Как открыть узи кабинет: Кабинет УЗИ, — продавец в маркетплейсе

Когда сотрудники хотят взаимодействовать, они выбирают канал: лицом к лицу, видеоконференция, телефон, социальные сети, электронная почта, обмен сообщениями и так далее. Кто-то, инициирующий обмен, решает, как долго он должен длиться и должен ли он быть синхронным (встреча или совещание) или асинхронным (сообщение или пост). Получатель, скажем, электронного письма, сообщения Slack или текстового сообщения решает, отвечать ли ему немедленно, в будущем или никогда.Эти индивидуальные модели поведения вместе составляют анатомию сотрудничества , подобную муравейнику или улью. Она возникает органически в процессе работы людей и формируется убеждениями, предположениями, ценностями и способами мышления, которые определяют культуру организации.

Архитектуру легко наблюдать — вы просто смотрите на чертежи, модели, технологии или пространство вокруг вас. До недавнего времени было трудно наблюдать анатомию сотрудничества. Но технологии позволили обнаруживать и анализировать потоки коммуникации.

в моде. Датчики в креслах измеряют, как долго работники находятся за своими столами. Датчики в полу измеряют, когда и как они двигаются. Датчики в значках RFID и смартфонах отслеживают, куда они идут. Сенсоры (в виде видеокамер) отслеживают, с кем они находятся. Panasonic добавила датчики Wi-Fi в системы освещения, которые могут отслеживать взаимодействие лицом к лицу во всех зданиях и на рабочих местах.

Когда фирмы перешли на открытые офисы, личное общение сократилось на 70%.

Еще один способ обнаружения взаимодействий — это сбор цифровых «хлебных крошек», которые люди оставляют, когда они договариваются о встрече, отправляют электронное письмо, открывают окно браузера, публикуют сообщения в Slack или Teams или совершают вызов, благодаря системам, разработанным для сохранения метаданных общения. . Все чаще работодатели могут использовать инструменты расширенной аналитики для изучения этих данных, чтобы понять коллективное поведение сотрудников. Алгоритмы, оценивающие перемещения и взаимодействие работников, могут научиться отличать сотрудничество от простого совместного присутствия.Те, кто анализирует прошлое поведение работников, могут научиться предсказывать их следующие шаги, индивидуально и коллективно, и оценивать вероятность ценного столкновения между людьми.

Эти достижения позволили нам подтвердить то, о чем многие подозревали: архитектура и анатомия сотрудничества не совпадают. Используя передовые носимые устройства и собирая данные обо всех электронных взаимодействиях, мы вместе со Стивеном Тюрбаном, одним из бывших студентов Итана, который в настоящее время учится во Вьетнаме, отслеживали личные и цифровые взаимодействия в штаб-квартирах двух фирм из списка Fortune 500. и после того, как компании перешли от кабинок к открытым офисам.Мы выбрали самые репрезентативные рабочие места, которые смогли найти; мы ждали, пока люди освоятся в своих новых местах, чтобы отслеживать их взаимодействие после перемещения; и, для точности, мы варьировали продолжительность времени, в течение которого мы их отслеживали. С первой компанией мы собирали данные за три недели до редизайна, начиная за месяц до него, и за три недели примерно через два месяца после него. Во втором случае мы собирали данные за восемь недель до редизайна, начиная за три месяца до него, и за восемь недель примерно через два месяца после него. Мы согласовали периоды сбора данных с сезонными бизнес-циклами для сравнения яблок с яблоками — например, мы собирали данные в течение одних и тех же недель квартала. Мы обнаружили, что личные взаимодействия снизились примерно на 70% после того, как фирмы перешли на открытые офисы, в то время как количество электронных взаимодействий увеличилось, чтобы компенсировать это.

Почему это произошло? Работа французского философа 18-го века Дени Дидро предлагает ответ. Он писал, что исполнители должны «представить огромную стену перед сценой, отделяющую вас от публики, и вести себя так, как будто занавес никогда не поднимался.Он назвал это четвертой стеной. Он не позволяет актерам отвлекаться на публику и позволяет им отделить себя от того, что они не могут контролировать (аудитория), и сосредоточиться только на том, что они могут (сцена), подобно тому, как баскетболист бросает мяч, не видя аплодисментов. (или освистывающие) болельщики за кольцом. Это создает близость того, что некоторые называют публичным одиночеством. Чем больше аудитория, тем важнее четвертая стена.

Люди в открытых офисах создают четвертую стену, и их коллеги начинают ее уважать.Если кто-то работает сосредоточенно, люди не мешают ей. Если кто-то начнет разговор, а коллега бросит на него раздраженный взгляд, он больше этого делать не будет. Нормы четвертой стены, особенно на открытых пространствах, быстро распространяются.

Близость имеет значение

Отдельный вывод нашего и других исследований заключается в том, что местоположение членов команды оказывает большое влияние как на их физическое, так и на их цифровое взаимодействие. В общем, чем дальше друг от друга люди, тем меньше они общаются. Исследование, в котором участвовал один из нас (Бен) в MIT Media Lab, показывает, что вероятность того, что любые два человека в корпоративном кампусе будут взаимодействовать физически или в цифровом виде, прямо пропорциональна расстоянию между их столами.В более широком смысле, одно из самых надежных открытий в социологии, сделанное задолго до того, как у нас появилась технология, подтверждающая это с помощью данных, состоит в том, что близость предсказывает социальное взаимодействие.

Рассмотрим исследование, проведенное в штаб-квартире крупной компании по производству потребительских товаров компанией Humanyze, занимающейся программным обеспечением для организационной аналитики, возглавляемой одним из нас (Беном), которое помогает компаниям понять, как взаимодействуют их команды. Выяснилось, что люди из одной команды в шесть раз чаще взаимодействовали, если находились на одном этаже, а люди из разных команд в девять раз чаще взаимодействовали, если находились на одном этаже.Исследование, которое мы провели в главном кампусе ритейлера из списка Fortune 500 с более чем дюжиной зданий, показало, что только 10% всех коммуникаций происходит между сотрудниками, чьи столы находятся на расстоянии более 500 метров друг от друга. Эти результаты показывают, что размещение людей в ближайших зданиях не улучшит сотрудничество; для увеличения взаимодействия работники должны находиться в одном здании, в идеале на одном этаже.

И хотя удаленная работа, несомненно, является рентабельной, она, как правило, значительно затрудняет совместную работу даже по цифровым каналам. Изучая крупную технологическую компанию с 2008 по 2012 год, мы обнаружили, что удаленные работники почти на 80% меньше сообщали о своих заданиях, чем члены коллектива, работающие в одном месте; в 17% проектов вообще не общались. Очевидный вывод: если членам команды необходимо взаимодействовать для своевременного достижения контрольных точек проекта, вы не хотите, чтобы они работали удаленно.

Питайте анатомию сотрудничества

После публикации академических статей об изученных нами офисах нас просили предоставить более подробную информацию об этих помещениях.Некоторые люди, кажется, верят, что лучший план может решить проблему совместной работы. Архитекторы, управляющие недвижимостью и производители офисных систем подкрепляют эту точку зрения, используя данные опросов сотрудников и предыдущее использование пространства для определения индивидуальных потребностей и создания «гибких», «подвижных» пространств, «ориентированных на деятельность», чтобы позволить работникам создавать свои собственные пространства. подходить им. Но сотрудничество — это командный вид спорта. Офисы, которые чрезмерно сосредоточены на поддержке индивидуальных предпочтений, вряд ли будут оптимально поддерживать команду в целом или набор команд, которым необходимо работать вместе.Так что гибридный дизайн открытого офиса — не панацея. Если вы собираетесь позволить людям выбирать пространство, которое лучше всего соответствует их индивидуальным потребностям, ваши работники также могут быть удаленными.

Лидеры должны сделать призыв о том, какое коллективное поведение следует поощрять или препятствовать и как. Их средства должны включать не только дизайн конфигураций и технологий рабочего пространства, но и дизайн задач, ролей и культуры.

Если контроль над расходами на недвижимость является приоритетом, лидеры должны быть честны в этом с собой и своими сотрудниками.Большинство редизайнов офисов не направлены на поощрение совместной работы. Они начинают с целей, подобных той, которую описал глава отдела недвижимости в компании из списка Fortune 50: «Руководство только что дало мне поручение перестроить нашу штаб-квартиру, чтобы разместить здесь еще 1000 сотрудников». Огромный прогресс был достигнут в проектировании офисов, которые могут вместить больше людей в заданном пространстве. Это не обязательно плохо: компании часто реинвестируют полученные сбережения важными способами.

Возвращение в тесные кварталы

На протяжении большей части 1990-х организации нанимали сотрудников быстрее, чем расширяли свои офисы.С увольнениями во время рецессии в начале 2000-х, а затем снова в 2008 году выжившие рабочие вернули себе некоторое пространство, в основном потому, что компании держали долгосрочные договоры аренды и не хотели вкладывать средства в реконфигурацию офисов. Но по мере того, как количество наймов восстанавливалось, наступали сроки аренды и восстанавливались бюджеты на редизайн, организации снова начали размещать своих людей во все меньших и меньших помещениях.

Если цель действительно состоит в том, чтобы повысить эффективность сотрудничества, вам нужно увеличить количество правильных взаимодействий и уменьшить количество неэффективных. Вам придется тщательно выбирать компромиссы. Это означает, что вам нужно понимать текущие модели взаимодействия и думать, как вы хотите их изменить. Используя датчики и цифровые данные для отслеживания взаимодействий в крупном немецком банке, исследователи Массачусетского технологического института обнаружили, что в тех случаях, когда сплоченность внутри команды была более предсказуемой для производительности и удовлетворенности сотрудников, чем конфликты между командами, усиление взаимодействия между командами подрывало производительность. Поэтому они перевели команды в отдельные комнаты. А после использования технологии Humanyze для отслеживания взаимодействий крупная энергетическая компания решила усилить связь между отделами, сильно зависимыми от процессов, и уменьшить связь между другими отделами, разместив одни из них в новом здании, а другие переместив за пределы площадки.

Если людям нужно непрерывное время, чтобы сосредоточиться, отвлекающие факторы дорого обходятся. В этом случае создание дополнительных возможностей для совместной работы может увеличить затраты, не дав соответствующей выгоды.

Проведение реальных экспериментов

Лучший способ найти оптимальный дизайн рабочего места для определенных групп — это провести тщательные эксперименты. Это означает сбор и анализ данных о взаимодействиях, разработку гипотезы о том, как их улучшить, и проверку вашей гипотезы на контрольной группе.Mori Building, одна из крупнейших компаний по управлению недвижимостью в Японии, сделала это в начале 2016 года, когда стремилась создать более продуктивное сотрудничество между командами в своей штаб-квартире. Архитектура офиса была открытой, но, используя носимые датчики (некоторые из которых были предоставлены Humanyze) для отслеживания личных взаимодействий, Мори обнаружил, что сотрудники в основном общаются только с теми, кто работает в их собственной команде. Люди, как правило, оставались в зарезервированных местах для своих команд и редко выходили на открытые места для сидения, которые составляли около 20% пространства.

Отдел строительства, окружающей среды и развития So Mori провел эксперимент, чтобы выяснить, может ли он повлиять на анатомию с помощью архитектуры. Он выбрал корпоративный этаж, на котором рассадили команды (дизайн интерьера, консультации по недвижимости, продажи и т. д.). Часть пространства осталась прежней (контрольная группа), а часть превратилась в «свободное адресное» пространство — открытая рассадка, без парт. Когда Мори измерил взаимодействие лицом к лицу в этой конфигурации, результаты были ясны: хотя взаимодействие между командами увеличилось, взаимодействие внутри команд резко сократилось: люди тратили 1.В 26 раз больше своего дня они работают в изоляции.

Поначалу Мори был доволен результатами. Рост взаимодействия между командами означал, что люди обращались напрямую к другим, чтобы решить проблемы и добиться цели, минуя менеджеров, которые, как показали данные, были «узкими местами в общении». И хотя это было непреднамеренным последствием, причина, по которой люди тратили больше времени на самостоятельную работу, заключалась в том, что встреч продолжительностью 30 минут и более стало меньше (люди просто находили друг друга, когда им нужно было поговорить). Но была и темная сторона: оказалось, что менеджеры являются не только узким местом в общении, но и привратниками качества. Обходя их, рабочие создавали проблемы ниже по течению; в течение шести месяцев производительность упала, а жалобы клиентов возросли. И хотя сокращение времени совещаний казалось полезным, в ретроспективе казалось, что те, кто получил больше времени для самостоятельной работы, могли бы работать лучше и эффективнее, если бы посещали больше совещаний, чтобы получить рекомендации, в то время как сотрудники, которые полагались на совещания, чтобы гарантировать упорядоченный способ решения проблем теперь казался обремененным людьми, приходящим к ним по прихоти (пока они не начали прятаться в кофейне внизу).В конце концов, Мори вернулся к фиксированным рассадкам по командам и уменьшил количество открытого пространства.

Об искусстве: визуальный художник Олалекан Джейифус описывает эти рисунки из серии под названием «Политическое непостоянство места» как «причудливые вопросы о развитии и городском планировании, связях и организации, экономике и политике».

Проведя аналогичные эксперименты, крупная компания-разработчик программного обеспечения обнаружила, что 90% личных взаимодействий происходит за рабочими столами людей.Только 3% случаев произошли в местах общего пользования (остальные — в конференц-залах). Компания планировала перейти на размещение с бесплатным адресом, чтобы улучшить взаимодействие между командами, но поняла, что это будет сильно мешать сотрудничеству, и отказалась от этого плана.

Такие эксперименты требуют времени и денег, но многие организации считают затраты незначительными ввиду преимуществ, получаемых от того, что они узнают. Очевидно, стоит поэкспериментировать с дизайном, если компания намерена провести капитальный ремонт своего помещения, подобный тому, который GlaxoSmithKline (клиент Humanyze) планирует провести в своей штаб-квартире в Лондоне.Руководители обдумывали новый формат офиса и решили построить небольшую его часть в качестве пилотного проекта, который они назвали центром производительности своего рабочего места. Фирма пригласила академических партнеров в области архитектуры и поведенческих наук для помощи в разработке экспериментов в космосе. Вскоре в пилотном пространстве будут чередоваться две команды — одна делала это в течение первых девяти месяцев 2019 года, а вторая планируется, когда мы пишем это — отслеживание (по сравнению с контрольной группой) измерений, включая шаги, частоту сердечных сокращений, кровяное давление, частота дыхания, функция легких, осанка, самочувствие, совместная работа и производительность (с использованием всего, от носимых устройств и датчиков Kinect до опросов и традиционных систем управления производительностью).GSK использует эти данные для настройки всех аспектов пространства — освещения, температуры, аромата, качества воздуха, акустической маскировки, эргономики и дизайна — чтобы помочь своим людям делать (и взаимодействовать) больше, заставляя пространство отвечать потребностям сотрудников. профессиональные или физиологические.

Крупное финансовое учреждение США протестировало десятки дизайнов полов в различных региональных офисах. Она выбрала ту, которая создала шаблоны совместной работы и целенаправленной работы, которые лучше всего соответствовали ее целям, и распространила ее по всей организации.Стоимость была нетривиальной; она составила миллионы долларов. Но фирма была в гораздо лучшем положении, чем если бы она выбрала дизайн без проведения экспериментов и впоследствии обнаружила, что потратила сотни миллионов долларов впустую на неэффективную конфигурацию.

Подобно тому, как высокочастотное A/B-тестирование распространено в маркетинге и продажах, быстрое экспериментирование является ключом к дизайну рабочего места. Прежде чем принять этот подход, крупная энергетическая компания потратила семь лет и около 10 миллионов долларов на проектирование и консультационные услуги, чтобы спланировать новое офисное здание.Сегодня он может развернуть новый план за шесть месяцев примерно за 500 000 долларов, определяя количество моделей поведения, которые он хочет поощрять, возводя один этаж существующего офиса в качестве теста и подтверждая или опровергая свою гипотезу о том, что дизайн будет стимулировать такое поведение. Звучит впечатляюще, но имейте в виду, что вам нужно достаточно долго экспериментировать, чтобы понять всю динамику игры. Как обнаружил Мори, первоначальные результаты могут вводить в заблуждение.

При проведении таких экспериментов необходимо учитывать последствия сбора необходимых данных для конфиденциальности.Электронная почта и особенно метаданные датчиков являются конфиденциальными. В дополнение к вопросам о законности сбора такой информации, которая зависит от местных законов и правил, существуют этические проблемы. Компании должны быть прозрачны в отношении того, какие данные они собирают, и учитывать мнение сотрудников о том, кому они принадлежат — сотруднику, который предоставляет необработанные входные данные посредством своих взаимодействий, или организации, которая собирает, систематизирует, обрабатывает и хранит эти входные данные. . Компании, которые игнорируют или преуменьшают эти опасения, рискуют оттолкнуть сотрудников и нанести значительный ущерб репутации (см. «Счастливый отслеживаемый сотрудник» на HBR.орг). Те, кто открыто демонстрирует, что использование ими данных ограничено и предназначено для пользы работников, могут найти место для открытого сотрудничества с сотрудниками для создания еще лучших дизайнов рабочих мест.

Меньше может быть больше

Оптимизация совместной работы не требует радикальной перестройки офисных помещений; настройки могут иметь значение, и стоит проверить их потенциальное влияние. В настоящее время Mori собирает данные о том, какого размера должны быть столы в ее штаб-квартире.Его первоначальный вывод: большие столы, предписываемые во многих новых проектах офисов вместо отдельных столов, почти так же хороши для интимных бесед, как и большие обеденные столы, — другими словами, совсем не годятся. Компания-производитель обнаружила, что небольшие изменения в мебели могут иметь большое значение. В ее штаб-квартире было два типа помещений для встреч в основных рабочих зонах: полностью открытые и с передвижными барьерами для белых досок с двух сторон. На доске произошло на 50% больше взаимодействий.Добавление дополнительных досок было тривиальным расходом.

Иногда лучший ответ не связан с изменением физической структуры. Эксперименты показали Мори, что мероприятия, преднамеренно разработанные для достижения определенного взаимодействия между конкретными людьми и командами, оказывали более точное и ценное влияние на модели взаимодействия, чем изменения в офисном пространстве. Эти мероприятия могут быть внутренними семинарами, хакатонами или даже барбекю, если взаимодействия измеряются с помощью датчиков, чтобы показать, возникли ли желаемые закономерности.Чтобы помочь новым сотрудникам интегрироваться в течение первой недели их работы, технологическая компания среднего размера ставит банки с печеньем на их столы и вывешивает карту в вестибюле с указанием местонахождения банок, чтобы побудить людей заходить туда. Humanyze обнаружила, что расположение кофемашин значительно влияет на взаимодействие. Если команде необходимо сосредоточиться внутри, компания ставит кофеварку в центре своей зоны. Если двум командам необходимо сотрудничать, машина ставится между ними.

Эти «программные» подходы к архитектуре могут многое сделать по очень низкой цене.Все, что нужно, — это немного больше сотрудничества между профессионалами в сфере недвижимости, HR и пользователями пространства. В организациях, получивших это право, обычно есть один исполнительный директор — скажем, директор по персоналу или главный административный директор, — отвечающий как за кадры, так и за недвижимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Никогда не будет найдена единственная лучшая архитектура физического или цифрового рабочего пространства. Это потому, что больше взаимодействия не обязательно лучше, но и не меньше. Цель должна заключаться в том, чтобы нужные люди взаимодействовали с нужным богатством в нужное время.

Многие распространенные предположения об архитектуре офиса и совместной работе устарели или неверны. Хотя дизайн открытого офиса призван побуждать нас к общению лицом к лицу, он позволяет нам этого не делать. «Случайные столкновения», которым способствуют открытые офисы и свободные пространства, могут быть контрпродуктивными. Во многих случаях «совместное присутствие» через открытый офис или цифровой канал не приводит к продуктивному сотрудничеству.

Технический прогресс позволяет нам проверять предположения и понимать, как на самом деле взаимодействуют группы рабочих.Точные данные, необходимые для доказательства или опровержения теорий, могут быть получены и проанализированы. Чтобы это произошло в больших масштабах, функции управления персоналом, недвижимости и финансов должны охватить эксперименты, пронизанные маркетингом и операциями. Когда это произойдет, проектирование физического и виртуального рабочего места может стать непрерывным процессом, в котором архитектура и анатомия совместной работы станут удобным местом для встречи.

5 вещей, которые нужно сделать перед открытием нового офисного помещения

Ваш бизнес готовится к переезду на новое место? Если это так, поздравляем! И обязательно сделайте эти пять вещей, прежде чем открывать новое офисное помещение.

Переезд в новое офисное помещение может быть захватывающим. Ведь это ваш шанс начать новую жизнь в новом окружении. Это также может вызвать стресс, потому что нужно будет отслеживать миллион деталей. К счастью, вы обратились в нужное место за помощью.

В этой статье рассматриваются советы, которые следует помнить при переходе на новое место работы. Продолжайте читать, чтобы получить внутреннюю информацию о том, как максимально использовать процесс переезда, сводя к минимуму стресс.

Ни для кого не секрет, что местоположение решает все. Это верно для недвижимости в целом, но особенно важно, когда речь идет о бизнес-пространстве.

В конце концов, вам нужно выбрать такое место, где покупатели и клиенты могут легко найти вас, где вы сможете органично привлекать новых клиентов, и которое сделает ежедневные поездки максимально беззаботными для ваших сотрудников.

Если вы не можете найти идеальное офисное помещение для своей компании, вы можете подумать о покупке участка земли и начать работу с нуля. Как владельцу бизнеса, это дает вам большую степень гибкости, поскольку вы можете выбрать пространство, специально предназначенное для вашей компании, в отличие от более общего пространства, которое предоставляется в аренду. Тем не менее, коммерческие строительные работы могут занять много времени и усилий, а это означает, что вы должны консультироваться со специалистами на каждом этапе.Это не только поможет вам гарантировать, что работа будет выполнена на высоком уровне, но также означает, что вы можете быть спокойны, зная, что придерживаетесь закона, следуя рекомендациям правительства на каждом этапе разработки.

Например, первое, о чем вы можете подумать, когда речь заходит о строительстве, это здоровье и безопасность. Хотя это, безусловно, то, на что вы должны обратить большое внимание, есть и другие правительственные мандаты. Например, если вы завершаете работы по переоборудованию или удаляете деревья, вам также необходимо убедиться, что вы не беспокоите животных, таких как летучие мыши, поскольку они считаются охраняемым видом. Это означает, что вам нужно будет заранее поработать с инспектором летучих мышей, который может дать вам лучшее руководство о том, как вам нужно работать в будущем. Вы можете узнать больше о ведущих британских исследователях летучих мышей на сайте arbtech.co.uk.

Также важно попытаться выбрать географическое расположение рядом с аэропортами и другими видами транспорта, чтобы службы доставки могли легко добраться до вас.

Вам также нужно выбрать пространство, которое позволит вам расти.Другими словами, никогда не выбирайте место, основываясь только на своих текущих потребностях.

По мере расширения вашего бизнеса вам потребуется достаточно большое офисное помещение, чтобы его можно было расширять вместе с вами. В противном случае вам может понадобиться переезжать каждый год или два, что в конечном итоге может быть дорогостоящим и неудобным.

Возможно, вы колеблетесь покупать или арендовать больше места, чем вам нужно в данный момент, но в долгосрочной перспективе это, скорее всего, окупится и будет стоить меньше.

Посмотрите, как работают ваши сотрудники.Что работает лучше всего, а что нет?

В последние годы все большую популярность приобретают открытые планировки этажей. Они обеспечивают гибкость, а также позволяют сотрудникам взаимодействовать более органично. В конце концов, отдельные офисы с дверями могут заставить сотрудников чувствовать себя отрезанными друг от друга.

Имейте в виду, что каждое рабочее место отличается от других, поэтому у каждого свои потребности. Но выбранный вами план этажа может существенно повлиять на производительность, общее психическое здоровье и благополучие ваших сотрудников.

Хорошая эргономичная офисная мебель может иметь большое значение, особенно когда ваши сотрудники проводят большую часть дня, сидя за компьютером.

Определенная офисная мебель, такая как столы для стояния, может уменьшить боль в пояснице, что сделает работу более приятной. В то же время белые доски важны для конференц-залов, поскольку они помогают в обсуждениях и совместной работе, которые происходят в таких комнатах.

Обязательно ознакомьтесь с дополнительной информацией о регулируемых компьютерных мониторах.

Также важно, чтобы все коммуникации были подключены до переезда в новое помещение. Это включает в себя электричество, воду, электричество и интернет-услуги. В противном случае вы можете потерять день или больше производительности из-за простоя, пока вы ждете подключения к сети. Это не просто огромное неудобство, это может стать серьезной головной болью, которая будет стоить вам денег.

Открытие нового бизнеса может вызвать стресс. К счастью, этот контрольный список нового офисного помещения может помочь сделать ваш переезд в новое офисное помещение положительным опытом для всех участников.

Оставайтесь здесь и зарегистрируйтесь, чтобы узнать больше полезных советов для малого бизнеса в нашем блоге.

Обустройство офиса за 5 шагов [+Бесплатный контрольный список]

Обустройство вашего первого настоящего офиса или переезд в более просторное помещение требует планирования — мало чем отличается от переезда в новый дом.Разница в том, что вам нужно, чтобы ваш бизнес оставался продуктивным во время перехода. Выполните эти пять шагов, чтобы создать продуктивную обстановку в офисе, и загрузите наш бесплатный контрольный список для управления настройкой вашего офиса.

Загрузите контрольный список для организации офиса в формате PDF.

Одна вещь, которая может улучшить или разрушить офисное пространство, — это доступ к надежному Интернету, телефону и сетевым услугам. После того, как вы определились с местом для своего офиса, перейдите на Business Services Connect.Там вы найдете инструмент мгновенного поиска, который вы можете использовать для сравнения планов от основных поставщиков, обслуживающих ваш регион, включая Spectrum, Atlantic и Comcast, чтобы найти то, что соответствует вашим потребностям.

Посетите бизнес-услуги Connect

Выполните следующие пять шагов, чтобы создать продуктивную офисную обстановку:

1. Составьте список всего, что вам нужно для ведения бизнеса

Еще до того, как искать офисное помещение, вы можете составить список всего, что вам понадобится в вашем новом офисе, от столов и стульев до компьютерного оборудования, а также любых задач, таких как настройка подключения к Интернету.Знание потребностей вашего бизнеса поможет вам выбрать правильный размер и расположение офиса, чтобы поддерживать себя и членов команды, которые делят ваше рабочее пространство.

Вот основные предметы, которые нужны большинству офисов малого бизнеса:

• Столы: Выберите лучший офисный стол, соответствующий вашим рабочим потребностям и планировке офиса.
• Стулья: Есть три распространенных типа стульев, которые вы можете рассмотреть.
• Компьютеры: Определите, сколько и какие компьютеры вам понадобятся.
• Программное обеспечение: Определите, нужно ли вам новое программное обеспечение для бизнеса.
• Интернет: Найдите интернет-провайдера с адекватной скоростью и надежностью.
• Телефоны: Вам могут понадобиться настольные телефоны, сотовые телефоны и телефоны для конференций.
• Телефонная служба: Решите, что лучше: стандартная телефонная система или телефонная система с передачей голоса по Интернет-протоколу (VoIP).

Дополнительные услуги и расходные материалы для поддержки вашего офиса

Подумайте, какие еще услуги и расходные материалы нужны вашему офису.Например, вам может понадобиться настроить систему сигнализации, автоответчик или даже кредитные карты для ваших сотрудников. Многие из них являются необязательными в зависимости от вашей бизнес-модели и местоположения вашего офиса.

Вот некоторые из наиболее распространенных дополнительных офисных услуг и расходных материалов:

• Охрана: Подумайте, нужна ли вам система безопасности или видеонаблюдение.
• Автоответчик: Настройте автоответчик в нерабочее время или воспользуйтесь такой услугой, как Ruby Receptionist, чтобы сэкономить на найме кого-то, кто будет отвечать на ваши звонки.
• Товары для офиса: Amazon — отличное место для заказа расходных материалов, поскольку они доставят их прямо в ваш офис, что сэкономит ваше время. Подумайте о копировальной бумаге, настольных органайзерах и мусорных баках.
• Банковские счета и кредитные карты: Возможно, вы захотите открыть бесплатные или недорогие банковские счета, а также решить, предоставлять ли кредитные карты менеджерам или торговым представителям.
• Таймер: Таймер может отслеживать, кто находится на объекте, а также отработанные часы.И большинство из них, например Homebase, могут напрямую взаимодействовать с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.

2. Спроектируйте план этажа вашего офиса

После того, как вы добавите все в свой контрольный список, подумайте о планировке вашего офисного помещения. Это поможет вам подтвердить, сколько мебели купить. Например, вам нужны частные конференц-залы для встреч с клиентами или сотрудниками? Должен ли менеджер иметь стол у окна? Должен ли ваш бухгалтер иметь свой собственный кабинет? В зависимости от количества имеющейся у вас комнаты и вида выполняемой работы план этажа может максимально увеличить ваше офисное пространство для повышения производительности.

Начните с выбора плана этажа офиса:

• Открытая планировка: Открытая планировка максимизирует полезную площадь помещения, но за счет уединения и хранения.
• Закрытая планировка: Закрытая планировка дает вашим сотрудникам больше личного пространства, но в ней меньше возможностей для совместной работы и меньше мест.
• Модульная рабочая станция: Эта компоновка сочетает в себе элементы обоих, предоставляя вашим сотрудникам больше конфиденциальности, места для хранения и большие рабочие поверхности — с открытыми зонами для совместной работы.

Дополнительные требования к пространству при настройке офиса

В зависимости от потребностей вашего бизнеса вам может понадобиться специальное рабочее место в вашем офисе, например, копировальная комната, в которой находятся факс, принтеры и измельчитель. Или вам может понадобиться выделить вестибюль или зону ожидания с местами для гостей, если вы ожидаете, что клиенты будут приходить на встречи.

Вот дополнительные области, которые вы можете запланировать в рамках общего офиса:

• Официальный вход или приемная: Лучше всего, если вы ожидаете посетителей.
• Комната отдыха или кухня: Приятно предлагать кофе, напитки и закуски, а также выделять сотрудникам место для перерывов. Также полезно иметь холодильник, микроволновую печь и посудомоечную машину.
• Конференц-зал: Конференц-зал имеет решающее значение, если ваша команда собирается на регулярные встречи; отдельные комнаты лучше всего подходят для разговоров один на один, таких как обзоры кадров.
• Комната для кормления грудью: В зависимости от того, в каком штате вы находитесь и от размера вашей компании, вам может потребоваться предоставить тихую комнату для молодых мам, и это не может быть ванная комната.
• Тренажерный зал: Чтобы поддерживать форму сотрудников, некоторые фирмы предпочитают приносить с собой несколько единиц оборудования, например, велотренажер или беговую дорожку, или помещение для растяжки или занятий йогой.
• Гардеробная: Предприятия сферы обслуживания часто выделяют место в офисе для переодевания полевых работников в рабочую одежду. Фирма сантехника может предоставить душ тоже.

Вы можете использовать простое программное обеспечение для работы с диаграммами, такое как SmartDraw (облачное), для перетаскивания рабочих станций, столов и других предметов, которые помогут вам спроектировать свое офисное пространство.В качестве бонуса многие из этих программ могут помочь вам создать организационную схему и другие полезные бизнес-диаграммы.

3. Найдите интернет-провайдера

Прежде чем арендовать офис, убедитесь, что это место обслуживается провайдером высокоскоростного интернета. Узнайте, какой поставщик интернет-услуг (ISP) может подключить ваш офис задолго до того, как вы въедете. Затем, когда вы найдете нескольких поставщиков, сравните их планы, цены и контракты. Также помните, что коммерческие аккаунты часто отличаются от жилых, поэтому будьте внимательны при просмотре их условий.

Наш менеджер по работе с контентом предлагает:

Гэвин Грэм, менеджер по работе с контентом, Fit Small Business

«Для большинства малых предприятий будет достаточно настроить подключение к Интернету с минимальной скоростью загрузки 15 Мбит/с и скоростью загрузки 5 Мбит/с. Однако по мере того, как размеры файлов становятся больше и больше контента передается в Интернете, чем быстрее соединение, тем лучше. Мы рекомендуем загрузку со скоростью 50 Мбит/с и отправку со скоростью 10 Мбит/с, если они доступны».

Не знаете, какие операторы связи обслуживают ваш регион? Business Services Connect — это телекоммуникационный кооператив, который предлагает инструмент мгновенного поиска, который поможет вам найти партнеров по Интернету, телефону, телевидению и сети в вашем районе.Вы можете сравнить планы большинства крупных провайдеров в США, включая Spectrum, Atlantic, Comcast и других, чтобы найти подходящее решение для вашего бизнеса.

Посетите бизнес-услуги Connect

4. Настройка систем связи в офисе

У вас есть несколько вариантов выбора системы связи. Важно запланировать установку или настроить свое программное обеспечение вовремя, чтобы ваша работа не прерывалась, и клиенты могли связаться с вами.

Вот несколько вариантов офисной связи:

• • Системы телефонной связи: Многие малые предприятия переходят на телефонную связь с передачей голоса по интернет-протоколу (VoIP) вместо традиционных телефонных систем, построенных на старой медной проводке.
  • Программное обеспечение для внутренней связи: Связь с вашими внутренними сотрудниками имеет решающее значение, особенно если некоторые из них работают вне офиса или удаленно. Рассмотрите бесплатное программное обеспечение, такое как Slack.

• Мобильные телефоны: Некоторые фирмы предоставляют сотрудникам на местах и ​​в сфере продаж служебные мобильные телефоны, чтобы с ними можно было связаться в течение всего рабочего дня.
• Виртуальная телефонная служба: Рассмотрите услугу виртуального телефонного номера, которая перенаправляет вызовы на ваш служебный номер телефона или электронную почту.
• Другие средства связи: В зависимости от вашей бизнес-модели или количества сотрудников вам может понадобиться электронная почта, расписание встреч или программное обеспечение для видеоконференций.

При выборе средств связи самое время подумать о том, как будут маршрутизироваться входящие вызовы. Вы можете рассмотреть возможность создания дерева вызовов для поддержки вашего бизнеса.

VoIP — отличный вариант для большинства предприятий, поскольку она более доступна, чем стационарная, и такая же четкая. Вы также можете легко добавить или удалить столько линий, сколько вам нужно, и вы сможете получить телефонную связь в течение нескольких минут после подключения телефона. Одним из отличных вариантов является RingCentral, который предлагает бесплатный VoIP-телефон при регистрации.Заполните форму ниже и начните сегодня.

5. Купить мебель и оборудование для офиса

Затем выберите лучшую офисную мебель и компьютеры в соответствии с потребностями и бюджетом вашего бизнеса. Это может означать, что вы найдете бывшее в употреблении офисное оборудование или просто добавите несколько штук к существующим офисным столам, стульям и перегородкам, которые у вас уже есть.

Офисные столы

Выбор офисных столов во многом зависит от планировки вашего офиса. При открытой планировке лучше всего подойдут простые прямоугольные столы, которые можно сгруппировать вместе.В крайнем случае, складные столы могут заменить письменные столы, предоставляя вам недорогое и гибкое решение, которое вы можете переставить в любую компоновку. Недостатком складных столов является то, что они не оставляют места для хранения, и при этом они не особенно стильные.

За немного больше денег вы можете купить стеклянные, металлические или искусственные деревянные столы, которые обычно включают в себя некоторые варианты хранения. В частности, L-образные столы отлично подходят для создания модульного плана. Столы для работы стоя — еще один популярный вариант для тех, кто весь день проводит за компьютером.

Офисные стулья

Несмотря на то, что на рынке есть много недорогих офисных стульев, мы рекомендуем покупать лучшее из того, что может позволить ваш бюджет. Хорошие стулья помогают создать счастливую и здоровую рабочую атмосферу. Ваши сотрудники могут проводить большую часть своего дня сидя, поэтому вкладывая средства в их комфорт, вы показываете, что вы их цените. Вы также можете сэкономить деньги на потере производительности.

Вы можете выбрать один из трех основных типов офисных стульев:

• Рабочие стулья: Обычно они не имеют подлокотников и компактны и предназначены для непродолжительного использования.Их можно легко перемещать для групповых встреч, и они стоят от 40 до 350 долларов за штуку.
• Стулья со средней спинкой: Стулья со средней спинкой, стоимостью от 70 до 600 долларов США каждый, имеют подлокотники и обеспечивают большую поддержку. Это лучший вариант для штатных офисных сотрудников, которые сидят весь день.
• Кресла для руководителей: Кресла для руководителей обычно более эргономичны и роскошны. Они варьируются от 200 до 1000 долларов. Многие предусматривают вентиляцию с дополнительными регулировками.

В большинстве офисов кресла со средней спинкой и кресла для руководителя удовлетворят основную часть ваших потребностей, а некоторые рабочие стулья используются в дополнение к ним на временных рабочих местах.

Офисные компьютеры

Если вы собираетесь предоставить единый набор компьютеров для всего персонала, а не позволять им выбирать свой собственный, первое решение, которое вам нужно будет принять, — это какой тип офисного компьютера купить.

Настольные компьютеры, как правило, более выгодны благодаря большему объему памяти и более высокой производительности, но портативные компьютеры более портативны. Если все ваши бизнес-приложения находятся в сети, вы можете рассмотреть Chromebook, которые используют программное обеспечение G Suite, а также веб-надстройки.

Лучше всего заранее решить, на какой операционной системе компьютера работать:

• Apple OS X: Использование продуктов Apple идеально подходит для таких компаний, как маркетинг или дизайн, которые используют тяжелую графику, видео, игры, редактирование аудио или настольные издательские системы.
• ОС Windows: Windows лучше всего подходит для пакета Microsoft Office, который является широко используемой и гибкой платформой.

Оформление и хранение

Если в вашем бизнесе используется система онлайн-бухгалтерии, программное обеспечение для продаж или облачные службы управления персоналом (HR) и расчета заработной платы, потребность в физическом хранилище может быть ограничена.Тем не менее, вам понадобится место для хранения канцелярских принадлежностей, таких как ручки и копировальная бумага, а также брошюр о продуктах и ​​маркетинговой продукции.

Покупаете ли вы компьютерное оборудование, кофе или туалетную бумагу для своего офиса, Amazon предлагает отличные отзывы пользователей и отличные цены для вашего бизнеса. На самом деле, вы часто найдете классные настольные гаджеты на Amazon, которые помогут вашему офису чувствовать себя как веселое место для работы. Лучше всего они доставляют.

Посетите Amazon

Офисные услуги

В зависимости от численности вашего персонала и обстановки вашего офиса, вам может понадобиться заложить в бюджет еженедельную уборку или ежемесячное мытье окон. Вы также можете захотеть, чтобы офис был окрашен в цвета вашего бренда до того, как вы въедете. На самом деле, некоторые фирмы подписываются на программы, которые предоставляют, например, живые растения, чтобы сделать окружающую среду более привлекательной, или торговые автоматы для сотрудников, чтобы они могли купить напитки и напитки. закуски.

Соображения при настройке Office

Если вы еще не выбрали физическое местоположение, вы можете спросить себя, что наиболее важно в вашем офисе с точки зрения его местоположения и стоимости. Например, лучше ли вам купить небольшое офисное здание, арендовать помещение рядом с вашими клиентами или арендовать апартаменты в более крупной корпоративной зоне?

Вот рекомендации по настройке вашего офиса:

Адрес офиса

Должен ли ваш офис находиться в деловом районе или место в индустриальном парке подойдет? Подумайте, приходят ли посетители в ваш офис и как далеко работникам нужно будет добираться туда.Некоторые предприятия, такие как ресторан, обнаруживают, что могут занять небольшую офисную нишу в существующем здании, особенно если файлы и документы хранятся в Интернете с использованием облачного программного обеспечения. Другие могут предпочесть виртуальный офис, предоставляющий им место для встреч с клиентами по всему миру.

Купить или взять напрокат

Некоторые владельцы бизнеса хотят иметь полный контроль над своим физическим офисным пространством. Подобно владению домом, они хотят, чтобы их ежемесячная арендная плата действительно покупала что-то ценное. Покупка коммерческого здания часто выгоднее в долгосрочной перспективе, чем аренда.Однако, если вы не уверены, как долго вы будете оставаться в одном месте, аренда или аренда офисных помещений может иметь больше смысла.

Переговоры об аренде

Одна из проблем аренды офисных помещений заключается в том, что вам необходимо сбалансировать свой риск с ежемесячной стоимостью. Вы часто получаете скидку в обмен на более долгосрочный контракт. Но с арендой вы платите ежемесячные платежи, даже если позже решите переехать. На самом деле, многие долгосрочные договоры аренды предусматривают штрафы за досрочное расторжение договора аренды. Поэтому лучше всего, чтобы ваш бизнес-адвокат или онлайн-юридическая служба проверили договор аренды, чтобы убедиться, что в нем нет скрытых пунктов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) об установке офиса

Ниже приведены ответы на распространенные офисные вопросы, которые могут у вас возникнуть. Если вы не нашли ответ на свой вопрос ниже, задайте его на нашем форуме. Мы свяжемся с вами через несколько дней с ответом.

Нужен ли мне физический адрес офиса для ведения бизнеса в США?

Деловые документы, лицензии и разрешения часто требуют, чтобы вы, как владелец бизнеса, имели физический адрес в США.S. Если вы не хотите использовать свой домашний адрес или живете за пределами страны, поставщики услуг виртуального офиса могут предоставить вам виртуальный офис в США за сумму от 50 до 200 долларов в месяц. Обычно они предоставляют почтовый адрес USPS (а не абонентский ящик), а также номер телефона в США для регистрации вашего предприятия.

В какой момент мне нужно убедиться, что мой офис соответствует требованиям ADA?

Все предприятия должны соблюдать Закон об американцах-инвалидах (ADA). Еще важнее, когда ваш бизнес открыт для публики. Например, вы должны убедиться, что ваш офис доступен как для сотрудников с ограниченными возможностями, так и для клиентов, например, добавив пандус к главному входу, если единственный путь внутрь — это подъем по лестнице, или убедитесь, что дверь в ванную комнату достаточно велика, чтобы разместить инвалидную коляску клиента.

Облагается ли налогом стоимость моего офисного помещения?

Если вы арендуете или арендуете офисное помещение, ваша арендная плата и любые уплаченные арендные налоги не облагаются налогом.Однако, если вы владеете или имеете долю в офисном здании, которое занимаете, вам следует связаться со своим налоговым консультантом, чтобы определить, какая часть подлежит вычету. Вот наша статья, посвященная налоговым вычетам, утвержденным IRS.

Какая страховка нужна для моего офиса?

Мы задали этот вопрос нашему страховому аналитику, и вот что она ответила:

Кимберли Леонард, страховой аналитик, Fit Small Business

«Арендодатели хотят убедиться, что они не находятся на крючке в связи со строительством или претензиями по общей ответственности в связи с вашим бизнесом — часто требуется не менее 1 миллиона долларов в качестве покрытия общей ответственности. И есть еще три категории, о которых следует подумать при рассмотрении потребностей в страховании для вашего офиса. Любой из них может привести к финансовым трудностям для вашего бизнеса (или, в конечном итоге, к банкротству без надлежащей страховки).

• Ответственность: Эти правила охватывают такие вещи, как несчастные случаи с поскальзыванием и падением, ошибки и упущения, а также ответственность за качество продукции. Возможно, у вас уже есть политика владельца бизнеса (BOP).
• Коммерческая недвижимость: Включает в себя все, от ваших компьютеров и мебели до инвентаря и офисных помещений.Подробнее читайте в нашей статье о страховании коммерческой недвижимости.
• Перерыв в работе: Страхование от перерыва в работе выплачивает вашему бизнесу его средний доход за период, когда ваши двери не открыты из-за претензии».

Итог

Правильное оформление офиса — сложный процесс. Как и в любом проекте, чем больше вы заранее планируете, тем менее болезненным он может быть. Вот где наш контрольный список пригодится. Если вам нужно быстро настроить офис, есть хорошие временные варианты, такие как виртуальные офисы, которые позволяют вам арендовать пространство, и услуги автоответчика, чтобы гарантировать, что звонки клиентов не будут пропущены.

Простой автосекретарь можно использовать вместо полноценной телефонной системы для бизнеса, чтобы придать вашему бизнесу профессиональный вид. Фактически, Ruby Receptionist может отвечать на ваши звонки во время вашего перехода в новый офис. Попробуйте Ruby Receptionist без риска благодаря 21-дневной гарантии возврата денег.

Посетите Руби регистратора

Итак, вы хотите открыть офис за границей? Вот как начать

Прелесть программного обеспечения в том, что его легко транспортировать — при условии, конечно, что вы не нарушаете экспортных законов.Получение доступа к новому рынку не требует огромных капиталовложений с точки зрения заводов или материалов. Все, что вам нужно, это кто-то, готовый переехать, и понимание того, во что вы ввязываетесь. Я не могу помочь с первым, но, надеюсь, эта статья прольет свет на второе.

Даже в нынешних условиях у технологической компании есть множество причин для выхода на международный уровень. Во-первых, если ваше программное обеспечение не ориентировано на США, никогда не будет плохой идеей активно выходить на новые рынки.Или, возможно, у вас недавно появились клиенты из других стран, и вам нужно поддерживать их в рабочее время. Или, может быть, вам нужен доступ к высококвалифицированным, но менее дорогим талантам из Восточной Европы (я слышал, что Испания также отлично подходит для этого).

Какой бы ни была ваша причина, я рекомендую вам пойти на это. Это захватывающий шаг, если вы делаете это из правильных деловых соображений, а не только потому, что хотите — потому что это не бросок и не дешево.

Моя компания сейчас работает над этим процессом, поэтому ниже вы найдете некоторые предостережения и советы, которые мы получили в процессе. Если слово «апостиль» звучит как кондитерское изделие, эта статья может быть для вас. (Совет №1: произносится как апостол , а не как апосто .)

Но сначала у меня есть несколько предостережений:

• Мы — американская компания по разработке программного обеспечения, в которой работает 50 человек, и мы открываем офис в Мюнхене. Если вы меньше или крупнее, работаете в другой отрасли или хотите открыть офис в Азии или за пределами ЕС, ваш пробег может отличаться.

• Мы еще не совсем закончили процесс, так что мы все еще можем потерпеть неудачу.Если это произойдет, я обязательно отпишусь.

Шаг первый: трансплантация

Первое и самое важное решение, которое необходимо принять, — это найти кого-то, кто проработал в вашей организации приличное количество времени, предпочтительно на руководящей должности, и кто хочет сделать шаг. Это невероятно важно по двум причинам. Во-первых, вы хотите, чтобы ваш зарубежный филиал был продолжением штаб-квартиры, а этого может и не случиться, если вы наймете местного жителя, который понятия не имеет о вашей культуре. А во-вторых, если вы заставите переехать кого-то, кто не в восторге от этого, ваша затея — с моей точки зрения — гарантированно провалится с самого начала.

Навыки человека, которого вы выбрали для открытия офиса, должны соответствовать цели этого офиса – например, вам не нужен продавец, отвечающий за инженерно-ориентированный спутник. Но одно неоспоримое качество, которым должен обладать этот человек, — это способность честно и профессионально представлять вас. Нравится вам это или нет, но они будут лицом вашей компании в стране, которую вы выберете.

Шаг второй: местоположение

US News & World Report составляет ежегодный рейтинг Open for Business, в котором перечислены самые благоприятные для ведения бизнеса страны. Подобные ресурсы могут быть полезны, если вы не знаете, с чего начать, но в идеале ваш трансплантат уже будет привлечен к одному или двум местам — либо потому, что у них уже есть там сеть (что отлично подходит для будущего набора), либо потому, что им просто нравится идея жить там. Сохранение этого человека счастливым и мотивированным является ключом к получению надлежащего плацдарма, поэтому не упускайте из виду это соображение.

Каким бы ни был ваш выбор, убедитесь, что вы понимаете законы страны, прежде чем делать инвестиции. Например, планирование найма 50 человек в стране с производственными советами может стать неприятным сюрпризом, если вы не знали об этом — если только вам не нравится идея о том, что строгие требования по объединению в профсоюзы ударят вас ни с того ни с сего.

Другим важным соображением является центральность. Если все остальные условия равны и вы обслуживаете более крупный регион, доступ к аэропорту с беспосадочными рейсами в ключевые точки со временем может принести большие дивиденды.Многие компании-разработчики программного обеспечения открыли свои магазины в Дублине из-за благоприятного делового климата (сейчас меньше из-за жилищного кризиса), но Дублин не совсем центр — особенно по сравнению с неофициальными городами-побратимами, такими как Париж, Франкфурт или даже Барселона.

Шаг третий: помощь

Теперь у вас есть волонтер, место и бизнес-кейс. Пришло время получить помощь в виде юриста, который знает местные законы и может помочь вам создать юридическое лицо, открыть банковский счет, получить визы, уплатить налоги с заработной платы, получить страховку и все другие забавные вещи, которые не имеют ничего общего делать со своими делами, но должно быть сделано.

Как найти адвоката, которому можно доверять? Когда вы начнете отправлять конфиденциальную информацию, такую ​​как банковская информация и копии паспортов, вам нужно убедиться, что получатель находится на связи. Лучший совет, который я могу дать, – расспросить – кто-то из вашей расширенной сети уже прошел через это раньше, я обещаю, и может дать вам рекомендацию.

Шаг четвертый: терпение

После того, как вы запустите колеса и найдете нужную помощь, все остальное — это процесс: комплексная проверка, поиск места (если можете, попробуйте WeWork, Regus или подобное коворкинг-пространство и избегайте подписания крупного договора об аренде до тех пор, пока вы должны), определение хороших каналов рекрутинга и так далее. Вы будете ломать голову над некоторыми требованиями и удивляться неэффективности многих из них, но это вполне выполнимо.

Удачи.

Двери открытого офиса закрываются? | Новости ПФР

Ньютон Д’Суза

По мере того, как работники возвращаются в свои офисы после начальной фазы карантина, введенного для предотвращения распространения коронавируса, на рабочем месте возникает новый вопрос: выживет ли открытый офис?

Концепция открытого офиса, инновационная модель, появившаяся в 1960-х годах, представляет собой рабочую среду открытой планировки без закрытых офисных помещений или огороженных кабин для сотрудников, которые занимают большие площади и работают в непосредственной близости друг от друга.Это было ознаменовано новой философией работы — переходом от «производительности» работника (с упором на эффективность) к новому акценту на «творчестве и сотрудничестве».

Но теперь напряжение внутри офисов растет. Как отмечает Сара Нидлман из Wall Street Journal , рабочие спорят из-за масок, барьеров и дезинфицирующих средств. Нидлман описывает, как рабочие жалуются на то, что некоторые коллеги недостаточно серьезно относятся к вирусу, в то время как другие выражают чрезмерную реакцию своих коллег.Некоторые не стесняются спорить с коллегами, чей подход они считают неприемлемым, а другие воздерживаются от аргументов.

Из этих недавних событий можно сделать вывод, что эта напряженность может сохраняться в большей степени в открытом офисе, где восприятие территориальности и инфекционного контроля стало ужасным.

Типичная офисная типология не всегда была открытой. Он возник в результате эволюции организационной культуры в Великобритании и США за столетие до того, как стал жизнеспособным типом офиса.Британский архитектор Фрэнсис Даффи описывает самые ранние офисы как воплощение дворцового величия и домашней обстановки. В середине века здание Seagram Building в  Нью-Йорке (1954 г.) стало воплощением корпоративной культуры с объединением офисных помещений, вызванным появлением высотных моделей с высокой плотностью размещения и появлением кондиционеров. технология. Позже более гибкие стили управления породили ранние модели концепции открытого офиса, которые уменьшили разделительные стены между коллегами и представили офисное озеленение.

В это же время концепцию открытого офиса также поддержал Роберт Пропст, глава отдела исследований компании Herman Miller, который представил новый тип офисной мебели. Эта модель, известная как «офисная система действия», заменила перегородки за счет внедрения инновационных тканей и металлических барьеров, которые можно было использовать для прокладки внутри нее электропроводки. Затем эти барьеры превратились в теперь уже известные кабинки, которые давали работникам индивидуальные территориальные маркеры.

Концепция открытого офиса вернулась в эпоху дотком-революции 90-х годов, когда потребности творческого класса в пространствах для совместной работы породили бизнес-инкубаторы, акселераторы стартапов и коворкинг-пространства.

Одной из моделей открытого офиса, которая привлекла огромное внимание средств массовой информации в 90-х годах, была революционная концепция, представленная Джеем Чиатом, бывшим руководителем рекламного агентства TBWA Chiat/Day. В надежде изменить культуру работы такой творческой профессии, как реклама, Джей убрал рабочие места и столы сотрудников, оборудовал их портативными телефонами и PowerBook и превратил их в бродячих рекламных кочевников, которые могли выполнять свои задачи где угодно. Это было похоже на недавнюю концепцию «горячих столов», при которой работникам не предоставляются назначенные или постоянные места.Используя дизайн итальянского архитектора Гаэтано Пеше, Джей хотел вдохновить и творчески бросить вызов своим сотрудникам, представив красочные пространства с экспериментальной мебелью, большими окнами, кафе-баром и шкафчиками. Однако через несколько лет ее работы сотрудники взбунтовались против нарушения собственности и распорядка, и компания свернула эксперимент.

Исследование, проведенное Итаном Бернстайном и Беном Вабером из Гарвардской школы бизнеса, которые изучали переход офисных работников из кабинетов в открытые офисы, показало, что между работниками увеличилось цифровое общение и резко сократилось личное общение. целых 70 процентов.Итан предположил, что переход к открытой публике повлиял на доминирующие социальные нормы, побуждая сотрудников избегать спонтанных разговоров и переключаться на способы общения, при которых на рабочем месте сохраняется тишина.

Недавнее исследование открытого офиса в Великобритании, проведенное Элисон Херст и Кристиной Швабенланд, показало, как повышение видимости и наблюдения за концепцией открытого офиса создает гендерные различия в пространственной власти. Некоторые женщины говорили о беспокойстве, которое они испытывали, и об ограничениях, которые они накладывали на себя, чтобы их не судили по «мужскому взгляду», когда новообретенная видимость казалась неудобной или угнетающей.

Руководители открытого офиса видели это иначе. По их словам, дизайн явно устранит иерархические и ведомственные границы и будет способствовать гибкому, неформальному сетевому взаимодействию. Вместо угнетающего надзора они увидели возможность превратиться в полноценную новую идентичность как личности, так и члена коллектива.

Появление COVID-19 заставляет по-новому взглянуть на жизнеспособность открытого офиса, особенно с учетом возникающих проблем со здоровьем и безопасностью.Кабина может вернуться, и, по мнению экспертов, рабочие могут увидеть коленные раковины для мытья рук перед входом в здание, бесконтактные термометры, дезинфицирующие средства для рук и даже ультрафиолетовые лампы, установленные в воздуховодах. Отраслевые наблюдатели также предсказывают более широкое использование барьеров из плексигласа, которые действуют как «защита от чихания» или «экранов от кашля», и увеличение высоты кабинок, чтобы предотвратить легкое распространение вируса.

Другие обсуждаемые изменения включают в себя дезинфицирующие средства для рук, встроенные в столы, расположенные под углом 90 градусов, воздушные фильтры, которые направляют воздух вниз, а не вверх, пространство для собраний на открытом воздухе для совместной работы, окна, которые фактически открываются для более свободного потока воздуха, карантинные комнаты, антимикробную краску. на стенах и закругленных углах в туалетных кабинках.

Таким образом, кажется, что двери концепции открытого офиса быстро закрываются, по крайней мере временно. Психологические проблемы собственности и конфиденциальности, проблемы со здоровьем в связи с пандемией, технологические достижения для удаленного сотрудничества — все это, похоже, создает критическую массу, которая действует против него и ускоряет его упадок.

Однако, если бы история была путеводной звездой, были бы основания полагать, что в долгосрочной перспективе она могла бы снова возродиться, как только люди преодолеют психологический барьер и снова почувствуют себя в безопасности в социальной среде.

Использование Open with Office Online

Open with Office Online позволяет совместно редактировать и редактировать Microsoft Office файлы ( .docx , .pptx и .xlsx ) из Интернета Amazon WorkDocs применение. Когда вы редактируете документ с помощью Office Online, другие пользователи с правкой разрешения могут присоединиться к интерактивному сеансу совместной работы, чтобы редактировать документ вместе с вами в в реальном времени. Файлы, отредактированные с помощью Office Online, автоматически сохраняются в Amazon WorkDocs.

Предпосылки

Чтобы использовать Open with Office Online, вам потребуется Microsoft Office 365. Учетная запись Work или School с лицензией для редактирования в Office Online, и ваш администратор сайта должен включить эту функцию для вашего сайта Amazon WorkDocs. Дополнительные сведения администраторы сайтов могут найти в разделе Включение функции открытия с помощью Office Online.

Дополнительные сведения о получении лицензии на Microsoft Office 365 см. в статьях Лицензионные выпуски Microsoft Office, Получите новейшие расширенные функции с Office 365 и Переосмыслите производительность с помощью Microsoft 365 и Microsoft Teams.

Open with Office Online работает с веб-приложением Amazon WorkDocs в самой последней версии. версии Firefox, Chrome, Internet Explorer и Safari.

Использование Open с Office Online

После выполнения предварительных требований вы можете использовать функцию «Открыть с помощью Office Online» для редактирования файлов Microsoft Office и присоединения к сеансам совместного редактирования в реальном времени из веб-приложения Amazon WorkDocs.

Редактирование файла с помощью Office Online

Выполните следующие действия, чтобы изменить файл Microsoft Office с помощью команды Открыть в Office Online.

1. В веб-приложении откройте файл или выберите его в представлении браузера файлов.

2. Выбрать Редактировать .

   • Если вы впервые используете Open with Office Online или если прошло некоторое время с тех пор, как вы в последний раз использовали его, вам будет предложено ввести свои учетные данные Microsoft Office.

3. Файл открывается в веб-приложении для редактирования.

Чтобы присоединиться к сеансу совместной работы в реальном времени

Если другой пользователь редактирует файл Microsoft Office с помощью команды «Открыть в Office Online», вы можете присоединиться к ним в сеансе совместного редактирования в режиме реального времени.

1. В веб-приложении откройте файл или выберите его в представлении браузера файлов.

2. Выберите Live edit .

   • Если вы впервые используете Open with Office Online или если прошло некоторое время с тех пор, как вы в последний раз использовали его, вам будет предложено ввести свои учетные данные Microsoft Office.

Файл открывается в веб-приложении для редактирования вами и другими пользователями.