Заполнение трудовой книжки на прием на работу: новые правила и новые бланки

Каковы сроки заполнения трудовой книжки сотрудника при приеме на работу?

В российском законодательстве относительно различного вида документов существуют свои определенные правила по их заполнению. Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения.

Прием на работу сотрудника

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

• паспорт;
• трудовая;
• пенсионное свидетельство;
• военный билет;
• аттестат или диплом;
• документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

• водительские права;
• разрешение на данный вид деятельности;
• медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.

Оформление трудовой книжки

Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.

По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.

Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:

• массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации;
• неправильное заполнение бланка ответственным лицом.

Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.

Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:

• книга по учету прихода и расхода;
• книга по учету движения.

Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.

Заполнение трудовой книжки

Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

• титульник;
• сведения о работе;
• сведения о награждениях.

Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование;
• профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:

• устройство;
• перевод;
• увольнение;
• важные награждения и так далее.

При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.

Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:

• приказ;
• документ об образовании;
• решение собрания;
• документ о смене личных данных.

И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.

Как делают записи в титульном листе трудовой книжки

Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.

Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.

Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.

Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.

В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.

Как делают записи о работе и награждениях в трудовой книжке

Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.

Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.

В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).

Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:

• пропущена запись;
• допущена ошибка.

Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной. Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи.

При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.

Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.

Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

• Трудовой кодекс России;
• Постановление о трудовых;
• Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.

Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.

Работать с трудовой кадровик начинает со дня, когда сотрудник официально принят на определенную должность. Данный документ хранится в организации до того, пока работник не уволится. В таком случае при оформлении увольнения с указанием на необходимую документацию сотрудник обязан проверить правильность всех записей, сделанных в этой компании, и поставить свою подпись в знак подтверждения.

Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи

При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию.

В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.

Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.

Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.

При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.

Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.

Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.

Трудовые книжки | Юридическая фирма De Facto

Трудовая книжка является лицом работника. В ней описан опыт работы, можно проследить путь по карьерной лестнице и трудовые перерывы. Как правильно заполнять трудовую книжку? Что делать в случае утери трудовой книги? Как восстановить трудовую деятельность и какими документами подтверждается трудовой стаж?

Обязаны ли работник или работодатель вести трудовую книжку?

В соответствии с пунктом 1 статьи 35 Трудового кодекса Республики Казахстан трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации только при ее наличии.

Законом не установлена обязанность работника или работодателя вести трудовую книжку, однако если Вы принесете работодателю трудовую книжку  и потребуете ее заполнения, он обязан трудовую книжку завести и производить в ней записи о Вашей работе.

Заполнение трудовой книжки

Работа с трудовыми книжками регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от  14.10.2011 года №1167 (далее Правила).

В соответствии с пунктом 13 Правил  все записи в трудовой книжке о приеме на работу, о прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту.

Для ведения записей в трудовую книжку работодатель дает полномочия должностному лицу. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года №273-п, работу по выдаче справок, настоящей и прошлой трудовой деятельности работника, соблюдение правил заполнения и хранения трудовых книжек осуществляют начальник отдела кадров или специалист по кадрам.

При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

В соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», языком работы и делопроизводства государственных органов, организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык. Таким образом трудовая книжка может быть заполнена и на государственном, и на на русском языках.

Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам. При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению работодателем.

Сведения, вносимые трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность

Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации по просьбе работника впервые приступившего к работе.Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность. Образование, профессия и специальность указываются на основании подтверждающих документов о полученном образовании.

Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора

В раздел «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации. Если за время работы работника изменится наименование юридического лица, то в графе 3 отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 указывается основание изменения наименования (дата и номер свидетельства о регистрации или перерегистрации юридического лица).

Сведения о награждениях и поощрениях

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:

• о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;
• о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;
• о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

Записи о применении дисциплинарных взысканиях в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

Изменение и исправления записей в трудовой книжке

Согласно пункту 14 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись. Если юридическое лицо (работодатель), внесшее неправильную или неточную запись реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.

ПРИМЕР

Фамилия изменена на «(указать новую фамилию)» на основании свидетельства о браке (расторжении брака) серия №_________, выданного _______________

Наименование должности должностного лица, личная подпись, печать, дата.

При изменении сведений о работе изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей, в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то должности» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись о прекращении трудового договора и переводе на другую работу в случае незаконного расторжения трудового договора или перевода и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины прекращения трудового договора. Производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, восстановлен на прежней должности». При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № таким-то недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

Исправленные сведения о трудовой деятельности должны соответствовать сведениям в документах, подтверждающих трудовую деятельность работника (трудовом договоре с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения; выписке из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; выписке из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужном списке (перечне сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанным работодателем, заверенным печатью организации либо нотариально; архивной справке, содержащей сведения о трудовой деятельности работника).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Запись в трудовой книжке при работе по совместительству

Согласно пункту 1 статьи 196 Трудового кодекса  работник вправе заключить трудовой договор о работе по совместительству как с одним работодателем, с которым он уже состоит в трудовых отношениях (по месту основной работы), так и с несколькими работодателями.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, не ограничивают права работника, заключившего индивидуальные трудовые договора с двумя работодателями, требовать внесения записей о работе и о прекращении или расторжении индивидуального трудового договора у обоих работодателей.

Следовательно, по желанию работника, работающего в двух организациях одновременно, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в обеих организациях, а при расторжении или прекращении индивидуального трудового договора вносятся записи по каждой организации.

Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Законом не установлена обязанность работника вести трудовую книжку, однако данный документ незаменим при назначении пенсии. В соответствии с пунктами 1, 2 статьи 12 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» трудовой стаж для исчисления пенсионных выплат из Центра за период до 1 января 1998 года подтверждается трудовой книжкой. Трудовой стаж при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней устанавливается на основании документов, подтверждающих сведения о работе либо на основании решения суда.

Согласно статье 34 Трудового кодекса документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:

• трудовая книжка;
• трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения.  В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса один экземпляр трудового договора, заключенного в письменной форме, хранится у работника. По смыслу данной статьи и с учетом положений статьи 62 Трудового кодекса при прекращении трудового договора, независимо от его основания, в экземпляре трудового договора работника работодателем делается отметка о дате и основании прекращения трудового договора в соответствии с данным кодексом со ссылкой на акт работодателя. Исключением из этих правил является прекращение трудового договора в случае смерти (объявления судом умершим или признания безвестно отсутствующим) работодателя – физического лица и прекращение трудового договора с домашними работниками, по которым акт работодателя не оформляется;
• выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора. Акт работодателя, подтверждающий возникновение трудовых отношений, – приказ или распоряжение работодателя о приеме работника на работу. Акт работодателя, подтверждающий прекращение трудовых отношений, – приказ или распоряжение о прекращении трудового договора с работником;
• выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;
• послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально;
• архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника. Согласно пунктам 163–166 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры РК от 29 декабря 2003 г. №93 архивная справка составляется на основании хранящихся документов с указанием их видов, авторов, дат, регистрационных номеров, заголовков, поисковых данных и изложением сведений по существу запроса в хронологической последовательности. Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации, ее структурных подразделений и вышестоящего государственного органа приводятся полностью. В тексте не допускаются сокращения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и выписки из них. Архивная копия является официальным документом, воспроизводящим текст или изображение архивного документа. 

Таким образом, собрав необходимые документы,  можно восстановить утраченные записи. Для этого необходимо обратиться к работодателю для восстановления записи, а в случае если организация ликвидирована – обращаться в архив.

 

У кого должна храниться трудовая книжка?

В соответствии с пунктом 23 Правил  по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений может храниться у работодателя по месту работы.

Таким образом, у работника есть право выбора оставить ли свою трудовую книжку у себя либо отдать на хранение работодателю.

Кто несет ответственность за утерю трудовой книжки?

Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Казахстан.

Таким образом, в случае если ваша трудовая книга потерялась находясь у работодателя, то ответственность в данном случае несет кадровая служба организации. Статьей 87 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства, которое влечет санкцию в виде штрафа на работодателя или его должностных лиц.

Может ли индивидуальный предприниматель делать записи в свою трудовую книжку?

Согласно подпункту 59) статьи 1 Трудового кодекса работник — это физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору. Согласно статье 35 Трудового кодекса трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации. В соответствии с подпунктами 1), 3) пункта 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек  трудовая книжка — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Статья 20 Трудового кодекса предусматривает в качестве основания возникновения трудовых отношений трудовой договор, заключенный между работодателем и работником.

Все записи в трудовою книгу производятся только в отношении работников. Для того, чтобы вступить в трудовые отношения с работодателем нужно заключить трудовой договор и затем уже сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Таким образом, анализируя вышеприведенные нормы законы напрашивается вывод, что индивидуальный предприниматель не имеет возможности заключить трудовой договор с самим собой, в связи с этим у него нет оснований вносить запись в трудовую книгу в отношении самого себя. При регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя у него возникает не трудовая деятельность, а предпринимательская.

Но как быть с подтверждением стажа для назначения пенсии? Согласно подпункту 5) пункта 1 статьи 11 Закона Республики Казахстан «О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан» при исчислении трудового стажа для назначения пенсии из Центра засчитываются предпринимательская деятельность. Таким образом, при расчете пенсии время занятия предпринимательской деятельности засчитывается в общий стаж трудовой деятельности. Документом, подтверждающим предпринимательскую деятельность в Республике Казахстан является свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Следует ли делать записи о работе в трудовую книжку сотрудника пенсионного возраста?

При достижении пенсионного возраста перед работником возникает вопрос: продолжать ли трудовую деятельность либо уходить на заслуженный отпуск? Трудовым кодексом в качестве дополнительного основания расторжения трудового договора с гражданским служащим является достижение пенсионного возраста. Так согласно пункту 1 статьи 240 Трудового кодекса помимо оснований для прекращения трудового договора с работниками, установленных настоящим Кодексом, дополнительным основанием для прекращения трудового договора с гражданскими служащими является достижение ими пенсионного возраста, установленного законом Республики Казахстан.   Данное основание расторжения трудового договора касается только гражданских служащих, в связи с этим уволить другого работника по инициативе работодателя по основанию достижения пенсионного возраста нельзя.

Однако согласно пункту 2 статьи 240 Трудового кодекса с работником, достигшим пенсионного возраста и обладающим высоким профессиональным и квалификационным уровнем, с учетом его работоспособности руководителем государственного учреждения (казенного предприятия) либо ответственным секретарем или иным должностным лицом, определяемым Президентом Республики Казахстан, трудовой договор может продлеваться ежегодно.

В случае если работник увольняется с работы при достижении пенсионного возраста им пишется заявление и работодателем выносится соответствующий приказ об увольнении о чем делается запись в трудовой книжке работника. Согласно п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения, поощрения производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) в соответствии с актом работодателя после заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, награждения или поощрения. Пункт 3 статьи 35 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан внести в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.

Таким образом, исходя из норм закона, можно сделать вывод, что запись в трудовую книжку вносится по инициативе работника независимо от возраста работника. Если же работник попросит работодателя внести соответствующую запись о работе то у работодателя нет законных оснований отказать работнику. Однако данная запись уже не будет учитываться при назначении пенсии.

Записи в трудовых книжках при ликвидации работодателя

При ликвидации предприятия работодатель вправе уволить всех сотрудников без исключения (подпункт 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса). В том числе находящихся в отпуске или на больничном, беременных женщин, сотрудниц, имеющих детей в возрасте до трех лет, и т. д. Кадровому работнику необходимо сделать записи в трудовых книжках увольняемых работников. В какой момент надо сделать запись в трудовых книжках работников – после сдачи промежуточного баланса или после сдачи окончательного ликвидационного баланса?

В последний день работы работников должен быть издан приказ об увольнении. После того как работник ознакомится (под расписку) с приказом об увольнении, в его трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора на основании подпункта 1) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса.

Одним из этапов при ликвидации предприятия является уничтожение печати, таким образом нужно учесть то обстоятельство что печать потребуется для записи в трудовой книжке и запись нужно сделать до уничтожения печати.

В соответствии с пунктом 4 статьи 50 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Общая часть) после истечения срока для предъявления претензий кредиторами ликвидационная комиссия составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого юридического лица, перечне заявленных кредиторами претензий, а также результатах их рассмотрения. Согласно пункту 7 статьи 50 Гражданского кодекса после завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия составляет ликвидационный баланс, который утверждается собственником имущества юридического лица или органом, принявшим решение о ликвидации юридического лица. В данном случае работники являются кредиторами юридического лица, таким образом целесообразно рассчитать работника и издать приказ об увольнении после составления промежуточного ликвидационного баланса, но до составления ликвидационного баланса

Полное руководство по новым формам найма (с бесплатными шаблонами)

Ресурсы Полное руководство по новым формам найма на 2023 г. (с бесплатными шаблонами)

Полное руководство по новым формам найма на 2023 г. (с бесплатными шаблонами)

Примечание редактора: Этот пост обновляется ежегодно, чтобы предоставить вам самую лучшую и точную информацию о регистрации.

Вы взяли нового сотрудника! Ура! Однако то, что будет дальше, может стать окончательным провалом для вечеринки: документы о новом найме. Это особенно верно, если вы не знаете, с чего начать, или у вас нет системы, позволяющей в этот день работать с документами, как хорошо смазанная машина.

Если вы новичок в найме и адаптации или просто хотите усовершенствовать свои знания, это практическое руководство должно вселить в вас уверенность в том, что у вас есть все необходимое, чтобы вы могли двигаться вперед к самому важному: получить новый нанимайте до скорости, чтобы они могли начать оказывать влияние!

Контрольный список новых форм найма

Новые формы найма делятся на две основные категории: федеральные формы и формы штата , которые требуются по закону, и стандартные новые формы найма , которые относятся к работе с персоналом вашей компании. Вместе эти формы составляют наш новый контрольный список форм найма:

• Форма I-9
• Ш-4
• Новые государственные налоговые формы
• Отчет о новом найме
• Письмо-предложение
• Трудовой договор
• Подтверждение справочника сотрудника
• Авторизация прямого депозита
• Контактная информация для экстренных случаев
• Подтверждения политики
• Информация о преимуществах
• Анкета для новых сотрудников

Федеральные формы и формы штата

Существует несколько новых форм найма, которые все американские работодатели должны заполнять своими сотрудниками в начале процесса адаптации.

Форма I-9 

Форма I-9 подтверждает личность нового сотрудника и его право на работу в США. В нем есть разделы для сотрудников и работодателей, где сотрудники должны выполнить свою часть к первому дню своей работы.

Работодатели должны физически изучить документы, удостоверяющие личность, которые предоставляет сотрудник, и заполнить форму не позднее, чем через 3 дня после того, как сотрудник приступит к работе.

Эта форма , большая , и стоит прочитать инструкции, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила, поскольку за непреднамеренные ошибки и умышленное несоблюдение предусмотрены довольно серьезные штрафы. Например, минимальный штраф за техническое нарушение составляет 234 доллара на человека.

Хранение: Вы должны хранить форму I-9 в файле через три года после даты приема на работу или через год после даты прекращения трудовых отношений.

Вы можете скачать форму I-9 здесь и прочитать полные инструкции по форме I-9, подтверждение права на трудоустройство здесь .

W-4 

Форма W-4 сообщает вам, работодателю, сколько нужно удерживать из заработной платы работника для правильного уплаты федерального подоходного налога. Каждый сотрудник должен заполнить его при приеме на работу и должен представить обновленную форму W-4, если он когда-либо захочет изменить свое удержание.

Хранение: Вы должны хранить Форму W-4 в файле для каждого работника по форме не менее четырех лет после даты, когда налог на работу подлежит оплате или уплачивается (в зависимости от того, что наступит позже).

Вы можете скачать форму W-4 здесь.

Новые налоговые формы штата

Во многих штатах есть собственная форма для удержания подоходного налога штата. Вам следует посетить налоговый сайт вашего штата , чтобы узнать, какие формы требуются в вашем штате.

Сообщение о новом найме 

Вам необходимо уведомить правительство штата о том, что вы наняли нового сотрудника, чтобы соблюдать Закон о согласовании личной ответственности и возможностей трудоустройства от 1996 года (PRWORA).

Одно ключевое положение PRWORA требует предоставления определенной информации о новом найме, чтобы органы штата могли эффективно взыскивать алименты. Куда отправлять эту информацию, сроки и любые дополнительные требования к отчетности зависят от штата.

Используйте это Руководство по составлению отчетов о новом найме штата с федерального сайта ОБСЕ. Также доступен многогосударственный реестр работодателей , который позволяет работодателю сообщать обо всех своих новых сотрудниках в любом штате, где у него есть сотрудники.

Стандартные новые формы найма

Ниже приведены формы, которые не требуются никакими руководящими органами, но важны для успешной адаптации новых сотрудников в вашей компании.

Письмо-предложение

Вы должны предоставить кандидатам письмо-предложение с изложением условий их работы. Письмо с предложением обычно включает: 

• Тип занятости (например: полный/неполный рабочий день или почасовая/оплачиваемая)
• Компенсация 
• Преимущества компании
• Дата начала 
• Дополнительный материал (например, подробная информация о преимуществах или комиссионный план) 

Хранение: Вы должны хранить письмо-предложение в папке не менее трех лет после увольнения.

Нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить образец письма-предложения , который вы можете отредактировать.

скачать шаблон письма с предложением

Трудовой договор 

В трудовом договоре изложены права и обязанности как вас, так и работника. Оно более подробно, чем письмо-предложение, и также будет включать любые особые обязательства, уникальные для вашей ситуации найма, такие как соглашение о неразглашении или соглашение о неконкуренции .

Хотя вы можете найти бесплатные шаблоны в Интернете, мы рекомендуем вам проконсультироваться с юристом по трудоустройству, чтобы составить соглашение, подходящее для вашего бизнеса.

Хранение: Вы должны хранить трудовое соглашение в файле не менее трех лет после увольнения.  

Благодарность за руководство для сотрудников

Справочник для сотрудников обычно включает кадровую и юридическую информацию, политики компании, льготы и привилегии компании, а также другую информацию, необходимую для работы с персоналом.

Вы должны заранее предоставить это руководство сотрудникам и попросить их расписаться в том, что они получили и ознакомились с руководством, с помощью формы подтверждения.

Хранение: Вы должны хранить все подтверждения политики в файле для не менее трех лет после расторжения.

Нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить образец формы подтверждения справочника сотрудников .

скачать справочник сотрудника подтверждение

Разрешение на прямой депозит 

Если вы платите сотрудникам прямым депозитом (как это делают большинство работодателей), вам необходимо собрать информацию о банковских счетах ваших сотрудников, чтобы вы знали, куда отправлять их зарплату.

Ваш поставщик платежных ведомостей может предоставить вам стандартную форму, но если вы создаете свою собственную, она должна как минимум включать: 

• Название банка
• Тип счета (чековый или сберегательный)
• Маршрутный номер
• Номер счета
• Имя и подпись сотрудника 
• Дата подписания
• Формулировка в силе: «Данное разрешение будет действовать до тех пор, пока Компания не получит от меня письменное уведомление о прекращении действия и не получит разумную возможность действовать в соответствии с ним».

Вы также можете использовать форму, которая позволяет сотрудникам разделить свой депозит на несколько счетов или требует аннулированного чека в файле для каждого счета.

Хранение: Вы должны хранить записи о прямых депозитах в файле для не менее четырех лет после увольнения.

Контактная информация для экстренных случаев

Рекомендуется хранить контактную информацию для экстренных случаев в файле для всех сотрудников. Это простая форма с контактным именем, телефоном, электронной почтой и родственными связями с сотрудником.

Нажмите кнопку ниже, чтобы загрузить образец формы для связи в экстренных случаях .

загрузить контактную форму для экстренных случаев

Подтверждение политики 

Если у вас есть какие-либо другие политики, не задокументированные в вашем руководстве, попросите новых сотрудников просмотреть и подписать их в первый же день. Например, если у вас есть отдельная политика в отношении использования Интернета или комиссионных с продаж, включите ее в документы о новом найме.

Хранение: Вы должны хранить все подтверждения политики в файле в течение по крайней мере через три года после увольнения.

Информация о льготах

 

Максимально упростите регистрацию новых сотрудников в вашей программе льгот. Заранее предоставьте им краткие сведения о плане и инструкции по регистрации, а также укажите, к кому следует обратиться (если это не вы), чтобы ответить на их вопросы о льготах.

Ваш поставщик страховых услуг или страховой агент предоставит вам правильные регистрационные формы, и многие теперь используют онлайн-порталы, поэтому вам не нужно возиться с длинными бумажными документами.

Хранение: Формы медицинского страхования и льгот должны храниться в файле в течение трех лет после увольнения.

Анкета для новых сотрудников 

Анкеты для новых сотрудников, по общему признанию, довольно сухие, но адаптация не должна быть такой! Мы включаем анкету для знакомства с вами в наш процесс адаптации, чтобы мы могли помочь растопить лед, знакомя их с компанией.

Вот что мы просим в CareerPlug:

• Представьтесь…
• Какие из наших основных ценностей запомнились вам больше всего? Почему?
• Чем вы увлечены?
• Какое твоё любимое блюдо в родном городе?
• Если бы вы могли побывать в любой точке мира, где вы никогда не были, куда бы вы отправились?
• Последней великой книгой, которую я прочитал, была…

Советы по созданию системы для новых форм найма

Одно дело иметь удобные ресурсы (такие как этот) для перепроверки того, что вы знаете о формах, которые вам нужны после того, как вы наймете, и совсем другое — создать процесс, чтобы вам не нужно повторять свою работу для каждого нового сотрудника, которого вы нанимаете.

Вот несколько советов по созданию последовательного процесса адаптации — как для себя, так и для ваших новых сотрудников.

Создание контрольного списка

Контрольные списки — это мощные, но простые инструменты для эффективного выполнения сложных задач. Есть даже целая книга под названием «Манифест контрольного списка» Атула Гавунде, который ввел контрольные списки в больницах во время исследования, которое снизило смертность пациентов на 47%. Хотя мы не говорим о жизни и смерти, позитивный опыт найма поможет вам удержать сотрудников в долгосрочной перспективе и предотвратить дорогостоящую текучку кадров.

После того, как вы решили, какие документы вы хотите включить и какие задачи вы хотите поставить перед новым сотрудником, создайте контрольный список, чтобы нести ответственность за себя, и создайте повторяемый процесс на будущее. Если у вас нет формальной системы онбординга, подойдет документ Google!

Переход на безбумажный

В CareerPlug вся наша адаптация проходит безбумажно. Это означает, что мы не беспокоимся о печатных новых пакетах найма, но имеем все формы в Интернете, чтобы новые сотрудники могли просматривать, заполнять и подписывать в электронном виде.

Мы используем нашу собственную адаптационную платформу, поэтому новые формы найма автоматически сохраняются в электронной документации сотрудника, но вы также можете воспользоваться конструкторами форм, такими как JotForm, для создания онлайн-версий ваших документов в формате PDF.

Совет:   Убедитесь, что у вас есть безопасная система для хранения электронных документов. Точно так же, как вы запираете картотеку, вам нужно запирать электронные файлы.

Адаптация помимо бумажной работы

Помните, я говорил, что адаптация не должна быть такой же сухой, как все эти формы соответствия? Это действительно не должно!

Когда вы представляете себе первый день вашего нового сотрудника, думайте не только о бумажной работе, когда создаете его впечатления: 

• Как они поймут культуру вашей компании?
• Как их коллеги узнают о них?
• Как они будут чувствовать себя комфортно в вашей рабочей среде?
• Как они узнают об ожиданиях и основных этапах своего обучения?

Эксперты по найму CareerPlug также создали бесплатный 90-дневный контрольный список адаптации, который вы можете загрузить и использовать для своих собственных потребностей адаптации.

Улучшайте адаптацию новых сотрудников с помощью CareerPlug

Узнайте, как CareerPlug может оптимизировать все ваши процессы найма, найма и адаптации, экономя ваше время, деньги и нервы.

ЗАПРОСИТЬ ДЕМО

Какие документы вам нужны для работы в США?

Сотрудники должны предъявить удостоверение личности и разрешение на работу в течение нескольких дней после начала новой работы.

В соответствии с федеральным Законом об иммиграционной реформе и контроле новые сотрудники должны предоставить подтверждение того, что они имеют законное право на работу в Соединенных Штатах. Когда вы устраиваетесь на новую работу, вы должны заполнить раздел сотрудника формы I-9 USCIS.к концу первого рабочего дня. Затем у вас есть три рабочих дня, чтобы представить вашему новому работодателю документы, подтверждающие, что:

• вы тот, за кого себя выдаете, и
• вы имеете законное право работать в Соединенных Штатах.

Если вы используете поддельные, поддельные или измененные документы для подтверждения вашей личности или разрешения на работу, вы можете быть оштрафованы и даже лишены свободы.

Если одного документа достаточно

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS, ранее INS) периодически обновляет список документов, достаточных для подтверждения личности и права на работу в США. Любой из следующих документов сам по себе достаточен для выполнения требований:

• неистекший паспорт США
• неистекший заграничный паспорт с отметкой I-551
• квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
• разрешение на работу с неистекшим сроком действия
• документ о разрешении на работу с неистекшим сроком действия, выданный USCIS, который содержит фотографию, или
• заграничный паспорт с неистекшим сроком действия с формой I-94, содержащей подтверждение неиммиграционного статуса.

Когда требуются два документа

Сотрудник, у которого нет ни одного из перечисленных выше документов, должен предъявить два документа: один, подтверждающий, что он или она имеет право работать в Соединенных Штатах, и другой, удостоверяющий личность.

Для подтверждения разрешения на работу Служба гражданства и иммиграции США принимает:

• карту социального обеспечения
• свидетельство о рождении в США или за границей
• документ индейского племени
• удостоверение личности гражданина США
• удостоверение личности резидента или
• документов о разрешении на работу с истекшим сроком действия, выданных Министерством внутренней безопасности.

В качестве удостоверения личности USCIS примет:

• действующее водительское удостоверение США или Канады, содержащее фотографию или описание личных характеристик
• федеральное, государственное или местное удостоверение личности с фотографией
• школьный билет с фотографией
• учетная карточка избирателя
• военный билет США или военный билет
• удостоверение личности военного иждивенца
• карточка торгового моряка береговой охраны США или
• документ индейского племени.