Что такое бизнес кейс: Бизнес-кейс проекта – что это и как использовать

Как составить бизнес-кейс проекта 💼

13 сентября, 2022 г.

17 отзывов, в среднем 5 из 5

Бизнес–кейс проекта – это что–то вроде инструмента поиска оснований для его реализации

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое бизнес-кейс?

Бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Цель бизнес-кейса проекта?

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т.д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Для чего нужны бизнес-кейсы проектов?

Бизнес–кейсы проектов нужны для: помощи с принятием решений о запуске проекта, вовлечения спонсоров, экономического обоснования проекта, предоставления основных вводных данных для руководителя проекта, а также для отображения связи проекта с основной стратегией компании.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое бизнес-кейс

Итак, у вас появилась отличная идея для проекта. И теперь вы хотите собрать команду специалистов и показать заинтересованным сторонам, что ваш проект жизнеспособен и достоин внимания. Но как это сделать?

Предже чем вашу идею одобрят, нужно будет показать ее пользу и суть, а также описать, какое финансирование понадобится для поддержки проекта (и откуда оно возьмется).

Именно на этом этапе вам и пригодится понятие «бизнес–кейс проекта».

В первую очередь оно отображает то, как вы будете воплощать свою идею в жизнь. Это очень важный этап, поскольку исследования показывают, что неэффективные бизнес–кейсы могут привести к прогоранию проектов.

В нашем тексте мы разберем все, что вам нужно знать о бизнес–кейсе проекта.

Проекты требуют вложения не только денег, но также времени и усилий, поэтому ключевым вопросом автоматически становится вопрос: «Стоит ли проект этого?». Бизнес–кейс лежит в основе любого проекта, а главная его задача – дать обоснования для реализации. Другими словами, он предназначен для того, чтобы убедить лиц, принимающих решения, что проект обладает всеми необходимыми достоинствами. Обычно это происходит путем описания выгод, затрат, изменений и финансового плана.

Т.е. бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т. д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Зачем нужны бизнес-кейсы и как понять, стоит ли заниматься проектом

Подготовка бизнес–кейса включает в себя оценку:

• Проблем, существующих в бизнесе;
• Возможностей;
• Преимуществ;
• Рисков;
• Затрат, которые включают также оценку инвестиций;
• Технических решений;
• Времени;
• Влияния;
• Организационных возможностей для достижения результатов проекта.

Проблемы – одна из самых важных составляющих бизнес–кейса, так как они отображают именно те трудности, которые связаны с текущей ситуацией и демонстрируют преимущества нового видения бизнеса.

Таким образом, бизнес–кейсы служат для следующих целей:

1. Принятия решений о запуске проекта

Конечно, это можно назвать чуть ли не основной целью. Обычно бизнес–кейсы составляются четко и структурированно. Такое описание содержания проекта, выгод, ресурсов, которые могут понадобиться и т.д., позволяет принять решение быстро и обоснованно.

2. Для вовлечения спонсоров

Проще говоря, бизнес–кейс содержит краткое перечисление всех преимуществ и недостатков проекта, что позволяет потенциальному спонсору принять решение, нужен ли ему этот проект.

3. Экономическое обоснование проекта

Конечно, никакой проект не запустится, если будет понятно, что он принесет одни убытки. Поэтому в бизнес–кейс обычно включают различные экономические расчеты.

4. Основные вводные данные для руководителя проекта

Как мы уже говорили, бизнес–кейс –  это «краткое содержание» проекта. Именно поэтому его наличие значительно упростит жизнь руководителю проекта. Он сможет быстро погрузиться в работу, что ускорит процесс реализации.

5. Связь проекта со стратегией компании

Бизнес–кейс отображает, что именно даст проект компании, а значит и его влияние на достижение стратегических задач.

Стоит отметить, что к концепции бизнес–кейсов проектов в разных компаниях относятся по–разному. Где–то это обязательный документ, а где–то его могут не использовать или же его пишет человек, напрямую заинтересованный в том, чтобы проект был запущен. Но, конечно, большинство организаций являются скорее сторонниками использования бизнес–кейсов. Почему?

В основном это связано с причиной появления самого проекта. Скорее всего, вы хотите запустисть новый проект, потому что вам нужно решить какую–то определенную проблему.

Обычно проблема заключается в том, что что–то мешает вашей компании достигать поставленных целей. Таким образом, получается, что работа направлена на достижение целей.

Если проект получил одобрение, стоит ответить еще на несколько простых вопросов:

• Какова его цель?
• Что может помешать достижению этой цели?
• Какие изменения необходимы, чтобы решить проблему?
• Вы уверены, что этот проект решит проблему?

Если у вас не получается ответить на эти вопросы, то, возможно, стоит отложить старт проекта.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Когда использовать бизнес-кейс и как его написать

Бизнес–кейс необходим, когда нужно обосновать ресурсы или финансы, которые будут потрачены на проект. К тому же, с их помощью можно получить одобрение спонсора и других заинтересованных сторон.

Например, спонсор может выделить средства на проект, а IT–отдел – предоставить нужные ресурсы.

Но не забывайте, что цель бизнес–кейса – убеждение. Поэтому каждый его раздел должен быть написан на языке аудитории, для которой он предназначен. Более того, он должен содержать достаточный объем информации, которого хватит комиссии для принятия решения. Поэтому при написании бизнес–кейса помните следующее:

• Будьте краткими и доносите только ту информацию, которая действительно необходима;
• Бизнес–кейс должен быть понятным и интересным;
• Не стоит додумывать. Опирайтесь только на ту информацию, которая ссылается на какие–то расчеты и т.п.
• Опишите свое видение;
• Продемонстрируйте ценность и преимущества проекта для вашего бизнеса в целом.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Содержание бизнес-кейсов

Бизнес–кейс можно условно поделить на четыре раздела:

1. Основные положения

2. Финансы

3. Основная информация о проекте

4. Организация проекта

Рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Основные положения

Этот пункт стоит добавлять, если у вас достаточно большой объем информации, так как основные тезисы помогут быстрее ориентироваться в нем.

По сути, это краткое изложение всего бизнес–кейса. Оно лаконично передает всю важную информацию о проекте и создает первое общее впечатление (которое, считается самым важным!).

2. Финансы

Раздел финансирования в первую очередь предназначен для тех, кто в компании отвечает за эту сферу (т.е. руководство или спонсоры). Обычно он включает в себя:

• Финансовую оценку

Ее может предоставить финансовый отдел вашей компании. А целью такой оценки является:

• Анализ чувствительности

Данный анализ касается рисков, связанных с проектом и рассматривает варианты результатов проекта. Фактически, он позволяет финансовому отделу проекта прорабатывать и оценивать возможные сценарии развития.

3. Основная информация о проекте

Это самый большой раздел бизнес–кейса, предназначенный сразу для всех сторон (руководства, спонсоров, команд и т.д.). Он отвечает на большинство вопросов, касающихся вашего проекта. Проще говоря, объясняет «что», «как» и «почему».

В этот раздел входит:

• Исходная информация

Ее цель – дать ясное представление о самом проекте и его бизнес–модели. Это краткий обзор причин, из–за которых произошли изменения: проблемы, возможности или изменения обстоятельств.

• Бизнес–цель

В этой части рассказывается, почему вы решили, что нужно реализовать проект. Если кратко, то бизнес–цель отвечает на следующие вопросы:

• Преимущества и недостатки

В этом разделе нужно указать все финансовые и нефинансовые преимущества. Цель та же – объяснить, зачем вам нужен проект.

Ответом может быть:

Не забывайте указать и любые недостатки, которые были вами обнаружены, поскольку они отображают потенциальные риски проекта.

• Варианты решения проблем

Определите возможные варианты решения проблем и опишите их как можно подробнее.

Например, если в бизнес–модели и предлагаемом решении используются какие–то дополнительные технологии, обязательно объясните как. К тому же, поскольку у большинства проблем есть несколько вариантов решений, постарайтесь предоставить основные из них. Это позволит выбрать самый лучший способ.

• Объем и влияние

В этом разделе описывается работа, которая необходима для достижения целей, а также определяются функции, которые затронет проект. Кроме того, он описывает границы и ключевые взаимосвязи с другими проектами.

• Наброски плана

Это краткое изложение основных задач проекта и его общий график.

В идеале проект должен быть разделен на этапы, для каждого из которых будет свой набор задач.

• Оценка рынка

Чтобы бизнес–кейс давал всестороннюю оценку, нужно изложить в нем состояние рынка (относительно вашей сферы деятельности). Другими словами, четко обозначьте основные бизнес–интересы.

• Оценка рисков

Мы уже упоминали этот этап, но стоит повторить, что оценка рисков должна охватывать те проблемы, которые могут возникнуть в ходе вашего проекта, а также оценку возможностей компании среагировать на них.

Поэтому этот раздел чаще всего отвечает на следующие вопросы:

4. Организация проекта

Последний раздел играет большую роль для менеджера проекта, который будет ответственным за реализацию в целом. В этом пункте описывается, как создается проект.

• Управление проектом

Подраздел бизнес–кейса, который показывает, как структурирован сам проект и его различные уровни принятия решений (роли и обязанности, стандарты проекта и т.п.).

• Отчетность

Наконец, бизнес–кейс должен определять, как будет фиксироваться прогресс проекта. Обычно это делает менеджер, составляя краткие отчеты о ходе работы или развернутый отчет в конце каждого из этапов проекта.

Заключение

Возможно, у вас сложилось впечатление, что бизнес–кейс – это большой и громоздкий документ, который требует огромного количества усилий. Но это абсолютно не так. Большим он будет только для более крупных и сложных проектов, требующих глобальных изменений во всей бизнес–модели компании.

В целом бизнес–кейс – это удобный инструмент, позволяющий провести быстрый анализ проекта и решить, стоит ли его реализовывать. Другими словами, его цель состоит в том, чтобы обрисовать бизнес–обоснование для выполнения проекта и предоставить средства для постоянной оценки прогресса.

Бизнес-кейс для самозанятых — комплексная господдержка вашего проекта | Развитие малого и среднего предпринимательства | Национальный проект

Уважаемые коллеги, оказание данной услуги в 2022 году завершено. Предлагаем вам оставить заявку на 2023 год.  Мы обязательно свяжемся с вами и сообщим о старте услуги.

Бизнес-кейс для самозанятых —  это специальный комплекс услуг для плательщиков налога на профессиональный доход, который включает в себя несколько ключевых направлений, необходимых для успешного старта и эффективного развития проекта.

Бесплатно воспользоваться бизнес-кейсом смогут как те, кто только начинает свое дело, так и более опытные пользователи специального налогового режима.

Для оказания услуг самозанятым в проект привлечены опытные профессионалы-предприниматели и эксперты в сфере маркетинга и продвижения. Они помогут грамотно  упаковать продукт, чтобы привлечь новых клиентов и повысить продажи, составить план развития и подобрать работающие инструменты для его реализации.  

В 2022 году состав пакета услуг, входящих в бизнес-кейс, был скорректирован в соответствии с опытом и запросом самозанятых, участвующих в программе в предыдущие два года.

Бизнес-кейс 2022 — это: 

• Маркетинговый анализ проекта — персональная консультация с маркетологом Алевтиной Золотаревой, которая проведет подробный разбор проекта, выделит его сильные стороны и зоны роста, поможет сформулировать уникальное торговое предложение, подскажет как работать над позиционированием и личным брендом.
• Фотосъемка проекта — проводится профессиональным фотографом Анастасии Коротковой в локации производства продукции/предоставления услуг или в профессиональной студии (по выбору получателя бизнес-кейса). Результатом фотосъемки станут 50+ фотографий, отражающих уникальность проекта и личный бренд самозанятого.
• Видеовизитка проекта -создание видеовизитки проекта самозанятого для социальной сети в вертикальном формате, хронометражом до 60 секунд. Видеовизитка может быть использованы в качестве приветственного Reels/поста, для настройки таргетированной рекламы, в целях знакомства аудитории с проектом.
• Публикация интервью — интервью о проекте и самозанятом будет размещено на портале государственной поддержки бизнеса MyBiz63.ru. Сториз со ссылкой на полный текст интервью и ссылкой на сам проект будет размещена в социальных сетях проекта «Мой бизнес»

Условия получения

Для того, чтобы получить бесплатный бизнес-кейс поддержки самозанятых, необходимо:

• быть официально зарегистрированным плательщиком НПД на момент подачи заявки
• заполнить анкету до 30 числа каждого месяца по ссылке
• дождаться экспертной оценки поступивших заявок 
• найти себя в списках победителей после 10 числа последующего месяца

Спешите принять участие и получить комплекс услуг для роста и развития своего дела в подарок! 

Услуга реализуется по заказу и за счёт средств Министерства экономического развития и инвестиций Самарской области в рамках национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы» 

Как написать резюме (лучший формат)

Написание резюме

Хорошая новость: резюме короткое. Это часть более крупного документа, такого как бизнес-план, экономическое обоснование или проектное предложение, и, как следует из названия, резюмирует более длинный отчет.

Плохая новость: это важный документ, который может быть сложным в написании, потому что резюме служит нескольким важным целям. С одной стороны, резюме используются для описания каждого раздела вашего бизнес-плана, инвестиционного предложения или проектного предложения. С другой стороны, они используются для представления вашего бизнеса или проекта инвесторам и другим заинтересованным сторонам, поэтому они должны быть убедительными, чтобы вызвать их интерес.

Давление при написании сводки возникает из-за того, что все будут обращать на нее внимание, поскольку она находится в самом верху этой кучи документов. Он объясняет все, что следует за этим, и может сделать или разрушить ваш бизнес-план или план проекта. Резюме должно знать потребности потенциальных клиентов или инвесторов и нацеливаться на них, как лазер. К счастью, мы покажем вам, как написать и отформатировать резюме, чтобы сделать именно это.

Связанный: Бесплатный шаблон резюме для Word

Что такое резюме?

Резюме — это короткий раздел более крупного документа, такого как бизнес-план, инвестиционное предложение или проектное предложение. В основном он используется для предоставления инвесторам и заинтересованным сторонам быстрого обзора важной информации о бизнес-плане, такой как описание компании, анализ рынка и финансовая информация.

Он содержит краткое заявление, касающееся проблемы или предложения, подробно изложенное в прилагаемых документах, а также справочную информацию, краткий анализ и вывод. Резюме предназначено для того, чтобы помочь руководителям и инвесторам решить, стоит ли продвигать предложение или нет, что делает его критически важным. Презентации часто используются вместе с резюме, чтобы рассказать о преимуществах и основных преимуществах бизнес-плана или проекта.

В отличие от реферата, который представляет собой краткий обзор, формат исполнительного резюме представляет собой сжатую форму документов, содержащихся в предложении. Аннотации чаще используются в академических и научно-исследовательских работах и ​​служат тизером для читателя, чтобы увидеть, хотят ли они читать дальше.

Организовать все, что нужно для резюме, может быть сложной задачей. ProjectManager может помочь вам привести мысли в порядок и сотрудничать с вашей командой. Наши мощные, но интуитивно понятные инструменты управления задачами позволяют легко расставлять приоритеты и делать все вовремя. Попробуйте бесплатно сегодня.

ProjectManager упрощает совместную работу с комментариями в реальном времени и обменом файлами. Узнать больше.

Как написать резюме

Резюме

различаются в зависимости от документа, к которому они прикреплены. Вы можете написать резюме для бизнес-плана, проектного предложения, исследовательского документа, бизнес-кейса и других документов и отчетов.

Тем не менее, при написании резюме есть рекомендации, чтобы убедиться, что вы попали во все основы.

Резюме Длина

Согласно многочисленным книгам, написанным о резюме, а также обучающим курсам, семинарам и выступлениям профессиональных докладчиков, согласованная длина формата резюме должна составлять от 5 до 10 процентов от длины всего отчета.

Соответствующий язык

Используемый язык должен соответствовать целевой аудитории. Одна из самых важных вещей, которую нужно знать, прежде чем писать профессионально, — это понимать, к кому вы обращаетесь. Если вы пишете для группы инженеров, язык, который вы будете использовать, будет сильно отличаться от того, как вы пишете для группы финансистов.

Это включает в себя не только слова, но и содержание и глубину объяснения. Помните, что это краткое изложение, и люди будут читать его, чтобы быстро и легко выделить основные моменты.

Краткое введение

Вы также хотите сразу привлечь внимание читателя в первом абзаце. Точно так же, как речь часто начинается с шутки, чтобы снять напряжение и расслабить людей, чтобы они лучше слышали, что происходит, так и сильный вступительный абзац может увлечь читателя и заставить его хотеть читать дальше. Это не значит, что вы начинаете с шутки. Шутки тяжелые. Придерживайтесь своих сильных сторон, но помните, что большинство читателей дают вам всего несколько предложений, чтобы убедить их, прежде чем двигаться дальше.

Не забудьте объяснить, кто вы как организация и почему у вас есть навыки, персонал и опыт для решения проблемы, поднятой в предложении. Это не обязательно должна быть длинная биография, часто достаточно будет только вашего имени, адреса и контактной информации, хотя вы также захотите подчеркнуть свои сильные стороны, поскольку они относятся к бизнес-плану или проектному предложению.

Соответствующая информация

Резюме не должно отклоняться от следующего за ним материала. Это резюме, а не место для новых идей. Это сбило бы с толку и поставило бы под угрозу все ваше предложение.

Установите потребность или проблему и убедите целевую аудиторию в том, что ее необходимо решить. После того, как это настроено, важно порекомендовать решение и показать, какова его ценность. Будьте ясны и тверды в своих рекомендациях.

Обоснуйте свое дело. Обязательно запишите основные причины, по которым ваша организация идеально подходит для предлагаемого вами решения. Это тот момент, когда вы отличаетесь от конкурентов, будь то методология, отзывы довольных клиентов или что-то еще уникальное, что вы предлагаете. Но не делай из этого слишком много о себе. Обязательно держите имя потенциального клиента на первом плане.

Не пренебрегайте сильным заключением, в котором можно подвести итоги и еще раз выделить главное.

Связанный: 10 основных шаблонов отчетов Excel

Что включить в резюме

Содержание резюме должно отражать содержание более крупного документа, частью которого оно является. Вы найдете множество примеров резюме в Интернете, но для простоты мы сосредоточимся на бизнес-планах и проектных предложениях.

Как написать резюме для бизнес-плана

Как мы узнали выше, ваше резюме должно содержать основные пункты всех разделов вашего бизнес-плана. Бизнес-план — это документ, который описывает все аспекты бизнеса, такие как его бизнес-модель, продукты или услуги, цели, маркетинговый план и многое другое. Их обычно используют стартапы, чтобы представить свои идеи инвесторам.

Вот наиболее часто используемые разделы бизнес-плана:

• Описание компании
• Товары и услуги
• SWOT-анализ
• Анализ рынка
• Маркетинговый план
• Финансовое планирование
• Запрос на финансирование

Резюме также являются отличным способом наметить элементы плана проекта для проектного предложения. Давайте узнаем, что это за элементы.

Как написать резюме для проектного предложения

Резюме для вашего предложения по проекту будет содержать наиболее важную информацию из вашего плана управления проектом. Вот структура нашего шаблона резюме:

• Введение: Какова цель вашего проекта?
• Описание компании: Покажите, почему именно вы подходите для проекта.
• Необходимость/Проблема: Какую проблему он решает?
• Уникальное решение: Каково ваше ценностное предложение и каковы основные преимущества вашего проекта?
• Доказательство: Доказательства, исследования, технико-экономические обоснования, подтверждающие, как ваша компания может решить проблему.
• Ресурсы: Опишите ресурсы, необходимые для проекта
• Возврат инвестиций/Запрос на финансирование: Объясните прибыльность вашего проекта и то, что ждет инвесторов.
• Анализ конкуренции/рынка: Каков ваш целевой рынок? Кто ваши конкуренты? Чем ваша компания отличается от них?
• Маркетинговый план: Создайте маркетинговый план, описывающий маркетинговые стратегии вашей компании, планы продаж и партнерства.
• Бюджет/Финансовое планирование: Какой базовый бюджет вам нужен для плана вашего проекта?
• Сроки: Каков предполагаемый срок завершения проекта?
• Команда: Кто является членами проектной группы и почему они квалифицированы?
• Выводы

Теперь, когда мы узнали, что резюме могут различаться в зависимости от типа документа, над которым вы работаете, вы готовы использовать наш шаблон резюме.

Резюме шаблона

Итак, чтобы собрать всю эту информацию воедино, вот базовый формат образца резюме. Вы можете найти эту же информацию в нашем бесплатном шаблоне резюме:

• Введение, обязательно узнайте свою аудиторию
• Оглавление в виде маркированного списка
• Объясните роль компании и определите сильные стороны
• Объясните потребность или проблему и ее важность
• Порекомендуйте решение и объясните его значение
• Обоснуйте указанное решение, объяснив, как оно подходит для организации
• Сильный вывод, который еще раз подчеркивает важность проекта

Вы можете использовать его в качестве примера резюме и добавлять или удалять некоторые из его элементов, чтобы приспособить его к вашим потребностям. В нашем образце резюме есть основные элементы, которые вам понадобятся для бизнес-плана или резюме плана проекта.

Бесплатный шаблон резюме ProjectManager. Загрузить сейчас.

Что делать после написания резюме

Как и все, что вы пишете, вы всегда должны начинать с черновика. Первый набросок должен соответствовать всем вышеперечисленным критериям, но не увязайте в том, чтобы сделать прозу идеальной. Думайте о первом наброске как об исследовательской миссии. Вы собираете всю необходимую информацию.

Далее вы хотите тщательно просмотреть документ, чтобы убедиться, что ничего важного не было упущено или упущено. Убедитесь, что фокус резкий и четкий, и что он напрямую связан с потребностями вашего потенциального клиента.

Вычитка стиля и грамматики

Но не пренебрегайте написанием. Убедитесь, что вы не повторяете слова, не впадаете в клише или другие признаки плохого письма. Нет, вы не претендуете на Пулитцеровскую премию по литературе, но вы также не хотите утомлять читателей до такой степени, что они не поймут, почему вы — организация, которая может помочь им добиться успеха.

Вы проверили содержание и прозу, но не забывайте о стиле. Вы хотите писать естественно и не слишком формально, но так, чтобы говорить в манере вашей целевой аудитории. Если это консервативная фирма, тогда, возможно, требуется формальность. Но все больше и больше современных компаний имеют непринужденную корпоративную культуру, и официальное письмо может ошибочно заставить их думать о вас как о старом и устаревшем.

Последний запуск должен проверять копию. Это означает перепроверку, чтобы убедиться в правильности написания и отсутствии опечаток или грамматических ошибок. Однако тот, кто написал резюме, не лучший человек для его редактирования. Они могут легко замазать ошибки из-за своего знакомства с работой. Найдите кого-нибудь, кто преуспевает в копирайтинге. Если вы предоставляете небрежный контент, это свидетельствует об отсутствии профессионализма, что, несомненно, отразится на том, как читатель думает о вашей компании.

Критика резюме

Каждый хороший аргумент нуждается в опровержении, и хотя мы выступаем за правильное использование резюме, было бы небрежно не упомянуть некоторые критические замечания. Наиболее распространенным является то, что резюме по своей структуре слишком просто, чтобы отразить сложность большого и сложного проекта.

Это правда, что многие руководители могут прочитать только резюме и при этом упустить нюансы предложения. Это риск. Но если резюме следует рекомендациям, изложенным выше, оно должно давать полную картину предложения и вызывать у читателя интерес к более глубокому изучению документов для получения подробной информации.

Помните, что резюме может быть написано плохо или хорошо. Они могут не сосредоточиться на результатах или решении проблемы предложения или сделать это в расплывчатой, общей манере, которая не оказывает влияния на читателя. Вы можете сделать сто вещей неправильно, но если вы будете следовать правилам, то ответственность ляжет на читателя.

ProjectManager превращает резюме в проект

Ваше резюме одобрено для проекта. Теперь начинается настоящая работа. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам организовывать задачи, проекты и команды. У нас есть все необходимое для управления каждым этапом вашего проекта, чтобы вы могли завершить свою работу вовремя и в рамках бюджета.

Работай так, как хочешь работать

Поскольку руководители проектов и команды работают по-разному, наше программное обеспечение является гибким. У нас есть несколько представлений проекта, например, канбан-доска, которая визуализирует рабочий процесс. Менеджерам нравится прозрачность, которую он обеспечивает в производственном цикле, в то время как команды могут сосредоточиться только на тех задачах, которые они могут выполнить. Вам удобнее со списками задач или диаграммами Ганта? У нас тоже есть такие.

Отслеживание в реальном времени для лучшего управления

Чтобы убедиться, что ваш проект соответствует ожидаемым срокам и стоимости, у нас есть функции, которые отслеживают и отслеживают ход выполнения, чтобы вы могли контролировать любые отклонения, которые могут возникнуть. Наше программное обеспечение основано на облаке, поэтому данные, которые вы видите на нашей информационной панели, всегда актуальны, что помогает вам принимать более обоснованные решения. Сделайте это резюме реальностью с помощью ProjectManager.

Вы изучили и написали убедительное резюме, которое станет основой для вашего предложения. Вы выполнили работу, и потенциальный клиент это видит и заключает контракт с вами на проект. Однако, если у вас нет под рукой надежного, простого в использовании и надежного набора инструментов управления проектами, таких как диаграммы Ганта, доски Канбан и проектные календари, для планирования, мониторинга и составления отчетов о работе, то вся эта подготовка будет напрасно.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет вам данные в режиме реального времени и платформу для совместной работы для эффективной и продуктивной работы. Но не верьте нам на слово: воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией.

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

В этом руководстве объясняется, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечислены 15 наиболее важных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

ProjectManager имеет представление списка с неограниченным хранилищем файлов, чтобы упростить документацию по проекту. Узнать больше

Давайте посмотрим, какие проектные документы следует создавать на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, для некоторых требуется более подробная проектная документация, чем для других. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициация проекта: Устав проекта, резюме проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Шаблон закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 основных проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Скачать сейчас

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать задачи, зависимости, ресурсы и многое другое. Попробуйте бесплатно.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

Бесплатный шаблон отслеживания рисков ProjectManager. Скачать сейчас

6. Заявление о сфере применения

Описание содержания определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

Бесплатный шаблон содержания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

Бесплатный шаблон бюджета проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Бесплатный шаблон плана коммуникации ProjectManager. Загрузить сейчас

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

Бесплатный шаблон отчета о состоянии ProjectManager. Загрузить сейчас

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце фазы закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

Бесплатный шаблон закрытия проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

11. Шаблон проектного предложения

Проектное предложение — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

Шаблон предложения руководителя проекта. Загрузить сейчас

12. Шаблон краткого описания проекта

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о нем. цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

Бесплатный шаблон краткого описания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

Бесплатный шаблон сбора требований ProjectManager. Загрузить сейчас

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

Бесплатный шаблон обзора проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Бесплатный шаблон устава команды ProjectManager. Загрузить сейчас

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, что связано с клиентом . Представьте, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны просматривать документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильный объем процесса . Хотя вы не хотите запутаться в документировании стольких планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Имейте правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документов, которые вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище  . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

План проекта — один из самых важных документов проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Когда представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее.