Event агентство что это – Что такое event-агентство | Eventum Premo Маркетинговое агентство

Содержание

что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

 

mimievent.ru

Признаки хорошего event-агентства, или отыщи 8 отличий

 

Итак, дорогие читатели, сегодня мы поговорим о ныне популярной event-индустрии, а также нескольких основных правилах, которыми следует руководствоваться при выборе конкретного организатора вашего торжества.

 

 

Прежде всего, дадим определение самому понятию event-агентство. Не вдаваясь в длительные преамбулы, можно сказать кратко: это команда эдаких веселых ребят, организовавших свою собственную компанию и помогающих обыкновенные праздники превращать в настоящие произведения искусства.

 

Стоит отметить, что структура данной сферы достаточно проста. Так, существуют определенные event-ресурсы, представленные в виде ведущих, артистов, фотографов, шоу-программ, декораций и прочих элементов удавшегося торжества. Кроме того, в рассматриваемую нами структуру вошли также event-менеджеры, то есть простыми словами – организаторы мероприятий, которые, отталкиваясь от конкретных особенностей и требований заказа, собирают имеющиеся ресурсы в единый «микс», создавая при этом действительно потрясающий праздник.

 

Пожалуй, одной из главных особенностей event-агентства является то, что несмотря на их все большую популярность среди современных «потребителей праздника», по сей день не выработано объективных критериев оценки качественного event-продукта. Именно поэтому главным заданием современного праздничного организатора считается умение оценить потребности и желания определенной целевой аудитории и создать что-то неповторимое, что ей точно придется по душе.  

 

«Я помню чудное мгновенье…»

 

Успешный и запоминающийся праздник – это, как правило, следствие тяжелого и кропотливого труда, а не какого-то стихийного явления. Именно поэтому к организационным работам следует подходить с максимальной готовностью, профессионализмом и уверенностью.

 

В виду всего вышеперечисленного, среди отечественных, впрочем как и заграничных компаний, а также частных лиц особой популярностью пользуется такая услуга, как профессиональная организация торжеств и мероприятий другого характера: бизнес-презентаций, тимбилдингов, деловых встреч и т.д.

 

Тем не менее, в последнее время на рынке можно встретить огромное множество различных event-агентств, что может сбить с толку потенциального клиента и существенно затруднить выбор. Кроме того, довольно часто случается так, что доверив фирме организацию долгожданного мероприятия, по его прошествии понимаешь, что к этим людям муза все же стучалась, да дверь они, как видно, не открыли! В предлагаемой вашему вниманию статье мы расскажем об основных признаках действительно профессионального «агентства праздников».

 

1. Долой шаблоны! Даешь креатив!

 

Важно помнить, что event-агентство – это средоточие креативных, нестандартно мыслящих людей, умеющих даже самые скучные мероприятия превращать в запоминающиеся события. Именно поэтому, отправляясь на встречу с потенциальным event-партнером, помните, что по-настоящему креативные люди не потерпят никаких шаблонов и стандартов: начиная от оформления интерьера компании и заканчивая портфолио агентства. На встрече с этими людьми вам должно быть интересно и необычно, во всяком случае – не скучно!

 

2. Мастер искусных дел!

 

Наличие оригинальных и ярких идей – это еще не залог успеха. Хорошее event-агентство должно обладать еще и достаточным опытом работы. Согласитесь, даже самые необыкновенные идеи требуют профессиональной огранки. Знание отдельных мелочей, которые на первый взгляд могут показаться незначительными, позволяет квалифицированным специалистам достигать эффективных результатов, превышающих все самые смелые ожидания клиента.

 

3. Вини Пух и все-все-все!

 

Имеется в виду наработанная база артистов и других подрядчиков, позволяющая придать вашему мероприятию эксклюзивность и уникальность. Имея такую базу, в силах агентства выполнить проект практического любого характера и уровня сложности.

 

4. Удобное сотрудничество и комфортное общение!

 

Сотрудничество с event-агентствами уже само по себе должно представляться для вас источником радости, веселых шуток и оригинальных идей предстоящего торжества. Люди, работающие в подобных компаниях, лишь тогда смогут организовать действительно интересное и веселое мероприятие, ели сами являются счастливыми и радостными людьми. Было бы нерационально думать, что «Бука и Бяка» смогут организовать веселое празднество, поэтому предпочтение отдавайте жизнерадостным и оптимистически настроенным компаниям, воспринимающим окружающий мир как один большой праздник! Без энтузиазма невозможно организовать ничего достойного. 

 

5. Качественное и восхищающее своим профессионализмом портфолио!

 

Портфолио предлагает клиенту ознакомиться с наиболее успешными и по их мнению фееричными мероприятиями, организованными конкретной event-компанией. Если, просмотрев предложенные варианты, вас не заинтересует ни один проект, глупо надеяться, что ваш станет исключением. Как говорится: «на вкус и цвет товарища нет!». Поэтому смело требуйте портфолио и самым критичным образом знакомьтесь с его содержимым.

 

6. Возможность выполнять заказы «под ключ».

 

Иными словами, event-агентство должно быть готово к самостоятельной организации мероприятий: от начала и до конца. Поскольку зачастую, обращаясь за профессиональной помощью, мы рассчитываем, что специалисты смогут уловить «идею, где-то витающую в вашем воображении» и лучшим образом ее реализовать на всех этапах, лишив клиента лишней «головной боли» и пустой траты времени.

 

7. Единое целое с клиентом!

 

Умение поймать и понять все особенности индустрии заказчика: специфика рода занятий, хобби и увлечения, направленность деятельности, отыскав таким образом наиболее перспективные схемы организации требуемого мероприятия.

 

8. Жизнь – серьезна, отдых – весел!

 

Говорят, что хороший праздник, это если на утро вам хочется переехать в другой город и начать жизнь под новым именем. Так вот, в компетенции event-агентства несколько иная задача. После организованного им мероприятия у заказчика должно возникнуть желание начать новую жизнь, похожую на вчерашнюю вечеринку, где веселье было грамотно продуманным, но в то же время не лишенным чарующей спонтанности.

 

Как видите, критерии выбора event-агентства не так уж и новы. Главное – чтобы предстоящее сотрудничество было для вас максимально комфортным, удобным и приятным. А все другое – это уже забота профессионалов своего дела!

 

4eventor.ru

Event агентство - организация ивентов

Подольем еще немного масла в огонь… На сегодняшний день по-прежнему достаточно часто принимают event-менеджера за некоего массовика-затейника, радостного шута, близкого по сути к тамаде. К сожалению, такие есть и их немало. По большей части это видно из их резюме и сопроводительного письма, которое звучат примерно так: «Я организовывал в институте Мисс-факультет, я веселый и креативный, очень хочу работать у вас, потому что у вас весело». Такие люди-праздники часто ошибочно считают, что работа event агентства – это круглосуточное веселье, пьянки, гулянки и воздушные шарики. Таких «активистов» опытные event-агентства обычно на работу не принимают, вот они сами и начинают праздники организовывать. Как тамада в фильме «Горько»: «Будут конкурсы, будет весело!», – сообщила она концепцию вечеринки испуганным молодым.

Возвратимся к тому, кто же такие сотрудники event-агентства и какова суть работы такой компании. Согласно множеству исследований и опросов, event-менеджмент, относящийся к сфере «Маркетинг» и «Управление персоналом», входит в ТОП-10 самых сложных с эмоциональной точки зрения профессий. Event-менеджер и команда event-менеджеров это, по сути, продюсерская группа мероприятия. Причем, абсолютно не имеет значения – это небольшое частное мероприятие или открытие Олимпийских игр. Да, масштабы колоссально разные, объем задействованных служб кардинально отличается, но суть процедур и процессов, проходящих на всех этапах подготовки и проведения мероприятия, одна и та же.

Итак, зачем же Вам, как клиенту, покупать услуги профессионального опытного event агентства и какие услуги Вы получите за 10% от бюджета.

Опыт и огромный багаж знаний.

Не смотря на то, что подход к подготовке ивента строго системный и универсальный, каждое мероприятие уникально.Соответственно, за многие годы работы event-менеджер приобретает колоссальную базу знаний относительно всего, что с этим связано. Культура питания, подбор напитков, форматы кейтеринга, особенности сервировки, стандарты обслуживания официантов, особенности и ограничения питания, связанные с культурой или страной. Он должен разбираться в техническом оборудовании, понимать, какое из них качественное, а какое нет; как правильно составить смету, что в ней лишнего или чего не хватает; какие новинки есть на рынке, сколько нужно звука или света для каждой отдельной площадки и каждого отдельного случая. Сотрудник event агентства немного дизайнер – он знает, что такое форматы макетов, разрешение для печати той или иной продукции, умеет делать базовые макеты и знает, как ставить задачу дизайнеру, а еще когда нужно сделать цветопробу, а когда можно не тратить на это деньги. Он знаком со сценарной драматургией, обладает мастерством работы со звездами, знает базы артистов, ведущих и актуальных новинок. Причем, не просто знает, а может порекомендовать на основе собственного опыта. Кроме того, он прекрасный таймменеджер и кризисменеджер, так как основа успешного ивента – идеально составленная логистика. Итак, покупая команду профессионалов, Вы покупаете их опыт «проб и ошибок», они, по сути, являются Вашими гарантами качества и защитниками от некачественных подрядчиков.

Стандарты качества

От продажи до финализации проект проходит порядка 10 основных крупных этапов, каждый из которых разбит на процессы, которых в итоге более двухсот. Если учитывать тот факт, что внутри каждого процесса существуют этапы подбора, согласований, утверждений, работы над деталями, то получается, что проект проходит более чем через 500 процедур до момента полной реализации. На некоторых проектах случается так, что количество обслуживающего персонала превышает количество гостей. На проектах на 1000 и более гостей, зачастую, работает порядка 400 человек персонала (с учетом официантов, охраны, артистов, гардеробщиков, уборщиц и прочее). А теперь представьте себе шок Вашего сотрудника, в обязанности которого не входит организация ивентов, когда он столкнется лицом к лицу с необходимостью координации всех этих служб и процессов. Говорят, самый лучший клиент – это тот, кто хоть раз организовывал что-то сам. Итак, покупая услуги event агентства, Вы покупаете наработанные годами стандартные процедуры работы и организации процессов.

Команду агентства event агентством

Сотрудники event агентства во время подготовки проекта играют в ролевые игры. Для реализации каждого мероприятия формируется рабочая группа, в которой есть главный координатор и его подчиненные на этом проекте, отвечающие за те или иные зоны. Очень важно, чтобы во время мероприятия координатор проекта занимался только координацией ответственных. Эффект качественной работы проектной группы очень прост – все работает, как часики, и при этом организаторов не видно, они не носятся «в мыле» между кейтерингом и ведущим, чтобы синхронизировать момент выноса торта. В обычной жизни event агентства есть отдел продаж, отдел реализации, account-менеджеры, сценаристы, технические специалисты, дизайнеры и т.д. Соответственно, размещая заказ у ивент агентства, вы, порой, даже не догадываетесь, какой штат сотрудников работает над его качественной реализацией. Это не один массовик-затейник-человек-оркестр, а команда опытных и «сработанных» профессионалов.

Лояльность субподрядчиков

Каждое работающее не первый год event агентство с уверенностью скажет Вам: наши основные постоянные подрядчики – наше все, и будет рекомендовать Вам работать с ними. “Ага, они рекомендуют одних, не дают выбор! Почему я должен доверять именно этим подрядчикам?”, – подумаете Вы. Все очень просто – подрядчик для агентства, как и агентство для подрядчика, – постоянный партнер. Поверьте, на ивенте нет ничего хуже, чем некачественный ключевой подрядчик. Агентства годами собирают информацию, оттачивают опытным путем свою работу с основными подрядчиками – кейтеринг, технические специалисты, площадки, ведущие, диджеи, фотографы – чтобы на площадке быть на 100% в них уверенными, чтобы понимать друг друга по взгляду. И, конечно же, сами подрядчики проявляют высочайшую лояльность к агентству, потому что это их постоянный оптовый клиент. Они понимают, что один раз «лажанув», второго заказа от агентства у них не будет, они потеряют своего постоянного заказчика. Итак, выбирая работу с event-агентством, Вы покупаете его путь проб и ошибок по подбору ключевых подрядчиков, тем самым не рискуете основополагающими элементами мероприятия.

quest.events

Что такое event агентство?

Event-агентство (от англ. event — событие) — компания, специализирующаяся на организации развлекательных (праздники, корпоративы) и бизнес-мероприятий (конференции, семинары, презентации, выставки).

Преимущества Event-Агентств

• Опыт организации мероприятий. В серьезном агентстве работают люди, которые не один год почти ежедневно организовывают мероприятия разной направленности и масштаба. Они знают множество «мелочей» (по мнению непрофессионала), которые оказывают огромное влияние на результат мероприятия.
• Огромная база артистов и других подрядчиков. Организовывая Мероприятие самостоятельно, у Вас будет гораздо меньший выбор артистов и услуг.
• Опыт работы с конкретными артистами и подрядчиками. Каждый из кандидатов будет рассказывать Вам, что он «самый лучший», и показывать Вам примеры своих работ — естественно, самые лучшие. В таком случае очень сложно определить, кого стоит выбрать. Специалисты агентства же видели в практической работе каждого артиста и подрядчика неоднократно, и Вам всегда предложат лучшего — зачем агентству работать с плохими, когда есть хорошие?
• Удобство. Вы экономите свое время или время своего персонала. Вместо общения с множеством людей, большим количеством переговоров и встреч, массы договоров, Вы получаете Персонального менеджера, который отвечает за Ваше мероприятие, и делает это все за Вас. Вам же информация предоставляется в удобное время и в систематизированном виде. Интересуют ли вас услуги event агентства?
• Креативность. В составе агентства есть креативный отдел, который занимается разработкой концепций Вашего мероприятия для дальнейшего выбора Вами одной из них. Это дает множество преимуществ, в том числе, например, что Мероприятие не превратится в бесцельную, простите, попойку, а выполнит поставленные Вами задачи, будь то командообразование, имидж бренда или просто праздник, который запомнится всем.
• Договор. Работая с агентством, Вы подписываете Договор, где четко прописаны все условия, цены и ответственность. Работая без агентства, Вам, как правило, предложат удовлетвориться устными договоренностями со всеми вытекающими последствиями.

Недостатки Event-Агентств

• Множество непрофессионалов на рынке Украины. Всегда внимательно отнеситесь к выбору агентства. Сейчас на рынке одного только Киева представлено более 250 «агентств», только чуть больше десятка из которых могут считаться профессионалами. Остальные же — «человек с телефоном», который организовал 2-3 мероприятия, сделавший сайт и гордо именующий себя агентством. Долго такие «агентства» не существуют, но на их месте сразу появляются новые.
• Дополнительные расходы. Расходы на услуги Event-агентства гораздо меньше, чем принято считать, и не редки случаи, когда праздник, организованный через агентство ДЕШЕВЛЕ праздника, организованного самостоятельно. Почему? Все просто. Регулярно работая с артистами и другими подрядчиками, агентство имеет у них скидки, чаще всего — около 10%. Даже учитывая стоимость услуг агентства (3-10% бюджета, в нашем агентстве — 3%), итоговая стоимость праздника выходит дешевле или равна стоимости праздника, организованного самостоятельно.

Стоит ли Вам обращаться в Агентство?

Рискнем Взять на себя ответственность рекомендовать Вам обращаться в Агентство во всех случаях, кроме:
• Если нужные Вам артисты, услуги и подрядчики являются Вашими хорошими знакомыми, которых Вы видели в работе и уверены в их профессионализме.
• Если Вы неоднократно организовывали подобные мероприятия, и были удовлетворены результатом.
И даже в подобном случае вариант привлечения профессиональных ивентеров нужно тщательно рассмотреть.

Наше агентство организовывает корпоративные мероприятия, дни рождения, свадьбы, детские праздники (ссылки) и многое другое. Наши услуги по организации Ваших мероприятий стоят того, что обратится в нашу фирму! Будем рады сотрудничеству!

Поделитесь интересным материалом с друзьями!          

Публикации из этой категории:

 

fcbayernmunich.ru

Что такое event-агентство | Eventum Premo Маркетинговое агентство

Event-агентство - это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих Клиентов. Мероприятия event-агентств имеют небольшую продолжительность, проходят в течение 1-4 дней для ограниченного круга людей, известных заказчику и имеют фиксированный бюджет, финансируются заказчиком / Клиентом.

Отличия от других агентств

Продюсерские компании организуются собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event- агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, часто проводятся одновременно в различных регионах.

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном - журналистов. Основные форматы - пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие. 

Структура

  • Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
  • Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между клиентом и event-агентством.
  • Творческий (креативный) отдел — это отдел, ответственный за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
  • Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.

Основные источники дохода

  • Комиссионные (менеджмент агентства) — это сумма, которая уплачивается Клиентом агентству за услуги по организации мероприятия и которая определяется как процент от общего бюджета мероприятия (ставка 10 % обычно является исходной точкой для ведения переговоров о стоимости)
  • Агентское вознаграждение (скидка), предоставляемая гпод

Основные услуги event-агентства

  • Разработка креативной концепции мероприятия
  • Подбор и бронирование площадки
  • Приглашение гостей мероприятия
  • Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия
  • Организация питания (заказ кейтеринга)
  • Подбор артистов и развлекательных номеров
  • Декорирование помещений мероприятия
  • Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук
  • Производство брендированной продукции
  • Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия
  • Администрирование и проведение мероприятий
  • Подготовка фото и видео-отчетов

Подрядчики event-агентства

  • Площадки, организации предоставляющие помещения в аренду для мероприятия
  • Артисты и творческие коллективы, шоу-программы
  • Полиграфические и производственные компании, обеспечивающие производство декораций
  • Прокатные компании, предоставляющие свето и звукотехнику в аренду на время мероприятия
  • Транспортные компании
  • Букинговые агентства

Основные форматы мероприятий

  • Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
  • Профессиональный праздник (День Нефтянника)
  • Юбилей компании
  • Корпоративный Новый Год
  • Корпоративный выезд на природу
  • Дилерская конференция, съезд
  • Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
  • Цикловое совещание
  • Торжественная церемония (вручения наград)
  • Тест-драйв
  • Лонч продукта / презентация продукта
  • Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
  • Инсентив-тур (поощрительная поездка)
  • Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
  • Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
  • Детские праздники

Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo

eventum-premo.ru

Event агентство - почему стоит заказывать корпоратив у агентства.

Зачем нужны event агентства компаниям??? В наше время доверие к event агентством у компаний практически отсутствует. Причиной этому служат: дополнительные расходы бюджета на услуги комиссий таких агентств. Однако, не смотря на это, важнейшим факторов является отказы от сотрудничества предприятий с event агентством, является уверенность в ненужности таких услуг. Представляющие компанию лица часто заявляют: У нас нет необходимости пользоваться такими услугами, мы сами в состоянии составлять меню для своего ресторана, а наши ведущие или ди-джеи уже не раз проводили свою конкурсную программу, и мероприятие прошло вполне успешно. Естественно подобные ответы в нашей практике не редкость.

Так же слова представителей компании нам подтвердили цифрами, которые предоставила компания «Эй Си Нильсен»:

За 2013 год из 100% обращений корпоративных культурных, или инвент-компаний об использовании услуг по организации событий обратилось, по меньшей мере, 65%.

Часть работы отдали 14%

Сами организовывали 21%, сорганизовывая коллектив или выбирая для организации ответственного человека.

Из 100% обратившихся предприятий только 43% остались довольны проведенным мероприятием.

Именно по этому, в данной статье, нам хотелось бы обратить внимание на тот факт, что использование услуг профессионалов в организации банкетов и других мероприятий гораздо лучше и разумнее собственного «наступления на грабли».

Стоит подлить еще масла в огонь… Огромное ошибкой является восприятие event- менеджеров как каких-то «массовиков затейников», шутов и сравнивать их деятельность с тамадой. К сожалению, такое заблуждение очень распространено. Основном такое заблуждение возникает при прочтении резюме или сопроводительных писем, в которых часто встречаются такие фразы: «Имею большой опыт в организациях разного рода. Участвовал в проведении конкурсов, таких как Мисс — факультет, имею большое желание работать у вас. К работе подхожу с юмором». Из-за таких людей складывается впечатление, что event агентства могут организовать только веселые попойки, с пьяными конкурсными танцами и воздушными шарами. Таких «активных работников» конечно же никакое грамотное event агентство в счет не берет, вот у таких людей и не остается выбора и они начинают собственную деятельность. Точно передает ситуацию фраза тамады из фильма «Горько»: «Будут конкурсы, будет весело!», напугав концепцией торжества молодых супругов. Теперь хотелось бы объяснить, какую на самом деле выполняет работу event агентство и о сути этой компании. Как показало множество опросов и разных исследований, event менеджеры, непосредственно относят к сфере «Маркетинга» и «Управления персоналом», и входят в ТОП-10 самых эмоционально сложнейших профессий в мире. Event агентство, по сути дела, исполняет роль продюсера, проводящегося мероприятия. Однако стоит заметить что масштабы этой работы бывают колоссальными или наоборот небольшими, как проведение частного мероприятия. Так же отличаются объемы служб, которые задействованы в организации и проведении, а вот суть проведения, вне зависимости от масштабов, остается аналогичной.

А теперь о фактах. Зачем вам необходима услуга профессионального Event агентства, и какой пакет услуг вы сможете получить за 10 % бюджета.

Безусловно, это огромный опыт и невосполнимый багаж знаний.

Даже если не обращать внимания, на то, что подготовка ивента строго-системна и универсальна любое мероприятие уникально. Безусловным фактом является колоссальная база знаний в проведении разного рода мероприятий, которую event-менеджер приобретает за свои годы работы. Такой опыт включает в себя культуру питания, разнообразный подбор напитков, выбор формата кейтеринга, особенность сортировки стола, стандарт обслуживания официанта, особенность ограничения питания, связанная с культурой страны или с другими факторами. Такой работник, безусловно, должен хорошо разбираться в техническом оборудовании, уметь определить какое оборудование отличается качеством, а какое нет. Он должен разбираться в новинках на рынке, должен понимать какое количество звука и света требуется для каждого отдельного мероприятия. Сотрудники event-агенства по сути дела являются и дизайнерами – они понимают, что такое формат маркета, разбираются в разрешении на печать разнообразной продукции, сумеют сделать базовый маркет, и знают, как правильно поставить задачу для дизайнера, и еще понимает, как сделать цвето-пробу, и заказчику не придется тратить на это свои финансы. Такой работник хорошо разбирается в сценарной драматургии, имеет высокий уровень мастерства работы со знаменитостями. Такой работник на основе собственного опыта и знания базы артистов может порекомендовать исходя из своего опыта конкретного ведущего или артиста. Итак, пользуясь услугами профессионалов, вы приобретаете их опыт, построенный на пробах и ошибках, которые будут вашей гарантией качества и защитой от некачественных подрядчиков.

Теперь о стандартах качества.

Более двухсот процессов, которые составляю около десяти основных этапов, реализуются от самой продажи до окончания проекта. Стоит учесть тот факт, что для каждого процесса существует специальный этап подбора, согласования, утверждения, работа над деталями, то выходит, что более пяти-ста процедур с момента начала реализации проходит такой проэкт. Иногда случается, что в проекте задействовано больше обслуживающего персонала, чем гостей. Если на мероприятие приглашено более пяти-ста гостей, то в таких случаях приходится привлекать более пяти-ста человек из персонала, в которые входят официанты, охрана, артисты, гардеробщики, уборщики и другие. А теперь достаточно просто представить шок работника вашего агентства, которому выпало обязанность проводить это мероприятие, но он совершенно не знаком с координацией подобных служб и процессов. Не даром говорят, что самым лучшим клиентом является тот, кто хотя-бы однажды сам организовывал что-нибудь. Таким образом, приобретая услуги event агентства, вы параллельно приобретаете профессионализм наработанный годами и гарантию качественной организации процесса роботы. Важный факт – что во время прохождения мероприятий его координатор должен заниматься только координацией работников. Стандартную группу event-агенства составляет такие отделы: по продаже, по реализации мероприятия, присутствует account-менеджер, сценарист, технический специалист, дизайнер, и множество других профессионалов. При заказе услуг event-агенства вы даже не можете представить какой штат специалистов будет работать над реализацией вашего проекта. Это не просто единственный человек-весельчак-массовик-затейник, а целый штат сработавшихся профессионалов.

Снисходительность субподрядчиков.

Каждое ивент агентство, которое не первый год работает с уверенностью заявит вам, что постоянные подрядчики это их основа. Они всегда порекомендуют вам работать именно с ними. У клиента может ошибочно сложится мысль «странно, они рекомендуют только своих подрядчиков, и совершенно не предоставляют выбора, зачем я должен им доверять?», ответ на эту мысль очень прост – подрядчики и агентства являются постоянными партнерами. Event-агентства годами находятся в поиске информации, оттачиваю путем опыта свой профессионализм в партнерстве с подрядчиками. Туда входят организация кэйтеринга и площадки, профессиональные техники и ведущие, фотографы, являющиеся специалистами в которых можно быть на 100% уверенным, гарантия профессионализма которых не раз была доказана. Они знаю что единожды предоставив плохо выполненную работу на другие заказы от агентства они могут и не рассчитывать, потеряв при этом свой постоянный заработок. Итак, приобретая услуги event-агентства, вы приобретаете его богатый опыт, построенный на пробах и ошибках при работе с подрядчиками, и снимаете с себя всякий риск по проведению всех элементов вашего мероприятия.

И, самое главное, event агенство предоставит вам креатив, круглосуточный сервис, и позволит вам быть просто клиентом, а не исполнителем всей этой трудоемкой работы.

Источник компания Nice Events

lopuhi.com

9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство

Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развивать event-агентство.
 

BIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
 
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является  сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний - у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.


 
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
 
 
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
 
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты - невесты - всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.

В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером "стоят" как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
 
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
 
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.


 
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.
 
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый "навар" или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу "сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе". Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью "клиент не заметит в пылу празднования" не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет "сарафанное радио". Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики - на слуху.


Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

rb.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о