как быстрее согласовать расходы
Согласование расходов компании — довольно простая и обычная деятельность. И тем не менее, финансовые отделы каждый месяц теряют драгоценное время (и сон), пытаясь закрыть бухгалтерские книги.
Как мы увидим, основные проблемы везде одинаковы. И опять же, они не слишком сложны.
Но из-за того, что компании так долго работали определенным образом, часто трудно представить, что существуют лучшие способы ведения бизнеса .
Есть. В этой статье вы увидите, насколько очевидны проблемы с примирением, если задуматься о них. И хорошая новость в том, что решения столь же очевидны и просты.
Это ваш справочник по более качественному и плавному согласованию расходов .
Что такое согласование в финансах?
Финансовая выверка включает в себя проверку соответствия двух наборов записей. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что ваши записи точны, что доходы и расходы в ваших учетных записях такие же, как и в ваших бухгалтерских книгах, и для выявления любых ошибок, мошенничества или правонарушений.
Наиболее очевидным примером является сопоставление отчетов об оттоке денежных средств с отчетами о прибылях и убытках: равен ли итоговый баланс вашего банка доходам минус расходы ?
Сверка платежей обычно происходит в конце месяца. Финансовые команды также ежегодно сталкиваются со знаменитым процессом финансового закрытия в конце года, который может быть напряженным и долгим. Вскоре мы рассмотрим некоторые ключевые способы улучшения как ежемесячного, так и годового закрытия.
Что такое сверка расходов?
При сверке расходов используется тот же процесс проверки записей, чтобы убедиться, что расходы компании на практике соответствуют тому, что было записано в ее главной бухгалтерской книге. Бухгалтеры и финансовые контролеры сравнивают квитанции, счета-фактуры и другие первичные документы с заявлениями о расходах и историями операций .
В компании из одного человека относительно легко убедиться, что о ваших счетах хорошо заботятся.
Вы делаете все покупки и знаете, сколько денег приходит.
Но в более крупной компании, сотрудники которой тратят деньги от имени бизнеса, важнее убедиться, что все идет по плану.
Процесс согласования позволяет компаниям проверить, что каждый платеж был одобрен, подтвержден и что квитанции были предоставлены . В противном случае вы никогда не будете уверены, куда уходят деньги компании.
Почему согласование расходов является сложной задачей
Согласование платежей часто является изнурительной и часто неблагодарной задачей. Даже если это должно быть относительно рутинным.
Проблема не в самой работе. Как мы увидим, проблемы возникают на других этапах процесса.
Вот несколько основных причин головной боли.
Неподключенные источники данных
Наиболее очевидная проблема заключается в том, что обычно информация поступает из разных мест. Сюда могут входить:
Заказы на покупку или запросы от членов команды
Выписки по кредитным картам
Отдельные квитанции или доказательства покупки
Счета — оплаченные или неоплаченные
Письменные (или даже устные!) одобрения менеджеров
на каждом из этих матчей — что транзакции являются тем, чем они должны были быть.
Но каждый из этих источников данных разработан независимо . Для выписки по кредитной карте не имеет значения, в каком формате оформлены ваши заказы на покупку и был ли платеж одобрен менеджером.
Финансовые контролеры тратят уйму времени, просто сопоставляя платежи глазами . Это не обязательно сложно, но может быть долго и утомительно .
Встроенные задержки
Еще одна особенность использования нескольких источников данных заключается в том, что все они работают на своих собственных таймфреймах. Выписки по вашей кредитной карте поступают через несколько дней в новом месяце (отражая предыдущий месяц). Может быть, они приходят с опозданием на целый месяц.
В любом случае, вы не можете закрыть книги за рассматриваемый месяц до следующий месяц , и это при условии, что с оператором нет проблем.
Другой пример: отчеты о расходах. Предположим, у вас в команде есть постоянные путешественники.
Они довольно усердны и знают, как подавать отчеты о расходах. Таким образом, им требуется несколько часов в последнюю пятницу месяца, чтобы представить все свои расходы.
Это означает, что вы получаете кучу отчетов о расходах и квитанций в последний день месяца . Когда кто-то неизбежно совершает ошибку, это просто увеличивает время, необходимое для закрытия счетов. И ваша головная боль накапливается.
Плохое форматирование данных
Как упоминалось выше, ваши источники данных не учитывали друг друга. Ваши сотрудники не думают о том, выглядит ли их заявление о расходах так же, как у их соседа, не говоря уже о том, такое ли форматирование, как в заказе на покупку.
Выписка по вашей кредитной карте приходит по почте ? Вам придется вручную ввести эти данные.
Или, возможно, у вас более современный интернет-банкинг, и он приходит в формате PDF. Можете ли вы легко скопировать/вставить из PDF ?
Простое внесение данных из заявления о расходах или выписки по карте в ваши бухгалтерские инструменты или электронные таблицы требует значительных усилий.
А затем убедиться, что все они имеют одинаковые коды GL и счета расходов, — это совсем другая история.
Как ускорить выверку расходов
Большинство болезненных финансовых процессов могут выиграть от трех ключевых обновлений: автоматизация, оцифровка и децентрализация . Все это многосложные, сложно звучащие идеи, но на самом деле они довольно просты.
Автоматизация
Несомненно, вы уже применяете автоматизацию в некоторых частях своей системы учета. Это могут быть интеллектуальные электронные таблицы, которые копируют данные между полями, или современные инструменты автоматизации бухгалтерского учета, которые выполняют большую часть тяжелой работы.
Но если вы находите процесс согласования особенно сложным, ответом может быть дополнительная автоматизация.
Проверка документов по журналам транзакций на самом деле идеально подходит для автоматизации. Компьютеры могут мгновенно просматривать тысячи точек данных , и они не устают и не устают.
Что еще более важно, несмотря на то, что эта работа важна для бизнеса, у вас не будет возможности добавить большую ценность благодаря ей. Вы можете обратить свое внимание на более важные темы, а программное обеспечение сделает всю тяжелую работу.
Но есть один фактор, который вам понадобится, если вы хотите больше автоматизировать этот процесс…
Оцифровка
Бумага плохо масштабируется . Пока вам приходится физически находить заявления о расходах или квитанции, вводить их информацию вручную, а затем помещать их в картотечные шкафы или папки, у вас всегда будет медленный процесс.
Это означает, что каждый шанс, который у вас есть, чтобы уйти от бумажных процессов, — это шанс, которым вы должны воспользоваться.
Несколько примеров:
Электронные квитанции теперь вполне приемлемы в большинстве налоговых юрисдикций. Сотрудники фотографируют квитанцию на свой телефон, и она в цифровом виде прикрепляется к их транзакции или заявлению о расходах.
Цифровое хранилище счетов-фактур означает, что теперь вы можете получать счета-фактуры от поставщиков в виде файлов PDF, проверять и утверждать их, а также передавать их в свои инструменты учета, даже не держа в руках лист бумаги. Не нужно ждать почту.
Заявления о расходах сотрудников также можно подавать с помощью приложений. Им не нужно заполнять файл Excel, распечатывать и подписывать его менеджеры, а затем отправлять его в почтовый ящик. Они просто выполняют шаги онлайн, их менеджер ставит галочку, и все готово к сверке.
Цифровизация также позволяет остальной части компании снять с вас часть нагрузки. Если каждый коллега вводит в систему небольшой объем информации, это избавляет финансистов от самостоятельного выполнения 100% нагрузки.
Это то, что мы называем «децентрализацией» — когда вы даете больше автономии товарищам по команде, не теряя контроля над всем процессом .
Децентрализация
В идеальном мире финансы не должны участвовать в каждой транзакции.
Компании будут доверять сотрудникам делать правильные вещи, и 9У сотрудников 0007 будет простой повторяемый процесс, которому они будут следовать каждый раз .
Несмотря на то, что мы не живем в идеальном мире (пока), большая часть приведенного выше утверждения достижима сегодня. На самом деле вы можете «децентрализовать» большую часть процесса расходов, позволив менеджерам по бюджету выполнять свою работу и устранив узкие места со стороны других сотрудников.
На практике это означает:
Способы оплаты (требования о расходах или карты компании), которые сотрудники всегда имеют доступ, но с контролем для предотвращения мошенничества или неправомерного использования.
Правила расходования средств , понятные всем и которым может следовать любой человек, не имеющий финансового или юридического образования.
Удобные для удаленного доступа инструменты означают, что ничего не меняется, когда люди не находятся в офисе (или живут на других континентах).
Доступ в режиме реального времени к финансовой информации где бы вы ни находились, так что вы всегда можете проверить, работает ли система.
Основная цель здесь — создать процессы, которые работают асинхронно из любого места. Это невероятно ценно в нормальных обстоятельствах, и тем более с угрозой блокировок.
Автоматизированные, оцифрованные и децентрализованные расходы
Вы читаете эту статью, потому что знаете, что сверка расходов утомительна . Это все хорошо, говорить вам «идти в ногу со временем» и модернизироваться, но вы должны знать как .
Так как эти принципы выглядят на практике?
Получите лучшие способы оплаты
Интегрируйте политику расходов и процессы
Выберите цифровые квитанции и счета
Автоматизируйте большую часть разведки сама ресничка
Давайте рассмотрим каждый из них один за другим.
Улучшенные способы оплаты
Во-первых, вам нужно обновить эти старые способы оплаты. Как мы видели, традиционные кредитные карты (с их паршивыми отчетами) просто больше не подходят. Бумажные заявления о расходах также отсутствуют, как и их двоюродные братья, документы Excel или Word.
Многие проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в конце месяца, возникают из-за того простого факта, что эти процессы на самом деле не предназначены для бизнеса . Это обходные пути.
В нашей личной жизни у нас есть хорошие новые банки, которые предоставляют мобильные кредитные или дебетовые карты. Вы можете пополнить счет, проверить баланс и изменить пин-код со своего телефона прямо на месте.
Так почему бы не сделать то же самое для бизнеса? (Спойлер: можно.)
Интегрированные процессы учета расходов
Мы уже видели проблемы, связанные с различными источниками данных, и непонимание сотрудниками того, как работают финансы. Вы можете преодолеть оба этих препятствия одним махом.
Вам нужен один центральный инструмент учета расходов, который обрабатывает заявления о расходах, платежи по картам (онлайн и в магазине) и счета-фактуры . Таким образом, сотрудники имеют одну и ту же знакомую систему независимо от того, какой процесс они используют, а финансовый отдел всегда имеет все необходимые данные в одном месте.
Оцифровка документов
О преимуществах оцифровки мы подробно говорили выше. На практике это означает, что сотрудникам нужно следующее:
Мобильное приложение для фотографирования чеков
Настольное приложение для загрузки счетов-фактур в формате PDF и цифровых квитанций, которые они получают
потому что это означает , что они могут делиться квитанциями немедленно , прежде чем они потеряются или будут повреждены . Финансовые группы также могут более регулярно проверять эти документы, чтобы убедиться, что члены команды делятся правильной информацией.
Самым большим преимуществом является то, что финансовым командам больше не нужно вводить все эти данные самостоятельно . И выбранная вами система должна автоматически сопоставлять квитанцию с транзакцией, так что вы тоже пропускаете этот шаг.
Автоматическое согласование
Предыдущие три шага позволяют вам добраться до Святого Грааля: автоматизация большей части, если не всей, работы в конце месяца. В частности, у вас может быть программное обеспечение, которое регистрирует каждую транзакцию, проверяет ее одобрение (и блокирует платеж 9).0021 до разрешение предоставляется ), а затем сопоставляет подтверждающие документы с самой транзакцией.
Что в двух словах и есть примирение.
Он даже уведомит членов команды, которые что-то забыли или допустили ошибку , и позволит им исправить ее, прежде чем вы и пальцем пошевелите.
Ваша роль заключается в быстром осмотре, чтобы убедиться, что нет вопиющих ошибок. Это означает, что вы можете делиться отчетами и давать рекомендации, что действительно поможет бизнесу в долгосрочной перспективе.
Разумные расходы означают легкое согласование расходов
Финансовое согласование обычно происходит в конце более длинной цепочки. И часто мы ошибочно диагностируем проблемы во время закрытия как проблемы с этим последним шагом.
Фактически, эти проблемы, скорее всего, вызваны слабым звеном ранее в системе .
Потому что механика примирения не сложна. По сути, вы просто следите за тем, чтобы транзакции были такими, какими они их называют. Но препятствия и сложность появляются там, где у вас есть ненадежные данные, недостающие документы (обычно квитанции) и инструменты, которые не говорят друг с другом.
Вот почему мы очень верим в комплексное управление расходами . Вам нужны способы оплаты (карты и возмещение расходов), которые также фиксируют квитанции, проверяют наличие ошибок и экспортируют непосредственно в ваши инструменты учета.
Это может показаться большим и громоздким, но это намного проще, чем путаница инструментов, карточек и бумаги , на которую вы полагаетесь сегодня.
Топ 40 бухгалтерских шуток, которые сделают ваш день ярче
Теперь, когда налоговый сезон закончился, у бухгалтеров наконец-то есть время, чтобы расслабиться и провести день на пляже — или продолжить работу (в зависимости от того, что делает вас счастливее). Мы знаем, как усердно вы работаете, и хотели собрать ресурс, чтобы дать вам столь необходимый и заслуженный отдых. Вот, по мнению этого автора, 40 лучших анекдотов про бухгалтеров, которые оживят ваш день:
Наши любимые бухгалтерские шутки
1. Добро пожаловать в бухгалтерию, где все на счету.
2. Штраф – это налог за правонарушение. Налог — это штраф за хорошие дела.
3. Как вы называете бухгалтера с мнением? Аудитор.
4. Как бухгалтер Санты оценивает свои сани? Чистая приведенная стоимость.
5. Почему бухгалтеры такие крутые, спокойные и собранные? У них строгий внутренний контроль.
6. Что вы называете пробным балансом, который не балансируется? Поздняя ночь.
7. Чем страдают бухгалтеры, чего нет у обычных людей? Амортизация.
8. Говорят, две вещи в жизни неизбежны: смерть и налоги. По крайней мере, смерть бывает только один раз!
10. Для каждой возникшей налоговой проблемы есть решение — прямое, несложное и неправильное.
11. Что говорит бухгалтер, садясь в поезд? Обратите внимание на GAAP.
12. Сколько нужно бухгалтеров, чтобы вкрутить лампочку? Сколько ушло в прошлом году?
13. Как назвать бухгалтера без электронной таблицы? Потерян.
14. Что бухгалтерам больше всего нравится в выходные? 903:50 Они могут носить повседневную одежду на работу!
15.
Дети могут быть освобождены от налогов, но они все равно облагаются налогом.
16. Почему скунсы не платят налоги? У них только один запах.
17. Почему из бухгалтеров получаются хорошие любовники? Они хороши с фигурками!
18. Что актуарии делают, чтобы оживить свои вечеринки? Пригласить бухгалтера.
19. Это мир накопления.
20. Как была изобретена медная проволока? Два бухгалтера спорили из-за копейки. (через parade.com)
21. Вы слышали о каннибале CPA? Он заряжает руку и ногу!
22. Слышали про весёлого бухгалтера? Я тоже.
23. Если жена бухгалтера не может уснуть, все, что ей нужно сказать, это: «Дорогой, расскажи мне, как прошел твой день на работе».
24. Как назвать бухгалтера без калькулятора? Одинокий.
25. Как определить, является ли бухгалтер экстравертом? Он смотрит на ваши туфли, когда разговаривает с вами, а не на свои.
26. В чем разница между юристами и бухгалтерами? Бухгалтеры знают, что они скучны.
27. Когда бухгалтеры падают? Когда они теряют равновесие. (через parade.com)
28. Какие хлопья больше всего нравятся бухгалтерам? Сообщение!
29. Вы когда-нибудь задумывались, почему эта форма называется формой 1040? 903:50 На каждые 50 долларов, которые вы зарабатываете, вы получаете 10 долларов, а они получают 40 долларов.
30. Как бухгалтерам удается не влезать в долги? Они учатся действовать своей зарплатой.
31. Женщина обратилась к врачу, который сказал ей, что ей осталось жить всего шесть месяцев. «Боже мой!» сказала женщина. «Что мне делать?» «Выйти замуж за бухгалтера», — предложил доктор. «Почему?» — спросила женщина. — Это продлит мне жизнь? — Нет, — ответил доктор. «Но это будет КАЖЕТСЯ дольше».
32. Бухгалтер плохо спит и идет к врачу.
«Доктор, я просто не могу заснуть по ночам», — говорит он. — Вы пробовали считать овец? — спрашивает доктор. 903:50 В том-то и проблема — я делаю ошибку, а потом три часа пытаюсь ее найти. (от Николь Морфорд из LifeHealthPro)
33. Что такое бухгалтер? Кто-то, кто решает проблему, о которой вы не подозревали, способом, которого вы не понимаете. (через Groco)
34. Каково определение хорошего налогового бухгалтера? Тот, в честь которого названа лазейка.
35. Почему некоторые бухгалтеры решают стать актуариями? 903:50 Они находят бухгалтерию слишком увлекательной.
36. Как бухгалтер решил разгромить свой гостиничный номер? Отказ от заполнения карточки гостевого комментария.
37. Какой супергерой не платит налоги? Человек-Паук, весь его доход составляет . (через rd.com)
38. Где выступают актеры, которые не платят налоги? В актовом зале.