Как открыть эвент агентство: Как открыть свое event-агентство? | Event.ru

Содержание

Как открыть эвент-агентство: советы выпускницы Глион

Чем занимаются эвент-агентства? Организацией свадеб, вечеринок, соревнований, конференций, частных праздников, крупных событий города, дней рождений… Захватывающе! Все это часть индустрии гостеприимства, поэтому в институте Glion существует специализированные программы, где студенты могут изучить особенности проведения мероприятий на самом высоком уровне.

Как открыть эвент-агентство? С какими сложностями придется столкнуться? Как образование в школе гостеприимства приведет к успеху? На все вопросы ответила выпускница института Glion Зиния Перси, окончившая программу Магистратуры в 2008 году.

Основа event-агентства

Зиния выросла в семье бизнесменов, но до открытия собственной компании ей предстояло многому научиться. Чтобы получить качественное образование и современные знания, девушка поступила в Glion на программу по менеджменту в гостеприимстве. После окончания института в 2008 году Зиния получила опыт работы и открыла собственное event-агентство Xenia Hospitality Solutions LLP. Ее компания растет активными темпами и уже входит в список 25 лучших агентств по планированию свадеб в Индии.

«Xenia» – греческое слово, означающее «гостеприимство». Греки верили, что с гостями надо быть щедрыми и любезными. Моя компания основана на этих простых принципах. Мы понимаем, что свадьба – один из важнейших дней в жизни, но все может выйти из-под контроля и испортить впечатления и воспоминания. Поэтому в задачи нашего эвент-агентства входит комплексная организация мероприятия, у клиентов есть только один номер на быстром наборе – наш. Мы решаем все проблемы, чтобы свадьба получилась идеальной. Моя компания также организовывает другие события: от частных вечеринок до крупных корпоративных вечеров», – говорит Зиния.

Открытие и развитие эвент-агентства

«Мой отец работает в логистике, но меня совсем не привлекает эта отрасль. После обучения в Glion какое-то время я работала куратором в одном event-агентстве, но не получала зарплату около 4-х месяцев. Однажды терпение лопнуло, я сложила документы, пошла в ближайший Starbucks, купила доменное имя для сайта и начала обзванивать бывших клиентов. За первый час нашла заказ на мероприятие. Так родилась компания Xenia Hospitality», – вспоминает выпускница.

 

4 испытания при запуске и развитии эвент-агентства:

Зиния говорит: «Честно говоря, на долю предпринимателя выпадает бесчисленное множество проблем. Часть из них:

  • Выход на рынок. В городе, где зарегистрировано больше 4500 ивент-компаний, а каждый второй человек считает себя организатором мероприятий, выход на рынок становится сложнейшей задачей. Это жесткий и беспощадный рынок, где всегда есть кто-то дешевле. Начните искать клиентов среди знакомых, делайте все по высшему разряду и просите рекомендации, расширяя портфолио.
  • Доверие. Люди редко доверяют организацию важных событий новичкам, особенно девушкам, им кажется, что для нас это просто хобби. Дайте клиентам возможность оплатить работу в конце, это облегчит поиск заказчиков и повысит их доверие к вам. Держите их в курсе событий, так заказчикам спокойнее.
  • Персонал. Молодой компании трудно нанять квалифицированный персонал, но вы должны приложить все усилия. Если удастся найти таких, делайте все, чтобы удержать их на долгие годы. Будьте добры и поддерживайте диалог, так сотрудники чувствуют, что работают с вами, а не для вас.
  • Поставщики.
    Ваши клиенты должны получать лучшее. Новичкам на рынке сложно понять, какой подрядчик и поставщик действительно хорош. Выбирайте партнеров по рекомендациям, так сократится шанс ошибки»

Как Глион изменил жизни выпускницы

«Glion изменил мою жизнь больше, чем я рассчитывала. Школа стимулирует к совершенствованию. Я научилась работать над собой каждый день и поняла, что смогу добиться чего угодно, если поставлю цель. Глион дал мне инструменты для создания собственной компании, например, узнала, как управлять финансами и доходами. Я получила возможность работать за границей, что способствовало развитию лидерских качеств. Он дал мне знания и опыт в пиаре, без чего не может существовать бизнес. Школа научила меня, что второе место – не вариант. Совершенство, вот что приведет к успеху», – утверждает Зиния.

Образование в гостиничном менеджменте часто ассоциируется с работой в отелях и ресторанах, но выпускники Glion могут работать во множестве отраслей, а многие становятся владельцами и основателями компаний. Это доказывает, что образование в школе гостеприимства позволит построить карьеру мечты в любой сфере.

Подробности о программах Glion можно узнать у консультантов STUDIES&CAREERS.

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний - у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.


 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты - невесты - всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером "стоят" как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
 
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.


 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.
 

В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый "навар" или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу "сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе". Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью "клиент не заметит в пылу празднования" не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет "сарафанное радио". Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики - на слуху.

Как открыть ивент-агентство: история директора

Создавать праздник — это такая же тяжелая работа, как и все остальные. Как бурный фееричный отпуск, после которого хочется уехать на необитаемый остров и немного отдохнуть. Но если ты твердо знаешь, что «командовать процессом буду я», садись и читай нашу новую бизнес-историю в рубрике «Свой бизнес». Рассказывает Екатерина Ластенко, директор ивент-агентства «Hakuna Matata», тренер бизнес-школы «Profi», создатель HR-платформы «Междусобойчик», организатор Антиконференции «Поколение XYZ», PMD Marketing.

ЧИТАЙ ТАКЖЕ - Почему она ушла из Google: уйти из компании мечты ради мечты собственной. Бизнес-история

Я очень амбициозный человек. Недавно мои друзья-генетики рассказали, что у некоторых людей есть так называемый «ген авантюризма», который заставляет постоянно двигаться к новым переживаниям, никогда не останавливаться на достигнутом. У меня он есть на 100%. Мне всегда хотелось иметь своё дело, руководить людьми, создавать и организовывать.

В 20 лет я уже поняла, что не смогу быть просто «женой своего мужа» и не хочу работать в корпоративном бизнесе, моей мечтой было – собственное дело. Хотя тогда я не имела ни малейшего представления, чем конкретно хочу заниматься.

У каждого своя мотивация заниматься бизнесом. Кто-то хочет денег, тогда вообще не важно, чем заниматься, главное, чтобы твой товар имел спрос на рынке. Для других бизнес – это тусовка, такому руководителю важно, чтобы люди были на него эмоционально завязаны, от своего коллектива он заряжается энергией и даже может уйти «в минус», чтобы сохранить команду. Для меня было важно понять, чем же я хочу заниматься, что хочу создавать и какие идеи нести в мир. Я была уверенна, что могу сделать всё, что действительно сильно захочу. После долгих поисков я определилась с «делом своей жизни», которое впоследствии стало бизнесом.

Читайте также: 
Как начать бизнес без богатого папика:
опыт дизайнера-архитектора

В моем бизнесе необходим минимальный стартовый капитал. Организацией мероприятий возможно заниматься и без шикарного офиса, раздутого штата и громкой рекламы. Главный капитал ивент-агентства – это клиенты. С первыми вложениями помог мой нынешний партнер, который создал инфраструктуру, в которой нам с первыми сотрудниками было комфортно трудиться. Мы вместе до сих пор, это очень плодотворный союз прагматизма и творчества.

Читайте также: 
Как открыть студию декора,
если в кармане 500$

Тогда нам всё казалось прекрасным и фееричным. Сейчас я понимаю, что основной проблемой было то, что мы бежали во все стороны, хватались за любые идеи и проекты. Этот опыт нам был необходим для того чтобы определиться со специализацией агентства. Со временем мы решили, что будем заниматься только мероприятиями для бизнеса (конференции, корпоративы, промо). Навсегда отказались от свадеб, приватных, клубных ивентов и привозных концертов. Это локализировало целевую аудиторию и наш стиль работы.

Я прекрасно помню первый год рождения «своего дела». Тогда я ещё раз поняла, что мы занимаемся тем, что любим делать сами. Свой первый день рождения мы праздновали среди коллег, клиентов и друзей на корабле. Сделали небольшой концерт, плясали, дурачились, а в финале пели задушевные песни под гитару, сидя на корме прямо в вечерних платьях. Я до сих пор храню подарки с того дня рождения, жаль только, что подаренная золотая рыбка в аквариуме уже не с нами 🙂

Бизнес стал окупаемым не ранее, чем через два года.

Мой личный девиз, который поддерживает в сложных ситуациях: «Нет ничего невозможного для человека с интеллектом». Если ты столкнулся с проблемой, значит, что-то ещё не понял, не разобрался. Нужно искать выход, а не впадать в эмоции.

Слоган агентства «Акуна Матата» — «Жизнь без забот!», наши клиенты не заботятся ни о чем, только получают удовольствие и пользу для бизнеса от своих мероприятий.

Читайте также: 
Как без капитала создать
свадебное агентство для богатых невест

Самое важное в работе с клиентом — нельзя критиковать клиента, не нужно отвоевать свою территорию, не стоит выяснять, кто прав, а кто виноват. Нужно взяться с клиентом за руки и идти к общим целям. Чтобы научиться хорошему клиент-сервису, нужно самому стать хорошим клиентом. Как вы относитесь к официантам, таксистам? Как общаетесь со своими преподавателями, родственниками, знакомыми? Нельзя быть толерантным и заботливым только со своими клиентами, это качество нужно развивать, как самодостаточное.

Главный ивент в мире – это, безусловно, Олимпийские игры. Я всегда с огромным интересом наблюдаю за церемониями открытия, за сюжетной линией, которую выстроил режиссер, за символикой, которую он использовал, за реакцией на все эти спецэффекты публики. Также я постоянно посещаю концерты за границей, карнавалы, главные праздники разных народов. У этих событий не всегда есть конкретный автор, история развития сценария может быть очень глубока и повторяться каждый год снова и снова. Но система, законы и правила коллективного ивента едины, и мне очень интересно узнавать новые грани этих мистерий. 

О СЕБЕ

Меня вдохновляет моя команда и мои духовные учителя.

Стресс лучше не надевать, конечно:). Зачастую я стрессую от однообразной деятельности и, как следствие, отсутствия нового опыта и переживаний. Поэтому рецепт тут прост – смена деятельности, пространства, окружения. От физической усталости мне помогают спорт, йога, массаж, от ментальной усталости - хорошая компания, обучение и путешествия.

Я не люблю утро. Поэтому делаю всё, чтобы наполнить начало дня приятными для настроения моментами. Любимая музыка и комплекс хатха-йоги вдохновляют меня на целый день. Также в последнее время я обрела полезную привычку – завтракать. Поэтому мой день начинается с мультизлаковой каши с фетой по моему фирменному рецепту и огромной чашки зеленого чая.

Я – убежденная сова, тут уж ничего не поделать. Мой рабочий день обычно заканчивается не раньше 20 часов, с 23 до 2 часов ночи работает «творческая фаза», это самый продуктивный период для размышлений, литературы и кино. В это время я впитываю информацию, которая меня вдохновляет на новые проекты. Соответственно, в 9 меня будит будильник. График может меняться во время проектного периода, на монтаж мы можем выехать и в 3 часа ночи, можем не спать несколько суток – это издержки работы ивентора.

В последние несколько лет моя вредная привычка — это сериаломания. Если меня захватывает какой-то сюжет, я не могу оторваться от экрана, пока не пересмотрю все сезоны. «Карточный домик», «Ганнибал», «Во все тяжкие», «Мистер Робот», «Аббатство Даунтон» были проглочены за считанные дни. Мои друзья говорят, что хуже только компьютерные игры. Пожалуй, даже пробовать не буду:). В бизнес-школе «Profi», тренером которой я являюсь, каждый учебный сезон мы открываем обзором мировых социальных трендов. Недавно мы как раз обсуждали, что культовые сериалы диктуют моду на стиль жизни в большей мере, чем другие медиа-продукты.

В минуты отчаяния нужно всегда помнить, что ты не один. Миллионы людей сталкивались с такими же проблемами и решили их, вокруг тебя много друзей и соратников, которые с радостью придут на помощь. Также нужно всегда помнить, что ты уже решал в жизни, казалось бы, неподъемные задачи. Поначалу они кажутся монстрами, потом приносят тебе жизненные уроки и бесценный опыт.

Для людей, которых любишь, ты всегда найдешь время и возможность выразить свои чувства, сделать что-то приятное. Если в отношениях проблемы, то человек ищет отдушину в работе, начинает «трудоголить». У меня бывают периоды аврала, когда я отдаюсь своим проектам целиком, но это всегда заканчивается, и я уделяю своим близким и своим удовольствиям столько времени, сколько хочу. 

Материалы по теме:

Как открыть агентство по организации праздников с нуля

Вы креативная личность, и хотите попробовать себя в бизнесе? Тогда мы настоятельно рекомендуем посмотреть вам в сторону бизнеса по открытию собственного ивент агентства. Одними из главных характеристик, которыми должен обладать руководитель такой фирмы, так это возможность генерировать креативные идеи и высокие организаторские и коммуникационные способности. Почему это так важно? Вам придется работать со многими творческими людьми, или даже целыми коллективами, и с каждым нужно будет договориться на выгодных вам условиях. В среднем, такие агентства берут плату за свои услуги около 15%, от бюджета мелкого праздника. При обслуживании массовых корпоративов для крупных компаний, с солидным бюджетом процент отчислений варьируется в диапазоне 3% – 5% от бюджета мероприятия.

Из основных плюсов этого бизнеса можно выделить то, что вам не нужно нанимать на постоянную работу множество сотрудников, а есть возможность работать по сдельной оплате труда. Также то, что бюджет для открытия бизнеса по организации праздников нужен совсем небольшой, и даже при минимальном стартовом капитале уже через полгода можно выйти на неплохую прибыль.

Наиболее выгодно открывать ивент агентство именно в крупных городах, поскольку там есть спрос на данные услуги и к тому же там платежеспособное население. Особенно это сказывается во время экономического кризиса, и много мелких провинциальных фирм просто закрываются, поскольку количество заказов сводиться к нулю. Но в то же время если в небольшом городе нет конкуренции, то почему бы не попробовать запустить такое агентство, и оно может послужить неплохим дополнительным заработком для предпринимателя.

Документы

Содержание статьи

Как и в любом бизнесе перед началом официальной деятельности фирмы, вам нужно оформить все необходимые разрешения и документы. Вот список того, что вам точно будет нужно:

  • открыть ИП.
  • подписать договор на аренду офисов.
  • составить договор сотрудничества с творческими коллективами.
  • указать ОКВЭД на деятельность. В России это – 92.3 и 92.72. Для Украины – 82.30 и 93.29.

Понравилась бизнес идея? Тогда читайте готовый бизнес план агентства по организации праздников. Мы постарались рассмотреть основные моменты, которые вас могут ожидать при запуске этого бизнеса и сделали приблизительные расчеты, для того, чтобы вы могли оценить объем вложений.

Вы креативная личность, и хотите попробовать себя в бизнесе? Тогда мы настоятельно рекомендуем посмотреть вам в сторону бизнеса по открытию собственного ивент агентства. Одними из главных характеристик, которыми должен обладать руководитель такой фирмы, так это возможность генерировать креативные идеи и высокие организаторские и коммуникационные способности. Почему это так важно? Вам придется работать со многими творческими людьми, или даже целыми коллективами, и с каждым нужно будет договориться на выгодных вам условиях. В среднем, такие агентства берут плату за свои услуги около 15%, от бюджета мелкого праздника. При обслуживании массовых корпоративов для крупных компаний, с солидным бюджетом процент отчислений варьируется в диапазоне 3% – 5% от бюджета мероприятия.

Из основных плюсов этого бизнеса можно выделить то, что вам не нужно нанимать на постоянную работу множество сотрудников, а есть возможность работать по сдельной оплате труда. Также то, что бюджет для открытия бизнеса по организации праздников нужен совсем небольшой, и даже при минимальном стартовом капитале уже через полгода можно выйти на неплохую прибыль.

Наиболее выгодно открывать ивент агентство именно в крупных городах, поскольку там есть спрос на данные услуги и к тому же там платежеспособное население. Особенно это сказывается во время экономического кризиса, и много мелких провинциальных фирм просто закрываются, поскольку количество заказов сводиться к нулю. Но в то же время если в небольшом городе нет конкуренции, то почему бы не попробовать запустить такое агентство, и оно может послужить неплохим дополнительным заработком для предпринимателя.

Документы

Как и в любом бизнесе перед началом официальной деятельности фирмы, вам нужно оформить все необходимые разрешения и документы. Вот список того, что вам точно будет нужно:

  • открыть ИП.
  • подписать договор на аренду офисов.
  • составить договор сотрудничества с творческими коллективами.
  • указать ОКВЭД на деятельность. В России это – 92.3 и 92.72. Для Украины – 82.30 и 93.29.

Организовываете праздники в том числе и свадьбы, но незнаете куда масштабировать ваш бизнес? Отличной идеей будет открытие свадебного салона в вашем городе. О плюсах и минусах этого бизнеса читайте в нашей статье — http://biznes-club.com/biznes-idei/biznes-ideya-otkry-tie-svadebnogo-salona.html.

Нужен ли офис?

Если вы рассматриваете бизнес идею организация праздников как основной вид деятельности, то мы рекомендуем изначально серьезно отнестись к этому вопросу. Очень мелкие фирмы могут существовать и без офиса, но в то же время основная часть их заказов – это небольшие праздники для частных лиц. Для того чтобы подписать договор с крупной компанией, вам нужен свой офис, он может быть небольшой, но он должен присутствовать. Почему это так важно? В первую очередь это доверие к вашему агентству.  Сейчас на рынке много различных псевдо фирм, которые зачастую кидают клиентов на деньги, а при аренде офиса и солидном портфолио вы точно убедите клиента, что вы никуда не сбежите и точно выполните взятые на себя обязательства. Второй плюс – это возможность пригласить клиента к себе и устроить ему презентацию уже проведенных мероприятий.

Третий – это возможность хранить инвентарь, костюмы и прочее оборудование, которое вы будете использовать в ежедневной работе.

Ответ на вопрос нужен ли офис – мы ответим скорее да, чем нет. На этом не стоит экономить.

Подбор персонала

В данном вопросе организация праздников как бизнес весьма привлекательна, поскольку вам не нужно содержать у себя в штате большое количество сотрудников, которым ежемесячно нужно выплачивать заработную плату, премии и постоянно мотивировать работать лучше. Если вы креативный и активный человек, который может не только сгенерировать идеи, но и организовать людей и качественно провести мероприятие, то на постоянной основе в офисе можете работать в одиночку. Вы будете выполнять роль менеджера, сценариста и бухгалтера, это позволит максимально сократить расходы на персонал, да зачастую и один человек с этим всем прекрасно справляется.  Со временем, когда фирма расшириться сможете взять в команду отдельно сценариста, или же менеджера по продажам.

Также нужно заключить договора с творческими командами музыкантов, актеров, детских аниматоров, флориста, и другими. Которых вы будете привлекать на отдельные проекты, и выплачивать их гонорар согласно договору.

Также еще один важный момент, любое ивент агентство не может существовать без автомобиля, и желательно, чтобы это был микроавтобус. Это поможет решить вопросы доставки декораций, коллективов и прочих аксессуаров на место проведения праздника.

Реклама

Если вы работаете в небольшом городе, тогда в первую очередь нужно смотреть в сторону аренды баннеров, раздачи листовок и визиток, а также делать уклон на «сарафанное радио».

В большом городе наиболее эффективно будет создание сайта агентства, где вы сможете выложить портфолио с проведенными праздниками, составить примерный прайс-лист и указать полную контактную информацию вашей фирмы. Для раскрутки сайта используют как поисковое продвижение, так и контекстную рекламу в интернете.

На данный момент эффективными каналами привлечения клиентов являются социальные сети. В частности обратите внимание на Instagram.

Полезные советы

Дадим несколько полезных советов для начинающего предпринимателя:

— сезонность. Этот бизнес подвержен определенной сезонности. Так, перед новогодними праздниками будет пик заказов и нужно быть готовым обрабатывать и выполнять большой количество заказов, то же касается и сезона свадеб, наиболее стабильным является бизнес процесс по организации детских праздников.

— решение проблем с наемными сотрудниками. Зачастую у руководителей таких агентств случаются форс мажоры, когда кто-то не может приехать или заболел актер, или музыканты, поэтому вам нужно иметь в запасе контактные данные дополнительных коллективов для перестраховки в таких ситуациях, которые случаются постоянно, и чтобы не терять время и деньги лучше их предотвратить заранее.

Сколько нужно денег на этот бизнес?

Теперь давайте посмотрим, на какой бюджет вам нужно рассчитывать, перед тем как открыть агентство +по организации праздников. Стоит отметить, что в зависимости от количества услуг он может отличаться, мы приведем лишь базовые расчеты.

Стартовые затраты на бизнес:

  • покупка авто (микроавтобус) – $11000
  • косметический ремонт помещения – $1000
  • покупка оборудования (мебель, офисная техника) – $800
  • оформление документов – $200
  • рекламная продукция – $250
  • покупка костюмов и декораций – $2000

Ежемесячные расходы:

  • арендная плата – $300
  • оплата коммунальных услуг – $30
  • реклама – $120
  • заработная плата для коллективов (обычно включается в бюджет мероприятия), вы же получаете свои 10% – 15% от общего бюджета праздника как организатор.
  • транспортные расходы – $60
  • покупка новых декораций и костюмов – $90 — $150
  • интернет, мобильная связь — $10

Сколько можно заработать?

В среднем в месяц небольшие агентства по организации праздников выполняют около 15 – 17 заказов. Средний заработок в крупных городах составляет около $1200 — $1300. За вычетом ежемесячных платежей эта сумма равна —  около $600 — $700. Окупаемость такого бизнеса с учетом покупки авто около 1,5 – 2 лет.

Крупные агентства зарабатывают намного больше но и стартовые затраты там повыше.

Выводы. Event агентство может приносить хорошую прибыль, но для того чтобы раскрутиться в этом направлении и наладить связи с нужными людьми понадобится много времени и сил.

Если вы творческий человек и обладаете хорошими организаторскими способностями, то обязательно нужно попробовать свои силы в этом бизнесе.

Есть опыт работы в данной сфере? Ждем ваши отзывы ниже, они очень помогут начинающим предпринимателям сделать правильный выбор.

Как открыть event-агенство? - 1С:БухОбслуживание

Открыть фирму по организации праздников сегодня не составляет большого труда. Для начала необходимо принять решение о легитимности вашего агентства. Иными словами, определиться с организационно-правовым статусом: будете ли вы создавать хозяйствующий субъект со всеми атрибутами организации с вытекающими отсюда функциями, обязательствами и ответственностью. Можно зарегистрировать «ООО» или «СПД».

Форма собственности зависит от выбора владельца и его планов. Для начала достаточно зарегистрироваться частным предпринимателем на едином налоге, а если бизнес пойдет хорошо, можно потом открывать ООО. А вообще не помешает пройти консультацию у юриста.

Event-агентство — это не лицензируемый вид деятельности, поэтому кроме стандартной регистрации предприятия и открытия банковского счета больше ничего не надо. Мы сразу выбрали форму собственности ООО, так как четко понимали наши планы и возможности.

 

Для того, чтобы открыть event-агенство нужно лично разбираться во всех тонкостях этого бизнеса и иметь солидный опыт в организации мероприятий. Если Вы дорожите своей репутацией, то должны четко понимать, что продавать клиенту нужно готовый продукт, а не поле для собственных «шишек». Когда мы слышим от разных людей: " Я занимаюсь организацией праздников. Уже делал пару свадеб друзьям и теперь решил на этом зарабатывать», то осознаем, насколько люди недооценивают труд event-агенств и на одном рынке вынуждены существовать тамады, МС, любители и профессионалы.

Поэтому, первое, что нужно для открытия event-агенства — это профессиональный опыт. Второе — надежные подрядчики, с которыми вы прошли многолетние «огонь и воду». Это как шестеренки в механизме часов. Если одна дает сбой, то механизм нарушается и может даже остановиться. Третье — квалифицированные сотрудники. В Украине принято в мелком бизнесе принимать на работу недорогих начинающих сотрудников. В корне не поддерживаем такую стратегию. Новички должны ассистировать. Вести проекты должны полноценные специалисты. Ведь руководитель, какой бы опытный он ни был, не сможет вложить свои способности в голову своего даже очень способного, но «сырого» менеджера. Четвертое — талант. Это также как с PR. Если нет таланта, то на одной технике нельзя построить бизнес.

Генерировать идеи, вдохновляться окружением, транспонировать свой кругозор в работу, выделять основное и отсеивать менее важное, смотреть на проект глазами клиента — это то, что дано или не дано. Да, мы считаем, что event-специалист — это призвание. И, конечно же, пятый элемент — это наличие клиентов и умение их искать. В нашем бизнесе для поиска клиентов нужны связи, нужен статус, умение вести переговоры. Методы холодных звонков или рассылки презентаций — не годятся и не работают. Вы должны по праву ощущать себя владельцем бизнеса и профессионалом, а не менеджером по продажам, пытающимся push-методом продавать воздух.

С точки зрения документов для открытия, в украинском законодательстве, согласно КВЭД предусмотрен вид деятельности 93.29 Организация других видов отдыха и развлечений. Поэтому юридическая процедура регистрации агентства стандартная и прозрачная. Мы предпочитаем пользоваться услугами юристов по всем правовым вопросам. Но этот процесс вполне можно осилить и самостоятельно.

 

Еvent-агенство не нужно как-то специально «открывать» — если Вас регулярно просят устроить праздник или курс лекций или помочь отметить открытие нового проекта или посодействовать в представлении бренда на достойной площадке — считайте, что Ваше агентство открыто! У вас просто есть этот талант. Остальное — дело техники, связей, знакомств и трудолюбия.

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

Открываем event-агентство: бизнес-план - Экономика

На организации праздников заработаем 15,3 тыс. грн в месяц

По мнению экспертов, кризис отпускает украинцев. А значит, многие стали охотнее тратиться на важные праздники — дни рождения, юбилеи свадеб, выпускные детей. Кроме частных мероприятий, в моде также фестивали, образовательные проекты. И если есть спрос на увеселения, логично, что предприниматели задумываются о том, как закрепиться в этом сегменте. "Возможность есть, но конкуренция велика. Многие event-менеджеры обладают небольшим опытом организации мероприятий, поэтому качество услуг зачастую хромает. Так что если человек хочет запустить event-агентство, он должен понимать, что нужно разработать уникальный продукт, который будет популярен. А еще не стоит распыляться, предлагая организацию и свадеб, и похорон — ведь универсальность отпугивает клиентов, которые посчитают агентство непрофессиональным. Как видим, в этих условиях место под солнцем найдет тот, кто умеет креативить и общаться с людьми", — уверен глава Ассоциации франчайзинга Андрей Кривонос. "Сегодня" изучила тонкости запуска event-агентства в Киеве и узнала обо всех трудностях, связанных с этим.

1. Описание проекта

Открываем в Киеве event-агентство "Мир счастья". Займемся организацией частных мероприятий — свадеб, детских праздников, встреч одноклассников. Сделаем ставку и на деловой сектор — заказчиков, работающих в малом и среднем бизнесе. Для клиентов будем универсальными: сможем весело провести и традиционный вечер в ресторане, и выездную свадьбу у озера или в горах. Такие немассовые мероприятия востребованы в столице, поэтому сможем выйти в ноль за 7—8
месяцев.

2. Стартовый капитал

Сначала нужно вложиться в оргтехнику: 2—3 ноутбука, сканер, принтер, ксерокс, модем-роутер, 2—3 мобильных телефона (всего 70—80 тыс. грн). Кроме того, нужно закупить мебель: как минимум нужны 2—3 стола со стульями, шкаф-стеллаж, сейф для документов (20 тыс. грн). Профессиональное оборудование (звук, свет) для проведения мероприятий будем покупать по мере раскрутки бизнеса, а поначалу лучше брать его в аренду иди пользоваться услугами субподрядчиков.

ВСЕГО: 90—100 тыс. грн.

3. Текущие расходы

Здесь нужно учесть аренду небольшого офиса в торговом или бизнес-центре неподалеку от метро. Если снять 10—15 кв. м на Позняках, придется платить около 5—7,5 тыс. грн в месяц. Еще 2000 грн заложим на оплату электричества, охраны и др. Итого: 9,5 тыс. грн.

КОМАНДА. На старте понадобится менеджер по продажам (будет искать клиентов) и проект-менеджер (займется организацией мероприятий). Предложим ставку в 6—8 тыс. грн в зависимости от опыта, базы контактов. Также они будут получать процент от заказа. А еще нам нужна уборщица (раз в неделю — ставка 1200 грн). Владелец бизнеса (ставка 8—10 тыс. грн) будет заниматься привлечением клиентов, рекламой, контролем текущих процессов, вести бухгалтерию и т.д. Итого: 27,2 тыс. грн.

ВСЕГО: 36,7 тыс. грн.

4. Маркетинг, реклама

Разработка сайта-визитки, где будет портфолио с фото и контакты, обойдется в 15 тыс. грн. Также вложимся в домен, хостинг и техподдержку сроком на год (5000 грн). А еще создадим профили в соцсетях "Инстаграм", "Пинтерест", "Фейсбук" — здесь продвигаем проект бесплатно. И конечно, напечатаем визитки.

ВСЕГО: 20 тыс. на старте и 2 тыс. в месяц.

5. Окупаемость проекта

В каждом заказе около 70% финансирования будет уходить на текущие затраты: аренда помещения, техники, дизайн-штучек; оплата труда артистов, официантов и т. д. Исходя из этого, можно оценивать окупаемость event-агентства. При средней стоимости проведения детского праздника (развлекательная программа с 2—3 артистами, праздничный ужин, торт и др.) в 10—15 тыс. грн агентству остается где-то 4500 грн. Если проводить по 3 таких мероприятия в неделю, в месяц заработаем 54 тыс. грн. Отсюда минусуем текущие (36,7 тыс. грн) и рекламные (2 тыс.) расходы (всего 38,7 тыс.) — остается 15,3 тыс. грн. С учетом стартовых (100 тыс. грн) и рекламных (20 тыс.) затрат (всего 120 тыс.), понимаем: наш проект окупится за 7—8 месяцев. Остаются риски в виде низких сезонов и валютных колебаний, но их можно минимизировать привлечением семейной и бизнесовой клиентуры, а также взиманием предоплаты за услуги.

Ищите собственное призвание

Чтобы добиться успеха в организации мероприятий, эксперты рекомендуют сфокусироваться на определенном направлении, чтобы стать в нем профессионалом. "В этот бизнес, как правило, приходят из двух сфер — из самозанятости и крупных компаний. В первом случае это могут быть ведущие мероприятий, которые провели несколько праздников и уже считают, что доросли до создания event-агентства. Во втором случае речь идет о начальниках культурных или образовательных отделов неких корпораций. В какой-то момент эти менеджеры могут уволиться и уйти на вольные хлеба, то есть заняться организацией мероприятий — от тренингов до юбилеев", — уточняет Андрей Кривонос.

ВЫБРАТЬ ФОКУС. Говоря о специализации в event-бизнесе, эксперт также отмечает, что можно заняться или проектным менеджментом, или субподрядничеством. И этот выбор зависит от личных качеств и сильных сторон предпринимателя. Так, если человек обладает высокими коммуникационными навыками, ему прямая дорога в проектные менеджеры или продажники. "Такой человек легко находит общий язык с незнакомцами, поэтому может и нового клиента найти, и наладить работу с подрядчиками, которые занимаются нишевыми услугами — приготовлением блюд, развлечениями, установкой техники и т. д. И его задача в event-бизнесе может фокусироваться на поиске клиентов и непосредственно на организации мероприятий для этих заказчиков", — говорит Кривонос. Если же общительности предпринимателю не хватает, то ему можно свести общение с незнакомыми людьми до минимума. И здесь поможет роль нишевого субподрядчика. "Это удобно тем, что субподрядчик может не продавать свои услуги самостоятельно. К примеру, можно наладить отношения с администраторами ресторанов, которые при проведении у них крупных мероприятий будут рекомендовать услуги продавца шаров или цветов. Это взаимовыгодное сотрудничество, ведь субподрядчик получает заказ, а администратор — вознаграждение в виде процента", — комментирует Кривонос.

Помним о продвижении и рисках

Успеха в event-бизнесе не достигнуть и без грамотного продвижения, говорят участники рынка. Поэтому важно активно рассказывать о своем агентстве в интернете. "Здесь будет полезно создать сайт-визитку, странички в соцсетях. И, конечно же, нужно хорошее портфолио из фото и видео", — говорит Кривонос. Но каким бы раскрученным ни был сайт агентства, это не поможет создать прибыльный бизнес, если услуги некачественные. А все потому, что сарафанное радио работает как в минус, так и в плюс, поэтому его нужно использовать по полной программе, считает совладелец свадебного агентства Александра Дергоусова. "В любом бизнесе нужно вкладываться в рекламу — как в начале работы, так и уже проработав на рынке. Дело в том, что клиенты узнают о новом агентстве по личным рекомендациям и из интернета. Следовательно, полезно делать упор на эти каналы продвижения, — советует Александра. — Можно использовать и нестандартные пиар-ходы или акции, которые покажут масштаб возможностей агентства, но это не всегда позволяет достучаться именно до целевой аудитории. Хотя если есть желание заняться организацией больших городских праздников, нестандартность — хороший старт". Также эксперты говорят, что продвигать агентство можно через личную презентацию на тусовках и в интернете. "Полезно быть участником профессиональной тусовки, ведь новые встречи и знакомства позволяют поддерживать хорошие связи. А еще можно позиционировать себя как эксперта в конкретной отрасли. Для этого можно завести видеоблог и снимать для него полезное видео раз-два в неделю — это повышает узнаваемость", — говорит Андрей Кривонос.

Но каким бы эффективным ни было продвижение event-агентства, притормозить бизнес могут риски. Речь идет, в частности, о низких сезонах. "К примеру, свадьбы в основном популярны летом и осенью. И для нивелирования этого риска лучше нацеливаться на несколько вариантов частных клиентов. К примеру, можно заниматься не только организацией свадеб, но и дней рождений или встреч одноклассников", — рекомендует Кривонос. А Александра Дергоусова напоминает о рисках в виде валютных колебаний. "Поскольку лучшие агентства могут использовать в своей работе лучшие составляющие праздника, иногда трудно найти нужные детали для декора или текстиль, и нет выбора, кроме как заказывать у подрядчиков за границей. Тут фактор колебания валют включается очень активно, особенно это касается масштабных торжеств, подготовка к которым начинается за несколько месяцев до самой даты праздника. Кроме того, агентства могут организовывать мероприятия за границей. Поэтому валютные риски в нашем бизнесе нужно учитывать обязательно и иметь небольшой финансовый запас, чтобы скорректировать валютные колебания, но вовремя и качественно провести мероприятие".

Учимся зарабатывать деньги

Event-бизнес — это событийный маркетинг, поэтому здесь всегда есть и спрос, и конкуренты. Так что, выбирая нишу, нужно понимать, в каких именно праздничных направлениях существует стабильный спрос. "Event-бизнес делится на различные типы мероприятий. Есть массовые, фестивальная культура. Еще есть частные события — дни рождения, вечеринки, детские праздники. Нельзя забывать о MICE мероприятиях — это когда компания выезжает за границу, чтобы провести конференцию, сборы. А еще существуют спортивные мероприятия, нишевые, например слеты байкеров, корпоративные и т. д. И все эти направления требуют конкретных связей, знаний", — разъясняет владелица образовательного проекта по event-мероприятиям Advertising School Оксана Тюпа. По ее словам, такой широкий выбор направлений в событийном маркетинге не говорит, что во всех нишах хорошо работается в кризис. "К примеру, сейчас компании по-прежнему экономят на корпоративных мероприятиях, но очень популярны различные фестивали, образовательные тренинги, ведь здесь можно зарабатывать не только за счет спонсорских средств, но и на продаже входных билетов. К слову, сейчас в массовых праздниках все чаще доход можно получить от услуг horeca. Речь идет о продаже мест под установку точек по продаже еды, напитков, сувениров. Также можно получать процент от продажи алкоголя, шариков или лежаков, если это какие-то пляжные мероприятия. Когда же речь идет о массовых детских праздниках, то актуальными будут продажа места для прыжков на батуте и возможность катать малышей на машинках или пони", — перечисляет Оксана Тюпа.

ПОРОГ ВХОЖДЕНИЯ. При этом эксперты предупреждают, что финансовый порог вхождений в event-бизнес разный. Так, частные мероприятия на 10 человек требуют минимума знаний и стартовых затрат — условно в 10—15 тыс. грн. А вот общегородские фестивали, рассчитанные хотя бы на тысячу человек, могут тянуть уже на десятки миллионов гривен. "Так что лучше начинать с частных праздников, где первыми клиентами станут друзья, коллеги и родственники. А потом уже можно идти в более массовые и дорогие сектора event-бизнеса. Кроме того, частные мероприятия удобны тем, что не требуют высоких финансовых вливаний. Грубо говоря, на старте можно работать в своей квартире и не арендовать офис, все оборудование брать в субподряд, а команду искать на аутсорсинге. Но по мере развития бизнеса можно уже и расширяться", — уточняет Тюпа.

КОМАНДА. Также в этом бизнесе важно, кто работает в event-агентстве, ведь процесс организации мероприятия должен быть отработан как часы, чтобы все в итоге прошло гладко. Поэтому в event-бизнесе важны опыт, наработанные контакты с подрядчиками, понимание процессов, считает Александра Дергоусова. Но еще не менее важен и подбор грамотной команды. "Нужно понимать, что по идее, стоит хедхантить профессионалов, но не факт, что они с радостью сменят свою текущую должность на работу в начинающем ивент-агентстве. Новички в этом плане гораздо гибче и по ожиданиям от проектов, и по финансам. Поэтому можно обучать и выращивать себе сотрудников", – советует Дергоусова.

6 дел перед тем, как начать бизнес по планированию мероприятий

При запуске бизнеса по планированию мероприятий необходимо учесть множество вещей. Чтобы помочь вам понять, как начать свой бизнес, я хотел бы поделиться несколькими ключевыми моментами, которые были жизненно важны для меня, когда я исследовал и начинал успешный событийный бизнес!

Вот как начать бизнес по планированию мероприятий

1. Составьте надежный бизнес-план

Я не могу сказать вам, сколько небольших предприятий по планированию мероприятий терпят неудачу, потому что основатель не составил бизнес-план заранее.

Начните с изучения успешных планов и предприятий, аналогичных сфере вашей работы. Затем обратитесь к другим представителям индустрии мероприятий, которые могут помочь вам!

Даже если вы никогда не видели бизнес-план, в Интернете есть множество ресурсов и шаблонов, которые помогут вам начать работу. Кроме того, если вы хотите расширить свой бизнес, актуальный бизнес-план жизненно важен для обеспечения любых инвестиций.

2. Установите маркетинговый бюджет и по возможности используйте PR-компанию.

Когда вы начинаете свой бизнес по планированию вечеринок, ваш маркетинговый бюджет может составлять 30% или более ваших бизнес-расходов. Кажется, это много? Подумайте обо всем, что вам понадобится:

  • Веб-сайт для вашего бизнеса
  • Визитные карточки
  • Листовки и другая печатная информация
  • Цифровой маркетинг и онлайн-реклама
  • Расходы на поездки на мероприятия для создания сетей

Дон ' не упускать ничего! В конечном итоге вам нужно будет потратить деньги, чтобы зарабатывать деньги.Цель в первые месяцы - как можно быстрее обеспечить вашу базу клиентов. Если вы сдержите обещание организовать незабываемые события, ваши клиенты останутся рядом и порекомендуют вас. В результате ваши маркетинговые расходы начнут падать.

3.

Четко определите объем работы, миссию и цели для вашего событийного бизнеса.

Ваш бизнес по планированию мероприятий может со временем развиваться, но даже когда вы только начинаете, важно четко обозначить, что вы делаете и не хотите делать.Вы даже можете разместить это на своем веб-сайте, чтобы привлечь нужных клиентов.

Когда вы все еще строите свой бизнес, сказать клиентам «нет» - одна из самых сложных вещей. Но это может избавить вас от общения с клиентами, которые отнимают слишком много времени и не предлагают достаточной стоимости взамен.

4. Подготовьте свою речь лифта.

После того, как я основал свой первый бизнес по организации мероприятий, мне было трудно продавать его людям, потому что моя 30-секундная презентация не была доработана.Не забудьте потратить время на его разработку - это ключ к знакомству всех с вашим бизнесом.

Совет для профессионалов: Не беспокойтесь о названии вашего предприятия по организации мероприятий. В конце концов, название вашего бизнеса не имеет значения, если вы проводите действительно запоминающиеся мероприятия. Однако броская идея бизнес-названия для мероприятия могла бы лучше прижиться в чьей-то голове во время подъема в лифте.

5. Проведите исследование рынка

Перед тем, как приступить к делу, я всегда говорю людям, чтобы они понимали свой рынок и конкурентов.В чем заключается ваше уникальное ценностное предложение? Ваши сборы аналогичны, лучше или выше, чем у других в вашем районе? Понимание вашей конкуренции и ваших клиентов даст вам преимущество на этом рынке. Не пропускайте этот шаг!

6.

Потратьте некоторое время на изучение налогового законодательства и ведения деловой документации в вашем регионе.

Независимо от того, какой бизнес вы хотите начать, существует множество юридических вопросов, которые необходимо понять. Я потратил время на то, чтобы выяснить, какой вид бизнеса мне больше всего подходит (LLC лучше всего подходила для моего консалтингового бизнеса).

Также важно понять налоговые последствия, прежде чем вы начнете разбираться. Например, когда я перевел свой бизнес из Вирджинии в Калифорнию, мне пришлось пройти через процесс его ликвидации. Мне следовало потратить больше времени на изучение других возможностей!

Здесь есть что ориентироваться, но существуют отличные ресурсы для создания малого бизнеса. Вот несколько, которые я рекомендую:

Один из моих любимых ресурсов в «Женщины в событиях». Новые организаторы мероприятий могут воспользоваться нашей программой наставничества / коучинга после регистрации.

Теперь вы готовы начать большой бизнес по организации мероприятий!

Есть вопросы? У нас есть ответы. Свяжитесь с @socialtables в Twitter.

Далее мы расскажем, как выбрать название компании для вашего бизнеса. Или воспользуйтесь бесплатными инструментами планирования мероприятий Social Tables, чтобы управлять размещением, приемом пищи и многим другим.

Дополнительные советы для начинающих организаторов мероприятий

Все еще ищете ответы о том, как начать бизнес по планированию мероприятий?

Как мне начать свой бизнес по планированию мероприятий?

Проведите исследование, составьте план, установите бюджет, определите объем своей работы и проведите потрясающие мероприятия!

Сколько стоит начать бизнес по планированию мероприятий?

Вы должны запланировать выделить не менее 15–25 000 долларов на открытие небольшого бизнеса по планированию мероприятий.

Прибыльны ли мероприятия по организации мероприятий?

Планирование мероприятий может быть довольно выгодным выбором карьеры. Лучшие организаторы мероприятий сделают себе имя и смогут взимать высокие цены за свое видение, творчество, исполнение и результаты.

Как запустить службу планирования мероприятий

Мнения, выраженные предпринимателями, авторами являются их собственными.

Примечание редактора: эта статья была взята из книги Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management . «Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», - говорит Голдблатт.«Если вы работаете в области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».

Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов. Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов.Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, включая улучшение экономики и тенденцию корпоративной Америки передавать свои функции по планированию встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не торгуете технологическим стартапом для программистов, вы можете начать работу без больших денег.

Связано: Как начать бизнес без (почти) денег

Что такое планирование мероприятий?

Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?

Перво-наперво.Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:

  • Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
  • Образование (конференции, встречи, выпускные)
  • Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод )
  • Поминовения (мемориалы, общественные мероприятия)

Этот список не является исчерпывающим, но, как показывают примеры, особые мероприятия могут быть связаны с бизнесом, чисто социальными или промежуточными.

Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:

  • Проведение исследований
  • Создание дизайна мероприятия
  • Поиск места
  • Организация еды, декора и развлечений
  • Планирование транспортировки до и от мероприятие
  • Отправка приглашений участникам
  • Организация любых необходимых помещений для участников
  • Координация действий персонала мероприятия
  • Кураторство на месте
  • Проведение оценки мероприятия

Сколько из этих мероприятий будет задействовано вашим бизнесом, будет зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.

Почему люди нанимают организаторов мероприятий?

На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.

Кто становится организатором мероприятий?

Планировщики - это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все события, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.

Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.

Получение сертификата

Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).

Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти планировщики - профессионалы.

Целевой рынок

Корпоративный рынок

Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.

Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости Совета индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.

Социальный рынок

Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.

Ожидается, что рынок социальных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.

Затраты на запуск

Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по организации мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисное помещение.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.

Имейте в виду, что, хотя работа на дому позволит снизить ваши расходы, вы не сможете начать любой бизнес по планированию мероприятий, кроме самого маленького, с минимальными затратами.

На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает младшего планировщика на полную ставку и бухгалтера, занятого неполный рабочий день, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.

Затраты на запуск Низкие Высокие
Аренда $ 0 2300 $
Оборудование 9020 500 долл. США
Лицензии и налоги 250 долл. США 350 долл. США
Связь 100 долл. США 250 долл. США
Заработная плата долл. США
Юридические сборы и бухгалтерский учет 650 долларов США 1,500 долларов США
Страхование (1-й квартал) 800 долларов США 1,700 долларов США
Разное Разное Разное 31 100 долл. США 90 204

Операции

Лишь немногие организаторы мероприятий работают с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, зависит от выбранной вами специализации.

Как правило, общественные мероприятия включают в себя больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, когда вы координируете и контролируете мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.

Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:

  • Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) - это сделать домашнее задание. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, исследование может означать выяснение всех возможных поставщиков и поставщиков.Исследование также может означать общение с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.

Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента могут поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.

  • Дизайн. Ваше творчество больше всего проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задали на этапе исследования.Эти ответы, особенно касающиеся бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
  • Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
  • Организация. На этом этапе, требующем принятия серьезных решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о большем количестве деталей, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от имени клиента), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.

В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.

  • Координация. После того, как вы составили первоначальный план, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель - убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно быть указано в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
  • Оценка. Очевидным и в каком-то смысле самым важным критерием успеха мероприятия является удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.

Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.

Доходы и счета

Целью установления цены на услугу является достаточно высокая надбавка к вашим трудовым и материальным затратам, чтобы покрыть накладные расходы и получить приемлемую прибыль.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:

  • Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги плюс плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность - фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие является крупным, и корпорация хочет получить цифру «не превышать».
  • Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, в регионах страны с четко определенными сезонами и вне сезона цены частично зависят от сезона, в котором они находятся.
  • Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работать в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги планирования, пока вы набираетесь опыта.

Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним показателем.

Маркетинг и ресурсы

Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью в десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).

Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие инструменты для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.

Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».

Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.

Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлечь клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.

Ресурсы

Ассоциации

Журналы и публикации

Книги

Образовательные возможности

Программное обеспечение для планирования мероприятий

Существуют сотни типов недорогого и базового программного обеспечения для планирования мероприятий, начиная от недорогого пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о ведущих программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.

Структура вознаграждения для предприятий, занимающихся планированием мероприятий

Независимо от того, начинаете ли вы бизнес по планированию общественных мероприятий, деловых мероприятий или их комбинации, вы должны знать, как взимать плату за услуги.

Несколько факторов влияют на вашу ставку, включая планирование мероприятий и операционные расходы, зарплату и прибыль.Ставки варьируются в зависимости от того, где вы ведете свой бизнес, какие проекты вы выполняете, и сколько рынок готов платить.

Как организаторы мероприятий структурируют свои гонорары

Если вы хотите начать бизнес с частичной или даже полной занятостью, есть примерно пять способов структурировать гонорар за мероприятие и указать размер гонорара вашим клиентам:

  • Фиксированная стоимость проекта
  • В процентах от затрат
  • Почасовая ставка
  • Процент затрат плюс почасовая оплата
  • Комиссионные

Для следующих объяснений и примеров предположим, что вы хотите зарабатывать в среднем 75 долларов в час за свои услуги.

Сборы по фиксированной ставке проекта

Многие клиенты предпочитают знать, сколько будет стоить проект с учетом всех сборов.

Фиксированная плата за проект обычно используется для комплексных мероприятий, таких как те, которые предусмотрены программами спортивного маркетинга, и может быть рассчитана на индивидуальной основе с множеством оговорок и оговорок. В этом сценарии клиент может напрямую заключить договор с организатором мероприятия для координации всей логистики, питания, места проведения, расходов на проживание и т. Д.

Например, предположим, что вас наняли для организации однодневной исторической экскурсии по городу для 15 гостей. Ваш клиент хочет, чтобы вы указали фиксированную плату за транспорт, услуги частного гида, обед и любые / все входные билеты на места. Однако они также просят вас предоставить подробную разбивку по каждой статье расходов.

Как организатор мероприятий, чтобы предложить это, вы должны предложить фиксированную плату, определив, сколько будут стоить все аспекты проекта. Вы должны обсудить и рассчитать стоимость всех услуг, включая ваше время, и указать общую сумму расходов.

Это возлагает ответственность за управление бюджетом непосредственно на вас и требует предвидеть множество сценариев, в которых могут измениться обстоятельства. Вы несете ответственность и рискуете идентифицировать требуемые депозиты, оплачивать все услуги и нести ответственность за все соглашения об обслуживании.

Сборы в процентах от расходов

В среднем организаторы мероприятий должны взимать 15-20% от общей стоимости мероприятия как часть своего гонорара. В зависимости от сложности программы и количества времени, необходимого для планирования и проведения мероприятия, иногда этого достаточно, чтобы покрыть все затраты планировщика и источник прибыли.

Например, предположим, что вас наняли для организации частного ужина в эксклюзивном ресторане на 40 гостей со средней стоимостью 175 долларов на человека. Предположим, вам понадобится 15 часов, чтобы встретиться со своим клиентом, спланировать, посетить и завершить все последующие действия по этому мероприятию. Если вы взимаете 18% от общих расходов, вы будете зарабатывать немного больше, чем намеченная почасовая ставка в 75 долларов в час:

175 долларов США x 40 гостей = 7000 долларов США x 18% = 1260 долларов США
15 часов x 75 долларов США в час = 1 125 долларов США

Если клиент заключает с вами договор на все услуги напрямую, промежуточные расходы по событию, выплачиваемые клиенту, составят в общей сложности 8 260 долларов США.

Тарифы в соответствии с почасовой ставкой

Некоторые клиенты предпочитают, чтобы планировщик мероприятий указывал почасовую ставку за услуги и оценивал общее количество часов на управление и выполнение данной клиентской программы. Это может показаться похожим на фиксированную ставку проекта, но позволяет обеим сторонам более гибко приспосабливаться к изменениям, которые могут потребоваться в процессе.

Многие организаторы деловых мероприятий выставляют счет за услуги почасово. Это позволяет клиенту знать, сколько будет стоить аренда ваших услуг, и позволяет рассчитать разумный бюджет.Часто причина этого заключается в том, что клиент хочет лучше справляться с любыми непредвиденными расходами.

Всегда не забывайте тщательно определять параметры в соответствии с ожиданиями, чтобы обе стороны пришли к согласию относительно того, какие услуги будут предоставлены. Как организатор мероприятий, вы должны включить ссылку на выставление счетов за все разумные деловые расходы, которые могут быть понесены.

Некоторые организаторы мероприятий могут наценки на операционные расходы, такие как доставка, аренда автомобилей и другие разные статьи расходов, на целых 15-20%.Если вы это сделаете, вам следует сообщать о таких наценках и заранее согласовывать с вашим клиентом.

Когда дело доходит до почасового планирования мероприятий, также важно определить, как часто вы можете выставлять счет за свое время.

Например, предположим, что клиент нанимает вас в октябре для организации однодневного семинара в марте. С вашими услугами заключен контракт на поставку и согласование места проведения, кейтеринга, аудио / видео, а также на создание контента для ограниченного числа средств связи (т.д., приглашения, повестка дня, оценочные бланки и т. д.).

Ваш клиент также нанимает вас для управления на месте. Вы заранее заключаете соглашение, согласно которому вы будете выставлять счета за определенные услуги в разное время и будете выставлять счета за все услуги, выполненные на сегодняшний день, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

В соответствии с этим соглашением вы и ваш клиент должны разработать подробное описание работ, которое включает ожидаемые обязанности обеих сторон. Затем вы можете оценить общий бюджет, состоящий из такого количества часов, плюс разумные расходы (четко укажите, что эти детали могут включать).

Сборы, основанные на процентах расходов плюс фиксированная ставка / почасовая ставка

Иногда вас нанимают для организации мероприятия, и по какой-то причине клиент предпочитает ставку, основанную на процентах от расходов. Однако этого недостаточно, чтобы покрыть затраты на ваше общее время и услуги. В таких ситуациях разумно представить ваши сборы по комбинированной стоимости в двух разных категориях.

Например, клиент нанимает вас для организации мероприятий, связанных с конференцией.Ваша задача - организовать два частных ужина и игру в гольф на 50 гостей каждый. Общая стоимость этих комбинированных мероприятий составляет около 20 000 долларов, но это требует около 60 часов вашего времени, а сложность этого проекта может оправдать более высокую норму прибыли. Имея это в виду, вы можете прийти к окончательной фиксированной ставке и почасовой ставке, выполнив следующие расчеты:

Смета в процентах:
20 000 долларов США x 18% = 3600 долларов США
Оценка почасовой оплаты:
60 часов x 75 долларов США в час = 4500 долларов США
Часовой дефицит:
3600-4500 долларов = -900 долларов

Если у вас возникнет дефицит, как в примере выше, вы можете указать 15 часов на управление логистикой нескольких внешних поставщиков.Ваша цитата может отражать следующее:

Промежуточные расходы на мероприятие: 23600 долларов США
Фиксированная комиссия: 1125 долларов (из расчета на 15 часов из расчета 75 долларов в час)

В этом сценарии вам нужно будет тщательно определить, правильно ли вы рассчитали свои часы (счет для покрытия нестандартных операционных расходов, таких как личные поездки). Как и ожидалось, немногие клиенты рады видеть увеличение расходов в дальнейшем, если не указаны уважительные причины.

Комиссии по ставкам комиссии

Еще один способ, которым организаторы мероприятий могут собирать плату за услуги, - это обеспечение места для проведения мероприятий в местах, которые предлагают комиссионную ставку.Это сборы, обычно предоставляемые турагентам за бронирование билетов, гостиничных номеров и других видов транспорта.

Например, многие отели могут увеличить комиссионную ставку до 10% на номера и другие расходы.

Хотя некоторые организаторы мероприятий будут использовать комиссионные ставки как источник дохода для себя, более опытные клиенты могут усомниться в чувстве лояльности организаторов мероприятий, когда речь идет о комиссионных ставках. По этой причине многие опытные специалисты по планированию будут ограничивать любые варианты планирования, которые включают комиссионную ставку или согласовывают без комиссии цены для своих программ, и перекладывают этот источник экономии непосредственно на прибыль своих клиентов.

Кроме того, некоторые клиенты могут знать, что существуют комиссионные ставки, и не ожидают, что их внешние консультанты будут выставлять счета с использованием любого из других идентифицированных методов выставления счетов, которые мы описали, и по-прежнему платить комиссионные. В целом, многие организаторы мероприятий не считают хорошим тоном «удвоить» свой поток доходов таким образом.

Если вы принимаете комиссионные, лучше не взимать с клиентов комиссию за ваши услуги, используя альтернативные методы выставления счетов.

Существуют сценарии, когда комиссионные ставки действительно имеют наибольший смысл, например, небольшая некоммерческая организация или ассоциация, которая может нанимать ваши услуги для членского мероприятия или собрания, и большая часть гонораров оплачивается непосредственно участниками, а не организацией.

Другой сценарий может заключаться в том, что ваш клиент покупает у вас подарки, и вы также можете предлагать услуги по распространению рекламных товаров. В этом случае просто договоритесь о рекламных товарах и не взимайте почасовую оплату за свои услуги, если только ваш клиент не осведомлен обо всех платежах заранее.

Узнайте о Certified Meeting Professional Certification

Специалисты по встречам выполняют широкий спектр задач, чтобы мероприятия прошли гладко. Поиск мест проведения мероприятий, бронирование поставщиков и управление бюджетами - это лишь некоторые из задач, которые стоят перед планировщиками встреч. Люди этой профессии выполняют задачи организаторов мероприятий, но их основное внимание уделяется организации встреч, как правило, для профессионалов бизнеса. Хотя для начала работы в этой области не требуется специальной степени, сертификаты доступны и могут помочь завоевать доверие потенциальных клиентов.

Сертифицированный специалист по конференц-связи (CMP), учетные данные

Совет индустрии мероприятий (EIC) запустил программу Certified Meeting Professional (CMP) в 1985 году, чтобы повысить уровень знаний и результативность профессиональных встреч, повысить статус и доверие к профессии, а также продвинуть единые стандарты практики.

Сегодня более 12 000 человек в 34 странах получили это звание, основанное на профессиональном опыте и тщательных экзаменах.Обозначение CMP показывает, что человек предан своей профессии и передает опыт в планировании, управлении и проведении успешных встреч и мероприятий.

Те, кто заинтересован в получении своего CMP, часто участвуют в исследовательских группах, чтобы подготовиться к необходимому заявлению и формальному экзамену.

Как стать CMP

Программа сертификации CMP состоит из двух частей: заполнение заявки CMP с последующим письменным экзаменом, охватывающим функции, выполняемые при управлении собраниями.Экзамены обычно назначаются два раза в год (весной и зимой), а также во время выставки IMEX, проводимой ежегодно во Франкфурте, Германия.

Приложение

Чтобы иметь право подать заявку на сдачу экзамена, людям необходимо 36 месяцев полной занятости в индустрии встреч и 25 часов непрерывного образования, оба из которых должны быть получены в течение последних пяти лет. Тем, у кого есть степень в области организации мероприятий или гостеприимства, требуется всего 24 месяца полной занятости в течение последних пяти лет.Стажировки могут учитываться в 25 часах. По состоянию на 2018 год сбор за подачу заявки составляет 250 долларов США.

Экзамен

Экзамен CMP составляется с помощью карандаша и бумаги и состоит из 165 вопросов с несколькими вариантами ответов и 150 рабочих вопросов. План экзамена разделен на девять предметных областей, которые включают:

  • Дизайн встреч или мероприятий (34 процента)
  • Управление сайтом (14 процентов)
  • Маркетинг (12 процентов)
  • Управление финансами и контрактами (11 процентов)
  • Стратегическое планирование (10 процентов)
  • Управление проектами (6 процентов)
  • Управление рисками (5 процентов)
  • Человеческие ресурсы (4 процента)
  • Управление заинтересованными сторонами (4 процента)

Согласно EIC, программа сертификации имеет большое значение для «повышения уровня знаний и эффективности встреч профессионалов, повышения статуса и доверия к профессии, а также для продвижения единых стандартов практики».«Взнос за экзамен составляет 450 долларов. Кандидаты могут сдавать экзамен столько раз, сколько необходимо для успешной сдачи, но они должны каждый раз вносить плату за экзамен.

Повторная сертификация CMP

CMP должны продлевать свою сертификацию каждые пять лет. Для повторной сертификации CMP должны набрать минимум 60 баллов в заявке на повторную сертификацию; экзамен не требуется. Все заявленные баллы должны быть получены в течение последних пяти лет с даты первоначальной сертификации CMP или последнего продления. Поэтому важно, чтобы вы отслеживали все свои действия каждый год даже после получения CMP.

Как начать бизнес по организации мероприятий: 7 жизненно важных шагов

Может показаться, что в наши дни у каждого свой бизнес. Фактически только в США насчитывается около 27 миллионов предпринимателей.

Если вы опытный организатор мероприятий с впечатляющим портфолио успешных историй, возможно, вы готовы начать действовать самостоятельно. Это может означать индивидуальный бизнес-фриланс или целую операцию - с сотрудниками и даже с обычным офисом.

Но скачок от занятости к предпринимательству - это большой скачок. И многие организаторы мероприятий не знают, с чего начать.

Вот как перейти от управления мероприятиями к началу бизнеса по планированию мероприятий.

1. Зарегистрируйте бизнес своей компании по организации мероприятий и подайте заявку на получение разрешений или лицензий

Хотя вам не требуется официальная сертификация или лицензия, чтобы стать организатором мероприятий, вы можете зарегистрировать свою компанию по организации мероприятий и название компании.Затем обязательно откройте отдельную бухгалтерию для своего бизнеса и отслеживайте все свои расходы и доходы для целей налогообложения.

Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с этим шаблоном бюджета.

Детали регистрации будут зависеть от того, где вы живете и от размера вашего бизнеса, поэтому обязательно проведите исследование заранее. Кроме того, убедитесь, что вы подаете заявку на получение правильных лицензий и разрешений, чтобы у вас не возникло никаких юридических проблем при создании своего бренда.

Например, если ваш бизнес по планированию мероприятий связан с подачей алкоголя, это будет иметь другие юридические требования, чем если это не является элементом ваших мероприятий.

2. Составьте бизнес-план планирования мероприятий

Создание бизнес-плана поможет вам организовать работу и привлечь партнеров, инвесторов и клиентов. Это также документ, который послужит для вас важным критерием в развитии вашего бизнеса.

Если вы думаете о том, как начать бизнес по планированию мероприятий, вот две вещи, которые обязательно должны быть включены в ваш бизнес-план:

  • Бюджет. Есть много расходов малого бизнеса, о которых вы, возможно, не подозреваете, от налогов до страхования и лицензий. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы точно знать, за что вам нужно будет заплатить. Зная, сколько денег вам понадобится, чтобы получить из , вы сможете определить, сколько будет взиматься плата за ваши услуги.
  • Список ваших потенциальных клиентов. Индустрия мероприятий огромна, и определенно найдется место для вашего бизнеса по организации мероприятий. Согласно одному недавнему исследованию, расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год.Но на каких клиентов вы можете рассчитывать? Составьте список потенциальных клиентов, включая представителей местного бизнеса, людей, с которыми вы работали ранее в качестве организатора мероприятий, и аккаунты вашей мечты. Затем составьте план, как подойти к ним.

Когда у вас есть бизнес-план, вы можете предпринять тактические шаги, чтобы начать свой бизнес по планированию мероприятий. Хотите более подробное руководство? Ознакомьтесь с этим образцом бизнес-плана мероприятия.

3. Спланируйте свой маркетинговый подход

Маркетинг - одна из важнейших составляющих начала собственного бизнеса по планированию мероприятий.Если вы уже являетесь организатором мероприятий, вы хорошо знаете, насколько важно продвигать свои мероприятия на рынке.

Но как владельцу малого бизнеса вам также необходимо продвигать свой собственный бренд, чтобы люди знали, что они могут вас нанять. Это добавляет дополнительный уровень вашим маркетинговым требованиям. Чтобы организовать всю деятельность по маркетингу бренда и мероприятий, загрузите этот шаблон для планирования своей маркетинговой деятельности.

4. Оптимизируйте свои задачи

Любой организатор мероприятий умеет решать несколько задач.Но когда вы начнете свой собственный бизнес по планированию мероприятий, эти задачи быстро умножатся.

Используйте технологии для автоматизации задач, которые вы можете. Сегодня существует множество приложений для стартапов, которые могут автоматизировать удивительно большое количество задач. Например:

  • HelloSign может помочь вам отправить и получить официальные подписи под контрактами и освобождением от ответственности.
  • Программы электронного маркетинга, такие как MailChimp, позволяют вам планировать рассылку приглашений, объявлений и рекламных акций по всему вашему списку рассылки или целевым его сегментам.
  • Такие приложения, как Zapier, позволяют проявить творческий подход, объединяя различные технологии и автоматизируя повторяющиеся пользовательские задачи.
  • Наконец, платформы онлайн-продажи билетов, такие как Eventbrite, помогают быстро создавать страницы мероприятий и упрощают людям покупку билетов на ваши мероприятия в Интернете. Интеграция с партнерами по открытию и распространению, такими как Facebook и Spotify, позволяет людям находить ваши мероприятия и покупать билеты в других местах в Интернете.

Конечно, для организации нужно нечто большее, чем просто автоматизация задач.

5. Отслеживайте свой прогресс

Если вы используете технологию для автоматизации задач, продажи билетов и организации своего бизнеса, эта технология будет собирать данные за вас. А данные имеют решающее значение для отслеживания вашего прогресса в качестве нового владельца бизнеса.

С каждым используемым инструментом выделяйте время, чтобы проверить свои показатели, чтобы вы могли оценить, как ваше планирование срабатывает. И периодически возвращайтесь к своему бизнес-плану, чтобы убедиться, что вы идете в соответствии со своим видением и достигаете своих целей.

6. Управляйте своим временем

Независимо от того, сколько задач вы автоматизируете и насколько вы организованы, в вашем списке всегда будет много дел. Правильное управление временем имеет решающее значение для организатора мероприятий, мечтающего о том, как начать бизнес по планированию мероприятий.

Например,

Meetings - это одновременно отличный способ общения с людьми и полная утомляющая часть нашего времени. Хотя вам нужно будет регулярно общаться с клиентами, вы можете сделать встречи более эффективными.

Создайте твердую повестку дня и придерживайтесь ее, болтая ровно столько, чтобы наладить отношения с клиентами и поставщиками.По мере того, как вы наращиваете свой штат, не поддавайтесь искушению добавлять ненужные встречи в календарь каждого.

7. Избавьтесь от стресса, связанного с началом бизнеса по планированию мероприятий

Самое главное, на протяжении всего этого сохранять спокойствие. Предприниматель может вызывать стресс. Чем больше вы будете хладнокровно относиться к себе, тем выше ваши шансы на успех. Еще один отличный способ повысить свои управленческие способности и обеспечить доверие клиентов - это посещать занятия по планированию мероприятий.

Для получения более подробных советов по продуктивности, которые помогут вам понять, как начать бизнес по планированию мероприятий, прочитайте Руководство по продуктивности для организатора мероприятий.

  • Была ли эта статья полезной?
  • да нет

The Ultimate Event Planning Контрольный список для запуска бизнеса

Начало бизнеса по планированию мероприятий или свадеб может показаться гигантским усилием, когда вы не знаете, какие шаги предпринять. Этот контрольный список для запуска бизнеса предоставит вам краткое руководство по лучшим шагам и инструментам, которые помогут вам встать на правильный путь.

1. Изучите свой рынок

Решить, что вы готовы начать свой бизнес, - это здорово, но вам нужно будет посмотреть, действительно ли этот бизнес жизнеспособен.Есть ли в вашем городе спрос на организаторов мероприятий и свадеб? Ваш район в настоящее время наводнен организаторами мероприятий и свадеб? И если да, то чем вы будете выделяться среди других планировщиков? Что делает ваш бизнес уникальным. Какая у вас ниша?

Это должно быть основным пунктом в контрольном списке запуска вашего бизнеса перед запуском.

2. Создайте бизнес-план

После того, как вы решили, что ваш бизнес жизнеспособен и определились со своей нишей, пора написать бизнес-план.Бизнес-план поможет вам наметить, где вы хотели бы развить свой бизнес и как вы планируете туда попасть.

Вы можете использовать онлайн-программу, такую ​​как Enloop, для написания бизнес-плана. Если вы предпочитаете письменные шаблоны, вы можете найти массу шаблонов бизнес-планов на Creative Market.

Creative Market Business Plan

3. Выберите название компании

Вы заметите, что я не занял первое место в списке, и это было сделано намеренно. Хотя выбор названия компании важен, некоторые люди полностью зацикливаются на этом разделе.Название вашей компании - не самая важная вещь при запуске, и если вы когда-нибудь не уверены, что использовать, просто используйте свое собственное имя.

Если вам нужна помощь в выборе названия компании, ознакомьтесь с этим руководством по выбору названия компании.

Контрольный список для запуска бизнеса

4. Определите свою юридическую структуру

Перед принятием решения важно изучить различные доступные вам бизнес-структуры. Независимо от того, хотите ли вы действовать как индивидуальный предприниматель, партнерство или корпорация.Все это будет иметь разные юридические и финансовые последствия. Например, индивидуальный предприниматель несет юридическую ответственность за любой ущерб компании, в то время как ответственность ограничивается только компанией, если вы зарегистрированы.

Я настоятельно рекомендую поговорить с юристом и бухгалтером перед принятием окончательного решения.

Вот несколько советов о том, как их найти:

  1. Как выбрать лучшего юриста для вашего бизнеса по организации мероприятий.
  2. Наем бухгалтера для вашего бизнеса по организации мероприятий.

5. Зарегистрируйте свой бизнес

После того, как вы определились со структурой своего бизнеса, необходимо зарегистрировать свой бизнес и подать заявку на получение любых применимых бизнес-лицензий в вашем городе. Посетите веб-сайт вашего местного города, чтобы узнать, как выполнить поиск, чтобы убедиться, что ваше имя еще не занято, и зарегистрировать свой бизнес.

Также ознакомьтесь с: 3 советами по регистрации вашего бизнеса по организации мероприятий.

6. Зарегистрируйте доменное имя

После того, как вы выбрали название компании, пора приступить к защите ваших бизнес-активов в Интернете, и первое из них - это домен для вашего веб-сайта.Постарайтесь получить доменное имя, которое точно соответствует названию вашей компании. Если вам не удается найти доменное имя с названием вашей компании, выберите наиболее подходящее.

Например: Если название вашей компании - «Destiny Events», попробуйте защитить «destinyevents.com». Если это уже сделано, попробуйте что-нибудь вроде «destinyeventsatlanta» (при условии, что вы находитесь в Атланте).

Я рекомендую сайт для покупки домена BlueHost. Вы можете найти доменные имена всего за 0 долларов.99.

7. Создайте веб-сайт

Ваш веб-сайт станет вашим онлайн-домом для обмена вашими услугами, процессами и портфолио с клиентами. Потратьте время на создание веб-сайта, который поразит ваших потенциальных клиентов и увеличит ваши шансы получить работу.

Посетите наш веб-сайт в пакете дизайна на выходные, если вы хотите иметь оптимизированный веб-сайт.

8.

Защитите свои учетные записи в социальных сетях

Даже если вы не планируете использовать определенную платформу социальных сетей, я настоятельно рекомендую защитить свое имя на этой платформе, прежде чем это сделает кто-то другой.По мере развития вашего бизнеса вы можете изменить свое мнение о том, какую платформу использовать, и тогда у вас всегда будут доступны различные варианты.

Я рекомендую начать свой бизнес на более визуальных платформах социальных сетей. Как организатор мероприятий вы продаете клиентам визуальные эффекты. Такие платформы, как Pinterest, Instagram и YoutTube, помогут вам в этом.

9. Создайте свое портфолио

Говоря о визуальных эффектах, если вы еще этого не сделали, пора собрать все изображения ваших прошлых событий.Они станут частью ваших маркетинговых материалов.

Если у вас уже есть отличные изображения событий, то спасибо! Если нет, то я хочу, чтобы вы для начала взглянули на свои прошлые семейные события. Вы планировали день рождения своей племянницы 2 года назад? Найдите фотографии и используйте их в галерее своего сайта.

Нет фотографий? Не волнуйтесь, вы можете спланировать стильную съемку, чтобы получить профессиональные изображения, а также вы можете найти бесплатные стоковые изображения на таких веб-сайтах, как Unsplash.

Ознакомьтесь с нашими советами по планированию вашей первой стильной фотосессии, элементом нашего контрольного списка №8 для запуска бизнеса.

10. Откройте счет в коммерческом банке

Можете ли вы вести свой бизнес, используя существующий личный счет? да. Вы должны? Точно нет. Наличие коммерческого банковского счета позволит вам отдельно отслеживать доходы и расходы вашего бизнеса. Поверьте, это будет палочкой-выручалочкой, когда придет время уплаты налогов.

11. Настройка системы бухгалтерского учета

Независимо от того, решите ли вы использовать бухгалтера или самостоятельно управлять финансами вашего предприятия, важно иметь систему. Будь то отслеживание ваших расходов с помощью шаблона электронной таблицы или бухгалтерской программы, такой как Wave.Ключевым моментом здесь является отслеживание ваших доходов и расходов. В любой момент вы должны знать финансовое положение своего бизнеса.

12. Обратитесь в страховую компанию

Как новый организатор мероприятий, вам понадобится страхование бизнеса. Степень покрытия, необходимая для вашего бизнеса и для каждого мероприятия, может варьироваться в зависимости от законов вашего региона. По этой причине я настоятельно рекомендую поговорить с несколькими страховыми компаниями о страховании бизнеса и страхования от несчастных случаев. Это особенно важно, если во время мероприятия что-то пойдет не так.

13. Познакомьтесь со своими поставщиками

Еще до того, как вы планируете свое первое платное мероприятие, рекомендуется познакомиться с различными поставщиками в вашем регионе. Изучите места, кейтеринги, флористы и т. Д. И составьте список тех, чьи работы и / или продукты вам действительно нравятся. Это сэкономит вам время после того, как вы начнете работать с клиентами, поскольку вы уже знакомы с некоторыми поставщиками в вашем регионе и можете давать рекомендации по мере необходимости.

14. Выберите свой бренд Цвета

Брендинг важен для вашего бизнеса, поскольку он помогает обеспечить последовательность и сделать ваш бизнес узнаваемым.В первую очередь следует начать с цветов вашего бренда. Какие цвета тебе нравятся? Какие цвета лучше всего представят вашу компанию?

Чтобы помочь вам найти идеи в 100 цветовых комбинациях Canva.

15. Выберите шрифт для брендинга

В дополнение к цветам для брендинга, следующее - это шрифты. Фирменные шрифты помогают поддерживать согласованность и упорядоченность вашей торговой марки и информации о компании. Представьте себе компанию, в которой каждый раз, когда вы видели одно из их рекламных объявлений, цвета и текст были разными.Это запомнится тебе? Возможно, нет.

Вы также можете использовать Canva для создания уникальной комбинации шрифтов.

16. Создайте бизнес-логотип

Теперь мы действительно погрузимся в самое интересное! Ваш логотип станет символом вашего бизнеса и должен соответствовать вашему бренду. Если вы не являетесь графическим дизайнером, я рекомендую нанять его, чтобы создать это, не пытайтесь сделать это самостоятельно.

Посетите Fiverr, где вы можете получить потрясающий дизайн логотипа всего за 5 долларов.

17.Заказ визиток

Скажу честно, это необязательный шаг. В зависимости от того, как клиенты находят вас и насколько вы активно общаетесь, вы, возможно, сумеете воздержаться от визитных карточек, особенно если вначале у вас нет денег.

Если вы решили использовать визитные карточки, обратите внимание на VisaPrint или Canva. Они позволяют создавать несколько дизайнов и распечатывать их в Интернете по очень доступной цене.

18. Шаблоны для вашего бизнеса

Создание серверной части вашего бизнеса так же важно, как и клиентская часть.От ваших брошюр до изображений в социальных сетях - создавайте шаблоны и маркируйте их в соответствии с вашими бизнес-принципами.

К ним относятся:

  • Брошюры
  • Предложения
  • Контракты
  • Шаблоны электронной почты
  • Ценовые инструкции
  • Шаблоны для социальных сетей и т. Д.
Вы можете найти готовые бизнес-шаблоны для организаторов мероприятий и свадеб в EventPlanningTemplates .com.

19. Продвигайте свой бизнес

Как только ваш бизнес заработает, пора продвигать его, чтобы привлечь больше клиентов.Это не был бы подробный контрольный список для запуска бизнеса, если бы мы не включили его. Вы можете сделать это с помощью ряда различных методов, от регистрации в Google Business Listing, узла до рекламы в Facebook.

Вы даже можете продвигать свой бизнес, устроив вечеринку по случаю запуска! Продвигайте свой бизнес и делитесь им снова и снова со своей сетью. Чем больше людей узнает о вашем бизнесе, тем лучше.

Ключ здесь, чтобы начать с маркетинговой стратегии и нанять специалиста по маркетингу, если вам нужна помощь.

Кроме того, проверьте более 100 мест для рекламы вашего бизнеса по организации мероприятий в Интернете.

20. Нанять службу поддержки

После того, как вы открыли свой бизнес, пора подумать, нужно ли вам нанять помощника. Это может быть помощник на мероприятии, виртуальный помощник или фрилансер для разовых проектов. Главное здесь не в том, чтобы пытаться выполнять каждую задачу в своем бизнесе в одиночку. Когда я только начинал свой бизнес, мне очень помогали фрилансеры. От помощи в создании логотипа или моего вступительного видео на YouTube.Вы платите им один раз, и они выполняют свою работу.

Просто не забудьте делегировать, делегировать и делегировать еще кое-что. Особенно, если вы выполняете операцию один мужчина / женщина и если у вас есть еще одна работа.

Найдите наставника: Рекомендация по контрольному списку для запуска бизнеса

Одно из самых больших моих деловых сожалений заключается в том, что я не обращаюсь за помощью раньше, чем я. Я тот, кто может учиться на практике, и я поступил именно так, когда начинал свой бизнес. Я вскочил и попробовал все делать сам. Я мог бы сэкономить столько времени и денег, если бы я просто научился искать обучение или наставника, когда мне это было нужно.

Ознакомьтесь с моей лучшей программой группового коучинга для организаторов мероприятий: «Мастерская свадебного босса».

Как начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году

Чтобы начать бизнес по планированию мероприятий в 2021 году, потребуется тщательное планирование, чтобы правильно запустить свой бизнес, не чувствуя себя потерянным.

Но какие практические шаги помогут вам начать работу? Мы даем вам 5 советов, которые помогут!

1. Создайте свой бизнес

Это означает, что необходимо настроить все основные элементы, которые необходимы вашему бизнесу, чтобы официально считаться законным.Это включает в себя название вашего бизнеса, регистрацию вашего бизнеса, получение бизнес-лицензии, если это необходимо, и открытие коммерческого банковского счета.

Проверьте: 5 советов по названию вашего бизнеса по планированию мероприятий

Когда вы новичок в отрасли, важно изучить основные бизнес-основы, необходимые для обеспечения соответствия вашего бизнеса требованиям. Это будет отличаться в зависимости от вашего местоположения. Уточните в местных органах власти, что необходимо для регистрации вашего бизнеса по планированию мероприятий и получения лицензии.

Отъезд: 3 совета по регистрации бизнеса по организации мероприятий

Вот четыре ключевых вопроса, которые следует задать перед регистрацией бизнеса:
  1. Доступно ли название вашей компании? Это означает, что это уже было зарегистрировано кем-то другим?
    • Ваши государственные учреждения предоставят вам возможность поиска и подтверждения.
  2. Будет ли ваш бизнес индивидуальным предпринимателем или обществом с ограниченной ответственностью (ООО)?
  3. Вам понадобится налоговый номер?
    • Это будет зависеть от выбранной вами бизнес-структуры.
  4. Нужны ли вам лицензии или разрешения для работы?
    • Это зависит от вашего местоположения. Как организатору мероприятий вам может не потребоваться разрешение для вашего бизнеса, если у вас нет физического местоположения, но оно потребуется для некоторых мероприятий. Например, планирование фестивалей или других мероприятий на открытом воздухе. Лучше всего проконсультироваться с офисами вашего штата или города для подтверждения.
Вам нужен бизнес-счет в банке?

После того, как вы зарегистрируете свой бизнес по организации мероприятий и получите юридический статус, пора открыть счет в банке.Даже если у вас еще нет клиентов, лучше всего с самого начала создать процесс для четкого определения личных и деловых расходов.

Вот почему вам следует открыть счет в коммерческом банке:
  • Открытие бизнес-счета может помочь вам с легкостью управлять своим бизнесом и развивать его. Особенно компании, которые являются ООО, обязаны открывать банковские счета для бизнеса.
  • Разделив бизнес-аккаунт и личный аккаунт, вы сможете лучше понять, как обстоят дела в финансовом отношении.Вы будете иметь представление о том, сколько именно денег имеет ваш бизнес, что поможет вам составить точный бюджет и регистрировать денежные потоки.
  • Отслеживание доходов и расходов затруднено, когда вы храните свои средства вместе. Но когда вы открываете банковский счет для бизнеса, вы можете более точно использовать свою банковскую выписку для создания бумажного следа. Кроме того, вы можете сравнивать свои бухгалтерские книги с выпиской по счету с помощью ежемесячной сверки, не пропуская свои личные расходы.
  • Если вы подаете заявление о вычетах налога на прибыль, вам необходимо иметь записи, подтверждающие ваши требования. Смешивание личных и деловых финансов затрудняет доказательство того, какие расходы являются коммерческими, а какие - личными, что может привести к проблемам, если вы когда-либо проходили аудит.

2. Начните свое присутствие в Интернете

После того, как вы назвали свой бизнес, продолжайте и защитите все свои учетные записи в Интернете, прежде чем это сделает кто-то другой. Сюда входят такие платформы, как Facebook, Instagram, YouTube, Pinterest.

Обязательно зарегистрируйте все свои учетные записи даже на тех платформах, которые вы пока не планируете использовать.

Лучше быть на шаг впереди, чем принимать решение позже использовать платформу и осознавать, что название вашей компании уже используется кем-то другим.

Какие социальные сети должны использовать организаторы мероприятий?

Ключ к выбору лучшей платформы социальных сетей - это делать то, что имеет наибольшее значение для вашего бизнеса. Социальные сети не подходят всем.

При этом есть некоторые платформы, которые лучше всего подходят для организаторов мероприятий, потому что они более наглядны, позволяют делиться красивыми изображениями и помогают продемонстрировать свою работу. К ним относятся:

  1. Pinterest
  2. Instagram
  3. Youtube (или любая видеоплатформа, такая как истории из Instagram или жизни в FB)
  4. Facebook

Это также время, когда вы хотите получить доменное имя для своего бизнеса и установить Я настоятельно рекомендую WordPress, но если вы не разбираетесь в технологиях, вы можете изучить такие платформы, как ShowIt или Squarespace, которые просты в использовании, а также позволяют оптимизировать ваш сайт для поисковых систем.

Согласно FitSmallBusiness.com, вы можете зарегистрировать домен и запустить веб-сайт всего за 6 шагов:

1. Выберите регистратора или службу веб-хостинга: Не забудьте проверить их политику хостинга и цены. Прочтите руководство лучших регистраторов доменов для малого бизнеса.

2. Найдите доменное имя: Выбранный вами регистратор должен иметь средство проверки доступности, например, от BlueHost, которое вы можете использовать, чтобы определить, доступно ли доменное имя.Преимущество проверки доступности в том, что она предложит вам альтернативные домены, если ваш уже занят.

3. Заполните формы : Ожидайте, что вас попросят указать вашу личную информацию и контактные данные для заполнения вашего профиля в общедоступной базе данных «WHOIS». Выберите, хотите ли вы, чтобы ваш профиль был общедоступным или личным, включив или отключив конфиденциальность домена.

4. Оплатите свой домен: Цены на доменные имена появятся во время проверки доступности, но обычно варьируются от бесплатных до 20 долларов.В зависимости от веб-хостинга или регистратора вы можете получить домен бесплатно, купив план веб-хостинга.

5. Свяжите домен и сайт: С помощью диспетчера домена подключите свой домен к своему сайту; для этого потребуется ввести информацию о сервере хоста, если вы не приобрели свой домен и веб-хостинг у одного и того же провайдера.

6. Подтвердите, что ваш домен активен: После того, как вы вошли в свою систему управления контентом (CMS) и спроектировали начало своего веб-сайта, убедитесь, что он активен под вашим купленным доменом.Для этого откройте окно браузера и введите свой домен. Чтобы просматривать его так, как это делают ваши посетители, а не версию, вошедшую в систему, обязательно откройте окно в режиме инкогнито.

www.fitsmallbusiness.com

3. Получите свои бизнес-инструменты

Когда вы начинаете работать с клиентами, важно иметь все ваши бизнес-инструменты. Это ваши программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые помогут вам в: бронировании клиентов, отправке контрактов, сборе платежей и документировании графика и сроков при работе с клиентами.

Почему я рекомендую CRM так рано в вашем бизнесе?

Когда вы начинаете работать с клиентами, это может быть труднее реализовать. Я настоятельно рекомендую настроить их до того, как клиенты начнут подключаться, чтобы упростить ваши процессы, прежде чем вы почувствуете себя подавленным.

Некоторые программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые следует учитывать при планировании мероприятий, включают:

  1. HoneyBook
  2. Dubsado
  3. Планировщик проходов

Как выбрать лучшую CRM для своего бизнеса?
  • Удобство использования. Лучший инструмент CRM - это тот, который вы и ваши сотрудники действительно собираетесь использовать. Это визуально привлекательно и легко ли ориентироваться? Или это похоже на что-то, разработанное в 90-х?
  • Настройка. Каждый бизнес по организации мероприятий индивидуален. Узнайте, есть ли у выбранной вами CRM параметры настройки для брендинга, продаж и вашего рабочего процесса.
  • Отчетность. Хороший инструмент CRM позволяет создавать подробные отчеты по различным данным. Аналитика важна!
  • Автоматизация и интеграции. Может ли CRM автоматизировать задачи вашего бизнеса? Может ли он интегрироваться с другими вашими программами, такими как электронная почта, бухгалтерские и маркетинговые платформы? Выберите CRM со встроенными функциями автоматизации или интегрируемую с такой программой, как zapier.

4. Создайте бизнес-портфолио для планирования мероприятий

Если вы новый организатор мероприятий, ваше портфолио - это все. Это означает, что изображения демонстрируют, на что вы способны произвести впечатление на потенциальных клиентов.Если вы планировали прошлые мероприятия для клиентов, обязательно используйте эти фотографии для продвижения своего бизнеса!

Если вы начинаете бизнес и у вас нет изображений, вы можете добровольно спланировать мероприятия для своих друзей и семьи, чтобы вы могли использовать изображения для продвижения своего бизнеса.

Совет от профессионала: Наймите профессионального фотографа. Семейные мероприятия - это здорово, но они работают только в том случае, если изображения качественные и профессиональные.

Другой вариант продемонстрировать свои навыки, если у вас нет портфолио, - это организовать стилизованную съемку.Вот 5 советов по планированию стилизованной стрельбы:

  1. Начните с цели для стрельбы и составьте план ее достижения.
  2. Мозговой штурм идей / вдохновения о том, что вы хотели бы видеть, а также о стиле или теме, которые вы хотели бы использовать для своей съемки.
  3. Создайте свою команду сотрудников . Сюда входят пекарь, заведение, фотограф, дизайнеры канцелярских товаров, флористы. Составьте список всех, кто вам нужен, чтобы помочь реализовать свое видение.
  4. Найдите место .Место проведения - одна из самых важных частей вашей стильной съемки, так как именно здесь вы будете все настраивать. Выберите место, которое отражает ваш бренд или которое вы можете настроить в соответствии с темой, которую вы выбрали для съемки.
  5. Составьте расписание. Наличие графика, за которым могут следить все ваши соавторы, облегчит день стильной съемки. Хотя нет никакой гарантии, что все будет идеально, наличие плана для справки поможет вам не сбиться с пути и знать, когда вы отстаете или опережаете график.
Проверьте: [ВИДЕО] Как спланировать стильную съемку

5. Продвигайте свой бизнес по планированию мероприятий

Как только ваш бизнес будет готов принимать клиентов, вам нужно продвигать рынок, как будто ваша жизнь зависит от Это. Вы можете быть прекрасным организатором мероприятий, но если никто не знает, что вы существуете или где вас найти, тогда ваш бизнес не существует.

Маркетинг вашего бизнеса - это не только создание веб-сайта и учетных записей в социальных сетях, но также понимание того, чего хотят ваши клиенты, и обеспечение того, чтобы вы четко сформулировали, как вы можете это обеспечить.

Вот несколько вопросов, которые следует задать себе при маркетинге своего бизнеса:

  • Знаете ли вы, чего хотят ваши клиенты?
  • Считаете ли вы, что ваши клиенты доверяют качеству предоставляемых вами услуг?
  • Где клиенты находят или узнают больше о вашем бизнесе?

Ответы на все эти вопросы лежат в области маркетинга.

То, как вы продвигаете свой бизнес, определяет, будет он успешным или нет. Без него ваш бизнес, скорее всего, закроется из-за недостатка заказов.

Маркетинг - это еще и то, как вы выделяетесь среди конкурентов.

Были ли вы в Instagram, Facebook или Pinterest и видели, как разные организаторы мероприятий публикуют сообщения о своих услугах и прошедших мероприятиях? Ваши конкуренты активно продвигают свой бизнес по планированию мероприятий, разве это не говорит вам, почему маркетинг важен? Единственный способ получить конкурентное преимущество перед конкурентами - это агрессивный маркетинг.

Тем не менее, вам не нужно быть неряшливым или непрофессиональным при продвижении своего бизнеса по планированию мероприятий.Просто проведите исследование того, что ищет ваш целевой рынок, а затем найдите способы улучшить обслуживание и улучшить качество обслуживания клиентов.

Как добиться успеха в маркетинге вашего бизнеса по планированию мероприятий:

Если вы успешно обучаете клиентов, поддерживаете их заинтересованность, создаете в их сознании прочную репутацию и умно продаете им, ваш бизнес, скорее всего, преуспеет. Вдобавок ко всему, большинство предприятий процветают, когда привлекают новых клиентов. Маркетинг - это то, как вы привлекаете этих клиентов в свой бизнес, чтобы получить надежные заказы.

А теперь давайте ответим на вопрос, который вы, вероятно, задаете себе сейчас:
Как я могу эффективно продвигать свой бизнес по планированию мероприятий?

Вот отличные новости. Я не собираюсь рассказывать вам, насколько хорош маркетинг, а потом отправлять вас разбираться во всем самостоятельно.

Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *