Статья расходов командировочные расходы: что работодатель обязательно возмещает — СКБ Контур

О расходах на командировку для ИП

Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, вправе учесть при налогообложении расходы на командировки, в частности, на:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;
• суточные или полевое довольствие;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В силу ст. 2 ГК РФ предпринимательской деятельностью признается самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

В связи с тем что индивидуальные предприниматели являются лицами, не состоящими с другими лицами в трудовых правоотношениях, совершаемые ими деловые поездки в процессе осуществления предпринимательской деятельности не могут быть признаны служебными командировками.

Командировочные расходы подлежат учету в составе указанных расходов только в том случае, если они связаны со служебными командировками физических лиц, состоящих с индивидуальными предпринимателями в трудовых правоотношениях.

Таким образом, индивидуальный предприниматель не вправе учесть в составе затрат произведенные расходы в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, равно как и наем жилого помещения, суточное или полевое довольствие.

Такой точки зрения придерживаются специалисты финансовых и налоговых органов (письма Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/160, УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 № 18-1/3/077400@, п. 4 письма УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 № 21-14/85240).

Однако существует и иная точка зрения.

Так, в письме Минфина России от 07.09.2010 № 03-11-11/235 был дан ответ на вопрос о праве индивидуального предпринимателя, применяющего УСН, признать расходы на поездки и проживание самого ИП, произведенные в интересах производства. Представители финансовых органов напомнили, что в соответствии с подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики вправе при определении налоговой базы по налогу учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения и суточные. Указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ. Далее последовал вывод, что согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к расходам на командировки относятся, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, расходы на наем жилого помещения.

А в п. 2 письма УФНС по Ленинградской области от 12.05.2005 № 07-06-2/04575@ говорится, что, поскольку задавший вопрос налогоплательщик является индивидуальным предпринимателем, не состоящим в трудовых отношениях, его поездки при осуществлении предпринимательской деятельности не являются командировками. Выплата «суточных» не включается в состав расходов. В то же время сказано и о расходах предпринимателя на проезд в общественном транспорте к месту оценки и обратно (ИП осуществлял деятельность по оценке ущерба), наем жилого помещения, которые согласно подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включаются в состав расходов при условии обоснованности и документального подтверждения.

Мнение о том, что индивидуальный предприниматель вправе учесть при определении налоговой базы по налогу при УСН расходы в виде оплаты своего проезда к месту командировки и обратно, а также по найму жилого помещения и суточные, высказал в своем интервью заместитель начальника отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно­тарифной политики Минфина России господин Ю. Подпорин (смотрите материал «Спорные вопросы применения УСН» //Арсенал предпринимателя. – 2011. – № 12).

Судебные органы также поддерживают предпринимателей.

Так, в постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.06.2013 № 12АП-4368/13 отмечено, что индивидуальный предприниматель имеет право на направление в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, принятых на работу по трудовому договору, в том числе и себя лично, и не может быть лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно.

Вывод налоговой инспекции о том, что суточные не подлежат выплате предпринимателю, поскольку он не является наемным работником, основан на неверном толковании норм ст. 166 ТК РФ, и при этом изложенное не означает, что предприниматель, осуществляющий деятельность без образования юридического лица и в силу закона имеющий право быть работодателем для наемных работников, лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно, сделан судьями в постановлении ФАС Уральского округа от 04. 07.2011 № Ф09-4120/11 по делу № А07-14822/2010.

В постановлении ФАС Северо­Западного округа от 12.04.2011 № Ф07-9247/09 по делу № А66-7842/2007 также указано на то, что отсутствие правовых оснований для выплаты суточных лицам, оказывающим услуги заказчику (в данном случае – предпринимателю) на основании заключенных гражданско-правовых договоров, в то же время не лишает индивидуального предпринимателя права на направление в служебные командировки при осуществлении предпринимательской деятельности лиц, принятых на работы по трудовому договору, в том числе себя лично.

В постановлении ФАС Восточно­Сибирского округа от 21.06.2007 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07 говорится о возможности отнесения предпринимателем к расходам за время командировки выплаты суточных самому себе. А в постановлениях ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-513147/11-С3, от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3, от 06.07.2011 № Ф09-2831/10, от 04.07.2011 № Ф09-4120/2011 выводы касаются в том числе возможности признания поездки предпринимателя в целях участия в судебных заседаниях служебной командировкой с возможностью претендовать на взыскание судебных расходов с инспекции в случае выигрыша.

Несмотря на то что расходы ИП не являются командировочными, нормы по суточным расходам он должен соблюдать. Об этом сказано в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 05.04.2006 № Ф03-А73/06-2/628.

Учитывая такие мнения, а также судебные решения, мы предполагаем, что наибольший риск возникает в части учета в составе расходов суточных, выплаченных себе предпринимателем, поскольку согласно нормам ТК РФ они выплачиваются именно работнику. Что касается проезда и проживания, то при условии соответствия требованиям ст. 252 НК РФ такие расходы ИП могут быть учтены. Однако отсутствие единой позиции по проблеме свидетельствует о том, что если ИП, применяющий УСН, планирует учесть в составе расходов на командировку (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) затраты на проезд, проживание и суточные в период ознакомительного тура, ему следует быть готовым отстоять свою точку зрения в суде.

Но на наш взгляд, это не означает, что расходы не могут быть учтены вовсе. Напомним, согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. По нашему мнению, в данном случае подтвержденные затраты ИП по ознакомительному туру на проезд и проживание можно отнести частично либо полностью к следующим видам расходов:

• если поездка индивидуального предпринимателя предпринята с целью развития нового бизнеса и заключены договоры на выполнение того или иного заказа, в результате выполнения которого будет получен доход, то расходы по ознакомительному туру можно отнести к расходам на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов и т.д. на основании подп. 21 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. На основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ при упрощенной системе налогообложения данный вид расходов учитывается по правилам, которые содержатся в подп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль;
• если в процессе ознакомительного тура были приобретены МПЗ, то такие расходы можно включить в состав материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• если предпринимателем произведены расходы на юридические услуги, то можно учесть их в составе расходов на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги в соответствии с подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ;
• если в деловой поездке были заключены договоры поручения либо агентские договоры, то расходы по ознакомительному туру можно признать в составе расходов на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения в соответствии с подп. 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Однако и в этих случаях полностью исключить возможные претензии со стороны налоговых органов нельзя.

Итак, индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, может учесть в расходах как затраты, связанные с проживанием и проездом, так и расходы по ознакомительному туру. При этом необходимо уделить внимание документальному обоснованию расходов (ст. 252 НК РФ) и быть готовым защитить свои права в суде.

НДС по расходам на командировку — Контур.

Экстерн

Статья подготовлена по материалам вебинара Контур.Школы «НДС. Разбираем вопросы начинающих бухгалтеров».

Подробнее

К командировочным относят расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах, расходы на аренду жилья или оплату гостиницы.

Чтобы бухгалтер мог принять к вычету НДС по командировочным расходам, должны выполняться несколько условий:

1. Расходы фактически оплачены (п. 7 ст. 171 НК РФ).
2. Расходы подтверждены документами.
3. Расходы связаны с деятельностью организации.

Командировочные расходы подтверждают такие документы:

• приказ о направлении работника в командировку на определенный срок — в распоряжении обязательно указывают цель командировки;
• авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах — отчетность утверждает руководитель организации;
• документы, прилагаемые к авансовому отчету — о найме жилого помещения, проездные документы, которые подтверждают фактические расходы работника в командировке;
• иные документы.

Бесплатно заполните, проверьте и сдайте декларацию по НДС через интернет

Попробовать

Сотрудник фиксирует командировочные расходы в авансовом отчете и обязательно прикладывает к нему документы, подтверждающие затраты. Бухгалтер должен отразить эти документы в книге покупок, чтобы заявить к вычету НДС с расходов на проезд работника к месту командировки и обратно.

Какие документы подтверждают вычет

Основной документ для принятия НДС к вычету — счет-фактура. Но его выдают не всегда. Могут не выдать, к примеру, если билеты покупаются за наличные или сотрудник приобретает их сам. 

Если счета-фактуры нет, воспользуйтесь правилами заполнения книги покупок: кроме счета-фактуры в книгу можно включить бланк строгой отчетности (БСО) или копию такого бланка (п. 18 Правил из ПП РФ от 26.12.2011 № 1137). 

БСО в случае с командировкой — это проездной документ, который заполняют по форме, установленной Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ, то есть билет на самолет, поезд, автобус. Но сумма НДС в билете должна быть выделена отдельной строкой: только тогда его можно принять к вычету.

Важно! Бухгалтеру требуется не только счет-фактура, но и подтверждение оплаты. К вычету можно принять только фактически оплаченные расходы по командировке.

Как подтвердить факт оплаты

Если к билету прилагается чек ККТ, значит, за проездные документы уже рассчитались наличными или банковской картой. Когда у бухгалтера есть и сам билет, и подтверждение его оплаты, БСО можно зарегистрировать в книге покупок. 

Если же кассового чека к билету нет, понадобится QR-код, расположенный на билете. Как правило, кодом зашифрованы данные, подтверждающие оплату. Работник, который ездил в командировку, должен самостоятельно отсканировать QR-код, распечатать его содержимое и приложить распечатку вместе с билетом к авансовому отчету для подтверждения оплаты.

Когда нет ни чека ККТ, ни QR-кода, нужно искать признаки чека ККТ на самом билете. К таким признакам относятся:

• порядковый номер фискального документа;
• дата и время осуществления расчета;
• сумма расчета;
• заводской номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа.

Если в билете есть все эти сведения, его можно регистрировать в книге покупок.

Важно! На основании зарегистрированного билета НДС принимают к вычету. Но только если налог выделен отдельной строкой.

В каком периоде принять к вычету налог с проездных документов

НДС с билета можно принять к вычету в квартале, в котором сотрудник отчитался за командировку — предоставил авансовый отчет и приложил к нему проездные документы.

На более поздний срок вычет по авансовому отчету лучше не переносить (письма Минфина РФ от 17.10.2017 № 03-07-11/67480, от 14.07.2020 № 03-07-14/61018, письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@). 

Попробовать бесплатно

Как подтвердить обоснованность расходов

Командировка должна быть связана с непосредственной деятельностью предприятия. Если директору или собственнику бизнеса оформили командировку для компенсации расходов на личную поездку, НДС к вычету лучше не заявлять — у налоговой возникнет много вопросов.  

Вывод

Если билет оформлен на бланке строгой отчетности, а командировка непосредственно связана с деятельностью предприятия, отвечает всем законодательным требованиям и оформлена документально, НДС со стоимости билета можно заявить к вычету. 

В таком случае билет регистрируют в книге покупок, после чего бухгалтер принимает к вычету налог на добавленную стоимость. Если же поездка не соответствует базовым условиям, принимать налог к вычету не рекомендуется.​

НДС принимают к вычету, если есть подтверждающие документы. Когда сторонние услуги подтверждены счетом-фактурой, бухгалтер может зачесть НДС.

Сервисный сбор

НДС с сервисного сбора нельзя принять к вычету. Налоговый кодекс не относит его к расходам на проезд к месту командировки и обратно. 

Но есть нюанс: НДС с сервисного сбора за авиабилет не учитывают, если его приобрел командированный работник (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников организация приобретает самостоятельно, то входной НДС можно принять к вычету — на основании счета-фактуры (п.  1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
 

Александра Задорожнева
Копирайтер

Выбор места в самолете

Многие авиакомпании предлагают выбрать место в самолете за дополнительную плату. НДС по этой дополнительной услуге можно принять к вычету, но не всегда.

Работник оплачивает общую сумму по билету, в том числе и дополнительную услугу. После проведения платежа приходит официальный чек: в нем есть и сумма платы за билет, и доплата за выбор места, и НДС по каждой позиции. 

Если авиакомпания выдала счет-фактуру, налог можно принять к вычету в общем порядке.

Если же счета-фактуры нет, но есть электронный многоцелевой документ, нужно посмотреть, что в нем отразили. Обычно авиакомпании разделяют стоимость билета и оплату услуги по выбору места. То есть фактически приходит два электронных документа — на билет и на выбор места. В таком случае можно принять к вычету только НДС со стоимости авиабилета.

Услуги питания

Иногда в стоимость билета включают услуги по питанию. Но принять НДС с оплаты таких услуг к вычету нельзя. И вот почему: услуги по питанию не входят в состав расходов по налогу на прибыль, поэтому НДС с таких услуг не принимают к вычету (письма Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945, ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Если сотрудник сам оплатил гостиницу, пока находился в командировке, входной НДС принимают к вычету только при одновременном выполнении двух условий (письма Минфина от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 25.02.2015 № 03-07-11/9440):

• работнику выдали в отеле счет на бланке строгой отчетности;
• налог на добавленную стоимость выделили в счете отдельной строкой;
• у сотрудника есть документ, подтверждающий оплату счета.

Если же гостиницу оплатила организация, то НДС принимают к вычету по общим правилам — по выставленному счету-фактуре от отеля и документу, подтверждающему оплату.

НДС по командировочным расходам можно принять к вычету только после их фактической оплаты и при наличии документального подтверждения. К вычету заявляют налог и по авиабилетам, и по железнодорожным билетам, и по автобусным билетам — условия для проездных документов одинаковые. Входной НДС по командировочным расходам отражают в книге покупок в тот момент, когда подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, сопроводительные документы и отчитывается по командировке.

Статью подготовила Александра Задорожнева, копирайтер

Как создать отчет о расходах в Workday

Шаг 1: Войдите в Рабочий день в разделе Сотрудник.

Шаг 2: Войдите в Workday, используя свой сетевой идентификатор BYUH.

Шаг 3: Щелкните значок Расходы .

Шаг 4: В столбце Действия щелкните Создать отчет о расходах .
Примечание: Вы также можете ввести не менее 3 букв каждого слова в поле поиска.

Шаг 5: В соответствии с Отчет о расходах , полная информация о поездке.

Примечание: Выберите Создать новый отчет о расходах из разрешения на расходы в разделе Варианты создания и щелкните Разрешение на расходы, связанное с поездкой, которую вы хотите согласовать.

• Компания, проект, центр затрат и дополнительные рабочие теги установлены для вашего отдела по умолчанию, но при необходимости их можно изменить. Вы также можете нажать Мультивалютная запись расходов Поле , если применимо.

• Проект: Только для сотрудников, путешествующих по конкретному университетскому проекту. Центр затрат и дополнительные рабочие теги автоматически заполнятся при выборе имени проекта. Оставьте строку пустой, если это неприменимо.
• Номер поездки: Относится к номеру авторизации расходов.
• Центр затрат: По умолчанию для организации сотрудника. Если сотрудник едет в другой отдел/организацию, используйте панель поиска, чтобы изменить Центр затрат.
• Дополнительные рабочие теги: Заполняется автоматически на основе МВЗ.

Шаг 6: Если у вас есть транзакции по корпоративным проездным картам, прокрутите вниз, чтобы выбрать транзакции, которые вы хотите согласовать, и нажмите OK.
Примечание: Если у вас есть расходы из мобильного приложения, нажмите Мобильные расходы , чтобы выбрать элементы, которые вы хотите добавить в отчет о расходах.

Шаг 7: Вы попадете на новую страницу после нажатия ОК . Информация отчета о расходах и Справочная информация отчета о расходах автоматически заполняются из информации, представленной на предыдущей странице. Выберите тип платежа возмещения

.
Примечание: В разделе Тип возмещения, выберите Прямой депозит. (Обновите информацию о своем банке при выборе платежа).

Шаг 8: Выберите статью расходов для всех транзакций, выбранных с вашей корпоративной проездной карты. Добавить описание под Памятка.
Примечание: Если на этом этапе вам нужно добавить больше транзакций с вашей корпоративной проездной карты, нажмите (+) Импортировать существующую запись и выберите транзакции, которые вы хотите добавить.

Шаг 9: Прикрепите фотографию подробной квитанции, используя опцию Вложения из файла или Вложения из мобильного приложения

. Щелкните поле Receipt Included .
Примечание: Для всех статей расходов требуются подробные квитанции по любой транзакции на сумму от 25 долларов США и выше, за исключением стоимости авиабилетов, забронированной Службой туристических поездок университета, миль на острове и суточных расходов на питание. Ваш отчет о расходах не будет принят, если он будет представлен без прикрепленной квитанции.

Шаг 10: Для любой транзакции, выполненной с использованием личной кредитной карты или наличными, нажмите (+) Добавить , чтобы добавить статью расходов.
Примечание: Выберите H:Питание, на основе суточных (отчет о расходах) для подачи заявки на питание. Заполните Подробные сведения об элементе

, выбрав Дату прибытия, Дату отправления и Пункт назначения. Нажмите (+) Полный журнал путешествий для вычета питания, которое было предоставлено отелем, конференцией или любым другим способом во время командировки. Для любых групповых обедов, которые вы организуете, выберите H:Питание, Не суточные. Для этого потребуется подробная квитанция с именами участников. Для хостинга следуйте сумме суточных в пункте назначения и вычтите стоимость еды из заявки на суточные.

Шаг 11: Просмотрите все статьи расходов и нажмите «Отправить».
Примечание: Уведомление об ошибке не позволит вам отправить отчет о расходах на утверждение, пока проблема не будет решена. Предупреждение Уведомление только предупредит вас, но по-прежнему позволит вам отправить отчет о расходах на утверждение. Ваш отчет о расходах будет отправлен, как только вы увидите

Up Next Страница, показывающая процесс утверждения. Менеджер вашего учетного центра получит уведомление, как только ваш отчет о расходах будет успешно отправлен. Менеджеры учетных центров могут отправить обратно ваш отчет о расходах для любой необходимой проверки. Они также могут отклонить ваш отчет, и это автоматически аннулирует ваш отчет о расходах. Вы получите уведомление о рабочем дне, как только отчет о расходах будет одобрен для оплаты.

Инструкции по загрузке отчета о расходах

Каков стандартный список расходов на деловые поездки?

Командировки часто являются неотъемлемой частью роста и успеха организации. Входит ли в ваши обязанности надзор за командировочными расходами, которые являются одними из самых значительных накладных расходов вашей компании? Если да, то вы знаете, что эффективное управление денежными потоками, связанными с расходами компании, имеет решающее значение. Контроль и ведение списка расходов на деловые поездки при одновременном обеспечении гибкости требует баланса с прицелом на удовлетворенность коллег и клиентов. Вы можете упростить управление командировочными расходами, автоматизировав ручные процессы, получая информацию и обеспечивая прозрачность.

 

Компенсируемые командировочные расходы

 

Независимо от размера компании наличие политики расходов компании имеет важное значение, если у вас есть сотрудники, которые несут командировочные расходы. Деловые поездки — это когда работник должен выезжать за пределы предприятия для выполнения своих служебных обязанностей. Организации оплачивают расходы, связанные с поездками, несколькими способами.

Денежные средства

Если ваши сотрудники оплачивают расходы авансом, они, вероятно, отслеживают расходы с помощью формы возмещения расходов. Политика вашей компании в отношении командировок может потребовать квитанций и обоснования различных расходов.

Суточные

Некоторые организации выплачивают своим сотрудникам суточные на покрытие расходов, и путешественник должен ответственно использовать эту выделенную сумму. Во многих случаях компания напрямую оплачивает расходы на транспорт и проживание, в то время как суточные покрывают расходы на газ, питание и непредвиденные расходы.

Корпоративные кредитные карты

Если ваши сотрудники часто путешествуют, корпоративная кредитная карта поможет эффективно управлять расходами и отслеживать их. Они удобны для вашей команды, так как им не нужно платить за все из своего кармана и заполнять отчет о расходах на возмещение. Они также могут сэкономить ваше время и избежать хлопот, связанных с оформлением дополнительных документов.

 

Наиболее распространенные примеры командировочных расходов компании

 

Организации отправляют сотрудников в удаленные места по разным причинам:

• Для оценки потенциальной проектной площадки
• Для оценки нового рынка
• Для переговоров с поставщиками
• Для участия в демонстрациях продукции или оборудования

Однако командировочные расходы на работу также могут подпадать под другие категории.

Транспорт и размещение

Расходы на ежедневный транспорт, которые компании часто отслеживают в списке расходов на командировки, включают:

• Общественный транспорт, например, такси, совместные поездки и прокат автомобилей
• Агентские сборы за бронирование
• Возмещение пробега
• Блюда, закуски, напитки
• Плата за багаж
• Парковка
• Визовый сбор
• Сборы в иностранной валюте

Расходы на проживание в отелях, Airbnb и других объектах размещения обычно покрываются в случае долгосрочных и многодневных деловых поездок. Компания также может покрывать расходы на прачечную или химчистку, когда сотрудники путешествуют.

Вы можете планировать обеды для клиентов, деловые обеды во время встреч и развлечения, отслеживая расходы в категории «Еда и развлечения». Непредвиденные расходы, такие как чаевые, могут покрываться по статье суточных.

Повышение квалификации и участие в выставках

Повышение квалификации и изучение новых продуктов может помочь предприятию противостоять рыночным изменениям и вызовам. Расходы, включенные в эту категорию, могут включать:

• Конференции и выставки, включая регистрационные сборы
• Билеты на семинары, встречи и тренинги
• Стоимость доставки и фрахта, включая почтовые расходы и страхование

Хотя многие расходы покрываются, когда сотрудники находятся вне офиса, есть некоторые исключения:

• Одежда
• Штрафы за парковку
• Кража/потеря товаров
• Плата за просрочку платежа по корпоративной карте
• Повреждение личного автомобиля

Вы можете свести к минимуму возможные недоразумения, просмотрев свою политику расходов на деловые поездки. Убедитесь, что в нем четко указано, что не покрывается компанией.

 

Экономьте время за счет оптимизации процесса отслеживания расходов на командировки

 

Независимо от того, возлагаете ли вы ответственность за подробные отчеты о расходах на всех или устанавливаете стандарты с помощью политики, отслеживание и контроль затрат является сложным и трудоемким процессом. Если вы по-прежнему полагаетесь на устаревшие бумажные формы, электронные таблицы и электронные письма для управления процессами управления расходами, переход на автоматизированное решение для управления расходами может сэкономить вам время и деньги.

Автоматизация процесса отчетности о расходах также дает неожиданные преимущества. В большинстве случаев компании, которые делают переход, не понимают, что некоторые продукты, предлагающие отчетность о расходах, также решают некоторые из наиболее распространенных сложностей, связанных с отчетностью о расходах. К ним относятся распределение расходов по конкретным проектам, эффективность аудита расходов, соблюдение политики компании, локализация отчетов о расходах и многое другое.