Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу 2019: новые правила и новые бланки

Документы о трудовом стаже при приеме на работу. Путеводитель для кадровика

С 2020 года при поступлении на работу человек должен предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Размытая формулировка ст. 65 ТК РФ вызывает на практике немало вопросов. Расскажем, какие документы о трудовом стаже нужно затребовать с нового сотрудника

Первое в жизни трудоустройство

Ситуация. Новый сотрудник сообщает, что впервые устраивается на работу по трудовому договору после 31 декабря 2020 года, то есть на эту дату стаж работы по трудовому договору отсутствует.

Действия работодателя. Работодателю не нужно оформлять трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) и брать от работника заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности, они предоставляются только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При трудоустройстве такого сотрудника работодатель представляет в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, — для работодателей, которые отказались от издания приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), таким документом будет трудовой договор.

Рекомендация. Возьмите от поступающих на работу заявление с формулировкой «настоящим подтверждаю, что впервые трудоустраиваюсь по трудовому договору».

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается работник, который предъявил трудовую книжку, заведенную предыдущим работодателем в апреле 2021 года. По словам работника это было его первое место работы. Что нам делать: принимать ли его трудовую книжку и продолжать вести или отказать?Ответ: необходимо прояснить, почему предыдущая организация оформила трудовую, нет ли там ситуации, что у работника был стаж до 1 января 2021, а документ он просто потерял. Если это, действительно, было его первое место работы, не нужно принимать трудовую от работника. Тем самым вы продолжите ошибочные действия предыдущего работодателя, который нарушил требования ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Вы должны только представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника, выдавать ему по заявлению и в дальнейшем при увольнении форму СТД-Р.

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается гражданин Республики Казахстан, у которого есть трудовая книжка со сведениями о трудовом стаже в Казахстане, то есть ранее на территории РФ человек не работал. Должны ли ему заводить трудовую книжку российского образца?Ответ: нет, делать этого не нужно. На территории РФ гражданин Казахстана трудоустраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, поэтому в соответствии с ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ ему трудовая уже не оформляется.

Последняя запись в трудовой — об увольнении

Ситуация. Лицо, поступающее на работу, предъявляет только трудовую книжку, в которой последняя запись — об увольнении.

Действия работодателя. Принять трудовую книжку и продолжить ее вести, также представить в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Это надо сделать независимо от того, ведется трудовая или нет.

Подтверждать стаж в этом случае будет сама трудовая книжка. Исходя из совокупного анализа ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 Закона № 439-ФЗ, если за работником сохранилось право продолжить вести трудовую книжку, работодатель не может требовать от него дополнительно форму СТД-Р или СТД-ПФР. Сведения о трудовой деятельности выдаются только, когда на сотрудника не ведется бумажная трудовая.

Рекомендации. В связи с тем что до сих пор много путаницы по документам о трудовом стаже и есть сомнения «а нет ли у работника нескольких трудовых книжек», часто кадровики просят предоставить СТД-ПФР, даже когда работник предъявляет трудовую книжку с записью об увольнении.

• Обратите внимание, что требовать такой документ вы не имеете права, но попросить можно. Если работник дополнительно покажет и форму СТД-ПФР, она может стать дополнительным источником информации о выборе работником способа ведения трудовой книжки.

Вопрос: принимаем работника, у которого есть трудовая книжка с последней записью об увольнении, но эта запись датирована июлем 2018 года, до вступления в силу изменений по электронным трудовым книжкам. Должны ли мы уведомлять сотрудника о нововведении и запрашивать заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности? Наш территориальный ПФР настаивает, что мы обязаны не только представить СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу, но и затребовать от работника соответствующее заявление, так как в информационной системе ПФР отсутствуют сведения о подаче работником заявления?

Основы делопроизводства

Профпереподготовка. Онлайн-тест. Диплом

Программа курса

Ответ: нет, работодатель не должен уведомлять работника об изменениях в законодательстве и запрашивать заявление. Требование территориального ПФР незаконно. Согласно ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ те, кто не смог подать работодателю одно из письменных заявлений по 31 декабря 2020 года включительно, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. Таким образом, это право, а не обязанность. Пока работник не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатели продолжают вести ему трудовую книжку.

Последняя запись — о подаче заявления

Ситуация. Работник предъявляет формы СТД-Р/СТД-ПФР отдельно или вместе с трудовой книжкой, в которой последней внесена запись о заявлении по ст. 66.1 ТК РФ.

Действия работодателя. В этом случае рассматриваем трудовую книжку и формы сведений о трудовой деятельности исключительно как документы, предъявляемые при приеме на работу (ст. 65 и 66.1ТК РФ). На их основании надо определить страховой стаж, внести эту информацию в свои учетные формы, например в личную карточку, если продолжаете их вести, а оригиналы документов передать работнику.

• Сведения о трудовой деятельности рассматриваются исключительно как предъявляемые документы. У работодателя нет права забирать их оригиналы себе.

Затем надо сдать СЗВ-ТД в ПФР о приеме на работу. Не забудьте ознакомить работника с ЛНА, в котором есть информация о порядке предоставления ему сведений о трудовой деятельности в том числе с помощью адреса электронной почты работодателя.

Вопрос: можно ли в качестве документа, подтверждающего стаж для назначения пособий, рассматривать форму СТД-ПФР?Ответ: да, СТД-ПФР также относится к документам, подтверждающим страховой стаж для назначения пособий. Периоды работы по трудовому договору можно проверить по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности (п. 9 Приказа Минтруда России от 09.09.2020 № 585н).

Работодатель в электронном виде формирует и представляет в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. На основании этих сведений из личного кабинета на сайте ПФР или на сайте Госуслуги, или через Многофункциональный центр работник может получить сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР (Приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Если нет трудовой книжки или формы СТД-ПФР, если в них неправильные и неточные сведения, если нет записей об отдельных периодах работы, в подтверждение данных можно принять письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения правоотношений, а также справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Хотите разбираться в сложных вопросах приема на работу, смотрите запись вебинара «Оформление трудовых отношений в 2021–2022 годах: судебная практика и разъяснения ведомств».

Трудовая потеряна

Ситуация. Работник при приеме на работу утверждает, что потерял трудовую книжку.

Действия работодателя:

Основы делопроизводства

Профпереподготовка. Онлайн-тест. Диплом

Программа курса

1. Оформить работнику дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. В этом случае новый работодатель принимает дубликат и продолжает его вести. Представить СЗВ-ТД в ПФР со сведениями о приеме на работу.

2. Если невозможно оформить дубликат у прежнего работодателя, работник подает в новую организацию заявление об оформлении ему трудовой книжки в связи с ее утерей.

Рекомендация: так как у нового работодателя может не быть достоверной информации о том, подавал ли человек раньше заявление о способе ведения сведений о трудовой деятельности, попросите его в заявлении указать: «настоящим подтверждаю, что на предыдущих местах работы заявлений об отказе от бумажной трудовой книжки не подавал».

Пример такого заявления вы найдете в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Новый сотрудник хочет отказаться от трудовой

Ситуация. Работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку, в которой последняя запись об увольнении, и он хочет отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности по ст.

66.1 ТК РФ.

Действия работодателя:

1. Принять трудовую книжку, учесть ее в книге учета движения трудовых книжек.
2. Представить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу и подачей работником соответствующего заявления.

Обратите внимание: сроки для представления сведений о приеме на работу и представления сведений о подаче работником заявления различаются (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

О приеме на работу нужно отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

А о заявлении отчет в ПФР следует подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было подано.

Пример. Работник принят 1 июля 2022 года, о чем в этот же день издан соответствующий приказ. Также 1 июля работник подал заявление о переходе на электронную трудовую по ст. 66.1 ТК РФ. Согласно п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ  работодатель должен:

• сдать отчет СЗВ-ТД о приеме нового сотрудника не позднее 4 июля, потому что 2 и 3 июля — выходные дни;
• отчет о заявлении работника — не позднее 15 августа.

На практике практически всегда работодатели подают сведения сразу в одной форме — в срок, предусмотренный для отчета о приеме на работу. Формально это не является нарушением.

Пример формы СЗВ-ТД найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

3. Внести в трудовую книжку название работодателя, сведения о приеме на работу, следующим номером — запись о подаче работником заявления по ст. 66.1 ТК РФ. При этом в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в графе 3 запись о заявлении заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, п. 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320Н).

В графе 4 — реквизиты заявления работника.

Пример формулировки вы также найдете в шпаргалке в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

4. Выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (п. 35 Приказа № 320н).

Рекомендация: в нормативных правовых актах для работодателя не установлена обязанность брать с работника подпись, подтверждающую выдачу ему трудовой книжки, но на практике мы, безусловно, рекомендуем это делать. У вас есть два варианта:

• разработать свою книгу для учета движения трудовых книжек, в которой предусмотрена отдельная графа для даты выдачи и подписи работника;
• просить сотрудника на самом заявлении написать «Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка выдана на руки. Дата. Подпись».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Заявление о восстановлении трудовой книжки 396. 5 КБ

• Образец записи в трудовой книжке 401 КБ

• Пример заполнения формы СЗВ‑ТД 40 КБ

Скачать

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Всем бухгалтерам уже известно, что с 01 января 2020 года все работодатели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд.

Чтобы сделать переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) быстро и просто, мы предлагаем свести всю работу к определенным этапам:

1. Приказом руководителя назначить ответственное лицо на предприятии, которое будет осуществлять переход на ЭТК и контролировать весь процесс перехода.

 

2. Внести изменения во внутренние локальные акты на предприятии, которые регулируют работу с трудовыми книжками. В частности, изменения следует внести в документ «Правила внутреннего трудового распорядка» (ПВТР). Предлагаем Вам формулировки, которые нужно внести в текст ПВТР. Смотрите ниже образец.

 

Образец внесения сведений о введении электронных трудовых книжек в Правила внутреннего трудового распорядка

<……………….>

3. Прием на работу.

3.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

3.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<………………. >

6. Обязанности работодателя.

6.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;

– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

6.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

6.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected].

6.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

6.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

<……………….>

 

3. Письменно уведомить сотрудников о том, что на предприятии начинают использоваться электронные трудовые книжки (ЭТК). Сделать это необходимо до 30 июня 2020 года. Смотрите образец уведомления ниже.

 

Образец уведомления работников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

(ООО «Перспектива»)

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем вас о том, что с 01.01.2020 в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В частности, на работодателя возложена обязанность по представлению в органы Пенсионного фонда России в электронном виде всех сведений о Вашей трудовой деятельности (приеме на работу, переводах, увольнении и проч. , включая реквизиты соответствующих приказов), а также трудовом стаже. Данные сведения могут быть получены Вами как непосредственно у работодателя или в органах Пенсионного фонда России, так и через многофункциональные центры оказания государственных и муниципальных услуг, либо в электронной форме с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. Эти сведения используются вместо трудовой книжки, в т.ч. при заключении трудовых договоров (приеме на работу) и для подтверждения трудового стажа.

В период по 31.12.2020 включительно Вы имеете право путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведением работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае подачи заявления о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66. 1 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка, которая сейчас находится у работодателя, будет выдана Вам на руки и в последующем записи в нее вноситься не будут. Изменить данный выбор в дальнейшем не представляется возможным.

В случае подачи заявления о продолжении ведения работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, данное право сохранится за Вами и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Но при этом Вы вправе в дальнейшем в любое время изменить сделанный выбор и подать работодателю заявление в письменной форме о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае, если в течение означенного срока Вами не будет подано ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжит вести Вашу трудовую книжку в прежнем порядке на бумажном носителе в соответствии с положениями статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Но при этом возможности изменить сделанный выбор после 31.12.2020 у Вас не будет.

Руководитель отдела кадров               Милованова        И.Н. Милованова

С уведомлением ознакомлен:

№	ФИО	Дата	Подпись

  

4. До 31 декабря 2020 года от каждого сотрудника нужно получить заявление о том, какой вариант ведения трудовой книжки он выбирает: бумажный или электронный. Смотрите образцы таких заявлений ниже.

 

Образец заявления работника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Генеральному директору
ООО «Перспектива»

Деменчук О.В.

от менеджера отдела продаж
Егорова И.П.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о продолжении ведения работодателем моей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

28.02.2020        Егоров                           И.П. Егоров

 

Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку

Генеральному директору
ООО «Перспектива»

Деменчук О.В.

от руководителя отдела продаж
Зимина Ю.Т.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16. 12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о предоставлении мне работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

 

28.02.2020        Зимин                           Ю.Т. Зимин

 

 

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее

5. Сотрудникам, которые написали заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, нужно выдать на руки бумажную трудовую книжку и зафиксировать выдачу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

 

Перед выдачей книжки необходимо проверить, все ли записи внесены в нее. При необходимости сделать недостающие записи (например, запись о приеме на работу).

 

А так же, перед выдачей бумажной трудовой книжки, в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Конкретный вид такой записи не утвержден. Поэтому рекомендуем использовать формулировки, предусмотренные в Законе № 439-ФЗ. Предлагаем в трудовую книжку внести следующую запись:

«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Поскольку законодательно не установлена четкая формулировка такой записи, вероятнее всего данная запись, должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на следующую строку за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления, на наш взгляд, вписывать не требуется.

6. Подготовиться к сдаче сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Для этого нужно проверить обновление программного обеспечения, с помощью которого ведется кадровый учет и формируется отчетность.

 

В течение 2020 года необходимо подавать сведения по форме СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые движения (прием, перевод, увольнение). Если кадровых изменений не было, СЗВ-ТД не подается, поскольку эта отчетная форма не периодическая и подается по мере необходимости.

 

Начиная с 2021 года нужно будет подавать сведения по форме СЗВ-ТД более оперативно, а именно, не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего кадрового приказа (прием, перевод, увольнение).

 

7. Подать в Пенсионный фонд заявление о начале электронного обмена данными по трудовой деятельности сотрудников. Образец заявления скачать.

  

Энциклопедия ПрофиРост 17.02.2019

Информацию на странице ищут по запросам: Электронные трудовые книжки,СЗВ-ТД, СЗИ-ТД, уведомление о переходе на ЭТК, переход на ЭТК, отчеты в пенсионный фонд , трудовая книжка в электронном виде,  новые отчетны в ПФР, зарплата, курсы по зарплате, ЗУП, курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих

 

 

электронных трудовых книжек.

С чего начать — публикация

16 декабря 2019 г. вступил в силу закон о ведении электронных книг (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о занятости в электронной форме» (далее — принят «Закон № 439-ФЗ»).

Весь следующий год будет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям. Ниже мы объясняем, как работодатели могут перейти на новый формат работы.

1.     Выделить сотрудника в составе коллектива, ответственного за предоставление Пенсионному фонду сведений о трудовой деятельности ваших сотрудников, формирование для них документов в электронном виде.

2.     Информация о трудовой деятельности работников будет формироваться в базе данных Пенсионного фонда Российской Федерации. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет вашей компании. Если в этих базах формируются отчеты в Пенсионный фонд Российской Федерации, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать таковым в трудовых договорах и приказах о приеме на работу. Наименования должностей и структурных подразделений могут не иметь латинских букв.

Эта работа должна начаться в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020 года. При приеме на работу сотрудников в январе 2020 года, переводе на другую работу или их увольнении необходимо убедиться, что наименование должности и/или структурного подразделения соответствует данным, указанным в трудовом договоре работника и приказе о приеме на работу, чтобы неверная информация не выгружалась автоматически в данные отчета.

Проверить, соответствуют ли номера заказов в базе 1С номерам в исходных заказах на бумаге.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву «Ё», а в СНИЛС (и в информационной базе соответственно) его фамилия пишется с буквой «Е», то такое несоответствие необходимо устранить. исправить. В противном случае индивидуальный счет в Пенсионном фонде РФ и трудовая книжка работника вместе с паспортом в итоге будут оформлены на двух разных людей.

Если в компании есть льготные позиции (например, предоставление досрочной пенсии), то их наименования должны строго соответствовать тем, что указаны в квалификационных справочниках/профессиональных стандартах.

3.     Не забудьте зарегистрировать иностранных работников – высококвалифицированных специалистов в системе Пенсионного фонда Российской Федерации. На сегодняшний день такие иностранные работники не подлежат страхованию в Пенсионном фонде Российской Федерации для обеспечения трудовой пенсии по старости, но их трудовые книжки сохраняются, а также они имеют право оптации.

4.     Своевременно вести учет приема на работу в январе 2020 года (и далее), а также переводов и увольнений. Сейчас вряд ли возможно нанять работника задним числом (постфактум). С 2021 года эту информацию нужно будет передавать на следующий день после соответствующего события.

5.    Подготовка уведомлений для работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения электронных трудовых книжек. Разъясните им их права, объясните, что их трудовые книжки могут дальше вестись в бумажном виде. Закон требует, чтобы уведомления были в письменной форме. Закон не требует подтверждения услуги уведомления подписью. Однако надежнее ознакомить каждого работника с уведомлением под роспись. Уведомления можно сделать для каждого сотрудника индивидуально, а можно составить единое информационное письмо и ознакомить с ним своих сотрудников по списку.

6.     Начать в рамках проверки локальных нормативных актов подготовку изменений в Правилах внутреннего трудового распорядка. В абзацах, где упоминается трудовая книжка, в соответствующее предложение необходимо добавить «… и сведения о трудовой деятельности». Как правило, трудовые книжки в Правилах внутреннего трудового распорядка обсуждаются в разделах «Прием на работу», «Перевод на другую работу», «Увольнение», «Премии работников и дисциплинарные взыскания». Определить порядок электронного взаимодействия работника и работодателя (при необходимости) в Правилах внутреннего трудового распорядка. Законодательный орган предоставил работодателям возможность внести изменения в свои Правила внутреннего трудового распорядка в течение 2020 года. Поэтому не нужно спешить и делать это в начале года.

7.     Принять решение о получении усиленной сертифицированной электронной подписи. Если вы пропишете в своем Внутреннем трудовом распорядке, что информация о трудовой деятельности может быть предоставлена ​​работникам в виде электронного документа, то работодатель должен подписать такой документ усиленной заверенной электронной подписью.

8.     Вручить уведомления работникам до 30 июня 2020 года. Законодательный орган установил такой срок, чтобы работодатель успел разобраться во всех тонкостях, связанных с электронными трудовыми книжками, предоставить работникам проверенную достоверную информацию об изменениях . Поэтому не нужно спешить с вручением уведомлений сотрудникам.

9.     После получения уведомлений работники должны принять взвешенное решение о сохранении или упразднении бумажных трудовых книжек. Такое решение они должны принять с 1 июля по 31 декабря 2020 года. Работники должны уведомить работодателя о своем решении в любой форме по своему выбору. Работодателю рекомендуется заранее подготовить образец заявления для своих сотрудников. Работодатель должен будет уведомить Пенсионный фонд в отчете СЗВ-ТД о заявлении, поданном работником. Если работник решит вести трудовую книжку на бумажном носителе, такой работник может ее упразднить в будущем. При этом если работник выберет электронную трудовую книжку, то вернуться к бумажной версии такой работник уже не сможет.

В январе 2021 года бумажные трудовые книжки необходимо будет передать работникам, подавшим заявление об их упразднении.

Источник:  КЛЕРК

Записи в журнале расчета заработной платы для заработной платы

ПРИМЕЧАНИЕ: В следующих примерах мы предполагаем, что ставка налога на социальное обеспечение для работника составляет 6,2%, а ставка налога для работодателя — 6,2%.

В этом разделе учета заработной платы мы приведем примеры журнальных записей для записи общей суммы заработной платы, удержаний из заработной платы и расходов работодателя, связанных с заработной платой.

Предположим, что у дистрибьютора есть сотрудники с почасовой оплатой, работающие в двух отделах: доставки и склада. Рабочая неделя компании длится с воскресенья по субботу, а зарплата датируется и распределяется в четверг, следующий за рабочей неделей.

За рабочую неделю с 18 по 24 декабря брутто-зарплата составляет 1000 долларов США для почасовых сотрудников отдела доставки и 1300 долларов США для сотрудников склада. Удержанный налог — это гипотетическая сумма из таблиц удержания федерального налога и налога штата. Прочие удержания основаны на соглашениях с работниками и постановлениях суда. Зарплата датирована и выдана 29 декабря..

Журнальная проводка для записи почасовой заработной платы и удержаний за период работы с 18 по 24 декабря показана в Записи почасовой заработной платы № 1. В соответствии с методом начисления и принципом соответствия датой, используемой для учета почасовой заработной платы, является последний день рабочего периода.

Запись почасовой заработной платы № 1: Для регистрации почасовой оплаты труда и удержаний за рабочую неделю с 18 по 24 декабря, которые будут выплачены 29 декабря.

Помимо заработной платы и удержаний, указанных в приведенной выше записи, работодатель понес дополнительные расходы, относящиеся к указанной выше рабочей неделе. Они показаны далее в записи почасовой заработной платы № 2, которая также датируется последним днем ​​рабочего периода. Включенные пункты включают долю работодателя в FICA, предполагаемые затраты работодателя на налог на безработицу, страховое возмещение работникам, компенсируемое отсутствие и взносы компании в план компании 401(k). Компания признает эти дополнительные расходы и связанные с ними обязательства в том периоде, в котором сотрудники работают и зарабатывают их. Позже, когда компания заплатит за них, она уменьшит ответственность и уменьшит свои денежные средства. (Наша запись в журнале предполагает, что эта компания не предоставляет своим сотрудникам льготы после выхода на пенсию, такие как пенсии или медицинское страхование.)

Запись почасовой заработной платы № 2: Для регистрации дополнительных расходов компании, связанных с заработной платой, для сотрудников с почасовой оплатой за рабочую неделю с 18 по 24 декабря.

В день зарплаты, 29 декабря, чеки будут выданы работникам с почасовой оплатой. Следующая запись будет записывать выдачу этих чеков заработной платы.

Почасовая платежная ведомость № 3: для регистрации распределения чеков заработной платы сотрудников с почасовой оплатой 29 декабря. (Эти чеки отражают чистую оплату заработной платы, полученной в течение рабочей недели с 18 по 24 декабря).

Некоторые удержания и доля работодателя в FICA были переведены в день выплаты жалованья; другие не должны быть до более поздней даты. Некоторые удержания, такие как медицинское страхование, были зарегистрированы как сокращение расходов компании в записи № 1 почасовой ведомости заработной платы. Мы предполагаем, что суммы, указанные в следующей записи почасовой ведомости заработной платы № 4, были переведены в день выплаты жалованья.

Запись почасовой заработной платы № 4: Для регистрации перевода некоторых удержаний из заработной платы и сопоставления компаний, которые относятся к почасовой рабочей неделе с 18 по 24 декабря.

Конец месяца и конец года

Продолжим наш пример расчета заработной платы для сотрудников с почасовой оплатой. Предположим, что отчетный месяц и отчетный год дистрибьютора заканчиваются в субботу, 31 декабря. Принцип соответствия требует, чтобы компания сообщала обо всех своих декабрьских расходах (а не только о денежных платежах) в своих декабрьских финансовых отчетах. Это означает, что компания должна указать в своем отчете о прибылях и убытках почасовую заработную плату и другие расходы на заработную плату, которые компания понесла (и заработали сотрудники) до 31 декабря9. 0003

Напомним, что зарплатные чеки, выданные 29 декабря, покрывали работу, выполненную почасовиками, только до 24 декабря. 31 декабря компания должна учесть стоимость работ, выполненных в течение недели с 25 по 31 декабря. Кроме того, необходимо учитывать дни отпуска и отпуска работников.

Предположим, что в течение рабочей недели с 25 по 31 декабря некоторым почасовооплачиваемым сотрудникам отдела доставки был оплачен отпуск и несколько дней отпуска. Предположим, что этот оплачиваемый отпуск составил 300 долларов, а оплата за часы, отработанные в течение рабочей недели, составила 700 долларов. Вспомним, что в платежной ведомости каждой рабочей недели предварялся оплачиваемый отпуск с дебетом в размере 100 долларов США в счет «Отпуск», «Отпуск», «Расходы на больничные: отдел доставки» и кредитом в размере 100 долларов в счет «Отпуск, отпуск, оплачиваемые дни по болезни». Теперь, когда отпуск берется, проводка по заработной плате за текущую рабочую неделю уменьшит ответственность компании на дебетовать по счету «Отпуск, отпуск, больничные задолженность» на сумму 300 долларов США . Оплата в размере 700 долларов США за отработанные часы дебетуется на счет «Расходы на заработную плату»: отдел доставки

.

Предположим также, что работникам складского отдела с почасовой оплатой было оплачено их свободное время в праздничные дни и некоторое время отпуска. Предположим, что оплачиваемый отпуск составляет 250 долларов, а сумма, связанная с отработанными часами, составляет 1050 долларов. Поскольку оплачиваемый отпуск начислялся каждую рабочую неделю, запись текущей рабочей недели снижает ответственность компании на дебетуется по счету «Отпуск, отпуск, больничные к оплате» на сумму 250 долларов США . Заработная плата в размере 1050 долларов США за отработанные часы дебетуется на счет «Расходы на заработную плату»: складской отдел

.

Запись почасовой заработной платы № 1: Для регистрации почасовой оплаты труда и удержаний за рабочую неделю с 25 по 31 декабря, которые будут выплачены 5 января.

В дополнение к заработной плате и удержаниям в записи № 1 почасовой ведомости заработной платы работодатель понес дополнительные расходы, относящиеся к указанной выше рабочей неделе. Они показаны далее в записи почасовой заработной платы № 2, которая также датируется последним днем ​​рабочего периода. Включенные пункты включают долю работодателя в FICA, предполагаемые затраты работодателя на налог на безработицу, страховое возмещение работникам, компенсируемое отсутствие и взносы компании в план компании 401(k). Компания признает эти дополнительные расходы и связанные с ними обязательства в том периоде, в котором сотрудники работают и зарабатывают их. Позже, когда компания заплатит за них, она уменьшит ответственность и уменьшит свои денежные средства. (В нашей записи в журнале предполагается, что эта компания не предоставляет своим сотрудникам льготы после выхода на пенсию, такие как пенсии или медицинское страхование.)

Запись почасовой заработной платы № 2: Для регистрации дополнительных расходов компании, связанных с заработной платой, для сотрудников с почасовой оплатой за рабочую неделю с 25 по 31 декабря.

В день зарплаты, 5 января, чеки будут выданы работникам с почасовой оплатой. Следующая запись будет записывать выдачу этих чеков заработной платы.

Запись почасовой заработной платы № 3: для регистрации распределения чеков заработной платы сотрудников с почасовой оплатой на 5 января. (Эти чеки отражают выплаты сотрудникам с почасовой оплатой из их заработной платы, полученной в течение рабочей недели 25 декабря. -31).

Некоторые удержания и доля работодателя в FICA были переведены в день выплаты жалованья; другие не должны быть до более поздней даты. Некоторые удержания, такие как медицинское страхование, были зарегистрированы как сокращение расходов компании в записи № 1 почасовой ведомости заработной платы. Предположим, что суммы, указанные в следующей проводке платежной ведомости № 4, были переведены в день выплаты жалованья.

Запись почасовой заработной платы № 4: для записи перевода некоторых удержаний из заработной платы и сопоставления компаний, которые относятся к почасовой рабочей неделе с 25 по 31 декабря.