Приходный кассовый ордер онлайн заполнить: Приходный кассовый ордер КО-1 скачать, заполнить, распечатать онлайн

Приходный кассовый ордер — как заполнить?

Любая организация, (предприятие или предприниматель) принимающая денежные средства обязана оформить приходный кассовый ордер (КО-1). Это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление денежных средств. 

Первичным он называется потому, что оформляется в момент получения денег.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Внесение средств на выдачу заработной платы

В поле, где указывается от кого приняты средства ставится не название банка, а данные кассира, совершившего операцию.

Поступление средств от заказчиков

Возврат денежных средств

Как заполняется приходной кассовый ордер?

Состоит приходный кассовый ордер (КО-1) из 2 частей:

• Бланк приходного кассового ордера.
• Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру.

Оформление ПКО проводится с использованием формы бланка утвержденного Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Росстата) России от 18 августа 1998г. № 88.

При оформлении бланка приходного ордера (КО-1) необходимо соблюдать определенные правила:

1. Необходимо безошибочно заполнить документы первичной отчетности. В кассовых документах (приходных и расходных ордерах) они не допускаются.
2. Заполняется ордер бухгалтером.
3. Подписываться ордер (КО-1) должен главным бухгалтером и кассиром.
4. После заполнения ордер необходимо внести в Журнал, куда фиксируются приходные и расходные кассовые ордера (КО-3).
5. Печать или штамп ставится кассиром на квитанции к ПКО.
6. ПКО имеет силу только в день оформления.
7. Ордер остается у кассира. Он его регистрирует в кассовой книге.
8.  Квитанция отдается лицу, внесшему денежные средства в кассу.

Приходный кассовый ордер заполняется вручную бухгалтером.

Приходный ордер является обязательным при передаче кассиру денежной наличности. Такую норму установил Центральный Банк Российской Федерации (п. 4.1, 5 указания Банка России от 11.03.2014 года. № 3210-У)

 Порядок заполнения «приходника»:

• Где написано «организация» указывается название организации.
• Где написано «коды» вписывается код по справке Федеральной службы государственной статистики (Росстата).
• «Номер документа» вписывается согласно журналу о регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Регистрация проводится с 01.01 каждого года.
• «Дата» ставится в день, когда кассир получает деньги от физического лица, в формате ДД.ММ.ГГГГ например 01.01.2015
• Где написано «дебет» вписывается номер счета или субсчета, согласно плану счетов организации.
• Где написано «кредит, код структурного подразделения» вносится код структурного подразделения. Например, код филиала или подразделения. Если организация не имеет таковых, то это поле остается пустым.
• Где написано «кредит, корреспондирующий счет» вписывается номер счета или субсчета, если он отражен в плане счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.
• Где написано «кредит, код аналитического учета» заполняется, если организация работает с такими кодами.
• Где написано «сумма» пишется сумма денежной наличности вносимых в кассу. Пишется цифрами.
• Где написано «от кого» вписывается ФИО физического лица. Если это организация, то пишется название организации и ФИО, через кого вносятся деньги.
• Где написано «основание» вписывается, за что вносятся денежные средства.
• Где написано «сумма» прописывают сумму прописью, с заглавной буквы. Копейки, если есть, пишут цифрами. Если часть строки осталась не занятой текстом, то ставится прочерк.
• Где написано «в том числе» пишут сумму НДС (налог на добавленную стоимость) с процентной ставкой, если она есть, или надпись «без НДС».
• Где написано «приложение» вписывают все прилагаемые первичные документы.

После заполнения приходного ордера, так же заполняется и квитанция.

Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру?

Заполнение бланка квитанции к приходному ордеру происходит по аналогии заполнения ордера. На заполненную квитанцию ставится печать или штамп. Специальных требований как должна располагаться печать, нет. Все они будут считаться вариантом нормы.

Варианты расположения печати:

• В месте печати на квитанции.
• 60% на квитанции и 40% на приходном кассовом ордере.
• Основная часть оттиска печати (штампа) ставится на квитанции, на ордере присутствует край оттиска печати (штампа).

Заполненный и подписанный  документ отдается кассиру. Кассир при этом внимательно проверяет документ.

Что кассир должен проверить в приходном ордере (КО-1):

1. Наличие и соответствие подписей в документе (у кассира обязательно должны быть образцы подписей)
2. Правильность заполнения документа (КО-1).
3. Совпадают ли суммы в документе (прописная сумма с написанной цифрами).
4. Все ли документы приложены, перечисленные в приходном ордере.

После оформления ПКО кассир принимает наличные от физического лица и пересчитывает. Человек, передающий деньги может наблюдать за пересчетом.

• Если денежной наличности передано больше, то кассир возвращает часть наличности в виде сдачи.
• Если денежных средств не хватает, кассир предлагает добавить до нужной суммы.
• Если такой возможности нет, кассир перечеркивает ПКО и оформляется новый приходный ордер (КО-1).

Если проверка показала, что все правильно заполнено, денежные поступления соответствуют ПКО, кассир ставит печать (штамп), свою подпись.

Если какой-либо из пунктов в ордере заполнен не правильно, кассир обязан вернуть ордер на доработку в отдел бухгалтерии.

Оформление «приходника» в электронном виде: плюсы и минусы

Сейчас у  предприятий, организаций и предпринимателей появилась такая возможность как использование электронной версии заполненного документа.

Плюсы:

• Не обязательно оформление на бумажных носителях.
• Документы можно оформлять дистанционно.

Минусы:

• Документы нужно заверять электронной подписью.
• Если сотрудников в компании много, то электронную подпись использовать очень дорого.

Сейчас больше используется комбинированный вариант, предложенный  специалистами банка России.

Бухгалтер дистанционно визирует документ подписью.

Кассир распечатывает документ, ставит печать и свою подпись.

Минус в этом случае заполнения ПКО заключается в том, что налоговые службы могут посчитать этот документ не действительным. И у человека, предъявившего такой документ в налоговую службу, для подтверждения своих расходов могут возникнуть проблемы.

Оформить ПКО в электронном виде можно согласно письму от 11.08.2014 года № OЭ/3002 об оформлении кассовых документов.

Оформление приходного ордера онлайн

Приходный документ (КО-1), оформленный онлайн, ни чем не отличается от бланка, заполненного вручную. Он так же соответствует принятой форме бланка. Единственное отличие, поля бланка заполнены на компьютере и имеют печатный вид.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=1VSBtsutg60[/youtube]

Для этого даже не нужно иметь специальных программ и устанавливать их на свой компьютер.

Достаточно просто в интернете найти сайт с соответствующей тематикой.

Заполнить предложенный там бланк и распечатать на принтере.

Автоматизированное оформление приходного ордера

Такое оформление приходных ордеров осуществляется в специальных программах.

Главный плюс использования таких программ – это полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом организации. Главное подобрать подходящую по характеристикам программу, именно для конкретной организации.

Примером таких программ служит 1С: Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер и др. Если ни одна программа, предложенная на рынке, не подходит, можно заказать программу, которую специалисты напишут под запрос.

При поступлении денежных средств ПКО не требуется:

1. Если организация или предприниматель относится к перечисленным, ниже, видам деятельности:

• Тем лицам кто имеет торговые точки на ярмарках, рынках, выставочных комплексах. Так же тем, у кого имеется открытый прилавок в крытом рыночном помещении. Это относится к товарам непродовольственной группы.
• Тем лицам кто занимается разносной торговлей продовольственных и не продовольственных товаров.
• Лицам, занимающимся продажами в киосках квасом, мороженным и разливными не алкогольными напитками.
• Тем лицам кто занимается торговлей из бочек квасом, пивом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, овощами, фруктами и ягодами на развес.
• Тем лицам кто занимается приемом от людей стеклотары и утильсырья.
• Тем лицам кто занимается торговлей в пассажирских вагонах газет, журналов, чайной продукцией и так далее.
• Если организация или предприниматель, ведет свою деятельность в труднодоступном районе или местности.

1. Если организация или предприниматель находится на патентной системе налогообложения.
2. Если организация или предприниматель находится на ЕНВД.

Во всех остальных случаях при денежных поступлениях в кассу организации или предпринимателя нужно оформлять приходный ордер.

[youtube]https://www.youtube.com/watch?v=7NzLwGdaMD0[/youtube]

Если у Вас остались вопросы, получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

Приходный кассовый ордер

To properly display this page you need a browser with JavaScript support.

Приходный кассовый ордер

 

Документ предназначен для регистрации в системе поступлений наличных денежных средств в кассы предприятия.

С помощью документа можно отразить следующие операции:

• Поступление оплаты от клиента — регистрация наличной оплаты от покупателя.
• Поступление предоплаты от клиента — регистрация предоплаты от покупателя.
• Прочие доходы — регистрация прочих доходов.

 

Документы «Приходный кассовый ордер» могут быть оформлены на основании ранее выписанных «Заказов клиента». При оформлении документов реализации без предварительных заказов, поступление наличной оплаты от клиента может быть зарегистрировано на основании документа «Реализация товаров». Список заказов клиентов и документов реализации, которые должны быть оплачены, отображается в табличной части « Расчетный документ» (Рис. 10.4).

 

Рис. 10.4 Документ «Приходный кассовый ордер»

 

 

Заполнение документа «Приходный кассовый ордер»   Для оформления документа «Приходный кассовый ордер» необходимо заполнить следующие поля Рис. 10.4): Номер от. В поле указывается номер и дата и время создания документа. Поля заполняются автоматически. Касса. В поле указывается касса, соответствующая организации, для которой оформляется документ. Организация. В поле указывается организация, на имя которой осуществляется оплата. По умолчанию устанавливается организация, указанная в качестве основной для выбранного подразделения. Операция. В поле указывается вид осуществляемой операции из выпадающего списка. Контрагент. В поле отображается контрагент, закрепленный за торговой точкой и указанный в договоре. Значение указывается из справочника «Контрагенты». Поле может отсутствовать на форме документа, если отключена функциональная опция « Использовать контрагентов» в разделе «Администрирование — Настройка дистрибуции». Торговая точка. В поле указывается торговая точка, от которой осуществляется оплата. Документ-основание. В поле указывается документ, на основании которого создан кассовый ордер. Подразделение. В поле указывается подразделение предприятия, от имени которого оформляется документ. По умолчанию подставляется подразделение, закрепленное за пользователем, оформляющим документ.  Сумма документа. Общая сумма денежных средств в документе. Агент. В поле указывается агент, от имени которого оформлен документ. Менеджер. В поле указывается пользователь, во время сеанса которого был проведен документ.     Какие данные заполняются при вводе приходного кассового ордера на основании заказа клиента или реализации товаров? При вводе на основании заказа клиента или реализации товаров у документа «Приходный кассовый ордер» устанавливается вид операции «Поступление оплаты от клиента«. При этом в документе «Приходный кассовый ордер» заполняются следующие данные: Касса указывается из списка касс, закрепленных за указанной в документе-основании организацией. Валюта документа определяется валютой кассы, по которой отражается поступление денежных средств. Сумма документа заполняется остатком планируемой оплаты по заказу клиента или реализации товаров. Поля «Торговая точка» и «Контрагент» и информация о валюте взаиморасчетов заполняется из документа-основания («Заказ клиента» или «Реализация товаров»). В поле Документ-основание указывается наименование конкретного документа, на основании которого оформляется документ.

Заполнение табличной части документа   Для заполнения списка расчетных документов вручную необходимо: Указать планируемую сумму оплаты в поле «Сумма документа» в шапке документа. При этом в табличную часть документа будет автоматически добавлена новая строка, сумма в строке будет установлена равной сумме планируемой оплаты. Указать в строке расчетный документ, по которому производится оплата, в случае если выбран вид операции «Поступление оплаты от клиента» или «Поступление предоплаты от клиента«. Для вида операции «Прочие расходы» расчетный документ не указывается. Изменить вручную сумму оплаты по расчетному документу. Ввести следующую строку. Указать следующий расчетный документ. Аналогичным образом введите информацию о следующем расчетном документе.   Если клиент платит общей суммой без указания заказа или счета, необходимо указать сумму оплаты, поступившую от клиента, следующим образом: В поле «Сумма документа» вводится сумма платежа. Сумма платежа вводится в валюте, выбранной в документе кассе. В табличной части «Расчетный документ» заполняется строка с указанием суммы денежных средств без указания расчетного документа.

Дополнительная информация о документе   На панели навигации документа расположены кнопки со ссылками на подчиненные справочники, регистры и отчеты, связанные с документом. Для просмотра информации о дате и времени создания документа в мобильном устройстве (МУ) торгового агента и дате загрузки документа в программу, необходимо перейти в раздел «О документе«.

 

См. также:

Как заполнить приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер

Форма Приходного Кассового Ордера ( КО-1), относится к первичным документам бухгалтерского учета.
Предназначение формы КО-1

Форма КО-1 предназначается, для того, чтобы правильно оприходовать поступившие денежные средства в кассу предприятия. Любые разновидности денежных средств могут поступать в кассу как от физических лиц, так и от организаций, оплаченные за товар или оказанные услуги. Выписывается этот ордер в 1 экземпляре и регистрируется в кассовой книге форма КО-3.

Законодательная база

Форма этого документа КО-1, была утверждена Госкомстатом России и согласована с Министерством финансов, основываясь на постановление об утверждении документации по учету кассовых операций за №88 от 18.08.1998.

Основные правила заполнения первичных документов с 1.01.2013 прописаны в статье № 9 от 6 декабря 2011 пункт № 402 «ФЗ О бухгалтерском учете». В этой статье говорится о том, что каждая хозяйственная операция должна подтверждаться документально. При создании и заполнении таких документов необходимо знать много нюансов и четко следовать законным правилам.

Кто должен заполнять приходный кассовый ордер?

ПКО заполняется бухгалтером, кассиром или уполномоченным сотрудником (утвержденным письменным приказом руководителя).

Как заполнять приходный кассовый ордер?

• Этот документ создается и распечатывается в одном экземпляре, затем подписывается кассиром и главным бухгалтером. Если в компании главный бухгалтер не предусмотрен, то документ подписывает сам директор предприятия или его заместитель (на основании оформленного приказа).
• Документ обязательно заверяется печатью организации. Не забудьте, что печать должна содержать полное название организации, например: Товарищество с Ограниченной Ответственностью Весна и так далее.
• Оформляется она на русском языке с указанием на ней местонахождения (пункт пятый статья вторая ФЗ от 08.02.98 № 14 (для Тоо) и пункт 7 статьи 2 ФЗ от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ (для АО). Поэтому печать на документе должна стоять целиком и быть читабельной.
• Квитанцию или как его еще называют корешок от приходно-кассового ордера, заполняют и отдают на руки тому лицу, которое внесло денежные средства в кассу, а сам ордер оставляют в бухгалтерии.
• Все приходные ордера нумеруются по порядку, началом послужит дата 1 января текущего года и так до конца года.

[box type=»download»] Следует помнить и о том, что никакие поправки или изменения в этом документе недопустимы, а сам ордер выписывается сразу же после получения наличных.[/box]

Инструкции по заполнению КО-1:

• В графе организация – указываем наименование вашего предприятия.
• В графу ОКПО вносится код, присвоенный горстатом. Если этот код не присвоен, в этой графе ничего не проставляется, кроме прочерка.
• Структурное подразделение – это такое внутреннее наименование отдела, в котором формируется этот документ КО-1.
• Номер документа – указание № приходно-кассового ордера. Нумерация должна быть последовательной.
• Дата составления – обозначаем дату выписки созданного документа. Обе даты по оформлению и взносу наличных должны совпадать.
• Дебет – необходимо поставить бухгалтерский счет 50.1 «Касса». Дебет счета 50.1 означает, что денежные средства поступили в кассу.
• Код структурного подразделения – присвоенный код, на который оформляются наличные средства, например, АУП.
• Корреспондирующий счет/ субсчет – ставится кредитовый бухгалтерский счет. Это следующие счета бухгалтерского учета:
  • 51 счет означает, что деньги в кассу поступили из банка с нашего расчетного счета.
  • 71 счет это возврат не использованных подотчетных денег.
  • 73 счет возврат денег в случае недостачи.
  • 91 счет ставится при выявленных излишках в кассе.
  • 66 счет означает возврат заемных средств.
  • 90-1 счет ставится при продаже товаров или оказании услуг за наличный расчет.
  • 75 счет внесение денег учредителями для пополнения уставного капитала.
• Код аналитического учета – обозначает внутреннюю аналитику счета.
• Сумма в таблице – указывается та сумма, которую внесли при оплате. Эта сумма проставляется цифрами.
• Принято —  от пишем название организации, или указываем фамилию физического лица, которые внесли деньги в кассу.
• Основание – указываем, за что мы получили деньги. Например: за проданный товар, или на увеличение уставного капитала, получение денег для последующей выплаты заработной платы и т. д.
• Сумма (прописью) – прописывается сумма с самого начало строки и с заглавной буквы, причем сокращение денежного эквивалента недопустимо.
• В том числе – в этой строке указывается сумма НДС, заполняется цифрами (только в том случае если предприятие является плательщиком НДС если не является, то указывается без НДС).
• Приложение – подкрепляем список документов и указываем  дату и номер всех документов.

[box type=»download»] Скачать образец в формате Word-файла (.doc.)[/box]

Обязательные реквизиты для заполнения следующие:

• Код ОКУД
• Код ОКПО
• Номер документа
• Дата составления
• Корреспондирующий счет, субсчет
• Сумма
• Принято от
• Основание
• Подписи главного бухгалтера и кассира

[box type=»download»] Код по ОКПО и ОКУД можно найти в реестре ГоскомСтата.[/box]

Учет и хранение

Все кассовые документы, в том числе и приходно-кассовые ордера, учитывают ежедневно. Они все должны стоять в правильном порядке и нумерации, например: ПКО № 1,2,3 и так далее, затем пойдут РКО № 1,2,3 и так за весь день.

Также процедура будет и в последующие дни до конца года. В конце года все эти документы прошиваются в один документ, под названием Кассовая книга.

На обороте сшитой книги ставят сургучную печать или проклеивают бумажным листиком место прошивки. Поверх приклеенного листа ставят печать организации, пишут количество страниц и визируют подписью руководителя и главного бухгалтера.

[box type=»download»] Все кассовые документы следует хранить не менее пяти лет.[/box]

Допущена ошибка, что делать?

Для начала давайте рассмотрим, какие чаще всего ошибки происходят при заполнении формы КО-1:

• Не заполнено название организации.
• Не проставлен или исправлен номер кассового ордера, неправильная нумерация с начала периода.
• Ошибочно указанная дата или ее отсутствие.
• Неправильно отражены бухгалтерские счета.
• Отсутствует подпись бухгалтера или печать организации.
• Нет росписи получателя денежных средств.

Если во всех этих случаях были допущены ошибки и вы сразу их обнаружили, то приходный кассовый ордер КО-1 необходимо будет переделать, за тем же номером и датой. Помните, что наличие грубых ошибок, исправлений и подчисток быть не должно.

При исправлении тех или иных данных в кассовой книге, необходимо делать аккуратно, зачеркнув тонкой черточкой, все изменения написать сверху, а снизу подписать “исправлено на …”. Все эти исправления должны быть оговорены с руководством, после этого документ визируется кассиром, главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде

Для юридических лиц больше всего подойдет электронный вид заполнения этого документа. Самым оптимальным вариантом будет установка программы 1С. В этой программе имеются уже готовые шаблоны всех документов, вам только останется занести все данные предприятия и сформировать аналитику.

В последующем при заполнении приходного кассового ордера вам не надо будет вносить: названия предприятия, ОКПО, ОКУД. Что касается даты и нумерации, программа автоматически будет их проставлять. Эта программа значительно сократит ваше время и не даст запутаться в порядковых номерах.

[box type=»download»] Если вы физическое лицо или индивидуальный предприниматель, то вы можете воспользоваться, уже готовыми бланками, скачав их из интернета, а также обратиться за онлайн-помощью.[/box]

Сегодня очень много компаний предлагают такие услуги через интернет. В первом случае, если вы скачаете бланк, вам придется заполнять его самостоятельно и постоянной следить за нумерацией, датой и правильностью заполнения остальных граф.

Если же вы обратитесь за онлайн-помощью, то вам подробно все расскажут, как и что необходимо заполнить, а возможно и заполнят все за вас. Только скорей всего эта услуга будет платной.

Как заполнять приходник, его оформление и примеры

В любой организации существует касса, через которую осуществляется движение денежных средств в наличной форме.

При осуществлении приема в кассу денег таким отчетным документом является приходный кассовый ордер (сокращенное наименование на практике «приходник»).

Оформление приходника допускается как вручную, так и с помощью компьютерной техники, при этом приходный ордер оформляется только в единственном экземпляре.

В каких случаях заполняется приходник?

Деньги могут поступать в кассу от:

• заказчиков работ, услуг и покупателей товаров в виде выручки,
• собственных сотрудников в виде возмещений нанесенного ущерба, возврате дотаций и неиспользованных подотчетных сумм,
• реализации имущества,
• учредителей и прочее.

Правильный расчет налога на прибыль.
Прочитать о ведомости на выдачу заработной платы здесь.

Каждая из упомянутых операций, впрочем, как и любое другое движение, так называемой «налички», надлежит быть подтвержденным соответствующим правильно оформленным первичным документом.

Обязанность по заполнению кассовых ордеров, как правило, вменена производственным приказом одному из работников бухгалтерии.

Подписывается же приходник главным бухгалтером или, в определенных случаях, лицом, уполномоченным на такие действия руководством предприятия.

Необходимо помнить, что исправления, помарки и ошибки (даже исправленные) в приходниках не допускаются.

При их обнаружении – документ следует обязательно перезаполнить.

Прием наличных средств в кассу по приходному кассовому ордеру обязательно осуществляется только в день составления и подписания документа.

Рекомендации по заполнению

/>Унифицированная форма приходного кассового ордера содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно.

Образец заполнения кассового ордера, а также его бланк, можно легко найти и скачать в специальных пособиях и онлайн в интернете. Мы же приведем более полезную информацию.

Итак, общие пошаговые рекомендации заполнения полей ПКО в бланке:

1. Организация – в этой графе указывается полное наименование предприятия, согласно свидетельства о регистрации.
2. Структурное подразделение – указывается отдел либо департамент, в котором сформирован кассовый ордер. Если организационная структура фирмы не предполагает разделения на подразделения, необходимо поставить прочерк.
3. Номер документа – записывается порядковый номер ордера согласно журнала учета. Нумерация принята последовательная.
4. Дата составления – здесь необходимо отразить дату формирования документа в привычном формате дата-месяц-год.
5. Дебет – заполняется дебетовый счет проводки и прочая аналитическая информация.
6. Код структурного подразделения – в данной строке необходимо указать код того подразделения организации, на которое приходуются деньги.
7. Корреспондирующий счет, субсчет – заполняется кредитовый счет проводки и иная аналитическая информация.
8. Код аналитического учета – указывается объект аналитики корреспондирующего счета.


Узнай здесь как подготовить справку 2 НДФЛ для кредита в банке.
Как получить выписку из ЕГРЮЛ?
Пришел судебный пристав? Как узнать свои долги и что делать узнай здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/nalogovaya/uznajjte-svoyu-zadolzhennost-po-naloga.html

9. Сумма – указывается общая сумма приходуемых в кассу денег в рублях и копейках цифрами. Оставшееся незаполненным место принято обозначить прочерком.
10. Принято от – в этой графе нужно указать лицо, которое передает наличные деньги в кассу. В той ситуации, когда деньги передает физическое лицо, запишите фамилию и инициалы в постановке родительного падежа, если же деньги передаются юридическим лицом – указывается наименование организации и фамилия, инициалы, вносящего средства сотрудника.
11. Основание – источник поступающих наличных денежных средств и содержание проведенной хозяйственной операции.
12. В том числе – графа содержит информацию о полной сумме налога на добавленную стоимость в цифровом выражении (в необходимых случаях производится следующая отметка – “без налога (НДС)”).
13. Приложение – здесь необходимо перечислить все прилагаемые первичные и прочие документы с указанием порядковых номеров, а так же дат составления.

Квитанция от приходника имеет те же правила заполнения, и так же подписывается и скрепляется печатью.

Затем оставшийся ордер фиксируется в журнале кассовых операций, а сопровождающие его документы погашаются особым штампом маркировкой “Получено” и указанием даты.

Проверка кассового ордера

Ответственный кассир при получении заполненного бланка приходного кассового ордера проверяет:

1. подлинность зафиксированной на документе подписи главного бухгалтера либо уполномоченного лица;
2. правильность оформления документа;
3. соответствие всех отмеченных в документе приложений.

При благоприятном исходе проверки и правильности заполнения всех граф кассир принимает денежные средства, ставит дату исполнения операции и подписывает обе части ордера. В случае же обнаружения ошибок в заполнении кассир возвращает документ для переработки.

На квитанции кассир заверяет свою личную подпись печатью.

По установленной практике печать на квитанцию должна быть поставлена так, чтобы край отпечатка попадал на сам приходный ордер.

Однако стоит знать, что законодательно такой обязанности организация не несет, а Правила, регулирующие прием наличных средств в кассу, содержат требование о заверении оттиском печати квитанции.

С целью избежать придирок при проверках рекомендуем придерживаться установленного правила и стараться размещать печать на срезе документа, но и в случае невозможности соблюдения этой негласной нормы – переделывать документ совсем не обязательно.

Квитанция

— заполнение онлайн, для печати, заполняемая, пустая

Кому нужен заполняемый кассовый чек?

Квитанция об оплате часто требуется, когда физическое или юридическое лицо, будь то поставщик услуг или продавец товаров, получает платеж от покупателя. Таким образом, кассовый чек — это документальное подтверждение продажи / покупки определенного продукта или услуги. Этот документ важен не только для продавцов или поставщиков услуг, но и для клиентов или потребителей. В случае соответствия требованиям или обмену последний может ссылаться на кассовый чек как на доказательство покупки.

pdfЗаполнение формы делает заполнение кассовых чеков простым, быстрым и доступным онлайн в любом месте и для всех.

Для чего нужна форма кассового чека?

Как было упомянуто выше, кассовый чек — это выписка, подтверждающая, что либо конкретный товар был продан, либо была оказана услуга за определенную сумму платежа. Квитанции должны быть выписаны каждым хозяйствующим субъектом, занимающимся продажей товаров или оказанием услуг.

Сопровождается ли кассовый чек другими формами?

В большинстве случаев кассовый чек является достаточным доказательством сделки купли-продажи.Однако, если указанный товар подразумевает определенные гарантийные случаи, гарантийный сертификат также должен быть выдан покупателю.

Когда должен быть получен кассовый чек?

Квитанция выдается в момент покупки.

Как мне заполнить кассовый чек?

Чтобы заполнить форму кассового чека, вам необходимо предоставить:

• Дата
• Плательщик
• Адрес, по которому производится оплата
• Сумма платежа (в долларах)
• Товар или услуга оплачены по
• Итого к оплате
• Выплаченная сумма
• Остаток к оплате
• Форма оплаты (наличные, чек, денежный перевод)
• Лицо, получившее платеж

Куда отправить кассовый чек?

Один экземпляр кассового чека выдается покупателю; другая копия хранится в финансовой отчетности компании-продавца.Далее каждый чек будет использоваться при подсчете прибыли компании за определенный период.

Шаблон для распечатки бланка кассового чека, подпишите формы онлайн — PDFliner

Что такое форма заполняемого образца кассового чека?

Заполняемая форма кассового чека — это заполняемая форма выписки, предназначенная для подтверждения того, что конкретная услуга была предоставлена ​​или объект был продан за определенную сумму платежа. Выдача кассовых чеков обязательна для всех хозяйствующих субъектов, работающих в США.Форма заполняемого образца кассового чека обычно не сопровождается другими формами, поскольку квитанция является достаточным доказательством. Если проданный объект включает какую-либо гарантийную поддержку, вы должны приложить гарантийный сертификат и также предоставить его покупателю.

Для чего мне нужна форма заполняемого образца кассового чека?

Заполняемый бланк кассового чека:

• Это необходимая форма, когда физическое или другое юридическое лицо (продавец, поставщик услуг) получает платежи от покупателей и заказчиков.
• Является действующим документом, который позволяет вам или вашей компании подтверждать продажу и покупку определенного объекта или услуги.
• Может использоваться потребителями и покупателями услуг для доказательства того, что покупка была совершена, и что они имеют право подать жалобу.
• Выдается только в момент покупки и совершения сделки.

Заполнение формы заполняемого образца кассового чека

Действительная форма квитанции об оплате должна включать дату покупки, имя плательщика, адрес обработки платежа, размер платежа в американских долларах, артикул продукта или код (название) предоставленной услуги, общую сумму и остаток к оплате, тип транзакции и имя получателя (физическое лицо, организация).Вы должны передать клиенту одну копию заполненной формы, а другую сохранить в журнале финансовых операций. Поступления будут использоваться позже для расчета прибыли физического лица или компании за финансовый период.

Организации, которые работают с заполняемым шаблоном кассового чека

Все организации, которые предоставляют платные услуги или продают какие-либо товары.

Шаблон кассового чека

Скачать PDF для печати

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [Арендной платы или другого описания]

От

до

Оплачено [] наличными

[] Чек №

Получено [ Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон]

Срок платежа

Шаблон квитанции от Vertex42.com

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [Аренда или другое описание]

Выплачено [] Наличными

От

Кому

[] Чек №

Получен [Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон ]

К оплате

Шаблон квитанции от Vertex42.com

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [Арендная плата или другое описание]

От

до

Оплачено [] наличными

[] Чек №

Получен [Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон ]

К оплате

Шаблон квитанции от Vertex42.com

©

TEMPLATEROLLER.COM

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [арендной платы или другого описания]

От

до

Оплачено [] наличными

[] Чек №

Получен [Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон]

К оплате

Шаблон квитанции от Vertex42.com

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [Аренда или другое описание]

Выплачено [] Наличными

От

Кому

[] Чек №

Получен [Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон ]

К оплате

Шаблон квитанции от Vertex42.com

Квитанция об оплате

Дата

№

Получено от [Имя клиента]

Сумма

Сумма

Для выплаты [Арендная плата или другое описание]

От

до

Оплачено [] наличными

[] Чек №

Получен [Подпись]

[42]

[] Денежный перевод

Имя [Имя]

Сумма счета

Адрес [Адрес]

Этот платеж

Телефон [Телефон ]

К оплате

Шаблон квитанции от Vertex42.com

©

TEMPLATEROLLER.COM

Денежные переводы

, Управление по делам иностранных студентов

Многие студенты предпочитают совершать крупные платежи с помощью денежных переводов. Это включает в себя тех, кто подает заявку на дополнительное практическое обучение (OPT) и OPT STEM Extension при оплате своей формы I-765, сбора за подачу заявления о приеме на работу, а также их сбор за обработку OISA OPT или сбор за обработку STEM OPT.

Покупка денежного перевода

Денежные переводы можно приобрести в аптеках, продуктовых магазинах, магазинах с большими ящиками (например, Walmart или Target) и в некоторых почтовых отделениях США.В розничных магазинах часто доступны денежные переводы Western Union или MoneyGram, в то время как в почтовых отделениях США продаются почтовые денежные переводы. Не во всех почтовых отделениях продаются денежные переводы, поэтому важно убедиться, что они доступны в том месте, которое вы планируете посетить.

Комиссия за покупку денежного перевода обычно составляет от 1 до 2 долларов. Обычно вы будете использовать наличные или дебетовую карту для оплаты суммы, на которую вы хотите получить денежный перевод, плюс комиссия за денежный перевод.

Денежный перевод должен быть выписан в банке или другом финансовом учреждении, расположенном в Соединенных Штатах, и должен быть оплачен в США.S. валюта.

Заполнение денежного перевода для оплаты сбора за подачу формы I-765

Ниже представлена ​​информация о заполнении разделов денежного перевода. Для разных типов денежных переводов запрашивается немного разная информация.

Разделы денежного перевода и что писать:

• Платите на: В случае вашего сбора за подачу заявки I-765 вы должны написать «U.S. Департамент внутренней безопасности.» Важно подробно рассказать о Министерстве внутренней безопасности США.Не используйте инициалы «USDHS» или «DHS». Если денежный перевод запрашивает адрес в разделе «Pay to», вы должны указать адрес, на который вы отправляете свою заявку OPT. Посетите https://www.uscis.gov/i-765-addresses для получения дополнительной информации.
• Записка / Платеж за: Напишите свой идентификационный номер SEVIS — 9-значный номер, начинающийся с буквы «N», который находится в верхнем правом углу карты I-20.
• Покупатель / Подпись покупателя: Подпись свое имя
• Адрес покупателя: Если это требуется в денежном переводе, укажите адрес, указанный вами в вопросе № 5 формы I-765.

Важно:

• Отсоедините и сохраните квитанцию ​​ денежного перевода для своих записей. Это единственный способ отследить платеж или отменить денежный перевод в случае его утери.
• Убедитесь, что не подписали оборотную сторону денежного перевода. Эту часть денежного перевода следует оставить полностью пустой.
• Ваш денежный перевод должен быть включен в материалы заявки при подаче заявления на OPT и не должен пересылаться отдельно.

Образцы денежных переводов

Обратите внимание, что все приведенные ниже образцы денежных переводов рассчитаны на сумму 1,00 доллар США. Убедитесь, что в приобретаемом денежном переводе указана точная сумма платежа, который вы производите.

Изображения являются примерами для Министерства внутренней безопасности США. Для денежного перевода для OISA укажите «Офис по международным студенческим делам». Адрес OISA: «237 High Street, Middletown, CT 06459», если вам нужно отправить денежный перевод в офис по почте.

Western Union

Денежная грамма

Почтовый денежный перевод USPS

Отчет о денежных платежах на сумму более 10 000, полученных в торговом или коммерческом представительстве автотранспортных средств QAs

Как правило, любое лицо в коммерческом или коммерческом секторе, которое получает более 10 000 долларов наличными в рамках одной транзакции или связанных транзакций, должно заполнить форму 8300, Отчет о денежных выплатах на сумму более 10 000 долларов США, полученных в торговом или деловом формате PDF. Форма 8300 — это совместная форма, выпущенная IRS и Сетью по борьбе с финансовыми преступлениями (FinCEN), и используется правительством для отслеживания лиц, уклоняющихся от уплаты налогов, и тех, кто получает прибыль от преступной деятельности.Несмотря на то, что требования к отчетности о денежных средствах применяются ко многим типам предприятий, автосалоны часто получают денежные средства на сумму, превышающую 10 000 долларов США, и обязаны соблюдать требования к регистрации.

Программа технических консультантов по автотранспортным средствам совместно со специалистами IRS по отмыванию денег хотела бы помочь дилерам в соблюдении ими требований к заполнению формы 8300. Для достижения этой цели мы составили список вопросов и ответов для дилерских центров. По мере поступления дополнительных вопросов, которые необходимо решить, мы будем обновлять этот документ по мере необходимости.

Чтобы узнать больше о том, почему, когда и где подавать форму 8300: Справочное руководство по форме 8300 IRS теперь доступно на IRS.gov. Цель этого руководства — обучить и помочь лицам из США, которые обязаны подавать форму 8300; и для налоговых специалистов, которые готовят и заполняют форму 8300 от имени своих клиентов.

Вопросы, связанные с дилерами

Клиент приобрел автомобиль за 9 000 долларов наличными. В течение следующих 12 месяцев клиент заплатил дилеру дополнительно 1500 долларов США за ремонт трансмиссии автомобиля, аксессуаров, индивидуальную покраску и т. Д.Следует ли подавать форму 8300?

• Нет, если дилер не знал или не имел причин знать, что продажа транспортного средства и последующие транзакции были серией взаимосвязанных транзакций (например, если дилер и покупатель договорились, в качестве условия продажи транспортного средства, что покупатель будет обязан дополнительно купить товары или услуги на сумму 1500 долларов).
• Операции связаны, если они происходят в течение 24-часового периода. Транзакции связаны друг с другом, даже если разница между ними составляет более 24 часов, если вы знаете или имеете основания знать, что каждая из них является одной из серии связанных транзакций.Например, товары или услуги, о которых идет речь во время первоначальной покупки, связаны с первоначальной покупкой.

Клиент перевел 7000 долларов со своего банковского счета на банковский счет дилерского центра, а также представил кассовый чек на 4000 долларов. Заполняет ли дилерский центр форму 8300?

• Банковский перевод не считается наличными для отчетности по форме 8300. Поскольку оставшаяся сумма переведенных денежных средств была ниже 10 000 долларов, у дилера нет требований к регистрации 8300.

Клиент еженедельно производит платежи наличными в адрес дилерского центра в качестве платежа по лизингу или ссуде за автомобиль.В течение 12-месячного периода эти выплаты составляют более 10 000 долларов США. Считаются ли эти платежи связанными операциями и требуется ли от дилерского центра подавать форму 8300?

• Да, еженедельные платежи по лизингу или ссуде представляют собой платежи по одной и той же операции (лизинг или покупка автомобиля).
• Соответственно, дилерский центр должен подавать форму 8300, когда общая сумма превышает 10 000 долларов.
• Каждый раз, когда сумма платежей превышает 10 000 долларов США, дилерский центр должен подать новую форму 8300 в течение 15 дней с момента платежа, в результате которого сумма ранее неучтенных платежей превышает 10 000 долларов США

Муж и жена покупают две машины одновременно у одного и того же дилера, и общая сумма полученных денег составляет 10 200 долларов.Сколько форм 8300s должен подать автомобильный дилер?

• Транзакцию (и) можно рассматривать либо как одну транзакцию, либо как две связанные транзакции. В любом случае, это гарантирует только одну форму 8300.

Если клиент приобрел кассовый чек в банке на сумму более 10 000 долларов, будет ли банк сообщать о транзакции? Должен ли продавец транспортного средства сообщать о транзакции, если тот же кассовый чек впоследствии будет использован для покупки транспортного средства?

• Если кассовый чек был куплен за наличные деньги, превышающие 10 000 долларов, банк подал бы отчет о валютных операциях (а не форму 8300).
• Покупка автомобиля с помощью кассового чека, банковского тратта, дорожного чека или денежного перевода на сумму более 10 000 долларов США не рассматривается как наличные, и компания не должна подавать форму 8300 при их получении.

Форма 8300 требует предоставления идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) лица, предоставляющего денежные средства. Если компания не может получить идентификационный номер налогоплательщика клиента, совершающего денежный платеж на сумму более 10 000 долларов, следует ли в любом случае подавать бизнес-форму 8300?

Да, не заполнять форму 8300 в данной ситуации запрещено.Однако заявитель может избежать штрафных санкций, если клиент отказывается предоставить ИНН, продемонстрировав, что его отказ от получения ИНН является разумным при обстоятельствах, более полно описанных в 26 CFR 301.6724-1 (e). Минимум:

• Компания должна запросить ИНН во время транзакции. Если лицо, предоставляющее денежные средства, отказывается предоставить ИНН, предприятие должно проинформировать лицо, которое должно предоставить ИНН, о том, что он или она подлежат штрафу в размере 50 долларов, наложенному Налоговой службой в соответствии с разделом 6723 [26 USCS § 6723], если он или она не предоставляет ИНН;
• Вести одновременные записи, подтверждающие, что ходатайство было сделано правильно, и предоставлять такие одновременные записи в IRS по запросу,
• Сопроводите заполненную неполную форму заявлением, объясняющим, почему ИНН не указан.
• Если ИНН не получен в результате первоначального запроса (во время транзакции), первое ежегодное требование должно быть сделано не позднее 31 декабря года, в котором счет был открыт (транзакция произошла) или 31 января. следующего года для счетов, открытых в декабре предыдущего года в соответствии с теми же процедурами.

Как представительству следует обращаться с иностранцем-нерезидентом без SSN?

• Используйте индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика IRS (ITIN), если он есть у нерезидента.Если ITIN отсутствует, пункт 6 формы 8300 следует оставить пустым. Pub 1544 PDF предоставляет список исключений, в которых от заявителя не требуется указывать идентификационный номер налогоплательщика лица, которое является иностранным физическим лицом-нерезидентом или иностранной организацией.
• Вы должны подтвердить имя и адрес человека и указать эту информацию в пункте 14 формы 8300. Для иностранцев-нерезидентов приемлемая документация будет включать паспорт, регистрационную карточку иностранца или другой официальный документ.

Нужно ли сообщать о платежах на сумму свыше 10 000 долларов, уплаченных в автомастерскую? Применяются ли требования к подаче документов 8300 как на услуги, так и на товары?

• Да. Необходимо сообщать наличные в денежной форме, полученные на сумму, превышающую 10 000 долларов США. Однако услуга не является потребительским предметом длительного пользования, поэтому расширенное определение наличных денег не применяется к оплате услуг. Автосервис подал бы 8300.

Автосалон продавал автомобили 1 января.31 и 6 февраля одному покупателю и получил 20 000 долларов наличными двумя платежами по 10 000 долларов каждый в один и тот же день за две машины. Требуется ли форма 8300?

• Да. Дилерский центр получил более 10 000 долларов наличными в течение 24 часов.

Заказчик приобрел пять автомобилей, каждая отдельно в течение года, на общую сумму 15 000 долларов США, ни одна из которых не превышала 10 000 долларов США по отдельности. Требуется ли форма 8300?

• Если дилер знает или имеет основания знать, что каждая транзакция является одной из серии связанных транзакций, потребуется форма 8300.Если нет причин полагать, что они связаны, пять транзакций будут рассматриваться как отдельные транзакции, ни одна из которых не превышает $ 10 000 наличными, и форма 8300 не требуется.

Дилерское представительство получает более 10 000 долларов наличными в первый день продажи автомобиля. На третий день сделка отменяется из-за невозможности ее финансирования. Дилерский центр возвращает наличные. Требуется ли форма 8300?

• Да. Когда дилерский центр получает денежные средства, превышающие 10 000 долларов, необходимо заполнить форму 8300.
• Незавершенная сделка на самом деле может быть попыткой отмывания незаконных средств.
• Если дилер получил 10 000 долларов или меньше и сделка была отменена, он может добровольно заполнить форму 8300, если транзакция окажется подозрительной.

Считает ли IRS это наличными или их эквивалентом, если дилерский центр получает кассовый чек, выписанный на средства банка с номером лицевого счета клиента и именем клиента на нем (не чеки, выписанные на личные текущий счет или в личном кабинете заказчика)?

• Кассовые чеки (иногда называемые «казначейским чеком» или «банковским чеком»), выписанные на счет банка, а не на счет клиента на сумму не более 10 000 долларов США, считаются наличными в соответствии с расширенным определением, если только они не являются кредитными поступлениями. .См. Определение «денежные средства» в инструкциях к форме 8300 для получения дополнительной информации о расширенном определении денежных средств, в том числе о том, когда оно применяется.
• Тот факт, что на чеке есть отметки или что чек подлежит оплате в представительстве, не отменяет этого.

Клиент покупает автомобиль за 15 000 долларов США и оплачивает его 9 000 долларов наличными, а оставшиеся 6000 долларов кладет на личную кредитную карту. Следует ли подавать форму 8300? Вместо личной кредитной карты клиент оплачивает оставшиеся 6000 долларов своим банкоматом или дебетовой картой.Считается ли сумма, полученная через банкомат или дебетовую карту, наличными или их эквивалентом, при котором общая полученная сумма превышает 10 000 долларов США и, таким образом, отражается в форме 8300?

• Форма 8300 не требуется.
• Денежными средствами было получено менее 10 000 долларов США. Кредитная карта — это не наличные.
• Банкомат или дебетовая карта в этом случае работает так же, как кредитная карта. Единственное отличие состоит в том, что со счета будет списываться дебет существующих средств на банковском счете клиента, вместо того, чтобы создавать задолженность, подлежащую погашению позже.
• Операция с банкоматом или дебетовой картой не считается наличными при заполнении формы 8300; следовательно, поскольку сумма, полученная в виде денежных средств или их эквивалентов, составляет менее 10 000 долларов США, транзакция не подлежит отчетности.

Для оптовых торговцев, когда розничный торговец покупает более одного автомобиля в один день, является ли это одной транзакцией, серией связанных транзакций или серией несвязанных транзакций при наличии нескольких транспортных средств? Что происходит с отдельными покупками в течение недели? А как насчет месяца?

• Две или более транзакции в течение 24-часового периода являются связанными транзакциями.Торговля или бизнес, которые получают более 10 000 долларов в связанных сделках, должны заполнить форму 8300.
• Если между покупками более 24 часов и они не связаны каким-либо образом, о котором продавец знает или имеет причины знать, то покупки не связаны между собой и форма 8300 не требуется.

Что именно можно сказать клиенту, который интересуется отчетностью по форме 8300 IRS? Некоторым дилерам рекомендуется не обращаться к отчетности по форме 8300 IRS в присутствии клиента.В частности, дилеры обеспокоены тем, что информирование клиентов о том, что им нужна информация для отчета IRS 8300, может вылиться в структурированный разговор. Что, если покупатель спросит, для чего нужна информация? Может ли дилер добровольно заявить, что он предназначен для отчетности по форме 8300 IRS?

• Клиент может быть, но не обязан, проинформирован во время транзакции о законе, требующем отчитываться о платежах наличными на сумму более 10 000 долларов США в IRS и FinCEN.
• Что дилер не может сделать, так это помочь клиенту в структурировании транзакции, чтобы предотвратить подачу формы 8300.
• Дилер, который заполняет форму 8300 добровольно, чтобы сообщить о подозрительной операции, не должен информировать клиента о заполнении.

Каковы штрафы, если представительство не подает форму 8300?

• Существуют гражданско-правовые санкции за непредставление правильной формы 8300 в установленный срок и за непредоставление отчета плательщику в соответствии с требованиями. При добровольном заполнении формы 8300 для сообщения о подозрительной транзакции не требуется никаких заявлений плательщику.Заявление плательщику требуется только тогда, когда предприятие обязано подать форму 8300.
• Дополнительные штрафы применяются за преднамеренное игнорирование требований к подаче документов, и уголовные санкции могут применяться в случае умышленной подачи ложных или поддельных форм 8300.
• Штрафы за нарушение требований к подаче и оформлению формы 8300 были увеличены Законом о продлении торговых преференций 2015 года. Повышенные штрафы применяются к Форме 8300 и соответствующим уведомлениям, требующим подачи или предоставления после 31 декабря 2015 года.Кроме того, теперь суммы штрафов ежегодно корректируются с учетом инфляции.

Можно ли подать форму 8300 в электронном виде?

• Да. Компании могут подавать свою форму 8300 в электронном виде, используя систему электронной подачи (E-Filing) Закона о банковской тайне (BSA). Электронная подача документов бесплатна и представляет собой быстрый и безопасный способ для людей заполнить форму 8300s. Заявители получат электронное подтверждение каждой заявки.

Представительство получает ежемесячные платежи ACH [автоматические платежи с банковского счета клиента].Если общая сумма платежей превышает 10 000 долларов, следует ли рассматривать платежи как наличные?

• Платежи ACH не считаются денежными средствами для целей отчетности по форме 8300.

Связанная финансовая компания предоставляет финансирование клиентам нескольких связанных дилерских центров по продаже подержанных автомобилей. Финансовая компания покупает контракты на партии подержанных автомобилей, и на партию автомобилей выдается кассовый чек на сумму сделки с автомобилем. Применимо ли определение наличных денег, включающее в себя кассовые чеки и денежные переводы, к финансовой компании?

• Что касается продажи покупателю, то дилерская продажа транспортного средства представляет собой розничную продажу потребительского товара длительного пользования, требующую отчетности по определенным денежным инструментам, если номинальная сумма составляет 10 000 долларов или меньше, а общая сумма сделки превышает 10 000 долларов.
• Когда финансовая компания покупает «финансовый контракт», у нее нет назначенной отчетной операции. Финансовый договор не является потребительским долгом, предметом коллекционирования, путешествием или развлечениями. Таким образом, денежные инструменты номинальной стоимостью 10 000 долларов или меньше, полученные от финансовой компании для погашения финансового контракта, в обычных ситуациях не подлежат отчетности.

Я понимаю, что дилерский центр должен предоставить клиенту письменное заявление до 31 января года после подачи формы 8300.Может ли представительство использовать счет-фактуру продажи (или форму 8300) для удовлетворения требований письменного заявления, если в счете-фактуре напечатан язык, согласно которому в IRS сообщается о продажах за наличные на сумму более 10 000 долларов?

• В Кодексе или нормативных актах нет ничего, требующего определенного формата для выписки клиента. Однако правила устанавливают определенные минимальные требования. Если эти минимальные требования соблюдены, не возникнет проблем, если продавец выберет печать счета на требуемом языке.
• Выписка должна содержать следующую информацию:
  • Имя и адрес лица, заполнившего форму 8300;
  • Общая сумма отражаемых в отчетности денежных средств по всем связанным операциям с наличными деньгами; и
  • Легенда о том, что продавец передает информацию, содержащуюся в заявлении, в Налоговую службу.
• Если в течение календарного года дилер проводит более одной транзакции с клиентом, предоставление нескольких копий счета-фактуры (или формы 8300s) не будет соответствовать требованиям к уведомлению, поскольку это не «единичный» отчет.В этой ситуации дилер должен предоставить одно письменное уведомление обо всех транзакциях.

Какие записи может запросить экзаменатор во время экзамена 8300?

• Запрошенные записи могут отличаться в зависимости от экзаменатора, но обычно запрашиваются следующие записи:
  • Выписки по чековым, сберегательным и / или другим финансовым счетам и депозитные квитанции.
  • Электронная выверка банковских депозитов в формате электронной таблицы, извлеченная из системы управления дилерами (DMS) дилера.Для отчета обычно требуются все поступления от бизнеса из любого источника, включая:
    • Сумма, дата получения, способ оплаты (наличные, чек, номер кредитной карты и т. Д.),
    • наименование плательщика и
    • Номер квитанции.
  • Источники квитанций должны включать продажи новых и подержанных автомобилей, аренду, обслуживание, запчасти, ремонтные работы и любые квитанции, не относящиеся к клиенту.
  • Сделка курток для сдачи в аренду и продажи на период экспертизы.
  • Журналы продаж, журналы кассовых поступлений, счета / векселя к получению, счета-фактуры продаж.

Правила обращения с наличными деньгами | Счета учащихся и касса

Правила обращения с наличными деньгами

---

Следующая информация предназначена для предоставления руководства о том, как обрабатывать денежные поступления (наличные), чтобы защитить плательщика, получателя и Райс. Все преподаватели, сотрудники, студенты, организации и частные лица, которые обрабатывают денежные поступления в Rice, должны следовать процедурам, описанным ниже. Кассир университета готов ответить на вопросы или оказать помощь.

Определение: Денежные поступления включают чеки (личные чеки, чеки кассиров, денежные переводы, дорожные чеки и другие подобные предметы) и валюту (банкноты и монеты), полученные в счет оплаты сумм, причитающихся Университету Райса.

Ответственность: Кассир университета несет основную ответственность за сбор и хранение всех денежных квитанций в Университете Райса и за предоставление рекомендаций по работе с кассовыми квитанциями. Письменное разрешение Контролера требуется, чтобы любой другой отдел депонировал денежные чеки для университета.

ИСКЛЮЧЕНИЕ: Пожертвования в университет (подарки) собираются и депонируются посредством Gift Processing. Эти процедуры применяются конкретно к подаркам:

1. Отправляйте подарки в виде чеков напрямую в Gift Processing со всей соответствующей корреспонденцией доноров. Когда Университет вносит подарочный чек и незамедлительно принимает подарок, это демонстрирует дарителю как то, что Университет ценит и ценит пожертвование, так и то, что Университет работает эффективно.Сохраните копию чека и корреспонденции для своих записей.
2. Доставить денежные подарки в кассу со всей корреспонденцией доноров. Сохраните копию корреспонденции для своих записей. Касса выдаст кассовый чек, внесет валюту и отправит донорскую документацию и копию депозита в Gift Processing. Документы обычно доступны для обработки подарков на следующий рабочий день.

Каждый отдел, получающий наличные деньги, несет ответственность за установление надлежащего контроля для обеспечения правильного и своевременного депонирования денежных средств.Эти обязанности включают мониторинг обработки наличных денег, сверку полученных сумм с внесенными суммами и эффективное разделение этих обязанностей.

Заведующий кафедрой или спонсор студенческой организации гарантирует, что:

1. Устанавливаются процедуры обработки наличных денег в соответствии с этим руководством.
2. Установленные процедуры продолжают эффективно функционировать посредством периодических проверок.
3. Квитанции незамедлительно переводятся на правильные счета университета.
4. Сумма, зарегистрированная в системе финансового учета университета, соответствует полученной сумме.
5. Ни одно физическое лицо не должно получать наличные, вносить депозит и сверять фактическое получение с депозитом в системе финансового учета для данной транзакции.
6. Новые сотрудники, работающие с наличными деньгами, прошли надлежащее обучение.

Подробные процедуры, применимые ко всем отделам (см. Прилагаемую блок-схему):

1. Заполните онлайн-форму ведомственного депозита и незамедлительно отправьте или доставьте все денежные квитанции в кассу университета; быстро — , как правило, не позднее рабочего дня после получения наличных — .Чеки, депонированные в кратчайшие сроки, с меньшей вероятностью будут возвращены из-за недостатка средств или закрытия банковского счета эмитента. Приложите копию формы веб-депозита департамента, чтобы зачислить квитанции на правильный фонд / организацию / счет. Если ваш депозит включает валюту (купюры или монеты), см. Пункт 6 ниже.
2. Поощрять плательщиков выписывать чеки на счет Университета Райса; Университет / факультет Райса также приемлем. Не требуйте, чтобы чек был выплачен отделу или физическому лицу.Если чек по ошибке выписан на оплату физическому лицу, либо верните его эмитенту и попросите перевыпустить его в Университет Райса, либо попросите получателя платежа одобрить его в Университет Райса. Примечание. Чеки, выпущенные Rice University, не могут быть депонированы на счетах Rice; обратитесь в Группу по выплатам в Офисе Контролера для получения инструкций, если вас попросят внести чек, выданный Райс.
3. Подтвердите все чеки сразу после получения в соответствующем месте на обратной стороне чека с помощью штампа подтверждения депозита вашего отдела ( Если в вашем отделе нет штампа, обратитесь в кассу, чтобы узнать, как его получить. ):

ТОЛЬКО ДЛЯ ДЕПОЗИТА
Университет Уильяма Марша Райса
Название вашего отдела Здесь
№ СЧЕТА (номер банковского счета можно узнать в кассе)

Примечание: номер банковского счета не входит в эти процедуры, так как он не должен публиковаться в Интернете.

4. Сохраняйте копии всех чеков только для своих записей. НЕ отправляйте копии своих чеков в кассу.
5. Доставьте все кассовые чеки вместе с распечатанной формой веб-формы ведомственного депозита в кассу не позднее 16:00. Если вы получили крупный чек или крупную сумму валюты в конце дня, позвоните в кассу для получения инструкций. Если касса закрыта, закрепите квитанции, как описано в пункте 6, и положите их на следующий рабочий день.
6. Если у вас есть чеки или валюта под рукой на ночь, вы должны настроить процедуры, чтобы убедиться, что средства надежно хранятся и доступны для депозита на следующий день. Назначьте одно физическое лицо хранителем денежных средств, которое будет:

• Уберите все средства из кассы или лотка для денег;
• Поместите деньги в запертую банковскую сумку или запертый металлический контейнер; и
• Закрепите сумку или коробку в запертом шкафу, столе или сейфе, доступ к которому имеет только кассир.

Примечание. Если отдел получает валюту, хранителем денежных средств может быть не лицо, которое готовит депозит веб-отдела. В следующем пункте содержится более подробная информация о том, как обращаться с валютой.

7. Принимайте валюту, а не чек, только в случае крайней необходимости, поскольку валюта требует особого обращения. Эти дополнительные требования включают:

• Всегда предоставляйте получателю платежа заранее пронумерованную квитанцию ​​об оплате валюты. Пронумерованные дубликаты квитанций можно приобрести у поставщиков канцелярских товаров.Сохраняйте дубликаты квитанций в книге квитанций или в цифровом файле. Включите в файл оригиналы аннулированных или поврежденных квитанций. Если какие-либо дубликаты квитанций отсутствуют, включите в файл примечание, объясняющее, что с ними произошло.
• Привлечь как минимум двух человек. В то время как одно лицо может выдать квитанцию ​​плательщику и сверить квитанции с суммами, указанными в качестве депозитов в Banner, второе лицо должно подготовить веб-ведомственный депозит и доставить его в кассу.
• Когда валюта переводится от одного человека к другому, каждый человек должен считать валюту и указать, что сумма, указанная на веб-депозите отдела, верна. Это сделано для защиты каждого человека, а также Райса.
• Доставьте валюту и распечатанную копию ведомственной формы депозита через Интернет в кассу вручную. НИКОГДА не отправляйте валюту кампусной почтой. НИКОГДА не копируйте валюту. Касса выдаст вам распечатанную квитанцию, если залог включает валюту.Они НЕ дадут вам квитанцию ​​о внесении депозита, состоящего только из чеков.
• Сохраните копию формы веб-депозита и отдайте ее лицу, которое сверяет квитанции с Banner. Это лицо должно немедленно убедиться, что внесенная сумма соответствует переданной сумме.
• НИКОГДА не производите выплаты из полученных денежных средств. Внесите наличные в кассу и запросите выплату через обычные платежные процессы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Небольшим отделам может быть трудно установить последовательное разделение обязанностей, особенно при появлении вакансий или отсутствия.Если вы оказались в такой ситуации, обратитесь за помощью в офис контролера

Если ваш отдел получает наличные ежедневно:

1. Установите крайний срок для обработки поступлений.
2. Обработайте все квитанции, полученные до установленного времени, и доставьте их в кассу на первом этаже Центра Аллена до 16:00.
3. Включите предметы, полученные после указанного срока, в депозиты на следующий день.
4. Защищайте денежные чеки, хранящиеся в ожидании депозита, как описано в разделе «Подробные процедуры, применимые ко всем отделам», пункт № 6 выше.

Если ваш отдел не получает наличные на регулярной основе:

1. Вы можете делать ежедневные вклады на небольшие суммы или накапливать небольшие суммы на короткое время.
2. Вы должны внести депозит, если общая сумма наличных денег и чеков достигает 200 долларов США или если у вас есть ЛЮБЫЕ кассовые чеки в течение более трех рабочих дней.
3. После обработки квитанций доставьте их в кассу на первом этаже Аллен-центра.
4. Защищайте денежные чеки, хранящиеся в ожидании депозита, как описано в разделе «Подробные процедуры, применимые ко всем отделам», пункт № 6 выше.

Чеки, требующие особого обращения:

Если вы получили чек на имя Университета Райса, который не относится к вашему отделу, и вы не можете легко определить, куда он должен был быть, немедленно отправьте его в кассу. Включите примечание, содержащее ваше имя и добавочный номер, а также любую имеющуюся у вас информацию о чеке.Приложите всю корреспонденцию, приложенную к чеку, и конверт, в котором он был получен, если он имеется. Если касса не может определить правильного получателя, они внесут его и внесут чек на сайт «Неопознанный чековый платеж». В разделе «Неопознанный чековый платеж» ниже приведены инструкции о том, как запросить товар с помощью этого процесса.

Если вы получили чек, связанный с кредитным меморандумом поставщика или возмещением, обратитесь в Группу выплат в офисе контролера (disbmt @ ris.edu) для определения правильного номера счета для использования в Веб-депозите.

Если вы получили чек, который должен быть записан в фонд R, либо как доход, либо как кредит на расходы, обратитесь за помощью в Research Accounting ([email protected]).

Особое примечание относительно процедур:

Проверки: Внутренние аудиторы могут включать проверку процедур и методов работы с денежными средствами в любой ведомственный аудит. Аналитики транзакций из Офиса Контролера могут также узнать о процедурах обработки наличных денег и методах проверки в ходе проверки своих транзакций.

Дополнительная помощь: Если у вас есть вопросы, проблемы или вам нужна помощь в разрешении нестандартной ситуации, обратитесь в кассу по доб. 4946, офис контролера по тел. 2478 или в Службу внутреннего аудита по доб. 6312.

Запросы на платеж | Финансовые услуги для студентов

Участники, представившие квитанции на общую сумму менее 300 долларов, могут иметь право на возмещение наличными в тот же день. На возмещение более 300 долларов (включая несколько запросов для одного и того же человека) будет выписан чек. Покупки из кармана следует совершать только тогда, когда неудобно отправлять чек по почте или оплачивать онлайн с помощью кредитной карты (например, в продуктовом магазине или ресторане). Необходимые документы: Заполненная форма платежного запроса Оригинальные детализированные квитанции

Чек может быть отправлен напрямую поставщику товаров и услуг, чтобы помочь членам клуба платить наличными. Если у продавца есть возможность платить онлайн, финансовый координатор клуба может использовать карту ProCard для оплаты напрямую со счета клуба. Необходимые документы: Заполненная форма платежного запроса Исходный детализированный счет-фактура Форма данных получателя платежа (STD 204) Свидетельство о страховании (при оказании услуги на территории кампуса)

Члены клуба должны сначала получить предварительную авторизацию в отделе клубов и мероприятий, прежде чем можно будет использовать средства клуба. Возмещение может быть произведено только после даты поездки, указанной в расписании клуба. Члены Клуба , путешествующие на автомобиле, имеют возможность арендовать автомобиль или использовать его личный автомобиль (порядок получения разрешения на вождение см. В Политике в отношении поездок для клубов и мероприятий). Клубы, которые решили взять напрокат автомобиль, могут сделать это только в Enterprise-Rent-A-Car. Затраты на аренду клубам, которые пользуются услугами альтернативной компании по аренде, не возмещаются. Только предварительно утвержденным водителям могут быть возмещены расходы на бензин. Квитанции за бензин для арендованных автомобилей будут возмещены по номинальной стоимости.Компенсация за бензин для личного автомобиля основана на пробеге, не превышающем федерального лимита. Необходимые документы: Заполненная форма платежного запроса Оригинальные детализированные квитанции Карта Google, показывающая расстояние от HSU до пункта назначения и обратно (при запросе компенсации за бензин для личного автомобиля) Оригинал посадочного талона (если вы путешествуете самолетом, лодкой, автобусом и т. Д.) Предварительное разрешение на поездку (заполнено на Lumberjack Link до поездки)

Плата за выступление приглашенного лектора считается налогооблагаемым доходом для гостя. У клуба также есть возможность использовать свои средства для компенсации приглашенному лектору его поездки, которая не считается налогооблагаемым доходом. Компенсация командировочных расходов приглашенного лектора осуществляется по тем же правилам и критериям, что и компенсация транспортных расходов студента.(см. левый столбец) Необходимые документы: Заполненная форма платежного запроса Копия рекламного проспекта или объявления Оригинальные детализированные квитанции (командировочные расходы см. Слева) Форма данных получателя платежа (STD 204) Подписанная общая оговорка о возмещении убытков

.