Организация закупок: Организация закупок: как построить план

Организация закупок: как построить план

Организацию закупок и управление запасами необходимо начинать с планирования. Это первый и самый важный шаг, который должен сделать руководитель закупок. В соответствии с планами организуют закупочную деятельность, выбирают поставщиков, проводят аналитику и осуществляют контроль.

План — это прогноз, который строится на вероятностной оценке развития событий — на основе экономических, статистических, политических, социальных и прочих исследований.

Каким бывают планы: три типа

В зависимости от детальности, срочности и точности планы можно разделить на три типа.

1. Оперативный — краткосрочный план. С его помощью директор закупок может разобрать вопросы текущих закупочных процессов. Он максимально точен и предполагает быструю реакцию на изменения. Оперативные планы выносятся на обсуждения в рамках ежедневных и еженедельных совещаний.
2. Тактический — составляется в разрезе года или полутора лет. Его обсуждают в рамках совещаний по пересмотру бюджетов, планирования продаж, закупок и снабжения. Тактический план следует ежемесячно обновлять и детализировать при управлении цепями поставок по конкретным закупаемым позициям, их характеристикам и времени поставки. К разработке таких планов целесообразно подключить отделы закупок, маркетинга, разработки новых продуктов.
3. Стратегический — используют во время стратегического планирования деятельности компании. Строиться в разрезе трёх, пяти, десяти и более лет. Стратегический план определяет цели закупок и снабжения, их стратегии в соответствии с потребностями компании.

Как построить план закупок с помощью XYZ-анализа и треугольника Хопкинса

Для качественного планирования закупочной деятельности необходимы данные предыдущих периодов: о совершённых ранее закупках, затраченных ресурсах, поставщиках, коммерческих условиях. Нужно проанализировать размер закупок, их частоту и динамику цен.

Сделайте XYZ-анализ, так вы сможете разобрать все факторы, влияющие на потребление ресурсов и их стоимость (таблица 1).

Справка: XYZ-анализ — анализ, позволяющий классифицировать ресурсы компании в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности в течение определённого временного цикла.

Таблица 1. Закупочная деятельность: как спланировать ресурсы, в зависимости от категории

Категория	Описание	Интервал коэффициента вариации	Как спланировать
Х	Ресурсы со стабильным потреблением в течение года.	от 0 до 10%	Можно спланировать, опираясь на данные предыдущих периодов, анализ трендов, задач будущих периодов.
Y	Ресурсы с непостоянным потреблением (колебания могут зависеть от сезонности, проводимых мероприятий и т.п.	от 10 до 25%
Z	Ресурсы с нерегулярным (случайным) потреблением, которое сложно спрогнозировать.	свыше 25%	Следует опираться на информацию о потреблении схожих категорий, знать последние планы отделов закупок.

Организация закупок впервые: как быть, если нет данных для анализа

Для начала можно распланировать самые важные, крупные и затратные закупочные категории на основе имеющихся данных, опираться на открытые источники. План может быть неточным, но это лучше, чем его полное отсутствие.

Можно воспользоваться треугольником Хопкинса «Быстро, качественно, недорого» (рисунок 1).

Рисунок 1. Треугольник Хопкинса

Из трёх возможных можно выбрать только два варианта:

• нужно купить качественно и недорого — планируйте закупки заранее!
• нужно качественно и быстро — будьте готовы потратиться!
• вариант быстро и недорого — огромная вероятность, что товар будет некачественным, этот вариант вряд ли подойдёт компании.

Важно! «Быстро, качественно, недорого» — принцип любой работы. Им может воспользоваться и директор закупок. Работу нельзя сделать одновременно качественно, быстро и недорого. Одной из составляющих придётся пожертвовать. Нужно найти баланс между тремя вершинами треугольника, чтобы уложиться в бюджет и сроки, не жертвуя качеством.

Привлеките к разработке плана руководителя закупок, финансовый отдел и отдел планирования, распределите роли, сроки и обязанности.

Что учесть в план отдела закупок на год

В годовом плане отдела закупок нужно отразить потребности компании на закупки и снабжение, правильно распределить ресурсы с учётом интенсивности, характера потребления, особенностей закупки, учесть время, необходимое для проведения закупки, производства и доставки, а также дополнительные события — различные активности (конференции и выставки), график отпусков. Основой для плана отдела закупок должен служить тактический план закупок компании.

План нужно согласовать с отделами закупок и финансовым отделом. Решение о закупке должны принимать конкретные сотрудники, ответственные за исполнение плана и его своевременную корректировку.

Для ресурсов категории X можно спланировать годовые контракты с графиком поставок в течение года.

Для ресурсов категории Y нужно учесть оптимальное время закупки (например, сезон распродаж). При планировании ресурсов категории Z нужно заложить время на анализ рынка, поиск поставщиков, проведение уникальной закупочной процедуры.

Все отклонения от плана нужно выносить на обсуждение в рамках совещаний или форумов. Факторы, которые повлияли на отклонение от плана важно установить и проанализировать. Их причины могут быть связаны с неточным исполнением плана отделом закупок, изменениями бизнес-планов подразделений, иными изменениями внутренней и внешней среды.

При корректировке плана нужно опираться на сложившуюся действительность, а к корректировке и согласованию нужно подключить всех задействованных в процессе участников.

Лучшее решение — сценарное планирование. Можно детально проработать несколько планов с учётом разных вариантов развития событий. Альтернативные варианты пригодятся при принятии оперативного конкурентного решения, при резком изменении курса валют, при различных внезапных событиях.

Но утвердить всё равно необходимо один — основной план.

Программа повышения квалификации «Организация закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (дистант, 223-ФЗ, 54 ак.часа)

1. Главная
2. Учебные программы
3. Программа повышения квалификации «Организация закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (дистант, 223-ФЗ, 54 ак.часа)

Институт госзакупок является сертифицированным образовательным центром в сфере закупок (регистрация Росстандарта № РОСС RU.И1247.04 ЖРЭ0 от 01.08.2014, № РОСС RU.И1728.04 ЖРЭ2 от 27.07.2017, росзакупки.рф).

Объем учебной нагрузки: 54 академических часа

Форма обучения: заочная, с частичным отрывом от работы

Программа реализуется с применением дистанционных образовательных технологий

Важно! Информация о порядке прохождения и стоимости обучения размещена по ссылке >>

График обучения на 2020 год:

27 января — 31 января	25 мая — 29 мая	21 сентября — 25 сентября
25 февраля — 28 февраля	22 июня — 26 июня	19 октября — 23 октября
23 марта — 27 марта	20 июля — 24 июля	23 ноября — 27 ноября
20 апреля — 24 апреля	24 августа — 28 августа	21 декабря — 25 декабря

Программа предназначена для:

• специалистов, работающих в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (представители государственных и муниципальных заказчиков, уполномоченных и контрольных органов, уполномоченных учреждений, специализированных организаций, участников закупок)
• сотрудников бюджетных учреждений
• сотрудников автономных учреждений
• сотрудников государственных, муниципальных унитарных предприятий и иных юридических лиц, которым предоставляются средства из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации
• иных заинтересованных лиц, желающих повысить уровень своей квалификации в области закупок

Программа повышения квалификации поможет разобраться с особенностями работы в контрактной системе и сформирует представление о практической реализации положений Федерального закона от 05. 04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» у каждого слушателя.

В ходе обучения слушатели готовят аттестационную работу в виде решения практических задач.

По завершении обучения предусмотрена итоговая аттестация в виде:

• защиты аттестационной работы
• экзамена в форме тестирования

По результатам успешного прохождения слушателем итоговой аттестации выдается удостоверение  о повышении квалификации.

Обучения по программе повышения квалификации достаточно для соблюдения требований Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в части необходимости наличия у контрактных управляющих и работников контрактных служб, членов закупочных комиссий соответствующего образования в сфере закупок.

Программа включает в себя изучение следующих тем и дисциплин:

1. Общие положения контрактной системы

• Понятие контрактной системы (КС). Принципы КС, терминология КС.
• Субъекты КС: заказчик, уполномоченный орган, уполномоченное учреждение, специализированная организация, участники закупок, органы по регулированию контрактной системы, контрольные органы и иные субъекты.
• Полномочия органов исполнительной власти в системе КС.
• Централизация закупок в контрактной системе.
• Особенности закупок бюджетными учреждениями и иными юридическими лицами.
• Требования к участникам закупки. Документы, подтверждающие соответствие участника закупки установленным требованиям.
• Реестр недобросовестных поставщиков: основания для включения и исключения сведений из реестра, порядок ведения.
• Требования к заявкам на участие в закупке. Состав сведений и документов. Порядок подачи заявок.
• Преференции субъектам малого предпринимательства, социально-ориентированным некоммерческим организациям, организациям инвалидов и учреждениям уголовно-исполнительной системы: размер, порядок и случаи предоставления преимуществ.
• Национальный режим при осуществлении закупок.
• Единая информационная система. Электронный документооборот в контрактной системе и применение электронной подписи. Идентификационный код закупки.

2. Нормативная правовая база контрактной системы

• Действующая российская нормативная правовая база, регламентирующая вопросы закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Соотношение законодательства Российской Федерации о закупках и международных норм и правил.
• Нормативные правовые акты, принятые в развитие законодательства, регулирующего закупки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд.
• Применение Гражданского кодекса Российской Федерации, Бюджетного кодекса Российской Федерации в контрактной системе.
• Федеральный закон от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе».
• Применение антимонопольного законодательства при осуществлении закупок товаров, работ и услуг.

3. Кадровое обеспечение КС

• Контрактная служба, контрактные управляющие: требования, статус, локальные акты регулирующие деятельность, должностные инструкции, положения.
• Комиссия по осуществлению закупок: виды, требования к составу, квалификация членов комиссии, локальные акты, регулирующие деятельность.

4. Планирование закупочных процедур в КС. Обоснование закупок

• Подготовка планов закупок.
• Подготовка планов-графиков.
• Нормирование и обоснование закупок.

5. Определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

• Порядок расчета начальной (максимальной) цены контракта. Методы расчета и обоснования.
• Вопросы разработки технического задания при осуществлении закупок. Правила описания объекта закупки. Использование товарных знаков и других средств индивидуализации при осуществлении закупок.
• Способы закупки в контрактной системе. Закупки в форме конкурса. Закупки в форме аукциона. Закупки запросом предложений. Закупки запросом котировок. Осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).
• Антидемпинговые меры.
• Привлечение экспертов.
• Обеспечительные меры в закупках: обеспечение заявок на участие в закупке и обеспечение исполнения контракта.
• Правила оценки заявок на участие в закупке.

6. Заключение и исполнение контрактов и договоров

• Понятие государственного (муниципального) контракта (гражданско-правового договора). Обязательные условия контракта. Заключение контракта.
• Исполнение контракта. Приемка товаров, работ, услуг по контракту.
• Приемочная комиссия. Экспертиза товаров, работ, услуг.
• Основания для изменения контракта. Расторжение контракта. Односторонний отказ от исполнения контракта.
• Реестр контрактов.
• Банковское сопровождение контрактов.

7. Мониторинг, аудит. Контроль в КС

• Виды контроля. Обжалование действий (бездействий) участников контрактной системы.
• Организация ведомственного контроля.
• Система общественного контроля. Общественное обсуждение закупок.
• Административная ответственность заказчиков и их должностных лиц. Обжалование постановлений о наложении штрафа.

Роль отдела закупок в организации: Закупки: Учебник | СКМ | Кооператив ресурсов цепочки поставок (SCRC) | Университет штата Северная Каролина Кооператив ресурсов цепочки поставок

Роль отдела закупок в организации

Обзор

Ключевые задачи отдела закупок:
ЦЕЛЬ 1 – Поддержка оперативных требований
ЦЕЛЬ 2 – Эффективное и действенное управление процессом закупок и базой снабжения
ЗАДАЧА 3 – Развитие прочных отношений с другими функциональными группами
ЗАДАЧА 4 – Разработка интегрированных стратегий закупок, поддерживающих организационные стратегии, цели и задачи что основная роль закупок заключается в получении товаров и услуг в ответ на внутренние потребности. Чтобы понять, как меняется эта роль, мы должны понять, что такое закупки, начиная с основных целей закупочной организации мирового класса.

ЗАДАЧА 1: Поддержка операционных требований

Для поддержки этого потока необходимо приобрести:

• Понимание бизнес-требований
• Купить товары и услуги
  • По хорошей цене
  • Из правильного источника
  • В соответствии с техническими характеристиками, отвечающими потребностям пользователей
  • В нужном количестве
  • Для доставки в нужное время

• Правому внутреннему клиенту

Внутренние заказчики закупок включают:

• Производство
• Физические распределительные центры
• Инженерно-технические группы
• Исследования и разработки
• Информационные технологии

• Транспортные и прочие услуги

ЗАДАЧА 2: Эффективное и действенное управление процессом закупок и базой снабжения

Для эффективного и действенного управления процессом закупок и базой снабжения закупки должны выполнять следующие ключевые шаги:

• Определение возможностей
• Управление внутренними операциями

• Достичь целей

Выявление возможностей , в которых команда по закупкам приносит реальную пользу:

• Оценка и выбор поставщиков
  • Все закупки должны проходить через утвержденные процессы закупок
  • Инженерные и другие функциональные ресурсы являются частью этого процесса
  • Торговому персоналу не должно быть разрешено заключать договорные соглашения без участия отдела закупок
  • Расширение использования групп снабжения
  • Обзор спецификаций или технического задания
  • Обзор требований к предоставляемым материалам или услугам
  • Может предложить альтернативные стандартизированные материалы, которые могут сэкономить деньги организации
• • Периодический обзор заявок может обеспечить более эффективное использование требований

• Выполнение функций основного контактного лица с поставщиком

• Определение метода заключения контрактов

• Управление базой снабжения
  • Текущие поставщики конкурентоспособны
  • Выявление новых потенциальных поставщиков и развитие отношений

• Улучшение и развитие неконкурентных существующих поставщиков

Управлять своими внутренними операциями эффективно и действенно, включая:

• Управление персоналом по закупкам
• Разработка и поддержка политик и процессов
• Внедрение и использование соответствующих технологий и систем
• Определение стратегии и структуры закупок
• Разработка планов и мероприятий
• Обеспечение руководства закупками в организации

• Предоставление профессиональной подготовки и возможностей роста для сотрудников

Достичь этой цели через:

• Руководство закупками для организации
• Управление поставками
• Право собственности и ответственность за процессы снабжения
• Сообщение о цели, процессе и оплате
• Сотрудничество и партнерство

• Работа в команде

 ЗАДАЧА 3.

Развитие прочных отношений с другими функциональными группами

ЗАДАЧА 4. Поддержка организационных целей и задач

Разработка интегрированных стратегий закупок, поддерживающих организационные стратегии.

Эффективные стратегии закупок включают:

• Мониторинг рынков поставок и тенденций (например, рост цен на материалы, дефицит, смена поставщиков) и интерпретация влияния этих тенденций на стратегии компании
• Определение важнейших материалов и услуг, необходимых для поддержки стратегии компании в ключевых областях деятельности, особенно во время разработки новой продукции
• Разработка вариантов снабжения и планов на случай непредвиденных обстоятельств, поддерживающих планы компании

• Поддержка потребности организации в разнообразной и конкурентоспособной на глобальном уровне базе поставок

Пример из практики

Прочтите пример из практики 1 и ответьте на следующие вопросы:

• В чем проблема на первый взгляд? В чем на самом деле проблема(ы) в этом случае?
• Насколько легко сменить поставщика? Что может усложнить способность фирмы переключиться на нового поставщика?
• Что значит добраться до первопричины проблемы?

• Какова роль закупок в координации связи между различными частями организации и внешней базой снабжения? Связь здесь развалилась? Почему?

Что такое закупки?

Закупки, в самом простом смысле, включают ряд действий и процессов, которые необходимы организации для приобретения необходимых продуктов или услуг у лучших поставщиков по лучшей цене. Такие продукты или услуги, которые закупаются, включают сырье, офицерское снаряжение, услуги и расходные материалы, мебель и помещения, техническое оборудование и поддержку, телекоммуникации, печатные материалы, набор временных работников, тестирование и обучение, а также услуги, связанные с поездками, среди многих других. .

Часть корпоративной стратегии организации

Закупки тесно связаны с несколькими основными бизнес-функциями, поэтому их следует рассматривать как основной компонент корпоративной стратегии компании. Например, если идентичность компании основана на заботе об окружающей среде, то стратегия специалиста по закупкам должна быть направлена ​​на привлечение экологически чистых поставщиков. Если у компании есть конкретные цели, ей необходимо найти правильных работников, которые помогут ей достичь их.

Почему это так важно в бизнесе

Поскольку в конечном итоге организация может тратить более половины своего дохода на покупку товаров и услуг, надлежащее управление закупками имеет жизненно важное значение. Даже малейшее снижение затрат на закупки может оказать существенное прямое влияние на прибыль, а отсутствие стратегических решений может привести к краху финансово здоровой компании. Это может иметь значение между успехом и неудачей. Высокие затраты на закупку или высокая степень потерь в цепочке поставок могут повлиять на итоговый результат и репутацию организации.

Необходимость видимости

Вы не можете контролировать то, чего не видите, поэтому наглядность жизненно важна в процессе закупок. Организациям необходима полная прозрачность своих внутренних процессов и расходов. Самый эффективный способ добиться этого — сегментировать расходы. Сегментируя расходы и поставщиков по конкретным категориям, организации могут лучше понять, куда именно уходят их деньги и почему, а также как сократить расходы.  

Этапы процесса

Наличие систематического процесса позволяет организациям действовать стратегически при закупке товаров и услуг у внешних поставщиков. Это помогает им управлять отношениями с поставщиками, определять, у какого поставщика покупать, чтобы получить самую низкую стоимость и лучшее качество, определять, какие спецификации и количества необходимы, оптимизировать сроки и методы доставки и доставки, проверять и принимать приобретенные товары, утверждать платежи, просматривать производительность поставщика в соответствии с контрактом, а также выявлять и решать проблемы с производительностью. Короче говоря, наличие эффективного процесса управления может позволить фирмам повысить эффективность и сократить расходы при закупках у поставщиков.

Этот процесс может включать множество шагов, включая следующие :

• Определение требований
• Авторизация и утверждение запроса на покупку
• Идентификация поставщиков
• Запросы
• Получение котировок
• Условия переговоров
• Выбор поставщика
• Создание заказа на поставку и получение товара
• Управление доставкой
• Получение счетов
• Осуществление платежа

Закупки и закупки

Многие используют эти два термина как синонимы, но между ними есть различия.