При приеме на работу какие документы подписывает работник: Документы для найма сотрудников

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора \ КонсультантПлюс

Подготовлена редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

— Какие документы при приеме на работу предъявляет работник

— Документы, подтверждающие инвалидность работника

— Представление дополнительных документов при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23. 12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ, от 14.07.2022 N 240-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Какие документы должен предоставить работник работодателю?

 

Перечень документов для приёма на работу установлен в ст. 65 ТК РФ. Однако для некоторых профессий кандидат должен предоставить о себе более обширную информацию. Рассмотрим в общих чертах, какие документы необходимы при заключении трудового договора, как работодатель должен работать с персональными данными сотрудников, и как убедить персонал подключиться к кадровому электронному документообороту (КЭДО). 

Обязательные документы для всех соискателей

В таблице ниже рассмотрим, какие документы необходимы для оформления трудового договора:

 

Вид документа	Описание
Паспорт или документ, удостоверяющий личность	В целях заключения трудового договора иным документом, удостоверяющим личность, могут быть: временный паспорт — на случай, если гражданин меняет постоянный паспорт в связи с наступлением определённого возраста (20 или 45 лет) или в случае утери прежнего документа; заграничный паспорт; удостоверение личности военнослужащего; разрешение на временное проживание; вид на жительство; удостоверение беженца; свидетельство о предоставлении временного убежища в РФ. Именно вышеупомянутые документы носят в России универсальный характер. В то же время нужно помнить, что абз. 2 ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать в трудоустройстве гражданам, не имеющим регистрации в России, за исключением иностранцев. В противном случае это будет расценено как установка прямых или косвенных преимуществ при устройстве на работу.
СНИЛС	Без СНИЛС работодатель не сможет определить, куда направлять страховые взносы за работника.  Однако с 1 апреля 2019 года СНИЛС переведены в электронную форму. Потому работодателю можно предоставлять не только карточку СНИЛС, но и распечатанный или электронный документ, подтверждающий, что гражданин зарегистрирован в системе индивидуального персонифицированного учёта. Скачать эту справку можно в личном кабинете ПФР.
Трудовая книжка	В бумажном варианте трудовая книжка предоставляется только в том случае, если гражданин не перевёлся на электронный формат. Если у соискателя электронная трудовая книжка, то предъявляются сведения о трудовой деятельности. Документ можно запросить в личном кабинете ПФР. Если же гражданин впервые устраивается на работу по ТК РФ, работодатель самостоятельно заводит ему трудовую книжку. С 2021 года для работников-новичков трудовая книжка заводится исключительно в электронном виде.

 

Документы, необходимые в отдельных случаях

Необходимые документы при заключении трудового договора отличаются у представителей разных профессий. Так, работодатель может потребовать:

 

Вид документа	Описание
Документы воинского учёта	Их предоставляют военнообязанные граждане. Также документы воинского учёта обязаны предъявить граждане, которых могут по призыву забрать на службу.
Диплом об образовании	На некоторые должности можно трудоустроиться только в случае, если человек обладает средним или высшим профессиональным образованием. Иногда необходимо среднее или высшее образование в конкретной сфере. Например, у врачей, имеющих право ставить диагнозы, обязательно должно быть медицинское образование. Запрещено быть врачом, имея на руках, допустим, диплом электрика или экономиста.
Справка о наличии/отсутствии судимости или факта уголовного преследования, либо прекращения уголовного преследования в связи с реабилитацией гражданина	Этот документ требуется работодателем при трудоустройстве: на государственную или муниципальную службу; педагогами в образовательные учреждения; судьями; сотрудниками правоохранительных органов; пилотами воздушных судов; главными бухгалтерами — если они работают в ПАО (за исключением кредитных организаций), страховых компаниях, акционерных инвестиционных фондах, НПФ и других организациях, перечисленных в ч. 4 ст. 7 Закона о бухгалтерском учёте; военнослужащими. Это не полный перечень профессий, где наличие судимости или факта уголовного преследования может помешать карьере.
Справка о наличии или отсутствии административного наказания за приём психотропных веществ или наркотиков без назначения врача	Этот документ могут запросить при трудоустройстве сотрудников, которые: ведут любой транспорт — наземный, железнодорожный, водный, воздушный; занимаются частной охранной деятельностью; имеют статус военнослужащих; занимаются детективной деятельностью. Узнать, нужно ли запрашивать справку у конкретного кандидата, можно, изучив требования действующего законодательства к профессиям.
Медицинская книжка	Медицинскую книжку запрашивают в случае, если профессия человека связана с обслуживанием населения, работой с детьми, питьевой водой или продуктами питания.
Медицинское заключение о состоянии здоровья	Обязательный медосмотр с последующим оформлением заключения от врачей нужен, если работник: собирается работать в районах Крайнего Севера; будет вести любое транспортное средство — наземное, железнодорожное, водное, воздушное; будет работать с вредными или опасными веществами; торгует продуктами питания или занимается их производством; трудоустраивается в детские или медицинские учреждения; работает с инженерными коммуникациями. Список профессий для требования медицинского заключения также неполный. Необходимо отслеживать законодательные требования к разным должностям, и принимать новых сотрудников в соответствии с ними.
Полис ДМС	Если организация работает с иностранными гражданами или лицами без гражданства, то, согласно ст. 327.3 ТК РФ, соискатель должен предоставить полис ДМС, действующий на территории РФ.
Разрешение на работу (патент)	Документ также необходим при трудоустройстве лиц без гражданства или иностранных граждан.

 

Социально-налоговые документы

Какие ещё документы предъявляются при заключении трудового договора?

 

Вид документа	Описание
Справка 2-НДФЛ + информация о заработке за последние 2 года	Эти документы нужны, чтобы сотрудник, которого собираются устраивать на должность, мог получить налоговые вычеты и повышенную сумму больничных.
Справка о составе семьи	Может потребоваться в случае, если работодатель способствует получению налоговых вычетов для сотрудников. Также, например, согласно ст. 262.2 ТК РФ, работники-родители, у которых 3 или более детей, могут запрашивать отпуск в любое удобное для них время. Правда, при соблюдении 2 условий: Если дети старше этого возраста, то обращаться за льготой будет поздно.
Иные документы, подтверждающие право на получение льгот и преференций	Например, справка об инвалидности даёт право соискателю претендовать на квотные должности, наличие которых гарантируется ст. 22 Закона о соцзащите.  Наличие учёной степени, звания или чина позволяет сотруднику рассчитывать на более высокую оплату труда. Могут быть и иные документы. Они запрашиваются персонально перед тем, как будет заключаться трудовой контракт.

 

Итоговые документы о трудоустройстве

После получения всех необходимых документов специалисты отдела кадров оформляют новому работнику:

• в обязательном порядке — трудовой договор, подписанное согласие об обработке персональных данных, согласие на присоединение к КЭДО;

• по желанию — приказ о приёме на работу и личную карточку Т-2.

Могут быть и иные документы, предусмотренные локальными актами конкретного работодателя. Например, обязательство не разглашать коммерческую тайну.

Согласно ст. 22.2 ТК РФ, спрашивать согласие для перехода на КЭДО нужно у всех работников, у которых до 31 декабря 2021 года есть хоть какой-то трудовой стаж. Если на работу устраивается новичок, у которого до 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж, его можно подключить к КЭДО без его согласия.

Чтобы убедить сотрудников перейти на КЭДО, можно описать для них главные преимущества системы:

• возможность быстро подписать любые кадровые документы — от заявлений на отпуск до командировочных документов;

• полная защита от утечек персональных данных;

• цифровая подпись без токена оформляется сотрудником в сервисе СберКорус через смс-сообщения. 

Частые вопросы

Можно ли принять на работу без паспорта? Возможен ли приём на работу без документов вообще?

Принять на работу без паспорта можно, если у гражданина есть иные документы, удостоверяющие личность. Например, временный паспорт, если меняют основной, или заграничный паспорт. В общем приём на работу без документов невозможен, поскольку это нарушает положения ст. 65 ТК РФ. Она устанавливает перечень обязательных документов для трудоустройства. 

Возможно ли оформление трудового договора задним числом? Или, наоборот, можно ли заключить контракт позже даты начала работы?

Нет, это недопустимо. Ст. 61 ТК РФ предусматривает, что трудовой договор вступает со дня, когда его подписывают работодатель и работник. Как правило, в контракте прописывается дата выхода сотрудника на работу. Если же этой даты нет, то гражданин выходит на работу на следующий день после подписания документа. Если же работодатель допустил сотрудника на рабочее место без договора, то трудовое законодательство даёт ему 3 дня, чтобы контракт был оформлен. При этом дата начала действия договора должна совпадать с датой фактического выхода человека на работу.

Можно ли заключать трудовой договор заранее?

Можно, при условии, что в контракте будет прописана точная дата выхода на работу нового сотрудника.  

Топ-3 документа, которые должен подписать ваш новый сотрудник

Мы рассмотрим три наиболее важных документа, которые должен подписать ваш новый сотрудник: 

• Трудовой договор (или договор независимого подрядчика, в зависимости от их классификации)
• Соглашение о неразглашении 
• Справочник сотрудника

В чем разница между трудовым договором и договором независимого подрядчика?

Прежде чем принимать решение о найме, вы можете сначала подумать, нанимаете ли вы наемного работника или независимого подрядчика, поскольку юридические и налоговые последствия будут различаться. Неправильная классификация сотрудника как независимого подрядчика может вызвать у вас проблемы с законом, поэтому выбирайте мудро и обратитесь к юристу, если вы не уверены.

К независимым подрядчикам обычно относятся консультанты, фрилансеры и другие лица, работающие независимо, условно говоря. Они могут работать из собственного дома и часто выполняют работу более чем для одного клиента, устанавливая свое собственное время. В отличие от сотрудников, они получают оплату за свои услуги без удержания каких-либо налогов, оплачивают свои собственные расходы, связанные с работой, и не защищены законами штата или федеральными законами о занятости. Если вы нанимаете независимого подрядчика, вы можете попросить его подписать Соглашение с независимым подрядчиком. В этом контракте будет указан тип работы, которую они будут выполнять, сроки ее выполнения, если применимо, и ставка оплаты.

Если вы нанимаете сотрудника, вы, как работодатель, имеете гораздо больший контроль над его рабочим продуктом и часами, в то время как они обычно — но не обязательно — работают вне рабочего места вашей компании. Вы несете ответственность за покрытие любых разумных расходов, связанных с их повседневными задачами, и должны соблюдать применимое трудовое законодательство. Вы также можете предоставлять определенные льготы сотрудникам, которые недоступны независимым подрядчикам. Многие работодатели заставляют новых сотрудников подписывать трудовой договор. Хотя это и не требуется по закону, это дает вам возможность изложить условия трудовых отношений, правила увольнения, информацию о льготах и ​​другие детали.

Что такое соглашение о неразглашении?

Ваши сотрудники, вероятно, имеют доступ к паролям, собственным бизнес-процессам и другим конфиденциальным данным. Независимо от того, нанимаете ли вы независимого подрядчика или сотрудника, соглашение о неразглашении информации (NDA) поможет вам защитить эти активы. Соглашения о неразглашении представляют собой юридически обязательные договоры, устанавливающие конфиденциальность между двумя сторонами: владельцем и получателем определенной информации.

В NDA будут указаны типы информации, считающейся конфиденциальной, например, списки клиентов, данные о клиентах, бизнес-аналитика, технические данные, стратегии продаж или любая другая информация, которая не считается общедоступной или иным образом не подлежит исключению. Имейте в виду, что объем и возможность принудительного исполнения NDA могут варьироваться в зависимости от законодательства штата. Например, большинство штатов не признают NDA, которые являются слишком широкими или расплывчатыми.

Нужен ли мне справочник сотрудника?

Справочник сотрудника — отличный способ предоставить подробную информацию об ожиданиях сотрудников, культуре и миссии компании, правилах поведения, административных процессах и любых других политиках, которые вы хотите, чтобы ваши новые сотрудники понимали. Это предназначено как для приветствия новых сотрудников, так и для того, чтобы они были на одной странице, по сути, ставя их «в известность», что они понимают, что от них ожидается.

Справочник работника может перефразировать некоторые из тех же условий, изложенных в трудовом договоре, но обычно содержит более подробную информацию и, например, примеры ненадлежащего поведения. Получение подписи нового сотрудника рядом с заявлением о том, что он получил справочник и понимает его содержание, также дает вам большую правовую защиту в случае, если вам придется объявить выговор или уволить этого сотрудника.

Независимо от того, нанимаете ли вы независимых подрядчиков или полноценных сотрудников, даже самые квалифицированные сотрудники получат пользу от четкого понимания ваших ожиданий и целей. Выражая эти условия и ожидания в юридически обязательных документах, которые сотрудники читают и подписывают, вы можете лучше защитить свой бизнес от разрушительных нарушений или юридического воздействия. Если у вас есть дополнительные юридические вопросы или опасения, обратитесь к юристу.

Эта статья содержит общую юридическую информацию и не содержит юридических рекомендаций. Rocket Lawyer не является юридической фирмой и не заменяет адвоката или юридическую фирму. Закон сложен и часто меняется. Чтобы получить юридическую консультацию, обратитесь к юристу.

---

Какие документы необходимы для новых сотрудников?

Старт

Все, что вам нужно знать, чтобы начать свой собственный бизнес. От бизнес-идей до изучения конкурентов.

• Бизнес-идеи
• Стратегия
• Запускать

Рост

Наш лучший экспертный совет о том, как развивать свой бизнес — от привлечения новых клиентов до поддержания удовлетворенности существующих клиентов и наличия капитала для этого.

• Продажи
• Клиенты
• Маркетинг
• Процветать

Старт » Стратегии

Стартапы, которые нанимают новых сотрудников, должны убедиться, что все документы в порядке. От W-4 до форм прямого депозита — вот список необходимых документов для начала регистрации.

По:

Дэн Касарелла , Автор

Когда вы берете нового сотрудника на работу, его документы должны быть полными и точными, чтобы гарантировать, что он получит оплату и что вы соблюдаете местные и федеральные постановления. — Getty Images/fizkes

Если вы новый владелец бизнеса, добавление сотрудников в вашу команду является захватывающей частью процесса роста. Чтобы процесс шел гладко, очень важно знать, какие новые документы о найме должны заполнить владельцы бизнеса, чтобы оставаться в хорошем состоянии в соответствии с трудовым законодательством. Вот разбивка различных типов необходимых документов, которые вам необходимо заполнить при наборе и найме нового персонала для вашей команды.

[Читать: Нужно быстро масштабировать? Вот 6 способов быстро нанять сотрудников]

Когда требуются документы для найма?

Каждый раз, когда вы приглашаете нового человека в свою компанию для работы с вами, вам нужно, чтобы он заполнил документы для найма. Независимо от того, является ли этот человек фрилансером по контракту или штатным сотрудником, ему необходимо заполнить какую-то форму документов, чтобы ваш бизнес юридически соответствовал трудовому законодательству вашего штата и чтобы ему платили. Это необходимо для соблюдения государственных и национальных законов о занятости, и это может защитить конкретные потребности вашей компании.

Что такое найм документов?

Документы для нового найма — это документы, которые должен заполнить любой новый сотрудник, чтобы начать работать в вашей компании. Этот документ представляет собой набор документов. Некоторые из этих форм являются государственными формами для подоходного налога и юридических обязательств. Другие документы, такие как корпоративный кодекс поведения и руководство для сотрудников, устанавливают соглашение между вами и вашим новым сотрудником о политике компании.

[Читайте: 4 больших тенденции найма, за которыми стоит следить в 2021 году]

Независимо от того, является ли этот человек внештатным сотрудником по контракту или штатным сотрудником, ему необходимо заполнить определенную форму документов, чтобы ваш бизнес юридически соответствовал трудовому законодательству вашего штата и чтобы он получал оплату.

Документы, необходимые для оформления документов на работу

Вот некоторые из форм, необходимых для найма новых сотрудников:

Форма W-4 (или W-9)

Форма W-4 сообщает работодателям, сколько денег хочет сотрудник удерживать из их заработной платы для правильного федерального налога на прибыль. Если ваш новый сотрудник работает по контракту, ему необходимо заполнить форму W-9. формы с той же целью. Эту форму необходимо заполнить, как только человек будет принят на работу, чтобы ваша бухгалтерия могла знать, сколько удерживать из его первой зарплаты.

Форма I-9

Форма I-9 используется для проверки личности сотрудника и его права на работу в Соединенных Штатах. И новый сотрудник, и работодатель должны заполнить разделы в течение первого дня работы нового сотрудника. Чтобы эта форма была заполнена, новый сотрудник должен предоставить документы, удостоверяющие личность, которые работодатель физически проверяет.

Форма удержания подоходного налога штата

Многие штаты требуют от новых сотрудников заполнения отдельной формы для удержания подоходного налога штата. При создании пакета документов для найма для вашего нового сотрудника сверьтесь с законами о занятости вашего штата, чтобы узнать, какие налоговые формы требуются.

Форма вознаграждений работникам
В этих формах описываются все льготы, на получение которых имеет право ваш сотрудник, включая краткие сведения о плане и инструкции по регистрации. Эти формы должны максимально облегчить подписку на преимущества, предоставляемые вашей компанией.

Форма прямого перечисления

Если ваш сотрудник заинтересован в том, чтобы его зарплата перечислялась непосредственно на его банковский счет, ему необходимо заполнить форму прямого перечисления. Некоторые компании вводят обязательный прямой депозит и не предлагают возможность получения физического чека. Другие оставляют решение на усмотрение работника. В этой форме сотрудник заполнит свою банковскую информацию, чтобы ваш бухгалтерский отдел мог внести свой чек прямо на его предпочтительный счет.

Внутренние формы

Внутренние формы — это любые дополнительные документы, которые требуются вашей компании для установления отношений с вашими сотрудниками. В зависимости от вашего бизнеса это может включать соглашения о неконкуренции, соглашения о неразглашении, форму подтверждения в справочнике для сотрудников, соглашения о согласии на тестирование на наркотики, соглашения о конфиденциальности и другие формы.

Форма личных данных для чрезвычайных ситуаций

Каждая организация должна собирать некоторую личную информацию о своих сотрудниках в случае возникновения чрезвычайной ситуации на работе. В своей простейшей форме этот документ содержит всю контактную информацию о сотруднике в экстренных случаях, включая имя, телефон, адрес электронной почты и родство с сотрудником. Некоторые работодатели запрашивают информацию у лечащего врача работника, чтобы им было к кому обратиться в случае неотложной медицинской помощи.

CO— стремится вдохновить вас от ведущих уважаемых экспертов. Тем не менее, прежде чем принимать какое-либо деловое решение, вам следует проконсультироваться со специалистом, который может дать вам совет в зависимости от вашей индивидуальной ситуации.

Подпишитесь на нас в Instagram, чтобы узнать больше советов экспертов и историй владельцев бизнеса.

Чтобы быть в курсе всех новостей, влияющих на ваш малый бизнес, перейдите сюда для всех наших последних новостей и обновлений малого бизнеса.