Бухгалтерские проводки по фразе — бухгалтерский учет курсы основы для начинающих
Теперь я приведу простой алгоритм, который позволяет составить проводку на любое действие или событие происходящие в жизни организации.
В обычной жизни, никто не будет вам распинаться и говорить фразу целиком, мы ленивы и говорим коротко, даже сленгом. Вот небольшой список обычных выражений, которые используют бухгалтера в работе:
— Поступили деньги от поставщика;
— Оприходовали товар;
— Поступили деньги от покупателя;
— Нам оказали услуги.
Для начинающего бухгалтера такие выражения не информативны и ставят в стопор, как отражать, заучивать проводки для каждой фразы, но все не запомнишь, да и не надо, ведь каждый одно и тоже скажет по разному, например можно сказать «Оприходовали товар или поступил товар или пришел товар или поставщик отгрузил товар», в общем в каждом «болоте» по своему вам скажут, это точно.
Дабы разрушить мистику перестановки слов, от которых сумма не меняется, попытаемся создать алгоритм, по которому делаем расшифровку любой фразы в целях составления проводки для услышанной фразы.
Мое правило составления проводки по фразе:
1. Выделяем из фразы экономические категории, которые в ней присутствуют, их должно быть две, одна для дебета проводки, другая для кредита проводки.
2.Определяем счет для каждой категории, опять же получаем два счета учета.
3.Берем тот счет, который нам ближе к сердцу и про который мы уже немного знаем, и определяем, что произошло со счетом, увеличился он или уменьшился.
Теперь два заключительных действия:
4. Знаем счет, знаем что с ним (увеличение/уменьшение),
— если счет пассивный то увеличение по нему отражаем по кредиту, если счет активный, то увеличение по нему отражаем по дебету;
— и наоборот, если счет пассивный и то уменьшение по нему отражаем по дебету, если счет активный, то уменьшение по нему отражаем по кредиту;
Теперь практика..по фразам
а) Поступили деньги от покупателя
— есть деньги (первая категория), есть взаиморасчеты с покупателем (вторая категория)
— деньги учитываем на сч.51, взаиморасчеты с покупателем на сч.62
— если поступили деньги, значит сч.51 увеличивается, сч.51 активный, увеличение активного счета по Д51
— тогда проводка Д.51 — К62 Сумма.
б) Поступили товары
— есть товары (первая категория), есть кто-то кто нам их привез (выясняем кто), например поставщик (вторая категория)
— товары учитываем на сч.41, взаиморасчеты с поставщиком на сч.60
— если товары поступили, значит сч.41 увеличивается, сч.41 активный, увеличение активного счета по Д41.
— тогда проводка Д.41 — К60 Сумма.
в) Переданы материалы в производство
— материалы учитываем на сч.10, расходы на производство учитываем на сч.20
— если материалы переданы, значит сч 10 уменьшается, сч.10 активный, уменьшение активного счета по К10.
— тогда проводка Д.20 — К10 Сумма.
г) Начислена заработанная плата
— есть заработанная плата или долг перед сотрудниками (первая категория), есть расходы по заработанной плате.
— долги по заработанной плате учитываем на сч.70, а расходы по зп учитываем на сч.20
— если зарплата начислена, то долги по зарплате перед работниками увеличились, сч.70 пассивный (отражает долги предприятия перед работниками), увеличение пассивного счета отражаем К70
— тогда проводка Д.20 — К70 Сумма.
Вот так и заучивать остается только сами счета учета — знать, какую «информацию» мы должны увидеть на «конкретном» счете учета.
Курс 6: Прокладываем дорожки — создаем план проводок >>>
Оприходование товара: документы, проводки — Контур.Бухгалтерия
Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.
Документы для оформления поступления товара
Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:
- товарная накладная;
- товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
- счет-фактура.
Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.
Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.
Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.
Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.
В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:
- Счет-фактура и товарная накладная;
- Товарная накладная;
- Счет-фактура (для электронной формы).
Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.
Приемка товаров
На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.
По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.
Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:
- при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
- когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
- если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.
В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.
Что делать, если нет сопроводительных документов
Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.
Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.
Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.
Оприходование товара — проводки
В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.
Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Оприходованы товары (без НДС) | 41 | 60 |
| Начислен НДС | 19 | 60 |
| Расходы на доставку | 41 | 60 |
| Начислен НДС на доставку | 19 | 60 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
| Погашена задолженность | 60 | 50(51) |
Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 50 (51) |
| Оприходованы товары (без НДС) | 41 | 60 |
| Начислен НДС | 19 | 60 |
| НДС к вычету | 68 | 19 |
В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.
- Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
- Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Брак возвращен поставщику | 76 | 41 |
| Восстановлен НДС | 76 | 68 |
| или Списан НДС | 76 | 19 |
| Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества | 51 | 76 |
Автор статьи: Елизавета Кобрина
Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ. Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.
Поступление товаров и услуг в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0)
Рассмотрим, как оформить поступление товара на склад организации в 1С 8.3, в том числе разберем, как внести данные о входящем счете-фактуре. Оприходование товаров производится на вкладке «Покупки», здесь выбирается пункт «Поступления (акты, накладные)»:
Для оформления из раскрывающегося списка на кнопке «Поступление» выбирается пункт «Товары (накладная)»:
В открывшейся форме необходимо заполнить поля с номером накладной (это номер, указанный в документах поставщика, его можно взять из ТОРГ-12), датой документа, внутренним номером (1С проставит сама, лучше не менять), контрагентом (выбирается из соответствующего справочника). Поле «Договор» заполнится автоматически по основному договору контрагента.
Для удобства отслеживания бумажного документооборота предусмотрен флажок «Получены оригиналы документов». Он проставляется по фактическому получению бумаг. По гиперссылке «Расчеты» можно посмотреть, какие счета участвуют во взаиморасчетах с данным поставщиком:
Также здесь можно изменить способ зачета аванса, по умолчанию стоит автоматический зачет.
Следующая гиперссылка дает возможность поменять грузоотправителя и грузополучателя:
Это нужно в ситуации, когда товар отправляется не нашим поставщиком непосредственно, или же мы не являемся конечным получателем товара.
Гиперссылка «НДС сверху» позволяет менять способ отражения НДС: можно включить его в сумму или начислить сверху:
После настройки всех параметров, приступаем к заполнению табличной части документа, куда вносится информация о поставленных товарах. Для каждой строки используется кнопка «Добавить».
Товар выбирается из справочника номенклатуры, если поставка осуществляется впервые, то нужно предварительно внести данный товар в справочник:
Указывается количество и цена товаров, сумма считается автоматически. Ставка НДС заполняется в соответствии с НДС, установленным для данной номенклатуры. Если требуется, ее можно изменить непосредственно в документе:
Счет учета заполняется из значений, которые выбраны для товара. Счет учета и счет учета НДС также можно поменять при заполнении документа. Номер ГТД и страну происхождения необходимо заполнять для товара зарубежного производства.
После внесения всей информации о товарах, указывается номер входящего счета-фактуры в левом нижнем поле документа:
Вносится номер и дата документа, нажимается кнопка «Зарегистрировать».
Таким образом, оформлено поступление товаров и счет-фактура. Остается провести документ. После проведения можно проверить правильность заполнения. Нажимаем «Показать проводки»:
Как видно из отчета, товар поступил на склад (Дт41-Кт60), также отражена проводка Дт19-Кт60, которая показывает входящий НДС.
Из полученного документа оприходования, можно вывести на печать нужные документы:
В том числе, распечатать накладную и счет-фактуру за поставщика:
Итоговые данные отражены в оборотно-сальдовой ведомости:
Поступление товаров и услуг в 1С 8.3
Поступление товаров и услуг в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) производится одноименным документом (в последних версиях программы он называется «Поступление (акты, накладные)». В этой пошаговой инструкции я дам последовательную инструкцию по отражению покупки услуг и товаров, а также рассмотрю проводки, которые делает документ.
Приход товара в 1С
В интерфейсе программы 1С 8.3 данный документ находится на вкладке «Покупки», пункт «Поступление (акты, накладные)»:
После этого мы попадаем в список документов, которые были когда-либо введены. Для создания нового поступления необходимо нажать на кнопку «Поступление», где появится меню выбора нужного вида операции:
Где:
- Товары (накладная) — создается документ только на товары со счетом учета — 41.01;
- Услуги (акт) — отражение только услуг;
- Товары, услуги, комиссия — универсальный вид операции, позволяющий отражать комиссионную торговлю и поступление возвратной тары;
- Материалы в переработку — специальный вид операции для учета давальческой схемы, в проводках такое поступление отразится на забалансовых счетах;
- Оборудование и Объекты строительства — для отражения поступления основных средств по счетам 08.03 и 08.04;
- Услуги лизинга — формирует проводки по счету 76.
Рассмотрим подробно поступления товаров и услуг.
Поступление товара в 1С Бухгалтерия 8.3
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Для оформления покупки товара в программе 1С нужно ввести документ с видом «Товары». В шапке документа необходимо указать организацию-получателя номенклатуры, склад для приемки, контрагента-продавца и его договор:
Ниже, в табличной части, заносится информация о позициях номенклатуры:
Какой товар был куплен, в каком количестве, по какой цене и с какой ставкой НДС (если ваша компания является плательщиком НДС). Счета учета могут присутствовать в табличной части, а могут и нет. Это зависит от настроек программы. В проводках товар обычно приходуется на счет 41.01.
На этом заполнение документа окончено.
Если поставщик предоставил вам счет-фактуру, её необходимо отразить в программе. Делается это путем заполнения полей «номер» и «дата» в нижней части документа:
После нажатия на кнопку «Зарегистрировать» 1С сама создаст новый документ «Счет фактура полученный». Этот документ делает проводки по НДС (например, 68.02 — 19.03) и формирует запись в книге покупок.
Посмотрим проводки созданного 1С с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Сделать это можно с помощью нажатия кнопки Дебет- кредит — :
Как видно, документ сформировал две проводки:
- Дебет 41.01 Кредит 60.01 — поступление товара и начисление долга перед поставщиком;
- Дебет 19.03 Кредит 60.01 — отражение входящего документа.
В этом случае товар продается в «кредит», то есть по постоплате. Если бы мы вначале оплатили товар, то программа бы сформировала проводку зачета аванса (Дт 60.01 — Кт 60.02) на сумму предоплаты.
Смотрите наше видео по оформлению покупки товара:
Поступление услуг в 1С 8.3
Покупка услуг в программе не сильно отличается от приобретения товара. Заполнение шапки абсолютно аналогично, за исключением указания склада. Первичным документом для отражения такой операции обычно является «Акт об оказании услуг».
Единственное отличие — указания в табличной части номенклатуры с видом «услуга». Например, я оформлю получение услуг по доставке:
В поле «Счета учета» можно указать нужную аналитику. Я указал, что хочу распределять расходы на 26 счет (Общехозяйственные расходы) со статьей затрат «Транспортные расходы«. После заполнения документа можно, аналогично товарам, зарегистрировать счет-фактуру.
Ключевое отличие при поступлении услуг — в проводках:
Для данного примера я предварительно оформил оплату поставщику за данную услугу.
- Дебет 60.01 Кредит 60.02 — зачет аванса поставщику;
- Дебет 26 Кредит 60.01 — начисление задолженности перед поставщиком и увеличение расходов компании;
- Дебет 19.04 Кредит 60.01 — отражение входящего НДС по услугам.
При необходимости отразить в одном поступлении и товар, и услуги (например, товар с платной доставкой) нужно воспользоваться документом «Поступление (акт, накладная)» и видом операции «Товары, услуги, комиссия».
Смотрите наше видео по распределению дополнительных расходов в 1С 8.3 на примере отражения доставки товара:
Смотрите также наш рубрикатор статьей по 1С Бухгалтерии.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Возврат товаров поставщику в 1С предприятие
Возврат товаров поставщику в 1С предприятие — Ультрабизнес
30 мая 2013Операции возврата товаров всегда вызывают множество вопросов, и в данной статье мы остановимся на возвратах товаров поставщику и отражении этих операций в программе «1С:8 Управление торговым предприятием».
Возврат товаров может происходить до или после оплаты денежных средств поставщику. Рассмотрим ситуацию, когда был приобретен товар у поставщика на сумму 2000 грн. в т. ч. НДС.
Товар был отгружен покупателю в полном объеме, была произведена оплата за весь товар поставщику и оформлены налоговые документы. Позже выяснилось, что половина товара бракована, и необходимо произвести возврат товара поставщику.
Поступление товаров на склад отразим в программе с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Покупатель является плательщиком НДС, поэтому отразим поступление входящей налоговой накладной. У покупателя возникает кредиторская задолженность по счету 631 на сумму 2000 грн.
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Документы/Закупки/Поступление товаров и услуг |
Проводки документа «Поступление товаров и услуг»:
Отразим возникновение налогового кредита с помощью документа «Регистрация входящего налогового документа» (операция «Налоговая накладная»), который можно ввести на основании документа «Поступление товаров и услуг»
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Документы/Закупки/Регистрация входящего налогового документа |
Проводки документа «Регистрация входящего налогового документа»:
Оплату кредиторской задолженности отразим с помощью документа «Платежное поручение исходящее» операция «Оплата поставщику».
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Документы/Денежные средства/Банк/Платежное поручение исходящее |
Проводки документа «Платежное поручение исходящее»:
Таким образом, кредиторская задолженность полностью погашена. Это можно проверить в отчете «Анализ счета» с отбором по 631счету.
Отразим возврат поставщику с помощью документа «Возврат товаров поставщику» (операция «Покупка, комиссия»). В данном примере вернем поставщику одну единицу приобретённого товара на сумму 1000,00 грн. в т. ч. НДС.
Предположим, что нам известен документ в системе, по которому было произведено поступление товара, который нам необходимо вернуть. Нужно открыть список документов «Поступление товаров и услуг» и найти нужный документ, для более быстрого и удобного поиска можно воспользоваться кнопкой «Отбор и сортировка».
На основании найденного документа, с помощью функции «Ввод на основании» вводим документ «Возврат товаров поставщику».
Также документ «Возврат товаров поставщику» можно заполнить с помощью механизма «Заполнить по поступлению» в документе. При этом в документе автоматически устанавливаются цены, которые зафиксированы в документе поступления и документ поступления указывается в табличной части «Товары».
Если мы возвращаем товар по нескольким накладным, то для автоматического заполнения табличной части документа используется кнопка «Добавить из поступления». Заполнение производится последовательно, сначала из одного документа потом из второго и т.д.
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Документы/Закупки/Возврат товаров поставщику |
Проводки документа:
Такой подход позволит Вам полностью автоматизировать процесс возврата товаров поставщику и избежать ошибок.
Если в документе не указать параметр «Документ поступления» и заполнить документ вручную, то списание товаров произойдет по методу партионного учета, установленного в управленческой учетной политике организации. Возникающая разница между закупочной ценой и ценой возврата, учитывается на затратах или доходах предприятия.
Аналитические счета доходов и расходов указываются на закладке «Счета расчетов». В налоговом учете разница между ценами не отражается ни в доходах, ни в расходах.
По умолчанию можно установить счета учета и статью налоговой декларации по прибыли в регистре сведений «Счета учета (прочие)».
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Регистры сведений/Счета учета (прочие) |
Также в документе «Поступление товаров и услуг» предусмотрена ручная корректировка цены, по которой мы возвращаем товар без указания документа поступления.В таком случае сформируются проводки по доходам или убыли в зависимости, от того, изменилась ли цена в большую или меньшую сторону.
Например, товар поступил на склад на сумму 2000,00 грн. в т. ч. НДС, а возвращаем, в силу каких-то обстоятельств, по 1000,00 грн. в т. ч. НДС.
Проводки документа:
Для того, чтобы откорректировать сумму налогового кредита на основании документа «Возврат поставщику» необходимо провести документ «Регистрация входящего налогового документа» с операцией «Расчет корректировки (возврат)».
| Интерфейс | Пункт меню |
| Полный | Документы/Закупки/Регистрация входящего налогового документа |
Проводки документа:
После того, как мы вернули товар, поставщик вернул на расчетный счет разницу в 1000,00 грн. Отразим данную операцию документом «Платежное поручение входящие» с операцией «Возврат денежных средств поставщиком».
Проводки документа «Платежное поручение входящее»:
В отчете «Анализ счета» мы сможем увидеть, что взаиморасчеты с поставщиком закрыты и НДС откорректирован.
Купить программу 1С можно здесь www.softmaster.com.ua
Посмотреть, а также ознакомится с нашими самостоятельными курсами по 1С, можно по ссылкам:
Поступление товаров от поставщика в 1С:Розница
- Статьи 1С предприятие
- Розница 2.1 / 2.2
- Поступление товаров от поставщика в 1С:Розница
Для того что бы оформить поступление товаров в программе 1С:Розница 2.1 нам потребуется перейти в раздел Запасы и Закупки(1) дальше в правой части выбираем Поступление Товаров (2) и через кнопку Создать (3) создаем новое поступление товаров. Для каждой накладной(ТОРГ-12 или Универсальный Передаточный Документ ) создается новый документ Поступления товаров.
В документе заполняем Вашу организацию (1), Магазин (2) магазин в который мы приходуем товар и Склад (3) склад магазина на который поступает товар. В программе 1С:Розница есть возможность использовать Магазин как Склад, что позволяет упростить работы, ну конечно же исключая случаи когда у 1-го магазина больше 1-го склада. Добавляем в Табличную часть Товары (4) через кнопку Добавить, после того как вы заполните все Товары переходим на закладку Этапы оплаты (5), что бы зарегистрировать оплату поставщику.
Заполняем табличную часть документа Этапы оплаты через кнопку Добавить. В нашем примере будет Безналичная оплата поставщику. После заполнения табличной части переходим на кнопку Создать на основании и выбираем Регистрация безналичной оплаты (2).
Следующим шагом будет заполнение оплаты, либо через кнопку Добавить либо через Подобрать не оплаченые мы заполняем документ и проводим его.
После проведения нас вернуло назад к нашему документу Поступления товаров, теперь переходим на кнопку Зачет оплаты. В открывшемся документе заполняем через кнопку Заполнить суммы оплат или заполняем сумму оплаты вручную. Нажимаем зачесть оплату и закрыть.
Как видно в документе Поступления товаров статус оплаты поменялся на Оплачен. Значит денежные средства за это поступления отражены в учете.
Можно перейти в вкладку Движения документа и посмотреть какие движение сформировал в программе документ Поступления товаров.
Движения товаров показывают, что товары поступили к нам в магазин на склад, теперь можно Назначить им цены и начинать продажу. В программе 1С:Розница очень просто реализован документ поступления товаров.
товаров получено без выставления счетов | Двойная бухгалтерия
Часто бывает, что бизнес может получить товары, приобретенные у поставщика, до того, как получит счет на эти товары.
Поскольку товары были получены в рамках системы непрерывной инвентаризации, их необходимо ввести в инвентаризацию. Поскольку счет-фактура не был получен от поставщика, обязательство по оплате товаров не может быть отражено как кредиторская задолженность, и необходимо открыть альтернативный счет.
Обычно счет называется счетом «Товары, полученные без выставления счетов», и отображается в балансе как счет текущих обязательств.
Товары получены без счета Пример
Предположим, предприятие приобрело товары у поставщика на сумму 800, и товары получены до получения счета-фактуры.
На предприятии действует система непрерывной инвентаризации, и первый необходимый журнал — это запись получения инвентаризации.
| Счет | Дебетовая | Кредит |
|---|---|---|
| Опись | 800 | |
| Товары получены без счета | 800 | |
| Всего | 800 | 800 |
Поскольку счет-фактура не был получен, обязательство по оплате товаров не может быть проведено по счетам к оплате, а временно проводится по счету полученных товаров, по которому не выставлен счет-фактура.
Когда счет-фактура получен от поставщика, обязательство может быть перенесено со счета непринятых товаров, на который выставлен счет-фактура, на счет кредиторской задолженности поставщика с помощью второй записи журнала.
| Счет | Дебетовая | Кредит |
|---|---|---|
| Товары получены без счета | 800 | |
| Кредиторская задолженность | 800 | |
| Всего | 800 | 800 |
Сальдо на счете полученных товаров, не выставленных в счет-фактуре (GRNI), теперь равно нулю, и чистый эффект обеих проводок заключается в регистрации поступления товаров в запас и обязательства по оплате поставщику на счете кредиторской задолженности.
Примечание: Проводка полученных товаров в инвентарные запасы применяется только к бизнесу, использующему постоянную систему инвентаризации. Если на предприятии действует система периодической инвентаризации, товары не вводятся при получении, а подсчитываются в конце отчетного периода, и первая проводка, относящаяся к покупке, будет происходить при получении счета-фактуры от поставщика.
Об авторе
Дипломированный бухгалтер Майкл Браун — основатель и генеральный директор компании Double Entry Bookkeeping.Он работал бухгалтером и консультантом более 25 лет и построил финансовые модели для всех типов отраслей. Он был финансовым директором или контролером малых и средних компаний, а также руководил собственным малым бизнесом. Он был менеджером и аудитором в Deloitte, большой бухгалтерской фирме, и имеет ученую степень в Университете Лафборо.
Вам также может понравитьсяЧто такое полученный товар? | Процесс | Важно
Товарная накладная (GRN) — это документ, который отражает получение товаров покупателями.Он также известен как накладная , которая используется в качестве доказательства того, что товары доставлены и покупатели уже получили. Более того, как поставщики, так и покупатели используют GRN для сравнения количества заказа и поставки.
Позже поставщик прикрепит GRN к счету и отправит его покупателям. Это веское доказательство того, что товар уже доставлен. С другой стороны, клиенты используют этот документ для учета запасов и кредиторской задолженности, так как счет может поступить с опозданием, и им необходимо вести учет запасов.
Полученные товары также используются внутри компании. Товар может быть передан с завода на разные склады в разных местах. Строительный материал необходимо переместить со склада на строительную площадку. В этих обстоятельствах мы используем квитанцию о получении товара в качестве подтверждающего документа, чтобы предотвратить мошенничество или ошибку. Бухгалтерия потребует его для учета перемещения товарно-материальных ценностей с места на место.
Процесс получения ноты
Чтобы понять весь процесс, мы кратко объясним процесс закупки материала следующим образом:
- Лицо, подавшее запрос, напишет запрос на закупку с подробным описанием материала
- После получения утверждения письмо будут отправлены в отдел закупок для поиска наилучшего предложения.
- Затем отдел закупок проведет переговоры с выбранным поставщиком о сроках и условиях.
- После этого компания отправит заказ на закупку (ЗП), чтобы подтвердить свой заказ у поставщика. В то же время они также передают информацию (копию ЗП) на склад, чтобы подтвердить, что товар скоро будет в пути.
- Поставщик организует доставку материала заказчику (обычно на склад). Они скопируют всю информацию из заказа на поставку в GRN, включая название материала, спецификацию и количество.Обычно в этой форме не указывается цена.
- В день доставки доставщик доставит материал на склад. Персонал склада будет соответствовать между PO, GRN и фактическим продуктом. Если все они совпадают, обе стороны подпишутся на GRN. Иногда количество на GRN меньше количества на закупке, так как поставщик доставляет их несколько раз.
- Есть три копии GRN, одна копия будет храниться на складе, одна будет отправлена бухгалтеру для учета запасов, а другая копия будет храниться у поставщика.
- Позже, GRN будет включен в исходный счет-фактуру в качестве выставления счетов клиентам. Бухгалтер может проверить GRN, чтобы убедиться, что товары уже доставлены. Затем они примут счет и обработают платежную базу в срок.
Важная информация о полученных товарах
Для предотвращения неправильной доставки
Персонал склада может использовать GRN для сравнения с фактическим продуктом и заказом на поставку, чтобы убедиться, что правильные позиции поставки являются правильными.Это будет очень полезно, чтобы предотвратить неправильную доставку, когда товары похожи.
Экономия времени
Бухгалтеры могут ссылаться на эти документы без подтверждения доставки на склад. Поставщик также ссылается на этот документ, чтобы выставить счет, не звоня своим клиентам.
Предотвращение мошенничества и ошибок
Поставщик должен убедиться, что его сотрудники уже доставляют товары клиентам, прежде чем выставлять счет.Также они подтверждают, что товар не был украден сломанным при транспортировке. Заказчик полагается на это перед тем, как принять счет, это докажет, что он платит только за товары, которые он получил.
Вспомогательный документ для бухгалтерской записи
Между датой поставки и датой счета-фактуры есть различия, поэтому клиентам необходимо будет вести учет запасов или основных средств, поскольку риск и вознаграждение уже передаются. GRN — единственный подтверждающий документ, подтверждающий эту транзакцию.
Товарная накладная Альтернатива
В некоторых компаниях из-за небольшого объема операций они используют накладную как накладную на полученный товар. Они выставляют счет-фактуру одновременно с доставкой товаров и просят клиентов подписать копию счета-фактуры, чтобы подтвердить их получение.
Некоторые компании используют отчет о получении для подтверждения доставки, и они существенно не отличаются от GRN.
Формат накладной на получение товаров
Форма накладной на получение товаров различается от одной компании к другой в зависимости от их дизайна, но основной компонент остается неизменным.Соответствующая информация для квитанции о получении товара включает:
- Имя поставщика
- Сведения о продукте, такие как имя, тип, размер
- Срок и дата поставки
- Количество продуктов
- Имя и подпись представителя поставщика
- Имя и подпись получатель
- Номер заказа на поставку
Загрузить форму Excel для получения товаров
Заключение
Уведомление о получении товаров является убедительным доказательством того, что клиенты уже получили и проверили все условия продуктов.Это поможет как покупателям, так и поставщикам предотвратить мошенничество, поскольку товары будут перемещены от поставщиков к покупателям, они не окажутся в другом месте или украдены. Заказчик произведет оплату по счетам, по которым товары уже получены. GRN следует заранее распечатать и хранить в нескольких экземплярах для всех связанных сторон, иначе контроль не будет работать эффективно.
сообщить об этом объявленииПолученные товары, объясненные
Закупка — это многоэтапный процесс, который может иметь несколько нюансов в зависимости от различных организаций или команд, которые на него полагаются.Тем не менее, с чем все столкнутся, так это с получением товаров или услуг от поставщиков, то есть с фактической закупкой чего-то, что необходимо компании для того, чтобы принести пользу ее продукту или ее сотрудникам. Понимание того, как этот простой документ играет такую важную роль в процессе закупок, необходимо, и его защита может в долгосрочной перспективе избавить от многих юридических проблем.
Что такое товарная расписка?
Также иногда называемый накладной, GRN документирует официальное получение товаров или услуг покупателями.И поставщики, и покупатели могут ссылаться на этот документ как на доказательство доставки товара. Часто отправляемая вместе со счетом, товарная накладная всегда должна храниться и сохраняться, чтобы группа закупок или AP могла вернуться к ней в любое время.
Как написать квитанцию о получении товара? Существует множество различных форматов и шаблонов, которые можно использовать, но обычно выделяющаяся информация, включенная в GRN:
- Имя продавца (вместе с номером продавца)
- Дата и время доставки
- Краткое описание поставленных продуктов
- Количество каждого продукта i.е., ноутбук; 4
- Имя и подпись менеджера магазина
- Имя и подпись менеджера продавца
Однако товарная накладная — это документ, выданный поставщиком, который показывает, что товары действительно были отправлены из средство; после доставки такая же векселя может именоваться векселем о полученном товаре. В некоторых случаях более мелкие компании будут просто использовать счет-фактуру вместо товарной накладной, но становится все реже не проводить различия между ними.
Где в процессе закупки находится товарная накладная?
Общий порядок закупок выглядит следующим образом:
1. Определите потребность → 2. Отправьте запрос на покупку → 3. Выберите или подключите поставщика → 4. Согласуйте цену → 5. Создайте заказ на покупку (ЗП) → 6. Получите счет-фактуру → 7. Получить товар или услугу → 8. Подтвердить трехстороннее совпадение
Нота о получении товаров приходит на этапах 6 и 7. Обычно она отправляется вместе со счетом-фактурой, а также с фактической доставкой товаров.Он будет сравнен со счетом-фактурой, чтобы убедиться, что они согласованы, прежде чем платеж будет отправлен и обработан. Финансовый отдел может ссылаться на GRN при подтверждении трехстороннего совпадения, но это не всегда необходимо.
Почему так важна полученная записка
Отслеживание шагов, предпринятых на этом пути, является огромной частью процесса закупок, и его упрощают автоматические решения. Важная документация, такая как контракты и счета-фактуры, сообщения, отправляемые между командами или отделами, и любые важные собранные данные всегда должны отслеживаться и сохраняться.Примечания о полученных товарах ничем не отличаются.
Этот важный документ помогает финансовым отделам проверять все счета перед выполнением платежей и помогает сэкономить время в случае каких-либо расхождений. GRN будет сравниваться со счетом-фактурой, связанным с ним, чтобы убедиться, что все товары действительно были доставлены и получены. Поскольку дата доставки и дата счета-фактуры часто различаются, этот документ служит связующим звеном для подтверждения точности того, что указано в счете-фактуре. Если в счете-фактуре указано что-то, что не также отображается в GRN, оно либо просто не будет оплачено, либо потребует дальнейшего взаимодействия между поставщиком и различными заинтересованными сторонами.
Вы можете думать о GRN как о дополнительном уровне безопасности как для поставщика, так и для получателя, которые могут дважды проверить свой заказ до и после доставки. Этот документ также действительно экономит время для работы с кредиторской задолженностью. Благодаря этому AP не нужно расспрашивать, чтобы подтвердить доставку, или искать документы, которые точно отражают счет. Что наиболее важно, он действует как мера по предотвращению мошенничества со счетами и ошибок при платежах.
Этот небольшой документ не привлекает особого внимания, когда мы говорим о закупках или процессе закупок в целом.Но его влияние примечательно. Полученная товарная накладная помогает устранить ошибки и обеспечивает бесперебойную доставку товара покупателю. Защищая все вовлеченные стороны, это важная часть процесса закупок.
Все, что вам нужно знать
Поступление материала относится к физическому перемещению товаров на склад от внешних поставщиков. 3 мин чтения
1. Типы поступления материала в SAP2. Процесс поступления материала в системе WM
3.Транспортный заказ без проводки в IM
4. Рабочий процесс поступления материала
5. Товары, признанные дефектными после оформления поступления материала
6. Преимущества наличия эффективного процесса поступления материала
Поступление материала относится к физическому перемещению товаров на склад от внешних поставщиков. Это всегда увеличивает товарный запас на вашем складе. Вы можете планировать и управлять поступлением материалов, а также контролировать запасы заказанных и произведенных материалов.
Типы поступления материала в SAP
Ниже приведены различные типы поступления материала в SAP:
- Поступление товара по заказу на поставку
- Поступление материала по производственному заказу
- Поступление товара при поставке
- Поступления без ссылки (Прочие поступления)
Поступления материала со ссылкой на закупку или производственный заказ обычно содержат всю информацию, необходимую для планирования.
Поступление материала по заказу на поставку
В модуле управления материальными потоками (MM) SAP товары обычно поступают со ссылкой на заказ на поставку, выданный отделом закупок. Заказ на поставку является важным документом для мониторинга закупок и управления запасами.
Производственный заказ Поступление материала
В модуле планирования производства (PP) SAP товары обычно поступают со ссылкой на производственный заказ. В производственном заказе документируется причина производства материала.Это важный инструмент для планирования и мониторинга инвентаризации.
Поступление прочих товаров
Если вы создаете поступление материала без какого-либо заказа на покупку или производства, вы можете ввести зарезервированные количества для планирования поступления материала.
Процесс поступления материала в системе WM
Процесс приема товаров на склад через Систему управления складом обычно автоматический. Система Warehouse Management (WM) регистрирует все транзакции с момента сканирования штрих-кода на бланке контейнера до помещения товаров в слоты для хранения.
Если выполняется вручную, процесс поступления материала включает следующие этапы:
- Инициируйте процесс поступления материала в СУС, проводя поступление материала в IM (Управление запасами).
- Как только вы проводите в IM, временному складскому месту присваивается количество и создается транспортная заявка.
- Затем система создает транспортный заказ.
- Система использует заранее заданную технику поиска, чтобы найти место для товаров и укладывать их на поддоны.
- С помощью транспортного заказа система перемещает товары из мест временного хранения на складские места.
- Работник склада подтверждает передачу товара. Это можно сделать вручную или автоматически с помощью радиочастотного оборудования.
- Расхождение между запрошенным и переданным количеством, если таковое имеется, записывается в СУС, которая выравнивается в компоненте IM.
Транспортное поручение без проводки в ИМ
Вы также можете начать процесс поступления материала, создав транспортный заказ вручную; для этого не требуется никаких требований к переводу.Затем вы можете разнести поступление материала в IM.
Рабочий процесс поступления материала
Поступление материала — это в основном процесс сопоставления полученных товаров с заказом на поставку. Он включает в себя проверку того, подходят ли товары для той цели, для которой они были заказаны, и находятся ли они в хорошем состоянии.
Неэффективный процесс поступления материала может вызвать узкое место в производственном процессе. Это также может привести к ошибкам, таким как неправильный расчет соблюдения поставщиком графика поставок.
Этапы поступления материала
- Выдается заказ на поставку с запросом на поступление материала.
- При получении товаров лицо, получающее товары, осматривает их на предмет возможных повреждений.
- Если упаковка в порядке, получатель направляет товары в отдел, который их заказал.
- Если отдел, заказавший товары, удовлетворен их пригодностью и состоянием, он поднимает поступление материала со ссылкой на заказ на поставку.
- Затем финансовый отдел оплачивает счет за полученные товары.
Товар признан дефектным после выдачи товарной накладной
Если после оформления квитанции обнаруживается, что товар неисправен, выданную квитанцию следует как можно скорее отменить, чтобы финансовый отдел или лица, ответственные за оплату счета, узнали об этом.
Преимущества эффективного процесса приема товаров
Хотя получение материала кажется сложным процессом, такое программное обеспечение, как SAP, значительно упрощает его за счет электронной автоматизации.
Наличие эффективного процесса поступления материала дает следующие преимущества:
- Вы можете отслеживать время и место получения товара.
- Поставщикам не нужно дольше ждать авторизации платежа.
- Снижает риск авторизации платежа за дефектные и поврежденные товары.
- Снижает вероятность потери, кражи или неиспользования полученных товаров.
- Он упрощает разделение заказов на поставку и авторизацию оплаты счетов-фактур для частичных заказов.
Если вам нужна помощь с получением товаров, вы можете указать свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.
учетной политики по выставлению счетов за еще не поставленные товары | Small Business
Автор: Fraser Sherman Обновлено 25 сентября 2020 г.
С кассовым учетом бухгалтерский учет прост: вы не регистрируете никаких транзакций до тех пор, пока деньги не переходят из рук в руки.При использовании метода начисления вы регистрируете транзакции, как только вы зарабатываете деньги или получаете задолженность. Если счет приходит до или после товаров, за которые вы заплатили, для правильной записи транзакции требуется несколько дополнительных шагов по учету.
Наконечник
Если вы вносите предоплату по счету до получения соответствующих товаров или услуг, вы кредитуетесь наличными и дебетует счет предоплаченных расходов, например, предоплаченных расходных материалов, предоплаченных запасов или предоплаченных услуг. Когда вы получаете то, за что вы заплатили, вы кредитуете предоплаченные расходы и дебетовые расходы на товарно-материальные запасы или аналогичный счет.
Счет-фактура не получена
Вести учет было бы просто, если бы покупатели просто посетили поставщика, заплатили за то, что им было нужно, и ушли с товарами, но часто это происходит не так. Вместо этого заказ, доставка, выставление счетов и оплата происходят на разных этапах процесса. Чтобы запутать вас еще больше, ваша система управления запасами обрабатывает поставки товаров иначе, чем ваша бухгалтерская система.
Например, в системе управления закупками сказано: предположим, вы получили отгрузку товарно-материальных ценностей, но счет-фактура еще не получен.Если вы используете систему постоянного учета запасов, при которой вы постоянно обновляете свои складские записи, вы сразу фиксируете отгрузку; при периодической инвентаризации вы регистрируете ее в конце отчетного периода. В любом случае вы не регистрируете покупку как кредиторскую задолженность, пока не получите товарный счет.
Предположим, вы заказали запасов на 2 000 долларов США. Пока счет не получен, вы записываете $ 2 000 в счет GRNI — товары получены, но не выставлены счета-фактуры, а также в запасах.После того как поставщик отправляет товарный счет-фактуру, вы уменьшаете GRNI на 2 000 долларов и записываете 2 000 долларов в кредиторскую задолженность.
Отслеживание GRNI
По мере роста вашего бизнеса поставки GRNI могут стать более распространенными. В вашей учетной записи GRNI могут быть сотни записей, связанных с несколькими покупками, несколькими товарами и несколькими поставщиками. Их отслеживание и обновление при получении счетов требует все больше времени и усилий, и их легко потерять. Задержки поставщиков, ошибки в счетах и мошенничество могут усугубить ситуацию.
Программное обеспечение может помочь в этом. Автоматизированный процесс может принимать счета-фактуры, сопоставлять их с заказами на покупку и вносить необходимые корректировки бухгалтерского учета, не упуская данных, которые может пропустить человеческий глаз. Это дает дополнительное преимущество в том, что ваши книги всегда обновляются без задержек по времени. Это может упростить выявление поставщиков, которые работают медленно или своевременно, и решить, какие из них заслуживают большей части вашего бизнеса.
Товар не получен
Иногда бывает наоборот.Вы получаете счет-фактуру, возможно, оплатите его, но у вас еще нет товара. В «Бухгалтерии» говорится, что это происходит, например, при предоплате заказываемых товаров. Предоплата может быть вызвана тем, что вы используете кассовый учет и хотите зарегистрировать расходы раньше, или потому, что предоплата дает вам предпочтительный режим. Это также происходит, если продавец по какой-либо причине не предоставит вам кредит.
Учет запасов, оплаченных, но не полученных, или предварительно оплаченных товаров или предварительно оплаченных услуг, рассматривает товары или услуги, которые другая сторона должна вам, как актив.Если вы заранее оплачиваете 1,200 долларов в запасах, вы зачисляете 1,200 долларов в кассу и дебетует счет актива предоплаченных расходов на сумму 1,200 долларов . Когда вы получаете товарно-материальные запасы или другие товары, вы кредитуете предоплаченные расходы и списываете расходы на товарно-материальные запасы.
Со службами все немного сложнее, потому что процесс затягивается. Например, если вы платите за годовое интернет-обслуживание или страховку авансом, то вы ежемесячно списываете предоплаченные расходы в размере одной двенадцатой суммы платежа.Например, если вы заплатили 24000 долларов за годовое техническое обслуживание, вы должны списывать 2000 долларов с предоплаченных расходов каждый месяц и кредитовать счет расходов на техническое обслуживание на ту же сумму.
На практике, выполнение этого с каждым предоплаченным расходом и покупкой может затруднить ведение бухгалтерского учета из-за отслеживания слишком большого количества предоплаченных товаров, особенно услуг. Чтобы этого избежать, установите минимальный порог для ввода позиции в счет предоплаты.Если порог составляет, скажем, 500 долларов , и вы вносите предоплату за канцелярские принадлежности на сумму 400 долларов , просто относитесь к 400 как к обычным расходам.
Когда вы работаете за наличные
Если вы используете кассовый учет, как это делают многие малые предприятия, нет такой вещи, как счет предоплаты, говорит Фундера. Предположим, вы сегодня оплатили товарный счет $ 1,400 , но не получили товар в течение двух недель. Вместо того, чтобы беспокоиться о предоплаченных расходах, вы просто регистрируете 1 400 за обычную покупку.Если вы заплатили за шесть месяцев услуг с помощью $ 300 сегодня, вы бы записали расходы сегодня и не корректировали бы счет позже.
Это упрощает бухгалтерский учет, но также искажает внешний вид ваших финансов. Предположим, в этом месяце вы платите $ 3600 за годовые услуги. Это очень большие расходы на обслуживание в этом месяце, за которыми последовали 11 месяцев нулевых расходов. Метод начисления, показывающий 300 расходов в месяц, дает более реалистичную картину.
Когда вы продавец
Если вы продавец, учет оплаченных, но не полученных запасов работает в обратном порядке. Причитающиеся покупателю товарно-материальные запасы или услуги учитываются как пассив, а не как актив. Продавцы обычно не вносят много предоплат, поэтому отследить платежи и скорректировать счета несложно.
Если, скажем, вы получаете платеж $ 1 500 за товары, которые должны быть отгружены, вы записываете кредит на счет обязательств по предоплате и дебетование наличными.При отгрузке товаров вы списываете предоплату и зачисляете на счет доходов. Если вы продаете услуги заранее, вы должны корректировать счета для каждого месяца услуг, как это делает покупатель.
Требование предоплаты наличными
Jobber Academy заявляет, что преимущества привлечения клиентов к предоплате заключаются в том, чтобы не беспокоиться о невыплате и своевременно получать платеж. Если у вас небольшой бизнес с ограниченным денежным потоком, это определенные плюсы. Есть и другие обстоятельства, при которых это хорошая идея:
- Вам придется выложить серьезное количество сырья, и вам нужен залог.Кровельщики часто просят залог, например, для покрытия черепицы и гвоздей.
- Это большая работа, и вы действительно не можете позволить клиенту отступить. Депозит гарантирует покупателю бай-ин.
- Из прошлого опыта вы знаете, что этот клиент платит поздно.
- Ваш бизнес новый, и вам нужен денежный поток.
Обратной стороной является то, что если вы отправите товарный счет до продажи товара или услуги, это может испортить отношения с вашими клиентами, особенно если они недовольны вашей работой.Всегда заранее четко указывайте условия сделки. Свяжитесь с ними после доставки, чтобы узнать, довольны ли они. Предложите скидку на предоплату, если можете себе это позволить. Вы хотите, чтобы ваш клиент был полностью доволен.
Товар получен Примечание | Обработка накладных
В этом месяце я сосредоточусь на деловой документации, которая может быть незаметна для эффективности, но на самом деле требует от вашего бизнеса много времени, денег и усилий для обработки вручную. Полученные товары , нота или GRN часто сообщается нашей команде как большая проблемная область, с такими вещами, как человеческая ошибка / точность, сложность ссылок на заказы и счета-фактуры, хранение и индексация.
GRN играют ключевую роль в процессе расчета кредиторской задолженности, подтверждая, что товары были получены, как ожидалось, в соответствии с первоначальным заказом, и, следовательно, поставщик может выставить счет на товары и впоследствии оплатить их.
Общие проблемы, связанные с обработкой GRN:
- Медленное время обработки
- Потерянные документы и трудности со ссылками на исходный заказ на поставку
- Точное соответствие товаров, полученных по нескольким позициям строк заказа на закупку для различных отделов
- Эффективное и своевременное общение с поставщиками по вопросам доставки
- Вопросы управления поставщиками и цепочки поставок; е.грамм. Влияние на повторные заказы из-за проблем с выставлением счетов и утверждением платежей
- Влияние на стоимость из-за неправильного получения ошибочных заказов; неправильное количество товаров, дублированный заказ, неправильная цена и т. д.
- Обсуждение поврежденных или неисправных товаров
- Административные усилия, необходимые для ответа на запросы поставщиков, которые ищут платежи или решают запросы
Cleardata может помочь просмотреть и проанализировать ваши существующие бумажные или электронные документы процессы и предоставляют решения для сканирования и автоматического управления документами, которые помогают сократить объем ручного ввода и обработки данных, экономя время и деньги для вашего бизнеса.После сканирования мы можем автоматически извлекать ключевую информацию из ваших документов с помощью технологии распознавания текста.
Мы также можем обеспечить автоматическое сопоставление с использованием уникальных идентификаторов документов, например по номеру заказа на поставку, для цифровой документации.
Отгрузочные накладные
Отгрузочные накладные регулярно получаются и подписываются предприятиями каждый день. Эти документы или электронная версия прибывают с товарами для подписи, подтверждения получения товаров и в некоторых случаях могут фактически заключать договор в соответствии с условиями поставщика.Примечания к доставке должны быть помечены как неотмеченные и получены в соответствии с нашими условиями, если доставка не была проверена или сопоставлена с исходным заказом на поставку. Также следует отметить любые другие проблемы с доставкой.
При доставке может возникнуть множество проблем, которые необходимо быстро решить с поставщиком и отразить в ваших платежах им. Одним из таких примеров является перегрузка: если вы заказали 10 товаров, а поставщик доставил 20, вы можете ожидать, что заплатите за дополнительные товары, если вы не устраните несоответствие в согласованные сроки.Ваш номер GRN выступает в качестве внутреннего подтверждения получения товаров для обработки и сопоставления с вашими счетами-фактурами / заказами на поставку поставщика.
Приходная накладная
Приходная накладная — это внутренний документ, созданный после проверки доставки для подтверждения поступления заказа. Обычно производится вашей командой магазинов. Он используется магазинами, отделом закупок и финансов, чтобы поднимать любые проблемы, обновлять ваши складские записи и сопоставлять его с исходным заказом на поставку и счетом-фактурой поставщика, чтобы можно было произвести оплату.
Ручная обработка документов, таких как квитанции о поступлении и доставке товаров, может занять много времени у персонала при вводе и распределении данных по различным отделам. Бумажные копии заметок могут быть потеряны, платежи поставщикам задержаны, а системы контроля запасов устарели.
Для получения дополнительной информации о том, как Cleardata может помочь повысить эффективность и автоматизировать сопоставление квитанций о поступлении товаров, позвоните по телефону 0800 046 8081 или свяжитесь с нашей командой.
Преимущества процесса согласования GRNI | Программное обеспечение PLANERGY
В ходе ведения бизнеса многие компании часто получают приобретенные товары до того, как получат соответствующий счет от поставщика.В компаниях, использующих постоянную систему инвентаризации, такие товары классифицируются как «полученные» и должны регистрироваться в системе инвентаризации компании. Однако, поскольку поставщик еще не выставил покупателю счет за товары, они не могут быть отражены в счетах к оплате. Вместо этого они вводятся в учетную запись, известную как Товары получены без счета-фактуры или GRNI.
Хотя он четко решает проблему текущих обязательств без сопоставления счетов-фактур, GRNI необходимо должным образом отслеживать, чтобы обеспечить максимальную ценность для вашего бизнеса.Понимание того, как работает GRNI и как лучше всего им управлять, поможет вашей команде получить ценные преимущества.
Выверка GRNI: обзор
Счет GRNI — это то, что обычно называют корректировочным счетом или контрольным счетом . Он отображается как текущее обязательство на балансе компании. Его использование ограничено предприятиями, использующими постоянную систему инвентаризации, поскольку те, кто использует систему периодической инвентаризации, не вводят товары в том виде, в котором они получены, до конца отчетного периода и не разносят проводку до тех пор, пока от поставщика не будет получен фактический счет-фактура.
Рассмотрим следующий пример:
Ваша компания использует систему постоянного учета запасов и покупает виджеты на сумму 1200 долларов у компании X. Виджеты поступают раньше, чем счет-фактура. Ваша бухгалтерская группа создает запись журнала в главной книге, чтобы отразить поступление товаров в запасы, например:
| АККАУНТ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Запасы | $ 1200 | |
| GRNI | $ 1200 | |
| Итого | $ 1200 | $ 1200 |
Поскольку вам еще не выставлен счет-фактура, необходимо кредитовать обязательство, созданное товарами, на счет GRNI, а не кредиторская задолженность и дебетование на инвентаризации.
После получения счета-фактуры поставщика журнал обновляется другой записью, переносящей обязательство из GRNI на счет кредиторской задолженности соответствующего поставщика, например:
| АККАУНТ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| GRNI | $ 1200 | |
| Счета к оплате | $ 1200 | |
| Итого | $ 1200 | $ 1200 |
Создание этой записи обнуляет счет GRNI и записывает товары в запасах при эффективном отслеживании обязательств, необходимых для оплаты продавцу товаров на счете кредиторской задолженности.
«Использование автоматизированного облачного решения для закупок, основанного на искусственном интеллекте, снимает много боли и затрат с надлежащего управления GRNI. PLANERGY, например, генерирует автоматический отчет GRNI по запросу, устраняя время, расходы и потенциальные человеческие ошибки, которые мешают ручной согласованию GRNI ».
Как правильное согласование GRNI может принести пользу вашему бизнесу
Несмотря на то, что учетная запись GRNI полезна для сохранения точности и целостности финансовой документации вашей компании, она также может быть источником потенциальных потерь и расходов, если с ней не обращаться должным образом.Поскольку типичный GRNI может содержать сотни или даже тысячи элементов, которые должны быть согласованы с несколькими учетными записями поставщиков, это может быстро занять много времени и дорого, особенно с учетом человеческой ошибки.
Значительный объем работы, необходимый для ручной выверки GRNI , вкупе с обычными проблемами, с которыми сталкиваются компании, управляющие сложной цепочкой поставок, — задержки поставщиков, мошенничество со счетами, неэффективность процесса закупок до оплаты (p2p) и т. д. — иногда могут позволить этому ускользнуть от пресловутых трещин.Когда поставщики не выставляют вам счета вовремя, GRNI может вырасти до ошеломляющих размеров, отражая потенциально разрушительные препятствия, ошибки и неэффективность в вашем процессе p2p — создавая неточности в вашей бухгалтерской и финансовой отчетности, вызывая тревогу у аудиторов.
Использование автоматизированного облачного решения для закупок, основанного на искусственном интеллекте, снимает много боли и затрат из-за правильного управления GRNI. PLANERGY, например, генерирует автоматический отчет GRNI по запросу, устраняя время, расходы и возможные человеческие ошибки, которые мешают ручной согласованию GRNI.
Автоматизация устраняет человеческий фактор, повышая точность и позволяя вашим сотрудникам посвящать свое время и таланты более важным задачам. Время, которое могло быть потрачено на перепроверку данных о поставщиках или исправление ошибок, можно вместо этого использовать для инноваций и стратегического планирования.
И поскольку все данные транзакции автоматически сверяются с другими совпадающими документами (например, каждый заказ на поставку сопоставляется как с соответствующими получающими документами, так и со счетом-фактурой поставщика для заказа), внешние источники мошенничества уменьшаются и ошибки учета, такие как двойные записи исключены.Автоматическое создание отчетов позволяет полностью контролировать грануляцию данных, поэтому ваши сотрудники могут «увеличивать масштаб» определенных данных или выполнять массовые действия, например редактировать позицию в конкретном заказе на покупку, отмечать подозрительные товары или заказы для дополнительной проверки или остатки на клиринговых счетах.
Кроме того, быстрый доступ в режиме реального времени к GRNI поддерживает более эффективное управление цепочкой поставок и развитие отношений. Информация о поставщиках всегда актуальна, а неэффективных поставщиков или поставщиков, которые медленно выставляют счета, можно легко восстановить или заменить, прежде чем их неэффективность будет слишком дорого обходиться вашей компании.
С другой стороны, поставщики, которые предоставляют своевременное выставление счетов и оптимальные условия, могут быть повышены до статуса предпочтительного поставщика, что позволит вашей компании получить лучшие условия и цены на все свои товары, сохраняя при этом точную финансовую отчетность с безупречным аудитом. тащить. Освобождение активов, которые в противном случае оставались бы в резерве для неоплаченных счетов, также улучшает ваш денежный поток, поддерживая расширения, приобретения и другие проекты.
Получите больше пользы от процесса согласования GRNI
Хотя он может не быть приоритетным для средней мегакорпорации, надлежащий процесс согласования GRNI может быть значительным источником ценности — и более сильной чистой прибылью — для предприятий любого размера.Освободившись от устаревших ручных процессов и задействовав возможности автоматизации, вы можете превратить GRNI из утомительной рутинной работы в мощный источник понимания, экономии и улучшения вашей цепочки поставок, взаимоотношений и внутренних процессов.