Нет записи об увольнении в трудовой книжке, что делать
Пока я была в декретном отпуске, компания, где я работала, закрылась. Я получила все выплаты, но компании больше нет. Директора и персонал уволили, а печать, говорят, потеряли. Бухгалтер какое-то время хранила мои документы, а потом передала мне трудовую книжку со словами: «Ну, что я ее храню».
Получается, у меня на руках есть трудовая книжка, в которой нет записи об увольнении. И официально уволиться я не могу. Я нашла новую работу, но боюсь потерять ее из-за этих проблем с трудовой. Как мне поступить в этой ситуации? Можно ли обратиться в суд?
Екатерина
Если у вас на руках есть трудовой договор с новой работы, то можете не волноваться: работодатель не может вас уволить из-за ошибки в трудовой книжке. В трудовом кодексе есть перечень оснований для увольнения, и вашей проблемы в этом перечне нет.
Алексей Каблучков
юрист
Профиль автора
Но действительно, лучше привести трудовую книжку в порядок.
Когда вы в следующий раз будете менять работу, у кадровика могут возникнуть вопросы. Вот что можно сделать.
Потребуйте от предыдущего работодателя внести запись
Вы пишете, что организация «закрылась», но это не юридический термин. Организация может уволить всех сотрудников, влезть в долги, прекратить работу, но при этом продолжать числиться в реестре юридических лиц.
Узнать, прекратил ли официально работодатель свою деятельность, можно на сайте налоговой. Для этого надо знать регистрационные номера работодателя: ОГРН или ИНН. Они должны быть в вашем трудовом договоре, еще их можно спросить у вашего знакомого бухгалтера со старой работы.
Если организация официально закрылась, то на сайте налоговой будет указана дата прекращения ее деятельностиЕсли же организация официально еще не закрылась, то она должна внести запись об увольнении в трудовую книжку. Потерянная печать тоже не препятствие: действующая организация может — и вообще-то должна — после утери ее восстановить.
Свяжитесь с директором и скажите, что пожалуетесь в трудовую инспекцию. Сначала его могут оштрафовать на 5000 Р, но если он таки продолжит не вносить запись в вашу трудовую, то штраф достигнет 20 000 Р. Вы можете жаловаться на работодателя ежемесячно — пока он не сдастся. Еще ему могут запретить управлять организациями в течение 3 лет.
ст. 5.27 КоАП РФ
Скорее всего, трудовая инспекция вынесет работодателю предписание: внести в трудовую книжку запись об увольнении. На исполнение дадут конкретный срок, короткий — скорее всего, меньше месяца. Если директор не исполнит предписание, то подвергнется еще одному штрафу — от 1000 до 2000 Р.
ст. 19.5 КоАП РФ
Возможно, ваш бывший директор решит, что ему проще заплатить штраф, чем возиться с трудовой. В таком случае объясните ему, что будете писать жалобы до тех пор, пока он не сделает запись, и штрафовать его будут ежемесячно.
Как экономить, меньше тратить и больше зарабатывать
Рассказываем в нашей бесплатной рассылке.
Подпишитесь, чтобы получать на почту лучшие статьи дважды в неделю
Попросите нового работодателя внести запись или выдать новую трудовую книжку
Если предыдущий работодатель официально прекратил свою деятельность, то запись об увольнении может внести новый работодатель. Для этого новому работодателю надо представить документы, подтверждающие факт увольнения.
Проще всего для этого взять у бухгалтера с предыдущей работы копию или выписку из приказа об увольнении. Если бухгалтер скажет, что такого приказа нет, — настаивайте. Он должен быть по закону. На такой приказ необязательно ставить печать. Поэтому, даже если печать потеряли, приказ можно восстановить.
п. 28 правил ведения трудовых книжек
Разъяснение Роструда: в трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении
ст. 84.1 ТК РФ
Можно поступить еще проще: попросить нового работодателя завести вам новую трудовую книжку. Это законно, но в таком случае запись о новой работе будет первой.
Если вы выберете этот вариант, то не выкидывайте предыдущую трудовую. Она может еще пригодиться, чтобы подтвердить стаж.
ч. 5 ст. 65 ТК РФ
Разъяснение Роструда: можно ли выдать новую трудовую книжку, если работник потерял старую
Обратитесь в суд
Иногда новый работодатель не может внести запись в трудовую книжку, поскольку на предыдущей работе были уничтожены все кадровые документы. Роструд рекомендует в таких ситуациях обращаться в суд с заявлением «об установлении факта прекращения трудовых отношений».
Такое заявление предполагает, что участники судебного разбирательства не в споре. Заявитель просит суд подтвердить, что трудовые отношения действительно были прекращены. Суд рассматривает представленные документы и, возможно, вызывает свидетелей, готовых подтвердить, что вас действительно уволили. Такие дела привычны в судебной практике, вот пример из Полярного райсуда Мурманской области.
Как работнику подтвердить при поступлении на новую работу, что он уволился с прежнего места работы?
Заполнение трудовой книжки
Свидетелями в суде могут быть ваши бывшие сослуживцы, бухгалтер или директор фирмы.
Также суд может запросить у пенсионного фонда отчетность работодателя о персональном составе его работников.
Образец заявления можно найти на сайтах самих судов в разделе «Образцы».
Образец заявления с сайта Хорошевского районного суда города Москвы
Заявление надо подавать в районный суд по месту вашего жительства. Мы подробно рассказывали о том, как найти нужный суд.
ст. 266 ГПК РФ
Но заявление в суд всегда требует трат времени и нервов. Я не рекомендую сразу обращаться в суд. Для начала попробуйте убедить предыдущего или нового работодателя внести запись в трудовую книжку.
У нас есть и другие статьи про права на работе:
- Как устроиться на работу, чтобы потом ее не потерять
- Минтруд разрешил работать по поддельным дипломам
- Как трудовой кодекс регулирует испытательный срок
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите.
На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Задать вопрос
Трудовая книжка: как правильно заполнять
Нарушений в порядке оформления и ведения трудовых книжек работников в последнее время стало гораздо больше. К такому выводу пришли специалисты Общероссийского профсоюза авиационных работников, проанализировав соблюдение трудового законодательства на предприятиях отрасли. А так как подобные нарушения всегда имеют негативные для работника последствия, особенно при оформлении трудовой пенсии, профсоюз разработал и направил в свои организации рекомендации по проверке правильности оформления и ведения трудовых книжек, их учета и хранения.
Поскольку данная тема актуальна и для работников других отраслей, “Солидарность” публикует рекомендации, подготовленные руководителем отдела охраны труда и правовой защиты аппарата ЦК ОПАР Анатолием Шарковым.
Порядок ведения трудовых книжек регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв.
постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, с изм. и доп. от 01.03.2008, от 19.05 2008, от 25.03.2013) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 в ред. от 31.10.2016).
Прежде всего необходимо проверить:
1. Соблюдены ли общие правила заполнения трудовых книжек. Так, трудовые книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ должны вестись на всех лиц, работающих в организации свыше пяти дней, если эта работа является для них основной. В том числе трудовая книжка ведется на сезонных и временных работников, а также на внештатных — при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию. Если работник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного срока, записи в его трудовой быть не должно. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (и по желанию работника).
2. Все записи в трудовых книжках должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), водостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Использование зеленой или красной пасты не допускается.
3. Запрещается в трудовых книжках сокращать какие-либо слова. Например, нельзя употреблять сокращения вроде “пр.” вместо “приказ”, “ОК” вместо “отдел кадров”, “ТК” вместо “Трудовой кодекс”, “ст.” вместо “статья” и т.д.
4. Записи дат во всех разделах трудовых книжек должны производиться арабскими цифрами (причем число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 9 января 2017 года, в трудовой книжке должна быть запись: “09.01.2017”.
5. Если работник поменял фамилию (например, в связи с изменением семейного статуса), следует внести соответствующие правки на титульном листе трудовой книжки. Одной чертой (ручкой, не карандашом!) зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая. При этом ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
6. В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждениях” трудовой книжки зачеркивание (замазывание, заклеивание) ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
7. Вносить сведения о работе в раздел “Сведения о награждениях” запрещено. В случае если человек при приеме на работу предоставил трудовую книжку, в которой последние записи о работе внесены в раздел “сведения о награждениях”, работодатель обязан вшить в его трудовую книжку вкладыш и свои записи внести во вкладыш.
8. Вкладыш должен быть вшит (не приклеен и не вложен) в трудовую книжку. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью “Выдан вкладыш” и указываются серия и номер вкладыша. Если сведения о работе продолжают вноситься в раздел “Сведения о награждении”, то это является грубым нарушением и подлежит исправлению.
9.
Следует иметь в виду, что взыскания в трудовую книжку не вносятся. Исключением является случай, когда в качестве дисциплинарного взыскания выступает увольнение работника.
10. Также весьма частой ошибкой является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход — нарушение требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставятся только при приеме человека на работу и при его увольнении.
11. Сведения о работе должны начинаться с указания заголовка в виде полного, точного (и сокращенного, при его наличии) наименования организации. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации.
Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не под заголовком названия организации.
12. Если в трудовой книжке последняя запись о приеме на работу в предшествующую организацию не закрыта записью об увольнении, то новая запись о приеме работника делаться не может, так как юридически не зафиксирован факт его увольнения с предыдущего места работы.
13. Если необходимо внести исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: “Запись под номером … считать недействительной”. Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.
14. Подпись владельца трудовой книжки — обязательна.
15. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
16. После внесения сведений об увольнении записывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. (Данное лицо обязательно должно быть назначено приказом по основной деятельности.) После этого проставляется печать организации (юридического лица).
17. Под последней записью также расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.
18. Необходимо принять во внимание, что в соответствии с общим порядком оформления расторжения трудового договора (установлен ст. 84.1 ТК РФ) в последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием или отказом ее получить, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
19. Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности — в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить сохранность. И выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
При проверке правильности ведения трудовых книжек, порядка их учета и хранения также необходимо помнить, что их учет ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
* * *
Общероссийский профсоюз авиационных работников считает, что данные рекомендации будут способствовать повышению уровня профсоюзного контроля за соблюдением в организациях и на предприятиях трудового законодательства, выявлению и устранению допущенных нарушений в порядке ведения трудовых книжек работников.
Как это сделать правильно
Что такое увольнение сотрудников?
Совещание по увольнению сотрудников, обычно проводимое менеджером сотрудника, представляет собой краткое совещание, на котором указывается, почему работника увольняют, и некоторые процессы, которые необходимо отменить. В зависимости от контекста может быть необходимо иметь услуги безопасности в случае пострадавшего сотрудника.
Как долго должно длиться заключительное собрание?
Среднее собрание по увольнению сотрудников должно длиться не более 10-15 минут. Конечно, менеджер должен найти время, чтобы выслушать сотрудника и ответить на любые разумные вопросы, которые у него могут возникнуть. Но когда дело доходит до увольнения сотрудника, эта встреча должна оставаться прямой и по делу.
Должны ли вы провести совещание по увольнению?
Даже если это кажется неприятным, увольнение сотрудника требует проведения официального собрания по увольнению.
Это не только само собой разумеющееся, но и способ сохранить ваш бренд работодателя. В конце концов, даже неэффективным сотрудникам лучше уйти из организации с хорошим представлением о том, как компания справляется с делами.
Это важно и для внутренних целей. Коллеги близки, и если кто-то из них отмахивается в оскорбительной форме, молва быстро разносится. Результат: плохая рабочая атмосфера, отсутствие мотивации и падение производительности.
Когда вы проводите эффективное собеседование при увольнении, которое демонстрирует признательность и сочувствие, вы минимизируете разочарование у вашего увольняющегося сотрудника и противодействуете негативным последствиям.
Что такое процесс увольнения сотрудника?
Во время собеседования при увольнении вам, возможно, придется принять во внимание некоторые шаги. Это неотъемлемая часть общего процесса увольнения сотрудника. Вот некоторые ключевые моменты, которые следует учитывать:
Укажите всестороннюю причину увольнения.
Убедитесь, что сотрудник знает, что решение принято и является окончательным.
Дайте сотруднику возможность высказаться и задать любые вопросы.
Просмотрите все соответствующие льготы и оставшиеся части (отпускные и т. д.)
Соберите все соответствующие технологии или другие материалы, которые сотрудник должен вернуть.
Имейте в виду: если сотрудник работал над важным или конфиденциальным проектом, вы должны предпринять дополнительные шаги, чтобы обеспечить конфиденциальность всей этой информации.
Кто должен участвовать в увольнении сотрудника?
Первый выбор всегда должен быть менеджером. В конце концов, менеджер лучше всех знает личную ситуацию сотрудника, его сильные и слабые стороны (например, из прошлых обсуждений обратной связи). Это дает ему возможность отвечать на вопросы сотрудника и содержательно сопереживать ему.
Однако это не означает, что увольнять сотрудника всегда должен руководитель.
Представитель HR всегда должен быть рядом по трем основным причинам:
HR-менеджеры лучше разбираются в правовой ситуации. Если возникают вопросы, они могут ответить на них с относительной легкостью.
Они могут быть посредниками, и если сотрудник реагирует эмоционально, они могут успокоить воду.
Выступление в качестве свидетеля в экстремальных ситуациях, если возникнет судебный иск в связи с увольнением работника.
Итак, как видите, здесь есть роль и менеджера, и HR. Они оба важны для ситуации по разным причинам, поэтому они должны быть там, когда происходит увольнение сотрудника.
Должен ли отдел кадров предлагать тренинг для менеджеров при увольнении?
Собеседование при увольнении сотрудника — это не просто галочка. Поскольку никому не нравится сообщать плохие новости, менеджеры чаще всего предпочитают не вести этот разговор. Это, конечно, вполне понятно, но такую задачу, как увольнение сотрудника, нельзя просто полностью делегировать HR.
Как мы упоминали ранее, обе стороны должны сыграть свою роль. Таким образом, менеджеры нуждаются в обучении, чтобы иметь возможность продуктивно проводить такого рода собеседования. Таким образом, они не подходят к выходным интервью с системой, подготовкой и необходимой оценкой и сочувствием к такой эмоционально заряженной посадке.
Итак, как отдел кадров может оказать поддержку? Менеджеры по персоналу несут ответственность за обеспечение того, чтобы в рамках управления профессиональным увольнением создавалась осведомленность об уважительном обсуждении увольнения.
Один из экспертов, Мануэла Рихтер, рекомендует сделать собеседование при увольнении регулярной частью процесса развития менеджмента. Как правило, их следует обучать «сообщению плохих новостей», т.е. когда просьбы об отпуске отклоняются или критикуется во время встречи с обратной связью, а не только один раз незадолго до волны увольнений.
Как подготовиться к увольнению сотрудника?
На собеседованиях при увольнении решающее значение имеет то, что говорят менеджеры и как они это говорят.
Это требует тщательной подготовки. В конечном итоге это поможет руководителю и HR уверенно реагировать в случае неожиданной реакции сотрудников при увольнении.
Уточнить юридические основания для увольнения
Независимо от того, являются ли ваши причины увольнения операционными, поведенческими или личными: вы должны быть в состоянии аргументировать и доказать сотруднику, почему вы его или ее увольняете. Поэтому перечислите причины и проверьте, законно ли расторжение. Убедитесь, что у вас есть юрист или ваш юридический отдел.
Найдите подходящее время
Понедельник или вторник подходит для завершающей встречи, в идеале утром. Это дает сотруднику время, чтобы позволить разговору погрузиться в суть дела, своевременно задать вопросы, оставшиеся без ответа, и, при необходимости, получить юридическую обратную связь извне. Это было бы почти невозможно в пятницу днем.
Найти подходящую комнату
Обычная «комната для увольнения» или офис открытой планировки не должны и не должны быть местом – хотя бы по соображениям осторожности.
Вместо этого выберите комнату для совещаний, которая не застеклена и ярко освещена. Посторонние не должны видеть или слышать разговор. В качестве альтернативы, офис менеджера является хорошим выбором, если таковой имеется.
Подготовить документы
На собрании все важные документы должны быть в письменном виде и переданы сотруднику. Это включает, например, заявление об увольнении, рекомендацию и любые финансовые соглашения, например. выходное пособие.
Тщательно обдумайте, что вы хотите сказать
«Мы здесь имеем дело с людьми, поэтому нам нужен индивидуальный подход», — говорит тренер по терминации Герман Рефиш.
Хотя единой формулы, подходящей для всех, не существует, менеджеры могут и должны заранее подумать о том, что они хотят сказать. Конкретные формулировки помогают удерживать внимание во время разговора. Всегда следует избегать штампов типа «взбодрись» и «все получится».
8 советов по осторожному увольнению сотрудника
Увольнение может стать большим психологическим бременем для сотрудника, поэтому то, как вы донесете свое сообщение и как проведете встречу, имеет первостепенное значение.
Итак, убедитесь, что обсуждение далеко и чутко. Конкретно обсудите, почему их увольняют, сохраняя при этом факты и объективность, и всегда оставайтесь вежливыми и цените их время, проведенное там.
Тогда помните об этих восьми дополнительных пунктах:
1. Будьте честны!
Вам также следует избегать вводящих в заблуждение фраз, таких как «совещание по обратной связи» или «обзор производительности». В противном случае вы будете питать ложные ожидания. Создайте шаблон потенциального увольнения или контрольный список увольнения в качестве руководства, которому следует следовать во время обсуждения.
Сюда входят такие шаги, как:
Краткое приветствие
Уведомление
Укажите и объясните причины
и дождитесь реакции сотрудника
0005
Уточните дальнейшие действия
Организуйте последующее обсуждение
2. Перейдите к делу
При увольнении сотрудника не ходите вокруг да около.
Ведь заключительное собеседование должно длиться не более 15 минут. Длинное вступление, даже с самыми лучшими намерениями, только излишне напрягает сотрудника.
Это также относится к разговору в целом, возьмите этот пример в качестве руководства:
3. Четкое обоснование увольнения
Укажите причину увольнения сотрудника в первых пяти предложениях, точка. Затем перечислите конкретные моменты. Вот некоторые из основных причин увольнения, которые могут иметь значение:
Снижение производительности и качества
Негативное отношение
Конфликт внутри коллектива
1
Вынужденное сокращение компании 4
Закрытие отдельных отделов
Что касается последнего пункта, укажите в таблице конкретные цифры, почему это затрагивает именно их, и проведите сравнение с другими сотрудниками. В любом случае увольнение должно быть понятным для работника.
4. Избегайте любых помех
Хотя это может показаться очевидным, это все же необходимо.
Мало того, что это должно быть конфиденциальным, невидимым для других сотрудников, вы также должны стараться избегать мобильных телефонов, компьютерных уведомлений или стучать коллег. Атмосфера должна быть несколько спокойной при увольнении сотрудника.
5. Подготовьтесь к негативным реакциям
Менеджеры должны быть готовы к трем основным реакциям: 005
Контролируемый тип выглядит собранным и мало говорит. Эмоциональный тип, напротив, плачет или злится. Переговорщик попытается договориться с вами о компромиссах или отодвинуть расторжение.
Руководители не должны реагировать на это, а стоять твердо. Если реакция очень эмоциональна, посочувствуйте им, но не позволяйте этому повлиять на ваше решение или сбить вас с курса.
6. Контролируйте беседу
Менеджеры должны оставаться лидерами беседы, следя за тем, чтобы она шла соответствующим образом. Чтобы не удивляться реакции сотрудника, здесь также важна подготовка. Что делать, если сотрудник разозлился? Что, если они начнут плакать? Или, что, если они станут физическими? Менеджер должен успокоить ситуацию и вернуть ее под контроль.
Вот как менеджеры должны вести себя во время заключительного собеседования:
Вежливо, но не слишком сердечно: Во время разговора следует сохранять эмоциональную дистанцию.
Спокойствие и твердость: менеджеров не должны смущать эмоции сотрудников.
Четкие в общении, профессиональные в поведении: Как бы ни отреагировал сотрудник на увольнение, ваш руководитель не должен вступать в споры.
7. Сосредоточьтесь на следующих шагах
После того, как вы уволили сотрудника, что будет дальше? На данный момент стандартной практикой является немедленное освобождение уволенных коллег. Это считается признаком справедливости.
Свободное время дает им возможность смириться с увольнением и подумать о своем будущем. Коммуникация с командой, передача и пропорциональное право на отпуск также должны быть прояснены. Это должно быть либо выплачено, либо предоставлено.
Что вы можете сделать как менеджер по персоналу? Предложите своему сотруднику последующую беседу.
Иногда полезно облечь мысли в слова и обсудить их. Являясь связующим звеном между руководством и сотрудником, вы должны подойти к сотруднику после выходного собеседования и прояснить любые нерешенные вопросы или попытаться уменьшить его или ее опасения.
Готовитесь отправить работника в отпуск по садоводству? Вот наше руководство, как сделать это правильно.
8. Поговорите с остальными сотрудниками
Слухи об увольнении распространяются быстро, и это заставляет людей чувствовать себя неуверенно.
Чтобы это не сказалось негативно на настроении и работоспособности других коллег, поговорите с командой. Дайте понять, какое влияние увольнение окажет на команду, проекты, цели и организацию.
В большинстве случаев это успокаивает ситуацию, дает сотрудникам новый заряд мотивации и крепче привязывает их к компании.
Увольнение сотрудника: все дело в подготовке
Увольнение сотрудника лучше всего проводить честно и ясно. Это включает выходное интервью, которое признает работу сотрудника.
Подготовьте его вместе с вашим менеджером и четко распределите роли. Направьте менеджера и предоставьте информацию о том, как следует вести разговор.
4.0 Заполнение Раздела 2 Формы I-9
В течение трех рабочих дней с даты начала работы сотрудник должен представить оригинал документа или документов (или приемлемую квитанцию) вам или вашему уполномоченному представителю, подтверждающим личность сотрудника и разрешение на трудоустройство. Например, если сотрудник приступает к работе в понедельник, вы должны просмотреть документацию сотрудника и заполнить Раздел 2 в четверг или до четверга на этой неделе. Однако, если вы нанимаете кого-то менее чем на три рабочих дня, вы должны заполнить Раздел 2 не позднее первого дня работы. Вы должны позволить сотруднику выбрать, какой документ(ы) сотрудник должен представить из формы I-9.Списки допустимых документов. Вы не можете указать, какой документ(ы) сотрудник представит из списка.
Физически осмотрите каждый оригинал документа, полученного от сотрудника, чтобы определить, действительно ли документ кажется подлинным и относится ли он к представившему его лицу.
Некоторые карты социального обеспечения ограничены и не принимаются Документы списка C, если карта содержит:
- ДЕЙСТВИТЕЛЬНА ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS
- НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
- ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
Если ваш сотрудник предъявляет карту социального обеспечения с ограниченным доступом, попросите сотрудника предоставить другой документ из Списка C или документ из Списка A.
быть подлинными и относиться к человеку, представляющему их. Вы можете уволить сотрудника, который не представит приемлемый документ или документы (или приемлемую квитанцию за документ) в течение трех рабочих дней с даты начала приема на работу. Если вы неправильно заполните форму I-9, вы рискуете нарушить раздел 274A INA и подвергнуться гражданско-правовым денежным штрафам.
Введите название документа, орган, выдавший документ, номер документа и дату истечения срока действия (если есть) в разделе 2, используя информацию из оригиналов документов, представленных сотрудником. Если вы решите сделать копии документов, вы должны сделать это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или гражданства, иначе вы можете нарушить антидискриминационные законы. Однако, если вы участвуете в E-Verify и сотрудник предъявляет паспорт США, паспортную карту, карту постоянного жителя (также называемую грин-картой) или карту разрешения на работу, вы должны сохранить ее копию с формой I-9.
. Верните оригиналы документов своему сотруднику. Тот же человек, который просматривал документы работника, также должен заполнить поля в блоке аттестации
, затем поставить подпись и дату в Разделе 2, как показано на рисунках ниже.
Рисунок 2: Раздел 2: Проверка и проверка работодателем или уполномоченным представителем
В верхней части Раздела 2 введите фамилию, имя и отчество сотрудника в точности так, как они указаны в Разделе 1. Введите число, которое соотносится с полем гражданства или иммиграционного статуса, выбранным сотрудником в Разделе 1.
Введите название документа, орган, выдавший документ, номер документа и дату истечения срока действия из оригиналов документов, представленных сотрудником. Вы можете использовать общепринятые аббревиатуры для названия документа или органа, выдавшего документ, например, «DL» для водительских прав и «SSA» для Администрации социального обеспечения, или предложения в инструкциях к форме.
Поле «Дополнительная информация» предназначено для примечаний к форме I-9, таких как:
- Примечания, которые описывают продление разрешения на работу или дату истечения срока действия документа для лиц, относящихся к определенным категориям неиммигрантов или получивших статус временной защиты (TPS). Для получения дополнительной информации см. раздел 4.4 «Автоматическое продление срока действия разрешения на работу и/или документов о разрешении на работу (EAD) в определенных обстоятельствах» и раздел 6 «Подтверждение статуса для определенных категорий».
- Информация из дополнительных документов, которые могут предоставить неиммиграционные работники с визами F-1 или J-1, включая номер студента и посетителя по обмену (SEVIS) и дату окончания программы из формы I-20, свидетельства о праве на получение статуса неиммиграционного студента или DS-2019. , Сертификат соответствия требованиям для получения статуса посетителя программы обмена (J-1), если требуется.
- Информация о замещающем документе, если ранее была представлена квитанция.
