устройства должен состоять из логотипа, чтобы его можно было видеть всякий раз, когда он используется. Многие предпочитают держать его в углу, но предпочтительно использовать верх.Контактные данные, такие как адрес и номер телефона, также следует хранить на фирменном бланке. Это облегчает ответ для получателя.

Обратите внимание, что при разработке фирменного бланка убедитесь, что детали не слишком мелкие, чтобы они не читались, и не были слишком большими, чтобы занимать большую часть места.

Синий низ с официальным моно
Размер файла: 247 KB Скачать .DOC
Синий и красный фирменный бланк
Размер файла: 234 КБ Скачать.DOC
Blue Wave
Бланк
Размер файла: 260 КБ Загрузить .DOC
с синим оформлением на полях
Бланк
Размер файла: 239 KB Скачать .DOC
с полосой слева
Розовый бланк
Размер файла: 242 KB Скачать .DOC
Бизнес Светло-Розовый Квадрат
Размер файла: 244 КБ Загрузить.DOC
Фирменный бланк Business Black Square
Размер файла: 88 KB Загрузить .DOC
Деловой черный серый бланк
Размер файла: 98 KB Скачать .DOC
Деловой розовый яркий фирменный бланк
Размер файла: 103 KB Скачать .DOC
Фирменный бланк Business Orange Curve
Размер файла: 135 КБ Загрузить.DOC
Фирменный бланк Business Light Blue Curve
Размер файла: 101 KB Скачать .DOC
Фирменный бланк Business Light Blue Bar
Размер файла: 91 KB Загрузить .DOC
Бланк Деловой Серый Зеленый Угловой
Размер файла: 56 КБ Загрузить.DOC
Фирменный бланк Business Pink Bubble
Размер файла: 117 KB Скачать .DOC
Бланк Business Green Dots
Размер файла: 144 KB Скачать .DOC
Бланк Business Blue Bar
Размер файла: 104 KB Загрузить .DOC
Фирменный бланк Business Blue Cloud
Размер файла: 93 КБ Загрузить.DOC
Деловой светло-серый бланк
Размер файла: 87 KB Скачать .DOC
Деловой бланк с фиолетовым цветком
Размер файла: 120 KB Скачать .DOC

См. Сотни других бланков в формате MS Word Просмотреть все

Фирменный бланк Шаблон Word | Контактная информация Finder

Результаты листинга Шаблон фирменного бланка компании Word

Шаблоны деловых бланков

8 часов назад Произведите хорошее впечатление с этими шаблонами деловых бланков .Делиться. Фирменный бланк (дизайн Green Wave) Word . Бланк (Оформление планок) Word . Бланк (Дуга) Word . Фирменный бланк …