Образец запись о приеме на работу трудовая книжка: Образец заполнения трудовой книжки

Документы о трудовом стаже при приеме на работу. Путеводитель для кадровика

С 2020 года при поступлении на работу человек должен предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Размытая формулировка ст. 65 ТК РФ вызывает на практике немало вопросов. Расскажем, какие документы о трудовом стаже нужно затребовать с нового сотрудника

Первое в жизни трудоустройство

Ситуация. Новый сотрудник сообщает, что впервые устраивается на работу по трудовому договору после 31 декабря 2020 года, то есть на эту дату стаж работы по трудовому договору отсутствует.

Действия работодателя. Работодателю не нужно оформлять трудовую книжку (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) и брать от работника заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности, они предоставляются только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При трудоустройстве такого сотрудника работодатель представляет в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, — для работодателей, которые отказались от издания приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), таким документом будет трудовой договор.

Рекомендация. Возьмите от поступающих на работу заявление с формулировкой «настоящим подтверждаю, что впервые трудоустраиваюсь по трудовому договору».

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается работник, который предъявил трудовую книжку, заведенную предыдущим работодателем в апреле 2021 года. По словам работника это было его первое место работы. Что нам делать: принимать ли его трудовую книжку и продолжать вести или отказать?Ответ: необходимо прояснить, почему предыдущая организация оформила трудовую, нет ли там ситуации, что у работника был стаж до 1 января 2021, а документ он просто потерял. Если это, действительно, было его первое место работы, не нужно принимать трудовую от работника. Тем самым вы продолжите ошибочные действия предыдущего работодателя, который нарушил требования ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Вы должны только представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника, выдавать ему по заявлению и в дальнейшем при увольнении форму СТД-Р.

Вопрос: на работу в 2022 году устраивается гражданин Республики Казахстан, у которого есть трудовая книжка со сведениями о трудовом стаже в Казахстане, то есть ранее на территории РФ человек не работал. Должны ли ему заводить трудовую книжку российского образца?Ответ: нет, делать этого не нужно. На территории РФ гражданин Казахстана трудоустраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 года, поэтому в соответствии с ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ ему трудовая уже не оформляется.

Последняя запись в трудовой — об увольнении

Ситуация. Лицо, поступающее на работу, предъявляет только трудовую книжку, в которой последняя запись — об увольнении.

Действия работодателя. Принять трудовую книжку и продолжить ее вести, также представить в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД только о кадровом мероприятии «Прием». Это надо сделать независимо от того, ведется трудовая или нет.

Подтверждать стаж в этом случае будет сама трудовая книжка. Исходя из совокупного анализа ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 Закона № 439-ФЗ, если за работником сохранилось право продолжить вести трудовую книжку, работодатель не может требовать от него дополнительно форму СТД-Р или СТД-ПФР. Сведения о трудовой деятельности выдаются только, когда на сотрудника не ведется бумажная трудовая.

Рекомендации. В связи с тем что до сих пор много путаницы по документам о трудовом стаже и есть сомнения «а нет ли у работника нескольких трудовых книжек», часто кадровики просят предоставить СТД-ПФР, даже когда работник предъявляет трудовую книжку с записью об увольнении.

• Обратите внимание, что требовать такой документ вы не имеете права, но попросить можно. Если работник дополнительно покажет и форму СТД-ПФР, она может стать дополнительным источником информации о выборе работником способа ведения трудовой книжки.

Вопрос: принимаем работника, у которого есть трудовая книжка с последней записью об увольнении, но эта запись датирована июлем 2018 года, до вступления в силу изменений по электронным трудовым книжкам. Должны ли мы уведомлять сотрудника о нововведении и запрашивать заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности? Наш территориальный ПФР настаивает, что мы обязаны не только представить СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу, но и затребовать от работника соответствующее заявление, так как в информационной системе ПФР отсутствуют сведения о подаче работником заявления?

Основы делопроизводства

Профпереподготовка. Онлайн-тест. Диплом

Программа курса

Ответ: нет, работодатель не должен уведомлять работника об изменениях в законодательстве и запрашивать заявление. Требование территориального ПФР незаконно. Согласно ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ те, кто не смог подать работодателю одно из письменных заявлений по 31 декабря 2020 года включительно, вправе сделать это в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. Таким образом, это право, а не обязанность. Пока работник не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатели продолжают вести ему трудовую книжку.

Последняя запись — о подаче заявления

Ситуация. Работник предъявляет формы СТД-Р/СТД-ПФР отдельно или вместе с трудовой книжкой, в которой последней внесена запись о заявлении по ст. 66.1 ТК РФ.

Действия работодателя. В этом случае рассматриваем трудовую книжку и формы сведений о трудовой деятельности исключительно как документы, предъявляемые при приеме на работу (ст. 65 и 66.1ТК РФ). На их основании надо определить страховой стаж, внести эту информацию в свои учетные формы, например в личную карточку, если продолжаете их вести, а оригиналы документов передать работнику.

• Сведения о трудовой деятельности рассматриваются исключительно как предъявляемые документы. У работодателя нет права забирать их оригиналы себе.

Затем надо сдать СЗВ-ТД в ПФР о приеме на работу. Не забудьте ознакомить работника с ЛНА, в котором есть информация о порядке предоставления ему сведений о трудовой деятельности в том числе с помощью адреса электронной почты работодателя.

Вопрос: можно ли в качестве документа, подтверждающего стаж для назначения пособий, рассматривать форму СТД-ПФР?Ответ: да, СТД-ПФР также относится к документам, подтверждающим страховой стаж для назначения пособий. Периоды работы по трудовому договору можно проверить по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности (п. 9 Приказа Минтруда России от 09.09.2020 № 585н).

Работодатель в электронном виде формирует и представляет в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. На основании этих сведений из личного кабинета на сайте ПФР или на сайте Госуслуги, или через Многофункциональный центр работник может получить сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР (Приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Если нет трудовой книжки или формы СТД-ПФР, если в них неправильные и неточные сведения, если нет записей об отдельных периодах работы, в подтверждение данных можно принять письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения правоотношений, а также справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Хотите разбираться в сложных вопросах приема на работу, смотрите запись вебинара «Оформление трудовых отношений в 2021–2022 годах: судебная практика и разъяснения ведомств».

Трудовая потеряна

Ситуация. Работник при приеме на работу утверждает, что потерял трудовую книжку.

Действия работодателя:

Основы делопроизводства

Профпереподготовка. Онлайн-тест. Диплом

Программа курса

1. Оформить работнику дубликат трудовой книжки по последнему месту работы. В этом случае новый работодатель принимает дубликат и продолжает его вести. Представить СЗВ-ТД в ПФР со сведениями о приеме на работу.

2. Если невозможно оформить дубликат у прежнего работодателя, работник подает в новую организацию заявление об оформлении ему трудовой книжки в связи с ее утерей.

Рекомендация: так как у нового работодателя может не быть достоверной информации о том, подавал ли человек раньше заявление о способе ведения сведений о трудовой деятельности, попросите его в заявлении указать: «настоящим подтверждаю, что на предыдущих местах работы заявлений об отказе от бумажной трудовой книжки не подавал».

Пример такого заявления вы найдете в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Новый сотрудник хочет отказаться от трудовой

Ситуация. Работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку, в которой последняя запись об увольнении, и он хочет отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности по ст.

66.1 ТК РФ.

Действия работодателя:

1. Принять трудовую книжку, учесть ее в книге учета движения трудовых книжек.
2. Представить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу и подачей работником соответствующего заявления.

Обратите внимание: сроки для представления сведений о приеме на работу и представления сведений о подаче работником заявления различаются (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

О приеме на работу нужно отчитаться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

А о заявлении отчет в ПФР следует подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было подано.

Пример. Работник принят 1 июля 2022 года, о чем в этот же день издан соответствующий приказ. Также 1 июля работник подал заявление о переходе на электронную трудовую по ст.

66.1 ТК РФ. Согласно п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ  работодатель должен:

• сдать отчет СЗВ-ТД о приеме нового сотрудника не позднее 4 июля, потому что 2 и 3 июля — выходные дни;
• отчет о заявлении работника — не позднее 15 августа.

На практике практически всегда работодатели подают сведения сразу в одной форме — в срок, предусмотренный для отчета о приеме на работу. Формально это не является нарушением.

Пример формы СЗВ-ТД найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

3. Внести в трудовую книжку название работодателя, сведения о приеме на работу, следующим номером — запись о подаче работником заявления по ст. 66.1 ТК РФ. При этом в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в графе 3 запись о заявлении заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, п. 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320Н).

В графе 4 — реквизиты заявления работника.

Пример формулировки вы также найдете в шпаргалке в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

4. Выдать работнику трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (п. 35 Приказа № 320н).

Рекомендация: в нормативных правовых актах для работодателя не установлена обязанность брать с работника подпись, подтверждающую выдачу ему трудовой книжки, но на практике мы, безусловно, рекомендуем это делать. У вас есть два варианта:

• разработать свою книгу для учета движения трудовых книжек, в которой предусмотрена отдельная графа для даты выдачи и подписи работника;
• просить сотрудника на самом заявлении написать «Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка выдана на руки. Дата. Подпись».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Заявление о восстановлении трудовой книжки 396. 5 КБ

• Образец записи в трудовой книжке 401 КБ

• Пример заполнения формы СЗВ‑ТД 40 КБ

Скачать

что это такое, как она выглядит и как с ней работать, как перейти в 2022 году

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

Какую трудовую книжку заводить в 2022 году при приеме на работу

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

1. Человек впервые устраивается на работу.
2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки с 2022 года

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

ст. 66.1 ТК РФ

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Как перейти на электронные трудовые книжки

У всех, кто работал в 2020, 2021 или 2022 году, уже есть электронная трудовая книжка. Перейти на ЭТК нужно только двум категориям сотрудников:

ч. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

• после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
• до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Loading…

Такое заявление означает, что теперь трудовая работника будет в электронном виде, а бумажную он получит на руки

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Название графы	Что писать
Графа 1 «№ записи»	Порядковый номер записи
Графа 2 «Дата»	Дата выдачи трудовой книжки на руки
Графа 3 «Сведения о работе»	«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4 «Наименование, дата и номер документа…»	Дата подачи заявления

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66. 1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Как вносить сведения в электронную трудовую

Все изменения в штате надо отражать в форме СЗВ-ТД, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Когда надо подавать сведения по форме СЗВ-ТД

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

• информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
• информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
• сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
• информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

• сотрудника приняли на работу;
• уволили;
• перевели на другую должность;
• присвоили новую квалификацию или специальность;
• сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

Loading…

Заполненная форма СЗВ-ТД

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

• если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
• в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

п. 42 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н

Как работник получит сведения о стаже

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Вход в личный кабинет на сайте ПФР

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Loading…

Первая страница выписки. ПФР пришлет ее в день обращения. Ее могут получить те, у кого бумажная трудовая и те, у кого только электронная трудовая

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Для сотрудника:

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

• уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
• начать сдавать форму СЗВ-ТД;
• внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

• для ИП — до 5000 ₽;
• для малых предприятий — до 5000 ₽;
• для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.

7 Проверка шаблонов писем с места работы

Вам интересно узнать, как выглядит проверка писем с места работы? Тогда вы находитесь в правильном месте.

Проверочные письма — это простые документы, которые требуются во многих местах, чтобы убедиться, что вы работаете в компании.

Что такое Письмо о подтверждении занятости?

Текущий или бывший работодатель пишет письмо с подтверждением трудоустройства, чтобы подтвердить, что бывший сотрудник или нынешний сотрудник работал в организации.

Запрос может исходить от потенциального работодателя, работника, государственных учреждений, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов или агентств.

Запрос включает проверку дат заработной платы, трудоустройства, а также того, ожидается ли, что сотрудник продолжит работу или имеет право на повторный прием на работу. Если работник уволен или уволен, заявитель может запросить причину увольнения.

Что содержится в форме подтверждения занятости?

Убедитесь, что письмо с подтверждением занятости содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату.

Письмо с подтверждением занятости должно быть на официальном бланке компании или на канцелярских принадлежностях, включая логотип компании.

Он будет включать в себя следующую информацию:

• Текущий адрес работодателя
• Адрес и название Компании с просьбой проверить
• Название работника
• Даты занятости
• Название работника
• Описание рабочих рабочих мест
• Работа. Причина прекращения

Соблюдайте формат делового письма

При написании письма используйте общепринятый формат делового письма. Во-первых, укажите свою контактную информацию вверху, затем дату и, наконец, контактную информацию получателя. Включите приветствие в начале и закончите письмо знаком.

Будь краток

Письма с подтверждением занятости не должны быть слишком длинными. Не добавляйте никакой информации, кроме того, что спрашивает сотрудник. Например, не проводить тщательную оценку работы сотрудника.

Включите всю запрашиваемую информацию 

Большинство писем с подтверждением занятости содержат:

• Имя человека.
• Их отдел в компании (иногда их должность).
• Сколько раз они меняли работу.

Уточните у своего сотрудника, нужно ли добавить какую-либо дополнительную информацию. Например, в некоторых письмах указана зарплата, как часто им платят (раз в две недели, ежемесячно и т. д.) и сколько часов в неделю они работают. Однако не добавляйте эти дополнительные сведения, если их не просят.

Предоставьте свои контактные данные

В конце письма будьте готовы ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите контактную информацию получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.

Проверка и редактирование

Это письмо очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от этого зависит их жилье, будущая работа или страховка. Поэтому потратьте достаточно времени, чтобы сделать это письмо серьезным и профессиональным. Перед отправкой внимательно прочитайте все ошибки.

Вот несколько форм подтверждения занятости, которые помогут вам начать работу.

Образец основного письма о подтверждении занятости

Из ABC

Дата: 1 августа 20XX года

Уважаемый XYZ, 

Это письмо подтверждает доход и занятость для [вставить местоимение] 1 компания 9008 [вставить местоимение] 1 компания 9008] и имеет титул Он / Она с тех пор работает в [компании] . Компания находится в [вставьте местоимение] текущая зарплата $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

Следующие подтверждающие документы являются подтверждением дохода: (Отметьте все подходящие варианты)

• Платежная квитанция
• Справка о заработной плате и налогах (W-2)
• Налоговая декларация (1040)
• Справка о доходах письмо
• Письмо о компенсации работникам
• Банковские выписки

Насколько мне известно, вся предоставленная информация верна.

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно предоставленной информации, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по [номер телефона] или (электронная почта).

С уважением,

ABC

Шаблон Проверка занятости.

Dallas, TX 75001

Уважаемый г-н Гонсалес,

Это письмо подтверждает, что ABC работала старшим исследователем пользовательского опыта в XX Inc. с 3 мая 20XX года по 25 сентября 20XX года.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 216-333-0101 или [email protected].

Sincerely,

BD

Human Resources Manager

XX Inc.

Employment Letter Template for Current Employee

XX Inc.

XX Main Street

Dallas, TX, 75201

August 1, 20XX

XYZ Loan Company, LLC

222 Second Ave.

Чикаго, 75022

Для кого это может касаться, 

Пожалуйста, примите это письмо как подтверждение занятости XYZ в XX Inc.  

Имя сотрудника: ABC

Сроки работы: 2 мая 20XX г. – настоящее время

Текущая должность: старший исследователь пользовательского опыта

Текущая заработная плата: $140 000

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 216-333. -0101 или [email protected].

С уважением,

Ричард Рамирез

Менеджер по персоналу

ABC Inc.0003

425 Main Street

Pleasant Hill, CA 94523

Дата (месяц/год/год)

Комиссия по получению полномочий учителей

1900 Capitol Avenue

. ,

Это письмо подтверждает прием на работу XYZ, который работал в компании XX в качестве автомеханика с 17 марта 1995 г. по 23 ноября 2000 г. Джон был штатным сотрудником.

В качестве автомеханика его обязанности заключались в следующем:

• Общий ремонт автомобилей
• Диагностика неисправных двигателей
• Замена неисправных деталей
• Настройка двигателей
• Замена тормозов

Если у вас возникнут вопросы, свяжитесь со мной по телефону (000) 111-2222.

С уважением,

ABC (Имя руководителя)

Владелец (Должность/должность)

Шаблон письма о подтверждении занятости для оформления визы

[Имя]0082 ,

[Дата] ,

Посольство США

Отдел неиммиграционных виз

Re: Подтверждение занятости для [Бенефициар]

Уважаемый господин 0/03,

письмо о том, что [бенефициар] в настоящее время продолжает работать у нас на постоянной основе в соответствии с условиями его/ее одобренной петиции о выдаче визы. Соответственно, обязанности и ответственность на работе остаются такими же, как описано в нашем первоначальном письме, сопровождающем утвержденную петицию о выдаче визы.

Мы с нетерпением ждем скорейшего повторного приема [Бенефициара] в Соединенные Штаты для возобновления работы в нашей компании и почтительно просим вас проявить все надлежащие любезности.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вашему офису потребуется дополнительная информация. Вы также можете связаться с нашим иммиграционным консультантом, XX LLP, по телефону (215) 935-4659.

С уважением,

[Имя представителя компании] ,

[Должность]

Request Employment Verification Sample Letter from Employer

Company Name or Letterhead

Address

City, State, Zip

Date

Addressee

Address

City, Штат, почтовый индекс

Уважаемая госпожа XX,

Мы рассматриваем YY на руководящую должность в нашей компании. Несмотря на то, что мы подтвердили стандартную информацию о его трудовом стаже и статусе занятости в вашей компании в отделе кадров, мы были бы признательны, если бы вы написали подтверждение занятости и рассмотрели следующие области, касающиеся его работы:

• Какова была должность г-на YY?
• Можно ли назвать прошлую работу г-на YY связанной с высоким давлением?
• Требовала ли работа г-на YY одновременной работы над несколькими проектами?
• Как вы думаете, г-н YY может эффективно делегировать задания?
• Что вы считаете сильными сторонами г-на YY?
• В каких областях, по вашему мнению, г-н YY нуждается в дальнейшем обучении?
• Не могли бы вы повторно нанять г-на YY?

Благодарю вас за то, что вы нашли время от имени нашей комиссии по проведению собеседований.

С уважением,

XYZ

Шаблон подтверждения занятости для арендодателя

Многие арендодатели просят арендаторов предоставить письмо о трудоустройстве. Это будет включать следующие данные:

• Дата приема на работу сотрудника
• Должность
• Классификация сотрудников (неполный рабочий день, полный рабочий день, временный, контрактный)
• Годовое вознаграждение

Название компании или бланк

3 Адрес

Город, штат, почтовый индекс

Для кого это может касаться,

Это письмо служит доказательством того, что XX работает полный рабочий день в компании XYZ в течение шести месяцев в качестве .

XX заслуживает доверия, трудолюбив и конкурентоспособен. У него / нее нет существующих кредитов или неоплаченных счетов в нашей компании.

Я надеюсь, что это повысит его/ее авторитет как возможного арендатора вашей квартиры.

Компания находится на его/ее текущей зарплате $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

С уважением,

YY,

Отдел кадров

Почему сотрудникам необходимо письмо с подтверждением занятости

Это письмо необходимо сотрудникам по одной из следующих причин:

• кредитор хочет убедиться, что у работника есть постоянная работа и достаточно денег для покрытия ежемесячных платежей, прежде чем одобрить кредит.
• Они подают заявку на аренду дома, и управляющая компания хочет подтвердить, что они могут оплатить залог, арендную плату, содержание и любые другие связанные с этим расходы.
• Они запрашивают отсрочку или сокращение платежа по кредиту, и банк хочет увидеть какое-то подтверждение дохода в режиме реального времени, прежде чем принять решение о том, одобрить их запрос или нет.
• Они ищут работу у другого работодателя, и компания хочет подтвердить трудоустройство в рамках процесса проверки биографических данных.

Хотя сотруднику может не обязательно сообщать, почему он просит письмо о подтверждении занятости, важно, чтобы он сообщил, какая информация требуется другой стороне, а также свои контактные данные (например, адрес, предпочтительный способ доставки). ).

Как запросить письмо о подтверждении занятости

Хотите узнать, как запросить письмо о подтверждении занятости в вашей компании?

Обратитесь в отдел кадров. У компании будет политика в отношении раскрытия информации, и вам нужно будет дать разрешение на то, чтобы ваша история занятости была передана третьей стороне.

Сотрудник отдела кадров предоставит вам шаблон для передачи вашему руководителю или составит письмо для вас. Вы также можете обратиться напрямую к своему руководителю или менеджеру.

Создание процесса запроса на подтверждение занятости

После того как вы набросаете шаблон письма о подтверждении занятости, подача этих документов станет намного быстрее и проще. Однако, поскольку сбор информации о сотруднике и предоставление подтверждающего документа другой стороне может занять некоторое время, крайне важно, чтобы сотрудники (и бывшие сотрудники) отправили свой запрос как можно скорее.

Четкое разъяснение ваших требований обеспечит упрощенный процесс проверки занятости для всех заинтересованных сторон. Чтобы упростить процесс, рассмотрите возможность передачи своих ожиданий через каталог сотрудников или где-либо еще, где вы делитесь своими процессами управления персоналом.

Вот репрезентативный метод проверки занятости, который вы можете использовать.

Отправьте все запросы на подтверждение трудоустройства не менее чем за несколько рабочих дней через портал, по почте и т. д. и включите следующую информацию:

• Название и адрес организации, запрашивающей информацию
• Инструкции по доставке и информация (например, номер факса, почтовый адрес, адрес электронной почты)
• Какие данные нужны запрашивающей стороне (например, зарплата, даты трудоустройства, должность)
• Основание для запроса (необязательно)

Имейте в виду, что документы обычно доставляются по почте в течение пяти рабочих дней. При регистрации письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться единого процесса, помнить о законах штата в отношении того, какие детали вам разрешено раскрывать, и предоставлять точную информацию в формальной и краткой форме.

Поскольку письма с подтверждением занятости часто помогают сотрудникам получить ипотеку, кредит, квартиру, новую работу и т. д., важно, чтобы ваше письменное сообщение было прямым. Кроме того, профессиональное письмо может хорошо отразиться на вашем бизнесе в целом.

Заключение

Когда вы пишете письмо с подтверждением трудоустройства, учитывайте аудиторию, а также сотрудника, для которого вы его пишете. Используйте профессиональный деловой тон при общении с экспертами и предприятиями.

Умение писать хорошее деловое письмо является обязательным требованием для менеджеров и руководителей в любой отрасли. Надежное общение — это то, что поможет вам выделиться из толпы.

Как работодатель или менеджер, обязательно используйте письмо с подтверждением занятости, чтобы объяснить свою роль и то, что вы делаете, и предоставить честное объяснение обязанностей сотрудника.

По запросу подтвердите дату начала работы сотрудника с вами, часы работы и доход. Как и все критически важные бизнес-формы, публикуйте конечный продукт на профессиональном бланке. Не забудьте указать должность, номер телефона и другую контактную информацию, чтобы получатель письма знал, как связаться с вами по любым другим вопросам, которые у него возникнут.

Поэтому не торопитесь, прочтите несколько образцов писем с подтверждением трудоустройства внизу этой страницы и начните мозговой штурм. Это отличная идея, чтобы загрузить шаблоны подтверждения занятости, чтобы иметь под рукой, когда возникнет такая возможность.

Наконец, при написании письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться последовательного тона и процедуры. Будьте в курсе местных законов и законов штата относительно того, какую информацию вам разрешено раскрывать, и предоставляйте информацию в официальной форме.

 

 

Джош Фехтер

Джош Фехтер — основатель HR. University. Он является сертифицированным специалистом по кадрам и руководил глобальными командами на 5 разных континентах, включая их льготы и платежную ведомость. Вы можете связаться с ним в LinkedIn здесь.

Письмо с подтверждением занятости

Специальное предложение

Загрузите образец письма о подтверждении занятости:

Загрузите образец письма о подтверждении занятости в формате Word, который можно распечатать бесплатно.

Загрузить сейчас

Образец письма о подтверждении занятости:

[Укажите их контактную информацию и дату]

Господин/госпожа:

[Вставьте имя заявителя] подал заявление о приеме на работу в [вставьте название компании], и [он/ она] указала вашу компанию как часть своего трудового стажа. Мы с уважением просим вашей помощи в проверке некоторых деталей, указанных в резюме [вставить имя кандидата].

1. В какие дни [указать имя кандидата] работал в вашей компании?
2. Какая у них должность?
3. Какова их годовая зарплата?
4. Не могли бы вы повторно нанять [вставьте имя кандидата]?
5. Придерживался ли [указать имя кандидата] политики компании?
6. Можете ли вы предоставить какую-либо другую информацию о работе [вставить имя кандидата]?
7. Если [он/она] в настоящее время работает в вашей компании, подал ли [он/она] заявление об увольнении?

Заранее спасибо за оперативный ответ! Пожалуйста чувствуйте свободным связаться я если вы имеете любые вопросы.

[Укажите свое имя, должность и контактную информацию]

Дополнение к образцу подтверждения занятости.

Некоторые компании не раскрывают информацию без подписанной формы согласия их нынешнего или бывшего сотрудника. Вы можете добавить это в шаблон письма о подтверждении занятости.

Под первым абзацем и перед перечнем вопросов для подтверждения занятости в образце письма о приеме на работу просто вставьте следующее предложение:

«[Вставьте написанное от руки имя] настоящим дает разрешение на распространение этой информации».

Укажите место, где заявитель может подписать форму и поставить дату под этим заявлением. Лучше всего, чтобы они также написали свое имя от руки.

Если вы будете отправлять по электронной почте копии формы подтверждения занятости их нынешнему или предыдущему работодателю, они вам понадобятся только для заполнения одной формы. Получение этих документов, подписанных каждым кандидатом, должно быть частью личного заявления и процесса собеседования.

Как ответить на письмо:

Знать, как получить необходимую информацию от других работодателей, так же важно, как и знать, как ответить на запрос о подтверждении письма с места работы.

1. 

Ответ на письмо с запросом о подтверждении занятости.

1.1 

Ознакомьтесь с политикой вашей компании.

Позволяют ли они вам заполнить форму, которая была отправлена ​​по факсу или почте, или вам нужно заполнить собственную форму? Вам вообще разрешено отвечать? Есть ли определенные вещи, которые вам не разрешено говорить?

Знай, прежде чем отвечать.

1.2 

Придерживайтесь фактов, а не высказывайте мнения.

Если вы можете заполнить полученную форму, предоставьте информацию, которую можно проверить. В форме не должно быть никаких мнений.

Это может показаться несправедливым, если вы решили запросить мнение о шаблоне письма о подтверждении занятости. Тем не менее, крайне важно, чтобы вы не навлекли на себя или свою компанию никаких юридических проблем своими ответами.

1,3 

Не присылайте документацию.

Несмотря ни на что, никогда не предоставляйте другой компании документацию, например, копию кадрового делопроизводства или письмо об увольнении. Это может легко привести к судебному иску.

Проверка занятости для сотрудников H2B.

Если ваша компания наняла кого-то с визой H2B, от нее может потребоваться предоставить подтверждение занятости федеральному правительству. См. наш шаблон подтверждения занятости для сотрудника h2B ниже.

Шаблон подтверждения занятости для сотрудника h2B:

[укажите контактную информацию и дату для государственных органов]

Господин/госпожа:

Это письмо подтверждает, что [указать имя] работает в [указать название компании] и занимает должность [вставить позицию]. Его/ее текущая брутто-зарплата составляет [вставить зарплату] долларов США в год/месяц/неделю. Он/она работает [вставьте полный или неполный рабочий день].

Если у вас есть дополнительные вопросы, звоните в наш отдел кадров по телефону [вставьте номер].

С уважением,

[Подпись]

[Вставьте имя и контактную информацию]

Часто задаваемые вопросы:

Как мне запросить письмо с запросом на подтверждение занятости?

1. Получите письменное согласие от будущего сотрудника.
2. Используйте формат делового письма.
3. Будьте откровенны, но вежливы. Укажите цель письма и укажите согласие заявителя.
4. Уточните, что вам нужно знать, задавая вопросы о времени, проведенном заявителем на его нынешнем/бывшем работодателе.
5. В конце письма укажите свое имя и контактную информацию.

Как я могу получить подтверждение занятости?

Лучший способ получить подтверждение занятости — написать письмо о подтверждении занятости, чтобы подтвердить даты трудоустройства, зарплату и должность.

Может ли предыдущий работодатель отклонить письмо о подтверждении занятости?

По закону ни одно предприятие не обязано отвечать на запрос о подтверждении занятости, если он не исходит от государственного или федерального государственного учреждения. Это затрудняет получение необходимой информации, но не невозможно.

Несмотря на то, что действительно в интересах всех выполнять запросы на подтверждение письма о приеме на работу, вы можете столкнуться с компанией, которая откажется их предоставить.

Когда работодатель должен ответить на подтверждение занятости?

Работодатель должен отвечать на запрос о подтверждении занятости только в том случае, если он исходит от государственного или федерального государственного учреждения.

Как позвонить, чтобы подтвердить занятость?

Вежливость и осведомленность о том, что компании могут разглашать на законных основаниях, является важной частью получения отделом кадров подтверждения занятости текущего или предыдущего сотрудника.

Что содержится в письме о подтверждении занятости?

По закону все, что сообщается в справках о приеме на работу, должно быть правдивым. В результате многие предприятия защищают себя, указывая только легко проверяемые данные, такие как годовой оклад человека и даты трудоустройства.

Вы можете задать дополнительные вопросы о работе соискателя и о том, был ли он уволен, но не ожидайте получить ответ, содержащий какие-либо подробности.

Что вы говорите при подтверждении занятости?

Популярный вопрос, который задают при подтверждении трудоустройства: «Вы бы наняли этого человека снова?» Обычный ответ: «Если бы он соответствовал требованиям». Вы заметите, что на самом деле это не говорит «да» или «нет».

Другими словами, многие отделы кадров используют этот вариант ответа, который помогает предотвратить юридические проблемы.

Есть ли у вас какие-либо советы по получению ответов на письмо с подтверждением занятости?

Вы можете обратиться к местным предприятиям той же отрасли, чтобы получить более подробные ответы и создать условия для сотрудничества.

Вы должны быть готовы заполнить все формы подтверждения занятости, которые попадаются на вашем столе, но это может стоить того — зная, что вы получите такую ​​же любезность в ответ.