На какой счет относить командировочные расходы: Бухгалтерский учет командировочных расходов. Проводки по учету командировки

Содержание

Счет учета затрат в авансовом отчете по командировке

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 процесс учета командировок оптимизирован как за счет интеграции с сервисом Smartway, так и за счет упрощения формы авансового отчета. Начиная с версии 3.0.72 в документе «Авансовый отчет по командировке» появилась возможность настраивать счета учета затрат для разных видов командировочных расходов.

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке. В этом документе предусмотрен самый простой сценарий работы:

  • в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
  • все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли;
  • подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.

Первоначально указание счета и аналитики затрат в явном виде для учета командировочных расходов в Авансовом отчете по командировке

не предусматривалось. В качестве счета затрат автоматически подставлялся счет, указанный в поле Основной счет учета затрат регистра сведений Учетная политика. А в качестве статьи затрат - статья из справочника Статьи затрат, у которой в поле Использование по умолчанию указано значение Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы)

Вместе с тем в ряде организаций командировочные расходы учитываются на разных счетах затрат в зависимости от целей командировки. Например, если поездка осуществляется с целью заключения договора поставки, то используется счет 44 «Расходы на продажу». Если в командировку едет производственный рабочий для повышения своей квалификации - счет 20 «Основное производство» и т. д. Некоторые организации учитывают командировочные расходы в разрезе договоров с контрагентами, поэтому им требуется указывать разные статьи затрат.

Случается, что командированное лицо несет расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли. Таким образом, несмотря на очевидные достоинства Авансового отчета по командировке, ряд пользователей были вынуждены отказаться от использования данной формы документа из-за невозможности выбора счетов учета и статей затрат в данной форме документа.

Начиная с версии 3.0.72 в Авансовом отчете по командировке добавлена возможность изменять счета учета и аналитику затрат для командировочных расходов, установленные программой по умолчанию. Для этого в форме Персональные настройки (раздел Главное) должен быть установлен флаг Показывать счета учета в документах. Тогда в табличной части Авансового отчета по командировкам появятся поля Счет затрат / Подразделение и Субконто, где пользователь может указать счет учета и аналитику затрат по своему усмотрению (рис. 1).

Рис. 1. Счет и аналитика затрат в «Авансовом отчете по командировке»

Отдельно можно указать счета учета и аналитику затрат для суточных, перейдя по соответствующей гиперссылке в поле Суточные в одноименную форму, а оттуда - по соответствующей гиперссылке в форму Счета учета: Суточные. Если данные по приобретенным билетам поставляются из сервиса Smartway, то счета учета и статьи затрат также можно указывать и для билетов.

Организации, применяющие УСН, также могут использовать

Авансовый отчет по командировке для упрощения учета расходов по командировкам. Теперь все расходы, указанные в данной форме документа, регистрируются в Книге учета доходов и расходов автоматически.  

Командировочные расходы ИП на УСН

Иногда ради бизнеса приходится ездить в другие города, и это приводит к дополнительным затратам на транспорт, отель и питание. У ИП на УСН «Доходы минус расходы» часто возникает вопрос, можно ли учесть эти затраты при расчёте налога. Такая экономия на налоге может привести к спорам с налоговой, и вот почему.

Чиновники против учёта в налоге УСН затрат на командировки ИП

Налоговый кодекс разрешает учитывать командировочные расходы при расчёте налога УСН, но, по мнению налоговой и Минфина, это касается только командировок наёмных работников по трудовому договору. Объясняют это тем, что по Трудовому кодексу командировка — поездка работника по поручению работодателя. ИП работает сам на себя и не является наёмным работником. Из-за этого он не может учесть затраты на свои поездки как командировочные расходы.

Суды на стороне предпринимателей

В такой ситуации суды поддерживают ИП и разрешают учитывать расходы на командировки в налоге УСН. Поэтому при конфликте с налоговиками есть шанс отстоять свою позицию в суде — хотя исход дела нельзя предсказать заранее. Но если вы хотите избежать споров с налоговой, лучше не учитывать затраты на поездку как командировочные расходы.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Отнесите затраты на поездку к другим видам расходов

Есть более безопасный способ. Попробуйте отнести затраты на поездку к другим статьям расходов, избегая слова «командировочные». Например, если вы поехали в другой город за товарами, оборудованием или материалами для бизнеса, включите затраты на поездку в их стоимость. Только не забудьте каждый расход подтвердить документами. Недостаток такого способа в том, что далеко не все затраты получается отнести к другим видам расходов. Оценить плюсы и минусы каждого варианта поможет таблица.

 

Вариант  Плюсы Минусы

Не учитывать командировочные расходы при расчёте налога УСН.

Проблем с налоговой не возникнет.

Сэкономить на налоге не получится.

Учесть командировочные расходы при расчёте налога УСН.

  1. Сэкономите на налоге.
  2. В спорах с чиновниками суд, скорее всего, примет вашу сторону.
  1. При проверке налоговая может доначислить налог, пени и штраф.
  2. Вряд ли получится доказать свою позицию без суда. 
     

Отнести затраты на поездку к другим статьям расходов 

  1. Сэкономите на налоге.
  2. Налоговая не придерётся к формулировке «командировочные расходы».  
  1. Не всегда получается отнести затраты к другим статьям расходов.
  2. Не получится учесть все затраты.

Статья актуальна на 04.02.2021

Учебный центр Полезный Компьютер - «Расчеты с подотчетными лицами. Учет командировочных расходов»

звоните: 226-76-83; 2-301-481 приезжайте: ул. Пионерская 1, оф.202 пишите: [email protected]

Наши курсы:

Семинар по  бухгалтерскому учету:

«Расчеты с подотчетными лицами. Учет командировочных расходов»

Для кого семинар: для главных бухгалтеров, их заместителей, для бухгалтеров, специалистов по налогообложению и всех заинтересованных лиц
Ближайший семинар назначен ориентировочно на май 2016 г.

Программа семинара:

  1. Порядок направления работников в служебные командировки: нормативное регулирование, правовые аспекты служебной командировки; необоснованный отказ от командировки. Разъездной характер выполнения работ и командировки - отличия, порядок оформления. Гарантии при направлении работников в служебные командировки.
  2. Сроки командировки. Вынужденные задержки. Из командировки - в отпуск. Больничный в командировке. Однодневная командировка.
  3. Учет времени нахождения в командировке в табеле. 
    Выход на работу в день выезда в командировку (день приезда из командировки).
  4. Расчет командировочных. Отражение в учетной политике, коллективном договоре, локальных актах порядка и размеров возмещения расходов по командировкам. Об установлении размера (нормы) суточных, максимального срока командировки.
  5. Порядок выдачи аванса на командировочные расходы, кассовые операции, выдача корпоративной банковской карты, отчет по выданному авансу.
  6. Расходы на проезд. Электронные билеты, стоимость целого купе в вагонах СВ/ класса люкс и т.д. Расходы на транспорт общего пользования в месте командировки, расходы на такси.
  7. Проживание командированного работника (налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы в нетипичных ситуациях), проблемные затраты, включаемые в счета гостиниц.
  8. Особенности учета отдельных видов командировочных расходов. Услуги связи в командировке.
  9. Командировки за рубеж. Сложные вопросы документального оформления. Валютные операции.
  10. Безрезультатная командировка. Отмена командировки.
     Налоговые последствия отмены командировки для работодателя и работника.
  11. Представительские расходы: порядок отнесения затрат на представительские расходы в целях налогообложения. Основные условия, при которых затраты можно списывать как представительские на себестоимость. Документальное оформление представительских расходов. Бухгалтерский учет затрат на представительские цели.
  12. Особенности налогообложения командировочных расходов: налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы. Особенности принятия к вычету НДС по командировочным расходам.
  13. Особенности учета ГСМ. Безвозмездное пользование автомобилем. Компенсации работникам.
  14. Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет: порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Приобретение МПЗ.
  15. Подтверждающие документы для авансового отчета.
    • Порядок документального оформления командировок. Нормативная база.
    • Чеки ККТ, первичные документы и документы-заменители, прикрепленные к отчету. Учет НДС по товарам, работам, услугам. Покупка у ИП. Формирование базы по налогу на прибыль.
    • Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении авансовых отчетов. Арбитражная практика.
  16. Возврат неиспользованных подотчетных сумм, погашение задолженности по допущенному перерасходу, отражение в бухгалтерском учете и для целей налогообложения.
  17. Арбитражная практика по вопросам обоснованности командировочных.

 

Что входит в командировочные расходы ✈ 💳? Что оплачивается?

Для Вашего удобства статья написана в формате «Вопрос-Ответ».


Как производится оплата командировочных расходов

Порядок и размер оплаты командировочных в коммерческих (частных) компаниях устанавливается внутренними нормативными актами.

Оплата командировочных расходов осуществляется следующими способами:

  • Авансовым платежом — сотруднику, отправляющемуся в командировку, выдается на руки или перечисляется на карту сумма, достаточная для покрытия всех расходов в рабочей поездке. В командировке сотрудник собирает все чеки квитанции и другие расходные документы и предоставляет их в бухгалтерию при возвращении. Если сумма расходов меньше выплаченного аванса, сотрудник возвращает разницу в бухгалтерию; если сумма расходов больше, сотруднику возмещается эта разница (если это предусмотрено внутренним положением о командировках).
  • По факту предоставления отчетных документов – такой формат практикуется в тех случаях, когда сложно спрогнозировать расходы в командировке. То есть сотрудник, отправляющийся в командировку, оплачивает все (проезд, проживание, питание, прочие расходы) за свой счет и затем предоставляет в бухгалтерию отчетные документы, на основании которых ему возмещаются затраченные средства.

Что входит в командировочные расходы

Согласно Трудовому кодексу в командировочные расходы включаются расходы на проезд, проживание, «суточные». Кроме того, есть статья «иные расходы», которая может трактоваться очень широко и ее содержание может сильно отличаться в разных компаниях и даже в разных командировках в одной компании.

Под иными расходами может предполагаться широкий спектр услуг: мобильная связь, интернет, плата парковки, представительские расходы и пр.

При этом отдельного пункта расходов на питание в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено – предполагается, что питание включено в «суточные», но во внутренних нормативных актах компаний это может быть прописано отдельно.

Точный перечень командировочных расходов определяется внутренними правилами конкретной компании, и перед поездкой (особенно в том случае, если она первая) следует внимательно их изучить.


Косвенные и прямые расходы

С точки зрения бухгалтерского учета выгоднее оформить командировку как косвенные расходы, чтобы эти затраты не проходили как ОС. Это позволит уменьшить налоговую нагрузку.

Законодательство «рекомендует» относить расходы на командировки к прямым, но организации вправе решать это самостоятельно – и в большинстве случаев относить их к косвенным гораздо удобнее и выгоднее вне зависимости от размера командировочных.


Оплачивается ли бензин и ремонт личного транспорта?</4>

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, компания возмещает расходы на бензин – причем учитываются как расходы на дорогу непосредственно до пункта назначения, так и промежуточные (например, до дома, если работник возвращается в город поздно вечером, когда рабочий день офиса уже завершен).

Если в командировке произошла авария или поломка машины, не предусмотренная условиями страхования, возмещение расходов обсуждается в индивидуальном порядке.


Оплачивается ли аренда автомобиля?

В трудовом кодексе нет статьи, которая прямо указывает на возмещение расходов сотруднику за пользование услугами каршеринга, но эти затраты могут быть включены в «суточные» или иные расходы.

На данный момент в России каршеринг не очень широко распространен, поэтому оплата проезда в командировке на арендованной машине  определяется каждой компанией (частной) в конкретной командировке индивидуально. Если выполнение служебного задания требует аренды машины в командировке, стоит предусмотреть это заранее, чтобы договориться с работодателем о возмещении расходов или выдаче авансовых средств в нужном размере.

Чтобы возместить затраты на услуги аренды автомобиля в командировке, необходимо предоставить отчетные документы – их дают все компании по каршерингу.


Оплачивают ли авиабилеты?

Если добраться в пункт назначения можно только на самолете, авиабилеты оплачиваются в полном размере. Если командировка запланирована заранее, чаще всего покупкой билетов занимается секретарь или другое ответственное лицо. То есть на момент выезда все вопросы трансфера уже решены.

Если авиаперелет является инициативой сотрудника, тогда как компанией предусмотрен другой (более дешевый) вид транспорта, разницу в стоимости оплачивает сам сотрудник.


Оплачиваются ли расходы на такси?

Расходы такси в командировке невозможно прогнозировать, как и их необходимость, поэтому такой статьи расходов нет ни в Трудовом кодексе, ни в большинстве внутренних приказов организаций о командировках.

Если характер командировки предполагает, что будет много разъездов по служебному заданию, в том числе на такси, сотруднику следует заранее согласовать это с работодателем. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы службы такси предоставляли отчетные документы (квитанции), которые впоследствии будут предоставлены в бухгалтерию для возмещения расходов.


Оплачивают ли проезд на общественном транспорте?

Проезд на транспорте оплачивается компанией точно так же, как проезд на других видах транспорта: в бухгалтерию предоставляются купленные билеты, которые оплачиваются по факту предъявления или авансом (в зависимости от особенностей документооборота в конкретной организации).


Оплачивается ли питание?

Оплата питания не прописана в Трудовом кодексе, и этот пункт зачастую (но необязательно) отдельно учитывается при оформлении командировочных расходов.

То есть помимо «суточных» сотруднику оплачивается питание в размере заранее оговоренной суммы. Чтобы эти расходы были возмещены, нужно предоставить в бухгалтерию чеки, полученные в местах общепита.

Другой вариант – питание уже включено в суточные. В этом случае сотрудник сам выбирает, где и сколько денег он потратит на завтраки/обеды/ужины. В таком случае никакие чеки для отчета в бухгалтерии не потребуются.

как подтвердить и принять к учету

В этой статье мы рассмотрим преимущества каршеринга по сравнению со служебным или личным автомобилем и узнаем, что законодательство говорит об использовании каршеринга в командировке. Расскажем, как командированному подтвердить траты на каршеринг, а бухгалтеру — учесть эти расходы.

Особенности каршеринга

Каршеринг — это вид краткосрочной аренды автомобиля. Стоимость поездки зависит от разных факторов: длительности, пробега, времени суток, модели автомобиля. Есть тарифы и с фиксированной стоимостью. Обычно каршеринг применяют для коротких поездок по городу. Сервисы каршеринга есть во многих странах мира, включая Россию. Ими пользуются как местные жители, так и путешественники.

Чтобы стать пользователем сервиса каршеринга, водитель должен скачать мобильное приложение и зарегистрироваться: загрузить фото паспорта и водительских прав, ввести данные банковской карты. После этого нужно принять условия использования, прописанные в договоре-оферте, и дождаться подтверждения заявки.

Для людей, которые умеют водить, каршеринг может быть выгоднее, чем такси, собственная машина или автомобиль, взятый в традиционном пункте проката. Бензин, мойка, страховка и техобслуживание часто уже включены в тариф. Поэтому все больше компаний задаются вопросом, можно ли использовать каршеринг для командировок. Некоторые сервисы предлагают особые условия для корпоративных клиентов, но в этой статье мы рассмотрим именно разовое использование каршеринга.

Преимущества каршеринга по сравнению со служебным и личным автомобилем такие: 

  • На порядок меньше сопутствующих документов: не нужно готовить путевой лист, заключать договор аренды автомобиля (если сотрудник едет на личном авто), собирать чеки с заправок и сервисов технического обслуживания.
  • Не нужно оплачивать парковку автомобиля: каршеринговые машины оставляют на городских стоянках в большинстве случаев бесплатно. 
  • Не придется тратиться на бензин. Многие сервисы каршеринга предусматривают бесплатную заправку по топливной карте сервиса. Другие компании делают так, что автомобиль с пустым баком в принципе не виден пользователям. Третьи возмещают водителю траты на бензин при предъявлении чека.
  • Не нужно проводить техобслуживание автомобиля и мыть его — за этим следят сами сотрудники сервиса каршеринга. Задача водителя — перед использованием автомобиля сфотографировать его и зафиксировать все царапины, трещины и другие повреждения.

Каршеринг и законодательство

Трудовой кодекс РФ и Положение о командировках гласят, что работодатель должен оплатить сотруднику проезд к месту командировки, а также возместить иные расходы, произведенные с ведома организации. В законодательстве не указывается, каким именно транспортом должен пользоваться командированный, а значит, выбор способа передвижения не ограничен.

Согласно письму московских налоговиков, расходы на аренду автомобиля допустимо учесть в числе командировочных расходов:

«...Суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц»

Возможность использования арендованного авто подтверждает и постановление ФАС, по которому расходы руководителя компании на аренду автомобиля во время командировки признаны правомерными.

Таким образом, арендовать машину во время командировки можно. Главное — подтвердить оправданность расходов и собрать соответствующие документы.

Подтверждающие документы для каршеринга

В упомянутом выше Письме УФНС РФ по Москве говорится:

«Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке»

Исходя из этого расходы на каршеринг можно подтвердить несколькими документами.

1. Договор аренды автомобиля

Регистрируясь в приложении каршеринга, пользователь путем проставления соответствующей отметки принимает условия договора-оферты с каршеринговой компанией. Как правило, такие договоры обезличены, то есть в них не прописаны данные пользователя. Найти договор можно на сайте компании или скачать в личном кабинете в приложении. Например, клиент Belka Car при регистрации акцептует Договор присоединения и условия пользовательского соглашения.

Чтобы отчитаться о командировке, надо распечатать договор, а также скриншот профиля сотрудника в приложении.

Важный момент: если машина арендована за рубежом, то договор аренды нужно перевести на русский язык. Этого требует Положение по ведению бухучета в РФ.

2. Чек об оплате аренды

Сервисы каршеринга, как и агрегаторы такси, после завершения поездки присылают пользователю чек на электронную почту. Также его можно скачать из личного кабинета. Чек нужно распечатать и приложить к авансовому отчету.

3. Маршрут поездки

Маршрут движения автомобиля можно отнести к иным документам, подтверждающим факт того, что командированный пользовался арендованной машиной. Обычно информация о маршруте содержится в разделе «Поездки»/«История поездок». Например, пользователи «Яндекс.Драйв» в разделе «Поездки» могут найти информацию о всех совершенных поездках. На карточке поездки указаны:

  • адрес начала и окончания маршрута;
  • время начала и окончания поездки;
  • стоимость поездки.

Для отчета нужно сделать скриншот поездки, распечатать и приложить к отчету.

4. Служебная записка

В служебной записке нужно указать цель и маршрут поездки, ее стоимость. Также необходимо обосновать расходы на каршеринг в командировке — например, назвать причину, по которой невозможно было использовать общественный транспорт или такси.

Поскольку командированный оплачивает поездку из собственных денег (сервисы каршеринга предусматривают оплату с карт физических лиц), то именно служебная записка служит основанием для компенсации его расходов работодателем. После того как записку подписывает руководитель командированного, ее передают в бухгалтерию.

5. Авансовый отчет

Согласно пункту 26 Положения о командировках, вернувшись из рабочей поездки, сотрудник должен сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет с описанием трат и подтверждением в виде чеков и других документов.

На обратной стороне отчета в таблице нужно прописать названия всех документов, которые подтверждают пользование каршерингом, а также сумму расходов.

Учет расходов на каршеринг

Исходя из статьи 217 Налогового кодекса РФ, те суммы, которые работодатель перечисляет работнику для компенсации целевых расходов на проезд к месту командировки и обратно, на поездки к вокзалу или аэропорту на месте, не облагаются НДФЛ. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету, расходы на проезд в командировке относятся к «расходам по обычным видам деятельности».

Компенсировать траты командированного на каршеринг можно двумя способами.

  • Организация перед поездкой перечисляет сотруднику деньги на каршеринг, и по возвращении он отчитывается о тратах.
  • Сотрудник оплачивает услуги сервиса своей банковской картой и после сдачи авансового отчета получает возмещение.

Еще можно почитать

Компенсация транспортных расходов в командировке

Командировка во время пандемии

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

Что нужно знать

Джон:

Добро пожаловать и благодарим вас за то, что вы присоединились к телефонному форуму Налоговой службы по теме «Компенсация командировок и надбавок».

Меня зовут Джон Дарр, я работаю агентом по доходам Федерального, государственного и местного управления IRS. В течение следующих 60 минут мы обсудим важную информацию о политике возмещения командировок, которую вам необходимо знать. Со мной сегодня для этого обсуждения Венди Спилман, также агент по доходам федерального правительства и местных органов власти.

Венди:

Спасибо, Джон, и добрый день, дамы и господа. Нам часто задают вопрос, как определить, какие надбавки и компенсации подлежат налогообложению.

Сегодня мы обсудим несколько общих платежей, которые мы часто наблюдаем при проведении аудиторских проверок, и правильную обработку этих платежей.

Наша цель сегодня - помочь вам разобраться в вопросах, связанных с выплатой надбавок и различных возмещений, а также с надлежащим налоговым режимом.Покроем:

  • Дополнительное вознаграждение члену совета директоров
  • Надбавки на командировки сотрудникам
  • Личные автомобильные надбавки для сотрудников и
  • Компенсация прочих путевых расходов

Джон:

Вы должны знать, что эта презентация не является официальным руководством по вашим конкретным вопросам. Мы предоставляем общих рекомендаций , чтобы помочь государственным учреждениям понять, как применяется налог на трудоустройство в отношении различных платежей.

Мы получили от аудитории ряд очень хороших вопросов, которые мы будем обсуждать, но мы понимаем, что каждая проблема уникальна и должна рассматриваться в индивидуальном порядке. Если у вас есть конкретный вопрос, перейдите на IRS.GOV и введите поиск по ключевому слову «Информационный бюллетень FSLG».

Для каждого штата есть список специалистов FSLG. Они готовы помочь ответить на ваш конкретный вопрос. Вы также можете запросить подписку на информационный бюллетень, чтобы быть в курсе последней информации по вопросам FSLG.

Венди:

Прежде чем мы начнем, просто небольшое напоминание. На ваших телефонных линиях отключен звук. Мы просим вас, если вы должны оставить нас на мгновение, не переводить телефон в режим ожидания, поскольку некоторые телефонные системы воспроизводят музыку, когда телефон находится в режиме ожидания.

А теперь приступим. Наша первая область - это компенсация, выплачиваемая членам совета директоров. Как правило, члены совета директоров и другие выборные должностные лица являются сотрудниками правительства, и их вознаграждение облагается налогом и указывается в форме W-2, как и другие сотрудники.Однако вознаграждение членам Совета директоров выплачивается разными способами.

Джон:

Верно Венди. Наиболее распространенный метод компенсации члену совета директоров - это сумма, выплачиваемая члену совета директоров за участие в заседаниях.

Избранным членам совета директоров или директорам часто выплачивается фиксированная сумма; скажем, 20 долларов на посещение регулярных и специальных заседаний совета директоров. Платежи не являются возмещением фактических расходов, но часто упоминаются как «суточные» или возмещение.Независимо от того, как они называются, выплаты являются компенсационными и облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Члены правления обычно получают компенсацию в виде других различных льгот. Мы собираемся обсудить несколько преимуществ, которые мы обычно видим.

Эти преимущества:

  • Компенсация командировочных встреч
  • Ночная поездка с компаньоном и
  • Различные другие платежи, выходящие за рамки правил подотчетного плана

Джон:

Первое преимущество, которое мы обсудим, - это оплата заседаний членов совета директоров и возмещение транспортных расходов.Эта тема напрямую связана с вопросом, который мы получили сегодня от аудитории. Они спросили: «Облагается ли налогом участие членов совета директоров и / или комитетов, оплачивающих их пробег, если они проводятся на месте?»

Ответ заключается в том, что поездка на работу определяется как поездка между домом и работой и считается личными расходами сотрудника. И поэтому, если государственное учреждение возмещает члену правления поездку на работу, это возмещение подлежит налогообложению члену правления и облагается налогом на трудоустройство.Венди, а что, если государственный служащий возьмет кого-нибудь с собой в командировку? Какие налоговые последствия это окажет, если таковые имеются?

Венди:

Это отличный вопрос.

Любые деньги, выплаченные или понесенные в отношении супруга, иждивенца или другого лица, сопровождающего сотрудника в деловой поездке, считаются налогооблагаемой дополнительной льготой. Однако есть и исключения.

Дополнительная льгота не облагается налогом, если:

  • Сопровождающее лицо - работник работодателя,
  • Путешествие сопровождающего лица совершается с действительной деловой целью, или
  • В противном случае командировочные расходы вычитались бы сопровождающим лицом

Термин другое физическое лицо не включает делового партнера с действительными командировочными расходами, которые в противном случае были бы действительными деловыми расходами.

Джон:

Верно, Венди, расходы также должны соответствовать обычным правилам дорожных расходов. Это означает, что присутствие человека должно иметь реальную деловую цель. На основании судебных решений присутствие супруга или другого попутчика в поездке должно быть необходимым, а не просто полезным для установления необходимой деловой цели.

Дополнительную информацию о возмещении дорожных расходов можно найти на веб-сайте FSLG по адресу http: // www.irs.gov/Government-Entities.

Венди, не могли бы вы начать обсуждение налогового режима платежей или возмещения, когда платеж выходит за рамки правил подотчетного плана?

Венди:

Конечно, Джон.

Давайте удостоверимся, что все мы в курсе того, что требует подотчетный план, изучив требования подотчетного плана и как работают возмещения по подотчетному плану.

Согласно плану подотчетности надбавки или компенсации, выплачиваемые работникам за связанные с работой расходы, исключаются из заработной платы и не подлежат удержанию или отчетности.Политика надбавок или возмещения, которая не обязательно должна быть письменным планом, должна соответствовать трем требованиям , чтобы считаться подотчетным планом. Их:

  • Должна быть деловая связь с расходами.
  • Получатель несет ответственность за надлежащий учет в разумные сроки.
  • Излишки возмещения или авансы должны быть возвращены в течение разумного периода времени.

Имейте в виду, что если требования подотчетного плана не выполняются, возмещение считается облагаемым налогом.

Еще один вопрос, который мы получили от аудитории, касается правил подотчетного плана. Они спросили: «Могут ли сотрудники получать компенсации или выплаты надбавок через чек поставщика и, следовательно, получать форму 1099, если сумма превышает 600 долларов? Или все возмещения и выплаты надбавок должны проходить через платежную ведомость?»

Это отличный вопрос. Мы часто обнаруживаем, что налогооблагаемые платежи, такие как компенсация за проезд, проезд супруга, а также деньги, возмещаемые вне рамок подотчетного плана возмещения, не сообщаются членам совета директоров в форме W-2 как доход.

В других случаях мы находим эти выплаты, указанные в форме 1099-MISC, как компенсацию для неработающих . Ни один из методов не является правильным способом сообщить о таких платежах. Помните, что налогооблагаемые платежи следует указывать как заработную плату.

Джон:

Итак, каковы правильные налогообложение и отчетность для этих типов компенсаций и надбавок? Как упоминалось ранее, избранные и назначаемые государственные должностные лица, как правило, являются служащими для удержания федерального подоходного налога и налога на занятость.

Когда эти должностные лица получают платежи за услуги или другие цели, которые не исключаются из дохода согласно налоговому законодательству, или из дохода, полученного в результате нарушения правил подотчетного плана, деньги подлежат удержанию федерального подоходного налога. Кроме того, деньги облагаются налогами на социальное обеспечение и медицинское обслуживание и отражаются в форме W-2.

Но, если возмещение осуществляется согласно плану подотчетности, и платеж представляет собой возмещение, которое не облагается налогом для работника в соответствии с действующим налоговым законодательством, вы можете возместить работнику, и не будет никакой отчетности ни по форме W2, ни по форме 1099.

Венди:

Помните, что командировочные платежи или возмещение сопутствующего члена совета директоров считаются доходом и должны быть указаны в форме W-2.

Если расходы на попутчика оплачены, а спутник не присутствует на собрании по уважительной деловой причине, сотрудник подлежит налогообложению дополнительной льготы.

Наконец, если платеж выходит за рамки вашего подотчетного плана, этот платеж считается налогооблагаемой выгодой.

Выплаты сотрудникам относятся к форме W-2, а не к форме 1099.

Джон:

Теперь, когда мы обсудили проблемы, влияющие на членов правления и других выборных должностных лиц, давайте обсудим некоторые общие проблемы, которые мы обнаруживаем в ходе наших аудитов государственных организаций, которые относятся к компенсациям и надбавкам, выплачиваемым сотрудникам, которые, как вы знаете, также включают члены правления и выборные должностные лица.

Государственные учреждения часто возмещают расходы на питание, поэтому давайте рассмотрим правила, касающиеся питания.

Общее правило - питание не включается в заработную плату работника ЕСЛИ предоставляется:

  • На территории предприятия работодателя, И
  • Они предназначены для удобства работодателя.

Первый тест «На территории предприятия работодателя» означает, что питание должно предоставляться либо в месте, где работник выполняет значительную часть своих обязанностей, ИЛИ в помещении, где работодатель выполняет значительную часть своих обязанностей. своего бизнеса.

Второй тест «Питание предоставляется для удобства работодателя» выполняется, если оно предоставляется по существенной «некомпенсирующей» причине; то есть цель не состоит в том, чтобы предоставить сотруднику дополнительную оплату или покрыть личные расходы сотрудника, но по деловым причинам предоставление питания в интересах работодателя.

Венди:

Помните, что обеды, предоставляемые для улучшения общего морального духа или доброй воли, или для привлечения потенциальных сотрудников, не предоставляются по существенной некомпенсирующей причине и, следовательно, облагаются налогом.

Сотрудники, получающие денежные надбавки или компенсации, обычно не имеют права на исключение в соответствии с разделом 119 Налогового кодекса.

Раздел 1.119 (a) (2) (ii) (a) Регламента IRS гласит: «Питание будет считаться предоставленным по существенной некомпенсирующей деловой причине работодателя, если питание предоставляется сотруднику в его рабочее время, чтобы иметь сотрудник, доступный для вызова службы экстренной помощи во время приема пищи.

Чтобы продемонстрировать, что питание предоставляется сотруднику, чтобы он был доступен для вызова службы экстренной помощи в течение периода приема пищи, необходимо продемонстрировать, что на предприятии работодателя действительно произошли или могут обоснованно произойти аварийные ситуации, которые привело или приведет к тому, что работодатель призовет работника выполнять свою работу во время его приема пищи ".

Мы получили ряд вопросов по этой теме. Первый вопрос: «Если сотрудник уезжает из дома на день и обедает и / или ужинает в дороге, он не остается на ночь, но может отсутствовать более 8 часов, считается ли его питание дополнительной льготой и следовательно, подлежат обложению налогом на заработную плату? "

Джон:

Ответ на этот вопрос заключается в том, что, поскольку работник не удовлетворяет первому требованию «В служебных помещениях работодателя» и сотрудник не остается на ночь, так как они не находятся вдали от дома достаточно долго, чтобы потребовать значительного отдыха, возмещение будет облагаться налогом. .

Венди:

Аудитория также спросила, имеет ли значение, выплачивается ли оплата за «фактические расходы или на основе суточных».

Джон:

Имейте в виду, что если сотрудник не находится в командировке, что мы обсудим через несколько минут, необходимо использовать фактические расходы в соответствии с процедурами подотчетного плана. «Предполагаемое» обоснование с использованием суммы суточных не применимо, если лицо не находится в статусе путешествия, и, таким образом, возмещение будет облагаться налогом.

Венди:

Так есть ли исключения из общего правила возмещения расходов на питание?

Джон:

да. § 1.274-2 (d) (3) Постановления казначейства предусматривает, что возмещение расходов на питание, непосредственно связанных и необходимых для участия в деловых встречах или собраниях определенных освобожденных от налогов организаций, не включается в заработную плату, если расходы на ваше присутствие связаны с вашей торговлей или бизнесом. . Эти организации включают торговые палаты, бизнес-лиги и торговые или профессиональные ассоциации.

Положения

Казначейства также предусматривают исключение di minimus для обедов или денежного пособия на питание или возмещения, предоставляемого сотруднику в качестве дополнительного пособия, если:

  • Выгода по разумной цене.
  • Может использоваться время от времени, потому что сверхурочная работа требует продления рабочего дня сотрудника,
  • А питание или надбавка на питание позволяет работнику работать сверхурочно.

Ни в коем случае деньги на питание, рассчитываемые на основе количества отработанных часов, не будут считаться минимальными.

Так, например, если сотруднику дается два доллара в час за каждый час сверхурочной работы после восьми часов работы, это не считается минимальным и будет облагаться налогом. С другой стороны, если питание предоставляется сразу после окончания рабочего дня, потому что обязанности сотрудника не позволяли ему получить обед в рабочее время, правила казначейства разрешили бы безналоговое возмещение расходов на питание. Прекрасное описание правил приема пищи включено в Руководство по дополнительным льготам IRS.GOV /. Его можно найти, выбрав раскрывающееся меню в разделе «Информация для» в правом углу экрана, выбрав «Государственные учреждения», затем щелкнув ссылку «Налоговая информация для федеральных и местных органов власти», а затем выбрав ссылка для "Образовательных ресурсов"

Мы обсудили правила, касающиеся питания, предоставляемого работодателем на территории работодателя, но как насчет того, когда сотрудник путешествует с деловыми целями? Венди, как в этом случае будут применяться налоги?

Венди:

Джон, это, очевидно, не проходит первый тест, поскольку еда не предоставляется на территории работодателя.

Эти обеды обычно подпадают под правила для ночных командировочных расходов, поскольку, как упоминалось ранее, сотрудник находится в командировочном статусе. Налогообложение этих возмещений или надбавок зависит от того, связано ли питание с деловой поездкой и обоснованы ли расходы в соответствии с правилами подотчетного плана.

Возмещения или надбавки должны соответствовать правилам подотчетного плана, чтобы их можно было исключить. Кроме того, сотрудники должны уезжать из налогового дома по делам.Как и в случае с другими расходами, связанными с поездкой, налоговый дом определяется общей сферой работы, а не местом жительства сотрудников.

Итак, что означает путешествие «вдали от дома»? Во-первых, место назначения сотрудника должно находиться на значительном удалении от рабочего места. Постановления о доходах 73-529 и 93-86 указывают, что налоговый дом включает всю столичную область; следовательно, налогоплательщик не уезжает из дома, если он или она не покидает столичный район.

Во-вторых, сотруднику необходимо полноценно выспаться или отдыхать, чтобы выполнять свои обязанности вдали от дома.

Джон:

Венди, позвольте мне привести несколько примеров:

Скажем, Сотрудник должен ехать со своего основного места работы в другой город, расположенный в 60 милях, чтобы работать над проектом.

Она уходит из дома в 11:00 в понедельник и планирует вернуться домой в тот же день. Она не может завершить проект в понедельник, поэтому проводит ночь.

После завершения проекта на следующий день она возвращается в свой налоговый дом к 10:30 a.м.

Несмотря на то, что служащая не планировала ночевать и отсутствовала менее 24 часов, она прошла тест «вне дома», потому что она провела ночь вдали от налогового дома по делам и получила достаточный отдых или сон.

Компенсация допустимых расходов по плану подотчетности не будет включена в ее заработную плату.

Вот еще один пример. Сотрудник должен ехать в город за 100 миль, чтобы поработать в течение дня.Сотрудник уходит из дома в 6:30 утра и возвращается на ночь в 22:00. По дороге домой сотрудник останавливается на обед и два часа отдыхает в машине.

Несмотря на то, что сотрудник находился вне дома значительно дольше обычного рабочего дня, он не находится в командировке.

Судебные дела постановили, что остановка для еды или отдыха в машине не соответствует правилу "полноценного сна или отдыха". В этом случае компенсация расходов на питание включается в доход работника.

Для получения дополнительной информации о возмещении расходов на питание или надбавках зайдите на сайт IRS.GOV и в разделе публикаций см. Публикацию 15-B «Налоговое руководство работодателя по дополнительным льготам»; и Публикация 463 о правилах поездок или перейдите на домашнюю страницу FSLG, а в разделе «Образовательные продукты» вы найдете Руководство по налоговым льготам.

Венди:

Мы обычно называем компенсацию расходов на питание сотрудников, если они не едут с ночевкой в ​​государственные деловые районы, как «дневное питание».

Во многих случаях дневное питание оплачивается, потому что это разрешено государственным или местным уставом в зависимости от расстояний, на которое сотрудники должны ехать из своего обычного налогового дома. . Например, если сотрудник выезжает за пределы округа, ему возмещаются расходы на питание во время однодневной поездки.

В некоторых случаях обеды оговаривались как часть профсоюзных контрактов, или это «просто потому, что правительство сделало это так».

Примером может служить департамент шерифа, у которого есть офицер, который едет в другую часть штата, чтобы забрать заключенного в тюрьме штата.У многих департаментов шерифа есть соглашения, по которым департамент должен заплатить или возместить сумму за дневной обед во время этой поездки.

Хотя может существовать уважительная «деловая» причина для возмещения стоимости обеда, и чиновник мог выехать за пределы обычного налогового дома сотрудника, поездка не требует длительного сна или отдыха, чтобы соответствовать требованиям работы.

В этом примере возмещение расходов или пособие на питание подлежат налогообложению и должны отражаться в форме W2 сотрудника.

Мы получили от аудитории вопрос: «Если городские служащие или выборные должностные лица уезжают из города на дневную встречу без ночлега, и стоимость обеда взимается с их городской кредитной карты, это налогооблагаемая льгота или это считается минимальным? "

Поскольку это не поездка с ночевкой, еда будет облагаемой налогом дополнительной льготой для работника, если только работник не возместит работодателю стоимость еды. Если они не возмещают работодателю, то стоимость еды должна быть включена в заработную плату работника в качестве налогооблагаемой дополнительной льготы.

Следует отметить, что не имеет значения, как была куплена еда; налогообложение работника остается прежним.

Джон:

Венди, поскольку мы говорим о вопросах, связанных с «налоговым домом» служащего, другой вопрос, связанный с налоговым домом, - это размещение в пределах их налогового дома.

По общему правилу, проживание может быть исключено из заработной платы, если оно предоставляется:

  • На территории предприятия работодателя, И
  • меблирована для удобства работодателя, И
  • Сотрудник обязан принять жилье в качестве условия приема на работу.

Это означает, что работник должен принять жилье для выполнения своих обязанностей. Например, жилье предоставляется для того, чтобы служащий был доступен для выполнения своих обязанностей в любое время, и служащий не мог выполнять требуемые от него услуги, если ему не было предоставлено такое жилье.

Венди:

Определение того, должен ли работник соглашаться на получение жилья в качестве условия приема на работу, требует изучения фактов, связанных с предоставленным жилищем.

Раздел 119 Налогового кодекса предусматривает исключения, но только для питания или проживания в натуральном выражении, другими словами, когда работодатель фактически предоставляет жилье. Денежные выплаты или компенсации не подлежат этому исключению.

Помните, что, как и в случае с дневным питанием, федеральный закон имеет приоритет над законом штата, трудовыми или профсоюзными договорами при определении федеральных налоговых обязательств за меблированное жилье.

Фактические факты, обстоятельства и требования изложены в Налоговом кодексе 119, который определяет ответственность по федеральному подоходному налогу, налогам на социальное обеспечение и Medicare.

Джон:

Вы знаете Венди; многие из нас слышали или читали, что упражнения полезны для нас. А как работодатель вы можете даже подумать о том, чтобы предложить своим сотрудникам членство в спортивном клубе. Это может показаться отличной идеей, но прежде чем вы это сделаете или если вы уже предлагаете это преимущество, давайте поговорим о налоговых последствиях.

Согласно разделу 132 (j) (4) Налогового кодекса, стоимость любого спортивного объекта на территории , предоставленного работодателем, не облагается налогом для сотрудников.Есть несколько факторов, которые определяют, не облагается ли эта дополнительная льгота налогом.

Возможно, вы заметили, что я сказал «спортивное сооружение на территории». Термин «спортивное сооружение на территории» означает любой тренажерный зал или спортивное сооружение:

  • , который находится на территории работодателя; И
  • , которым управляет работодатель; И
  • , который используется в основном сотрудниками, супругами и их детьми-иждивенцами.

Венди:

Спортивное сооружение не обязательно должно находиться на территории предприятия работодателя.Однако объект должен находиться на территории, принадлежащей работодателю и эксплуатируемой им, и не может использоваться в жилых помещениях, например, на курорте.

Объект может включать тренажерные залы, бассейны, теннисные корты, поля для гольфа, беговые или велосипедные дорожки.

Исключение для спортивных сооружений не распространяется на членство в спортивных сооружениях, включая клубы здоровья или загородные клубы, за исключением случаев, когда они принадлежат или арендуются и управляются работодателем и в основном используются работниками, супругами и иждивенцами работодателя.

Таким образом, если работодатель оплачивает членство сотрудников в местном спортзале или Y (и ни один из них не принадлежит и не управляется работодателем), членство считается дополнительным налогооблагаемым пособием, стоимость которого должна быть включена в W- 2.

Однако, если у работодателя есть площадка для тренировок на своей собственности, и она принадлежит и управляется работодателем, и практически все использование осуществляется работниками, то дополнительные льготы не облагаются налогом.

Джон:

Вероятно, одна из наиболее распространенных компенсаций или надбавок, которые работодатель выплачивает сотруднику, - это использование сотрудником транспортного средства.

Обычно это выплачивается либо в виде фиксированной суммы пособия, либо в виде компенсации «центов за милю». И чтобы ответить на один из вопросов аудитории, возмещение также может быть по фактическим затратам, понесенным сотрудником с квитанциями, представленными в соответствии с планом подотчетности.

В целом, если государственный работодатель возмещает расходы на автомобили в соответствии с планом подотчетности, возмещение не облагается налогом для работника. Кроме того, расходы не будут вычитаться работником из его личной налоговой декларации, поскольку возмещение не было включено в доход работника.

Сотрудник должен соблюдать правила подотчетности по указанию даты, пробега и бизнес-цели для представленных миль.

Венди:

Компенсация допустимой нормы миль для деловых поездок не включается в заработную плату сотрудника, если она выплачивается по стандартной федеральной ставке миль или ниже. Сотрудник должен соблюдать правила подотчетного плана и учитывать пройденные бизнес-мили.

По состоянию на 1 января 2013 года стандартный пробег - 56.5 центов за милю.

Если ставка возмещения работодателем превышает стандартную ставку, сумма превышения облагается налогом для работника как обычная заработная плата. При возмещении излишка необлагаемые и налогооблагаемые суммы указываются в форме W-2 с:

  • Суммы до федеральной ставки пробега указаны в графе 12, код L И
  • Суммы, превышающие федеральную ставку миль, указаны в графах 1, 3 и 5, если применимо для этого сотрудника.

Другими словами, налогооблагаемая часть указывается так же, как и любая другая компенсация, в полях 1, 3 и 5, а удержание - в полях 2, 4 и 6.

Джон:

Если государственный работодатель возмещает сотруднику пробег в рамках подотчетного плана, подтверждающего деловой пробег, и возмещение составляет федеральную ставку миль или меньше, то:

  • Возмещение не облагается налогом для работника.
  • Подоходный налог не удерживается.И
  • Отчеты по форме W-2 не требуются.

Если возмещение не выплачивается в рамках подотчетного плана или возмещение превышает допустимые суммы , деньги или их часть облагаются налогом как заработная плата.

Венди:

Как упоминалось ранее, государственное агентство имеет возможность возместить работнику фактические расходы, такие как стоимость топлива.

Эти возмещения исключаются из вознаграждения работника в соответствии с планом подотчетности.Сотрудник должен документировать расходы и связь с бизнесом.

Расходы личного характера, такие как поездки на работу, никогда не исключаются , и возмещение таких личных расходов должно быть включено в налогооблагаемую заработную плату работника.

Независимо от того, как рассчитывается возмещение, для того, чтобы оно считалось выплаченным в соответствии с правилами подотчетного плана, работник должен предоставить обоснование работодателю. Правила обоснования командировки требуют от работника записи

  • дата
  • коммерческое назначение
  • и местонахождение

Правила требуют, чтобы пробег регистрировался во время или почти одновременно с начислением пробега.

Например, ежемесячные отчеты о расходах обычно соответствуют этому требованию.

Джон:

Как мы уже упоминали, возмещение расходов на поездки, не связанные с деловыми операциями, включая поездки на работу, облагается налогом, даже если они выплачиваются по федеральной ставке миль или ниже и рассчитываются в той же документации, что и план с подотчетным тарифом.

Это считается обычной заработной платой и облагается всеми налогами на прибыль и занятость.

Сегодня мы несколько раз упоминали о поездках на работу, поэтому позвольте мне напомнить вам, что поездки на работу могут происходить по разным причинам.Коммунальные поездки - это личное путешествие между местом жительства и местом работы, которое не считается служебным или личным.

Напоминаем, что поездки на работу могут осуществляться по просьбе работодателя или исключительно по инициативе сотрудника.

Например, если у вас есть сотрудник, который обычно работает с понедельника по пятницу и ходит в офис по выходным. Это по-прежнему личных поездок на работу , независимо от того, требуется ли это работодателем или инициировано работником.

Вот еще один вопрос из зала: «Если сотрудник едет на такси из дома на работу, потому что у него есть большие или тяжелые проектные материалы, которые он приносит с собой на работу для презентации или конференции, имеющей отношение к бизнесу, это то, что облагается или не облагается налогом? "

В соответствии с описанными нами правилами поездок на работу такси возмещение расходов на такси будет являться дополнительным налогооблагаемым пособием и подлежит обложению налогом на трудоустройство, поскольку считается, что работник совершает поездку на работу.

И, как врезка, если сотрудники не подали заявку на возмещение расходов на бизнес-мили, они не могут требовать возмещения расходов в своей личной налоговой декларации.

Венди:

Джон, это отличное описание использования личного автомобиля сотрудниками в деловых целях. Теперь я хотел бы рассказать о государственных служащих, пользующихся государственным транспортом.

Вы должны знать, что, когда работодатель предоставляет сотруднику транспортное средство исключительно для деловых целей, это не влечет за собой налоговых последствий или требуется отчетность W-2, и использование в коммерческих целях рассматривается как дополнительное пособие по условиям работы.Однако сотрудники по-прежнему обязаны вести учет поездок.

Помните, что коммерческое использование не включает поездки на работу. Сотрудникам необходимо вести записи, подтверждающие, что все автомобили использовались в коммерческих целях.

Что произойдет, если автомобиль будет использоваться не только для служебных целей?

Если предоставленный работодателем автомобиль используется как для бизнеса, так и для личного пользования, обоснованное использование в бизнесе не облагается налогом для работника, однако для личного использования считается дополнительным пособием и облагается налогом в качестве заработной платы.

В этой ситуации у правительства и служащего есть несколько вариантов. Если работник полностью обосновывает свое деловое и личное использование, правительство имеет возможность облагать налогом только личное использование транспортного средства, ИЛИ работник имеет возможность возместить работодателю расходы на личное использование, а не рассматривать его как заработную плату.

Правительство также имеет возможность включить все использование в качестве заработной платы и уведомить служащего о том, что они сообщают полную сумму.Затем работник должен обосновать коммерческое использование и вычесть его из своей - личной налоговой декларации, форма 1040, таблица A.

Джон, не могли бы вы поделиться с нами парой примеров того, что можно считать личным использованием?

Джон:

Я с удовольствием приведу несколько примеров. Имейте в виду, что это не полный список.

Мы уже обсуждали, что поездка между местом жительства и работой считается личным.Отпуск, использование в выходные дни И использование супругом или иждивенцами также считается личным использованием.

Исключением из ограничения личного использования является использование, которое квалифицируется как минимальное. Вот несколько примеров исключительного минимального использования автомобиля, предоставленного работодателем:

Небольшие личные объездные пути во время работы, например, поездка на обед вне офиса по работе ИЛИ Нечастое личное использование.

Редкое личное использование, как правило, менее одного дня в месяц.Это не означает, что сотрудник может получать исключаемые компенсации за поездки на работу 12 дней в году. Имейте в виду, что это правило применимо для нечастых, случайных ситуаций.

Позвольте мне привести пример, чтобы проиллюстрировать минимальное использование. Допустим, сотрудник использует правительственный автомобиль для деловой встречи. Правительство требует, чтобы сотрудники возвращали автомобили автопарка в конце рабочего дня, но сотрудник задерживается, и автопарк закрывается, когда сотрудник возвращается в офис.Сотрудник забирает автомобиль домой и возвращает его на следующее утро.

Если предположить, что это случается нечасто для этого сотрудника - обычно происходит не чаще одного раза в месяц, стоимость поездки на работу - это необлагаемое налогом минимальное дополнительное пособие.

Однако, если это частое явление, поездка на работу облагается налогом для работника.

Итак, Венди, какая документация требуется, чтобы определить, есть ли налог, причитающийся с работника?

Венди:

Имейте в виду, что транспортные средства считаются «зарегистрированной собственностью», и поэтому, чтобы поддержать освобождение от налогов, требуются отдельные записи для коммерческого и личного пробега.

Если записи, в которых отдельно документируется деловой и личный пробег, не предоставляются сотрудником, стоимость использования транспортного средства в размере ВСЕ считается заработной платой сотрудника.

В этом случае сотрудник может иметь возможность перечислить вычеты за любое обоснованное использование в бизнесе в своей личной форме 1040, Приложение A.

Если сотрудник ведет учет деловых и личных нужд отдельно, доходом считается только использование автомобиля в личных целях.Это может оказать значительное влияние на сотрудников и является значительным стимулом для сотрудников вести необходимую документацию.

Итак, Джон, если есть налогооблагаемая сумма для любого использования или только для личного использования, как она оценивается?

Джон:

Согласно общему правилу оценки дополнительных льгот, сумма, включаемая в доход, представляет собой справедливую рыночную стоимость .

Для использования транспортного средства справедливая рыночная стоимость - это обычно арендная стоимость транспортного средства, которую мы обсудим через минуту, но при определенных обстоятельствах могут применяться другие правила.

Фактически существует три метода определения ценности личного пользования автомобиля. Их:

  • Правило оценки аренды автомобиля
  • Правило транспортных центов за милю И
  • Правило поездок на работу

Когда работодатель сообщает о личном использовании в качестве заработной платы, он должен использовать одно из этих трех специальных правил оценки. Как правило, эти правила применяются к каждому транспортному средству, и работодатель может использовать разные правила для разных транспортных средств и для разных сотрудников.

Первый метод, Метод оценки аренды автомобиля рассчитывается по:

  • Первый - Определите справедливую рыночную стоимость транспортного средства в первый день, когда он доступен для сотрудника. Затраты работодателя, включая налоги, титул и т. Д., Могут быть использованы для определения FMV .
  • Затем - Используйте таблицу в Рег. §1.61-21 (d) (iii) или в Публикации 15-B для расчета годовой арендной стоимости.
  • Далее - Умножьте стоимость годовой аренды на процент личного использования, вычисленный путем деления миль личного пользования на общее количество пройденных миль.
  • И если есть топливо, добавьте 5 с половиной центов за каждую пройденную милю для личного пользования.

Имейте в виду, что в соответствии с этим методом другие расходы, такие как расходы на техническое обслуживание и страхование , включены в тариф и не могут быть возмещены отдельно.

Чтобы несколько упростить бухгалтерский учет, для государственных организаций, которые имеют более 20 транспортных средств, используемых служащими для бизнеса и личного пользования, для расчета годовой стоимости аренды можно использовать «среднее значение по парку» .

Но есть критерий, который может затруднить расчет «среднего значения автопарка» для многих государственных учреждений. В 2013 году каждая машина должна быть оценена в минус , чем 21 200 долларов, чтобы использовать среднюю стоимость автопарка. Для грузовиков и фургонов эта сумма составляет 22 300 долларов США за автомобиль.

Венди:

Второй метод оценки - это правило «центов за милю». Чтобы использовать правило центов за милю для транспортных средств, необходимо выполнить один из следующих тестов:

  • Работодатель обоснованно ожидает, что транспортное средство будет регулярно использоваться в торговле или бизнесе в течение календарного года, или
  • Тест пробега выполнен.

Итак, глядя на первый тест, что означает «регулярно используется в бизнесе». Чтобы определить это, необходимо выполнить одно из двух тестов.

  • Первый - не менее 50 процентов или более от общего годового пробега каждый год используется в бизнесе работодателя, или Второй - он обычно используется каждый рабочий день для перевозки не менее трех сотрудников на работу и с работы в рамках программы , спонсируемой работодателем. автопарк.

Соответствие стандарту, если автомобиль:

  • Управляется сотрудниками не менее 10 000 миль для личного и коммерческого использования в год; и
  • Автомобиль в основном используется сотрудниками

У этого метода есть некоторые дополнительные правила, которым должно следовать правительство, чтобы использовать этот метод.Как только правительство выберет этот метод, они должны продолжать использовать правило центов за милю для транспортного средства в течение всех последующих лет, если только работодатель не может использовать правило поездок на работу в течение любого года, в течение которого использование транспортного средства соответствует требованиям. правило.

Джон:

Итак, что произойдет, если транспортное средство больше не соответствует правилу оценки центов за милю? \

Венди:

Если транспортное средство не соответствует требованиям правила цента за милю в течение более позднего года, вы можете использовать для этого года и любого последующего года любое другое правило, для которого подходит транспортное средство.

Джон:

Кроме того, на 2013 год правило оценки центов за милю не может использоваться для автомобилей с FMV, превышающим 16 000 долларов США в первый день использования. Лимит для грузовиков и фургонов составляет 17 000 долларов. Это исключает использование этого метода на большом количестве транспортных средств.

Если можно использовать этот метод, вы рассчитываете стандартную норму пробега, умножая количество пройденных личных миль. Если топливо не предоставляется, стандартная ставка пробега может быть уменьшена до 5 с половиной центов.

Таким образом, в настоящее время, согласно этому правилу, если топливо не предоставляется, расчет будет следующим: 56,5 цента минус 5,5 цента, что соответствует 51 центу на милю, умноженному на количество пройденных личных миль.

Это простой метод, но он очень ограничен по типам подходящих транспортных средств.

Венди:

Третий метод - это метод коммутирующей оценки. Этот метод, как следует из названия, оценивает личное использование поездок по фиксированной сумме за поездку для каждого сотрудника.

Тариф за поездку на работу в настоящее время составляет один доллар пятьдесят центов в одну сторону. Имейте в виду, что это за поездку, при расчете на человека .

Итак, если у вас есть сотрудник, который дважды добирается до работы и с работы в один и тот же день, это будет рассчитано как 4 поездки на работу по цене один доллар пятьдесят центов за поездку или шесть долларов за этот день.

Если бы у этого транспортного средства 2 сотрудника ездили на работу дважды в день, он облагался бы налогом и сотрудника по 6 долларов.00 для этого дня.

Для использования этого метода должны быть выполнены ВСЕ следующие условия:

  • Во-первых, транспортное средство должно принадлежать или арендовать государство;
  • транспортное средство предоставлено работнику для выполнения государственных обязанностей;
  • Правительство требует, чтобы сотрудник ездил на автомобиле по уважительной некомпенсирующей деловой причине;
  • Правительство также должно иметь письменную политику , запрещающую личное использование, кроме поездок на работу;
  • Кроме того, правительство должно следить за тем, чтобы работник фактически не использовал транспортное средство в каких-либо личных целях, кроме минимального личного использования;
  • И, наконец, сотрудник, который пользуется транспортным средством, не может быть сотрудником службы контроля , о чем мы поговорим через минуту.

Имейте в виду, что для этого метода работодатель - требует, чтобы служащий использовал транспортное средство в деловых целях; это не может быть добровольным со стороны сотрудника.

Примером этого может быть государственный служащий, который круглосуточно дежурит по вызову для реагирования на дорожные происшествия, и его работодатель требует, чтобы он ездил на работу в транспортном средстве, оснащенном средствами связи или другим оборудованием, которое может понадобиться этому служащему. если вызвать ночью.Это соответствовало бы требованию работодателя о том, что работник должен передвигаться на правительственном автомобиле.

Джон:

Как мы уже упоминали, метод коммутирующей оценки недоступен для сотрудника службы контроля. Контрольный сотрудник в правительственной организации:

Избранный чиновник или Сотрудник, чья компенсация по крайней мере такая же, как и у федерального государственного служащего на исполнительном уровне V, который в настоящее время составляет 146 400 долларов.

Правительство также может рассматривать всех сотрудников, которые получают «высокую зарплату» (как правило, на 2013 год, те, у которых размер компенсации превышает 115 000 долларов США), как контролирующих сотрудников.

Сотрудник не должен управлять этими транспортными средствами. Для применения этих правил это может быть автомобиль с водителем.

Исключением может быть случай, когда транспортным средством управляет сотрудник службы безопасности, выполняющий функции телохранителя. Это может быть классифицировано как дополнительное пособие по условиям работы и не облагается налогом для работника.

Для того, чтобы это не облагаемое налогом дополнительное пособие по условиям труда, должно существовать соображение безопасности, ориентированное на бизнес, которое требует, чтобы сотруднику был предоставлен автомобиль и услуги телохранителя / шофера.Телохранитель / шофер должны быть обучены маневрам уклонения от вождения, чтобы не допустить обслуживания.

Венди:

Давайте уделим немного времени обсуждению налогообложения членства в Country Club и билетов Seasons на такие мероприятия, как спортивные мероприятия.

После внесения изменений в налоговый кодекс 1993 г., внесших поправки в налоговый кодекс, запрещающие вычет из бизнеса для членских взносов, уплачиваемых клубу, организованному для бизнеса, отдыха, отдыха или других социальных целей, в большинстве случаев клубные взносы были исключены как дополнительное пособие по условиям работы.

Как правило, они всегда облагаются налогом у получателя.

Нам нужно посмотреть, «что считать клубами». Клубы, организованные для бизнеса, развлечений, отдыха или других социальных целей, как правило, представляют собой такие организации, как: загородные клубы, спортивные клубы, клубы авиакомпаний, гостиничные клубы и клубы, которые работали для обеспечения питания в обстоятельствах, способствующих деловым обсуждениям.

Есть несколько типов организаций, которые не подпадают под определение клуба, если их основной целью не является проведение развлекательных мероприятий для членов или гостей или доступ к развлекательным объектам для членов или гостей.

Это освобождение обычно применяется к бизнес-лигам, торговым ассоциациям, торговым палатам, советам по торговле, профессиональным организациям, а также к общественным или общественным организациям, таким как Kiwanis, Lions, Rotary и т. Д.

Билеты на спортивные мероприятия и аналогичные мероприятия могут облагаться налогом, если они не являются редкими и минимальными. Если у сотрудника есть сезонные абонементы, это дополнительное налогооблагаемое пособие, оцениваемое FMV и облагаемое теми же налогами, что и заработная плата сотрудника.

С другой стороны, если служащий получил билеты на одно спортивное мероприятие, а FMV этого билета минимален, это обычно считается минимальным и не облагается налогом.

Джон:

На этом завершается сегодняшняя презентация форума.

Надеемся, что вы получили ценную информацию. И помните: если у вас есть более конкретный вопрос, который вы хотели бы задать, перейдите на IRS.GOV и выполните поиск по ключевым словам "Информационный бюллетень FSLG". В информационном бюллетене вы увидите список специалистов FSLG для вашего штата, которым вы можете позвонить и задать вопросы, уникальные для вашей организации.Если вы еще не получили информационный бюллетень FSLG, вы также можете подписаться на его получение с этой страницы.

IRS записало и разместило несколько вебинаров по темам налога на занятость, таким как последствия соглашения по разделу 218 и отношение к сотрудникам по сравнению с независимыми подрядчиками. Вы можете найти эти вебинары на нашем видеопортале www.tax.gov. Веб-семинары, проводимые FSLG, будут расположены на вкладке «Государственные учреждения». Опять же, веб-сайт видеопортала www.tax.gov.

Вы можете найти публикации, формы и многие другие полезные ресурсы на IRS.gov.

Вы можете легко перейти в раздел правительства одним из двух способов: вы можете попасть туда напрямую, перейдя на IRS.gov/govt или перейдя на сайт www.IRS.gov и щелкнув стрелку в правом верхнем углу рядом со словами «информация для» и выбор государственных органов.

От имени Управления федеральных, государственных и местных органов власти Налоговой службы мы хотели бы получить Спасибо, , за участие в сегодняшнем заседании.Мы надеемся, что сегодняшнее заседание помогло прояснить некоторые проблемы, с которыми вы столкнулись при совершении платежей физическим лицам, и определило правильные способы сообщения об этих платежах.

Опять же, если вам нужна дополнительная информация, мы рекомендуем вам посетить www.IRS.GOV.

Спасибо и надеемся, что у вас отличный день.

Список обычно используемых счетов

Номер счета Описание счета Определение учетной записи
606001 Путешествие в штате

Путевые расходы внутри штата, понесенные сотрудниками и студентами CSU, включая питание, транспорт, проживание, парковку и пробег.

В отношении командировочных расходов лиц, не являющихся сотрудниками, если:

  • Контрактное обязательство по возмещению расходов поставщику - плата 613001, Контрактные услуги
  • Обязательство по возмещению путевых расходов лиц, привлеченных для обучения персонала - сбор 660009, Повышение квалификации
  • Командировочные расходы, связанные с наймом сотрудников - сбор 660042, Набор персонала
  • Компенсация командировочных расходов официальных гостей - такса 660090, Расходы - прочие
606002 Выезд за границу

Транспортные расходы за границу, понесенные сотрудниками и студентами ЧГУ, включая питание, транспорт, проживание, парковку и пробег.

См. Описание 606001, Путешествие в пределах штата, для получения дополнительной информации о кодах счетов, которые будут взиматься, когда командировки совершаются лицами, не являющимися сотрудниками .

606803 Международный Трэвел

Международные командировочные расходы, понесенные сотрудниками и студентами CSU, включая питание, транспорт, проживание, парковку и пробег.

См. Описание 606001, Путешествие в пределах штата, для получения дополнительной информации о кодах счетов, которые взимаются, когда командировки совершаются лицами, не являющимися сотрудниками.

660009 Повышение квалификации Взносы на обучение персонала, практикумы, конференции и семинары. Этот код учетной записи используется только для оплаты регистрационных сборов, связанных с этими событиями, а не для соответствующих командировочных расходов, понесенных сотрудниками. Коды счетов 606001/606002 следует использовать для оплаты командировочных расходов сотрудников (авиабилеты, проживание и т. Д.), Если такие расходы поддаются идентификации и количественной оценке. Также используется для возмещения командировочных расходов лиц, не являющихся сотрудниками, привлеченных для обучения персонала.
660042 Набор персонала Расходы, связанные с наймом сотрудников, такие как расходы, взимаемые кадровыми агентствами, поездки кандидатов и представительские расходы, связанные с наймом.
603094 Переезд и переезд сотрудников Расходы на переезд и переезд сотрудника.
Номер счета Описание счета Определение учетной записи
660922 Представительские расходы

Расходы, связанные с университетскими деловыми развлекательными мероприятиями, публичными церемониями и мероприятиями по укреплению морального духа сотрудников, направленными на законные деловые цели, такие как признание вех и достижений.

Форму гостеприимства необходимо использовать и утверждать DOA уровня 3 или выше.

660813 Подарки и награды

Подарки и награды сотрудникам, студентам и лицам, не являющимся сотрудниками, за исключительный вклад. Все подарки и награды должны служить деловой цели. Примеры допустимых подарков и наград: признание сотрудников за службу в течение 5 или более лет, признание сотрудников и студентов за исключительный вклад. Не разрешено на дни рождения сотрудников, свадьбы, юбилеи или детские души.

Форма подарка и награды должна быть использована и утверждена DOA уровня 3 или выше.

Номер счета Описание счета Определение учетной записи
616001 I / T Communications Расходы на оборудование связи, такое как телефонное оборудование, оборудование маршрутизации и сетевое программное обеспечение. Сюда также могут входить налоги, расходы на техническое обслуживание и соответствующее обучение.
616002 Оборудование I / T Расходы на оборудование, не связанное с коммуникациями, включая ноутбуки / настольные компьютеры, принтеры, мониторы, серверы и т. Д., а также на связанные с этим расходы на техническое обслуживание.
616003 Программное обеспечение I / T Расходы на программное обеспечение ИТ, включая затраты на обслуживание, связанные с использованием программного обеспечения.
616005 Другая информация Технические затраты Для операций, связанных с ИТ, когда более подробные коды счетов (см. С 616001 по 616004) не подходят.
619001 Другое оборудование Для не связанного с информационными технологиями, не учебного, немебельного оборудования.Стоимость оборудования включает закупочную цену товара, плюс все расходы, связанные с приобретением, включая налоги, доставку и погрузочно-разгрузочные работы, а также плату за установку.
619002 Учебное оборудование Оборудование, которое является неотъемлемой частью обучения студентов в классе. Не включает оборудование общего пользования (т. Е. Не предназначенное для учебных целей), а также компьютерное оборудование, используемое в библиотеках и компьютерных лабораториях.Стоимость оборудования включает закупочную цену товара, плюс все расходы, связанные с приобретением, включая налоги, доставку и погрузочно-разгрузочные работы, а также плату за установку.
619804 Мебель Для движимых предметов, которые используются для создания комнаты или здания, пригодного для проживания или работы, например столов, стульев или письменных столов.
660822 Аренда оборудования Краткосрочная аренда оборудования, такого как столы, стулья, трибуны, палатки и специализированное театральное оборудование.
Номер счета Описание счета Определение учетной записи
660927 Учебные материалы Материалы, используемые в классе или лаборатории, которые являются расходными материалами и обычно истощаются в течение года. Примеры: мел, учебные пособия, мензурки (химическая лаборатория) и т. Д.
660003 Расходные материалы и услуги Расходные материалы, используемые в ходе обычной деятельности (например, канцелярские товары), и услуги, которые являются простыми по своему характеру и краткосрочными (например,г., слесарь нанимается на разовое задание). Не следует использовать для ИТ-услуг или ремонта и обслуживания оборудования, поскольку для этих расходов доступны более конкретные коды счетов. Точно так же этот учетный код используется для расходов на расходные материалы, когда другой, более конкретный учетный код недоступен.
613001 Услуги по контрактам Расходы, произведенные в соответствии с официальным соглашением, заключенным между CSU и поставщиком услуг.Формальное соглашение (в отличие от заказа на поставку) используется, когда требуются подробные спецификации, когда есть отклонения от стандартных положений контракта CSU, когда необходимо решать вопросы риска и / или где услуги будут предоставляться в течение продолжительного периода времени. промежуток времени. Стоимость любого индивидуального контракта обычно значительна (например, для крупного проекта). Компенсация командировочных расходов поставщика, если это предусмотрено соглашением, также взимается с этого кода счета.
Номер счета Описание счета Определение учетной записи
660017 Реклама и продвижение Любые рекламные, маркетинговые и рекламные расходы, включая расходы на спонсирование стенда на конференции, целью которых является продвижение образовательных услуг и программ CSU.
660816 Сборы и подписки Расходы по взносам, членству и подписке (периодические и другие публикации), уплачиваемые профессиональным, научным, культурным ассоциациям и организациям. Не включайте в эту учетную запись подписки на библиотеки.
660090 Расходы - прочие Расходы, не описанные другими кодами счетов.
660010 Расходы на страхование Расходы, связанные с выплатой страховых премий по ответственности, имуществу, транспортным средствам, пожарам, несчастным случаям, включая управление рисками и самострахование, а также все другие формы страхования.
660835 Лекции и выступления Расходы, связанные с приглашенными лекторами или приглашенными артистами. Эта учетная запись включает контракты артистов CPAC.
660001 Почтовые услуги и фрахт Почтовые расходы, включая марки, ночные рассылки, массовые рассылки и т. Д.
660002 Печать Расходы на печать, включая бланки, конверты, визитные карточки и другие печатные материалы.
660041 Аренда помещения Расходы по аренде помещения для деятельности Университета. Этот счет включает долгосрочную аренду офисных помещений и краткосрочную аренду помещений для выполнения определенных функций.
604001 Использование телефона Прочие расходы на телефонную связь, например тарифные планы на беспроводную связь.

Налоговые вопросы возникают, когда работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников

Большинство работодателей оплачивают или возмещают расходы своих сотрудников во время деловых поездок.Как правило, расходы на транспорт, питание, проживание и непредвиденные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, если работник находится в краткосрочной командировке. Однако налоговые правила усложняются, если поездка длится дольше. Иногда командировочные расходы, оплаченные или возмещенные работодателем, должны рассматриваться как налогооблагаемая компенсация работнику в соответствии с отчетностью по форме W-2 и налогами на заработную плату.

Целью данной статьи является рассмотрение некоторых из наиболее распространенных командировок, которые могут привести к налогообложению доходов сотрудников для целей федерального налогообложения.Хотя деловые поездки также могут вызывать проблемы с налогами штата, эти вопросы выходят за рамки данной статьи. Эта статья предназначена только для общего обзора, так как налоговые последствия для сотрудника для данного соглашения о поездке зависят от фактов и обстоятельств этого соглашения.

В приведенном ниже обсуждении предполагается, что все командировочные расходы являются обычными и необходимыми и понесены сотрудником (или партнером в партнерстве) во время ночной поездки из дома по делам работодателя.Кроме того, предполагается, что расходы обоснованы должным образом, чтобы работодатель знал: (1) кто понес расходы; (2) где, когда, почему и для кого были понесены расходы, и (3) сумма в долларах. Работодатели должны собирать эту информацию в течение разумного периода времени после понесения расходов, обычно в течение 60 дней.

Определенные расходы на питание и проживание могут подпадать под упрощенный процесс обоснования, называемый правилами «суточных» (хотя даже эти расходы должны соответствовать некоторым требованиям обоснования).Правила выплаты суточных выходят за рамки данной статьи.

Налоговый дом

Одним из ключевых элементов учета командировочных расходов сотрудника является местонахождение «налогового дома» сотрудника. Согласно IRS и судебным постановлениям, налоговым домом сотрудника является постоянное место работы сотрудника, а не его личное местожительство или семейный дом. Обычно налоговый дом включает весь город или район, в котором находится постоянное рабочее место. Как правило, льготный налоговый режим распространяется на расходы, связанные с командировкой, только оплаченные или возмещенные работодателем расходы на поездку сотрудника за пределы налогового дома сотрудника.

Поездка на постоянное место работы

Обычно расходы, понесенные в связи с поездкой между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы сотрудника (налоговый дом), являются личными транспортными расходами, а не служебными поездками. Если эти расходы оплачиваются или возмещаются работодателем, они подлежат налогообложению в пользу работника. Это происходит даже тогда, когда сотрудник путешествует на большое расстояние между местом жительства и местом работы, например, когда сотрудник устраивается на новую работу в другом городе.Согласно IRS, если работник предпочитает жить вдали от своего постоянного места работы (налоговый дом), то транспортные расходы между двумя местами, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Личное место жительства Боба находится в Чикаго, но его обычное рабочее место находится в Атланте. Работодатель Боба возмещает ему квартиру в Атланте плюс транспортные расходы между двумя городами. Поскольку Атланта является налоговым домом Боба, эти дорожные расходы являются личными расходами на поездку на работу, а возмещение расходов работодателем является налогооблагаемой компенсацией Бобу.

Поездка на два рабочих места

Иногда работодатель требует, чтобы сотрудник постоянно работал в двух офисах из-за потребностей бизнеса работодателя. Такие факторы, как место, где сотрудник проводит больше всего времени, наибольшая деловая активность и наибольший доход, определяют, какое место является основным, а другое - второстепенным. Место жительства работника может быть как в основном, так и в дополнительном.В целом IRS считает, что транспортные расходы между двумя пунктами могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов. Кроме того, проживание и питание в месте, удаленном от места жительства сотрудника, обычно могут оплачиваться или возмещаться без уплаты налогов.

Пример: Кэролайн живет в Локации А и работает там в штаб-квартире своей компании. Ее работодатель открывает новый магазин в локации B и просит ее выполнять повседневные операции в течение двух лет, пока магазин набирает обороты.Но Кэролайн также нужна в штаб-квартире, поэтому ее работодатель просит ее проводить два дня в неделю в штаб-квартире в местоположении A и три дня в неделю в магазине в местоположении B. Работодатель Кэролайн, считается, что у нее есть основные и второстепенные места работы, и она не перемещается между этими двумя местами. Поездка Кэролайн между этими двумя местами, а также ее питание и проживание в месте B может быть возмещена ее работодателем без уплаты налогов.

На практике работодатель должен тщательно рассмотреть и уметь поддерживать деловую потребность сотрудника в регулярных перемещениях между двумя офисами. В делах, связанных с двумя местами ведения бизнеса, суды рассматривали затраченное время, ведение бизнеса и доход, полученный в каждом месте. Простое разрешение сотруднику «войти в систему» ​​или «приземлиться» в офисе рядом с его или ее местом жительства вряд ли удовлетворит требования для наличия двух постоянных рабочих мест.Вместо этого IRS, скорее всего, будет рассматривать сотрудника как имеющего только одно постоянное рабочее место, а оплачиваемые работодателем поездки между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы будут облагаться налогом на поездки на работу.

Путешествие, когда постоянное место жительства является постоянным местом работы

В некоторых случаях работодатель нанимает сотрудника для работы в целом или только из дома сотрудника, поскольку он или она физически не нужны в месте нахождения работодателя. Если работодатель требует, чтобы сотрудник работал только по месту его жительства на регулярной основе, не требует и не ожидает, что сотрудник будет ездить в другой офис на регулярной основе и не предоставляет офисные помещения для сотрудника в другом месте, то место жительства может быть налоговым домом, поскольку это обычное рабочее место сотрудника.Когда сотруднику действительно необходимо уехать из своего места жительства (налоговый дом), временные командировочные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе.

Пример: Джейсон - программист, работает дома в Индианаполисе у работодателя в Сиэтле. Он периодически ездит в Сиэтл на встречи со своей командой. Поскольку у Джейсона нет выделенных офисных помещений в Сиэтле, и его работодатель ожидает, что он будет работать из дома, его расходы на поездку в Сиэтл могут быть возмещены его работодателем на безналоговой основе.

Примечание: Могут возникнуть проблемы со штатом, когда работодатель разрешает работнику работать по месту его жительства в штате, где у работодателя нет другого офиса. Например, в недавнем случае Комиссия штата Айдахо определила, что компания должна рассматриваться как ведущая бизнес в Айдахо, потому что у компании (1) был сотрудник в Айдахо с целью (или в результате) экономической выгоды или прибыли, и (2) предоставил работнику компьютер для работы.Комиссия пришла к такому выводу, несмотря на то, что сотрудник не работал с клиентами компании и просто писал программный код для внутренних систем компании по месту жительства сотрудника.


Поездка на временное рабочее место

Иногда работодатель временно назначает сотрудника для работы в месте, которое находится далеко от его обычного рабочего места, с ожиданием, что сотрудник вернется на свое обычное рабочее место по окончании назначения.В этом случае ключевой вопрос заключается в том, переезжает ли налоговый дом сотрудника на временное рабочее место. Если налоговый дом перемещается на временное рабочее место, транспортные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику, поскольку они являются личными расходами на проезд, а не расходами на командировку. Будет ли налоговый дом сотрудника перемещен на временное рабочее место, зависит от продолжительности назначения и ожиданий сторон.

  • Один год или меньше . Если предполагается, что назначение продлится (и действительно продлится) один год или меньше, налоговый дом сотрудника, как правило, не перемещается на временное рабочее место. Таким образом, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, обычно не облагаются налогом для работника как деловые поездки.

Пример: Джанет живет и работает в Денвере, но ее работодатель направляет ее на работу в Сан-Франциско на 10 месяцев.Она возвращается в Денвер после 10-месячного задания. Путевые расходы Джанет, связанные с ее командировкой в ​​Сан-Франциско, которые возмещает ее работодатель, не являются для нее налогооблагаемым доходом, поскольку они считаются временными командировками, а не личными расходами на поездку на работу.

  • Более одного года или бессрочно . Если предполагается, что назначение продлится более одного года или на неопределенный период времени, налоговый дом сотрудника обычно перемещается на временное рабочее место.Это так, даже если задание заканчивается досрочно и на самом деле длится один год или меньше. Следовательно, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику как личные расходы на поездку на работу.

Пример: Крис живет и работает в Далласе, но его работодатель направляет его на работу в Оклахома-Сити на 15 месяцев перед возвращением в Даллас. Транспортные расходы Криса, связанные с его назначением в Оклахома-Сити, которые возмещает его работодатель, являются для него налогооблагаемым доходом как личные расходы на поездку на работу.

  • Один год или меньше, чем продлено до более чем одного года . Иногда назначение рассчитано на один год или меньше, но затем продлевается до более чем одного года. Согласно IRS, налоговый дом перемещается с обычного рабочего места на временное во время продления. Таким образом, командировочные расходы, понесенные между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются не облагаемыми налогом расходами на деловые поездки до момента продления, но являются налогооблагаемой компенсацией как личные расходы на поездку на работу после продления.

Пример: работодатель Бет назначает ее на временное рабочее место в январе с реалистичным ожиданием, что она вернется на свое обычное рабочее место в сентябре. Однако в августе ясно, что проект займет больше времени, поэтому задание Бет продлено до марта следующего года. Как только работодатель Бет узнает или реалистично ожидает, что Бет будет работать во временном месте более одного года, необходимо внести изменения в налоговый режим путевых расходов Бет.Только дорожные расходы, понесенные до продления в августе, могут быть возмещены без уплаты налогов; командировочные расходы, понесенные и возмещенные после продления, подлежат налогообложению.

Когда место жительства и постоянное место работы сотрудника находятся в одном географическом районе, а сотрудник уехал по временной командировке, сотрудник часто возвращается к месту жительства на выходные, праздничные дни и т. Д. Расходы, связанные с поездкой по пути к месту проживания и обратно могут быть выплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, но только в пределах суммы, которую работник понес бы, если бы он остался на временном рабочем месте, а не поехал домой.

Поездка на временное рабочее место - Особые ситуации

Для того, чтобы работодатель рассматривал оплату или возмещение командировочных расходов как не облагаемую налогом компенсацию, а не как облагаемую налогом компенсацию, необходимо сохранить связь работника с постоянным местом работы. Сотрудник должен ожидать возвращения на обычное рабочее место после назначения и фактически работать на обычном рабочем месте достаточно долго или достаточно регулярно, чтобы оно оставалось налоговым домом для работника. Особые ситуации возникают, когда назначение сотрудника включает периодические поездки на временное рабочее место, постоянные временные рабочие места и перерывы в назначениях на временные рабочие места.

  • Периодические поездки на временное рабочее место . Хотя IRS не опубликовало официального руководства, на которое можно положиться, оно рассматривало ситуации, когда у сотрудника есть постоянное рабочее место и временное рабочее место, на которое сотрудник рассчитывает поехать более одного года, но только на спорадической и нечастой основе. . Согласно руководству IRS, если поездки сотрудника на временное рабочее место (1) спорадические и нечастые и (2) не превышают 35 рабочих дней в году, поездка носит временный характер, даже если она происходит в течение более одного года.Следовательно, расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе как временная командировка.

Пример: Стефани работает в Локации А, но будет ездить в Локацию Б по мере необходимости в течение следующих трех лет. Если Стефани приезжает в Локацию Б нечасто и нерегулярно и не превышает 35 рабочих дней в году, ее поездка в Локацию Б каждый год может быть возмещена ее работодателем на не облагаемой налогом основе как временная командировка.

  • Постоянные временные рабочие места .Иногда у сотрудника нет постоянного рабочего места, а вместо этого есть несколько временных рабочих мест. Если место жительства сотрудника не может считаться его или ее налоговым домом в соответствии с трехфакторным тестом, разработанным IRS, считается, что работник не имеет налогового дома и является «странствующим» для целей возмещения командировочных расходов. В этом случае командировочные расходы, оплачиваемые работодателем, обычно являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Патрик первоначально работал в Местоположение A, но его работодатель отправляет его в Местоположение B на одиннадцать месяцев, а затем назначает Патрика в Местоположение C еще на восемь месяцев.Патрика отправят в Локацию D после Локации C без ожидания возвращения в Локацию А. Патрик не имеет постоянного места жительства в Локации А. Дорожные расходы, оплаченные Патрику его работодателем, вероятно, будут для него налогооблагаемым доходом.

  • Перерывы между временными рабочими местами . Во внутреннем меморандуме IRS рассматривает результат, когда у сотрудника есть перерыв в назначениях на временные рабочие места. При применении правила одного года IRS отмечает, что трехнедельный или менее перерыв недостаточно для предотвращения объединения заданий, но перерыв продолжительностью не менее семи месяцев будет.Некоторые компании предпочитают не объединять задания, когда перерывы короче семи месяцев, но значительно длиннее трех недель, учитывая отсутствие существенных указаний от IRS по этому вопросу.

Пример: обычное рабочее место Дона находится в местоположении A. Работодатель Дона отправляет его в местоположение B на десять месяцев, обратно в местоположение A на восемь месяцев, а затем снова в местоположение B на четыре месяца. Несмотря на то, что время Дона в Местоположение B составляет 14 месяцев, поскольку задания разделены перерывом не менее семи месяцев, они не суммируются для целей применения правила одного года.Следовательно, командировочные расходы, связанные с каждым отдельным назначением в Местоположение B, могут быть возмещены работодателем на безналоговой основе как временные командировки, поскольку каждое задание длилось менее года.

Заключение

Налоговые правила в отношении деловых поездок сложны, и режим налогообложения может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Работодатели должны тщательно анализировать договоренности о деловых поездках, чтобы определить, подлежат ли командировочные расходы, которые они оплачивают или возмещают, налогообложению или не облагаются налогом для сотрудников.

Что такое компенсация расходов сотрудникам и как это работает?

Независимо от того, большая компания или малая, каждый бизнес несет расходы и расходы, которые могут уменьшить налогооблагаемую прибыль компании. Иногда сотрудники, а не только работодатели, несут деловые расходы. Вот тут и приходит на помощь возмещение расходов.

Имейте в виду, что в некоторых штатах, таких как Калифорния и Иллинойс, работодатели должны возмещать работникам разумные расходы, связанные с работой. Убедитесь, что вы понимаете и соблюдаете применимые законы в штатах, где у вас есть сотрудники.

Деловые расходы: руководство по построению плана для новичков

Зачем компаниям нужен план учета расходов?

Что такое возмещение расходов?

Процесс возмещения расходов позволяет работодателям возмещать расходы сотрудникам, которые потратили собственные деньги на расходы, связанные с бизнесом. Когда сотрудники получают возмещение расходов, от них обычно не требуется сообщать о таких выплатах, как заработная плата или доход.

Эти виды возмещаемых расходов, как правило, возникают, когда сотрудники едут на работу, но могут быть связаны с другой деятельностью, связанной с их работой, включая, например, определенные покупки принадлежностей или инструментов для работы.

Psst ... хотите узнать больше о создании плана учета расходов? Загрузите бесплатную копию книги «Деловые расходы: руководство по созданию плана для новичков», чтобы найти полезные советы, которые вам нужны.

Большинство предприятий возмещают такие расходы, но облагается ли налогом доход работника от возмещения коммерческих расходов?

Стр. 16 Публикации 15 IRS_ (Циркуляр E), Руководство работодателя по налогам_, утверждает, что возмещение расходов не должно включаться в заработную плату работника, если у предприятия есть «подотчетный» план.

Что такое план подотчетности по возмещению расходов сотрудникам?

Подотчетный план - это план, в соответствии с которым надбавки или компенсации, выплачиваемые работникам за связанные с бизнесом расходы, не считаются доходом и не подлежат удержанию.

Хотя они не требуются IRS, подотчетные планы помогают вам установить критерии, соответствующие правилам IRS в отношении того, какие возмещения подлежат вычету и какие возмещения считаются налогооблагаемым доходом.

План подотчетности по расходам сотрудников действует как ограждение для сотрудников, чтобы избежать налогообложения возмещения работодателем.

Возмещение расходов квалифицированным сотрудникам

Чтобы иметь план подотчетности, политика возмещения расходов или программа авансовых платежей должны соответствовать следующим трем условиям:

  1. Деловые связи: Расходы должны возникать при предоставлении услуг в качестве сотрудника работодателя.

  2. Обоснование: Сотрудник должен обосновать свои коммерческие расходы, предоставив работодателю подтверждение суммы, времени, места и коммерческой цели расходов.Сотрудник также должен представить деловые расходы в разумный срок после того, как они произошли.

  3. Возврат избыточных сумм: Если какие-либо суммы, выплачиваемые работодателем сотруднику, превышают суммы, потраченные сотрудником, сотрудник должен вернуть излишки работодателю в течение разумного периода времени.

Что считается бизнес-расходами сотрудников?

Когда работодатель возмещает работнику в соответствии с планом подотчетности, возмещение не засчитывается как заработная плата или доход работника.Часто работодатель может вычесть эти возмещения, но сумма удержания может быть ограничена.

IRS Публикация 535, Деловые расходы , гласит следующее: «Чтобы вычитались, деловые расходы должны быть как обычными, так и необходимыми. Обычные расходы являются обычными и приемлемыми в вашей отрасли. Необходимые расходы - это те, которые полезны и подходят для вашей торговли или бизнеса. Расходы не обязательно должны быть незаменимыми, чтобы считаться необходимыми.”

Каковы некоторые примеры обычных и необходимых расходов, которые потребуют возмещения работодателем? Самыми распространенными являются рабочие принадлежности, путешествия, питание и развлечения.

Товары для бизнеса

Расходные материалы, которые сотрудник покупает для деловых целей, могут быть возмещены по стоимости при условии, что они возмещаются в соответствии с планом подотчетности.

Расходы на командировки, связанные с работой, как правило, возмещаются.

Путевые расходы

Расходы на служебные командировки, включая транспорт, проживание, питание и развлечения, которые соответствуют критериям, изложенным в Публикации 463 IRS «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобиль» , как правило, являются возмещаемыми расходами.

Многие работодатели возмещают сотруднику, который использует свой личный автомобиль для бизнеса, по стандартной ставке пробега. Как правило, сюда не входят расходы на дорогу между домом сотрудника и рабочим местом. Стандартная ставка миль устанавливается IRS каждый год. (Стандартная федеральная ставка пробега для бизнеса в 2021 году составляет 56 центов за милю.)

Питание и развлечения

Расходы на питание и развлечения, понесенные в налоговой службе сотрудника, являются возмещаемыми расходами только в том случае, если можно доказать, что еда или развлечения имеют четкую деловую цель.

Хотя ранее питание и развлечения могли вычитаться работодателем только в размере 50% от стоимости, Закон 2020 года о гарантиях налогоплательщиков и помощи при стихийных бедствиях позволяет полностью вычесть определенные расходы на деловое питание, понесенные в течение 2021 или 2022 календарного года.

Реализуйте план подотчетности

Чтобы возместить работникам расходы, работодателю жизненно важно иметь план подотчетности.

Если у работодателя нет плана подотчетности, то в Публикации 15 IRS говорится: «Выплаты вашему сотруднику за командировки и другие необходимые расходы вашего бизнеса по безотчетному плану являются заработной платой и рассматриваются как дополнительная заработная плата и подлежат удержанию. и уплата подоходного налога, налогов на социальное обеспечение, Medicare и FUTA.”

Составление плана расходов избавит работодателей от времени, путаницы и стресса.

Если у работодателя нет подотчетного плана, то любые возмещения, даже обычные и необходимые, являются налогооблагаемым доходом. Рассмотрите возможность составления плана; это, скорее всего, сэкономит всем время, сбережет путаницу и стресс.

Даже имея план подотчетности, есть некоторые вещи, на которые стоит обратить внимание. Например, если у работодателя есть план подотчетности, но работник не может должным образом обосновать расходы в разумные сроки или работник не возвращает излишки авансовых платежей, то любые возмещения могут стать налогооблагаемым доходом.

Кроме того, если какие-либо расходы оплачиваются сверх ограничений IRS, то превышение является налогооблагаемым доходом. Например, если работодатель возмещает работнику количество миль, превышающее стандартную ставку миль, то превышение является налогооблагаемым доходом.

Соблюдать правила IRS

Сотрудники должны платить подоходный налог только с заработной платы, которую они получают, и определенных налогооблагаемых дополнительных льгот. Расходы, понесенные служащими в ходе ведения бизнеса, должны быть понесены работодателем, а не его служащими.

Если работодатель составляет письменный план подотчетности, а сотрудники представляют должным образом документально подтвержденные расходы в рамках этого плана, то возмещение не должно считаться налогооблагаемым доходом.

Однако ключом к поддержанию любого подотчетного плана является правильное и своевременное обоснование расходов. Наличие бизнес-бухгалтера и обращение к консультанту по трудоустройству - это два способа для предприятий убедиться, что они вычитают и сообщают о правильных расходах.

Если вам нужна поддержка в вопросах соблюдения нормативных требований, связанных с трудоустройством, возможно, пришло время подумать о создании профессиональной организации работодателей (PEO).Justworks информирует вас о правилах занятости и заботится о налоговых декларациях работодателя. Узнайте больше о нашей поддержке соответствия.

Этот материал был подготовлен только для информационных целей, не предназначен для предоставления юридических или налоговых консультаций, и на них нельзя полагаться. Если у вас есть какие-либо юридические или налоговые вопросы относительно этого контента или связанных с ним вопросов, вам следует проконсультироваться со своим профессиональным юрисконсультом или налоговым консультантом.

008 Денежные авансы (для командировочных и других целей)

A.РЕЗЮМЕ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ

Эта процедура относится ко всем авансам, внесенным чеком или наличными на проезд или другие деловые расходы; процедура устанавливает максимальные суммы аванса и требует своевременного учета сотрудниками. Невозвращенные авансы будут подлежать взысканию посредством удержания из заработной платы, если это необходимо для взыскания.

1. Регламент Налоговой службы (Раздел 1.62-2) требует, чтобы денежные авансы и возмещение расходов указывались как доход в форме W-2 сотрудника, подлежащего удержанию подоходного налога, БЕЗ уплаты в соответствии с «Планом отчетности»."Подотчетный план - это план, который удовлетворяет трем требованиям:

а. Имеет деловые связи - авансы должны быть ограничены разумными расходами, связанными с работой, которые, как ожидается, понесет сотрудник, и тип расходов может быть разрешен в качестве налогового вычета.

г. Обоснованный - работник должен предоставить работодателю подробные записи о расходах, которые потребуются, если ему / ей придется обосновывать вычет коммерческих расходов в своей личной налоговой декларации. В случае деловых обедов дата, место, сумма, соответствующие квитанции, имена лиц, сопровождающих сотрудника, и бизнес-цель должны быть задокументированы.

г. Неизрасходованный аванс должен быть возвращен - Сотрудники должны вернуть работодателю в разумный срок любую авансированную сумму, превышающую обоснованные расходы.

USNH будет избегать удержания подоходного налога с денежных авансов и возмещения расходов, выполняя все требования плана подотчетности и настаивая на том, чтобы все сотрудники соблюдали эти требования.

2. Административные процедуры

а. Business Connection - Сотрудники, путешествующие более одного рабочего дня по официальным делам USNH, могут получить аванс для покрытия оценки разумных деловых расходов, которые, как ожидается, будут понесены во время их поездки. Сотрудникам настоятельно рекомендуется использовать личную платежную карту или карту покупок USNH, если это разрешено, чтобы снизить потребность в денежных авансах.

Если невозможно использовать платежную карту, продавцу следует направить заказ на покупку USNH, чтобы избежать необходимости в получении аванса наличными. Как правило, авансы не предоставляются на авиабилеты, плату за гостиницу или конференцию, а также на предметы, которые должны быть защищены с помощью стандартных процедур, предшествующих поездке. Авансы используются для покрытия непредвиденных деловых расходов.Примеры таких расходов включают проезд в / из аэропорта, парковку, чаевые носильщикам, перевозчикам багажа, посыльным / горничным в отеле. Залог за временное проживание / жилье, в котором сотрудник будет находиться во время командировки USNH, также имеет право на получение авансового платежа. В этом случае сотрудник должен вернуть всю сумму первоначального депозита при их возврате. Любая сумма, удерживаемая домовладельцем, должна быть выплачена работником. Все запросы на авансы должны быть задокументированы путем оценки предполагаемых расходов и подачи в стандартной форме предварительного одобрения / аванса USNH, как описано в Процедуре 07-117, Предварительное одобрение поездки / аванс.

г. Обоснование - Все командировочные расходы должны быть подтверждены оригиналами квитанций, прилагаемых к детализированной форме личного возмещения USNH (или на ваучере на мелкие денежные средства в случае поездки, оплачиваемой мелкими наличными). Любые авансы должны быть указаны в форме возмещения, чтобы гарантировать, что общая сумма возмещения будет соответствующим образом уменьшена на авансированную сумму.

г. Неизрасходованные авансы должны быть возвращены - Все неизрасходованные или необоснованные авансы на командировочные и другие деловые расходы должны быть возвращены координатору поездок USNH или менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному им лицу с надлежащими доказательствами в течение 10 рабочих дней после завершения соответствующей поездки.Сотрудники, не вернувшие неиспользованные денежные авансы USNH или надлежащее обоснование в течение 10 рабочих дней, будут подлежать вычету из заработной платы на сумму, не возвращенную или необоснованную, после того, как сотруднику будут отправлены соответствующие письменные напоминания. Сотрудники с невыплаченными авансами не имеют права на получение дополнительных авансов до тех пор, пока не будут погашены невыплаченные авансы.

г. Обоснованно рассчитанный аванс - Авансы должны быть минимальными и должны использоваться только для незначительных расходов.Авансы на командировки обычно ограничиваются максимумом 300 долларов на человека в неделю, если иное не одобрено в письменной форме главным финансовым директором (CFO) кампуса или его / ее назначенным лицом. Для командировочных командировок и других групповых мероприятий могут потребоваться специальные меры, соответствующие этим процедурам. Запросы на авансы должны быть одобрены ответственным деканом / директором / начальником отдела, используя стандартные институциональные формы. Авансовые платежи должны обрабатываться через координатора поездок USNH или менеджера по командировкам в кампусе, директора BSC или назначенного им представителя как минимум за четыре рабочих дня до того, как потребуется чек.Авансы выдаются за два рабочих дня до даты отъезда.

эл. Авансы лицам, не являющимся сотрудниками - Авансы в фонды USNH не будут выплачиваться лицам, которые в настоящее время не связаны с USNH. С этой целью текущие студенты USNH, когда они работают в официальном качестве, считаются аффилированными с USNH. Консультантам аванс не предоставляется. Консультанты, несущие командировочные расходы, связанные с их работой в USNH, должны выставлять счета на свои командировочные расходы в качестве платы за услуги, и эти расходы должны оплачиваться на коды счетов в диапазоне услуг 717-Professional.

B. ПОДРОБНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

1. Обязанности службы выплат USNH

а. Ведите подробный список всех сотрудников, у которых есть невыплаченные авансы. Список будет включать имя сотрудника и номер идентификатора USNH, сумму аванса, дату выдачи аванса, дату ожидаемого возврата аванса (например, дату возврата командировки плюс 10 дней) и даты напоминаний. отправлено сотруднику. Список необходимо согласовывать каждый месяц и отправлять директору USNH по счетам к оплате и расчету заработной платы к 10-му числу следующего месяца, даже если в настоящее время ни один из сотрудников не имеет просрочки.

г. Отправьте стандартное письменное напоминание менеджеру по путешествиям кампуса, директору BSC или назначенному лицу с информацией, необходимой для обработки запроса USNH Personal Reimbursement, чтобы обосновать расходы, связанные с поездкой. В напоминании должны быть указаны факты и место этой процедуры. Копия напоминания будет отправлена ​​получателю аванса и декану / директору / главе департамента, утвердившему аванс. Если обоснование не получено, второе напоминание будет отправлено примерно через две недели с даты первого напоминания.

г. 10-го числа каждого месяца USNH Disbursements заполняет список всех непогашенных авансов, сверенных с Banner. Если два или более напоминания были отправлены сотруднику без ответа, невыплаченная сумма будет вычтена из следующей зарплаты сотрудника.

г. Начать удержание из заработной платы. USNH Disbursements Services инициирует вычет и отправит уведомление, когда вычет будет произведен, менеджеру по командировкам кампуса, директору BSC или назначенному лицу, направив ссылку на документ совместного предприятия для перевода денег на авансовый счет командировки кампуса.Представитель кампуса уведомит сотрудника о дате и сумме удержания из заработной платы.

e. Служба выплат USNH очистит / отменит все открытые транзакции по кредитным счетам в Баннерной системе.

2. Обязанности менеджера по командировкам кампуса, директора BSC или другого назначенного лица

Если директор по расчетам к оплате и заработной плате USNH делегирует предварительные обязанности по командировкам менеджеру по командировкам в кампусе, директору BSC или другому назначенному лицу, то за выполнение всех задач, изложенных в разделе B.1. выше.


Официальная версия этой информации будет поддерживаться только в онлайн-формате. Все печатные копии этого материала датированы датой печати. Пожалуйста, обязательно просмотрите материалы в Интернете, прежде чем полагаться на датированную печатную версию.

Сопутствующие расходы - финансы и бухгалтерский учет

Заявление о директиве

Другие расходы, обычно связанные с поездкой, которые подлежат возмещению независимо от того, получает ли путешественник возмещение расходов на проживание и / или питание на основе фактических расходов или суточных, включают регистрационные сборы, деловые телефонные звонки, сделанные во время утвержденной поездки, и разные расходы, явно связанные с цель поездки и полностью задокументирована как таковая.

Университет не возмещает:

  • Расходы, оплаченные призовыми баллами (т. Е. Небесными милями, наградами отеля, транспортными наградами или любыми другими призовыми баллами)
  • Стоимость дополнительных путевых расходов
  • Начисленные расходы за замену утерянных билетов

Путешественникам разрешается до 1 дня в поездках внутри страны и 2 дня в поездках за границу, чтобы добраться до пункта назначения и вернуться из пункта назначения, если это необходимо.

Причина Директивы

Деловые расходы, обычно связанные с поездкой, возмещаются, как объясняется ниже, либо на основе фактических разумных расходов, либо на основе суточных.Личные расходы, такие как проживание для гостей, обслуживание номеров, развлечения и другие некоммерческие расходы, несет путешественник.

Кто должен подчиняться?

Все УФ отделы.

Регистрационный взнос

Сотрудников университета часто требуется предварительная запись на конференции и семинары.

  1. Предоплата регистрационных сборов может быть произведена любым из следующих способов:
    • Карта покупок Университета Флориды
    • Личные средства
    • Департамент может запросить неизрасходованный ваучерный платеж через Счета к оплате
  2. Регистрационная форма и / или брошюра конференции с указанием суммы и разбивки регистрации, а также того, что включено (питание, проживание и т. Д.)) должен сопровождать правильно заполненный отчет о командировочных расходах, независимо от того, оплачиваются ли регистрационные сборы предоплатой или на конференции или семинаре
  3. Метод оплаты, использованный для оплаты регистрационных сборов, должен быть четко указан в отчете о командировочных расходах.
  4. Все путешественники, которые посещают конференцию, конвенцию, семинар, семинар или собрания, требующие регистрационного взноса, должны приложить копию повестки дня к отчету о командировочных расходах

Расходы на связь

Коммуникационные расходы, понесенные в связи с деятельностью Университета и подтвержденные квитанциями, допустимы и подлежат возмещению.Квитанции необходимо приложить к отчету о командировочных расходах.

Эти расходы включают телефон, телеграф, электронную почту и / или факс.

Расходы на связь для связи с семьей путешественника или для других некоммерческих целей НЕ подлежат возмещению. Любые звонки в личный дом путешественника, за которые путешественник требует возмещения, должны быть обоснованными. Документация должна быть приложена к отчету о командировочных расходах в myUFL.

Portage

Плата за портеж не должна превышать 1 доллар за сумку или 5 долларов за каждый случай и подлежит возмещению.

Каждый случай следует указывать отдельно в отчете о командировочных расходах.

Горничная

Услуги горничной возможны до 5 долларов в день, квитанция не требуется.

Каждый случай должен указываться отдельно в отчете о командировочных расходах

Непредвиденные командировочные расходы

Путешественнику могут быть возмещены следующие расходы при предъявлении квитанции:

  1. После того, как официальный бизнес продлится более 7 дней, будут разрешены фактические расходы на стирку, химчистку и глажку.Это также будет разрешено после каждых последующих 7 рабочих дней.
  2. Фактические сборы за оформление паспорта и визы, необходимые для официальных поездок
  3. Фактические и необходимые сборы, взимаемые при покупке дорожных чеков для покрытия официальных командировочных расходов
  4. Фактический сбор за обмен валюты, необходимый для оплаты официальных командировочных расходов
  5. Актуальная стоимость карт, необходимых для ведения служебных дел
  6. Квитанции за бензин для арендованных автомобилей, государственного транспортного средства или личного автомобиля (если не указан пробег и показана экономия средств)
  7. Фактически выплаченные чаевые не должны превышать пятнадцати процентов (15%) от общей суммы расходов, подлежащих возмещению.
    • Квитанции требуются на чаевые свыше 25 долларов
  8. Любой товар, которого нет в списке, требует квитанции

Квитанции должны быть приложены к заполненному Отчету о командировочных расходах.

Общие расходы

Для целей перекрестной ссылки, когда один путешественник оплачивает расходы другого путешественника, путешественнику, которому возмещаются расходы, потребуется либо номер отчета о расходах путешественника, которому не возмещаются расходы, либо подписанное заявление от этого путешественника, в котором указывается, какие предметы были оплачены от его имени.

Последняя редакция

30.04.2021: проверенные материалы

UF HR Toolkit - Модуль командировок и расходов

Компенсация командировок и сотрудников: (352) 392-1241

путешествия @ ufl.edu

Остались вопросы?

Политики и процедуры в отношении командировок - Централизованные закупки и счета к оплате

Политика

Xavier University возместит преподавателям и персоналу расходы, понесенные во время официальных поездок в университет, которые должным образом санкционированы, разумны и надлежащим образом задокументированы. Эта политика и связанные с ней процедуры описывают руководящие принципы таких расходов и описывают процесс их возмещения. Он был подготовлен с максимальной гибкостью и минимальной сложностью в рамках ограничений, налагаемых положениями налоговой службы (IRS) и другими различными юридическими и договорными требованиями, которые должны выполняться Университетом.

Ожидается, что все преподаватели, сотрудники и студенты Университета Ксавье проявят надлежащую осторожность в отношении таких дорожных расходов. Возмещаются только фактически понесенные расходы. Каждое лицо, несущее такие расходы, а также лицо, утверждающее такие расходы, несет ответственность за соблюдение политики и процедур Университета, изложенных в этом документе. Из-за бюджетных ограничений руководители отделов могут устанавливать более строгие ограничения на суммы, расходуемые их конкретным отделом или областью, если сочтут это необходимым.

  • Правила IRS: Правила IRS требуют, чтобы у работодателей был «План подотчетности» для возмещения или оплаты деловых расходов для сотрудников. «План подотчетности» должен включать требования к надлежащему обоснованию, добросовестным деловым связям и своевременному возврату сумм, превышающих расходы. Платежи, не отвечающие этим требованиям, будут считаться облагаемой налогом заработной платой для лица, получающего средства, и Ксавье должен будет уплатить налоги FICA с этих сумм.Следовательно, Университет возмещает только тем лицам расходы, которые соответствуют требованиям «Плана подотчетности».
  • Объем: Настоящая политика и связанные с ней процедуры применимы ко всем представителям Университета независимо от источника средств, поддерживающих такие поездки. Если такие расходы должны быть отнесены на счет спонсируемой программы, условия гранта или контракта будут иметь преимущественную силу, если они являются более строгими, чем политика Университета.

Общая информация

Университетские командировочные расходы

  • Поездки за город: Это расходы, понесенные во время поездки от имени Университета из дома или офиса в Университете в другое место (а) за пределами Цинциннати и обратно.(Столичный район Цинциннати определяется как область в пределах 50 миль от центра города Цинциннати.) Возмещение этих расходов необходимо запросить, заполнив Отчет о деловых и командировочных расходах.

    Даты командировок, обычно приемлемые для работы в университете, включают в себя день, предшествующий фактическим датам деловой активности, до последнего дня деловой активности. Любые исключения должны быть отдельно обоснованы в Сравнительном анализе командировочных расходов для продления деловых поездок.В тех случаях, когда личная поездка совмещена с деловой поездкой, Университет не возмещает никаких расходов, связанных с личной частью поездки.

  • Местные командировки: Командировочные расходы, понесенные в районе Большого Цинциннати в связи с пробегом, следует указывать в Отчете о деловых и командировочных расходах. Все другие местные расходы, требующие возмещения, должны быть задокументированы в форме коммерческих расходов и приложены к форме запроса на проверку.

    Стоимость проезда между местом жительства преподавателя или сотрудника и местом работы сотрудника считается IRS личными расходами на поездку на работу и, следовательно, не возмещаемыми деловыми расходами.Пробег от места жительства сотрудника до временного места работы (например, место проведения местной конференции, место посещения школы и т. Д.) Не будет возмещен, если только этот километраж не будет значительно больше обычного пробега в пути, как определено выше. В этом случае будет возмещена разница между нормальным пробегом в пути до работы и пробегом до места временной работы.

    Питание, потребляемое сотрудником во время местных поездок, не является допустимыми бизнес-расходами согласно IRS.Это не включает питание, когда сотрудник обедает или развлекает других людей в деловых целях. Обратитесь к номеру 5 в разделе «Процедуры / рекомендации» данной политики для получения дополнительных объяснений.

Путешествие вперед

Авансы на командировки - это средства, которые передаются путешественнику до поездки, которые используются для оплаты непредвиденных расходов, связанных с поездкой в ​​университет. Эти авансы являются исключительной ответственностью путешественника, и такие средства должны быть защищены от потери или неправильного использования.Авансы рассматриваются / регистрируются как ссуды сотруднику до тех пор, пока сотрудник не оплатит аванс путем представления отчета о командировочных расходах.

Запросы на аванс на командировку могут быть сделаны только путем подачи утвержденной формы заявки на аванс на командировку не менее чем за два (2) рабочих дня до даты, когда необходимы средства. Авансы на поездку будут выдаваться не ранее, чем за семь (7) дней до поездки, и ограничены 50 долларами за день поездки, но не более 300 долларов за каждый случай поездки в пределах США.Авансы на поездку за границу не превышают 100 долларов в день, 600 долларов за поездку. Путешественник должен подписать предварительную форму и получить одобрение главы своего подразделения. Авансы на поездку будут выдаваться только по университетскому чеку, выплачиваемому путешественнику. Суммы, запрашиваемые сверх этого лимита, или авансы, требуемые до семи дней до поездки, потребуют письменного разрешения Контролера.

Аванс не запрашивается на покрытие расходов, которые могут быть оплачены непосредственно университетом (регистрационные сборы, авиабилеты, гостиница и т. Д.). (См. Раздел о предоплате)

Лица, получающие такие авансы, должны отчитаться о авансах в течение тридцати (30) дней после окончания поездки и их возвращения в Университет, заполнив Отчет о деловых и командировочных расходах. IRS требует, чтобы расходы были обоснованы, а суммы, превышающие расходы, были возвращены в разумные сроки. Если эта форма не будет получена в течение этого периода, Управление контролера сообщит путешественнику о его или ее просроченном статусе.Никакие дальнейшие авансы не будут выдаваться путешественнику, у которого есть просроченный аванс. Дальнейшая задержка с представлением отчета приведет к вычету суммы денежного аванса путешественника из его или ее зарплаты. Неоплаченные авансы по увольнению сотрудников могут быть вычтены из их окончательной зарплаты.

Предоплата

Предоплаченные расходы - это расходы, оплачиваемые Университетом от имени путешественника до его деловой поездки. Примеры включают депозиты в отеле, регистрационные сборы на конференцию и аналогичные расходы.Они выплачиваются только поставщику, например, гостинице или организации, спонсирующей конференцию или семинар. Авансы на оплату этих расходов путешественнику не выплачиваются.

Офис контролера

Офис контролера отвечает за возмещение всех командировочных расходов Университета в соответствии со всеми применимыми политиками и процедурами Университета и за соблюдение их всеми преподавателями, сотрудниками и студентами.

Этот офис несет ответственность за оплату всех счетов, полученных за все поездки от уполномоченных туристических агентств Университета, и за выверку таких счетов с отдельными отчетами о деловых и командировочных расходах.

Отчеты о деловых и командировочных расходах

Отчеты о деловых и командировочных расходах должны быть представлены на возмещение в течение 30 дней с даты возврата, даже если не было предоплаты или дорожного аванса.

Компенсация путешественникам всегда будет производиться чеком.

Каждый путешественник должен подать свою собственную форму отчета о деловых и командировочных расходах, даже если путешествует с одним или несколькими преподавателями или сотрудниками Университета. Предпочтительный метод отчетности для каждого путешественника заключается в том, чтобы сообщать только о своих расходах.Если несколько сотрудников Университета путешествуют вместе, и расходы объединяются (например, расходы на проживание, питание и т. Д.), Стоимость должна быть четко задокументирована в отчете о деловых и командировочных расходах лица, претендующего на объединенную сумму. В документации должны быть указаны имена других вовлеченных сотрудников Университета.

Форма отчета о деловых и командировочных расходах должна быть заполнена, если выдан аванс на поездку, оплачены предоплаченные расходы или заказан авиабилет, даже если поездка отменена.Путешественник несет ответственность за то, чтобы все возмещения были получены Университетом. Заполнение Отчета о командировочных расходах и командировочных расходах - это единственный способ, которым аванс может быть возвращен или снят с учета путешественника и соответствующим образом списан с надлежащего счета.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если командировочные расходы списываются с кредитной карты, которая оплачивается непосредственно университетом, эти расходы должны быть указаны отдельно в Форме деловых расходов и приложены к счету по кредитной карте при обработке для оплаты.

Процедуры / инструкции

  1. Университет требует соответствующей документации для покрытия всех расходов, связанных с поездкой свыше 10 долларов США. За исключением случаев, указанных ниже, всегда требуются оригинальные квитанции для оплаты аренды авиабилетов, поездов, автобусов или автомобилей, транспортировки в аэропорт и из аэропорта, питания, проживания и других разумных и необходимых расходов. Фотокопии квитанций к возмещению не принимаются.
  2. Университет возмещает физическому лицу сумму, основанную на фактически понесенных расходах, если только на суммы, потраченные определенным отделом или областью, не наложены более строгие ограничения, которые считает необходимым руководитель отдела.Запросы на возмещение расходов, понесенных в связи с поездкой, необходимо подавать в отчете о деловых и командировочных расходах университета. Отчет должен подаваться по каждому отдельному событию путешествия.
  3. Транспорт :
    1. Авиакомпания : Поездки могут быть организованы через авторизованные туристические агентства Университета. Свяжитесь с офисом диспетчера, чтобы узнать о текущем уполномоченном туристическом агентстве. Все запросы на авиабилеты и / или поездки должны сопровождаться номером бюджета университета.Этот номер бюджета, сообщенный туристическому представителю, появится в маршруте / счете от уполномоченного туристического агентства и будет использоваться для автоматического списания бюджета, представленного этим номером, без использования внутренних заявок.

      Университет не разрешает производить платежи никаким туристическим агентствам или авиакомпаниям за транспортные услуги, за исключением тех, которые производятся с уполномоченными туристическими агентствами Университета. Исключение из этой политики может быть запрошено, если путешественник может предоставить документацию о том, что более низкая стоимость проезда, связанная с конкретной конференцией или встречей, предлагается другим агентством, уполномоченным планировщиками конференций, и что уполномоченное агентство Университета не может предложить такой же тариф.Используйте Раздел B формы сравнительного анализа командировочных расходов, озаглавленный «Обоснование использования туристического агента, отличного от предпочтительного для университета», чтобы задокументировать вышеуказанную ситуацию. Имейте в виду, что даже несмотря на то, что конференция предлагает специальные тарифы, часто можно получить такой же тариф через наше предпочтительное туристическое агентство, предоставив им номер контракта или "файла" авиакомпании для конференции. Отправьте эту форму в качестве приложения к окончательному отчету о деловых и дорожных расходах для поездки, если авиабилеты не были оплачены до вылета через форму запроса на проверку.Если это так, приложите документ к Запросу на проверку.

      Сотрудникам рекомендуется участвовать в программах для частых путешественников, и им разрешается использовать вознаграждения в личных целях. Однако необходимо соблюдать приведенные выше правила. Ни при каких обстоятельствах сотрудник не должен выбирать рейс по более высокой цене или большей продолжительности на основании участия в одной из этих программ. Программы для частых путешественников могут использоваться сотрудниками для повышения класса обслуживания.

      Компенсация за авиабилеты не должна превышать стандартный тариф Университета, который определяется как эквивалент 7-дневной предварительной покупки, указанной утвержденным университетом агентством, за исключением тарифов, требующих ночлега в субботу или непрямых рейсов.Университет возмещает не более этого стандартного тарифа независимо от источника средств.

      Путешественникам настоятельно рекомендуется максимизировать «скидки» на авиабилеты путем предварительной покупки авиабилетов, когда расписание поездок может быть спланировано заранее, например, для национальных встреч и других запланированных мероприятий.

    2. Личный автомобиль : Возмещение миль за использование личного автомобиля основано на допустимой ставке возмещения IRS, округленной в меньшую сторону до ближайшего пенни.Свяжитесь с офисом контролера, чтобы узнать текущую ставку. Согласно правилам IRS, эта ставка включает стоимость газа, обслуживания, страховки и износа. Возмещаемый пробег зависит от начальной точки поездки или кампуса, в зависимости от того, что меньше. Если для поездки используется частный автомобиль, транспортные расходы не должны превышать сопоставимую стоимость авиабилетов на поездку.

      Университет не возмещает физическим лицам штрафы за нарушение правил дорожного движения и / или парковки. IRS не считает эти деловые расходы приемлемыми.

      Лица, которые используют свои личные автомобили для университетского бизнеса, должны иметь страховое покрытие гражданской ответственности не менее 100 000/300 000 долларов США. Университет не возмещает физическим лицам стоимость такой страховки, а также стоимость ремонта автомобилей, поломок, буксировок или связанных с этим обедов и проживания, которые могут быть понесены, когда частные автомобили используются для бизнеса Университета.

    3. Аренда автомобиля : Стоимость аренды автомобиля является допустимым возмещаемым расходом при условии, что такие расходы необходимы для деловой поездки.Университет возместит путешественнику стоимость аренды автомобиля на основании счета, выплаченного компании по аренде. Путешественнику также будут возмещены расходы на бензин, приобретенный отдельно, который не включен в счет арендодателя, при условии, что к запросу на возмещение будет приложен оригинал квитанции.

      Страхование гражданской ответственности и ДТП не приобретается в агентстве по аренде автомобилей. Такие расходы Университет не возмещает путешественнику. Страховой полис Университета покрывает аренду автомобиля, которым управляет сотрудник, путешествующий от имени Ксавьера.

      Арендовать разрешается только среднеразмерные или компактные автомобили, если вы не путешествуете с сверхнормативным багажом или с 3 и более людьми.

      Путешественникам рекомендуется использовать такси и автобусы от отелей вместо арендованных автомобилей, когда ожидается, что расходы будут ниже, чем расходы на аренду автомобиля. Расходы на микроавтобусы-лимузины, автобусы или такси в аэропорту будут возмещены только в том случае, если вместе с Отчетом о деловых и командировочных расходах будут представлены оригинальные квитанции.

  4. Жилье : Университет возмещает физическому лицу стоимость проживания в размере, не превышающем стоимость одноместного номера.Любое дополнительное увеличение, например, номер Делюкс, двухместный номер, люкс и / или номер уровня консьержа, не возмещается. Ожидается, что человек получит жилье, как правило, не выше среднего тарифа для отелей в конкретном городе, в который он отправился. Детализированный счет за гостиницу должен быть представлен с указанием ежедневной публикации отелем. Квитанции или выписки по кредитным картам, аннулированные чеки и другие квитанции не принимаются.
  5. Питание : Сотрудникам будут возмещены фактические расходы на личное питание (завтрак, обед и ужин) во время поездок по служебным делам, связанным с университетом, с учетом любых ограничений, налагаемых на допустимые расходы в рамках определенного отдела или области.Люди должны осознавать стоимость, здраво рассуждать и избегать расточительства. Руководитель или руководитель отдела, утверждающий отчет о расходах, должен проверить эти затраты на разумность. Расходы на питание не возмещаются, если питание предоставляется коммерческим перевозчиком или когда питание включено в регистрационные сборы семинаров и т. Д. Расходы на питание, включая чаевые, должны регистрироваться и сообщаться ежедневно как завтрак, обед и обед по отчету о деловых и командировочных расходах.

    IRS применяет «ночную» проверку, чтобы определить, как расходы на питание относятся к коммерческим расходам. Стоимость питания в однодневных командировках по месту жительства или вдали от дома не возмещается, если поездка не требует ночевки.

    Когда путешественник обедает или развлекает других людей в деловых целях, расходы должны быть указаны в Разделе B Отчета о деловых и командировочных расходах. IRS требует следующую документацию для всех деловых обедов и расходов на развлечения.

    1. Дата
    2. Место
    3. Характер осуществляемой деятельности
    4. Имена всех присутствующих
    5. Деловая принадлежность гостей
    6. Количество
  6. Квитанции необходимы для оплаты всех расходов на питание и развлечения. Допустимые оригинальные квитанции о приеме пищи включают детализированный счет, оригинальную копию квитанции клиента по кредитной карте или кассовый чек. ПРИМЕЧАНИЕ. Согласно IRS, возмещение расходов, произведенное без надлежащей документации, должно указываться как налогооблагаемый доход работнику.
  7. Прочие расходы : Все другие разумные и необходимые расходы, понесенные во время деловой поездки, будут возмещены, включая разумные чаевые за обработку багажа, плату за парковку, дорожные сборы и разумные деловые телефонные звонки. Один личный звонок каждый день для ночной поездки возмещается. Квитанции об этих расходах должны быть получены и представлены, когда это возможно, и должны быть обозначены строкой в ​​Отчете о деловых и командировочных расходах.
  8. Поездки за границу : Все запросы на предоплату расходов, авансы на поездки или возмещение расходов на поездки за границу должны быть одобрены вице-президентом путешественника.

    Поездка за границу - это поездка за пределы США, за исключением поездки в Канаду.

  9. Личные расходы : Университет не возмещает частным лицам личные расходы во время путешествий, такие как расходы по уходу за ребенком, плата за питомник для домашних животных, услуги парковщика или прачечной, закуски, расходы на отдых, просмотр фильмов в номере или другие подобные расходы.

    Путевые расходы для супругов и / или семей преподавателей и сотрудников Университетом не возмещаются.

    В тех случаях, когда личная поездка совмещена с деловой поездкой, Университет не возмещает никаких расходов, связанных с личной частью поездки.

  10. Утверждения : Все такие расходы, понесенные от имени Университета, должны быть подтверждены путешественником на предмет полноты и точности и должны быть одобрены непосредственным руководителем сотрудника и администратором бюджета, если они отличаются. Никто не может санкционировать и утверждать свои собственные командировочные расходы. Без такого подтверждения и утверждения, а также без включения всей необходимой информации, обоснования, повестки дня конференции и квитанций, возмещение таких расходов не будет утверждено.
Опубликовано в категории: Разное

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *